manual de usuario - sica

MANUAL DE USUARIO - SICA SICA – Sistema Informático de Clasificación Archivística

MANUAL DE USUARIO - SICA

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Tabla de contenido Introducción ........................................................................................................................................ 2

Definiciones ........................................................................................................................................ 3

Cuadro General de Clasificación Archivística, 2016 .......................................................................... 4

Secciones Sustantivas ..................................................................................................................... 4

Protección, respeto, vigilancia, observancia y defensa de los Derechos Humanos ................. 4

Prevención, promoción, estudio y difusión de los Derechos Humanos ................................... 4

Consejo Consultivo ..................................................................................................................... 5

Secciones Comunes ........................................................................................................................ 5

Legislación ................................................................................................................................... 5

Asuntos Jurídicos ........................................................................................................................ 5

Programación, Organización y Presupuestación ....................................................................... 6

Recursos Humanos ..................................................................................................................... 6

Recursos Financieros .................................................................................................................. 7

Recursos Materiales y Obra Pública .......................................................................................... 8

Servicios Generales ..................................................................................................................... 8

Tecnologías y Servicios de Información ..................................................................................... 9

Comunicación Social ................................................................................................................... 9

Control de Auditoría de Actividades Públicas ......................................................................... 10

Programación, Información, Evaluación y Políticas ................................................................ 10

Transparencia y Acceso a la Información Pública.................................................................... 11

Administración de Archivos ..................................................................................................... 11

Iniciar sesión en SICA ........................................................................................................................ 12

Gestor de Series ................................................................................................................................ 14

Registrar series documentales: .................................................................................................... 15

Consultar series documentales: ................................................................................................... 19

Borrar series documentales: ........................................................................................................ 20

Modificar series documentales: ................................................................................................... 20

Gestor de Expedientes...................................................................................................................... 21

Registrar un expediente ............................................................................................................... 21

Consultar un expediente .............................................................................................................. 24

Borrar un Expediente ................................................................................................................... 25


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Modificar un Expedientes ............................................................................................................ 25

Gestor de Documentos ..................................................................................................................... 26

Registrar Documentos .................................................................................................................. 26

Consultar Documentos ................................................................................................................. 28

Borrar Documentos ...................................................................................................................... 29

Modificar Documentos ................................................................................................................. 29

Instrumentos de Control y Consulta Archivística ............................................................................ 30

Cuadro General de Clasificación Archivística....................................................................... 30

Catálogo de Disposición Documental .................................................................................. 30

Guía Simple de Archivos ....................................................................................................... 30

Inventario de Archivo Documental ...................................................................................... 30

Transferencias ................................................................................................................................... 34

Salir del Sistema ............................................................................................................................... 34

Introducción EL Sistema Informático de Clasificación Archivística (SICA) de la CDH Puebla, tiene como objetivo general tres objetivos fundamentales:

Cumplir con la Ley de Archivos del Estado de Puebla, generando y manteniendo actualizados los instrumentos archivísticos obligatorios.

Coadyuva a la gestión y administración de documentación (información) que se genera y se recibe en la CDH Puebla.

Fortalecer la cultura organizacional de la CDH Puebla en materia de gestión archivística. Al respecto, es necesario resaltar que el artículo 7, fracción I de la Ley de Archivos del Estado de Puebla, establece como uno de sus objetivos promover el uso (sic) métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos de los sujetos obligados, que contribuyan a la eficiencia gubernamental y el avance institucional; asimismo la fracción VII, del artículo supra mencionado, instruye procurar la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos. Adicionalmente el artículo 13, fracción VIII del Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Puebla, faculta a las Unidades Coordinadoras para gestionar y coordinar la aplicación de las tecnologías de la información, destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión electrónica de documentos, vigilando la aplicación de medidas de control, para los documentos electrónicos o digitales, conforme a la Ley y a dicho Reglamento. Bajo estas consideraciones, el Sistema Informático de Clasificación Archivística (SICA), sistematiza los lineamientos mediante los cuales el personal de la Comisión de Derechos Humanos del Estado


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de Puebla, deberá llevar a cabo el proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del Organismo y la normatividad aplicable. Para mejorar la compresión de los términos referentes a la gestión documental del Sistema SICA, se incluyen las siguientes definiciones:

Definiciones

a. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

b. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por la CDH Puebla, en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades.

c. Archivo de concentración: Aquél que contiene documentos cuya consulta es esporádica por parte de los órganos o las unidades administrativas de la CDH Puebla, y que permanecen en él hasta su destino final.

d. Archivo de trámite: Aquel que contiene documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de un órgano o de una unidad administrativa de la CDH Puebla.

e. Archivo histórico: Aquel en el que se administra, organiza, describe, conserva y difunde la memoria documental de la CDH Puebla, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria estatal y cuyo acceso es público.

f. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contengan valores históricos.

g. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la CDH Puebla.

h. Destino final: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

i. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la CDH Puebla, independientemente del soporte en el que se encuentren.

j. Expediente: Unidad básica de la serie documental constituida por uno o varios documentos, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los órganos o las unidades administrativas de la CDH Puebla.

k. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la CDH Puebla, en el transcurso de sus actividades y funciones y que se identifica con el nombre de la misma.

l. Legajo: La subdivisión de un expediente, realizado por un órgano o unidad administrativa de la CDH Puebla, que por su volumen permita un adecuado manejo y conservación.


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m. Plazo de conservación: Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración, y en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, y en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.

n. Sección: Cada una de las divisiones de fondo, basada en las atribuciones de la CDH Puebla, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

o. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de la misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

p. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.

q. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración; o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos.

r. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Cuadro General de Clasificación Archivística, 2016

Secciones Sustantivas

1S Protección, respeto, vigilancia, observancia y defensa de los Derechos Humanos

1S 1S.1 Disposiciones generales en materia de protección, respeto, vigilancia, observancia y defensa de los Derecho Humanos

1S 1S.2 Quejas

1S 1S.3 Orientaciones

1S 1S.4 Recomendaciones

1S 1S.5 Conciliaciones (ddhh)

1S 1S.6 Documentos de no responsabilidad

1S 1S.7 Propuestas generales para mejorar la protección de los Derechos Humanos

1S 1S.8 Solicitudes de intervención que no constituyeron quejas u orientaciones

1S 1S.9 Propuestas para la promoción de reformas legislativas y reglamentarias que mejoren la protección DDH

1S 1S.10 Supervisión del respeto a los Derechos Humanos de personas que se encentren privadas de su libertad

1S 1S.11 Impulso a la observancia de los Derechos Humanos en el Estado

2S Prevención, promoción, estudio y difusión de los Derechos Humanos

2S 2S.1 Disposiciones generales en materia de Prevención, promoción, estudio y difusión de los DDHH

2S 2S.2 Enseñanza de los Derechos Humanos

2S 2S.3 Estudio de los Derechos Humanos


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2S 2S.4 Difusión de los Derechos Humanos

2S 2S.5 Promoción de los Derechos Humanos

2S 2S.6 Programas preventivos en materia de Derechos Humanos

2S 2S.7 Programas y acciones sobre tratados, convenciones y acuerdos internacionales en Derechos Humanos

2S 2S.8 Bases de coordinación y Convenios de Colaboración

2S 2S.9 Reuniones con organizaciones no gubernamentales de defensa de los Derechos Humanos

2S 2S.10 Edición de publicaciones de la CDH Puebla para la difusión de los Derechos Humanos

2S 2S.11 Gaceta

3S Consejo Consultivo

3S 3S.1 Disposiciones generales en materia del Consejo Consultivo

3S 3S.2 Convocatorias

3S 3S.3 Sesiones del consejo consultivo

3S 3S.4 Actas y/o acuerdos del consejo consultivo

3S 3S.5 Informes para el Consejo Consultivo

Secciones Comunes

1C Legislación

1C 1C.1 Disposiciones en materia de legislación

1C 1C.2 Programas y proyectos en materia de legislación

1C 1C.3 Leyes

1C 1C.4 Códigos

1C 1C.5 Convenios y tratados nacionales e internacionales

1C 1C.6 Decretos

1C 1C.7 Reglamentos

1C 1C.8 Acuerdos generales

1C 1C.9 Circulares

1C 1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.)

1C 1C.11 Resoluciones

1C 1C.12 Compilaciones jurídicas

1C 1C.13 Publicaciones en el Periódico Oficial del Estado de Puebla / Federación

1C 1C.14 Normas oficiales mexicanas

1C 1C.15 Comités y subcomités de normalización

2C Asuntos Jurídicos

2C 2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos

2C 2C.2 Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos

2C 2C.3 Registro y certificación de firmas

2C 2C.4 Registro y certificación de firmas acreditadas ante la CDH Puebla

2C 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal

2C 2C.6 Asistencia consulta y asesorías

2C 2C.7 Estudios, dictámenes e informes

2C 2C.8 Juicios contra la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Puebla


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2C 2C.9 Juicios de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Puebla

2C 2C.10 Amparos

2C 2C.11 Interposición de recursos administrativos

2C 2C.12 Opiniones técnico jurídicas

2C 2C.13 Inspección y designación de peritos

2C 2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos

2C 2C.15 Notificaciones

2C 2C.16 Inconformidades y peticiones

2C 2C.17 Delitos y faltas

2C 2C.18 Derechos humanos

3C Programación, Organización y Presupuestación

3C 3C.1 Disposiciones en materia de programación

3C 3C.2 Programas y proyectos en materia de programación

3C 3C.3 Procesos de programación

3C 3C.4 Programa anual de adquisiciones (Inversiones)

3C 3C.5 Registro programático de proyectos institucionales

3C 3C.6 Registro programático de proyectos especiales

3C 3C.7 Programas operativos anuales

3C 3C.8 Disposiciones en materia de organización

3C 3C.9 Programas y proyectos en materia de organización

3C 3C.10 Dictamen técnico de estructuras

3C 3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización

3C 3C.12 Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de procesos y procedimientos

3C 3C.13 Mejora Regulatoria (Acciones de modernización administrativa)

3C 3C.14 Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos

3C 3C.15 Desconcentración de funciones (No aplica)

3C 3C.16 Descentralización (No aplica)

3C 3C.17 Disposiciones en materia de presupuestación

3C 3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuestación

3C 3C.19 Análisis financiero y presupuestal

3C 3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal

4C Recursos Humanos

4C 4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos

4C 4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos

4C 4C.3 Expediente ·único de personal

4C 4C.4 Registro y control de puestos y plazas

4C 4C.5 Nómina de pago de personal

4C 4C.6 Reclutamiento y selección de personal

4C 4C.7 Identificación y acreditación de personal

4C 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)

4C 4C.9 Control disciplinario


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4C 4C.10 Descuentos

4C 4C.11 Estímulos y recompensas

4C 4C.12 Evaluaciones y promociones

4C 4C.13 Productividad en el trabajo

4C 4C.14 Evaluación del desempeño de servidores de mando

4C 4C.15 Afiliaciones al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al servicio de los P

4C 4C.16 Control de prestaciones en materia económica (FONAC, Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.

4C 4C.17 Jubilaciones y pensiones

4C 4C.18 Programas de retiro voluntario

4C 4C.19 Becas

4C 4C.20 Relaciones laborales (comisiones mixtas, sindicato nacional de trabajadores al servicio de los Poder

4C 4C.21 Servicios sociales y culturales y de seguridad e higiene en el trabajo

4C 4C.22 Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de áreas administrativas

4C 4C.23 Servicio social de áreas administrativas

4C 4C.24 Currículo de personal

4C 4C.25 Censo de personal

4C 4C.26 Expedición de constancias y credenciales

4C 4C.27 Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales (No aplica)

4C 4C.28 Servicio profesional de carrera (No aplica)

5C Recursos Financieros

5C 5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

5C 5C.2 Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

5C 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal

5C 5C.4 Ingresos

5C 5C.5 Libros contables

5C 5C.6 Registros contables (glosa)

5C 5C.7 Valores financieros

5C 5C.8 Aportaciones a capital

5C 5C.9 Empréstitos

5C 5C.10 Financiamiento externo

5C 5C.11 Esquemas de financiamiento

5C 5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros

5C 5C.13 Créditos concedidos

5C 5C.14 Cuentas por liquidar certificadas

5C 5C.15 Transferencias de presupuesto

5C 5C.16 Ampliaciones del presupuesto

5C 5C.17 Registro y control de pólizas de egresos

5C 5C.18 Registro y control de pólizas de ingresos

5C 5C.19 Pólizas de diario

5C 5C.20 Compras directas


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5C 5C.21 Garantías, fianzas y depósitos

5C 5C.22 Control de cheques

5C 5C.23 Conciliaciones

5C 5C.24 Estados financieros

5C 5C.25 Auxiliares de cuentas

5C 5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto

5C 5C.27 Fondo rotatorio

5C 5C.28 Pago de derechos

6C Recursos Materiales y Obra Pública

6C 6C.1 Disposiciones en materia de recursos materiales, (obra pública,) conservación y mantenimiento

6C 6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento

6C 6C.3 Licitaciones

6C 6C.4 Adquisiciones

6C 6C.5 Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos

6C 6C.6 Control de contratos

6C 6C.7 Seguros y fianzas

6C 6C.8 Suspensión, rescisión, terminación de obra pública

6C 6C.9 Bitácoras de obra pública

6C 6C.10 Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento

6C 6C.11 Precios unitarios en obra pública y servicios

6C 6C.12 Asesoría técnica en materia de obra pública

6C 6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física

6C 6C.14 Registro de proveedores y contratistas

6C 6C.15 Arrendamientos

6C 6C.16 Disposiciones de activo fijo

6C 6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles

6C 6C.18 Inventario físico y control de bienes inmuebles

6C 6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles

6C 6C.20 Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes

6C 6C.21 Control de calidad de bienes e insumos

6C 6C.22 Control y seguimiento de obras y remodelaciones

6C 6C.23 Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios

6C 6C.24 Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles

6C 6C.25 Comité de obra pública - No Aplica

6C 6C.26 Comisiones consultivas mixtas de abastecimiento

7C Servicios Generales

7C 7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales

7C 7C.2 Programas y proyectos en materia de servicios generales

7C 7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)

7C 7C.4 Servicios de embalaje, fletes y maniobras

7C 7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia


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7C 7C.6 Servicios de lavandera, limpieza, higiene y fumigación

7C 7C.7 Servicios de transportación

7C 7C.8 Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización

7C 7C.9 Servicio postal

7C 7C.10 Servicios especializados de mensajería

7C 7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario

7C 7C.12 Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de cómputo

7C 7C.13 Control de parque vehicular

7C 7C.14 Control de combustible

7C 7C.15 Control y servicios en auditorios y salas

7C 7C.16 Protección civil

8C Tecnologías y Servicios de Información

8C 8C.1 Disposiciones en materia de telecomunicaciones

8C 8C.2 Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones

8C 8C.3 Normatividad tecnológica

8C 8C.4 Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones

8C 8C.5 Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de la Comisión

8C 8C.6 Desarrollo redes de comunicación de datos y voz

8C 8C.7 Disposiciones en materia de informática

8C 8C.8 Programas y proyectos en materia de informática

8C 8C.9 Desarrollo informático

8C 8C.10 Seguridad informática

8C 8C.11 Desarrollo de sistemas

8C 8C.12 Automatización de procesos

8C 8C.13 Control y desarrollo del parque informático

8C 8C.14 Disposiciones en materia de servicios de información

8C 8C.15 Programas y proyectos en materia de servicios de información

8C 8C.16 Administración y servicios de archivo

8C 8C.17 Administración y servicios de correspondencia

8C 8C.18 Administración y servicios de bibliotecas

8C 8C.19 Administración y servicios de otros centros documentales

8C 8C.20 Administración y preservación de acervos digitales

8C 8C.21 Instrumentos de consulta

8C 8C.22 Procesos técnicos en los servicios de información

8C 8C.23 Acceso y reservas en servicio de información

8C 8C.24 Productos para la divulgación de servicios

8C 8C.25 Servicios y productos en Internet e intranet

9C Comunicación Social

9C 9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social

9C 9C.2 Programas y proyectos en materia de comunicación social

9C 9C.3 Publicaciones e impresos institucionales

9C 9C.4 Materia multimedia


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9C 9C.5 Publicidad institucional

9C 9C.6 Boletines y entrevistas para medios

9C 9C.7 Boletines informativos para medios

9C 9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas

9C 9C.9 Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de

9C 9C.10 Notas para medios

9C 9C.11 Prensa institucional

9C 9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas

9C 9C.13 Comparecencias ante el poder legislativo

9C 9C.14 Actos y eventos oficiales

9C 9C.15 Registro de audiencias públicas

9C 9C.16 Invitaciones y felicitaciones

9C 9C.17 Servicio de edecanes

9C 9C.18 Encuestas de opinión

10C Control de Auditoría de Actividades Públicas

10C 10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoría

10C 10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoría

10C 10C.3 Auditoría

10C 10C.4 Visitadurías

10C 10C.5 Revisiones de rubros específicos

10C 10C.6 Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones

10C 10C.7 Participantes en comités

10C 10C.8 Requerimientos de información a los órganos y Unidades Administrativas de la Comisión de Derechos Humanos

10C 10C.9 Quejas y denuncias de actividades públicas

10C 10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones

10C 10C.11 Responsabilidades

10C 10C.12 Inconformidades

10C 10C.13 Inhabilitaciones

10C 10C.14 Declaraciones patrimoniales

10C 10C.15 Entrega / recepción

10C 10C.16 Libros blancos

11C Programación, Información, Evaluación y Políticas

11C 11C.1 Disposiciones en materia de planeación

11C 11C.2 Disposiciones en materia de información y evaluación

11C 11C.3 Disposiciones en materia de políticas

11C 11C.4 Programas y proyectos en materia de información y evaluación

11C 11C.5 Programas y proyectos en materia de políticas

11C 11C.6 Plan Estatal de Desarrollo - Plan Institucional de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Puebla

11C 11C.7 Programas a mediano plazo

11C 11C.8 Programas de acción


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11C 11C.9 Sistemas de información estadística de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Puebla

11C 11C.10 Sistema de variables e indicadores SISVI

11C 11C.11 Normas de elaboración y actualización de la información estadística

11C 11C.12 Captación, producción y difusión de la información estadística

11C 11C.13 Desarrollo de encuestas

11C 11C.14 Grupo interinstitucional de información (comités

11C 11C.15 Evaluación de programas de acción

11C 11C.16 Informe de labores

11C 11C.17 Informe de ejecución

11C 11C.18 Informe de gobierno

11C 11C.19 Indicadores

11C 11C.20 Indicadores de desempeño, calidad y productividad

11C 11C.21 Normas para la evaluación

11C 11C.22 Modelos de organización

12C Transparencia y Acceso a la Información Pública

12C 12C.1 Disposiciones en materia de acceso a la información

12C 12C.2 Programas y proyectos en materia de acceso a la información

12C 12C.3 Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción

12C 12C.4 Unidades de enlace

12C 12C.5 Comité de información

12C 12C.6 Solicitudes de acceso a la información

12C 12C.7 Portal de transparencia

12C 12C.8 Clasificación de información reservada

12C 12C.9 Clasificación de información confidencial

12C 12C.10 Sistemas de datos personales

12C 12C.11 CAIP / INAI

12C 12C.12 Archivos del presidente electo - No Aplica

13C Administración de Archivos

13C 13C.1 Disposiciones en materia de administración de archivos

13C 13C.2 Planes, programas y proyectos

13C 13C.3 Unidad Coordinadora de Archivos

13C 13C.4 Sistema Institucional de Archivos

13C 13C.5 Instrumentos Archivísticos

13C 13C.6 Transferencias documentales

13C 13C.7 Bajas documentales

13C 13C.8 Conservación y preservación

13C 13C.9 Registro Estatal de Archivos

13C 13C.10 Cursos, asesorías y capacitaciones

13C 13C.11 Organismos rectores

13C 13C.12 Vinculación archivística

13C 13C.13 Difusión


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Iniciar sesión en SICA Para poder iniciar sesión en el SICA deberá contar con la clave de acceso correspondiente, cada empleado designado para la gestión archivística y cada titular de área en la CDH Puebla tiene asignada una clave en el SICA para su acceso; si no cuenta con dicha clave póngase en contacto con el personal de informática para que se la proporcione. Si ya cuenta con su clave de acceso, siga los siguientes pasos para iniciar la sesión:

1. Ejecute el sistema: Busque el ícono de [SICA] en el escritorio de su computadora y de <doble click> sobre este con el botón izquierdo de su mouse. Deberá aparecer la siguiente pantalla:

2. Introduzca su clave: Proporcione la clave que tiene asignada para ingresar al sistema, las

claves son únicas y específicas para cada persona, ya que se usan para generar algunos instrumentos archivísticos específicos y gestionar de manera independiente la información por cada una de las áreas.

Recuerde: La clave es sensible a mayúsculas y minúsculas; por lo que deberá ingresarla tal y como se la proporcionen, respetando el uso de mayúsculas y minúsculas.

Una vez proporcionada la clave de <enter> para validarla. De ser correcta le aparece un mensaje de bienvenida, o de lo contrario un mensaje de error como los que a continuación se muestra. Si el mensaje es de error, la puede proporcionar nuevamente para hacer una nueva validación; tiene hasta 5 oportunidades antes de que el sistema se cierre.

Mensaje de bienvenida para claves correctas

Mensaje de error para claves incorrectas

Habiendo ingresado la clave correctamente y después del mensaje de bienvenida aparecerá la pantalla principal del SICA, personalizada con el nombre de la persona activa en el


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Sistema. Este nombre siempre deberá estar visible para persona activa que está usando el SICA. Recuerde: Al momento de introducir la clave de acceso, el sistema no le permitirá usar las teclas {delete} o {back} para corregir posibles errores al momento de introducir su clave; en otras palabras, deberá introducir su clave sin equivocaciones para que sea aceptada por SICA; en caso de equivocarse deberá pulsar {entrer} y comenzar nuevamente.

Pantalla Principal de SICA

Nombre del/la

usuario/a

activo/a

Fondo y Unidad

Administrativa

del /la

usuario/a

activo/a


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Gestor de Series Esta opción del sistema SICA deberá ser usada por los titulares de las áreas administrativas para registrar las series documentales que aplican a sus áreas, es decir, si bien se dispone de un catálogo general de series agrupadas en secciones sustantivas y comunes, no todas aplican a cada área; por esta razón deberá usar esta opción para indicar cuales series serán usadas por su área. Para registrar cada una sus series documentales, en la Pantalla Principal de SICA primero seleccione la Sección de la serie que desee registrar, ya sea sustantiva o común. Para desplegar las opciones disponibles para cada sección pulse los botones de las flechas localizadas a la izquierda de cada opción.

Una vez desplegadas las opciones de cada una de las secciones, deberá dar "Clic" sobre alguna de ellas, para seleccionarla. Si desea verificar la información, SICA la actualizará en la parte superior de la pantalla, y visualizará en la sección de series, el catálogo disponible para esa sección. Imagen: Sección de Clasificación Documental

Observe en la imagen que antecede, que SICA le indica que se ha seleccionado la Sección con código 2S que corresponde a “Prevención, promoción, estudio y difusión de los Derechos Humanos”, la letra “S” en el código de la sección le indica que se trata de una sección sustantiva; las secciones comunes se identifican con la letra “C”. Con esta acción de selección de secciones, SICA también le muestra automáticamente en la “Sección de Series Documentales” las series que corresponden a dicha sección, observe en la imagen anterior que el código se serie se encuentra vacío, es decir, SICA le indica que no ha seleccionado aún, una serie de dicha sección. Imagen: Sección de Series Documentales


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La imagen que antecede le indica las series documentales que corresponden a la sección que usted ha seleccionado, es decir, para el ejemplo: 2S Prevención, promoción, estudio y difusión de los Derechos Humanos”. Para seleccionar la serie documental deberá dar “doble clic” sobre la opción deseada, y SICA actualizará automáticamente la serie en la Sección de Clasificación Documental. Imagen: Sección de Clasificación Documental con sección y serie seleccionadas

Para poder hacer uso del Gestor de Series, deberá previamente habar seleccionado la sección y la serie correspondiente. De no hacerlo, SICA le mostrará el mensaje de error correspondiente. Una vez hecho esto, estará usted en condiciones de pulsar el botón “Gestor de Series” y registrar la serie seleccionada para su unidad administrativa. SICA le mostrara la siguiente pantalla, mediante la cual usted podrá registrar, borrar, modificar o consultar las series documentales de su unidad administrativa.

Imagen: Pantalla principal del Gestor de Series Documentales

Para gestionar adecuadamente las series documentales, la Sección de Clasificación deberá contener todos los datos llenos (Fondo, Unidad Administrativa, Sección y Serie), tal y como se muestra en la imagen que antecede. Registrar series documentales: Para registrar la serie seleccionada, deberá proporcionar a SICA la siguiente información;


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Descripción de la serie: En este campo, deberá proporcionar una breve descripción de la serie seleccionada y que usará en su área administrativa; habrá casos en los que la descripción de la serie para su unidad administrativa sea exactamente la misma que la usada en el catálogo general de clasificación archivística; sin embargo, es conveniente que especifique con mayor claridad el uso que hará en su área administrativa de dicha serie.

Para mayor claridad, en el ejemplo que se visualiza la DQO al hacer uso de esta serie podía indicar en este campo “Relación de Quejas por violaciones a DDHH” ya que es la información que proporciona para las sesiones del consejo; mientras que la DPIT especificaría en la descripción haciendo uso de esta misma serie “Informes estadísticos para el Consejo Consultivo”. Es decir, cada área puede hacer uso de la misma serie para fines distintos, pero que tienen que ver con el mismo asunto.

Valor Documental: Deberá indicar el valor documental que tiene la serie seleccionada en su unidad administrativa, esto es debido a que los valores documentales para cada serie varía en cada unidad administrativa; los valores son:

o Administrativo: El que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.

o Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. o Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública.

o Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pública Para seleccionar el valor de la serie, de “click” en la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de cada de descripción del valor, para que se marque con una “X”. Debe seleccionar al menos un valor para cada serie, y puede haber series que tengan más de un valor documental.

Imagen: Valor documental de la serie.

La valoración documental ante todo es el proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la unidad administrativa, que tiene como objeto identificar los valores primarios de los documentos que se clasificarán en cada serie, y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de trámite, como en el archivo concentración y señalar su disposición final.


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Clasificación Documental: La clasificación documental, también es el proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la unidad administrativa, que tiene como objetivo proteger la información que genera la unidad administrativa restringiendo su acceso en términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; la clasificación puede ser:

o Pública: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o cualquiera que el desarrollo de la ciencia o la tecnología permita que los Sujetos Obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven, incluida la que consta en registros públicos;

o Confidencial: aquella que contiene datos personales y se encuentra en posesión de los Sujetos Obligados, susceptible de ser tutelada por el derecho a la vida privada, el honor y la propia imagen; la información protegida por el secreto comercial, industrial, bancario, fiduciario, fiscal y profesional; la información protegida por la legislación en materia de derechos de autor, propiedad intelectual; la relativa al patrimonio de una persona física o jurídica de derecho privado, entregada con tal carácter a cualquier Sujeto Obligado;

o Reservada: Información pública que se encuentre temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, así como la que tenga ese carácter en otros ordenamientos legales. Es importante señalar, que para los casos de series que se clasifiquen como reservadas, la unidad administrativa deberá contar el acuerdo de reserva correspondiente en términos de la ley en comento.

Para seleccionar la clasificación de la serie, de “click” en la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de cada de descripción, para que se marque con una “X”. Debe seleccionar al menos una clasificación para para cada serie. Las clasificaciones son mutuamente excluyentes.

Imagen: Clasificación Documental de la serie.

Plazo de Conservación: El plazo de conservación documental, también es el proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la unidad administrativa, que tiene como objetivo establecer el tiempo que cada serie deberá conservarse antes de que se cumpla su destino final; los tiempos de conservación se establecer en años para cada uno de los archivos que a continuación se indican:


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a. Archivo de concentración: Aquél que contiene documentos cuya consulta es esporádica por parte de los órganos o las unidades administrativas de la CDH Puebla, y que permanecen en él hasta su destino final.

b. Archivo de trámite: Aquel que contiene documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de un órgano o de una unidad administrativa de la CDH Puebla.

La suma de ambos plazos, indican el tiempo total de conservación para la serie documental antes de que se cumpla su destino final.

Imagen: Tiempo de conservación de la serie.

Para indicar el tiempo de conservación para cada tipo de archivo, de “clic” en el campo que se encuentra a la derecha de su descripción e introduzca el tiempo en años de conservación para cada archivo; SICA realizará la suma de ambos plazos que será el tiempo total de conservación de la serie antes de que se cumpla su destino final.

Destino Final: Al igual que en los casos anteriores, el destino final, también es el proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la unidad administrativa, que tiene como objetivo establecer que se hará con la documentación contenida en dicha serie, una vez que se concluya su plazo de conservación, los destinos finales son:

o Baja: Deberá seleccionar esta opción si ha determinado que el destino final de la serie es la destrucción; atendiendo el procedimiento de baja documental correspondiente. Esta opción indica, que una vez concluido el plazo de conservación, la documentación de esta serie ya no conserva ninguno de sus valores documentales establecidos.

o Archivo Histórico: Deberá seleccionar esta opción si ha determinado que el destino final de la serie es su conservación permanente, es decir, los valores documentales de la serie no fenecen y por su importancia es necesario su conservación en el archivo histórico institucional.

Imagen: Destino final de la serie.


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Para indicar el destino final de la serie, de “clic” en la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de su descripción para que se marque con una “X”; Para el caso de archivo histórico deberá indicar el motivo de su conservación permanente:

Evidencial: Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles.

Testimonial: Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución.

Informativo: Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación.

Una vez que ha especificado todos los atributos que pide SICA para el registro de la serie documental, deberá pulsar el botón “Registrar” para que se grabe en la base de datos esta serie para su unidad administrativa. En caso de no haya introducido alguna información, SICA le mostrara el mensaje de error correspondiente; o en caso contrario, le indicará que la serie ha sido registrada para su unidad administrativa. Una vez registrada la serie, podrá ser usada en los demás módulos de SICA para gestionar los expedientes y los documentos de su unidad administrativa.

Imagen: Mensaje de Error cuando se intenta registrar una serie y no se han introducido todos los campos

requeridos.

Imagen: Mensaje cuando la serie se ha registrado

Adecuadamente

Importante: Con relación al campo “Código de serie registrada” es un atributo que no deberá ser proporcionado por los/as usuarios/as, en este sentido, SICA asigna un código automáticamente a cada serie registrada.

Consultar series documentales: Con esta opción, usted podrá consultar todas las series documentales que se encuentran registradas en su unidad administrativa, al pulsar el botón de “Consultar”, SICA le mostrará una tabla que incluye las series en referencia, como a continuación se muestra:


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Una vez visualizada la tabla, usted puede navegar usando las barras de navegación horizontal y/o vertical para localizar la serie que busca; de esta manera, para elegir una serie en específico deberá dar “clic” en cualquier columna de la fila correspondiente, y posteriormente pulsar la tecla “Esc”, esto hará que SICA muestre en la pantalla principal del Gestor de Serie toda la información relativa a la serie seleccionada. Borrar series documentales: Para borrar una serie documental, primeramente deberá utilizar la opción de “Consultar” para buscar la serie que desea borrar; una vez que ha seleccionado la serie y ha verificado que es la que desea borrar deberá pulsar el botón “Borrar”, esto hará que la serie sea eliminada de la base de datos. Importante: Antes de borrar series documentales, deberá asegurarse que dicha serie no contiene expedientes y/o documentos asociados, por ahora, en esta versión de SICA no se incluyen validaciones de este tipo, por lo que es necesario que los/as usuarios/as tomen estas providencias en la gestión de su documentación. Modificar series documentales: Para modificar una serie documental, primeramente deberá utilizar la opción de “Consultar” para buscar la serie que desea modificar; una vez que ha seleccionado la serie y ha verificado que es la que desea modificar, deberá realizar los cambios necesarios en los atributos de la serie, y posteriormente deberá pulsar el botón “Modificar”, esto hará que la serie sea modificada en la base de datos.


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Gestor de Expedientes Esta opción de SICA es para que se registren todos los expedientes que sean necesario para cada una de las series documentales registradas en casa unidad administrativa; en este sentido, no podrán registrarse expedientes para series que no hayan sido previamente registradas como válidas para cada unidad administrativa. Para comenzar a registrar expedientes pulse el botón “Gestor de Expedientes” y a continuación SICA mostrara la siguiente pantalla.

Pantalla Principal del Gestor de Expedientes

Nota: En esta pantalla no sea seleccionado la serie para registrar los expedientes, observe como el área de

“Clasificación” tiene campos vacíos.

Registrar un expediente Para registrar un expediente lo primero que debe hacer es seleccionar la serie documental a la que pertenece el expediente que desea registrar. Para ello, deberá hacer uso de la opción “Serie Documental” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla principal del Gestor de Expedientes.


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Imagen: Opción para consulta de series documentales

Para ver las series documentales registradas para su unidad administrativa pulse el botón “SUA” y posteriormente SICA le mostrara una tabla con las series documentales que se registraron mediante el Gestor de Series para la unidad administrativa a la que pertenece el/la usuario/a activo/a. Al respecto, SICA le ofrece una serie de filtros para visualizar las series registradas. Si selecciona “Sustantivas” –opción por default-, SICA mostrará únicamente las series documentales que correspondan a las secciones sustantivas del Fondo; de la misma manera, si selecciona “Comunes” SICA mostrará las series documentales que correspondan a las secciones comunes del Fondo. Una opción de filtro adicional es la de “Búsqueda”, mediante esta opción SICA le permite filtrar de acuerdo a la cadena de búsqueda que usted especifique en el campo que se encuentra precisamente debajo de esta opción; SICA buscará y mostrará todas las series que contengan esa cadena de búsqueda en la descripción de la serie que usted haya proporcionado al registrarla en el Gestor de Series.

La tabla que se muestra es la siguiente:

Una vez visualizada la tabla, usted puede navegar usando las barras de navegación horizontal y/o vertical para localizar la serie que busca; de esta manera, para elegir una serie en específico deberá dar “clic” en cualquier columna de la fila correspondiente, y posteriormente pulsar la tecla “Esc”, esto hará que SICA muestre en la pantalla principal del Gestor de Expedientes toda la información relativa a la serie seleccionada.


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Pantalla Principal del Gestor de Expedientes

Nota: En esta pantalla, se señalan en los recuadros azules la información que especifica que ya ha seleccionado la serie documental, y se encuentra listo para comenzar a registrar los expedientes de esta

serie.

Una vez seleccionada la serie documental, deberá proporcionar a SICA la siguiente información para dar de alta cada expediente (Estos campos son obligatorios):

Descripción del Expediente: Deberá indicar una breve descripción del expediente que va a registrar en la serie documental seleccionada;

Fecha de Inicio: Aquí se indica la fecha de creación del expediente, en formato día/mes/año.

Tipo de Archivo: Al momento de registrar los expedientes, únicamente podrá seleccionar la opción de archivo en trámite; los demás tipos de archivo, SICA los gestiona mediante las trasferencias que se hagan posteriormente.

Status del Expediente: Deberá indicar al momento del registro siempre “En trámite”. Los datos que a continuación se indican son opcionales, ya que al momento de la creación de los expedientes dicha información se desconoce.

Fecha de Cierre: Aquí se indica la fecha de conclusión del expediente, en formato día/mes/año.

Volumen: Aquí debe indicar el volumen del expediente, esta información se debe especificar una vez que el expediente ha sido cerrado, y se expresa en: Número de fojas, Número de legajos y Metros lineales.

Observaciones: En este campo, usted puede especificar información adicional que le permita identificar en mayor medida el expediente, o cualquier otra información que sea útil para su descripción.


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Una vez que haya proporcionado toda la información requerida para el registro del expediente, deberá pulsar el botón “Registrar” y SICA grabará en la base de datos el expediente en cuestión, asociándolo a la serie documental seleccionada y a la unidad administrativa a la que corresponde el/la usuario/a activo/a. En caso de que no haya proporcionado toda la información de los campos obligatorios, SICA mostrará el mensaje de error correspondiente y no le permitirá grabar el expediente hasta que haya proporcionado la información obligatoria. Consultar un expediente Con esta opción usted podrá consultar los expedientes que se haya registrado en cada una de las series documentales registradas para la unidad administrativa. Para ello, deberá primeramente seleccionar la serie documental de la que desea consultar los expedientes, para hacer esto, use de la opción “Serie Documental” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla principal del Gestor de Expedientes, misma que ya fue explicada en la sección de Registrar expediente. Una vez seleccionada la serie documental, deberá pulsar el botón “Consultar” y SICA le mostrará una tabla con cada uno de los expedientes registrados para esa serie documental; como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen: Tabla de expedientes de una serie documental seleccionada

Una vez visualizada la tabla, usted puede navegar usando las barras de navegación horizontal y/o vertical para localizar el expediente que busca; de esta manera, para elegir un expediente en específico deberá dar “clic” en cualquier columna de la fila correspondiente, y posteriormente pulsar la tecla “Esc”, esto hará que SICA muestre en la pantalla principal del Gestor de Expedientes toda la información relativa al expediente seleccionado.


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Opciones de consultas de expedientes Para realizar las consultas de expedientes, SICA le proporciona algunas opciones de filtro que puede usar para hacer la búsqueda más eficiente.

Imagen: Opciones de consultas para expedientes

Puede consultar expediente de la serie documental seleccionada del año activo y que se encuentren en trámite – son las opciones por default -; también pude consultar expedientes de algún año en específico o de todos los años que se encuentren registrados. Adicionalmente, SICA le proporciona la opción de buscar expedientes por cadena, en esta opción usted deberá introducir una cadena de búsqueda y posteriormente pulsar el botón “Buscar”, entonces SICA le mostrará todos los expedientes cuya descripción contenga la cadena que usted especificó, es importante mencionar que dicha búsqueda se hace independientemente de la serie documental que se haya seleccionado. Borrar un Expediente Para borrar un expediente, primero busque el expediente que desee eliminar usando la opción de “Consultar expediente”, que ya se explicó en la sección anterior. Una vez seleccionado el expediente, pulse el botón “Borrar”, con ello SICA eliminará de la base de datos el expediente en cuestión. Importante: Antes de borrar expedientes, deberá asegurarse que dicho expediente no contiene documentos asociados, por ahora, en esta versión de SICA no se incluyen validaciones de este tipo, por lo que es necesario que los/as usuarios/as tomen estas providencias en la gestión de su documentación. Modificar un Expedientes Para modificar un expediente, primero busque el expediente que desee modificar usando la opción de “Consultar expediente”, que ya se explicó en la sección correspondiente. Una vez seleccionado el expediente, puede hacer las modificaciones que desee en cualquiera de los campos que lo conforman, posteriormente pulse el botón “Modificar”, con ello SICA modificará en la base de datos el expediente en cuestión.


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Gestor de Documentos Mediante esta opción del sistema SICA usted podrá registrar todos los documentos que se generan o reciben en la unidad administrativa a la que pertenece, para ello, es indispensable recordar que todos los documentos deberán pertenecer a algún expediente – que previamente deberá ser registrado – y que todo expediente deberá pertenecer a alguna serie documental – que previamente deberá ser extraída del Catálogo General de Clasificación Archivística y registrada para la unidad administrativa – y que toda serie deberá pertenecer a una sección ya sea sustantiva o común y que toda sección deberá pertenecer a un Fondo – para este caso el fondo será siempre Comisión de Derechos Humanos del Estado de Puebla. La referencia anterior se hace en virtud de la importancia que reviste la adecuada gestión documental antes de iniciar el registro de los documentos, que son la más elemental unidad archivística que da origen a toda la gestión documental. Para iniciar la gestión archivística a nivel de documento, deberá dar clic en el botón “Gestor de Documentos” que se encuentra en la Pantalla principal del Sistema SICA, con ello se abrirá la Pantalla Principal para la Gestión de Documentos, misma que a continuación se muestra:

Pantalla Principal del Gestor de Documentos

Registrar Documentos Para registrar un documento, lo primero que tiene que hace buscar el expediente al que pertenece dicho documento, para ello, SICA le proporciona la opción “Búsqueda” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla principal del gestor de documentos.


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Imagen: Sección para búsqueda de expedientes y documentos en la

Pantalla Principal del Gestor de Documentos

En esta sección, deberá introducir una cadena de búsqueda y posteriormente pulsar el botón “Buscar/Exp”, entonces SICA le mostrará en una tabla todos los expedientes cuya descripción contenga la cadena que usted especificó, es importante mencionar que dicha búsqueda se hace en todas las series documentales registradas; la tabla que se muestra es la siguiente:

Imagen: Tabla de expedientes encontrados

Una vez visualizada la tabla, usted puede navegar usando las barras de navegación horizontal y/o vertical para localizar la serie que busca; de esta manera, para elegir un expediente en específico deberá dar “clic” en cualquier columna de la fila correspondiente, y posteriormente pulsar la tecla “Esc”, esto hará que SICA muestre en la sección de Clasificación de la pantalla principal del Gestor de Documentos toda la información relativa al expediente seleccionado.

Imagen: Sección de Clasificación con la información del expediente seleccionado

Importante: Antes de proceder al registro de documentos deberá verificar siempre, que en esta sección se describa con todos sus campos, el expediente al que pertenece el documento que desea registrar. Para registrar un documento SICA deberá introducir la información que a continuación se especifica, y que es obligatoria:

Referencia (Oficio): En este campo deberá indicar la referencia que identifica al documento, comúnmente se trata del número de oficio; sin embargo, puede haber ocasiones en que el documento no tenga ninguna referencia, en estos casos se deberá introducir las siglas “S/R”, es decir, sin referencia.

o Importante: Por convención, se recomienda introducir una letra inicial antes del número de referencia, para diferenciar entre los tipos de documentos más comunes


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que se reciben y/o generan. “O.” para oficios, “M.” para memorándums y “C.” para circulares; de esta manera todas las referencias serían con el siguiente formato:

O.CDH/DPIT/15/2016 M.CAIP/15/548 C.INEGI/DSPS/2016/457

Emisor: o Nombre: Nombre completo del emisor del documento, es a criterio del usuario/a

incluir o no, el título del emisor (Lic., Mtro., Dr.) o Cargo: Cargo completo del emisor del documento o Institución: Nombre completo a la que pertenece el emisor del documento

Descripción del Documento: Aquí deberá, indicar una descripción o asunto del que trata el documento.

Fojas: Indique el total de fojas de que se compone el documento (indique el número total de hojas no de páginas del documento).

Fecha (Emisión/Recepción): Indique la fecha de recepción del documento o de la emisión del documento según corresponda.

Medio de soporte: Especifique el medio de soporte del documento, este puede ser: o Papel: El documento se encuentra en soporte papel. (Es el más común que se usará) o Informático: El documento se encuentra y/o incluye un elemento informático, es

decir una elemento que requiere ser accedido mediante una computadora, como: Disco compacto, Pen drive, DVD, memorias, etc.

o Audiovisual: El documento se encuentra y/o incluye un elemento audiovisual, es decir un elemento que requiere ser accedido mediante un dispositivo audiovisual, como: Cintas magnéticas, etc.

o Otro: El documento se encuentra y/o incluye un elemento que no corresponde a alguna de las categorías anteriores.

Status del Documento: Indique el status del documento, este puede ser: o Trámite: Cuando el documento requiere alguna contestación por parte del emisor

y/o destinatario.

Observaciones: Cualquier otra información necesaria para la descripción del documento y/o localización del mismo.

Una vez que ha proporcionado todos los datos requeridos para el registro del documento, deberá pulsar el botón de “Registrar”, con ello SICA grabara el documento en la base de datos correspondiente. En caso de que no haya proporcionado toda la información obligatoria, SICA le mostrar un mensaje de error indicándoselo y le permitirá grabar el documento hasta que haya subsanado el error señalado. Consultar Documentos Con esta opción SICA le muestra en una tabla, todos los documentos registrados en el expediente que se describe en la sección de clasificación de la Pantalla Principal del Gestor de Documento, para consultar los documentos pulse el botón “Consultar” y SICA le mostrara en una tabla los documentos que contiene el expediente respectivo.


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Imagen: Tabla de documentos del expediente seleccionado

Una vez visualizada la tabla, usted puede navegar usando las barras de navegación horizontal y/o vertical para localizar el documento que busca; de esta manera, para elegir un documento en específico deberá dar “clic” en cualquier columna de la fila correspondiente, y posteriormente pulsar la tecla “Esc”, esto hará que SICA muestre en la pantalla principal del Gestor de Documentos toda la información relativa al documento seleccionado. Borrar Documentos Para borrar un documento, primero busque el documento que desee eliminar usando la opción de “Consultar documento”, que ya se explicó en la sección anterior. Una vez seleccionado el documento, pulse el botón “Borrar”, con ello SICA eliminará de la base de datos el documento en cuestión. Modificar Documentos Para modificar un documento, primero busque el documento que desee modificar usando la opción de “Consultar documento”, que ya se explicó en la sección correspondiente. Una vez seleccionado el documento, puede hacer las modificaciones que desee en cualquiera de los campos que lo conforman, posteriormente pulse el botón “Modificar”, con ello SICA modificará en la base de datos el documento en cuestión.


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Instrumentos de Control y Consulta Archivística Para implementar una política normativa y sistemática en los Archivos de la CDH Puebla, es necesario contar con Instrumentos de Control Archivístico que nos permitan conservar la documentación en forma ordenada, clasificada y controlada, con el fin de asegurar que los documentos, sin importar su soporte o formato, sirvan para el cumplimiento y sustento de las atribuciones o funciones de la CDH Puebla, el trámite, la gestión de asuntos, el acceso a la información y la rendición de cuentas. En este sentido, SICA genera automáticamente, a partir de la gestión realizada por cada una de las unidades administrativas, los instrumentos de control y consulta archivística que la ley en la materia exige a cada sujeto obligado; los instrumentos son:

Cuadro General de Clasificación Archivística Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

Catálogo de Disposición Documental Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

Guía Simple de Archivos Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

Inventario de Archivo Documental Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental.

Para generar cada instrumento pulse el botón “Instrumentos de Control” que se encuentra en la pantalla principal del Sistema SICA, y posteriormente SICA le mostrará la siguiente pantalla:


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Imagen: Pantalla para generar los Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Para generar cada instrumento deberá pulsar el botón que se encuentra a la izquierda de la descripción de cada uno de los instrumentos, observe que a la derecha de los instrumentos de control y consulta hay algunas opciones para genera dichos instrumentos, así:

La Guía General de clasificación Archivística se genera en dos versiones, una para las secciones sustantivas y otras para las secciones comunes.

La Guía simple de archivos se genera en tres versiones: Para archivo en trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico.

El inventario de archivo Documental se genera en tres versiones: Para archivo en trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico.

A continuación se muestran en forma ilustrativa los formatos que SICA genera para cada una de los instrumentos de Control y Consulta Archivística.


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Transferencias Este apartado de SICA se utiliza para realizar las transferencias respectivas en la gestión documental, atendiendo el marco normativo en la materia; las transferencias son las siguientes:

Transferencia Primaria: Mediante esta opción, SICA transfiere todos expedientes de archivo en trámite, generados en un año respectivo, de una serie documental en específico, que ya hayan sido concluidos y que ya hayan cumplido su plazo de conservación en archivo en trámite al archivo de concentración.

Transferencia Secundaria: Mediante esta opción, SICA transfiere todos expedientes de archivo en concentración, generados en un año respectivo, de una serie documental en específico, y que ya hayan cumplido su plazo de conservación en archivo de concentración a su destino final, ya sea baja o archivo histórico.

Imagen: Pantalla principal para la Transferencia de Archivos

Para hacer uso de esta opción, deberá pulsar el botón “Transferencias” que se encuentra en la Pantalla Principal de SICA, y en seguida se mostrará la pantalla Principal de la Transferencias de Archivos. Lo primero que debe hacer es seleccionar la serie documental que desea transferir, ya sea para Transferencia Primaria o Transferencia Secundaria, en seguida deberá indicar el año de los expedientes que desea transferir (Es decir el año en el que fueron generados los expedientes) y a continuación la fecha en la que se está realizando la transferencia. En seguida el SICA le mostrará todos los expedientes de esta serie documental que se encuentran listos para la transferencia seleccionada.

Salir del Sistema Pulse el botón “Salir del Sistema” en la Pantalla Principal del Sistema, para terminar la sesión y salir de SICA.

manual de usuario - sica

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