manual de usuario del sitio de coordinacion de matricula-2
TRANSCRIPT
Sitio de Coordinación de Matrícula
INDICE
Objetivo del Sistema ........................................................................................................................ 3 Acceso al Sistema ............................................................................................................................ 3 Opciones del Menú del Sitio de Coordinación de Matrícula ........................................................... 5
Autorización de Matrícula a un Estudiante de mi Carrera ........................................................... 5 Autorización de Matrícula a un Estudiante de otra Carrera, para dar materias de mi Carrera .... 7 Historial de Notas ........................................................................................................................ 8 Historial de Índices ...................................................................................................................... 9 Administración de Cupos ........................................................................................................... 10 Administrar Mensajes de Estudiante ......................................................................................... 12 Matricula Fuera de Plan ............................................................................................................. 13 Monitoreo RI ............................................................................................................................. 16
Opción de Materias Equivalentes .................................................................................................. 19 Opción de Autorización ................................................................................................................ 20
Materias Fuera de Plan: ............................................................................................................ 20 Autorizar Matrícula en otra Facultad o Carrera: ........................................................................ 20 Aplicarle a un estudiante el Artículo 225: ................................................................................. 21 Matricular Trabajo de Graduación o Tesis: ............................................................................... 22 Estudiantes Deudas Facultad ..................................................................................................... 22 Adm. Mensajes Estud.: .............................................................................................................. 22 Liberar Matrícula: ...................................................................................................................... 23 Capturar Indice de Ingreso a Postgrado: .................................................................................... 23
Opciones del Menú Consultas ....................................................................................................... 24 Estudiantes ................................................................................................................................. 24
Información General: ............................................................................................................. 24 Prematrícula: .......................................................................................................................... 24 Deudas Locales: ..................................................................................................................... 25 Consultar Bitácora de Sucesos ............................................................................................... 25 Buscar Estudiante por Nombre: ............................................................................................. 26 Rango de Índices .................................................................................................................... 26 Mostrar Recibos ..................................................................................................................... 27 Estado de cuenta: ................................................................................................................... 28 Consultor Académico: ........................................................................................................... 28
Historiales .................................................................................................................................. 29 Notas ..................................................................................................................................... 29 Notas por Plan ........................................................................................................................ 29 Índices .................................................................................................................................... 30
1
Sitio de Coordinación de Matrícula
Incidencias ................................................................................................................................. 30 Reportar Incidencia ................................................................................................................ 30 Consultar Incidencias ............................................................................................................. 31
Matrícula .................................................................................................................................... 33 Informe Preliminar ................................................................................................................. 33 Listado de Estudiantes por Codhora: ..................................................................................... 34 Matrícula del Estudiante: ....................................................................................................... 35 Consulta de Bitácora: ............................................................................................................. 36 Mensajes del Estudiante: ........................................................................................................ 36 Mostrar Autorización de Matricula en otra Facultad: ............................................................ 36
Retiro e Inclusión ....................................................................................................................... 37 RI tramitada ........................................................................................................................... 37 Ver RI Estudiante ................................................................................................................... 37
Estadística de Asignatura ........................................................................................................... 38 Imprimir Constancia .................................................................................................................. 39 Cambiar Clave de Acceso .......................................................................................................... 39 Créditos No Oficiales ................................................................................................................. 40
Oferta Académica .......................................................................................................................... 40 Insertar Oferta Académica ......................................................................................................... 40 Consultar Oferta Académica ...................................................................................................... 44 Mostrar Ofertas Otras Unidades ................................................................................................ 45
Retiro Inclusión .............................................................................................................................. 46 RI tramitadas .............................................................................................................................. 46 Monitoreo RI .............................................................................................................................. 46 RI Administrativo ..................................................................................................................... 46 Ver RI ........................................................................................................................................ 48 Estado de la Solicitud RI ........................................................................................................... 48 Liberar RI ................................................................................................................................... 48 Retiro Inclusión Fuera de Periodo y Total ................................................................................ 49
SIU ................................................................................................................................................. 51 Listado de aprobaron PAA ......................................................................................................... 51 Adm. Cupos Carreras SIU ........................................................................................................ 52 Certificación de Estudiante SIU ................................................................................................. 54
Certificación de Prematrícula ........................................................................................................ 55 Opciones de Ayuda ........................................................................................................................ 55
2
Sitio de Coordinación de Matrícula
MANUAL DE USUARIO DEL SITIO DE COORDINACION DE MATRICULA
Objetivo del Sistema
El Sistema de Matrícula por Internet tiene como objetivo principal, el permitir que los
estudiantes se puedan matricular desde cualquier parte del país, sin necesidad de
dirigirse personalmente a su facultad o sede, así como agilizar el proceso de matrícula
en las diferentes entidades académicas de la universidad y permitir que los estudiantes
tengan acceso a las nuevas tendencias tecnológicas de información que se están
ofreciendo a nivel nacional y mundial. El propósito del sitio de coordinación de
matrícula es el de facilitar el proceso de matrícula.
Acceso al Sistema
Para tener acceso el sitio de coordinación de matrícula, se debe escribir la siguiente
dirección: http://Matricula.utp.ac.pa en donde aparecerá en primera instancia la página
principal, en donde el usuario (secretarios académicos o coordinadores de carrera)
deberá introducir su número de cédula y la clave de acceso la cual debe ser retirada
en la secretaría académica de su facultad. En la figura 1 se muestra la pantalla de
acceso:
3
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 1: Acceso al Sistema
Luego de que el coordinador introduzca correctamente los datos de entrada solicitados,
deberá presionar el botón Enviar para accesar al sistema. Luego se mostrará a una
pantalla de bienvenida que muestra las opciones que puede elegir. (Figura 2).
Figura 2: Acceso al Sitio
4
Sitio de Coordinación de Matrícula
Opciones del Menú del Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 3: Opciones de Acceso Directo
Autorización de Matrícula a un Estudiante de mi Carrera
1. Seleccione la opción de acceso directo Autorizar Matrícula.
2. A través de ésta opción usted podrá autorizar a que el estudiante seleccionado,
pueda matricular las materias que usted añada.
3. Para ello debe escribir la cédula del estudiante deseado, presionar el botón Ir,
para que se muestre la información del estudiante. Es importante que verifique si
el estudiante esta activo y tiene cita, si no es activo o no tiene cita debe enviarlo
a secretaría académica después que le agregue las materias para que sea
activado y le otorguen una cita, para que pueda matricularse.
4. Al presionar el botón de Notas Plan podrá ver las materias que ha dado o tiene
pendientes según su Plan de estudio, además de los Requisitos.
5. Luego en la casilla de:
• Codasig se debe introducir el código de la materia que desea agregar
como materia pendiente,
• Codhora (esto es opcional)
5
Sitio de Coordinación de Matrícula
• a la vez que si es una materia que tiene horas de laboratorio puede
escoger el Subgrupo en donde estará dándole cupo al estudiante
6. y escoger si desea o no otorgarle un cupo. Luego que a escrito todos los datos,
debe presionar el botón Agregar para que se ejecute la acción.
7. Si lo que desea es Eliminar una materia que usted haya Agregado anteriormente
o generada automáticamente por el sistema, solo debe darle clic al botón
Eliminar que aparece en la casilla de al lado de la materia.
Figura 4: Autorizar Matrícula
Nota: Si usted al agregar la materia, le asigna un Codhora, el sistema solo le
permitirá al estudiante matricular la materia en el grupo que tenga ese Codhora.
6
Sitio de Coordinación de Matrícula
Autorización de Matrícula a un Estudiante de otra Carrera, para darmaterias de mi Carrera
1. Seleccione la opción de acceso directo Autorizar Matrícula.
2. A través de ésta opción usted podrá autorizar a que el estudiante seleccionado,
pueda matricular las materias que usted añada.
3. Para ello debe escribir la cédula del estudiante deseado, presionar el botón Ir,
para que se muestre la información del estudiante. Es importante que verifique si
el estudiante esta activo y tiene cita, si no es activo o no tiene cita debe enviarlo
a secretaría académica después que le agregue las materias para que sea
activado y le otorguen una cita, para que pueda matricularse.
4. Al presionar el botón de Notas Plan podrá ver las materias que ha dado o tiene
pendientes según su Plan de estudio, además de los Requisitos.
5. El botón Autorizaciones usted podrá ver si el coordinador de la carrera del
estudiante le ha enviado algún mensaje.
6. Luego en la casilla de:
• Codasig se debe introducir el código de la materia que desea agregar
como materia pendiente,
• Codhora : usted debe colocarlo
• a la vez que si es una materia que tiene horas de laboratorio puede
escoger el Subgrupo en donde estará dándole cupo al estudiante
• y escoger que si desea otorgarle un cupo.
7. Luego que a escrito todos los datos, debe presionar el botón Agregar para que
se ejecute la acción.
7
Sitio de Coordinación de Matrícula
8. Si lo que desea es Eliminar una materia que usted haya Agregado
anteriormente, solo debe darle clic al botón Eliminar que aparece en la casilla
de al lado de la materia.
Figura 5: Autorizar Matrícula
Nota: Si usted al agregar la materia, le asigna un Codhora, el sistema solo le
permitirá al estudiante matricular la materia en el grupo que tenga ese Codhora.
Historial de Notas
1. Seleccione la opción de Historial de Notas
2. Teclee la cédula del estudiante que desea ver sus notas
3. Si escoge la opción de Por Asignatura, solo mostrará las notas que ha
obtenido en esa materia, si usted desea ver las notas de todas sus materias
8
Sitio de Coordinación de Matrícula
entonces debe escoger la opción Todas las Notas y luego presionar el botón
Buscar.
Figura 6: Historial de Notas
Nota: Las notas marcadas con sombra en otro color, son las que pertenecen a la
carrera actual del estudiante.
Historial de Índices
1. Seleccione la opción de Historial de Índices
2. Si antes ya ha escogido otras de las opciones del menú, verá la información
de la cédula utilizada anteriormente, pero si desea ver los índices de otro
estudiantes, entonces debe teclearla y luego presionar el botón Buscar
9
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 7: Historial de Índices
Administración de Cupos
1. Seleccione la opción de Administración de Cupos
2. Le aparecerá una pantalla en donde podrá administrar los cupos de su
carrera. Si usted es un Coordinador de varias Carreras, debe escoger de la
Lista, cual carrera desea Administrar.
3. Tendrá las opciones de:
a. Mostrar Todos: se muestran todos los grupos de su carrera.
b. Mostrar Por Codasig: si lo que quiere es ver los grupos de una materia
específica.
c. Mostrar por Codhora: se muestran los cupos de un código horario
específico.
d. Mostrar por Grupo: los de un grupo específico.
10
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 8: Opciones de la Administración de Grupos
4. Luego que selecciona una de éstas opciones debe presionar el botón Buscar,
para que se le muestre la información.
Figura 9: Listado de Grupos
5. En esta pantalla usted podrá modificar la cantidad de HABILITADOS,
INCREMENTO, o si está ABIERTO.
a. Habilitados: es la cantidad de cupos que existen disponibles desde un
inicio.
11
Sitio de Coordinación de Matrícula
b. Incremento: es la cantidad que se va a incrementar en habilitados,
cuando los códigos horarios de una determinada materia estén llenos.
Con el propósito de equiparar la cantidad de matriculados en una materia.
c. Tomados: es la cantidad de estudiantes que se han matriculado en dicho
código horario.
d. Disponible: la cantidad de cupos disponibles.
e. Abierto: si esta abierto o cerrado.
6. Para guardar los cambios usted debe presionar el botón Guardar.
Administrar Mensajes de Estudiante
En esta opción el Coordinador tiene la potestad de eliminar mensajes que le
paren la matrícula a un estudiante y que fueron generados automáticamente por
el sistema, como es el caso de las condicionales. A la vez que captarle mensajes
a los mismos.
1. Seleccione la opción de Adm. Mensajes Estud.
2. Si antes ya ha escogido otras de las opciones del menú, verá la información
de la cédula utilizada anteriormente, pero si desea ver los mensajes de otro
estudiante, entonces debe teclearla y luego presionar el botón Buscar.
3. Luego debe escribir la cédula del estudiante y presiona el botón Buscar, si el
estudiante tiene mensajes captados se les presentarán y usted podrá
Eliminarlos
12
Sitio de Coordinación de Matrícula
4. Usted también podrá captar nuevos mensajes a los estudiantes e indicarle si
quiere que el Sistema le bloqueé la matricula o no al estudiante.
Nota: Los mensajes que aparecen de color rojo son mensajes que le paran la
matrícula del estudiante. Además el coordinador de carrera solo esta
autorizado para borrar los mensajes que se generan automáticamente o
captados como Coordinadores, no los que son agregados por los Secretarios
Académicos.
Figura 10: Adm. Mensajes Estud.
Matricula Fuera de Plan
1. Seleccione la opción de Matrícula Fuera de Plan
2. Entonces tecleé el número de cédula y luego presione el botón Buscar
13
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 11: Matricula Fuera de Plan
3. Escoja el Año y Periodo Académico en que desea realizar la matricula, luego
le aparecerán las Materias Pendientes del estudiante
4. Puede seleccionar de la lista Grupos el salón en donde lo va a matricular o
darle clic al botón de Codhora asociado y escoger el salón, a la vez que el
Subgrupo de Laboratorio.
5. Una vez escogido todos los datos de las materias que desea matricularle
puede presionar el botón Matricula.
6. Le aparecerá un ventana como la que se muestra a continuación
14
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 12: Matricula Fuera de Plan
Nota: El codhora de la materia 3957, no puede ser modificado ya que al agregarle la
materia el coordinador de carrera, le puso ese codhora. A la materia 7979, se le puede
escoger el codhora ya sea seleccionando un Grupo de la lista o al teclear el botón
Codhora, escoger uno de los códigos que se muestran. Si la materia tiene horas de
laboratorio, en la casilla Laboratorio, se mostrará una lista con las opciones que puede
seleccionar.
15
Sitio de Coordinación de Matrícula
Monitoreo RI
Esta opción se encuentra en el menú superior, y la misma les permite a los
coordinadores consultar las solicitudes que hayan enviado los estudiantes de su
carrera y sede. Al presionar el icono de Monitoreo RI, se le presentará la siguiente
información:
Figura 13: Listado de Retiros e Inclusiones
No solicitud: es el número de solicitud.
Cedula: la cédula del estudiante.
Nombre: el nombre del estudiante.
Fecha: la fecha en que el estudiante realizó la solicitud.
Días transcurridos: es la cantidad de tiempo que ha transcurridos desde el momento enque el estudiante realizó la solicitud hasta la fecha actual.
Nut: es el número único de transacción de la solicitud.
Carrera: es la carrera del estudiante.
Ver: botón que permite consultar detalladamente la solicitud seleccionada.
Al presionar el botón Ver se le muestran las materias que el estudiante matriculo, las
que desea retirar y las que desea incluir, así como la observación que coloco al
momento de realizar la solicitud
16
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 14: Aprobar / Rechazar / Devolver Solicitud
Al presionar el botón Aprobar, se procederá a verificar:
• Si existe cupo para la combinación de código de asignatura y código de horario
que el estudiante desea incluir.
• Si existe choque de horario para la materia que desea incluir al compararla con
las que tiene matriculada.
• Si no sobrepasa la cantidad de 8 materias que puede matricular.
• Verifica la Cantidad máxima de Créditos por Carrera según el Plan de Estudio.
• Verifica si el grupo no pertenece al turno del estudiante.
• Verifica si los códigos de horario no pertenecen a la carrera del estudiante.
• Verifica que los grupos de los Codhora no otorgados estén abiertos.
• Con respecto a las materias que retira el estudiante se verifica que las mismas
no tengan estatus de Fracasada.
• Cuando la materia se Retire se devuelven los cupos que tenia la misma.
17
Sitio de Coordinación de Matrícula
Al presionar el botón , se procederá a rechazar la solicitud. Usted podrá
escribir una Observación.
Si usted presiona , deberá escribir la observación por la cual le regreso la
solicitud al estudiante para que sea corregida por el.
Una vez usted haya Aprobado o Rechazado o Devuelta la solicitud, al estudiante le
aparecerá la siguiente información.
Figura 15: Estado de Solicitud (Aprobada)
Figura 16: Estado de Solicitud (Rechazada)
Figura 17: Estado de Solicitud (Devuelta)
18
Sitio de Coordinación de Matrícula
Opción de Materias Equivalentes
1. El sistema le presentará la página para Coordinación de Matrícula en la cual
debe escoger la opción del menú Materias Equivalentes.
2. Si usted desea Insertar Materias Equivalentes debe escoger la opción del mismo
nombre y le aparecerá una pantalla como esta:
Figura 18: Materias Equivalentes
3. El sistema les mostrará cuatro listas desplegables, una que contiene las carreras,
otra con los planes de la carrera seleccionada, además de una lista
con las materias del plan seleccionado y otra con las materias que pertenecen a los
demás planes que corresponden a esa carrera .
19
Carrera a la que se le aplica la Equivalencia
Plan al que se le aplica la Equivalencia
Mat. Que será reemplazada
Mat. Equivalente
Sitio de Coordinación de Matrícula
4. Usted debe seleccionar de la primera lista de materias, la que desea reemplazar
y de la siguiente lista la materia la que servirá para la equivalencia. Y luego
presionar el botón Agregar
5. El Sistema le enviará el siguiente mensaje de éxito: “Se realizó la equivalencia
de manera exitosa”
6. Para consultar las materias equivalentes de una carrera específica debe entrar a
la opción de Consultar Materias Equivalentes.
Opción de Autorización
Materias Fuera de Plan: Esta opción es la misma que se explicó de Matricula Fuera de Plan.
Autorizar Matrícula en otra Facultad o Carrera:En esta opción usted podrá captar por estudiante las materias que desea dar en otra
Facultad o Carrera, para que al momento de cuando el estudiante vaya donde el
Coordinador deseado, el mismo pueda ver la Autorización de su Coordinador. Así
usted como Coordinador de la Carrera del estudiante podrá captar, eliminar o Modificar
dichas solicitudes de autorización.
1. Esta opción se encuentra en el menú Autorización
2. Y se llama Autorizar Matrícula en otra Facultad
3. Escriba la cédula del estudiante, seleccione el Año y Periodo
4. Escriba el código de Asignatura que desea que le autoricen
5. Y el mensaje que quiere que el otro Coordinador vea, cuando el estudiante vaya
donde el mismo.
20
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 19: Autorizar Materias
Aplicarle a un estudiante el Artículo 225:
En esta opción usted podrá colocarle el estatus de Artículo 225 a las materias que lo
deben tener según el caso del estudiante. Debe colocar la cédula del estudiante
deseada y presionar el botón Buscar e inmediatamente se le presentará las materias
en las que el estudiante tenga una nota que corresponden al último año según el plan
de estudio del estudiante.
Luego debe darle clic al check box de la asignatura a la que desea aplicarle el artículo
225.
Si desea también puede quitarle el check box a la asignatura que lo tiene señalado
para que no tenga estatus de artículo 225.
21
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 20: Artículo 225
Matricular Trabajo de Graduación o Tesis:
1. En el menú de Autorización existe la opción para Matricular las materias de
trabajo de graduación o tesis de maestría.
2. Para ello se introduce la cédula del estudiante, se escoge el año y periodo
académico y se presiona el botón Buscar
3. Si el estudiante se le generó automáticamente o el coordinador de carrera le
autorizó la materia anteriormente, le aparecerá y usted podrá matricularle la
misma.
Nota: A través de ésta opción solo se muestran las materias que son
establecidas como trabajo de graduación o tesis de maestría.
Estudiantes Deudas Facultad1. Al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar podrá ver las
deudas locales que tiene un estudiante.
Adm. Mensajes Estud.:En esta opción el Coordinador tiene la potestad de eliminar mensajes que le paren la
matricula a un estudiante y que fueron generados automáticamente por el sistema,
como es el caso de las condicionales. A la vez que captarle mensajes a los mismos.
22
Sitio de Coordinación de Matrícula
Liberar Matrícula:1. El sistema le presentará la página para la cual debe hacer clic en el icono
Liberar Matrícula.
2. Luego debe teclear la cédula del estudiante al que le desea liberar su matrícula,
para que este pueda volver a matricularse.
Figura 21: Liberar Matricula
3. Entonces déle clic al icono Liberar de la matricula que desea borrar.
Nota: Solo podrá liberarle la matricula si todavía no se le generado su Constancia
de Matricula en el Sistema de Facturación.
Capturar Indice de Ingreso a Postgrado:Al seleccionar esta opción le mostrará una pagina donde debe colocar la cedula del
estudiante, y luego darle clic al botón buscar. El sistema debe mostrarle el nombre del
estudiante para que usted proceda a colocarle el indice con el cual se graduó de su
carrera de licenciatura o técnico, que sera el indice de ingreso a el programa que desee
el estudiante.(postgrado, maestría o doctorado.)
Una ves colocado el indice debe darle clic al botón Enviar para que guarde la
información.
23
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 22: Ingresar Indice de Ingreso a Postgrado
Opciones del Menú Consultas
EstudiantesInformación General:
1. En esta opción al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar
2. Podrá ver la información de: facultad, carrera, plan de estudio actual del
estudiante, así como su año de estudio, índice, sede, fecha atención, etc.
Prematrícula:
1. En esta opción se le puede ver y generar la prematrícula a un estudiante
deseado que pertenezca a su carrera.
2. Al teclear la cédula del estudiante, y presionar el botón Buscar, le aparecerá en
pantalla toda la información que el estudiante ve en su Prematrícula,
3. si al estudiante no le aparece nada en materias pendientes, entonces debe
proceder a darle clic al botón Generar Prematrícula, en la cual se ejecuta un
24
Sitio de Coordinación de Matrícula
proceso interno en donde se le generan las materias pendientes a los
estudiantes,
4. Si a pesar de esto no le sigue apareciendo nada, entonces debe verificar si tiene
el Plan y la Carrera que le corresponden y enviarlo donde la Secretaria
Académica para que lo certifique, o usted le puede Autorizar las materias que el
estudiante desee dar.
Deudas Locales:
1. Al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar
2. Muestra las Deudas que tiene un Estudiante
Consultar Bitácora de Sucesos
1. Seleccione del menú Consulta, la opción Consultar Bitácora
2. Aquí usted podrá ver el recorrido que un estudiante específico ha hecho,
además de lo que un coordinador de carrera o de un secretario académico.
3. Usted debe teclear la cédula de la persona que quiere investigar,
4. Luego escoger el tipo de acción
5. Y por último escoger el periodo que quiere ver y presionar el botón Enviar
Figura 23: Consulta de Bitácora
25
Sitio de Coordinación de Matrícula
6. E inmediatamente le aparecerá lo que realizo la persona en ese evento
Figura 24: Consulta de Bitácora
Buscar Estudiante por Nombre:
1. Al escribir un nombre o apellido de la persona deseada, y presionar el botón
Buscar
2. Podrá ver todos aquellos estudiantes activos en un orden de cédula que tengan
un nombre igual o parecido.
Rango de Índices
Esta opción le permite consultar los estudiantes que están en el rango de índice
colocado, tiene la opción de filtrarlos por Año de Estudio o por Carrera o por Ambas
opciones, también si desea puede traerlos todos. Se presentará el listado ordenado de
mayor a menor índice.
26
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 25: Rango de Índice
Mostrar Recibos
A través de esta opción usted podrá ver para un año y periodo específico los datos que
ha matriculado un estudiante.
1. Teclee la cédula del estudiante
2. Presione el botón Buscar, le aparecerá la siguiente información como se muestra en
la Figura
Figura 26: Consulta de Recibos
27
Sitio de Coordinación de Matrícula
Estado de cuenta:
En esta opción podrá ver todos los saldos del estudiante. En Saldo a favor podrá ver si
tiene una nota de crédito y en Saldo Pendiente podrá ver los saldos que tenga el
estudiante pendiente de pagar. Para cada opción le aparece una pantalla en donde
debe ingresar la cédula del estudiante y seleccionar el botón Buscar y le aparecerá la
información de saldos del estudiante.
Figura 27: Consulta de Saldo a Favor
Figura 28: Consulta de Saldo Pendiente
Al seleccionar el botón Ver Detalle podrá ver cual es el detalle que le genero el saldo
pendiente.
Consultor Académico:
Esta opción le permite revisar porque no le aparecen ciertas asignaturas alos
estudiantes . Debe colocar la cedula y la materia que desea revisar y el sistema
28
Sitio de Coordinación de Matrícula
validará dicha información y enviará un mensaje de las razones por las que no le
aparecen al estudiante.
Figura 29: Consultor Académico
Historiales Notas
Muestra el historial de notas del estudiante, ya sea las notas que ha obtenido en una
materia específica o todas las notas en su vida universitaria. Seleccione la manera
como desea ver la Información y luego presione el botón Buscar.
Notas por Plan
Se le presentan una revisión del expediente del estudiante contra el plan de estudio del
mismo, mostrando así las materias pendientes y en cuales el mismo tiene nota. A la
vez podrá ver si cumple o no con los Requisitos de Materia.
29
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 30: Historial de Notas por Plan
Índices
Al presionar la cédula del estudiante, se le presentan en orden cronológico los índices
que obtenidos por el estudiante así como las condicionales, como se presenta en la
siguiente Figura
Figura 31: Historial de Índice
Incidencias
Reportar Incidencia
Para reportar una incidencia deberá escoger el Año y el Período en que se presentó la
Incidencia, además de la Cédula del estudiante; también se le presenta una lista
desplegable en donde debe escoger el Tipo de Incidencia.
30
Sitio de Coordinación de Matrícula
El Tipo de Incidencia se refiere al proceso en que se ve asociada la Incidencia, por
ejemplo como se presenta en la siguiente figura:
Figura 32: Insertar Incidencias
Una vez captada toda la información de la Incidencia del estudiante específico, debe
presionar el botón Enviar.
Consultar Incidencias
Para ver las incidencias reportadas por su persona, debe seleccionar la opción Mis
Incidencias y presionar el botón Enviar. Se le mostrarán las incidencias que usted ha
Captado y cuántas han sido Atendidas, además podrá ver la Respuesta que se le
brindó. Como se muestra en la Figura
Figura 33: Consultar Incidencias
31
Sitio de Coordinación de Matrícula
Al presionar el botón Detalle, se le presentará la incidencia reportada y si ésta fue
atendida podrá ver la Respuesta enviada. Como se muestra a continuación:
Figura 34: Consultar Incidencias detalle
Definición de las Columnas presentadas en la Figura
Reportado por: Persona que reportó la Incidencia
Incidencia: Explicación enviada por el caso presentado para que sea verificado por el
Equipo Prisma
Estatus: el estatus de la solicitud.
Atendida: La misma fue atendida y tiene una Respuesta
Reportada: La incidencia ha sido reportada pero aún no ha podido ser Atendida
En Proceso: En estos momentos ésta siendo Atendida por un Miembro de
Prisma.
Causa: se refiere a la causa por la cual se llevó la Incidencia, esto se coloca una vez
haya sido tomada la Incidencia.
32
Sitio de Coordinación de Matrícula
Desconocida: En el momento que la incidencia es Reporta, la causa aparece
como Desconocida
Estudiante: El estudiante es la persona responsable de la incidencia
Administrativo: La incidencia se llevo a cabo por un proceso administrativo
Producto: La incidencia se dio por defectos en el software
Nuevo Requerimiento: Se clasifica así cuando es un nuevo Requerimiento
solicitado.
Respuesta: Es la respuesta que se le da a la incidencia reportada.
Por otro lado si usted escoge la opción de Todas las Incidencias, le aparecerá todo lo
explicado anteriormente pero a nivel nacional.
Matrícula
Informe Preliminar
Esta opción muestra la cantidad de estudiantes matriculados por carrera y grupo, y a la
vez presenta un listado con los datos de dichos estudiantes.
1. Debe escoger el Año y Periodo deseado a consultar y presionar el botón Buscar
2. Se presentará una imagen como la siguiente
33
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 35: Informe Preliminar
Figura 36: Listado Preliminar
Listado de Estudiantes por Codhora:
Esta opción presenta las cédulas, nombre, subgrupo, fecha de matrícula, lugar en
donde la realizó (INTERNET O INTRANET), teléfono, email.
1. Debe escoger el Año y periodo para el que desea ver la información
2. Escribir el código de horario a consultar
3. Luego escoger el tipo de orden que desea ver la información y presionar el botón
Buscar
34
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 37: Listado Preliminar
Matrícula del Estudiante:
Esta opción muestra la matricula activa de un estudiante específico
1. Escriba la cédula deseada y presione el botón Buscar
2. Se le presentará el número único de transacción, las materias matriculadas y los
costos correspondientes.
35
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 38: Consulta de Matricula
Consulta de Bitácora:
Es la misma opción que Bitácora de Estudiante de la opción Consultas -->Estudiante →
Consultar Bitácora.
Mensajes del Estudiante:
Es la misma opción de Adm. Mensajes Estudiante.
Mostrar Autorización de Matricula en otra Facultad:
Presenta las autorizaciones de Matricula captadas por su persona y desde aquí usted
va a poder eliminarlas si así lo desea.
36
Sitio de Coordinación de Matrícula
Retiro e Inclusión
RI tramitada
Esta opción se encuentra en el menú Retiro/Inclusión, R/I tramitada, y le permite ver las
solicitudes de Retiro Inclusión que usted aprobó, rechazó o devolvió, para un año y
periodo específico. Podrá verlas en orden Cronológico, por Cédula o por Nombre.
Figura 39: Consulta de RI Tramitadas
Ver RI Estudiante
Esta opción muestra el trámite de RI aprobado para un estudiante específico
1. Luego de escribir la cédula deseada, debe escoger el Año y Periodo
2. Entonces presionar el botón Buscar
3. Se le presentará un imagen como la siguiente la cual si desea ver el detalle de
materias procesadas, entonces debe presionar el botón Ver.
37
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 40: Ver RI Estudiante
Figura 41: Detalle del RI Estudiante
Estadística de AsignaturaEsta muestra una página, donde se usted debe escoger el año, periodo, sede, facultad
y la materia y le mostrará un gráfico de la contabilizando las notas captadas.
38
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 42: Estadística de Asignatura
Imprimir ConstanciaEn esta opción se coloca la cédula del estudiante y se escoge el año y periodo de la
constancia que desea imprimir y el sistema le muestra la constancia del estudiante.
Figura 43: Imprimir Constancia
Cambiar Clave de AccesoEsta opción le permite cambiar su clave de acceso al sistema, ella le solicita que
coloque la nueva clave y luego que la vuelva a colocar, debe seleccionar el botón
39
Sitio de Coordinación de Matrícula
enviar, le aparecerá un mensaje que usted acaba de cambiar su clave y cerra la
pantalla para que ingrese con la nueva clave creada.
Figura 44: Cambiar Clave de Acceso
Créditos No OficialesEn esta pagina puede verificar los créditos no oficiales de un estudiante. Debe colocar
la cédula del estudiante y seleccionar el botón Buscar. Le aparecerá los créditos del
estudiante.
Oferta Académica
Insertar Oferta Académica
Esta opción es utilizada, cuando se crean en su unidad nuevas ofertas, luego de
haberse hecho el pase señalado del sistema de organización docente al sistema web.
1. Le aparecerán las opciones que se muestran en la Figura 45, debe tomar en
cuenta que si usted tiene asignada varias carreras, debe seleccionar en la lista
desplegable de las carreras, la carrera con la que irá a trabajar. Si la carrera no
tiene el indicador en el recurso de datos de que es modular le aparecerá la
siguiente imagen.
40
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 45: Capturar Oferta Académica
Si la carrera que usted selecciona, en el recurso de datos tiene el indicador de que es
modular le aparecerá la siguiente imagen
Figura 46: Insertar Oferta Académica
2. A continuación explicamos cada uno de éstos campos
a. Carrera: es la carrera a la que pertenece la nueva oferta
41
Sitio de Coordinación de Matrícula
b. Horario: es el nuevo código de horario a que tendrá la asignatura
c. Asignatura: es el código de asignatura de la materia que se ofertará.
d. Grupo: es el grupo al que pertenecerá la nueva oferta insertada.
e. Subgrupo: Si la materia tiene horas de laboratorio se debe escoger A, B o
C. Para cada subgrupo debe existir un registro de oferta. Esto quiere
decir que si una asignatura tiene grupo a y grupo b ambos deben ser
capturados en la oferta académica.
f. Habilitados: es la cantidad de cupos que tendrá habilitados el código de
horario
g. Incremento: es la cantidad de cupos a las que se aumentará la asignatura
si es necesario.
h. Abierto: En esta casilla se verifica se el código de horario estará abierto
para que los estudiantes se puedan matricular, o cerrado para que ningún
estudiante se pueda matricular.
i. Turno: Es el turno en el que será ofertado el código de horario
j. Opción Tesis: si la materia es de una carrera de postgrado o maestría que
se estará ofreciendo como opción a tesis al estudiante, entonces se debe
seleccionar está casilla.
k. Estatus: aquí usted tiene que especificar si la nueva oferta académica, se
debe tomar en cuenta para calcular sus costos semestral o
modularmente, en caso de que la nueva oferta sea de una carrera de
Pregrado, entonces debe dejar la opción por el valor por defecto. Para
las carreras que se ofrecen Semestral y Cuatrimestral debe seleccionar el
estatus Semestral, para las carreras que son Modulares debe seleccionar
el estatus Modular.
42
Sitio de Coordinación de Matrícula
l. Especial: usted debe seleccionar esta casilla si la asignatura se está
ofertando en un semestre que no es el usual en el plan de estudio y esto
amerita un costo adicional.
m. Aviación: si la materia pertenece a una carrera de aviación, entonces
usted debe seleccionar esta opción.
n. Costo: si usted señaló la materia como especial o como de aviación,
usted debe colocar el costo que tendrá la misma
o. Virtual: si el código de horario será ofrecido en la modalidad virtual, debe
seleccionar esta casilla, si usted seleccionó que la oferta será virtual, solo
la podrá ver el Coordinador de Matricula de UTP Virtual
p. Matricula Inicio y Fin: para las carreras modulares, obligatoriamente
deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que este habilitada la
Matricula para que los estudiantes, coordinadores de carrera y secretaria
académica puedan realizarla.
q. Retiro e Inclusión Inicio y Fin: para las carreras modulares,
obligatoriamente deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que
esta habilitada el Retiro e Inclusión para que los estudiantes,
coordinadores de carrera y secretaria académica puedan realizarla.
r. Retiro Fuera de Periodo Inicio y Fin: para las carreras modulares,
obligatoriamente deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que
esta habilitada el Retiro e Inclusión Fuera de Periodo para que los
estudiantes, coordinadores de carrera y secretaria académica puedan
realizarla.
s. Retiro Total Inicio y Fin: para las carreras modulares, obligatoriamente
deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que esta habilitada el
Retiro e Inclusión Total para que los estudiantes, coordinadores de
carrera y secretaria académica puedan realizarla.
43
Sitio de Coordinación de Matrícula
3. Luego de haber llenado todos los datos respectivos, debe presionar el botón
Enviar para insertar la nueva oferta.
4. Para las carreras modulares si selecciona un número de módulo igual al ya
existente para la misma carrera en el recurso de datos le aparecerá un mensaje
de Advertencia diciéndolo si usted quiere colocar el mismo número de módulo,
esto es para los casos que usted desee que en una misma constancia de
matricula le aparezcan ambas materias al estudiante, entonces usted debe
decirle que “Aceptar”, si usted no desea que tenga el mismo número de módulo
debe darle clic al botón Regresar y cambiarle el número de módulo.
Consultar Oferta AcadémicaEn esta opción el usuario podrá consultar las ofertas que han sido captadas para las
carreras que el administre.
Su funcionamiento es:
1. Usted debe seleccionar la Carrera que desee consultar, y presionar el botón
Buscar. (Figura 47)
2. Usted tiene varias opciones de búsqueda
a. Todos: se muestra toda la oferta para la carrera seleccionada
b. Por Codasig = debe teclear el código de asignatura que desea consultar,
de la carrera seleccionada
c. Por Codhora = debe teclear el código de horario que desea consultar, de
la carrera seleccionada
d. Por Grupo = debe teclear el grupo que desea consultar, de la carrera
seleccionada
3. Usted puede Modificar o Eliminar un registro en la Oferta Académica
siempre y cuando no haya ningún estudiante matriculado en ese horario.
44
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 47: Consulta de la Oferta Académica
Nota: Esta opción se debe utilizar una vez su unidad es notificada del pase de
información del sistema de organización docente al sistema web, para marcar las
materias como especiales, marcar las materias que son de opción a tesis, las materias
que son de aviación, las materias que son virtuales, y las que se ofrecerán
modularmente, en fin revisar que no le haga falta ningún horario antes de la matricula.
Mostrar Ofertas Otras Unidades
Desde ésta opción usted podrá consultas las ofertas académicas de otras unidades,
como se muestra en la siguiente imagen.
Figura 48: Mostrar Oferta de Otras Unidades
45
Sitio de Coordinación de Matrícula
Funcionamiento:
Debe seleccionar la Sede
1. Seleccionar la Facultad
2. Seleccionar la Carrera
3. Presionar el botón Buscar
Retiro Inclusión
RI tramitadasEsta es la misma opción que se presentó más adelante en el menú Consultas
Monitoreo RIEsta opción ya se explicó anteriormente
RI AdministrativoEsta opción se coloco para que el Coordinador de Carrera capte la solicitud de Retiro
Inclusión en defecto del estudiante y luego la apruebe en la opción de Monitoreo RI.
En esta opción no se verifica si el Estudiante ha realizado algún pago a su
Matricula. Los pasos a seguir son:
1. Teclee la cédula del estudiante y presione el botón Buscar
2. El sistema le traerá en la posición de arriba aquellas materias que el
estudiante tiene matriculadas para que puedan ser retiradas
3. Y en la sección de abajo le traerá aquellas materias que el estudiante
tiene Pendientes para que puedan ser incluidas. Si la materia que usted
desea incluirle no aparece debe hablar con el Coordinador de Carrera del
Estudiante para que éste se la agregue. Como se presenta en la siguiente
Figura.
46
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 49: Solicitud de RI Administrativo
4. La materia que desee Retirar o Incluir para ser señalada debe darle clic a
la casilla respectiva a la materia.
5. Luego escribir una observación para guardar una referencia de porque se
esta realizando esta transacción.
6. Y por último presionar el botón Enviar Solicitud, para que pueda ser
vista por el Coordinador de Carrera. Se presentará un mensaje de Éxito
en donde podrá ver la Solicitud enviada, como se presenta en la siguiente
Figura.
47
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 50: RI Administrativo
Luego solo debe entrar a la opción de Monitoreo para aprobar la misma
Ver RI Esta opción ya se presentó anteriormente
Estado de la Solicitud RI Como su nombre lo indica puede ver el estado que tiene la solicitud del estudiante
deseado. Introduciendo la cédula y seleccionando el botón Buscar puede ver el estado
de la solicitud.
Liberar RIA través de esta opción el Coordinador de Carrera podrá borrarle la solicitud de Retiro
realizada por el estudiante, si la misma no ha sido aprobada por usted como
coordinador. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Escoja el Año y Periodo en que fue tramitada la solicitud
2. Teclee la cédula del estudiante y presione el botón Buscar
48
Sitio de Coordinación de Matrícula
3. Se le presentarán todas las solicitudes que ha realizado el estudiante, usted
debe seleccionar el botón Liberar de la que desea borrar.
Figura 51: Eliminar Solicitud
Retiro Inclusión Fuera de Periodo y Total (Esta opción solo esta habilitada para los Coordinadores de SIU)
En esta opción el Coordinador debe teclear la cédula del estudiante deseado y verificar
las materias que se le presentan en la consulta. Es importante señalar que antes de
realizar la aprobación del Retiro, es decir, antes de presionar el botón de
Aprobar, usted debe señalar que recibo de pago le corresponde a la transacción
a realizar, si el estudiante no ha pagado este cargo en la Caja, no podrá realizarle
la transacción.
Figura 52: RI Fuera de Periodo o Total
49
Sitio de Coordinación de Matrícula
A través de esta ventana usted podrá realizar dos tipos de Retiros, los cuales podrá
escoger en la Lista Desplegable, como se presenta en la Figura 53.
Figura 53: RI Fuera de Periodo o Total
Para señalar las materias que desea retirarle al estudiante debe darle clic a la casilla de
la columna Retirar. Una vez señaladas las materias correspondientes y escogido el tipo
de Retiro a realizar y haber escrito el Motivo, entonces puede darle clic al botón
Aprobar.
Si lo que va a tramitar es un Retiro Total, al señalar esta opción de la Lista
Desplegable, se le marcarán todas las materias matriculadas del estudiante.
Si la aprobación fue un éxito se le presentará una ventana en donde podrá ver el
resultado del trámite realizado.
50
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 54: Éxito en el envió del RI Fuera de Periodo o Total
SIU
Listado de aprobaron PAAAl darle clic a la opción del menú se le presenta la sede, facultad y Carreras que se les
ofrecieron a los estudiantes en su inscripción de Primer Ingreso. Usted debe
seleccionar la carrera que desea monitorear y luego presionar el botón Buscar
Figura 55: Listado de Aprobaron PAA
51
Sitio de Coordinación de Matrícula
Al presionar el botón Buscar se le presentan todos aquellos estudiantes que hayan
seleccionada la Sede, Facultad y Carrera mostrada, en su “Primera Prioridad” y hayan
pasado la prueba de PAA, ordenados por puntaje obtenido, como se presenta en la
figura.
Figura 56: Listado de Estudiantes
Adm. Cupos Carreras SIU (opción solo disponible para Coordinadores de Ingeniería Civil)
Si lo que usted desea es Administrar los Cupos para los estudiantes de Primer Ingreso
debe elegir del menú la opción Adm. Cupos Carrera SIU, en donde usted podrá
consultar, eliminar o agregar estudiantes de dicho listado. Una vez haya seleccionado
esta opción (Adm. Cupos Carrera SIU), se le presentara una figura como la siguiente
Figura 57: Administración de Cupos Carreras SIU
52
Sitio de Coordinación de Matrícula
En donde podrá escoger la carrera deseada a monitorear y al presionar el botón
Buscar se le presentará la siguiente información como se presenta en la figura
Figura 58: Listado de Estudiantes
A continuación definimos los campos mostrados:
1. Secuencial: es un número que se genera automáticamente al insertar o eliminar
un registro.
2. Cédula: es la cédula del estudiante
3. Nombre: es el nombre del estudiante
4. Puntaje: es el resultado de su Puntaje obtenido en la prueba PAA más el Bono
por su Promedio de Secundaria
5. Prioridad: indica la prioridad en que coloco el estudiante dicha carrera
6. Teléfono: es el teléfono proporcionado por el estudiante en su inscripción
7. Email: es el correo electrónico del estudiante proporcionado en su inscripción
8. Fecha Inscrip.: es la fecha en que se inscribió el estudiante
9. Botón Eliminar: Si usted desea eliminar el estudiante del listado debe presionar
dicho Botón.
Si usted desea agregar un nuevo estudiante a este listado, entonces debe presionar el
botón Agregar, e inmediatamente se le presentará para que capte la información como
se presenta a continuación
53
Sitio de Coordinación de Matrícula
Figura 59: Agregar Estudiantes
Al escribir la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar, se le presenta el
nombre, teléfono, correo y fecha de inscripción del estudiante (esta información es
obtenida de la inscripción del mismo), luego usted debe seleccionar la Sede, Carrera y
Prioridad para la que desea Agregar al Estudiante, entonces presionar el botón
Aceptar. Con esto el estudiante aparece en el listado de la Carrera elegida en la
posición que le corresponde según el Puntaje Introducido por usted.
Certificación de Estudiante SIU1. Debe hacer clic en el Menú superior SIU – Certificación de Estudiantes SIU
2. En la página debe introducir la cédula del estudiante al que desea certificar.
Después de escribir la cédula haga clic en el botón Buscar.
3. El sistema les mostrará dos listas desplegables, una con la carrera actual y otra
con los planes de la carrera. Si está de acuerdo con la información que aparece
presione el botón Modificar, de otro modo puede proceder a cambiar la carrera ,
el plan y entonces hacer clic en el botón Modificar
54
Sitio de Coordinación de Matrícula
4. El Sistema le enviará el siguiente mensaje de éxito: “Se actualizó la carrera y
plan satisfactoriamente”
Figura 60: Certificación de estudiantes de SIU
Certificación de Prematrícula
En esta opción se muestra la cantidad de estudiantes que han certificado su
prematrícula, por año de estudio. Además usted podrá ver el Listado de Estudiantes y
si colocaron alguna observación, que usted puede ir tramitando.
Figura 61: Certificación de Prematrícula
Opciones de Ayuda
Muestra la ayuda en línea para las posibles situaciones que pueden surgir.
55