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Dirección de Recursos Tecnológicos Unidad de Desarrollo de Sistemas

Manual de Usuario de la Web Zona de Gestión Administrativa De Universidad Católica Silva Henríquez

Autor Versión Fecha Dirección de Recursos Tecnológicos Unidad de Desarrollo de Sistemas

v.0.01 15/09/2012

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Manual de Usuario

De la Zona de Gestión Administrativa




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Índice de Contenidos

Introducción ........................................................................................................................... 3

1. Objetivos de la Zona de Gestión Administrativa ................................................................ 4

2. Acceso y Contenido de la Zona de Gestión Administrativa .............................................. 5

3. Zona Gestión Administrativa .............................................................................................. 6

3.1 Fecha, Perfil y N° de Visitas. ....................................................................................... 7

3.2 Buscador de Informes de Sistema ................................................................................ 7

3.3 Cambios de Contraseña, Cerrar Sesión ...................................................................... 11

3.3.1 Pasos para Cambio de contraseña ........................................................................ 11

3.3.2 Cerrar sesión ......................................................................................................... 12

3.4 Barra de acceso a otros Servicios Institucionales. .................................................... 13

3.5 Sub–Zonas de Gestión Administrativas. ..................................................................... 15

3.6 Agrupar Información. .................................................................................................. 19

3.7 Marquesina de Noticias e Información ....................................................................... 25

3.8 Calendario y Agenda ................................................................................................. 25

3.8.1 Ingreso de Nota en Agenda .................................................................................. 27

3.8.2 Elimina de Nota en Agenda .................................................................................. 28

3.9 Twitter @UCSH_oficial ................................................................................................ 29




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Introducción

La nueva estructura del la “Zona De Gestión” provee a la comunidad de un entorno

sencillo y dinámico, para acceder a consultar información académica, de gestión e

indicadores con el propósito de apoyar la producción académica y gestión institucional de

nuestra Universidad.

El manual está especialmente dirigido a usuarios que gestionan información con tareas

académicas y administrativas, entre las principales consultas están las: notas, asistencia,

beneficios , historial del estudiante, historial del docente , progresión curricular, planes de

estudio, información de procesos según calendario académico, información institucional e

indicadores.

El contenido de este manual en primer lugar señala los objetivos del nuevo diseño, con el

propósito que se pueda entender la solución adoptada. A continuación se comenta dicha

solución basada en la implementación de una plataforma de publicación multifuncional e

inclusiva. Una vez establecida esta base, se individualiza cada contenido de la Nueva Zona

de Gestión desde el punto de vista del usuario, explicando la nueva estructura de

navegación, los nuevos accesos a páginas , sus sub-divisiones, nuevos informes y

nuevas funciones de búsqueda.




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1. Objetivos de la Zona de Gestión Administrativa

Los objetivos de este nuevo sitio se pueden resumir en las siguientes ventajas:

Integrar las distintas plataformas de servicios que son utilizadas en la Universidad

Católica Silva Henríquez.

Transformar la “Zona De Gestión” en un espacio, personalizado y de utilidad para

todos.

Lograr con este cambio compartir información, documentos, opiniones y datos

haciendo más amigable la interacción de los usuarios, permitiendo estar todo el

tiempo interconectados sin necesidad de salir del entorno web.

Incorporar nuevos recursos tecnológicos con el objetivo de adecuarnos a los

nuevos desafíos de comunicación a través de las redes sociales.

Promover y perfeccionar la información entregada, transformándola en un apoyo a

las tareas administrativas y académicas.

Compartir responsabilidades con respecto a mantener actualizados los DATOS a

través de registros donde se explicitan los responsables.

Estos objetivos esenciales, implican dar un salto cualitativo hacia una perspectiva de largo

plazo profundizando la calidad de la información lo que se traducirá en optimizar y

ponderar de mejor forma nuestro trabajo.




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2. Acceso y Contenido de la Zona de Gestión Administrativa

Figura (1)

Para acceder debemos conectarnos a la página principal de la universidad y luego

ingresamos al link, Zonas UCSH y hacemos click en Zona de Gestión fig. (1).

En seguida de esta acción, se nos desplegara una ventana de Inicio de Sesión, luego

ingresaremos nuestro Usuario y Contraseña el cual nos permitirá según el perfil

establecido acceder a la “Zona Gestión Administrativa”.

Nueva Zona de

Gestión




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3. Zona Gestión Administrativa

La nueva Zona de Gestión se distribuye como muestra en la imagen con los siguientes

contenidos:




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3.1 Fecha, Perfil y N° de Visitas.

Figura (2)

Como se puede apreciar en la cabecera superior de la página, fig. (2) se muestra el

contenido correspondiente a la fecha actual, indica que perfil de usuario está conectado y

el registro del número de visitas a la Zona De Gestión.

3.2 Buscador de Informes de Sistema

Figura (3)

Este buscador permite entregar rápidamente información de los informes que están en

las Sub–Zonas de gestión administrativa. fig. (3) además aporta una descripción general

de los contenidos.

Este buscador se compone de las siguientes columnas:




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Detalle de Buscador de informe

Información que entregan las columnas en el buscador de informes:

NUM : Corresponde al n° correlativo con el cual se asignará visualmente.

CODIGO : Número correlativo que identifica al informe.

INFORME : Corresponde al nombre que recibe el informe, en los sistemas web

(sub-zonas de gestión) y susch (Genero).

DESCRICION : Describe brevemente cual es el alcance del informe, mostrando de

forma resumida el contenido que desplegará. De esta forma ayuda

al usuario en la orientación de su contenido.

ORIGEN : Identifica de que sistema procede originalmente, web o susch

(genero).




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ZONA : Corresponde al nombre en que se sitúa el informe en las sub-zonas

de gestión administrativas del entorno web.

ESTADO : Muestra si el usuario tiene acceso al informe. (Esto aplica solo al

entorno de las sub-zonas de gestión).

Figura (4)

SOLICITUD : Permite sólo a algunos usuarios, según su responsabilidad y perfil

generar una solicitud de acceso a informes. El usuario que tenga

estas atribuciones debe indicar claramente el motivo, ya que la

solicitud será evaluada por el área de unidad de desarrollo de

sistemas Fig. (4)




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Fig. (5).

INFO : Aplicación que muestra el seguimiento de los requerimientos anuales con

respecto a la información contenida los informes de las sub-zonas y sus

modificaciones. Identificando a los responsables de validaron y aprobaron

la información. Fig. (5).




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3.3 Cambios de Contraseña, Cerrar Sesión

Existe la posibilidad que el usuario pueda cambiar su contraseña si lo estima conveniente.

Para este proceso se recomienda seguir con las siguientes sugerencias de seguridad al

modificar la password:

Deben ser alfanuméricas.

No debe repetir contraseñas anteriores que hayan usado.

Se debe efectuar el cambio cada seis meses.

3.3.1 Pasos para Cambio de contraseña

En encabezado de la página esta un botón permite al usuario cambiar la contraseña,

Paso (1) Haga clic en el botón [Cambiar Contraseña].

Paso (2) Se ingresa contraseña actual o antigua en el campo de texto [Contraseña].

Paso (3) Se ingresa la nueva contraseña [Nueva Contraseña].

Paso (4) Se ingresa confirmación de la nueva contraseña.

[ConfirmarNuevaContraseña].

Una vez confirmada, mostrara el mensaje la contraseña ha sido cambiada.




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Paso 1 Paso 2Paso 3 Paso 4

3.3.2 Cerrar sesión

Figura (6)

En encabezado de la Página esta el Botón que permite al usuario Cerrar sesión

voluntariamente, sin necesidad de colocar nuevamente nombre de usuario y contraseña.

Adicionalmente la sesión se cierra cuando transcurre un instante de tiempo sin actividad

(Fig.6).




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3.4 Barra de acceso a otros Servicios Institucionales.

Su misión es ofrecer al usuario una forma común de encontrar la información, entregando

accesos a los diferentes sistemas y servicios que cuenta nuestra universidad en ambiente

Web. Fig. (7).

Figura (7)

Esta barra de contempla los siguientes contenidos y accesos:

CONSULTA ESTUDIANTE : Da a conocer los antecedentes del estudiante nuevo o

antiguo como; Nombre, R.U.T., Programa de Formación, N°

Matrícula, Jornada, Plan Origen, Plan Destino, Mención,

Nivel, Email, Nacionalidad, Institución, Ley 20.027,

Titulación, Dirección Personal , Dirección Laboral, resumen

Sinóptico, Resumen de Carga Académicas Inscrita,

Convalidaciones, situación de plan de estudios, situación

financiera, admisión , resoluciones, Materias aprobadas

reprobad. Promedio Semestral de notas, Horarios, Notas

Parciales.

CONSULTA ACADÉMICOS : Da a conocer los antecedentes del Académico nuevo o

antiguo como; Nombre, R.U.T., Datos Personales, estudios,

Titulo, Grado Académico, Tipo Contrato, Dirección Personal,

Dirección Laboral, País, Teléfono, Celular , Empresa, Cargo,

Profesión , Sinóptico Cargas Académicas Cursadas Año,

Semestre, Horarios, Detalle Carga Académica

CONSULTA CONSOLIDADA : Es un informe que visualiza el universo de Académicos o

estudiantes filtrados por Casa de estudios, tipo (estudiantes

o Académicos) y unidad académica. Exportable a Excel.

CALENDARIO ACADEMICO : El calendario académico es una consulta que muestra todas

las actividades, tares y fechas correspondientes al año en

curso, Sub-dividido en meses y días. El año académico




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empieza en enero del presente año y termina en enero del

siguiente.

OFERTA ACADEMICA : Proporciona al usuario de una visión de la oferta académica

segmentada por unidades académicas, Sub-Divididas por

programas de formación y detallas por actividades

curriculares.

CAMPUS VIRTUAL : Aporta al usuario un acceso a la plataforma virtual de

aprendizaje que es utilizada por Estudiantes y personal

Administrativo.

ABCD BIBLIOTECA : Permite al usuarios acceder al portal de la Dirección de

Biblioteca y Recursos de Información [DIBRI] de la

Universidad Católica Silva Henríquez.

PAYROLL : Accede al portal de la Dirección De Personal y Bienestar

Institucional de la Universidad Católica Silva Henríquez.

MESA DE AYUDA : Los usuarios podrán reportar los Incidentes o efectuar

requerimiento a la Dirección de Recursos Tecnológicos a

través este portal. Con esto se comunica de la situación que

impide el normal funcionamiento de la plataforma

tecnológica o del proceso institucional. El propósito agilizar

la atención a los usuarios y dar una pronta solución.

SUGERENCIA : Los usuarios pueden interactuar mediante comentarios o

peticiones con el propósito de mejorar el servicio y atención,

con respecto a la zona de gestión.

INFORMACION : Apoyo a los usuarios respecto de información interna como

directorios telefónicos, plan estratégico, manuales, etc.




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3.5 Sub–Zonas de Gestión Administrativas.

Figura (8)

La nueva zona de gestión ha transformado la distribución de los informes con el fin de

mejorar y optimizar la organización de sus contenidos con la finalidad de logar un acceso

más eficiente y sencillo a la información, entregando autonomía al usuario a través de

nuevas funciones.

Los usuarios podrán; revisar, mantener y controlar fácilmente la información,

independiente del área de desarrollo y del conocimiento técnico respetando siempre la

uniformidad y estructura de la zona de gestión.

Entre los cambios relevantes de la zona de gestión fue redefinir la distribución lógica de la

información, para diferenciar y orientar sus contenidos en 3 Sub-Zonas Fig. (8):

Operación

Procesos Institucionales

Indicadores/Información Institucional

Es importante señalar que algunas sub-zonas e informes estarán sólo disponibles para

los usuarios que cuenten con el perfil adecuado.




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Figura (9) Operación

Subdivisión orientada al trabajo diario del personal de gestión. Mejorando la búsqueda

de informes con la intención de apoyar en la ejecución de todas aquellas acciones

tendientes a organizar y aumentar la calidad.




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Figura (10) Procesos Institucionales

Informes, y estadísticas orientados a los distintos procesos del calendario académico y así

permitir gradualmente alcanzar los resultados y elevar el nivel de satisfacción de los

estudiantes y académicos.




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Figura (11) Indicadores/información Institucional

Informes, y estadísticas orientados a la entrega de información para la toma de decisión.

Presenta los principales indicadores de gestión universitaria, en el cual se registra nuestra

labor universitaria y su resultado.




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3.6 Agrupar Información.

El nuevo formato de los informes en la Zona De Gestión, permite agrupar datos con la

intención de entregar una perspectiva distinta del contenido. La nueva función facilita

esta tarea al concentrar la información según la columna que el usuario definida como

consulta principal y así sucesivamente como segunda, tercera etc.

Como ejemplo aplicaremos la siguiente consulta:

Se requiere un “Informe Por Tipo Admisión”, bajo los parámetros definidos más abajo y

que su información esté agrupada por la columna “Programa”.

Parámetros a considerar como ejemplo

Institución : Universidad Católica Silva Henríquez.

Casa de estudio : USCH

Facultad : Todas

Escuela : (Sin criterio definido de Búsqueda)

Programa : (Sin criterio definido de Búsqueda)

Año-Periodo :2012, Anual

Fecha Desde – Hasta : 01/03/2012 al 30/08/2012

Tipos : (Sin criterio definido de Búsqueda)

Tipo de Postulación : (Sin criterio definido de Búsqueda)




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Figura (12) 1. Se ingresan los parámetros solicitados a los campos de búsqueda del

“informe por tipo admisión”. Fig.(12)

2. Se ejecuta la consulta con el botón “ejecutar consulta”.

Paso 2

Paso 1




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Figura (13) 3. Muestra toda la información contenida según el parámetro ingresado Fig.

(13).

Paso 3




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Figura (14)

4. Una vez obtenida la información la agrupamos arrastrando la Columba

“Programa”, hasta el encabezado de los datos donde muestra el mensaje

“Arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna”. (Fig.14).

Figura (15)

5. Muestra toda la información contenida y agrupada según “programa” Fig. (15).

Agrupada por

“programa”




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Figura (17)

6. Si necesitamos ver el contenido podemos expandir haciendo clic en el símbolo

+, bajo la columna Rut y automáticamente se podrán ver los antecedentes

correspondientes a “Programa”. Fig.(17)

Muestra el

Detalle




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Figura (18)

7. La información agrupada se puede exportar a Excel haciendo clic en el Botón

exportar a Excel Fig.(18)

Figura (19)

8. Para volver a efectuar una nueva consulta podemos minimizar o maximizar

“Datos de Búsqueda” haciendo clic en el Botón. Fig. (19)

Botón exportar a

Excel.

Minimizar o Maximizar




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3.7 Marquesina de Noticias e Información

Figura (20)

El objetivo del portal de noticias es transmitir información relevante y útil a para los

usuarios que acceden. Ver Fig. (20)

En el boletín aparece una breve descripción de la noticia, pero además brinda la

posibilidad de enlazar a más información complementaria y profundizar en el contenido.

3.8 Calendario y Agenda




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Figura (21)

Al costado derecho de página se encuentra el calendario y la agenda, donde su función es

facilitar al usuario la posibilidad de coordinar actividades y otros datos que deba recordar.

Asimismo muestra los meses y días del año.

Adicionalmente si el usuario se posiciona en los días destacados en celeste, le entregara

información con respecto a las fechas del calendario académico ejemplo:

Puntero del mouse sobre el día 30 del mes de septiembre: “30/9 Académicos * Vence

Plazo De Ingreso de Notas Parciales de Septiembre.” Fig. (21)

Figura (22)

Además contiene un Botón, Fig. (22), que permite al usuario independiente de su perfil,

agregar una nota que ayude a recordar una fecha importante o eliminarla cuando no

corresponda.

Ingreso de Nota en Agenda




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Paso 1 Paso 2Paso 3 Paso 4

3.8.1 Ingreso de Nota en Agenda

Paso (1) haga clic [agregar/modificar recordatorio o elimina]

Paso (2) se ingresa texto en el campo [recordatorio]

Paso (3) se graba nota en calendario [grabar nota]

Se asigna la prioridad según la importancia de la nota [normal/urgente]

Una vez grabado, mostrara el texto bajo el botón [agregar/modificar

recordatorio].




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Elimina de Nota en Agenda

Paso 1 Paso 2Paso 3

3.8.2 Elimina de Nota en Agenda

Paso (1) haga clic [agregar/modificar recordatorio o elimina]

Paso (2) se graba nota en calendario [grabar nota]

Una vez eliminado no publicará el texto bajo el botón [agregar/modificar

recordatorio].




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3.9 Twitter @UCSH_oficial

Figura (23)

Para interactuar con nuestra comunidad, hemos incorporado en la Zona de Gestión

Administrativa el “Twitter@UCSH_oficial”; con el objetivo de estar informados online y

enfrentar los nuevos desafíos en la educación, ya que estas herramientas tecnológicas

son requeridas y se han convertido en una exigencia seria y efectiva de comunicación. Fig.

(23).

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