manual del usuario (guía rápida)
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Manual del Usuario (Guía Rápida)
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El presente documento es propiedad de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, tiene carácter confidencial y no podrá ser objeto de reproducción total o parcial, tratamiento informático, ni transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, registro o cualquiera otro.
Asimismo, tampoco podrá ser objeto de préstamo, alquiler o cualquier forma de cesión de uso sin el permiso previo y escrito de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, titular del derecho de autor.
El incumplimiento de las limitaciones señaladas por cualquier persona que tenga acceso a la documentación será perseguido conforme a ley.
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Bienvenido al Manual de Usuario del SISTEMA DE DESIGNACIÓN DE OFICIALES DE CUMPLIMIENTO EN LÍNEA (SISDEL). Esta guía facilitará a los usuarios el correcto uso del sistema en mención.
¿Qué es el Manual de Usuario?
El Manual de Usuario del SISDEL es el documento que le explicará cómo funciona el aplicativo siguiendo una serie de pasos para su rápida comprensión.
¿Quiénes deben leer este Manual?
Este Manual está destinado a los representantes de los sujetos obligados que desean presentar la designación del oficial de cumplimiento en línea.
Contenido:
Parte I. Creación de un nuevo usuario en el Sistema
Parte II. Acceso al Sistema de Designación de OC en Línea (SISDEL) - Usuario Existente
- Presentar Designación de OC
- Paso 1: Ingreso de datos del Sujeto Obligado
- Paso 2: Datos del Oficial de Cumplimiento.
- Paso 3: Ingreso de documentos de sustento para la designación del OC:
1. Descarga de documentos.
2. Carga de documentos de sustento
Parte III. Olvido de contraseña
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Pasos para ingresar al aplicativo SISDEL
Para poder ingresar al aplicativo del Sistema de designación de oficiales de cumplimiento en línea (SISDEL), es necesario ingresar al Portal UIF-Perú: http://www.sbs.gob.pe/prevencion-de-lavado-activos:
Cuando ingrese al Portal Institucional, usted seleccionará la opción “Designación del Oficial de Cumplimiento”
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Se abrirá una nueva ventana donde podrá acceder al Sistema de Designación de Oficiales de Cumplimiento en Línea (SISDEL).
Si usted dispone de un usuario creado, deberá completar los campos obligatorios: Usuario, email, contraseña y texto captcha.
Si ha olvidado su contraseña, deberá ir a la Parte III de este documento.
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Parte I
Creación de un nuevo usuario en el Sistema
Si no cuenta con una cuenta o un usuario registrado, deberá hacer clic en “Crear una cuenta” en la parte inferior de la pantalla.
El sistema mostrará una pantalla donde deberá completar todos los campos con la información del representante legal del sujeto obligado (recuerde que los campos marcados con asterisco son de carácter obligatorio).
Al dar clic en “Siguiente”, el sistema mostrará una alerta para que el usuario pueda decidir si desea revisar la información ingresada o aceptar para continuar.
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Al dar clic en “Aceptar” el sistema mostrará una ventana de validación de la información del Sujeto Obligado.
En esta ventana el usuario deberá ingresar el número de RUC del Sujeto Obligado y dar clic en “Validar RUC” para verificar la Razón Social.
Si se trata de una persona jurídica deberá ingresar también el número de Ficha Registral o Partida Electrónica donde se encuentra inscrita la empresa:
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Una vez validados los datos, deberá dar clic en el botón “Regístrate”, y se le mostrará una pantalla indicando que el registro ha sido satisfactorio y ha sido notificado al correo electrónico ingresado previamente el cual deberá revisar para seguir las instrucciones señaladas. Recuerde que también debe revisar su bandeja de correo no deseado en caso no lo encuentre en su bandeja de entrada.
Deberá seguir con las instrucciones enviadas a su correo electrónico para validar el código de activación y generar su contraseña de acceso:
NOTA: tiene siete (7) días desde la recepción del correo para generar su clave de acceso; caso contrario no se considerará su inscripción.
El sistema le pedirá que genere su contraseña de acceso la misma que debe contener como mínimo: entre 8 y 15 caracteres, una mayúscula, una minúscula y un número.
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Una vez ingresada la contraseña y su respectiva confirmación, deberá dar clic en “Generar Contraseña”. El sistema le mostrará un mensaje indicando que la creación de su contraseña ha sido satisfactoria.
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Parte II.
Acceso al Sistema de Designación de OC en Línea (SISDEL) - Usuario Existente
Una vez generada su contraseña, deberá iniciar sesión ingresando su usuario, email registrado, contraseña generada y el código captcha que se muestre en pantalla:
En caso de olvido de la contraseña, deberá ir a la Parte III del presente documento.
Si ha ingresado correctamente, deberá visualizar en pantalla:
La pantalla mostrará 3 sub menú:
- Nueva Designación: el usuario podrá ingresar una nueva solicitud de designación de Oficial de Cumplimiento.
- Consultar Solicitudes Enviadas: el usuario podrá visualizar las solicitudes presentadas con anterioridad y también podrá continuar con el llenado de solicitudes grabadas previamente.
- Guía de Usuario: Manual de uso del SISDEL.
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Presentar Designación de Oficial de Cumplimiento
En la pantalla deberá seleccionar la opción “Presentar Designación de OC”
Paso 1: Ingreso de datos del Sujeto Obligado
Datos del Sujeto Obligado:
El usuario deberá registrar los datos del Sujeto Obligado:
Si el sujeto obligado se encuentra registrado en el Sistema de Registro de Sujetos Obligados de la UIF-Perú, le mostrará los principales datos y las casillas se visualizarán en color gris (estos datos no son editables por el usuario, en caso requiera modificarlos, deberá comunicarse con la UIF-Perú).
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Si se trata de un Sujeto Obligado nuevo, deberá completar los campos:
1. Seleccionar Supervisor:
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Aquellas personas naturales y jurídicas consideradas como sujetos obligados, conforme lo dispone el artículo 3º de la Ley Nº 29038, que no cuentan con organismos supervisores, deberán seleccionar como su supervisor a la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú (UIF-Perú), de acuerdo a lo establecido en el literal c) del numeral 10.2.3 del artículo 10º de la Ley Nº 27693.
2. Seleccionar Tipo de Sujeto Obligado: De acuerdo a la actividad económica que realizan.
Si se trata de un sujeto obligado ya registrado en la UIF-Perú, en pantalla podrá visualizar el Tipo de Sujeto Obligado en que está registrado y su correspondiente Supervisor. En caso requiera actualizar esta información, deberá comunicarse directamente con la UIF-Perú.
En caso la empresa realice una segunda actividad económica podrá seleccionarla manualmente de la lista:
Cuando se trate de personas jurídicas, deberá confirmar el número de partida de inscripción y la oficina registral competente:
Deberá señalar si el sujeto obligado cuenta con Directorio:
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Dirección de envío de correspondencia:
En caso sea un sujeto obligado nuevo, deberá ingresar los datos de la dirección para comunicaciones con la UIF-Perú.
En caso se trate de un sujeto obligado registrado, el sistema le mostrará la dirección del domicilio legal de la empresa.
Si cuenta con una dirección registrada y requiera actualizar alguno de los datos, deberá hacer click en el recuadro de “Modificar Dirección” ubicado en la parte superior, para entrar en modo editable.
Teléfono de la empresa:
El usuario podrá visualizar, agregar o eliminar un teléfono de contacto:
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Para agregar un nuevo teléfono, deberá dar click en “Agregar Teléfono” y el sistema le mostrará una nueva pantalla para poder completar los datos: teléfono fijo, celular.
Asimismo, deberá seleccionar un teléfono como “principal”.
Para eliminar un número telefónico ya registrado solo deberá dar clic en el ícono del tacho de basura.
El sistema mostrará una alerta de confirmación de la eliminación del teléfono seleccionado.
Datos del Representante Legal:
Se visualizan los datos del representante legal (usuario de la sesión activa) en modo no editable.
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El usuario tiene la opción de continuar al dar clic en “Siguiente” o grabar la sesión y retomarla en otro momento al seleccionar “Grabar y continuar después”.
Alertas:
- Completar todos los campos marcados como obligatorios o no podrá continuar.
- Debe ingresar por lo menos un número telefónico:
Si selecciona “Siguiente”, ir al Paso 2.
Si selecciona “Guardar y Continuar Después”, se le mostrará una alerta señalando que tiene un plazo de treinta (30) días calendario para retomar la designación pendiente o los datos se perderán.
Si da clic en “Aceptar”, en este caso, se cerrará la sesión y deberá ingresar nuevamente al sistema.
Al reiniciar sesión, el sistema le mostrará en pantalla las solicitudes enviadas y el estado de las mismas: en proceso o enviadas.
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Para continuar con el llenado de una solicitud en proceso o guardada como borrador, deberá dar clic en “Continuar”.
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Paso 2: Datos del Oficial de Cumplimiento.
Deberá completar los datos del Oficial de Cumplimiento (todos los campos son obligatorios).
Tipo de Designación:
El sistema mostrará el Tipo de Designación que le corresponde dependiendo de si se trata de un primer registro o si tiene ya un registro previo como sujeto obligado y la situación del Oficial de Cumplimiento:
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1. Nueva Designación de Oficial de Cumplimiento:
a. Para el caso de nuevos sujetos obligados, se mostrará por defecto “Nueva Designación de Oficial de Cumplimiento”. Asimismo, la categoría, por defecto, será “Principal”.
b. Si el sujeto obligado ya cuenta con un Oficial de Cumplimiento registrado, podrá seleccionar si desea hacer la nueva designación para el Oficial de Cumplimiento Alterno o si se trata de un cambio de Oficial de Cumplimiento.
2. Cambio de Oficial de Cumplimiento:
Deberá seleccionar esta opción cuando se quiera cambiar la persona designada como Oficial de Cumplimiento.
A continuación deberá seleccionar el motivo del cambio:
Debe describir el sustento del cambio:
Debe seleccionar la categoría del Oficial de Cumplimiento designado:
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Dedicación del Oficial de Cumplimiento:
Debe seleccionar el tipo de dedicación que tendrá el Oficial de Cumplimiento designado:
Deberá tener presente:
a. Dedicación Exclusiva: La única función que desempeña en la empresa es la de Oficial de Cumplimiento, con exclusión de cualquier otro trabajo.
b. Dedicación No Exclusiva: Adicional a la función que desempeñará como Oficial de Cumplimiento, cuenta con otro cargo en la empresa.
En aquellos casos que, de acuerdo a la normativa vigente, la dedicación del Oficial de Cumplimiento sea exclusiva y requiera de una autorización de la Superintendencia o de su Organismo Supervisor, deberá primero tramitar su solicitud de autorización.
Categoría del Oficial de Cumplimiento:
Deberá seleccionar si se trata de un OC Principal o de un OC Alterno.
NOTA: No puede designar un Oficial de Cumplimiento Alterno si no existe un Oficial de Cumplimiento Principal designado y aprobado por la UIF-Perú.
Deberá completar los demás datos del Oficial de Cumplimiento designado. Recuerde que los campos marcados con asterisco son de carácter obligatorio:
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Dirección del envío de correspondencia:
Deberá completar los datos de la dirección de la empresa o dirección a la cual deberá remitirse la documentación enviada por la Superintendencia.
También puede obtener los datos de la dirección del Sujeto Obligado. Para lo cual deberá seleccionar la casilla “Obtener Dirección del SO”.
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Dirección del Domicilio del Oficial de Cumplimiento:
Debe completar los campos de la dirección del domicilio de la persona designada como Oficial de Cumplimiento.
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Teléfonos del Oficial de Cumplimiento:
Para agregar un nuevo teléfono, deberá dar click en “Agregar Teléfono” y el sistema le mostrará una nueva pantalla para poder completar los datos: teléfono fijo, celular.
Asimismo, deberá seleccionar un teléfono como “principal”.
Para eliminar un número telefónico ya registrado solo deberá dar clic en el ícono del tacho de basura.
El sistema mostrará una alerta de confirmación de la eliminación del teléfono seleccionado.
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Alertas: En este paso puede aparecer cualquiera de las siguientes alertas que no le van a permitir continuar con el proceso de designación:
- Completar todos los campos marcados como obligatorios o no podrá continuar.
- Debe ingresar por lo menos un número telefónico:
- El número de documento de identidad ingresado no es válido:
- Si número de documento de identidad ingresado se encuentra registrado en el Sistema de Gestión de Sujetos Obligados de la UIF-Perú en estado “En Trámite” o “Aprobado”:
- Si el sujeto obligado ya cuenta con un Oficial de Cumplimiento Aprobado, el sistema le mostrará una alerta para que confirme si desea hacer el cambio con los nuevos datos ingresados:
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- El Oficial de Cumplimiento designado ya se encuentra aprobado en otro sujeto obligado:
- La persona designada como Oficial de Cumplimiento presenta deudas vencidas:
Si desea cancelar la solicitud presentada y mantener el Oficial de Cumplimiento que tiene aprobado en el momento de la nueva designación deberá dar clic en “Cancelar”.
Al dar clic en “Aceptar”, el sistema lo llevará a continuar con el Paso 3.
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Paso 3: Ingreso de documentos de sustento para la designación del Oficial de Cumplimiento:
En esta etapa, la pantalla muestra la opción de descarga y carga de documentos de sustento.
Descarga de documentos de sustento:
El usuario deberá descargar los documentos para ser firmados por el Gerente General o Titular-Gerente del sujeto obligado y el Oficial de Cumplimiento designado, según corresponda:
- Carta de designación: deberá ser firmada por el Representante Legal.
- Declaración Jurada: deberá ser firmada por la persona designada como Oficial de Cumplimiento.
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Deberá seleccionar el ícono pdf en cada caso y descargar el documento: guardar o abrir para imprimir.
Recuerde revisar el detalle de la información en cada documento.
Carga de documentos de sustento:
Para la carga de documentos, deberá dar clic en “Examinar” en el documento que corresponda y seleccionar en la carpeta de su computador el documento a cargar.
Una vez seleccionado el documento, este se visualizará en pantalla y deberá hacer lo mismo para los siguientes documentos.
Si desea eliminar un documento aún no cargado, deberá dar clic en el botón “Delete”.
En caso el sujeto obligado cuente con Directorio, deberá cargar la copia del acta de Sesión de Directorio donde conste la designación del Oficial de Cumplimiento.
Si está conforme con los documentos cargados, deberá dar clic en “Adjuntar Documentos” para completar la carga.
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El sistema mostrará los documentos cargados y deberá dar clic en “Terminar Proceso” para enviar la solicitud a la UIF-Perú para su evaluación.
El sistema mostrará una alerta de confirmación:
El sistema le mostrará en pantalla la solicitud enviada en resumen. Si desea mayor detalle, deberá dar clic al ícono de la lupa para ampliar.
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Para salir del sistema, deberá dar clic en “Cerrar Sesión”.
Se le enviará un correo de confirmación de la solicitud de Designación de Oficial de Cumplimiento presentada junto con el número de expediente generado y un archivo resumen con la documentación presentada.
Parte III.
Olvido de Contraseña
Deberá ir al Sistema de Designación de Oficiales de Cumplimiento en Línea y seleccionar “¿Olvidó Contraseña?”
Para recuperar su contraseña el sistema le pedirá que ingrese su número de RUC y el correo electrónico
registrado por el Representante Legal.
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Al dar clic en “Recuperar”, deberá visualizar la siguiente alerta:
El usuario deberá seguir las indicaciones proporcionadas en el correo electrónico para la recuperación de
la contraseña, para lo cual deberá ingresar una nueva contraseña y el código de activación enviado.
NOTA: Recuerde que la información proporcionada es válida sólo por 24 horas desde que solicitó la
recuperación de la contraseña, caso contrario deberá solicitar un nuevo cambio de contraseña.
Al completar los datos y dar clic en “Aceptar”, se mostrará una ventana de alerta de confirmación: