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Manual de Usuario

Tema: TURNOS Módulo: TURNOS

SIGH S.A.S.

Febrero 2019

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Modulo Cuadros de Turnos en la Aplicación

El primer paso, es definir por cual metodología se realizará la agrupación.

Se debe señalar por cuál de las tres opciones sería la agrupación, y luego se da click en ingresar.

Agrupación de empleados para asignar turnos

En el proceso de como agrupar a los empleados para asignar turnos, existen 3 formas disponibles. Centro de Costos, Área – División y

Ubicación.

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Centro de costos: Esta agrupación, está marcada por lo que dice el contrato de cada empleado, en el campo Centro de Costos. Cuando

se cree el turno, y se vaya a definir a quienes se les realiza una programación, se deberá escoger el centro de costos, y allí aparecerán todos

los que tengan en el contrato el centro de costos escogido.

Área y División: Esta agrupación, está marcada por lo que dice el contrato de cada empleado, en el campo Área y División. Cuando se cree el

turno, y se vaya a definir a quienes se les realiza una programación, se deberá escoger el área y la División, y allí aparecerán todos los que

tengan en el contrato el centro de costos escogido.

Ubicación: Esta agrupación, está diseñada para un sitio o lugar físico sea el que agrupe a los empleados para asignar turnos.

Esta ubicación, tiene hasta tres niveles para diseñar esta agrupación. Por ejemplo:

Ejemplo 1: Una clínica tiene varias alas de atención, y en cada una tiene servicios similares. Entonces una ubicación podría ser:

Ala norte -Piso tres – Enfermería. Esto quiere decir, que, en el ala norte, piso tres, enfermería, existirán un grupo de personas, agrupadas para

que así el jefe o encargado, les programe los turnos respectivos.

Ejemplo 2: Una empresa, tiene deferentes áreas de trabajo y cada área tiene su encargado.

Sucursal Principal – Área producción – Ensamble. Esto quiere decir, que, en la sucursal principal, en producción, ensamble, existirán un grupo

de personas, agrupadas para que así el jefe o encargado, les programe los turnos respectivos.

El uso de los niveles, no necesariamente tiene que ser los tres. Puede ser uno solo, o dos.

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Pantalla de Administración Ubicaciones – Rutas

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Por cada nivel, se deberá ingresar un código y una descripción. Será primero la primaria, y luego en el bloque dos, se ingresará la

secundaria, escogiendo a cuál primaria la voy a relacionar.

Pantalla Asociar Ubicaciones - Rutas a los Contratos

En esta pantalla, se podrá asignar a una persona de la empresa en una ubicación, y así poder realizar la programación de turnos.

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Se selecciona la ubicación, y luego se seleccionan las personas que serán partícipes de esa ubicación.

Luego se da clic en ingresar.

Se realiza lo mismo para todas las ubicaciones.

Creación Turnos En esta sección podrá crear todos los turnos respectivos, que tenga la empresa. Por efectos de operatividad, se deben crear también aquellas acciones como ausencias, vacaciones, Incapacidades, Licencias, Ver figura 3.

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Figura 3. Campos del bloque creación de turnos Código: Digite el código que le asignará al turno. El código no debe ser mayor a tres campos. Descripción: Es el nombre que le asignará al turno. Hora inicio – Hora Finaliza: Debe ingresar a qué hora comienza ese turno, y a qué horas termina. Hora inicio descanso – Hora fin descanso: En esta se debe llenar con un dato, que esté dentro del rango anterior, pero que sea igual en los dos campos solicitados. Hora inicio diurno – Hora Fin diurno: Debe ingresar los datos que identifican este periodo diurno. Labora sábados, Festivos y compensatorios: Seleccione en todas las casillas “SI”. Factor Turno: En esta casilla se debe colocar el número de horas por las cuales se divide el salario para encontrar el valor de hora. Cuadro turnos: Esta casilla se señala para cuando este turno será utilizado en la programación de turnos. Asignación de conceptos a los turnos En esta sección se podrán ingresar los diferentes conceptos de nómina que conforman

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Campos de asignación conceptos de turnos Turnos: Seleccione el turno al cual le definirá los conceptos. Conceptos: Seleccione el concepto que va a incluir en el turno. Horas concepto: Digite la cantidad de horas que tendrá este concepto. Horas faltantes turnos conceptos: Esta casilla indica cuantas horas faltan por asignarle conceptos. Nota: Existen unos turnos preparametrizados, los cuales no se podrán eliminar ni modificar, para efectos del manejo de planilla de turnos. Dominical / Descanso: Tendrá en el turno 0 horas de salario ordinario. Incapacidades: Tendrá parametrizado 8 horas ordinarias, teniendo en cuenta el factor turno del empleado. Vacaciones: Tendrá parametrizado 8 horas ordinarias, teniendo en cuenta el factor turno del empleado. Licencia Remunerada: Tendrá parametrizado 8 horas ordinarias, teniendo en cuenta el factor turno del empleado. Capacitación: Tendrá parametrizado 8 horas ordinarias, teniendo en cuenta el factor turno del empleado. Dominical y Festivos No laborado: Salario ordinario 0 horas. Licencia No Remunerada: Salario ordinario 0 horas. Ausencia: 0 Horas. Este turno se especificará si la persona no asiste al trabajo. Luego deberá cambiarse por otro turno. Suspensión: 0 horas Salario ordinario.

Descanso: 0 horas salario ordinario.

NOTA:

Se debe crear todos los tunos que podrán ser asignados a los empleados, y cada uno deberá tener las características de recargos según sea el caso.

Turno: NO10-6. Nocturno ordinario: Este turno es de 8 horas y va desde las 10 pm hasta las 6 a.m. del otro día. A este turno se le deberá ingresar la

característica de que tiene 8 recargos nocturnos.

Cuando se le esté definiendo el código al turno a ingresar, tener en cuenta que debiese tener en su codificación una característica identificable para cuando

se esté asignado los turnos a los empleados.

Contratos del personal que tendrá turnos

Para que estas personas sean visibles a la programación de turnos, tendrán que tener marcado en su contrato liquida por turnos.

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Portal Cuadro de Turnos

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Menú desplegado del Portal Cuadro de Turnos

En este menú se podrá ir a creación de cuadro de turnos y a la programación de los mismos.

Pantalla Cuadros Turnos, Ingreso de Datos Básicos

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En esta pantalla se creará el turno respectivo. Esta creación se debe hacer por cada encargado de personal a programar, y es por un periodo de un mes.

Responsable: Seleccione el responsable de administrar ese turno.

Año: Seleccione el año del turno a crear

Mes: seleccione el mes del turno a crear

Agrupación: Seleccione, el sitio, o el centro de costos o el Área – División del turno a crear.

Crear: De clic en crear y así tendrá un turno con la siguiente denominación: Nombre del encargado – Mes – año y Agrupación.

Añadir o Quitar Personal para el Cuadro de Turnos

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Una vez creado el turno respectivo, se deberá seleccionar a cuales personas según el tipo, se les va a programar para ese mes.

Esto se hace. Haciendo clic en el+ de cada una de las personas que se van a ingresar.

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Pantalla Programar Cuadros de Turnos

En esta pantalla, se selecciona a la persona que se le va a programar el turno.

Para tal efecto, se selecciona el año, mes y luego el cuadro de turnos a ser trabajado o modificado.

En la lista desplegable de “empleados”, aparecerán los empleados que se vincularon a ese turno. Se debe escoger uno a uno para ya asignarle en la sección

de programar turnos, en cada día del mes el turno respectivo.

Programar Turnos y horas extras al Personal

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Una vez seleccionado el empleado, se le asigna día a día cual turno le corresponde. Si el agrupamiento no es por sitio de trabajo.

Adicionalmente podrá asignarle un sitio al turno escogido (Siempre y cuando se haya parametrizado la sección de Ubicación).

Podrá asignar otro turno9 a un empleado el mismo día. Solo se podrá tener dos turnos por día.

Aquí, también podrá ingresar novedades de horas extras, si es requerido, al momento de que se le informe esta novedad.

Guardar, Exportar a PDF y Realizar Ajustes a los Cuadros de Turnos

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El cuadro de turnos, al guardarlo, aparecerá como se ve en la imagen anterior. El empleado podrá recibir este, pues es exportable a pdf, o mejor aún, podrá

consultarlo, en el portal de empleados.

Nota: Cuando se realice la liquidación de un periodo de nómina, este tendrá las características del turno asignado a la persona y las novedades ingresadas

por el cuadro de turnos.