manual del investigador - uis · guÍa del investigador versión: 01 página 2 de 59 revisó: vie,...

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GUÍA DEL INVESTIGADOR

Vicerrectoría de Investigación y Extensión

2016

PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y

PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Código: GIN.11


Versión: 01

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Revisó: VIE, DTC, DIEF, CPP y Profesional

Calidad VIE.

Aprobó: Rector

Fecha de aprobación: Noviembre 15 de

2016 Resolución No. 2103

PRESENTACIÓN

Entre los propósitos más relevantes de la Universidad Industrial de Santander se encuentra el fortalecimiento de la investigación, por ello, a través de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, se realizan grandes esfuerzos para que la investigación sea un pilar importante para la Comunidad Universitaria, actividad que requiere ser desarrollada de forma articulada y planeada. La información contenida en la Guía del Investigador se encuentra basada en el Estatuto de Contratación, su reglamentación vigente, y en la Normatividad donde se enmarcan los procesos administrativos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la División Financiera, las Unidades Asesoras y el PUC. LA GUÍA DEL INVESTIGADOR ES UNA GUÍA PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS

DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRADOS POR LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y

EXTENSIÓN. SE ENCUENTRA EN REVISIÓN PERMANENTE Y EN NINGÚN MOMENTO

SUSTITUYE LAS NORMAS DE LA UNIVERSIDAD.



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CONTENIDO

Pág.

1 ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA GUÍA? .......................................................................................... 5

2 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ............................................................................................... 5

3 NORMATIVIDAD ................................................................................................................................. 7

4 ¿POR QUÉ HABLAR DE GESTIÓN DE PROYECTOS? ....................................................................... 8

5 ¿CÓMO OBTENER FINANCIACIÓN PARA LA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN? ...................... 8

6 ¿QUÉ APOYO BRINDA LA VICERRECTORÍA PARA LA FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE

PROPUESTAS? ............................................................................................................................................. 9

7 ¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE PRESENTAR UNA PROPUESTA? ..................... 10

8 ¿QUÉ REPRESENTA EL AVAL DE UNA PROPUESTA? ................................................................... 13

9 ¿CÓMO SE REALIZA EL TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS? .......... 14

10 TRÁMITES FINANCIEROS ................................................................................................................ 15

10.1 ¿QUÉ DEBO TENER EN CUENTA ANTES DE EFECTUAR UNA CONTRATACIÓN? .................................................. 15 10.2 ¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA REALIZAR CONTRATACIONES A TRAVÉS DE OPS PARA PERSONAS

NATURALES? .............................................................................................................................................................. 21 10.3 CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA .................................................................................................................... 21 10.4 CONTRATACIÓN CON EXTRANJEROS ............................................................................................................ 22 10.5 IMPORTACIÓN ............................................................................................................................................. 23 10.6 SOLICITUDES PARA VIAJES ............................................................................................................................. 24 10.7 AUXILIA TURA ............................................................................................................................................. 28 10.8 RECONOCIMIENTO ECONÓMICO ................................................................................................................. 30 10.9 TRASLADOS DE RUBROS ............................................................................................................................... 30 10.10 TRASLADOS DE FONDOS .............................................................................................................................. 31 10.11 FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS .......................................................................... 32

11 PREGUNTAS FRECUENTES ............................................................................................................. 32

11.1 ¿CÓMO SE REALIZA LA ASIGNACIÓN DE LOS PAD (PUNTOS DE ACTIVIDAD DOCENTE)? .................................. 32 11.2 ¿CÓMO SOLICITAR UN SERVICIO DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL? ....................................................................... 33 11.3 ¿CÓMO PUEDO RECIBIR CAPACITACIÓN EN EL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA VIE - SIVIE? ............ 33 11.4 ¿QUÉ SE DEBE HACER SI EL SIVIE SE SIENTE LENTO, FUNCIONA DE MANERA EXTRAÑA, SE BLOQUEA O NO

PERMITE CONSULTAR INFORMACIÓN? ......................................................................................................................... 33 11.5 ¿QUÉ SE DEBE HACER EN CASO DE NO LOGRAR INGRESAR AL SIVIE CON EL USUARIO Y CONTRASEÑA

CORRESPONDIENTE? .................................................................................................................................................. 33 11.6 ¿QUÉ DOCUMENTOS SE REQUIEREN PARA EL TRÁMITE DE SUSCRIPCIÓN DE UN CONVENIO? ............................. 33 11.7 ¿QUÉ ES UN SEMILLERO DE INVESTIGACIÓN? ................................................................................................. 34 11.8 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR AVAL DE UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN A PRESENTAR A

CONVOCATORIA EXTERNA? ........................................................................................................................................ 35 11.9 ¿EN QUÉ CASOS DEBO SOLICITAR AVAL DE UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN AL CEINCI? Y ¿CÓMO ES EL

TRÁMITE? 35 11.10 ¿QUÉ OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO EXTERNAS Y DIFERENTES A COLCIENCIAS HAY? ....................... 35 11.11 ¿CUÁL ES EL TRÁMITE PARA SOLICITAR RECONOCIMIENTO DE UN GRUPO DE INVESTIGACIÓN? ......................... 36



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11.12 ¿CÓMO SE REALIZAN CAMBIOS DENTRO DE UN GRUPO DE INVESTIGACIÓN? ................................................... 36 11.13 ¿CUÁL ES EL TRÁMITE PARA SOLICITAR LA RENOVACIÓN DEL RECONOCIMIENTO DE UN GRUPO DE

INVESTIGACIÓN? ........................................................................................................................................................ 36 11.14 ¿QUIÉN SE ENCARGA DE LA ELABORACIÓN DEL CONTRATO? .......................................................................... 36 11.15 ¿CUÁL ES LA FECHA DE TERMINACIÓN DEL PROYECTO? .................................................................................. 37 11.16 ¿CÓMO SE SOLICITA UNA PRÓRROGA DE UN PROYECTO? ............................................................................... 37 11.17 ¿CÓMO SE SOLICITA EL CAMBIO DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL O DE OTROS MIEMBROS DEL EQUIPO DE

INVESTIGADORES – CASO COLCIENCIAS? ................................................................................................................. 37 11.18 ¿QUÉ SUCEDE SI SE INCUMPLE CON EL CONTRATO – CASO COLCIENCIAS? ................................................. 37 11.19 ¿QUÉ RUBRO UTILIZAR DEPENDIENDO DEL TIPO DE CONTRATO? ................................................................... 37 11.20 ¿CUÁLES SON LAS FECHAS CLAVES EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE COLCIENCIAS?................................... 40 11.21 ¿QUÉ HACER SI AL REALIZAR UNA SOLICITUD NUEVA EL PRESUPUESTO DISPONIBLE NO CORRESPONDE A LA

EJECUCIÓN REAL DEL PROYECTO O FONDO? ............................................................................................................... 40 11.22 ¿QUÉ HACER EN CASO QUE EL PLAN DE PAGOS DEFINIDO EN LA SOLICITUD NO CORRESPONDE AL QUE FIGURA

EN EL SISTEMA FINANCIERO? ....................................................................................................................................... 41 11.23 ¿CÓMO SE CONTRATAN LOS SERVICIOS PERSONALES? .................................................................................... 41 11.24 ¿QUÉ DOCUMENTACIÓN ES NECESARIA PARA SOLICITAR UNA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE PRESTACIÓN DE

SERVICIO? .................................................................................................................................................................. 41 11.25 ¿TODO EQUIPO ES FINANCIABLE? ................................................................................................................. 42 11.26 ¿CÓMO PUEDO REALIZAR EL TRÁMITE PARA UNA SALIDA DE CAMPO Y CÓMO LEGALIZAR?................................. 42 11.27 ¿CÓMO SE REALIZA EL TRÁMITE PARA LA INSCRIPCIÓN A UN EVENTO ACADÉMICO? .......................................... 42 11.28 ¿QUÉ REQUISITOS SE NECESITAN PARA GENERAR UNA AUXILIATURA ESTUDIANTIL? .......................................... 43 11.29 ¿CUÁL ES EL TRÁMITE PARA SOLICITAR APOYO ECONÓMICO ESTUDIANTES DE POSGRADO? .............................. 43 11.30 ¿CÓMO SE REALIZA UN INFORME FINANCIERO? .............................................................................................. 43 11.31 ¿CÓMO SE PRESENTA UN INFORME TÉCNICO? ............................................................................................... 43 11.32 ¿CÓMO SE REALIZA UN REEMBOLSO – CASO COLCIENCIAS? ....................................................................... 43 11.33 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE GESTIONAR LOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA? ............................................ 43 11.34 ¿CUÁNDO COLCIENCIAS APRUEBA EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS?................................................ 44 11.35 ¿QUÉ SUCEDE SI QUEDAN RECURSOS FINANCIEROS SIN EJECUTAR? ................................................................. 44 11.36 ¿CÓMO SE REALIZA LA LIQUIDACIÓN DE UN PROYECTO? ................................................................................ 44

12 LECCIONES APRENDIDAS ............................................................................................................... 44

13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................... 45

14 CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................. 46

ANEXO 1 ……………………………………………………………….…….………………………………………47



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1 ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA GUÍA?

La guía del investigador tiene como objetivo orientar al Investigador sobre los procedimientos y trámites a seguir durante cada etapa del proyecto de investigación, según la normatividad Institucional aplicable.

2 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 1

ADICIÓN PRESUPUESTAL: Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados.

¿Quién autoriza las adiciones presupuestales? Según el Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014, el Rector está facultado para autorizar mediante resolución, las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos Común (1), Ajenos (3), Patrimonial (5), Especial (6) y Estampilla ProUIS (8), en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad.

AGP: Apoyo a Gestión de Proyectos. BPPUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión UIS. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento, en medio físico o electrónico, que permite constatar la apropiación de recursos para el eventual contrato, conforme a la regulación presupuestal de la Universidad.

¿Quién solicita un CDP? La Unidad Académica y/o Administrativa (UAA), en este caso la Vicerrectoría, solicita a través del Sistema de Información Financiero el respectivo CDP por el valor requerido.

CEINCI: Comité de Ética en Investigación Científica. COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión

DIEF: Dirección de Investigación y Extensión de Facultad. ICP: Instituto Colombiano del Petróleo. FONDO: Para efectos presupuestales se entiende por “fondo”, la organización de los recursos de la Universidad según su origen y destinación, en forma balanceada, con estructura presupuestal desconcentrada y distribuida por Unidades Académicas y Administrativas, sub-cuentas o proyectos, con el objeto de dar claridad, eficiencia y control a la administración financiera y presupuestal de los bienes de la Institución. Ver tabla 1.

PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de ésta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año

1 Estatuto Presupuestal de la UIS 2003.



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fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

Tabla 1. Fondos UIS. NOMBRE DEL

FONDO

DESCRIPCIÓN

FONDO 1 FONDO COMÚN:

Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias.

FONDO 3 FONDOS AJENOS:

Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales, con destinación específica.

FONDO 5 FONDO PATRIMONIAL:

Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que presentan una difícil situación económica y desarrollar proyectos de educación, ciencia y tecnología.

FONDO 6 FONDO ESPECIAL:

Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general, tales como Consultorías, Asesorías, Convenios, Programas de Extensión, Educación a Distancia y Matrículas de Posgrado, entre otros.

FONDO 8 FONDO ESTAMPILLA PRO-UIS:

Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinación específica es financiar proyectos de inversión.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar con registro presupuestal en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin. El registro presupuestal es requisito indispensable para el perfeccionamiento de los actos administrativos, contratos y convenios que generen obligaciones económicas para la Universidad.

Es importante saber: No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, no con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente; tampoco podrán contraerse con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados.

¿Cómo se genera el registro presupuestal? El registro presupuestal se genera automáticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el Sistema de Información Financiero los compromisos previamente legalizados.

RESERVA PRESUPUESTAL: Son compromisos legalmente contraídos (con registro presupuestal) que, al cierre de la vigencia fiscal, no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse mediante resolución motivada expedida por el Rector por solicitud de la División Financiera. RUT: Registro Único Tributario que se solicita en la DIAN. SIVIE: Sistema de Información de la VIE. TR: Términos de referencia de las convocatorias.



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VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

3 NORMATIVIDAD

Acuerdos del Consejo Superior

Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, por el cual se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 1998, por el cual se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los Empleados Públicos no profesionales de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo Superior No. 045 de 2002. Viáticos Por la cual se hace extensivo el Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, para los profesores de hora cátedra de la Universidad.

Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 09 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Acuerdo del Consejo Superior No. 047 de 2004. Políticas de Investigación de la Universidad. Acuerdo del Consejo Superior No. 073 2005. Creación de la VIE. Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector

de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. Acuerdo del Consejo Superior No. 093 de 2010. Propiedad Intelectual de la UIS. Acuerdo del Consejo Superior No. 043 de 2011, por el cual se adopta el Estatuto de Investigación de

la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012, por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70

del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 67 del 21 de octubre de 2003.

Acuerdo del Consejo Superior No. 088 de 2012. Comité de Ética en Investigación Científica. Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014, por el cual se reglamentan las Auxiliaturas Docentes,

de Investigación, de Extensión, Administrativas, y Especiales, se derogan los Acuerdos del Consejo Superior No. 066 de 2003, No. 094 de 2008 y No. 027 de 2013 y se modifica el Acuerdo del Consejo Superior No. 005 de 2007.

Acuerdo del Consejo Superior No. 55 de 2014. Por el cual se modifican los artículos 4° y 6° del Acuerdo Superior 20 de 2014.

Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014, por el cual se realiza una delegación al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015, por el cual se aprueba la reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015.

Resoluciones de Rectoría



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Resolución de Rectoría No. 1720 de 2006, por la cual se aprueban los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta, y se modifica la definición de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales.

Resolución de Rectoría No. 1030 de 2007, por la cual se modifica la definición del rubro Prácticas Docentes y Salidas de Campo en el Manual Plan de Cuentas Presupuestales.

Resolución de Rectoría No. 1537 de 2008. Por el cual se reglamenta la destinación y administración del Remanente Proyectos Investigación y Extensión.

Resolución de Rectoría No. 2527 de 2014, por la cual se realizan delegaciones en personal de la Dirección de la Universidad Industrial de Santander, y se adoptan otras disposiciones.

Resolución de Rectoría No. 2627 de 2015, por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la Universidad Industrial de Santander en asuntos contractuales y de ordenación del gasto.

Resolución de Rectoría No. 1128 de 2016. Rubros de gastos de inversión para el desarrollo de programas y proyectos de investigación.

4 ¿POR QUÉ HABLAR DE GESTIÓN DE PROYECTOS?

Para alcanzar con éxito los objetivos trazados en un proyecto investigativo, además de seguir métodos científicos y formular hipótesis, es importante una buena gestión de proyectos, puesto que es la forma estructurada de planificar actividades en función de objetivos, que a su vez contienen metas, plazos y presupuestos, que deben ser coherentes entre sí. Esto significa, dirigir, conducir y guiar el proyecto en la dirección correcta desde su formulación, para alcanzar los resultados esperados. Por consiguiente, se define gestión de proyectos como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.2

5 ¿CÓMO OBTENER FINANCIACIÓN PARA LA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN?

Para obtener financiación para las propuestas de investigación, los investigadores participan en convocatorias, que pueden ser internas o externas:

Convocatorias Internas

Las convocatorias internas son organizadas por la Universidad, y han sido creadas con el objetivo de fomentar la consolidación de grupos y centros mediante el apoyo a proyectos enmarcados dentro de las políticas de investigación de la Universidad, e incentivar la participación de estudiantes de pregrado y posgrado en procesos de investigación. Con periodicidad anual, la Vicerrectoría publica en la sección de Investigaciones del portal Web de la Universidad, los términos de referencia de la convocatoria, en los cuales establece las modalidades, los requisitos, los tiempos de ejecución de los proyectos, el apoyo financiero que se otorga, los rubros financiables, los compromisos del investigador, el proceso de evaluación y selección de las propuestas, el cronograma de la convocatoria y algunos aspectos a tener en cuenta para la presentación de las propuestas.

2 Guía de los fundamentos de gestión de proyectos PMBOK



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Convocatorias Externas

Las Entidades Financiadoras de Proyectos de Investigación, como Colciencias, abren convocatorias periódicamente y en ellas se presentan todas las condiciones para el desarrollo de los contratos de financiación, la información de algunas fuentes de financiación nacionales e internacionales se encuentra disponible en la página web de la Universidad en la pestaña de Investigación y Extensión. Los investigadores que deseen participar deberán preparar y presentar la propuesta de acuerdo con las especificaciones de los términos de referencia de la convocatoria, y presentarla a la VIE según las fechas de cierre establecidas, con el fin de obtener el aval Institucional y el aval ético en caso que este aplique, previo a la fecha de cierre del Ente Financiador. Finalmente, la Entidad Financiadora, recibe y evalúa las propuestas de investigación y publica los resultados de las convocatorias. 6 ¿QUÉ APOYO BRINDA LA VICERRECTORÍA PARA LA FORMULACIÓN Y

PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS?

La Vicerrectoría de Investigación y Extensión ofrece las siguientes modalidades de apoyo:

• Monitoreo de Fuentes de Financiación: La Vicerrectoría monitorea permanentemente las fuentes

de financiación para proyectos de ciencia, tecnología e innovación, información que es comunicada a

través del correo y de la página Institucional. El listado de fuentes de financiación se encuentra publicado

en la página web de la Universidad en la pestaña de investigación y extensión.

• Asesoría en Formulación y Gestión de Propuestas: Los grupos de investigación y Unidades

Académicas-Administrativas podrán solicitar asesoría a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para

la revisión de términos de referencia, elaboración del presupuesto, diligenciamiento de los formatos de

presentación, vinculación con otras Unidades de la Universidad o actores externos para la presentación

de propuestas, acompañamiento en revisión y recomendaciones en cuanto a la coherencia interna de

éstas, así como la revisión del cumplimiento de requisitos para aplicar a convocatorias específicas.

Para acceder a la asesoría, los interesados pueden presentar su solicitud a través del correo

electrónico [email protected] o directamente al profesional AGP encargado.

En el Anexo.1 de esta guía, se adjunta un esquema general para formular una propuesta.

• Acompañamiento en la Presentación de Propuestas: La Vicerrectoría apoya la consecución de la

documentación necesaria para formalizar la presentación de las propuestas a las diferentes convocatorias,

incluyendo el trámite para la carta de aval de la propuesta.

• Formación en Gestión de Proyectos y Propiedad Intelectual: Se ofrece un Curso en Gestión de

Proyectos y uno de Propiedad Intelectual anual, sin costo para los participantes.

mailto:[email protected]



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También se brindan capacitaciones, talleres y asesorías individuales de acuerdo a la programación anual

realizada.

7 ¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE PRESENTAR UNA PROPUESTA?

Antes de presentar una propuesta se recomienda tener en cuenta lo siguiente: Leer cuidadosamente y de manera completa los términos de referencia TR y demás documentos de

la convocatoria a la que se va a presentar la propuesta (criterios de evaluación, presupuesto total de la convocatoria, restricciones de tipo presupuestal, aspectos éticos). Recuerde que la VIE cuenta con un profesional que ayuda a resolver dudas respecto a los TR, o a canalizar las dudas existentes a la Institución organizadora de la convocatoria para facilitar la interacción entre la Universidad y dicha Institución, a través del correo electrónico [email protected] o directamente al profesional AGP encargado.

Las fechas de apertura y cierre de la convocatoria. Tenga presente las fechas de apertura y cierre de la convocatoria, recordando que los trámites administrativos en la VIE requieren tiempo de anticipación para el otorgamiento de aval y la emisión de las cartas de presentación correspondientes, sin las cuales la Entidad Financiadora no da trámite a las propuestas. En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta la necesidad de verificar el cumplimiento de los términos de referencia de cada convocatoria, así como las políticas de presentación de proyectos de la VIE, se recomienda que la propuesta sea entregada al DIEF correspondiente, en lo posible, antes de la fecha de cierre interno de la VIE, con el propósito de tener tiempo de realizar los ajustes que sean necesarios y adelantar los trámites administrativos mencionados sin ningún inconveniente. Las fechas de cierre interno de la VIE se publican previamente.

El alcance y exclusiones de la propuesta (La Universidad debe cumplir con los requisitos exigidos por

el ente que convoca las propuestas). No olvide registrar en el alcance de la propuesta las exclusiones de actividades o resultados no previstos en la misma, que podrían ser esperados y que el proyecto no prevea debido a limitaciones de tiempo, presupuesto u otras.

Conocer otras Instituciones participantes con anticipación. La alianza con otras Instituciones requiere

no sólo trabajo científico sino también trabajo administrativo conjunto. Este último puede ser complejo, de no contarse con las voluntades y el nivel de compromiso necesarios tanto en los pares científicos como administrativos de las demás instituciones participantes. La vinculación de instituciones adicionales enriquece científicamente la propuesta y puede apoyar la consolidación de capacidades en algunas de ellas, pero, de igual forma, conlleva consecuencias como el aumento en la complejidad del seguimiento técnico, administrativo y financiero, también implica que los derechos de propiedad intelectual sobre los productos a obtener serán compartidos, razón por la que en éstos casos, es necesario solicitar a la Dirección de Transferencia de Conocimiento de la VIE apoyo para la definición de la forma como se va a distribuir la propiedad intelectual resultante. Por lo anterior, se recomienda establecer de manera explícita los compromisos asumidos por cada Institución (entregables con características precisas); los plazos para cumplirlos en el cronograma del proyecto,




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así como los recursos en efectivo y/o especie que cada una va a recibir y a aportar. Además, tener en cuenta que el proyecto debe ser liderado por el grupo o Institución con mayor trayectoria en el tema de estudio. Sobre las alianzas tener en cuenta lo siguiente:

Procurar que la financiación solicitada para la UIS no sea inferior a la solicitada para los demás

miembros de la alianza. Definir que la contrapartida de la UIS sea proporcional a la contrapartida de las otras entidades. Determinar que la financiación solicitada para la UIS a la entidad financiadora no sea inferior al

monto de la contrapartida aportada. Presentar la propuesta a nombre de la UIS en el caso de alianzas con grupos de una categoría,

según clasificación Colciencias, inferior al grupo de la UIS. En caso contrario, aclararlo o justificarlo.

Las prioridades de la convocatoria. La propuesta debe ser congruente con las prioridades temáticas

de la convocatoria. Para ello, es necesario nombrar la línea temática en la que se enmarca la propuesta dentro de la convocatoria.

Sobre los compromisos para proyectos externos: Algunas convocatorias establecen compromisos

específicos, pero en términos generales se espera obtener: Publicación de al menos un artículo en Revista Indexada, un capítulo de libro o un libro. Se

recomienda, que en la propuesta de investigación el alcance del compromiso sea de sometimiento del artículo.

Presentación de al menos una ponencia Nacional o Internacional. Realización una Conferencia a la Comunidad Universitaria sobre los resultados de la investigación. Los compromisos en Formación de Recurso Humano recomendados como lineamientos

institucionales pueden ser los siguientes: o Al menos dos trabajos de grado en modalidad pregrado por cada investigador

participante3. o Cuando en la Escuela exista programa de Maestría, deberá incluirse la aprobación de la

propuesta de tesis de al menos un estudiante. o Cuando en la Escuela exista programa de Doctorado, deberá incluirse la aprobación de la

propuesta de tesis de al menos un estudiante. Especificar claramente en la propuesta, las actividades que desarrollarán los estudiantes

participantes.

Cabe resaltar que, para otorgar el aval, la VIE ha establecido como política que los proyectos de investigación deben conducir a resultados de investigación, razón por la que se deben establecer compromisos de este tipo.

Sobre el presupuesto para proyectos externos:

3 Esta propuesta busca una mayor vinculación de los programas de pregrado a la investigación. Naturalmente se deben buscar otros mecanismos en aquellos programas que no tienen como requisito el trabajo de grado. Una posibilidad es la vinculación de los estudiantes en la modalidad de auxiliares de investigación.



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Recuerde que la realización del presupuesto del proyecto, requiere de una clara planeación y de un costeo detallado, con el fin de evitar contratiempos en la ejecución. Tenga en cuenta que con recursos externos sólo podrá ejecutar los ítems que esté autorizados por el ente financiador.

Presupueste pago de pólizas, seguros de viaje, publicaciones, impuestos de timbre, entre otros. Presupueste gastos de administración, como fotocopias, papelería, portes y fletes, servicios de

teléfono, auxiliaturas administrativas, entre otros. El presupuesto establecido para la propuesta de investigación (tanto en rubros financiables,

montos máximos por rubro, porcentaje de contrapartida respecto al monto total del proyecto) debe estar acorde con los términos de la convocatoria.

El presupuesto sólo deberá incluir rubros financiables (estos varían de acuerdo a los términos de cada convocatoria). Los rubros financiables más utilizados son: personal, equipos, viajes, salidas de campo, materiales e insumos y servicios técnicos, publicaciones y patentes, material de difusión de resultados, software, capacitación, material bibliográfico y gastos de administración.

Si en los términos de referencia de la convocatoria permiten dentro de los rubros financiables, ADMINISTRACIÓN, es indispensable contemplar la contratación de personal para apoyar las labores administrativas asociadas al proyecto.

Los recursos no desembolsables de la UIS, pueden ser utilizados en los siguientes rubros: personal (sólo personal de planta), uso de software licenciado, uso de biblioteca4, uso de equipos (10% del valor del equipo).

Cuando se incluya en la contrapartida UIS el rubro viajes, se debe aclarar en la propuesta que el aporte de la Universidad consistente en pasajes está sujeto a la participación en el Programa de Movilidad que adelanta la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. No se recomienda comprometer más de un desplazamiento internacional con recursos de contrapartida.

Cuando en la propuesta sea necesaria la vinculación de una persona de la cual se tiene el perfil,

pero no se ha seleccionado, se menciona en la propuesta como N.N. y se hace mención del perfil

de forma amplia. Recuerde que cuando llegue el momento de contratarla deberá tramitar la

aprobación de la hoja de vida de la persona seleccionada ante el ente financiador.

Si en la propuesta se van a presupuestar recursos para asistir a un evento, debe presentar la

inscripción del evento como capacitación y los gastos de sostenimiento como viáticos o gastos de

viaje, según corresponda y depende de quien vaya a viajar.

En caso que la propuesta de investigación incluya el uso de productos químicos, deberá

contemplarse en el rubro servicios técnicos, los costos de disposición de los residuos generados.

Cuando el proyecto contemple el análisis de muestras, se debe presupuestar en el rubro servicios

Técnicos, el costo de transporte de las muestras al laboratorio.

En el rubro de servicios técnicos, es necesario detallar el tipo de servicio o prueba de laboratorio

que se requiere para el desarrollo del proyecto.

En caso de presupuestar equipos es aconsejable referirse a ellos con el nombre del equipo y

agregar “y accesorios” o “y partes”, con el fin de tener la posibilidad de adquirir por este rubro

algunos accesorios o partes del equipo que se requieran.

En el rubro equipos deben incluirse equipos robustos y pequeños.

4 Las suscripciones a bases de datos Institucionales constituyen una contrapartida significativa para los proyectos.



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Al presupuestar el rubro materiales e insumos, es recomendable separarlos en los siguientes

ítems: materiales, reactivos, papelería y fotocopias, seguridad Industrial y vidriería de laboratorio.

En aquellos proyectos en los cuales se construirá un equipo, se deberán presupuestar los costos

de fabricación en los rubros requeridos para la construcción, por ejemplo, materiales, servicios

técnicos, personal, compra y alquiler de equipos, entre otros.

En caso de incluir el rubro Patentes, se deben estimar los gastos de iniciación de trámites para

obtención de Patentes (tasas, abogados, traducciones, entre otros.). Es recomendable que el

compromiso relacionado con Patentes sea el inicio de los trámites para la obtención de Patentes y

no con la obtención de la misma.

Tenga en cuenta que lo que se compromete esté presupuestado. Por ejemplo, si entre sus

compromisos está realizar pruebas de laboratorio, viajes, capacitaciones, iniciación del trámite de

solicitud de patente, entre otros, es necesario que destine recursos para realizarlas. En el caso de

los costos de servicios de laboratorio se deben incluir así sean internos.

Que la propuesta cuente con el aval de la UIS y del CEINCI, este último en caso que aplique. Proporcionalidad. Es importante revisar la proporción entre los recursos recibidos por la UIS, que se

esperaría que sea superior a los aportados como contrapartida, además de considerar la cantidad de recursos disponibles en la convocatoria con los solicitados, ya que algunas convocatorias no fijan monto máximo de solicitud, pero disponen de recursos relativamente pequeños. Esto se debe tener en cuenta ya que es de esperar que la Institución financiadora trate de beneficiar el mayor número de iniciativas posible.

El estado del arte se realiza utilizando entre otras herramientas, base de datos UIS, revisión de

literatura científica, patentes y web.

Para resolver inquietudes respecto a sí se requiere aval del CEINCI, se puede comunicar directamente con el CEINCI al correo [email protected].

Se pueden consultar las guías para la elaboración de las consideraciones éticas que se encuentran

disponibles en la intranet – Sistema de Gestión Integrado – Mapa de Procesos Documentación – Investigación – Gestión y Promoción de la Investigación - Comité de Ética en Investigación Científica CEINCI – Guías.

Identificar el potencial de protección de los resultados del proyecto; estrategias y el proceso de registro de propiedad intelectual.

8 ¿QUÉ REPRESENTA EL AVAL DE UNA PROPUESTA?

El aval representa el compromiso Institucional para el desarrollo del proyecto, que se traduce en la disponibilidad de los recursos necesarios para cumplir los objetivos del proyecto, que pueden ser recurso humano (personal planta y estudiantes), equipos, instalaciones, bibliografía y otros con los que disponga la Universidad.




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El aval es necesario dado que la facultad para comprometer los recursos institucionales es del Representante Legal de la Universidad. Para solicitar el aval institucional se debe: Paso 1: Solicitar el aval institucional remitiendo la propuesta al DIEF correspondiente por los medios definidos para ello, anexando los documentos soporte. Paso 2: El DIEF y el profesional AGP verifica entre otros aspectos, que la propuesta cumpla los requisitos de la convocatoria, revisa los recursos comprometidos de la Universidad, el costo asociado a estos y la disponibilidad de los mismos para el proyecto. Paso 3: El COIE revisa la propuesta en la sesión de la semana siguiente y emite un concepto que puede ser: avalado, avalado condicionado, aplazado o negado. Paso 4: El profesional AGP informa el concepto al proponente y al CEINCI, este último en caso de requerir aval del CEINCI. Si la propuesta es avalada, el CEINCI sigue su proceso de aval y el proponente remite los documentos que requieren firmas institucionales para presentar la propuesta. Si la propuesta es condicionada, aplazada o negada, el proponente debe hacer los ajustes a la propuesta y remitir nuevamente al DIEF. Paso 5: Una vez la propuesta es avalada por el COIE y el CEINCI, el profesional AGP gestiona las firmas y remite los documentos al proponente quien debe presentar la propuesta al Ente Financiador. Para ampliar información, por favor revisar el “Procedimiento para la Gestión, Presentación y Evaluación de Propuestas de Investigación con Financiación Externa” PIN.12, que se encuentra disponible en la intranet - Sistema de Gestión Integrado – Mapa de Procesos Documentación – Investigación – Gestión y Promoción de la Investigación – Procedimientos.

9 ¿CÓMO SE REALIZA EL TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS?

Proyectos Financiados por Entidades Externas

La entidad financiadora externa informa la aprobación de la financiación a los investigadores a través de su página web, correos electrónicos o llamadas, y solicita documentos legales de la Universidad para la elaboración y legalización del contrato. El investigador debe remitir la información al abogado de la VIE para que gestione los documentos legales de la Universidad y los remita al Ente Externo. Una vez el contrato es legalizado, el investigador prepara la tabla de presupuesto de acuerdo con la propuesta aprobada, y la entrega en la VIE. Con la tabla de presupuesto, la VIE solicita la asignación del código y la distribución presupuestal del proyecto a la Sección de Presupuesto. En caso que el convenio o contrato contemple reintegros de rendimientos financieros generados, este documento debe remitirse a la Sección de tesorería, para dar cumplimiento a la cláusula. Después que el ente financiador realiza el desembolso, es posible ejecutar los recursos. Sin embargo, en caso de que sea legalizado el contrato y no se ha recibido el desembolso, el investigador podrá adelantar las primeras etapas para el trámite de selección de personal y compras; de esta forma se avanza en el cronograma de ejecución del proyecto.



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Proyectos con Financiación Interna

Una vez la VIE informa la lista de las propuestas aprobadas para financiación, el investigador deberá acercarse a la DIEF correspondiente con el fin de diligenciar la tabla del presupuesto del proyecto y suscribir el acta de inicio del mismo. Con esta información la DIEF solicita la asignación de código al proyecto. Los recursos podrán ser ejecutados una vez se realice el traslado de recursos del fondo de la VIE a cada proyecto.

10 TRÁMITES FINANCIEROS

10.1 ¿Qué debo tener en cuenta antes de efectuar una contratación?

Según el Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015 (Estatuto de Contratación), antes de iniciar un proceso contractual, se deberán surtir las siguientes actuaciones: Planeación del contrato: El Director del Proyecto deberá identificar el objeto del requerimiento con

sus especificaciones técnicas y estimar a través de criterios objetivos el valor en condiciones normales de mercado, se utilizará el formato “Informe de Oportunidad y Conveniencia” para el caso de la contratación directa tipo 3. Se deberán solicitar por lo menos tres (3) cotizaciones del bien a adquirir como prueba del sondeo de mercado surtido. Para mayor información en la tabla 3 de la página 19.

Análisis, valoración y mitigación de riesgos: El Director del Proyecto deberá definir las garantías que solicitará al contratista para proteger los intereses de la Universidad. Ver mayor información en el numeral 10.1.2.

Preparación de los términos de referencia para las convocatorias (Tipo 1 y tipo 2), sí aplica. A continuación, en la tabla 2 se relacionan las modalidades de selección de contratistas:

Tabla 2. Modalidades de selección de contratistas.

MODALIDAD RANGO (SMLMV)

1. Convocatoria Pública Abreviada (Tipo 1) 100 <= 500

2. Convocatoria Pública (Tipo 2) >500

3. Contratación Directa (Tipo 3) <100 o cuando aplique uno de los numerales del artículo 9 del Acuerdo del Consejo Superior 034 de

2015

Contratación Directa (Tipo 3) artículo 9 del Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015:

- Cuando de acuerdo a la ley sea posible celebrar un contrato intuito personae. (En éste caso se

requerirá concepto jurídico previo y dictamen favorable del Jefe de la División de Contratación) - Para la contratación de consultorías y de servicios profesionales especializados, artísticos o

técnicos de alta complejidad. (Circunstancia que deberá quedar debidamente documentada y hacer parte de las consideraciones del contrato)

- Cuando se trate de contratos o convenios interadministrativos. - Cuando por información que obtenga la Universidad, se concluya o determine que, no existen

varias personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer los bienes o servicios. (Circunstancia que deberá quedar debidamente documentada y hacer parte de las consideraciones del contrato)



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- Cuando se trate de bienes que según sus especificaciones técnicas no tengan proveedor nacional y se deban importar.

- Contratos de prestación de servicios públicos domiciliarios o de bienes y servicios con precio regulado por el Gobierno nacional o servicios de telecomunicaciones.

- Contratos cuyo objeto lo constituya la evaluación por parte de pares académicos y jurados de actividades misionales de la Universidad.

- Cuando se traten de contratos que tengan por objeto el desarrollo y ejecución de actividades científicas y tecnológicas; proyectos de investigación y creación de tecnologías y actividades de innovación, así como para la adquisición de insumos necesarios para la investigación científica y el desarrollo tecnológico y de nuevos productos y procesos, conforme a los previsto en el Estatuto de Contratación y la ley de Ciencia y Tecnología.

- Cuando el contrato tenga por objeto la compra o venta de bienes inmuebles. En éste caso se requiere aprobación del Consejo Superior y son necesarios informes de avalúos certificados. Adicionalmente, las compras deben estar respaldadas en un proyecto registrado y viabilizado desde el BPPUIS.

- Cuando se trate de una urgencia manifiesta, es decir cuando la necesidad inminente del bien o servicio objeto del contrato no permita realizar el procedimiento contractual correspondiente. Circunstancia que deberá quedar debidamente documentada y hacer parte de las consideraciones del contrato.

- Contratos cuya cuantía sea igual o inferior a 100 SMLMV (cien salarios mínimos mensuales legales vigentes)

Además, se debe verificar lo siguiente: Para la Contratación Directa por montos mayores a 100 SMLMV se requiere dictamen favorable por

parte de la División de Contratación. El proyecto debe estar en periodo de ejecución (Los gastos5 se deben solicitar máximo hasta un mes

antes del vencimiento del proyecto y las inversiones6 hasta 6 meses antes del vencimiento) El bien a adquirir o servicio a contratar debe estar autorizado en la propuesta aprobada por el ente

financiador o en las modificaciones realizadas al presupuesto. Existencia de la apropiación presupuestal en el rubro correspondiente (Saldo disponible en el rubro). Certificado de Disponibilidad Presupuestal. CDP. Si no tiene CDP o éste no es suficiente, la VIE solicita un nuevo CDP siempre y cuando disponga de

apropiación presupuestal. De lo contrario, el Director del Proyecto debe solicitar primero un traslado de rubros. Nota: Es recomendable que el Director del Proyecto realice una programación de los gastos del proyecto, con el fin de tramitar la solicitud de CDP con suficiente tiempo.

Existencia de disponibilidad de efectivo. Los proveedores a quienes se vaya a solicitar cotización deberán estar inscritos en el módulo de

proveedores de la Universidad: https://www.uis.edu.co/contratacion/proveedores/acceso/acceso_ini.jsp

5 Gastos: (Consumo) personal, papelería, reactivos, viajes, entre otros. 6 Inversión: Compras de equipo, libros, software, entre otros.

https://www.uis.edu.co/contratacion/proveedores/acceso/acceso_ini.jsp



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Durante el proceso de planeación y para la adquisición de bienes, servicios u obra pública, se puede solicitar asesoría para las especificaciones técnicas a la Unidad según corresponda: División de Servicios de Información: Adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software, montaje de salas de informática. División de Mantenimiento Tecnológico: Adquisición de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánico, diferentes a los equipos de cómputo. En algunos casos repuestos. División de Planta Física: Servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad. División de Contratación. Acerca de los procedimientos de contratación. Oficina Jurídica. Actuaciones contractuales y en la valoración del componente jurídico de los procesos de negociación y en la configuración de los convenios de cooperación.

En el caso de los trámites requeridos por los proyectos y convenios con el ICP, es necesario que la solicitud de trámite financiero sea enviada por el Director del Proyecto y por el interventor del ICP.

Nota: Las solicitudes para trámites financieros se realizan a través del Sistema de Información de la VIE - SIVIE https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/login.seam?josso_back_to=https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/josso_security_check 10.1.1 Conflicto de Interés 7

Cuando se deba contratar servicios, comprar bienes o suscribir cualquier otro contrato es necesario que el Director del Proyecto revise que no haya causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés para suscribir el contrato, entre esos analizar si existe alguna relación de parentesco o afinidad con las personas a contratar (la inhabilidad aplica hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil). NOTA: La violación del régimen de conflicto de intereses será sancionada disciplinariamente.

10.1.2 De la Valoración de Riesgos y Garantías8

Es importante que en cada contratación el Director del Proyecto evalúe los riesgos, como el incumplimiento del contrato, mala calidad, pérdida del equipo a transportar, insuficiencia en el suministro de repuestos, y demás aspectos a considerar de acuerdo con el objeto del contrato, con el fin de constituir las pólizas necesarias que garanticen la contratación. El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo las garantías indicadas en la Orden, expedidas por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán reponerse en caso de que su valor se vea afectado por siniestros, por parte de la compañía de seguros, o en su defecto por parte del proponente, en aquellas garantías en las cuales la compañía de seguros no otorgara este amparo de reposición. De igual manera,

7 Artículo 5 y 6 del Acuerdo del Consejo Superior 050 de 2015. 8 Capítulo III De la valoración de riesgos y garantías de los contratos. Acuerdo No. 050 de 2015.

https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/login.seam?josso_back_to=https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/josso_security_check

https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/login.seam?josso_back_to=https://www.uis.edu.co/sistemasInformacion/josso_security_check



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en cualquier evento en que aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. ¿Cuáles son los tipos de garantías exigidas por la Universidad? Se podrá exigir cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros. Fiducia mercantil en garantía. Garantía bancaria. Título de valores. Depósito de dinero en garantía. Los siguientes amparos contienen el mínimo básico de garantías sugeridas a contemplar en los diferentes procesos de contratación, pudiendo estos variar acorde a las exigencias especiales contempladas en los términos de referencia o pliegos de condiciones que se requieran en cada caso en particular o por las mayores coberturas de los servicios ofrecidos por el proponente: Amparo de seriedad de la oferta: cubre la validez de la oferta por el tiempo acordado inicialmente. Amparo de anticipo: cubre a la Universidad contra el uso o apropiación indebida que el contratista

haga de los dineros o bienes entregados para financiar el cumplimiento de sus obligaciones como anticipo.

Amparo de cumplimiento del contrato: se asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas.

Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio: cubre a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales por uso, el objeto contractual presenta deterioro debido al incumplimiento de los requisitos mínimos fijados en los términos o pliegos de condiciones y el contrato del bien o servicio contratado, por los perjuicios originados por el incorrecto funcionamiento de los equipos que suministre o instale el contratista.

Amparo de provisión de repuestos: cubre a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los términos o pliegos de condiciones y el contrato.

Amparo pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones: cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista.

Amparo de estabilidad de la obra: cubre a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso, la obra sufra deterioros imputables al contratista.

10.1.3 Esquema de Contratación de la Universidad

En la tabla 3 se observan los procesos para la contratación directa tipo 3, ver página 19.

19

Tabla 3. Proceso para la contratación directa tipo 3. MODALIDAD PROCESOS

CONTRATACIÓ

N DIRECTA

(Tipo 3)

1. PRECONTRACTUAL: El Director del Proyecto debe:

Realizar la planeación: identificar el objeto del requerimiento con sus especificaciones técnicas, verificar su coherencia con las políticas, planes, programas y proyectos, y estimar a través de criterios objetivos el valor en condiciones normales del mercado.

Para la adquisición de bienes se deberán solicitar por lo menos tres (3) cotizaciones del bien a adquirir como prueba del sondeo de mercado surtido, proveedores que deberán estar registrados en la Universidad, se utilizan los formatos de solicitud de cotización y evaluación de cotizaciones.

Solicitar a la VIE el CDP conforme a la regulación de la Universidad. Elaborar el informe de oportunidad y conveniencia.

Elaborar el análisis y la valoración de los riesgos. Para los contratos mayores a 100 SMLMV, se debe solicitar autorización a la División de Contratación. En caso de honorarios para persona natural, se debe remitir la hoja de vida a Recursos Humanos para que ésta emita concepto

sobre la modalidad de vinculación y realice valoración de la hoja de vida. (Si el contrato es mayor a la valoración de la hoja de vida se debe solicitar autorización del VIE).

¿CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBE ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR LA CONTRATACIÓN? El Director del Proyecto debe enviar la solicitud por el SIVIE adjuntando: Cotizaciones del proveedor / propuesta/ hoja de vida.

Formato Solicitud de Cotización (si aplica). Formato evaluación de cotizaciones (si aplica).

Formato informe de oportunidad y conveniencia. Formato análisis y Valoración de riesgos. Acuerdo de confidencialidad (si aplica).

Carta de exclusividad del proveedor (si aplica). Dictamen autorización de la División de Contratación (si aplica).

Valoración de la hoja de vida y autorización de la VIE para pago cuando sea mayor a la valoración de la hoja de vida (si aplica). Fotocopia de la cédula de ciudadanía para Persona natural o del Representante Legal para Persona Jurídica.

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría (Persona natural y jurídica tanto de la empresa y representante legal) Vigencia no mayor a 30 días.

Certificado de antecedentes fiscales expedido por la contraloría (Persona natural y jurídica tanto de la empresa y representante legal) Vigencia no mayor a 30 días.

Certificado de existencia y representación legal, Cámara de comercio (Persona Jurídica, vigencia no mayor a 30 días).

Registro Mercantil (Aplica para persona natural cuyo pago se hará por un rubro diferente a honorarios). Registro único tributario RUT actualizado (Persona natural y Jurídica) donde se verifique el tipo de servicio autorizado.

Fotocopia de la libreta militar varones menores de 50 años (Persona natural). El contratista deberá estar afiliado a un Programa de Asistencia Médica, Quirúrgica y Hospitalaria (EPS) y al Sistema General de

Pensiones en los términos de las Leyes emitidas por el Congreso de la República de Colombia N° 100 de 1993, N° 789 de 2002, N° 797 de 2003, y N° 828 de 2003, y por los Decretos emitidos por el Presidente de la República de Colombia N° 1703 de 2002, N° 2170 de 2002, N° 510 de 2003, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan; siendo necesaria la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación.

Notas: No se genera el contrato, hasta tanto no se cuenten con todos los documentos adjuntos.

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MODALIDAD PROCESOS

CONTRATACIÓ

N DIRECTA

(Tipo 3)

2. CONTRACTUAL

La VIE genera el contrato.

El Ordenador del Gasto delega al Director del Proyecto como supervisor del contrato. El Director del Proyecto o Proveedor debe entregar a la VIE, las garantías exigidas en el contrato en original.

En caso que se suscriban garantías, se debe firmar acta de inicio del contrato, por parte del contratista, supervisor del contrato y el ordenador del gasto.

3. POSTCONTRACTUAL El Director del Proyecto debe:

Como Supervisor, realizar el informe respectivo teniendo en cuenta el tipo de contrato. En caso de pagos parciales, diligenciar acta de pago parcial, por parte del contratista, supervisor del contrato y el ordenador del

gasto. En caso de pago total, elaborar el acta de recibo a satisfacción. En caso que aplique los casos mencionados en el artículo 24 del Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015, elaborar el acta de

liquidación del contrato. ¿CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBE ENTREGAR EN LA VIE PARA EL PAGO? El Director del Proyecto debe enviar la solicitud por el SIVIE adjuntando:

Informe del supervisor del contrato en el formato que corresponda. Acta de recibo de pago parcial (si aplica).

Acta de recibo a satisfacción (si aplica). Acta de liquidación (si aplica).

Certificado expedido por el proveedor que acredite el pago de salud y parafiscales, con copia de la tarjeta profesional del contador o revisor fiscal.

Factura o cuenta de cobro original firmada en aceptación por el Director del Proyecto.

Informe de actividades (si aplica). Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría (Persona natural y jurídica tanto de la empresa y

representante legal) Vigencia no mayor a 30 días. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la contraloría (Persona natural y jurídica tanto de la empresa y representante

legal) Vigencia no mayor a 30 días.



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10.2 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar contrataciones a través de OPS para

personas naturales?

Para la realización de contrataciones a través de OPS a personas naturales por prestación de servicios, tenga en cuenta lo siguiente: Las OPS se realizan por actividades específicas. Es necesario el buen planteamiento de las actividades

a desarrollar por el contratista. Las actividades que debe desarrollar el contratista deben estar de la manera más precisa posible, como también deben ser indispensables para el desarrollo del proyecto. No utilizar las palabras “apoyo”, “seguimiento” o actividades de gestión administrativas, financieras, entre otras que describan funciones que realiza personal de planta de la Universidad.

De acuerdo al principio de anualidad9, es necesario que la duración de las OPS se extienda máximo hasta el 31 de diciembre del año en curso. Cuando la fecha de terminación de la OPS es posterior a la primera semana de diciembre, el último pago se efectúa en el año siguiente.

El número de pagos parciales que se realizan a una OPS, debe ser inferior al número de meses de duración de la OPS.

El valor promedio por mes a pagar, debe ser máximo el valor establecido en la evaluación de la Hoja de Vida realizada por la UIS. En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea menor al valor establecido en la evaluación realizada por la UIS, se deberá tomar como valor promedio por mes, el valor establecido por el ente financiador.

En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea mayor al valor establecido en la evaluación de la hoja de vida realizada por la UIS, se deberá tramitar la autorización del Vicerrector, adjuntando la correspondiente justificación.

El investigador debe informar a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, si se requiere de la afiliación a una Aseguradora de Riesgos Profesionales ARP o póliza contra accidentes.

El investigador debe indicar si requiere póliza de cumplimiento y calidad. Cuando la duración de la OPS sea inferior a 1 mes, el valor total del contrato se entiende como el

valor promedio mensual, para efectos de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensión. En caso de ser pensionado se deberá certificar el estado de pensionado, y de igual manera se deberá

cancelar el servicio de seguridad social en salud, conforme a los rangos establecidos. En el caso de los pagos parciales, el cotizante deberá adjuntar los comprobantes de pago de Seguridad

Social hasta la fecha en la cual tramita la solicitud de pago.

10.3 Contratos de obra pública

La orden de trabajo se utiliza para la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras, adiciones, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares. Cabe destacar que de acuerdo a lo establecido por la Ley 1106 de 2006 en su artículo 6°, “todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con Entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la Entidad pública contratante una contribución equivalente al 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición”.

9 Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003.



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Por lo anterior, la Universidad está obligada a efectuar el respectivo descuento y es deber de cada Ordenador de gasto informarle lo pertinente a sus contratistas de obras pública.

Nota: Se entiende como contrato de obra pública, los que celebren las entidades estatales para la construcción, montaje, instalación, mejoras, adiciones, conservación, mantenimiento y restauración sobre bienes inmuebles.

10.4 Contratación con extranjeros

10.4.1 ¿Qué se requiere para contratar a un extranjero?

Es necesario que se registre la solicitud de contratación en el Sistema de Información de la VIE, además de entregar los siguientes documentos en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, ver tabla 4.

Tabla 4. Soportes para contratar a un extranjero.

REQUISITO Si el extranjero viaja a Colombia a prestar el

servicio

Si el extranjero presta el servicio desde el exterior

sin viajar a Colombia

Fotocopia del pasaporte al extranjero X No Aplica

Fotocopia visa de trabajo en Colombia vigente X No Aplica

Permiso de ingreso y permanencia PIP6 otorgado por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia (Aplica cuando no exista vinculación laborar, ejemplo: participa en actividades culturales, deportivas, científicas o para proceso de selección)

X No Aplica

Carta de ofrecimiento (La Universidad se hace responsable de su estadía, específica la actividad y los días estimados de permanencia y es firmada por el Representante Legal de la Universidad)

X No Aplica

Tarjeta seguro de viaje X No Aplica

Declaración juramentada de procedencia, avalada por el Ordenador del Gasto (Para exonerar el pago de pensión)

X No Aplica

Número de cuenta bancaria del extranjero Si el extranjero prefiere

el pago por transferencia al exterior

X

Demás soportes para realizar la Orden de Prestación de Servicios, mencionado en la tabla 3 pág. 19.

*Es necesario que se negocie el valor del contrato del extranjero en pesos colombianos. Con esta información, la VIE solicita la revisión de la contratación por parte de la División de Recursos Humanos y la carta de ofrecimiento del señor Rector, la cual se envía al contratista extranjero. Desde la División de Recursos Humanos informan a Migración Colombia, en el caso en que el extranjero viaje a Colombia a prestar sus servicios.



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Con la carta de ofrecimiento y junto con una certificación de la INTERPOL (este trámite tiene una duración aproximada de 6 semanas), el extranjero solicita en el consulado colombiano una visa de trabajo, la cual es requerida para que el Director del Proyecto realice el cobro del servicio brindado a la UIS. Tenga en cuenta que: El extranjero deberá tramitar el seguro médico en el momento de hacer la compra del pasaje o máximo 24 horas después de aterrizar en Colombia. Las Aseguradoras Colombianas no expiden seguros médicos después de este tiempo. Se requiere que el extranjero adquiera una tarjeta de asistencia médica que incluya los costos de repatriación del cuerpo en caso de fallecimiento en Colombia. En la Vicerrectoría de Investigación y Extensión se elabora la orden de prestación de servicios en el sistema financiero y es autorizada por el Ordenador del Gasto. 10.4.2 ¿Cómo se tramita el pago a un extranjero?

Una vez el contratista realiza el servicio conforme a las condiciones especificadas en la OPS, se recibe el entregable (informe de avance, prototipo o informe final) con visto bueno del Director del Proyecto y de acuerdo con los plazos de pago establecidos en la misma. Para ello, el Director del Proyecto registra la solicitud de pago en el Sistema de Información de la VIE, adjuntando la copia del entregable. Remítase a la tabla 3 (Pág. 19-20). La Vicerrectoría envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

10.4.3 ¿El contrato del extranjero tiene algún descuento?

Si, de acuerdo con la tabla de Retención en la Fuente de la DIAN para el año 2006, se cobrará Retención en la Fuente del 10% sobre el total del pago, por concepto de “Impuesto a título de renta y de remesas en la prestación de servicios de consultoría, servicios técnicos y de asistencia técnica por personas no residentes o no domiciliadas en Colombia, prestados en el país o en el exterior”. De igual manera deberá el valor del giro al exterior.

10.5 Importación

Una importación se realiza cuando se requiere adquirir bienes o equipos que según sus especificaciones no tengan proveedor nacional.

10.5.1 ¿Cuáles documentos se debe entregar en la VIE para solicitar una Importación?

Cotización por parte del proveedor del exterior. Informe de Oportunidad y Conveniencia. Documento con los costos directos e indirectos proyectados de la operación internacional, generado

por la División de Contratación. Si el monto de la contratación supera 200 SMVLM, concepto favorable de la División de Contratación. Carta al banco de la solicitud de giro al exterior o comprobante de ingreso al portal. Código Swift del banco asignado por Society of Worldwide Internacional Financial System. Nota: Se solicita póliza en caso que el contratista tenga representante en Colombia.



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10.6 Solicitudes para viajes

¿Qué se debe hacer si la fecha del viaje ha cambiado? En caso que después de solicitados los viáticos, los gastos de viaje, la salida de campo o los tiquetes aéreos, el Director del Proyecto modifique la fecha del viaje, se deberá realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha. ¿Qué se debe hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variación del monto o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, entre otros, se deberá solicitar la anulación de la orden de pago manual y enviar de nuevo la solicitud por el Sistema de Información de la VIE. ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar los viáticos? La solicitud para viáticos, gastos de viaje, salidas de campo o tiquetes aéreos debe tramitarse máximo 10 días antes del viaje y mínimo 2 días antes. NOTA: Si es solicitado 2 días antes el pago será posterior al viaje

10.6.1 Viáticos

¿Qué se consideran viáticos?

Se consideran viáticos10 los gastos de alojamiento y alimentación aprobados a los empleados de la Universidad cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. ¿Cómo se determina el valor de los viáticos? Para liquidar el valor a cancelar por el concepto de viáticos, la VIE utiliza la tabla que establece la Universidad para tal fin, ver tabla 5.

Tabla 5. Viáticos – Gastos de Viaje NIVEL DESCRIPCIÓN DEL

NIVEL

Pernocta/No pernocta CATEGORIA A * CATEGORIA B **

NIVEL

1

Rector, Vicerrectores,

Decanos, Director de Regionalización

Valor día si pernocta 18 SMMLV / 30 10 SMMLV / 30

Valor día si no pernocta (18 SMMLV/30) * 60% (10 SMMLV / 30) *

60%

NIVEL

2

Los que no están en el Nivel 1 ni en el Nivel 3

Valor día si pernocta 16 SMMLV / 30 9 SMMLV / 30

Valor día si no pernocta (16 SMMLV / 30) * 60% (9 SMMLV / 30) *

60%

NIVEL

3

Empleados No Profesionales Valor día si pernocta 9.5 SMMLV / 30 7 SMMLV / 30

Valor día si no pernocta (9.5 SMMLV / 30) * 60% (7 SMMLV/ 30) *

60%

10 De acuerdo con la definición de “viáticos” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS”



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* Categoría A: La capital de la República y de los Departamentos. Se incluye las ciudades: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, B/bermeja, Palmira y Rio negro (Antioquia). ** Categoría B: Se incluyen todas las que no están en Categoría A.

Valor día si no pernocta: Quiere decir que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda.

Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado. Cuando el Director del Proyecto realice viajes al exterior es posible solicitar viáticos siempre y cuando el monto solicitado corresponda a las tarifas establecidas para viajes a nivel nacional. ¿Cómo se solicitan los Viáticos? El Director del Proyecto envía la solicitud por el Sistema de Información de la VIE, posteriormente la VIE tramita la Orden de Pago Manual – Viáticos. Tenga en cuenta que el valor solicitado sea exactamente el establecido en la tabla de viáticos. En caso que se trate de la asistencia a un evento, se debe adjuntar la copia de la invitación o programación. Ejemplo de Viáticos El Director del Proyecto requiere viajar a Bogotá a un evento el 17 de octubre a las 6 a.m. y regresará el mismo día en el vuelo de las 8:40 p.m. De acuerdo a la tabla de viáticos, el profesor pertenece al nivel 2 y como regresará el mismo día el valor de los viáticos es: (16 * 689.454) / 30) * 60% = $219.665. Luego, el Director del Proyecto envía la solicitud por el Sistema de Información de la VIE y adjunta la invitación o el programa del evento. Nota: el valor $689.454, corresponde al SMLMV del año 2016. ¿Si quiero conocer más sobre viáticos? Consultar los Acuerdos del Consejo Superior No. 072 de 1992, No. 033 de 1998 y No. 045 de 2002.

10.6.2 Gastos de Viaje

Los gastos de viaje pueden ser para personal de planta o para personal no de planta11.

Gastos de viaje Personal de Planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el cabal cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo. Gastos de viaje Personal no de Planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, que se reconoce al personal invitado por la Institución para la realización de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestación de servicios, cuando deba desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

11 De acuerdo con la definición de “gastos de viaje personal de planta” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES”



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Es necesario que el Director del Proyecto verifique que el viajero se encuentre al día en el pago de seguridad social y de riesgos profesionales. ¿Cómo se determina el valor de los gastos de viaje? Para liquidar el valor a cancelar por el concepto de gastos de viaje, la VIE utiliza la tabla que establece la Universidad para tal fin, ver tabla 5 (pág. 24). ¿Cómo se solicitan los Gastos de Viaje? El Director del Proyecto realiza la solicitud por el Sistema de Información de la VIE, posteriormente la VIE realiza la Orden de Pago Manual – Gastos de viaje. ¿Qué se debe tener en cuenta para legalizar los gastos de viaje? En el caso del personal de planta, no se requiere realizar la legalización de los gastos de viaje. En cuanto a los gastos de viaje para personal no de planta, se entiende por legalización de gastos de viaje, la entrega del “Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad” a la VIE, quien lo entrega a la Sección de Tesorería para realizar el registro correspondiente en el Sistema de Información Financiero. En caso que la comisión o actividad sea realizada en Bucaramanga o su área metropolitana por personal invitado por la Universidad, la autorización del pago de los gastos de viaje reemplazará el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad. Los recursos entregados al personal no de planta, deberán legalizarse dentro de los cinco días siguientes a la terminación de la comisión, y en todo caso, la legalización deberá realizarse antes de la fecha límite establecida para esta actividad, de acuerdo con la programación de cierre de vigencia fijada por la División Financiera de la Universidad. El “Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad”, es el formato FFI.03, disponible en la intranet https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/intranet.html ¿Si quiero conocer más sobre Gastos de Viaje? Para mayor información sobre los Gastos de Viaje consulte la Resolución de Rectoría No. 1720 del 2006.

10.6.3 Salidas de Campo

¿Qué son las salidas de campo? Comprende los gastos causados por las salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fábricas y prácticas de campo, en cumplimiento de actividades académicas, de investigación, de extensión y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutención, alojamiento, pasajes y demás gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye, la ayuda económica complementaria por inscripción y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, póster y demás eventos académicos fuera de la Universidad. ¿Cómo se solicita una salida de campo?

https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/intranet.html



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Se envía la solicitud por el Sistema de Información de la VIE, luego la VIE tramita la Orden de Pago Manual – Salidas de Campo. ¿Qué se debe tener en cuenta para legalizar las salidas de campo? Los recursos entregados deberán legalizarse en la VIE dentro de los cinco días siguientes a la terminación del viaje, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Entrega en la VIE los recibos en original y copia. Las facturas y demás documentos soporten de los gastos deben ser expedidos a nombre de la UIS

con NIT. 890.201.213-4, de acuerdo con el Decreto emitido por el Presidente de la República de Colombia No. 535 de 1987; a los pagos, realizados por la Universidad, se les debe efectuar las retenciones en la fuente y la estampilla Pro-UIS, Retención de IVA, según la naturaleza de autor-retenedor a tarifas vigentes; dichas retenciones son obligatorias, independiente de quien esté respondiendo por el dinero, so pena de que las mismas tengan que asumirse por éste.

Los documentos soportes de los gastos de viaje deben especificar nombre, identificación (cédula o NIT), dirección, teléfono, valor, consecutivo, fecha, concepto, IVA discriminado (si es el caso) y deben estar firmadas por el proveedor. Si el servicio es prestado en un lugar aislado o por una persona natural que no factura, es necesario elaborarle un documento manual que especifique los datos antes mencionados. Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito.

El dinero que no se haya utilizado se deberá consignar en Caja de la UIS y adjuntar copia de la consignación.

En caso que el viaje se realice al exterior y los pagos se realicen en moneda extranjera, se deberá anexar una relación de los gastos en moneda extranjera y en pesos, indicando la tasa de cambio utilizada para realizar la conversión.

Ejemplo de Salida de campo

El Director del Proyecto requiere enviar a un auxiliar de investigación (estudiante pregrado) a la zona rural de Arauca, para tomar unas muestras y estima los gastos en $1.000.000, distribuidos de la siguiente forma: ($400.000 de transporte, $300.000 de alojamiento y $300.000 de alimentación). Con esta información el investigador solicita la salida de campo por el Sistema de Información de la VIE. Es importante constatar que el estudiante haya pagado el seguro estudiantil al matricularse en el semestre académico actual o en su defecto cuente con una póliza que cubra accidentes de trabajo. Al regreso del viaje el auxiliar de investigación deberá legalizar los gastos, adjuntando los recibos en original y copia, teniendo en cuenta que las facturas estén a nombre de la UIS (Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito).

10.6.4 Compra de Pasajes Aéreos

Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes aéreos, necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad, invitados especiales y personal no planta, que los requiera para el



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cumplimiento de actividades misionales de docencia, investigación, extensión y gestión administrativa, autorizadas por cada ordenador de gasto.12 La compra de pasajes se realiza cuando dentro del presupuesto del proyecto de investigación se tiene estipulado algún viaje o traslado a otra ciudad. En el caso de pasajes aéreos internacionales y con el fin de realizar la reserva de éstos, se deberá enviar a la Agencia de Viajes la fotocopia del pasaporte y/o visa, si aplica. Tenga en cuenta que: El sistema financiero permite solicitar órdenes de suministros para pasajes siempre y cuando no existan legalizaciones pendientes y si se cuenta con disponibilidad de efectivo. ¿Qué se debe hacer para solicitar la compra de pasajes aéreos? Para solicitar un pasaje en la VIE, primero deberá realizar y evaluar al menos tres cotizaciones suministradas por agencias de viajes diferentes, y seleccionar la más favorable. Las agencias de viaje son

las suministradas por la Universidad. Luego deberá enviar la solicitud por el Sistema de Información de la VIE, para solicitar el tiquete por el sistema de información financiero. Tenga en cuenta que: Las reservas de tiquetes tienen vencimiento, generalmente 1 hora, es decir, que antes de ese tiempo la solicitud de pasaje debe ser procesada en el sistema de información financiero. ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar la compra de los pasajes aéreos? La solicitud de pasajes aéreos debe tramitarse mínimo una hora antes del vencimiento de la reserva. ¿Si quiero conocer más sobre Tiquetes Aéreos? Consulte el procedimiento de la División Financiera PFI.29, ubicado en la intranet https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/intranet.html

10.7 Auxilia tura

10.7.1 ¿Qué son las auxiliatorias?

Las auxiliatorias docentes, de investigación, de extensión y administrativas se definen como labores de apoyo que pueden realizar los estudiantes de pregrado y postgrado (de especialidades médico quirúrgicas, maestría o doctorado de investigación) en las Unidades Académicas y Administrativas, y se podrán realizar ad honórem o con reconocimiento económico. Las auxiliaturas no establecen vínculo laboral entre el estudiante y la Universidad; constituyen un reconocimiento a su desempeño académico. Es importante que el investigador verifique que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014.

10.7.2 ¿Qué requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliatura?

Para aspirar al estímulo de auxiliar con reconocimiento económico o ad honórem, el estudiante deberá cumplir con los siguientes requisitos: 12 De acuerdo con la definición de “Pasajes” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS”




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Estudiantes pregrado:

Haber cursado y aprobado los primeros cinco niveles de la carrera en la cual esté matriculado. Tener un promedio ponderado igual o superior a 3,50 (tres, punto cincuenta). Haber obtenido calificación igual o superior a 3,50 (tres, punto cincuenta). en la asignatura en la cual

aspira a ser Auxiliar Docente. No tener otra auxiliatura asignada con reconocimiento económico, quedan excluidos de esta

restricción los estudiantes que tengan auxiliaturas ad honorem. Para las auxiliaturas que tengan un valor menor o igual a un SMLMV por semestre, el estudiante podrá

tener adicionalmente hasta un beneficio de los contemplados en los programas de apoyo socioeconómico que ofrece la División de Bienestar Universitario, es decir residencias y comedores, entre otros. De lo contrato sí el valor por semestre es mayor a un SMLMV, el estudiante no podrá tener otro beneficio, como residencias y comedores, entre otros.

No haber sido sancionado disciplinariamente por parte de la Universidad. Estudiantes postgrado:

Tener un promedio ponderado en la carrera de pregrado igual o superior a 3,50 (tres, punto cincuenta). para el caso de estudiantes de primer nivel. Para estudiantes de niveles superiores, debe tener un promedio ponderado en el programa de postgrado igual o superior a 3,50 (tres, punto cincuenta).

No contar con ningún otro apoyo de sostenimiento provenientes de los fondos de la Universidad (créditos condonables o apoyos de sostenimiento) o de otras organizaciones públicas o privadas.

No haber sido sancionado disciplinariamente por parte de la Universidad.

10.7.3 ¿Cómo se calcula el valor de las auxiliaturas?

El valor mensual del estímulo se establecerá en proporción al número de horas asignadas al estudiante y al valor de la hora será un salario mínimo mensual legal vigente/120 horas, sin que en ningún caso para los estudiantes de pregrado exceda a dos (2) SMLMV mensuales. En cuanto a los estudiantes de las especialidades médico quirúrgicas o maestría en investigación, se reconocerá y pagará únicamente con cargo al fondo 6 o 3 en cuantía no superior a dos (2) SMLMV mensuales y hasta por 5,5 meses al semestre contados a partir de la fecha de asignación. Para los estudiantes de Doctorado de investigación, se reconocerá y pagará únicamente con cargo al fondo 6 o 3 en cuantía no superior a tres (3) SMLMV mensuales y hasta por 5,5 meses al semestre contados a partir de la fecha de asignación.

10.7.4 ¿Qué se debe hacer para solicitar una auxiliatura?

Para solicitar una auxiliatura estudiantil, se debe enviar la solicitud por el Sistema de Información de la VIE, adjuntando los documentos soportes como cumplimiento de los requisitos: copia del carné estudiantil, recibo de liquidación de matrícula, copia del polígrafo, copia del horario y carta de autorización del ente financiador, esto último si no estaba incluida en la propuesta inicial.

10.7.5 ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar las Auxiliaturas?

La solicitud de auxiliaturas debe tramitarse mínimo 5 días hábiles antes del inicio de la auxiliatura.



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10.7.6 Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil:

El Director del Proyecto requiere una auxiliatura de investigación por 50 horas mensuales durante tres meses, y cuenta con la autorización del ente financiador, para ello verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos y calcula el valor a pagar según el Acuerdo del Consejo Superior (valor de la hora = SMLMV$ 689.454/120 horas = $5.745,45) es decir, que el valor total de la auxiliatura es $5.745,45*50*3 = $861.817,5. El Director del Proyecto envía la solicitud por el Sistema de Información de la VIE adjuntando los soportes. Nota: el valor $689.454, corresponde al SMLMV del año 2016.

10.7.7 ¿Si quiero conocer más sobre auxiliaturas?

Para mayor información consulte el Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014 y Acuerdo del Consejo Superior No. 55 de 2014.

10.8 Reconocimiento Económico

“Es un acto administrativo para otorgar un reconocimiento económico a estudiantes de posgrado, y profesionales beneficiarios (jóvenes investigadores e innovadores), en el desarrollo de convenios de cooperación interinstitucional, convenios especiales de cooperación en ciencia, tecnología e innovación, contratos de financiamiento con fines de investigación, celebrados entre la Universidad y otras entidades de carácter público o privado”13 10.8.1 ¿Cómo se calcula el valor de un reconocimiento económico?

El valor del reconocimiento económico se calcula teniendo en cuenta lo establecido por el Ente Financiador y según el Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014.

10.8.2 ¿Cómo se solicita un reconocimiento económico?

El estudiante o profesional beneficiado, debe estar autorizado con nombre propio por el ente financiador. Para realizar la solicitud, el Director del Proyecto ingresa el Sistema de Información de la VIE, y realiza la solicitud adjuntando copia del recibo de pago de la matrícula y copia del pago de salud. La VIE tramita la solicitud ante Secretaría General que es la dependencia encargada de designar los beneficios mediante acto administrativo.

10.8.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar el reconocimiento económico?

La solicitud de reconocimiento económico debe tramitarse mínimo 10 días hábiles antes del inicio de las actividades.

10.9 Traslados de rubros

10.9.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de rubros?

Es necesario realizar un traslado de rubros cuando parte de los recursos originalmente aprobados para un rubro específico, merecen, según el Director del Proyecto, destinarse a otro u otros rubros.

13 Resolución Rectoría No. 2527 de 2014.



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10.9.2 ¿Qué se debe hacer para solicitar un traslado de rubros?

Para solicitar ante la Vicerrectoría un traslado de rubros existen dos situaciones: Solicitud de traslado de rubro de proyectos externos. El Director del Proyecto debe solicitar por

escrito un traslado presupuestal ante el ente financiador con el V.B del Vicerrector de Investigación y Extensión (En el caso de Colciencias, se debe tramitar en el respectivo Programa), sólo en el caso en que el traslado equivalga a más del 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino. El investigador es autónomo en el caso de traslados presupuestales cuyos valores sean menores al 10% del presupuesto aprobado en el rubro destino. Tenga en cuenta: A partir del momento en que solicita la autorización de traslado al ente financiador, y hasta la fecha en que reciba la respuesta, no deberá comprometer los recursos que desea trasladar. Después que se obtenga la autorización del ente financiador, se debe solicitar el trámite por el SIVIE.

Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por entidades diferentes a Colciencias: Ingresa al Sistema de Información de la VIE y solicita el trámite de traslado. En caso de requerirse, se debe adjuntar la aprobación por parte de la entidad financiadora. Con la solicitud recibida por el SIVIE, la VIE tramita el traslado de rubros ante la División Financiera. Tenga en cuenta que: Solicitar un traslado de rubros, no indica que automáticamente se genere el CDP. Este se solicitará una vez el Director del Proyecto haga la solicitud por el SIVIE.

10.9.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar el traslado de rubros?

La solicitud de traslado de rubros debe tramitarse mínimo con 15 días de anticipación a la solicitud de contratación.

10.10 Traslados de fondos

10.10.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de fondos?

Un traslado de fondos se realiza cuando se transfieren recursos a una Unidad Académica-Administrativa por concepto de servicios o bienes internos adquiridos. Cuando los recursos del proyecto son manejados a través de un Fondo Común (por ejemplo; los proyectos financiados en las convocatorias internas que sean del Fondo Común) no es posible realizar traslados internos de fondos por venta de servicios de la UIS.

10.10.2 ¿Qué se debe hacer para solicitar un traslado de fondos?

Para solicitar un traslado de fondos deberá ingresar al SIVIE y realizar la solicitud, luego desde la Vicerrectoría se tramite el traslado de fondos ante la División Financiera.

10.10.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe solicitar el traslado de fondos?

La solicitud de traslado de fondos debe tramitarse mínimo con 5 días hábiles de anticipación.



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10.11 Facturas para cobrar servicios ofrecidos por la UIS

10.11.1 ¿Cuándo y cómo se solicita la realización de una Factura?

Cuando la Universidad realice prestación de servicios a otras entidades o cobro de aportes a proyectos de investigación financiados por entidades externas (excepto Colciencias), se realizarán facturas para cobrar estos servicios, para ello se deberá entregar la solicitud a la VIE, en donde se tramitará la factura y firma por parte del Ordenador del Gasto.

10.11.2 ¿Cómo se envía la Factura al cliente?

Cuando el cliente se encuentra en la ciudad, la factura firmada por el Ordenador del Gasto se entrega al Director del Proyecto quien es el encargado de hacer firmar las 2 facturas por el cliente y entregarlas en la VIE. En caso que el cliente se encuentre fuera de la ciudad, la VIE envía la comunicación al cliente y se espera a vuelta de correo las 2 copias firmadas. Una vez las facturas son entregadas en la VIE, se envía una copia a la División Financiera y la otra copia se archiva en la carpeta del proyecto.

10.11.3 ¿Qué se debe hacer cuando el cliente cancela la factura?

El Director del Proyecto debe enviar la copia de la consignación realizada por el cliente a la VIE, la cual es enviada a la División Financiera para solicitar la inclusión del efectivo en el proyecto. Recuerde que: Es responsabilidad del Director del Proyecto gestionar y hacer seguimiento al pago de las facturas.

11 PREGUNTAS FRECUENTES

En esta sección se encuentran las preguntas más frecuentes formuladas a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. 11.1 ¿Cómo se realiza la asignación de los PAD (Puntos de Actividad Docente)?

Proyecto de investigación con financiación externa: Se asignan máximo 10 PAD. El director del proyecto es quien distribuye, correspondiéndole a él una cantidad no superior al 50% del total de los PAD. Se estudia la distribución en sesión de CIOE y se asigna bajo la aprobación del Coordinador de Programas y Proyectos. Proyecto de investigación con financiación interna: Se asignan máximo 7 PAD. Si el proyecto pertenece a uno de los programas del portafolio de la VIE los PAD se asignan en sesión del COIE, en otro caso, los asigna el Director de Investigación y Extensión por Facultad que figure como ordenador de gasto. El Director del proyecto decide la distribución de los PAD. Grupo de Investigación: Se asignan 2 PAD, correspondiente a 4 horas de dedicación semanal, al Director del grupo de investigación.



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Centro de Investigación: Se asignan 10 PAD al Director del centro de investigación o la asignación que se disponga en sesión del COIE. Proyecto Inscrito: Se solicita ante el COIE y se asignan de acuerdo a lo que se apruebe en sesión.

11.2 ¿Cómo solicitar un servicio de movilidad estudiantil?

El estudiante debe estar representado por un profesor quien debe solicitar por medio del SIVIE la movilidad teniendo en cuenta que:

A un estudiante se le podrá aprobar movilidades hasta por un monto máximo de 10 SMMLV,

sujeto a disponibilidad presupuestal, este apoyo es intransferible.

A la fecha de solicitud de la movilidad, el profesor debe estar al día con los compromisos

adquiridos con las entidades financiadoras de proyectos y con la VIE.

Los documentos a presentar son: Carta con información del evento.

Invitación o aceptación de la ponencia.

Resumen de la ponencia con filiación a la UIS.

11.3 ¿Cómo puedo recibir capacitación en el uso del Sistema de Información de la VIE - SIVIE?

La VIE tiene publicado una serie de manuales de uso del sistema en la página web de la UIS, que se encuentran en el siguiente enlace: (http://www.uis.edu.co/webUIS/es/investigacionExtension/tutoriasVIE/index.html), adicionalmente puede comunicarse con la Coordinación del SIVIE para recibir capacitación personalizada al 6344000 extensión 1429 o al correo electrónico [email protected] 11.4 ¿Qué se debe hacer si el SIVIE se siente lento, funciona de manera extraña, se bloquea o

no permite consultar información?

Para evitar cualquier mala experiencia en el uso del SIVIE, se recomienda acceder mediante un navegador web actualizado, igualmente contar con una conexión a Internet estable. Si persiste algún tipo de inconveniente por favor comunicarse con la coordinación del SIVIE al 6344000 extensión 1429 o al correo electrónico [email protected]. 11.5 ¿Qué se debe hacer en caso de no lograr ingresar al SIVIE con el usuario y contraseña

correspondiente?

Diligencie un correo electrónico a [email protected] con la siguiente información (Tipo y número de documento de identidad, nombre completo, correo electrónico). Para el personal de apoyo únicamente se atenderán los correos enviados por el director del proyecto, docentes planta o docentes cátedra.

11.6 ¿Qué documentos se requieren para el trámite de suscripción de un convenio?

En concordancia con lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 2279 de 2015 y los Acuerdos del Consejo Superior No.034 y 050 de 2015 por los cuales se adopta el Estatuto de Contratación de la UIS y

http://www.uis.edu.co/webUIS/es/investigacionExtension/tutoriasVIE/index.html






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se Reglamenta, los documentos base para el trámite de Convenios Marco de Investigación o Extensión son los siguientes:

Formato de solicitud de trámite de actividades de investigación o extensión (FIN.30 o FEX 06), según aplique

Minuta del convenio marco Memoria técnica firmada en original por el responsable directo del convenio y el jefe de la unidad

académico administrativa gestora (FIN.67) Certificado de existencia y representación legal (vigencia no mayor a 30 días) de la empresa o

entidad cooperante Acta de posesión del representante legal de la empresa o entidad cooperante, cuando ésta aplique Facultades para suscribir convenios del representante legal de la empresa o entidad cooperante,

cuando aplique Copia del documento de identificación del Representante Legal de la empresa o entidad

cooperante Certificado de antecedentes disciplinarios de la empresa o entidad cooperante, expedido por la

Procuraduría, vigencia no mayor a 30 días Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal de la empresa o entidad

cooperante, expedido por la Procuraduría, vigencia no mayor a 30 días Certificado de antecedentes fiscales de la empresa o entidad cooperante, expedido por la

Contraloría, vigencia no mayor a 30 días Certificado de antecedentes fiscales del representante legal de la empresa o entidad cooperante,

expedido por la Contraloría, vigencia no mayor a 30 días Certificación de la empresa o entidad cooperante, expedida por el revisor fiscal, cuando este

exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal, a la fecha y por los seis (6) meses anteriores a la celebración del convenio, donde acredite el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.

11.7 ¿Qué es un semillero de investigación?

Según el Acuerdo del Consejo Superior N° 043 de 2011, un semillero de investigación en la Universidad Industrial de Santander, es un colectivo de estudiantes de pregrado orientado por un grupo de investigación, que busca el desarrollo de sus competencias científicas mediante su participación en actividades de investigación desarrolladas por el grupo. Los estudiantes vinculados a semilleros de investigación de un grupo, formalizan su vinculación en la medida en que participan directamente en proyectos de investigación del grupo. Los apoyos institucionales a los semilleros se canalizarán a través de los grupos de investigación. De la formulación y presentación de propuestas de investigación para financiación



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11.8 ¿Cuál es el procedimiento para solicitar aval de una propuesta de investigación a

presentar a convocatoria externa?

Para solicitar aval de la VIE, el investigador principal de la propuesta, teniendo en cuenta las fechas de cierre interno, ingresa al sistema de información de la VIE (SIVIE) y envía la solicitud adjuntando el documento resumen de la propuesta (título, objetivos, metodología, equipo de trabajo y productos de investigación) y el presupuesto detallado. La VIE puede:

Avalar la propuesta: se procede a realizar carta de aval.

Avalar la propuesta condicionada a aclaraciones, modificaciones o correcciones: se comunica al

investigador, una vez hace las modificaciones, el DIEF revisa y aprueba.

Rechazar: Se comunica al investigador.

11.9 ¿En qué casos debo solicitar aval de una propuesta de investigación al CEINCI? Y ¿Cómo

es el trámite?

Se debe solicitar aval del Comité de Ética en Investigación Científica - CEINCI, cuando las propuestas de investigación involucran intervención experimental en humanos o animales, con posibles repercusiones en la salud o en el ambiente, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable, esta revisión se realiza después del aval del COIE y previo a la presentación en la Convocatoria (si se requiere). Para realizar el trámite, el Director previamente revisa los requerimientos para la presentación ante el CEINCI diligenciando el formato de verificación de requisitos para presentación de propuestas FIN.57, que se encuentra disponible en la intranet – Sistema de Gestión Integrado – Mapa de Procesos Documentación – Investigación – Gestión y Promoción de la Investigación - Comité de Ética en Investigación Científica CEINCI – Formatos, también puede consultar las guías sobre las consideraciones éticas según el tipo de proyecto, disponibles igualmente en la intranet. Posteriormente, envía la propuesta definitiva por medio físico y/o electrónico al correo [email protected]. Cabe resaltar, luego que la propuesta sea financiable, se debe presentar de nuevo al CEINCI para el aval definitivo. Para mayor información remítase al procedimiento para la presentación de propuestas de investigación al CEINCI PIN.18 que se encuentran publicado en la intranet – Sistema de Gestión Integrado – Mapa de Procesos Documentación – Investigación – Gestión y Promoción de la Investigación - Comité de Ética en Investigación Científica CEINCI – Procedimientos.

11.10 ¿Qué otras fuentes de financiamiento externas y diferentes a COLCIENCIAS hay?

Existen diversas fuentes de financiación nacional o internacional para investigaciones externas, remítase al link de la página web Institucional, allí encontrará un listado realizado por la VIE: https://www.uis.edu.co/webUIS/es/investigacionExtension/convocatoriasProgramasApoyo/convocatoriasExternas/convExternasAbiertas.html De los Grupos de Investigación


https://www.uis.edu.co/webUIS/es/investigacionExtension/convocatoriasProgramasApoyo/convocatoriasExternas/convExternasAbiertas.html

https://www.uis.edu.co/webUIS/es/investigacionExtension/convocatoriasProgramasApoyo/convocatoriasExternas/convExternasAbiertas.html



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11.11 ¿Cuál es el trámite para solicitar reconocimiento de un Grupo de Investigación?

Según el Acuerdo del Consejo Superior N° 043 de 2011, para solicitar reconocimiento Institucional de un Grupo de Investigación, previamente se debe solicitar aval del Consejo de Escuela a la que pertenece el Grupo, seleccionar el Director del Grupo y presentar solicitud a la VIE diligenciando el formato FIN.55 y adjuntando el plan de actividades a realizar. El formato de solicitud de reconocimiento Institucional y actualización del grupo de investigación FIN.55 se encuentra publicado en la intranet – Sistema de Gestión Integrado – Mapa de Procesos Documentación – Investigación – Gestión y Promoción de la Investigación - Formatos. La solicitud es revisada por el Comité Operativo de Investigación y Extensión – COIE, y en caso de ser aprobada, se expide un acto administrativo por el cual se realiza reconocimiento Institucional por 3 años.

11.12 ¿Cómo se realizan cambios dentro de un Grupo de Investigación?

Si el grupo presenta alguna novedad o cambio (nombre del grupo, centro al que pertenece, integrantes, líneas de investigación, áreas, entre otros), el Director actual debe reportar al DIEF, para que la solicitud sea revisada en el COIE. Una vez avalada la modificación, el Grupo debe realizar el ajuste en la plataforma de Colciencias.

11.13 ¿Cuál es el trámite para solicitar la renovación del reconocimiento de un Grupo de

Investigación?

Una vez finalice el periodo de 3 años de reconocimiento, se debe solicitar la renovación, enviando solicitud al COIE, en caso de ser aprobada, se expide un acto administrativo por el cual se realiza reconocimiento Institucional por 3 años más.

Del Contrato con la Entidad Financiadora

11.14 ¿Quién se encarga de la elaboración del contrato?

La Entidad Financiadora se encarga de informar al beneficiario la decisión de financiar el proyecto de investigación, de igual forma se encarga de elaborar el contrato basándose en la propuesta presentada. El investigador beneficiario debe revisar el contrato y asesorarse con el Abogado de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión sobre los términos del contrato. Una vez el contrato es revisado, el Rector o el Vicerrector firma el contrato y se procede a legalizarlo. Una vez el contrato esté legalizado, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión solicita a la División Financiera la asignación de un código para la identificación del proyecto y la adición presupuestal para iniciar la ejecución del proyecto. Es importante que el responsable del proyecto, estudie cada una de las cláusulas del contrato, resalte las fechas de aprobación y legalización del proyecto, tiempos previstos para los desembolsos, entrega de informes técnicos y financieros, entrega de resultados y los incluya en el cronograma del proyecto.



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11.15 ¿Cuál es la fecha de terminación del proyecto?

Generalmente, en el contrato están estipuladas las fechas para la entrega de informes o resultados del proyecto. Sin embargo, la fecha de terminación del proyecto y la vigencia del contrato varía de acuerdo con la Entidad Financiadora; para Colciencias el proyecto inicia el día en que la Entidad Financiadora realiza el giro del primer desembolso, para otras entidades el contrato inicia a partir de la legalización del contrato o del acta de inicio. A partir de esta fecha se calcula la fecha de terminación del proyecto. El vencimiento de la ejecución se entiende como la fecha hasta la cual se realizaron pagos.

11.16 ¿Cómo se solicita una prórroga de un proyecto?

Para realizar una solicitud prórroga ante una entidad externa o a un proyecto financiado internamente, se debe hacer la solicitud por lo menos con 3 meses de anterioridad a la fecha de finalización de la ejecución del proyecto de investigación. Las solicitudes de prórroga para presentar ante entidades externas requieren de V. B. del Vicerrector de Investigación y Extensión.

11.17 ¿Cómo se solicita el cambio del investigador principal o de otros miembros del equipo de

investigadores – caso COLCIENCIAS?

En el caso de Colciencias se deberá solicitar al Programa la autorización para el cambio, mediante comunicación escrita y adjuntando la hoja u hojas de vida del personal de reemplazo.

11.18 ¿Qué sucede si se incumple con el contrato – caso COLCIENCIAS?

En el caso de COLCIENCIAS, si se considera que el investigador incumplió con una de sus obligaciones, exige el reintegro del capital dado en financiamiento más los posibles intereses generados durante el desarrollo del proyecto. Resulta muy importante atender todos los requerimientos en materia de informes técnicos y financieros. Cuando no se atienden debidamente en informes finales, transcurrido cierto tiempo, Colciencias liquida unilateralmente el contrato y declara incumplimiento. De la Ejecución de los Recursos Financieros

11.19 ¿Qué rubro utilizar dependiendo del tipo de contrato?

Para solicitar trámites financieros, es necesario tener claro el rubro que se afecta con la adquisición, a continuación, se relaciona una descripción de los principales rubros utilizados: Administración: Está definido para gastos administrativos que incurre la Universidad en la realización

del proyecto, en este rubro se pueden incluir entre otros gastos: Servicios de mensajería, digitación, vigilancia, servicios públicos (de manera proporcional al presupuesto y a la ejecución reportada), personal de apoyo (distinto al que participa en el proyecto), material de oficina, entre otros., en general son gastos que no están considerados dentro de los rubros objeto del financiamiento.

Arrendamientos: Son gastos causados por el pago de alquiler de muebles e inmuebles tales como: Terrenos, edificios, oficinas, parqueaderos, locales, fotocopiadoras, apartados aéreos, garajes, cilindros, grúas, equipo técnico para enseñanza e investigación, clasificadoras, computadores, vehículos, verificadores y bodegajes de equipo o mercancías, autorizados por la Universidad de conformidad con las normas vigentes para su adecuado funcionamiento.



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Auxiliatura: Corresponde al pago en dinero a los estudiantes de pregrado y postgrado por realización de labores propias de docencia, investigación y extensión de las unidades académicas y administrativas de la Institución, según la reglamentación existente.

Equipo de cómputo: Recursos aplicados en la adquisición de equipo cómputo y hardware de la

Universidad tales como: Computadores, impresoras, scanner, computadores portátiles, servidores, teclados, disco duro, USB y otros elementos necesarios para el procesamiento de datos y manejo de información.

Equipo de laboratorio: Valor de los equipos adquiridos para dotación y uso de los laboratorios de docencia, investigación, extensión, asesoría y servicios de salud de la Universidad. Los gastos adicionales que genere la adquisición de estos equipos, se cargarán como mayor valor del equipo.

Equipo de oficina: Incluye las partidas invertidas en la adquisición de equipos propios del funcionamiento de las oficinas, tales como: Máquinas de escribir, calculadoras, teléfonos, conmutadores, ventiladores, elementos para dibujo técnico, entre otros.

Elementos de laboratorio: Se refiere a recursos aplicados a la adquisición de elementos devolutivos

(no fungibles) destinados a la dotación de los laboratorios de docencia, investigación y servicios de salud de la Universidad, tales como: complementos de equipo, vidriería de laboratorios, elementos auxiliares de medición y/o toma de muestras, instrumentos de laboratorio y de consultorio y similares.

Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la

Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el cabal cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo.

Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentación y

transporte, que se reconoce al personal invitado por la Institución para la realización de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestación de servicios, cuando deba desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

Honorarios: Corresponde la retribución por servicios prestados a la Universidad en forma transitoria

y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar labores en las actividades de la Universidad cuando las mismas no puedan cumplirse con personal de planta, tales como: Servicios profesionales, servicios de asesoría y consultoría, trabajos de digitación en computador, trascripción de textos, recepción, servicio de aseo, servicios de animación y sonido, servicios médicos profesionales de hospitalización, cirugía y laboratorio, edición de videos, y similares.

Libros y material bibliográfico: Hace referencia a los recursos aplicados en la adquisición de libros,

revistas, videos, material didáctico, consultas, material bibliográfico con destino a la dotación de la biblioteca de la Universidad y a las unidades académicas y administrativas. Igualmente, incluye el costo de suscripción periódica de revistas y periódicos con el objeto de dotar y/o actualizar las colecciones de la universidad.



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NOTA: Además del valor del libro o de la suscripción incluye gastos como seguros de transporte, portes y acarreos, diferencias por tasas de cambio, bodegajes y otros gastos ocasionados por la adquisición o suscripción.

Licencia de software: Corresponde a la autorización legal para hacer uso de un programa, para el manejo de una aplicación en computador o similares.

Materiales de laboratorio: Comprende los gastos causados por la compra de materiales de consumo necesarios para las prácticas de laboratorio, servicios de salud, odontológicos y audiovisuales, y que se consumen o transforman al ser utilizados, tales como películas, papel fotográfico, diapositivas, amalgama, agujas hipodérmicas, carretas de seda, varillas de hierro, láminas de cobre, válvulas, guantes, láminas y laminillas de vidrio, fusibles, resistencias, entre otros. Además, materiales y elementos para labores operativas como brocas, brochas, soldadura, seguetas, revelado de fotos, candados y similares.

Papelería y útiles de escritorio: Comprende los gastos ocasionados por la adquisición de elementos de

consumo, necesarios para el funcionamiento de las oficinas, tales como papelería, formularios, libros de control, cintas para maquinas, papel carbón, estampillas, lápices, borradores, tinta, pegantes, reglas, fólderes, perforadoras, saca-ganchos, ceniceros, taja-lápiz, alcohol, minas, tiza, sobres, clips, papeleras, almohadillas, sellos, formas continuas, escarapelas, fechadores, papeleras, tinta para impresoras, acetatos, chuspas, memorias, compra de información meteorológica y similares.

Pasajes: Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes aéreos y terrestres,

necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad a otros sitios fuera de su sede de trabajo, y pasajes de personal invitado para desarrollar actividades dentro de la Universidad, cuando estas son cubiertas por la Institución.

Prácticas docentes, salidas de campo y movilidad estudiantil: Comprende los gastos causados por las

salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fábricas y prácticas de campo, en cumplimiento de actividades académicas, de investigación, de extensión y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutención, alojamiento, pasajes y demás gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye además, la ayuda económica complementaria por inscripción y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, póster y demás eventos académicos fuera de la Universidad.14

Publicaciones y avisos: Es el valor de los gastos por concepto de publicaciones de formatos

conferencias, pancartas, periódicos, publicaciones de convenios, publicaciones de contratos en el Diario Oficial o gaceta de Santander, folletos y revistas de carácter informativo y científico alusivos a la Institución para uso propio del funcionamiento de sus dependencias y estamentos; además de los gastos causados por la edición de formas, impresión de libros, folletos, conferencias, manuales,

14 Resolución Rectoral 1030 de 2007



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diagramación, y levantamiento de textos, trabajos tipográficos y similares, cuya destinación sea el fomento científico, técnico o cultural mediante la venta.

Reactivos químicos: Son los gastos ocasionados por la compra de productos y sustancias químicas

necesarias para prácticas de laboratorio, aplicaciones operativas de servicios o de investigación, tales como sales, bases industriales, desinfectantes, detergentes, formol, alcohol etílico, thinner, reveladores, ácidos, hidróxidos y similares.

Reparación y mantenimiento de Bienes muebles: Corresponde a los gastos tendientes a la

conservación y reparación de bienes muebles de propiedad de la Universidad. Comprenden: Reparación y mantenimiento de equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, muebles y enseres, libros, computadores.

Seguridad industrial y salud ocupacional: Son gastos causados por la adquisición de materiales y

elementos de seguridad industrial y vigilancia, tales como: extinguidores, alarmas, armas y municiones, tendiente al mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de los trabajadores.

Servicios técnicos fondos Colciencias: Pago por servicios calificados, a personas naturales o jurídicas,

que se prestan en forma continua para asuntos propios de la Universidad, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que requieren conocimientos especializados. Este rubro sólo puede ser utilizado por proyectos financiados por Colciencias.

Viáticos: Son los gastos de alojamiento y alimentación aprobados a los empleados de la Universidad cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. No requiere legalización.

11.20 ¿Cuáles son las fechas claves en la ejecución de proyectos de Colciencias?

Fecha de aprobación del proyecto por parte del Consejo del respectivo Programa: Solamente a partir de esta fecha COLCIENCIAS reconoce gastos con cargo a la CONTRAPARTIDA.

Fecha de Firma (perfeccionamiento) del Contrato: A partir de esta fecha, se reconocen gastos con cargo a la FINANCIACIÓN APROBADA CON RECURSOS DE COLCIENCIAS.

Fecha del primer desembolso: A partir de esta fecha o la establecida en el contrato (fecha de giro del cheque al beneficiario) se cuenta el tiempo de EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y DE VIGENCIA DEL CONTRATO.

Sólo se reconocen gastos con cargo a los recursos Colciencias y la Contrapartida, hasta el vencimiento del período de ejecución.

11.21 ¿Qué hacer si al realizar una solicitud nueva el presupuesto disponible no corresponde a

la ejecución real del proyecto o fondo?

Es posible que existan solicitudes en construcción en el SIVIE que estén comprometiendo saldo del proyecto, para verificar el presupuesto al día del proyecto consulte mediante la opción "Gestión de Proyectos", y en caso que existan solicitudes en construcción proceda a depurarlas.



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11.22 ¿Qué hacer en caso que el plan de pagos definido en la solicitud no corresponde al que

figura en el sistema financiero?

En ocasiones se definirá un único plan de pagos en el sistema financiero, sin embargo, el proveedor podrá realizar los pagos periódicos que se definieron en la solicitud sin ningún problema. (Teniendo en cuenta los documentos y requisitos definidos en el Estatuto de Contratación y su reglamentación vigente).

11.23 ¿Cómo se contratan los servicios personales?

Para contratar a una persona, es necesario que este gasto aparezca en el presupuesto presentado y aprobado por la Entidad Financiadora. El personal debe ser contratado única y exclusivamente para aportar a la realización del proyecto de investigación. Generalmente, si es un estudiante de pregrado se contrata bajo la figura de auxiliar de investigación; si es un estudiante de posgrado se realiza bajo un reconocimiento y a un profesional se le contrata por medio de una orden de prestación de servicios. Cuando el personal aparece como N.N. en la propuesta, debe enviarse la hoja de vida de la persona sugerida a la entidad financiadora para su aprobación, incluyendo estudiantes de pregrado y posgrado.

11.24 ¿Qué documentación es necesaria para solicitar una orden de compra u orden de

prestación de servicio?

La documentación necesaria depende del tipo de contratación, en caso que sea directa se realiza de la siguiente manera:

Cuando existe pluralidad de oferentes

Cotización/ propuesta. En caso de adquisición de bienes, se deben adjuntar mínimo tres

cotizaciones.

Formato para consulta de precios del mercado.

Formato Solicitud de Cotización.

Formato evaluación de cotizaciones.

Formato informe de oportunidad y conveniencia.

Formato análisis y Valoración de riesgos.

Acuerdo de confidencialidad (si aplica).

CDP Impreso o pantallazo del SIF.

Dictamen autorización de la División de Contratación (si aplica).

Cuando se trata de único proveedor

Hoja de Vida, Propuesta de Trabajo, Cotización del Bien o Servicio.

Carta de exclusividad del proveedor.

Formato informe de oportunidad y conveniencia para contratación directa.

Formato análisis, valoración y mitigación de riesgo.

Acuerdo de confidencialidad (si aplica).

CDP Impreso o pantallazo del SIF.

Dictamen autorización de la División de Contratación (si aplica).



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Valoración de la hoja de vida y autorización de la VIE para pago cuando sea mayor a la valoración

de la hoja de vida (si aplica).

Para ambos casos:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía para Persona natural o del Representante Legal para Persona

Jurídica.

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría (Persona natural y jurídica

tanto de la empresa y representante legal) Vigencia no mayor a 30 días.

Certificado de antecedentes fiscales expedido por la contraloría (Persona natural y jurídica tanto

de la empresa y representante legal) Vigencia no mayor a 30 días.

Certificado de existencia y representación legal, Cámara de comercio (Persona Jurídica, vigencia

no mayor a 30 días).

Registro Mercantil (Aplica para persona natural cuyo pago se hará por un rubro diferente a

honorarios).

Registro único tributario RUT (Persona natural y Jurídica).

Fotocopia de la libreta militar varones menores de 50 años (Persona natural).

El contratista deberá estar afiliado a un Programa de Asistencia Médica, Quirúrgica y Hospitalaria

(EPS) y al Sistema General de Pensiones en los términos de las Leyes emitidas por el Congreso de

la República de Colombia N° 100 de 1993, N° 789 de 2002, N° 797 de 2003, y N° 828 de 2003, y

por los Decretos emitidos por el Presidente de la República de Colombia N° 1703 de 2002, N°

2170 de 2002, N° 510 de 2003, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan; siendo

necesaria la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación.

11.25 ¿Todo equipo es financiable?

La financiación de los equipos depende de la Entidad Financiadora y del presupuesto aprobado por la misma.

11.26 ¿Cómo puedo realizar el trámite para una salida de campo y cómo legalizar?

Para solicitar una salida de campo, remítase al Sistema de Información de la VIE y diligencie la solicitud. Al finalizar la actividad y durante los 5 días siguientes debe legalizar entregando todos los soportes a la VIE, y consignar en Caja de la UIS el dinero que no se haya utilizado.

11.27 ¿Cómo se realiza el trámite para la inscripción a un evento académico?

Existen dos maneras: Evento nacional: Se elabora una orden de prestación de servicios a nombre de la entidad emisora del evento y la legalización se lleva a cabo con la factura a nombre de la UIS. Evento Internacional: Se realiza una orden de pago manual a nombre de la persona que solicita asistencia al evento y se legaliza con el certificado de pago o consignación en línea de la inscripción.



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11.28 ¿Qué requisitos se necesitan para generar una auxiliatura estudiantil?

Registrar la solicitud por medio del SIVIE.

Copia del pago de la liquidación de la matrícula del estudiante.

El estudiante debe estar inscrito en la convocatoria de Auxiliaturas Estudiantiles – Vicerrectoría Administrativa.

11.29 ¿Cuál es el trámite para solicitar apoyo económico estudiantes de posgrado?

Registrar la solicitud en el SIVIE especificando el periodo y el valor a cancelar.

Estar matriculado a un programa de educación superior vigente.

Presentar copia recibo pago matricula.

Presentar el comprobante de pago de salud y el certificado de ARL.

11.30 ¿Cómo se realiza un informe financiero?

Para la realización del informe financiero, se requiere que el Director de Proyecto presente la documentación que respalde la ejecución de la contrapartida y solicite el informe a través de una comunicación dirigida a la VIE con 15 días de anticipación. El informe es realizado por una profesional de la VIE y luego se envía a la Sección de Contabilidad donde se procede con la firma.

11.31 ¿Cómo se presenta un informe técnico?

El informe técnico es un documento donde deben aparecer los resultados encontrados, objetivos alcanzados, productos elaborados y demás factores técnicos propios del proyecto de investigación y su alcance. Este informe debe ser presentado en las fechas estipuladas en el contrato y es de total responsabilidad del investigador, en cuanto a su contenido y fecha de entrega. Sin embargo, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión se encarga de anexar este informe, al informe financiero para su envío a la respectiva Entidad Financiadora.

11.32 ¿Cómo se realiza un reembolso – caso COLCIENCIAS?

Si se encuentra en una situación fortuita y va a realizar una actividad que implica un gasto contemplado en el proyecto y debe tramitar después un reembolso, tenga en cuenta que COLCIENCIAS debe haber aprobado el respectivo gasto en el presupuesto y antes de comprometerse en el gasto Usted debe tener un Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal aprobado para el mismo. Después de esto, debe traer los originales de los documentos que sustentan el gasto a nombre de la Universidad y tramitar en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión el respectivo reembolso. Nota: No es posible solicitar reembolsos utilizando un CDP de un año anterior.

11.33 ¿Quién es el responsable de gestionar los recursos de contrapartida?

Los Directores de los proyectos de investigación son los responsables de gestionar las contrapartidas.

De la Finalización del Proyecto



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11.34 ¿Cuándo Colciencias aprueba el cumplimiento de los compromisos?

COLCIENCIAS da por terminado un proyecto cuando el informe técnico final demuestra el cumplimiento de los objetivos y metas de tipo científico y el informe financiero final muestra una ejecución de los recursos adecuada. Para esto, se deben tener en cuenta, las observaciones hechas por la Entidad Financiadora en los informes parciales anteriores. Una vez la entidad financiadora, acepta los informes entregados, envía una carta de liquidación del contrato a la Universidad.

11.35 ¿Qué sucede si quedan recursos financieros sin ejecutar?

Se debe recordar que es responsabilidad del investigador la ejecución de los recursos, es por ello que debe consultar el saldo presupuestal por rubros para asegurar la ejecución total de los recursos. En caso de haberse cumplido el 100% de los compromisos y que existan unos remanentes por ejecutar, es posible solicitar a Colciencias la ejecución de los recursos restantes, asumiendo nuevos compromisos que reflejen un valor agregado al proyecto. Sin embargo, si existen recursos sin ejecutar, estos se deben reintegrar a la Entidad Financiadora.

11.36 ¿Cómo se realiza la liquidación de un proyecto?

Tres meses después del último movimiento financiero que se haya realizado y una vez el acta de liquidación esté legalizada y no existan compromisos pendientes, se solicita la liquidación del proyecto. En el caso de los proyectos de Financiación Externa: Cuando termina la ejecución del proyecto, la VIE debe enviar un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice el cierre del centro de costo. En el caso de los proyectos de Financiación Interna: Cuando termina la ejecución del proyecto, la DIEF envía un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice el cierre del centro de costo.

12 LECCIONES APRENDIDAS

A lo largo del desarrollo de las actividades en la VIE, se han identificado algunas lecciones aprendidas:

Leer los términos de referencia con todos los anexos, y solicitar por escrito la respuesta de la entidad financiadora, de manera que no queden dudas sobre los requisitos o el proceso que puedan generar malas calificaciones o rechazo de la propuesta.

Imprimir y guardar el certificado de participación que tienen las plataformas una vez se envía la propuesta de investigación. Además, cada vez que finalice un proyecto de investigación y las partes se hayan declarado a paz y salvo, se les recomienda a los investigadores solicitar la respectiva certificación.

En el caso de requerir importar materiales, reactivos y equipos; se recomienda solicitar asesoría a la División de Contratación con el fin de reconocer las diferentes formas de negociación que existen en el comercio exterior. Así mismo, para la compra de equipos robustos que no cuenten con



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representación en el país, se deberá incluir en la negociación, los términos y costos asociados a los mantenimientos preventivos y correctivos.

Es conveniente antes de realizar una solicitud de compra, solicitar asesoría para las especificaciones técnicas ante la Unidad correspondiente, ver numeral 10.1.

Es importante diligenciar un pagaré que garantice la permanencia de los estudiantes durante la

vigencia del proyecto de investigación, y a su vez, el correcto uso de los recursos desembolsados por las entidades financiadoras, esto con el fin de evitar situaciones tales como que haya recursos no ejecutados.

“Las propuestas de investigación son aceptadas para el estudio por parte del Comité de Ética en

Investigación Científica CEINCI, siempre y cuando cumplan con los requisitos para ser admitidas. En

caso de no ser aceptadas hay varias razones: Los participantes se exponen a eventos adversos y no hay suficiente control sobre estos

riesgos para prevenirlos o mitigarlos. No se documentan los procedimientos adecuados para prevenir o controlar daños al medio

ambiente, a las plantas, animales, a terceros o hasta el mismo investigador”15.

Tener en cuenta que “el software requerido para el funcionamiento del Formulario Digital de COLCIENCIAS es el entorno en tiempo de ejecución Java (JRE) versión 1.5.0.220, esta versión puede ser descargado del sitio web de Colciencias o de Sun Microsystem. Existe una versión del software de Java para cada sistema operativo, versiones tanto para Windows, Linux y Mac. Estos instaladores pueden ser descargados de Colciencias mediante la página del Formulario Digital”.16

“Para algunos campos en el aplicativo CVLAC, el sistema podría no mostrar la ventana para hacer la búsqueda, dado que puede que se esté ingresando al aplicativo a través un navegador gratuito que no permite visualizar todas las ventanas, por lo tanto se sugiere intentar por Internet Explorer, ya que este trabaja con el sistema operativo de Windows y no presenta inconvenientes en las ventanas emergentes”.17

13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Aspectos Básicos de la Actividad Financiera de la Universidad Industrial de Santander. Anexo 1: Caso de Estudio – Proyecto código 8186. Anexo 1: Guía para elaborar un proyecto de investigación. México, 2009. Villanueva, Jorge García. Anexo 1: Metodología de la investigación. México: Limusa. 2000. 525 p. Namakforoosh, Mohammad

Naghi. Plan de cuentas presupuestales de egresos.

Normatividad UIS.

15 Información suministrada por el CEINCI. 16http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/formularios_sigp/instalacion_formulario_proyectos.pdf 17 http://www.colciencias.gov.co/faq

http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/formularios_sigp/instalacion_formulario_proyectos.pdf

http://www.colciencias.gov.co/faq



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Procedimientos del Sistema de Gestión Integrado –ubicados en la intranet


Nota: Los formatos y procedimientos del Proceso de Investigación se encuentran en la página de la Universidad, Sistema de Información Intranet Sistema de Gestión Integrado Mapa de Procesos Documentación Investigación. https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/intranet.html

14 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 Noviembre 15 de

2016 Creación





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ANEXO 1 FORMULACIÓN PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN

Para la realización de un trabajo de investigación, independientemente del enfoque, etapas o fases del proceso investigativo, es importante considerar algunas pautas para su formulación. La estructura debe ser secuencial, coherente y comunicarse a lo largo de la propuesta. A continuación, se presenta un esquema general para formular un proyecto de investigación. Estos aspectos, sirven de base para la inscripción del proyecto en el Sistema Integral de Gestión de Proyectos - Colciencias, teniendo en cuenta el tipo de proyecto (Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación). No obstante, cabe mencionar, que pueden variar de acuerdo a la convocatoria y a la Entidad Financiadora. Título.

Resumen ejecutivo.

Planteamiento del problema o necesidad.

Objetivo general y específicos.

Justificación de la Investigación.

Consideraciones éticas (si aplica).

Estado del arte.

Marco metodológico.

Trayectoria y capacidad en investigación, desarrollo tecnológico e innovación de las Instituciones.

Distribución de responsabilidades para el desarrollo del proyecto.

Identificación y caracterización de la innovación propuesta. (Proyectos de innovación tecnológica)

Evaluación del mercado para la innovación propuesta. (Proyectos de innovación tecnológica)

Impacto ambiental.

Aspectos de propiedad intelectual.

Palabras clave.

Cronograma de actividades.

Productos/ Resultados esperados del proyecto.

Personal requerido para el proyecto.

Presupuesto.



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Bibliografía.

Título

Describe el contenido y alcance del proyecto de forma específica, clara y concisa18, de manera que permita identificar el tema fácilmente. El título del proyecto es la expresión condensada del problema y debe guardar relación directa y coherente con el objetivo general del proyecto. Ver tabla 1.

Tabla 1. Ejemplo de Título del Proyecto “DISEÑO Y DESARROLLO DE DISPOSITIVOS DE RECONSTRUCCIÓN TRIDIMENSIONAL

APLICADOS A LA EXPLORACIÓN TOPOGRÁFICA CORPORAL Y FACIAL”.

Fuente: Curso Gestión de Proyectos Vicerrectoría de Investigación y Extensión Caso de Estudio – Proyecto código 8186

Resumen Ejecutivo

Describe la importancia de realizar el proyecto, comenzando por justificar la necesidad, sus beneficios y alternativas de solución a plantear. Contiene la información necesaria para darle al lector una idea precisa de la pertinencia y calidad del proyecto, debe tener un máximo de 500 palabras. El fin del resumen es captar la atención del lector y facilitar la comprensión de la información que lo contiene. Se detalla el problema y la forma en que será resuelto, así como las razones para argumentar su financiación. Debe elaborarse luego de realizar la formulación técnica y el presupuesto del proyecto. Ver Tabla 2.

Tabla 2. Ejemplo Resumen Ejecutivo (fragmento) “Dentro del campo de la medicina estética se vienen desarrollando, en los últimos años, una serie de técnicas no invasivas para el modelado corporal, que surgieron como alternativas no excluyentes de una serie de técnicas quirúrgicas, como el lifting, la blefaroplastia, la mastoplastia y la lipoaspiración, entre otras. Existe un verdadero arsenal terapéutico no invasivo: mesoterapia, vacumterapia o Endermologie, hidrolipoclasia ultrasónica, hieloterapia, entre otros., y una serie de aparatos modeladores de alta tecnología, que empleados en forma aislada o combinados con sustancias de uso externo (cremes y geles), e interno por vía oral (comprimidos y ampollas bebibles de origen vegetal), aportan resultados estéticos cualitativamente asombrosos. El presente proyecto de investigación se centra en la validación cuantitativa de los cambios inducidos por técnicas no invasivas para moldeamiento corporal. Especialmente, la vacumterapia genera la movilización mecánica de la piel a partir de la succión inducida por la presión negativa generada al interior de un recinto cerrado, en contacto con la piel. Inicialmente, en los años 80, la sociedad “…” patenta una técnica de masaje mecánico asistido por succión, llamado Endermologie, para favorecer la cicatrización de la piel humana. El masaje mecánico es generado por un dispositivo que posee dos rodillos motorizados en los extremos de una recámara de vacío. El dispositivo genera un pliegue en la piel a partir de la succión inducida por la presión negativa dentro de la recámara y entre los rodillos que se desplazan en contacto con la piel”…


18 Se sugiere un máximo de 20 palabras.



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Planteamiento del Problema o Necesidad

Se debe formular claramente la pregunta concreta que se desea responder, cuya solución o entendimiento se dará con el desarrollo del proyecto. Dada la diversidad de problemas y situaciones que pueden presentarse, se pretende siempre abordar la pregunta de cómo afrontar de manera eficiente y de manera correcta el planteamiento de un problema. También se puede hacer una descripción completa de la situación problema identificado. Ver tabla 3.

Tabla 3. Ejemplo de Planteamiento del problema o necesidad (fragmento) “De manera concreta el proyecto pretende responder a la siguiente pregunta: ¿es posible diseñar y construir dispositivos de medida tridimensional para valorar la eficacia de la terapia de vacío con el uso de los productos “…” en el campo de la estética, y de mejorar la calidad de la educación impartida en “…” con su programa educativo “” al incluir verificaciones metrológicas a los procedimientos terapéuticos enseñados? En esta propuesta de investigación se desean desarrollar tres dispositivos de medida tridimensional por vía óptica para calcular las alteraciones topográficas inducidas por la aplicación de los procedimientos terapéuticos para moldeamiento corporal, reducción de celulitis, afinamiento y tonicidad facial”…


Objetivo General y Específicos

Responde qué y para qué, se quiere hacer el proyecto. El objetivo general es uno solo y tiene las siguientes características: Enuncia de manera clara y precisa lo que se pretende hacer con la investigación.

Debe reflejar de manera óptima los objetivos específicos.

Debe comenzar con un verbo en infinitivo y debe ser medible y alcanzable a través del desarrollo

del proyecto.

Los objetivos específicos deben ser propuestos de tal manera que puedan generar uno o varios entregables que serán evaluados por el Ente Financiador, de manera que describan los resultados que se esperan lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo en la ejecución del proyecto, detallan los cambios que generan la situación que se pretende resolver y son necesarios para alcanzar el objetivo general. Usualmente se establecen un máximo de 5. Es importante tener en cuenta que no se trata de describir la metodología, sino lo que se espera alcanzar con el desarrollo del proyecto. Ver Tabla 4.

Tabla 4. Ejemplo de Objetivos General y Específicos “OBJETIVO GENERAL: Diseñar y construir tres dispositivos ópticos de reconstrucción tridimensional aplicados a la exploración topográfica corporal y facial. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Definir las regiones, variables y estimadores para medir los cambios inducidos por los procesos terapéuticos con vacío a partir de información topográfica 3D. 2. Determinar las condiciones metrológicas de los dispositivos ópticos de exploración 3D a construir, de acuerdo a las regiones y variables definidas anteriormente. 3. Diseñar, construir y caracterizar metrológicamente los dispositivos a partir de objetos 3D conocidos. 4. Evaluar las características metrológicas de los dispositivos con pacientes de procedimientos terapéuticos realizados tradicionalmente por los estudiantes en las prácticas de capacitación de la Institución educativa “”.”



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Justificación de la Investigación

Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución, hay que justificar por qué el proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver el problema identificado.

Consideraciones éticas

Este apartado debe ser incluido en las propuestas que involucren como objeto de estudio seres vivos o muertos (humanos, animales y plantas) u organismos modificados genéticamente. Se debe hacer una revisión de la normatividad vigente de acuerdo al tipo de investigación y exponer claramente los riesgos potenciales y las garantías de seguridad que se darán a los participantes y colaboradores. Igualmente, se deben enunciar los principios éticos que rigen la investigación y la forma como se preservarán. La revisión y aval es realizado por el CEINCI. A continuación, se presentan las orientaciones para estas consideraciones: Proyectos en temas de investigación en salud: Seguir los lineamientos establecidos en la Resolución 08430 de 1993 del Ministerio de Salud y la Resolución 2378 del 2008. Además, se debe elaborar el consentimiento informado según lo establecido en los artículos 15 y 16 de la Resolución 08430 de 1993; describiendo la forma como se garantizarán los principios éticos en investigación; indicando las estrategias que adoptará para el tratamiento de datos personales según normatividad vigente; el mecanismo de acceso a la información de instituciones participantes (permisos, convenios entre otros); y la protección que asumirán los investigadores para prevenir riesgos a ellos mismos como a los participantes y terceros. Proyectos que involucren el uso de animales de laboratorio: Resolución 08430 de 1993 del Ministerio de Salud y Ley 84 del 27 de diciembre de 1989, por la cual se adopta el Estatuto Nacional de Protección de los Animales. Además, se debe describir la forma como se garantizarán los principios éticos en investigación y la protección que asumirán los investigadores para prevenir riesgos a ellos mismos como terceros si es el caso. Proyectos que involucren Organismos Genéticamente Modificados (OGM) y recursos biológicos

o genéticos: Los proyectos que involucren Organismos Genéticamente Modificados (OGM), acceso a recursos biológicos o genéticos, actividades de colecta, captura, colección, pesca, manipulación del recurso biológico y su movilización en el territorio nacional, así como la introducción de especies exóticas, deberán contar con los respectivos contratos, permisos y/o licencias, teniendo en cuenta, entre otros, las siguientes decisiones, decretos y resoluciones: Decisión Andina No. 391 del 2 de julio de 1996 – “Régimen Común sobre Acceso a los Recursos Genéticos”, al igual que los Decretos No. 1375 y 1376 de 2013 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS), “por el cual se reglamentan las colecciones biológicas y el permiso de recolección de especímenes de especies silvestres de la diversidad biológica con fines de investigación científica no comercial”, Decreto 3016 de diciembre de 2013, “por el cual se reglamenta el permiso de estudio para la recolección de especímenes de especies silvestres de la



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diversidad biológica con fines de elaboración de estudios ambientales”, y el Decreto 1320 de 1998 del Ministerio del Interior “por el cual se reglamenta la consulta previa con las Comunidades Indígenas y Negras para la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio”. En caso de que aplique el Contrato de Acceso a Recursos Genéticos, se deberá demostrar el inicio del trámite correspondiente ante el MADS, como requisito contractual. Además, describa la forma como se garantizarán los principios éticos en investigación y la protección que asumirán los investigadores para prevenir riesgos a ellos mismos como terceros si es el caso. Proyectos que involucren al medio ambiente: Ley 1252 de 2008 por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones y Decreto 3016 de diciembre de 2013 por el cual se reglamenta el permiso de estudio para la recolección de especímenes de especies silvestres de la diversidad biológica con fines de elaboración de estudios ambientales entre otras. Además, describa la forma como el proyecto garantizarán los principios éticos en investigación y la protección que asumirán los investigadores para prevenir riesgos a ellos mismos como terceros si es el caso. Proyectos que involucren aspectos sociales y empresariales: Estos proyectos estarán orientados a la protección de los sujetos de investigación y a la institucionalidad de las organizaciones, comunidades y grupos vulnerables conservando en todo momento confidencialidad de las distintas fuentes primarias y secundarias. De igual manera, la protección de los investigadores y colaboradores. Se debe describir la forma como el proyecto garantizarán los principios éticos en investigación; las estrategias que adoptarán para el tratamiento de datos personales según normatividad vigente; el mecanismo de acceso a la información de instituciones participantes (permisos, convenios entre otros); la protección que asumirán los investigadores para prevenir riesgos a ellos mismos como a los participantes y terceros. Además, elabore el consentimiento informado según corresponda (Se recomienda consultar lo establecido en los artículos 15 y 16 de la Resolución 8430 de 1993 del Ministerio de Salud como guía para la elaboración de este documento).

Estado del Arte

Recopila los hechos que aclaren e interpreten el problema planteado dando soporte teórico a la propuesta de solución planteada como objetivos del proyecto. Es importante tener en cuenta qué casos similares se han presentado en el ámbito regional, nacional y/o mundial. Además, debe contener las diferentes formas de enfrentar el problema o necesidad. Se debe consultar bases de datos científicas, bases de datos de patentes y Scienti para verificar el estado de la técnica nacional. El estado del arte debe resaltar la importancia de aquellos aportes que se destacan en la propuesta y enfocarse en la finalidad de la convocatoria a la cual se va a presentar dicha propuesta. Ver tabla 5.

Tabla 5. Ejemplo Estado del Arte (fragmento) “El presente proyecto de investigación se centra en la temática siguiente: análisis tridimensional de alteraciones

topográficas del cuerpo humano provocadas por movilización mecánica subcutánea inducida por procedimientos

terapéuticos con vacío. Como se mencionó anteriormente, aunque en los procedimientos terapéuticos con vacío en el

campo de la estética y belleza se evidencian sus resultados, carece de verificaciones precisas y objetivas para incrementar

la confianza y credibilidad de estos procedimientos. Evidencias subjetivas confirman la alteración volumétrica localizada de

tejido subcutáneo y la alteración en la textura de la piel, después de aplicar procedimientos de moldeamiento corporal.

Estas alteraciones inducen variación de la forma tridimensional externa de la piel. Aunque clásicamente se utilizan



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registros fotográficos para evidenciar las alteraciones topográficas, se pretende en este proyecto de investigación el diseño y

construcción de dispositivos para la extracción de información topográfica, inducidos por los procedimientos terapéuticos.

Debido a sus implicaciones comerciales, los procedimientos de reducción de celulitis, moldeamiento corporal y afinamiento

y tonicidad facial han tenido gran demanda comercial. Las alteraciones en la topografía inducidos por los protocolos

aplicados para mejorar estas características fisiológicas imponen diferentes condiciones a los sistemas de medida

tridimensional”…


Marco Metodológico

Se debe indicar, de forma precisa, qué se quiere hacer, por qué es importante hacerlo y cómo se va a hacer, de manera que haya claridad para quienes van a evaluar el proyecto. Se deben especificar las fases a desarrollar. Ver tabla 6.

Tabla 6. Ejemplo Metodología (fragmento) “El objetivo del proyecto de investigación planteado se centra en la construcción de dispositivos de exploración 3D para la verificación de las alteraciones… Para dar cumplimiento al objetivo trazado en esta investigación, se planean las siguientes etapas: 1. Revisión bibliográfica: durante todo el desarrollo del proyecto se realizará una revisión bibliográfica detallada con el fin de buscar las mejores estrategias para resolver problemas encontrados en el transcurso de la investigación. Se emplearán las suscripciones que tiene la Universidad Industrial de Santander a bases de datos de revistas y colecciones de libros electrónicos, nacionales e internacionales. 2. Definir las regiones, variables y estimadores para medir los cambios inducidos por los protocolos a partir de información topográfica 3D. Realizando un análisis preliminar se ha concluido que existe un fuerte interés por cuatro protocolos enseñados en “”, debido a sus marcadas solicitudes comerciales: a. Protocolo para el mejoramiento del aspecto de la piel con el tratamiento de la celulitis en muslos y glúteos. b. Protocolo de disminución del volumen en muslos y aumento de volumen en glúteos. c. Protocolo de moldeamiento del contorno en abdomen, costado y espalda (área media-baja). d. Protocolo de afinamiento y tonicidad facial. De esta manera, cada protocolo define un área de interés y cada dispositivo a desarrollar calculará la topografía 3D digital de cada área. En esta etapa del proyecto se pretenden establecer los estimadores extraídos de la información 3D que definen las alteraciones inducidas por las aplicación de los protocolos”…


Identificación y Caracterización de la Innovación Propuesta

Describe las características innovadoras del proyecto o de la tecnología a desarrollar, en cuanto a procesos, productos, prestación de servicios y/o gestión. Se requiere explicar el valor agregado en conocimiento generado en el proyecto o el esfuerzo tecnológico que hace la empresa, identificando las novedades técnicas y descripción de las características de la innovación, alcance previsto (prototipo, piloto, explotación comercial, entre otros.), si se prevé obtención de patentes, modelo de utilidad o secreto industrial, identificación de tecnologías claves. Ver tabla 7.



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Tabla 7. Ejemplo de Identificación y Caracterización de la Innovación Propuesta (fragmento)

“Desde el punto de vista terapéutico, la innovación del proyecto de investigación se centra en la utilización de las

alteraciones o cambios de la topografía externa de la piel para cuantiar la eficacia de los tratamientos estéticos. De

acuerdo con la revisión bibliográfica realizada, muy poca información existe a nivel internacional de la utilización de

dispositivos de reconstrucción 3D a 360 grados de observación para evaluar la eficacia de los procedimientos terapéuticos.

A nivel nacional no existen estudios realizados en este campo. De manera más exacta, se pretenden crear tres dispositivos

de medida que permitirán posteriormente evaluar cuantitativamente la eficacia de los tratamientos estéticos. La

evaluación del rendimiento y funcionamiento de los dispositivos se realizará utilizando algunas personas involucradas en las

prácticas de capacitación en la Institución de trabajo y desarrollo humano “” con los tratamientos de Vacumterapia con

copas Delfin, electroterapia con cavitación y la masoterapia o masaje manual, principalmente”…


Trayectoria y Capacidad en Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación de las

Instituciones

Exponer la capacidad del grupo de trabajo, de sus integrantes y/o de las Instituciones que participan para realizar el proyecto propuesto. Esto significa dar conocer su importancia estratégica y logros a partir de proyectos de investigación en la misma línea de investigación del proyecto, realizados anteriormente o en curso, incluyendo sus productos más relevantes. Ver tabla 8. Tabla 8. Ejemplo de Trayectoria y Capacidad en Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación de las

Instituciones (fragmento) “En la realización de la presente propuesta de investigación intervienen las Empresas “…”. “…” y la Universidad

Industrial de Santander, por intermedio del Grupo de Óptica y Tratamiento de Señales (GOTS). “…” centra sus esfuerzos

en el diseño, desarrollo y fabricación de equipos biomédicos para masajes y particularmente en accesorios o piezas de

mano, caracterizados por la funcionalidad y la ergonomía de sus diseños, patentados en Colombia. Ofrece sus productos a

través de dos unidades de negocio: la primera se dedica al diseño, desarrollo y producción de equipos Bio-médicos tales

como los masajeadores ya mencionados y los equipos de Vacumterapia marca “…”. La segunda unidad, por su parte, se

encarga del mercadeo y su comercialización a través de los siguientes segmentos de clientes: 1. Clientes industriales:

definidos como las empresas fabricantes de equipos de vacumterapia nacionales o internacionales que incluyen en sus

productos los masajeadores “…”. 2. A través de su tienda virtual: www. Delfin-shop.com 3. Mediante su participación en

eventos especializados ferias y congresos. “…”cuenta con una planta propia de producción de 1200 m2 distribuidos de

acuerdo a sus necesidades”…


Distribución de Responsabilidades para el Desarrollo del Proyecto

Describir las actividades científicas y tecnológicas que asumirán cada entidad o grupo participante en el desarrollo del proyecto. Ver tabla 9.

Tabla 9. Ejemplo de Distribución de Responsabilidades para el Desarrollo del Proyecto “Entidad Ejecutora: Universidad Industrial de Santander



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La Universidad Industrial de Santander ejecutará el proyecto de investigación. Se encargará de realizar las actividades

administrativas del proyecto. Realizará el flujo de caja necesario para la compra e importación de equipos, pago de

personal científico y de apoyo, compra de materiales e insumos, y todas las actividades necesarias para administrar los

recursos asignados para la realización del proyecto. De igual forma, en el campo tecnológico se encargará del diseño,

construcción y evaluación de los dispositivos de medida 3D. El director, en común acuerdo con el coordinador científico del

proyecto, realizará el procesamiento de datos, evaluación de resultados y realización del informe final.

Entidades Beneficiarias:

“…” aportará los elementos necesarios de vacumterapia y su infraestructura para la realización de la validación de los

dispositivos en ambiente médico. De igual forma, presentará la tecnología resultante del proyecto, en eventos de carácter

comercial e industrial.

“…” Ofrecerá sus instalaciones y los procesos habituales de práctica con aparatología estética para la toma de registros

que permitan la evaluación del rendimiento y funcionamiento óptimo de los dispositivos, previo consentimiento informado

por escrito de las alumnas de la Institución.


Evaluación del Mercado para la Innovación Propuesta (Proyectos de innovación

tecnológica)

Registrar el análisis de las tendencias del mercado en relación con clientes, competidores y proveedores (valorar las necesidades de los clientes actuales o potenciales y precisar la segmentación del mercado, los canales de distribución, las tendencias de los precios y las gestiones comerciales a realizar). En lo posible, registrar las estrategias para acceder a los mercados identificados y la diferenciación frente a los competidores. Ver tabla 10.

Tabla 10. Ejemplo de Evaluación del Mercado para la Innovación Propuesta “El crecimiento en la década de los 90 del mercado de la estética y la belleza fue sostenido y si bien en sus finales se

contrajo por el retroceso tan marcado que experimentó el país, este ritmo de desarrollo ha vuelto a los niveles anteriores.

En las grandes ciudades de Colombia, como Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla o Bucaramanga, es sorprendente el grado

de creación de clínicas de cirugía estética, centros de adelgazamiento y gimnasios, empresas fabricantes de productos

estéticos, centros de enseñanza en estética, hasta el punto de que se puede afirmar que Colombia es uno de los países

suramericanos y del mundo que acusa mayor sensibilidad con la estética”…


Impacto Ambiental

Este aspecto permite valorar los efectos que la ejecución del proyecto de investigación, puede causar sobre el medio ambiente. Es importante tener en cuenta que cuando el proyecto así lo requiera, se debe gestionar la respectiva autorización ante las autoridades ambientales. En caso de que no se requiera dicha autorización, deberá mencionarse al momento de registro del proyecto. Ver tabla 11.

Tabla 11. Ejemplo de Impacto Ambiental del Proyecto “De manera directa, el proyecto de investigación no tiene ningún tipo de efecto sobre el medio ambiente natural. Se

pretenden generar los dispositivos para posteriormente evaluar de manera objetiva, a partir de información topográfica, las

alteraciones que inducen las terapias de vacío aplicadas en Estética y Belleza. Los elementos ópticos y mecánicos que se



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emplearán: video proyectores, láseres de 5 mw, cámaras CCD, entre otros., han sido ampliamente utilizados en situaciones

similares (específicamente en mediciones sobre el cuerpo humano) y no se han reportado implicaciones que afecten el

medio ambiente donde se utilizan. De igual manera, no se han reportado implicaciones sobre la salud de personas objeto

de medidas similares”


Aspectos de Propiedad Intelectual

Se relaciona con los casos en que se prevé la posibilidad de obtener tecnologías protegibles, como resultado del proyecto. En estos casos, es necesario incluir, dentro del presupuesto, recursos para iniciar los trámites correspondientes. Se deben incluir los costos de traducción, en caso de ser requeridos, y presentación de las solicitudes, teniendo en cuenta que el registro de solicitudes de derechos de propiedad intelectual (tales como patentes de invención o patentes de modelo de utilidad) debe ser realizado antes de la publicación de los artículos que muestren los resultados que se pretenden proteger. Normalmente, en este parte se establece la forma de distribución de los derechos de propiedad intelectual entre los participantes en la iniciativa, en situaciones en donde participan varias Instituciones. En estos casos, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión apoya en la definición de este aspecto, ya que implica la negociación de la distribución. Ver tabla 12.

Tabla 12. Ejemplo Aspectos de Propiedad Intelectual “El manejo de propiedad intelectual se centra principalmente en la protección comercial de los dispositivos de medida 3D generados con la realización del proyecto de investigación. No existen empresas que comercialicen dispositivos de reconstrucción 3D de la piel humana a 360 grados de observación, diseñados y construidos íntegramente en Colombia, a partir de elementos básicos que se importan o compran a empresas de nuestro medio. El conocimiento teórico-experimental adquirido con el diseño y construcción de los dispositivos de medida debe ser protegido, situación que ya ha sido prevista al incluir en el presupuesto los gastos necesarios para tal fin. La propiedad intelectual sobre los productos y resultados obtenidos con el desarrollo del presente proyecto de investigación será conjunta y proporcional a los aportes: total de contrapartida de entidades beneficiarias contra contrapartida de la entidad ejecutora y valor financiado. De esta manera, se establece un porcentaje de 24% de las entidades beneficiarias y 76% de la entidad ejecutora. De igual forma, con el fin de proteger los resultados obtenidos antes de realizar los procedimientos de registros de patentes no se harán publicaciones y los trabajos de grado y tesis de maestría son confidenciales y sometidos a publicación restringida”.


Palabras Clave

Permiten identificar el tema central del proyecto. En general se deben establecer, como máximo, 20 palabras clave. Ver tabla 13.

Tabla 13. Ejemplo de palabras claves Moldeamiento Corporal Tratamientos terapéuticos con vacío Tratamiento digital de imágenes

Metrología óptica

Fuente: Curso Gestión de Proyectos Vicerrectoría de Investigación y Extensión



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Caso de Estudio – Proyecto código 8186

Cronograma de Actividades

Relaciona las actividades a realizar en función de los objetivos y del tiempo según el período de ejecución del proyecto. Se recomienda elaborar un diagrama de Gantt, el cual muestra el bloque de tareas o actividades a realizar y el tiempo de duración de cada una de ellas; y a partir de éste, elaborar un cuadro como el que se muestra en el ejemplo. Ver tabla 14. Cuando se establezca el cronograma, además del tiempo necesario para realizar la parte técnica, se debe tener en cuenta el tiempo requerido para realizar los trámites administrativos y financieros, sobre todo cuando se deben transferir recursos entre entidades participantes, pues si se requieren convenios, su trámite puede tomar varios meses. Además, el cronograma se debe hacer extendido en tiempo, ya que deben contemplarse imprevistos en la realización de actividades tales como pruebas de laboratorio, ensayos, importación de equipos, compra de reactivos y visitas de campo, entre otros, por lo cual se recomienda prever plazos amplios para el desarrollo de las actividades planteadas.

Tabla 14. Ejemplo Cronograma

Número Actividad Desde Hasta Tiempo

1 Revisión bibliográfica 1 12 Meses 2 Compra y adaptación de elementos 1 4 Meses

3 Diseño de los dispositivos preliminares 5 8 Meses 4 Construcción y ensamble de los dispositivos 7 18 Meses

5 Caracterización metrológica de los dispositivos 19 26 Meses 6 Evaluación experimental de los dispositivos 27 32 Meses

7 Publicación de resultados e informe final 33 36 Meses


Productos/ Resultados Esperados del Proyecto

Los productos y/o resultados del proyecto deben ser coherentes con los objetivos específicos, la metodología y demás apartes de la propuesta. Para obtener el aval de la VIE, es necesario definir claramente los resultados que se esperan alcanzar, en términos de productos de carácter científico y tecnológico. Se debe tener correspondencia con las siguientes categorías:

Relacionados con la generación de conocimiento y/o nuevos desarrollos tecnológicos Incluye resultados/productos que propenden por un nuevo conocimiento científico o tecnológico o a nuevos desarrollos o adaptaciones de tecnología que puedan verificarse a través de publicaciones científicas, productos o procesos tecnológicos, patentes, normas, mapas, bases de datos, colecciones de referencia, secuencias de macromoléculas en bases de datos de referencia, registros de nuevas variedades vegetales, entre otros. Ver tabla 15.

Tabla 15. Ejemplo Resultados/Productos relacionados con la generación de conocimiento y/o nuevos desarrollos tecnológicos

Resultado Descripción Cantidad Beneficiario



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Resultado Descripción Cantidad Beneficiario

SOLICITUD DE PATENTE

Protección de los modelos de prueba. 3 Universidad Industrial de Santander y “…”

NUEVOS PRODUCTOS

Generación de modelos de prueba de los dispositivos de medida 3D implementados.

3 Universidad Industrial de Santander y “…”


Conducentes al fortalecimiento de la capacidad científica Institucional y/o Nacional Incluye resultados o productos tales como formación de recurso humano a nivel profesional o de posgrado (trabajos de grado y posgrado sustentadas y aprobadas), realización de cursos relacionados con las temáticas de los proyectos (deberá anexarse documentación soporte que certifique su realización), formación y consolidación de redes de investigación (anexar documentación de soporte y verificación) y la construcción de cooperación científica internacional (anexar documentación de soporte y verificación). Se debe tener en cuenta que si el plazo de ejecución de la propuesta es igual o menor a dos años no se puede establecer un compromiso respecto a la formación de un Doctor y difícilmente el de un Magister, en tal situación se puede mencionar como “contribución a la formación de un estudiante de doctorado o maestría”. Ver tabla 16.

Tabla 16. Ejemplo Resultados/Productos conducentes al fortalecimiento de la capacidad científica institucional y/o nacional

Formación Descripción Personas Beneficiario

PREGRADO Participación en la construcción de los dispositivos

2 A definir entre estudiantes de Física o Ingeniería

MAESTRÍA Participación en la construcción de los dispositivos

2 A definir entre estudiantes de Maestría en Física o maestría en Ingeniería


Dirigidos a la apropiación social del conocimiento Incluye aquellos resultados o productos correspondientes a estrategias o medios para divulgar o transferir el conocimiento o tecnologías generadas en el proyecto a los beneficiarios potenciales y a la sociedad en general. Incluye tanto las acciones conjuntas entre investigadores y beneficiarios, como artículos o libros divulgativos, cartillas, videos, programas de radio, presentación de ponencias en eventos, entre otros. Ver tabla 17.

Tabla 17. Ejemplo Resultados/Productos dirigidos a la apropiación social del conocimiento Publicación Descripción Cantidad Beneficiario

EVENTO Participación en un evento de carácter comercial.

1 Comunidad área estética

EVENTO Participación en dos eventos nacionales. 2 Comunidad científica y médica



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ARTÍCULO EN REVISTA

Publicación de un artículo en revista indexada tipo B.

1 Comunidad científica y médica

ARTÍCULO EN REVISTA

Publicación de un artículo en revista homologada tipo A.

1 Comunidad científica y médica


Personal requerido para el proyecto

Referencia los investigadores, co-investigadores y/o asesores expertos requeridos para el proyecto. Se deberá relacionar la especialidad y aclarar la función o actividad que desarrollará en el proyecto, además de la dedicación semanal en horas al proyecto. Importante tener en cuenta que se deben usar las tarifas institucionales de valoración del costo de hora investigador UIS para los proyectos de investigación y que, además, de acuerdo con los lineamientos del estatuto de investigación de la UIS, la dedicación máxima posible para un director de proyecto de investigación con financiación externa es de 5 PAD que equivalen grosso modo a 10 horas/semana. En el caso de los asesores, el personal de apoyo y los profesores cátedra, van con cargo al proyecto y el valor de dedicación se calcula de acuerdo a las tablas para pago de personal del Ente Financiador, las cuales dependen del tipo de convocatoria y que se pueden consultar en los términos de referencia respectivos. Ver tabla 18.

Tabla 18. Ejemplo Personal Rol en el proyecto Cantidad

CO-INVESTIGADOR 2

INVESTIGADOR PRINCIPAL 1


Presupuesto

Planifica los rubros de inversión identificando las fuentes de financiación. La realización del presupuesto del proyecto requiere una clara planeación y un costeo detallado, con el fin de evitar contratiempos en la ejecución. Se debe tener en cuenta que todo lo que se compromete, esté presupuestado. Además, se deben revisar con detenimiento los lineamientos dados en cada convocatoria respecto a los rubros para los que se permite solicitar recursos financieros y los máximos permitidos. Para definir el presupuesto, es aconsejable identificar claramente la cantidad de estudiantes que recibirán apoyo, los equipos necesarios para la ejecución del proyecto, tanto los que se van a comprar como aquellos con los que ya cuenta la Universidad, estos últimos deberán incluirse en la contrapartida en especie, viajes a realizar, importaciones que sea necesario hacer, para esto último tener en cuenta aspectos como el incremento en el precio (costos asociados a la nacionalización, bodegaje, impuestos, aranceles y valor de las divisas), el tiempo que dura el proceso de importación (aprox. mínimo 2 meses) y el valor de la administración. Además, incluir en la contrapartida los aportes en especie tales como: Costo de bibliografía, comunicaciones, uso de equipos y demás a los que haya lugar. En cuanto a los aportes de contrapartida en efectivo que se incluyan, estos deben contar con la fuente de financiación interna, dado que la Vicerrectoría no puede reconocer aportes de contrapartida no previstos dentro del presupuesto. Ver tabla 19 en la página 59.



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Tabla 19. Ejemplo Presupuesto

EJECUTORAS OTRAS

Adecuación de laboratorios y planta piloto -$ 18.000.000$ 72.420.476$ 108.420.476$

Costos operativos 30.000.000$ -$ 18.400.000$ 48.400.000$

Documentación -$ 10.800.000$ 8.000.000$ 18.800.000$

Equipos 63.147.972$ -$ 3.480.000$ 67.227.972$

Gastos de registro de propiedad intelectual 41.000.000$ -$ 4.000.000$ 45.000.000$

Mantenimiento -$ -$ 9.000.000$ 9.000.000$

Material de difusión y promoción de resultados -$ -$ 20.000.000$ 20.000.000$

Materiales e insumos 8.100.000$ -$ 14.000.000$ 22.100.000$

Personal científico 50.400.000$ 412.904.840$ 15.120.000$ 478.424.840$

Personal de apoyo 141.300.000$ -$ 17.100.000$ 158.400.000$

Servicios tecnológicos 7.000.000$ -$ -$ 7.000.000$

Software 8.000.000$ -$ 9.000.000$ 17.000.000$

Suscripción a redas de información -$ 5.400.000$ -$ 5.400.000$

Viajes 8.020.000$ -$ 5.820.000$ 13.840.000$

TOTALES 356.967.972$ 447.104.840$ 196.340.476$ 1.019.013.288$

CONTRAPARTIDATOTALFINANCIADORUBROS


Bibliografía

Relaciona únicamente las fuentes de información científica o tecnológica que fueron consultadas y referidas en el texto del proyecto. Ver tabla 20.

Tabla 20. Ejemplo Bibliografía

1. Watson J, Fodor PB, Cutclife B., Sayah D. and Shaw W. Physiological effects of endermologie. Aesthetic Surg J., 19(1), 27-33. 1999. 2. Budabin S. FDA Bulletin, Inc., April 23 1998. 3. Kinney B. Endermologie (the LPG Technique) and cellulite: my clinical practice. Journal of Cutaneous Laser Therapy, 3, 13-50. 2001. 4. Daver J. A new instrument for the treatment of cellulite. Med. Au. Fer. 39:25. 1991. 5. Cunnin MJ. The utilization of LPG technique during liposuction (185 cases studied), J. Esth Med Surg, 23, 91. 1996. 6. Ersek RA, Mann GE, Salisbury S. Salisbury AV. Non-invasive mechanical body contouring: a preliminary clinical outcome study. Aesth Plast Surg, 21, 61-67, 1997.


Nota: Rubros estándar Profesor planta - Investigador principal: $204.000/hora, máximo 10 horas/semana. Profesor planta – Co-investigador: $167.000/hora, máximo 10 horas/semana. Uso de base de datos: $10.000.000/AÑO. Equipos: 10% del valor de compra del equipo/año

manual del investigador - uis · guÍa del investigador versión: 01 página 2 de 59 revisó: vie,...

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