manual defensoria online - 2014 - triagem em são paulo

8/18/2019 Manual Defensoria Online - 2014 - Triagem Em São Paulo

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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível

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MANUAL DO SISTEMA DEFENSORIA ON LINE –

DOL

2014


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SUMÁRIO

1. Histórico da criação do sistema DOL

2. Premissas

2.1. Estrutura

2.2. Geração de históricos

3. Acessando o sistema

4. Atendimento inicial

5. Inclusão

de

processo

judicial

6. Acompanhamento de processo

7. Encaminhamento à entidade conveniada

8. Cartório/Secretaria

9. Agendamento

10. Módulo CAM

11. Fluxo da revisão da denegação de atendimento


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1. Histórico da criação do sistema DOL

A Defensoria Pública de São Paulo, desde sua criação, sempre se

preocupou com a construção de um sistema informatizado de atendimento ao usuário,

que pudesse ao mesmo tempo conferir rapidez e eficiência, sem abandonar a

qualidade dos atendimentos.

Nesse sentido, o primeiro passo foi a construção do SIA (Sistema

Informatizado de Atendimento) que, desde 2008, está em plena utilização na quase

totalidade das Unidades do interior do Estado, além da Região Metropolitana.

O SIA foi desenvolvido para atender aos problemas de seu tempo. Após

alguns anos e no contexto de novas demandas e expansão da Instituição, existiam duas

opções: (1) atualização do SIA para adequação à atual realidade da Defensoria ou (2)

construção de um novo sistema informatizado de atendimento.

Optou‐se pela construção de um novo sistema, a fim de adequá‐lo ao atual

contexto de demandas e número de atendimentos da Defensoria, além de permitir

maior utilização dos recursos tecnológicos dispostos na atualidade e acompanhar o

crescimento da própria Instituição. Daí a ideia do DOL. Obviamente que os acertos já

consagrados pelo

antigo

sistema

puderam

ser

aproveitados,

como

experiência

primordial de um sistema inicial. Entretanto, a possibilidade de construção de um novo

sistema, mais avançado e adequado à realidade, já se fazia necessário.

Para a construção desse sistema, foi contratada uma consultoria externa

com expertise no desenvolvimento de soluções por software: IPT (Instituto de

Pesquisas Tecnológicas), criado na Escola Politécnica da USP e vinculado à Secretaria

de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia do Estado de São Paulo, sendo

uma das maiores instituições de desenvolvimento tecnológico do país.

Desde o início dos trabalhos, o IPT trabalhou de forma integrada e

sincronizada com a Assessoria da Qualidade do Atendimento e Coordenadoria da

Tecnologia da Informação, a fim de garantir que esse novo sistema fosse customizado

à realidade e perfil da Defensoria paulista.

O DOL é uma construção coletiva. Houve visitas, entrevistas e

acompanhamento das atividades pelas mais diversas Unidades da Defensoria,

objetivando melhor identificar o fluxo de trabalho e garantir que o sistema refletisse

tais elementos em seu desenvolvimento.


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2. Premissas

O DOL foi pensado a partir de três premissas:

(1) Usabilidade: o sistema usa ferramentas já disponíveis na internet para

facilitar o manuseio dos seus recursos. A navegação é intuitiva à medida que o fluxo

automático entre as telas retrata o processo de trabalho desenvolvido na DPESP. Por

exemplo, as caixas de texto se assemelham aos emails; os botões destinados a anexar

documentos têm a mesma estrutura dos anexos das mensagerias; as agendas dos

Defensores e das Secretarias das Unidades se assemelham à agenda do Google; a

localização de usuários e processos se assemelha à busca do Google;

(2) Otimização

das

informações: os

registros

no

sistema

têm

no

usuário

a figura central. Toda informação entrará no seu histórico. Isso evita a duplicidade de

registros. O registro organizado dos dados permite a rápida compreensão do caso pelo

Defensor, torna desnecessário que a mesma informação seja repetida pelo usuário

diversas vezes e dificulta encaminhamentos contraditórios. Assim, um usuário, uma

vez cadastrado no sistema, poderá ser identificado em qualquer unidade da Defensoria

que venha a fazer um atendimento ou consultar seu cadastro. E, todos os seus

processos que estiverem cadastrados poderão ser visualizados no sistema, com seus

respectivos andamentos;

(3) Produção de dados estratégicos: a compilação das informações ocorre

de modo categorizado, a fim de melhor produzir os indicadores da atuação

institucional. Por exemplo, é possível saber quantos Habeas Corpus foram impetrados

pela DPESP perante os Tribunais Superiores, no período de um ano; quantos dos

atendimentos realizados na triagem deram origem a processo judicial; quantos

acordos foram realizados na DPESP; quantos presos (provisórios ou definitivos)

receberam a visita de um Defensor Público.

2.1. Estrutura

Pode‐se afirmar que o sistema DOL foi estruturado em três grandes áreas,

a fim de melhor compreender seu funcionamento:

(1) Atendimentos;

(2) Acompanhamento de processos e seus respectivos atendimentos;

(3) Atividades administrativas relacionadas diretamente à atividade fim =

Secretaria/Cartório.


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Obs.: A divisão em áreas tem a intenção de facilitar a compreensão do

sistema. Entretanto, as informações lançadas no DOL ficam disponíveis em todas as

áreas,

que

se

inter‐

relacionam.

2.2. Geração de históricos

A figura central do DOL é o usuário dos serviços da DPESP. Todas as

informações lançadas no DOL são organizadas ao redor do usuário a que dizem

respeito. Uma das consequências desse fato é a geração de dois níveis de históricos.

(1) Todo usuário tem um histórico DPESP: todo usuário que se dirija à

Defensoria deixará registro de cada problema/demanda que lhe motivou a buscar essa

instituição.

O

histórico

DPESP

enumera

TODOS

os

problemas

trazidos

pelo

usuário

à

Defensoria, bem como a informação mais atualizada sobre cada caso. Exemplo: João,

ao longo de dois anos, procurou a DPE para se defender de um processo criminal,

depois para propor uma ação de divórcio e depois para se defender de uma ação de

alimentos. Cada problema corresponderá a uma linha (GRID ) do histórico DPESP.

Assim, ainda no exemplo, será possível confirmar todas as demandas que possuem

João como interessado, bem como o atual andamento de cada uma delas.

(2) Histórico do caso: cada problema do usuário gerará um histórico do

caso que, por sua vez, mostrará todas as movimentações ocorridas naquele caso, seja

em relação ao atendimento, seja em relação ao acompanhamento do processo. Cada

movimentação corresponde a uma grid do histórico do caso. As grids são organizadas

por ordem cronológica. Assim, é possível saber, por exemplo, quando o processo foi

enviado à DPESP pela primeira vez, quando foi apresentada defesa prévia, quando

aconteceram os atendimentos ao réu ou aos seus familiares. Do mesmo modo, é

possível saber quando o usuário foi atendido na triagem, quando e se apresentou

recurso contra a decisão de denegação, qual foi o resultado do recurso, quando a DI foi

distribuída para propositura da ação. Consequência: ao concentrar as informações no

usuário, não há duplicidade de cadastros de usuários.

Em suma, pelo HISTÓRICO DPESP é possível entrar em cada caso e pelo

HISTÓRICO DO CASO é possível visualizar o conteúdo de cada movimentação.

3 . Acessando o sistema

Quando o DOL for instalado na Unidade, bastará: (1) computador com

acesso à internet; (2) navegador Google Chrome e (3) login e senha de usuário.


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Como o DOL estará disponível em ambiente online, será possível atender

um usuário, por exemplo, de Taubaté e saber o acompanhamento de seu processo de

Ribeirão

Preto

em

tempo

real,

com

informações

atualizadas,

imprimindo

os

documentos de interesse do mesmo.

Portanto, como o DOL está nas “nuvens”, como se diz no jargão da área da

informática, é importante sempre SALVAR toda e qualquer alimentação do sistema

antes de mudar de tela. Caso não seja feito isso, a informação pode ser perdida.

Pensando nisso, só é possível imprimir documentos das alimentações do sistema após

salvar a tela.

O primeiro passo é acessar pelo navegador Google Chrome o seguinte

endereço: http://atendimento.defensoria.sp.gov.br

Em seguida, é necessário se logar: inserir seu nome de usuário na DPESP e

senha.

O “Login” e a “Senha” do servidor‐usuário serão iguais aos usados

diariamente para acessar o portal da Defensoria Pública.

Após logar, o Defensor ou Servidor poderá realizar todas as funções

disponíveis no sistema de acordo com o seu perfil de acesso.

Perfis de acesso: a amplitude de acesso às ferramentas do sistema variará

conforme a função do membro, servidor, estagiário e operador do teleagendamento.


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Uma vez logado no sistema, a depender do perfil, aparecerá a tela abaixo,

com pelo menos os seguintes ícones: (1) inclusão de processo judicial; (2)

acompanhamento

de

processo;

(3)

agendamento;

(4)

atendimento

inicial;

(5)

Cartório/Secretaria e (6) encaminhamento para entidade conveniada.

4. Atendimento inicial

Se você entrou no DOL para fazer um atendimento inicial, clique no ícone

atendimento inicial

O DOL permite fazer o atendimento inicial pela porta de entrada ordinária,

qual seja, a triagem, bem como nas atividades externas, por exemplo, visitas a

unidades prisionais, sabadanias etc.

O primeiro passo é fazer uma busca pelo usuário que se apresenta diante

de você,

a fim

de

se

verificar

se

o mesmo

já

possui

prévio

cadastro

na

Instituição.

Existem duas formas de se fazer essa busca:

(1) Busca rápida: feita pelo número de identificação do usuário na

Defensoria paulista, RG/RNE, RG Criminal e CPF. Sobrecarrega menos o sistema.

(2) Busca avançada: feita pelo nome ou nome social, data de nascimento,

nome da mãe, matrícula SAP.


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Obs.: É possível fazer busca pelo usuário, mas também por meio do

número do processo no ícone do acompanhamento processual.

Se localizado o cadastro a próxima tela indicará uma linha com os dados do

usuário procurado:


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Em caso negativo, o DOL indicará que o usuário do sistema precisa antes do

agendamento cadastrar o usuário, conforme tela abaixo:

Na situação de cadastro existente, antes de prosseguir com o atendimento,

você poderá acessar seu HISTÓRICO DPESP e ter um panorama geral dos

problemas/demandas que ele trouxe para a Defensoria.

Por consequência, será possível diagnosticar se o caso é um novo

problema ou

se

o

mesmo

demanda

mera

continuidade

de

atendimento

já

iniciado

em qualquer Unidade da Defensoria previamente.

Não inicie novamente um caso se ele já está em andamento.

Identificado que o caso/demanda já foi lançado no sistema, basta dar

continuidade ao mesmo.

O BOTÃO VISUALIZAR levará você até a última tela preenchida para

aquele caso. Você deve continuar a partir daí. Essa dica é importante

para evitar a duplicidade de atendimentos e providências para o

mesmo caso.

CADASTRO DO/A USUÁRIO/A

O cadastro do usuário na DPESP é único e basta que seja realizado uma só

vez. Quando

feito

o cadastro

será

gerado

um

número

de

identificação

do

usuário.


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Feito o cadastro, todas as vezes que o usuário regressar à Defensoria (em

qualquer Unidade com o sistema DOL), seja para retomar um caso antigo, seja para

levar

novo

problema,

não

será

preciso

preencher

novo

cadastro,

somente

as

atualizações necessárias, tais como: estado civil; localidade; contato etc., se o caso.

A partir do cadastro único, serão alimentados todos os atendimentos de

um caso (antigo ou novo), bem como os encaminhamentos e providências. Será

possível saber quantas vezes esse usuário procurou a Defensoria, quais demandas

trouxe, o histórico de cada uma das demandas, da(s) avaliação(ões) financeira(s) etc.

O cadastro pode ser alterado a qualquer tempo, permitindo sua constante

atualização.

São dados obrigatórios ao preenchimento do cadastro:

(1) NOME/NOME SOCIAL E (2) DATA DE NASCIMENTO OU RG/RNE OU CPF.

O preenchimento dos demais dados é facultativo.

Quando o cadastro de um usuário é atualizado, todos os Defensores que

atuam em processos deste usuário recebem um aviso e, se entenderem

necessário, poderão

informar

nos

autos

a alteração

cadastral.

O aviso chega para o Defensor no ícone PROVIDÊNCIAS PENDENTES de

seu escaninho virtual. No ícone é possível verificar de qual processo o

usuário é parte, bem como qual é o dado cadastral alterado (mais

informações no módulo acompanhamento de processo).

Os Defensores que atuam em processos nos quais o usuário não é

assistido pela Defensoria (exemplo: é a parte contrária) não receberão o

aviso

de

alerta

sobre

a

alteração

cadastral,

a

fim

de

evitar

que

a

mera

atualização do cadastro perante a Instituição possa ser utilizada em

desfavor do usuário em processos judiciais.

Quando lançar os dados de endereçamento inserir primeiramente o

CEP, pois a DPESP adquiriu o banco de dados de endereçamento dos

Correios, desse modo, após a inserção do CEP o usuário do sistema

deverá utilizar somente o TAB para acionar o banco e o endereçamento

deverá ser preenchido automaticamente, devendo o operador, após,

preencher os campos do número do imóvel, e complementos do

endereço, se houver. Caso o usuário, não saiba seu CEP ou fornecer um


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CEP não cadastrado no banco de dados dos Correios, o campo CEP

deverá ser preenchido da seguinte forma: 00000‐000.

Quando um

usuário

é cadastrado,

automaticamente

é gerado

um

número que o identifica na DPESP. O NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO é um

dos critérios de busca do usuário no DOL.

Após salvar o cadastro, ativa‐se o ícone relativo à avaliação financeira, que

poderá ser desde então realizada.

AVALIAÇÃO FINANCEIRA

Com a adoção de um cadastro único, eventual denegação de atendimento

ficará computada no registro do usuário. Assim, se ele retornar à Defensoria, haverá

fácil acesso aos motivos pelos quais houve a denegação anterior, bem como a data na

qual ela ocorreu. O sistema ainda permite que a avaliação financeira seja refeita a

qualquer momento.

No âmbito do sistema DOL, a avaliação financeira, independentemente de

seu resultado, jamais engessa ou impede a continuidade do atendimento ao usuário.


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Em um primeiro momento, com base nos dados inseridos, o DOL apenas

aplica os critérios de atendimento fixados por Deliberação do Conselho Superior,

diagnosticando

se

a

pessoa

se

encontra

dentro

ou

fora

daqueles

padrões.

Ainda

assim,

resta sempre a opção ao Defensor responsável pelo atendimento de liberá‐lo

imediatamente mediante a análise do caso concreto.

Ressalte‐se que a tela da avaliação financeira é facultativa, ou seja, ela não

impede que se avance no atendimento, fato que pode ser especialmente conveniente

para a atuação criminal.

Caso haja denegação de atendimento, ver fluxo conforme último item

deste material.

Atenção!

Se inserir familiares no campo “Membros da Entidade Familiar”, bem

como classificar o parentesco, deverá inserir a quantidade de pessoas

equivalente no campo número de membros da entidade.

Após, deverão ser preenchidos os “check list” dos campos de fatores de

exclusão, dados dos membros da entidade familiar, bens e investimentos e

clicar no botão Gerar.


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ABA ATENDIMENTO INICIAL

A tela atendimento inicial é sempre a mesma.

Basta escolher o tipo de atendimento para que ela fique customizada para

a atividade realizada, apresentando diferentes possibilidades de encaminhamento.

Por exemplo, se você estiver fazendo triagem, aparecerão opções como

expedir lista

de

documentos,

encaminhar

para

conciliação,

encaminhar

ao

atendimento psicossocial. Se você estiver fazendo um atendimento no plantão judicial,

você poderá apontar se já tomou a providência cabível e enviar uma mensagem, por

email, ao Defensor natural.


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Para customizar a tela, é possível escolher entre:

‐ Atendimento Inicial Cível (Triagem);

‐ Atendimento Inicial Criminal;

‐ Atendimento Inicial DIPO;

‐ Plantões – 1ª instância, 2ª instância, Infância e Juventude;

‐ Visita a estabelecimento prisional;

‐ Visita à unidade de internação;

‐ Campanhas

(ex.

CIC,

CRAVI,

CCM,

Sabadania,

Atendimento

móvel

etc.);

‐ Atendimento inicial na unidade (uso exclusivo da capital).

Em qualquer espécie de atendimento será possível escolher mais de um

encaminhamento simultâneo. Por exemplo, é possível que o réu receba uma lista de

documentos necessários para pedir a baixa na captura e também seja encaminhado ao

CAM. É possível que o usuário seja encaminhado para tentativa de conciliação e

também receba uma lista de documentos.

Qualquer que

seja

a espécie

de

atividade,

a tela

permitirá

que:

(1)

o relato

do atendimento seja lançado na caixa de texto; (2) os documentos sejam expedidos e


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atrelados ao atendimento; (3) as pessoas envolvidas no caso sejam ali qualificadas e

(4) o problema tratado no atendimento seja identificado.

Use o MÓDULO

ATENDIMENTO

sempre

que

você

realizar

uma

das

atividades enumeradas no combo TIPO DE ATENDIMENTO.

Se você realizar um atendimento específico de um processo

(atendimento de acompanhamento de processo), utilize o MODULO

ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO, e não o atendimento inicial.

Se você atua na Capital, escolha ATENDIMENTO INICIAL NA UNIDADE

para os casos em que o usuário deve ser atendido sem passar pela

triagem.

É

o

caso

dos

MANDADOS

e

EXECUÇÕES

DE

ALIMENTOS.

ABA ATENDIMENTO INICIAL EM CONTINUIDADE

A tela atendimento inicial em continuidade abrirá automaticamente

sempre que no primeiro atendimento um dos encaminhamentos escolhidos for a lista

de documentos.

No atendimento inicial em continuidade é possível expedir a lista de

documentos correspondente

ao

tipo

de

ação/problema

em

questão.


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Em se tratando de atendimento da área cível:

Nesta tela também é possível o preenchimento do QUESTIONÁRIO (Declaração

Inicial), que

corresponde

às

perguntas

que

devem

ser

respondidas

pelo

usuário

para que o Defensor possa propor a ação. Cada tipo de ação tem o seu

questionário.

A tela pode ser preenchida quantas vezes forem os atendimentos realizados até

que se obtenham todas as informações e documentos necessários à

propositura da ação.

Quando o caso estiver em termos para ser encaminhado ao Defensor que

proporá a ação,

o encaminhamento

a ser

escolhido

é a DISTRIBUIÇÃO.

A distribuição fará com que o PA VIRTUAL saia da ÁREA DO

ATENDIMENTO e caia na ÁREA DO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO.

ABA

CONCILIAÇÃO

PRÉ‐

PROCESSUAL

A tela conciliação pré‐ processual abrirá automaticamente sempre que no

primeiro atendimento um dos encaminhamentos escolhidos for a

CONCILIAÇÃO COM/SEM PARTICIPAÇÃO DO CAM. O encaminhamento para a

conciliação também pode ser feito a qualquer momento durante o

ATENDIMENTO INICIAL EM CONTINUIDADE.

Na conciliação pré‐processual devem ser envolvidos os outros interessados,

além do usuário que primeiro procurou a DPESP, utilizando‐se o botão

ENVOLVIDOS (explicado com mais detalhes a seguir).


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Cada sessão de conciliação gerará uma linha de histórico e, ao final, deve ser

apontado o RESULTADO FRUTÍFERO ou INFRUTÍFERO.

Se o resultado

for

infrutífero,

é possível

retomar

o atendimento

inicial

em

continuidade (entrega da lista de documentos para propositura da ação),

agendar uma nova sessão de conciliação, dentre outros encaminhamentos.

Se o resultado é frutífero, o PA VIRTUAL pode ser distribuído para que o

Defensor responsável leve o acordo para homologação judicial se assim

entender.

Botão ENVOLVIDOS:

Pelo botão ENVOLVIDOS é possível realizar o cadastro de novos usuários,

fazer avaliação financeira e relacionar todas as pessoas que estão envolvidas naquele

caso.

Seja durante o atendimento, seja durante o acompanhamento do

processo, é necessário dizer quem são as pessoas envolvidas no caso tratado, qual é a

posição delas no processo, bem como indicar quais delas são assistidas pela DPESP.

Exemplo 1‐ Na ação de divórcio, Maria é autora e assistida pela Defensoria.

João é réu e não é assistido pela DPESP nesta ação.

Exemplo 2 – Na ação penal, Maria é ré e assistida pela Defensoria. Joana é

acompanhante de Maria durante o atendimento.

Exemplo 3 – Na ação de alimentos, João é autor e usuário dos serviços da

DPESP. Maria é representante legal de João. Joaquim é réu e não é assistido pela

DPESP.

Associar todos os envolvidos ao caso (inclusive a parte contrária) é

importante para identificar em favor de quem a DPESP atua, evitando

colidências.

O preenchimento adequado do botão ENVOLVIDOS facilita a expedição

de ofícios,

cartas

e termos,

pois

a qualificação

completa

das

partes

é


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reproduzida na caixa de diálogo onde o ofício será gerado, bastando

copiar/colar a informação para o texto do ofício.

Obs.: existem

funcionalidades

comuns

a todo

o

sistema

(e

não

somente

ao atendimento inicial). Assim, em diversas telas do sistema, poderão ser encontradas

as seguintes funcionalidades:

(1) CAIXAS DE TEXTO:

Os relatos dos atendimentos, as anotações relativas aos atos praticados no

curso do processo e outras informações que o Defensor entender necessárias poderão

ser lançadas nas caixas de texto disponíveis nas telas.

O preenchimento

das

caixas

de

texto

facilita

a expedição

de

documentos, pois o mesmo texto pode ser aproveitado nos ofícios a

serem expedidos.

(2) BOTÃO ANEXOS:

A funcionalidade permite atrelar um documento ao acompanhamento do

processo ou a um atendimento. Por exemplo, na tela onde foi relatado um

atendimento realizado durante uma visita a um estabelecimento prisional, é possível

anexar o HC impetrado. No atendimento de retorno, é possível anexar cópia do

documento apresentado pelo usuário.

(3) BOTÃO TERMOS/OFÍCIOS/COMUNICAÇÕES:

Um grupo formado por diversos Defensores elaborou, a partir da

experiência prática, modelos dos ofícios, cartas e termos mais utilizados na atividade

cotidiana. Por meio desta funcionalidade, é possível fazer uso dos modelos

copiando/colando os dados das pessoas envolvidas no caso tratado, sem que haja

necessidade de digitar todo o texto.

Cada ofício gerado recebe um número automático e fica salvo no

histórico do caso onde foi expedido. Cartas e termos também ficam

registrados no caso.

Qualquer modelo pode ser editado segundo o critério e a necessidade

do Defensor. A edição do texto pelo Defensor não altera o modelo

original.

(4) BOTÃO CADASTRO DO USUÁRIO: já visto.


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(5) BOTÃO ENVOLVIDOS: já visto.

5. Inclusão

de

processo

judicial

Se você recebeu um PROCESSO NOVO de CURADORIA ESPECIAL, REVISÃO

CRIMINAL, CARTA PRECATÓRIA, ou simplesmente UM PROCESSO JÁ EM CURSO que

ainda não foi inserido no sistema, clique no ÍCONE INCLUSÃO DE PROCESSO:

Pela INCLUSÃO, o processo é inserido no DOL pela primeira vez.

Na tela de inclusão você deve indicar os dados do processo e atribuí ‐lo à

Defensoria responsável por ele.

O processo só deve ser incluído uma única vez, caso contrário haverá

duplicidade de acompanhamentos.

Se você é da ÁREA CRIMINAL, todos os seus processos entrarão no DOL

pelo ÍCONE INCLUSÃO.

Se você é da ÁREA CÍVEL, apenas suas CURADORIAS, CARTAS

PRECATÓRIAS e PROCESSOS QUE JÁ ESTAVAM EM CURSO QUANDO A

DPESP PASSOU A ATUAR entrarão pela INCLUSÃO. Em regra, os casos

chegarão a sua Defensoria pela TRIAGEM.

6. Acompanhamento de processo

Se você entrou no DOL para inserir qualquer informação relativa ao

acompanhamento de um PROCESSO, consultar sua AGENDA, verificar seus PRAZOS, ou

LOCALIZAR um processo, clique no ÍCONE ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO:

O ícone acompanhamento de processo equivale ao “escaninho virtual do

Defensor”. Ali constam o histórico e toda atual movimentação da Defensoria

titularizada pelo/a Defensor/a.

Na home do acompanhamento de processo, você terá acesso à PÁGINA

INICIAL DE SUA DEFENSORIA e à BARRA DE BUSCA DE PROCESSOS em toda a DPESP.


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Para realizar uma BUSCA pelos dados do USUÁRIO, acesse a ÁREA DO

ATENDIMENTO. Para realizar uma BUSCA pelos dados do PROCESSO,

acesse

a

ÁREA

DO

ACOMPANHAMENTO

DE

PROCESSO.

HOME do ícone relativo ao acompanhamento de processo

A tela inicial do acompanhamento de processo traz a HOME de cada

Defensoria, a depender do login de acesso.

A HOME é dividida em AGENDA e ESCANINHO VIRTUAL, além de

disponibilizar a barra de BUSCA DE PROCESSOS.

Pela HOME você pode sair da sua Defensoria e entrar em qualquer outra

Defensoria de sua Unidade, o que viabiliza as substituições.

O Defensor pode atuar em processos de sua Defensoria e de qualquer

outra Defensoria de sua Unidade, mesmo que não haja substituição formal.

Quanto aos processos de outras Unidades, é possível ao Defensor

visualizá‐los.

ESCANINHO VIRTUAL

É a caixa de entrada do Defensor.

No escaninho o Defensor tem a visão geral de sua Defensoria:

Controla seus PRAZOS E AUDIÊNCIAS;

É notificado das PROVIDÊNCIAS PENDENTES e ATENDIMENTOS PARA REVISAR;

Visualiza os PROCESSOS NOVOS que foram distribuídos para ele;

Visualiza os PROCESSOS EM CARGA;

Visualiza todos os seus processos em curso e processos já arquivados.

O PA virtual que teve início na triagem e foi distribuído para propositura

da ação (após o preenchimento do questionário e entrega dos documentos), o

processo que entrou pelo ÍCONE INCLUSÃO e qualquer processo já iniciado que foi

REDISTRIBUÍDO chegam ao Defensor pelo ÍCONE PROCESSOS NOVOS.


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Nas PROVIDÊNCIAS PENDENTES, o Defensor controla tarefas atribuídas

aos seus estagiários e recebe informações úteis aos processos sob sua

responsabilidade,

como

atualização

do

cadastro

do

usuário

e

resultado

de

recurso

de

denegação feita no curso do processo.

Se o atendimento foi realizado por um estagiário ou por um Defensor

sem substituição formal, o Defensor responsável pelo processo será notificado acerca

da realização do atendimento nos ATENDIMENTOS PARA REVISAR.

Se o atendimento foi feito pelo próprio Defensor responsável pelo

processo ou por substituto formal, não haverá alerta de atendimento realizado (não

ingressará nos atendimento a serem revisados).

ABAS QUE COMPÔEM O ÍCONE DO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO

Cada processo segue um acompanhamento próprio. O acompanhamento é

organizado em ABAS.

ABA HISTÓRICO DO CASO: ela condensa os andamentos de todas as abas,

facilitando a visão geral do processo.

O FILTRO

existente

na

tela

permite

a busca

por

um

andamento

processual

específico.

ABA DADOS DO PROCESSO: reproduz a etiqueta dos autos, com número

do processo, vara, foro e ação.

Qualquer incidente, com ou sem natureza de ação, relacionado ao

processo e que TENHA NÚMERO PRÓPRIO deve ser inserido como AUTOS

CORRELATOS. Por exemplo, HC, apelação, agravo, exceção de incompetência etc.

O pressuposto

dos

AUTOS

CORRELATOS

é receber

um

NÚMERO

PRÓPRIO pelo Judiciário. O intuito é organizar o acompanhamento, sendo possível

saber, por exemplo, se a ciência diz respeito aos autos principais ou à decisão do

agravo.

ABA ATOS E PROVIDÊNCIAS

Pelo BOTÃO ATOS PROCESSUAIS são lançadas todas as movimentações do

processo. É possível atrelar a peça elaborada ao respectivo ato.


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Se for reconhecida a ilegitimidade de uma das partes, escolha o ato de

CIÊNCIA ‐ CORTE DO USUÁRIO para que no HISTÓRICO DPESP do usuário conste a

informação

de

que

aquele

caso

foi

encerrado

para

ele.

Pelo BOTÃO PROVIDÊNCIAS é possível ARQUIVAR e REDISTRIBUIR o

processo.

Só é possível arquivar o processo se não houver prazo em curso ou

providência/atendimento pendentes.

Também é possível encaminhar o caso ao CAM (ver módulo específico

ao final).

Nas providências

também

é possível

deixar

tarefas

para

os

estagiários,

ou mesmo lembretes do que você precisa fazer. Por exemplo, encaminhar carta ao

usuário.

Satisfeita a providência, a notificação sai do ESCANINHO VIRTUAL e

consta a informação de providência satisfeita no HISTÓRICO DO CASO. Por exemplo,

carta enviada ao usuário.

ABA ATENDIMENTO: destina‐se ao lançamento dos atendimentos

realizados no curso do processo. Se o atendimento foi feito por estagiário ou por

Defensor sem substituição formal, o Defensor do processo receberá uma notificação

no ESCANINHO VIRTUAL, ÍCONE ATENDIMENTOS PARA REVISAR.

Atendimentos relativos a determinado processo em curso devem ser

registrados na ABA ATENDIMENTO do ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO e não na

ÁREA ATENDIMENTO INICIAL.

ABA CONCILIAÇÃO: como essa aba está inserida no ícone de

acompanhamento de processos, o pressuposto é que existe processo judicial em

curso. Nessa

ABA

CONCILIAÇÃO

devem

ser

registradas

as

sessões

de

conciliação

realizadas na Defensoria, mesmo após a propositura da ação judicial.Cada sessão de

conciliação gera uma linha de histórico. Ao final da sessão, deve ser apontado o

RESULTADO FRUTÍFERO ou INFRUTÍFERO.

Se a tentativa de conciliação for realizada em audiência, a informação

deve ser lançada na ABA ATOS PROCESSUAIS – AUDIÊNCIA.

ABA CADASTRO/CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO FINANCEIRA: mais uma

vez, o pressuposto é estarmos diante de um processo judicial. Nessa aba cadastro é

possível envolver

novas

pessoas

no

processo

judicial

e atualizar

dados

cadastrais.


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Se o acompanhamento disser respeito a um processo da área cível, a aba

se chama CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO, pois é possível também realizar nova

avaliação financeira

pelo

ícone

da

calculadora.

ABA TESTEMUNHAS: essa aba destina‐se ao lançamento dos dados das

testemunhas arroladas. Inserido ou alterado o dado de uma testemunha por um

estagiário ou por Defensor sem substituição formal, o Defensor responsável receberá o

alerta no ÍCONE PROVIDÊNCIAS PENDENTES.

7. Encaminhamento à entidade conveniada

Se você recebeu um OFÍCIO JUDICIAL para NOMEAÇÃO de advogado

conveniado, clique no ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada:

Na tela, além dos dados do processo, você verá a opção da entidade

conveniada disponível para a sua Unidade. O DOL levará em consideração o número

total de indicações/mês permitidas para o convênio firmado e o número de indicações

já realizadas.

Se for um caso de encaminhamento para o convênio detectado durante o

atendimento, a ABA

CONVÊNIO

estará

disponível

no

fluxo

das

telas

do

atendimento.

Não use o ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada, pois você perderá o

registro do atendimento.

Significa dizer que o ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada:

, somente deverá ser utilizado quando for encaminhado à Defensoria um ofício do

juiz, solicitando a nomeação de advogado conveniado. Do contrário, se a nomeação

decorrer de ato da própria unidade, no atendimento inicial (triagem), deverá ser

realizado o atendimento dentro do ícone atendimento, com o cadastro, avaliação

financeira e escolher

dentre

os

encaminhamentos

possíveis

o do

convênio.


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8. Cartório/Secretaria

Cada Unidade tem seu Cartório/Secretaria.

Para acessá‐lo basta clicar no ÍCONE CARTÓRIO/SECRETARIA:

A HOME do CARTÓRIO/SECRETARIA é dividida em AGENDA e ESCANINHO

VIRTUAL.

A mesma estrutura do Cartório/Secretaria das Unidades é reproduzida no

âmbito das Regionais e Subdefensorias, que também têm Cartório/Secretaria próprios.


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AGENDA – a agenda permite 3 tipos de visualizações:

AGENDA DE PROCESSOS – filtra as audiências, conciliações e atendimentos

de toda

a Unidade.

Os

compromissos

são

lançados

dentro

do

acompanhamento

de

cada processo ou pelo ícone agendamento e a agenda da Secretaria é alimentada

automaticamente, condensando as informações de todas as Defensorias da Unidade.

AGENDA DE COMPROMISSOS ADMINISTRATIVOS – aqui podem ser

lançados os compromissos da Unidade que não dizem respeito a nenhum processo

específico. Por exemplo, correição, reuniões, pré‐conferência.

AGENDA VISÃO GERAL – São os compromissos da AGENDA DE PROCESSOS

e da AGENDA DE COMPROMISSOS ADMINSTRATIVOS.

ESCANINHO VIRTUAL

Pelo escaninho do Cartório/Secretaria é possível:

DISTRIBUIR PROCESSOS – os processos novos que chegam à Unidade

caem na CAIXA DE DISTRIBUIÇÃO da Secretaria antes de irem para a Defensoria

responsável por ele.


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Por exemplo, os PA’s enviados pela triagem para propositura da ação e os

processos redistribuídos são enviados à SECRETARIA/CARTÓRIO.

Os Defensores

de

uma

mesma

Unidade

podem

redistribuir

diretamente processos entre si. Já para que um processo seja enviado a uma

Defensoria de outra Unidade, é necessário que ele passe pela Secretaria para

distribuição, segundo critérios da Unidade que o receberá.

CARGA E DEVOLUÇÃO DOS AUTOS JUDICIAIS ‐ a movimentação dos

autos judiciais (entrada e saída do processo na Unidade DPESP) é feita via

Cartório/Secretaria.

Se

foi

lançada

a

carga

do

processo

judicial,

o

próximo

clique

já

será,

automaticamente, de devolução e vice‐versa.

O RELATÓRIO DE DEVOLUÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS é realizado por vara, de

modo que pode ser apresentado no cartório judicial quando da devolução dos

processos para registro de recebimento pela serventia.

O HISTÓRICO DE MOVIMENTAÇÕES apresenta as datas nas quais houve a

entrada e saída do processo na Unidade da DPESP, permitindo o controle de sua

localização.

REVISÃO DA DENEGAÇÃO ‐ denegado o atendimento em razão da renda

e apresentado recurso administrativo, a revisão da denegação cai automaticamente na

caixa de REVISÃO da Secretaria da Unidade onde a denegação ocorreu, pois nesse caso

caberá à coordenação a decisão do recurso administrativo.

No ícone da REVISÃO é possível ao Coordenador visualizar a avaliação

financeira, os documentos anexados e o termo de recurso do usuário, permitindo a

análise do caso.

A revisão

da

denegação

nas

Secretarias

das

Subdefensorias

diz

respeito

à quebra da relação de confiança ou manifesto descabimento da

medida/inconveniência da medida aos próprios interesses do usuário, e não à

denegação em razão da renda (vide fluxo da denegação).

GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS ARQUIVADOS ‐ os processos

arquivados da Unidade ficam no Cartório/Secretaria.

Enquanto o processo estiver arquivado, é possível somente visualizá‐lo.

Porém, permite‐se fazer um atendimento relativo ao caso do processo arquivado para

posterior decisão

sobre

eventual

desarquivamento.


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Para desarquivar um processo, basta procurá‐lo pelo FILTRO e clicar para

desarquivar.

O processo

desarquivado

fica

disponível

para

distribuição,

permitindo

à

Unidade decidir se ele voltará à Defensoria de origem ou se será distribuído a outro

Defensor.

INTEGRANTES E SUBSTITUIÇÕES – no Cartório/Secretaria estão

enumeradas todas as Defensorias daquela Unidade e seus respectivos Defensores

titulares.

Para cada Defensoria é possível lançar uma substituição por vez.

Se o Defensor

titular

estiver

afastado

e for

substituído

por

Defensor

da

macrorregião, o Defensor da macro também poderá ser substituído. Neste caso é

necessário clicar no botão afastar substituto.

CAMPANHAS ‐ atividades realizadas fora da Defensoria são chamadas

no DOL de campanhas, por exemplo, CIC, CRAVI, CCM, Sabadania etc.

As campanhas são cadastradas no ícone INTEGRANTES E SUBSTITUIÇÕES

do Cartório/Secretaria das Subdefensorias e ficam disponíveis no ATENDIMENTO

INICIAL.

9. Agendamento

Se você acessou o DOL para realizar AGENDAMENTO, REAGENDAMENTO

ou CANCELAMENTO DE AGENDAMENTO, clique no ÍCONE DO RELÓGIO:

Pelo relógio é possível fazer agendamentos segundo a modalidade de

atendimento

a

ser

realizado.

O DOL mostrará os horários disponíveis de acordo com a grade montada

no Cartório/Secretaria.

À medida que os horários forem ocupados, eles não estarão mais visíveis

para agendamento.

No relógio é possível consultar os atendimentos agendados por USUÁRIO

e/ou por UNIDADE.


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AGENDA

A agenda permite 3 tipos de visualizações:

AGENDA DE

PROCESSOS

–

filtra

apenas

os

compromissos

relacionados

aos

processos: prazos, audiências, conciliações, atendimentos de acompanhamento de


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processo. Os compromissos são lançados dentro do acompanhamento de cada

processo e a agenda é alimentada automaticamente.

AGENDA DE

COMPROMISSOS

ADMINISTRATIVOS

–

aqui

podem

ser

lançados os compromissos próprios da atividade do Defensor, mas que não dizem

respeito a nenhum processo. Por exemplo, triagem, visita, correição, reuniões.

AGENDA VISÃO GERAL – aponta todos os compromissos, administrativos

ou ligados ao processo.

10. Módulo CAM

É possível encaminhar um PA virtual ao CAM no ícone atendimento em

continuidade ou conciliação pré‐processual.

Também é possível este encaminhamento quando há processo judicial em

curso, mediante aba específica do ícone acompanhamento processual (aba atos e

providências)

Se você encaminhou o caso ao CAM, o processo não sai de sua

Defensoria, mas o agente do CAM recebe uma notificação em sua caixa de entrada,

podendo visualizar o caso e o motivo do encaminhamento.

Cada encaminhamento dado pelo CAM ao caso gerará uma linha na ABA

HISTÓRICO DO CASO, para que o Defensor saiba qual foi o encaminhamento dado.

O Agente de Defensoria recebe em seu escaninho o processo, faz a

providência e devolve o processo ao Defensor responsável (devolutiva CAM).


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11. Fluxo da revisão da denegação de atendimento

Caso haja decisão denegatória de atendimento, o sistema DOL simplifica o

trâmite do recurso administrativo do usuário contra tal decisão.

Atualmente, os recursos são feitos por formulário físico, enviado por

malote à Coordenação Regional ou às Subdefensorias, o que implica procedimentos

mais lentos. No DOL, o recurso é feito automaticamente. Quando a pessoa apresenta

as razões de seu recurso, as mesmas são digitalizadas e enviadas digitalmente à

Coordenadoria ou à Subdefensoria responsável, de modo instantâneo. O pedido é

analisado e a decisão submetia também via DOL. O procedimento é mais rápido e

economiza recursos públicos. Além disso, a decisão fica arquivada no histórico da

pessoa.

Sempre que houver uma DENEGAÇÃO DO ATENDIMENTO, seja pela

RENDA, QUEBRA DA RELAÇÃO DE CONFIANÇA ou pelo DESCABIMENTO OU

INCONVENIÊNCIA DA MEDIDA, o usuário denegado deve ser informado sobre o motivo

da denegação e sobre a possibilidade de apresentar recurso administrativo.

No botão TERMOS/OFÍCIOS/COMUNICAÇÕES é possível gerar o TERMO DE

DENEGAÇÃO, que já apontará o motivo da denegação, bem como o MODELO DE

RECURSO a ser entregue ao usuário.


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Uma vez entregue o termo de recurso, a revisão está pronta para ser

enviada a quem deverá analisar o recurso. O envio para o local adequado é feito

automaticamente

pelo

DOL.

Se a denegação se der em razão da renda, é a Coordenação Auxiliar do

local do atendimento que deverá analisar o recurso.

Se a denegação se der em razão da quebra da relação de confiança ou

descabimento/inconveniência da medida, é a respectiva Subdefensoria que deverá

analisar o recurso.

Nos termos da Deliberação 89/2008, caso se trate de denegação pela

renda, é possível que haja a REVISÃO PELO CASO CONCRETO. O Defensor responsável

pelo atendimento (qualquer Defensor, não só os Coordenadores Regionais/Auxiliares)

pode, sem necessidade de apresentação de recurso, conceder o atendimento.

Após a análise do recurso, o resultado será CONCEDIDO (a denegação não

será mantida) ou DENEGADO (a denegação será mantida).

A denegação não impede a continuidade do atendimento.

A denegação de um usuário não impede a continuidade do caso para o

outro usuário envolvido no mesmo problema.


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1‐ DENEGAÇÃO PELA RENDA DURANTE O ATENDIMENTO INICIAL:

Quando o usuário declara que quer recorrer, a revisão da denegação cai

automaticamente no

ESCANINHO

VIRTUAL

do

CARTÓRIO/SECRETARIA

da

Unidade

onde o atendimento foi realizado, no ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO.

Se a denegação pela renda se der durante a triagem da Capital, a revisão

da avaliação financeira será realizada pela Coordenação da Regional Central.

Apenas os Coordenadores Regionais/Auxiliares (ou quem os estiver

substituindo) podem fazer a revisão da denegação, conforme Deliberação 89/08 e ato

de delegação DPG.

A informação

fica

constando

no

HISTÓRICO

DPESP,

HISTÓRICO

DO

CASO

e

CADASTRO do usuário. Quando o usuário retornar para o atendimento, basta fazer a

busca por seus dados (por exemplo, número de identificação do usuário, nome/nome

social, data de nascimento) para localizar a informação.

Se o recurso foi concedido, continue o atendimento de onde ele parou.

Não inicie um novo caso.

2‐ DENEGAÇÃO PELA RENDA NO CURSO DO PROCESSO:

É possível

fazer

uma

nova

avaliação

financeira

no

curso

do

processo.

A

avaliação é feita na ABA CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO, clicando no BOTÃO

ENVOLVIDOS/CALCULADORA.

Apresentado o termo de recurso pelo usuário, a revisão da avaliação é

encaminhada automaticamente pelo DOL para o ESCANINHO VIRTUAL DO

CARTÓRIO/SECRETARIA da Unidade.

Se o Coordenador entender que é o caso de manter o atendimento, ao

conceder o recurso, o processo vai automaticamente para o ÍCONE DISTRIBUIÇÃO do

Cartório/Secretaria, dando a oportunidade de se decidir se o processo volta para o

Defensor que fez a denegação ou se outro Defensor prosseguirá no processo.

Se o Coordenador entende que não é o caso de manter o atendimento (ou

seja, que a denegação deve ser mantida), o Defensor do processo recebe a informação

no ÍCONE PROVIDÊNCIAS PENDENTES. Assim poderá peticionar informando que a

Defensoria não atuará mais em favor do denegado.


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3‐ DENEGAÇÃO PELA QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO OU

INCONVENIÊNCIA DA MEDIDA NO ATENDIMENTO INICIAL:

A denegação

pela

quebra

de

confiança/descabimento

ou

inconveniência

da

medida pode ser lançada em qualquer das telas de atendimento inicial, clicando na

opção DENEGAÇÃO POR QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO DA MEDIDA.

O Defensor deverá explanar os motivos pelos quais entende pela

denegação do atendimento na caixa de texto da ABA DENEGAÇÃO.

Apresentado o termo de recurso pelo usuário, o DOL enviará a revisão

automaticamente para o ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO do ESCANINHO VIRTUAL do

CARTÓRIO/SECRETARIA

da

Subdefensoria,

que

deverá

analisar

o

recurso.

A Subdefensoria, ao analisar o recurso, poderá denegar ou conceder o

recurso. Se conceder, dirá se a Unidade deverá PROSSEGUIR COM O ATENDIMENTO,

ou poderá ENCAMINHAR O CASO AO CONVÊNIO.

Qualquer que seja a decisão da Subdefensoria, a informação cairá na caixa

REVISÃO DA DENEGAÇÃO da SECRETARIA/CARTÓRIO onde o atendimento foi

realizado.

4‐ DENEGAÇÃO PELA QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO DA

MEDIDA NO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO:

A denegação pela quebra de confiança/descabimento ou inconveniência da

medida pode ser lançada também no acompanhamento de processo, na ABA

DENEGAÇÃO.

O Defensor deverá explanar os motivos pelos quais entende pela

denegação, na caixa de texto da ABA DENEGAÇÃO.

Apresentado o termo de recurso pelo usuário, o DOL enviará a revisão

automaticamente para o ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO do ESCANINHO VIRTUAL do

CARTÓRIO/SECRETARIA da Subdefensoria, que deverá analisar o recurso.

A Subdefensoria, ao analisar o recurso, poderá:

Denegar ou conceder o recurso. Se conceder, dirá se a Unidade deve

PROSSEGUIR COM O ATENDIMENTO, ou se poderá ENCAMINHAR AO CONVÊNIO.

Em qualquer dos casos, a informação cairá no ÍCONE PROVIDÊNCIAS

PENDENTES do ESCANINHO VIRTUAL do Defensor responsável pelo processo.


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Todos os status da denegação estarão apontados no HISTÓRICO DPESP

e HISTÓRICO DO CASO, de modo que se o usuário retornar ao atendimento, é possível

saber

que

há

uma

denegação,

que

foi

apresentado

recurso

e

qual

é

o

momento

de

sua

revisão. Por exemplo, aguarda avaliação pela Subdefensoria.

Em caso de dúvidas e sugestões sobre o sistema DOL, acionar a Assessoria da

Qualidade do Atendimento: [email protected]

Em caso de problemas técnicos e operacionais do sistema DOL, acionar a

Coordenadoria de Tecnologia da Informação: [email protected]

manual defensoria online - 2014 - triagem em são paulo

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