manual de usuario de contabilidad

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELACONRALORÍA DEL ESTADO DELTA AMACURO

SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO

(SIACEDA)

MANUAL DEL MODULO DECONTABILIDAD

MARZO, 2011

1

Contraloría del Estado Delta Amacuro

Módulo de Contabilidad

Índice

Introducción…………………………………………………………………………………..

1. Acceso al Sistema…………………………………………………………………………

2. Maestro del sistema ………………………………………………………………………

2.1 Del sistema……………………………………………………………………………..

2.1.1 Propio del sistema………………………………………………………………..

2.1.1.1 Aplicaciones……………………………………………………………………..

2.1.1.2 Parámetros……………………………………………………………………….

2.1.2 Relacionados a Personas …………………………………………………………

2.1.2.1 Personas……………………………………………………………………..

2.1.2.2 Organismo……………………………………………………………………

2.1.2.3 Dependencia……………………………………………………………………

2.1.3 Relaciones de Contabilidad……………………………………………………

2.1.3.1 Plan de Cuenta………………………………………………………………..

2.1.3.2 Grupo de Centro de Costo…………………………………………………….

2.1.3.3 Centro de Costo………………………………………………………………..

2.1.3.4 Tipos de Vouchers…………………………………………………………….

2.1.4 Relaciones a Presupuesto…………………………………………....................

2.1.4.1 Tipo de Cuenta ………………………………………………………………

2.1.4.2 Clasificador Presupuestario……………………………………………………

2.1.5 Otros Maestros……………………………………………………………………

2.1.5.1 Países………………………………………………………………………..

2.1.5.2 Estados……………………………………………………………………….

2.1.5.3 Municipios……………………………………………………………………

2.1.5.4 Ciudades………………………………………………………………..

2.1.5.5 Tipos de Pagos……………………………………………………………

2.1.5.6 Bancos…………………………………………………………………….

2.2 De Contabilidades…………………………………………………………………

2.2.1 Libro de Contabilidad…………………………………………………………

2.2.2 contabilidades.………………………………………………………………….

2



2.3 Otros………………………………………………………………………………….

2.3.1 Sistema Fuente………………………………………………………………..

2.3.2 Modelo de Voucher……………………………………………………………

2.3.3 Control de Cierres mensuales……………………………………………………

2.3.4 Maestro de Voucher Generado………………………………………………...

2.3.5 Misceláneos…………………………………………………..............................

3. Vouchers……………………………………………………………………………………

3.1 Nuevo Vouchers……………………………………………………………………..

3.2 Listar Vouchers………………………………………………………………………

3.3 Aprobar Vouchers……………………………………………………………………

3.4 Modificación restringida de voucher……………………………………………….

4. Consultas…………………………………………………………………………………..

4.1 Saldo de Cuenta…………………………………………………………………….

4.2 Otras consultas de Saldo………………………………………………………….

4.2.1 Saldo de Cuenta detallado……………………………………………………

4.2.2 Saldo Histórico Acumulado……………………………………………………

4.2.3 Saldo a una fecha determinada………………………………………………

4.3 Voucher por cuenta ………………………………………………………………..

5. Reportes………………………………………………………………………………….

5.1 Reporte de Contabilidad…………………………………………………………

5.2 Impresión de Reporte…………………………………………………………….

6. Administración…………………………………………………………………………….

6.1 Seguridad……………………………………………………………………………

6.1.1 Maestro de usuarios……………………………………………………………

6.1.2 Dar autorización a los usuarios………………………………………………..

6.2.1 Seguridad alterna……………………………………………………………….

6.2.1 Dar autorizaciones a los usuarios…………………………………………….

6.3 Actualización de Balances………………………………………………………….

6.3.1 Mayorizar…………………………………………………………………………

6.3.2 Desmayorización……………………………………………………………….

6.3.3 Confirmación del cierre mensual………………………………………………

3



6.3.4 Cierre anual………………………………………………………………………

INTRODUCCIÓN

El módulo de contabilidad se integra totalmente con los otros módulos permite definir en el

Sistema el Plan de Cuentas, los Ejercicios Contables, Series, Presupuestos, Tipos de

Asientos Contables, Asientos, etc., y así mantener almacenada la información contable de

la Empresa El objetivo del sistema es manejar toda la información de la empresa y

realizar distintas tareas con esta información. Para cumplir con este objetivo, el sistema

debe mantener un registro de todas las entidades, con sus datos particulares y datos de

sus movimientos dentro de la organización ya que integra todas las transacciones de los

demás módulos haciéndolas parte de la contabilidad de la compañía, con sus asientos

contables generados por cada transacción, para realizar la actividad de afectar las

cuentas contables más dinámicas y fácil. Cada transacción en los distintos módulos

genera, de forma automática, sus asientos contables y se registran de inmediato en el

presente módulo, afectando los balances del catálogo contable.

Todas las transacciones y sus asientos pueden ser observados y modificados en una

pantalla en la que se pueden registrar nuevas entradas para afectar el catálogo contable.

Existen un sin número de reportes para obtener resultados requeridos sobre los

movimientos contable y balances.

Este módulo contempla dos procesos uno que es el Cierre de Mes que nos permite

generar los Asientos de Amarre y los saldos por Cuenta Contable. Este proceso también

llamado “Mayorización” permite que el Contador pueda modificar comprobantes de meses

anteriores que haciendo el Cierre de Mes automáticamente de cierran los meses

posteriores. El otro proceso es el del Cierre de Año el cual nos permite generar los Saldos

Iniciales.

4



1. Acceso al Sistema : el Sistema Integral Administrativo Contraloría del Estado Delta

Amacuro (SIACEDA), presenta la pantalla inicial para el acceso a los módulos que lo

conforman. Para el ingreso al módulo de Contabilidad se debe hacer click en el icono

que identifica al aplicativo y se desplegara la siguiente pantalla:

Para el acceso al Módulo de Contabilidad, el usuario deberá ingresar su código asignado

para tal fin y entrar la clave secreta asignada por el Administrador del Sistema, una vez

ingresada la información deberá hacer click en el botón Aceptar y tendrá acceso al

módulo.

5



2. Maestro del sistema : son los maestros generales y comunes del sistema SIA, estos

se encuentran disponibles en todos los módulos del sistema.

2.1. Del sistema SIA

2.1.1. Propio del sistema : Maestros – Del Sistema SIA – Propios del Sistema.

2.1.1.1. Aplicaciones: en este Maestro encontramos todas las aplicaciones que

interactúan dentro del Sistema SIA. Al seleccionar esta opción aparecerá la

siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la

información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver.

6



Para ingresar una Aplicación se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el siguiente formulario para el registro de los datos:

Información Requerida.INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN

Aplicación: Debe de indicar la nomenclatura de la aplicación ejemplo Activo Fijo nomenclatura (AF).

Descripción: Nombre del Aplicativo del Sistema.

Periodo Contable: Debe de indicar en año y mes el Período Contable actual.

Sistema Fuente: Debe de indicar cuál es el sistema fuente realizando su selección.

Prefijo Voucher: Debe de indicar la nomenclatura de la aplicación.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear una aplicación pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.

Última Modificación: El sistema lo genera automáticamente el Autor y fecha de la última Modificación del registro.

Una vez ingresado los datos en el formulario debe de presionar la opción Guardar para

culminar el proceso de registro.

Opción Editar: seleccione de la lista la aplicación luego presione la opción Editar, la

cual mostrara todos los datos de la aplicación que serán modificado.

Opción Ver: seleccione la aplicación luego presione la opción Ver, la cual mostrara

todos los datos de la aplicación que ha seleccionado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista la aplicación que será borrada y luego presione la

opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

7



2.1.1.2. Parámetros: son definiciones propias de cada Aplicación. Primero se debe

seleccionar una aplicación para poder ver los parámetros de ésta. Al seleccionar

esta opción aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar

la búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver

Para ingresar un Parámetro se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el

siguiente formulario para el registro de los datos.

Información de RequeridaINFORMACIÓN DESCRIPCIÓN

Aplicación : El usuario debe seleccionar una aplicación en el cuadro de selección, para la cual aplicara el parámetro ejemplo: Contabilidad, Recursos Humanos, Logística, entre otros.

Organismo: Se debe seleccionar el nombre del organismo para el cual aplicara el parámetro, por default muestra al que pertenece el usuario. Por ejemplo: Contraloría del Estado Delta Amacuro.

8



Parámetro: El usuario debe indicar el código del Parámetro que se va ingresar.

Descripción: Campo en el cual se hace una descripción resumida del parámetro que se está ingresando.

Explicación: Referencia de los valores que pueda tomar.Estado: Debe de indicar el estado del parámetro ya sea Activo o

Inactivo.

VALOR DEL PARÁMETROTexto: El usuario debe de indicar el valor de tipo carácter del

parámetro que se está ingresando.

Numero: El usuario debe de indicar el valor de tipo numérico del parámetro que se está ingresando.

Fecha: El usuario debe de indicar la fecha en día, mes y año.

Última Modificación: El sistema lo genera automáticamente el Autor y fecha de la última Modificación del registro.



Opción Editar: seleccione el Parámetro de la lista, luego presione la opción Editar, la

cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Ver: seleccione el Parámetro de la lista y luego presione la opción Ver, la cual

mostrara todos los datos del parámetro seleccionado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista el Parámetro que será borrado y luego presione

la opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

2.1.2. Relacionados a Personas: Maestros – Del Sistema SIA – Relacionado a

Personas. Los maestros relacionados a la persona permiten registrar los

datos relacionados a los proveedores, empleados y otros tipos de personas,

los cuales serán utilizados en los diferentes procesos de los módulos.

9



2.1.2.1. Personas: en esta opción se pueden registrar a las diversas personas con

que la empresa mantiene algún vínculo laboral, comercial, etc., agrupándolas

bajo alguna de las siguientes clasificaciones: Empleados (de la empresa),

Proveedores, Clientes y Otros, obviamente existen casos en que una misma

persona puede pertenecer a más de una clasificación, como por ejemplo ser

Empleado y Cliente ó Proveedor y Cliente.

Información del Filtro de Búsqueda

INFORMACIÓN DESCRIPCIÓNEstado Reg.: Indique el Estado en el que se encuentra el empleado

ya sea Activo o Inactivo por el cual se filtrara la información de búsqueda.

Clase de Persona: Indique la clase de persona ya sea Natural o Jurídica por el cual se filtrara la información.

Tipo de Persona: Indique el Tipo de Persona ya sea Proveedor, Empleado u Otro.

Buscar: Indique la forma de Búsqueda

Actualizar: Indique la tabla en la que se actualizara la información, ya sea Proveedor, Empleado u Otro.

Ordenar Por: Indique la forma en la que se ordenara la lista de resultado ya sea por Persona, Nombre Búsqueda o Número de Documento.

Para ingresar a una Persona se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el


10



Información Requerida Tab. Información GeneralDatos Generales

Persona: Código de la persona que se generara automáticamente al dar Guardar para grabar la información.

Clase de Persona: Indique si es persona Natural o Jurídica la cual se está ingresando.

Tipo de Persona: Seleccione el tipo de persona ya sea Proveedor, Empleado u Otro.

Nombre Búsqueda: Es el nombre de la persona o empresa que aparece en todas las pantallas, no es necesariamente el nombre completo.

Nombre Completo: Indique el nombre completo de la Persona que se está ingresando.

Datos Persona Natural: estos campos se activan cuando en el campo Tipo de Persona se indica que es una persona natural.Apellido Paterno: Indique el apellido paterno de la Persona natural que

se ingresa.

Apellido Materno: Indique el apellido materno de la Persona que se ingresa.

Nombres: Indique el nombre completo de la Persona que se ingresa.

Sexo: Debe seleccionar si es Femenino o Masculino la persona que se ingresa

Fecha de Nac.: Debe de indicarse en Día, Mes y Año la fecha de nacimiento de la persona que se está ingresando.

Estado Civil: Debe de indicar el estado civil de la Persona, por ejemplo Casado(a), Soltero(a), Divorciado(a) o

11



Viudo(a) que se está ingresando.

Dirección: Indique la dirección de la persona que se está ingresando.

País: Indique el país de nacimiento de la persona que se está ingresando.

Estado: Indique el estado de nacimiento de la persona que se está ingresando.

Ciudad: Indique la ciudad de nacimiento de la persona que se está ingresando.

Municipio: Debe de indicar el municipio de la persona que se está ingresando.

e-mail: Indique el correo electrónico si posee de la persona que se está ingresando.

Nombre Emergencia: Nombre de una persona a la que se le pueda ubicar en caso de alguna emergencia de la persona que se está ingresando.

Dirección Emergencia: Indique alguna Dirección de la persona que se está ingresando para acudir en caso de alguna emergencia.

Documentos de IdentificaciónPrincipal: Debe de indicar ya sea Cedula de Identidad, Partida de

Nacimiento, acta de Matrimonio, Carta de Residencia, Certificado de salud, R.I.F/N.I.T de la persona que se está ingresando.

Nro. Documento Indique el número del documento de identidad de la persona que se está ingresando.

Documento Fiscal: Número de R.I.F u otro documento de identidad fiscal de la persona que se está ingresando.

Información BancariaBanco Debe de indicar el banco asociado de la persona que

se está ingresando.

Nro. Cuenta Debe de indicar el número de cuenta Bancaria de la persona que se está ingresando.

Tipo Cuenta Debe de indicar el tipo de cuenta de la persona que se está ingresando.

Datos de AuditoriaEstado Debe seleccionar si está en estado Activo o Inactivo

la persona que se está ingresando.

Última Modificación Registro del autor y fecha de la última Modificación del registro. Lo realiza el sistema en forma automática.



Opción Editar: seleccione la Persona de la lista, luego presione la opción Editar, la cual

mostrara los datos que serán modificado.

Opción Ver: seleccioné la Persona de la lista y luego presione la opción Ver, la cual

mostrara todos los datos del registro seleccionado.

12



NOTA IMPORTANTE: El campo Maestro a Actualizar indica qué tipo de datos en

la persona se van a actualizar.

Posibilidades existentes:

a) En el caso de haber seleccionado Personas se habilitan los botones Nuevo y

Modificar, lo cual le permite crear y/o modificar los datos generales de las

personas.

b) En el caso de haber seleccionado Proveedor se habilitan los botones Modificar y

Eliminar, lo cual le permite sólo modificar los datos del proveedor o eliminarlo

como proveedor. NOTA: cabe indicar que al eliminarlo como proveedor seguirá

existiendo como persona.

c) En el caso de haber seleccionado Empleado se habilitan los botones Modificar y

Eliminar, lo cual le permite modificar los datos del empleado o eliminarlo como

empleado. NOTA: cabe indicar que al eliminarlo como empleado seguirá

existiendo como persona.

Ejemplos:

Si usted quiere registrar una nueva persona debemos registrarlo como persona:

Para ello seleccione en Maestro a Actualizar: Personas (estaremos en la posibilidad

(a) mencionada anteriormente).

Si usted quiere indicar que la persona es de determinado tipo o modificar los datos

de un tipo en particular (empleado, proveedor o cliente):

Primero debe ubicar a la persona que ya se registró previamente.

Luego seleccione en Maestro a Actualizar: el tipo que desea. (estaremos en la

posibilidad (b) o (c).

Si al seleccionar en el filtro del Maestro a Actualizar “Proveedores” y al hacer clic

en la opción Modificar el sistema muestra el siguiente formulario para el registro de

los datos complementarios del Proveedor.

13



Información Requerida Tab. Proveedores:

Información DescripciónDocumento del Proveedor: Selector del tipo de documento de cuentas por pagar,

asociado al proveedor. Indica el documento de referencia para la transacción de compras. Ver Maestro de Tipos de Documento (Maestro Relacionado a Obligaciones – Tipo de Documentos de Cuentas por Pagar).

Tipo de Servicio: La forma en que se establece la relación comercial entre la empresa y el proveedor, la cual está asociada a uno o varios impuestos. Ver Maestro de Tipos de Servicio (Maestro Relacionado a Obligaciones – Tipo de Servicios).

Documento de Pago: Indica la modalidad que utiliza la empresa para la cancelación de dicha obligación. Ver Maestro de Tipos de Pago (Maestros del Sistema SIA – Otros – Tipos de Pagos).

Forma de Pago: Indica la forma en que se le va a pagar al proveedor. Ver maestro de Forma de Pagos en el módulo de Logística (Maestros – Relativos a Compras – Formas de Pagos)

Información Adicional

Nro. Días para Pagos: Comprende cuántos días se tiene para realizar el pago a proveedor.

Licencia Municipal: Comprende el registro de la licencia municipal de la empresa proveedora.

Representante Legal: Campo en el que se registra el nombre de la persona o representante legal de la empresa proveedora.

Registro Público: Campo en el cual se ingresa el número de registro del proveedor que se está ingresando.

Fecha de Constitución: Campo tipo fecha, en donde se ingresa la fecha de constitución de la empresa proveedora. Se ingresa bajo el formato dd-mm-aaaa.

Contacto/Vendedor: Campo en el que se registra el nombre de la persona de contacto o vendedor de la empresa proveedora.

Información SNC

14



Inscripción SNC: Flag que permite indicar si el proveedor está inscrito en el Sistema Nacional de Contratista.

F. Emisión SNC: Campo tipo fecha, en el cual se ingresa la fecha de emisión de la inscripción del Sistema Nacional de Contratista.

Nro. Insc. SNC: Comprende el número de inscripción en el Sistema Nacional de Contratista.

F. Validación SNC: Campo tipo fecha, en el cual se registra la fecha de validación que tiene la inscripción en el Sistema Nacional de Contratistas.

Nacionalidad: Se debe indicar si es Extranjero o Nacional.

Si al seleccionar en el filtro del Maestro a Actualizar “Empleados” y al hacer clic en la

opción Modificar el sistema muestra el siguiente formulario para el registro de los datos

complementarios del Empleado.

Información Requerida Tab. Empleados:

Información DescripciónOrganismo: Selector del organismo al cual pertenece el empleado.

Ver Maestro de Organismos (Maestros – Del Sistema SIA - Relacionado a Personas – Personas).

Dependencia: Se selecciona la Dependencia a la cual estará adscrito el empleado, por default se muestra a la que pertenece el usuario que realiza el ingreso.

Centro de Costo: Se debe seleccionar el centro de costo al que pertenece el empleado. El sistema filtra los centros de costos por el organismo y dependencia seleccionada en los selectores adicionales.

Usuario: Se debe registrar el usuario de Red del empleado. El mismo será el utilizado para la creación del usuario del empleado para el acceso al sistema.

Estado del Empleado: Se debe indicar el estado del empleado para nómina. Puede ser Activo e Inactivo.

15



2.1.2.2. Organismos: esta opción permite registrar los organismos y/o afiliados que

posee una empresa, los organismos deberán ingresarse al sistema como tipo

principal. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla, la cual

contiene filtros para personalizar la búsqueda de la información y las opciones

Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver.

P

ara ingresar a un Organismo se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el

siguiente formulario para el registro de los datos:

16



Información Requerida

Datos del OrganismoInformación Descripción

Organismo: Correlativo secuencial, que se genera de forma automática al ingresar un ente u organismo externo.

Descripción: Campo en el cual se registra una descripción resumida del organismo que se está ingresando.

Desc. Completa: Campo en el cual se registra la descripción completa del organismo que se está ingresando.

Doc. Fiscal: En este campo se debe ingresar, el número del documento fiscal del organismo. Por ejemplo el Rif del organismo G-200004560.

Persona:Dar click en el botón Buscar que se encuentra al lado del campo para desplegar la ventana que muestra la lista de personas ingresadas en el maestro, el usuario podrá elegir de la ventana para asignar el código de persona al cual está relacionado el organismo. El organismo debe haber sido ingresado previamente en el maestro de personas.

Representante Legal: Campo en el que se registra el nombre de la persona o representante legal del organismo que se está ingresando.

Repres. Legal (Doc): Campo que comprende el número de documento fiscal (Cedula, Rif, Pasaporte, etc.) del representante legal.

Información AdicionalNro. Reg. Mercantil: Campo en el cual se ingresa el número de registro del

organismo que se está ingresando.

Tomo Reg. Mercantil: Comprende la información al número del tomo de registro mercantil del organismo.

Fecha Fundación: Campo tipo fecha, en donde se ingresa la fecha de fundación del organismo externo. Se ingresa bajo el formato dd-mm-aaaa.

Dirección: Campo en el cual se registra la Dirección completa del organismo.

País: Selector del país de domicilio del organismo que se está registrando en el sistema.

Estado: Selector del estado de domicilio del organismo que se está registrando. El sistema filtra por default los estados asociados al país seleccionado anteriormente.

Municipio: Selector del municipio de domicilio del organismo que se está registrando. El sistema filtra por default los municipios asociados al estado seleccionado anteriormente.

Ciudad: Selector de la ciudad de domicilio del organismo que se está registrando. El sistema filtra por default las ciudades asociadas al municipio seleccionado anteriormente.

Teléfonos: Comprende los números telefónicos de contacto del

17



organismo a ser ingresado en el sistema. El usuario podrá ingresar hasta 3 números de teléfonos por organismos.

Fax: Comprende los números de fax del organismo a ser ingresado en el sistema. El usuario podrá ingresar hasta 2 números de teléfonos para recepción de fax por organismos.

Página Web: Campo donde se debe registrar la dirección de la página Web del organismo.

Logo: Comprende el registro de la ruta y nombre del archivo en el cual se encuentra el logo del organismo

Última modif.: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

Una vez ingresado los datos en el formulario, el usuario debe de presionar la opción

Guardar para culminar el proceso de registro.

Opción Editar: seleccione el Organismo de la lista, luego presione la opción Editar, la


Opción Ver: seleccione el Organismo de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Organismo que será borrado y luego presione

la opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

2.1.2.3. Dependencia: esta opción permite registrar las dependencias pertenecientes

a la institución. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla, la

cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la información y las

opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver

Información del Filtro de Búsqueda

Maestro de dependenciaInformación Descripción

Organismo: Se debe seleccionar el organismo el nombre de la institución donde pertenece el empleado en el filtro de búsqueda Ejemplo: Contraloría del Estado.

18



Buscar: Buscador de valores ya sea por dependencia o código.

Estado Reg: Campo en el cual se selecciona el estado de registro del maestro de dependencia si se encuentra activo o inactivo por el cual se filtrara la información.

Ordenar Por: Indique la forma en la que se ordenara la lista de dependencia ya sea por código, descripción o estado.

Para ingresar una Dependencia se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra

el siguiente formulario para el registro de los datos.


Datos de dependenciaInformación Descripción

Dependencia: Correlativo secuencial, que se genera de forma automática al ingresar una dependencia.

Descripción: Campo en el cual se registra una descripción resumida de la dependencia que se está ingresando.

Organismo: Seleccione el nombre del organismo. Ejemplo: Contraloría del Estado a la cual pertenece el empleado que se está ingresando.

Entidad Padre: Se debe seleccionar una entidad padre dar click en el

botón luego debe de elegir una entidad padre a la cual está relacionada la dependencia.

Nro. Interno: Campo en el cual debe de indicar código interno de la dependencia.

Nivel: En este campo indique el Nivel de la dependencia que se está ingresando.

Empleado: Se debe seleccionar un empleado dar click en el botón

Buscar que se encuentra al lado del campo para desplegar la ventana que muestra la lista de personas ingresadas en el maestro, el usuario podrá elegir al empleado que por defecto será el encargado de la dependencia.

Teléfono: Campo en el cual se indica el número de Teléfono de la dependencia.

19



Extensión: Campo en el cual indica la extensión de la dependencia.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear la dependencia pero que aún no tenga efecto o no se tome en cuenta todavía bastará con marcar el campo de inactivo.

Ultima Modif: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.



Opción Modificar: seleccione la Dependencia de la lista, luego presione la opción

Modificar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista la Dependencia que será borrado y luego

presione la opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

Opción Ver: seleccione la Dependencia de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.1.3. Relaciones de Contabilidad: los maestros relacionados a la contabilidad se

utilizan para realizar definiciones del plan de cuentas, centros de costos de la

empresa, etc. permitiendo realizar análisis contable posteriormente.

Estos maestros deben registrarse necesariamente, así la empresa no adquiera en

módulo de contabilidad, ya que los maestros del módulo requieren de esta información

posteriormente por ser un sistema integrado.

20



2.1.3.1. Plan de cuenta: es un medio auxiliar del sistema de información contable

del ente que indica las cuentas que serán utilizadas. Al seleccionar esta

opción aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para

personalizar la búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar,

Eliminar y Ver.

I

nformación de Filtro de Búsqueda.Plan de Cuentas

Información DescripciónTipo de cuenta: Este campo el usuario selecciona el tipo de cuenta que

muestra la lista al dar click al check por el cual se filtrara la información de búsqueda.

Buscar: Buscador de valores ya sea por código o descripción por el cual se filtrara la información.

Ordenar Por: Indique la forma en que se ordena la lista de resultado ya sea por código, descripción, naturaleza o estado.

Naturaleza: En este filtro se selecciona la Naturaleza de las cuentas a dar click al check si, para filtrar la información.

Estado Reg: Campo que se utiliza para filtrar las cuentas en estado activo o inactivo.

Para ingresar a un Plan de Cuenta se debe presionar la opción Nuevo, el sistema

muestra el siguiente formulario para el registro de los datos.

1era Tab. Cuenta

21




Datos de CuentasInformación Descripción

Nivel: En este campo el usuario selecciona el nivel de la cuenta que se está ingresando, es decir si pertenece a los siguientes niveles: Grupo, Subgrupo, Rubro, Cuenta, entre otros el cual permite la generación de la codificación de la cuenta.

Cuenta: En este campo el usuario debe indicar el número de cuenta que se está ingresando.

Descripción: Campo en el cual se registra una descripción resumida del nombre de la cuenta que se está ingresando al sistema.

Tipo de Cuenta: El usuario debe de indicar el tipo de cuenta que se está ingresando al sistema. Ejemplo: Cuenta activo, cuenta pasivo, cuenta de orden, etc.

Naturaleza: Debe seleccionar la naturaleza si es deudora o acreedora.

Nivel de cuenta: Debe seleccionar el Nivel de la cuenta si es principal o auxiliar.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear el plan de cuenta pero que aún no tenga efecto bastará con marcar la opción Inactivo.

Ultima Modif.: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

2daTab.Partidas Presupuestarias: pantalla de consulta que muestra las partidas

presupuestarias asociadas a las cuentas contables.

22



Información Requerida Partidas Presupuestarias

Información DescripciónPartida: Muestra si tiene una partida asociada a la cuenta.

Descripción: Muestra una descripción resumida de las partidas presupuestaria.



Opción Modificar: seleccione el Plan de Cuenta de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Plan de Cuenta que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el Plan de Cuenta de la lista y luego presione la opción Ver, la

cual mostrara todos los datos del registro seleccionado.

2.1.3.2. Grupos de Centro de Costos: los grupos de centros de costos permiten

agrupar a un código varios centros de costos subgrupos. En esta opción

aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la

búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver.

23



Para ingresar un Grupo de centro de costo se debe presionar la opción Nuevo, el

sistema muestra el siguiente formulario para el registro de los datos.

Información RequeridaInformación General

Información DescripciónGrupo: En este campo debe indicar el grupo al que estará

asociado el centro de costo que se está ingresando.

Descripción: Campo en el cual se realiza una descripción resumida del grupo de centro de costo que se está ingresando.

Estado: Campo en el cual indica si el grupo de centro de costo se encuentra activa o inactiva.


Sub- Grupos

Insertar: botón utilizado para insertar los sub-grupo asociados al grupo de centro de

costo que se están ingresando al sistema.

Borrador: para realizar esta acción el usuario debe seleccionar un sub-grupo de la lista y

luego dar clic en la opción Borrar.



Opción Modificar: seleccione un Grupo de Centro de Costos de la lista, luego presione

la opción Modificar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista un Grupo de Centro de Costo que será borrado

y luego presione la opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

Opción Ver: seleccione un Grupo de Centro de Costo de la lista y luego presione la

opción Ver, la cual mostrara todos los datos del registro seleccionado.

24



2.1.3.3. Centro de Costo: opción donde se registran los diversos centros de costos

que conforman la estructura de control por responsabilidad que mantiene toda

empresa. En esta opción aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros

para personalizar la búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar,

Eliminar y Ver.

Información de Filtro de BúsquedaCentro de Costo

Información DescripciónGrupo C.C: El usuario debe seleccionar el grupo del centro de

costo por la cual desea filtrar la información.

Sub_Grupo C-C: El usuario debe seleccionar el sub_grupo de centro de costo por la cual desea filtrar la información. Se filtran en forma automática dependiendo del grupo seleccionado.

Ordenar Por: Indica la forma en que se ordena la lista del centro de costo según la selección por código, descripción o estado.

Estado Reg: Campo en el cual se selecciona el estado de registro del centro de costo si está en estado activo o inactivo.

Buscar: Buscador de valores ya sea por dependencia o código.

Para ingresar a un Centro de Costo se debe presionar la opción Nuevo, el sistema


25



Información Requerida.Centro de Costo

Información DescripciónCentro de Costo: Código de 4 dígitos que identifica el centro de costos

que se está ingresando.

Descripción: Campo en el cual se realiza una descripción resumida del centro de costo.

Organismo: Seleccione el organismo al cual está asociado el centro de costo que se está ingresando.

Dependencia: Seleccione la dependencia al cual está asociado el centro de costo que se está ingresando.

Abreviatura: Debe indicar la nomenclatura del centro de costo. Ejemplo: Dirección General (DG).

Empleado: Debe seleccionar un empleado dar click en el botón

Buscar que se encuentra al lado del campo para desplegar la ventana que muestra la lista de personas ingresadas en el maestro, el usuario podrá elegir el empleado que se le asignara el centro de costo.

Tipo de C. Costo: El usuario debe de seleccionar el tipo de centro de costo se va a ingresar al sistema.

Información Presupuestaria

Grupo C.C: El usuario debe de seleccionar el grupo de centro de costo que estará asociado el centro de costo.

Subgrupo C.C : El usuario debe de seleccionar el subgrupo de centro de costo. El sistema filtra de forma automática los subgrupos de acuerdo al grupo seleccionado.

Tipo de Centro de Costo

Administración: El usuario debe de indicar para cual proceso aplica el centro de costo. Ejemplo: si es Administrativo, Financiero Centro de Costos, seleccione la opción marcando el check correspondiente.

Auditoria

Estado: El usuario debe de indicar si el centro de costo se

26



encuentra activo o inactivo

Última Modificación: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.



Opción Modificar: seleccione un centro de costo de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista un centro de costo que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione un centro de costo de la lista y luego presione la opción Ver,

la cual mostrara todos los datos del registro seleccionado.

2.1.3.4. Tipos de Vouchers: los Tipos de Vouchers son los primeros generadores de

información que una vez que están debidamente establecidos, organizan la

información contable originada por las Transacciones. En esta opción aparecerá

la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la


Para ingresar a un Tipo de voucher se debe presionar la opción Nuevo, el sistema


27



Información RequeridaInformación General

Información DescripciónCódigo: Código generado automáticamente por el sistema al

ingresar el tipo de voucher.

Descripción: Campo en el cual se realiza una descripción resumida del tipo de vuocher que se está ingresando.

Estado: Campo en el cual indica si el tipo de vuocher se encuentra activa o inactiva.




Opción Modificar: seleccione el Tipo de Vuocher de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Tipo de Vuocher que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el Tipo de Vuocher de la lista y luego presione la opción Ver, la


2.1.4.Relacionados a Presupuesto: opción permite crear el clasificador

presupuestario de recursos y egresos del organismo, mediante el registro.

28



2.1.4.1.Tipo de cuenta: esta opción permite registrar el tipo de cuenta de las

partidas presupuestarias. Al seleccionar esta opción aparecerá la

siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda

de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver.

P

ara ingresar a un Tipo de Cuenta se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra



Nuevo RegistroInformación Descripción

Tipo de Cuenta: El usuario debe de ingresar el código de un digito que va hacer identificado al tipo de cuenta que se está ingresando. Ejemplo: 3 Recursos y 4 Egresos.

Descripción: Campo en el cual se registra una descripción resumida del tipo de cuenta que va hacer ingresada al sistema.

Estado: Campo en el cual indica si el tipo de cuenta está en estado activo o inactivo.


29





Opción Modificar: seleccione el Tipo de Cuenta de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Tipo de Cuenta que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el Tipo de Cuenta de la lista y luego presione la opción Ver, la


2.1.4.2.Clasificador presupuestario: esta opción permite registrar la

clasificación de la partida presupuestaria la cual están disponibles para

todos los módulos. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente

pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la


Para ingresar a un Clasificador Presupuestario se debe presionar la opción Nuevo, el

sistema muestra el siguiente formulario para el registro de los datos.

Información Requerida.

30




Tipo de Cuenta: El usuario debe de seleccionar el tipo de cuenta ya sea 3 Recursos la cual se refiere a los recursos o 4 Egreso la cual se refiere a lo egresos.

Clasificador: Según la selección del usuario del tipo de cuenta debe de identificar en el primer campo el Ramo en el segundo Su-bramo, en el tercero Específico y por ultimo Sub-especifico donde el usuario en cada campo debe de ingresar un código de dos dígitos en cada uno de los campos.

Descripción: Campo en el cual se realiza una descripción resumida de las partidas presupuestarias.

Tipo: El usuario debe indicar el tipo de partida (Titulo, Detalle). Para los efectos de imputación se consideran las partidas de de tipo Detalle y las cuentas de tipo Titulo se utilizan para consolidar las de tipo Detalle.

Cuenta Contable: El usuario debe seleccionar la cuenta contable dar click

en el botón Buscar que se encuentra al lado del campo para desplegar la ventana que muestra la lista del plan de cuentas, debe de elegir dando doble click en ella..

Estado: Campo en el cual indica si la partida presupuestaria se encuentra activa o inactiva.




Opción Modificar: seleccione la Partida Presupuestaria de la lista, luego presione la

opción Modificar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

2.1.5.Otros Maestros : maestro adicionales que son comunes y se utilizan en la

funcionalidad de todos los módulos del Sistema Integral Administrativo (SIA).

2.1.5.1.Países : permite registrar todos los países con los cuales se desea

administrar información. Al seleccionar esta opción aparecerá la

31




de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver y una

lista de países existentes en el sistema.

Para ingresar a un País se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el


Información Requerida.Nuevo Registro

Información DescripciónCódigo: Correlativo generado por el sistema de forma

automática al ingresar el país.

Descripción: El usuario debe de indicar la descripción o el nombre del país a ser ingresado al sistema.

Observaciones: El usuario debe de indicar las observaciones adicionales del país que se está ingresando.

Estado: Indica si el país se encuentra en estado activo o inactivo.




32



Opción Modificar: seleccione el País de la lista, luego presione la opción Modificar,

la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista el País que será borrado y luego presione la


Opción Ver: seleccione el País de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.1.5.2.Estados: permite registrar todos los estados de los países que se han

ingresado en el sistema. Al seleccionar esta opción aparecerá la


de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar y Ver y una

lista de estado existentes en el sistema.

Para ingresar a un Estado se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el




33



Código: Correlativo generado por el sistema de forma automática al ingresar el estado.

Descripción: El usuario debe de indicar la descripción o el nombre del estado a ser ingresado.

País: El usuario debe de seleccionar el país del estado ingresado.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear el estado pero que aún no tenga efecto bastará con marcar la opción Inactivo.




2.1.5.3.Municipios . Permite registrar los municipios de los estados con los

cuales se desea administrar la información. Al seleccionar esta opción

aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar

la búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar

y Ver y una lista de municipios existentes en el sistema.

Para ingresar a un Municipio se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el




34



Código: Código generado de forma automática por el sistema al ingresar un municipio.

Descripción: El usuario debe de indicar la descripción o el nombre del municipio al ser ingresado.

Estado: El usuario debe seleccionar el estado del municipio ingresado al sistema.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear el municipio pero que aún no tenga efecto bastará con marcar la opción Inactivo.




Opción Modificar: seleccione el Municipio de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Municipio que será borrado y luego presione la


Opción Ver: seleccione el Municipio de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.1.5.4.Ciudades. Permite el registro de las ciudades de los Municipios ya

registrados en el sistema. Al seleccionar esta opción aparecerá la

siguiente pantalla mostrando la lista de las ciudades ya registradas,

agrupándolas por países y estados. Dicha pantalla contiene filtros para

personalizar la búsqueda de la información y las opciones Nuevo,

Modificar, Eliminar y Ver.

35



Información de Filtro de Búsqueda

Maestro de CiudadesInformación Descripción

País : El usuario debe de seleccionar un país por la cual se filtrara la información.

Estado:: El usuario debe de seleccionar un estado por la cual se filtrara la información.

Municipio: El usuario debe de seleccionar un municipio por la cual se filtrara la información.

Estado Reg.: El usuario debe de seleccionar un estado de registro ya sea en estado activo o inactivo por la cual se filtrara la información.

Buscar: Campo utilizado para realizar la búsqueda de la información ya sea código, descripción o estado.

Ordenar Por: El usuario debe de indicar la forma en que se ordenara la lista de las ciudades ya sea por código, descripción o estado.

Para ingresar a una ciudad se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el




Código: Código generado por el sistema al ingresar la ciudad.

Descripción: El usuario debe de indicar la descripción o el nombre de la ciudad al ser ingresada.

Cód. Postal: El usuario debe de indicar el código postal de la cuidad que está ingresando.

Municipio: El usuario debe de seleccionar el municipio de la cuidad que está ingresando.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear el ciudad pero que aún no tenga efecto bastará con marcar la opción Inactivo.

Ultima Modif.: Código generado por el sistema al ingresar la ciudad.



36



Opción Modificar: seleccione el Ciudad de la lista, luego presione la opción Modificar,


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Ciudad que será borrado y luego presione la


Opción Ver: seleccione el Ciudad de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.1.5.5.Tipos de Pagos: permite registrar todas las modalidades que utiliza la

empresa para la cancelación de sus obligaciones ó compromisos

(cheques, efectivo, transferencia, etc.). Al seleccionar esta opción

aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar

la búsqueda de la información y las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar

y Ver y una lista de tipos de pagos existentes en el sistema.

Para ingresar a un Tipo de Pago se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra


37





Código: Código generado por el sistema de manera automática del tipo de pago ingresado.

Descripción: El usuario debe de indicar el nombre del tipo de cuenta ingresada al sistema.

Estado: El sistema marca la opción de Activo por defecto, sin embargo si se desea crear el tipo de pago pero que aún no tenga efecto bastará con marcar la opción Inactivo.




Opción Modificar: seleccione el Tipo de Pago de la lista, luego presione la opción


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Tipo de Pago que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el Tipo de Pago de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.1.5.6.Bancos: permite registrar los Bancos con los que trabaja la empresa.

Estos datos se utilizan en los documentos de pago, cartas fianzas,

importaciones y el módulo de cuentas por pagar. . Al seleccionar esta

opción aparecerá la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para

personalizar la búsqueda de la información y las opciones Nuevo,

Modificar, Eliminar y Ver y una lista de bancos existentes en el sistema.

38



Para ingresar a un Banco se debe presionar la opción Nuevo, el sistema muestra el




Código: Código correlativo generado de manera automática por el sistema.

Descripción: El usuario debe de indicar el nombre del banco que se está ingresando.

Persona: Para saber si el banco existe en el maestro de persona de debe presionar el botón de selección de persona,

una vez presionado se mostrara una lista de persona, la cual deberá de buscar el nombre del banco de la persona si existe debe de dar click en la misma la cual traerá el código del banco y el nombre de la persona. En caso de no existir salir del maestro de persona.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un banco pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.


39





2.2. De contabilidades

2.2.1.Libro de Contabilidad: muestra el sistema fuente de los registros que se

encuentran almacenados en el maestro. Al seleccionar esta opción aparecerá

la siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de

la información y las opciones Nuevo, Editar, Ver y Eliminar.

Para ingresar un Libro de Contabilidad el usuario debe dar click a la opción Nuevo el

cual presente el siguiente formulario.

40




Datos del RegistroInformación Descripción

Nro. Cuenta: El usuario debe de indicar la nomenclatura del número de cuenta del nuevo registro. Ejemplo: Automático de Activo Fijo (AUTOACFIJ).

Descripción: El usuario debe de hacer una descripción resumida o indicar el nombre del libro de cuenta que se está ingresando.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un libro de cuenta pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.




Opción Editar: seleccione el libro de contabilidad de la lista, luego presione la opción

Editar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista el libro de contabilidad que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el libro de contabilidad de la lista y luego presione la opción Ver,


2.2.2.Contabilidades: el usuario debe de dar click en esta opción aparecerá la

siguiente pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la

información y las opciones Nuevo, Editar, Ver y Eliminar.

41



Para ingresar un nuevo modelo de vouchers el usuario deberá hacer click en la opción

Nuevo el cual muestra el siguiente formulario.


Datos del RegistroInformación Descripción

Modelo: El usuario genera el código de forma manual del modelo que va ser ingresado al sistema.

Descripción: Indique el nombre extenso con que se le conoce el modelo.

Distribución: El usuario debe de seleccionar la distribución en la lista de selección ya sea cuenta por pagar, monto fijo o porcentual.

Libro contable: El usuario deberá de seleccionar el libro contable si es común, financiero o contable.

Organismo: El usuario deberá de seleccionar el organismo Ejemplo: Contraloría del Estado.

Dependencia: Seleccione la dependencia Ejemplo. Dirección Técnica.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un Voucher pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.

Última modificación El sistema registra de forma automática el usuario y la

42



fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

líneas

Esta opción muestra el listado de plan de cuenta donde el usuario deberá seleccionar para ser guardada o registrada en el nuevo registro del modelo de voucher.

Esta opción muestra el listado de centro de costo donde el usuario deberá seleccionar para ser guardada o registrada en el nuevo registro del modelo de voucher.

Esta opción muestra el listado de las personas donde el usuario deberá seleccionar para ser guardada o registrada en el nuevo registro del modelo de voucher.


Guardar Registro para culminar el proceso de registro.

Opción Editar: seleccione el Registro de la lista, luego presione la opción Editar, la cual

mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista el Registro que será borrado y luego presione la


Opción Ver: seleccione el Registro de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


2.3. Otros .

2.3.1.Sistema Fuente . Dar click al Módulo Maestro- Otros- Sistema Fuente y

aparecerá la siguiente pantalla.

43



Para ingresar un Nuevo registro al Sistema Fuente dar click a la opción Nuevo el cual

muestra el siguiente formulario.

Información Requerida.Datos del Registro

Información DescripciónNro. Cuenta: El usuario debe de indicar la nomenclatura del

número de cuenta del nuevo registro. Ejemplo: Automático de Activo Fijo (AUTOACFIJ).

Descripción: El usuario debe de hacer una descripción resumida o indicar el nombre del sistema fuente que se está ingresando.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un nuevo registro en el sistema fuente pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.

Última modificación El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.


Guardar Registro para culminar el proceso de registro.

44



Opción Editar: seleccione el Registro del sistema fuente de la lista, luego presione la

opción Editar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista Registro del sistema fuente que será borrado y

luego presione la opción Eliminar para llevar a cabo el proceso.

Opción Ver: seleccione el Registro del sistema fuente de la lista y luego presione la

opción Ver, la cual mostrara todos los datos del registro seleccionado.

2.3.2.Modelo de Voucher : para crear modelo del voucher, debe ir al Módulo

Maestro y seleccionar la opción Otro- Modelo de Voucher. Una vez

seleccionada dicha opción, es posible crear o modificar los diferentes

modelos con el texto que uno desea que aparezca al momento de generar un

voucher.

Para poder utilizar los modelos creados anteriormente, debe encontrarse en la pantalla de

Vouchers por Salidas. Para creas un nuevo Modelo del voucher dar click a la opción

Nuevo el cual mostrara el siguiente formulario.

45



Información RequeridaDatos del Registro

Información DescripciónModelo: El usuario genera el código de forma manual del

modelo que va ser ingresado al sistema.

Descripción: Indique el nombre extenso con que se le conoce el modelo.

Distribución: El usuario debe de seleccionar la distribución en la lista de selección ya sea cuenta por pagar, monto fijo o porcentual.

Libro contable: El usuario deberá de seleccionar el libro contable si es común, financiero o contable.

Organismo: El usuario deberá de seleccionar el organismo Ejemplo: Contraloría del Estado.

Dependencia: Seleccione la dependencia Ejemplo. Dirección Técnica.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un modelo Voucher pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.


Para agregar líneas al vouchers contable y los campos de referencias fijos y variables

existen los siguientes botones de ayuda: Selec. Cuenta, Sel. C. Costo, Selec. Persona,

para insertar un nuevo modelo de voucher una vez terminada dar click a la opción

Guardar Registró.

Insertar: opción que permite insertar una línea relacionada con el nuevo registro del

modelo del voucher.

Quitar: permite eliminar una línea que allá sido seleccionada previamente por el usuario.

Opción Editar: seleccione el modelo de voucher de la lista, luego presione la opción

Editar, la cual mostrara los datos que serán modificado.

Opción Eliminar: seleccione de la lista modelo de voucher que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el modelo de voucher de la lista y luego presione la opción Ver,


2.3.3.Control de Cierres Mensuales : para realizar el cierre mensual de un

periodo se debe tener presente lo siguiente: Los periodos anteriores se

encuentren cerrados, que no existan vouchers con estados diferentes a

46



Mayorización o Anulados (Terminados, aprobados, errados, rechazados),Se

hayan ejecutado todos los procesos finales como por ejemplo Ajuste por

inflación, ajuste diferencia de cambio, cierre de módulos periféricos.

Pulse click sobre el Menú-Maestro-Otros-Control de Cierre Mensuales y

aparecerá la siguiente pantalla.

Una vez que se han seleccionado las RESTRICCIONES por las que se desea efectuar la búsqueda del control de cierres mensuales, para que aparezca la lista deseada bastará con presionar el botón BUSCAR, con ello aparecerá el listado que se aprecia en la parte inferior de la ventana.

Opción Modificar: seleccione el registro de la lista, da click en la opción Modificar y

mostrara los datos a modificar.

Opción Abrir: seleccione el registro de la lista, da click a la opción Abrir y abrirá el

registro seleccionado.

Opción Cerrar: esta opción permite Cerrar un registro.

2.3.4.Maestro de vouchers Generados : pulse click en el Menú Maestro-Otros-

Últimos Vouchers generados y aparecerá la siguiente pantalla.

Esta pantalla permite generar vouchers de forma automática de acuerdo a una lógica que

define el usuario. Para ello dar click en el botón aceptar.

47



2.3.5.Misceláneos : esta opción permite agrupar los misceláneos que se

encuentran registrados en el sistema. Al presionar la opción aparecerá una

ventana con los siguientes campos.En esta opción aparece la siguiente

pantalla, la cual contiene filtros para personalizar la búsqueda de la

información y las opciones Nuevo, Editar, Eliminar y Ver.

Para ingresar a un misceláneo se debe presionar la opción Nuevo, el sistema


Información RequeridaInformación general

Información DescripciónAplicaciones: El usuario debe de seleccionar la aplicación ya sea por

cuentas por pagar o general.

48



Maestros: Correlativo generado de forma automática por el sistema.

Descripción: El usuario debe de indicar una breve descripción o el nombre del misceláneo que va a ser ingresado al sistema.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un misceláneo pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.

Última modificación: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

Insertar: esta opción permite insertar un sub-grupo relacionado con la aplicación que se

está ingresando.

Borrar: esta opción permite eliminar un sub-grupo que allá sido seleccionado previamente

Una vez de a ver ingresados los datos al formulario, el usuario debe presionar la opción

guardar registro para culminar su proceso.

Opción Editar: seleccione el Misceláneos de la lista, luego presione la opción Modificar,


Opción Eliminar: seleccione de la lista el Misceláneos que será borrado y luego


Opción Ver: seleccione el Misceláneos de la lista y luego presione la opción Ver, la cual


3. Vouchers

49



3.1. Nuevo vouchers

Pulse clic sobre el MENÚ VOUCHERS- NUEVO VOUCHERS y aparecerá la siguiente

pantalla en el cual se deberán llenar los datos necesarios:


Información DescripciónPeriodo: El usuario debe de indicar el periodo en que se está

registrando el voucher.

Organismo: El usuario debe de seleccionar el nombre del organismo.Ejemplo:Contraloria del Estado el cual se esta ingresando.

Dependencia: El usuario debe de seleccionar la dependencia en la lista de selección.

Libro contable: El usuario debe de seleccione el libro contable ya sea por libro común, libro contable o libro financiero..

Fecha: El usuario debe de indicar la fecha de registro del vouchers.

Última modificación El sistema registra de forma automática el usuario y la

50



fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

Vouchers: Indique el número de vouchers.

Preparado por: Es generado automáticamente por el sistema.

Aprobado por: Es generado automáticamente por el sistema.

Descripción: El usuario debe de seleccionar la descripción el voucher que se está ingresando..

Nro. Interno: Es un número correlativo de siete caracteres que lo genera el sistema.

Detalle del vouchers: llenar los casilleros requeridos de acuerdo a la definición a la

definición previa para cada cuenta contable, asi como los montos de los cargos (positivos)

y abonos (negativos).

Para agregar líneas al vouchers contable y los campos de referencias fijos y variables

existen los siguientes botones de ayuda:

Esta opción muestra un listado del plan de cuenta como se muestra a

continuación donde el usuario debe seleccionar agregar al sistema para el nuevo registro.

Esta opción muestra una lista del centro de costo de las siguientes

dependencias como se ve a continuación.

51



Esta opción muestra el listado de los usuarios ingresados al maestro del

sistema.

Agregar: permite adicionar las líneas del voucher contable.

Borrar: permite borrar una línea del voucher contable.

Después de haber llenado los datos necesarios dar click en el botón Guardar en este

momento se generara automáticamente un numero de voucher y pasara el voucher el

estado de terminado.

3.2. Listar vouchers : el usuario deberá dar click a la opción Listar vouchers y

aparecerá la siguiente pantalla y en la misma aparece las siguientes opciones de

búsqueda:

52



Una vez que el usuario haya seleccionado los filtros correspondientes dar click en el

botón Buscar e inmediatamente aparecerán los vouchers ingresados. Para ingresar un

nuevo registro dar click a la opción Nuevo y aparecerá el siguiente formulario.


Información DescripciónPeriodo: Esta opción permite ingresar por un periodo contable

específico.

Organismo: Seleccione el organismo ejemplo Contraloría del Estado el cual será ingresado.

Dependencia: El usuario debe de seleccionar la dependencia en la lista de selección.

Libro contable: El usuario debe de seleccionar el libro contable ya sea por libro común, libro contable o libro financiero.

Fecha: Indique la fecha de registro del voucher.


Vouchers: Esta opción permite filtrar por un tipo de voucher; o por todos los tipos de vouchers siendo requisito para este último que el recuadro pequeño este marcado.

Preparado por: Es generado automáticamente por el sistema.

Aprobado por: Es generado automáticamente por el sistema.

Descripción: El usuario debe de seleccionar la descripción el voucher que se está ingresando.

Nro. Interno: Es un número correlativo de siete caracteres que lo genera el sistema.

Agregar: permite adicionar las líneas del voucher contable.

Borrar: permite borrar una línea del voucher contable.

Una vez de a ver ingresados los datos al formulario, el usuario debe presionar la opción


53



Opción Modificar: seleccione de la lista voucher, luego presione la opción Modificar, la


Opción Eliminar: seleccione de la lista voucher que será borrado y luego presione la


Opción Ver: seleccione de la lista voucher y luego presione la opción Ver, la cual


Opción Anular: seleccione de la lista voucher, luego presione la opción Anular, el cuál

anulara el registro del voucher.

3.3. Aprobar vouchers: el usuario deberá de dar click a la opción Aprobar

vouchers y aparecerá la siguiente pantalla.

El usuario selecciona el vouchers para aprobar dando click en la línea correspondiente si

se encuentra un voucher en la lista para hacer aprobado en la parte inferior de la pantalla

el usuario selecciona da click en Aprobar/Rechazar, el cual aparecerá una pantalla para

verificar la conformidad de los datos, dar click en la opción Aprobar o Rechazar voucher.

Si el usuario da click a la opción Aprobar; al momento de la aprobación del vouchers se

actualiza el estado Aprobado. También existe la opción de Aprobación Masiva de

vouchers en el cual se debe seleccionar todos los vouchers a ser aprobados y dar click en

el botón Aprobación Masiva.

3.4. Modificación Restringida de Voucher : en este módulo se encuentran los

vouchers en todos los estados. El sistema permite mediante esta opción que se

puedan modificar los campos de referencias(fijos y variables), sin que los valores

monetarios ni cuentas contables se vean afectadas, para ello selecciona la fila el

cual se le dara click en el botón Modificar para modificar el voucher.

54



4. Consultas

4.1. Saldo de Cuentas . El usuario deberá hacer click en el menú consulta y luego dar

click a la opción Saldo de Cuentas el cual aparecerá la siguiente pantalla.

Mediante esta opción es posible efectuar una consulta “dinámica” de los saldos de

cuentas contables, el sistema permite incluso que se pueda observar el detalle de los

voucher que conforman dichos saldos.

El sistema presenta por “default” los valores de la compañía, contabilidad y periodo

contable vigente de acuerdo a lo definido en el Maestro de preferencias del Sistema, sin

embargo estos valores se pueden modificar para consultar los saldos de cuentas de otras

compañías, contabilidades y periodos.

Una vez elegidos los criterios de selección para la búsqueda de la información, en el

sistema mostrara la información obtenida de manera ordenada tras presionar el botón

Buscar

Al marcar (mediante un click del mouse) una cuenta mayor, aparecerán en la segunda

pantalla las cuentas contables relacionadas a nivel de ocho dígitos, como se apreciara a

continuación.

55



Desde esta segunda ventana se puede consultar el detalle de la cuenta siguiendo el

procedimiento que se describe a continuación.

Seleccionamos una cuenta contable, dando click sobre la línea de la cuenta deseada

Presionando el botón Ver Detalle de la Cuenta. Con ello se presenta la siguiente

pantalla.

56



Igualmente, desde la segunda Ventana también se puede consultar los vouchers de la

cuenta contable que se han afectado con sus Débitos o Créditos a la cuenta contable,

para ello se debe ejecutar el procedimiento que se describe a continuación.

Seleccionar una cuenta contable, dando click sobre la línea de la cuenta deseada

presionar el botón Ver Vouchers de la Cuenta. Con ello se presentara la siguiente

pantalla.

Desde esta tercera ventana se puede seleccionar una línea y consultar todo el vouchers

contable dando click al botón Ver Voucher , con ello aparecerá la el vouchers como se

puede observar:

4.2. Otras consultas de saldo

57



4.2.1.Saldo de cuenta detallado: el usuario deberá hacer click a la opción Otras

Consultas de Saldo- Saldo Cuentas Detallado y aparecerá la siguiente

pantalla.

Mediante esta poción se puede seleccionar/ consultar el saldo de las cuentas.

Información Requerida.Saldo de Cuenta Detallado

Información DescripciónCuenta: El usuario debe de indicar la cuenta contable.

Descripción: El usuario debe de indicar el nombre de la cuenta contable.

Actividad: Indica la actividad (movimientos contables), en monedas nacional, en el campo periodo.

Saldo: Indica los saldos acumulados, en moneda nacional hasta el mes indicado en el campo de periodo.

Adicionalmente si el usuario deseara ver los vouchers que registran operaciones para una

cuenta específica deberá de presionar el botón Ver Vouchers.

58



4.2.2.Saldo Histórico Acumulado. el usuario deberá hacer click en el menú

Otras Consultas de Saldo- Saldo Histórico Acumulados y aparecerá la

siguiente pantalla.

En esta pantalla se deberá seleccionar la cuenta que se desee consultar, para ello el

usuario deberá ubicarse en el botón cuenta y digitar la cuenta respectiva, de lo contrario

podrá seleccionar utilizando el botón Sel.Cuenta, finalmente presionar el botón Buscar y

el sistema presentara los datos correspondientes.

4.2.3.Saldo a una Fecha Determinada. el usuario deberá hacer click en el menú

Otras Consultas de Saldo- Saldo a una Cuenta Determinada y aparecerá

la siguiente pantalla.

En esta pantalla el usuario debe de ingresar la cuenta desde/hasta lo que se desee

consultar, para ello el usuario deberá digitar las cuentas respectivas, finalmente presionar

el botón Buscar y el sistema presentara los datos correspondientes.

59



4.3. Voucher por Cuenta. en este módulo se deberá seleccionar la cuenta que se

desee consultar, para ello el usuario deberá ubicarse en el botón cuenta y digitar

la cuenta respectiva, de lo contrario podrá seleccionarlo utilizando el botón

sel.cuenta, finalmente presionara el botón buscar y el sistema le presentara los

datos correspondientes. Este módulo adicionalmente muestra consultas como ver

vouchers, consultas de saldos, ver cuenta y movimiento anual, para su ejecución

bastara con presionar los botones que el usuario desee consultar.

5. Reportes:

5.1. Reporte de Contabilidad: este módulo de contabilidad cuenta con una serie de

reportes habilitados, muchos de los cuales corresponden a modelos

proporcionados por los usuarios y otros relacionados a los procesos generados

en el módulo. Para poder acceder al menú de reporte presionar en parte superior

de los módulos Reportes.

El sistema mostrara una pantalla de los reportes disponibles. La pantalla

presentara 2 ventanas. La pantalla presenta el campo tópico que permite

seleccionar solo los reporte de un grupo determinado, ejemplo, estados

financieros, reportes mensuales y el usuario podrá seleccionar el reporte

deseado. En la ventana inferior muestra una lista de los reportes ordenadas por

grupos de referencias, donde se selecciona el reporte que se desea, presionando

en la línea del nombre del reporte a imprimir, luego presiona el botón ejecutar

para que el sistema emita el reporte.

5.2. Impresión de Reportes : para imprimir los reportes se procede de la siguiente

forma, seleccionaremos estados financieros. Estando en la pantalla de reportes

60



seleccionaremos la opción del tópico deseado, el usuario deberá de dar click

sobre la línea de descripción del reporte deseado. El sistema mostrara la pantalla

del reporte donde se tiene que indicar los parámetros del filtro para que se

muestren los datos deseados, se seleccionan los datos en los campos mostrados

y se presiona el botón buscar.

El sistema presentara el reporte por pantalla de acuerdo a los parámetros de filtro

indicados. Para imprimir el reporte por la impresionar la opción Imprimir Reporte.

El reporte saldrá en la impresora asociada a la pantalla donde se ingresan los

datos. El cual se presenta una ventana de mensaje indicando que está en

proceso la impresión.

6. Administración

61



6.1. Seguridad: las pantallas de seguridad permiten al usuario responsable del

módulo definir los usuarios, accesos y permisos de acceso sobre las opciones del

menú del módulo.

6.1.1. Maestro de usuarios: el maestro de usuarios permite registrar los usuarios

en general del Sistema. Estos son los empleados de la empresa que se

registraron en el maestro de personas con un Usuario de Red. Aquí se define

o se redefine el password de seguridad de los usuarios. Lo ideal y más

seguro es que esta pantalla lo maneje la persona designada como

Administrador del Sistema.

Esta pantalla tiene un campo Seleccionar Usuario, el cual permite hacer una

búsqueda más rápida por código de usuario.

Al dar click en esta opción se apreciará la ventana del listado de usuarios con los

siguientes botones.

62



Para ingresar un nuevo usuario se la da clik a la opción nuevo lo cual muestra el siguiente

formulario.

Información RequeridaNuevo usuario

Información DescripciónEmpleado: El usuario debe de seleccionar el empleado en el botón

selección que va ser ingresado en el sistema.

Usuario: Indique el usuario que le sera asignado al empleado para el ingreso al sistema.

Contraseña: Se debe indicar la contraseña del usuario para el ingreso al sistema.

Confirmar contraseña: Se debe confirmar la contraseña del usuario para al ingreso al sistema.

Fecha expedición: Este campo es generado automaticamente por el sistema.

Estado: El sistema marca la opción de activo por defecto, sin embargo si se desea crear un nuevo usuario pero que a un no tenga efecto bastara con marcar la opción inactivo.

Última modificación: El sistema registra de forma automática el usuario y la fecha en que se ingresó o modifico el proceso.

Un vez de a ver ingresados los datos al formulario, el usuario debe presionar la opción


Nuevo: Se usa para matricular nuevos usuarios al Sistema.

Editar: Se usa para modificar los datos de un usuario previamente seleccionado en la

lista.

Ver: se usa para ver los datos del usuario seleccionado en la lista.

Eliminar: esta opción permite eliminar un registro en el sistema.

63



6.1.2. Dar autorizaciones a los usuarios: en esta pantalla podemos ver los

usuarios definidos en el Maestro de Usuario y asociarles las opciones de

menú definidas a las que tendrá acceso cada uno. Las autorizaciones se ven

seleccionando primero al usuario.

Al dar clic en esta opción se apreciará la ventana de listados de Autorizaciones con los

siguientes botones.

El ingreso de las autorizaciones se manejan de la siguiente manera: Al marcar un

Objeto el sistema le activará al Usuario los 3 botones: Agregar, Ver (N, M, E). En el

caso de los Maestros no basta con seleccionar un Objeto, sino es necesario que se

indique qué botones se desea activar.

Se tiene que seleccionar el objeto al cual se le quiere dar permiso o autorización al

usuario. Para registrar los objetos seleccionados tendrá que realizar un click en el

botón Guardar Registro.

64



6.2. Seguridad alterna: la seguridad alterna permite mantener seguridad de la

información por Compañía, Almacén, Centro de Costos y Cuentas Contables.

6.2.1. Dar autorizaciones a los usuarios: esta ventana nos muestra un listado

de las autorizaciones las cuales se le puede dar acceso a las dependencias,

organismo y a los distintos usuarios que tengan acceso al sistema.

El usuario tiene que seleccionar al empleado que va agregar y dar autorización a la

dependencia al cual se le quiere dar permiso o autorización al sistema. Como se muestra

a continuación.

65



Una vez que el usuario le haya dado autorización al empleado a las distintas

dependencias dar click a la opción Guardar Registro.

6.3. Actualización de Balances

Hay que tener presente la modalidad de operación realizar para este proceso,

quiere decir si en caso la empresa va a realizar la mayorizacion mediante una

persona encargada o si el sistema mayorizará al monto automáticamente de la

aprobación de los comprobantes.

En caso de que se decida encargar a una persona realizar el proceso de

mayorizacion se deberá ejecutar el siguiente proceso:

66



6.3.1. Mayorizar:

Pulse click sobre el Menú –ADMIN-Actualización de Balances-Mayorizar, aparecerá

la siguiente pantalla:

En esta pantalla se deberá seleccionar los datos o filtros necesarios para realizar

mayorizacion como por ejemplo: Periodo, tipo de vouchers, luego de ello seleccionamos

el registro o los registros a moyorizar, si deseamos seleccionar todo dar click en

seleccionar todos y presionar el botón Ejecutar Proceso.

6.3.2. Desmayorización:

Debemos advertir que este proceso no suele ser común y su aplicación debe ser

realizada por las personas autorizadas en la seguridad.

Pulse click sobre el Menú-ADMIN-Actualización de Balances-Desmayorizar, y

aparecerá la siguiente pantalla:

67



Esta pantalla se muestra todos los vouchers mayorizados, para ejecutar el proceso se

deberá marcar el o los registros deseados y luego presionar el botón Ejecutar Proceso,

al culminar la ejecución el o los registros seleccionados pasaran a estado aprobado.

6.3.3. Confirmación del Cierre Mensual : en este módulo se procede a realizar el

cierre mensual contable de un periodo determinado, donde el usuario deberá

de dar click sobre el periodo y el sistema le mostrara una pantalla que

muestra el número de vouchers según su estado, de estar todo conforme el

usuario deberá de dar click a la opción ejecutar el cual le aparecerá un

mensaje de alerta a fin de confirmar el proceso a realizar, si está de acuerdo

dar click a la siguientes opciones que le mostrara el sistema.

6.3.4. Cierre Anual : mediante esta opción se genera el vouchers de cierre de año

para el periodo 13 y 14, el periodo 13 toma solo la clase 9(cuentas de gasto)

y el periodo 14 toma de la clase 1 hasta la clase 5 (cuentas del balance).

Para generar el vouchers el usuario deberá seleccionar la fila y dar doble

click el cual le mostrara una pantalla dar click a la opción ejecutar y el sistema

muestra el vouchers contable generado por el proceso para el periodo 13, si

el usuario estima conveniente puede aceptar el mismo y con ello el vouchers

generado se integrara a contabilidad.

El siguiente proceso que ejecuta el sistema es el del vouchers de cierre-

periodo 14, para ello el sistema muestra una ventana donde el usuario

deberá dar click en el botón ejecutar y el sistema presentara dos vouchers

contables: el generado para el proceso del periodo 14 y el que corresponde al

asiento de apertura (periodo 00) para el ejercicio siguiente. Si el usuario

estima conveniente puede aceptar el mismo y con ello el vouchers generado

se integra a contabilidad.

68

manual de usuario de contabilidad

Documents