manual del prospectador

Manual del Prospectador

Procedimientos que debe conocer el Prospectador

1.1.1 Prospectación 5.3

Ctr

l. O

bras 5.3.5 Control Viáticos

1.1.2 Preparación de

Cita

1.1.3 Cita Onix - Cliente

1.1.4 Solicitud del

Cliente

1.1.5 Catálogo de

Clientes

1.1.6 Historial del

Cliente

1.1.7 Seguimiento y

Desarrollo del Cliente

1.1.8 Mejora del

Proceso Vender

1.2.1 Revisión de la

Solicitud del Cliente

1.2.10 Aprobación por Gerencia Comercial

1.1

Clie

ntes

1.2

Propue

sta

Puesto: Prospectador

1. Vender 2. Diseñar 3. Costear 4. Comprar 5. Administrar 6. Ejecutar

Indicadores: Clientes Nuevos, Cotizaciones

1. Vender 1.1 Clientes 1.1.1 Prospectación

Paso 1

Hacer listas de referidos

• Solicitar referidos a otros empleados de Onix.• Solicitar referidos a otros Clientes de Onix.• Buscar referidos en las listas de las Cámaras.• Definir que elemento de Onix es el más indicado para

establecer contacto con el Prospecto.Formatos

Rol (RACI)

Quién Prospectador Jefe Proyectos y Presupuestos

Gerentes Comercial / Operaciones

R A C

Paso 2 Promocionar

Onix

• Diseñar una estrategia y plan de Promoción acorde con el perfil de Onix y las características de su mercado objetivo.• Revisar y acordar esta estrategia con la Gerencia

Comercial.• Estimar y obtener el presupuesto de Promoción.• Ejecutar las acciones de Promoción en el “Plan de

Promoción”.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe Proyectos y Presupuestos

Gerente Comercial

R A

Plan de Promoción

Paso 3

Clasificar a los

Prospectos

• Los prospectos se clasifican por tamaño, giro y zona geográfica.• Se crean listas de prospectos ordenada según el

grado de información con que se cuenta.• La lista debe contener al menos el nombre de la

empresa, el giro, tamaño, nombre de contacto, teléfonos de contacto, dirección, estatus y notas.

Formatos

Rol (RACI)


R A

Control Prospectos (excel)

Frecuencia ContinuaInstructivo



Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

Paso 4

Contacto y obtención de 1ª cita

• Llamada telefónica para solicitar cita con el prospecto identificado.• La llamada debe tener la siguiente estructura: saludo,

identificación, introducción, planteamiento de ventajas, solicitud (cita), confirmación y despedida.• Es recomendable tener guiones preparados y

ensayados para cada etapa de la llamada.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Operaciones

R A I

Control Prospectos (excel)

Frecuencia EventoInstructivo

1. Vender 1.1 Clientes1.1.2

Preparación de Cita

Paso 1

Preparar Resumen

del Cliente

• Datos generales (nombre, giro, tamaño, dirección, teléfonos, etc.).• Antecedentes (reputación, estilo de organización,

historial con Onix, etc.).• Proyecto actual (descripción general, posible alcance

para Onix, amenazas, fortalezas, etc.).

Formatos

Rol (RACI)


R A

Paso 2

Establecer Objetivo de la Cita

• Es definir claramente que es lo que se quiere lograr en esta Cita:• Presentar Onix.• Obtener una Cita con Tomador de Decisiones.• Definir un alcance posible para Onix.• Etc.

Formatos

Rol (RACI)


R C

Paso 3

Adecuar presenta-ción Onix

• Personalizar la presentación.• Seleccionar el contenido que se desea presentar.• Incluir material de apoyo al objetivo de la Cita.• Preparar material (contenido) que se va a dejar. Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A C

Paso 4

Establecer y

coordinar equipo de

Cita

• Establecer quienes deben asistir a la Cita.• Explicar el resumen, objetivo y presentación

preparados para la Cita.• Establecer el Rol que debe asumir cada participante

en la Cita (líder, apoyo técnico, etc.).• Asignar los segmentos de la presentación que debe

realizar cada participante.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A C





Paso 5

Preparar Check List

de Cita

• Este Check List debe incluir al menos:• Tarjetas de presentación.• Presentación (impresa y en CD).• Equipo (Computadora, Conexión a Internet,

Proyector, extensión eléctrica, etc.).• Kit de Ventas (por agencia de publicidad).

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I


Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes 1.1.3 Cita Onix - Cliente

Paso 1 Introducción

• Saludo y agradecimiento por permitir la visita.• Presentación rápida (verbal) de Onix.• Plática informal de la empresa del Cliente.• Identificar al Tomador de Decisiones y si no está

presente, buscar tener acceso a esa persona.Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Paso 2 Conocer al

Cliente

• Se invita al cliente que presente su empresa para conocer los distintos departamentos y actividades de la misma.• Se identifica a los funcionarios clave del Cliente. Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Paso 3 Detectar

Necesidades

• Se invita al cliente a que describa el proyecto que quiere realizar.• Se le hacen preguntas al cliente para entender el

proyecto, la necesidad que quiere satisfacer y otras necesidades del cliente.• Se completa el Check List Necesidades (Obras

eléctricas, inst. hidrsanitárias, etc.).

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Check List necesidades

Paso 4 Presentación

Onix

• Presentación de los servicios y soluciones que puede proporcionar Onix resaltando los que pueden ayudar al cliente a satisfacer sus necesidades.• Explicación de las ventajas y los diferenciadores de

los servicios y soluciones que ofrece Onix.• Se invita al cliente a que pregunte cualquier duda.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Paso 5 Cierre

• Se le propone al cliente que juntos identifiquen los servicios y soluciones de Onix que mejor la ayudarían a satisfacer sus necesidades.• Se confirman los acuerdos y compromisos y se define

el siguiente paso (Solicitud de servicio, agendar otra cita, etc.).

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A C






Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes 1.1.4 Solicitud del Cliente

Paso 1

Tramitar Alta del

Proyecto

• Crear cuentas del Presupuesto.• Capturar datos del Presupuesto (Cliente, descripción

corta del proyecto, fecha requerida de entrega de presupuesto, fechas de inicio y terminación, ubicación, Gerente de Proyecto Cliente, etc.).• Captura de la necesidades y expectativas del Cliente. Frecuencia

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Bitácora Electrónica del Proyecto

Evento

Paso 2

Definir Alcance de

Solicitud de Servicio

• Identificar los entregables del Presupuesto.• Identificar las especificaciones de los entregables.• Identificar las condiciones de inicio de cada

entregable para el alcance de Onix.• Identificar los suministros por otros para cada

entregable.• Capturar el alcance del Presupuesto.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I


Paso 3

Recabar Información

por el Cliente

• Identificar la información responsabilidad del Cliente.• Identificar la información responsabilidad de otros.• Recopilar la información responsabilidad del Cliente y

de otros.• Capturar la relación de la información suministrada

por el Cliente y por otros.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I


Instructivo Alta de Proyecto



Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes 1.1.5 Catálogo de Clientes

Paso 1

Responsable del Catálogo de Clientes

• El Jefe de Proyectos y Presupuestos es el único responsable de la integridad del contenido del Catálogo de Clientes.• Cualquier elemento de Onix puede proponer altas o

cambios al Catálogo de Clientes.• El Jefe P y P es el único autorizado para modificar el

contenido del Catálogo de Clientes.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe Proyectos y Presupuestos Prospectador Gerente

Comercial

R C C

Paso 2

Dar de Alta los

Clientes

• Para capturar el alta de un Cliente se debe llenar el formato “Solicitud de Alta de Cliente”.• La solicitud debidamente llenada se debe enviar al

Jefe de P y P para su revisión, validación y en su caso alta en el Catálogo de Clientes.

Formatos

Rol (RACI)


Comercial

R C I

Catálogo de Clientes

Paso 3

Actualizar el Estatus de

Clientes

• Los Clientes pueden tener estatus:• Vigente Activo.• Vigente Inactivo.• En Recuperación.

• El Jefe P y P es responsable de actualizar regularmente el estatus de cada Cliente.

Formatos

Rol (RACI)


Comercial

R C I

Catálogo de Clientes



Frecuencia MensualInstructivo

Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes 1.1.6 Historial del Cliente

Paso 1

Responsable del Historial del Cliente

• El Jefe P y P es el único responsable de la integridad del contenido del Historial de Clientes.• El Jefe P y P es el único autorizado para modificar el

contenido del Historial de Clientes.Formatos

Rol (RACI)


R A

Paso 2 Registrar el

Historial

• El Historial del Cliente debe contener al menos:• Proyectos realizados (Proyecto, monto, fechas,

superintendente Onix, superintendente Cliente).• Cotizaciones presentadas (Proyecto, monto, fecha,

funcionario Cliente).• Llamadas y citas de seguimiento (Funcionario

Onix, funcionario Cliente).

Formatos

Rol (RACI)


Jefe Administrativo

R A C

Historial de Clientes

Paso 3

Registrar las Notas y

Conclusiones

• Para cada proyecto, cotización, llamada o cita registrada en el Historial del Cliente se debe incluir:• Una nota que describa el objetivo buscado y el

resultado logrado.• Un diagnóstico de las causas que influyeron en el

resultado y las acciones de mejora propuestas.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I





Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes1.1.7

Seguimiento y Desarrollo del

Cliente

Paso 1

Programar el seguimiento y desarrollo

• Revisar el historial de todos los Clientes.• Establecer un objetivo de seguimiento y desarrollo

que permita a Onix obtener otra Solicitud del Cliente.• Recopilar la información de apoyo que se requiere

para cumplir el objetivo.• Programar y registrar las llamadas y citas de

seguimiento.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A C

Programa de llamadas y citas Historial del Cliente

Paso 2

Fortalecer la relación

con el Cliente

• Ejecutar las llamadas y citas programadas y tomar notas.• En todas las llamadas y citas se debe:• Fortalecer la confianza con hechos.• Establecer una plática casual que sirva para

desarrollar la amistad y relación con el Cliente.• Respetar el tiempo del Cliente.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I

Programa de llamadas y citas Historial del Cliente

Paso 3

Identificar las

necesidades del Cliente

• Revisar las notas y conclusiones registradas en el Historial del Cliente para identificar necesidades del cliente.• Preparar preguntas que ayuden a identificar

necesidades del Cliente.Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

R A I


Frecuencia MensualInstructivo



Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.1 Clientes1.1.8 Mejora del Proceso

Vender

Paso 1

Establecer Metas de

Ventas

• Establecer Metas trimestrales, anuales, por división y por zona de:• Clientes nuevos.• Clientes activos.• Cotizaciones.• Contratos.•Montos contratados.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe Proyecto y Presupuestos

Gerente Comercial

Director General

R A I

Metas Vender

Paso 2

Establecer Plan de Ventas

• Distribuir cada meta por división, mes y zona.• Identificar las actividades y recursos relacionados

con cada Meta y con cada Acción de Mejora acordada (llamadas, citas, consultas, presentaciones, etc.).• Establecer el orden y tiempo de ejecución de cada

actividad.• Calendarizar todas las actividades definidas.

Formatos

Rol (RACI)


Gerente Comercial

Director General

R A I

Plan de Ventas

Paso 3

Observar resultados

y ejecución de Ventas

• Medir y registrar los resultados obtenidos de las Metas de Ventas.• Observar y registrar la forma de ejecución del

Prospectador y del Jefe de Proyectos y Presupuestos.• Verificar el cumplimiento de las Acciones de Mejora

acordadas.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Gerente Comercial

Jefe Proyectos y Presupuestos Prospectador

R C C

Reporte de ventas HOT

Paso 4

Identificar Causas de

los resultados de Ventas

• Utilizar la Herramienta AID para identificar las causas que explican el desempeño:• Registrar los resultados deficientes.• Registrar las formas de ejecución deficientes.• Relacionar los resultados y la forma de ejecución

para identificar las causas que explican el desempeño.

Formatos

Rol (RACI)


Jefe Proyectos y Presupuestos Prospectador

R C C

Herramienta AID

Paso 5

Definir y aplicar las Acciones

de Mejora de Vender

• Definir las posibles Acciones de Mejora que se pueden aplicar para corregir las causas que explican el desempeño.• Acordar y registrar con el Jefe Proyectos y

Presupuestos y con el Prospectador las Acciones de Mejora a aplicar.

Formatos

Rol (RACI)


Jefe P y P / Prospectador

Director General

R C I

Herramienta AID Acuerdo TAM

Frecuencia CuatrimestralInstructivo



FrecuenciaMensual /

CuatrimestralInstructivo


Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.2 Propuesta1.2.1 Revisión de la Solicitud

del Cliente

Paso 1

Presentar la Solicitud del Cliente

• El Prospectador entrega al Jefe de Proyectos y Presupuestos la Solicitud del Cliente y la información recabada.• El Prospectador explica el alcance del proyecto, los

plazos probables, las limitaciones presupuestales detectadas y las necesidades y expectativas del Cliente.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Prospectador Jefe Proyecto y Presupuestos

R A


Paso 2

Revisar el Alcance de la Solicitud

• Revisar y validar:• los entregables del proyecto.• Las especificaciones de los entregables.• Las condiciones de inicio de cada entregable para el

alcance de Onix.• Los suministros por otros para cada entregable.• La información entregada por el Cliente y por otros.

Formatos

Rol (RACI)


Comercial

R C I


Paso 3

Revisar los aspectos

legales de la Solicitud del Cliente

• Enviar copia de la Solicitud del Cliente y del Alcance validado (paso 2) al Servicio Legal Externo de Onix.• Solicitar la opinión y recomendaciones legales.• Recibir y validar las opiniones y recomendaciones

legales hechas por el Servicio Legal Externo de Onix.Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe Proyectos y Presupuestos Prospectador

R A


Paso 4

Solicitar las aclaraciones necesarias

sobre la Solicitud

• Identificar los aspectos del Alcance insuficientemente precisados o confusos.• Identificar la información faltante que debe ser

suministrada por el Cliente o por otros.• Solicitar por escrito al Cliente las aclaraciones del

alcance, las informaciones faltantes y las dudas legales.

Formatos

Rol (RACI)


Comercial

R C I

Bitácora Electrónica del Proyecto Solicitud de Información

Paso 5

Actualizar la Solicitud del Cliente

• Revisar las aclaraciones e informaciones recibidas.• Actualizar en la Bitácora Electrónica del Proyecto:• los entregables del proyecto.• Las especificaciones de los entregables.• Las condiciones de inicio de cada entregable.• Los suministros e información por otros para cada

entregable.

Formatos

Rol (RACI)


Comercial

R C I







Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

1. Vender 1.2 Propuesta1.2.10

Aprobación por Gerencia Comercial

Paso 1

Explicar la Solicitud

del Cliente

• Explicar las necesidades manifestadas por el Cliente y las detectadas por el Prospectador.• Explicar el Alcance definido en la Solicitud del Cliente. Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe Proyecto y Presupuestos Prospectador Gte. Comercial /

Operaciones

R C I

Paso 2 Explicar la

Propuesta

• Explicar el Alcance de la Propuesta.• Explicar la Estrategia del Presupuesto.• Explicar la Comparativa de Similares. Formatos

Rol (RACI)


Gte. Comercial / Operaciones

R I

Catálogo de Conceptos

Paso 3 Ajustar la

Propuesta

• Incorporar los comentarios y recomendaciones de la Dirección sobre la Propuesta.• Presentar la Propuesta revisada para ser aprobada

por Dirección. Formatos

Rol (RACI)


Gte. Comercial / Operaciones

Director General

R C I

Comparativa de Proyectos




Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

Jefe de Administración

A

5. Administrar 5.3 Control de Obras

5.3.5 Control Viáticos

Paso 1 Autorizar

el Viaje

• Cualquier Funcionarios de Onix puede solicitar un viaje llenando el formato “Solicitud de Viaje” indicando el objetivo, la razón por la que el viaje es la mejor forma de cumplir el objetivo, las personas / empresas / proyectos a visitar, el destino, la duración, el costo y la cuenta a la que se cargaría.• La solicitud debe ser revisada y aprobada por su Jefe Funcional y

por el titular del presupuesto al que se cargaría.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Funcionario Jefe Funcional Titular del Presupuesto

R A A

Solicitud de Viaje

Paso 2

Asignar la cuenta de Viáticos

• Ya con la solicitud autorizada el solicitante debe enviar copia de la “Solicitud de Viaje” autorizada a la Jefa Administrativa, llenar el “Control de Cuentas de Gastos” y solicitar a la misma la autorización y apertura de una cuenta de Viáticos.• Se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos a

RRHH para compra de boletos y al solicitante para ejercer el presupuesto aprobado.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Auxiliar Administrativo

Jefe de Administración Funcionario

R A A

Control de Cuentas de Gastos Tabulador de Viáticos

Paso 3

Comprobar los Gastos Regulares

• Los Viáticos regulares previstos para ser pagados son; Alimentación, Hospedaje y Traslados.• Todos los Viáticos regulares se registran en el formato: “Control

de Cuentas de Gasto”, para ser válidos deben contar con un comprobante fiscal válido o que correspondan al monto autorizado para alimentos y deben ser autorizados por la Jefa de Administración.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Funcionario

R

Tabulador de Viáticos Control de Cuentas de Gastos




Paso 4

Comprobar los Gastos Especiales

• Los gastos especiales son aquellos gastos diferentes a los previstos en el paso 2.• Todos los gastos especiales se registran en el formato: “Control

de Cuentas de Gastos”, para ser válidos deben contar con los correos de autorización primero del Jefe inmediato, luego de la Jefa de Administración y preferentemente contar con un comprobante fiscal válido.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Funcionario Jefe de Administración

R A

Control de Cuentas de Gastos


Paso 5

Cierre de cuenta de Viáticos

• Se verifica con el personal solicitante que el “Control de Cuentas de Gastos” de Viáticos esté actualizado, se define el monto comprobado, en caso de saldo en contra se le pregunta la forma como prefiere pagar el saldo (por nómina o por transferencia de fondos) y en caso de saldo a favor se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos.

Formatos

Rol (RACI)

Quién Jefe de Administración Tesorería Funcionario

R I A

Control de Cuentas de Gastos


Proceso clave

Sub proceso

Procedimiento

manual del prospectador

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