manual excel

CONTENIDO

1 MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1

1.1 INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 1

2 COMPONENTES DE LA VENTANA DE TRABAJO. ......................................................................... 2

2.1 CELDAS (CELLS) .............................................................................................................................. 3 2.2 HOJA DE TRABAJO (WORKSHEET) ....................................................................................................... 3 2.3 LIBRO (BOOK) ................................................................................................................................ 3 2.4 ETIQUETAS DE PGINAS .................................................................................................................... 3 2.5 BARRA DE FRMULAS (FORMULA BAR) ................................................................................................ 3 2.6 BARRA DE ESTADO ........................................................................................................................... 3 2.7 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO.- ....................................................................................................... 4 2.8 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE.- ................................................................................................... 4 2.9 GUARDAR UN LIBRO DE CLCULO. ....................................................................................................... 6 2.10 GUARDAR EL LIBRO CON OTRO NOMBRE. ......................................................................................... 7 2.11 CERRAR UN LIBRO ....................................................................................................................... 8 2.12 OTRAS OPCIONES DEL MEN ARCHIVO ............................................................................................ 8 2.13 OPCIONES DE IMPRESIN ............................................................................................................. 9 2.14 OPCIONES DE ENVO ................................................................................................................... 9 2.15 OPCIONES DE DESHACER Y REPETIR ............................................................................................... 11 2.16 OPCIONES DE MANEJO DE CELDAS ................................................................................................ 11 2.17 OPCIONES DE MANEJO DE CONTENIDO .......................................................................................... 13 2.18 OPCIONES DE BSQUEDA ........................................................................................................... 14 2.19 LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS: ................................................................................................. 15

2.19.1 Men Inicio (Home) .................................................................................................... 15 2.20 MEN INSERTAR (INSERT) .......................................................................................................... 17 2.21 MEN DISEO DE PGINA (PAGE LAYOUT) ................................................................................... 19 2.22 MEN FRMULAS (FORMULAS) .................................................................................................. 21 2.23 MEN DATOS (DATA) ............................................................................................................... 23 2.24 MEN REVISAR (REVIEW) .......................................................................................................... 26 2.25 MEN VISTA (VIEW) ................................................................................................................. 27

3 FORMAS DEL CURSOR ............................................................................................................. 30

3.1.1 Controlador de relleno .................................................................................................... 30 3.1.2 Controlador de seleccin................................................................................................. 30 3.1.3 Controlador de movimiento ............................................................................................ 31

3.2 DESPLAZAMIENTO A TRAVS DE LA HOJA Y EL LIBRO ............................................................... 32 3.2.1 Tipos de datos ................................................................................................................. 32 3.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo .......................................................... 32 3.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Clculo ............................................................................ 33 3.2.4 Seleccin con el ratn ..................................................................................................... 33 3.2.5 Extensin de una seleccin ............................................................................................. 34 3.2.6 Modos de teclado ........................................................................................................... 34 3.2.7 Seleccin Fuera de los bordes de la ventana .................................................................. 35 3.2.8 Seleccin de rangos con varias reas ............................................................................. 36 3.2.9 Seleccin con el teclado .................................................................................................. 37 3.2.10 Uso de Inicio y Fin....................................................................................................... 37 3.2.11 Uso de Ir a (Go to) ...................................................................................................... 38 3.2.12 Cmo extender una seleccin .................................................................................... 38 3.2.13 Seleccin de rangos mltiples .................................................................................... 39 3.2.14 Seleccin de columnas y filas ..................................................................................... 39

4 TIPOS DE DATOS ..................................................................................................................... 40

4.1.1 Valores simples numricos y de texto ............................................................................. 40 4.1.2 Introduccin de valores numricos ................................................................................. 40 4.1.3 Cmo aceptar los datos .................................................................................................. 40

4.1.4 Caracteres especiales ...................................................................................................... 41 4.1.5 Valores presentados frente a valores subyacentes ......................................................... 42 4.1.6 Introduccin de valores de texto ..................................................................................... 42 4.1.7 Introduccin de textos largos ......................................................................................... 43 4.1.8 Introduccin de Fechas y Horas ...................................................................................... 43

4.2 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS ........................................................... 44 4.2.1 Copiar y pegar rangos ..................................................................................................... 44 4.2.2 Seleccin de Rangos ........................................................................................................ 44 4.2.3 Cortar (Cut) ..................................................................................................................... 46 4.2.4 Borrado - Eliminacin ..................................................................................................... 47

5 INSERCIN, ELIMINACIN DE FILAS Y COLUMNAS .................................................................. 49

5.1.1 Insertar filas .................................................................................................................... 49 5.1.2 Eliminacin de filas ......................................................................................................... 50 5.1.3 Insertar columnas ........................................................................................................... 52 5.1.4 Eliminacin de columnas ................................................................................................ 54

6 CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS ................................................................ 56

6.1.1 Cambiando al ancho de columnas .................................................................................. 56 6.2 CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA .................................................................................................. 56 6.3 DEFINIR EL ANCHO DE LA COLUMNA O ALTO DE LA FILA PREDETERMINADA ............................. 56

7 FORMATO DE CELDA ............................................................................................................... 58

7.1.1 Asignacin y Eliminacin de Formatos ........................................................................... 58 7.1.2 Formateo con barra de herramientas ............................................................................. 59 7.1.3 Aplicacin de Estilos (Autoformatos) .............................................................................. 60 7.1.4 Cmo dar formato a un nmero utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas .... 63 7.1.5 Cambiar estilos de las fuentes ........................................................................................ 65 7.1.6 Cambiar la fuente y el tamao de la fuente utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas 65 7.1.7 Cambiar la alineacin utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas .................... 67 7.1.8 Controlar el fluido de texto dentro de una celda ............................................................ 68 7.1.9 Cambiar el color del texto con el cuadro de dilogo Formato de celdas ........................ 70 7.1.10 Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas 71 7.1.11 Aplicar un borde con el cuadro de dilogo Formato de celdas .................................. 73

8 FRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS .............................................................................. 75

8.1 OPERADORES ............................................................................................................................... 75 8.1.1 Aritmticos ...................................................................................................................... 75 8.1.2 De comparacin .............................................................................................................. 78 8.1.3 Texto ............................................................................................................................... 81 8.1.4 Prioridad de los operadores ............................................................................................ 83

8.2 USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS ..................................................................................................... 83 8.2.1 Referencia a celdas en frmulas ..................................................................................... 85 8.2.2 Uso de rangos ................................................................................................................. 86 8.2.3 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro ........... 87 8.2.4 Rangos en mltiples hojas .............................................................................................. 88 8.2.5 Referencia a celdas en otros libros ................................................................................. 89

9 IMPRIMIR ............................................................................................................................... 91

9.1 IMPRIMIR UNA HOJA DE TRABAJO ..................................................................................................... 91 9.1.1 Configuracin de pgina ( Page setup ) .......................................................................... 91

9.2 IMPRIMIR .................................................................................................................................... 99

10 AUTOLLENADO: NMEROS Y TEXTO ..................................................................................... 102

10.1 SERIES .............................................................................................................................. 102

10.1.1 Rellenar .................................................................................................................... 102 10.1.2 Crear listas personalizadas ...................................................................................... 103 10.1.3 Series de rellenado ................................................................................................... 104

11 GRAFICOS ............................................................................................................................. 108

11.1 CREACIN DE GRFICOS .......................................................................................................... 108

12 FUNCIONES ........................................................................................................................... 110

12.1 ASISTENTE DE FUNCIONES ........................................................................................................ 110 12.2 FUNCIONES MATEMTICAS ....................................................................................................... 113 12.3 FUNCIONES ESTADSTICAS ........................................................................................................ 118 12.4 FUNCIONES LGICAS ............................................................................................................... 129 12.5 FUNCIONES FINANCIERAS ......................................................................................................... 133 12.6 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA ..................................................................................... 139 12.7 FUNCIONES DE INFORMACIN ................................................................................................... 149 12.8 FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................................. 155

13 FORMATO CONDICIONAL ...................................................................................................... 157

14 LISTAS, FILTROS .................................................................................................................... 161

14.1 LISTAS .................................................................................................................................. 161 14.1.1 Tamao y ubicacin de la lista ................................................................................. 161 14.1.2 Rtulos de columna .................................................................................................. 162 14.1.3 Contenido de filas y columnas .................................................................................. 162

14.2 FILTROS ................................................................................................................................ 162 14.2.1 Creacin de filtros .................................................................................................... 163 14.2.2 Autofiltro (Filter). ..................................................................................................... 163 14.2.3 Mostrar los elementos ms comunes ...................................................................... 165 14.2.4 Personalizacin de filtros ......................................................................................... 166

14.3 FILTRO AVANZADO .................................................................................................................. 168 14.3.1 Forma de crear los filtros avanzados ....................................................................... 168 14.3.2 Tres o ms condiciones en una sola columna .......................................................... 170 14.3.3 Criterios de dos o ms columnas .............................................................................. 171 14.3.4 Condiciones creadas como resultado de una frmula ............................................. 172

15 ORDENAMIENTO DE DATOS .................................................................................................. 174

15.1.1 Opciones de ordenacin ........................................................................................... 175

16 SUBTOTALES ......................................................................................................................... 178

17 PROCESAMIENTO DE INFORMACIN .................................................................................... 184

17.1 TABLAS Y GRFICOS DINMICOS ................................................................................................ 184 17.1.1 Proceso de la construccin de la tabla dinmica ..................................................... 185 17.1.2 Eliminar una tabla dinmica. ................................................................................... 189 17.1.3 Aplicar filtros a una tabla dinmica ......................................................................... 189 17.1.4 Obtener promedios en una tabla dinmica ............................................................. 190

17.2 GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ............................................................................................ 191

18 ANLISIS DE DATOS .............................................................................................................. 193

18.1 USO DE BUSCAR OBJETIVO Y SOLVER .......................................................................................... 193 18.1.1 Buscar objetivo (Goal Seek)...................................................................................... 193 18.1.2 Solver........................................................................................................................ 198

19 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS, INTERCAMBIO DE INFORMACIN, VINCULACIN DE FRMULAS ..................................................................................................................................... 207

19.1 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS .................................................................................................. 207

Universidad Tecnolgica Equinoccial Microsoft Excel Introduccin

Pgina: 1

1 MICROSOFT EXCEL

1.1 INTRODUCCIN

Las hojas de clculo aparecen como respuesta a las mltiples necesidades de los

usuarios, que tenan que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados

inmediatos en funcin de clculos muchas veces complejos, desde el punto de vista

manual.

La primera hoja de clculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,

debido a la masificacin de las computadoras personales de tecnologa IBM, aparece

el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparicin del entorno grfico de Windows,

aparecen muchas hojas electrnicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de

clculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno grfico.

Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de clculo, aparecen como

respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la

elaboracin de proyectos, tablas y generacin de valores basados en variables, lo que

constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso

manual o mecnico de escritura y clculo de valores numricos. Para trabajar con la

hoja de clculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programacin ni

informtica, solamente debe conocer la aplicacin en la que se desenvolver y las

instrucciones bsicas de la hoja electrnica.

Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja ms importante es

que puede realizar clculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar grficos

con los datos primarios o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial.

Est organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas estn identificadas

por las letras del abecedario y la combinacin de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total,

caractersticas que se especifican para cada una de las hojas.

Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por

diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.

Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO de la ventana

principal de Windows, escoger la opcin Todos los Programas (All Programs) y

seleccionar Microsoft Office y dentro de este men elegir Microsoft Office Excel

2007. Una vez en Excel, aparece la pantalla de trabajo, donde se pueden identificar los

diferentes elementos de la ventana de trabajo.

Universidad Tecnolgica Equinoccial Microsoft Excel Pantalla principal

Pgina: 2

2 Componentes de la Ventana de Trabajo.

Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en

blanco con el nombre Libro 1 (Book1). La ventana de trabajo de Excel est

compuesta de los siguientes elementos:

Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:

Grupo del

Portapapeles

Barra de Herramientas

personalizada

Celda

Barra de Frmulas

Botn de

Office

Barra de

Ttulo

Barra de

Men

Hoja de

Trabajo

Barras de

desplazamiento

Barra de

Estado

Zoom

Botones de

presentacin

Grupo de

Fuente

Grupo de

Alineacin

Grupo de

Formato de

Nmero

Grupo de

Estilos

Grupo de

Celdas

Grupo de

Modificar


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2.1 Celdas (Cells)

Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin de una columna

con una fila. Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, un

nmero y por ltimo una frmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de

la hoja, la que est dada por la letra de la columna y el nmero de la fila. Por ejemplo,

la celda A7. Esto indica que la celda est ubicada en la columna A y en la fila 7.

Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece

con un borde sombreado, como se puede apreciar en el grfico anterior.

2.2 Hoja de trabajo (Worksheet)

Una hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y

1.048.576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin y

caractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las

contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 (Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), etc.

Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre.

2.3 Libro (Book)

Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada

como si se tratase de un documento diferente. En la mayora de los casos, solamente

se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de

crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen

cinco hojas dentro de un libro.

2.4 Etiquetas de pginas

Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la parte inferior de

la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve

para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn identificadas como Hoja1

(Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), aunque, como se indic anteriormente, estos nombres

pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario.

2.5 Barra de frmulas (Formula Bar)

Su funcin es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del

contenido de la misma (Presionando la tecla F2).

2.6 Barra de estado

Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los procesos que

estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la

tecla Bloq Num est activada o desactivada, etc.

Estos, entre otros, son los elementos ms importantes dentro de una hoja de Excel.

Cabe sealar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el Mouse o,

simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se detalla en el

siguiente cuadro:

TECLA FUNCIN QUE REALIZA

Flecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha

Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda

Flecha arriba Desplaza una celda arriba

Flecha abajo Desplaza una celda hacia abajo


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TECLA FUNCIN QUE REALIZA

CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la

izquierda

Ultima columna de la lnea actual

CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha Primera columna de la lnea actual

CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo Ultima lnea de la columna actual

CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba Primera lnea de la columna actual

RePag Desplaza una ventana hacia abajo

AvPAg Desplaza una ventana hacia arriba

ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda

ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha

CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual

CTRL+Inicio Ir a la celda A1

F5 Activa el cuadro de dilogo. Ir A (Go to)...

2.7 Crear un nuevo documento.-

Cuando se entra a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

nombre de Libro 1 (Book 1), sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel

est en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se est trabajando en uno y se

quiere abrir otro. Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office y

seleccionar Nuevo (New), o, simplemente, dar clic en el icono Nuevo (New) de la

barra de herramientas de acceso rpido:

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+U (Ctrl+N)

2.8 Abrir un documento existente.-

Cuando se inicia una sesin de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con

un trabajo guardado previamente. Para esto, hay que utilizar la opcin Abrir (Open)


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del Men de Office , o dar clic en el icono Abrir (Open) de la barra de

herramientas de acceso rpido:

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+A (Ctrl+O)

Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de dilogo correspondiente, el cual,

permite buscar el documento que se desea abrir. Se debe escribir de manera

obligatoria el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos

disponibles. Si el libro no est en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en

otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Carpetas

(Folders). Por defecto, solo aparecen los archivos de Microsoft Excel, pero si se

desea buscar otro tipo de archivo presione el Mouse en la flecha de la ventana

. Si se selecciona un nombre, ste aparece en la

ventana Nombre del archivo (File name). En caso contrario, escribir el nombre y

presionar el botn Abrir (Open), con lo cual el libro de Excel aparecer en la pantalla:


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2.9 Guardar un libro de clculo.

Para grabar un libro de Excel, activar el Men de Office , opcin Guardar

(Save), o tambin, presionar el icono Guardar Como (Save As) o de la barra de

herramientas de acceso rpido, hacer clic en el disquete. O bien, presionar la

combinacin de teclas Ctrl+G (Ctrl+S) .

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el

que debe especificar la Carpeta (Folder) (Directorio), en la que desea guardar el

libro o la unidad.


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En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere dar a

su libro. Clic en el botn Guardar (Save).

Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opcin guardar,

el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre.

2.10 Guardar el libro con otro nombre.

Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea

conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro

nombre.

Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opcin Guardar como

(Save as)... del Men de Office , ubicar la carpeta en donde se quiere guardar,

dar el Nombre de archivo (File name) y dar clic en el botn Guardar (Save)


Pgina: 8

2.11 Cerrar un libro

Si se est trabajando en un libro y se desea salir de l, pero no se desea salir de Excel,

se debe seleccionar la opcin Cerrar (Close) del Men de Office o dar clic en

el botn marcado con una x en el extremo superior derecho del libro

:

El sistema cierra el libro y, si era el ltimo que estaba abierto, queda listo para abrir

uno nuevo o salir de Excel.

2.12 Otras opciones del men Archivo

Dentro del Men de Office , se tienen otras opciones que sern tratadas en

profundidad ms adelante; sin embargo, se indica brevemente para que sirve cada una

de ellas:


Pgina: 9

2.13 Opciones de Impresin

Una vez terminada la elaboracin del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello,

Excel provee las herramientas necesarias para configurar la pgina de impresin,

establecer los mrgenes y la orientacin de las hojas. Incluso, es posible ver la forma

como saldr impresa cada hoja antes de mandar a la impresora.

Una vez dadas estas caractersticas se est listo para ordenar imprimir y, al hacerlo,

especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una

pgina o parte de ella.

Para mayor informacin, ver el tema IMPRESIN DE TRABAJOS, en donde se

detallan esas opciones.

2.14 Opciones de Envo

Excel no slo permite imprimir los trabajos, sino que tambin permite enviarlos a

otras personas por medio de las opciones de envo (Send), mediante las cuales se

especifican las propiedades para que la informacin se transmita en forma apropiada.


Pgina: 10

Como se puede apreciar en el grfico, se puede enviar el trabajo a un destinatario de

Correo Electrnico (Mail), Datos adjuntos de correo electrnico como PDF (E-

mail as PDF Attachment), Datos adjuntos de correo electrnico como XPS (E-mail

as XPS Attachment), o enviarlo como Fax de Internet (Internet Fax).

Tambin tenemos la opcin de Preparar (Prepare), con esta opcin se puede

modificar las propiedades del documento (Properties), Inspeccionar el documento

(Inspect Document), Cifrar el documento (Encrypt Document), Restringir

permisos (Restrict Permission), Agregar una firma digital (Add a Digital

Signature), Marcar como final (Mark as final), Ejecutar el comprobador de

compatibilidad (Run compatibility checker).

Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones

tales como, Autor, ttulo, Asunto, Palabras clave, Categora, Estado y Comentarios.


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2.15 Opciones de deshacer y repetir

Cuando se est elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones

que posiblemente borren o daen los datos originales, pero no hay que preocuparse,

ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de clculo a las

condiciones que estaba antes de efectuar la ltima accin.

Todo se puede recuperar seleccionando la opcin Deshacer (Undo) de la

Barra de herramientas de acceso rpido o, tambin, con la combinacin de teclas

Ctrl+Z.

Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botn Repetir (Redo)

de la Barra de Herramientas de acceso rpido, tambin, con la

combinacin de teclas Ctrl+Y.

2.16 Opciones de manejo de celdas

Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas

celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras. Antes de ejecutar

cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo.


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Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Copiar

(Copy) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+C.

Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Cortar

(Cut) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+X.

Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo

en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la

opcin Pegar (Paste) del Men Inicio (Home) o tambin con la combinacin de

teclas CTRL+V.

Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opcin Pegado

Especial (Paste Special) del Men Pegar (Paste).

En la ventana de la izquierda, se debe especificar qu es lo que se quiere pegar y en

qu forma. Si se quiere que el contenido est ligado o encadenado a las celdas

anteriores, hay que presionar la tecla Pegar Vnculo (Paste link). Con esto, cualquier

modificacin que se haga en las celdas originales, cambiar automticamente en las

celdas del pegado especial.


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2.17 Opciones de manejo de contenido

Existen opciones de manejo de contenido, tales como:

Rellenar (Fill). Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores

hacia arriba (Up), hacia abajo (Down), hacia la izquierda (Left) o hacia la derecha

(Right). Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio (Home), el

grupo Modificar (Editing), la opcin Rellenar (Fill)

Borrar (Clear). Permite borrar el contenido de una celda o un rango

de celdas. Comentarios (Comments), el formato de las celdas (Formats) o todo

(All). Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio (Home), el

grupo Modificar (Editing), la opcin Borrar (Clear).


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Eliminar (Delete): Permite eliminar fsicamente hojas, celdas, filas

columnas seleccionadas, mediante la opcin Eliminar (Delete) del Men de Inicio

(Home), seleccionamos del grupo Celdas (Cell).

Mover o Copiar (Move or Copy): Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En

el cuadro de dilogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea

copiar. Para acceder a este men debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos

copiar y con el botn derecho del mouse elegir Mover o copiar (Move or Copy).

2.18 Opciones de bsqueda

Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opcin

Buscar y Seleccionar (Find & Select), el mismo que se encuentra ubicado

en el grupo de Modificacin (Editing) del Men Inicio (Home), despus

de especificar en la ventana de bsqueda el texto por el cual se desea ubicar

a la celda.


Pgina: 15

Otra opcin importante que Excel provee, es la opcin Reemplazar (Replace), que

adems de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se

debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea

reemplazar; si existe ms texto idntico en otras celdas se puede reemplazarlos

presionando el botn Buscar siguiente (Find next).

Se puede ubicar en una celda en especial a travs de la opcin Ir a (Go to). Solo hay

que ingresar la direccin y Aceptar (Ok) y el cursor se ubicar en dicha celda.

2.19 Las Barras de Herramientas:

2.19.1 Men Inicio (Home)


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Donde:

Portapapeles (Clipboard), el mismo que

contiene las siguientes opciones:

Cortar (Cut), Corta la seleccin del documento y

la pega en el portapapeles.

Copiar (Copy), Copia la seleccin y la coloca en

el portapapeles.

Copiar Formato (Format Painter), Copia el

formato de un sitio y lo aplica en otro. Debe hacer doble clic en el botn para aplicar

el mismo formato a varias ubicaciones del documento.

Pegar (Paste), pega el contenido del portapapeles.

Fuente (Font), con estas opciones nos

permiten cambiar el tipo de fuente, el

tamao de la fuente, aumentar o disminuir

el tamao de la fuente, aplicar negrita,

cursiva, subrayado, bordes, color de

relleno, color a la fuente.

Alineacin (Alignment), en este grupo

podemos realizar lo siguiente: alinear el

texto en la parte superior, alinear en el

medio, alinear en la parte inferior, alinear

texto a la izquierda, a la derecha,

centrado, disminuir sangra, aumentar

sangra, cambiar la orientacin del texto,

ajustar el texto, combinar y centrar.

Nmero (Number), nos permiten cambiar el formato

de nmero: moneda, contabilidad, porcentaje,

aumentar decimales, disminuir decimales.

Estilos (Styles), en este

grupo nos

permiten realizar lo siguiente:

Formato Condicional (Conditional

Formatting), resalta celdas interesantes,

enfatiza valores poco usuales y

visualiza datos usando barras de datos,

escalas de color, y conjuntos de iconos basados en criterios.

Dar formato como tabla (Format as Table), da formato rpidamente a un conjunto

de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido.

Estilos de Celda (Cell Styles), aplica rpidamente un formato a una celda con los

estilos predefinidos. Tambin puede definir estilos propios para las celdas.


Pgina: 17

Celdas (Cells), nos permiten realizar lo siguiente:

Insertar (Insert), nos permite insertar celdas, filas o

columnas en la hoja o tabla

Eliminar (Delete), elimina filas o columnas de la tabla

o la hoja.

Formato (Format), cambia el alto de las filas o el

ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y

oculta las celdas.

Modificar (Editing), Con este grupo

podemos realizar lo siguiente:

Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de

las celdas seleccionadas directamente despus

de las celdas seleccionadas, as tambin puede

elegir las funciones promedio, contar

nmeros, mximo, mnimo, etc.

Rellenar (Fill), Contina un modelo en una o ms celdas adyacentes. Puede rellanar

celdas en cualquier direccin y en cualquier rango de celdas adyacentes.

Borrar (Clear), Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el

contenido o los comentarios.

Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), Organiza los datos para facilitar el anlisis. Puede

ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar

temporalmente valores especficos.

Buscar y seleccionar (Find & Select), Busca y selecciona un texto, un formato o un

tipo de informacin especfico dentro del libro. Tambin puede reemplazar la

informacin con nuevo texto o formato.

2.20 Men Insertar (Insert)

Donde:

Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente:

Tabla Dinmica (Pivot Table), las tablas dinmicas hacen fcil organizar y resumir

datos complicados y profundizar en los detalles. La opcin nos permite insertar una

tabla dinmica o un grfico dinmico.

Tabla (Table), crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las

tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente.


Pgina: 18

Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente:

Imagen (Picture), Inserta una imagen desde archivo

Imgenes Prediseadas (Clip Art), inserta imgenes prediseadas en el documento,

incluyendo dibujos, pelculas, sonidos o fotografas almacenadas para ilustrar un

concepto especfico.

Formas (Shapes), inserta formas previamente diseadas como rectngulos y crculos,

flechas, lneas, smbolos de diagrama de flujo y llamadas.

SmartArt (SmartArt), inserta un grfico SmartArt para comunicar informacin

visualmente. Los grficos SmartArt incluyen listas grficas y diagramas de procesos,

as como grficos ms complejos como por ejemplo Diagramas de Venn y

organigramas.

Grficos (Charts), Este grupo nos permite insertar grficos de acuerdo a: Columna

(Column), Lnea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), rea (Area), Dispersin

(Scatter), Otros grficos (Other Charts).

Hipervnculo (Hyperlink), crea un vnculo a una Pgina Web, una

imagen, una direccin de correo electrnico o un programa.

Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente:

Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier

parte de la pgina.

Encabezado y pie de pgina (Header & Footer), edita el encabezado o el pie de

pgina del documento. La informacin del encabezado o del pie de pgina aparece en

la parte superior o inferior de cada pgina impresa.

WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento.


Pgina: 19

Lnea de Firma (Signature Line), Inserta una lnea de firma que especifique la

persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id.

Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft.

Objeto (Object), inserta un objeto incrustado.

Smbolo (Symbol), Inserta caracteres que no existen en el teclado, como smbolos de

copyright, smbolos de marca registrada, marcas de prrafo y caracteres Unicode.

2.21 Men Diseo de Pgina (Page Layout)

Donde:

Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente:

Temas (Themes), cambia el diseo general de todo el documento, incluido los

colores, las fuentes y los efectos.

Colores (Colors), cambia los colores del tema actual.

Fuentes (Fonts), cambia las fuentes del tema actual.

Efectos (Effects), cambia los efectos del tema actual

Configuracin de Pgina (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar

lo siguiente:

Mrgenes (Margins), Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el

documento o para la seccin actual.

Orientacin (Orientation), Cambia el diseo de la pgina entre horizontal y vertical.

Tamao (Size), Elije un tamao de papel para la seccin actual. Para aplicar un

tamao de papel especfico a todas las secciones del documento.

rea de Impresin (Print Area), Marca un rea especfica de la hoja para

imprimirla.

Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los

saltos de pgina se insertan encima y a la izquierda de la seleccin.

Fondo (Background), Elije una imagen para el fondo de la hoja.


Pgina: 20

Imprimir Ttulos (Print Titles), Especifique las filas y columnas que se repetirn en

cada pgina impresa.

Ajustar rea de impresin (Scale to Fit), con este grupo se realiza lo siguiente:

Ancho (Width), Reduce el ancho del resultado de impresin para ajustarlo a un

nmero mximo de pginas.

Alto (Height), reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero

mximo de pginas.

Escala (Scale), Aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de

su tamao real. El ancho y el alto mximos se deben establecer en Automtico para

poder utilizar esta caracterstica.

Opciones de la hoja (Sheet Options), dentro de este grupo tenemos:

Lneas de cuadrcula (Gridlines), con las opciones:

Ver (View), Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar

la edicin y la lectura.

Imprimir (Print), Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para

facilitar la lectura.

Headings (Encabezados), con las opciones:

Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de

fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de

columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una

pgina.

Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los

encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los

encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las

columnas de una pgina.

Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente:

Traer al frente (Bring to Front), Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado

o al frente de todos los objetos.

Enviar al fondo (Send to Back), Enva un nivel hacia atrs el objeto seleccionado o

al fondo de todos los objetos.

Panel de seleccin (Selection Pane), muestra el panel de seleccin para ayudar a

seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad.


Pgina: 21

Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o

distribuirlos de manera uniforme en la pgina.

Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un

solo objeto.

Girar (Rotate), gira o voltea el objeto seleccionado.

2.22 Men Frmulas (Formulas)

Donde:

Biblioteca de Funciones (Function Library), con este grupo se puede realizar lo

siguiente:

Insertar Funcin (Insert Function), Edita la frmula de la celda actual,

seleccionando las funciones y editando los argumentos.

Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente

despus de las celdas seleccionadas.

Usadas recientemente (Recently Used), Busca y selecciona de la lista de funciones

usadas recientemente.

Financieras (Financial), Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.

Lgicas (Logical), Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas.

Texto (Text), Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.

Fecha y Hora (Date & Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de

fecha y hora.

Bsqueda y Referencia (Lookup & Reference), Examina y selecciona de una lista

de funciones de bsqueda y referencia.

Matemticas y Trigonomtricas (Math & Trig), Examina y selecciona de una lista

de funciones matemticas y trigonomtricas.

Ms Funciones (More Functions), Examina y selecciona desde listas de funciones

estadsticas, de ingeniera, del cubo y de informacin.


Pgina: 22

Nombres definidos (Defined Names), las opciones del grupo les permite realizar lo

siguiente:

Administrador de nombres (Name Manager), Crea, edita, elimina y busca todos los

nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en frmulas como

sustitutos para referencias a celdas.

Asignar un nombre a un rango (Define Name), Asigna nombres a celdas para

referirse a ellas por sus nombres en las frmulas. Los nombres se pueden usar en las

frmulas para facilitar su comprensin.

Utilizar en la frmula (Use in formula), Elije un nombre utilizado en este libro y lo

inserta en la frmula actual.

Crear desde la seleccin (Create from Selection), Genera automticamente

nombres desde las celdas seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila

superior o de la columna situada ms a la izquierda de una seleccin.

Auditora de Frmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar

lo siguiente:

Rastrear precedentes (Trace Precedents), Muestra flechas que indiquen las celdas

que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.

Rastrear dependientes (Trace Dependents), Muestra flechas que indiquen las

celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.

Quitar Flechas (Remove Arrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes

o rastrear dependientes.

Mostrar frmulas (Show Formulas), Muestra la frmula en cada celda en lugar del

valor resultante.

Comprobacin de errores (Error Checking), Busca errores comunes en frmulas.

Evaluar frmula (Evaluate Formula), Inicia el cuadro de dialogo Evaluar frmula

para depurar una frmula evaluando cada parte de la frmula individualmente.

Ventana inspeccin (Watch Window), Supervisa los valores de determinadas celdas

al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una

ventana separada que se mantiene visible, independientemente del rea que se muestre

del libro.

Clculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente:


Pgina: 23

Opciones para el clculo (Calculation Options), Especifica cundo se calcularn

las frmulas. De manera predeterminada, cuando se cambia un valor que afecta al

resto de valores, los nuevos valores se calculan inmediatamente.

Calcular ahora (Calculate Now), Calcular todo el libro ahora. Esta opcin es

necesaria solo si el clculo automtico est desactivado.

Calcular Hoja (Calculate Sheet), Calcular la hoja actual ahora. Slo es necesario si

el clculo automtico se ha desactivado.

Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente:

Sumar si (Sum Conditional), Ayuda a escribir frmulas que suman valores

especficos en una columna basados en otros valores en una lista.

Buscar (Lookup), Ayuda a escribir una frmula encontrando un valor en la

interseccin de una columna y una fila.

2.23 Men Datos (Data)

Donde:

Obtener Datos Externos (Get External Data), en este grupo existen las siguientes

opciones:

Desde Access (From Access), Importa datos desde una base de datos de Microsoft

Access.

Desde Web (From Web), Importa datos desde una pgina Web.

Desde Texto (From Text), Importa datos desde un archivo de texto.

De otras fuentes (From Other Sources), Importa datos desde otros orgenes de

datos.

Conexiones existentes (Existing Connections), Conecta a un origen de datos externo

seleccionado de una lista de orgenes de datos usados frecuentemente.


Pgina: 24

Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente:

Actualizar todo (Refresh All), Actualiza la informacin del libro que provenga de

una fuente de datos.

Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las

conexiones de datos son vnculos.

Propiedades (Properties), especifica la manera en que se actualizarn las celdas

conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la

manera en que se controlarn los cambios en el nmero de filas o columnas del

origen de datos.

Editar vnculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que est vinculado

esta hoja de clculo para que actualice o quite los vnculos.

Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), el grupo le permite:

Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la seleccin para que los valores ms bajos

se encuentren en la parte superior de la columna.

Ordenar de Z a A (Sort Z to A), Ordena la seleccin para que los valores ms altos

se encuentren en la parte superior de la columna.

Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados

en varios criterios a la vez.

Filtro (Filter), Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el

filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.

Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.

Volver a aplicar (Reapply), Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual.

No se filtrarn ni ordenarn los datos nuevos o modificarlos en la columna hasta que

haga clic en volver a aplicar.

Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que

se incluirn en el conjunto de resultados de una consulta.


Pgina: 25

Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Texto en Columnas (Text to Columns), Divide el contenido de una celda de Excel

en varias columnas. Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y

apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos.

Quitar Duplicados (Remove Duplicates), Elimina filas duplicadas de una hoja.

Puede especificar las columnas en las que se buscar informacin duplicada.

Verificacin de Datos (Data Validation), Evita la entrada de datos no vlidos en una

celda. Por ejemplo, puede rechazar fechas o nmeros no vlidos superiores a 1000.

Tambin puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una

lista desplegable.

Consolidar (Consolidate), Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.

Anlisis Y si (What if Analysis), Prueba varios valores par las frmulas de la hoja.

Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y

cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el

resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes

entradas posibles al mismo tiempo.

Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Agrupar (Group), Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

Desagrupar (Ungroup), Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal (Subtotal), Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando

automticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.

Mostrar Detalle (Show Detail), Expande un grupo de celdas contrado.

Ocultar Detalle (Hide Detail), Contrae un grupo de celdas.

Anlisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Anlisis de Datos (Data Analysis), Herramientas para anlisis de datos financieros y

cientficos.

Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una

celda objetivo, en una hoja de clculo.


Pgina: 26

2.24 Men Revisar (Review)

Donde:

Revisin (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Ortografa (Spelling), Comprueba la ortografa del texto.

Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca en los

materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traduccin.

Sinnimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado parecido a las

palabras que se ha seleccionado.

Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Nuevo Comentario (New Comment), Agrega un comentario sobre la seleccin.

Eliminar (Delete), Elimina el comentario seleccionado.

Anterior (Previous), Selecciona el comentario anterior en la hoja.

Siguiente (Next), Se desplaza al siguiente comentario del documento.

Mostrar u Ocultar comentarios (Show/Hide Comment), Muestra u oculta el

comentario adjunto a la celda seleccionada.

Mostrar todos los comentarios (Show All Comment), Muestra todos los

comentarios de la hoja.

Mostrar entradas manuscritas (Show Ink), Muestra u oculta cualquier anotacin

manuscrita de la hoja.

Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente:


Pgina: 27

Proteger hoja (Protect Sheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los

datos de una hoja especificando la informacin que se puede cambiar. Por ejemplo,

puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del

documento. Puede especificar una contrasea para desproteger la hoja permitir esos

cambios.

Proteger Libro (Protect Workbook), Restrinja el acceso al libro impidiendo que se

creen nuevas hojas u otorgando acceso slo a determinadas personas.

Compartir Libro (Share Workbook), Permite que varias personas trabajen en un

libro al mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red en donde

varias personas pueden abrirlo. Los libros que contienen tablas no se pueden

compartir.

Proteger y compartir libro (Protect and Share Workbook), Comparte el libro y lo

protege con una contrasea al mismo tiempo. La contrasea impedir que otras

personas desactiven el control de cambios.

Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allow users to edit ranges), Permite

que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de

utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la funcin proteger Hoja.

Control de Cambios (Track Changes), Controla todos los cambios realizados en el

documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.

2.25 Men Vista (View)

A travs del Men Vista (View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como

quiere visualizar la hoja de trabajo, el tamao o resolucin con el que quiere mostrar

la hoja:

Donde:

Vistas del Libro (Workbook Views), estas opciones nos permiten

visualizar la informacin en varias

formas como son:

Normal (Normal), en donde se

puede visualizar el documento en

forma normal

Diseo de Pgina (Page Layout), Muestra el documento tal y como aparecer en la

pgina impresa.

Vista previa de salto de pgina (Page Break Preview), Muestra una vista

preliminar, donde se interrumpen las pginas al imprimir el documento.

Vistas Personalizadas (Custom Views), guarda un conjunto de valores de

configuracin de presentacin e impresin como una vista personalizada.

Pantalla completa (Full Screen), muestra el documento en modo de pantalla

completa.


Pgina: 28

Mostrar/Ocultar (Show/Hide), Este grupo nos

permite mostrar:

Regla (Ruler), Muestra las reglas utilizadas para

medir y alinear objetos en el documento.

Barra de Frmulas (Formula Bar), muestra la

barra de frmulas en la que puede escribir texto y

frmulas en las celdas.

Ttulos (Headings), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de

fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna

son las letras que aparecen encima de las columnas de una pgina.

Lneas de cuadrcula (Gridlines), muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja

para facilitar la edicin y la lectura.

Barra de Mensajes (Messaje Bar). Abre la barra de mensajes para completar

cualquier accin necesaria del documento.

Las opciones que ofrece este grupo son:

Zoom (Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom

del documento. En la mayora de casos tambin puede utilizar los controles de zoom

de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el

documento.

100%, Aplica el tamao normal al documento.

Ampliar Seleccin (Zoom to Selection), Realice un zoom del libro para que el rango

de celdas seleccionado actualmente rellene toda la ventana. Esto puede ayudarle a ver

un rea especfica de la hoja de clculo.

Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente:

Nueva Ventana (New Window), Abre una nueva ventana que contenga una vista del

documento actual.

Organizar todo (Arrange All), Coloca en mosaico todas las ventanas de los

programas abiertos en paralelo en la pantalla.

Inmovilizar paneles (Freeze Panes), Mantiene una parte de la hoja visible durante el

desplazamiento por la hoja.

Dividir (Split), divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas

de su libro.

Ocultar (Hide), oculta la ventana actual para que no se vea.


Pgina: 29

Mostrar (Show), muestra las ventanas ocultas mediante la funcin ocultar ventana.

Ver en paralelo (View Side by Side), permite ver dos hojas de clculo en paralelo

para poder comparar su contenido.

Desplazamiento sincrnico (Synchronous Scrolling), Sincroniza el desplazamiento

de los dos documentos para que se desplacen juntos. Para activar esta funcin primero

se debe habilitar la opcin Ver en paralelo.

Restablecer posicin de la ventana (Reset Window Position), Restablece la

posicin de la ventana del documento que se est comparando en paralelo para que

compartan la pantalla.

Guardar rea de trabajo (Save Workspace), Guarda el diseo actual de todas las

ventanas como rea de trabajo para que se pueda restaurar ms tarde.

Cambiar ventanas (Switch Windows), cambia a una ventana abierta actualmente

diferente.

Macros (Macros), Permite grabar una macro o tener acceso a otras

opciones de Macro.

Universidad Tecnolgica Equinoccial Microsoft Excel Formas del cursor

Pgina: 30

3 Formas del cursor

3.1.1 Controlador de relleno

Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la seccin. Cuando se

seala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el

contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos.

3.1.2 Controlador de seleccin

Pequea cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha

seleccionado.

Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a

seleccionar y arrastrar hasta la ltima celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre stas una serie de

aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc.

Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz

cambiar a un puntero, el cual, permitir seleccionar la aplicacin que se desee

realizar.

Otra forma de escoger la aplicacin a realizar sobre las celdas seleccionadas es

utilizando los iconos de la barra de herramientas


Pgina: 31

3.1.3 Controlador de movimiento

Pequeo puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas.

Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o

celdas respectivamente.

Para realizar esta aplicacin, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el

contenido de las celdas seleccionadas.


Pgina: 32

3.2 Desplazamiento a travs de la hoja y el libro

3.2.1 Tipos de datos

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que

se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -

muestra los controles de desplazamiento.

3.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina

inferior izquierda cuando el libro tiene ms hojas de las que pueden presentarse

simultneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar

a travs de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo as visualizar el

contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las

etiquetas en la direccin indicada de hoja en hoja. Los botones ms externos le sitan

en la primera o la ltima etiqueta del libro. Para modificar el nmero de etiquetas

mostradas, se puede arrastrar el cuadro de divisin de etiquetas. Para restablecer la

visualizacin de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de divisin.


Pgina: 33

Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de divisin de

etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la

hoja que se pretende activar, despus de haber localizado la hoja, utilizando los

botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura

Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente

Tambin se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un

libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-

RePg, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPg.

3.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Clculo

Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.

Cuando se selecciona una nica celda, sta se vuelve activa y su referencia aparece en

el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de frmulas

(Formula bar). Aunque en cada momento slo puede estar activa una sola celda, a

menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas

denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango

seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la seleccin del rango.

En este captulo se describen las tcnicas utilizadas con el ratn y el teclado para

seleccionar celdas y rangos.

3.2.4 Seleccin con el ratn

Para seleccionar una celda, se sita el puntero en ella y se pulsa el botn del ratn. El

selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se

visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cmo seleccionar un rango de

celdas.


Pgina: 34

Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.

Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda

e inferior derecha.

3.2.5 Extensin de una seleccin

En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere

trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta tcnica se

conoce como extender una seleccin. Por ejemplo, para extender la seleccin A1:C6

y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mays y luego pulsar el

ratn sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho

ms eficiente esta tcnica que la de arrastrar el ratn a travs de la seleccin completa.

3.2.6 Modos de teclado

El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se

activa uno de los modos correspondientes.

EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la seleccin activa utilizando el

teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mays y

seleccionar celda con el ratn.

AGR Modo Agregar. Pulsar Maysculas-F8 y se aade ms celdas a la seleccin

activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes.

Esta es la combinacin de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla

Control y seleccionar las celdas con el ratn.


Pgina: 35

NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisin, y fija el teclado numrico para

entrada de valores numricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ

NUM.

FIJO Modo Nmero fijo de decimales. Se puede aadir una coma decimal a los

datos numricos en la posicin que especifiquemos, dentro del cuadro de

edicin Posicin decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del

men Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona

el casillero Nmero fijo de decimales (Fixed decimal).

F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mays para

extender una seleccin. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:

1. Pulsar sobre la celda A1

2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el modo Extender.

3. Pulsar la celda G15.

4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.

3.2.7 Seleccin Fuera de los bordes de la ventana

No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente

en la pantalla depende del tamao y resolucin del monitor. Si se necesita seleccionar

un rango que est fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el

puntero del ratn ms all del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom de

la barra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos

pasos:

1. Pulsar sobre la celda A15.

2. Arrastrar el puntero del ratn hasta la celda A25 (cuando el puntero alcance la parte superior de la ventana, la hoja de clculo comienza a

desplazarse).

3. Suelte el botn del ratn. La Figura muestra el resultado.


Pgina: 36

Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la

celda A25 y arrastrar el puntero del ratn hacia la barra de ttulo. Cuando se haya

alcanzado la celda A15, se suelta el botn del ratn.

Tambin se puede arrastrar el puntero ms all de los bordes: izquierdo o derecho de

la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentacin, y as

realizar la seleccin.

Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la tcnica de arrastrar puede llevar

bastante tiempo. Aqu se tiene una alternativa para la seleccin de A1:M45:

1. Pulse la celda A1.

2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la presentacin.

3. Mantenga pulsada la tecla Mays o pulse F8.

4. Pulse sobre la celda M45.

3.2.8 Seleccin de rangos con varias reas

Los rangos con varias reas (tambin se conocen como rangos no adyacentes o no

contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una nica rea rectangular. Para

seleccionar rangos mltiples con el ratn se utiliza la tecla Control, como se muestra

en la Figura.

Tambin se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la seleccin) para seleccionar

rangos mltiples. Despus de seleccionar la primera rea del rango, se pulsa Mays-

F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la

barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o Mays-

F8 se desactivar el modo AGR.


Pgina: 37

3.2.9 Seleccin con el teclado

Tambin se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de

clculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de direccin. Por

ejemplo, si la celda A1 est activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para

seleccionar la celda A2. Se pulsar la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la

celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.

3.2.10 Uso de Inicio y Fin

Las teclas Inicio y Fin resultan tiles para la seleccin y el desplazamiento. La tabla

que est a continuacin muestra cmo utilizar estas teclas de forma individual o

conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de

clculo.

Pulsar Para

Inicio Situarse en la primera celda de la fila activa.

Control-Inicio Situarse en la celda A1.

Control-Fin Situarse en la ltima celda de la ltima columna del rea activa.

Fin Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de direccin

para desplazarse entre regiones de celdas.

Bloq Despl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa.

Bloq Despl-Fin Situarse en la ltima celda de la ventana activa.


Pgina: 38

3.2.11 Uso de Ir a (Go to)

Para desplazarse rpidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede

seleccionar la orden Ir a (Go to) del men Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G),

luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edicin

Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar (Ok). Tambin se puede

utilizar la orden Ir a (Go to) para ampliar una seleccin. Por ejemplo, para

seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea

Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mays, se pulsa Intro.

Para situarse en otra hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona

Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de

exclamacin y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la

celda J10 de una hoja de clculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.

Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edicin Referencia

(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se

puede retroceder fcilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente

F5 y despus Intro. Excel tambin mantiene las cuatro ltimas posiciones desde las

cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de dilogo Ir a (Go

to). Tambin se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro

de la hoja de clculo.

3.2.12 Cmo extender una seleccin

Igual que cuando se utiliza el ratn, se puede extender una seleccin desde el teclado

usando las teclas Mays o F8 (no se puede extender una seleccin con la tecla

Tabulador).

Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mays, siga estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.

2. Mantener pulsada la tecla Mays, pulse la tecla de direccin hacia la derecha dos veces y seguidamente pulsar la tecla de direccin hacia abajo cinco veces.

Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos:

1. Seleccionar A1.

2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecer el indicador EXT en la barra de estado).

3. Pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos veces y la tecla de direccin hacia abajo 11 veces.

4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender.

Para extender una seleccin ms all de los mrgenes de la ventana, se utilizan las

teclas Mays y de direccin. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga

estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.

2. Mantener pulsada Mays y pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos veces.

3. Continuar pulsando la tecla Mays y pulsar AvPg dos veces.


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4. Continuar pulsando Mays y utilizar las teclas de direccin para desplazar la seleccin hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 est incluida en la

seleccin.

3.2.13 Seleccin de rangos mltiples

Para seleccionar rangos mltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea

aadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los

siguientes pasos:

1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mays-F8 para activar el modo Agregar.

2. Utilizar las teclas de seleccin para seleccionar la celda C7.

3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mays o pulsar la tecla F8 y utilizar las teclas de direccin.

3.2.14 Seleccin de columnas y filas

Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y

pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el

teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mays-Barra espaciadora.

Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que

incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra

espaciadora o Mays-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas

B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres

columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.

Universidad Tecnolgica Equinoccial Microsoft Excel Tipos de datos

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4 Tipos de Datos

Microsoft Excel acepta dos tipos bsicos de datos de entrada para una celda:

constantes y frmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categoras: valores

numricos, valores de tipo texto (tambin llamados rtulos o cadenas de caracteres) y

valores de fecha y hora.

Excel tambin reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores

lgicos y valores de error.

4.1.1 Valores simples numricos y de texto

Un valor numrico es un dato de entrada que incluye los nmeros del 0 al 9 y ciertos

caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro

carcter cualquiera ser un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de

valores numricos y de texto.

Valores numricos Valores de texto

123 Ventas

345678 Hola

$9999,99 Un rtulo

1% Calle Mayor 123

1,23E+12 No. 324

4.1.2 Introduccin de valores numricos

Para introducir valores de tipo numrico, se selecciona la celda y se introduce el

nmero. Al ir introduciendo, el nmero aparece en la barra de frmula y en la celda

activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de frmula se denomina

punto de insercin.

Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato

de nmeros General. El formato General muestra los nmeros en la forma ms exacta

posible, utilizando el formato de nmero entero (123), el formato de fraccin decimal

(1,23) o, si el nmero es ms largo que el ancho de la celda, notaciones cientficas

(1,23E+12).

Cuando se vea #### quiere decir que el nmero es demasiado largo para aparecer en

una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el

nmero, ste aparecer en la celda.

Una forma fcil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto

es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.

4.1.3 Cmo aceptar los datos

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo

permanentemente en la celda. La forma ms simple de aceptarlo es pulsando la tecla

Intro despus de haber tecleado el valor. El punto de insercin desaparece de la barra

de frmula y Excel almacena el dato en la celda.

Si se pulsa Tabulador, Mays-Tabulador, Intro, Mays-Intro o una tecla de direccin

despus de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.


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Al comenzar a escribir una entrada, la barra de frmulas presenta varios botones: el

botn Cancelar (Cancel), el botn Introducir (Enter) y el botn Modificar funcin

(Insert function). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo ms (+) o

un signo menos (-), tambin, se presenta una lista desplegable con las funciones

usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botn Introducir, o

cancelar el dato pulsando el botn Cancelar, dentro de la barra de Frmulas.

4.1.4 Caracteres especiales

Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuacin

una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:

Si se comienza una entrada numrica con un signo ms (+). Excel borra el signo ms.

Si se comienza una entrada numrica con el signo menos (-). Excel interpreta el dato como un nmero negativo y mantiene el signo.

Excel interpreta el carcter E o e como notacin cientfica. Por ejemplo, Excel interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).

Excel interpreta constantes numricas encerradas en parntesis como nmeros negativos, lo cual es tpico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100)

como 100.

Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. Tambin se puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc.

Cuando se introduce nmeros que incluyen puntos como separadores, el

nmero aparece con puntos en la celda, pero stos no aparecen en la barra de

frmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de frmulas visualiza

1234,56. No obstante, la celda visualiza el nmero con el punto en el lugar

correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numricos predefinidos de

Excel.

Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la celda,

y en la barra de frmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel aade el


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punto a la visualizacin de la hoja de clculo, ya que es parte del formato

Moneda de Excel.

Si se finaliza un dato numrico con un signo de tanto por ciento (%), Excel asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,

Excel visualiza 53% en la barra de frmula y asigna un formato de porcentaje a

la celda, que visualiza 53%.

Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el

nmero como una fraccin. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza

12,625 en la barra de frmula y asigna un formato de fraccin de celda. La

celda visualiza 12 5/8.

4.1.5 Valores presentados frente a valores subyacentes

Aunque se puede escribir ms de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada

numrico de una celda puede contener un mximo de 15 dgitos. Si se introduce un

nmero que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a

notacin cientfica. Excel ajusta la precisin de la notacin cientfica para visualizar el

dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un

nmero demasiado grande o demasiado pequeo, Excel tambin lo visualiza en la

barra de frmula utilizando la notacin cientfica con un mximo de 15 dgitos de

precisin.

Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores

almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de frmula se denominan

valores subyacentes. El nmero de dgitos que aparecen en una celda depende del

ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de

entrada grande, Excel podra visualizar el valor redondeado del nmero o una cadena

de signos #, dependiendo del formato de visualizacin que se est utilizando.

El nmero 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por

tanto Excel lo visualiza en notacin cientfica.

4.1.6 Introduccin de valores de texto

Introducir texto es similar a introducir valores numricos. Para introducir texto en

una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botn

Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botn Cancelar. Un

texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinacin de nmeros y

caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que

Excel no interprete como nmero, frmula, fecha, hora, valor lgico o valor de error


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se interpretar como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la

izquierda de la celda.

4.1.7 Introduccin de textos largos

Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel

permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se

almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que est a la derecha de la

celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se

muestra en la Figura.

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamao contiene un dato de

entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.

4.1.8 Introduccin de Fechas y Horas

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