CAPITULO I

Elaborado por:Lucy Colmenares Zambrano

Especialistas en ContenidoIngeniero Mecnico: Jovinal Escalona Vivas

Ingeniero de Sistemas: Juan Pablus Perna Chvez

Transcripcin y DiagramacinLucy Colmenares Zambrano

Coordinacin Tcnica EstructuralDivisin de Recursos para el Aprendizaje

Coordinacin GeneralGerencia General de Formacin Profesional

Gerencia de Tecnologa Educativa

COPYRIGHT INCE 2001

ISBN 980-393-003-6

CONTENIDO

QU ES EL INCE?

PRESENTACIN

INTRODUCCIN

OBJETIVO

10UNIDAD I

10AUTOFORMATOS Y EDICIN DE DIFERENTES TIPOS DE GRFICOS.

11Tipos de Grfico

11Grfico de reas

11Grfico de barras.

12Grfico de columnas

12Grfico de lneas.

13Grfico circular

13Grfico de anillos

13Grfico de radar

14Grfico XY (de dispersin)

14Grfico de reas 3-D

14Grfico de barras 3-D

15Grfico de columnas 3-D

15Grfico de lneas 3-D

15Grfico de circular 3-d

15Grfico de superficie 3-D

16Tipos Estndar de Grfico

16Crear un grfico

18Seleccionar un tipo de grfico diferente

19Crear tipos de grficos propios

19Tipos de grficos personalizados integrados

20Guardar un tipo de grfico personalizado para aplicarlo a otros grficos

21Eliminar un tipo de grfico personalizado definido por el usuario

21Formato Avanzado de Grficos

22CAMBIAR EL TAMAO, EL COLOR Y EL ASPECTO DE LOS ELEMENTOS

22Cambiar los colores, las tramas, las lneas, los rellenos y los bordes de los grficos

22Para agregar una imagen a un elemento de grfico, Usar una imagen en un grfico

24Cambiar el tamao, el color o la forma de los marcadores de grficos de lneas, XY (Dispersin) o radial

24Redondear los ngulos en los grficos de lneas

26UNIDAD II

26Bases y listas de datos

26Creacin y Definicin de una Base de Datos

27Formulario de Datos

29Filtrado de Datos en el Cuadro de Dialogo Formulario

31Filtrado de una Base de Datos

32Filtro Avanzado

35Criterios de Comparacin Mltiples

35Criterios Y Lgicos

36Criterios O Lgicos

36Criterios Y y O Lgicos

37Ordenacin de una Lista de Datos

39Resumen de Datos

41UNIDAD III

41Tablas Dinmicas

41Funcionamiento de una Tabla Dinmica

42Creacin de una Tabla Dinmica

44Actualizacin de una Tabla Dinmica

44Grfico a partir de una Tabla Dinmica

46unidad IV

46Macros

46Grabar una Macro

48Referencia absoluta

48Referencia relativa

49Modificar una Macro

49Ejecutar una Macro

50Ejecutar una macro en Microsoft Excel

50Ejecutar una macro desde un botn o un control grfico

51Ejecutar una macro desde un rea, una zona interactiva o un objeto grfico

52Ejecutar una macro desde un botn de la barra de herramientas

54CAPITULO V

54Esquemas Y matrices.

54Esquemas

54Creacin de Esquemas en forma Automtica.

55Creacin de un Esquema con el Comando Configurar

56Matrices

56Formulas Matriciales

57Operar con Matrices

57Editar una Frmula Matricial

57Seleccionar el Rango Matricial

58Bsqueda de objetivos

60Proyeccin de cifras usando una tabla de datos

61Crear una tabla de datos de una variable

63Agregar una frmula a una tabla de datos de una variable

64Crear una tabla de datos de dos variables

65UNIDAD VI

65FUNCIONES

66Estadsticas

70Financieras

72Lgicas

74Fecha y Hora

77BIBLIOGRAFA

QU ES EL INCE?

El Instituto de Cooperacin Educativa (INCE), es un organismo autnomo con personalidad jurdica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Educacin, creado por Ley el 22 de agosto de 1959 y reglamentado por decreto el 11 de marzo de 1960. De acuerdo con decreto publicado en la Gaceta Oficial No. 34565 de fecha 28 de septiembre de 1990, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del pas y al proceso de reconversin industrial.

El INCE es el ente RECTOR de la Formacin Profesional en Venezuela, razn por la cual su accin ha estado dirigida a la formacin y capacitacin de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores productivos y con las polticas de desarrollo econmico y social del estado venezolano.

El Instituto tiene como Misin: lograr bajo la tutela del Estado y con la colaboracin de los patronos y trabajadores de los sectores productivos de bienes y servicios, una eficiente formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la educacin recibida en el sistema formal.

PRESENTACIN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a perfeccionarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente a las exigencias de su rea laboral y en un ser humano modelo.

INTRODUCCIN

El manual de Excel Avanzado constituye parte integral para la formacin de trabajadores calificados en el rea de Ofimtica.

Proveer a los participantes de habilidades, destrezas y conocimientos concernientes a las tareas de Elaboracin de Grficos, Creacin y Manejo de Bases y Listas de Datos, Diseo de Tablas Dinmicas, Creacin y Uso de Macros, Manejo de Esquemas y Matrices, uso de Funciones definidas por la aplicacin.

La hoja de clculo Excel, es una aplicacin muy poderosa ya que combina facilidades de cmputo y manejo de bases de datos. Aunado a su capacidad para la generacin de grficos, permite organizar, procesar, analizar y presentar datos de una manera efectiva, segura y creativa.

Como aplicacin Ofimtica posee caractersticas que facilitan el procesamiento y anlisis de datos as como la utilizacin funcional de otras aplicaciones, tales como: Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Acces e incluso las herramientas de programacin de Visual Studio.

OBJETIVO

Al culminar el estudio de ste manual el participante estar en capacidad de aplicar los conocimientos terico-prcticos adquiridos de la Hoja de Clculo Excel 2000, haciendo uso de todas sus herramientas de manera efectiva.

UNIDAD I

AUTOFORMATOS Y EDICIN DE DIFERENTES TIPOS DE GRFICOS.

Los grficos son unos elementos muy poderosos cuando de representar datos de una hoja de clculos se trata. Elaborar y mostrar un grfico en Microsoft Excel 2000 es una tarea, si se quiere, bastante sencilla; an as, si se desea que un grfico cumpla con su finalidad este trabajo debe hacerse con cierto cuidado y atenindose a las normas para la elaboracin de un grfico:

Saber qu datos se desean representar.

Utilizar el tipo de grfico ms adecuado a esos datos.

Saber como hacer para que ese grfico cause el efecto deseado.

Observando estas tres sencillas reglas, cualquier usuario puede conseguir, con algo de prctica, el objetivo final para el que se crea un grfico. Es una regla tcita entre los usuarios de hojas de clculo que un grfico debe ser representativo de los datos, sta es la finalidad ltima de un grfico.

Microsoft Excel dispone de 14 tipos de grficos en 90 formatos predefinidos. Aunque el grfico se haya creado en un tipo determinado, se puede cambiar a otro tipo; tambin es posible cambiar su formato; incluir una leyenda; aadir flechas; cambiar los colores, etc.

No es el objetivo de este material ensear al usuario a crear un grfico, pero si mostrar algunos mtodos para hacer que los mismos tengan una mejor apariencia y puedan cumplir a cabalidad con su objetivo final.

El presente captulo se compone de las siguientes partes: El grfico ms adecuado para su tipo de datos, grficos y autoformatos, formatos avanzados y grficos y la representacin de varias series de datos en un grfico.

Tipos de Grfico

Es posible elegir entre 14 tipos de grficos para la representacin efectiva de los datos. Cada tipo de grfico tiene varios subtipos o variaciones. Para determinar cul de ellos se adecua ms a nuestras necesidades, se muestra a continuacin una breve descripcin de cada uno de ellos:

Grfico de reas

Muestra la importancia relativa de los valores en un periodo de tiempo. Aunque es similar a un grafico de lneas, un grfico de reas muestra la cantidad del cambio (magnitud de los valores) y no el flujo del tiempo ni el porcentaje de cambio.

Grfico de barras.

Muestra cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos aplicados 100 muestran relaciones con todo. Las abscisas en un grfico de este tipo se organiza verticalmente y los ordenadas horizontalmente, poniendo ms nfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.

Grfico de columnas

Muestra variaciones en un periodo o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados 100% muestran con un todo. Aunque es similar a un grfico de barras, las abscisas en un grfico de este tipo se organizan horizontalmente y las ordenadas verticalmente.

Grfico de lneas.

Muestra tendencias o cambios en los datos en un periodo de tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un grfico de reas, un grfico de lneas resalta el flujo de tiempo y la tasa de cambio, y no la cantidad de cambio.

Grfico circular

Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este tipo de grficos es til para destacar un elemento.

Importante. Un grfico circular siempre contiene una serie de datos, si se selecciona ms de una serie de datos, solamente aparecer una de ellas en el grfico.

Grfico de anillos

Este tipo de grficos es similar al circular. La diferencia principal, adems del agujero, es que puede mostrar ms de una serie de datos. El grfico de anillos se utiliza con frecuencia en el lejano Oriente.

Grfico de radar

Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las lneas conectan todos los marcadores de datos en la misma serie. Este grfico se utiliza con frecuencia en el lejano Oriente.

Grfico XY (de dispersin)

Muestra la relacin o grado de relacin entre valores numricos en varias series de datos para grficos, o traza dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. Muestra intervalos irregulares o grupos de datos. Sirve comnmente para datos cientficos.

El siguiente grupo de grficos, muestra los grficos anteriores en tres dimensiones, esta variacin hace que la apariencia de los mismos mejore considerablemente.

Grfico de reas 3-D

Grfico de barras 3-D

Grfico de columnas 3-D

Grfico de lneas 3-D

Grfico de circular 3-d

Grfico de superficie 3-D

Muestra lo que parece una hoja elstica extendida sobre un grfico de columnas 3-D Un grfico de este tipo se utiliza para encontrar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de datos.

Tipos Estndar de Grfico

Una vez creado un grfico, se podrn mover muchos de sus elementos, as como cambiar el tamao y la apariencia, o bien, en lugar de seleccionar y dar formato a elementos individuales, se puede aplicar un tipo estndar al grfico.

Los tipos estndar son similares a las plantillas o estilos. Cuando se aplique un tipo estndar al grfico activo, cambiar la apariencia de todo el grfico sin afectar a los datos. Es posible crear tipos personalizados y aplicarlos a otros grficos en cualquier momento. Los tipos estndar no se pueden cambiar o guardar con los nuevos formatos, slo se pueden cambiar los tipos personalizados.

Crear un grfico

Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico.

Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen.

2.Haga clic en Asistente para grficos.

3.Siga sus instrucciones.

Sugerencias

Se puede crear rpidamente un grfico sin utilizar el Asistente para grficos.

Se puede crear un grfico a partir de un informe de tabla dinmica, denominado informe de grfico dinmico, que permite mostrar diferentes presentaciones de los datos.

Se puede crear un grfico a partir de selecciones no adyacentes de celdas.

Si la hoja de clculo incluye varios niveles de rtulos de fila y columna, el grfico tambin puede presentarlos. Cuando cree el grfico, incluya en la seleccin los rtulos de cada nivel. Para conservar la jerarqua cuando se agregan datos al grfico, cambie el rango de celda usado para crear el grfico. Seleccionar un tipo de grfico diferente

En la mayora de los grficos 2D, es posible cambiar el tipo de grfico de una serie de datos o de todo el grfico. En los grficos de burbujas, slo es posible cambiar el tipo del grfico completo. En la mayora de los grficos 3D, si cambia el tipo de grfico afectar al grfico completo. En los grficos de barras y columnas 3D puede cambiar una serie de datos al tipo de grfico cnico, cilndrico o piramidal.

1. Siga uno de los siguientes procedimientos:

Para cambiar el tipo de todo el grfico, haga clic en el grfico.

Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos, haga clic en la serie.

2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.

3. En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo de grfico.

Para aplicar un tipo de grfico cnico, cilndrico o piramidal a una serie de datos de barras o columnas 3D, haga clic en Cilndrico, Cnico o Piramidal en el cuadro Tipo de grfico de la ficha Tipos estndar y despus active la casilla de verificacin Aplicar a la seleccin.

Notas

Si desactiva la casilla de verificacin Aplicar a la seleccin, Microsoft Excel cambiar el tipo del grfico completo, aunque slo est seleccionada una serie de datos.

Un informe de grfico dinmico no puede cambiarse en un grfico XY (Dispersin), de burbujas o de cotizaciones.

El cambio del tipo de grfico de una serie de datos individual no se mantiene en los informes de grfico dinmico cuando se cambia posteriormente la vista del grfico o del informe de tabla dinmica asociado. Antes de cambiar el tipo de grfico de una o varias series de datos individuales en un informe de grfico dinmico, asegrese de que est satisfecho con el diseo.

Crear tipos de grficos propios

Si desea crear un grfico o cambiar el tipo de un grfico, puede elegir entre un tipo de grfico estndar y un tipo personalizado. Si desea utilizar un tipo de grfico personalizado, puede elegir uno de los tipos de grficos personalizados integrados, o bien crear uno propio.

Tipos de grficos personalizados integrados

Microsoft Excel incluye varios tipos de grficos integrados basados en los tipos de grficos estndar, pero con formatos y opciones adicionales, como una leyenda, lneas de divisin, rtulos de datos, un eje secundario, colores, tramas, rellenos y opciones de disposicin para diversos elementos de grfico. Estos tipos de grfico se encuentran en la ficha Personalizar del cuadro de dilogo Opciones de grfico. Seleccionar un tipo de grfico distinto.

Crear tipos de grficos propios Tambin puede crear sus propios tipos de grficos personalizados cambiando cualquiera de los tipos de grficos de Excel. Incluso puede compartir estos tipos de grficos personalizados con otros usuarios. Por ejemplo, si desea que aparezca el mismo ttulo en todos los grficos corporativos, podr crear un grfico con ese ttulo, guardarlo como tipo de grfico personalizado definido por el usuario y, a continuacin, compartirlo con otros usuarios de su organizacin utilizndolo como plantilla.

Nota Los tipos de grficos personalizados se almacenan en libros. Los tipos de grficos personalizados integrados se almacenan en Xl8galry.xls. Si ha agregado tipos de grficos personalizados, Excel los almacena en Xlusrgal.xls.

Guardar un tipo de grfico personalizado para aplicarlo a otros grficos

1. Haga clic en el grfico que desee guardar como tipo de grfico personalizado.

2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.

3. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario.

4. Haga clic en Agregar.

5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.

Para agregar una descripcin, escrbala en el cuadro Descripcin.

6. Haga clic en Aceptar.

Eliminar un tipo de grfico personalizado definido por el usuario

No es posible eliminar un tipo de grfico personalizado integrado.

1. Para activar el men Grfico, haga clic en un grfico.

2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.

3. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario.

4. En el cuadro Tipo de grfico, haga clic en el formato que desee eliminar.

5. Haga clic en Eliminar y despus haga clic en Aceptar.

Formato Avanzado de Grficos

Para seleccionar un elemento del grfico con el mouse (ratn), realice el siguiente procedimiento:

Haga clic en el elemento del grfico que desee. Las series de datos, los rtulos de datos y la leyenda tienen elementos individuales que pueden seleccionarse, una vez seleccionado el grupo. Por ejemplo, para seleccionar un nico marcador de datos en una serie de datos, haga clic en las series de datos y, a continuacin, haga clic en el marcador de datos. Microsoft Excel presentar el nombre de un elemento del grfico en una sugerencia si se deja reposar el puntero del mouse sobre el elemento y est activada la casilla de verificacin Mostrar nombres (men Herramientas, comando Opciones, ficha Grfico).

Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico en la barra de herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que desee.

Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las teclas de direccin.

Para cancelar un borde mvil, presione ESC.

CAMBIAR EL TAMAO, EL COLOR Y EL ASPECTO DE LOS ELEMENTOS

Cambiar los colores, las tramas, las lneas, los rellenos y los bordes de los grficos

Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una trama, o bien para cambiar el ancho de lnea o el estilo de borde de los marcadores de datos, el rea de grficos, el rea de trazado, las lneas de divisin, los ejes, y las marcas de graduacin en los grficos 2D y 3D, lneas de tendencia y las barras de error en los grficos 2D y los planos laterales y el plano inferior en los grficos 3D.

1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar.

2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.

Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura o Trama.

Para agregar una imagen a un elemento de grfico, Usar una imagen en un grfico

Se puede utilizar una imagen por ejemplo, un mapa de bits para algunos tipos de marcadores de datos, en el rea de grfico, en el rea de trazado, en la leyenda en los grficos 2D y 3D o en los planos laterales y el plano inferior en los grficos 3D.

Mediante este procedimiento, puede utilizarse una imagen para los marcadores de datos en los grficos de columnas, barras, reas, burbujas, lneas 3D y radiales rellenos.

1. Haga clic en el elemento del grfico para el cual desea utilizar una imagen.

2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno elija Efecto de relleno y, a continuacin, haga clic en la ficha Imagen.

3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen.

4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga la imagen y, a continuacin, haga doble clic en la imagen que desee.

5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.

Notas

El comando Efectos de relleno no est disponible para los marcadores de grficos de lneas 2D, de dispersin o radiales no rellenos. Para utilizar una imagen como marcador de datos en estos tipos de grfico, seleccione la imagen en la hoja de clculo, la hoja de grfico, o bien en un programa de edicin de imgenes y, a continuacin, haga clic en Copiar (men Edicin), elija la serie de datos y, a continuacin, haga clic en Pegar (men Edicin).

En un informe de grfico dinmico, los formatos y otros cambios aplicados a una serie de datos no se mantienen cuando se cambia posteriormente la vista del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado. Antes de agregar o modificar el formato de un informe de grfico dinmico, asegrese de que est satisfecho con el diseo.

Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.

El formato que se d a un eje, se aplicar tambin a las marcas de graduacin de ese eje. A las lneas de divisin se les da formato independientemente de los ejes.

Cambiar el tamao, el color o la forma de los marcadores de grficos de lneas, XY (Dispersin) o radial

1. Haga clic en la lnea que tiene los marcadores de datos que desee cambiar.

2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Tramas.

3. En Marcador, seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.

Nota En un informe de grfico dinmico, los formatos y otros cambios aplicados a una serie de datos no se mantienen cuando se cambia posteriormente la vista del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado. Antes de cambiar el formato de una serie de datos en un informe de grfico dinmico, asegrese de que est satisfecho con el diseo.

Redondear los ngulos en los grficos de lneas

Si utiliza este procedimiento para suavizar los bordes dentados de un grfico de lneas, no afectar a los datos.

1. Haga clic en la lnea de la serie de datos que desee alisar.

2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Tramas.

3. Active la casilla de verificacin Lnea suavizada.

UNIDAD II

Bases y listas de datos

Una base o una lista de datos es un conjunto de informacin sobre cualquier cosa, relacionada y organizada en filas y en columnas para facilitar su localizacin y recuperacin individual.

Las entradas individuales se colocan a lo largo de una fila y se denomina registros. Cada registro est formado por una serie de columnas, cada una con un rotulo, denominadas campos, donde se almacenan los datos. Un ejemplo tpico de una lista de datos es una Gua telefnica, en la que cada uno de los abonados es un registro y la informacin sobre cada abonado son los campos.

En Microsoft Excel la lista de datos es dinmica y su informacin puede manejarse muy fcilmente. Incluye una serie de funciones para realizar clculos estadsticos sobre todos los registros que cumplan alguna condicin.

No es necesario hacerle nada especial a una lista para convertir en una base de datos. Cuando se realiza la mayora de las tareas de las bases de datos- tal como buscar, ordenar u obtener el subtotal de determinados datos-la lista se considera automticamente como una base de datos.

Creacin y Definicin de una Base de Datos

Una base de datos, en Microsoft Excel, no es ms que un rango de celdas de la hoja de clculo. Contiene el nombre de los campos, aunque no es necesario, e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, los registros.

Se recomienda que los nombres de los campos, los rtulos, sean cortos, aunque pueden estar formados por cualquier combinacin de caracteres, espacios en blanco, hasta un total de 255 caracteres y ocupar ms de una lnea, al igual de las dems celdas de una hoja de clculo. No pueden usarse como nombres de campos funciones o frmulas que produzcan valores numricos, pero si texto.

Una vez diseada la estructura de la lista de datos se procede a introducir los registros. Cada campo en el registro puede contener texto, nmeros, formulas y funciones. Al igual que suceda en la hoja de clculo. Pero un registro no puede ocupar ms de una lnea.

Formulario de DatosUna vez creada una lista se puede agregar, buscar, editar o eliminar datos mediante un formulario de datos. Este consta de un cuadro de dialogo que muestra un registro completo a la vez.

El comando Formulario..., del men Datos, por medio del formulario de datos permite realizar todo el trabajo de mantenimiento de una base de datos, incluso permite buscar determinados registros basndose en criterios determinados.

El comando Formulario... presenta a cada registro de la lista de datos como una ficha que permite ver todos los campos de un registro a la vez. El numero de campos a visualizar en un formulario depende de los campos. Un formulario puede tener hasta 32 campos.

Para acceder a una ficha de datos la secuencia de pasos es la siguiente:

1.- Activar una celda de la lista de datos.

2.- Ejecutar el comando Formulario... del men Datos.

Su cuadro de dialogo presenta en su parte izquierda los nombres de los campos. Si la lista de datos ya tiene datos, se visualiza el primer registro a la derecha de los campos, en caso contrario estarn vacas. En un formulario de datos los campos pueden ser:

Campos editables: Los campos cuyas entradas se muestran en cajas de texto, pueden ser editados.

Campos calculados: Los que no tienen cajas. Son campos que no se pueden editar porque sus entradas son resultados de formulas o funciones. Los campos protegidos con los comandos Proteger celda o Proteger archivo tampoco se pueden editar.

Los botones que presenta el cuadro de dialogo del formulario, son los siguientes:

NuevoPresenta un registro en blanco para aadir registros al final de la lista de datos.

EliminarBorra el registro actual de la lista de datos y de la hoja de calculo. Ese registro no se puede recuperar. Los dems se desplazan una posicin hacia arriba.

RestaurarSi no se ha accedido a otro registro, cancela los cambios efectuados.

Buscar

anteriorSi no hay criterios establecidos, se desplaza al registro anterior. Si hay criterios, se desplaza al registro anterior que cumpla el criterio establecido.

Buscar

SiguienteSi no hay criterios establecidos, se desplaza al registro siguiente. Si hay criterios, se desplaza al registro siguiente que cmplale criterio establecido.

CriteriosPermite establecer criterios de comparacin.

CerrarSale del formulario y retorna a la hoja de calculo.

FormularioDisponible despus de seleccionar el botn Criterios, regresa a la ficha de datos.

Filtrado de Datos en el Cuadro de Dialogo Formulario

El comando Formulario..., del men Datos, permite definir condiciones de filtrado utilizando operadores de comparacin para buscar registros que cumplan las condiciones impuestas, incluso en los campos calculados.

Para poder definir las condiciones de filtrado en un formulario de datos, se debe proceder as:

1.- Activar una celda de la lista.

2.- Ejecutar el comando Formulario...

3.- Elegir el botn Criterios.

Microsoft Excel borra los contenidos de todas las cajas de texto y los deja vacos para poder introducir el criterio. La palabra Criterios, se visualiza en la parte superior derecha del formulario, y el botn Formulario sustituye al botn Criterios para poder volver al formato de ficha.

Dentro de los criterios de seleccin, adems de los operadores de comparacin, tambin se pueden emplear los comodines * y ?

El smbolo * sustituye a cualquier numero de caracteres. Por ejemplo: *ez buscara a: Hernndez, Fernndez, Snchez, etc.

El smbolo ? solo sustituye a un carcter. Por ejemplo: ?Hernndez buscara a: Hernndez, Fernndez, etc.

Si, por ejemplo, se establecen condiciones para encontrar las personas que tengan APELLIDO Moncada y tengan PROMEDIO mayor o igual a 16, se utilizaran los siguientes criterios en el formulario (se debe recordar que los elementos utilizados como criterios deben estar acordes al contenido del campo):

Hecha esta entrada, se presiona la tecla ENTER para que Microsoft excel inicie la bsqueda desde el registro activo, por lo cual es conveniente activar el primer registro de la lista, y muestra el primero que cumpla la restriccin. Si no hay ninguno que cumpla con esos criterios, muestra el registro activo.

Filtrado de una Base de DatosEl filtrado de una base de datos en una lista, que debe poseer rotulo de columna, permite localizar un subconjunto de datos de la lista y trabajar con ellos, en lugar de uno a uno, como suceda con el formulario de datos. El filtrado visualiza solo las filas que cumplen las condiciones de filtrado, mientras oculta las dems. Las filas filtradas se pueden copiar en otra hoja de calculo si se desea.

El comando filtro automtico permite mostrar un subconjunto de la lista con solo hacer clic en el botn izquierdo del mouse. Cuando se selecciona el comando Filtros en el men Datos y luego Autofiltro Microsoft Excel coloca flechas desplegables directamente en los rotulo de columna de la lista. Si se hace un clic en una flecha aparecer una lista de todos los elementos nicos de la columna. Si se selecciona un elemento de la lista de una columna especifica, ocultara instantneamente todas las filas que no contienen un valor seleccionado.

El elemento seleccionado en una lista desplegable de columna se llama criterio de filtro. Se puede filtrar la lista an ms eligiendo otro criterio de una columna diferente. Por ejemplo, si despus de aplicado un filtro automtico para mostrar slo al vendedor Prez y se selecciona Oeste en una lista desplegable de Regiones, se ocultarn todas la filas, salvo aquellas que contiene Prez y Oeste.

La secuencia de pasos para filtrar datos con el comando Autofiltro es la siguiente:

1. Activar una celda de la lista de datos, no es necesario que sea un rtulo. El rango adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de datos, en el cual se va realizar el filtrado de datos.

2. Ejecutar el comando Filtros.. del men Datos. A continuacin, elegir Autofiltro. Junto a los campos de la lista de datos aparecen unas flechas para poder hacer filtrado.

3. Marcar la flecha abajo del rtulo del campo en el cual se va a especificar la condicin de filtrado o seleccionar el rtulo y pulsar Alt + (. En la lista desplegable, adems de todas las ocurrencias de ese campo, ordenadas por orden alfabtico o numrico, aparecen las opciones:

Todas:Muestra todos los registros, aunque no contengan informacin.

Personalizado...Permite realizar criterios de comparacin personalizados.

VacasOculta todos los registros.

NovacasMuestra solo los registros que contienen informacin.

4. Seleccionar la ocurrencia deseada de la lista desplegable. Excel solo visualiza las filas que coincidan con la ocurrencia seleccionada.

La supresin de las flechas de filtrado requiere los pasos que se indican continuacin:

Ejecutar el comando Filtros... del men Datos.

Desactivar el comando Autofiltro.Filtro AvanzadoEl comando Filtro Avanzado... permite filtrar una base de datos por medio de criterios mas complejos, para lo cual es necesario crear un rango de criterios.

Un rango de criterios es un rango de celdas formado por una fila de rtulos de criterios y, al menos, una fila para especificar las condiciones de filtrado. Para crear un rango de criterios se procede as:

La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios. La lista debe incluir rtulos de columna.

1. Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los valores que desea filtrar y haga clic en Copiar 2. Seleccione la primera fila vaca del rango de criterios y haga clic en Pegar. 3. En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y la lista.

4. Haga clic en una celda de la lista.

5. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.

6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.

Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.

7. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rtulos de criterios.

Para borrar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo Sugerencias

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecer automticamente en el cuadro Rango de criterios. Tambin se puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que deben ser filtrados y definir el nombre Extraer para el rea donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern automticamente en los cuadros Rango de lista y Copiar a, respectivamente.

Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.

Criterios de Comparacin Mltiples

Los criterios de comparacin mltiples o combinados permiten seleccionar filas por mas de una condicin, para lo cual es necesario especificar entradas en mas de una celda situada debajo de los rtulos de las columnas en el rango de criterios. Los criterios combinados pueden ser:

Criterios Y Lgicos

Cuando en el rango de criterios se realizan dos o mas entradas en la misma fila, Microsoft Excel selecciona los registros que cumplan todas las condiciones. En la siguiente figura se ilustra la utilizacin de este criterio:

A veces puede suceder que interese establecer criterios combinados en base al mismo campo. Por ejemplo, las personas con edades comprendidas entre 25 y 35 aos en una nomina de pago.

Para casos como este en el que solo hay una columna con dicho campo, es necesario aadir otra columna con igual nombre de campo al rango de criterios para acoger la segunda condicin. Las condiciones en el rango de criterios deben estar en columnas contiguas.

Criterios O Lgicos

Cuando las condiciones en el rango de criterios se escriben en dos o mas filas, Microsoft Excel filtra aquellos que cumplan las condiciones especificadas en una o mas filas: los registros no tienen que cumplir todos los criterios, solo uno.

Para establecer criterios combinados en base al mismo rotulo, se escriben las dos condiciones en filas contiguas, pero en una misma columna.

Criterios Y y O Lgicos

Los criterios Y y O lgicos se pueden combinar para dar lugar a condiciones que utilizan mas de una entrada en una o mas filas.

En los criterios de seleccin, tambin se pueden especificar referencias a celdas que estn situadas fuera del rango de la base de datos, para ello solo es necesario escribir la referencia de la casilla. Por ejemplo, para seleccionar los registros de una lista cuyo estado sea el de la entrada F50, en el rango de criterios en el campo Estado se introduce =F50. Al validar la entrada, la celda toma el valor de la celda F50. Tambin se pueden especificar formulas:

=F50+2 o =M5/P12Ordenacin de una Lista de Datos

En una base de datos las filas se muestran en el mismo orden en que se han introducido. La mayora de las veces ese orden no guarda relacin con ninguna de las columnas, lo que dificulta localizar una informacin concreta. En cambio, si los datos estn ordenados por alguna columna, encontrar un dato resulta mucho ms fcil.

Cuando se ordena una lista. Microsoft Excel reorganiza las filas segn el contenido de una o ms columnas. S una columna de la lista contiene un conjunto de elementos limitados, por ejemplo los nmeros de departamento o los nombres de productos, la ordenacin unir las filas que tengan elementos idnticos.

La ordenacin puede efectuarse por el comando Ordenar... del men Datos o por los botones Ascendente y Descendente de la barra de herramientas Estndar.

El comando Ordenar... no slo ordena una base de datos por una o ms columnas, sino que tambin permite ordenar cualquier cosa en una hoja de clculo.

Para ordenar una lista de datos hay que realizar los siguientes pasos:

1. Activar una celda de la lista de datos a ordenar.

2. Ejecutar el comando Ordenar... del men Datos. Aparece el cuadro de dilogo Ordenar.

3. En el rea La lista tiene fila de encabezamiento, seleccionar entre la opciones:

Si: opcin por defecto, indica que la lista tiene una fila con los rtulos de las columnas.

No: la lista no posee rtulos

4. La columna de ordenacin se especifica en la caja Primer, Segundo o Tercer criterio. Para elegir otro rtulo diferente al que aparece en la caja, marcar la flecha abajo o pulsar ctrl. + ( y elegirlo. La opcin Ninguno deja la caja vaca: no se ordena por nada.

5. Especificar el tipo de ordenacin de cada columna en los botones de opcin:

Ascendente: ordena los datos alfabticos de la A a la Z (Microsoft Excel no distingue entre maysculas y minsculas), y los datos numricos desde el mayor nmero negativo al mayor nmero positivo.

Descendente: Ordena los datos en orden contrario.

Microsoft Excel slo permite ordenar datos por tres criterios. Cuando se desea ordenar por ms de tres criterios, por ejemplo, por cinco rtulos, primero se ordenan los dos ltimos en orden de importancia (como primer y segundo criterio) y luego se vuelve a ordenar por los otros tres rtulos.

Resumen de Datos

Algunas veces es necesario crear informes resumen. Microsoft Excel permite aadir filas de subtotales de columnas a una lista de datos sin necesidad de insertar filas o de tener que escribir frmulas complicadas por medio del comando Subtotales... del men Datos.

Los subtotales automticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe con una lista. Tambin se puede crear un grfico con los valores de los subtotales nicamente, si se usan primero los smbolos de nivel de fila para mostrar slo el nivel de detalle deseado.

Antes de usar el comando Subtotales... es necesario ordenar la base de datos por la columna que va a servir para crear los subtotales.

Los pasos para obtener subtotales de una lista de datos son los siguientes:

1. Ordenar la lista por la columna que se va utilizar como elemento de clculo.

2. Activar una celda de la columna por la que se desea calcular el subtotal.

3. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos. Aparece el cuadro de dilogo Subtotales.

4. Marcar la flecha hacia debajo de la caja para cada cambio en: Alt + P. En la lista desplegable marcar el nombre de la columna que incluye los grupos con los subtotales a calcular o activarla con la flecha abajo y pulsar ( para seleccionarla.

5. En la caja Usar Funcin:, seleccionar Contar. Si no est seleccionada, marcar la flecha hacia abajo y luego seleccionar la funcin deseada de la lista.

6. En la caja Agregar subtotal a: indicar la columna por la cual se va a calcular el subtotal.

7. Seleccionar o hacer clic sobre el botn Aceptar. La hoja parece esquematizada y muestra el resumen final.

Para eliminar los subtotales el procedimiento es sencillo, basta con actuar con se indica a continuacin:

1. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos.

2. Seleccionar el botn Quitar todos.

3. Hacer clic sobre el botn Aceptar.Para aadir subtotales por ms de una columna, se procede de la siguiente forma:

1. Definir un subtotal para una columna como se acaba de ver.

2. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos.

3. Seleccionar la siguiente columna cuyo subtotal se desea calcular en el cuadro Agregar subtotal a:4. Desactivar el cuadro de dilogo Reemplazar subtotales actuales.

5. Hacer clic sobre el cotn Aceptar.

UNIDAD III

Tablas DinmicasUna tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que el usuario elija. En esta tabla se pondr los encabezados de fila y columna alrededor del rea de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente.

Un tabla dinmica proporciona una manera fcil de mostrar y analizar informacin resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicacin. Estas tablas crean un resumen de datos usando los mtodos de calculo, o funciones de resumen, que el usuario elige, como por ejemplo SUMA o PROMEDIO. Tambin puede controlar como se calculan los subtotales y los totales. Cuando cambia los datos fuente, se puede fcilmente actualizar o volver a calcular los datos de la tabla dinmica.

El usuario elige el nivel y tipo de detalles que desea incluir en una tabla dinmica; tambin puede cambiar la presentacin de los datos usando el mouse para mover los campos y los datos asociados, por lo cual le permite organizar las categoras segn el tipo de anlisis que desea realizar.

Funcionamiento de una Tabla Dinmica

Debido a que una tabla dinmica se crea a partir de datos existentes, el usuario debe conocer la organizacin de los datos fuente; el modo en que se usan en una tabla dinmica le ayudara a tomar las mejores decisiones acerca de la cantidad de datos que debe usar y como organizarlos.

En la tabla dinmica, se pueden usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente:

Campos que usar como rtulos del campo de fila, del campo de columna y del campo de pginas en la tabla dinmica. Estos campos generalmente contienen un conjunto de valores de texto, como por ejemplo Occidente, Oriente, Centro, Sur, etc.

Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Estos campos generalmente contiene datos numricos, como por ejemplo cantidades de ventas, totales de inventarios o datos estadsticos, pero tambin pueden contener texto.

Campos de Pgina que se utilizan para filtrar la presentacin de los datos. El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales, permitindole al usuario ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Los campos de pgina se crean junto con la tabla dinmica. Tambin se puede mover un campo de fila o de columna hacia una orientacin de pgina despus de crear la tabla dinmica.

Creacin de una Tabla Dinmica

Para crear una tabla dinmica se utiliza el Asistente para tablas dinmicas.

Este es un conjunto interactivo de cuadros de dilogo que guan al usuario a travs de los pasos para elegir los datos fuente y la distribucin que se desea usar en la tabla dinmica.

Del men Datos, se elige el comando Asistente para tablas y grficos dinmicos... Aparece el Paso 1 (Paso 1 de 3) del cuadro de dialogo Asistente para tablas y grficos dinmicos. Para usar este asistente, se siguen las instrucciones en cada paso, despus se usan los botones de la parte inferior para continuar.

Identificar la ubicacin de los datos fuente. En este caso se trata de la lista (o base) de datos que el usuario escogi para la creacin de la tabla dinmica. Si no aparece un rango propuesto, se escoge mediante el mouse, aunque Microsoft Excel propone un rango si se escogi en el paso 1 el botn Lista o base de datos en Microsoft Excel.

Organizar la distribucin para la tabla dinmica. Esta distribucin se puede cambiar fcilmente usando el mouse. Cuanto mas campos se incluyan en un rea, mas detalles contendr la tabla dinmica terminada.

Especificar donde se desea que aparezca la tabla dinmica. Basta con escribir o seleccionar la referencia de celda superior izquierda del rango donde se desea que aparezca la misma. Si la hoja de calculo de destino esta en pantalla, se puede seleccionar la celda en la hoja de calculo para introducir la referencia de celda. Si la hoja de calculo de destino no esta abierta, se escribe la ruta de acceso completa, el nombre del libro de trabajo, el nombre de la hoja y la referencia de celda.

Cuando se elige el botn Terminar, Microsoft Excel crea la tabla dinmica y muestra la tabla de herramientas Tabla dinmica en la hoja de calculo. En esta barra de herramientas el usuario encontrara botones que le ayudaran a personalizar rpidamente la tabla dinmica.

Actualizacin de una Tabla Dinmica

Si se cambian los datos de la lista o de la tabla fuente, se puede actualizar o renovar la tabla dinmica sin volver a crearla. La mayora de los cambios que se aplican a los datos fuente pueden mostrarse rpidamente en la tabla dinmica usando el comando Actualizar datos en el men Datos o el men flotante (que se activa mediante el botn derecho del mouse), o bien, haciendo clic en el botn respectivo en la barra de herramientas Tabla dinmica. Estos cambios incluyen:

Cambios de datos de un campo de datos en la lista o tabla fuente.

Campos o elementos eliminados de la lista fuente.

Elementos nuevos o cambiados en filas o campos actuales de la tabla fuente.

Los nuevos campos no aparecen en la tabla dinmica, pero estn disponibles si se muestra el Asistente para tablas y grficos dinmicos diseo.

Grfico a partir de una Tabla Dinmica

Es posible crear grficos que muestren los mltiples niveles de categoras en la tabla dinmica. Cuando se oculta y muestran detalles en la misma o cuando se mueven campos, estos cambios se reflejan automticamente en el grafico.

Para obtener mejores resultados, el usuario puede valerse de estas sugerencias al crear un grafico a partir de una tabla dinmica:

La tabla dinmica no debe tener mas de dos campos de filas y dos campos de columnas.

Se debe eliminar totales y subtotales de la tabla dinmica antes de crear el grafico.

Para crear un grafico a partir de una tabla dinmica:

Seleccionar la tabla dinmica.

Hacer clic sobre el botn Asistente para grficos.

Arrastrar el puntero del mouse para crear el rea en la que el grafico ser creado.

En el Asistente para grficos elija el tipo de grafico y asigne los diferentes elementos de configuracin que un grafico requiere.

Microsoft Excel utiliza los rtulos de elementos como nombres para las abscisas y series. Los grficos creados a partir de una tabla dinmica cambian cuando se ocultan elementos, ocultan o muestran detalles o cuando se reorganizan los campos.

unidad IV

Macros

Una macro es un pequeo programa compuesto por un conjunto de formulas y comandos, escritos en un lenguaje de programacin llamado Visual Basic, que permiten a Microsoft Excel ejecutar una tarea automticamente o acelerar procedimientos repetitivos.

Los macros se crean con una grabadora de macros que almacena lo que se desea realizar en una hoja, denominada Mdulo, situada al final del libro de trabajo.

Grabar una Macro

1. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Grabar.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras.

3. Para ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minsculas) o CTRL+ MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un carcter especial como @ o #. La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro.

4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la macro. Si desea que la macro est disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta de inicio de Excel. Para incluir una descripcin de la macro, escriba la descripcin en el cuadro Descripcin.

5. Haga clic en Aceptar.

Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro, sta seleccionar las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posicin que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabacin, haga clic en Referencias relativas . Excel continuar grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesin con Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas

.

6. Ejecute las acciones que desee grabar.

7. En la barra de herramientas Detener grabacin , haga clic en Referencias relativas .

Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una accin y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias, compruebe que est activada la opcin Referencias relativas . Para grabar una macro utilizando referencias absolutas, compruebe que la opcin Referencias relativas no est habilitada.

La grabadora de macros permite referenciar las celdas de forma:

Referencia absoluta

En una frmula, especifica la direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Algunas referencias de celda son mixtas. Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no se ajustan automticamente cuando se copian frmulas en varias filas o columnas.

Referencia relativa

Una referencia de celda, como A1, utilizada en una frmula, que cambia cuando se copia la frmula a otra celda o rango. Una vez que se ha copiado y pegado la frmula, la referencia relativa de la nueva frmula cambiar para hacer referencia a otra celda que este a la misma distancia de la frmula que estaba la referencia de celda relativa original de la frmula original. Por ejemplo, si la celda A3 contiene la frmula =A1+A2 y se copia la celda A3 a la celda B3, la frmula de la celda B3 pasar a ser =B1+B2.

Modificar una Macro

Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic. Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel.

1. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.3. Haga clic en Modificar.

Ejecutar una Macro

Despus de grabar una macro, se suele ejecutar en Microsoft Excel; sin embargo, se puede ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se modifica. Para interrumpir la macro antes de que finalice las acciones que se han grabado, presione ESC

Ejecutar una macro en Microsoft Excel

Para interrumpir una macro antes de que finalice las acciones, presione ESC.

1. Abra el libro que contiene la macro.

2. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar.

4. Haga clic en Ejecutar.

Ejecutar una macro desde un botn o un control grfico

Puede asignar una macro a un botn, a un objeto de dibujo o a un control grfico en la hoja de clculo. Si hace clic en el botn u objeto de dibujo o se cambia el control, por ejemplo, haciendo clic en una casilla de verificacin o un elemento de una lista, la macro se ejecutar de forma automtica.

1. Haga clic en el botn o el control grfico para que aparezcan los controladores de seleccin.

2. Haga clic en el controlador de seleccin del botn o del control grfico y, a continuacin, haga clic en Asignar Macro en el men contextual.

3. Para asignar una macro ya existente al botn o al control grfico seleccionado, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y luego haga clic en Aceptar.

Para grabar una nueva macro y asignarle el botn u objeto grfico, haga clic en Grabar.

Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en Nueva. Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en Modificar.

Nota Si asigna una macro a un botn o a otro objeto que ya est en uso como, por ejemplo, un hipervnculo, se eliminar la informacin del hipervnculo. A partir de entonces, al hacer clic en el botn o en el objeto, se ejecutar la macro.

Ejecutar una macro desde un rea, una zona interactiva o un objeto grfico

1. Cree un objeto grfico.

2. Dibuje otro objeto grfico sobre el primero en el lugar en que desee crear una zona interactiva.

3. Con el segundo objeto grfico todava seleccionado, haga clic con el botn secundario en el controlador de seleccin del botn o del objeto grfico para ver el men de mtodo abreviado.

4. En el men contextual, haga clic en Asignar macro.

5. Para asignar una macro al botn u objeto grfico, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico seleccionado, haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en Detener grabacin en la barra de herramientas Grabar macro.

6. En el men Formato, haga clic en Autoforma y, a continuacin, haga clic en la ficha Colores y lneas.

7. Bajo Rellenar, haga clic en Sin relleno en el cuadro Color. Bajo Lnea, haga clic Sin lnea en el cuadro Color.

8. Repita los pasos del 2 al 7 para cada zona interactiva que desee crear. Ejecutar una macro desde un botn de la barra de herramientas

Puede ejecutarse una macro desde un botn, desde una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada.

1. En el men Herramientas, haga clic en Personalizar.

2. Si la barra de herramientas que contiene el botn no es visible, haga clic en la ficha Barra de herramientas y, a continuacin, active la casilla de verificacin que aparece junto al nombre de la barra de herramientas.

3. Si el botn que desea utilizar para ejecutar la macro no pertenece a la barra de herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuacin, haga clic en Macros en la lista Categoras. En la lista Comandos, arrastre el botn Personalizar a una barra de herramientas.

4. Haga clic en el botn de la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Asignar Macro en el men contextual.

5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

CAPITULO V

Esquemas Y matrices.

Esquemas

Los datos de la hoja de clculo pueden esquematizarse para crear informes de resumen. Con los informes de resumen, se pueden mostrar o ocultar tantos detalles como se desee.

Los esquemas de las hojas de clculo son especialmente tiles cuando se desea compartir los informes de resumen con otras personas. Las otras personas pueden cambiar el aspecto del esquema para mostrar u ocultar tantos detalles como deseen.

Cuando se crea un esquema, se definen rangos de filas o de columnas como grupos del esquema. Cada grupo consiste en datos detallados en las filas y las columnas, y en resmenes de datos en una fila o en una columna adyacente. El esquema puede contener hasta ocho niveles de grupos verticales y ocho niveles de grupos horizontales.

Creacin de Esquemas en forma Automtica.

Se deben efectuar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango a esquematizar. Si slo hay una celda activa, el esquema se aplica a toda la hoja; en caso contrario al rango seleccionado.

2. Ejecutar el comando Agrupar y esquema de men Datos. A continuacin, el comando Esquema automtico.Creacin de un Esquema con el Comando Configurar

Se debe efectuar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango a esquematizar. Si slo hay una celda activa, el esquema se aplica a toda la hoja; en caso contrario el rango seleccionado.

2. Ejecutar el comando Agrupar y esquema de men Datos. A continuacin, el comando Configurar.

El comando Configurar... presenta un cuadro de dilogo con las siguientes opciones:

Filas de resumen debajo del detalleEspecifica la situacin de la filas de ttulos en el esquema.

Columnas de resumen a la derecha del detalleEspecifica la situacin de las columnas de ttulos en el esquema.

Estilos automticosMicrosoft Excel aplica de forma automtica un conjunto predefinido de estilos.

CrearCrear el esquema. Segn la complejidad de la hoja tardar ms o menos en aparecer el mismo. Si la caja Automatic Styles est desactivada, Microsoft Excel aplica estilos predefinidos.

Aplicar estilosAplica estilos predefinidos al esquema seleccionado o al rango de celdas sin estilos asociados.

Matrices

Las frmulas matriciales pueden describirse como frmulas de valores mltiple. Estas son diferentes a las frmulas de valor individual debido a que pueden producir ms de un resultado.

Una frmula matricial puede ocupar varias celdas.

Se permiten frmulas matriciales de hasta 6.500 elementos aproximadamente.

Formulas Matriciales

Para entender como funciona una frmula matricial, primero se debe considerar cmo funciona una frmula comn de valor individual. Estas producen un solo resultado a partir de uno o varios argumentos o valores. Por ejemplo, la frmula = A1+b1 produce un solo resultado: la suma de los valores de las celdas A1 y B1. Sin embargo, la frmula matricial (=A1:A3+N1:B3( produce un conjunto de tres resultados: la suma de los valores en las celda A1 y B1, y la suma de los valores en las celdas A2 y B2, y la suma de los valores en las celdas A3 y B3.

Una frmula matricial se reconoce por las llaves ((() que la encierran en la barra de frmulas. El usuario no introduce las llaves, Microsoft Excel lo hace automticamente alrededor de una frmula cuando la misma es introducida como una matriz usando la combinacin Ctrl.+Shift+ENTER.

Tambin es posible simplificar algunos modelos de hojas de clculo utilizando frmulas matriciales. Para algunos clculos, es posible reemplazar diferentes frmulas con una sola frmula matricial que consolide todos los clculos en un solo. La siguiente ilustracin muestra una ejemplo de cmo simplificar frmulas utilizando matrices.

Operar con Matrices

Para operar con una matriz hay que tener en cuenta que sus celdas se deben tratar como si fueran una entidad, y por ese motivo:

a) No se pueden editar mover o borrar celdas individuales

b) No se pueden insertar o eliminar celdas.

c) Si se pueden establecer formatos individuales para celdas de la matriz, como formatos de alineacin, numricos, de sombreado o de bordes.

d) Si se puede copiar una celda de la matriz y pegarla en otra zona de la hoja.

Editar una Frmula Matricial

a) Seleccionar cualquier celda de la matriz

b) Activar la barra de frmulas pulsando F2. En este momento las llaves desaparecen y se puede modificar la frmula segn convenga.

c) Para validar los cambios se pulsa Ctrol+Shift+ENTER Microsoft Excel vuelve a colocar las llaves y recalcula los datos.

Seleccionar el Rango Matricial

a) Activar una celda de la matriz

b) Ejecutar el comando Ir a... del men Edicin. En su cuadro de dilogo se ejecuta el botn Especial.

c) En el cuadro de dilogo Especial se activa el botn de opcin Matriz actuald) Seleccionar Aceptar. Microsoft Excel selecciona todas las celdas de la matriz actual

Bsqueda de objetivos

Mtodo para buscar el valor de entrada que necesita una frmula para devolver un resultado determinado. Cuando se buscan objetivos, Microsoft Excel vara el valor de una celda especificada hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado. Utilice el comando Buscar objetivo (men Herramientas) cuando desee buscar un valor especfico para una celda determinada ajustando slo el valor de otra celda.

En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo. Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.

Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo de inters de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a 900,00 $.

Para buscar un valor especifico que resuelva una frmula:

1. Seleccionar la celda que contiene la frmula cuyo valor se desea establecer, aunque este paso no es imprescindible.

2. A continuacin, en el men Herramientas, elegir el comando Buscar objetivo... Este cuadro de dilogo presente las siguientes cajas.

Definir celda: Contiene la referencia absoluta o el nombre de la celda activa, aqulla cuyo valor se desea establecer.

Con el valor: Especfica el valor del objetivo.

Cambiando la celda: Contiene la referencia o el nombre de la celda cuyo valor se desea calcular para lograr el objetivo. La celda, si est visible, se puede marcar con el ratn.

3. Seleccionar Aceptar. Microsoft Excel muestra el cuadro de dilogo Resultados de buscar objetivo.

Para encontrar el valor del objetivo, Microsoft Excel utiliza una tcnica iterativa. Puede suceder que el problema no tenga solucin.

Cuando se alcance al objetivo deseado, se pulsa el botn Aceptar o la tecla ENTER para llevar a la hoja la solucin encontrada por Microsoft Excel. Para restaurar la celda a su valor original se marca el botn Cancelar.

Proyeccin de cifras usando una tabla de datos

Tras introducir frmulas en la hoja de clculo, se pueden realizar anlisis Qu pasara si...?. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo afecta el cambio de algunos valores de las frmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un mtodo abreviado para calcular varias versiones en una sola operacin, as como una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de clculo.

Las tablas de datos representan:

Un mtodo abreviado para calcular distintas variaciones en una operacin.

Una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones a la vez en la hoja de clculo.

Existen dos tipos de tablas de datos:

Tabla de una variable. Se introducen diferentes valores para una variable a fin de ver su efecto en una o varias frmulas.

Tabla de dos variables. Se introducen diferentes valores para dos variables a fin de ver su efecto en una frmula.

Tabla de una variable

Para ver cmo afectan los cambios realizados en una variable a una o varias frmulas, se utiliza este tipo de tabla. Para poder ejecutarla se necesita:

( Una celda variable con el valor que se desea modificar.

( Una fila o columna con los valores que se van a aplicar a la celda de entrada.

( Una fila o columna con las frmulas a utilizar para producir los valores.

Tablas de datos de una variable Por ejemplo, utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de qu manera afectan distintos tipos de inters al pago mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la frmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda variable B3.

Tablas de datos de dos variables Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cmo afectan los distintos tipos de inters y plazos del prstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la frmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

Crear una tabla de datos de una variable

Deben disearse tablas de datos de una variable para que los valores de entrada aparezcan indistintamente debajo de una columna (orientacin de columna) o en una fila (orientacin de fila). Las frmulas que se utilicen en la tabla de una variable debern hacer referencia a una celda variable.

1. Introduzca la lista de valores que desee sustituir en la celda variable debajo de una columna o en una fila.

2. Si las variables aparecen debajo de una columna, introduzca la frmula en la fila situada encima del primer valor y una celda a la derecha de los valores de columna. Introduzca las frmulas adicionales a la derecha de la primera frmula.

Si las variables aparecen en una fila, introduzca la frmula en la columna situada a la izquierda del primer valor y una celda por debajo de los valores de fila. Introduzca las frmulas adicionales debajo de la primera frmula.

3. Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas y los valores que desee sustituir.

4. En el men Datos, haga clic en Tabla.

5. Si la tabla de datos est orientada a columna, introduzca la referencia de celda en el cuadro Celda variable columna.

Si la tabla de datos est orientada a fila, introduzca la referencia de celda en el cuadro Celda variable fila.

Sugerencia Pueden agregarse frmulas adicionales a una tabla de datos de una variable. Agregar una frmula a una tabla de datos de una variable

Las frmulas que se utilicen en la tabla de una variable debern hacer referencia a la misma celda variable.

1. Si las variables aparecen en una columna, introduzca la nueva frmula en una celda en blanco situada a la derecha de una frmula existente en la fila superior de la tabla.

Si las variables aparecen en una fila, introduzca la nueva frmula en una celda en blanco situada a la derecha de una frmula existente en la primera columna de la tabla.

2. Seleccione la tabla de datos, incluida la columna o la fila que contenga la nueva frmula.

3. En el men Datos, haga clic en Tabla.

4. Si las variables estn en una columna, introduzca la referencia de celda variable en el cuadro Celda variable columna.

Si las variables estn en una fila, introduzca la referencia de celda variable en el cuadro Celda variable fila.

Uso de una tabla de dos variables

Si se desea ver el modo en que los cambios realizados en dos variables afectan a una frmula, se utiliza una tabla de dos variables. En este tipo de tabla se pueden incluir varios valores para cada una de las dos variables, pero slo se puede usar una frmula. Para construir una tabla de dos variables se necesita:

Dos celdas variables con los valores a modificar.

Una fila con los valores que se desean aplicar a una variable.

Una columna con los valores que se desean aplicar a la otra variable.

Una celda con la frmula, situada en interseccin entra las variables de fila y columnas, que permita obtener los resultado sen funcin de ambas variables.

Crear una tabla de datos de dos variables

Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una frmula con dos listas de variables. La frmula deber hacer referencia a dos celdas variables diferentes.

1. En una celda de la hoja de clculo, introduzca la frmula que haga referencia a las dos celdas variables.

2. Introduzca una lista de variables en la misma columna, debajo de la frmula. Introduzca la segunda lista en la misma fila, a la derecha de la frmula.

3. Seleccione el rango de celdas que contenga la frmula y los valores de fila y de columna.

4. En el men Datos, haga clic en Tabla.

5. En el cuadro Celda variable fila, introduzca la referencia de la celda variable para las variables de la fila.

6. En el cuadro Celda variable columna, introduzca la referencia de la celda variable para las variables de la columna. UNIDAD VIFUNCIONES

Las funciones de la hoja de clculo son herramientas especiales que permiten efectuar clculos complejos de forma rpida y sencilla. Las funciones siempre generan un resultado en la celda en que se han introducido.

Microsoft Excel dispone de ms de 170 funciones par ala hoja de clculo. Las funciones constan de:

El signo igual (=): Para que la entrada sea interpretada como una frmula y no como un texto.

El nombre de la funcin

Los argumentos: Son opcionales e irn encerrados entre parntesis. Hacen referencia a los datos o celdas sobre las cuales va a operar la funcin.

Los argumentos de una funcin varan en nmero de 0 a 30, estn separados por punto y coma (;), pero no pueden sobrepasar los 255 caracteres.

NmerosReferencias de celdas

Nombres de celdas

Otras funciones: Ejemplo = SUM(COS(A1):SENO(D1).

Matrices

Diferentes tipos de argumentos

Texto: Debe ir entre comillas

Condiciones

Vaci: No necesitan argumentos, ejemplo: PI ()

Estadsticas

PROMEDIODetermina la media aritmtica de los argumentos. La media aritmtica se calcula sumando todos los nmeros y dividiendo por la cantidad de datos. Los argumentos, hasta un total de 30, pueden ser nmeros, referencias o celdas numricas o matrices numricas. Su formato es:

Si A1:A5 contiene los valores 4, 7, 10, 5, 3

= PROMEDIO(A:A5)

Microsoft Excel devuelve 5.

CONTARCalcula el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros, incluyendo fechas y frmulas que produzcan valores numricos, Puede tener hasta 30 argumentos. Su formato es:

=CONTAR (valor;valor2;.....)

Ejemplo = CNTARA(A1:A5)

Determina el nmero de celdas no vacas en el rango A1:A5

DESVIA2Calcula la suma de los cuadrados de las desviaciones. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

Ejemplo: =DESVIA2Q(A10;D30)

FRECUENCIAGenera una matriz vertical con el nmero de veces que se repite un suceso. Ignora celdas vacias y de tpo texto. Su formato es:

=FRECUENCIA(datos;intervalo)

Datos: Rango que contiene a los distintos valores que se han dado en el suceso. Si el rango est vaco, la funcin devuelve una matriz de ceros.Intervalo: Rango donde estn situados los valores para los que se desea determinar la distribucin de frecuencia. Si el rango est vaco, la funcin devuelve el nmero de elementos de datos.Por ejemplo, se tiene una serie de valores situados en el rango A10:C20. De todos los valores se extrae un conjunto de ellos situados en el rango F10:F15 y se desea contar el nmero de veces que aparece cada uno de ellos en el rango A10:C20. Se selecciona el rango F10:F15 y se escribe la frmula:

= FRECUENCIA(F20;F10:F15)

Para validarla hay que pulsar ctrl.+Shift+ENTER.

MEDIA GEOMCalcula la media geomtrica de una matriz o de un rango de nmero positivos.

Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

= MEDIA.GEOM (nmero1;nmero2;....)

=MEDIA.GEOM(1;2;3;4;5)

Microsoft Excel devuelve 2,6057.

MAXDetermina el nmero mayor de un rango o de una lista de argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas que no contienen valores numricos.

Admite hasta 30 argumentos. Su formato es.

=MAX(nmero1;nmero2;...)

Si A1:A5 contiene los valores 4,7,10, 1 y 16

=MAX(A1:A5)

Microsoft Excel devuelve 16

MEDIANADevuelve la mediana de un rango de argumentos. La mediana calcula el dato que se sita en medio de un conjunto de ellas. Si el nmero de datos es par, la mediana calcula la media de los valores centrales. Ignora las celdas que no contienen valores numricos. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

=MEDIANA(;nmero2;...) Si A1:A5 contiene los valores 4,7,10,1,16

=MEDIANA (A1:A5)

Microsoft Excel devuelve 5; la media entre 4 y 6

MINDetermina el nmero ms pequeo de un rango o de una lista de argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas que no contienen valores numricos. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

=MIN(A1:A5)

Microsoft Excel devuelve 1

MODACalcula el nmero que se repite con mayor frecuencia en una serie de datos. Admite hasta 30 argumentos. Como argumento se puede utilizar una matriz. Su formato es:

=MODA(nmero1;nmero2;....)

=MODA(1;2;3;4;4;1;4;2)

Microsoft Excel devuelve 4.

PERCENTILCalcula el k-simo percentil de una matriz o un rango de datos. Su formato es:

=PERCENTIL(MATRIZ;k)

k: Valor del percentil. Es un numero comprendido entre 0 y 1, ambos inclusive.

=PERCENTIL({1;2;3} ):0,5)

Microsoft Excel devuelve 2.

CUARTILCalcula el cuartil de un conjunto de datos. Su formato es:

=CUARTIL(matriz;cuartil)

matriz: Matriz con el rango de celdas numricas

cuartil: Valor devuelto. Puede ser:

0, valor mnimo

1, percentil 25

2, percentil 50

3, percentil 75

4, valor mximo

Ejemplo: =CUARTIL({1;2;3 });1)

Microsoft Excel devuelve 1,5.

VARCalcula la varianza basada en una muestra de poblacin. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

=VAR(nmero1;nmero2;.....)

Ejemplo: =VAR(A10:C20)

Calcula la varianza de una muestra de la poblacin contenida en el rango A10:C20.

Financieras

DBCalcula la depreciacin de un bien durante un determinado periodo a tasa fija. Su formato es:

=DB(costo;valor_residual;vida;perodo;{mes})

mes:Nmero de meses del primer ao. Si se omite, asume el valor 12.

Por ejemplo, supongamos que una empresa compra una mquina por valor de 10000 bolvares, con una vida til de cinco aos y un valor residual de 200 bolvares. La depreciacin al cuarto ao se calcula:

=DB(10000;200;5;4)

Microsoft Excel devuelve 518 bolvares.

PAGOINTCalcula la cantidad a pagar por intereses sobre un prstamo en un perodo determinado de tiempo con unos pagos y un tipo de inters constante. Su formato es:

=PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;{vf};{tipo})

perodo:Perodo para el que se desea saber cual es la cantidad a pagar por los intereses. Debe ser un numero comprendido entre 1 y nper.

Por ejemplo, se desea saber cul es la cantidad a pagar por los intereses en el primer mes correspondientes al pago de un prstamo de diez millones de bolvares a veinte aos si el tipo de inters es de 11% anual. La formula quedara:

=PAGOINT(11%/12;1;20*12;10000000)

Microsoft Excel devuelve 91.666,67 bolvares.

NPERCalcula el numero de periodos necesarios para amortizar un prstamo, dadas las cantidades a pagar y el tipo de inters. Su formato es:

=NPER((tasa;pago;va;{vf};{tipo})

El argumento pago debe ser igual o superior al producto de los argumentos tasa por va, en caso contrario NPER devuelve el valor de error #NUM!

Por ejemplo, si se desea saber cuanto tiempo se necesita para amortizar un prstamo de diez millones de bolvares al 11% si se desea pagar una cantidad mensual de Bs. 120.000

=NPER(11%/12;-120000;10000000)

Microsoft Excel devuelve 158,8 meses

PAGOPRINCalcula la cantidad amortizada de un prstamo en un periodo determinado de tiempo, con unos pagos y un tipo de inters constante. Su formato es:

=PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;{vf};{tipo}) periodo: Periodo para el cual se desea calcular los pagos de inters. Debe ser un numero comprendido entre 1 y nper.

Por ejemplo, se desea saber cual es la cantidad amortizada en el primer mes que corresponde al pago de un prstamo de diez millones de bolvares a veinte aos si el tipo de inters es de 11% anual.

=PAGOPRIN(11%/12;1;20;*12;10000000)

Microsoft Excel devuelve 11.552,17 bolvares

TASADetermina el tipo de inters de una inversin que genera unos ingresos o gastos peridicos iguales. Su formato es:

=TASA(nper;pago;va;{vf};{tipo};{estimacin})

Microsoft Excel calcula la tasa mediante un proceso iterativo hasta alcanzar el valor deseado o haya efectuado 20 iteraciones. Si RATE devuelve el valor #NUM! Quiere decir que necesita mas iteraciones para llegar al resultado final. En este caso, el argumento estimacin ser necesario especificar un valor entre 10 y 100.

Por ejemplo: supongamos que se desea saber el tipo de inters de un prstamo de 10 millones de bolvares que genera unos gastos mensuales de 120.000 bolvares durante 20 aos. La formula aplicar es:

=TASA(20*12;-120000;10000000)

Microsoft Excel da el inters mensual del 1%. Para calcular el inters anual se multiplica por 12.

Lgicas

Permiten otra representacin de las condiciones lgicas falso y verdadero. Su formato es:

=FALSO0

=VERDADERO0

Se suelen usar junto con la funcin SI.

=(A1=VERDADERO0: De acuerdo Error).

SIEvalua una condicin o ecuacin establecida como argumento. Su formato es:

=SI(condicin;valor_verdadero;(valor_falso(Puede leerse; si la condicin es verdadera, entonces devuelve valor_verdadero; en caso contrario; devuelve valor_falso.

=SI(Cantidad(1000;0,1;0,08)

Si el valor numrico de la celda cantidad es mayor de 1000 devuelve el 10%, en caso contrario, devuelve el 8%.

A veces un problema lgico no puede ser resuelto en un nico paso. Micosoft Excel permite anidar la funcin IF con hasta 7 niveles lgicos siempre y cuando la longitud no sobre pase los 255 caracteres.

Por ejemplo:

=SI(nota(9, Sobresaliente; (1F(nota(7;notable, (1F(nota(=5; Suficiente;Deficiente)))

O,Y,NOAdems de los operadores de comparacin, Microsoft Excel dispone de las funciones O, Y y NO para desarrollar pruebas lgicas mltiples. Su formato es:

=O(valor_lgico1;valor_lgico2;.....)

=Y(valor_lgico1; valor_lgico2;...)

=NO(valor_lgico)

Las funciones AND y OR pueden tener hasta 30 argumentos. NO slo tiene uno.

Y: Devuelve el valor VERDADERO cuando todos sus argumentos dan valores lgicos verdaderos. Si alguno de los argumentos toma el valor falso, devuelve el valor FALSE.

O: Devuelve el valor VERDADERO si alguno de sus argumentos da un valor lgico verdadero. Si todos los argumentos toman el valor falso, devuelve el valor FALSO.

NO:Devuelve el opuesto del valor lgico.

Ejemplo:

=SI(Y(A1(5;A2(4); Apto;No apto)

Devuelve Apto si el valor de la celda A1 es mayor de 5 y el valor de la celda A2 es menor de 4. En caso contrario devuelve No apto.

=SI(O(A1(5;A2(4); Apto; No apto

devuelve Apto si cumple al menos una condicin: el valor de la celda A1 es mayor de 5 o el valor de la celda A2 es menor de 4. En caso contrario devuelve No apto

=SI(NO(A1(5):Apto:No apto)

devuelve Apto si el valor de la celda A1 es mayor de 5. En caso contrario devuelve No apto.

Fecha y Hora

FECHADevuelve el nmero de serie de la fecha especificada en los argumentos. Su formato es:

=FECHA(ao;mes;da)

Para el ao 2000 y posteriores hay que escribir el ao con todas sus cifras o usar los valores 100 y siguientes, por ejemplo para el 1 de Enero del ao 2000 se puede escribir:

=FECHA(2000;1;1) o =DATE(100;1;1)

=FECHA(89;7;25)

Microsoft Excel devuelve el nmero 32714, que puede ser formateado a 25/07/89.

Si la celda A1 contiene la frmula anterior, para calcular la fecha que ser dentro de 5 das se usa la frmula:

=A1+5 incrementa la fecha de la celda A1 en 5 das.

Para calcular el nmero de semanas transcurridas desde el O1-03-78 hasta el 25-07-89 se usa la formula:

=(FECHA(25/7/89)-FECHA(1;3;78))/7

DIA, MES, AODevuelven el valor del da, mes y ao del nmero o de la referencia de celda proporcionada como argumento. Su formato es:

=DIA(fecha)=MES(fecha)

=AO(fecha)

Ejemplo:

=DIA(AHORA())

devuelve el da de la fecha actual.

=AO(AHORA())-AO(A1)

Devuelve el nmero de aos que hay entre la fecha actual y la fecha de la celda A1.

=AO(AHORA())+25

devuelve la fecha actual incrementada en 25 aos.

DIAS360Devuelve el nmero de das transcurridos entre dos fecha determinadas en base a un ao de 360 das(12 meses de 30 das). Su formato es:

DIAS360(fecha1;fecha2)

Ejemplo:

=DIAS(A1;A2)

devuelve el nmero de das entre las fechas de ambas celdas.

=DIAS(A1;NOW())

devuelve el nmero de das transcurridos entre la fecha actual y la contenida en la celda A1.

NSHORADevuelve un nmero decimal que representa la parte del da que ha transcurrido entre la medianoche y la hora especificada. Su formato es:

=NSHORA(hora;minuto;segundos)

Hora es un nmero comprendido entre 0 y 23; minutos entre 0 y 59; y segundos entre 0 y 59.

Ejemplo:

Para saber la hora que ser 3 horas, 35 minutos y 20 segundos despus de las 11:21:50 PM, la frmula es:

=(NSHORA(23;21;50)+NSHORA(3;35;20))

Microsoft Excel da 2:57 AM

Devuelven el valor de la hora, minuto y segundo del valor de una fecha/hora o de la referencia de celda proporcionada como argumento. Sus formatos son:

=HORA(hora)

=MINUTO(hora)

=SEGUNDO(Hora)

Si la celda A1 contiene la frmula = Time(8;15;20), entonces:

=HORA(A1)

devuelve 8

=MINUTO(A1)

devuelve 15

=SEGUNDO(A1)

devuelve 20.

BIBLIOGRAFA

MARK Doge y Craig Stinson. Running Microsoft Excel 2000. McGraw Hill -Microsoft Press

Microsoft Excel 2000 Paso a Paso. McGraw Hill - Microsoft Press

RODRGUEZ Vega, Jorge. Excel 2000. McGraw Hill.MATERIAL APROBADO POR COMIT EJECUTIVO SEGN ORDEN ADMINISTRATIVA N 1859 FECHA: 05.06.2001La Gerencia General de Formacin Profesional pone en vigencia el presente material a partir de la fecha de su edicin. Se agradece que los instructores y especialistas del rea, realicen una evaluacin del mismo, a fin de incorporar las correcciones pertinentes y garantizar su actualizacin.

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FALSO,

VERDADERO

HORA, MINUTO SEGUNDO

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VENEZUELA, 2001

NIVEL: PERFECCIONAMIENTO

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