MANUAL DE USUARIO

2015 Programador:

Castillo Gnesis

IUTSO SOFTWARE V 1.0

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ndiceContenido Pg.______________________________________________________________________ Resumen 3 1.Instalacin 4

1.1Requerimientosmnimosdelsistema 41.2Instalacindelsistema 46

2.Operacionesdelsistema 7

2.1Ingresoalsistema 792.2Opcionesprincipales 9112.3Horarios 11

2.3.1 Horarios de alumnos 11152.3.2 Horarios de profesores (Control de horas acadmicas) 1522

2.4Listas 232.4.1 Listas de alumnos (Listas oficiales) 2327 2.4.2 Listas de Profesores (Listas de control de horas acadmicas) 2739

2.5Usuarios 39422.6Salirdelsistema 42

3.Posiblesfallas,causasysoluciones 43

3.1Instalacin 433.2Iniciodesesin 43443.3Registrar 443.4Buscar 443.5Horario 443.6Controldehorasacadmicas 453.7Listasdecontroldehorasacadmicas 453.8Memorndum 45

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ResumenLas organizaciones utilizan los Sistemas de Informacin para gestionar y

sistematizar sus procesos, de forma que sea mucho ms eficiente el desarrollo de sus

actividades. De esta manera se procede a minimizar los recursos y los tiempos de

ejecucin. Siendo el sector educativo uno de los mayores ejemplos de desarrollo, es

fundamental que se encuentre inmerso en el proceso de cambio continuo que genera la

tecnologa, para as poder manejar en mejor y mayor medida los registros pertinentes.

Este proceso se acenta en las Universidades, ya que son estas las encargadas de la

formacin de profesionales para el desarrollo del pas.

IUTSO Software V 1.0 proporciona el manejo de la gestin del proceso que

conlleva otorgar la oferta acadmica a cada estudiante con mayor grado de certeza,

elaborando con ella el horario que el alumno tendr segn lo que oferta en tiempo real y

las listas oficiales de la institucin, para evitar los choques de materias. Tambin

permite el control de las horas acadmicas que cumple cada profesor en el desarrollo de

sus actividades, por tanto se hace posible conocer las faltas, cumplimiento y

recuperacin de horas de cada uno de ellos.

Incluye una interfaz manejable para cada uno de los usuarios que lo manejan, los

cuales son de tres (3) tipos: Master, DACE y Administracin. El sistema posee un

usuario y contrasea por defecto (V1, 1), el cual es posible modificar al iniciar sesin.

Es una herramienta sencilla y funcional para el manejo de cada proceso requerido.

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1.Instalacin1.1 Requerimientosmnimosdelsistema Hardware Software Procesador de 1.5 GHz o mayor capacidad.

Puede ser instalado en los siguientes Sistemas Operativos: Windows XP (x86). Windows Vista (x86 & x64). Windows 7 (x86 & x64).

1 GB (32 Bits) o 2 GB (64 Bits) de memoria RAM.

Arquitecturas soportadas:

20 MB de espacio disponible en el Disco Duro (para instalacin).

32 Bits (x86). 64 Bits (x64).

1.2 Instalacindelsistema

Paso 1. Abrir la carpeta IUTSO Software y hacer clic en Setup.

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Paso 2. Hacer clic en el botn Aceptar.

Paso 3. Hacer clic en botn con el cono de un computador.

Paso 4. Hacer clic en el botn Continuar.

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Paso 5. Esperar a que se carguen los componentes del sistema.

Paso 6. Al finalizar la instalacin haga clic en el botn Aceptar.

Paso 7. Para acceder al programa se hace clic en Inicio, Todos los

programas y IUTSO Software.

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2.Operacionesdelsistema

2.1 Ingresoalsistema

Al iniciar el sistema se abrir una ventana correspondiente al diseo mostrado a continuacin:

Paso 1. Ingresar usuario.

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Paso 2. Ingresar contrasea.

Nota: De ingresar por primera vez, deber utilizar el usuario V1 de tipo Master y la contrasea 1, que son los valores predeterminados del sistema.

Paso 3. Presione el botn Ingresar.

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Para cerrar el programa se presiona el botn Salir.

2.2 Opcionesprincipales

Al iniciar sesin se mostrar la ventana de Opciones principales, cuya apariencia es la siguiente:

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En la parte superior del men se encuentran las opciones del sistema y los

accesos rpidos pertinentes. As como tambin, la informacin del usuario que ha ingresado y la fecha actual.

Paso 1. Para elegir una opcin debe posicionarse en la pestaa correspondiente a

la accin que desea realizar.

Paso 2. Haga clic en la operacin que desea realizar.

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Nota: En caso de que algn empleado cumpla aos al ingreso del sistema, este

mostrar un mensaje.

2.3 Horarios2.3.1HorariosdeAlumnos

Paso 1. Se selecciona la opcin Horarios de Alumnos del men.

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La ventana que se mostrar es la siguiente:

Paso 2. Ingrese la cdula del alumno.

Paso 3. Presionar el botn Buscar.

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Paso 4. Seleccionar la Carrera del Alumno.

Paso 5. Seleccionar una Materia.

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Paso 6. Seleccionar el Turno en el que se cursar la Materia elegida.

Si se presiona el botn Limpiar, la ventana volver a su estado inicial.

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2.3.2HorariosdeProfesores(Controldehorasacadmicas)

Paso 1. Se selecciona la opcin Horarios de Profesores del men.

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La ventana de Horarios de Profesores es la siguiente:

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Paso 2. Seleccionar un Profesor de la lista.

Paso 3. Seleccionar el Periodo al que pertenece.

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Paso 4. Se ingresa la Semana y se selecciona el Da pertinente.

Paso 5. Seleccionar una Materia.

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Paso 6. Seleccionar la Fecha correspondiente al Da elegido.

Paso 7. Ingresar la Hora de llegada.

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Paso 8. Ingresar la Hora de salida.

Paso 9. Presionar el botn Calcular horas.

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Nota: Si el da seleccionado no corresponde con la fecha indicada, mostrar el siguiente mensaje.

Paso 10. Presionar el botn Registrar.

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Al presionar el botn Limpiar, la ventana vuelve a su estado inicial.

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2.4 Listas2.4.1ListasdeAlumnos(Listasoficiales)

Paso 1. Seleccionar la opcin del men.

La ventana de Listas Oficiales cumple con el siguiente diseo:

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Paso 2. Ingresar el Cdigo de una Materia.

Paso 3. Presionar el botn Buscar.

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Paso 4. Seleccionar al Profesor(a).

Paso 5. Seleccionar el Turno.

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Paso 6. Introducir en Periodo actual y las Observaciones en caso de existir.

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Paso 7. Imprimir la lista oficial, para ello se presiona el botn Imprimir lista.

Se mostrar el documento con la lista que se form, desde all se podr imprimir

el archivo.

2.4.2ListasdeProfesores(Listasdecontroldehorasacadmicas)

Paso 1. Seleccionar la opcin del men.

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La ventana de Listas de control de horas acadmicas tiene la siguiente apariencia:

Paso 2. Para ver la lista, presionar el botn Ver listado.

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Paso 3. Para imprimir dicha lista, presionar el botn Imprimir listado.

Paso 4. Para hacer un Memorndum, presionar el botn Realizar

memorndum.

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Paso 5. Se abrir la siguiente ventana.

Paso 6. Ingresar la cdula del Profesor al que se dirigir el Memorndum.

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Paso 7. Presionar el botn con el cono de una lupa para buscar los datos correspondientes al nmero de cdula ingresado.

Paso 8. Seleccionar el Periodo Acadmico.

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Paso 9. Introducir la Fecha de entrega de planificacin y el Nmero de control DACE.

Paso 10. Ingresar una materia y presionar la tecla Enter para cargar los datos

correspondientes.

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Paso 11. Imprimir el Memorndum, presionando el botn Imprimir

Memorndum.

Paso 12. Para consultar la planificacin de un profesor, es preciso posicionarse

en el registro elegido y presionar el botn Ver planificacin.

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Paso 13. Se abrir la siguiente ventana.

Paso 14. Para buscar un cdigo de control, se presione el botn con el cono de una lupa y se abrir la siguiente ventana.

Paso 15. Introducir la Cdula del profesor y presionar el botn Buscar para observar los cdigos de control. Al encontrar en que se busca, se procede a cerrar la ventana.

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Paso 16. Introducir el cdigo de control en la ventana anterior y presionar el

botn Aceptar.

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Paso 17. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin,

saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 18. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar y presionar el botn Abrir.

Paso 19. Se abrir el documento deseado.

Paso 20. Para consultar el contrato de un profesor, es preciso posicionarse en el registro elegido y presionar el botn Ver contrato.

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Paso 21. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin, saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 22. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar y presionar el botn Abrir.

Paso 23. Se abrir el documento deseado.

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Paso 24. Para consultar la ficha de evaluacin, es preciso posicionarse en el

registro elegido y presionar el botn Ver ficha de evaluacin.

Paso 25. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin, saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 26. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar y presionar el botn Abrir.

Paso 27. Se abrir el documento deseado.

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Nota: En caso de no seleccionar un archivo para adjuntar, saldr el siguiente

mensaje:

2.5 Usuarios

Paso 1. Elegir la opcin del men. Esta opcin slo est disponible para usuarios de tipo Master.

Se abrir la siguiente ventana:

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Paso 2. Introducir el nmero de cdula del usuario, seleccionar si el usuario es Personal o Profesor y presionar el botn Buscar.

Paso 3. Se cargarn los datos del usuario y se podr agregar, editar o eliminar dicho usuario.

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Paso 4. Para consultar la lista de los usuarios registrado se presiona el botn

Ver listado.

Paso 5. Se mostrar la siguiente ventana, donde se podr ingresar el nmero de

cdula para filtrar los datos de la tabla.

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2.6 Salirdelsistema

Paso 1. Presionar el botn Salir en los accesos rpidos de las Opciones principales.

Paso 2. Confirmar la operacin.

Paso 3. El programa se cerrar completamente.

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3.Posiblesfallas,causasysoluciones

3.1 Instalacin

Fallas Causas Soluciones C:\Windows\system32\expsrv.dll Infraccin de acceso al copiar el archivo. Otro programa est utilizando el archivo,

por lo tanto, no se puede sobrescribir. En algunos casos, el archivo se encuentra en uso por el sistema operativo.

Cerrar todos los programas abiertos. En caso de que persista el problema, se deber a que est siendo usado por el sistema operativo. Hacer clic en el botn Omitir del mensaje de error mostrado.

C:\ Windows\system32\vbalet32 .dll Infraccin de acceso al copiar el archivo.

C:\ Windows\system32\msvcrt .dll Infraccin de acceso al copiar el archivo.

Error al registrar el archivo C:\Program_Files\Common_Files\ Microsoft_Shared\DAO\ DAO350.DLL.

Esto ocurre cuando las versiones de dependencia del archivo DAO350.DLL estn daadas o son incorrectas.

En el directorio indicado se verifica que se encuentre el archivo mencionado, de lo contrario es preciso descargarlo o buscarlo en la carpeta \os\system en el CD de Visual Basic 6.0. Para registrar el archivo, es preciso hacer clic en el men Inicio, hacer clic en ejecutar y escribir la siguiente lnea: Regsvr32 C:\program files\common files\microsoft shared\DAO\Dao350.dll

3.2 Iniciodesesin

Fallas Causas Soluciones

Ingrese el Usuario. No ha ingresado ningn dato en el campo Usuario.

Introduzca el nombre del usuario en el campo mencionado.

Ingrese la Contrasea. No ha ingresado ningn Introduzca la

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dato en el campo Contrasea.

contrasea del usuario en el campo mencionado.

Usuario y/o Contrasea incorrecto.

El Usuario y/o Contrasea que se ingres no es correcta.

Verifique los datos introducidos e intente nuevamente.

3.3 Registrar

Fallas Causas Soluciones No se puede realizar la operacin, existen campos vacos.

Hay campos vacos en el registro.

Verifique los campos e introduzca los datos requeridos.

Error al agregar, las contraseas no coinciden.

Se ingresaron contraseas distintas.

Vuelva a introducir la contrasea del usuario en ambos campos.

Error al agregar, la contrasea debe poseer un mnimo de 8 caracteres.

La contrasea ingresada tiene una longitud menor a 8 caracteres.

Ingrese una contrasea de 8 caracteres o ms.

Error al agregar, la contrasea debe poseer una mezcla de caracteres numricos y alfabticos.

La contrasea ingresada slo posee nmeros o letras.

Ingrese una contrasea con caracteres y nmeros.

3.4 Buscar

Fallas Causas Soluciones Ingrese el tipo de documento de identidad. Ej: V00000000, E00000000.

La cdula ingresada no cumple con el formato establecido.

Introduzca la cdula con el formato establecido.

Registro no encontrado, intente de nuevo.

El registro buscado no existe.

Verifique los datos ingresados e intente nuevamente.

3.5 Horario

Fallas Causas Soluciones

El horario seleccionado interfiere con el desarrollo de otra ctedra.

La materia que se seleccion irrumpe en el horario de otra materia previamente seleccionada.

Verifique los datos ingresados e intente nuevamente.

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3.6 Controldehorasacadmicas

Fallas Causas Soluciones

Debe ingresar la hora de entrada y salida.

No se ha ingresado ningn dato en los campos de hora de entra y/o salida.

Ingrese los datos requeridos.

Debe elegir el perodo del da. No se ha seleccionado el periodo del da en que se desarrollan las horas.

Elegir el periodo. Ej: am, m, pm.

El formato de la hora ingresada no es vlido.

La hora ingresada en los campos no cumple con el formato.

Revisar la informacin suministrada y colocarla en el formato hh:mm.

No se pueden calcular las horas.

Esto ocurre cuando la hora de entrada es mayor a la hora de salida.

Verificar las horas ingresadas e intentarlo nuevamente.

3.7 Listasdecontroldehorasacadmicas

Fallas Causas Soluciones

No ha seleccionado ningn archivo.

Se pas por alto elegir el archivo que se adjuntar al expediente del profesor.

Elija el archivo e intente nuevamente.

3.8 Memorandum

Fallas Causas Soluciones

Debe ingresar una cdula y elegir el periodo.

No se ha ingresado la cdula y/o periodo del profesor.

Ingrese los datos requeridos.

Debe ingresar una materia. No se ha introducido ninguna materia. Ingrese los datos requeridos.

No tiene horas ausentes en la materia seleccionada.

El profesor no se ausent en el horario de la materia seleccionada.

Introducir otra materia.

La materia ya ha sido ingresada. La materia que se introdujo ya se encuentra en la lista.

Introducir otra materia.