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08 Otoño

Manual del Administrador

A d d 4 u S o l u c i o n e s p a r a G e s t i ó n y D e s a r r o l l o S . L . D i r e c c i ó n : A n a s t a s i o N i e t o 1 1 – O 1 0 -‐ 2 8 4 0 0 C o l l a d o V i l l a l b a ( M a d r i d ) T e l é f o n o : 9 1 8 4 9 1 7 0 9 F a x : ( + 3 4 ) 9 1 . 8 5 1 . 4 0 . 4 4


S o l u c i o n e s p a r a G e s t i ó n y D e s a r r o l l o S . L .

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ÍNDICE

Administración del sistema ............................................................................................................... 5 1. Administración del programa ...................................................................................................... 6

1.1. Introducción ............................................................................................................................. 6 1.2. Limitación de Acceso ............................................................................................................... 6 1.3. Algunos Conceptos Básicos .................................................................................................... 6

2. La Herramienta de Administración .............................................................................................. 9 2.1. Introducción ............................................................................................................................. 9 2.2. Gestión de Personal ................................................................................................................ 9

2.2.1. Gestión de Departamentos 9 2.2.2. Gestión de Usuarios 10 2.2.3. Gestión de Permisos de Acceso 11 2.2.4. Gestión de Puestos de trabajo 12 2.2.5. Gestión de Permisos de Agenda 13

2.3. Gestión de Documentación ................................................................................................... 13 2.3.1. Administración de Tipos de Archivo 13 2.3.2. Administración de Tipos de Documentos 14 2.3.3. Administración de Plantillas 14

2.4. Gestión de Expedientes ........................................................................................................ 15 2.4.1. Administración de Tipos de Registro 15 2.4.2. Edición de Materias 17 2.4.3. Administración de Tipos de Pasos Procedimentales 18 2.4.4. Administración de Tipos de Expedientes 19

2.5. Configuración ........................................................................................................................ 23 2.5.1. Desbloqueos Internos 23 2.5.2. Editor de Configuración 23 2.5.3. Tareas Administrativas Generales 24

3. Administración de Plantillas ...................................................................................................... 26 3.1. Introducción ........................................................................................................................... 26 3.2. Manejo de la Ventana de Administración de Plantillas .......................................................... 26 3.3. Crear Nuevas Carpetas ......................................................................................................... 28 3.4. Eliminar una Carpeta ............................................................................................................. 29 3.5. Editar la jerarquía de Clases de Plantilla ............................................................................... 30 3.6. Crear un nueva Plantilla ........................................................................................................ 31 3.7. Editar la Tabla de Variables Asociada a una plantilla ........................................................... 33 3.8. Eliminar una Plantilla ............................................................................................................. 34 3.9. Edición de una Plantilla ......................................................................................................... 35 3.10. Nueva Vigencia de una Plantilla .......................................................................................... 35



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Anexos 36 4. A. Parámetros de las Plantillas ................................................................................................. 37 5. B. Variables de Configuración .................................................................................................. 43

5.1. Variables Globales ................................................................................................................ 43 5.2. Variables de Usuario ............................................................................................................. 44

6. D. Recursos en Línea ............................................................................................................... 46



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Notación empleada en este manual

Se emplea una notación característica para hacer referencia a categorías de elementos que aparecen repetidamente en el documento:

• Acciones: Son las opciones que se pueden seleccionar de los diferentes menús de GestDoc o los botones operables con el ratón. Se resaltan por medio de una fuente sans-serif negrita metida en una caja: como en Imprimir . Si se quiere indicar una opción concreta dentro de un menú, se indicará la lista de opciones a elegir. Por ejemplo Ayuda/Contenido indica que hay que elegir la opción Ayuda y luego la opción Contenido.

• Términos técnicos: Son aquellos que hacen referencia a aspectos concretos de la gestión de expedientes, a términos informáticos o a términos específicos de GestDoc. Se representan en itálica en el documento(por ejemplo Entradas de Oficio) y pueden ser localizados en el índice al final del manual.

• Referencias cruzadas: Son referencias a secciones específicas del manual. Se escriben en negrita con mayúsculas tipo título: Menús de Contexto. En algunas ocasiones específicas aparecerá una nota al margen indicando la conveniencia de visitar la sección correspondiente ( ↔ Menús de Contexto)



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Administración del sistema



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1. Administración del programa

1.1. Introducción Esta parte del manual está destinada a los administradores del sistema de gestión de documentación GestDoc, no a los usuarios habituales del mismo.

Cualquiera que quiera actuar en el papel de administrador debe saber que las tareas que ejecute como administrador tienen una repercusión profunda en el resto de los usuarios, con lo que deberá mantenerse una actitud prudente y un acceso limitado a los usuarios a estas herramientas.

1.2. Limitación de Acceso La primera tarea de Administración, que habrá sido realizada ya por el personal que realizó la instalación del mismo, consiste en limitar el acceso a los programas y datos a cada uno de los tipos de usuarios que se determine en su organización.

■ Usuarios de Expedientes: Son aquellos usuarios con autorización para utilizar el Sistema de Gestión de Documentación. Tendrán la posibilidad de ejecutar la interfaz de usuario general y acceder a las ayudas, documentos, plantillas, etc.

■ Administradores de Expedientes: Usuarios con autorización para administrar y configurar el Sistema de Gestión de Documentación. Tendrán permisos para acceder a las bases de datos para modificarlas, mediante el Sistema de Gestión de Bases de Datos que tenga instalado en su Organización. Así mismo tendrán permisos para acceder a todas las herramientas administrativas del sistema, tal y como se describen en este manual.

Para modificar los permisos de acceso de cada una de las personas que deberán acceder al sistema el administrador debe utilizar las herramientas de gestión de usuarios y grupos de su servidor Microsoft Windows 2000, indicando para cada usuario a cual de los grupos de trabajo anteriores pertenece.

Es importante darse cuenta que, en el caso más usual, los usuarios que pertenezcan al grupo Administradores de Expedientes también suelen pertenecer al grupo Usuarios de Expedientes, pero no es obligatorio hacerlo así.

Para más información consulte la ayuda de administración de su Sistema Operativo.

1.3. Algunos Conceptos Básicos Además de permiso de lectura y ejecución de los distintos ficheros, tal y como se ha indicado en la sección Limitación de Acceso, cada usuario del sistema debe haberse dado de alta dentro del mismo.

Para ello debemos utilizar la herramienta de administración de usuarios de GestDoc y asignar el mismo identificador de usuario que utiliza en el entorno operativo que se esté utilizando. La interfaz de usuario de GestDoc tomará como nombre de usuario, automáticamente, el mismo nombre que se utilizó al entrar en el sistema.

Todos los usuarios deben pertenecer obligatoriamente a un y sólo a un departamento. Para la determinación de los departamentos debe observar cuidadosamente la distribución jerárquica de su organización y tener en cuenta los siguientes aspectos:



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■ Es muy deseable, tanto para la buena administración del sistema, como para la sencillez de manejo por parte de los usuarios, que la estructura de su organización se vea reflejada por el programa.

■ Los departamentos son los entes que se van a utilizar para transferir expedientes.

■ Si dos usuarios desean transferir expedientes entre ellos deberán estar en dos grupos de trabajo diferentes.

Los distintos usuarios del programa actúan de cara a él siguiendo un rol. Es lo que denominamos puesto de trabajo. Los puestos de trabajo son el elemento principal a la hora de gestionar el despacho de asuntos. Usted deberá identificar los distintos puestos de trabajo que aparecen en su organización y realizar la provisión de puestos asignando éstos a cada usuario.

Cada puesto de trabajo puede ser desempeñado por una o varias personas. Por ejemplo, el puesto de trabajo Auxiliar de Urbanismo puede estar desempeñado al tiempo por los usuarios Susana y Conchi. De esta forma, cuando haya un trabajo pendiente que deba ser atendido por este puesto de trabajo, éste llegará por igual a los dos usuarios y dejará de existir cuando cualquiera de los dos lo resuelva.

De la misma forma, una misma persona puede esta desempeñando más de un puesto de trabajo. Por ejemplo, el usuario jlopez puede desempeñar a la vez los roles de Ingeniero e Informático. Así, cuando haya una tarea nueva que deba ser atendida por cualquiera de los dos roles, el aviso de la misma le llegará a él.

Si un jefe de un determinado departamento desea estar al tanto del trabajo pendiente que tiene uno de los puestos de trabajo, bastará con asignar a este usuario al puesto de trabajo del subordinado, con lo que podrá examinar la carga de trabajo que tiene dicho puesto de trabajo en todo momento.

Llamamos Registro al ente principal en el que se estructura la información dentro del sistema. Tipos de registros clásicos pueden ser General de Entradas, Secretaría o Urbanismo. Los registros son clave a la hora de gestionar la seguridad dentro del sistema.

Todos los registros tienen asignado un contador. El contador se identifica con un ordinal, comenzando con el 0. El contador indica cual es el siguiente número a asignar a un elemento dentro de un registro. Dado que el Registro General de Entradas y el Registro Secretaría tienen contadores distintos, dos elementos de ellos pueden tener el mismo número. Este es otro punto importante a tener en cuenta a la hora de identificar los distintos Registros en su organización.

Dentro de cada registro de tipo expediente debe haber una o varias materias, en forma de árbol. Para la gestión de estas materias debemos utilizar la herramienta administrativa de Edición de Materias. Las materias son un mecanismo para ordenar los distintos expedientes dentro de un registro.

Cuando, en un expediente indicamos que queremos insertar un nuevo paso procedimental, se nos propone una lista de pasos. Mediante la herramienta de gestión de Tipos de Pasos Procedimentales podemos editar esta lista.

Cuando un usuario abre un expediente, una entrada, una salida o un paso procedimental, la base de datos bloquea este expediente para que otro usuario no lo pueda modificarlo mientras el primero lo está editando. Si un usuario intenta editar un objeto que ya esta siendo editado por otro usuario, el objeto aparecerá como de solo lectura y con un texto en la barra de título de la ventana indicando "Bloqueado Nombre Usuario".



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Los bloqueos de entradas, salidas y expedientes se gestionan de forma coordinada, con lo que hay dos tipos de bloqueos: los bloqueos de registros y los bloqueos de pasos procedimentales.

Desde el punto de vista administrativo, los problemas surgen cuando una máquina, ya sea por un corte de luz o por un mal funcionamiento de la misma o su sistema operativo, se apaga sin que la aplicación haya podido cerrarse de forma correcta. Si esto ocurre, los bloqueos de un usuario no se liberan y deberá hacerlo manualmente con la herramienta de Administración de Bloqueos.

Es posible configurar el programa para que al entrar un usuario en la aplicación automáticamente elimine todos los bloqueos que hayan quedado de una terminación errónea en su anterior sesión. No debe activar esta opción si un usuario va a utilizar varias instancias de la aplicación o si el mismo usuario va a iniciar sesiones con el programa en varias máquinas distintas al mismo tiempo.

Es preciso ser capaz de manejar esta herramienta porque, aunque en la práctica este tipo de situaciones es poco frecuente, son problemas que es necesario ser capaz de resolver.



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2. La Herramienta de Administración

2.1. Introducción

La Herramienta de Administración (Administrar.exe) es el portal a través del que se accede a las distintas herramientas de administración. Como se puede apreciar en la siguiente figura, la ventana está dividida en dos secciones diferentes: la de la izquierda contiene un árbol con los nombres de las herramientas de administración y a la derecha aparecerán dichas herramientas:

■ Gestión de Personal

■ Gestión de Documentación

■ Gestión de Expedientes

■ Gestión de Configuración

2.2. Gestión de Personal La sección Personal dentro de la herramienta de Administrador del Gestor de Documentos consta de cinco opciones que permiten acceder a las correspondientes herramientas de administración: Departamentos, Usuarios, Permisos de Acceso y Puestos de Trabajo y Permisos de Agenda.

2.2.1. Gestión de Departamentos

Pulsando este botón el administrador accede a la Gestión de Departamentos, en la que se puede crear, eliminar y modificar el nombre de los departamentos dentro de su organización. Para una gestión eficiente de los departamentos, consultar la sección Algunos Conceptos.



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Para insertar un nuevo departamento simplemente hay que pulsar el botón Nuevo. Si deseamos cambiar el nombre que se nos propone debemos pulsar sobre el nombre con el teclado.

Si lo que se desea es eliminar un departamento hay que seleccionarlo y pulsar el botón Borrar. Hay que tener en cuenta que no se podrá eliminar un departamento hasta que haya sido eliminada cualquier referencia a él en el programa, por lo que no debe quedar ningún usuario en este departamento ni debe haber ningún expediente gestionado por dicho departamento.

Para modificar el nombre de un departamento simplemente hay que seleccionarlo en la lista y pulsar con el ratón sobre el nombre, para editarlo directamente sobre la lista.

2.2.2. Gestión de Usuarios

Pulsando el botón Usuarios de la ventana de la Herramienta de Administración, se accede a la Gestión de Usuarios.

Un usuario es una persona física que accede a la máquina para trabajar en el sistema. Como puede apreciar en la figura adjunta, cada usuario pertenece a un departamento y solo a uno.

Para crear un usuario nuevo dentro del sistema se deberá pulsar el botón Nuevo (recuerde, los usuarios deben estar dados de alta en el programa con el mismo identificador que utilizan



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para entrar en su terminal). Después puede modificar el nombre y el departamento del usuario creado.

Si tras elegir de la lista un usuario se pulsa Borrar, y si acepta el dialogo de confirmación, se habrá eliminado el usuario del sistema. Este usuario ya no tendrá acceso a la interfaz de usuario. No podrá eliminar un usuario si dispone de objetos de su propiedad en el sistema: entradas, salidas, expedientes, avisos, etc.

Por último, se puede modificar los datos de un usuario, es decir, su nombre o el departamento al que pertenece. Para ello, basta con seleccionar un usuario y modificar los valores que se desee, bien directamente en nombre en la lista o bien el departamento con el combo al efecto.

Dado que para la creación de un usuario es necesario haber creado antes el departamento al que pertenece, la metodología de trabajo más usual es proceder primero a la configuración de los departamentos para después ir insertando dentro de éstos los distintos usuarios.

Otro punto importante a tener en cuenta a la hora de gestionar usuarios es que, cuando se crea un nuevo usuario, éste no tiene permiso de acceso a ningún registro, por lo que tras crear usuarios se deberá asignar permisos antes de que el usuario acceda al sistema.

2.2.3. Gestión de Permisos de Acceso

La gestión de los permisos de acceso se realiza a nivel de Registros. Cada uno de los usuarios tiene permiso de acceso a cada uno de los registros en modo modificación, lectura o simplemente no tiene ningún permiso. Para la asignación de estos permisos GestDoc dispone de la Herramienta de Gestión de Permisos de Acceso a Registros.

Está dividida en dos partes. A la izquierda se muestra el listado de usuarios y a la derecha los distintos registros. Para gestionar tanto usuarios y registros se dispone de herramientas especializadas, para gestión de usuarios y gestión de registros.

Para modificar los permisos de acceso de un usuario a un registro se selecciona el usuario en la columna de la izquierda y a la derecha aparecerán marcados los registros a los que este usuario puede acceder. Pulsando con el ratón sobre la casilla de selección de un registro se autoriza o desautoriza al usuario a acceder a dicho registro.

No se puede acceder a este Registro.



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Permisos de lectura, únicamente.

Permisos de lectura y modificación.

Para facilitar las tareas de mantenimiento se dispone de cuatro botones especiales. Si se selecciona un usuario y se pulsa el botón Copiar, sus permisos de acceso se copiarán al portapapeles. Simplemente seleccionando otro usuario y pulsando el botón Pegar se habrá asignado al segundo usuario los mismos permisos de acceso que al primero.

También disponemos de los botones Todos, que da permiso de lectura y modificación sobre todos los registros y Ning., que elimina todos los permisos.

Hay que tener en cuenta un punto importante a la hora de gestionar usuarios: cuando se crea un nuevo usuario, éste no tiene permiso de acceso a ningún registro, por lo que deberán asignarse permisos antes de que el usuario acceda al sistema.

2.2.4. Gestión de Puestos de trabajo

Para la gestión de los puestos de trabajo y para el aprovisionamiento de puestos GestDoc dispone de la Herramienta de Gestión de Puestos de Trabajo.

Como ya se ha indicado en la sección Algunos Conceptos, un usuario puede desempeñar más de un puesto de trabajo, al tiempo que un puesto de trabajo puede estar desempeñado por más de un usuario a la vez.

En la figura, se puede ver que la ventana de esta herramienta está dividida en dos zonas. A la izquierda se muestra un listado de todos los puestos de trabajo existentes en la base de datos y a la derecha un listado de todos los usuarios.

Para crear un puesto de trabajo nuevo basta con pulsar el botón Insertar. Inicialmente el sistema propone como nombre del nuevo puesto de trabajo que se va a crear "Nuevo Puesto".

Si lo que se desea es modificar el nombre de un puesto de trabajo existente, hay que seleccionar con el ratón un puesto de trabajo, y pulsar con el ratón sobre el nombre.

Para realizar la Provisión de Puestos de Trabajo, esto es, designar que usuarios desempeñan que puestos de trabajo, basta con seleccionar un determinado puesto de trabajo en la ventana de la izquierda.



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A continuación, a la derecha, en la lista de usuarios, se muestra una marca en el recuadro al lado de los usuarios asignados a ese puesto de trabajo.

El botón, Eliminar permite eliminar un puesto de trabajo del sistema. Para ello basta con seleccionarlo y pulsar el botón Eliminar. Para poder eliminar un puesto de trabajo, antes debe haberse eliminado todas las relaciones con usuarios de ese puesto de trabajo.

2.2.5. Gestión de Permisos de Agenda

La gestión de los permisos de acceso a la agenda usuario por usuario. Cada usuario siempre acceso a su propia agenda, pero se le pueden asignar permisos adicionales para ver o modificar las agendas de otros usuarios. Para la asignación de estos permisos GestDoc dispone de la Herramienta de Gestión de Permisos de Agenda.

Está dividida en dos partes. A la izquierda se muestra el listado de usuarios y a la derecha los nombres de los usuarios de la agenda sobre los que se podrá acceder.

Para modificar los permisos de acceso de un usuario a la agenda de otro se selecciona el usuario en la columna de la izquierda y a la derecha aparecerán marcados los nombres de usuario sobre los que tiene permisos de agenda. Pulsando con el ratón sobre la casilla de selección de un usuario de la derecha se autoriza o desautoriza al usuario a acceder a la agenda de dicho usuario.

No se puede acceder a su usuario.

Permisos de lectura, únicamente.

Permisos de lectura y modificación.

2.3. Gestión de Documentación La sección Gestión de Documentación de la ventana consta de tres subsecciones para la administración de Tipos de Archivo, Tipos de Documento y Tipos de Plantillas.

2.3.1. Administración de Tipos de Archivo

Cada entrada dispone de un campo más que podemos seleccionar. Se trata del Archivo. Con él podemos identificar la ubicación física del documento entre los distintos almacenes de documentos con los que cuenta la organización.



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No nos extenderemos más sobre como configurar o crear los distintos archivos ya que el funcionamiento es idéntico a la herramienta de gestión de departamentos.

2.3.2. Administración de Tipos de Documentos

Cuando un usuario va a dar una entrada o salida nueva o va a modificar una existente, uno de los campos que puede modificar es el tipo de documento. Describe, indicando un tipo de entre varios, a que clase pertenece el documento al que se refiere la entrada o salida.

El listado de los documentos posibles se gestionan mediante la Herramienta de Tipos de Documentos. El funcionamiento es análogo a la Herramienta de Gestión de Departamentos.

2.3.3. Administración de Plantillas

La herramienta de administración de plantillas permite definir, modificar y clasificar plantillas. Para poner en funcionamiento la herramienta bastará con pulsar el botón Plantillas que aparece en la sección Documentos de la Herramienta de Administración.

La herramienta de administración de plantillas es la más compleja de las herramientas de administración, por lo que se le dedica un capítulo íntegro.



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2.4. Gestión de Expedientes La sección Gestión de Expedientes de la ventana de la Herramienta de Administración consta de cuatro subsecciones para administrar los correspondientes elementos: Tipos de Registro, Pasos Procedimentales, Materias, y Tipos de Expedientes.

2.4.1. Administración de Tipos de Registro

Para gestionar los distintos tipos de registro GestDoc dispone de la Herramienta de Administración de Registros. Para ejecutar esta herramienta hay que seleccionar la opción Tipos de Registros de la ventana de la Herramienta de Administración. Con la Herramienta de Administración de Registros se puede crear y modificar los distintos tipos de registros de la organización.

Cada uno de estos registros se compone de varios elementos distintos:

■ Un Nombre: que identifica el registro.

■ Un Tipo: que puede ser Entrada, Salida o Expediente.

■ Un Contador: ordinal que indica el contador que debe utilizase en la asignación de números en la creación de elementos de este tipo de registro.

Además estos registros pueden mostrarse, para mayor comodidad, agrupados por Tipo de Registro o por Contador.



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Para modificar un registro hay que seleccionarlo en el árbol. Si se quiere modificar el Nombre hay que volver a pulsar sobre él con el ratón y entonces se puede editar el nombre del registro.

Para modificar el Contador o el Tipo de registro se selecciona el registro en el árbol. Para modificar el tipo simplemente se cambia en el combo box de la parte inferior derecha. Para cambiar el contador debemos escribir un nuevo valor y pulsar Intro.

Para eliminar un registro hay que seleccionarlo en el árbol y pulsar el botón Borrar. No es posible borrar registros en los que ya se hayan introducido elementos (materias, permisos de acceso o cualquier objeto). Dichos elementos deberán ser eliminados previamente.

Para crear un nuevo registro primero hay que seleccionar el Tipo y Contador que se desean para ese nuevo registro y después pulsar el botón Insertar. Esto creará un nuevo registro, que aparecerá en la lista con el nombre Nuevo Registro y el tipo y contador que tenía seleccionado antes de pulsar el botón.

Tras ello se puede modificar el nombre, el tipo o el contador del registro.



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2.4.2. Edición de Materias

Para gestionar los distintos tipos de Materias GestDoc dispone de la Herramienta de Administración de Materias. Para ejecutar esta herramienta hay que seleccionar la opción Materias de la ventana de la Herramienta de Administración.

En la ventana se visualiza la lista de Registros agrupados por Entradas, Salidas y Expedientes.

Dentro de cada Registro se encuentra el árbol de materias, representado por los siguientes iconos:

Etiqueta Entradas y los registros de tipo Entrada.

Etiqueta Salidas y los registros de tipo Salida.

Etiqueta Expedientes y los registros de tipo Expediente.

Materias, si el árbol está expandido.

Materias, si el árbol no está expandido.

Pulsando sobre el nombre de una materia queda seleccionado. Además pulsando sobre un nombre ya seleccionado se puede modificar el nombre sobre el propio árbol.

Si se ha seleccionado una materia o un registro se puede introducir una nueva materia pulsando el botón Nueva. Se creará con ello una nueva materia llamada Nueva Materia que se aparecerá en el árbol seleccionada para poder cambiar su nombre.



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Seleccionando una materia y pulsando el botón Borrar se elimina la materia y todas las materias que cuelgan de ella. No es posible eliminar una materia que tenga elementos, expedientes, entradas o salidas, dentro de ella.

Por último se puede tomar una materia y todas las ramas que cuelguen de ella y modificar el punto donde está colocada. Para ello hay que seleccionar la materia que se quiere mover y pulsar el botón de Cortar.

El color de la carpeta que representa la materia cambia apareciendo sobre ella una admiración, indicando que ha sido marcada para ser movida . En el ejemplo se ha seleccionado y cortado la carpeta Hacienda.

Ahora se debe seleccionar la materia o el registro donde se quiere insertar la materia y pulsando Pegar, se eliminará la rama seleccionada del punto donde estaba en el árbol de materias y pasará estar situado en el punto de inserción indicado.

2.4.3. Administración de Tipos de Pasos Procedimentales

Para gestionar los distintos tipos de pasos procedimentales GestDoc dispone de la Herramienta de Administración de Pasos Procedimentales. Para ejecutar esta herramienta hay que seleccionar Pasos Procedimentales del árbol la ventana de la Herramienta de Administración.

En la herramienta de edición de pasos procedimentales se puede ver una lista con los distintos tipos de pasos procedimentales ya construidos.

En la parte superior se encuentra la lista de todos los pasos junto con la duración de cada uno. La duración de un paso puede marcarse por un número de días, de forma que se pueda marcar una fecha tope al crear un paso procedimental. También podemos marcar la



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duración con el valor No Asignado, con lo que el paso no tendrá una fecha tope al ser creado.

El funcionamiento de esta herramienta es similar al de otras herramientas de administración. Para insertar un paso procedimental, basta con pulsar el botón Insertar para que el nuevo paso quede insertado en la base de datos. Luego puede modificarse el nombre o su duración después de seleccionarlo.

Para modificar un paso procedimental, basta con seleccionarlo en la lista superior y pulsar con el ratón sobre el nombre para cambiarlo o modificar su duración para que los cambios realizados se almacenen en la base de datos.

Para eliminar un paso procedimental, basta con seleccionarlo en la lista superior, y pulsar Borrar. Solo es posible borrar pasos que no tengan ningún expediente, entrada o salida asignados.

2.4.4. Administración de Tipos de Expedientes

Para gestionar los distintos tipos de expedientes con estructura cerrada GestDoc dispone de la Herramienta de Administración de Tipos de Expedientes. Para ejecutar esta herramienta hay que pulsar el botón Tipos de la ventana de la Herramienta de Administración.

Como ya sabe, un expediente con estructura cerrada es un expediente en el que se conoce previamente la forma en que se sucederán los tipos de pasos procedimentales. Además tiene algunos datos sobre la duración y sobre la materia en la que debe ser creado.

Como se puede ver, se puede seleccionar uno de la lista que aparece en la parte superior de la ventana. De esta forma se podrá ver y modificar los datos de cada uno de estos tipos de expediente.

En la mitad inferior de la ventana aparecen los datos del expediente seleccionado en la lista de la mitad superior. Esta mitad está dividida a su vez en dos partes principales: los datos del tipo de expediente y los pasos procedimentales que lo componen.

Las operaciones básicas que se puede realizar con un tipo de expediente son: Insertar, Eliminar y Modificar. Para crear un nuevo tipo de expediente basta con pulsar sobre el botón Insertar, en la parte



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superior derecha de la ventana. Se insertará un nuevo tipo en la lista, con el nombre Nuevo Tipo y sin rellenar.

A continuación se podrá modificar este tipo para rellenar los distintos campos tal y como se explica más adelante.

Para borrar un tipo de expediente hay que seleccionarlo de la lista superior y pulsar sobre el botón Borrar. Deberá confirmarse la eliminación y solo será posible realizarla si no hay ningún expediente de este tipo en funcionamiento.

Para modificar un tipo de expediente antes debe seleccionarse uno de la lista de tipos en la parte superior de la ventana. Después se podrá ir modificando cada uno de los aspectos con contiene un Tipo de Expediente y que son los siguientes:

■ Nombre. Para modificarlo simplemente se debe pulsar sobre el nombre del tipo que esté seleccionado en la lista para modificar el texto que representa ese tipo de expediente.

■ Materia a la que pertenece, seleccionando una del árbol de materias que aparece.

■ En la casilla Duración debe seleccionarse una duración máxima para el expediente o escribirla indicando el número de días seguido por la palabra "día" o "días" o el número de meses seguido de la palabra "mes" o "meses". Si no se desea indicar una fecha tope puede seleccionarse “Sin Duración” y si desea que, en lugar de tener una duración



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máxima, el expediente finalice en una fecha en concreto, indíquese en duración la expresión "Por Fecha" y seleccione la fecha en el control Fecha Tope.

■ Es posible indicar que documentación debe ser presentada para la tramitación de este expediente mediante la opción Docum.. Aparecerá un diálogo en el que se puede insertar y eliminar los nombres de los documentos requeridos. Ver el manual de usuario, sección “Documentación Presentada”, para más información.

■ También puede indicarse información necesaria para ser completada en el expediente. Ver el manual de usuario, sección “Datos del Expediente”, para más información.

■ Cada tipo de expediente dispone de una lista de pasos procedimentales que se encadenan en forma de grafo. Para configurar estos pasos dispone de una lista en la parte inferior de la ventana de la Herramienta de Gestión de Tipos de Expedientes en la que se puede ver los pasos que componen este tipo. Hay dos botones para manejar esta lista. El botón Insertar nos permite añadir un paso procedimental al final de la lista y el botón Borrar nos permite borrar el paso que tengamos seleccionado de la lista.



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En los pasos procedimentales de los expedientes cerrados puede incluirse múltiple información, mucha más de la que podíamos indicar el un tipo de paso general.

En primer lugar debemos montar la secuencia en que se van a proponer al usuario los pasos procedimentales. La forma de hacerlo es identificar cual o cuales serán los que se propongan como primera opción y luego indicar que posibilidades hay tras cada uno de los pasos. No debemos olvidar que las entradas del expediente y en concreto la que lo incoa no están contempladas en estos pasos.

Para marcar uno o varios pasos como los de inicio podemos hacer doble clic sobre el nombre del mismo y en la ventana que aparece seleccionamos la opción Primer Paso.

En la parte inferior de la ventana de edición de pasos en tipos de expediente aparecen dos listas de pasos. En la superior están los pasos que no pueden ir tras este y en la inferior los que si pueden ir. Para cambiar un paso de una lista a la otra simplemente hacemos doble clic sobre él.

Además en esta ventana podemos ver más información que podemos indicar para un paso dentro de un expediente:

■ Duración: Podemos seleccionar una duración o Sin Limite en el control de la derecha.

■ Crear Cerrado: Creará el paso procedimental y directamente lo cerrará.

■ Plantilla: Podemos indicar una plantilla que se insertará automáticamente en el paso cuando lo creemos.

■ Autoimprimir: Sólo tiene sentido cuando se ha indicado una plantilla. Además de insertar la plantilla la abre para que la imprimamos.

■ Dar salida automáticamente en: Este paso implica la creación de una salida. Suelen ser pasos de notificación o resolución, por ejemplo. Podemos indicar un tipo de registro de salidas.



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2.5. Configuración En la opción Configuración de la ventana de la Herramienta de Administración se puede abril la herramientaque permiten al administrador configurar GestDoc según las necesidades de su organización.

El recuadro contiene dos opciones:

■ Opción Desbloqueos internos, para acceder a la ventana del Gestor de Bloqueos.

■ Botón Editor de Configuración para acceder a la ventana del Editor de Configuración de GestDoc.

2.5.1. Desbloqueos Internos

Mediante esta herramienta el administrador podrá comprobar el estado de todos los bloqueos en el sistema y eliminarlos si considera que no deberían estar activos.

Puede ver una lista de todos los bloqueos en la parte superior de la herramienta en la que se puede apreciar el tipo de bloqueo, el usuario que lo gestiona así como el nombre y número del objeto bloqueado.

La visión de los bloqueos que proporciona la herramienta es estática. Si, después de que la herramienta lleve un tiempo arrancada, se desea Refrescar los bloqueos, se dispone de un botón al efecto en la parte inferior derecha.

Si, como ya se ha indicado en la sección Algunos Conceptos Básicos, un usuario pierde el control de un bloqueo, el administrador deberá eliminarlo con esta herramienta, para lo cual basta con realizar un doble-click sobre el elemento correspondiente en la lista.

También es posible indicar que un usuario elimine automáticamente los bloqueos al iniciar la aplicación. Ver el Anexo sobre variables globales para obtener más información

2.5.2. Editor de Configuración

Con la herramienta de configuración el administrador podrá gestionar la configuración de GestDoc en su organización, de acuerdo con sus propias políticas administrativas.

La configuración de su organización se realiza mediante tuplas Nombre/Valor.



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Mediante el Gestor de Configuración el administrador podrá comprobar y modificar la configuración de su sistema. La herramienta dispone de una lista en la parte superior en la que puede seleccionar las distintas variables de configuración de GestDoc.

Una vez seleccionada una variable se puede ver en la parte inferior su Nombre y su Valor. Modificando el valor y al pulsar Intro valor se almacenará el nuevo valor en el sistema.

La lista completa de variables se recoge en el anexo B. Variables de Configuración.

En la parte inferior derecha podemos apreciar un combo box en el que aparece seleccionado Configuración General. Modificando este valor es posible cambiar la configuración de un usuario en concreto en lugar de la configuración general. Las posibilidades de configuración para los usuarios son distintas que las de la aplicación, con lo que tendrá que consultar el mismo anexo para confirmar que datos pueden configurarse para los usuarios.

2.5.3. Tareas Administrativas Generales

El sistema que tiene instalado en su organización esta basado en una arquitectura cliente/servidor desarrollada sobre CORBA (Common Object Request Broker Architecture), un estándar mundial desarrollado por la OMG (Object Management Group).

Usted dispone de varios objetos ejecutándose en uno o varios de sus servidores NT y los clientes automáticamente localizan a estos servidores.

En los distintos servidores (probablemente únicamente uno) usted dispone de un servicio que activará los distintos objetos. Este servicio se denomina "Inicio de Expedientes" y puede arrancarlo o pararlo a voluntad. Puede ver los objetos que se ejecutan en cada servidor con la herramienta administrativa GlManager, como se describe más adelante.

Para realizar una copia de seguridad de sus bases de datos, mediante la herramienta de backup del sistema, debe detener este servicio para que las mismas queden liberadas. Para ello basta con ejecutar desde una consola, en el servidor, la instrucción:

net stop "Gestion Documental"

Ahora se han detenido los objetos y puede usted realizar la copia de seguridad sin problemas. Para volver a iniciar los objetos servidores deberá ejecutar:

net start "Gestion Documental "

Esta operación no será necesaria si realiza la copia de seguridad mediante comandos copy o xcopy, ya que estas utilidades no comprueban si el fichero esté abierto antes de comenzar la copia del mismo.

En el servidor se arrancarán varios procesos que contienen los objetos servidores. Los nombres y el número de ellos dependerá de las licencias que tenga contratadas su organización.

En cualquier caso se arrancará al menos un proceso llamado ccl_gl.exe. Este proceso estará ejecutándose en todos los servidores en los que se esté ejecutando alguno de los objetos servidor y se utiliza para que los objetos se localicen unos a otros.

Dado que los ordenadores donde se ejecutan los clientes, ya sean estos la aplicación cliente de un usuario general o las herramientas administrativas, no disponen de este proceso (aunque pueden ejecutarlo sin problemas), utilizan el proceso de uno de los servidores. Para ello simplemente debe introducir el nombre del servidor en la clave Config/IpServer del



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registro de Microsoft Windows. Esta clave puede estar en la configuración de la máquina (HKEY_LOCAL_MACHINE) o en la configuración del usuario (HKEY_CURRENT_USER). La configuración del usuario prevalece sobre la configuración general de la máquina.



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3. Administración de Plantillas

3.1. Introducción

La Herramienta de Administración de Plantillas permite al administrador del programa definir, modificar y clasificar plantillas. Para poner en funcionamiento la herramienta bastará con pulsar el botón correspondiente que aparece en la Herramienta de Administración.

Las plantillas en GestDoc son documentos maestros que sirven como muestra para generar documentos. Son documentos con formato común predefinido para ser completados con los datos de los expedientes consiguiéndose así cómoda y rápidamente la generación de documentos personalizados.

Para hacer más eficiente el manejo de gran número de plantillas, en GestDoc se agrupan las plantillas en clases o Carpetas. Las carpetas no son más que grupos de plantillas que tienen algo en común desde el punto de vista de la Organización.

Una vez puesta en ejecución, la herramienta de administración de plantillas muestra el aspecto que aparece en al siguiente figura.

Los elementos de esta herramienta de administración de plantillas son muy simples:

■ Un árbol llamado Jerarquía de Plantillas, donde se representan las plantillas, agrupadas en las clases o carpetas contener a su vez directamente plantillas, u otras carpetas que representan subclases de plantillas y a su vez pueden contener plantillas o mas subcarpetas.

■ Dos conjuntos de botones para manejar las carpetas y las plantillas

3.2. Manejo de la Ventana de Administración de Plantillas Los botones de la Herramienta de Administración de Plantillas están separados en dos grupos. Los cuatro superiores se habilitan cuando se tiene seleccionada una Carpeta:



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■ Nueva Carpeta

■ Nueva Plantilla

■ Editar Carpeta

■ Eliminar Carpeta

y cuando se selecciona una Plantilla se habilitan los tres inferiores.

■ Editar Plantilla

■ Eliminar Plantilla

■ Nueva Vigencia

Por tanto, en función del tipo de elemento que se seleccione en las ramas del árbol, cambian las funciones que tienen sentido aplicar, tanto si se accede a ellas desde los botones del diálogo (que se habilitan o deshabilitan automáticamente) como si se usan los menús de contexto que se despliegan cuando se pulsa el botón auxiliar del ratón.

Si se usa el menú de contexto, cuando se tiene seleccionada una Carpeta, que representa una clase de plantillas, las funciones disponibles son crear un Nuevo elemento dentro de la carpeta (Nueva Carpeta o Nueva Plantilla) , Editar las propiedades de la carpeta o Eliminar la carpeta.

Si se invoca el menú de contexto, teniendo seleccionada una Plantilla las funciones disponibles son Editar las propiedades de la plantilla, Establecer Nueva Vigencia para la plantilla y Eliminar la plantilla.



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Por tanto, las opciones del menú de contexto invocan a las mismas ventanas que se pueden visualizar cuando se pulsan los botones de la ventana principal de la Herramienta de Administración de Plantillas. Dichas opciones se describen en detalle a continuación.

3.3. Crear Nuevas Carpetas Para crear, editar y borrar Carpetas de plantillas, se utiliza una misma herramienta.

En esta herramienta, el administrador puede proceder a crear y/o borrar clases de plantilla. Este proceso es iterativo: sin salir de esta herramienta, el administrador va modificando, añadiendo o borrando carpetas y los cambios se ven reflejados en el árbol que muestra la organización jerárquica.

Una vez efectuadas todas las modificaciones, borradas y añadidas las clases de plantillas que se desee, pulsando el botón OK se aceptan todos los cambios y se actualizan en la base de datos. Si, por el contrario, se pulsa el botón Cancelar, se ignoran todos los cambios efectuados y la estructura de carpetas y plantillas (la jerarquía) queda como estaba en el momento de abrir esta ventana.

Este diálogo se puede desplegar tras elegir en el menú de contexto las opciones Nuevo y Carpeta, o pulsando directamente el botón Nueva Carpeta de la Herramienta de Administración de Plantillas.



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En el dialogo que se despliega, se encuentra seleccionada la carpeta de la que se quiere crear una subcarpeta o hija, y se puede comprobar viendo que en el campo "Nueva Carpeta Como Hija De" aparece el nombre de dicha carpeta. Basta con especificar en el campo Con Nombre el identificador para la nueva clase y seleccionar Insertar. La carpeta seleccionada inicialmente tendrá ahora una subcarpeta con ese nombre que se ha introducido.

3.4. Eliminar una Carpeta Para borrar carpetas de plantillas, se utiliza el mismo diálogo que sirve para crearlas y modificarlas.

En este diálogo, el administrador puede proceder a crear y borrar clases de plantilla. Este proceso es iterativo: sin salir de este diálogo, el administrador va modificando, añadiendo o borrando clases y los cambios se ven reflejados en el árbol que muestra la organización jerárquica.

Una vez efectuadas todas las modificaciones, borradas y añadidas las clases que se desee, pulsando el botón OK se aceptan todos los cambios y se actualizan en la base de datos. Si, por el contrario, se pulsa el botón Cancelar, se ignoran todos los cambios efectuados y la estructura de clases y plantillas queda como estaba en el momento de abrir esta ventana.

Este diálogo se puede desplegar tras seleccionar una carpeta y elegir en el menú de contexto la opción Eliminar, o pulsando directamente el botón Eliminar Carpeta de la Herramienta de Administración de Plantillas.



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Una vez en esta ventana, se selecciona una carpeta en el árbol de jerarquías y se pulsa el botón Eliminar.

Mediante esta opción, se elimina la clase de plantillas seleccionada y todas sus derivadas, así como el acceso a los tipos de plantillas que estuvieran definidos bajo estas.

Atención!!! Este proceso es irreversible por lo que se ha de poner un especial cuidado cuando se elija Eliminar. Se perderá la información que hubiera por debajo de la clase. La pérdida definitiva de la información tiene lugar al pulsar el botón OK. En ese momento se borran definitivamente de la base de datos las clases de plantilla que se hubieran eliminado del árbol de jerarquías.

3.5. Editar la jerarquía de Clases de Plantilla

Para editar la jerarquía de Clases de plantillas, se utiliza el mismo diálogo que sirve para crearlas y borrarlas.

En este diálogo, el administrador puede proceder a crear y borrar clases de plantilla. Este proceso es iterativo: sin salir de este diálogo, el administrador va modificando, añadiendo o borrando clases y los cambios se ven reflejados en el árbol que muestra la organización jerárquica. Una vez efectuadas todas las modificaciones, borradas y añadidas las clases que se desee, pulsando el botón OK se aceptan los cambios y se actualizan en la base de datos. Si, por el contrario, se pulsa el botón Cancelar, se ignoran los cambios efectuados y la estructura de clases y plantillas queda como estaba en el momento de abrir esta ventana.

Este diálogo se puede desplegar tras seleccionar una carpeta y elegir en el menú de contexto la opción Editar Carpeta, o pulsando directamente el botón Editar Carpeta de la Herramienta de Administración de Plantillas.



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Simplemente se ha de observar que el proceso de modificación de la jerarquía es iterativo y que, iniciado el diálogo de edición, se puede repetir el proceso e inserción de nuevas clases de plantillas cambiando el lugar de inserción de las mismas tantas veces como se desee.

Bastará con elegir en el árbol de la jerarquía el lugar donde se desea insertar una nueva clase (si es diferente) e insertar el nuevo elemento. Si se inserta erróneamente alguna clase, bastará con seleccionarla y ejecutar Eliminar Seleccionado. Así, añadiendo y quitando elementos se puede modificar la jerarquía de clases de plantilla.

3.6. Crear un nueva Plantilla

En la Herramienta de Administración de Plantillas, cuando se elige en el menú de contexto Nuevo Plantilla se despliega el diálogo de Edición de Tipos de Plantillas.

Ese diálogo es el mismo que sirve para la edición y modificación, pero en este caso aparecen en blanco los campos para que sean rellenados con los nuevos valores.

Esto hace que se cree una nueva tabla de datos en el servidor para almacenar todos los datos asociados a cada nueva plantilla y un nuevo registro en la tabla de plantillas que almacena los parámetros de esta plantilla.

El campo Id se genera de forma automática e identifica de forma única a la plantilla en la tabla de tipos de plantillas. El campo descripción permite proporcionar una frase que será la mostrada en la jerarquía de plantillas.

Debe dejar claro el objetivo de la plantilla para que los usuarios la puedan identificar cuando inserten plantillas en los expedientes. La Tabla de Variables Asociada es la tabla que se ha creado en el servidor para albergar los datos de la plantilla. Los datos vienen representados por variables de tipo texto.

Se puede editar la tabla de variables asociada pulsando sobre el botón Editar que aparece junto al nombre de la tabla (el nombre de la tabla no se puede cambiar).



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Las plantillas se han pensado para trabajar principalmente sobre ficheros de texto. Si se desea que los ficheros de plantilla puedan contener texto en formato gráfico, recuadros, líneas, etc., se pueden elegir el formato de texto enriquecido y usar como herramienta de edición WordPad o Word. Si en cambio se desean mantener archivos de texto sencillo, se puede optar por texto crudo.

El fichero de origen especifica el documento que ha de servir de plantilla para este tipo de plantilla. Habrá que crearlo en el directorio del servidor donde se vayan a mantener las plantillas. El contenido previo de este archivo se puede modificar desde la herramienta a la vez que se añaden las variables, tanto del sistema de expedientes como las variables asociadas a la plantilla que queremos que aparezcan en el documento.

Antes de añadir las variables a la plantilla se debe elegir la extensión del documento, en el campo Extensión que Lanza el Programa de Edición (.rtf si se trata de documentos de texto enriquecido). Esto permitirá que se pueda lanzar el programa adecuado para terminar de editar la plantilla. La extensión se calcula automáticamente partiendo del documento elegido pero se recomienda emplear siempre .rtf, ya que de este modo se ejecutará Word o WordPad que harán más fáciles las tareas finales de edición de la plantilla.

Para incorporar las variables al documento, y terminar de configurar la plantilla, se selecciona el archivo que se usará de plantilla en el dialogo que sale pulsando el botón Seleccionar . Una vez elegido el archivo, se edita la plantilla pulsando sobre el botón Editar que aparece junto al fichero de origen. Esto hace que se ejecute el programa de edición que tengamos asociado a la extensión (en el ejemplo que vemos es Word) y la utilidad WordAsist de gestión de las variables disponibles para insertar en el documento.

Como se puede ver en la figura, en la ventana del WordAsist aparecen varios grupos de variables relacionadas con el expediente, como por ejemplo Datos del Interesado, Registro del Expediente, etc., y un grupo al final donde se especifican los campos definidos para la Plantilla que estamos editando, en este caso Datos de Plantilla:[Ejemplo de factura].



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Para insertar un campo en el documento, basta con seleccionarlo con el ratón en la ventana de WordAsist y arrastrarlo con el ratón al documento hasta el punto en que se desee insertar. Al soltarlo se añadirá automáticamente una entrada de ese campo en el documento. Los campos insertados en el documento, para que quede más claro, quedan marcados en rojo para ser fácilmente diferenciables del resto del texto del documento.

Terminada la edición, se deben guardar los cambios en el documento y cerrar tanto el editor (Word) como WordAsist.

Los campos Opciones de Programa y Programa de Preproceso se deben dejar inicializados con un valor none. Serán empleados en nuevas versiones del Gestor de Documentación.

En cuanto al campo Carpeta donde se ubica, indica la clase de plantilla a la que pertenece. Simplemente indica el lugar en que se debe ubicar el nuevo tipo de plantilla dentro del árbol de clases de plantillas. Si se desea, se puede cambiar por uno nuevo.

3.7. Editar la Tabla de Variables Asociada a una plantilla Cuando se elige editar la Tabla de Variables Asociada se despliega un diálogo de edición de variables de plantilla, donde se pueden consignar las variables particulares a la plantilla.



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Cuando se edita la Tabla de Variables Asociada, se pueden elegir como variables campos que sean comunes a todas las plantillas de este tipo pero que han de variar cada vez que se inserta una nueva plantilla en un expediente. Se han de excluir los campos que dependen del expediente ya que se pueden extraer como variables implícitas del propio expediente.

En el campo Insertar Variable se pueden especificar los nombres de las variables. Pulsando sobre Insertar se añade una nueva. Para borrar una que se haya introducido por error, se debe seleccionar y pulsar sobre Eliminar Seleccionado.

En la figura de la izquierda se observa como insertar una nueva variable (en este caso llamada Variable_prueba) y en la derecha se ve como se borraría esa misma variable.

3.8. Eliminar una Plantilla

Para eliminar una plantilla, hay que seleccionarla en la ventana de la Herramienta de Administración de Plantillas, después se elige en el menú de contexto Eliminar. Cuando se elimina una plantilla, se eliminan las tablas asociadas a la misma y deja de aparecer en jerarquía de plantillas.

Dado que el proceso es irreversible, cuando se pulsa Eliminar se muestra un diálogo de aviso que permite cancelar la operación.



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3.9. Edición de una Plantilla En todo momento se pueden subsanar errores cometidos en la creación de plantillas mediante la edición de los tipos de plantillas.

Cambiar la clase a la que pertenece o añadir nuevos campos al documento pueden ser tareas habituales.

La ventana de edición es la misma que cuando se crea un tipo nuevo de plantilla, pero en este caso la ventana aparece ya rellena con los valores de la plantilla en cuestión para permitir al administrador modificar lo que crea necesario.

Cuando la necesidad de editar una plantilla se origina porque el texto que debe aparecer es distinto, y no debido a un error, se debe emplear el mecanismo de Nueva Vigencia de una Plantilla.

3.10. Nueva Vigencia de una Plantilla

Una plantilla necesita tener una nueva vigencia cuando en un momento dado las condiciones de la plantilla cambian y hacen que en nuevos documentos originados a partir de la nueva plantilla se reflejen las nuevas condiciones mientras que en los documentos creados con condiciones antiguas, éstas se deben mantener.

Un caso típico es que cambie el texto de una ley y que la referencia a la misma también cambie en el documento de la plantilla (Entrada en vigor de Nueva Ley).

Para establecer una Nueva Vigencia de una plantilla bastará con seleccionarla y pulsar el botón Nueva Vigencia en la Herramienta de Administración de Plantillas o en el menú de contexto pulsar Establecer Nueva Vigencia . Esto creará una copia de la plantilla antigua y creará nuevas bases de datos asociadas a ella.

De este modo la versión antigua del documento se puede seguir viendo en las plantillas que se hayan insertado en expedientes hasta el momento. También se desplegará la ventana de edición de tipos para permitir realizar los cambios que se estimen oportunos en el documento y/o las variables asociadas a la plantilla para adaptarlas a la nueva situación.



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Anexos



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4. A. Parámetros de las Plantillas Nombre Descripción

Registro del Expediente, Entrada o Salida

_Exp_Id Identificación del registro, para etiquetas

_Exp_Principal Año de creación del registro

_Exp_Numero Número asignado al registro

_Exp_TipoReg Tipo de este registro

_Exp_Fecha Fecha de creación del registro en formato dd/mm/aaaa

_Exp_FechaL Fecha de creación del registro en formato dd de mmmm de aaaa

_Exp_Hora Hora de creación del registro en formato hh:mm

_Exp_Referencia Referencia del registro

_Exp_Extracto Extracto del registro

_Exp_Interesado DNI del interesado que ha dado la entrada que ha generado el expediente

_Exp_Representado DNI del representado al que se refiere la entrada que ha generado el expediente

_Exp_Cerrado Puede contener "SI" o "NO" e indica si el registro está cerrado.

Dirección Asociada al Expediente, Entrada o Salida

_Exp_DirCalle Calle de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirCNumero Número de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirPortal Portal de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirPiso Piso de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirPuerta Puerta de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirEscalera Escalera de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirCP Código Postal de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirMunicipio Municipio de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirProvincia Provincia de la dirección asociada al registro.

_Exp_DirEstado Estado de la dirección asociada al registro.



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Dirección de Notificación del Expediente, Entrada o Salida

_Exp_NDirCalle Calle de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirCNumero Número de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirPortal Portal de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirPiso Piso de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirPuerta Puerta de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirEscalera Escalera de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirCP Código Postal de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirMunicipio Municipio de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirProvincia Provincia de la dirección de notificación del registro.

_Exp_NDirEstado Estado de la dirección de notificación del registro.

Datos del Interesado

_Exp_Interesado DNI/CIF del Interesado

_Exp_IntNombre Nombre del interesado.

_Exp_IntCalle Calle de la dirección del interesado.

_Exp_IntCNumero Número de la dirección del interesado.

_Exp_IntCP Código Postal de la dirección del interesado.

_Exp_IntMunicipio Municipio de la dirección del interesado.

_Exp_IntProvincia Provincia de la dirección del interesado.

_Exp_IntEstado Estado de la dirección del interesado.

_Exp_IntTelefono Teléfono del interesado.

_Exp_IntSexo Sexo del interesado



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_Exp_IntNacio Nacionalidad del interesado

_Exp_IntECivil Estado civil.

_Exp_IntFNac Fecha de nacimiento del interesado del expediente

_Exp_IntFNacL Fecha de nacimiento del interesado del expediente en formato largo

Datos del Representado

_Exp_Representado DNI/CIF del Representado

_Exp_RepNombre Nombre del representado.

_Exp_RepCalle Calle de la dirección del representado.

_Exp_RepCNumero Número de la dirección del representado.

_Exp_RepCP Código Postal de la dirección del representado.

_Exp_RepMunicipio Municipio de la dirección del representado.

_Exp_RepProvincia Provincia de la dirección del representado.

_Exp_RepEstado Estado de la dirección del representado.

_Exp_RepTelefono Teléfono del representado.

_Exp_RepSexo Sexo del Representado

_Exp_RepNacio Nacionalidad del Representado

_Exp_RepECivil Estado Civil del Representado.

_Exp_RepFNac Fecha de nacimiento del representado del expediente

_Exp_RepFNacL Fecha de nacimiento del representado del expediente en formato largo

Datos del Paso Procedimental

_Paso_Id Identificador del paso, para códigos de barras



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_Paso_Nombre Nombre del paso procedimental.

_Paso_FechaIni Fecha de inicio del paso procedimental en formato dd/mm/aaaa.

_Paso_FechaIniL Fecha de inicio del paso procedimental en formato d de mmmm de aaaa.

_Paso_FechaFin Fecha de finalización del paso procedimental en formato dd/mm/aaaa o "Sin Finalizar".

_Paso_FechaFinL Fecha de finalización del paso procedimental en formato d de mmmm de aaaa o "Sin Finalizar".

_Paso_FechaTope Fecha tope del paso procedimental en formato dd/mm/aaaa o "Sin Tope".

_Paso_FechaTopeL Fecha tope del paso procedimental en formato d de mmmm de aaaa o "Sin Tope".

Datos de la entrada o salida asociada al paso

_Entr_Principal Año de la entrada o salida asociada al paso

_Entr_Id Identificador de la entrada, para códigos de barras

_Entr_Numero Número de registro de la entrada o salida asociada.

_Entr_Principal Año de registro de la entrada o salida asociada.

_Entr_Fecha Fecha de la entrada asociada en formato dd/mm/aaaa.

_Entr_FechaL Fecha de la entrada asociada en formato d de mmmm de aaaa.

_Entr_Hora Hora de la entrada asociada en formato hh:mm.

_Entr_Referencia Referencia de la entrada o salida asociada al paso procedimental.

_Entr_Extracto Extracto de la entrada o salida asociada al paso procedimental.

_Entr_Interesado DNI del interesado que aparece en la entrada asociada al paso procedimental.



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_Entr_Representado DNI del representado que aparece en la entrada asociada al paso procedimental.

Datos de la entrada que creó el expediente

_EntrP_Numero Número de registro de la entrada que crea el expediente.

_EntrP_Fecha Fecha de la entrada que crea el expediente en formato dd/mm/aaaa.

_EntrP_FechaL Fecha de la entrada que crea el expediente en formato d de mmmm de aaaa.

_EntrP_Hora Hora de la entrada que crea el expediente en formato hh:mm.

_EntrP_Referencia Referencia de la entrada que crea el expediente.

_EntrP_Extracto Extracto de la entrada que crea el expediente.

Datos del interesado en la entrada o salida asociada al paso

_EntrP_Interesado DNI del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntNombre Nombre del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntCalle Calle del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntCNumero Número de calle del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntCP Código Postal del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntMunicipio Municipio del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntProvincia Provincia del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_IntEstado Estado del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.



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_Paso_Entr_IntTelefono Teléfono del interesado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

Datos del representado en la entrada o salida asociada al paso

_EntrP_Representado DNI del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepNombre Nombre del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepCalle Calle del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepCNumero Número de calle del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepCP Código Postal del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepMunicipio Municipio del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepProvincia Provincia del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepEstado Estado del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

_Paso_Entr_RepTelefono Teléfono del representado que aparece en la entrada o salida asociada al paso.

Otros datos

_TotalPesetas Total en pesetas, de la liquidación. Descontinuado.



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5. B. Variables de Configuración Las variables de configuración permiten ajustar el funcionamiento del programa a nivel global y a nivel de usuario.

5.1. Variables Globales

En la siguiente tabla puede ver la lista de todas las variables disponibles junto con los posibles valores y una breve descripción de su utilidad.

Nombre Valor Defecto Descripción

AddNotifArchivo Recaudación Archivo en el que se almacenan las salidas de las notificaciones de TAO

AddNotifIdExpediente 78875

Si existe indica el Id del expediente en el que se meten automáticamente todas las salidas de las notificaciones de TAO.

AddNotifIdTipoPlantillaDoc 33 Tipo de plantilla de las salidas de notificaciones de TAO.

AddNotifIdTipoRegSalida 37 Tipo de registro de las notificaciones de TAO (General de salidas, etc).

AddNotifSigDNIFalso #NOTI0001

Siguiente DNI falso, para las notificaciones de TAO, cuando el interesado no tiene informado el DNI.

AddNotifTipoDoc Notificaciones Tipo de documento de las salidas de notificaciones de TAO.

AutoPlantillas_%s Etiqueta#SI

Indica si se debe generar plantillas automáticas para un determinado paso procedimental o registro y el #SI indica que se autoimprime

Año Principal 2004 Año actual, para entradas, salidas y expedientes.

BDM_Master *

Indica el nombre del usuario que administra la base de datos de personas o * para todos.

CodigoPostalDef 28250 Código Postal por defecto para la creación de personas

DejarBorrarPasos SI Puedo borrar un paso creado por error

DejarBorrarPersona SI Puedo borrar una persona creada por error

DejarCambiarMateria SI Puedo cambiar de materia un expediente.

DejarPasosSiNoCerrados SI Puedo crear el siguiente paso sin haber concluido el anterior.

DesbloqueoAutomatico SI

Se desbloquean automáticamente los bloqueos del usuario actual al iniciar el programa. Es útil si no se usa el programa en varios equipos con el mismo usuario.

DniFicticio #IND0001

Primer DNI ficticio, para la creación automática de DNIs ficticios. Ya no es interesante por que no es necesario tener DNIs ficticios.

DuplicarEntradas SI Indica si se puede duplicar una entrada para ganar tiempo.

EstadoDef España Pais por defecto en la creación de personas.

ExtChequeoCIF SI Indica si se debe chequear el DNI a medida que se teclea en las entradas.

FechaEnPasoDeEntrada Entrada

Cuando se crea un paso procedimental a partir de una entrada, indica que la fecha del paso no es la actual sino la fecha de la entrada.

FicheroAyuda c:\..Ayuda.pdf Fichero de ayuda del programa.

HoraInicioJornada 8:00 Hora a la que comienza la jornada de trabajo, para indicarlo en la agenda

HoraFinJornada 17:30 Hora de finalización de la jornada de trabajo, para indicarlo en la agenda



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HoraInicioTarde 15:30 Hora de inicio de la jornada de tarde, para indicarlo en la agenda

Licencia 9992200010151 Número de licencia de la aplicación.

MunicipioDef Torrelodones Municipio por defecto para la creación de personas.

UsarIconosShell SI

Indica que se usen los iconos del shell en las ventanas de documentación, para aumentar la velocidad. Si no está es que si.

NumDiasAntesEnAlarmas 2 Días de adelanto para los avisos de las alarmas.

Organizacion Mancomunidad THAM Nombre de la organización en la que está instalado, para los listados.

PassModificarConf

Contraseña para la modificación de la configuración local del programa. Es muy raro que se deba activar.

PedirNumeroEntrada NO

Indica si se debe pedir un número al crear las entradas. Es interesante en las primeras fases de implantación, cuando hay entradas dadas fuera del programa.

ProvinciaDef Madrid Provincia por defecto para la creación de personas.

PuedoAbrirPasos SI Indica si se puede abrir pasos procedimentales cerrados.

RaizDocumentacion D:\Tham\Documentos

Indica la carpeta a partir de la cual se almacenan los documentos del programa, si no hay indicación contraria en la base de datos (PathPorRegistro)

RelacionarEntradasYSalidas NO

Inica si se puede dar una salida relacionada con una entrada, en lugar de tener que crear un expediente para hacerlo.

RelacionarExpedienteConExpediente SI

Indica si un expediente puede estar relacionado con un expediente (además de entradas y salidas), en los pasos.

RutaAplicacion c:\Archivos de Programa\GestDoc\Programa Ruta de la instalación de los ejecutables.

SoloMismoDepartamento NO

Indica que únicamente puede procesar el expediente usuarios del departamento encargado de hacerlo.

TiempoParaAlarmas 86000 Segundos de adelanto para la generación de las alarmas.

TipoScanDefecto BMP, TIFF, JPG o TIFF_MP Tipo de documento por defecto para el scanner integrado en la aplicación.

XslAgenda C:\Archivos de Programa\ExpManco\Programa\Agenda.Xsl Plantilla para la impresión de la agenda

XslImprimir C:\Archivos de Programa\GestDoc\Programa\Imprimir.Xsl Plantilla para la impresión de listados

XslListNotif C:\Archivos de Programa\GestDoc\Programa\Notificar.Xsl

Plantilla para la impresión de listados en notificaciones.

5.2. Variables de Usuario En la siguiente tabla puede ver la lista de todas las variables disponibles junto con los posibles valores y una breve descripción de su utilidad. En color rojo están indicadas las que no se deben tocar mediante la utilidad de configuración.

Nombre Valor Descripción

AutoPlantillas_%s Etiqueta#SI

Indica si se debe generar plantillas automáticas para un determinado paso procedimental o registro y el #SI indica que se autoimprime

Columna_%s SI o NO

Indica que deseo ver esta columna en las entradas, salidas y expedientes.

Columna_%s_w 45 Indica el ancho de una columna



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en las entradas, salidas y expedientes.

ConfVentanaCalendario 0 o 1

Indica si debo ver la ventana del calendario al iniciar el programa o no.

CPasosProc_VisualizacionDef 3

Visualización por defecto para los iconos de los pasos procedimentales.

DefCryptoClave 3 Criptoclave por defecto para este usuario.

DirAutoInsert c:\MisDocumentosScaneados

Directorio para autoinsertar documentos en las ventanas de documentos.

ListViewColor Color de la letra del listview ListViewFont Tipo de letra del listview

Ordenacion Def

Columna que se ordena por defecto y si es ascendente o descendente.

OutlookBar Indica el tamaño al arrancar de la barra de outlook

ListViewMode 3 Modo de visualización por defecto para la lista.

NumDiasAntesEnAlarmas 2 Días de adelanto para los avisos de las alarmas.

TreeCtrl Pos Posición del treecontrol al arrancar

TreeViewColor Colo de la letra del treeview TreeViewFont Tipo de letra del treeview

TreeViewItem 34 Item por defecto seleccionado del tree al arrancar el programa

StatusFont Tipo de letra en la barra de estado

UsarIconosShell SI

Indica si para este usuario se deben mostrar los iconos del shell, en contra de la configuración general.

VerAlarmasUsuario_%d SI o NO

Indica que deseo ver las alarmas del usuario tal, sobre el que tengo permisos en la agenda

VerTReg_%s SI o NO

Indica que deseo ver este tipo de registro, sobre el que tengo permisos.



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6. D. Recursos en Línea

En el Web de Add4u es posible encontrar recursos para GestDoc (actualizaciones, ejemplos, documentación, etc.) así como soporte técnico y mecanismos para hacer informes de problemas.

Las direcciones son:

■ http://www.Add4u.com/products/GestDoc para conseguir información sobre el producto.

■ http://www.Add4u.com/support/GestDoc para conseguir soporte sobre el producto.



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Indice

A

abierto · 37

alta · 7, 13

archivo · 49, 50

ayuda · 7

B

barra · 9

botón · 12, 13, 15, 17, 20, 23, 25, 27, 28, 29, 32, 35, 39, 41, 44, 45, 46, 47, 49, 50, 56

C

cambiar · 25, 49, 53

configuración · 14, 35, 36

D

datos · 6, 9, 14, 17, 27, 28, 37, 39, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 56

documento · iv, 19, 49, 50, 51, 52, 55, 56, 77

E

entrada · 9, 19, 27, 51

expediente · 9, 12, 27, 28, 29, 30, 50, 54

expedientes · iv, 7, 8, 9, 25, 28, 39, 49, 56

F

fichero · 37, 49, 50

forma · 8, 9, 27, 28, 48

formato · 39, 49

G

grupo · 7, 50

H

herramientas · 6, 7, 11, 14, 20, 27, 38

I

inserción · 26, 47

L

lista · iv, 9, 12, 13, 17, 22, 23, 24, 27, 28, 29, 32, 35, 36, 69, 71

listado · 14, 16, 18, 19

M

materia · 24, 25, 26, 28

menú · iv, 41, 42, 43, 44, 45, 47, 48, 54, 56

menú de contexto · 41, 42, 43, 44, 45, 47, 48, 54, 56

modo · 49, 56

O

opción · iv, 45, 46, 47

opciones · iv, 43, 44

P

parámetros · 48

permisos de acceso · 6, 14, 15, 17, 18

persona · 8, 13

personas · 6, 8

plantilla · 42, 43, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 53, 54, 55, 56

producto · 73

puesto de trabajo · 8, 16, 17



48 de 49


R

realizar · 8, 17, 29, 35, 37, 56

registro · 9, 14, 15, 16, 21, 22, 23, 25, 26, 38, 48

S

salida · 9, 19, 27

similar · 27

soporte · 73

T

texto · 9, 29, 49, 51, 55, 56

tipo · iv, 9, 19, 21, 23, 29, 32, 35, 41, 49, 53, 54, 55

tipo de expediente · 29, 32

V

variable · 36, 54

ventana · 9, 11, 13, 16, 17, 18, 21, 23, 24, 26, 28, 29, 32, 34, 43, 44, 45, 46, 47, 50, 51, 54, 55, 56

W

Web · 73

Windows · 7

www · 73


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