Manual de Usuario Módulo de Control Presupuestario

Introducción

Este documento contiene información para facilitar el ingreso y uso del Módulo de Control Presupuestario, presentando una descripción de la función que desempeñan las opciones disponibles en el menú principal del sistema, y una pequen guía de las acciones que los usuarios deben tomar en estas situaciones. Este manual de usuario va dirigido principalmente a personas que manejan el sistema (usuarios) y al personal técnico. Características de Módulo

El Módulo de Control Presupuestario es un sistema multiusuarios web es decir que puede ser ejecutado por vario usuarios al mismo tiempo. Otra característica del módulo es que es un sistema que se puede utilizar a diferentes niveles como son DIGFIN, ODS, RELAATORES, y RNE. Ingreso al Sistema

Para ingresar al módulo de Control Presupuestario, es necesario ingresar a la página del SIF

(http://www.sif.armada.mill.ec)

Luego de ingresar la clave de acceso, escogemos el rol y el reparto al que pertenece y se procederá a ingresar

Una vez ingresado al sistema se procederá a ingresar por la opción MCP – CONTROL PRESUUPUESTARRIO dentro de menú principal, donde se mostraran las diferentes opciones del menú de navegación dentro del módulo

Opciones dentro de Control Presupuestario

Transacciones de Ingreso

Esta opción estará disponible solamente para unidades financieras que tienen ingresos de autogestión. Una vez dentro de esta opción nos permitirá registrar los diferentes tipos de documentos de ingreso como son Devengado (DEV), Percibido (PER) y Devengado y Percibido (DYP).

Ingreso de Registro de Devengado (DEV)

Para el registro de un documento tipo DEVEENGADO seguimos los siguientes pasos: 1. Escogemos el tipo de Registros (DEEVENGADO)

2. Escogemos la fecha de ingreso

3. Ingresamos el documento de Referencia, el concepto, seleccionamos el tarde y procedemos a buscar el Kardex

4. Seleccionamos el tipo de contribuyente

5. Como se trata de un documento tipo DEVENGADDO, la opción de ingreso por bancos y el número de cuenta esta deshabilitado

6. Seleccionamos la partida de ingresos

7. Escogemos el tipo de registro si es normal o es una reducción (reposiciones)

8. Ingresamos el valor de la recaudación y presionamos agregar, en este momento se carga el detalle de las partidas ingresadas:

9. Una vez ingresadas las partidas necesarias, seleccionamos el valor del IVA 12% o 0%, en se instante se calculara los totales y luego procedemos a guardar

10. Una vez ingresados todos los campos se procede a guardar el documento, se mostrara un mensaje con el número de transacción presupuestaria y el número de asiento generado

11. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada, se mostrara

un reporte como el siguiente

Nota:

Una vez hecho el registro se debe proceder a aprobar el asiento en el módulo de contabilidad para que tenga afectación tanto a la cédula de ingresos como a los estados financieros

Ingreso de Registro de Percibido (PER)

Para el registro de un documento tipo PERCCIBIDO seguimos los siguientes pasos: 1. Escogemos el tipo de Registros (PERRCIBIDO).

2. Una vez seleccionado el documento PERCIBIDDO se habilita el campo del Número de Documento y el botón para cargar el DEVENGADO previamente registrado

3. Una vez cargado el documento procedemos a guardar el documento, se mostrará un mensaje con el número de transacción presupuestaria y el número de asiento generado

4. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada , se mostrará un reporte como el siguiente

Ingreso de Registro de Devengado y Percibido (DYP)

Para el registro de un documento tipo DEVVENGADO Y PERCIBIDDO seguimos los siguientes pasos: 1. Escogemos el tipo de Registros (DEEVENGADO Y PERCIBIIDO).

2. Escogemos la fecha de ingreso

3. Ingresamos el documento de Referencia, el concepto, seleccionamos el kardex y procedemos a buscar el kardex

4. Seleccionamos el tipo de contribuyente

5. Escogemos la forma de recaudación si es un Ingreso por Banco o en Efectivo, si el caso es por bancos se cargara la cuenta de ingreso de la Unidad Financiera

6. Seleccionamos la partida de ingresos

7. Escogemos el tipo de registro si es normal o es una reducción (reposiciones)

8. Ingresamos el valor de la recaudación y presionamos agregar, en este momento se carga el detalle de las partidas ingresadas:

9. Una vez ingresadas las partidas necesarias, seleccionamos el valor del IVA 12% o 0%, en se instante se calculara os totales y luego procedemos a guardar

10. Una vez ingresados todos los campos se procede a guardar el documento , se mostrará un mensaje con el número de transacción presupuestaria y el número de asiento generado

11. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada, se mostrará un reporte como el siguiente

Nota:

Una vez hecho el registro se debe proceder a aprobar el asiento en el módulo de contabilidad para que tenga afectación tanto a la cédula de ingresos como a los estados financieros

Reportes de Ingresos

Una vez realizadas las transacciones y haber aprobadas las mismas están pasaran a afectar la cédula presupuestaria de ingresos a la cual podemos revisar de la siguiente manera 1. Ingresamos en la opción de Reportes -> Ingresos -> Cédula Presupuestario de Ingresos

2. Seleccionamos la fecha de corte del reporte y presionamos sobre el icono del botón de ver el reporte

3. Se mostrara el siguiente reporte:

Transacciones de Egreso

Dentro del registro de transacciones de Egreso tenemos los siguientes tipos de documentos: Registro de Egresos Sin PAC

En esta opción podremos registrar los pagos de todas aquellas partidas que no son sujetas de Proceso de Contratación Pública, como por ejemplo: Viáticos, Servicios Básicos, etc.

1. Escogemos el tipo de Registros (CYD). Para este tipo de registros se genera únicamente Comprometido y Devengado

2. Ingresamos el número de CUR del eSigef y escogemos la fecha de la transacción

3. Ingresamos el documento de Referencia, el concepto, seleccionamos el kardex y procedemos a buscar

4. Seleccionamos el tipo de contribuyente

5. Escogemos los datos de RNE, Estructura Programática, Código PD, Fase, Ítem y Partida para la afectación presupuestaria

Al momento que seleccionamos la partida se desplegara la información presupuestaria referente a Asignación Codificada, Devengado y Compromisos a ese momento 6. Si la partida seleccionada corresponde a Activos Fijos (grupo 844), Bienes No Depreciables (Grupo 5314) o Suministros Grupo 5308) procedemos a asignar la Unidad Administrativa y la persona encargada de esos bienes

7. Una vez que hemos seleccionado los ítems requeridos y hemos ingresado el Tipo I/R (Incremento/Reducción) y el valor e IVA damos click en Agregar y los registros seleccionados anteriormente se cargan en la grilla inferior del documento

8. De ser el caso se seleccionamos y agregamos las retenciones correspondientes

9. Una vez ingresada toda la información guardamos el documento, se mostrará un mensaje con el número de transacción presupuestaria y el número de asiento generado

10. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada, se mostrará un reporte como el siguiente

Nota:

Una vez hecho el registro se debe proceder a aprobar el asiento en el módulo de contabilidad para que tenga afectación tanto a la cédula de egresos como a os estados financieros

Registro de Egresos Con PAC

En esta opción podremos registrar los pagos de todos los Procesos de Compras realizados por la Unidad Compras Públicas (UCP), para lo cual vamos a ingresar de la siguiente manera:

1. Una vez que hemos ingresado desde el menú en la opción correspondiente, se nos va a desplegar una lista con los procesos registrados y adjudicados por la UCP y que están pendientes de pago

Seleccionamos el registro que vamos a devengar y presionamos el botón de Ver detalle, en ese momento nos enviara a la pantalla de egresos. Si existe alguna partida corresponde a Activos Fijos (grupo 844), Bienes No Depreciables (Grupo 5314) o Suministros Grupo 5308), previamente procederemos a asignar la Unidad Administrativa y la persona encargada de esos bienes

2. Una vez que estemos dentro de la pantalla de Registro de Egresos procedemos a completar la

información que falta como son: Núm. CUR, Fecha, Concepto, Tipo de Contribuyente y

retenciones, luego de lo cual tendremos la siguiente pantalla

Número de CUR

Fecha

Tipo Contribuyente

Retenciones

3. Una vez ingresados todos los datos procedemos guardar el documento y obtendremos un

mensaje de confirmación de guardar y obtenemos el número de documento y asiento

respectivo

4. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada, se mostrará un reporte como el siguiente

Nota:

Una vez hecho el registro se debe proceder a aprobar el asiento en el módulo de contabilidad para que tenga afectación tanto a la cédula de egresos como a os estados financieros

Registro de Liquidación de Anticipos

En esta opción podremos registrar las liquidaciones anticipos referentes a: Anticipo de Viáticos (AV), Anticipos de Caja Chica (CH), Fondo Rotativo (FR) y Fondo Específico (FE) realizados por el Módulo de Contabilidad, para lo cual vamos a ingresar de la siguiente manera:

1. Escogemos el tipo de Registros (CYD). Para este tipo de registros se genera únicamente Comprometido y Devengado

2. Una vez seleccionado el documento correspondiente se cargara los datos del anticipo que nos ayudaran a completar la información para registrar nuestro documento de CYD

3. Ingresamos el número de CUR del eSigef y escogemos la fecha de la transacción

3. Ingresamos el documento de Referencia, el concepto, seleccionamos el kardex y procedemos a buscar

Número de CUR

Fecha

Tipo Contribuyente

Retenciones

Seleccionar parámetros de registro

presupuestario

4. Seleccionamos el tipo de contribuyente

5. Escogemos los datos de RNE, Estructura Programática, Código PD, Fase, Ítem y Partida para la afectación presupuestaria

Al momento que seleccionamos la partida se desplegara la información presupuestaria referente a Asignación Codificada, Devengado y Compromisos a ese momento 6. Si la partida seleccionada corresponde a Activos Fijos (grupo 844), Bienes No Depreciables (Grupo 5314) o Suministros Grupo 5308) procedemos a asignar la Unidad Administrativa y la persona encargada de esos bienes

7. Una vez que hemos seleccionado los ítems requeridos y hemos ingresado el Tipo I/R (Incremento/Reducción) y el valor e IVA damos click en Agregar y los registros seleccionados anteriormente se cargan en la grilla inferior del documento

8. De ser el caso se seleccionamos y agregamos las retenciones correspondientes

9. Una vez ingresada toda la información guardamos el documento, se mostrará un mensaje con el número de transacción presupuestaria y el número de asiento generado

10. Finalmente procedemos a generar y revisar el reporte de la transacción realizada, se mostrará un reporte como el siguiente

Nota:

Una vez hecho el registro se debe proceder a aprobar el asiento en el módulo de contabilidad para que tenga afectación tanto a la cédula de egresos como a os estados financieros

Registro de Pagos

1. Los registros de Devengando (DEV) y de Comprometido y Devengado (CYD) una vez aprobados quedan en estado pendiente de pago, para proceder a registra los mismo en el Sistema en la siguiente opción:

2. Dentro de la página de registro de Pagos se mostraran toda las transacciones que se encuentran pendientes de pago, los cuales procedemos a seleccionar y genera el pago

3. El Asiento generado es el siguiente:

• Asiento Tipo de Pago para transacciones de Registros Con PAC y Sin PAC

• Asiento Tipo de Pago para transacciones de Liquidación de Anticipos

Reportes de Egreso

Una vez realizadas las transacciones y haber aprobadas las mismas están pasaran a afectar la cédula presupuestaria de egresos a la cual podemos revisar de la siguiente manera 1. Ingresamos en la opción de Reportes -> Egresos -> Cédula Presupuestaria de Egresos

2. Seleccionamos el tipo de reporte, la fecha de corte del reporte y presionamos sobre el ícono del botón de ver el reporte

3. Se mostrara el siguiente reporte: