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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL

MANUAL DEL PROTAGONISTA

GESTIÓN DE ARCHIVOS

ABRIL, 2016

AREA: ADMINISTRACIÓN Y COMERCIO.

CUALIFICACION

PROFESIONAL:

UC116_2: Gestionar el

archivo en soporte

convencional e informático

MODULO: MF116_2: Gestión de

archivos

HORAS: 90 HORAS

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

Dirección Ejecutiva

Cra. Loyda Barrera Rodríguez

Sub-Dirección Ejecutiva

Cro. Walter Sáenz Rojas

Dirección General de Formación Profesional

Cra. Daysi Rivas Mercado

Sub Dirección General de Formación Profesional

Cro. Virgilio Vásquez

COORDINACIÓN TÉCNICA

Dirección Técnica Docente

Cro. Freddy Garay Portocarrero

Departamento de Currículo

Cra. Mirna Cuesta Loáisiga

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PRESENTACIÓN El Instituto Nacional Tecnológico (INATEC), como organismo rector de la Formación Profesional en Nicaragua ha establecido un conjunto de políticas y estrategias en el marco de la implementación del Plan Nacional de Desarrollo Humano, para contribuir con el desarrollo económico que nos permita avanzar en la eliminación de la pobreza en Nicaragua. El Gobierno de Reconciliación y Unidad Nacional a través de INATEC ha formado y entregado miles de nuevos técnicos a la economía nacional, brindándoles mayores oportunidades de empleo y mejores condiciones de vida a las familias nicaragüenses, mediante una oferta de Formación Profesional más amplia que dignifique los oficios, formando con calidad a jóvenes, mujeres y adultos,contribuyendo así, a la generación de riqueza para el bienestar social con justicia y equidad. Nos proponemos profundizar la ruta de restitución de derechos para continuar cambiando hacia un modelo que brinde más acceso, calidad y pertinencia al proceso de Formación Profesional de las/los nicaragüenses sustentada en valores cristianos, ideales socialistas y prácticas cada vez más solidarias. Este esfuerzo debe convocarnos a todos, empresarios, productores del campo y la ciudad, a los subsistemas educativos, a la cooperación nacional e internacional disponiendo recursos y energías de manera integral y solidaria, para el presente y el futuro; a trabajar en unidad para la formación de profesionales técnicos con competencias en las especialidades; agropecuaria, agroindustrial, industrial, construcción, turismo e idiomas; dotar de recursos humanos competentes a la micro, pequeña y mediana empresa y acompañar a las mujeres en iniciativas productivas en todos los campos. La elaboración y edición de este manual ha sido posible gracias la asesoría, apoyo económico y tecnológico del Proyecto NIC/023, y la revisión técnica metodológica de especialistas del Departamento de Currículum del INATEC. El presente manual para el protagonistas sirve de instrumento metodológico en el desarrollo de las capacidades que deben adquirirse en el proceso formativo en las cualificaciones asistente administrativo para el Mejoramiento de los niveles de competencia profesional y Técnica en el ámbito Nacional.

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INDICE PAG.

PRESENTACIÓN ................................................................................................................ 3

BIENVENIDA AL PROTAGONISTA ................................................................................ 1

RECOMENDACIONES GENERALES ............................................................................. 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

UNIDAD I: GESTION DE ARCHIVOS CONVENCIONALES. ..................................... 4

OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 4

OBJETIVOS DE LA I UNIDAD .................................................................................... 4

DESARROLLO .................................................................................................................... 5

1. Las reglas de clasificación de archivos convencionales ....................... 5

CLASES DE ARCHIVO Y SISTEMAS DE ARCHIVO .................................................. 7

Reglas generales de alfabetización para nombres de empresas comerciales, organismos, sociedades, etc. ........................................................................................ 9

NIVELES DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD ...................................................... 21

2. LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN PARA ARCHIVAR: CARPETAS O FOLDER, GUÍAS Y SUBGUÍAS, RÓTULOS Y MARBETES .................................... 23

Muebles de archivos ................................................................................................... 23

Actividad: 1.1 ................................................................................................................ 32

Actividad 1.2 ................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

EJERCICIOS DE AUTO EVALUACION ....................................................................... 33

II UNIDAD: SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA LA GRABACIÓN DE DATOS .............................................................................................................................................. 34

OBJETIVOS DE LA II UNIDAD .................................................................................. 34

DEARROLLO ..................................................................................................................... 35

1. OPCIONES DEL SISTEMA AUTOMATIZADO REQUERIDOS A DIARIO EN LA LABOR DEL GRABADOR DE DATOS. ...................................................... 35

ACTIVIDAD 2.1 .............................................................................................................. 43

ACTIVIDAD 2.2 .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACIÓN .......................................................................... 45

GLOSARIO ......................................................................................................................... 46

PARA SABER MÁS .......................................................................................................... 47

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................. 48

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BIENVENIDA AL PROTAGONISTA El manual “GESTIÓN DE ARCHIVO” está dirigido a los Protagonistas de esta formación con la finalidad de facilitar el proceso enseñanza aprendizaje durante su formación técnica. El propósito de este Manual es dotar al Protagonista de los conocimientos técnicos fundamentales para profundizar y fortalecer las capacidades que va adquiriendo en el Centro de Formación. Este manual está conformado por unidades didácticas: Gestión de archivos convencionales Sistemas automatizados para la grabación de datos.

Cada unidad didáctica tiene los siguientes apartados: Contenidos. Actividades. Autoevaluación. Glosario. Para saber más.

Las actividades para el aprendizaje y los ejercicios de autoevaluación te ayudarán a consolidar los contenidos estudiados. Confiando en que logres con éxito culminar esta formación, que te convertirá en un profesional en organizar los archivos o carpetas de acuerdo con los procedimientos y normas establecidas por la organización, utilizando las prestaciones del sistema operativo instalado, para facilitar la recuperación y acceso posterior rápido y seguro de tal manera que garantice la custodia, acceso y reproducción de la documentación, en soporte convencional y/o digital, aplicando los procedimientos internos y las normas legales cumpliendo con ética y de esa manera contribuir al desarrollo de nuestro país. Te deseamos suerte, voluntad y ¡adelante!

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RECOMENDACIONES GENERALES

Para iniciar el estudio del manual, debe estar claro, que su dedicación y esfuerzo,

le permitirán adquirir los conocimientos tecnológicos para ponerlos en práctica en

ejercicios de taller.

Al comenzar el estudio de la unidad didáctica, debe leer los objetivos planteados al

inicio, estos le facilitarán la comprensión de los logros propuestos.

A medida que avance en el estudio, recopile inquietudes o dudas de los contenidos

desarrollados, solicite aclaraciones en las sesiones de clase.

Analice la información descrita en el manual y consulte a su instructor cuando

necesite aclaraciones

Amplíe sus conocimientos con la bibliografía indicada u otros textos que estén a su

alcance.

Resuelva responsablemente los ejercicios de autoevaluación y verifique sus

respuestas con sus compañeros e instructor.

Prepare el puesto de trabajo, según la operación a realizar, cumpliendo con las

normas de higiene y seguridad laboral.

Durante las prácticas de taller, sea amigable con el medio ambiente, no tire residuos

fuera de los lugares establecidos.

Recuerde siempre que el cuido y conservación de las herramientas y equipos

garantizaran el correcto desarrollo de las clases prácticas y que en el futuro los

nuevos participantes harán uso de ellas.

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INTRODUCCIÓN

El Manual para el participante “GESTIÓN DE ARCHIVO”, está dirigido a los

estudiantes/participantes que cursan la Cualificación en “ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA”, con la finalidad de facilitar el proceso enseñanza-aprendizaje

durante su formación técnica.

El manual está estructurado metodológicamente para adquirir las capacidades que

describe el módulo formativo asociado a las cualificaciones antes mencionadas”.

Al inicio de cada unidad didáctica se enumeran los objetivos de aprendizaje, los

cuales debes leer y analizar para apropiarte de los conocimientos que están

asociados al logro de las capacidades o resultados de aprendizaje que describe el

módulo formativo.

Este manual contiene actividades para el aprendizaje y ejercicios de autoevaluación

que le ayudarán a consolidar los conocimientos estudiados.

La elaboración de este manual ha sido posible gracias al apoyo económico del

Proyecto NIC/023.

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UNIDAD I: GESTION DE ARCHIVOS CONVENCIONALES.

OBJETIVO GENERAL Aplicar las reglas de los sistemas de archivo para el manejo eficiente de los documentos y los procedimientos para la gestión de la correspondencia de la oficina.

OBJETIVOS DE LA I UNIDAD

1) Explicar de manera clara el concepto de archivo convencional.

2) Identificar las reglas de clasificación de archivos convencionales según

nombres de personas naturales o empresas.

3) Aplicar los sistemas de archivo convencionales partiendo del elemento de

clasificación seleccionado.

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DESARROLLO

1. Las reglas de clasificación de archivos convencionales Nombres propios naturales y nombres de empresas ARCHIVO. El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificando los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos. NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN Las razones por las que la empresa ha de conservar y proteger la documentación son:

El propio interés de la organización. Conservar los documentos que recibe y los que emiten la empresa debidamente organizados permite mantener activa y disponible de la información. Un buen sistema evita las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario. Exigencias legales. Los empresarios conservaran todos los documentos correspondientes a su negocio durante seis años.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Captación, elaboración de datos y su custodia. Los documentos comprenden el conjunto de datos a través de los cuales se obtiene una determinada información que hay que conservar para el buen funcionamiento de la empresa. Mediante su elaboración, los datos se transforman en información que la empresa utiliza en el desarrollo de su actividad mercantil.

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OBJETIVOS DEL ARCHIVO 1. Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura. 2. Conservar las fuentes históricas, haciendo la selección con base en normar bien establecidas. 3. Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservación, clasificación, restauración, consulta y control de documentos. 4. Acelerar su guarda, controlar su atención y disponer de ellos inmediatamente para su consulta.

FASES DE ELABORACIÓN DE LOS DATOS Registro/anotación.

Clasificación/ordenación.

Codificación/denominación.

Tratamiento/manipulación.

Cálculo/estadística.

Archivo/custodia.

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CLASES DE ARCHIVO Y SISTEMAS DE ARCHIVO Un sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuentan las organizaciones a empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida. Los principales sistemas utilizados en las tareas archivistas son: Según el Tipo de Documentos que Contiene

Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.

Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.

Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.

Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales

Por el Grado de Utilización

Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable.

Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.

Por el Grado de Autonomía

Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo.

Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivos.

Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo

de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, entre otros.

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CONVENCIONALES CARPETAS Clasificadoras. amplias divididas por un sistema

de fuelle o compartimentos con una etiqueta cada uno.

Simple. es el más utilizado, su orden de colocación puede ser horizontal o vertical.

Colgantes. tienen dos enganches de plástico en la parte superior de cada solapa.

CARPETAS ARCHIVADORAS

Tipo A-Z. Es el tipo más extendido, disponen de dos fuertes anclas de medida estandarizada para la perforación del papel. Su accionamiento es por palanca. sus ventajas son el precio y el servicio que prestan.

Con anillas.

MOBILIARIO •Estanterías. Conjunto de baldas o estantes

instalados horizontalmente sirven para colocar y guardar los diferentes tipos de carpetas.

•Estanterías modulares. Contienen una serie de cajas de plástico de colores en las que podemos archivar la información.

•Armarios con carpetas suspendidas.

Clásico mueble archivador metálico con un número determinado de grandes cajones que a su vez contienen las carpetas en suspensión que descansan sobre las guías.

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•Armario multicajón. Contiene una serie de gavetas o cajones en los que se guardan debidamente clasificados documentos. Poseen puertos abatibles, con cierre de seguridad y estructura metálica reforzada.

•Armario sobre raíles. Son grandes grupos de estanterías que se desplazan a lo largo de unos raíles. Su funcionamiento es manual por medio de volantes.

•De seguridad. Fabricado especialmente para proteger la documentación que contiene información vital para la empresa.

Reglas generales de alfabetización para nombres de empresas comerciales, organismos, sociedades, etc.

Los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones se ordenan alfabéticamente, tal como aparece su nombre registrado.

Si el artículo forma parte del nombre principal de la empresa, recomendamos se considere para archivar: El Corte Inglés

(Hoy día alfabetizar en el ordenador no ofrece problemas y simplifica enormemente la búsqueda y ordenación).

Es aconsejable que las abreviaturas que aparecen en el nombre de una firma se consideren como palabras completa

CÍA. GRAL. DE AGUAS

COMPAÑÍA GENERAL DE AGUAS

Como ya hemos comentado, si admitimos las abreviaturas, podemos encontramos con criterios diferentes por parte de las personas que introducen los nombres o que tienen que buscarlos. Por otro lado, también perdemos la agilidad en la recuperación ya que nunca estaremos seguros si lo tenemos con abreviatura o con su nombre completo, y tendremos que realizar varias búsquedas.

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Ejemplo:

Sociedad Española de Carburos

Sdad. Española de Carburos

Scdad. Española de Carburos Soc. Española de Carburos

Por estas razones nuestra recomendación es mantener el Rigor y conservar el nombre completo sin abreviaturas.

Esta norma resulta imprescindible cuando nos referimos a bases de datos informatizadas. Si esta lista no existe, cada persona que introduzca datos en las bases lo hará siguiendo su propio criterio, lo que complicará las búsquedas, a la vez que contribuirá a crear registros duplicados y hasta triplicados.

Cuando una firma o institución utiliza siglas, se recomienda utilizar, para nuestro archivo, el nombre completo en lugar de la sigla.

No obstante, si se encuentra útil la sigla, se recomienda realizar una referencia cruzada con .el nombre de la sigla para atender a la necesidad que puede surgimos si nos piden el archivo por la sigla.

Ejemplo: UNAN

Véase: UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA

Como recordarán, hemos dicho que nuestro archivo debe ser:

Riguroso (los expedientes sólo pueden estar en un sitio de acuerdo con las normas que hayamos establecido).

Lógico (de acuerdo con nuestras necesidades). Sencillo (para organizar, buscar, transferir y eliminar los documentos).

Si decidimos que podemos utilizar siglas en los títulos de nuestros archivos, éstos aparecerán unas veces con la sigla y otras con su nombre completo, lo que supondrá una incertidumbre que nos obligará a búsquedas dobles. Así, podrá aparecer:

UNAN o UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA

BDF - Banco de Finanzas

Según hemos preconizado anteriormente, nuestros archivos tienen que sustentarse en criterios objetivos. Sin embargo, la realidad es que muchas veces partimos de criterios subjetivos, aceptando como evidente el significado de las siglas.

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La regla de la Sencillez aconseja que nuestros documentos estén localizados bajo el nombre completo del archivo, y tengamos una referencia cruzada, si es necesario, en la sigla que nos remita a la ubicación del archivo.

Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se ordenan como si los números precediesen el orden alfabético. El número completo se considera como una unidad.

PRODUCCIONES 3 REYES S.A.

PRODUCCIONES TERRANOVA S.A.

Los que empiezan con un número pueden alfabetizarse al final del orden alfabético, comenzando un nuevo Índice numérico que empezará en 0 y terminará en el 9.

00 Reparaciones,

01 Sellos,

003 Información,

1001 Alfombras,

3M de NICARAGUA:

Si hay nombres con guion entre palabras, los consideraremos como una sola palabra.

SUD-ATLÁNTICA REASEGUROS

UNIDAD 1 UNIDAD 2

SUDATLÁNTICA REASEGUROS

Cuando haya firmas de empresas o instituciones con nombres iguales, se considerará la ciudad para decidir el orden alfabético. Cada parte de la Dirección constituye una unidad.

BANCENTRO BANCO LAFISE Nicaragua. Grupo LAFISE, LEON

CENTRO FINANCIERO LAFISE BANCENTRO Km. 5.5 Carretera a Masaya

El orden de archivo de instituciones gubernamentales, bancarias, es cuelas y otros se basa en la siguiente información:

1. Nombre de la agencia, institución o departamento. 2. Nombre de la comisión, división, autoridad, sección, junta, ramo, oficina y otros.

SECCIÓN TESORERÍA DEL AYUNTAMIENTO DE CIUDAD DE LEON

AYUNTAMIENTO DE LEON,

SECCIÓN TESORERÍA

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EL PROCESO DE ARCHIVO FUNCIONAMIENTO HABITUAL Dependerá del tipo de documento intervenido. Comprobaremos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina y a continuación pasaremos a guardar este documento con un sistema de archivo u otros, según su futura movilidad y criterios dictados.

NORMAS PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN Realmente no existe una normativa para la utilización de los archivos. Cada empresa adoptaran aquellas deudas que les sean útiles, adaptándolas a sus necesidades. Una vez establecidas una serie de reglas es muy importante que los empleados las sigan escrupulosamente para evitar errores y pérdidas de tiempo.

Algunas reglas de carácter general son las siguientes: Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado.

No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la

acumulación de documentación pendiente de archivo. Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los

diferentes tipos de archivo. No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u

organización del archivo. Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se debe dejar en

el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia en la que se indicara la fecha, el departamento y la persona que se lo llevo.

Una de las normas que nos ayudara a organizar el archivo es el sentido común.

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CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA Es el sistema de clasificación más extendido, debido a que en él no se excluye el empleo de otros sistemas. Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o la razón de la empresa que figura en el documento a archivar. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden:

Autonomía. Provincia. Municipio. Calle. Nombre.

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por "materias" una determinada característica común a todos los documentos. Dentro de esta clasificación podemos diferenciar dos grandes grupos:

Orden alfabético. Numérico. A cada materia principal le asignamos un número, y a cada

subdivisión de la materia otro. Alfanumérico. Se le asigna una letra o números y las subdivisiones se

representarán por una letra o número. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento, la de creación, etc. La clasificación por fecha puede ser muy útil para consultar contenidos que necesitan ser actualizados constantemente. El criterio de clasificación dependerá del volumen de documentos, pudiendo hacerse por:

meses. quincenas. semanas. días.

O cualquier otro periodo de tiempo que se considere oportuno.

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CLASIFICACIÓN DECIMAL Consiste en agrupar documentos, libros, acciones, etc, en diez grandes grupos. La primera división se enumerará del 0 al 9, cada una de estas clases se sub-divisará en otros 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. Las anotaciones decimales se escriben separando con un punto grupos de tres cifras, a partir de la izquierda. CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL Es el más completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. Es un catálogo de materias con los que se clasifican todos los conocimientos del ser humano, agrupándolos en diez categorías, se utiliza en las bibliotecas para clasificar libros.

NORMAS DE CLASIFICACIÓN. Ventajas e Inconvenientes A la hora de ordenar nuestros documentos y una vez elegido el sistema que mejor se adapte a nuestra empresa, debemos tener presente una serie de reglas o normas. NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA NOMBRE DE PERSONAS

En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido.

En el caso de que coincida el primer apellido, se tomará el segundo apellido para su clasificación, y si coinciden los dos apellidos y el nombre, los clasificaríamos por la comunidad autónoma donde resida.

Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos, etc.., no se considerarán como criterios de ordenación.

No se considerarán las preposiciones, las contracciones ni los artículos.

Los apellidos compuestos, separados por un guión, se considerarán como un solo apellido.

Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer apellido.

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EMPRESAS

En las empresas se toma como palabra principal el nombre de la misma, sin tener en cuenta su actividad o dedicación.

Si el nombre de la empresa contiene palabras Hijos de, Sobrinos de, etc., prescinde de ellas.

Para las empresas conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.

Los organismos oficiales, se ordenarán según su denominación genérica.

Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social.

Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación.

NORMAS DE CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICAS Se aplica el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio. Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad de residencia, utilizaríamos como criterio de clasificación el nombre de la calle donde residan, seguido del nombre o razón social. NORMAS DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con los cuales podemos clasificar la documentación recibida o generada.

Antes de comenzar a clasificar los grupos principales y los subgrupos, deben estar bien identificados con el número o letras asignados.

NORMAS DE CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Debemos utilizar siempre la misma fecha. Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible. En el caso de que coincidiesen dos fichas con igual fecha,

utilizaríamos como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.

En el caso de que coincidiesen dos fichas con igual fecha, utilizaríamos como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.

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NORMAS DE CLASIFICACIÓN DECIMAL

Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principales. Debe ser flexible, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier

momento. Las subdivisiones de grupos deben estar perfectamente relacionados con el

grupo principal que encabeza la clasificación.

Elige el sistema alfabético que usarás. Incluso algo que parece tan claro como archivar alfabéticamente ofrece varias opciones de las que escoger. Es importante que elijas un sistema y lo uses constantemente.

El archivo letra por letra considera cada letra

de cada palabra en orden de aparición, ignorando los espacios entre las palabras.

El archivo palabra por palabra ordena a los

artículos con base en la primera letra de cada palabra en sucesión.

El archivo unidad por unidad toma en cuenta cada palabra, abreviatura e inicial, ordenando los artículos según ellas. Generalmente se recomienda el sistema de unidad por unidad.

Agrupa los artículos. Una vez que tengas todos los artículos que tengas que archivar, elige cómo quieres agrupar los archivos. Puedes optar por el formato de diccionario, en el que todos los archivos se colocan en orden alfabético independientemente del tipo de archivo o los artículos que contenga. También puedes usar el formato de enciclopedia, en el que los artículos se agrupan por tipo o tema y luego cada grupo se ordena alfabéticamente.

Si tienes muchos tipos diferentes de artículos para archivar (recetas, recibos fiscales, cartas, etc.), puede ser útil usar el formato de enciclopedia. Agrupa los artículos primero por tipo, luego ordena alfabéticamente los artículos dentro de cada grupo. Mantén los grupos separados usando separadores o codificándolos por colores.

Indexa tus archivos. Indexar es la forma de colocar cada sección de un título en la unidad correcta.

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Para indexar artículos antes de archivarlos, debes descomponer los elementos del nombre de cada artículo y crear un nuevo nombre alfabetizado que puede diferir del nombre estándar. Por ejemplo:

Imagina que tienes los siguientes artículos que indexar y archivar: un artículo sobre cerdos hormigueros titulado "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros", una biografía de la célebre experta en cerdos hormigueros Juana A. Pérez y un folleto promocional para una exhibición sobre cerdos hormigueros en el Zoológico de Detroit.

La biografía de Juana A. Pérez se indexaría como "Pérez, Juana A." ya que los apellidos van primero al indexar. Se archivaría bajo la letra P.

El artículo "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros" podría indexarse como está si optas por la agrupación estilo diccionario. Podría archivarse bajo la letra A (ya que los artículos no se cuentan al archivar) usando esta agrupación.

Como otra alternativa, podrías indexar "La alimentación nocturna de los

cerdos hormigueros" como "Cerdos hormigueros, la alimentación nocturna de los". Esto tendría sentido si usaras una agrupación estilo enciclopedia y no simplemente archivaras artículos relacionados con los cerdos hormigueros. El artículo se archivaría entonces bajo la letra C.

El folleto promocional podría indexarse como "Cerdos hormigueros,

exhibición (Zoológico de Detroit)". Esto tendría sentido si esperaras tener varios materiales sobre las exhibiciones de cerdos hormigueros. Por ejemplo, podrías tener otro artículo indexado como "Cerdos hormigueros, exhibición (Zoológico de Toledo)".

Como otra alternativa, el folleto

promocional podría indexarse como "Zoológico de Detroit (exhibición de cerdos hormigueros)". Esto tendría sentido si esperaras tener varios artículos relacionados con el Zoológico de Detroit o si quisieras usar una agrupación estilo enciclopedia para archivar artículos por ubicación geográfica.

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Ordena los archivos alfabéticamente según su nombre indexado. La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A (el primero) hasta la Z (el último). Usa información cada vez más específica para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos.

Coloca los artículos en la carpeta designada para ellos.

También puede serte útil codificar tus archivos por colores para mejorar la utilidad. Por ejemplo, Si usas una agrupación estilo enciclopedia, dale a cada grupo un color separado y etiqueta cada artículo o archivo en cada grupo con su color respectivo.

Documenta el sistema de indexado y archivo. Sé constante con tu sistema de indexado y archivo, sea cual sea. Asegúrate de que cualquier persona que tenga acceso a los archivos sea consciente del sistema. Por ejemplo, puedes crear y compartir un documento que detalle las reglas de tu sistema de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de forma eficiente.

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CONTROL DEL ARCHIVO El control va ligado al movimiento, es decir, al desplazamiento de los papeles de un archivo a otro a medida que va perdiendo operatividad. CONFECCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES PROCEDENTES DE ARCHIVO El informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial. El archivo forma parte de la memoria de la empresa, y se recurrirá a él cuándo tengamos que recuperar alguna información. Los informes se redactaran a partir de la búsqueda de información y está se puede hallar en el exterior del sistema de la empresa, es decir, en su entorno (fuentes externas), o dentro de las mismas (fuentes internas). El equipo responsable de la elaboración del informe ha de recabar toda la información que considere precisa para su elaboración. ENCABEZAMIENTO •Portada: Es el primer contacto visual que se tiene del documento. En el mismo figura el título del informe, la razón social de la empresa, el departamento responsable del informe y la fecha de su elaboración. Este último dato, aunque parezca intrascendente, es esencial, ya que durante el periodo de elaboración del informe, se pueden haber dado situaciones que afecten a la información contenida en él. •Introducción: En este apartado se especifica qué se va a tratar y el método utilizado, para que de esta manera el solicitante se forme una idea del contenido del documento. Su exposición se hace de forma sencilla y breve. CONTENIDO •Es el principal apartado del informe. En él se plasma los estudios llevados a cabo por el autor o equipo responsable. Es aconsejable mantener un orden estructurado en la exposición de los temas tratados. •Otra ayuda es la colocación estratégica de las representaciones gráficas de tablas y series estadísticas, que se pueden elaborar del propio estudio o borrador del informe. •Las más usuales son: gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos de sectores, pictogramas, diagrama de sectores, diagramas de dispersión e histogramas.

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FINAL Varían según la extensión del informe, se puede subdividir a su vez en los siguientes: Anexos: Se incluyen en esta división aquellos datos que no son estrictamente

necesarios en el contenido pero que van a servir de ayuda al destinatario en la compresión oral del informe. Es recomendable no abusar de las cifras, de numerosas tablas, ya que podrían hacer perder la atención al lector.

Extracto: Es un resumen del informe en si realizado de forma concisa. Los resultados se expondrán de mayor a menor importancia y se hará una matización de los mismos.

Índice: Es la última fase del apartado final. Consiste en relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe desde su inicio hasta el final, indicando el número de página.

Una vez finalizado el informe y previo a su encuadernación se harán las copias estrictamente necesarias para los destinatarios. El original será entregado al máximo responsable de la petición del informe y las copias. PURGA O DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Serán los responsables de la dirección los que indiquen qué documentos han de continuar en los archivos de la empresa y cuáles han de destruidos. Si el volumen de la documentación a purgar es grande, existen empresas especializadas que se encargan de su recogida y posterior destrucción, emitiendo a sus clientes un certificado como que la documentación ha sido destruida. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

Viene establecida por su dimensión, su sistema jerárquico y el grado de responsabilidad otorgado a su personal. El control de acceso a la información aumenta a medida que esta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante.

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NIVELES DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

NIVEL ALTO •De ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual y de aquellos que no se prevea la posibilidad de adoptar el nivel básico. •Obtenidos con fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas. •Derivados de actos de violencia de género.

NIVEL MEDIO •Relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales. •Que se rijan por la prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito. •De Administraciones tributarias, y que se relacionen con el ejercicio de sus potestades tributarias. •De entidades financieras para las finalidades relacionadas con la prestación de servicios financieros. •De entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, que se relacionen con el ejercicio de sus competencias. •De mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. •Datos que ofrezcan una definición de la personalidad y permitan evaluar determinados aspectos de la misma o del comportamiento de las personas. •De los operadores de comunicaciones electrónicas, respecto de los datos de tráfico y localización, disponiéndose de un registro de accesos.

NIVEL BÁSICO •Comprende cualquier otro fichero que contenga datos de carácter personal, así como aquellos ficheros que contengan datos sobre ideologías, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual.

EL DOCUMENTO DE SEGURIDAD Se reflejaran los procedimientos y las medidas técnicas y organizativas necesarias para que se garantice la protección, custodia, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, siendo de obligado cumplimientos por el personal que tenga acceso.

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PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS

Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrollan.

Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos personales que conozcan en el desarrollo de su trabajo.

Es necesario contemplar los procedimientos de actuación o delegación de funciones para los casos de ausencia o baja laboral.

El personal que realice trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales tendrán limitado el acceso a estos datos, a los soportes que los contengan, o a los recursos del sistema de información.

Cuando haya personal ajeno a la empresa realizando trabajos en la misma, el contrato de prestación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales y a la obligación de secreto respecto de aquellos datos que hubiera podido conocer durante la prestación de este servicio.

En los sistemas en los que tengan que implantarse medidas de seguridad de nivel alto, la transmisión de datos personales mediante telemática se realizarán cifrando esos datos, o bien mediante un sistema que garantice que la información no pueda ser manipulada por terceras personas.

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2. LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN PARA ARCHIVAR: CARPETAS O FOLDER, GUÍAS Y SUBGUÍAS, RÓTULOS Y MARBETES

LOS FICHEROS Hay que diferenciar el fichero de la ficha. El primero es el mueble que contiene las fichas, y estas son los soportes físicos homogéneos que contienen los datos que queremos almacenar. El tamaño variará dependiendo de la información que contenga. Se pueden clasificar en: •Simples. Se trata de los clásicos cajones-ficheros que permiten una fácil manipulación de las fichas clasificadas. •Relativos. Se dividen en ficheros de arrastre y ficheros de tambor, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular.

Muebles de archivos

Mobiliario recomendado para todos los tipos de archivo según el ciclo vital de los documentos

MUEBLES ESPECIALESPARA ARCHIVOS INACTIVOS

Estantería Abierta Archivador Vertical, Estante Corriente: 2 mts. de alto, 92 cms. de ancho y 30 de fondo5 bandejas. Las bandejas son ajustables. Es económico, funcional y resistente a las plagas.

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Abierto con Espaldar Archivador vertical, medidas iguales al anterior. Es especial para archivos inactivos de historias clínicas, laborales y demás archivos almacenados en carpetas de yute verticales. El espaldar y los laterales son para que no se salgan las carpetas.

MUEBLES ESPECIALES PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN

Archivador de Gavetas Especial para archivos de Gestión, Viene en dos tres y cuatro gavetas, fabricado en lámina metálica lo que lo hace resistente a la actividad biológica, es elegante, seguro y funcional. Sirve solo para carpetas colgantes con legajo adentro. Es de posición horizontal.

Folderama

Archivador Vertical Viene en dos tamaños: el más grande

es de 190 x 105 x 46 cm, 5 entrepaños graduables, 18

divisores verticales, 2 puertas corredizas. Idea para

archivos de gestión: historias laborales y clínicas. Tiene

gran capacidad, soporta carpetas de yute es seguro y su

lámina metálica lo hace resistente a la actividad biológica.

Es elegante y moderno

Sistema de Estantería Rodante

Las dimensiones de los estantes son iguales a la de la estantería abierta. Es

especial para archivos de gestión, es costoso, elegante, práctico y funcional porque

es adecuado para todas las unidades de almacenamiento. Desplazamiento

mediante impulso. Entrepaños graduables, carros de alta resistencia.

Archivadores de Fuelle:

Aunque son archivadores no son considerados muebles

sino elementos de archivo. Ideales para archivos

temporales Permiten el ordenamiento bajo varios

parámetros (alfabético, numérico, cronológico) Vienen en

tamaño carta, oficio y medio oficio

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ORDENAMIENTO EN ARCHIVOS VERTICALES

Los archivadores verticales son aquellos que la posición de la guía va en forma

vertical: La estantería abierta

La estantería abierta con Espaldar La estantería rodante

Estanterías

Estanterías totalmente desmontables, lo que admite su

modificación o ampliación tanto en altura como en longitud.

Es un sistema idóneo para el almacenaje manual de cargas

ligeras e incluso relativamente pesadas.

La versatilidad de aplicación consiente no sólo un fácil

montaje de las estanterías sino también de otros elementos muy diversos como

bancos, mesas, estructuras varias, entre otros.

Ventajas

Sistema simple y económico para las más diversas aplicaciones.

Adaptabilidad a todas las necesidades de almacenaje.

Excelente versatilidad.

Montaje muy sencillo.

Ficheros y Tarjeteros

Es una caja o mueble con cajonería, donde se pueden

guardar ordenadamente las fichas por temas y por

orden alfabético. Las fichas son tarjetas en forma

rectangular, que sirven para fijar información y recopilar

datos.

Clases de Fichas:

-Bibliográficas.

-Biográficas.

-Hemerográficas

-Textuales

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Armarios con puertas batines y persianas con puertas corredizas.

También con diferentes tipos de estantes, todos ellos

regulables. Los metálicos con opción de poder colgar

carpetas de gancho.

Armarios Metálicos

Con puertas batientes, tanto metálicas como en melanina

y bastidores telescópicos para colgar los tres pasos de

carpetas colgantes.

Materiales de Archivo

Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser

horizontales, verticales, según su posición que tiene las

pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.

Materiales para el archivo

Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina

para realizar trabajo de manera eficiente. Los materiales para

archivar son el conjunto de elementos necesarios en las

actividades propias del proceso de archivo, existe una gran

cantidad de materiales para los propósitos de archivo.

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A continuación se describen algunos de los materiales más comunes, entre los que

se destacan:

a. Carpetas

Las carpetas son generalmente son dos hojas de cartulina o manila, cartón

prensado o fibra en algunos casos con pliegues adicionales o

dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. Una

de las hojas tiene una parte posterior que sobresale de la

parte delantera, a esto se le llama pestaña. En las carpetas

se pueden guardar varios fólderes. El folder en sí mismo es

un tipo de carpeta. Una carpeta ti ene capacidad para 100

documentos.

b. Tipos de Carpeta

Bolsas:

Llamadas también sobres o fundas, tiene separadores o

compartimientos dentro de ellas. Su uso está determinado por

la cantidad de documentos o por su consulta periódica, tales

como el historial clínico de un paciente,

el expediente de un trabajador, entre

otros, las bolsas puedes ser elaboradas

en plástico, cartón, tela o hule.

c. Rótulos o Marbetes

Son las tiras de cartulina o cintas de papel adhesivo que se

pegan a las pestañas, para titulas las carpetas o fólder.

Generalmente se consiguen rollo continuos y en varios colores.

Los marbetes tiene varios usos, se utilizan cunado no se cuenta

con guías.

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d. Índice

Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de

una gaveta. Se coloca en la porta índice que tiene cada

gaveta del archivador, se acostumbra protegerlo con un

pedazo de acetato de igual tamaño a la tarjeta.

e. Pestaña

Es la parte superior que sobresale en una carpeta, bolsa,

funda, sobre, tarjeta, ficha o guía. Las pestañas sirven

para la identificación de la carpeta, en ellas se anota

alguna referencia con relación a los documentos que

contiene la carpeta. Pueden estar ubicadas en distintos

lugares, llamadas posiciones

f. Guías

Son cartulinas o cartones usados para ser distinto grupos

de documentos dentro de una gaveta. Pueden ser

sencillos complejos, hay diversidad de estilos, formas,

colores y tamaños. También traen pestañas, y se utilizan

solamente en el archivador.

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PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Antes de elaborar los legajos y archivar los documentos, debes tomar en cuenta los

siguientes procedimientos:

a. Inspeccionar

El primer procedimiento en la preparación de la

correspondencia para ser archivada es, revisar cada

documento para estar seguro de que la

documentación esté aprobada y lista para

archivarse. En caso de encontrarse papeles

que no están marcados como listos para

archivarse, deben ser devueltos a la

persona que trabajó con él, para que autorice a la persona

encargada del archivo que lo coloca en la carpeta

correspondiente para nueva revisión.

b. Clasificar

Después de realizar una cuidadosa inspección

de los documentos, se procede a la

clasificación de los mismo, la que consiste en

determinar el nombre, número o fecha, bajo el

cual se organizará la documentación que se

va a archivar, y se hacen grupos homogéneos,

tales como pintar el nombre del firmante, el

nombre de la persona o de la instancia a quien

está dirigida la correspondencia, el nombre o

asunto mencionado en el documento, entre

otros.

c. Codificar o Marcar

Marcar es el procedimiento de indicar con una clave el nombre

que se ha escogido para archivar la correspondencia. Para

los sistemas alfabéticos se emplean las dos actividades

siguientes para marcar la correspondencia.

El nombre seleccionado se subraya con resaltadores

fluorescentes de varios colores para que puedas encontrarlos

rápidamente.

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Si el nombre bajo el cual debe archivarse el documento no puede ser subrayado

porque no aparece en el mismo, ese nombre lo deberás escribir con lápiz de

color en la esquina superior derecha del documento.

d. Distribuir

La Distribución es el ordenamiento preliminar de los

documentos durante el procedimiento de archivar.

En esta operación, la documentación se ha

marcado, se separa en grupos, de acuerdo con el

subrayado, luego, se ordenan dentro de cada grupo

los documentos, siguiendo un orden cronológico

ascendente. Para facilitar la distribución preliminar

de los documentos, podemos utilizar los

clasificados

e. Archivar

Una vez que se hizo la inspección, clasificar, el marcado de los

documentos y la distribución. Finalmente el procedimiento

consiste en archivar o colocar los documentos en el legajo de la

carpeta correspondiente.

Ten presente que los legajos son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para

asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al

legajo, éste va dentro de ella.

Los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el

más actualizado, al principio o al final, además deben tener una identificación. En

caso de las hojas de vida, se prefiere que al final queden los recibidos del último.

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Condiciones Ambientales y de Seguridad para el Archivo

Conservación de documentos o conjunto de medidas

preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de

archivo, a través de la conservación de documento o

conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,

político y administrativos orientadas a evitar o reducir

el riesgo de deterioro de los documentos de archivo,

preservando su integridad y estabilidad.

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ACTIVIDADES

II. Define brevemente con tus propias palabras las preguntas siguientes. 1. ¿Qué es Archivo? 2. ¿Cuál es la Importancia del Archivo? 3. Mencione Tres (3) Objetivos del Archivo. 4. Menciones Las Clases de Archivo, según el Tipo de Documento que Contiene. 5. Menciones Las Clases de Archivo, según el Grado de Utilización. 6. Menciones Las Clase de Archivo, por el Grado de Autonomía. I. EXPLIQUE LA RELACIÒN QUE EXISTE EN LOS TÈRMINOS SIGUIENTES.

1) Clasificar y Archivar

2) Ordenar y Clasificar

3) Archivo Físico y Archivo Digital

4) Carpeta y Folder

5) Marbete y Pestaña

6) Folderama y Sistema de Estantería Rodante

7) Estantería y Fichero/Tarjetero

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AUTO EVALUACION

Conteste las siguientes preguntas: ¿Qué es un fichero? ¿Y una ficha?

Explica y escribe de manera clara el concepto de archivo convencional.

1) Realiza un cuadro donde Identifique las reglas de clasificación de archivos convencionales según nombres de personas naturales o empresas.

nombres de personas naturales Empresas

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

2) Aplicar los sistemas de archivo convencionales partiendo del elemento de clasificación seleccionado.

•Búho, chivo, delfín, jersey, mapa, planetario, plano, flexible, frasco, freno, fresa, gafas, hueso, imperdible, imprescindible, uva, Vagón, imprescindible, jarrón, jirafa, lápiz, avión, bandera, canasta.

3) Realiza otro ejercicio de clasificación con el nombre de tus compañeros del

aula.

4) Indica las razones por las que se ha de conservar la documentación en la

empresa. 5) Elabora un cuadro sinóptico de las clases de archivos atendiendo a su

titularidad. Convencionales: Mecánicos: Informáticos:

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II UNIDAD: SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA LA GRABACIÓN DE DATOS

OBJETIVOS DE LA II UNIDAD

1. Utilizar eficientemente los sistemas informáticos para una correcta

obtención y presentación de la información.

2. Realizar consultas al sistema automatizado en base a requerimientos y

necesidades.

3. Transferir información obtenida del sistema informático hacia otras

aplicaciones sin omitir ningún paso.

4. Resguardar manuales de función del sistema automatizado para su

debida utilización.

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DEARROLLO

1. OPCIONES DEL SISTEMA AUTOMATIZADO REQUERIDOS A DIARIO EN LA LABOR DEL GRABADOR DE DATOS.

Conservación de Documentos

Reducir el Riesgo de Deterioro

Opciones del sistema automatizado.

Partiendo de la siguiente descripción del Sistema Propuesto

Descripción del Software Para completar la metodología utilizada en el diseño del sistema, se llevó a cabo con la construcción del sistema propuesto, cuyo diseño inicial fue generado con un software modelador de base de datos para luego ser generado en Microsoft Visual Basic 6.0, software sumamente versátil y constituye uno de los estándares para el desarrollo del sistema de información para el registro de las consultas de los niños en el servicio del consultorio Centro de Salud Edgar Lang.

Descripción específica del sistema Propuesto Microsoft Visual Basic es un manejador de base de datos, el cual se utilizara para estructurar, consultas complejas como los productos por tipo, salida de producto, consultas diaria; en varias tablas que son de provecho para el sistema y que maneja grandes volúmenes de información, seguidamente se estableció la necesidad de

Integridad Física y

Funcional de los

Documentos

Orden Técnico, Político y

Administrativo

Con Integridad y

Estabilidad

Preservando el

documento de Archivo

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adiestramiento del usuario del sistema, con el objetivo de conseguir la explotación eficaz del nuevo sistema. Para la definición del adiestramiento se tomaron en cuenta las características funcionales y técnicas propias del sistema de información. Es por ello que el sistema contara con una base de datos donde estarán almacenados la información de cada de estos niños existente, zona, vacunas, entre otro, formando estos los elementos fundamentales que permiten los registros y procesos que reflejan un mejor manejo de información en el servicio consultorio Centro de Salud Edgar Lang, el sistema cuenta con un formulario para la introducción de datos de los niños, zonas, edad dirección vacunas etc. A su vez cuenta con reportes que permiten realizar vistas. De esta manera, el consultorio puede contar con un programa que muestra el avance al obtener información actualizada, clara, precisa y rápida, para el mejor desempeño de las actividades del servicio consultorio Centro de Salud Edgar Lang. Flujograma del Proceso propuesto Carta estructurada

Diseño Modular Seguridad del sistema

Seguridad lógica Consiste en la "aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.

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Seguridad Física Sólo es una parte del amplio espectro que se debe cubrir para no vivir con una sensación ficticia de seguridad. Como ya se ha mencionado, el activo más importante que se posee es la información, y por lo tanto deben existir técnicas, más allá de la seguridad física, que la aseguren. Estas técnicas las brinda la Seguridad Lógica. Los objetivos que se plantean serán:

Restringir el acceso a los programas y archivos. Asegurar que los operadores puedan trabajar sin una supervisión minuciosa y no

puedan modificar los programas ni los archivos que no correspondan. Asegurar que se estén utilizados los datos, archivos y programas correctos en y

por el procedimiento correcto. Que la información transmitida sea recibida sólo por el destinatario al cual ha sido

enviada y no a otro. Que la información recibida sea la misma que ha sido transmitida. Que existan sistemas alternativos secundarios de transmisión entre diferentes

puntos. Que se disponga de pasos alternativos de emergencia para la transmisión de

información.

DESARROLLO DEL SOFTWARE Descripción del entorno de programación

Diseño de pantallas

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Diseño de Reportes

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PRUEBAS DEL SISTEMA

Descripción del Plan de pruebas y resultados de las mismas El plan referido a las pruebas del sistema, está diseñado para realizarse desde los meses que van de Septiembre de 2008 a Enero de 2009, considerando 04 meses como el tiempo requerido para detectar las posibles fallas que el mismo pueda presentar; de allí que los resultados de su aplicación no se podrán obtener para esta fase del proyecto de investigación. Asimismo, se pudo constatar que los objetivos planteados se cumplieron a cabalidad siguiendo los siguientes pasos: recolección de información análisis de datos, diseño de sistema de información, desarrollo de aplicación de sistema y la prueba del mismo, obteniendo los resultados y metas para los cuales fue creado el sistema. Asimismo, necesidades, diseño y codificación del sistema propuesto y la prueba del mismo. Obteniendo los siguientes resultados. En la determinación de las necesidades se concluyó en la automatización del sistema de registro que agilice un mejor manejo del servicio de consultas. A demás, el diseño y codificación dio como resultado un sistema que muestra el avance al obtener información actualizada. Clara fresca y rápida para el mayor desempeño de las actividades. Finalizando con la aplicación de pruebas las cuales demostraron que el sistema está funcionando adecuadamente. Cumplir con las medidas de seguridad establecida, para el resguardo de la integridad de los datos, de manera que las claves de acceso no seas trasferibles.

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ACTIVIDADES CONTESTE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES. 1. ¿Cómo se divide los archivos desde el punto de vista de su grado de utilización? 2. Clasificación de los archivos dependiendo de su grado de utilización. 3. Desde el punto de vista de la actividad empresarial, ¿qué tipos de archivos conoces atendiendo a su organización? 4. Índica los principales sistemas convencionales de archivo. 5. Explica cuál es la finalidad del archivo. 6. Cita los sistemas que se pueden utilizar para archivar los datos y la documentación por medio de la informática. Resuelva el siguiente ejercicio que se te presenta a continuación 1. Clasifica alfabéticamente los siguientes grupos de palabras: •Árbol,archivo,orquesta,bolígrafo,café,cafetería,carácter,castaño,dado,dejar,deportista,flexible,frasco,freno,fresa,gafas,gas,gasa,generoso,golf,hueso,imperdible,imprescindible,jarrón,jirafa,lápiz,lavadora,lupa,llavero,máximo,mesa,mesón,nuez,ordenador,orquídea,planetario,plano,pórtico,rosa,rueda,ruleta,sillín,velero,venir,xilófono,zapato. •Búho, chivo, delfín, fábrica, flor, gato, globo, grúa, guitarra, Koala, pecera, piña, tomate, atlas, avión, bandera, canasta, cruz, escaparate, festín. Helicóptero, luna, iglú, indio, jersey, mapa, martillo, molino, paraguas, pez, queso, reloj, robot, silla, sobre, tenedor, tractor, uniforme, uva, Vagón, ventana, zapato. 2. Ordena las siguientes clasificaciones alfanuméricas: • A-120, A-152, B-150, C-570, D-150, D-685, E-985, F-687, G-125, I-780, J-325, K-450, L-870, M-420, M-535, N-459, N-750, N-900, O-780, Q-690, R-458, T045, T-680, T-685, U-35, U-689, V-123, X-783, Y-312, Z-450. • AAA230, AAB123, AAB150, AAB220, AAB250, AAB290, AAC230, AAS123, ADC100, BCA360, BCB240, BCC130, BCC230, BCD200, BCD230, BCD234, BCD235, BCD240, BCF209, BCJ230, CAB210, DCD200, DEF234, DEF250, DEG030, DMS120, FGE410, FGE420, GGH930, HFF230, JIL400, JKL400, LMJ280, LMJ380, LMJ390, MJA120, MJB900, MMN030, MNI800, MNJ900, MNK200, MNK400, MNK700, MNK899, MNK900, MNK901, SDD120, SDE120, STD120, TAA650. 3. Busca en una biblioteca Nacional el código de clasificación decimal de:

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.LIBRO DE MUSICA: B-E-2

.DON QUIJOTE: 83-202

.LIBRO DE BIOLOGIA: 42-182

.LIBRO DE DERECHO LABORAL: 30-132

.LIBRO SOBRE PICCASSSO: 01-223

.LIBRO DE ESTADISTICA: 30-103 4. Clasifica cronológicamente las siguientes fechas. 01/01/2011, 02/01/2011, 04/01/2011, 14/01/2011, 16/01/2011, 05/05/2011, 11/11/2011, 05/05/2012, 01/11/2012, 07/07/2013, 06/08/2013, 14/04/2015.

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AUTOEVALUACIÓN 1.Con fecha 26/09/20 registra en el libro de registro del correo electrónico de

la empresa ZTRIX, S.A, los siguientes correos electrónicos: Nº FECHA HORA LOCALIDAD DIRECCION ASUNTO DEPARTAMENTO A 26.9.20 9.05 Lugo gray@yahoo.com realizar pedido ventas B 26.9.20 10.16 Oviedo jbaz23@meting.com solicitar catalogo ventas C 26.9.20 12.48 burgos malver@regestt.com solicitar presupuesto D 26.9.20 15.03 soria lumel@jet.com devolución E 26.9.20 29.02 leon casani@reting.com realizar pedido 2. Desarrolla en el software una descripción del entorno de programación

con ayuda de tu instructor.

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GLOSARIO Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Lugar donde se custodian uno o varios archivo. Acción y efecto de archivar guardar documentos o información en un archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo. Dispositivo: (Del lat. disposĭtus, dispuesto), adj. Que dispone. Mecanismo o artificio dispuesto para producir una acción prevista. Organización para acometer una acción... Disposición, expedición y aptitud. Hemerográficas: Disciplina de las Ciencias de la Comunicación, que analiza los periódicos y revistas tal y como se presentan al público. Indexa: v. tr. Ordenar una serie de datos o informaciones de acuerdo a un criterio común a todas ellas para facilitar su consulta y análisis: indexar las informaciones de la guía telefónica según el segundo apellido de los abonados. Legajador: Carpeta o cubierta en donde se guardan y ordenan papeles, legajos y documentos Preconizado: Defender o apoyar una cosa que se considera buena o recomendable. ≡promover, propugnar. Tecnología: Es una palabra de origen griego, arte, técnica u oficio, que puede ser traducido como destreza) y logía (el estudio de algo). Aunque hay muchas tecnologías muy diferentes entre sí, es frecuente usar el término en singular para referirse a una de ellas o al conjunto de todas. Transferencia: (Del lat. transferens, de transferre, transferir), Acción y efecto de transferir.

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PARA SABER MÁS Pag. Internet http://es.slideshare.net/YajairaContreras1/como-llevar-el-archivo-en-una-empresa Otros instrumentos de medida directa e indirecta: www.rae.es/recursos/diccionarios/drae buscon.rae.es/draeI/ es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(informática es.kioskea.net/contents/646-que-es-un-archivo www.entrerios.gov.ar/archivo/funciones.htm s.wikipedia.org/wiki/Archivo_(informática) http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_%28inform%C3%A1tica%29 https://www.google.com.ni/search?q=documentos+de+archivo&ie http://es.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288 https://www.google.com.ni/search?q=archivos+electronicos&client=f www.entrerios.gov.ar/archivo/funciones.htm

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BIBLIOGRAFÍA González, Y. y Bohórquez, M. (1999). Desarrollar un Sistema Automatizado a la gestión de los Procesos de Facturación de Inventarios para el Gigante Guayanés C.A. Trabajo Especial de Grado. Instituto Universitario Juan Pablo Alfonso, Valencia. Herrera, S. y Mayaudón, D. (2000). Desarrollo de un sistema de Información Automatizado de los Bienes Muebles del Cuerpo de Seguridad y Orden Público del Estado Aragua Trabajo Especial de Grado. Instituto Universitario Juan Pablo Alfonso, Valencia http://es.slideshare.net/YajairaContreras1/como-llevar-el-archivo-en-una-empresa es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(informática)T

es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(informática)T

www.photoarchivo.org/

es.kioskea.net/contents/646-que-es-un-archivo

es.kioskea.net/contents/646-que-es-un-archivo

www.dgsg.unam.mx/archivo.htm

es.wikipedia.org/wiki/Archivística

www.mundoarchivistico.com › Diccionario

www.slideshare.net/.../archivonomia-presentation