manual general de procedimientos - veracruz.gob.mx · normas y descripción narrativa y gráfica...
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ÍNDICE
Presentación I Antecedentes II Marco Jurídico III Atribuciones IV Estructura Orgánica V Simbología VI Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo VII Subsecretaria de Promocion y Servicios Turisticos Participación en Eventos Nacionales e Internacionales 23 Apoyo a congresos y/o convenciones 29 Apoyo a fiestas y ferias estatales 34 Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada
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Gestión de Recursos para el desarrollo turístico 45 Actualización del sistema de información Turística del Estado
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Proporcionar Información Turística Estatal 56 Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos 60 Capacitación para la Formación de Guías Especializados 64 Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Oficina de presupuesto y contabilidad Captura del avance del programa Operativo Anual de la Secretaría de Turismo y Cultura
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Control Presupuestal 73 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente 78 Elaboración de Conciliaciones Bancarias SIAFEV 83 Elaboración del Proyecto de Presupuesto 87 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV)
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Elaboración de Conciliaciones Bancarias 100 Elaboración de Estados Financieros 105 Registro de Comprobación de Recursos 109 Registro de Reintegro de Recursos 113 Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente 116 Oficina de Ordenes de Pago y Caja
Cierre Mensual Presupuestal 120 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios
124
Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos
130
Recepción de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente
137
Recepción de Recursos No Ejercidos 143 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente 146 Reposición de Fondo Revolvente de Caja 152 Pago de Gastos Menores con cheques a las áreas de la Unidad Administrativa
156
Departamento de Recursos Humanos Oficina de nómina Emisión de la nómina 161 Pago de Compensaciones 168 Oficina de Administración y Desarrollo de Personal Reclutamiento de Personal 175 Contratación de Personal 178 Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social
182
Movimientos de baja de personal 187 Elaboración de Credenciales Oficiales 195 Registro y Control de Permisos 198 Asignación y Control de Personal de Servicio Social 201 Control de Incidencias 207 Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los Trabajadores
210
Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos Oficiales
214
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Oficina de Servicios Generales Actualización de Resguardo de vehículos oficiales 220 Apoyo para Traslado de Personal 225 Baja de Vehículos Oficiales 228 Suministros de Combustibles, Lubricantes y Aditivos 233 Tramite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular 237 Tramite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular
241
Tramite para reposición de Placas y Tarjeta de Circulación 245
Registro y Asignación de Bienes Muebles 252 Actualización de Resguardos de Bienes Muebles 258 Baja de Bienes Muebles 262 Reparación de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, telefónicas y de mobiliario
266
Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, artículos de limpieza, Partes de Equipo de Computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras
271
Abastecimiento de Requisiciones y Suministros de Materiales de 0ficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza
274
Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumático y Cámaras.
278
Servicio de fotocopiado de documentos 281 Oficina de Adquisiciones y Almacén Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones 284 Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones
290
Adjudicación Directa 295 Licitación Simplificada 301 Licitación Pública 308 Emisión de fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada
318
Departamentos de Tecnologías de la Información Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web 325 Mantenimiento Preventivo del Equipo de Cómputo 329 Asesoría para Usuarios 334 Direccion Juridica Asesoría Jurídica 339 Elaboración de Contratos y Convenios 343 Juicios de Amparo 348 Juicio Civil 354 Directorio VIII Firmas de Autorización IX
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PRESENTACIÓN La Secretaria de Turismo y Cultura presenta el Manual de Procedimientos de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos como guía de quién y cómo se realizan las actividades, través de las cuales se da cumplimiento a las contribuciones que le confiere el Reglamento Interior. El presente documento es resultado del trabajo de la Unidad Administrativa en coordinación de la Subsecretaría de Turismo y comprende los siguientes apartados:
* Organigrama General, muestra las áreas que integran la Subsecretaría de Turismo.
* Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de
los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento.
* Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo,
normas y descripción narrativa y gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Subsecretaría de Turismo.
a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica,
detalladas y secuencias, en que se desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quienes son los responsables de su ejecución.
b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un
procedimiento.
* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos de la Subsecretaría de Turismo.
* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.
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ANTECEDENTES Fue en el año 1941, cuando inicialmente funcionó como Sección de Turismo y Estadística, posteriormente, a sugerencia del Lic. Rubén Bouchez Nieto, fue creado el Departamento de Turismo y Publicidad, asumiendo el cargo él mismo. Las oficinas estuvieron ubicadas por mucho tiempo en Palacio de Gobierno, posteriormente en el periodo del Lic. Aureliano Hernández Palacios, se ubicaron en la esquina de Primo Verdad y Zaragoza. A partir del año 1988, se instalaron en la Avenida Ávila Camacho. Las funciones que asumieron los Jefes de Departamento, fueron como Delegados del Departamento de Turismo del Gobierno Federal; fue hasta que se erigió la Secretaría de Turismo, cuyo Titular fue la Sra. Rosa Luz Alegría, quien designó Coordinadores en cada una de las Entidades Federativas, de acuerdo con la nueva Ley Federal de Turismo. A partir de 1968, el Departamento de Turismo, eleva su rango a Dirección General de Turismo asumiendo la Dirección General, el Lic. Rubén Pabello Rojas. De 1968 a 1998, 10 Directores Generales asumieron el cargo y a partir del año 1986, la Dirección General de Turismo pasa a ser parte de la Secretaría de Desarrollo Económico, plasmando sus funciones en la Gaceta Oficial del 31 de diciembre de 1986. Fue hasta el 1 de diciembre de 1998, que el Gobernador Lic. Miguel Alemán Velasco, eleva el rango de Dirección General a Subsecretaría, publicando las atribuciones en el Reglamento Interior, en la Gaceta Oficial del Estado del 20 de marzo de 1999. El 24 de noviembre de 2003, la Secretaría de Desarrollo Económico, reestructura su organización, publicando las atribuciones del Subsecretario de Turismo en la Gaceta Oficial de esa misma fecha, específicamente en el Capítulo VII, Artículo 16. Lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que ejecutaba la Subsecretaría de Turismo.
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Fue en el presente Gobierno del Lic. Fidel Herrera Beltrán cuando eleva el rango de Subsecretaria de Turismo dependiente de la Secretaria de Desarrollo Económico a Secretaria de Turismo y Cultura, publicando las atribuciones en su propio Reglamento Interior en Gaceta Oficial del Estado el 24 de mayo de 2006, asi como en el capitulo X, articulo 14, las atribuciones de la Unidad Administrativa, responsable del despacho de los asuntos relativos a los recursos financieros, humanos y materiales de la Secretaria de Turismo y Cultura del Estado. Lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que actualmente ejecuta la Unidad Administrativa de la Secretaria de Turismo y Cultura. El actual reglamento Interior de la Secretaria, especifica en su articulo 5, que la Secretaria contara con la Unidad Administrativa para el ejercicio de sus funciones, atribuciones y despacho de los asuntos de su competencia, considerando que el capitulo IV, articulo 8 las atribuciones que le corresponden. Considerando las necesidades de la Secretaria de Turismo y Cultura de contar con un área especifica que atendiera las funciones jurídicas, como asesorar y representar legalmente al Titular de la Secretaria; emitir opiniones previas a la firma de contratos y convenios; presentar demandas, denuncias y querellas; supervisar el estado que guardan los juicios de amparo en contra de la Secretaria, así como los que están promueve, entre otras funciones, se publica por vez primera en el Reglamento Interior de la Secretaria de Turismo y Cultura en Gaceta Oficial del Estado en el Capitulo IX, crea y señala las atribuciones de la Dirección Jurídica. Por la naturaleza de las funciones de asesoría, gestoría y representación legal que realizan las áreas jurídicas de la Administración Publica, se efectuó un ajuste a sus estructuras organizacionales a fin de optimizar la prestación de los servicios jurídicos, quedando como Direcciones Jurídicas. El actual reglamento Interior de la Secretaria, especifica en el capitulo II, articulo 5, que la Secretaria contara con la Dirección Jurídica para el ejercicio de sus funciones, atribuciones y despacho de los asuntos de su competencia.
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MARCO JURÍDICO Constitución:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-
Llave Leyes:
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.
• Ley Estatal del Servicio Civil del Estado de Veracruz-Llave. • Ley Federal de Turismo. • Ley 523 de Turismo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley para el Fomento al Turismo en el Estado. • Ley de Desarrollo Económico y el Fomento de la Inversión del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley de Competencia Económica. • Ley General de Sociedades Mercantiles. • Ley de Inversión Extranjera. • Ley de Exportación Federal. • Ley del Impuesto al Valor Agregado. • Ley Federal para el Fomento de la Micro Industria y la Actividad
Artesanal. • Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y
Mediana Empresa. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley Federal del Trabajo. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y
Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el
Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. • Ley de Ingresos para el Estado de Veracruz-Llave. • Ley de Obras Publicas del Estado de Veracruz-Llave. • Ley de Amparo • Ley de Comercio Exterior
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• Ley de Competencia Económica. • Ley de Concursos Mercantiles. • Ley de Sociedades de Inversión. • Ley de Sociedades de Inversión. • Ley General de Sociedades Mercantiles • Ley del Seguro Social. • Ley de Justicia Administrativa. • Ley para la Transparencia de Funciones y Servicios Públicos del
Estado a los Municipios. • Ley de Coordinación Fiscal para el Estado de Veracruz y los
Municipios de Veracruz. • Ley que Establece las Bases Normativas para Expedir las
Condiciones de Trabajo a los que se Sujetaran los Trabajadores de Confianza de los Poderes Públicos, Orgánicos Autónomos y Municipios del Estado
• Ley Orgánica del Municipio Libre para el Estado de Veracruz-Llave • Ley de Protección Civil para el Estado. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Publica
Gubernamental. • Ley del Servicio Público de Carrera de la Administración Publica
Centralizada del Estado.
Códigos y Decretos:
§ Código de Procedimiento Administrativos para el Estado de Veracruz- Llave.
§ Código Financiero para el Estado Libre y Soberano de Veracruz- Llave.
§ Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Veracruz. § Código de Ética para los Servidores Públicos del Estado de
Veracruz-Llave. § Código Civil para el Estado de Veracruz. § Código de Comercio. § Código de Procedimientos Penales para el Estado de Veracruz. § Código Federal de Procedimientos Civiles. § Código Federal de Procedimientos Penales § Decreto por el que se Homologan, Readscriben y Suprimen
Diversas Áreas de la Administración Publica del Estado.
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§ Decretos Anuales de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave para el ejercicio Fiscal.
Reglamentos:
• Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura. • Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras
Publicas del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Lineamientos:
• Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal.
• Lineamientos que Establecen el Horario de la Jornada de Trabajo de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado.
• Lineamientos de Recursos Humanos de la Secretaria de Turismo y Cultura.
• Lineamientos para la Operación y Control de Fondos Revolventes, Rotatorios y los Sujetos a Comprobar.
Otros:
• Plan Veracruzano de Desarrollo 2004-2010. • Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Publicas
del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. • Manual de Políticas para el Tramite y Control de Viáticos y Pasajes
de la Administración Publica del Estado • Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado
de Veracruz de Ignacio de la Llave y sus distintas Dependencias. • Acuerdo que Establece el Sistema Electrónico de Contrataciones
Gubernamentales denominado Compranet-Ver.
• Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaria de Turismo y Cultura.
•
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ATRIBUCIONES
De acuerdo al Artículo 7 del Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura publicado el 24 de mayo de 2006, a la Secretaria para el cumplimiento cabal de las funciones ahí dispuestas, le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
I. Proponer, diseñar, coordinar, dirigir y supervisar en los términos de las Leyes de la materia y del Plan Veracruzano de Desarrollo, la ejecución de las políticas y programas del Estado relativo al fomento de las actividades turísticas en un marco de sustentabilidad;
II. Participar en la planeación y programación de las obras de infraestructura e inversiones en áreas de desarrollo turístico y cultura en la entidad;
III. Elaborar los estudios y programas de factibilidad de inversión turística que permitan su promoción y fomento, las coinversiones y la instalación de empresas vinculas al sector;
IV. Proveer técnica y económicamente el establecimiento de polos de desarrollo turístico en el territorio del Estado, proponiendo al Ejecutivo Estatal la declaratoria de actividad prioritaria para impulsar nuevos proyectos y productos turísticos;
V. Coordinar el Fondo Veracruzano para el Fomento de las Actividades Turísticas de la Entidad y presidir los Órganos de Gobierno de aquellas Entidades Estatales relacionadas primordialmente con el sector;
VI. Fungir como coordinador sectorial de los parques recreativos, centro de visitantes y convenciones turísticos, de los parques temáticos, así como de los establecimientos relacionados primordialmente con el sector turístico;
VII. Servir de órgano de consulta y asesoría en materia de servicios turísticos, tanto en las entidades publicas como privadas;
VIII. Asesorar técnicamente a los ayuntamientos y a los sectores social y privados que lo soliciten en la prestación de servicios turísticos o en la ejecución de proyectos relacionados con la materia;
IX. Procurar la conservación y protección del entorno natural y cultural de las zonas de desarrollo turístico en el Estado;
X. Fomentar y apoyar el turismo social, en concertación con los sectores públicos y privados;
XI. Formular y difundir la información turística del Estado con base en el Registro Estatal de Prestadores de Servicios Turísticos, el Inventario
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de Riqueza Turística del Estado, y el Calendario de Actividades Recreativas, Tradicionales y Turísticas de Veracruz;
XII. Proporcionar información y orientación a los turistas atendiendo los centros de mayor afluencia, carreteras y terminales de transporte aéreo, terrestre y marítimo, según se requiera, así como instalar, coordinar y operar los módulos de información correspondientes;
XIII. Coadyuvar con las dependencias y entidades del sector publico, así como con el sector privado y social, en la conservación de los señalamientos turístico y del patrimonio cultural en las vías publicas federales, estatales y municipales;
XIV. Promover los atractivos culturales y naturales de la Entidad, instrumentos y acciones con los sectores publico y privado y a través de los medios de comunicación, a efecto de incrementar el flujo de turistas, ampliar su estadía e incrementar la derrama económica,
XV. Proyectar y difundir la publicidad turística y cultural del Estado en coordinación con la Coordinación General de Comunicación Social;
XVI. Promover en coordinación con las autoridades federales competentes, la formulación de las declaratorias nacionales e internacionales relativas a zonas de desarrollo turístico de la Entidad;
XVII. Atender los asuntos internacionales de la competencia de la Secretaria, así como la celebración y cumplimiento de convenios bilaterales y multilaterales de cooperación turística y cultural;
XVIII. Promover, organizar y participar en misiones, conferencias, ferias, exposiciones, encuentros, congresos, eventos tradicionales y folklóricos y en general, actividades culturales que contribuyan a una mayor afluencia de visitantes hacia el Estado;
XIX. Coordinarse con las autoridades competentes de los otros ordenes de Gobierno en materia de protección al turista;
XX. Establecer y operar un sistema de información y orientación al publico, en relación con las actividades y servicios turísticos que se presentan en la Entidad;
XXI. Colaborar con las autoridades federales competentes en la vigilancia de la correcta aplicación de los precios autorizados o registrados, así como de la prestación de los servicios turísticos, conforme a las disposiciones legales de protección al consumidor;
XXII. Vigilar el estricto cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás ordenamientos federales y estatales aplicables en materia de turismo;
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XXIII. Implementar los programas de calidad, capacitación y competitividad en la prestación de servicios turísticos;
XXIV. Promover, ejecutar, coordinar y supervisar los planes y programas culturales y recreativos en la entidad;
XXV. Formular las políticas y programas y ejecutar las acciones relativas a la difusión de la cultura y el arte y la conservación e incremento del patrimonio artístico, histórico y cultural;
XXVI. Dirigir, coordinar, organizar y fomentar con los ayuntamientos e instituciones publicas o particulares el establecimiento de casas de cultura y museos;
XXVII. Promover la edición y distribución de obras literarias, estudios y documentos históricos que apoyen al conocimiento y desarrollo cultural y artístico de Veracruz;
XXVIII. Promover, coordinar y realizar eventos que difundan las diversas manifestaciones de la Cultura y las artes en la Entidad;
XXIX. Incentivar, apoyar y coadyuvar con las autoridades federales de la materia, el desarrollo de la industria cinematográfica y promover a Veracruz como zona geográfica idónea para localizaciones y filmaciones;
XXX. Promover y difundir los recursos naturales, el patrimonio histórico y las manifestaciones culturales y artísticas en los medios masivos de comunicación y propiciar su uso como escenarios de eventos nacionales e internacionales, en relación con la industria fílmica, la radio y la televisión;
XXXI. Las diversas que expresamente le atribuyan la leyes del Estado y demás disposiciones aplicables
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DIRECCIÓN JURÍDICA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL
DE CINEMATOGRAFÍA
ÁREA DE APOYO
DEL C. SECRETARIO
DIRECCIÓN
GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
DIRECCIÓN
GENERAL DE SERVICIOS TURÍSTICOS
ENLACE DE TURISMO
ZONA NORTE
ENLACE DE TURISMO
ZONA CENTRO
ENLACE DE TURISMO
ZONA SUR
SECRETARÍA DE
TURISMO Y CULTURA
SUBSECRETARÍA DE
PROMOCIÓN Y SERVICIOS
TURÍSTICOS
UNIDAD DE
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
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Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico
Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
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Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento
Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.
Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.
Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.
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Procedimiento Nombre: Participación del Estado de Veracruz en Eventos Estatales,
Nacionales e Internacionales.
Objetivo: Organizar la promoción turística en favor del Estado de Veracruz en los eventos turísticos Estatales, Nacionales e Internacionales, así como coordinar la participación de los diferentes prestadores de servicios turístico veracruzanos, en los mismos.
Frecuencia: Periódica
Normas Este procedimiento se realizará para participar en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales. Las Invitaciones de participación en los eventos, se enviarán con previa autorización de la Subsecretaría. Los viáticos deberán de apegarse a lo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para participar en los eventos. La Subsecretaría de Turismo podrá invitar a empresarios del sector turístico, cámaras y asociaciones a participar dentro del stand de Veracruz en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
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Área Actividad Descripción Eventos
Especiales 1 2 3 4 5
5A
5A.1 6
Recibe de la instancia organizadora a través de la Subsecretaría de Turismo la Invitación en original sella y devuelve el original del documento. Analiza las características del evento y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia Turna a la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original e integra el expediente del evento y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción de si fue autorizada o no la participar en el evento. ¿Participa en el evento? En caso de no participar en el evento: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informar a la instancia organizadora la decisión de no participar en el evento. Envía a la instancia organizadora vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo archiva con la Invitación en copia y la Nota Informativa en original y lo integra al expediente de eventos de manera cronológica permanente Fin. En caso de participar en el evento: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el tramite presupuestal. Pasa el tiempo
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Área Actividad Descripción Eventos
Especiales 7 8
9
10
11
12
13
14
15
16
Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación. Elabora la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para asistir al evento y recaba firmas del Director General de Promoción Turística. Turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Requisición en original y la copia la integra al expediente del evento como acuse de recibido con la Invitación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de evento en copia, de manera cronológica, permanente Pasa el tiempo Elabora las Invitaciones en original y recaba la autorización del Subsecretario de Turismo por conducto del Director General de Promoción Turística. Elabora las Invitaciones en los tantos necesarios para informar a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico el desarrollo del evento y recaba firma del Subsecretario. Envía a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico las Invitaciones en un tanto vía fax o correo electrónico y lo integra en el expediente del evento de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Recibe de los empresarios, cámaras o asociaciones del Sector Turístico el Oficio de Confirmación en un tanto vía fax o correo electrónico. Elabora y envía una Lista de Participantes en original a la instancia organizadora, vía fax Asiste y Coordina la participación del Estado de Veracruz en el evento Pasa el Tiempo
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Área Actividad Descripción
Elabora y turna al Secretario de Desarrollo Económico el Informe en original y copia e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del evento, el Oficio de Confirmación FIN DE PROCEDIMIENTO.
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Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Participación del Estado en Eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
O-1
INICIO
RECIBE SELLA Y DEVUELVE
ELABORA Y TURNA
ELABORA ¿PARTICIPAN
EN EL EVENTO?
FIN
INSTANCIA ORGANIZADORA
C
INVITACION O
NOTA INFORMATIVA
O-1
O NOTA INFORMATIVA
RECIBE
NO
SI OFICIO DE
RESPUESTA
OFICIO DE RESPUESTA
INVITACION NOTA INFORMATIVA
O
C
O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE EVENTOS
O
RECIBE
ELABORA Y RECABA
TURNA E INTEGRA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE EVENTOS
C
REQUISICIÓN O-1
REQUISICIÓN O-1
INVITACION
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RECABA FIRMA
O-1 NOTA INFORMATIVA
DIRECTOR GENERAL
DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
SUBSECRETARIO DE TURISMO
C
O
C
ANALIZA Y ELABORA
EXPEDIENTE
TURNA E INTEGRA
NOTA INFORMATIVA
C
EXPEDIENTE
ENVIA
EXPEDIENTE
1
DIRECCIÓN GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
DE LA INSTANCIA ORGANIZADORA
SUBSECRETARIO DE TURISMO
30
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Participación del Estado en Eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ELABORA Y RECABA
AUTORIZACION
ELABORA Y RECABA FIRMA
SUBSECRETARÍA DE TURISMO
LISTA DE INVITADOS
O
INVITACIONES T
POR CONDUCTO DE LA DIRECCION GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
O
T
RECIBE
OFICIO DE CONFIRMACION
T
LISTA DE INVITADOS
EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES
C
VIA FAX O CORREO ELECTRONICO
EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES VÍA FAX O
CORREO ELECTRONICO
ELABORA Y ENVIA
LISTA DE PARTICIPANTES
O
INSTANCIA ORGANIZADORA VIA FAX
ASISTE Y COORDINA
INFORME
LISTA DE PARTICIPANTES O
T
O-1
OFICIO DE CONFIRMACION
C
FIN
1
ENVIA
INVITACIONES
EXPEDIENTE
SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA
EXPEDIENTE
ELABORA Y TURNA
31
Procedimiento Nombre:
Apoyo a congresos y/o convenciones.
Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino de Congresos y/o Convenciones.
Frecuencia: Periódica
Normas El apoyo a Congresos y/o Convenciones, deben ser previamente autorizados por el Subsecretario de Turismo. Todos los eventos deben de estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a los congresos y/o convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
32
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
Fomento Turístico
1 2 3 4 5
5A
5A.1 6 7
Recibe del comité organizador a través de la subsecretaria de Turismo la Solicitud de apoyo en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa en original y copia. Recaba firma del director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Turismo para su autorización, e integra el expediente de congresos y/o convenciones y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará al Congreso y/o Convención? En caso de no apoyar al Congreso o Convención: Elabora el oficio de Respuesta en original para informar al Comité Organizador que no se les apoyará en su Congresos y/o Contención. Envía al comité Organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de congresos y/o convenciones, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de apoyar el Congresos y/o Convenciones: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación.
33
Área Actividad Descripción 8 9
10
Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo y archiva la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de Congresos y/o Convenciones de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original para el comité organizador indicándoles el apoyo que se loes otorgará, vía fax y se archiva de forma cronológica permanente en el expediente de Congresos y/o Convenciones. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica con el comité organizador que el apoyo otorgado estuviera en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Congresos y/o Convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
O-1
C
INICIO
ANALIZA Y ELABORA
COMITÉ ORGANIZADOR
RECIBE
ELABORA Y TURNA
ELABORA Y RECABA FIRMA
¿SE LE APOYARA
AL CONGRESO O
FIN
COMITÉ ORGANIZADOR
VIA FAX
C
SOLICITUD DE APOYO
O
NOTA INFORMATIVA
O NOTA INFORMATIV
A
RECIBE
NO
SI
OFICIO DE RESPUEST
A
OFICIO DE RESPUEST
A
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
O
C
O
UNIDAD ADMINISTRATIV
A
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
C
REQUISICIÓ
C
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE
EVENTO
C
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SOLICITUD DE
APOYO
SUBSECRETARIO
DE TURISMO
RECABA FIRMA
O-1
NOTA INFORMATIV
A
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
SUBSECRETARIO
DE TURISMO
O
C
O
C
O-1
NOTA INFORMATIV
A
TURNA
EXPEDIENTE
ELABORA, TURNA E INTEGRA Y
EXPEDIENT
1
ENVIA
EXPEDIENTE
35
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Congresos y/o Convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR VÍA TELEFONICA
C
FIN
COMITÉ ORGANIZADOR VÍA FAX
OFICIO DE CONTESTACIÓN
O
ELABORA Y ENVIA
EXPEDIENTE
1
36
Procedimiento Nombre:
Apoyo a las Fiestas y Ferias Estatales.
Objetivo: Promover la cultura popular del Estado, apoyando con publicidad y/o grupos artísticos a las Ferias y Fiestas Estatales
Frecuencia: Periódica
Normas La participación en las Fiestas y Ferias Estatales, deben ser previamente autorizados por el subsecretario de Turismo. Todos los eventos deben estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a loas fiestas, ferias y eventos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
37
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
Fomento Turístico
1 2 3 4 5
5A
5A.1 6 7
Recibe del comité organizador a través de la subsecretaria de Turismo la Solicitud de Apoyo en original Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario de Turismo en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Turismo para su autorización, e integran el expediente de fiestas y ferias con la copia del documento. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará a la fiesta, feria estatal? En caso de no ser autorizado: Elabora el Oficio de Respuesta en o0riginal para informar al comité Organizador que no se les apoyará a la fiesta o feria estatal. Envía al comité organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de fiestas y ferias, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original y archiva el expediente de manera cronológica permanente. Fin. En caso de ser autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación.
38
Área Actividad Descripción 8 9
10
Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo e integrara la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de fiestas y ferias. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original y copia para el comité organizador indicándoles el apoyo que les otorgara, vía fax y se integra en el expediente de fiestas y ferias de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica que el apoyo sea otorgado en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
39
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
NO
C
O-1
C
INICIO
ANALIZA Y ELABORA
AYUNTAMINTO YO COMITÉ ORGANIZADOR
RECIBE
ELABORA Y TURNA
ELABORA Y RECABA FIRMA
¿SE LE APOYARA
A LA FIESTA O FERIA ESTATAL?
SOLICITUD DE APOYO
O
NOTA INFORMATIV
A
O NOTA INFORMATIV
A
RECIBE
SI
OFICIO DE RESPUEST
A
UNIDAD ADMINISTRATIV
A
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE
UNIDAD ADMINISTRATIV
A
FORMATO DE
EVENTOS
C
REQUISICIÓN
O C
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
SOLICITUD DE APOYO
SUBSECRETARIO
DE TURISMO
RECABA FIRMA
O-1 NOTA INFORMATIV
A
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
SUBSECRETARIO
DE TURISMO
O
C
O
C
1 NOTA INFORMATIV
A
TURNA
NOTA INFORMATIV
A
ELABORA, TURNA E INTEGRA
EXPEDIENTE
1
FIN
C
OFICIO DE CONTESTACIÓ
N
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
O
C
O
ENVIA E INTEGRA
EXPEDIENTE
O
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
40
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR VÍA TELEFONICA
C
FIN
AYUNTAMIENTO Y/O COMITÉ ORGANIZADOR
VÍA FAX
1
OFICIO DE CONTESTACIÓ
N
O
ELABORA Y ENVIA
EXPEDIENTE
41
Procedimiento Nombre:
Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa especializada.
Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino turístico, atractivo, seguro y accesible que ofrece alternativas para vacacionar todo el año.
Frecuencia: Periódica
Normas La participación debe ser previamente autorizada por el Subsecretario de Turismo. La solicitud y/o aceptación deberá de hacerse por escrito. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la atención de Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes y Prensa Especializada. Los periodistas deberán de mandar ejemplares de sus publicaciones para el expediente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
42
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
1 2 3 4 5
5A
5A.1 6
Recibe de la agencia de publicidad o Secretaría de Turismo (SECTUR) la solicitud de realizar un viaje de familiarización al Estado de Veracruz en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del subsecretario de Turismo en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna a la subsecretaria de Turismo la Nota Informativa en original e integra el expediente del viaje de familiarización y archiva la copia de la Nota Informativa de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original en la cual informa si fue autorizado. ¿Autoriza la solicitud del viaje de familiarización? En caso de no autorizarlo: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informarle a la Agencia de Publicidad o SECTUR que no se podrá recibir al grupo de Operadores, periodistas y/o Agencias de Viajes. Envía a la agencia de publicidad o SECTUR vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra al expediente del viaje de familiarización así como la Solicitud de Participación en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de estar autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad Administrativa para el tramité de autorización presupuestal
43
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
7 8 9
9A
9A.1
10
11
Pasa el tiempo Recibe la unidad administrativa el Formato de Evento en copia autorizando el viaje. Elabora, turna e integra el Itinerario en original y copia al Subsecretario de Turismo e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del viaje de familiarización. Pasa el tiempo. Recibe del subsecretario de Turismo el Itinerario en original con los comentarios correspondientes y verifica si existen modificaciones en el Itinerario. ¿Existen modificaciones? En caso de haber modificaciones Realiza las modificaciones correspondientes al Itinerario en Original. Conecta con la actividad no. 10. En caso de no haber modificaciones Elabora y Turna la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para el viaje. Integra en el expediente del viaje de familiarización copia de la Requisición, la Solicitud de Confirmación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo. Elabora, envía e Integra Oficio de Contestación en original e Itinerario en Original por fax a la agencia de publicidad o SECTUR y se archivan en el expediente del viaje de familiarización de manera cronológica permanente.
44
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
12
13
Asiste y coordina el viaje de familiarización al Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Elabora, Turna e Integra el Informe en original al Subsecretario de Turismo y archiva copia en el expediente de manera cronológica, permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
45
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada...
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
INICIO
AGENCIA DE PUBLICIDAD O
SECTUR
RECIBE
ELABORA Y TURNA
ELABORA ¿AUTORIZA LA
SOLICITUD DEL VIAJE DE
FAMILIARIZACIÒN?
FIN
AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR VIA FAX
C
SOLICITUD O
TURNA E INTEGRA
O-1
NOTA INFORMATIV
A
O NOTA INFORMATIV
A
RECIBE
NO
SI
OFICIO DE RESPUEST
A
OFICIO DE RESPUEST
A SOLICITUD
DE PARTICIPACIÓ
N
NOTA INFORMATIVA
O
C
O
UNIDAD ADMINISTRATIV
A
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE
UNIDAD ADMINISTRATIV
A
FORMATO DE
EVENTOS
C
SUBSECRETARIO DE TURISMO
RECABA FIRMA
O-1 NOTA INFORMATIV
A
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
SUBSECRETARIA DE TURISMO
O
C
SUBSECRETARIO DE TURISMO
1
O-1
O
NOTA INFORMATIV
A
ANALIZA Y ELABORA
SOLICITUD
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
ENVIA
EXPEDIENTE
ITINERARIO O-1
ELABORA, TURNA E INTEGRA
EXPEDIENTE
46
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ITINERARIO
O
RECIBE Y VERIFICA
REALIZA LAS MODIFICACIONES
ITINERARIO O
1
INTEGRA
REQUISICIÓN C
SOLICITUD DE
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
C
O
C
ASISTE Y COORDINA
OFICIO DE CONTESTACIÓN
O
C
FIN
AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR
VIA FAX
ELABORA Y TURNA
REQUISICIÓN O-1
INFORME O-1
SUBSECRETARIO DE TURISMO
EXISTEN MODIFICACIONES
1
1
EXPEDIENTE
ELABORA, ENVIA E INTEGRA
EXPEDIENTE
ELABORA, ENVIA E INTEGRA
EXPEDIENTE
C
NO
CONFIRMACIÓN
47
Procedimiento Nombre: Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Objetivo: Impulsar la inversión y el desarrollo de nuevos destinos para consolidar productos y segmentos turísticos novedosos, tratando de impactar el medio ambiente lo menos posible y generando empleos y mayor derrama económica en zonas que no han sido desarrollados turisticamente.
Frecuencia: Semanal.
Normas Los recursos serán comprometidos y otorgados de forma tripartida a través de la Federación, Estado y Municipio. Los proyectos deberán provenir de Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias. La Secretaría de Turismo Federal invitará al Estado a participar en el Convenio de Coordinación y Reasignación de Recursos a través de la presentación de proyectos. El resumen de Proyectos se elaborará de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los proyectos del Estado, en el cual se diseñará en el área de Desarrollo Turístico. En el Proyecto Ejecutivo se reflejará el nombre del proyecto, planos, presupuesto de obra desglosado, fotografías, beneficiarios y tiempo de ejecución.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
48
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
1 2 3
3A 4 5
Elabora y envía oficio de invitación en original y copia y Bases para presentación del proyecto, a los Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias para que presenten proyectos, en caso de contar con alguno. Pasa el tiempo. Recibe de los interesados oficio en original y Proyecto Ejecutivo en original y copia e integra expediente de Gestión de Recursos para Desarrollo Turístico archivando la copia del oficio de invitación y el oficio de contestación de manera cronológica permanente. Analiza la información remitida y comprueba que cuente con todos los requisitos. ¿Cuenta la información con todos los requisitos? En el caso de que no cuente con todos los requisitos: Notifica a los interesados vía telefónica los faltantes de información. Continúa con la actividad número 2. En el caso de contar con toda la información: Concentra la información en el Resumen de proyectos y envía a la secretaría de Turismo, mediante oficio en original y una copia, acompañado del Proyecto Ejecutivo en original, para su evaluación y aprobación. Pasa el tiempo. ¿Son aprobados los Proyectos por parte de la Secretaría de Turismo Federal? En el caso de que no sean aprobados: Recibe de loa Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el rechazo del Proyecto y sus causas. Fin.
49
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
Dirección General de Servicios Turísticos
Desarrollo Turístico
6 7 8 9
10
11
12
13
En el caso de que si sean aprobados por la Secretaría de Turismo Federal: Recibe de la Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el monto autorizado para el Estado, con los proyectos aprobados en original. Elabora y envía mediante oficio de notificación en original y copia de la autorización del proyecto a los interesados e integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, archivando de manera cronológica permanente las copias del oficio de envío a la Secretaría de Turismo con el Resumen de Proyectos y el oficio de notificación. Recibe de la Secretaría de Turismo Federal Modelo de Convenio, para ser adecuado de acuerdo a las leyes y Reglamentos del Estado de Veracruz. Envía a la Dirección Jurídica de la Secretaría y al Jurídico del Ejecutivo Estatal el Modelo de Convenio para su adecuación vía correo electrónico. Pasa el tiempo. Recibe por medio de correo electrónico de las áreas jurídicas, la adecuación del Modelo de Convenio. Remite Convenio definitivo vía correo electrónico a la Secretaría de Turismo Federal para su impresión en cinco tantos. Pasa el tiempo. Coordina la firma del Convenio Estado-Federación en 5 tantos, con los involucrados en el Proyecto. Envía a la Secretaría de Turismo Federal mediante oficio en original y copia los cinco tantos del convenio Estado-Federación recibo provisional de los recursos asignados y recaba firmas de las instancias federales correspondientes. Pasa el tiempo.
50
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
Dirección General de Servicios Turísticos
Desarrollo Turístico
14
15
16
17
18
19
20
Recibe de la Secretaría de Turismo Federal la notificación de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación vía oficio en original y dos tantos firmados del Convenio Estado- Federación, quedando tres tantos en poder de la Secretaría de Turismo Federal, integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico y archiva de manera cronológica permanente la copia del oficio de envío a la Secretaría de Turismo Federal y el Convenio Estado-Federación. Pasa el tiempo. Solicita a la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Remite al municipio vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio, para su adecuación Pasa el tiempo. Recibe del municipio vía correo electrónico Convenio Estado-Municipio definitivo y envía a la dirección Jurídica para la impresión en dos tantos. Convoca al Alcalde y al Síndico vía telefónica y coordina el protocolo de firmas integrando expediente, archivando el Convenio Estado Municipio en original de manera cronológica permanente. Tramita ante la unidad Administrativa la transferencia del Recurso Federal y Estatal por medio de la Solicitud Comprobación de Recursos y la documentación soporte en original y una copia. Pasa el tiempo.
51
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
21
22
23
24
25
Recibe notificación de la Unidad Administrativa por medio de oficio en original sobre el recurso depositado a la cuenta de ejecutor y beneficiario. Notifica al municipio por medio de oficio en original y copia la transferencia de recursos para iniciar el proyecto e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de la Solicitud Comprobación de Recursos, de la documentación soporte y del oficio de la notificación de recursos archivando de manera cronológica permanente. Solicita al municipio por medio de oficio en original y copia los avances del proyecto, copia certificada de la documentación comprobatoria de la obra y resultados. Pasa el tiempo. Recibe del municipio los originales de los avances y copia certificada de la documentación comprobatoria del proyecto terminado. Elabora y envía a la Secretaría de Turismo Federal la información recibida del municipio mediante oficio en original y copia para su comprobación e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de los oficios de comprobación y de solicitud del avance y de la documentación comprobatoria, archivando de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
52
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
AYUNTAMIENTOS, ASOCIACIONES, INSTITUCIONES Y DEPENDENCIAS ELABORA Y ENVÍA
NOTIFICA
RECIBE
¿CUENTA LA INFORMACIÓN
CON TODOS LOS
REQUISITOS?
NO
SI
PROYECTO EJECUTIVO
OFICIO
O
O-1
VÍA TELEFÓNICA A LOS INTERESADOS
OFICIO DE INVITACIÓN
1
ANALIZA INFORMACIÓN
CONCENTRA INFORMACIÓN
RESÚMEN DE PROYECTOS
SOLICITUD COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-1
RECIBE
SECRETARÍA TURISMO FEDERAL
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
PROYECTO EJECUTIVO
TRAMITA
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
ELABORA Y ENVÍA
INTERESADOS
1
O-1
O-1
OFICIO
BASES
EXPEDIENTE
C C
SI
O-1
O
RECIBE ¿SON
APROBADOS LOS PROYECTOS
POR PARTE DE SECTUR?
NO
SI
OFICIO DE RECHAZO
O
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
FIN
FIN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
O
PROYECTOS APROBADOS
O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
EXPEDIENTE
O-1
1
RESÚMEN DE PROYECTOS
C C
53
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
SOLICITUD COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-1
RECIBE
MODELO DE CONVENIO
RECIBE ADECUACIÓN
MODELO DE CONVENIO
C C
1
CONVENIO DEFINITIVO
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
PARA SU ADECUACIÓN
ENVÍA PARA SU ADECUACIÓN
•DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA SECRETARÍA
•JURÍDICO DEL EJECUTIVO ESTATAL VÍA CORREO ELECTRÓNICO
MODELO DE CONVENIO
ÁREAS JURÍDICAS VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
REMITE PARA SU IMPRESIÓN SECRETARÍA DE TURISMO
FEDERAL VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
RECIBE E INTEGRA
OFICIO DE ENVÍO
CONVENIO ESTADO FEDERACIÓN
NOTIFICACIÓN DE
RECURSOS
EXPEDIENTE
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
O
2T
C
SOLICITA ELABORACIÓN
DIRECIÓN JURÍDICA VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
RECIBE
VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
DIRECCIÓN JURIDICA
RECIBE Y ENVÍA DIRECCIÓN JURIDICA VÍA CORREO ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
MUNICIPIO
CONVOCA, COORDINA E INTEGRA
ALCALDE Y SÍNDICO VÍA TELEFÓNICA
EXPEDIENTE
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
O
C C
TRAMITA
O-1
2
UNIDAD ADMINISTRATIVA
54
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
EXPEDIENTE
NOTIFICA E INTEGRA
EXPEDIENTE
RECIBE
OFICIO
MUNICIPIO
SOLICITA
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
2
O
DEPÓSITO
OFICIO DE TRANSFERENCIA O-
1 SOLICITUD
COMPROBACIÓN DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE NOTIFICACIO
N
C C
DOCUMENTACIÓN COMPRO.
AVANCES
OFICIO
MUNICIPIO
O-C
RESULTADOS
RECIBE
AVANCES
DOCUMENTACIÓN COMPROB.
O
O
MUNICIPIO
ELABORA, ENVÍA E INTEGRA
AVANCES
O-1
DOCUMENT. COMPROB.
OFICIO DE SOLICITUD
C
C
C
C
OFICIO DE COMPROB.
55
Procedimiento Nombre:
Actualización del Sistema de Información Turística Estatal.
Objetivo: Contar con un padrón actualizado de los servicios turísticos con que cuenta en la Entidad para ofrecer información confiable, en tiempo y forma.
Frecuencia: Semestral.
Normas La actualización de la base de datos solo podrá realizarla el encargado de operar el sistema bajo una contraseña asignada por la Secretaría de Turismo Federal. La actualización de la base de datos podrá ser de hoteles, agencias de viajes, restaurantes, operadoras de aventura, arrendadoras de autos, transportadoras turísticas, guía de turistas, marinas turísticas, balnearios, entre otras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
56
Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del
Estado.
1 2 3
Envía oficio de solicitud de actualización de datos en original y una copia a los funcionarios de Turismo Municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Pasa el tiempo. Recibe oficio en original con la información solicitada de los Funcionarios de Turismo municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Captura en el sistema de información Turística del Estado (SITE) la información proporcionada sobre los servicios turísticos de la Entidad, integra expediente de Actualizaciones del SITE y archiva de manera cronológica permanente el oficio de actualización. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÒN TURÌSTICA DEL ESTADO.
57
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL
•REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y CÁMARAS
ENVÍA
RECIBE
O-1 SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN
DE DATOS
CAPTURA E INTEGRA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS
FIN
•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL
•REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y CÁMARAS
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DEL
ESTADO
OFICIO DE ACTUALIZACIÓN
T
EXPEDIENTE
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÓN TURÍSTICA
DEL ESTADO.
58
Procedimiento Nombre:
Proporcionar información Turística Estatal
Objetivo: Atender las solicitudes de información sobre los atractivos y servicios turísticos con que cuenta el Estado de Veracruz.
Frecuencia: Diario.
Normas La información proporcionada estará respaldada por el sistema de información Turística del Estado (SITE), por el Catálogo Turístico de Veracruz (CATUVE) y Directorios telefónicos de Hoteles del País.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
59
Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del Estado.
1 2
2A 3 4
Recibe del público en general, de la Secretaría de Turismo y Cultura o del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), solicitud de información turística vía oficio, vía fax, correo electrónico, vía telefónica o personalmente. Revisa la solicitud y determina si la información existe en los programas. ¿Existe la información en los programas? Si no existe la información: Canaliza la solicitud vía correo electrónico a las oficinas municipales. Fin. Si existe la información: Responde al solicitante vía fax, correo electrónico, telefónicamente o personalmente sobre la información turística requerida. Captura en el sistema Interno el número de personas atendidas para las estadísticas correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
60
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Proporcionar Información Turística Estatal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO
Y CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA
INICIO
RECIBE
CANALIZA
REVISA Y DETERMINA
VÍA FAX,
TELEFÓNICA ELECTRÓNICO
PERSONAL
¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN
LOS PROGRAMAS?
NO
SI
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
RESPONDE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
VÍA CORREO
ELECTRÓNICO A OFICINAS
MUNICIPALES
VÍA FAX,
TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO PERSONAL
AL SOLICITANTE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
FIN
FIN
CAPTURA
SISTEMA INTERNO
NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS
61
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Proporcionar Información Turística Estatal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO Y
CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA
INICIO
RECIBE
CANALIZA
REVISA Y DETERMINA
VÍA FAX,
TELEFÓNICA ELECTRÓNICO
PERSONAL
¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN
LOS PROGRAMAS?
NO
SI
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
RESPONDE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
VÍA CORREO
ELECTRÓNICO A OFICINAS
MUNICIPALES
VÍA FAX,
TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO PERSONAL
AL SOLICITANTE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
FIN
FIN
CAPTURA
SISTEMA INTERNO
NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS
62
Procedimiento Nombre: Capacitación a prestadores de servicios turísticos.
Objetivo: Fomentar una cultura Turística en loa Entidad, a través de la instrumentación de una política de formación y desarrollo de los recursos humanos.
Frecuencia: Periódica.
Normas La organización de cursos a prestadores de Servicios Turísticos se hará en coordinación con la Secretaría de Turismo (SECTUR) y el Ayuntamiento correspondiente. Las constancias de participación se entregarán con un mínimo del 80% de asistencia. La aplicación del Programa de cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y estarán basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
63
Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios
turísticos
1 2 3 4 5 6 7
Recibe de la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo Federal (SECTUR) oficio original y copia donde se informa el calendario de los cursos que se pueden realizar en el Estado, y los requisitos para la realización de los cursos. Analiza el calendario de cursos y determina según las necesidades del municipio el curso a impartir. Envía a la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo oficio en original y una copia con el calendario definido sobre horarios, fechas y lugar específico, integra expediente de capacitación con la copia del oficio y el original del calendario de cursos y archiva de manera cronológica permanente. Elabora Requisición y Formato de evento en original y dos copias, donde solicita al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales bienes y servicios necesarios para impartir el curso enviando copia al Departamento de Recursos Financieros para tramitar el recurso necesario para cubrir los gastos, integra en el expediente de Capacitación las copias de los documentos, archivando de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros el depósito para la coordinación del evento, firmando la póliza de cheque. Envía al Ayuntamiento donde se realizará el curso, oficio en original con la información relacionada sobre objetivos, alcances, requerimientos, fechas y horarios. Pasa el Tiempo. Acude al municipio a coordinar el evento. Pasa el tiempo.
64
Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios
turísticos
8 9
10
11
12
Solicita al municipio vía fax la Lista de Asistencia del personal capacitado. Elabora las constancias en el sistema interno y recaba firma del Secretario de Turismo Captura en el Sistema Interno las Estadísticas de Capacitación. Envía al Ayuntamiento las constancias en original del personal capacitado por mensajería. Elabora reporte de actividades en original y copia, envía a la Secretaría de Turismo e integra copia del Reporte de actividades en el expediente el cual archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
65
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
FIN
PÁGINA WEB
ELABORA, TURNA E
INTEGRA
DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA
OFICIO DE CALENDARIO DE CURSOS
CALENDARIO DE CURSOS
MUNICIPIO VÍA FAX
EXPEDIENTE
RECIBE
ANALIZA Y DETERMINA
O-1
ENVÍA E INTEGRA
CALENDARIO DEFINIDO
O-1
-DEPÓSITO
RECIBE Y FIRMA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
O-2 REQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ENVÍA
AYUNTAMIENTO
OFICIO DE INFORMACIÓN
O
ACUDE Y COORDINA
EVENTO
SOLICITA
-LISTA DE ASISTENCIA
ELABORA Y RECABA
FIRMA
-CONSTANCIAS
-SISTEMA INTERNO
-SUBSECRETARIO -DE TURISMO
CAPTURA
-SISTEMA INTERNO
-ESTADÍSTICAS DE CAPACITACIÓN
ENVÍA
CONSTANCIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA
EXPEDIENTE
C
C
ELABORA, ENVÍA E
INTEGRA
REPORTE DE ACTIVIDADES
O
1
C
FORMATO DE EVENTO
O-2
PÓLIZA CHEQUE
EXPEDIENTE
66
Procedimiento Nombre: Capacitación para la formación de Guías Especializados.
Objetivo: Ofrecer a los participantes conocimientos de nivel básico en actividades de turismo de aventura sobre la responsabilidad que implica ofertar actividades al aire libre, fomentar la profesionalización, calidad y seguridad a través de técnicas y equipo especializado, en respuesta a las expectativas y confianza del turista fomentando su acreditación.
Frecuencia: Eventual.
Normas Los talleres se realizan en coordinación con la Secretaría de Turismo Federal y están sujetos a la calendarización implementada por la misma y a los lineamientos que señala la Normatividad vigente para lo relacionado con el turismo de aventura. Las constancias de participación se entregarán a los participantes que cubran 40 horas en horarios de 9 de la mañana a 7 de la tarde de lunes a viernes. Los guías especializados se capacitarán en actividades específicas tales como escalada de montaña, descenso de ríos, interpretación ambiental, diseño de rutas y caminatas, observación de aves, primeros auxilios y pesca deportiva. Los talleres se realizarán con un máximo de 25 participantes y un mínimo de 15. La aplicación del Programa de Cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y están basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
67
Área Actividad Descripción Dirección
General de Servicios Turísticos
1 2 3 4 5
5A 6
Recibe a través de oficio de la Secretaría de Turismo (SECTUR) el calendario anual de talleres. Investiga, recaba y depura la información solicitada por el inversionista en los archivos de la Subdirección. Llama a las dependencias u organismos empresariales encargados del ramo y solicita la información que no tenga en su poder. Proporciona vía correo electrónico o paquetería al empresario interesado la información sobre Oportunidades de Inversión, Estadísticas y Directorios Empresariales del Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Contacta vía telefónica o por correo electrónico al empresario que solicitó la información para confirmar que efectivamente hubiera recibido la información adecuada y necesaria para la toma de decisiones de invertir en el Estado de Veracruz. ¿La información es la correcta? Si la información no es la correcta Corrige la investigación y recaba nueva información, de acuerdo a la Nueva Solicitud del empresario. Continúa con la actividad número 2 Si la información es la correcta Elabora un Reporte del material entregado y se archiva en el expediente del inversionista, de manera alfabética, cronológica y permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
68
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Capacitación para la Formación de Guías
Especializados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
DEPÓSITO
INICIO
RECIBE
ANALIZA Y DETERMINA
CONTACTA, EXPONE Y SOLICITA VÍA TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO VÍA FAX AL MUNICIPIO
INVITA Y PROPORCIONA
POSIBLES CANDIDATOS
REVISA Y ELIGE
AUTORIDADES MUNICIPALES
ELABORA Y ARCHIVA
RECIBE
ENVIA
RECIBE
COTIZACION
SOLICITA
SELECCIONA
ENVIA
EVALUA
CALENDARIO ANUAL DE TALLERES
CALENDARIO ANUAL DE TALLERES
RESPUESTA
AUTORIDADES MUNICIPALES
EXPEDIENTE
REQUISICIÓN
FORMATO DE EVENTO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
C DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
INFORMACIÓN
MUNICIPIO
O
O-1
O-1
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
RECIBE
POSIBLES CANDIDATOS
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
DIRECCIÓN GENERAL DE DE DESARROLLO DE LA
CULTURA TURÍSTICA
EXPEDIENTE
RELACIÓN DE CANDIDATOS
C
¿APRUEBALA RELACIÓN DE
CANDIDATOS?
NO
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
1
1
SI
INFORMA VÍA TELEFÓNICA CORREO ELECTRÓNICO VÍA FAX A
LOS CANDIDATOS
COORDINA Y SUPERVISA
EVENTO
ENTREGA
RECONOCIMIENTOS
PARTICIPANTES
1
69
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Capacitación para la Formación de Guías Especializados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
ELABORA Y ARCHIVA
REPORTE DE ACTIVIDADES
O-1
EXPEDIENTE
RELACIÓN DE ASISTENTES
DIRECCIÓN GENERAL DE DE DESARROLLO DE LA CULTURA
TURÍSTICA
C
FIN
72
Procedimiento Nombre: Captura del avance del programa Operativo Anual de la Secretaría
de Turismo y Cultura.
Objetivo: Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos por las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Trimestral
Normas El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz. La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán considerando los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
73
Oficina de presupuesto y Contabilidad
1 2 3 4 5
Recibe de las diversas áreas de la Secretaría, el avance mensual del Programa Operativo Anual, en original. Accesa al módulo POA Siafev y realiza la captura de los avances de actividades del POA de cada una de las unidades presupuestales de la Secretaría Realiza el cierre trimestral del Programa Operativo Anual en el modulo de presupuesto del Siafev y emite en dos tantos los reportes siguientes:
• Avance físico de actividades • Avance físico financiero a nivel programa y • INF Avance programático (objeto de gasto).
Valida la información financiera que refleja los reportes. Entrega al jefe del Departamento de Recursos Financieros los reportes de Avance físico de actividades, avance físico financiero a nivel programa en dos tantos y el INF Avance programático a fin de que se remita el primer tanto a la secretaría de finanzas y planeación. Pasa el tiempo Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros e integra con expediente de avances mensuales del Programa Operativo Anual, el segundo tanto de los reportes de Avance físico de actividades, Avance físico financiero a nivel programa y el INF avance programático debidamente sellado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, el cual archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
74
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Captura del Avance del Programa Operativo Anual.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
AREAS DE LA SECRETARÍA
AVANCE MENSUAL
O
RECIBE
REALIZA CIERRE, EMITE Y VALIDA
INF AVANCE PROGRAMATICO
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES 2T
2T
2T
INF AVANCE PROGRAMATICO
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES
ENTREGA
2T
2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES
RECIBE E INTEGRA
T
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
T
2T
C
FIN
MODULO DE PRESUPUESTO DEL
SIAFEV
INF AVANCE PROGRAMA
MODULO DE PRESUPUESTO DEL
SIAFEV
EXPEDIENTE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
RECIBE E INTEGRA
ACCESA Y CAPTURA
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
75
Procedimiento Nombre: Control Presupuestal
Objetivo: Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que la Secretaría de Turismo y Cultura cumpla con los compromisos establecidos.
Frecuencia: Diaria.
Normas El control presupuestal se realizara en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos. El departamento de Recursos Financieros entregará, a fin de cada mes a las áreas de la Secretaría de Desarrollo un avance presupuestal de loas partidas a efecto de que conozcan su disponibilidad y concilien sus cifras en los sistemas internos de control presupuestal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
76
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
Oficina de Presupuesto
1 2
2A
2A.1 3 4 5
Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura Tarjeta de solicitud en original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Analiza el anexo de solicitud de trasferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas establecidas para el control presupuestal. ¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones? En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones: Elabora Tarjeta Informativa en original y copia para notificar a las áreas de la Secretaría de Desarrollo Económico los motivos por los cuales no proceden las transferencias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega la tarjeta informativa en original a las áreas de la Secretaría que solicitaron las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con loa tarjeta de solicitud original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Fin. En caso de proceder: Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transferencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice la afectación presupuestal correspondiente. Elabora tarjeta informativa notificando a las áreas de la Secretaría que ha procedido las transferencias y recalendarización. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Tarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de la Secretaría que solicita las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva la copia como acuse de
77
Área Actividad Descripción y
Contabilidad
Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
6 7 8 9
10
11
recibo de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original. Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia de manera cronológica permanente. Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones en original y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la copia del oficio de solicitud como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Accesa al modulo de consultas y reportes de presupuesto y contabilidad del Siafev y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones se encuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal en los tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales del mismo modulo entre el Reporte de Transferencias por unidad presupuestal y programa en los tantos necesarios. Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las unidades presupuestales el reporte del avance presupuestal y el reporte de transferencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto para informar de los movimientos registrados en el mes, a la oficina de Ordenes de Pago y caja el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanente la Tarjeta en copia y el Reporte de avance
78
Área Actividad Descripción
12
presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto. Elabora los siguientes reportes trimestrales del gasto y se envían a la Secretaría de Finanzas y Planeación:
• Estado de flujo de efectivo, en un tanto, • Estado económico de los ingresos y gastos, en
un tanto y • Estado analítico de programas en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL.
79
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Control Presupuestal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
OFICIO DE SOLICITUD
O ANEXO DE SOLICITUD DE
TRANS. Y RECALEN. PPTS.
C
AREA DE LA SECRETARÍA
1
O
RECIBE
TARJETA DE SOLICITUD O
INICIO
ANALIZA Y VERIFICA
AREAS DE LA SECRETARÍA
ANEXO DE SOLICITUD DE O
¿PROCEDEN LAS TRANSFERENCIAS Y
RECALENDARIZACIONES? NO
SI
1
TRANS. Y RECALEN. PPTS.
ANEXO DE SOLICITUD DE TRANS. Y RECALEN. PPTS.
ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y RECALENDARIZACIONES
ENVIA
O-1 TARJETA INFORMATIVA
ELABORA
RECABA FIRMA Y ENTREGA
TARJETA INFORMATIVA
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
O
TARJETA DE SOLICITUD
OBTIENE FOTOCOPIA
O ANEXO DE SOLICITUD DE TRANS. Y RECALEN. PPTS.
C
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1 OFICIO DE SOLICITUD
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ENVÍA
O OFICIO DE SOLICITUD
F
C
DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION
Y PRESUPUESTO DE LA SEFIPLAN
CORREO ELECTRONICO
TARJETA INFORMATIVA
O-1
ELABORA Y RECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
C
1
ENTREGA
TARJETA INFORMATIVA
O
O
TARJETA DE SOLICITUD
ANEXO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA Y RECALEN. PPTS.
O
FIN
AREAS DE LA SECRETARÍA
80
Procedimiento Nombre: Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.
Objetivo: Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contables realizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública de Gobierno del Estado de Veracruz
Frecuencia: Mensual
Normas La preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental Aceptados, así como en los lineamientos para el ejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz. El registro de las operaciones contables deberá realizar de conformidad con el catalogo general de cuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
79
Área Actividad Descripción Oficina de
presupuesto y Contabilidad
Oficina de
Presupuesto
1 2 3 4 5
5A
5A.1 6
Accesa al módulo de consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto, para su análisis. Accesa al modulo de Creación de asientos SECTURC del Siafev y elabora las pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados. Accesa al módulo de creación de asientos SECTURC del Siafev y revisa que las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de contabilidad gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa y emite del módulo de consultas y reportes de presupuesto y contabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto. Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto. ¿Es correcta la información? En caso de no estar correcta la información: Accesa al módulo de creación de asientos SECTURC del Siafev, realiza ajustes a las pólizas manuales. Accesa al módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite un Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 35 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores que presentan ajustes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta la información: Elabora y captura en Programa Word las Notas a los estados financieros que permiten dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los
80
Área Actividad Descripción y
Contabilidad
Oficina de Presupuesto
y Contabilidad
7 8 9
recursos presentados en los estados financieros. Emite los reportes financieros siguientes:
• INF Balance general nivel 4 sector 35, en dos tantos.
• INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto,
• INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 35 en un tanto,
• INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 35 en un tanto,
• INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.
• Notas a los estados financieros, en dos tantos,
• Resumen de movimientos del almacén de materiales y suministros, en dos tantos,
• Arqueo de fondo revolvente, en dos tantos. Integra tres tantos de los estados financieros cada uno con los documentos siguientes:
• INF Balance general nivel 4 sector 35, en un tanto,
• INF Balanza de comprobación nivel 4 sector 35 en un tanto,
• INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 35 en un tanto,
• INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 35 en un tanto,
• INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.
• Notas a los estados financieros, en un tanto, • Resumen de movimientos del almacén de
materiales y suministros, en un tanto, • Arqueo de fondo revolvente, en un tanto.
Entrega al jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados Financieros, en dos tantos, a fin de que se recabe la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo.
81
Área Actividad Descripción
10
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados Financieros en un tanto con el registro de las firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y lo archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
82
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
RESUMEN DE MOVIMIENTOS DEL ALMACEN
T
T
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE
T
INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 25
T
T
INF ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS NIVEL 4
T
INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 4 SECTOR 25
INF ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS NIVEL 6
T
INF AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA
2T
RESUMEN DE MOVIMIENTOS DEL ALMACEN
2T
2T
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE
2T
INICIO
ACCESA Y
EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE PRESUPUESTO
Y CONTABILIDAD
REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25
T
ACCESA Y ELABORA POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS DE LA
SECRETARÍA
ACCESA Y REVISA
POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS DE LA
SECRETARÍA
T
T
ACCESA Y EMITE
MODULO CONSULTAS Y REPORTES DE
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL
POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR
1
ELABORA Y CAPTURA
NOTAS
PROGRAMA WORD
EMITE REPORTES
FINANCIEROS
INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 25
2T
T
INF ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS NIVEL 4
T
INTEGRA LOS ESTADOS
FINANCIEROS
ENTREGA PARA AUTORIZACION
ESTADOS FINANCIEROS 2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
C
FIN
RECIBE
ESTADOS FINANCIEROS T
1
ACCESA Y EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES
REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL
T
T
¿ES CORRECTA LA
INFORMACION?
NO
SI
ACCESA Y REALIZA
AJUSTES A POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS SECRETARÍA
VALIDA IMPORTE PRESUPUESTO
EJERCIDO
REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL
T
T REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25
REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25
E REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25
INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25
INF ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS NIVEL 6
T
INF AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA
2T
83
Procedimiento Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Sistema Integral de
Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).
Objetivo: Verificar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados de cuenta que se generen en la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Mensual.
Normas Las Conciliaciones bancarias se realizaran en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz y en los lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto. Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cada mes a fin de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Los archivos de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en medio magnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev, a fin de que sean conciliados contra los Estados de cuenta bancarios. Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibirán del Departamento de Recursos Humanos en medio magnético de manera quincenal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
84
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3 4 5 6 7
Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta Informativa en original, el Reporte de cifra control de nómina en original y el medio magnético con los archivos de nómina para que sean cargados en el módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev. Accesa al modulo de conciliaciones bancarias del Siafev, carga los archivos de nómina contenidos en el medio magnético y lo archiva de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta Informativa original y el Reporte de cifras de control en original. Emite del módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev un Reporte de cheques emitidos en el período de gasto corriente y de nómina en un tanto a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios. Accesa al sistema Cash Windows y emite los Estados de cuenta bancarios de nómina en un tanto. Accesa al modulo de conciliaciones bancarias del Siafev y captura las cantidades de los cheques pagados de acuerdo los estados de cuenta bancarios en un tanto emitidos con anterioridad. Emite del modulo de conciliaciones bancarias del Siafev el reporte de cheques pagados en un tanto, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos para respaldar el soporte de conciliación. Obtiene del archivo cronológico temporal el Reporte auxiliar de bancos en original y elabora la conciliación bancaria en dos tantos con el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y los Estados de cuenta bancarios en un tanto.
85
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
8 9
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la Conciliación bancaria en dos tantos para que sean firmada y remitida a la Secretaría de Finanzas y Planeación con el Reporte de cheques Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un tanto de la Conciliación bancaria firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y la archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
86
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
T
2T REPORTE DE CHEQUES
VIGENTES O EN TRANSITO
2T
ARCHIVO DE NOMINA
REPORTE DE CIFRA CONTROL
O
ARCHIVO DE NOMINA
O
INICIO JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
TARJETA INFORMATIVA
O
RECIBE
TARJETA INFORMATIVA O
ACCESA Y CARGA
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
REPORTE DE CIFRA CONTROL
C
REPORTE DE CHEQUES EMITIDOS EN EL PERIODO
EMITE
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
ACCESA y EMITE
CASH WINDOWS
T
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
ACCESA Y CAPTURA
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
REPORTE DE CHEQUES PAGADOS
EMITE
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
T
REPORTE DE CHEQUES
CONCILIACION BANCARIA
2T
REPORTE AUXILIAR DE BANCOS
OBTIENE Y ELABORA
O
VIGENTES O EN TRANSITO
T
T
REPORTE AUXILIAR DE BANCOS
ENTREGA
2T
VIGENTES O EN TRANSITO
CONCILIACION BANCARIA
REPORTE DE CHEQUES
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS O
JEFE DEL DEPARTAMENT
O DE RECURSOS
FINANCIEROS
C
C
T
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
FIN
C
CONCILIACION BANCARIA
RECIBE
T
FIRMA DEL JEFE
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIV
A
87
Procedimiento Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y cultura.
Frecuencia: Anual.
Normas Las unidades presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura, deberán apegarse para la elaboración del Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La oficina de presupuesto y contabilidad asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas. La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto de presupuesto de la dependencia y coordinar las actividades a seguir. La oficina de Presupuesto y Contabilidad proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del Presupuesto de las unidades presupuestales deberá realizarse en el período establecido por el Titular de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la programación emitida por la Secretaría de Turismo y Cultura.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
88
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3 4 5 6
Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio Circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los lineamientos de programación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Acude a la Secretaría de Finanzas Y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Participa en una reunión convocada por el Titular de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analizan los Lineamientos de programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del oficio circular donde detalla fecha, lugar número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las unidades Presupuestales los Lineamientos de programación y presupuestación. Fotocopia los Lineamientos de programación y presupuestación y el manual de operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en loa reunión programada por la Unidad Administrativa. Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión, cronograma de fechas de elaboración y entrega del proyecto de presupuesto.
89
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
7 8 9
10
10.A
10A.1
Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de programación y presupuestación, el manual de operación y el cronograma de fechas para cada una de las áreas que participarán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura que participan donde se explicarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación con el Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Presupuesto y Contabilidad para asignar claves de acceso al módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Pasa el tiempo. Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio en original firmado por cada titular en el cual indican los usuarios que operarán el Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Determina la claves para cada uno de los usuarios del Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica las claves asignadas, para que inicien la captura en el Modulo del Proyecto de Presupuesto y archiva de manera cronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original en el cual se indicaron los usuarios que operarán en el modulo. ¿Los usuarios tienen dudas para operar el modulo? En caso de tener dudas para operar el Modulo: Recibe vía telefónica de las Unidades Presupuéstales la solicitud de la asesoría para el manejo del Modulo. Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporciona la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Continúa con la actividad número 11.
90
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
11
12
12A
13
14
15
16
En caso de no tener dudas para operar el Módulo: Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura realizaron en las partidas autorizadas. Verifica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la Captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados? En caso de exceder los montos autorizados: Solicita vía telefónica a las Unidades Presupuestales que efectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados. Continúa con la actividad número 12. En caso de no exceder los montos autorizados: Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta Informativa en original para notificar la conclusión de la captura del Proyecto de Presupuesto y la archiva de manera cronológica permanente. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisa cada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales y realiza los últimos ajustes. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los reportes del Proyecto de Presupuesto en original. Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original.
91
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
17
18
18A
18A.1
18A.2
18A.3
Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para revisión los siguientes documentos: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto, en original y Proyecto de presupuesto, en original. Pasa el tiempo. Recibe de la unidad administrativa los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. ¿Existen ajustes a los reportes? En caso de existir ajustes a los reportes: Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustes correspondientes a los reportes siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupuesto. Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyecto de Presupuesto en original.
92
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
18A.4
19
20
Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Continúa con la actividad número 19. En caso de no existir ajustes a los reportes: Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en este se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y loa archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
93
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CRONO- GRAMA
C
TARJETA INFORMATIVA
O
O
MANUAL DE OPERACION
O
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
RECIBE
OFICIO CIRCULAR
1
INICIO
ACUDE Y RECIBE
O
FOTOCOPIA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
MANUAL DE OPERACION
O
DETERMINA CLAVES E INFORMA
¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA
OPERAR EL MODULO?
ACUDE A REUNION Y ENTREGA
PAQUETE DE DOCUMENTOS
¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN LOS MONTOS AUTORIZADOS?
ACUDE Y PROPORCIONA
ASESORIA
SI
C
SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION
O LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
PARTICIPA EN REUNION Y
ANALIZA
1
OFICIO CIRCULAR
RECIBE
ELABORA
CRONOGRAMA
INTEGRA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
MANUAL DE OPERACION
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBE
RECIBE SOLICITUD DE ASESORIA
UNIDADES PRESUPUESTALES
1
NO
SOLICITA AJUSTES
2
SI
NO
RECIBE
UNIDADES PRESUPUESTALES
1
MONITOREA LA CAPTURA
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
1
2
TARJETA U OFICIO O
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
VIA TELEFONICA
TARJETA U OFICIO O
C
VIA TELEFONICA A LAS UNIDADES PRESUPUESTALES
LAS CLAVES ASIGNADAS
94
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
O PROYECTO DE PRESUPUESTO
1
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ELABORA
O
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?
SI
NO
O
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE AJUSTES
PROYECTO DE PRESUPUESTO
ACCESA Y EFECTUA AJUSTES
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
AJUSTA
O
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ENTREGA
PROYECTO DE PRESUPUESTO
3 T PROYECTO DE PRESUPUESTO
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
1 OFICIO DE AUTORIZACION
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
FIN
O
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ENTREGA
PROYECTO DE PRESUPUESTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
T
C
3
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
ACCESA, REVISA Y REALIZA AJUSTES
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PPTTO
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
PROYECTO DE PRESUPUESTO
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O
95
Procedimiento Nombre: Recepción de solicitudes-Comprobación de Recursos para la
Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).
Objetivo: Realizar las afectaciones presupuestales de gasto corriente para actualizar la disponibilidad presupuestal.
Frecuencia: Diaria.
Normas En las Solicitudes-Comprobación de Recursos deberá registrarse la autorización del titular de las áreas, del jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa. Las Solicitudes-Comprobación de Recursos que re4ciba el Departamento de Recursos Financieros para la afectación del presupuesto y la liberación de los recursos correspondientes, deberá ir acompañada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto. La Documentación Soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales establezca el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A su Reglamento. Las Solicitudes- Comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación, deberán ir acompañadas de un Oficio de autorización firmado por el grupo de trabajo integrado por la contraloría General, con el visto bueno del Director General de Desarrollo Administrativo y por la Secretaría de Finanzas y Planeación, con el visto bueno del Director General de Administración.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
96
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2
2A 3 4
4A
Recibe del responsable administrativo la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la Documentación Soporte en original y el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias. Revisa que el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias se encuentre autorizado por el responsable administrativo de cada área y que los datos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original. ¿Coinciden los datos de los documentos presentados? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve al responsable administrativo de cada área la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la documentación soporte en original y el formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias para que sean corregidos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Sella una copia del Formato de se4guimiento de documentación Siafev y la devuelve al responsable administrativo, y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. Revisa detalladamente que coincida la información de loa Solicitud-Comprobación de recursos con la Documentación soporte ambas en original para que se cumpla con la normatividad vigente. ¿Coinciden los datos y se aplica la normatividad vigente? En caso de no coincidir los datos y de no aplicar la normatividad: Devuelve al responsable la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte en original para su corrección por el área que tramita y
97
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
4A.1 5 6 7 8 9
10
11
Archiva el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del responsable administrativo la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte, en original corregidos. Continúa con la actividad número 5. En caso de coincidir los datos y de aplicar la normatividad: Accesa al módulo de Ordenes den Pago del Siafev y captura los datos de la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y realiza la afectación al presupuesto. Asigna el número de folio que corresponde del Siafev para control en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original. Accesa al módulo de Ordenes de pago de Siafev e imprime el formato de Ordenes de Compra en original que contiene el folio y firma del capturista. Accesa al módulo de órdenes de pago y realiza el proceso de recepción de Órdenes de Compra. Emite el formato Solicitud-Comprobación de Recursos Siafev en original firmado por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente contable, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la Documentación soporte en original el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y la orden de compra. Accesa al módulo de Órdenes de pago del Siafev y emite el Listado de órdenes de pago en dos tantos.
98
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
12
13
14
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Capturista en el Listado de órdenes de pago, en dos tantos. Envía al Departamento órdenes de pago de la Secretaría de finanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo un tanto del mismo documento, el cual utilizará como consulta de pagos tramitados. Accesa al modulo de Ordenes de pago del Siafev y emite el reporte Orden de pago y el reporte Pago a proveedores, en un tanto, que permite revisar los pagos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica p0ermanente ambos reportes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
99
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
SOLICITUD/ COMPROBACION DE RECURSOS
O
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
SOLICITUD- O
FORMATO DE SEG.
O-2
DOCUMENTACION SOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS O
INICIO
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
O
REVISA
O
¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE APLICA LA NORMATIVIDAD
VIGENTE?
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS
PRESENTADOS?
NO
1
SI
ACCESA, CAPTURA DATOS
Y REALIZA
AFECTACION
MODULO DE ÓRDENES DE PAGO
NO
SI
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
DE DOC. DEL SIAFEV
REVISA
O-2
FORMATO DE SEG. DE DOC. DEL SIAFEV
COMPROBACION DE RECURSOS
FORMATO DE SEG.
O-2
DOCUMENTACION SOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
DE DOC. DEL SIAFEV
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
SELLA Y DEVUELVE
1 FORMATO DE SEG. DE DOC. DEL SIAFEV
2
C
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
DOCUMENTACION SOPORTE
1
FORMATO DE SEG.
O
DOCUMENTACION SOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
DE DOC. DEL SIAFEV
DOCUMENTACION SOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS O
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
2
2
ASIGNA FOLIO PARA CONTROL
C
FORMATO DE SEG.
O
DOCUMENTACION SOPORTE
DE DOC. DEL SIAFEV FORMATO
DE SEG. O
DOCUMENTACION SOPORTE
DE DOC. DEL SIAFEV
1
100
Procedimiento Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema de Contabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta mensual emitido por el banco.
Frecuencia: Mensual
Normas Todo ingreso o egreso de recurso en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de cuenta emitidos por el banco. Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la Conciliación bancaria. La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de Fondo Revolvente. La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
101
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3
3A
3B
3B.1
3C
3C.1
Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta mensual en original de las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto público de la Secretaría de Turismo y Cultura. Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos. Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos contra el registro de movimientos de ingresos y egresos en el Estado de cuenta mensual en original. ¿Existen partidas en conciliación? En caso de existir partidas en conciliación: Determina la procedencia de las partidas no correspondidas entre el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos y el Estado de cuenta mensual en original. ¿Procede conciliar partidas con el banco? En caso de no ser partidas para conciliar con el banco: Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite Póliza de ajuste en un tanto. Firma la póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 4. En caso de ser partidas para conciliar con el banco: Elabora el oficio de solicitud de aclaración en original y copia para solicitar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondidas, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el Oficio de Solicitud de aclaración de las partidas no correspondidas en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.
102
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
3C.2
3C.3 4 5 6 7 8
Pasa el tiempo. Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaración de partidas en original y realiza el ajuste de partidas. Accesa, realiza ajustes en el Sistema de Contabilidad y emite la Póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 4. En caso de no existir partidas en conciliación: Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en dos tantos con base en el Auxiliar de bancos mensual y el Estado de cuenta mensual. Resguarda en diskette la información de la Conciliación bancaria, a través del Programa Excel. Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria, en dos tantos. Fotocopia el Estado de cuenta mensual en original. Integra por mes y archiva de manera cronológica temporal los documentos siguientes:
• Estado de cuenta mensual, en original y fotocopia, • Auxiliar de bancos mensual, en dos tantos, • Conciliación bancaria, en dos tantos, • Diskette con la conciliación bancaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
103
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
VERIFICA MOVIMIENTOS
AUXILIAR DE BANCOS MENSUAL
ESTADO DE CUENTA MENSUAL
2T
O
INICIO
ACCESA Y EMITE
SISTEMA DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE BANCOS MENSUAL
2T
RECIBE
ESTADO DE CUENTA MENSUAL
O
¿EXISTEN PARTIDAS EN CONCILIACION?
EMITE
PROGRAMA EXCEL
CONCILIACION BANCARIA 2
T
RESGUARDA INFORMACION
INSTITUCION
BANCARIA
CONCILIACION
BANCARIA - JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECABA FIRMA
CONCILIACION BANCARIA
2T
PROGRAMA
EXCEL
ENVIA
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACION
ACCESA, REALIZA AJUSTE Y EMITE
ELABORA Y RECABA FIRMA
¿PROCEDE CONCILIAR PARTIDAS
CON EL BANCO?
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACION
POLIZA DE AJUSTE
T
O-1
O
INSTITUCION
BANCARIA
SI
NO
SISTEMA DE CONTABILIDA
D
FIRMA
POLIZA AJUSTE T
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
1
C
C
PARTIDAS NO CORRESPONDID
AS
DETERMINA PROCEDENCIA
DE LAS PARTIDAS
AUXILIAR DE BANCOS MENSUAL
ESTADO DE CUENTA MENSUAL
2T
O NO
SI
1
1
2
1
104
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
ACCESA, REALIZA AJUSTE Y EMITE
POLIZA DE AJUSTE
T
SISTEMA DE CONTABILIDAD
C
RECIBE Y REALIZA AJUSTE
DE PARTIDAS
AVISO DE MOVIMIENTO Y/O ACLARACION DE PARTIDAS
O
INSTITUCION BANCARIA
1
FIN
INTEGRA POR MES
ESTADO DE CUENTA MENSUAL
AUXILIAR DE BANCOS MENSUAL
O-F
2T
CONCILIACION BANCARIA
2T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS
CONCILIACION BANCARIA
C
FOTOCOPIA
ESTADO DE CUENTA MENSUAL
O
F
2
105
Procedimiento Nombre: Elaboración de Estados Financieros.
Objetivo: Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados a la Secretaría de Turismo y Cultura para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.
Frecuencia: Mensual
Normas La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental, así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Unidad Administrativa. Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones financieras, así como el control de deudores, con loa finalidad de apoyar la toma de decisiones, loa verificación y evaluación de las actividades realizadas. El registro de operaciones deberá corresponder al catalogo general de cuentas de la contabilidad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La información financiera que se remite mensualmente a la Unidad Administrativa deberá integrar la Balanza de comprobación, el Balance General, el Estado de ingresos y egresos, el Estado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
106
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1
1A
1A.1 2 3 4 5
Accesa al Sistema de Contabilidad, procesa la información del mes, emite la Balanza de comprobación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y el Estado de resultados en dos tantos y verifica que las cifras estén correctas. ¿Están correctas las cifras? En caso de que las cifras no estén correctas: Revisa y analiza las cifras y saldos en la Balanza de comprobación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y el Estado de resultados en dos tantos para determinar los ajustes a realizar. Accesa al Sistema de Contabilidad y elabora la póliza de ajuste por la inconsistencia y la emite en un tanto. Continúa con la actividad número 2. En caso de que las cifras estén correctas: Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejercido en el mes en la Balanza de comprobación, en dos tantos para explicar la representatividad de los saldos. Accesa al programa Word y captura las Notas a los estados financieros que indiquen la justificación de la aplicación de recursos y las emite en dos tantos. Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes:
• Balanza de comprobación, en un tanto, • Balance General, en un tanto, • Estados de resultados en un tanto y • Notas a los estados financieros en un tanto.
Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a las Notas a los estados financieros en un tanto.
107
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
5A 6 7 8 9
10
¿Proceden las Notas a los estados financieros? En caso de que no procedan: Accesa al Programa Word y modifica las Notas a los estados financieros en un tanto, de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Continúa con la actividad número 6. En caso de que procedan: Accesa al programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación de recursos en dos tantos y el Arqueo del fondo de gasto corriente en dos tantos para mostrar un análisis más completo de los ingresos y gastos ejercidos en el mes. Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria en dos tantos, para integrarla a la información financiera mensual. Integra en dos documentos que se denominan estados financieros, los reportes de la Balanza de Comprobación, en un tanto, el Balance general en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo del fondo de gasto corriente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros en un tanto. Firma la información financiera y obtiene las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Secretario de Turismo y Cultura para la autorización de los Estados financieros en dos tantos. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa, por conducto del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados financieros, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente los Estados financieros, en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
108
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Estados Financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ESTADOS FINANCIEROS
FIRMA Y OBTIENE FIRMA
2T
INTEGRA EN DOCUMENTOS DE ESTADOS FINANCIEROS
BALANZA DE COMPROBACION
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS
T
T
T
T
ARQUEO DEL FONDO DE GASTO CORRIENTE
CONCILIACION BANCARIA
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS
T
T
T
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS
RECIBE INDICACIONES
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
¿PROCEDEN LAS NOTAS ESTADOS
FINANCIEROS?
SI
NO ACCESA
Y MODIFICA
PROGRAMA WORD
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS T
2
ACCESA Y ELABORA
PROGRAMA EXCEL
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS
ARQUEO DEL FONDO DE GASTO CORRIENTE
2T
ACCESA, ELABORA Y EMITE
SISTEMA DE CONTABILIDAD
POLIZA DE AJUSTE
T
INICIO
ACCESA, EMITE Y VERIFICA CIFRAS
SISTEMA DE CONTABILIDAD
BALANZA DE COMPROBACION
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
¿ESTAN CORRECTAS LAS CIFRAS ?
NO
BALANZA DE COMPROBACION
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
REVISA Y ANALIZA
2T
2T
2T
2T
2T
2T
BALANZA DE COMPROBACION
ANALIZA POR PARTIDAS
2T
1
DE ACUERDO AL MONTO EJERCIDO
1
ACCESA, CAPTURA Y EMITE
PROGRAMA WORD
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS 2T
INFORMA Y ENTREGA
BALANZA DE COMPROBACION
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADO
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS
T
T
T
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
INFORMACION DEL MES
SI
2T
CONCILIACION BANCARIA
OBTIENE
2T
C
ENTREGA
T
FIN
-SECRETARIO SEDECO - JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA - JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
2
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS
T
C
2 TANTOS
109
Procedimiento
Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.
Objetivo: Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgados como sujetos a comprobar.
Frecuencia: Diaria.
Normas
Los recursos otorgados como sujetos a comprobar que no se ejerzan en su totalidad, deberán reintegrarse a la Oficina de órdenes de Pago y Caja, a través del Recibo de ingresos. La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas de oficina de Presupuesto y Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto En el caso de presentarse saldos pendientes de comprobar deberá requerirse por escrito al servidor público deudor el reintegro de recursos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
110
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3 4 5
5A
5A.1
5A.2
Recibe de la Oficina Órdenes de pago y caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y revisa que registre los datos generales como son nombre del servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y entrega la segunda copia del documento a la Oficina de Órdenes de pago y caja. Accesa al Sistema Interno y captura los datos que corresponden al servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar el registro contable de la comprobación a través de la póliza de diario. Emite a través del Sistema la Póliza de diario en un tanto y le asigna el folio que le corresponde a través del sistema. Accesa al programa Excel y captura la i8nformaciòn en el archivo de Listado de deudores y Listado de folios de la Secretaría, por el importe comprobado documentalmente por el servidor público. ¿Comprueba el adeudo en el plazo? En caso de no comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido: Verifica el saldo comprobado en el Listado de deudores de la Secretaría a través del Programa Excel. Elabora Oficio de requerimiento, en original y copia dirigido al servidor público deudor, por el recurso no comprobado para solicitar el reintegro en la Oficina de órdenes de Pago y Caja y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa por conducto del Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Entrega el Oficio de requerimiento, en original al servidor público deudor y la copia al Departamento de Recursos Financieros para su control y archivo.
111
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto Y contabilidad
6
Conecta con el procedimiento: Registro de Reintegro de Recursos. En caso de comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido: Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas de diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia y el seguimiento interno de documentos en original y en la carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno de documentos en copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
112
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro de Comprobación de Recursos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
INICIO
RECIBE Y REVISA
SELLA Y ENTREGA
ACCESA Y CAPTURA
EMITE Y ASIGNA FOLIO
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
C
O-2
O-1
2
SISTEMA DE CONTABILIDAD
POLIZA DE DIARIO
T
ARCHIVA
ACCESA Y CAPTURA
INFORMACION
LISTADOS DE DEUDORES Y FOLIOS
C
C
POLIZA DE DIARIO
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
C
O
1
CARPETA DE SEGUIMIENTO
INTERNO
CONSECUTIVO DE POLIZAS DE DIARIO
FIN
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
PROGRAMA EXCEL
¿COMPRUEBA EL ADEUDO EN EL
PLAZO?
T
NO
SI
VERIFICA SALDO
PROGRAMA EXCEL
LISTADOS DE DEUDORES
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DE REQUERIMIENTO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
OFICIO DE REQUERIMIENTO
ENTREGA
O
1
SERVIDOR PUBLICO DEUDOR
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SISTEMA INTERNO
113
Procedimiento
Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.
Objetivo: Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos por las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Diaria.
Normas
El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, junto con la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco. El registro de reintegro de recursos permitirá mantener actualizado el Listado de deudores. En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reintegro inmediato, a través de oficio.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
114
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3 4 5 6
Recibe de la Oficina de Órdenes de Pago y Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para realizar el registro contable correspondiente. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor público deudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y cancelar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados en su totalidad. Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de control asignado a través del Sistema de Contabilidad. Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibo de ingresos en un tanto. Accesa al Programa Excel y captura los datos del servidor público deudor en el archivo de Listado de deudores de la Secretaría de Turismo y Cultura, para la actualización de saldos. Actualiza en el Programa Excel el saldo del archivo de Listado de deudores de la Secretaría de Turismo y Cultura y archiva la Póliza de ingresos en un tanto, la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto en el consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
115
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro de Reintegro de Recursos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
POLIZA DE INGRESOS
T
SISTEMA DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE
EMITE
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
RECIBO DE INGRESOS
FICHA DE DEPOSITO
F
T
ACCESA Y CAPTURA DATOS DEL SERVIDOR
PUBLICO
SISTEMA DE CONTABILIDAD
ASIGNA FOLIO
PROGRAMA EXCEL
ACCESA Y CAPTURA
LISTADO DE DEUDORES
ACTUALIZA SALDO
POLIZA DE INGRESOS
FICHA DE DEPOSITO
RECIBO DE INGRESOS
FIN
T
F
T
CONSECUTIVO DE POLIZAS DE
INGRESOS
FICHA DE DEPOSITO
RECIBO DE INGRESOS
T
F
LISTADO DE DEUDORES
PROGRAMA EXCEL
C
116
Procedimiento Nombre: Registro de solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente.
Objetivo: Registrar y controlar el uso de los recursos otorgados para el cumplimiento de sus funciones al personal de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Diaria.
Normas Los recursos de sujetos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el solicitante no cuente con adeudos pendientes de liquidar. La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto. En caso de tramitar gastos para su reembolso, la documentación no debe contar con más de un mes de antigüedad.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
117
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
1 2 3 4
5
Recibe de la Oficina de órdenes de Pago y Caja el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fo9ndos a comprobar en original, en caso de tratarse de gastos a comprobar, revisa que la documentación recibida contenga todos los requisitos. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y entrega a la oficina de órdenes de Pago y Caja, loa segunda copia del Seguimiento interno de documentos con acuse de recibo, en caso de tratarse de reembolso de gastos. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos en trámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elaboración de cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientos contables. Entrega a la caja la Póliza de egresos en trámite a través de lo Sistema de Contabilidad y entrega el Seguimiento interno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos o a la Solicitud de fondos a comprobar y la Documentación soporte. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Pago y Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento interno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar y le asigna el folio de la póliza a la documentación soporte.
118
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto y
Contabilidad
6 Accesa al programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso de tratarse de Solicitud de fondos a comprobar y el Listado de folios del control del uso de recursos en caso de tratarse de reembolso de gastos y archiva según sea el caso, la póliza de egresos en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, la Solicitud de fondos a comprobar en original y el Seguimiento interno de documentos en original en el Consecutivo de pólizas de egresos de manera cronológica permanente, y la copia del Seguimiento interno de documentos lo archiva en la Carpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
119
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro de Solicitudes de Recursos del Fondo Revolvente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
1
FIN
C
C CARPETA DE
SEGUIMIENTO
INTERNO
CONSECUTIVO
DE POLIZAS DE EGRESOS
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
O
INICIO
RECIBE Y REVISA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
C
O-2
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
O
ENTREGA POLIZA DE EGRESO EN TRÁMITE
SISTEMA DE CONTABILIDAD
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O-1
C
ACCESA Y ACTUALIZA
SALDOS Y FOLIOS
T
SELLA Y ENTREGA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-
1
2
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
OFICINA DE ÓRDENES
DE PAGO Y CAJA
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
OFICINA DE ÓRDENES DE
PAGO Y CAJA
PROGRAMA EXCEL
LISTADOS DE
DEUDORES Y DE
FOLIOS POLIZA DE EGRESOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
1
ACCESA Y CAPTURA POLIZA DE EGRESO
EN TRAMITE
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
O
EN CASO DE
REEMBOLSO
DE GASTOS
EN CASO DE GASTOS A
COMPROBA
R
EN CASO DE REEMBOLSO
DE GASTOS
EN CASO DE
GASTOS A COMPROBA
R
POLIZA DE EGRESOS
T
O-1
RECIBE Y ASIGNA FOLIO
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
1
OFICINA DE ÓRDENES
DE PAGO Y
CAJA
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
O
EN CASO DE REEMBOLSO
DE GASTOS
EN CASO DE
GASTOS A COMPROBA
R
DOCUMENTACION SOPORTE
120
Procedimiento Nombre: Cierre Mensual Presupuestal.
Objetivo: Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Siafev y el Sistema Interno para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.
Frecuencia: Mensual.
Normas Las afectaciones y movimientos presupuestales deberán verificarse en el Siafev y en el Sistema Interno para conciliar información y detectar inconsistencias. En el Sistema Interno deberán registrarse los trámites de aplicaciones, reducciones, transferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas y Planeación directamente en el Sistema de Presupuesto del Siafev. Los ajustes presupuestales que se deriven de detectar inconsistencias en la validación de movimientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disponibilidades presupuestales de las áreas de la Secretaría. El cierre presupuestal de mes procederá una vez validados los movimientos que afectan el presupuesto de la Secretaría.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
121
Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja
1 2 3
3A 4
4A
Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes. Accesa al Sistema Interno emite el Avance presupuestal interno, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes. Verifica las afectaciones que por concepto de egresos, recalendarizaciones o transferencias se han registrado en el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y en el Avance presupuestal interno, en un tanto, documento que corresponde al Sistema Interno. ¿Existen diferencias? En caso de no existir diferencias: Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno, en un tanto. Fin. En caso de existir diferencias: Determina la causa de las diferencias de los movimientos registrados en el Reporte de avance presupuestal en un tanto y en el Avance presupuestal interno, en un tanto. ¿Cuál es la causa de las diferencias? En caso de que las causa no corresponda a las afectaciones en el Sistema Interno: Registra los ajustes en el Sistema Interno y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno, en un tanto.
122
Área Actividad Descripción Oficina de
Presupuesto Y
contabilidad
4A.1 5 6 7 8
Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno. Fin. En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en el Sistema de Presupuesto del Siafev: Solicita ajustes y entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el Avance presupuestal interno, en un tanto. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto con los ajustes de los movimientos que afectaron el presupuesto en el mes. Accesa al Sistema Interno y revisa los ajustes realizados y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto. Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
123
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Cierre Mensual Presupuestal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
RECIBE
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL T
INICIO
ACCESA Y EMITE
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
SISTEMA INTERNO
T
VERIFICA AFECTACIONES
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
T
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
T
T
DETERMINA CAUSA
DIFERENCIAS
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
T
REALIZA CIERRE MENSUAL
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
SISTEMA
INTERNO
T
FIN
¿EXISTEN DIFERENCIAS
?
NO
SI
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
T
C
T
SOLICITA AJUSTES Y ENTREGA
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
T
REGISTRA AJUSTES
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
SISTEMA
INTERNO
T
FIN
¿ CUAL ES LA CAUSA DE
LAS DIFERENCIAS
?
SISTEMA INTERNO
SISTEMA DE PRESUPUEST
O DEL SIAFEV
AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO
T
OFICINA DE PRESUPUESTO
Y CONTABILIDAD
C
REALIZA CIERRE MENSUAL
SISTEMA INTERNO
RECIBE CON AJUSTES
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
ACCESA Y REVISA AJUSTES
REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL
SISTEMA INTERNO DE
PRESUPUESTO
T
REALIZA CIERRE MENSUAL
SISTEMA INTERNO
FIN
OFICINA DE PRESUPUESTO
Y CONTABILIDAD
C
T
124
Procedimiento Nombre: Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a
Proveedores y Prestadores de Servicios.
Objetivo: Verificar que las áreas de trabajo de la Secretaría cumplan con la normatividad establecida para afectar el presupuesto y tramitar pagos.
Frecuencia: Diario.
Normas El trámite de pago, a proveedores y prestadores de servicios que realicen las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura deberá integrar la justificación de loa adquisición y/o contratación de servicios, además de la autorización para el trámite directo por parte del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. La Documentación soporte del trámite del pago directo, que el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Oficina de Adquisiciones y Almacén presente, deberá integrarse por la Factura, Pedido, contra recibo, Cuadro comparativo, Cotizaciones y en el caso de derivarse de un evento de licitación, anexar el Acta de Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones y el Acta de fallo correspondiente. La Documentación soporte del pago directo que se tramite deberá cumplir con lo establecido en el código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para liberación de recursos. La recepción de trámites de pago directo procederá solo si se cuenta con disponibilidad presupuestal, será responsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Presupuesto y Contabilidad los movimientos que permitan liberara recursos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
125
Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja
1
1A 2 3
3A
Recibe de las áreas de la Secretaría y del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, y la Documentación soporte y determina, con base en los documentos a revisar, el área que tramita. ¿Cuál es el área que tramita? En caso de ser las áreas de la Secretaría: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, la Factura en original, el Oficio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se realice la compra o contratación del servicio. Continúa con la actividad número 3. En caso de ser el Departamento de Recursos Materiales: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Pedido en un tanto, el Contra recibo en un tanto, el Cuadro Comparativo en un tanto, las Cotizaciones en copia y en caso de ser pago de licitación pública o simplificada el Acta de subcomité de adquisiciones servicios y enajenaciones en fotocopia y Acta de Fallo en fotocopia. Verifica que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y copia y en la Documentación soporte. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el Formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna número de folio para control interno y firma el documento.
126
Área Actividad Descripción Oficina de
Órdenes de Pago y Caja
3A.1
3A.2
3A.3 4
4ª
5 6
Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma de las áreas de la Secretaría y/o del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Entrega a las áreas de la Secretaría y/o Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original Documentación soporte, solicita los ajustes que correspondan y archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminución de documentos en copia. Continúa con la actividad número 4. En caso de cumplir con los requisitos: Verifica disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Informa y entrega a las áreas de la Secretaría o en su caso al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación soporte. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta disponibilidad en el Sistema de acuerdo a las partidas que correspondan a la adquisición o contratación de servicios. Elabora el Seguimiento de documentación del Siafev, en original y dos copias, con el registro de los datos que correspondan a los documentos que se tramitan para pago.
127
Área Actividad Descripción Oficina de
Órdenes de Pago y Caja
7 8
Asigna número de folio para control interno y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, para tramite de pago, el Seguimiento de documentación del Siafev en original y una copia, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte, y archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente el Seguimiento del Siafev, segunda copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia. FIN DE PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÓN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV).
128
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
- AREAS DE LA SECRETARÍA - DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
INICIO
RECIBE Y DETERMINA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
DOCUMENTACION SOPORTE
O-1
AREAS DE LA SECRETARÍA
¿CUAL ES EL
AREA QUE TRAMITA ?
REVISA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
FACTURA
OFICIO DE AUTORIZACION
1
REVISA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
FACTURA
PEDIDO CONTRARECIB
O
CUADRO COMPARATIVO
COTIZACIONES
ACTA DE SUBCOMITE
ACTA DE FALLO
EN CASO DE
LICITACION
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
VERIFICA REQUISITOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
DOCUMENTACION SOPORTE
O-1
1
NO COMPLETA,
ASIGNA FOLIO Y FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
INFORMA Y RECABA FIRMA
JEFE DE DEPARTAMENT
O DE RECURSOS FINANCIEROS
RECABA FIRMA
- AREAS DE LA SECRETARÍA - DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
ACCESA Y VERIFICA
DISPONIBILIDAD
SISTEMA
INTERNO
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
SI
INFORMA Y ENTREGA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
DOCUMENTACION SOPORTE
O-1
2
¿ CUENTA CON DISPONIBILIDAD
?
FIN
AFECTA DISPONIBILIDAD
SISTEMA
INTERNO
SI
NO
2
O-1
O
T
T
T
1
F
F
O-1
O
O
1
AREAS QUE
TAMITAN
129
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
2
DOCUMENTACION SOPORTE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
1
SEGUIMIENTO DEL SIAFEV
2
O-2
ELABORA
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIAFEV
ENTREGA
O-1
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
O-2
ASIGNA FOLIO Y FIRMA
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIAFEV
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIAFEV
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
ENTREGA
O
1
2
- AREAS DE LA SECRETARÍA - DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
DOCUMENTACION SOPORTE
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
1
C
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS
PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
130
Procedimiento Nombre: Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.
Objetivo: Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.
Frecuencia: Diario.
Normas La solicitud de recursos para viáticos deberá tramitarse con el Oficio de comisión que registre la autorización del Titular del área para realizar la comisión oficial. Los recursos para comisiones oficiales tramitados a través de las Unidades presupuestales correspondientes, deberán contar con la autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para el depósito en cuentas personales. En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Registro Único de Comisión al Personal Estatal deberán registrarse el lugar, período, objetivo de la comisión, además de la tarifa y nivel de comisionado con base en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes. Para que proceda el trámite de autorización de viáticos deberá contarse con disponibilidad presupuestal La comprobación de recursos deberá integrarse con las Facturas, Boletos o Recibos que comprueben los gastos realizados en la comisión oficial. La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los lineamientos del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, Código Financiero y Lineamientos Internos para el Ejercicio del Presupuesto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
131
Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja
1
1A
2
2A
3
Recibe de las áreas de la Secretaría la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, el Formato Registro Único de comisiones al Personal Estatal, en copia y verifica que los documentos cumplan con los requisitos para su elaboración. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Indica vía telefónica los ajustes y devuelve a las áreas de la Secretaría, la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, en copia y el Formato de Registro Único de comisiones al Personal Estatal, en copia. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema Interno y verifica la disponibilidad presupuestal del área que solicita recursos para viáticos. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Informa vía telefónica a las áreas de la Secretaría que no cuenta con disponibilidad presupuestal para atender la solicitud de viáticos y devuelve la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia y Formato de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, en copia. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno (presupuesto comprometido), con base en las partidas presupuestales indicadas para la comisión oficial.
132
Área Actividad Descripción Oficina de
Órdenes de Pago y Caja
4 5 6 7
7A
7A.1
Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de Comisión, en copia y Formato Único de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, en copia. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias. Distribuye los documentos de la manera siguiente:
• A la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque.
• Archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de fondos a comprobar, en copia, con las copias del Oficio de la comisión y el Formato de Registro Único de comisiones al Personal Estatal.
Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Secretaría los documentos comprobatorios siguientes:
• Registro único de comisiones al personal estatal en original,
• Oficio de comisión en original, • Documentación soporte y • Solicitud-Comprobación de Recursos en original
y dos copias. Verifica que los documentos estén completos y correctos. ¿Es completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el documento. Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el Formato Devolución/disminución de documentos en original y copia.
133
Área Actividad Descripción Oficina de
Órdenes de Pago y Caja
7A.2
7A.3 8 9
10
Recaba firma de las áreas de la Secretaría en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreas de la Secretaría los documentos siguientes:
• Devolución/disminución de los documentos en original,
• Registro único de comisiones al personal en original,
• Oficio de comisión en original, • Documentación soporte y • Solicitud-Comprobación de recursos en original y
dos copias. Archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminución de documentos en copia. Continúa con la actividad número 7. En caso de estar completa y correcta: Elabora y firma el Seguimiento Interno de Documentos en original y dos copias, y el Seguimiento de documento del Siafev en original y dos copias, con el registro de los documentos que se tramitan para su comprobación. Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias, en el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos el Seguimiento Interno de Documentos en original y copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia; así como a la Oficina de Ordenes de Pago y Caja, el Seguimiento de documentación del Siafev en original y copia, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, el Registro único de comisiones al Personal estatal, en original y la Documentación soporte y archiva de manera cronológica
134
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
Permanente el Seguimiento de documentación del Siafev en segunda copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos segunda copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRÓ DE COMPROBACIÒN DE RECURSOS.
135
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
SELLA Y ASIGNA FOLIO
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
OFICIO DE COMISION
O-2
O-2
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
RECABA FIRMA
O-2
O-2
INDICA AJUSTES
Y DEVUELVE
1
¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?
NO
OFICIO DE COMISION
ACCESA Y VERIFICA DISPONIBILIDAD
SI
O-2
C
FORMATO DE REGISTRO ÚNICO DE COM.
C
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
O-2
AREAS DE LA SECRETARÍA
VÍA TELEFÓNICA
SISTEMA INTERNO
¿CUENTA CON
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?
INFORMA Y DEVUELVE
OFICIO DE COMISION
O-2
C
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
FORMATO U DE COMISIÓN
O-2
SI
FIN
AFECTA DISPONIBILIDAD
SISTEMA INTERNO
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
1
DISTRIBUYE
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
FORMATO ÚNICO DE COMISIÓN
C
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
O
O
1
AREAS DE LA SECRETARÍA
NO
1
OFICIO DE COMISION
1
FORMATO DE REGISTRO ÚNICO DE COM.
AREAS DE LA SECRETARÍA
VÍA TELEFÓNICA
FORMATO ÚNICO DE COMISIÓN
1
OFICIO DE COMISION
1
FORMATO ÚNICO DE COMISIÓN
1
OFICIO DE COMISION
1
136
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REGISTRO UNICO DE COMISIONES AL PERSONAL
DOCUMENTACION SOPORTE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
2
O
O
C
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O-2
O-2
1
RECIBE Y VERIFICA
REGISTRO UNICO DE COMISIONES AL PERSONAL
OFICIO DE COMISION
DOCUMENTACION SOPORTE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
O
O-2
AREAS DE LA SECRETARÍA
2
¿ES COMPLETA
Y CORRECTA LA COMPROBACION?
SI
ELABORA Y FIRMA
NO COMPLETA, ASIGNA EL NÚMERO DE FOLIO Y FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O-2
ASIGNA NUMERO DE FOLIO
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-2
FIN
ENTREGA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
1
O-1
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV
O-2
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS DEL SIAFEV
O-1
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
2
2
INFORMA Y
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
AREAS DE LA SECRETARÍA
INFORMA Y DEVUELVE
REGISTRO UNICO DE COMISIONES AL PERSONAL
OFICIO DE COMISION
DOCUMENTACION SOPORTE
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
O
O-2
2
AREAS DE LA SECRETARÍA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
O
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS
1
C
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS
137
Procedimiento Nombre:
Revisión de Documentos para la asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
Objetivo: Verificar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondo revolvente cumplan con la normatividad establecida y corroborar la disponibilidad presupuestal.
Frecuencia: Periódica.
Normas La asignación de fondo revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Administrativa. Los documentos que deben presentarse para reposición de fondo revolvente se integran por Facturas, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especifiquen en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en los Lineamientos Internos del Departamento de Recursos Financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
138
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
1
1A
1A.1 2
2A 3
Recibe de las áreas de la Secretaría, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación soporte y revisa los documentos para determinar el trámite que corresponde. ¿Cuál es el trámite que corresponde? En caso de que corresponda asignación de fondo: Revisa la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y el Recibo de fondo revolvente en original integrado en la Documentación soporte para obtener la cantidad que corresponde al fondo revolvente. Accesa al Sistema Interno y registra la cantidad de asignación de fondo revolvente. Continúa con la actividad número 2. En caso de que corresponda reposición de fondo: Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Indica los ajustes a realizar y devuelve a las áreas administrativas, a través del formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte y archiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/disminución de documentos, conservando copia del oficio de rechazado con el sello de las áreas administrativas. Continúa con la actividad número 3. En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema y verifica si cuenta con disponibilidad
139
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
3A
3A.1
3A.2 4 5 6
Presupuestal para afectar las partidas que permitan reponer el fondo revolvente. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el documento. Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de la insuficiencia presupuestal y devuelve a las áreas correspondientes, el formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte Y archiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/disminución de documentos. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad en el Sistema con base en las cantidades y partidas de los gastos efectuados con fondo revolvente. Elabora y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias y el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias. Asigna número de folio para control interno en el Seguimiento de documentación del Siafev, en original y dos copias, en el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias.
140
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
7
7A.1
7A.2
7A.3
Entrega los documentos que proceden para asignación o reposición de fondo revolvente en el orden siguiente:
• A la oficina de Presupuesto y Contabilidad: el Seguimiento interno de documentos en original y copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia.
• A la Oficina de Ordenes de Pago y Caja: el Seguimiento de documentación del Siafev en original y copia, la Documentación soporte y la Solicitud-Comprobación de Recursos en original.
• Archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo el Seguimiento interno de documentos, en copia, el Seguimiento de documentación del Siafev en copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos, en segunda copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
• REGISTRO DE COMPROBACIÒN DE RECURSOS • RECEPCIÒN DE SOLICITUDES-COMPROBACIÒN
DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÒN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV).
141
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Revisión de Documentos para la asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REGISTRO UNICO DE COMISIONES
DOCUMENTACION
SOLICITUD- COMPROBACIO
2
O
O
C
SOLICITUD- COMPROBACION
O-2
O-2
1
RECIBE Y VERIFICA
REGISTRO UNICO DE COMISIONES AL PERSONAL
OFICIO DE
DOCUMENTACION
SOLICITUD- COMPROBACION
O
O
O-2
AREAS DE LA
SECRETARÍ
2
¿ES COMPLETA
Y CORRECTA LA
SI
ELABORA Y FIRMA
NO
COMPLETA, ASIGNA EL NUMERO
DE FOLIO Y
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE
O-1
SEGUIMIENTO INTERNO DE
O-2
ASIGNA NUMERO DE
FOLIO
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENT
O-2
F IN
ENTREGA
SEGUIMIENTO INTERNO DE
SOLICITUD- COMPROBACION
1
O-1
OFICINA DE PRESUPUESTO Y
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION
O-2
SOLICITUD- COMPROBACION
SEGUIMIENTO DE
O-1
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION
SEGUIMIENTO INTERNO DE
2
2
INFORMA Y
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE
O-1
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE
O-1
JEFE DEL DEPARTAMEN
TO DE RECURSOS
AREAS DE LA
INFORMA Y DEVUELVE
REGISTRO UNICO DE COMISIONES
OFICIO DE
DOCUMENTACION
SOLICITUD- COMPROBACION
O
O
O-2
2
AREAS DE LA
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE
O
DEVOLUCION/ DISMINUCION DE
1
C
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE COMPROBACION DE
RECURSOS
142
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Revisión de Documentos para la asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ENTREGA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV
O-1
DOCUMENTACION SOPORTE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV
1
1
O
OFICINA DE PRESUPUESTO
Y CONTABILIDAD
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
O-1
1
F IN
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
C
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
2
1
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS - RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
143
Procedimiento Nombre:
Recepción de Recursos No Ejercidos.
Objetivo: Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los servidores públicos en las Solicitudes Comprobación de Recursos; así como llevar a cabo el depósito de dichos recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Frecuencia: Diaria.
Normas En la Oficina de Ordenes de Pago y Caja reciben el recurso y se efectúa el reintegro para envío a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
144
Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja
1 2 3 4 5
Recibe de las diversas áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura, el Formato de reintegro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejercidos. Elabora el Formato de reintegro en original y captura los datos generales del servidor público y la cantidad que reintegra, número de cheques y cuenta bancaria, de acuerdo con el Formato de reintegro original. Envía el Formato de reintegro y el efectivo al área de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Emite del Sistema Interno el Recibo de ingresos en tres tantos, sellados por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Integra expediente de Recepción de Recursos no Ejercidos con el Formato de reintegro en original y el Recibo de ingresos en un tanto y archiva dicho expediente de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS.
145
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción de Recursos No Ejercidos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
INICIO
FORMATO DE REINTEGRO
O
RECIBE
ELABORA Y CAPTURA
EFECTIVO
INTEGRA
FORMATO DE REINTEGRO
O
1T
RECIBO DE INGRESOS SELLADO
2T
ÁREAS DE LA SECRETARÍA
FORMATO DE REINTEGRO
RECIBO DE INGRESOS
3T
EMITE
ENVÍA
FORMATO DE REINTEGRO
O
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
EFECTIVO
SISTEMA INTERNO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
C
FIN SISTEMA INTERNO
EXPEDIENTE DE RECEPCIÓN DE RECURSOS NO EJERCIDOS
O
146
Procedimiento Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente.
Objetivo: Cumplir oportunamente con la entrega de Cheques a los beneficiarios para la atención de los compromisos establecidos por las áreas de la Secretaría.
Frecuencia: Diaria.
Normas Los cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Solicitud-Comprobación de Recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar. La Documentación soporte del pago de los cheques con recursos del fondo revolvente deberá integrarse con la copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos y/o el original de la Solicitud de fondos a comprobar, por concepto de viáticos y gastos a comprobar. Los cheques para pago a beneficiarios deberán imprimirse en las formas valoradas de las chequeras que corresponden a las cuentas bancarias para la administración de los recursos de fondo revolvente. El registro y firmas de Cheques deberán contar con dos firmas mancomunadas para su protección y control. La entrega de cheques se realizará previa identificación del beneficiario, misma que deberá contar con vigencia, nombre, firma y fotografía. En la Póliza Cheque deberá registrarse la firma del beneficiario y la fecha que corresponda a la entrega del Cheque. En el Sistema Interno deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recursos pagados. El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para control de disponibilidad, egresos y saldos en las cuentas bancarias de la Secretaría.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
147
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
1 2
2A 3 4 5 6
Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad a través del Sistema Interno la Póliza de egresos en trámite, el Seguimiento interno de documentos en original y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos y en original si es una Solicitud de fondos a comprobar. Verifica que los datos relevantes del Seguimiento interno de documentos original y la Documentación soporte correspondan a los datos de la Póliza de egresos recibida vía Sistema Interno ¿Coinciden los datos de los documentos recibidos? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, a través del Sistema Interno, así como el Seguimiento interno de documentos, en original y la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Revisa en el Sistema Interno el número de Cheque consecutivo contra la Forma valorada original que obtiene del resguardo en el área de Órdenes de Pago y Caja. Emite en la forma valorada el Cheque nominativo en original y la Póliza cheque original correspondiente al pago de recursos. Emite del Sistema Interno la Póliza de egresos en dos tantos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, en la Póliza
148
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
7 8 9
10
11
12
13
14
Cheque original y en la Póliza de egresos en dos tantos. Registra en el Sistema Caja como autorizado el Cheque en original y la Póliza cheque en original. Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente:
• Cheque en original • Póliza cheque en original • Seguimiento interno de documentos,
original. • Documentación soporte en original y/o
fotocopia según sea el caso. • Póliza de egresos en dos tantos.
Pasa el tiempo. Recibe al beneficiario y solicita la identificación oficial en original que lo acredita para recibir el Cheque, por los servicios prestados a la Secretaría. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en original y la Póliza cheque, en original que corresponden al beneficiario que se presenta a cobrar. Recaba firma del beneficiario en la Póliza cheque, original. Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial, en original Accesa al Sistema Interno y con base en la Póliza cheque, original registra la baja del cheque entregado al beneficiario. Pasa el tiempo. Emite a través del Sistema Interno, el Informe de bancos, en tres tantos con el registro del importe de los cheques emitidos en el día y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de
149
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
15
16
Recursos Financieros. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el seguimiento interno de documentos, en original, Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de recursos así como la póliza de egresos en dos tantos. Distribuye los documentos en el orden siguiente:
§ A la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, el Informe de bancos, en un tanto, la Póliza de egresos, en un tanto, el Seguimiento interno de documentos, en original y la Documentación soporte en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos para que proceda a integrar el archivo contable.
§ A la jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe de bancos en un tanto.
§ Archiva de manera cronológica permanente el Informe de bancos, en un tanto, la Póliza de egresos en un tanto y la Póliza cheque, en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
150
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Emisión y Entrega de Cheques del Fondo Revolvente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REGISTRA COMO AUTORIZADO
CHEQUE
O
SISTEMA INTERNO
FORMA VALORADA
O
INICIO
EMITE EN FORMA VALORADA
O
RECABA FIRMA
O
POLIZA DE EGRESOS
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS
O
RECIBE
SISTEMA INTERNO
DOCUMENTACION SOPORTE
POLIZA DE EGRESOS EN
TRÁMITE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
VERIFICA DATOS RELEVANTES
SISTEMA INTERNO
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS?
NO DEVUELVE
POLIZA DE EGRESOS EN
TRÁMITE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O
SISTEMA INTERNO DE CAJA
1
1
REVISA
SISTEMA INTERNO
SI
NUMERO DE CHEQUE
CHEQUE
POLIZA DE EGRESOS
2T
EMITE
SISTEMA INTERNO
CHEQUE
- JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
BENEFICIARIO
RECIBE Y REVISA
1
DOCUMENTACION SOPORTE
DOCUMENTACION SOPORTE
POLIZA CHEQUE
POLIZA CHEQUE
2T
POLIZA CHEQUE
2T
RESGUARDA
O
POLIZA DE EGRESOS C
CHEQUE
POLIZA CHEQUE
DOCUMENTACION SOPORTE
O
IDENTIFICACION OFICIAL O
OBTIENE
CHEQUE
O
POLIZA CHEQUE
C
BENEFICIARIO
RECABA FIRMA
O POLIZA CHEQUE
POLIZA DE EGRESOS
EN TRÁMITE
O
O
O
O
O
OBTIENE DEL RESGUARDO DE LA OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
151
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Emisión y Entrega de Cheques del Fondo Revolvente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
O
INFORME DE BANCOS
T
T
POLIZA DE EGRESOS
T
FIN
POLIZA CHEQUE
O
ACCESA Y REGISTRA BAJA DE CHEQUE
SISTEMA INTERNO
DISTRIBUYE
INFORME DE BANCOS
T
T
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
POLIZA DE EGRESOS O
DOCUMENTACION SOPORTE
1
INFORME DE BANCOS
3T
EMITE Y RECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y -
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
INFORME DE BANCOS
C
ENTREGA
CHEQUE
O IDENTIFICACION OFICIAL
BENEFICIARIO
OBTIENE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
2T
DOCUMENTACION SOPORTE
POLIZA DE EGRESOS
POLIZA CHEQUE
O
PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE
C
152
Procedimiento Nombre: Reposición de Fondo Revolvente de Caja.
Objetivo: Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos.
Frecuencia: Variable.
Normas Todos los documentos presentados para pago o comprobación de gastos para hacerlos efectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Toda la documentación deberá revisarla previamente la Oficina de órdenes de Pago y Caja. La Solicitud-Comprobación de Recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de Órdenes de Pago y Caja, para validar la revisión previa del documento.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
153
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
1 2 3 4 5 6 7
Recibe de las áreas administrativas de la Secretaría, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y los Comprobantes en original. Determina el importe total de la Solicitud-Comprobación de Recursos en original de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolvente de la Oficina de Pago y Caja. Fotocopia la Solicitud-Comprobación de Recursos en original para obtener el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y archiva la fotocopia de la Solicitud-Comprobación de Recursos como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad a través del Sistema Interno, la póliza de trámite y Solicitud-Comprobación de Recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en original y copia. Accesa al Sistema Interno, emite la Póliza de egresos en dos tantos, en la Forma valorada que obtiene del resguardo en el área de órdenes de Pago y Caja emite Cheque en original con su respectiva Póliza cheque en un tanto y revisa que los datos estén correctos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros autorización en el Cheque en original, en la Póliza cheque en un tanto y en
154
Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja
8 9
10
11
12
la Póliza de egresos en dos tantos. Accesa al Sistema Interno, y registra el Cheque en original en el control de cheques autorizados. Firma la Póliza cheque en un tanto y registra la baja del cheque en el Sistema Interno. Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria correspondiente. Recibe de la institución bancaria correspondiente el Efectivo, el cual se resguarda en la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. Entrega a la Oficina Presupuesto y Contabilidad la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia, el Seguimiento interno de documentos en original y copia y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivo contable y archiva la Póliza cheque y la Póliza de egresos en un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
155
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Reposición del Fondo Revolvente de Caja.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
ENTREGA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
O-2
RECIBE
INICIO
DETERMINA IMPORTE
FOTOCOPIA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
COMPROBANTES
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O
O
O-2
O
F
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
F
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
C
RECIBE POLIZA DE TRAMITE Y
REVISA
OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
SISTEMA INTERNO VIA
SISTEMA
1
O-1
REVISION DE DOCUMENTOS
PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO
REVOLVENTE
ACCESA, EMITE Y REVISA
SISTEMA INTERNO
POLIZA DE EGRESOS
CHEQUE
POLIZA CHEQUE
2T
T
RECABA AUTORIZACION
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA - JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CHEQUE
POLIZA CHEQUE
T
ACCESA Y REGISTRA
SISTEMA INTERNO
CHEQUE
FIRMA Y REGISTRA BAJA DEL CHEQUE
POLIZA CHEQUE T
REALIZA COBRO
CHEQUE
INSTITUCION BANCARIA
RECIBE Y RESGUARDA
EFECTIVO
INSTITUCION BANCARIA
FIN
ENTREGA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS C
T
POLIZA CHEQUE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
POLIZA DE EGRESOS
POLIZA DE EGRESOS
T
O-1
COMPROBANTES
POLIZA DE EGRESOS
2T
T
CARPETA DE POLIZA DE EGRESOS
O
O
O
O
SISTEMA INTERNO
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL AREA DE ÓRDENES
DE PAGO Y CAJA
156
Procedimiento Nombre: Pago de Gastos Menores con cheque a las áreas de la Unidad
Administrativa.
Objetivo: Realizar el pago en cheque de los compromisos establecidos por la Unidad Administrativa, previa autorización del titular de la Unidad Administrativa, y/o Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Humanos y Materiales.
Frecuencia: Periódica.
Normas El pago con cheque de Solicitudes-Comprobación de Recursos se realizará en el departamento de órdenes de Pago y Caja. Todo documento presentado para pago a través de la Solicitud-Comprobación de Recursos deberá revisarse previamente por la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. La solicitudes-Comprobación de Recursos y los Comprobantes, deberán cumplir con los Lineamientos Internos de Recursos Financieros
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
157
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
1
1A 2 3 4
5
Recibe de las áreas de Recursos Financieros, Humanos, Materiales e Informática, la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y dos copias y los comprobantes que corresponden a los pagos realizados y verifica que los documentos cumplan con los Lineamientos Internos de Recursos Financieros. ¿Cumplen con los lineamientos del Departamento de Recursos Financieros? En caso de que no cumplan con los Lineamientos: Informa de la inconsistencia y devuelve a las áreas Administrativas la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y los Comprobantes en original. Continúa con la actividad número 1. En caso de que cumpla con los Lineamientos: Elabora cheque y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Obtiene una copia del cheque y entrega a las áreas administrativas, el cheque en original por concepto de pago de comisiones o gastos oficiales. Pasa el tiempo. Sella como pagado y entrega el cheque en original al Departamento de Recursos Financieros para procesar en el Siafev, depositando en la cuenta en forma electrónica. Pasa el tiempo. Registra en el auxiliar de bancos el cheque emitido, con una copia de la póliza cheque e integra expediente de Pago de Gastos Menores y archiva de manera cronológica temporal las Solicitudes-Comprobación de Recursos en original y dos copias, los Comprobantes y la copia del cheque.
158
Área Actividad Descripción Oficina de
Ordenes de Pago y Caja
FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA.
159
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Pago de Gastos Menores con cheque a las áreas de la Unidad Administrativa.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
COMPROBANTES
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
COMPROBANTES
O-2
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
CHEQUE
SOLICITUDES- COMPROBACION DE RECURSOS
O-2
REGISTRA E INTEGRA
AREAS DE RECURSOS FINANCIEROS, HUMANOS, MATERIALES
E INFORMÁTICA
1
FIN
INFORMA Y DEVUELVE
ELABORA Y FIRMA
ENTREGA
¿CUMPLEN CON LOS LINEAMIENTOS DE
RECURSOS FINANCIEROS?
1
SI
NO
CHEQUE
CHEQUE
AREAS ADMINISTATIVAS DE LA
SECRETARÍA
AREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SECRETARÍA
SELLA ENTREGA Y PROCESA
O
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
COMPROBANTES
O-2
C
JEFE DE LA U. ADMINISTRATIVA
CHEQUE
SIAFEV
C
AUXILIAR DE BANCOS
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA
PÓLIZA CHEQUE
C
161
Procedimiento Nombre: Emisión de la nómina.
Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones que por las jornadas laborales les correspondan a los servidores públicos adscritos a la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Quincenal.
Normas La emisión de la nómina incluye el pago de las percepciones que corresponden al personal de la Dependencia. La integración y emisión de la nómina, deberá apegarse al calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Para llevar a cabo el proceso de integración y emisión de la nómina, la Oficina de Nómina considerará el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El envío del depósito a la institución bancaria a través del Sistema Pagel deberá efectuarse un día antes a la fecha de pago. En el caso de que se presente un pago por concepto de estímulo por años de servicio, se hará mediante la captura de pagos directos en el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El reporte de pagos directos de estímulo por años de servicio deberá enviarse al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el caso de no haber pagos por este concepto se notifica a través de oficio.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
162
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
1 2
2A
2A.1 3 4
Obtiene del archivo alfabético permanente el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal y consulta los movimientos de altas y bajas del personal. Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado, actualiza las altas y bajas quincenales del personal y verifica los movimientos en la nómina. ¿Existen movimientos de afectación a la nómina? En caso de existir pagos directos y bajas de personal: Consulta el Marco normativo de percepciones y deducciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación que obtiene del archivo cronológico temporal y de acuerdo a las fechas de baja contenidas en el Expediente de movimientos de personal, efectúa los cálculos del finiquito. Accesa al módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado y captura los datos requeridos para efectuar la baja de personal y archiva de manera cronológica temporal el Marco normativo de percepciones y deducciones. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 4. En caso de existir altas y pagos retroactivos al personal: Accesa al Modulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado y de acuerdo a las fechas de altas contenidas en el Expediente de movimientos de personal, captura los datos de ingreso del servidor publico. Archiva de manera cronológica permanente el Expediente personal y el Expediente de movimientos de personal. Pasa el tiempo.
163
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
5 6 7 8 9
10
11
12
Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado para llevar a cabo el proceso de nómina quincenal y obtiene del archivo cronológico permanente las formas valoradas en original y las Notificaciones de depósito, en original. Emite del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado las Notificaciones de depósito en original y los cheques en las Formas valoradas. Emite del Modulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado la Nómina en un tanto que contiene la relación de los trabajadores de base y de contrato; el Reporte de cifras de control quincenal en dos tantos y el Reporte alfabético de verificación de depósito en un tanto. Genera del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado, los Archivos de nómina en diskette para que el Departamento de Recursos Financieros verifique las afectaciones presupuéstales. Elabora Tarjeta Informativa en original y copia para entregar al Departamento de Recursos Financieros el Reporte de las cifras de control quincenal en un tanto y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Departamento de Recursos Financieros la Tarjeta Informativa en original, el reporte de cifras de control quincenal en un tanto, y el diskette con los Archivos de nómina y archiva la Tarjeta informativa en copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Accesa al Sistema Pagel de la institución bancaria correspondiente y efectúa el envío de la nómina para el depósito del efectivo que corresponde a los empleados de la Secretaría. Genera del Sistema Pagel, el Reporte general de un grupo de transacciones en un tanto.
164
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
13
14
15
16
17
18
19
20
Verifica los importes totales que correspondan al pago de personal en el Reporte alfabético de verificación de depósito, en un tanto y en el Reporte General de grupo de transacciones en un tanto. Paga la nómina en cada uno de los trabajadores de la Secretaría de Turismo y Cultura, firmando de conformidad en un tanto. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, una copia de la nómina firmada por los trabajadores, archivando de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Elabora y firma en original y copia los reportes de Cuota sindical, Cuota del Instituto de Pensiones del Estado, Liquidación del ISR y Seguro institucional. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el original de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISR y Seguro institucional así como un tanto del Reporte de cifras de control quincenal y archiva de manera cronológica permanente la copia de cada uno de los reportes. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación los Estados de cuenta del SAR (Safari) bimestrales, en un tanto. Elabora la Relación de entrega de estados de cuenta en original para recabar la firma de recibido del trabajador. Entrega al trabajador el Estado de cuenta de personal vigente, en un tanto y recaba firma de recibido en la Relación de entrega de estados de cuenta en original.
165
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
21
Considerando que si se localiza al extrabajador le entrega el Estado de cuenta de personal no vigente, en caso contrario se anexa a su Expediente. Archiva cronológicamente en forma permanente la Relación de entrega de estados de cuenta en original, en un tanto con el registro de las firmas de los trabajadores que recibieron el Estado de cuenta del SAR. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
166
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Emisión de la Nómina.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
TARJETA INFORMATIVA
1
ARCHIVOS DE NOMINA
ACCESA Y CAPTURA
SISTEMA DESCONCENTRAD
O
1
EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL
T
REPORTE DE CIFRAS DE CONTROL QUINCENAL
2T
NOTIFICACIONES DE DEPÓSITO
EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL
ACCESA Y PROCESA NOMINA
¿EXISTEN MOVIMIENTOS DE AFECTACION A LA
NOMINA?
PAGOS DIRECTOS Y BAJAS DE PERSONAL
FORMAS VALORADAS
INICIO
SISTEMA DESCONCENTRADO
ACCESA, ACTUALIZA Y VERIFICA
MOVIMIENTOS
SISTEMA DESCONCENTRADO
NOTIFICACIONES DE DEPÓSITO
EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL A
ALTAS Y PAGOS
RETROACTIVOS
AL PERSONAL
ACCESA Y CAPTURA
SISTEMA DESCONCENTRAD
O
1
O
O
EMITE
SISTEMA DESCONCENTRADO
EN FORMAS VALORADAS
NOMINA
EMITE
SISTEMA DESCONCENTRAD
O T
ARCHIVOS DE NOMINA
GENERA
SISTEMA DESCONCENTRAD
O
ELABORA Y RECABA FIRMA
TARJETA INFORMATIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
O-1
REPORTE DE CIFRAS DE CONTROL QUINCENAL
T
TARJETA INFORMATIVA
ENTREGA
O
1
C
MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES
CHEQUES
REPORTE ALFABETICO DE VERIFICACION DE DEPÓSITO
C
OBTIENE Y CONSULTA
EXPEDIENTE DE PERSONAL
CONSULTA Y EFECTUA
CALCULOS
O
REPORTE DE CIFRAS DE CONTROL QUINCENAL
T
EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL
EXPEDIENTE DE PERSONAL
ARCHIVA
C
C
MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES
167
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Emisión de la Nómina.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
1 CUOTA DEL IPE
1
1
REPORTE DE CIFRAS DE CONTROL QUINCENAL
T
C SEGURO INSTITUCIONAL
LIQUIDACION DEL ISPT
O
NÓMINA
ENTREGA
1T
O-1
CUOTA DEL IPE
O-1
CUOTA SINDICAL
ELABORA Y FIRMA
O-1
1
PAGA LA NÓMINA
NOMINA
CHEQUES
NOTIFICACIONES DE DEPÓSITO
VERIFICA TOTALES
REPORTE ALFABETICO DE VERIFICACION DE DEPÓSITO
REPORTE GENERAL
T
T
GENERA
SISTEMA PAGEL
REPORTE GENERAL
T
CUOTA DEL IPE
O
CUOTA SINDICAL
ENTREGA
O
SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DE LA SEFIPLAN
SEGURO INSTITUCIONAL
SEGURO INSTITUCIONAL
T LIQUIDACION DEL ISPT
O-1
O
CUOTA SINDICAL
LIQUIDACION DEL ISPT
ACCESA Y EFECTUA ENVIO DE LA NOMINA
SISTEMA PAGEL
RECIBE
ESTADOS DE CUENTA SAR
T
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL
DE LA SEFIPLAN
FIN
ARCHIVA
RELACION DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA
ENTREGA Y RECABA FIRMA
ESTADOS DE CUENTA DE PERSONAL VIGENTE
RELACION DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA
T
O
O
C
BIMESTRALES
ELABORA
RELACION DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA
O
168
Procedimiento Nombre: Pago de Compensaciones.
Objetivo: Elaborar la Nómina de compensaciones en tiempo y forma para que los empleados reciban sus percepciones de manera correcta y oportuna.
Frecuencia: Mensual.
Normas El Requerimiento del recurso para el pago de Nómina de compensación deberá enviarse los días ocho de cada mes a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización. Para la emisión de la Nómina de compensación es necesario contar con disponibilidad del presupuesto en cada Unidad Presupuestal. El pago de la Nómina de compensación se emitirá solo a los empleados que estén dados de alta en el sistema. Al terminar el proceso y generación de Nómina se deberá aplicar el impuesto sobre la renta (ISR) a cada uno de los empleados. Se deberá remitir al Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría de Turismo y Cultura el importe de ISR en el Anexo “7-A” dentro del mes que corresponda.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
169
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
1 2 3 4 5 6 7 8
Obtiene del archivo cronológico permanente los Movimientos de personal del mes en original, los integra y ordena por Unidad Presupuestal. Elabora el Resumen de movimientos en un tanto para revisión y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica permanente los Movimientos de personal en el mes en original. Envía el Resumen de movimientos en un tanto a la Oficina de Nómina de compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Cuantifica las incidencias por concepto de retardos y/o faltas. Así mismo, se calculan las cuotas obreras del Instituto Mexicano del Seguro Social y aguinaldo en caso de baja. Elabora el Requerimiento del mes en dos tantos, considerando los movimientos de altas, bajas, cambios, retroactivos, modificaciones de sueldo, aguinaldos, retardos y/o faltas y descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social. Elabora el Resumen del requerimiento en tres tantos, uno se entrega al Departamento de Recursos Financieros para que le de disponibilidad a cada Unidad Presupuestal y los otros dos se integran al Requerimiento. Elabora el Estado de cuenta del mes en dos tantos. Envía los días ocho de cada mes el Requerimiento en un tanto y el Resumen del requerimiento en un tanto, así como el Estado de cuenta del mes en un tanto a la Oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación (Subdirección de Recursos Humanos) para su autorización y el Requerimiento en un tanto y el Estado de cuenta del mes en un tanto se archivan como acuse de recibo de manera cronológica.
170
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
9
10
11
11A.1
12
13
14
Recibe vía telefónica de la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización del Requerimiento. Realiza la captura en el Sistema SNC de todos los movimientos del mes así como las incidencias, aguinaldo y pensión alimenticia, así como cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social. Emite del Sistema SNC el Reporte de cifra control en un tanto y verifica que los importes estén correctos. ¿Son correctos los importes del Reporte de cifra control? En caso de no ser correctos los importes: Corrige en el Sistema SNC los importes. Continúa con la actividad número 11. En caso de ser correctos los importes: Emite del Sistema SNC otro tanto del Reporte de cifra control y se entrega al Departamento de Recursos Financieros para que solicite recursos a la tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de cifra control anterior, en un tanto. Genera en el Sistema SNC el archivo de depósito y cheques. Emite a través del Sistema SNC y verifica que están correctos los reportes siguientes:
• Cifra de control de cheques, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta.
• Cifra control de depósito, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,
• Relación de cheques general, de pensionados, y
171
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
15
16
17
de Retroactivos (si los hay), en un tanto y archiva de manera cronológica Permanente en la Carpeta. • Cifra control del Instituto Mexicano del
Seguro Social, en dos tantos, un tanto lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta y el otro tanto se archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del Instituto Mexicano del Seguro Social,
• Plantilla de personal con descuentos, en un
tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,
• Plantilla de Personal sin descuentos, en un
tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,
• Plantilla de personal con retroactivos (si los hay), en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,
• Plantilla de personal con pensión alimenticia, en dos tantos y archiva un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta y el otro tanto lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Pensiones Alimenticias.
Accesa al Sistema Pagel-Bancomer, transmite depósitos a las cuentas de los trabajadores y emite el Reporte de los depósitos, en un tanto y se archiva de manera cronológica permanente. Realiza cálculo del ISR de manera manual por medio de muestreo de sueldos. Realiza el proceso de ISR en el sistema SNC guiándose en el apartado “A” y “B” del Manual de Obligaciones Fiscales que obtiene del archivo cronológico temporal y se emite los Reportes de base gravable en original y los Reportes de ISR de la compensación en dos tantos, un
172
Área Actividad Descripción Oficina de Nómina
18
19
20
21
22
tanto de los Reportes de ISR se entrega al Departamento de Recursos Financieros y el otro tanto se archiva de manera cronológica permanente. Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia y archiva de manera cronológica temporal el Manual de Obligaciones Fiscales. Prepara Anexo “7-A” definitivo en original y copia para reportar las bases gravables y envía el Anexo “7-A” junto con el ISR de la nómina básica de compensación al Departamento de Recursos Financieros con el Oficio de envío en original; y el Anexo “7-A” en copia y el Oficio de envío en copia se envían a la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Actualiza por medio del Sistema Excel el acumulado anual. Informa vía telefónica a la Oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación el término del cálculo del impuesto (ISR). Procesa en el Sistema SNC la póliza en original y dos copias y turna al Departamento de Recursos Financieros la primer copia, a la oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente la Póliza en original para comprobar la afectación en el Siafev y el Reporte de base gravable en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
173
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Pago de Compensaciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
CUANTIFICA INCIDENCIAS
ELABORA
INICIO
OBTIENE, INTEGRA Y
ORDENA POR UNIDAD
PRESUPUESTAL
O
ELABORA
ENVIA
ELABORA PARA REVISION
Y RECABA FIRMA
RESUMEN DE MOVIMIENTOS
T
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
DEL MES
RESUMEN DEL REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
T REPORTE DE CIFRA CONTROL
1
REQUERIMIENTO 2T
T
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
T
SE INTEGRAN AL
REQUERIMIENTO
ELABORA
ESTADO DE CUENTA DEL MES
2T
RESUMEN DEL REQUERIMIENTO
ESTADO DE CUENTA DEL MES
T
T
T
OFICINA DE NOMINA DE
COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN
LOS DIAS 8 DE
CADA MES
RECIBE AUTORIZACION
VIA TELEFONICA
REALIZA LA CAPTURA
SISTEMA
SNC
MOVIMIENTOS
DEL MES
EMITE Y VERIFICA
SISTEMA
SNC
NO
SI
¿SON CORRECTOS
LOS IMPORTES DEL REPORTE
DE CIFRA CONTROL?
1
T REPORTE DE CIFRA CONTROL
EMITE Y
ENTREGA
SISTEMA
SNC DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
DEL MES
C
T
REQUERIMIENTO
RESUMEN DEL REQUERIMIENTO
ESTADO DE CUENTA DEL MES
T
T
T
C
ENVIA
RESUMEN DE MOVIMIENTOS T
OFICINA DE NOMINA DE
COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN
OFICINA DE NOMINA DE
COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
O
C
1
CORRIGE
SISTEMA
SNC
REPORTE DE CIFRA CONTROL ANTERIOR
T
REQUERIMIENTO
174
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Pago de Compensaciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
FIN
1
REALIZA EN FORMA MANUAL
CALCULO ISR
T REPORTE DE LOS DEPOSITOS
ACCESA, TRANSMITE DEPOSITOS
Y EMITE
SISTEMA PAGEL - BANCOMER
POR MUESTREO
DE SUELDOS
O REPORTES DE BASE GRAVABLE
REALIZA PROCESO ISR,
EMITE Y ENTREGA
SISTEMA SNC
REPORTE DE ISR
T
PREPARA
ANEXO 7-A
OFICIO DE ENVIO
ANEXO 7-A
O
O
1
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
OFICIO DE ENVIO
1
OFICINA DE NOMINA COMPENSACIONES
DE LA SEFIPLAN
ACTUALIZA ACUMULADO
ANUAL
SISTEMA EXCEL
INFORMA EL TERMINO
DEL CALCULO ISR
1 POLIZA
PROCESA Y TURNA
SISTEMA SNC
2
OFICINA DE NOMINA DE
COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
REPORTE DE ISR
T
C
C
VIA TELEFONICA
EMITE Y
VERIFICA
SISTEMA SNC
CIFRA CONTROL DE CHEQUES
T
CIFRA CONTROL DE DEPOSITO
T
RELACION DE CHEQUES
T
CIFRA CONTROL DEL IMSS
T
PLANTILLA DE PERSONAL CON DESCUENTOS
T
PLANTILLA DE PERSONAL SIN DESCUENTOS
T
PLANTILLA DE PERSONAL CON RETROACTIVO
T
PLANTILLA DE PERSONAL CON PENSION ALIMENTICIA
T
GENERA ARCHIVO DE DEPOSITO Y
CHEQUES
SISTEMA SNC
CIFRA CONTROL DEL IMSS
T
PLANTILLA DE PERSONAL CON PENSION ALIMENTICIA
T
C
C
C EXPEDIENTE
DEL IMSS
EXPEDIENTE DE
PENSIONES ALIMENTICIA
S
O
OFICINA DE NOMINA DE
COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE ENVIO O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE OBLIGACIONES FISCALES C
MANUAL DE OBLIGACIONES FISCALES
C
POLIZA
O REPORTE DE BASE GRAVABLE
COMPROBACION
DE AFECTACION DEL SIAFEV
175
Procedimiento Nombre: Reclutamiento de personal.
Objetivo: Integrar la bolsa de trabajo de la Dependencia con personal que cubra los requisitos de los diferentes puestos que de acuerdo a la Ley orgánica corresponden.
Frecuencia: Periódica.
Normas El reclutamiento de personal para la Bolsa de trabajo deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado y del análisis del Currículum Vitae. La oficina de Administración y Desarrollo de Personal deberá solicitarle al interesado para su inclusión en la Bolsa de Trabajo, el formato de Solicitud de empleo. Los Expedientes de personal que se integran en la Bolsa de trabajo, deberán clasificarse de acuerdo a los perfiles de puestos establecidos. Los Curriculums Vitae que se reciban deberán integrar constancias que acrediten el nivel de estudios del interesado. El personal registrado en la bolsa de trabajo deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catalogo de puestos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
176
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1
1A 2 3 4
Recibe el Currículo Vitae del interesado para prestar sus servicios en la Dependencia, lo entrevista para obtener sus datos generales y analiza la información que permita determinar si cubre el perfil deseado. ¿Cubre el perfil interesado? En caso de no cubrir el perfil: Informa al interesado que no cubre el perfil del puesto disponible y archiva en la Bolsa de trabajo, de manera alfabética permanente el Currículo vitae. Fin. En caso de cubrir el perfil: Informar al interesado vía telefónica, que cubre el perfil del puesto vacante. Solicita y recibe del interesado la Solicitud de empleo en original. Revisa que la Solicitud de empleo en original se encuentre debidamente requisitaza y archiva de manera alfabética permanente el Currículo vitae y la Solicitud de empleo en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÒN DE PERSONAL.
177
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Reclutamiento de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
F IN
CURRICULUM VITAE
RECIBE, ENTREVISTA Y ANALIZA
INICIO
¿CUBRE EL PERFIL EL INTERESADO?
NO
SI
INFORMA
INFORMA ACEPTACION EN BOLSA DE TRABAJO
INTERESADO
INTERESADO
SOLICITA Y RECIBE
SOLICITUD DE EMPLEO O
REVISA
SOLICITUD DE EMPLEO
A
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE PERSONAL
O
VÍA TELEFÓNICA AL INTERESADO
FIN
CURRICULUM VITAE
CURRICULUM VITAE
A
INTERESADO
BOLSA DE TRABAJO
BOLSA DE TRABAJO
178
Procedimiento Nombre: Contratación de Personal.
Objetivo: Establecer una relación laboral formal entre la Dependencia y el personal seleccionado o propuesto por los Titulares de las Unidades Presupuestales para cubrir una vacante.
Frecuencia: Variable.
Normas La contratación de personal procederá si la Unidad Presupuestal que solicita cuenta con recursos disponibles para efectuar el movimiento de alta. El personal propuesto por los titulares de las Unidades Presupuestales y el registrado en la Bolsa de trabajo deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catalogo de Puestos. Las propuestas de contratación de personal que realicen los Titulares de las Unidades Presupuestales pueden integrarse por personal que hayan terminado su servicio social. El personal de nuevo ingreso a la Secretaría deberá entregar todos los documentos indicados en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos para que proceda el movimiento de alta y permita la integración del Expediente de personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
179
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1
1A
1B 2 3 4
Recibe de las Unidades Presupuestales el Movimiento de personal en un tanto con la propuesta de contratación de personal y verifica su disponibilidad presupuestal. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Elabora Tarjeta Informativa en original y copia, para hacer del conocimiento de las Unidades Presupuestales que no se cuenta con disponibilidad presupuestal para contratación de personal y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Entrega la Tarjeta Informativa en original a las Unidades Presupuestales y archiva de manera cronológica permanente la copia junto con el Movimiento de personal en un tanto. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Obtiene del archivo cronológico temporal la Relación de requisitos en original, la cedula de Identificación en original, la Solicitud de credencial en original y los entrega al Personal de Nuevo Ingreso. Pasa el tiempo. Recibe del personal de Nuevo Ingreso los requisitos, la cédula de Identificación en original, la Solicitud de credencial en original y la Solicitud de afiliación al IMSS en original y los revisa para verificar que estén completos. Integra en el Expediente de personal los Requisitos, el Formato de registro único de empleado en original, la Solicitud de credencial en original, la Solicitud de afiliación al IMSS en original y el Movimiento de personal en un tanto y lo archiva de manera alfabética permanente.
180
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
5 6 7 8 9
10
Elabora el Requerimiento mensual en original con la relación de movimientos de personal presentados en el mes. Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Requerimiento mensual en original para su correspondiente autorización. Pasa el tiempo. Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización a los movimientos de personal a través del Sistema de Recursos Humanos. Registra el movimiento de alta en el Sistema de Personal. Elabora la Carta de presentación en original y cuatro copias para indicar el área de adscripción y características generales del trabajo y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega la Carta de presentación en original a la Unidad Presupuestal, la primera copia al Secretario, la segunda copia a la Unidad Administrativa, la tercera copia al trabajador y la cuarta copia la archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de personal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
§ AFILIACIÓN Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.
§ ELABORACIÓN DE CREDENCIALES OFICIALES.
181
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Contratación de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
A
FIN
MOVIMIENTO DE PERSONAL
RECIBE Y VERIFICA
DISPONIBILIDAD
INICIO
T
¿CUENTA CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
?
NO
SI
ELABORA Y RECABA FIRMA
TARJETA INFORMATIVA
ENTREGA
RELACION DE REQUISITOS
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ENTREGA
TARJETA INFORMATIVA
1
MOVIMIENTO DE PERSONAL
UNIDADES PRESUPUESTAL
ES
C
T
O
O-1
O
PERSONAL DE NUEVO INGRESO
RECIBE Y REVISA
REQUISITOS
O
SOLICITUD DE CREDENCIAL
O
FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO
SOLICITUD AFILIACION AL IMSS
O
INTEGRA EXPEDIENTE DE
PERSONAL
REQUISITOS
O
SOLICITUD DE CREDENCIAL
O
FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO
SOLICITUD AFILIACION AL IMSS
O
ELABORA
REQUERIMIENTO MENSUAL
O
ENVIA PARA AUTORIZACION
REQUERIMIENTO MENSUAL
O
SECRETARIA DE FINANZAS Y
PLANEACION
RECIBE AUTORIZACION
SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA DE FINANZAS Y
PLANEACION
REGISTRA MOVIMIENTO DE
ALTA
SISTEMA DE PERSONAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
CARTA DE PRESENTACION O-4
ENTREGA
CARTA DE PRESENTACION
1
2
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
O
UNIDAD PRESUPUESTAL
SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO
PERSONAL DE NUEVO
INGRESO
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: -AFILIACION Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. -ELABORACION DE CREDENCIALES OFICIALES.
FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO SOLICITUD DE
CREDENCIAL
O
O
C
MOVIMIENTO DE PERSONAL
T
TRABAJADOR
4
3
A
182
Procedimiento Nombre: Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.
Objetivo: Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Periódica.
Normas El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un solo trabajador, solo procederá si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Secretaría de Turismo y Cultura. El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberá realizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero. El formato anexo 4.2 Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social se entregará a solicitud del trabajador que deberá requisitarse debidamente. El formato anexo 4.2 Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social; así como una fotocopia del Acta de nacimiento legible se entregarán a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social. Una vez que se recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación las altas y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social; se entregará al trabajador el formato Anexo 4.3 Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
183
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1
1A 2 3 4 5
Recibe del trabajador el Formato de datos básicos. Del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social con la fotocopia de su Acta de nacimiento, para tramitarlo a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica que los datos del trabajador estén completos. ¿Están completos los datos del trabajador? En caso de no estar completos: Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de estar completos: Integra un paquete de los Formatos de datos básico del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro días del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos los fotocopia. Elabora Relación e altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias, para tramitar el alta o reingreso de los nuevos trabajadores de la Secretaría de Desarrollo Económico a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Formato de Salario diario integrado, en original. Elabora Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de
184
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
6 7 8 9
solicitud d altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, Acta de nacimiento, en fotocopia, Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, en original y la relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, incluyendo el Salario diario integrado en original para que se realice el trámite en el instituto. Entrega a la Unidad Administración la primera copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y la Relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y archiva la segunda copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, de la Relación de altas y/ reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y el Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en fotocopia de manera cronológica permanente en la Carpeta para solicitar altas al Instituto Mexicano del Seguro Social. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, firma de recibido la copia del Oficio y lo devuelve al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora el formato anexo 4.3, Aviso de afiliación el Instituto Mexicano del seguro social con el nombre del trabajador, número de seguridad social y número de clínica asignada; en original y copia. Entrega al trabajador el formato anexo 4.3, Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y archiva de manera cronológica permanente la copia del documento.
185
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
10 Archiva de manera cronológica permanente, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, en la Carpeta de relación de afiliaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social, documentos que corresponden al personal de esta secretaría que han recibido su aviso de afiliación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
186
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ANEXO 4.2 O
F
ANEXO 4.2
INTEGRA Y FOTOCOPIA
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
INFORMA Y DEVUELVE
TRABAJADOR
¿ESTAN COMPLETOS LOS DATOS?
ELABORA Y RECABA FIRMA
NO
SI O
O-2
ACTA DE NACIMIENTO
OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
ACTA DE NACIMIENTO
F
TRABAJADOR
ELABORA
O-2 RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
ENVIA
O
OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESO AL IMSS
F ACTA DE NACIMIENTO
ANEXO 4.2
O
RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
O
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL
DE LA SEFIPLAN
RECIBE Y DEVUELVE
O OFICIO DE AVISO DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
O RELACION DE TRABAJADORES AFILIADOS AL IMSS
OFICIO DE AVISO
1
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE
LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE
LA SEFIPLAN
ANEXO 4.2
O
F
ELABORA FORMATO
ANEXO 4.3 O-1
FIN
CARPETA DE RELACION DE AFILIACIONES
AL IMSS
ACTA DE NACIMIENTO
NOTA: ANEXO 4.2: DATOS BASICOS DEL TRABAJADOR PARA SU AFILIACION AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. ANEXO 4.3: AVISO DE AFILIACION AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.
ENTREGA
ANEXO 4.3 O
1
C
ARCHIVA
O
O
C
OFICIO DE AVISO DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
RELACION DE TRABAJADORES AFILIADOS AL IMSS
OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
1
RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
1
OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
2
RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS
2
ANEXO 4.2 F
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CARPETA PARA
SOLICITAR ALTAS AL IMSS
C
TRABAJADOR
1
O
1
SALARIO DIARIO INTEGRADO
O
ENTREGA
ANEXO 4.2
ACTA DE NACIMIENTO
F
187
Procedimiento Nombre: Movimientos de baja de personal.
Objetivo: Registrar en el padrón de servidores públicos del Gobierno del Estado los movimientos de baja de personal para su actualización y control.
Frecuencia: Periódica.
Normas El padrón de servidores públicos del Gobierno del Estado se actualizará con la captura en el Sistema de Personal de los movimientos de baja y las modificaciones en la situación laboral del trabajador.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
188
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1
1A
1A
1A.2
1A.3
1A.4
1A.5
1A.6
Recibe del trabajador el Movimiento de personal, en original y copia y verifica la causa de la baja laboral. ¿Cuál es la causa de baja? En caso de que cause baja por renuncia: Recibe del trabajador y revisa la Renuncia en original presentada por así convenir a sus intereses, las Constancias de no adeudo y de liberación de resguardo, en original y la Credencial oficial en original. Recaba firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa en el Movimiento de personal, en original y copia y le informa de las razones de la renuncia presentada. Registra en el Sistema personal, el movimiento de baja. Registra en el Sistema de Nómina, la afectación por baja y emite el Cheque con el talón en original según corresponda al trabajador. Informa al trabajador que ha sido registrado el movimiento de baja y le entrega el Movimiento de personal en copia, copia del Convenio de Terminación Laboral, previamente elaborado en el área de administración y Desarrollo de personal, y el Cheque de sus servicios prestados proporcionales al tiempo que laboró en la Secretaría, previa firma de recibido en el talón del cheque y el Convenio de Terminación Laboral que archiva de manera cronológica en forma permanente. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Relación de bajas de personal, en original y copia con el registro de los movimientos del personal de la Secretaría que ha causado baja. Envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Contraloría General, el Formato de Padrón de Servidores Públicos, que
189
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1A7
1A8
1A9 2 3 4 5
esa misma Dirección proporciona en original, indicando baja y archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal la copia del Formato de Servidores Públicos. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia. Envía a la Dirección Jurídica el Oficio de envío, original del Convenio de Terminación Laboral, la Renuncia, la Constancia de No adeudo y la Liberación de Resguardos en fotocopia y archiva como acuse de recibo el Oficio de envío en copia en el Expediente de renuncias de manera alfabética permanente. Integra el Movimiento de personal en original, el Convenio de Terminación Laboral, la Renuncia en original, la Constancia de no adeudo y la Liberación de Resguardo en original, al Expediente de personal que archiva de manera alfabética permanente. Fin. En caso de que cause baja por Acta administrativa: Recibe Del Titular de la Unidad Presupuestal y revisa el Acta administrativa en original calificada por la autoridad competente y con la resolución administrativa que decreta la rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para la Secretaría. Determina, en coordinación con el Jefe de la Unidad Administrativa la procedencia de la constancia de los hechos irregulares y la resolución administrativa de rescisión laboral que se indican en el Acta administrativa, en original. Recaba la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa en el Movimiento de personal en original y copia. Registra el movimiento de baja en el Sistema de Personal.
190
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
6 7 8 9
10
11
12
13
14
Elabora Oficio de baja en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, dirigido al trabajador para informarle que ha ido rescindido la relación laboral. Entrega al trabajador el Oficio de baja en original y Movimiento de Personal en copia y le informa que se ha rescindido la relación laboral y archiva de manera cronológica permanente y como acuse de recibo la copia del Oficio de baja. Solicita y recibe del trabajador, la Constancia de no adeudo y la Liberación del Resguardo en original. Registra en el Sistema de Nómina, la baja y emite el Cheque con el talón, en original por el importe que le corresponde al trabajador por los días laborados proporcionalmente. Informa y entrega previa firma del trabajador el cheque, su movimiento de personal, el talón de cheque y el Convenio de Terminación Laboral en original y archiva de manera cronológica permanente el talón de cheque y el Convenio de Terminación Laboral. Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Relación de bajas de personal, en original con el registro de los movimientos del personal de la Secretaría que ha causado baja. Envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial el Oficio de envío en original y la Relación de bajas de personal en original y archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal el Oficio de envío en copia. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia. Obtiene fotocopias de las Actas administrativas en original que fueron presentadas en el mes.
191
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
15
16
Envía a la Dirección Jurídica el Oficio de envío, en original y las Actas administrativas en fotocopia que fueron presentadas en el mes y archiva como acuse de recibo el Oficio de envío en copia en el Expediente de personal de manera alfabética permanente. Integra el Acta administrativa, en original, la Constancia de no adeudo, en original, el Oficio de baja, en copia, la Credencial oficial, en original y el Movimiento de personal en original al Expediente de personal que archiva de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
192
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Movimientos de Baja de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
RECIBE Y VERIFICA CAUSA DE BAJA
¿CUAL ES LA CAUSA DE BAJA?
RENUNCIA
ACTA ADMINISTRATIVA
RECIBE Y
REVISA
RENUNCIA O
O
CREDENCIAL OFICIAL
CONSTANCIA DE NO ADEUDO
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECABA FIRMA DE AUTORIZACION
E INFORMA
MOVIMIENTO DE PERSONAL
O-1
TITULAR DE LA UNIDAD PRESUPUESTAL
RECIBE Y REVISA
ACTA ADMINISTRATIVA
O
DETERMINA PROCEDENCIA
O
MOVIMIENTO DE PERSONAL O-1
ACTA ADMINISTRATIVA
TRABAJADOR
O
1
EN COORDINACION CON EL JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
REGISTRA MOVIMIENTO DE
BAJA
SISTEMA DE PERSONAL
REGISTRA BAJA Y
EMITE
SISTEMA DE NOMINA
TALON DEL CHEQUE
TRABAJADOR
SOLICITA Y
RECIBE
CONSTANCIA DE NO ADEUDO
O
O LIBERACIÓN
TRABAJADOR
DE
RESGUARDO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1 OFICIO DE BAJA
RECABA FIRMA DE AUTORIZACION
O-1 MOVIMIENTO DE PERSONAL
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
2
CHEQUE
O
ENTREGA E
INFORMA
OFICIO DE BAJA
O
1
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
TRABAJADOR
REGISTRA MOVIMIENTO DE
BAJA
SISTEMA DE PERSONAL
MOVIMIENTO DE PERSONAL
OFICIO DE BAJA
1
193
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Movimientos de Baja de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
1
FIN
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
RELACION DE BAJAS DE PERSONAL
REGISTRA AFECTACION Y
EMITE
SISTEMA DE NOMINA
CHEQUE
TALON DEL CHEQUE
O
INFORMA Y
ENTREGA PREVIA FIRMA
CHEQUE
TALON DEL CHEQUE
O
C
ENVIA
OFICIO DE ENVÍO
O
RELACION DE BAJAS DE PERSONAL
O
TRABAJADOR
DIRECCION GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACION
PATRIMONIAL
C
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
OFICIO DE ENVIO
ENVIA
F
OFICIO DE ENVIO
RENUNCIAS
O
1
DIRECCION JURIDICA
A EXPEDIENTE DE RENUNCIAS
OFICIO DE ENVIO
MOVIMIENTO DE PERSONAL 1
CONVENIO DE TERMINACIÓN LABORAL
INTEGRA
O
MOVIMIENTO DE PERSONAL
CONVENIO DE TERMINACIÓN LABORAL
O
O
RENUNCIA
CONSTANCIA DE NO ADEUDO
O
LIBERACIÓN DE RESGUARDO
EXPEDIENTE DE PERSONAL
194
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Movimientos de Baja de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
2
FIN
O
INTEGRA
O ACTA ADMINISTRATIVA
O CONSTANCIA DE NO ADEUDO
CREDENCIAL OFICIAL
EXPEDIENTE DE PERSONAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
RELACION DE BAJAS DE PERSONAL
A
ENVIA
O
DIRECCION GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y
SITUACION PATRIMONIAL
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
OFICIO DE ENVIO
ENVIA
F
OFICIO DE ENVIO
ACTAS ADMINISTRATIVAS
O
1
A EXPEDIENTE DE PERSONAL
OFICIO DE BAJA
1
PRESENTADAS EN EL MES
OBTIENE
O ACTAS ADMINISTRATIVAS
F
OFICIO DE ENVIO
DIRECCION JURIDICA
MOVIMIENTO DE PERSONAL
O
RELACION DE BAJAS DE PERSONAL
OFICIO DE ENVÍO
O
C
195
Procedimiento Nombre: Elaboración de Credenciales Oficiales.
Objetivo: Proporcionar al personal una Credencial Oficial que lo identifique como servidor público de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Periódica.
Normas En todos los casos, el interesado deberá requisitar el formato de Solicitud de credencial para la elaboración de la misma. El formato de Solicitud de credencial debidamente requisitazo deberá integrarse en el Expediente de control de credenciales. El trabajador deberá registrar su firma autógrafa en la Credencial oficial para acreditar su adscripción a la Dependencia. Las Credenciales oficiales del personal que expida la Secretaría, serán para identificarse como empleado de la misma. Los empleados de la Secretaría deberán portar a la avista durante la jornada laboral su Credencial oficial. La Credencial oficial del trabajador será válida si cuenta con la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y que se encuentre vigente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
196
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1 2 3 4 5 6
Recibe del trabajador el Formato de solicitud de credencial en original y una fotografía. Revisa en el Sistema de Personal los datos del registro de alta. Emite en original la Credencial oficial del trabajador, con el número de personal. Recaba la firma del trabajador en la Credencial oficial en original. Entrega al trabajador la Credencial oficial en original. Recaba la firma de recibido del trabajador en el Formato de solicitud de credencial en original y archiva de manera cronológica temporal en el Expediente de control de credenciales. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
197
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Credenciales Oficiales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CREDENCIAL OFICIAL
O
FORMATO DE SOLICITUD DE CREDENCIAL
O
RECIBE
INICIO
EMITE
CREDENCIAL OFICIAL
RECABA FIRMA
ENTREGA
FIN C
O
TRABAJADOR
CREDENCIAL OFICIAL
TRABAJADOR
TRABAJADOR
FOTOGRAFIAS
O
REVISA DATOS DE ALTA DEL
TRABAJADOR
RECABA FIRMA
FORMATO DE SOLICITUD DE CREDENCIAL
O
SISTEMA DE PERSONAL
EXPEDIENTE DE CONTROL DE CREDENCIALES
TRABAJADOR
198
Procedimiento Nombre: Registro y control de permisos.
Objetivo: Otorgar al personal de la Secretaría de Turismo y Cultura la autorización para ausentarse de las labores por comisiones o salidas oficiales o en su caso, por permisos que por derecho le correspondan.
Frecuencia: Variable.
Normas El procedimiento para el registro y control de permisos procederá conforme a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado. La Solicitud de permisos deberá tramitarse debidamente autorizada con un día hábil de anticipación en el Departamento de Recursos Humanos. La Solicitud de permisos, procederá previa verificación del Departamento de Recursos Humanos. En el caso de comisión y salida oficial deberá registrarse en el formato Solicitud de permisos, el lugar y la descripción general del objetivo de la salida. En caso de comisión, deberá anexarse a la Solicitud de permiso, el Oficio de comisión asignado por el titular de la Unidad Presupuestal a la que pertenece. El personal con antigüedad mayor de un año tendrá derecho a seis días de permisos económicos al año, los cuales se sujetaran a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo. El personal de la Secretaría, tendrá derecho a solicitar, anualmente, 24 permisos de 2 horas, de acuerdo a lo establecido en las condiciones Generales de Trabajo. El Departamento de Recursos Humanos deberá verificar en el Sistema de Control de Asistencia si corresponde al trabajador la autorización de la Solicitud de Permiso.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
199
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1 2
2A 3 4 5
Recibe de las áreas de trabajo la Solicitud de permiso, en original y copia, con las indicaciones de comisión oficial, salida oficial y/o permiso, según corresponda. Accesa al Sistema de Control de Asistencia y verifica si procede la Solicitud de permiso, en original y copia. ¿Procede la Solicitud de permiso? En caso de no proceder la Solicitud de permiso: Informa a las áreas de trabajo, con fundamento en las Condiciones de Trabajo las razones por las que no procede y devuelve la Solicitud de permiso, en original y copia. Fin. En caso de proceder la Solicitud de permiso: Obtiene firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Solicitud de permiso, en original. Sella y devuelve a las áreas de trabajo la Solicitud de permiso en copia. Captura en el Sistema de control de Asistencia, las características y periodo de la Solicitud de permiso en original, que archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INCIDENCIAS.
200
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro y Control de Permisos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
O
SOLICITUD DE PERMISO
SOLICITUD DE PERMISO O
ACCESA Y VERIFICA
SOLICITUD DE PERMISO O-1
RECIBE
OBTIENE VISTO BUENO
¿PROCEDE LA SOLICITUD DE
PERMISO?
NO
SI
INICIO SELLA Y
DEVUELVE
1 SOLICITUD DE PERMISO
AREAS DE TRABAJO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
CAPTURA
SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA
FIN
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA
C
AREAS DE TRABAJO
O-1
INFORMA Y DEVUELVE
FIN
SOLICITUD DE PERMISO O-1
AREAS DE TRABAJO
SOLICITUD DE PERMISO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INCIDENCIAS
201
Procedimiento Nombre: Asignación y Control de Personal de Servicio Social
Objetivo: Ubicar el Personal de Servicio Social en las áreas de trabajo donde se requieran sus servicios, además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen.
Frecuencia: Periódica.
Normas La aceptación y asignación de personal de Servicio Social se realizará considerando que los estudios educativos correspondan al perfil requerido por las áreas solicitantes. Los Requisitos que el Personal de Servicio Social deberá entregar en el Departamento de Recursos Humanos son los siguientes: Oficio de Solicitud de la institución educativa, fotocopia de Acta de nacimiento, Credencial de la escuela, Credencial de elector, Comprobante de domicilio y dos fotografías. El personal de Servicio Social deberá concertar en el área de adscripción el horario y actividades a desarrollar en el período que le corresponda. El control de asistencia del Personal de Servicio Social se realizará por medio de reloj checador. Los Reportes mensuales que presente el Personal de Servicio Social para acreditar las actividades realizadas, deberán estar autorizados y firmados por el Jefe inmediato superior.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
202
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de Personal
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Recibe la Solicitud en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Verifica vía telefónica el área de la Secretaría de Turismo y Cultura en la cual será adscrito el interesado. Pasa el tiempo. Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada. Recibe al personal de Servicio Social y le entregue el Listado de requisitos en original que obtiene del archivo cronológico permanente además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta dependencia. Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y el Oficio de Solicitud de la institución educativa, en original y revisa que estén completos y correctos. Elabora la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en que áreas las llevará a cabo. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Carta de aceptación en original y copia. Entrega al personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora Credencial oficial en original y la entrega al
203
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
10
11
12
13
14
14A
15
Personal de Servicio Social para poderlo identificar. Presenta al Personal de Servicio en el área asignada. Integra los Requisitos en copia, el Control de personal de servicio social en original, el Oficio de solicitud de la institución educativa en original y la Solicitud en original y archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Accesa al programa Excel y captura toda la información del Personal de Servicio Social para el registro de alta de control. Pasa el tiempo. Recibe y revisa del Personal de Servicio Social el Formato de Reporte Mensual firmado por su jefe inmediato superior en original y copia para llevar un control de las actividades que desempaña dentro del área asignada. Sella el Reporte mensual en original y copia y entrega al Personal de Servicio Social el original. Pasa el tiempo. Para liberar el Servicio Social ¿a qué tipo de carrera corresponde? En caso de ser carrera técnica: Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los seis meses que corresponden al período de Servicio Social y lo archiva de manera alfabética permanente en Expediente de Personal de Servicio Social. Continúa con la actividad número 18. En caso de ser Licenciatura: Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los primeros tres meses
204
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
16
17
18
19
Corresponden al período de servicio social y lo archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Pasa el tiempo. Recibe del Personal de servicio social y revisa los Reportes mensuales en original y copia correspondientes a los nueve meses faltantes para concluir el año de servicio social. Sella los Reportes mensuales en original y copia correspondientes a los nueve meses faltantes, entrega al Personal de Servicio Social el original para los fines educativos que correspondan y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora la Carta de liberación en original y copia mencionando el inicio y termino del servicio social; y el área donde se realizó y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
205
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Asignación y Control de Personal de Servicio Social.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
RECIBE Y REVISA
REPORTE MENSUAL O-1
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
CREDENCIAL OFICIAL O
RECIBE
RECIBE Y ENTREGA
RECIBE Y REVISA
REQUISITOS
LISTADO DE REQUISITOS
OFICIO DE SOLICITUD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
ELABORA Y ENTREGA
INTEGRA
REQUISITOS
1
CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
O
OFICIO DE SOLICITUD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
O
EXPEDIENTE DE PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
ACCESA Y CAPTURA ALTA
PROGRAMA
EXCEL
CARTA DE ACEPTACION
ENTREGA
O
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
CARTA DE ACEPTACION
RECABA FIRMA
O-1
ELABORA
CARTA DE ACEPTACION O-
1
JEFE DEL DEPARTAMENT
O DE RECURSOS
HUMANOS
INICIO
1
O
PERSONAL DE SERVICIO
SOCIAL
O
PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
1
SOLICITUD
O
PRESENTA AL PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
AREA ASIGNAD
A
VERIFICA AREA DE LA SECRETARÍA
INFORMA INTERESADO
PERSONAL DE SERVICIO
SOCIAL REPORTE MENSUAL
SELLA Y ENTREGA
O
1
EXPEDIENTE DE PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
INTERESADO
VERBALMENTE
A
VIA TELEFONICA
SOLICITUD
O
A
1
206
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Asignación y Control de Personal de Servicio Social.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ELABORA Y RECABA FIRMA
CARTA DE LIBERACION O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
CARTA DE LIBERACION
ENTREGA
O
1
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
EXPEDIENTE DE
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
FIN
1
REPORTES MENSUALES
SELLA Y ENTREGA
O
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
RECIBE Y REVISA
REPORTES MENSUALES O-1
CORRESPONDIENTES A NUEVE MESES
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
¿A QUE TIPO DE CARRERA
CORRESPONDE?
CARRERA TECNICA
REPORTE MENSUAL
REVISA PERIODO
DE ACTIVIDADES
1
1
REPORTE MENSUAL
REVISA PERIODO DE ACTIVIDADES
1
LICENCIATURA
CORRESPONDIENTES A TRES MESES
EXPEDIENTE DE PERSONAL
DE SERVICIO SOCIAL
DURANTE SEIS MESES
1
EXPEDIENTE DE PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
1
A
A
EXPEDIENTE DE PERSONAL DE
SERVICIO SOCIAL
A
A
CREDENCIAL OFICIAL
RECIBE
O
EXPEDIENTE DE PERSONAL
DE SERVICIO SOCIAL A
PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL
207
Procedimiento Nombre: Control de Incidencias.
Objetivo: Registrar los descuentos que corresponden al trabajador por concepto de faltas, retardos o sanciones, para su aplicación en nómina.
Frecuencia: Mensual.
Normas El Reporte de Incidencias deberá validarse con las Solicitudes de permisos presentadas en el mes, para determinar la aplicación de descuentos en el caso de retardos y faltas. Las Incidencias que presenten sanción deberán aplicarse en el Sistema de Nómina, en el mes siguiente. El control de las Incidencias deberá apegarse a lo estipulado en las Condiciones de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
208
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
1 2
2A
2A.1 3 4
Emite del Sistema de Control de Asistencia el Reporte de incidencias en un tanto y obtiene del archivo cronológico temporal las Solicitudes de permisos, en original que correspondan al mes de verificación. Verifica si existe justificación oficial de faltas o retardos en el Reporte de incidencias, en un tanto y en las Solicitudes de permisos en original. ¿Existe justificación? En caso de no existir justificación: Aplica, en el Sistema de Control de Asistencias la incidencia por trabajador y actualiza el Reporte de incidencias, en un tanto. Registra los descuentos en el Sistema de Control de Nómina que con fundamento en las condiciones generales de Trabajo del Poder Ejecutivo correspondan y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de Incidencias en un tanto. Posteriormente y para iniciar el procedimiento de Emisión de nómina se transforma a pesos para aplicar el descuento. Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE LA NÒMINA. En caso de existir justificación: Registra la justificación en el Sistema de Control de Asistencia y Actualiza el Reporte de incidencias en un tanto. Organiza y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de Incidencias en un tanto y las Solicitudes de permisos en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE NÒMINA.
209
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Control de Incidencias.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REPORTE DE INCIDENCIAS
SOLICITUDES DE PERMISOS
EMITE Y OBTIENE
INICIO
VERIFICA JUSTIFICACION
REPORTE DE INCIDENCIAS
T
O
C
T
O
APLICA INCIDENCIAS Y
ACTUALIZA
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA
T REPORTE DE INCIDENCIAS
REGISTRA JUSTIFICACION Y
ACTUALIZA
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA
REGISTRA DESCUENTOS
SISTEMA DE CONTROL DE
NOMINA
T REPORTE DE INCIDENCIAS
ORGANIZA
SOLICITUDES DE PERMISOS
O
T
C
FIN
REPORTE DE INCIDENCIAS T
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA
¿EXISTE JUSTIFICACION?
NO
SI
FIN
C SOLICITUDES DE PERMISOS
REPORTE DE INCIDENCIAS
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE LA NOMINA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE LA NOMINA
210
Procedimiento Nombre: Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los
Trabajadores.
Objetivo: Verificar que el personal cumpla con las disposiciones establecidas en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos y que son relativos a las obligaciones dentro del área de trabajo.
Frecuencia: Periódica.
Normas Las visitas de supervisión deberán realizarse con base en un Programa de trabajo sin previo aviso a las áreas. Las obligaciones que deberán supervisarse y que son responsabilidad del trabajador se enuncian en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos. En el caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas deberán aplicarse las medidas disciplinarias que correspondan sin excepción de trabajador alguno.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
211
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
1 2
2A
2A.1 3 4 5 6
Consulta en el Sistema de Recursos Humanos la Plantilla de personal de la Secretaría, actualizada y obtiene un tanto. Realiza visitas de supervisión de personal de la Secretaría con base en la Plantilla de Personal en un tanto y verifica el cumplimiento de los Lineamientos de Recursos Humanos. ¿Existe inobservancia de los Lineamientos Internos de Recursos Humanos? En caso de no existir: Elabora el Reporte de cumplimiento en original y copia, y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa el Reporte del cumplimiento en original de las áreas de la Secretaría supervisadas y archiva la copia de manera cronológica temporal. Fin. En caso de existir: Elabora el Reporte de incumplimiento en original y copia con el informe de observaciones de las áreas supervisadas y archiva la copia de manera cronológica temporal. Entrega el Reporte de incumplimiento original al Jefe de la Unidad Administrativa y archiva la copia de manera cronológica temporal. Elabora el Acta circunstanciada en original y copia con los datos generales del trabajador amonestado y la descripción de la indisciplina cometida, dirigida al titular del área de adscripción y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega el Acta circunstanciada en original al titular del área de adscripción del trabajador que presentó incumplimiento y archiva la copia como acuse de recibo de manera alfabética permanente en el
212
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
Expediente de personal y se aplica la sanción que de acuerdo a los lineamientos corresponda. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
213
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los Trabajadores.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
CONSULTA
REALIZA VISITAS DE SUPERVISION Y
VERIFICA
SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
T
PLANTILLA DE PERSONAL
ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO
PLANTILLA DE PERSONAL
C
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
NO ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1 REPORTE DE CUMPLIMIENTO
SI
ENTREGA
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
¿EXISTE INOBSERVANCIA
DE LAS POLITICAS Y
LINEAMIENTOS?
O REPORTE DE CUMPLIMIENTO
1
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1 REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
T
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1 ACTA CIRCUNSTANCIADA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
FIN
ENTREGA
TITULAR DEL AREA
O ACTA CIRCUNSTANCIADA
1
EXPEDIENTE PERSONAL A
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ENTREGA
C
O REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
1
214
Procedimiento Nombre: Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos
Oficiales.
Objetivo: Conmemorar los eventos que por decreto se establecen en el calendario oficial, además de aquellos eventos de recreación cultural y deportiva con el personal de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Periódica.
Normas Las características de la organización de eventos oficiales y de recreación deberán ajustarse a la disponibilidad y a las medidas de control presupuestal vigentes. La conmemoración de eventos oficiales deberá informarse al personal de las áreas de la Secretaría para su asistencia en los actos que se consideren en el Programa anual de eventos. En la Convocatoria de eventos deportivos o culturales deberán indicarse las bases del evento, requisitos de inscripción y forma de evaluar a los participantes. En caso de que los eventos deportivos y culturales se determine la entrega de diplomas deberá solicitarse el apoyo del Departamento de Informática para su elaboración. En caso de que los eventos deportivos y culturales se determine la entrega de premios deberá solicitarse el apoyo al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Departamento de Recursos Financieros para realizar la compra.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
215
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
1
1A
1A.1
1B
1B.1
1B.2
Elabora y determina el Programa anual de eventos deportivos y culturales en original que se consideren llevar a cabo para conmemorar fechas cívicas y organizar eventos deportivos y culturales con personal de la Secretaría y determina los eventos a realizar. ¿Qué eventos se realizará? En caso de ser festejos oficiales: Acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa el Programa de Festejo oficial en original, de acuerdo a las fechas cívicas en calendario, determina los requerimientos a utilizar y archiva de manera cronológica permanente el Programa anual de eventos en original. ¿Se presentan requerimientos? En caso de presentarse requerimientos: Realiza las compras en coordinación con los Departamentos de Recursos Financieros y Materiales y Servicios Generales de los requerimientos acordados para llevar a cabo el evento. Continúa con la actividad número 1b. En caso de no presentarse requerimientos: Prepara el material que se entregará en el evento y define el lugar, fecha y hora de la celebración. Elabora y entrega al personal de la Secretaría las Invitaciones que corresponden al evento. Pasa el tiempo. Realiza el festejo en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y Recursos Financieros y archiva el Programa de festejos en original de manera cronológica permanente.
216
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
2 3 4 5 6 7 8 9
Fin. En caso de ser un evento deportivo o cultural: Acuerda con el jefe de la Unidad Administrativa el Programa del evento cultural o deportivo en original de acuerdo a las actividades establecidas en el Programa anual de eventos en original que archiva de manera cronológica permanente. Elabora Convocatoria en original y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa, considerando las bases y requisitos que deben cubrir los interesados en participar en el evento. Fotocopia la Convocatoria en los tantos necesarios para las áreas de la Secretaría. Informa a los trabajadores y distribuye los en para Convocatoria en fotocopia en las áreas de la Secretaría. Pasa el tiempo. Recibe e inscribe a los trabajadores de la Secretaría interesados en participar en el evento y elabora la Lista de participantes en original que archiva de manera cronológica permanente con loa Convocatoria original emitida. Inaugura y realiza el evento en coordinación con los Titulares de las áreas de la Secretaría y presencia de los mismos. Pasa el tiempo. Elabora en coordinación con el Departamento de Informática los Diplomas en original y recaba firma de los Servidores Públicos de la Secretaría de Turismo y Cultura que se designen para firmar los diplomas. Realiza las compras en coordinación con el Departamento de Recurso Financieros y con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios
217
Área Actividad Descripción Oficina de
Administración y Desarrollo de
Personal
10
Generales, de los premios que se determinen entregar a los participantes en el evento. Entrega a los participantes en el evento los Diplomas en original y los premios según corresponda, clausura el evento con la presencia de algunos titulares de las áreas de la Secretaría. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
218
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos Oficiales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
C
ELABORA Y DETERMINA
INICIO
¿QUE EVENTO SE REALIZARA?
FESTEJOS OFICIALES
ACUERDA ACTIVIDADES Y
DETERMINA REQUERIMIENTOS
O PROGRAMA DE FESTEJO
ACUERDA ACTIVIDADES Y
DETERMINA
PROGRAMA ANUAL DE EVENTOS
O
O
PROGRAMA DEL EVENTO
ELABORA Y RECABA FIRMA
C
PREPARA Y DEFINE LUGAR
PROGRAMA ANUAL DE EVENTOS
O
DEPORTIVO O CULTURAL
EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROGRAMA ANUAL DE EVENTOS
O
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONVOCATORIA
CON EL JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
¿SE PRESENTAN REQUERIMIENTOS?
SI
NO
MATERIAL DEL EVENTO
ELABORA Y ENTREGA
INVITACIONES
PERSONAL DE LA SECRETARÍA DE
DESARROLLO ECONÓMICO
REALIZA COMPRAS EN COORDINACION CON EL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS Y
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
C
REALIZA FESTEJO
O PROGRAMA DE FESTEJO
FIN
1
EN COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS Y EL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
O
1
220
Procedimiento Nombre: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.
Objetivo: Controlar la asignación de vehículos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los Servidores Públicos sobre los bienes muebles.
Frecuencia: Anual y Eventual.
Normas La actualización de Resguardos se realizará posteriormente a las reasignaciones de vehículos oficiales y se tramitará ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El Resguardo del vehículo deberá actualizarse con los datos generales del servidor público responsable de la unidad y con el registro de las características físicas del vehículo. La actualización de Resguardos de vehículos, deberá registrarse documentalmente y en el Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial. El Resguardo del vehículo actualizado deberá registrarse en el Expediente de resguardo de cada vehículo para el control de su asignación. El Resguardatario, será el Servidor Público responsable del vehículo que se le asigne.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
221
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2
2A 3 4 5 6 7
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Resguardo. Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículo archivado de manera numérica permanente y verifica físicamente el vehículo. ¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo? En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia. Continúa con la actividad número 3. En caso de no haber variado las características: Emite en el Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría el Resguardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad. Recaba firma del nuevo reguardatario en un tanto del Resguardo del vehículo y obtiene dos fotocopias del mismo. Entrega al resguardatario una fotocopia del Resguardo del vehículo. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Resguardo del vehículo en un tanto. Elabora Oficio de solicitud de actualización de resguardo dirigido a la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que se incluye información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguardo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
222
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
8 9
10
10A
Envía el Resguardo del vehículo, en un tanto, así como el Oficio de solicitud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y las cuatro copias del Oficio de solicitud de actualización a los destinos siguientes:
• Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
• Segunda copia al Departamento de Control y Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
• Tercera copia a l unidad Administrativa. • Cuarta copia se archiva de manera
cronológica permanente como acuse de recibo; así también se archiva el Resguardo del vehículo en fotocopia de manera numérica permanente en el Expediente de Resguardo del Vehículo.
Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizando en fotocopia. Obtiene el archivo cronológico permanente el Oficio de solicitud y verifica que coincida con los Resguardos del vehículo recibidos en fotocopia. ¿Coinciden los datos? En caso de que no coincidan los datos: Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Resguardo de Vehículo en fotocopia y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia. Continúa con la actividad número 9.
223
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
11 En caso de que si coincidan los datos: Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo del vehículo y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
224
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Actualización de los Resguardos de los Vehículos Oficiales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
VEHICULO
1
INICIO
RECIBE INSTRUCCIONES
DE REASIGNACION
¿HAN VARIADO
LAS CARACTERIS-TICAS DEL VEHICULO?
OBTIENE Y VERIFICA
RESGUARDO DEL VEHICULO
NO
SI
N F
EXPEDIENTE DE RESGUARDO
DEL VEHICULO
RESGUARDO DEL VEHICULO
RECABA FIRMA Y OBTIENE
FOTOCOPIA
2F
RESGUARDATARIO
RESGUARDO DEL VEHICULO
F
ENTREGA
RESGUARDO DEL VEHICULO T
EMITE Y COMPLETA
SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS
RESGUARDO DEL VEHICULO
RECABA FIRMA Y OBTIENE FOTOCOPIA
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICIO DE SOLICITUD O-4
ELABORA Y RECABA FIRMA
T
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
OBTIENE Y VERIFICA
RESGUARDO DEL VEHICULO F
C
RESGUARDATARIO
ANOTA ACTUALIZACIONE
S
RESGUARDO DEL VEHICULO F
3
4
RESGUARDO DEL VEHICULO
F
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
MAQUINARIA Y TRANSPORTE
C
2
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
Y FINANZAS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y
TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN UNIDAD ADMINISTRATIVA
N
O
RESGUARDO DE VEHICULO
ENVIA
T
OFICIO DE SOLICITUD
1
OFICIO DE SOLICITUD
4
RECIBE ACTUALIZADO
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y
TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN
1
EXPEDIENTE DE RESGUARDO
DEL VEHICULO
RESGUARDO DEL VEHICULO F
1 1
1 1
225
Procedimiento Nombre: Apoyo para traslado de Personal.
Objetivo: Atender con oportunidad las solicitudes de vehículos oficiales y/o de traslado de personal que presentan las áreas de trabajo de la Secretaría para comisiones oficiales.
Frecuencia: Eventual.
Normas El vehículo oficial que se proporcione para la comisión oficial deberá verificarse físicamente para garantizar el traslado oportuno y seguro del personal, además de elaborar el Resguardo provisional. El personal comisionado como conductor deberá contar con Licencia de manejo vigente. El personal comisionado como conductor deberá realizar el trámite para viáticos personales, así como verificar que el vehículo oficial cuente con gasolina y esté en condiciones óptimas para el traslado de personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
226
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1
1A
1A.1 2 3 4 5
Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y revisa la Solicitud de apoyo en original que envían las áreas de trabajo para realizar una comisión oficial. ¿Quiere chofer para la comisión oficial? En caso de requerir chofer para la comisión oficial: Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Oficio de la comisión, en original. Informa al comisionado del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio de Comisión, en original. Continúa con la actividad número 2. En caso de no requerir chofer para la comisión oficial: Solicita como apoyo y recibe de las áreas de trabajo el vehículo oficial. Elabora el Resguardo provisional, en original y recaba firma del responsable de la comisión oficial de acuerdo con las áreas que solicitan el apoyo. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de trabajo que soliciten el apoyo de vehículo, cancela el Resguardo provisional, en original y lo archiva alfabéticamente en forma permanente en el Expediente de resguardo. Entrega a las áreas de trabajo el vehículo y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de apoyo, en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
227
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo para traslado de Personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
INICIO
RECIBE Y REVISA
SOLICITUD DE APOYO
O
¿REQUIERE CHOFER PARA LA COMISION
OFICIAL?
NO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
ELABORA Y RECABA FIRMA
INFORMA Y ENTREGA
O
SOLICITA Y RECIBE
ELABORA Y RECABA FIRMA SI
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
OFICIO DE COMISION O
OFICIO DE COMISION
1
VEHICULO
1
RESGUARDO PROVISIONAL
O
RESPONSABLE DE LA COMISION
RECIBE Y CANCELA
RESGUARDO PROVISIONAL
VEHICULO
O
ENTREGA
VEHICULO
SOLICITUD DE APOYO
O
FIN
COMISIONADO
AREAS DE TRABAJO
C
A
EXPEDIENTE DE RESGUARDO
AREAS DE TRABAJO
1
228
Procedimiento Nombre: Baja de Vehículos Oficiales.
Objetivo: Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los movimientos de baja de vehículos oficiales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Estado y mantener actualizado el padrón de la plantilla vehicular.
Frecuencia: Eventual.
Normas La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura procederá cuando la reparación de la Unidad represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención el modelo sea obsoleto, por algún motivo cambie de Dependencia, o por robo, destrucción parcial o total. La baja de vehículos oficiales deberá presentarse para aprobación ante el subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Secretaría. Los vehículos oficiales sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el lugar que establezca la Secretaría, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Los vehículos oficiales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en el inventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino final. La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja definitiva de unidades oficiales con base en el documento que la soporte. En el caso de destrucción parcial o total, robo o extravió de vehículos deberá integrarse al tramite de baja el acta de averiguación previa del Ministerio Público o de la autoridad competente que haya intervenido.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
229
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3 4 5 6 7
Determina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicas y/o en el Registro de gastos realizados a los vehículos, en original. Elabora Relación de vehículos propuestos para baja, en original y copia y turna al Departamento de Recursos Materiales el original, para someter a consideración del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones los vehículos sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones en copia, documento en el que se acuerda la baja de vehículos oficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal. Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Servicios Generales determine. Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se haya determinado. Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y elabora el Álbum fotográfico del vehículo, en original. Integra el Expediente de baja de vehículo, obteniendo las fotocopias necesarias de los documentos siguientes:
• Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y dos fotocopias,
• Acta de subcomité de Adquisiciones, servicios y Enajenaciones, en tres fotocopias,
• Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias,
• Calca de los números de serie y de motor, en original y dos fotocopias,
230
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
8 9
10
10.A
10.A.1
11
• Documento que ampare la propiedad del vehículo, en tres fotocopias,
• Carátula del Resguardo del vehículo, tres fotocopias,
• Álbum fotográfico del vehículo, en original y dos fotocopias.
Elabora el Oficio de solicitud de baja, en original y copia dirigido a la subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja, en original y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia del Oficio de solicitud de baja de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación del proceso de baja. ¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo? En caso de que no acepte la baja de vehículo: Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la exposición de motivos de que no procede la baja de vehículos oficiales. Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y Elabora el Expediente de baja del vehículo en fotocopia. Continúa con la actividad número 8. En caso de que acepte la baja del vehículo: Concentra el vehículo en el lugar que determina la
231
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
12
Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega-recepción y la archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
232
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Baja de Vehículos Oficiales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
N
C
REPORTE DE BAJA
INTEGRA EXPEDIENTE
DE BAJA
3F
O-2F
ACTA DE SUBCOMITE
TARJETA DE CIRCULACION
O-2F
CALCA NUMEROS DE SERIE
O-2F
DOCUMENTO QUE AMPARE PROPIEDAD
3F
RESGUARDO DE VEHICULO
3F
ALBUM FOTOGRAFICO
O-2F
O-1
ELABORA Y RECABA FIRMA
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA
1
ENVIA
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O
EXPEDIENTE DE BAJA
1
INICIO
DETERMINA BAJA DE
VEHICULOS
ELABORA Y TURNA
RELACION DE VEHICULOS PROPUESTOS PARA BAJA
REGISTRO DE GASTOS REALIZADOS A VEHICULOS
O
O
RECIBE Y REVISA
ACTA DE SUBCOMITE DE ADQUISICIONES SERVICIOS Y ENAJENACIO NES
1
C
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES
C
C
INFORMA Y SOLICITA VEHICULOS
RESGUARDATARIO
RECIBE
VEHICULO
RESGUARDATARIO
REPORTE DE BAJA DE MAQUI NARIA Y VEHÍCULOS
COMPLETA Y ELABORA
O
O
ALBUM FOTOGRAFICO DEL VEHÍCULO
SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES DE LA SEFIPLAN
RECIBE NOTIFICACION
SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES DE LA SEFIPLAN
¿ACEPTA LA SEFIPLAN LA
BAJA DEL VEHICULO?
NO
SI
CONCENTRA
C
RECIBE Y REVISA
SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES DE LA SEFIPLAN
ACTA DE ENTREGA- RECEPCION
VEHICULO
FIN
F
ATIENDE RECOMENDACIONE
S Y ELABORA
SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES DE LA SEFIPLAN
EXPEDIENTE DE BAJA
1
RECIBE EXPOSICION DE MOTIVOS
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA
233
Procedimiento Nombre:
Suministro de combustibles, Lubricantes y Aditivos.
Objetivo: Proveer con oportunidad el combustible necesario a las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura, a fin de que realicen las actividades oficiales.
Frecuencia: Diaria.
Normas La solicitud de vales de gasolina deberá presentarse debidamente requisitaza ante la Oficina de Servicios Generales o el Departamento de Recursos Materiales. El suministro de gasolina para los vehículos oficiales se determinará de acuerdo a:
• El destino de la comisión oficial y • El consumo de gasolina durante las actividades oficiales diarias.
El control de la entrega de Vales de gasolina, deberá registrarse en la Bitácora de vales para mantener actualizado el consumo de gasolina y mantener las reservas que permitan el abastecimiento oportuno. La administración en el consumo de gasolina es responsabilidad del resguardatario del vehículo oficial. El responsable de la Oficina de Servicios Generales deberá mantener actualizada la remesa de Vales de gasolina y solicitar con oportunidad al proveedor el abastecimiento. El proveedor que surta los Vales de gasolina deberá contratarse conforme al procedimiento establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Normatividad vigente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
234
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Recibe del responsable del vehículo el formato de Solicitud de vales de gasolina en original. Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo registrados en el formato de Solicitud de vales de gasolina, en original la cantidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros y completa el formato en original. Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Formato solicitud de vales de gasolina en original. Obtiene del archivo cronológico permanente la Bitácora de vales de gasolina en original, registra la entrega de los Vales de gasolina y recaba firma del responsable del trámite. Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina en original y entrega los necesarios al responsable del trámite. Anexa la Solicitud de vales de gasolina en original a la Bitácora de vales de gasolina y la archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gasolina a solicitar, para mantener las existencias necesarias, previa verificación de controles internos, solicitará la adquisición de nueva dotación. Elabora Oficio o Tarjeta en original y copia indicando el número de vales de gasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de la Secretaría de Desarrollo Económico y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al proveedor el Oficio o Tarjeta en original para solicitar una dotación de vales de gasolina.
235
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
10
Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficio o Tarjeta en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormente archiva de manera cronológica temporal dichos documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
236
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditivos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
OFICIO O TARJETA
1
OFICIO O TARJETA
O-1
RESPONSABLE DEL TRAMITE
INICIO
RECIBE
SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA O
OBTIENE, REGISTRA Y
RECABA FIRMA
BITACORA DE VALES DE GASOLINA C
O
RESPONSABLE DEL VEHICULO
ELABORA Y RECABA FIRMA
PROVEEDOR
ANALIZA Y DETERMINA CANTIDAD DE GASOLINA Y COMPLETA
O
ANEXA
SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA
O
O BITACORA
SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA
C
VALES DE GASOLINA
OBTIENE Y ENTREGA
O
C
RESPONSABLE DEL TRAMITE
REVISA CONTROLES INTERNOS
DE VALES DE
GASOLINA
RECIBE Y REVISA
VALES DE GASOLINA O
C
PROVEEDOR RECABA FIRMA DE
VISTO BUENO
SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ENVIA
OFICIO O TARJETA O
237
Procedimiento Nombre: Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.
Objetivo: Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsito.
Frecuencia: Anual.
Normas El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicular deberá realizarse ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte. El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicular iniciará en el periodo que para la actualización establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación. El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular de vehículos oficiales se realizará a través de afectación presupuestal que realizará la Secretaría de Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Secretaría. La Oficina de Servicios Generales será responsable de que los vehículos oficiales asignados a la Secretaría circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechos que corresponden. En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehicular tramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la Secretaría deberán solicitarse las aclaraciones por escrito a esa Dependencia.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
238
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3 4 5
Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría el Resguardo del Vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa. Obtiene del Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entrega una de ellas al resguardatario. Elabora el Oficio de envío de resguardos para trámite de tenencia y derechos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos en original, los Resguardos de los vehículos en un tanto y una fotocopia para el trámite de pago de impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra una fotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de cada vehículo archivando de manera numérica permanente y una copia del Oficio de envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales, fotocopia de los siguientes documentos:
• Oficio de envío de resguardos, con el registro de los trámites de tenencia y derechos de control vehicular, en fotocopia.
• Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno del Estado, en fotocopia.
• Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del vehiculo en fotocopia y revisa
239
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
6 7 8
Que la información corresponda al padrón vehicular de la Secretaría. Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado de manera numérica permanente, la Bitácora en original y registra en la misma el importe de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo al Reporte de importes en fotocopia. Obtiene fotocopia del Reporte de importes. Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, al Expediente de mantenimiento de cada vehículo archivado de manera numérica permanente y el Resguardo del Vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo archivado de manera numérica permanente; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de envío, ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
240
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
INICIO
ELABORA Y RECABA
FIRMA
OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS O-1
RESGUARDATARIO
OBTIENE FOTOCOPIA Y ENTREGA
RESGUARDO DEL VEHICULO
T
3F
RESGUARDO DEL VEHICULO T
EMITE Y RECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS
F
1
ENVIA E INTEGRA
OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS O
T-F RESGUARDO
OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS
F
F
RECIBE, OBTIENE Y REVISA
OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS F
F
REPORTE DE
RECIBO
RESGUARDO DEL
IMPORTES
F
DEL
VEHICULO
N
C
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA
SEFIPLAN
EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL
VEHICULO
OFICIAL
DE PAGO
VEHICULO
N EXPEDIENTE DE
RESGUARDO DEL VEHICULO
REPORTE DE IMPORTES
OBTIENE FOTOCOPIA
F
F
BITACORA
OBTIENE Y REGISTRA IMPORTE
O
N
EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL
VEHICULO
EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL
VEHICULO
F
F RESGUARDO
OFICIO
DE
F DEL
VEHICULO
ENVIO C
N
INTEGRA
REPORTE DE IMPORTES
EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO
VEHICULO
F
BITACORA
O
N
- RESGUARDATARIO - JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA
Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN
COMPROBANTE FISCAL
RECIBO
OFICIAL
DE PAGO
241
Procedimiento Nombre:
Tramite del mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque vehicular.
Objetivo: Efectuar los trámites administrativos correspondientes para las reparaciones que corrijan las fallas de los vehículos oficiales.
Frecuencia: Eventual.
Normas La solicitud para el mantenimiento preventivo y/o correctivo deberá hacerla por escrito el resguardatario responsable del vehículo. Es responsabilidad del resguardatario de las unidades vehiculares, reportar cualquier anomalía que se presente en las unidades que tengan bajo su resguardo. Cuando no sea posible efectuar varias cotizaciones debido a la gravedad y/o urgencia de las reparaciones, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autorizará las acciones correspondientes. La oficina de Servicios Generales recibirá los vehículos de los talleres externos, para entregarlos al resguardatario correspondiente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
242
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3 4 5 6
6A 7
Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el original de la Solicitud de servicio y/o reparación presentada por los resguardatarios de unidades vehiculares para que se efectúen las reparaciones necesarias. Solicita a los resguardatarios, los vehículos oficiales para su mantenimiento preventivo y/o correctivo. Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de servicio y/o reparación en original. Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que se efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega. Pasa el tiempo. Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externo termino la reparación de la unidad, si es así, recoge los vehículos oficiales y los entrega a los resguardatarios. Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o reparación ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia. ¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo la factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación. Continúa con la actividad número 6. En caso de coincidir los datos: Recaba firma de los resguardatarios en la Factura en
243
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
8 9
Original que presentó el taller externo. Elabora Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Envía a la Oficina de órdenes de pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o reparación y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de Solicitud-Comprobación de Recursos de manera cronológica permanente; en el Expediente de mantenimiento del vehículo y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
244
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION O
TALLER EXTERNO
REMITE Y ACUERDA FECHA DE ENTREGA
VEHICULOS OFICIALES
RECIBE Y VERIFICA
O FACTURA
O
VERIFICA, RECOGE Y ENTREGA
VEHICULOS OFICIALES RESGUARDATARIOS
TALLER EXTERNO
ELABORA, FIRMA Y RECABA
AUTORIZACION
ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION
O-1
TALLER EXTERNO
ORDEN DE SERVICIO Y/O SERVICIO
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA
FACTURA?
NO
DEVUELVE Y SOLICITA
FACTURA O
1
TALLER EXTERNO
SI
1
RECABA FIRMA
FACTURA O
RESGUARDATARIOS
ELABORA Y RECABA
AUTORIZACION
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
O-2
INICIO
RECIBE
SOLICITA VEHICULOS OFICIALES
SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION
O
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
RESGUARDATARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERALES Y
SERVICIOS GENERALES
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
O
FIN
ENVIA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O-1
O ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION
C
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
FACTURA 2 SOLICITUD-
COMPROBACION DE RECURSOS
ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION
N
SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION
O
C
245
Procedimiento Nombre: Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.
Objetivo: Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos oficiales para circular.
Frecuencia: Eventual.
Normas Los resguardatarios de los vehículos oficiales, deberán reportar a la Oficina de Servicios Generales inmediatamente el extravío de la (s) placa (s) de circulación o bien de la Tarjeta de circulación. Los vehículos oficiales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulación, deberán ser canalizados y permanecer en el lugar que se determine por la Secretaría durante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente. Los resguardatarios de los vehículos oficiales que por robo de placas de circulación presenten su tramite para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infracción del vehículo y el Acta levantada ante el Ministerio público.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
246
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1
1A
1A.1
1A.2
1A.3
1A.4
1A.5
1A.6
1A.7
Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina. ¿Cuál es la causa que origina la reposición? En caso de ser extravío o robo de Placas: Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y que concentre el vehículo en el lugar que determine la Secretaría. Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y la Placa. Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circulación en original. Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Determina el importe por pago de reposición de placas. Tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestación correspondiente. Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Constancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en original y las Placas del vehículo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y
247
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1A.8
1A.9
1A.10
1A.11
1A.12
1A.13
Planeación el Recibo de pago en original y revisa que lo especificado en el mismo coincida con lo solicitado en el Oficio de solicitud en copia. Paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importe especificado en el Recibo de pago en original. Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y el Oficio de solicitud en copia lo archiva de manera numérica permanente en el Expediente de resguardo. Pasa el tiempo. Recibe notificación vía telefónica del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de las Placas y la Tarjeta de circulación. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria Y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original, así como la Tarjeta de circulación en original y las placas. Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las placas, e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente. Informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas placas y Tarjeta de circulación Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÒN DE RESGUARDOS DE VEHÌCULOS OFICIALES.
248
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
2 3 4 5 6
6A
6A.1
En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas. Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarjeta de circulación en original y las placas; archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circulación en original y las placas. Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de placas en un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¿Coincide la información? En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planea-
249
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
7 8 9
10
ción lo siguiente: • Oficio normativo en original. • Recibo oficial de pago en fotocopia. • Reporte de importes en fotocopia. • Tarjeta de circulación en original. • Las placas.
Archiva la copia del Oficio informativo de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 5. En caso de que si coincida la información: Obtiene fotocopias del Reporte de importes. Integra una fotocopia del Reporte de importes al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y una fotocopia del Reporte de importes y el Oficio de envío en fotocopia lo archiva de manera cronológica permanente. Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas. Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÒN DE RESGUARDOS DE VEHÌCULOS OFICIALES.
250
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
PLACAS
RECIBE Y REVISA
RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION
TARJETA DE CIRCULACION
O
O
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y
TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN
O N
EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO
DEL VEHICULO
TESORERIA DE LA SEFIPLAN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES INTEGRA
RECIBO DE PAGO
1 OFICIO
DE
SOLICITUD
PLACAS
ENTREGA
OFICIO DE SOLICITUD
O CONSTANCIA DE NO
INFRACCION TARJETA
DE CIRCULACION
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA
SEFIPLAN O
O
PLACAS PLACAS
TARJETA DE CIRCULACION
O
INICIO
RECIBE INSTRUCCIONES Y
DETERMINA
OBTIENE DEL VEHICULO
TARJETA DE CIRCULACION
O
TRAMITA RECURSOS
SOLICITA ¿CUAL ES LA CAUSA QUE ORIGINA LA
REPOSICION?
EXTRAVIO O ROBO DE PLACAS
DISPOSICION OFICIAL
OBTIENE DEL VEHICULO
TARJETA DE CIRCULACION
O
RECIBE Y REVISA
CONSTANCIA DE NO INFRACCION
O
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE SOLICITUD O-1
RESPONSABLE DEL VEHICULO
DETERMINA IMPORTE DE PAGO
DE REPOSICION
RECIBO DE PAGO
RECIBE Y REVISA
1
O
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y
TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN
PAGA
1
RESPONSABLE DEL VEHICULO
OFICIO DE
SOLICITUD
RECIBE NOTIFICACION DE ENTREGA
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA
SEFIPLAN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
OFICIO DE SOLICITUD
N EXPEDIENTE
DE RESGUARDO
O
RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION
N
EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO
DEL VEHICULO
PLACAS
FIN
INFORMA RESPONSABLE DEL
VEHICULO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES
INCORPORA EN EL VEHICULO E
INTEGRA
O TARJETA DE CIRCULACION
EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CONSTANCIA DE NO INFRACCION Y EL
VEHICULO O
251
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
OFICIO INFORMATIVO
C
PLACAS
FIN
INFORMA RESPONSABLE DEL
VEHICULO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE RESGUARDOS
DE VEHICULOS OFICIALES
PLACAS
C
1
PLACAS
OFICIO DE SOLICITUD
ENVIA E INTEGRA
OFICIO DE SOLICITUD
O
O TARJETA DE
CIRCULACION
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA
Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN
1 ¿COINCIDE
LA INFORMACION?
NO
SI
OBTIENE FOTOCOPIA
REPORTE DE IMPORTES F
F
INTEGRA
F
F OFICIO
DE
ENVIO
F REPORTE DE IMPORTES
O
ENVIA
OFICIO INFORMATIVO
F RECIBO
OFICIAL F DE PAGO REPORTE
DE
IMPORTES
O
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO INFORMATIVO
O-1
TARJETA
DE
CIRCULACION
1
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA
SEFIPLAN
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
N EXPEDIENTE DE
MANTENIMIENTO DEL VEHICULO
C
REPORTE POR MATRICULA DE PLACAS
PLACAS
1
O
RECIBE
OFICIO DE ENVIO
F RECIBO
OFICIAL
F DE
PAGO REPORTE
DE
IMPORTES
F
EMITE Y VERIFICA
SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS
T
TARJETA DE CIRCULACION
INCORPORA AL VEHICULO
TARJETA DE CIRCULACION O
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA
SEFIPLAN
252
Procedimiento Nombre: Registro y Asignación de Bienes Muebles.
Objetivo: Registrara en el inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura la adquisición de bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.
Frecuencia: Periódica.
Normas La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos solo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido. El registro de alta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente:
• Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Estado de Veracruz.
• Los bienes con vida útil superior a un año, que no tengan la consideración de bienes de consumo.
El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adquisición, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción. La clasificación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse de acuerdo al catalogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de barras que se reciben de la SEFIPLAN. La asignación de mobiliario se realizará a través de los resguardos en individual.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
253
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3
3A 4 5 6
Recibe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén el Pedido en un tanto, donde se detallan los bienes muebles adquiridos lo revisa y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia. Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura en original y copia así como los bienes muebles y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de coincidir: Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original. Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.
254
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
7 8 9
10
11
12
13
14
15
Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: • Relación de bienes en original • Oficio de solicitud de alta de bienes muebles
en original. • Factura en copia.
Integra en Paquete 2, los documentos siguientes:
• Relación de bienes en copia, • Oficio de solicitud de alta de bienes muebles
en copia, • Factura en fotocopia.
Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave de inventario y adhiere los mismos a los bienes. Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salida del bien mueble en original y copia. Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia. Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de salida original y copia y en el Resguardo provisional en original y copia. Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados. Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguardo individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.
255
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
16
Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo Individual en un tanto, lo entrega a l resguardatario y archiva en forma cronológica temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
256
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro y Asignación de Bienes Muebles.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
OFICIO DE SOLICITUD
FACTURA
INICIO
RECIBE Y OBTIENE
SELLA Y DEVUELVE
FACTURA
FACTURA O-1
SOLICITA Y DEVUELVE
PEDIDO
PROVEEDOR
¿COINCIDE LO RECIBIDO
CON LO SOLICITADO?
O
O-1
1
NO
SI
C
C
RECABA FIRMA
PEDIDO
1
1
1
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
BIENES MUEBLES
RECIBE Y REVISA
PEDIDO
VERIFICA
FACTURA O-1
PEDIDO
1
BIENES MUEBLES
PROVEEDOR
PROVEEDOR
ELABORA
RELACION DE BIENES O-1
O-1
OFICIO DE SOLICITUD
O-1
INTEGRA PAQUETE 1
RELACION DE BIENES O
O
1
FACTURA
OFICIO DE SOLICITUD
INTEGRA PAQUETE 2
RELACION DE BIENES
1
1
F
FACTURA
OFICIO DE SOLICITUD
ENVIA
PAQUETE 1
SUBDIRECCION DE ADQUISICIONESDE
INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN
C
RECIBE Y ADHIERE
CODIGOS DE BARRA O
SECRETARIA DE FINANZAS Y
PLANEACION
1
2
OFICINA DE ADQUISICIONES
BIENES MUEBLES
T
1
257
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Registro y Asignación de Bienes Muebles.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
PASE DE SALIDA
O
RECABA FIRMA
PASE DE SALIDA O-1
RESGUARDATARIO
RESPONSABLES DE AUTORIZACION
RECABA FIRMA
PASE DE SALIDA
O-1
O-1 RESGUARDO PROVISIONAL
1
ENTREGA
RESGUARDO PROVISIONAL
1
BIENES MUEBLES
ACCESA Y ACTUALIZA
RESGUARDO PROVISIONAL
O
SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS
IMPRIME Y ENTREGA
RESGUARDO INDIVIDUAL
T
SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN
FIN
ELABORA
RESGUARDO PROVISIONAL
O-1
O-1
PASE DE SALIDA
RESGUARDATARIO
PASE DE SALIDA 1
RESGUARDO PROVISIONAL
O
C
258
Procedimiento Nombre: Actualización de Resguardos de Bienes Muebles.
Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Eventual.
Normas Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles, en su artículo 86, deberá realizarse la revisión de asignación de los bienes muebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes. Los bienes muebles que correspondan a la Secretaría de Turismo y Cultura, sin excepción deberán registrar número de inventario y contar con el Resguardo que permitirá asignar la responsabilidad que de un bien corresponde al usuario. La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan. Los Resguardos de bienes muebles deberán mantenerse actualizados y con el registro de las características y condiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardatario y área de adscripción. La actualización de Resguardos deberá registrarse en el Sistema de Inventarios para su control. En el caso de actualización de Resguardos, los registros anteriores deberán cancelarse. Mensualmente deberá corroborar en la lista de movimientos de altas, bajas o cambios de personal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
259
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1
1A 2 3 4 5 6 7 8
Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Resguardos y verifica la causa de actualización ¿Cuál es la causa de la actualización? En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Continúa con la actividad número 7. En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles. Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Elabora y recaba firma, del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Constancia de Liberación de adeudos en original, en caso de no haber diferencias. Entrega al usuario la Constancia de Liberación de adeudos en original. Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles. Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el Sistema Interno. Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y del Usuario en el Resguardo individual en dos tantos.
260
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
9 Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
261
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Actualización de Resguardos de Bienes Muebles.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
RECABA FIRMA
RESGUARDO INDIVIDUAL
2T
RESGUARDO INDIVIDUAL 2T
- JEFE DE LA OFICINA SERVICIOS GENERALES - USUARIO
ENTREGA
RESGUARDO INDIVIDUAL
T
T
C
FIN
USUARIO
INICIO
RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA CAUSA DE
ACTULIZACION
RECIBE
USUARIOS
SOLICITA Y RECIBE NOMBRE DEL
USUARIO
ACCESA, EMITE Y ACTUALIZA
¿CUAL ES LA CAUSA DE
ACTUALIZACION?
VERIFICA FISICAMENTE
CAMBIOS
POR CAMBIO DE USUARIO EN EL AREA DE
TRABAJO
1
BAJA DE PERSONAL
VERIFICA FISICAMENTE
CAMBIOS EN EL AREA DE
TRABAJO
ELABORA Y RECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
LIBERACION DE ADEUDOS
O
ENTREGA USUARIO
LIBERACION DE ADEUDOS
O
JEFE DEL AREA DE TRABAJO
SISTEMA DESCONCENTRADO
DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN
USUARIO
1
SISTEMA INTERNO
VERBALMENTE
SOLICITUD DE LIBERACION
262
Procedimiento Nombre:
Baja de bienes muebles.
Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.
Frecuencia: Eventual.
Normas La baja de bienes muebles en el inventario de la Secretaría sólo procederá cuando su mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención. La baja de bienes muebles deberá presentarse para aprobación ante el subcomité de Adquisiciones Servicios y Enajenaciones de la Secretaría Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de la Secretaría, hasta determinar su destino final. La oficina de Servicios Generales deberá confirmar en el Sistema Desconcentrado de Inventarios el Registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secretaría de Finanzas y Planeación, en caso contrario solicitará vía telefónica la actualización de los registros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
263
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2
2A 3
3A 4 5
Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura. Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el almacén. ¿Cómo se clasifican los bienes? En caso de que sean clasificados como Equipo de Computo: Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original. Continúa con la actividad número 4. En caso de que sean clasificados como mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra. ¿Procede la baja? En caso de no proceder la baja: Tramita con base en el Dictamen original, la reparación correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente. Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES. En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja. Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de baja de inventario ante el subcomité de Adquisiciones Servicios.
264
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
6 7 8 9
Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el Acta de Subcomité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original. Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de subcomité en copia y archiva de manera cronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, el Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de baja en copia. Pasa el tiempo. Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimientos de baja estén registrados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
265
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Baja de Bienes Muebles.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
DETECTA Y REUNE EN ALMACEN
ELABORA
DICTAMEN O
BIENES MUEBLES
VERIFICA CLASIFICACION
BIENES MUEBLES
¿COMO SE CLASIFICAN
LOS BIENES?
EQUIPO DE COMPUTO
MOBILIARIO
¿PROCEDE BAJA?
NO
SI
ELABORA
RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO
O
RECIBE Y REVISA
DICTAMEN O
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
1
TRAMITA REPARACION
DICTAMEN O
C
FIN 1
ENTREGA PARA ACUERDO DEL
SUBCOMITE
RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO
O
O
DICTAMEN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RECIBE ACUERDO DE BAJA
ACTA DE SUBCOMITE C
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RELACION DE MOBILIARIO
Y EQUIPO
DICTAMEN
O
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA
O-1
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
ENTREGA
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O
O RELACION
MOBILIARIO Y EQUIPO
ACTA DE SUBCOMITE
C
DICTAMEN
O
1 OFICIO DE SOLICITUD BAJA
SECRETARIA DE FINANZAS Y
PLANEACION
ACCESA Y REVISA BAJA
FIN
SISTEMA DESCONCENTRADO DE
INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES
C
266
Procedimiento Nombre: Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias,
Telefónicas y de Mobiliario.
Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuenta la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Periódica.
Normas El personal de mantenimiento y servicios, deberá requerir al Jefe de la Oficina de Servicios Generales el material necesario para realizar las actividades. La Oficina de Servicios Generales deberá atender con oportunidad y calidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. La Oficina de Servicios Generales, deberá elaborar un diagnostico del mantenimiento a realizar, para solicitar el material al área de Almacén o en su caso, solicitar su adquisición al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
267
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3
3ª
3ª.1
3ª2
3ª3 4 5
Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud de reparación de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica permanente. Acude al área, verifica el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias y telefónicas y detecta el desperfecto. Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el Almacén la existencia del mismo. ¿Se cuenta con el material necesario? En caso de contar con el material necesario: Elabora Requisición de material en original y copia para solicitar el material al Almacén y recaba autorización del Jefe de la Oficina de Servicios Generales. Entrega la Requisición del material original al Almacén y archiva copia de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Recibo del Almacén el material solicitado para efectuar la reparación a los desperfectos detectados en las instalaciones. Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones. Fin. En caso de no contar con el material necesario: Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la cantidad de material necesario para efectuar la reparación de las instalaciones. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el efectivo para comprar el material requerido y efectuar las reparaciones a las instalaciones.
268
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
6 7 8 9
Efectúa la compra del material y recibe del proveedor la Factura original que respalda la compra. Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones. Elabora Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias para comprobar el gasto por compra de materiales y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Entrega en la Oficina de Ordenes de Pago y Caja para revisión la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia anexando la Factura original, como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
269
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
RECIBE Y REVISA
ACUDE AL AREA, VERIFICA Y DETECTA
SOLICITUD DE REPARACION DE INSTALACIONES
O
¿SE CUENTA CON EL
MATERIAL NECESARIO?
DETERMINA MATERIAL Y REVISA EN EL ALMACEN
ENTREGA
REQUISICION DE MATERIAL
O
C
MATERIAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
1
C
ACUDE Y REPARA INSTALACIONES
NOTIFICA
ELABORA Y RECABA AUTORIZACION
REQUISICION DE MATERIAL
NO
SI
O-1
ALMACEN
MATERIALES
RECIBE
ALMACEN
INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS Y TELEFONICAS
VERBALMENTE
EFECTUA COMPRA Y RECIBE
FACTURA O
PROVEEDOR
ELABORA Y RECABA FIRMA
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
O-2
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
1
AREA SOLICITANTE
RECIBE
EFECTIVO
JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
C
2
FIN
ENTREGA
SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS
O-1
O
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
FACTURA
SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS
270
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
MATERIALES
ACUDE Y REPARA INSTALACIONES
1
AREA SOLICITANTE
271
Procedimiento
Nombre: Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.
Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y características establecidas en el Pedido
Frecuencia: Periódica.
Normas
La Oficina de Adquisiciones y Almacén deberá entregar oportunamente al Almacén la copia del Pedido, a fin de posibilitar el cotejo de los materiales recibidos del proveedor. La recepción de artículos en el Almacén procederá de acuerdo a las características físicas, precios, cantidades que se establecen en el Pedido. La recepción de artículos deberá realizarse en forma completa, no deberán aceptarse entregas parciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido. El proveedor deberá entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Servicios Generales para obtener el sello de recibido. Los artículos recibidos deberán detallarse en el Kardex por artículo para mantener actualizada la Información de existencias. La entrada de artículos al Almacén deberá controlarse a través del Kardex por artículo y del Sistema Interno de Almacén.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
272
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1
1A 2 3 4
Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir: Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y el Pedido en copia. Registra el material recibido en el Kardex por artículo, que obtuvo previamente del archivo alfabético permanente y en el Sistema Interno de Almacén. Clasifica el material recibido, lo acomoda en los anaqueles correspondientes y archiva el Kardex por artículo de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
273
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1
C
PEDIDO
C
MATERIALES
INICIO
RECIBE Y COTEJA MATERIALES
RECABA FIRMA, SELLA DE RECIBIDO
Y ENTREGA
FACTURA
FACTURA O-1
PEDIDO
PROVEEDOR
¿COINCIDE LO RECIBIDO CON
LO SOLICITADO?
O
PROVEEDOR
NO
SI
C
FACTURA
SOLICITA LA ENTREGA TOTAL DEL MATERIAL Y
DEVUELVE
O-1
PROVEEDOR
1
PEDIDO
1
C
C
JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS
GENERALES.
C
MATERIALES
FIN
A
REGISTRA EL MATERIAL RECIBIDO
KARDEX POR ARTICULO
SISTEMA INTERNO DE ALMACEN
A
CLASIFICA Y ACOMODA EN ANAQUELES
MATERIALES
KARDEX POR ARTICULO
MATERIALES
274
Procedimiento
Nombre: Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.
Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura, los artículos necesarios para el desarrollo de las funciones que les corresponden.
Frecuencia: Mensual.
Normas
En el Reporte de necesidades del almacén deberá registrarse el consumo de artículos en el ejercicio presupuestal anterior, para establecer los requerimientos a atenderse, a través de los procesos de compra. El Departamento de Recursos Materiales pondrá a disposición de las áreas de trabajo el formato de Vale de Almacén, el cual podrá obtener a través de la intranet de la Secretaría de Desarrollo Económico. Los Vales de Almacén deberán registrar la firma de los titulares de las áreas solicitantes y del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales; en el caso de los Vales de Almacén extraordinarios serán autorizadas por el Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Las áreas de trabajo solo podrán requerir los artículos indicados en el catálogo que dará a conocer, al inicio del año presupuestal, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El área de Almacén se ajustará al calendario y horario establecidos en las políticas generales para la recepción y abastecimiento de requisiciones a las áreas de trabajo de la Secretaría. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales podrá ajustar las cantidades de material a surtir, de acuerdo con las existencias físicas en el Almacén.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
275
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
Almacén
1 2 3 4 5
Elabora, al inicio de año, el Reporte de necesidades de acuerdo al consumo del ejercicio presupuestal anterior de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico, Neumáticos, y Cámaras en original y copia, envía el original al Departamento de Recursos Materiales Servicios Generales y archiva la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS DE:
• ADJUDICACIÒN DIRECTA, • LICITACIÒN SIMPLIFICADA, • LICITACION PUBLICA Y • RECEPCIÒN DE MATERIAL DE OFICINA,
PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE CÒMPUTO, MATERIAL FOTÒGRAFICO, ARTÌCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE CÒMPUTO, MATERIAL ELÈCTRICOY, NEUMÀTICOS Y CÀMARAS.
Recibe de las áreas administrativas de la Secretaría, de acuerdo al calendario mensual establecido, los formatos de Vale de Almacén en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo. Analiza los formatos de Vale de Almacén en original de cada área administrativa y consulta contra la existencia del Kardex por artículo en copia el cual obtiene del archivo alfabético permanente; y específica las cantidades a surtir de acuerdo a las existencias del Almacén. Turna al Almacén el original de los formatos de Vales de Almacén de cada área para el surtimiento correspondiente y archiva de manera alfabética permanente el Kardex por artículo en copia. Recibe de la Oficina de Servicios Generales, el original de los formatos de Vales de Almacén de cada área y con base en estos, localiza y empaqueta el material solicitado.
276
Área Actividad Descripción 6
7 8
Entrega el material a las diversa áreas administrativas previa revisión y obtiene firma de recibido en el formato de Vale de almacén en original. Obtiene del archivo alfabético permanente el Kardex por artículo en copia y registra el material entregado. Registra en el Sistema Interno de Almacén el material entregado y archiva el Vale de Almacén en original en forma cronológica permanente y el Kardex por artículo en copia de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN, MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE CÓMPUTO, MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICAS Y CÁMARAS.
277
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
KARDEX POR A
1
KARDEX POR ARTICULO
KARDEX POR ARTÍCULO
O REQUISICION
VALES DE ALMACÉN
O
REGISTRA Y OBTIENE MATERIAL ENTREGADO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE ALMACEN, MATERIAL DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICOY, NEUMÁTICOS Y CÁMARAS.
RECIBE, LOCALIZA Y EMPAQUETA MATERIAL
SOLICITADO
RECIBE Y DEVUELVE, PREVIO ACUSE
DE RECIBO
1 AREAS ADMINISTRATIVAS
KARDEX POR
ANALIZA Y CONSULTA CONTRA EXISTENCIAS Y ESPECIFICA LAS
CANTIDADES A SURTIR
A
VALE DE ALMACÉN
ARTICULO
O
1
INICIO
ELABORA Y ENVIA
REPORTE DE NECESIDADES O
ENTREGA MATERIAL PREVIA REVISION Y
OBTIENE FIRMA
VALE DE ALMACÉN
O
AL INICIO DEL AÑO
C
OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
TURNA
O
VALE DE ALMACÉN
ALMACEN
ADJUDICACION DIRECTA,
LICITACION SIMPLIFICADA,
LICITACION PÚBLICA
1
AREAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
A
VALE DE ALMACÉN
O
REGISTRA MATERIAL ENTREGADO
SISTEMA INTERNO DE ALMACEN
C
A
ARTICULO
1
1
AREAS ADMINISTRATIVAS
RECEPCION DE MATERIAL
DE OFNA., PAPELERIA, CONSUMIBLES DE
COMPUT, MAT. FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA,
PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICO.
PREVIA REVISIÓN
278
Procedimiento
Nombre: Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y, Neumáticos y Cámaras.
Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en Almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias.
Frecuencia: Mensual.
Normas
El almacén se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en periodo de inventarios. La verificación de las existencias físicas de artículos en el Almacén, deberá realizarse considerando los registros en Kardex por artículo y en el Sistema Interno de Almacén. El resultado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del personal responsable del procedimiento. El Reporte de existencias físicas en almacén deberá enviarse al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá enviarse al Departamento de Recursos Financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
279
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2
2A
2A.1 3 4
Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original. Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y el Kardex por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético permanente. ¿Existen diferencias? En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra el Kardex por artículo en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes. Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original. Continúa con la actividad número 3. En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de trabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales previo acuse de recibo y archiva las copias de manera cronológica permanente. Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia y turna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
280
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y, Neumáticos y Cámaras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
REQUISICIONES
O
KARDEX POR ARTICULO
1
O
REQUISICIONES
KARDEX POR ARTÍCULO
KARDEX POR ARTICULO
FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO
REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS
O
VERIFICA SI EXISTEN DIFERENCIAS
FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO
O
REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y
COMPLETA
DE ACUERDO CON EL CALENDARIO DE
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
FIN
O
ELABORA Y TURNA
¿EXISTEN DIFERENCIAS?
SI
NO
INVESTIGA DIFERENCIAS
REALIZA AJUSTES
INICIO
C
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SISTEMA INTERNO DE ALMACEN
C
C
A
MINUTA DE TRABAJO
1
ELABORA Y TURNA
1
O
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REPORTE DE CONSUMO MENSUAL VALUADO
C
A
1
1
O
C
C
C
REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS
MINUTA DE TRABAJO
281
Procedimiento
Nombre:
Servicio de Fotocopiado de Documentos.
Objetivo: Proporcionar a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura el servicio de fotocopiado de documentos oficiales para un mejor manejo y presentación de la información que generan.
Frecuencia: Diaria.
Normas
El servicio de fotocopiado se solicitará a través del formato de Solicitud de servicios de fotocopiado correspondiente. Las áreas que requieran de los servicios de fotocopiado deberán proporcionar las hojas de los documentos. Los servicios de fotocopiado se proporcionarán solo cuando se presenten documentos oficiales. Los servicios de fotocopiado deberán atenderse con oportunidad y calidad para contribuir en el desarrollo de las actividades y con los lineamientos de contención del gasto. Las solicitudes de servicios de fotocopiado atendidas en el mes deberán relacionarse y detallar el número de fotocopias realizadas para efectuar el pago a la empresa arrendadora del equipo de fotocopiado. En el caso de originarse alguna falla o desperfecto en el equipo asignado, las áreas reportarán directamente en la empresa prestadora del servicio, donde personal capacitado será quien realice las reparaciones necesarias y el área se encargará de dar seguimiento al reporte.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
282
Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales
1 2 3 4 5 6 7 8
Supervisa el servicio de cada área, quien es responsable del buen funcionamiento y uso de la maquina fotocopiadora asignada. Brinda el apoyo necesario, en el supuesto anterior, con la máquina asignada en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a las demás áreas de la secretaría. Elabora el reporte mensual, de fotocopias en original e informa al jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la cantidad a facturar. Pasa el tiempo. Recibe el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro de los dos o tres días posteriores de la empresa prestadora del servicio, facturas en originales de las diferentes áreas que amparan el gasto generado en dicho período. ¿Coinciden los datos de las facturas? En caso de no coincidir los datos: Devuelve la factura original al prestador de servicios de arrendamiento de equipo de fotocopiado y le solicita una nueva facturación con los datos correctos. Continúa con la actividad número 4. En caso de coincidir los datos: Recaba visto bueno en las facturas originales, de acuerdo al área que corresponda. Elabora y envía al Departamento de Recursos Financieros, la Solicitud-Comprobación de Recursos y la Documentación soporte en original, e integra expediente de Servicio de Fotocopiado con la copia de la Solicitud comprobación de recursos y la factura en original y una copia, el cual archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
283
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Servicio de Fotocopiado de Documentos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FACTURA
O-1
SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS
0-1
C FIN
INICIO
SUPERVISA CONTROL
BRINDA APOYO
ENVÍA PARA TRÁMITE DE
PAGO E INTEGRA
¿COINCIDEN LOS DATOS DE
FACTURACIÓN? DEVUELVE PARA
CAMBIO
NO
PRESTADOR DE SERVICIO
1
SI
ENTREGA
ELABORA E INFORMA
REPORTE MENSUAL O
RECABA VISTO BUENO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
ÁREAS DE LA
FACTURA
FOTOCOPIADORA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
PRESTADOR DEL
SERVICIO
O
FACTURA
O
1
FACTURA
O
EXPEDIENTE
PRESTADOR DEL
SERVICIO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
ÁREAS DE LA
284
Procedimiento
Nombre: Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.
Objetivo: Llevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dependencia calendarizar los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad durante el ejercicio fiscal.
Frecuencia: Anual.
Normas
Para la presupuestación del Programa anual de adquisiciones, se deberá considerar elementos reales de valoración determinados en el Listado de precios unitarios. El Listado de precios unitarios de artículos presupuestados, deberá considerar el porcentaje de inflación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación. El programa anual de adquisiciones, deberá sujetarse al presupuesto de gasto corriente autorizado para cubrir los objetivos institucionales. Para la integración del Programa anual de adquisiciones, se deberán considerar los requerimientos de las unidades presupuestales de la Dependencia. El Programa anual de adquisiciones, de la Dependencia, deberá ser integrado y entregado a la Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el último día hábil del mes de Enero, correspondiente al ejercicio fiscal. La captura de la información en el Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev), deberá llevarse a cabo antes de las fechas programadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
285
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
1 2 3 4 5 6 7
Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de programación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listado de partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación para elaborar el Programa anual de adquisiciones. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestales en original, para que se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia. Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de licitaciones simplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar un historial de consumo. Elabora un Historial de consumo en original, considerando únicamente las licitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza para determinar un listado de precios unitarios. Elabora un Listado de precios unitarios en original de loa artículos adquiridos por la dependencia, considerando un aumento del porcentaje de inflación determinado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de programación y presupuestación. Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en original contra el Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, para poder determinara la captura del Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia, en el módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios de Siafev. Elabora el Listado de necesidades de consumo en
286
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
8 9
10
10A
11
12
13
Original, con la información que se generó de la conciliación de documentos. Accesa al módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y captura el Listado de necesidades de consumo en original programada para el ejercicio próximo. Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original. Revisa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, y detecta posibles inconsistencias en la captura de la información. ¿Existen inconsistencias en la captura? En caso de no existir inconsistencias en la captura: Continúa con la actividad número 13 En caso de existir inconsistencias en la captura: Accesa al módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y modifica las inconsistencias detectadas. Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original. Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, para que sean integrados al Anteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológica permanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo, de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Listado de necesidades de consumo. Pasa el tiempo.
287
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
14
15
16
17
18
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el primer mes del año, los montos y las partidas autorizadas para el presupuesto de la Dependencia en el ejercicio fiscal. Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto del Programa anual de Adquisiciones en original, contra los montos y las partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa al módulo de anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaría de Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias. Genera del módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual de adquisiciones, en original. Entrega a la Unidad Administrativa el original del Programa anual de adquisiciones y archiva de manera cronológica permanente el original del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
• ADJUDICACIÒN DIRECTA. • LICITACIÒN SIMPLIFICADA. • LICITACIÒN PÙBLICA.
288
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO O
O
OBTIENE Y ANALIZA
RECIBE
LISTADO DE PRECIOS UNITARIOS
ELABORA
O
INICIO
RECIBE
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION O
ACCESA Y CAPTURA
CONCILIA
HISTORIAL DE CONSUMO
O
PRESUPUESTO PREVISTO POR LA
SEFIPLAN
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
HISTORIAL DE CONSUMO
ELABORA Y ANALIZA
O
ELABORA
LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO
O
SIAFEV
MODULO DE ADQUISICIONES
Y CONTROL DE INVENTARIOS
O
GENERA
SIAFEV
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
REVISA Y DETECTA
INCONSISTENCIAS
O
NO 1
SI
¿EXISTEN INCONSISTENCIAS EN LA CAPTURA?
ACCESA Y MODIFICA
SIAFEV MODULO DE
ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
O
GENERA
SIAFEV
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
1
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES PRESUPUESTALES
O
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DE LICITACION SIMPLIFICADA Y ADJUDICACION DIRECTA C
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
289
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
1
ENTREGA 1
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE
ADQUISICIONES O
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
O
HISTORIAL DE CONSUMO
O
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
O
LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO
O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
RECIBE MONTOS Y PARTIDAS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
PRIMER MES DEL AÑO
OBTIENE Y COMPARA
ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE
ADQUISICIONES O
ACCESA Y AJUSTA
MODULO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
O
GENERA
PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
ENTREGA
O
PROGRAMA ANUAL DE
ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - ADJUDICACION DIRECTA - LICITACION SIMPLIFICADA - LICITACION PUBLICA
MODULO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
DE LAS UNIDADES PRESUPUESTALES
O
C
C
290
Procedimiento
Nombre: Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.
Objetivo: Someter a consideración del órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendentes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.
Frecuencia: Mensual.
Normas
Las sesiones del subcomité podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración. Las sesiones ordinarias del Subcomité, podrán ser llevadas a cabo únicamente con la participación de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionados a la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos que marcan las leyes de adquisiciones, servicios y enajenaciones. En la primera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionados con el programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones. El expediente de documentos que utilice el Secretario Ejecutivo del Subcomité, contendrá la información necesaria para que se elabore la Síntesis de asuntos a tratar en cada sesión mensual del Subcomité. En la Síntesis de asuntos a tratar que sea entregada a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia, se deberá considerar el resumen de las licitaciones, adquisiciones y la contratación de servicios que a las fechas se realicen.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
291
Procedimiento
Nombre: Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.
Objetivo: Someter a consideración del órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendentes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.
Frecuencia: Mensual.
Normas
En los casos en que los vocales consideren conveniente remitir al Secretario Ejecutivo del Subcomité los asuntos que deben ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberán ser incluidos en la Orden del día de la sesión de que se trate. En el caso de que las sesiones Ordinarias no se cuente con quórum para su inicio, se convocará a una sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que corresponda.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
292
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales
1 2 3 4 5 6
Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentos original y acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos el orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité. Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomité. Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de invitación y en su caso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios de invitación las archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de sesiones del Subcomité de la Dependencia. Pasa el tiempo. Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizados con los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco para cada uno de los asistentes a la reunión mensual del subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Acude a la sala de juntas de la Dependencia llevando consigo el Expediente de documentos original, la Lista de asistencia y los folders personalizados.
293
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales
7 8 9
10
11
12
Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para que estos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original. Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes. Da por concluida la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes. Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos expuestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión mensual. Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación:
• Lista de asistencia en original • Invitaciones en original • Acta circunstanciada en original • Síntesis de asuntos a tratar en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO: CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.
294
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
FOLDERS
FOLDERS
OFICIOS DE INVITACION
C
O SINTESIS
LISTA DE ASISTENCIA O
O
INICIO
ACUERDA PUNTOS
EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS O
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIOS DE INVITACION
INICIA REUNION Y RECABA FIRMA
ACUDE LLEVANDO CONSIGO
EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS
O
PRESIDENTE DEL SUBCOMITE
ENTREGA
FOLDERS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O ACTA CIRCUNSTANCIADA CON EL JEFE DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
O-C
ELABORA
TURNA
OFICIOS DE INVITACION
O
INTEGRANTES DEL SUBCOMITE
EXPEDIENTE DE SESIONES
DEL SUBCOMITE
LISTA DE ASISTENCIA
INTEGRANTES DEL SUBCOMITE
INTEGRANTES DEL SUBCOMITE
DA LECTURA Y DESARROLLA
PUNTOS
DA POR CONCLUIDA LA SESION
RESGUARDA
O
O
LISTA DE ASISTENCIA
INVITACIONES
C
FIN
C
ELABORA E INTEGRA
O LISTA DE ASISTENCIA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFICADA.
SINTESIS O
ACTA CIRCUNS- TANCIADA
SINTESIS
O
O
SALA DE JUNTAS
295
Procedimiento
Nombre: Adjudicación Directa.
Objetivo: Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Decreto del Presupuesto de Egresos, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.
Frecuencia: Diaria.
Normas
Las adquisiciones, contratación de servicios y arrendamientos solo procederán si se cuenta con disponibilidad presupuestal. Las Requisiciones de bienes, artículos y refacciones, podrán recibirse de las áreas de trabajo de la Secretaría, así como del Almacén y se consolidarán con base en las calendarizaciones del Programa anual de adquisiciones. En caso de que las Requisiciones del Almacén no cuenten con disponibilidad, se deberá solicitar al Departamento de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal para la atención de los requerimientos. La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determinará con base en los montos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos. En la Solicitud de cotización deberán indicarse con claridad las características del bien, artículo, refacción o servicio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entrega a los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de servicios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
296
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
1 2
2A 3 4 5
Recibe de las áreas de la Secretaría así como del Almacén la Requisición en original con loas especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Módulo de Adquisiciones del Siafev. Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición, en original y con base en los montos establecidos en el Decreto del presupuesto de egresos vigente, al que asciende la adquisición determina la modalidad de la compra. ¿Qué modalidad de compra procede? En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original. Fin. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: LICITACIÒN PÙBLICA, LICITACIÒN SIMPLIFICADA Y EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y LICITACIÒN SIMPLIFICADA. En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotización, en original con las características de los bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original la Solicitud de cotización, en original. Pasa el tiempo. Recibe de los proveedores y /o prestadores de servicios, vía fax o en original las Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas.
297
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
6 7 8 9
10
11
12
Accesa y captura en el módulo de Adquisiciones del Siafev las propuestas de precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de servicios presentan en las Cotizaciones, en original. Emite del módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo, en un tanto, con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas presentadas, para concentrara los montos, maracas, condiciones de pago y firma del documento. Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Cuadro Comparativo, en un tanto. Emite a través del Módulo de Adquisiciones del Siafev el Pedido, en dos tantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios y firma el documento. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén y del Cotizador en el Pedido, en dos tantos. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en un tanto, vía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones en el Almacén de la Dependencia, así como un tanto del Pedido al almacén. Pasa el tiempo. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÒN DEL MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTÌCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO, NEUMATICOS Y CAMARAS. Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura, en original y revisa que
298
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
13
13A
14
15
Corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa. Verifica que la Factura, en original registre la descripción, importe y totales que se indican en el Pedido, en un tanto, además de que cuente con sello de Almacén. ¿Coinciden los datos de la factura? En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicita que se realicen los ajustes. Continúa con la actividad número 12. En caso de que coincidan: Elabora la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y tres copias para realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. Envía a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadro comparativo, en un tanto, la Solicitud de cotización, en original, la Requisición en original, las Cotizaciones, en original y la Factura en original para solicitar la afectación presupuestal y emisión del pago, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa, los documentos siguientes:
• Solicitud-Comprobación de Recursos, en tercera copia,
• Pedido en un tanto. • Requisición, en copia • Solicitud de cotización, en copia, • Cotizaciones en copia y • Cuadro comparativo, en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
299
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Adjudicación Directa.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
RECIBE Y REVISA
O FACTURA
- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO
1
1
T CUADRO COMPARATIVO
MODULO ADQUISICIONES
ACCESA Y CAPTURA
MODULO ADQUISICIONES
COTIZACIONES
O
PROPONE Y RECABA FIRMA
T CUADRO COMPARATIVO
INICIO
O
RECIBE Y REVISA
COTIZACIONES
EMITE Y FIRMA
- AREAS DE LA SECRETARÍA
RECIBE Y REVISA
DISPONIBILIDAD
REQUISICION
MODULO ADQUISICIONES
ANALIZA Y DETERMINA MODALIDAD
O
REQUISICION
¿QUE MODALIDAD DE COMPRA PROCEDE?
LICITACION PREPARA EVENTOS
O REQUISICION
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - LICITACION PÚBLICA - LICITACION SIMPLIFICADA - EMISION DE FALLOS DE LICITACION PÚBLICA Y LICITACION SIMPLIFICADA
ADJUDICACION DIRECTA
ELABORA
SOLICITUD COTIZACION O
SOLICITUD DE COTIZACION O
ENVIA
VIA FAX
- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO
VIA FAX
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RECABA FIRMA
2T PEDIDO
- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES -JEFE DE LA OFICINA DE - SERVICIOS GENERALES - COTIZADOR
PEDIDO T
ENVIA
- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIO
VIA FAX
RECEPCION DE MATERIAL DE
OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE
COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO,
ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO
DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICO
NEUMÁTICOS Y CÁMARAS
T
ALMACEN
EMITE Y
FIRMA
MODULO ADQUISICIONES
PEDIDO 2T
300
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Adjudicación Directa.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
C
FACTURA
PEDIDO
EXPEDIENTE
DE COMPRA
O
3
T
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
REQUISICION
COTIZACIONES
SOLICITUD DE COTIZACION
CUADRO COMPARATIVO
1
1
1
1
COTIZACIONES
O
T
VERIFICA
PEDIDO
O FACTURA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-3
DEVUELVE Y SOLICITA AJUSTES
FACTURA O
1
FIN
ENVIA
PEDIDO
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO
1
¿ COINCIDEN LOS
DATOS DE LA FACTURA ?
NO
SI
- PROVEEDOR - PRESTADOR
- JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA
O-2
T
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
CUADRO
T
O
SOLICITUD DE COTIZACION
O
REQUISICION
301
Procedimiento
Nombre: Licitación Simplificada.
Objetivo: Participar, a través de invitación dirigida a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamientos.
Frecuencia: Periódica.
Normas
El programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios. El desarrollo del proceso de licitación simplificada deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo VI, artículo 57. Las Invitaciones y el Anexo técnico deberán elaborarse considerando una o varias partidas de bienes o servicios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia. El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar a la oficina de Adquisiciones y Almacén las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el Anexo técnico. Las Invitaciones al evento de licitación simplificada deberán enviarse a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así como cuando menos a tres proveedores, y a la representatividad de la Secretaría.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
302
Normas
La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetando el horario establecido en la Invitación. Los invitados a la licitación podrán remitir sus Propuestas técnicas y económicas, al domicilio señalado en la Invitación, la asistencia de los participantes es opcional. El acto de apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados. En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con o sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada. El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos, previo acuerdo del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
303
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
1 2 3 4 5
Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición, en original que obtiene del archivo cronológico temporal. Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia, con número de licitación, con las especificaciones del servicio o bien a adquirir los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibimiento en caso de incumplimiento; además el Anexo técnico, en original y copia, en coordinación con el área solicitante para indicar las características de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en todos los documentos. Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia y el Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponde al bien y/o servicio a adquirir, a la Dirección Jurídica y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y la Requisición. Elabora y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento, en original y copia con las especificaciones de la licitación para informar a la autoridad representativa de la Secretaría, los invitados a la licitación y fecha y lugar del evento. Envía al Secretario de Desarrollo Económico el Oficio de evento, en original, para solicitar su participación en el evento de licitación y archiva,
304
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
6 7 8
8A 9
10
11
Cronológicamente en forma permanente en el Expediente de licitación, como acuse de recibo la copia del Oficio de evento. Pasa el tiempo. Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de participantes, en original.
Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante una Propuesta técnica en original y una Propuesta económica en original. Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propuesta (s) económica (s) en original, da lectura al contenido de éstas y verifica que cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación, Bases de licitación y en el Anexo técnico. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura propuestas en original, que al final del evento deberán incluirse en el Expediente de licitación. Continúa con la actividad número 9. En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registro técnico y económico de las propuestas. Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas, así como la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original. Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta de apertura de propuestas y sus respectivos anexos.
305
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
12
13
Pasa el tiempo. Analiza las Propuesta (s) técnica (s) y la Propuesta (s) económica (s) y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que más convienen a la convocante. Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes:
• Antecedentes (requisición) en original, • Registro de participantes en original, • Propuesta (s) técnica (s) en original, • Acta de apertura de propuestas en original,
con sus respectivos cuadros, • Dictamen en original, incluyendo el cuadro
comparativo de análisis. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.
306
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Licitación Simplificada.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REALIZA APERTURA Y VERIFICA
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
INICIO
ELABORA Y RECABA FIRMA
ENVIA
OBTIENE FIRMA
O
1
DETERMINA REQUERIMIENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
REQUISICION
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DE INVITACION
ANEXO TECNICO
O-1
O-1
O
OFICIO DE INVITACION O
BASES DE LICITACION
1
1
O
-SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO
-PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO
REQUISICION
O C
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DE EVENTO
SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO
EN COORDINACION CON EL AREA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DE LICITACION
ENVIA
O
OFICIO DE EVENTO O
1
C EXPEDIENTE LICITACION
INICIA ACTO DE APERTURA
Y ELABORA
REGISTRO DE PARTICIPANTES
- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO
RECIBE
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
DESCALIFICA
1
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
NO
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
ELABORA
ACTA DE APERTURA
SI
1
O
PARTICIPANTES
ACTA APERTURA
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
OBTIENE Y ENTREGA FOTOCOPIA
ACTA APERTURA O
F
O-1
O
O
O
O
O
O
O
BASES DE LICITACION
O-1
ANEXO TECNICO
1
O
OFICIO DE INVITACION
BASES DE LICITACION
PARTICIPANTES
ANEXO TECNICO
C
307
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Licitación Simplificada.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
O
DICTAMEN
REGISTRO DE PARTICIPANTES
PROPUESTA TECNICA
O
PROPUESTA ECONOMICA
ACTA DE APERTURA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFICADA
O
O
O
1
INTEGRA
O
ANALIZA PROPUESTAS Y ELABORA
DICTAMEN
ANTECEDENTES ( REQUISICION)
O
C EXPEDIENTE LICITACION
308
Procedimiento
Nombre: Licitación Pública.
Objetivo: Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten proposiciones solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamiento.
Frecuencia: Periódica.
Normas
El programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios. La calendarización de las etapas del proceso de licitación pública deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo ll, artículo 35. Las convocatorias deberán elaborarse considerando una o varias partidas de bienes, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia, con los datos que permitirán identificar a la convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones para venta de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificaciones de recepción de bienes; así como las condiciones de pago. La convocatoria, Bases de licitación, avisos de modificaciones, Actas de juntas de aclaraciones, Fallos y generalidades de los Contratos, deberá publicarse en el Sistema Electrónico Comprante-Ver, para su disposición en Internet.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
309
Normas Las Bases de licitación deben incluir condiciones jurídicas, técnicas y económicas, ya que constituyen las disposiciones reglamentarias a las que deberá apegarse el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación. El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar a la Oficina de Adquisiciones y Almacén las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el anexo técnico de las Bases de licitación. De acuerdo a la normatividad general deberá enviarse participación del desarrollo de la licitación a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la representatividad de la Contraloría General. En la junta de aclaraciones únicamente se dará respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de la junta, y pueden ser enviadas por fax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma. En el Acta de la junta de aclaraciones deberán registrarse las modificaciones que realizan la Dependencia y las preguntas y respuestas de los participantes. En el Acto de la junta de aclaraciones los participantes que hayan adquirido las Bases de licitación en la Dependencia o por Comprante-Ver, deberán enviar o presentar el recibo por compra de bases. En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicas el registro de participantes (personas físicas o morales) se realizará con una hora antes a la celebración, presentando identificación con fotografía. La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme se va nombrando a los participantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que previamente deberán remitir sus propuestas al domicilio señalado en las Bases, en el entendido de que toda propuesta extemporánea será descalificada. El acto de recepción y apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido violentados.
310
Normas En el acto de recepción y apertura deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándose en el acta circunstanciada. Para el desarrollo del evento de licitación deberá integrarse el comité interno para analizar las Propuestas técnicas y económicas con base en el presupuesto autorizado. El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causa por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos, previo acuerdo del Subcomité de adquisiciones, servicios y enajenaciones.
311
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
1 2 3 4 5 6 7
Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de compra de Licitación Pública con base en la Requisición en original que obtiene del archivo cronológico temporal. Calendariza los eventos de la Licitación Pública con indicación de lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el Comprante-Ver. Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes o servicios. Accesa al Sistema Comprante-Ver y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la apertura de proposiciones técnicas y económicas, de carácter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria, en un tanto y las Bases de licitación en un tanto que corresponden al evento de la licitación. Accesa al Sistema Comprante-Ver y respalda la información que contiene la Convocatoria para conservarla en disco magnético. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria en un tanto y en las Bases de licitación en un tanto. Elabora el Oficio para Comprante-Ver, en original y copia, dirigido al Secretario de Desarrollo Económico para solicitar la publicación de la Convocatoria en el Sistema Electrónico y el Oficio para medios oficiales, en original y copia dirigido a la coordinación de Comunicación Social para solicitar
312
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
8 9
10
11
12
La publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circulación en el estado y a nivel nacional recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en ambos documentos. Solicita la publicación de la Convocatoria y turna al Secretario de Desarrollo Económico, a través del Sistema Electrónico Comprante-Ver los archivos de la Convocatoria y las Bases de licitación, así como el Oficio para Compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Comprante-Ver en copia. Solicita la publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circulación y envía a la Coordinación de Comunicación Social el Oficio para medios oficiales en original, la Convocatoria, en un tanto y el disquette con la Convocatoria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para medios oficiales, en copia. Elabora el Oficio del evento, en original y copia dirigido a las áreas de la Secretaría que participarán en los actos de licitación, indicando lugar, fecha y horarios para solicitar su asistencia. Turna el Oficio del evento en original a la Dirección Jurídica, al Secretario de Turismo y Cultura, a la Dirección solicitante de bienes o servicios y a la Secretaría de Finanzas y planeación para solicitar su participación en los actos de licitación y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio del evento en copia. Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el
313
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
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15
16
17
17A
Expediente de licitación. Pasa el tiempo. Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantes en original y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relativas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases de licitación. Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones, a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original. Pasa el tiempo. Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabora el Registro de asistentes, en original, el acto es presidido por el servidor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señalados. Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) en original, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documento que conste de la Fianza en original de sustentación de la oferta. Realiza la apertura de los sobres de la Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta económica (s) y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de licitación. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s), en original y estas quedaran integradas en el
314
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
18
19
20
21
22
23
Expediente respectivo. Continúa con la actividad número 18. En caso de cumplir con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original en la que se hará constar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes. Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas en original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original. Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y las entrega a los participantes. Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidas por los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicación establecidos en las Bases de licitación. Elabora el Dictamen, en original, conforme al cual se adjudicará el Pedido y se señalan quienes son los proveedores o prestadores de servicios cuyas ofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican los lugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y la mención de las propuestas que hayan sido desechadas. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación los documentos siguientes:
• Antecedente en original, • Convocatoria en original, • Bases en original, • Registro de participantes al acto de apertura
de ofertas, en original, • Acta de junta de aclaraciones en original, •
Área Actividad Descripción
315
Oficina de Adquisiciones y
Almacén
• Propuesta (s) técnica (s), en original, • Acta de apertura de propuestas, en original, • Dictamen, en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.
316
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Licitación Pública.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
ELABORA
BASES DE LICITACION
EN COORDINACION CON AREA SOLICITANTE O
ACCESA Y RESPALDA
INFORMACION
SISTEMA COMPRANET-
VER
CONVOCATORIA
C
EXPEDIENTE DE
LICITACION
C
INICIO
DETERMINA REQUERIMIENTOS
REQUISICION
O
CALENDARIZA EVENTOS DE LICITACION
ACCESA, CAPTURA Y EMITE
T BASES DE LICITACION
T CONVOCATORIA
SISTEMA COMPRANET-
VER
RECABA FIRMA
CONVOCATORIA
BASES DE LICITACION
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
T
T
ELABORA Y RECABA FIRMA
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO PARA COMPRANET
OFICIO PARA MEDIOS OFICIALES
O-1
O-1
SOLICITA PUBLICACION
Y TURNA
SOLICITA PUBLICACION
Y TURNA
OFICIOS PARA MEDIOS OFICIALES
CONVOCATORIA
O
T
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE EVENTO
O-1
SISTEMA COMPRANE
T
OFICIO PARA
COMPRANET
CONVOCATORIA
BASES DE LICITACION
OFICIO PARA COMPRANET
O
T
T
1
EXPEDIENTE DE
LICITACION
SECRETARIO DE
DESARROLLO ECONÓMICO
COORDINACION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
CONVOCATORIA
OFICIO PARA MEDIOS OFICIALES
- DIRECCION JURIDICA - SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO - DIRECCION SOLICITANTE - SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION
TURNA
OFICIO DE EVENTO
O
1
C
EXPEDIENTE DE
LICITACION
C
EXPEDIENTE DE
LICITACION
REALIZA VENTA
BASES DE LICITACION
CONVOCATORIA
- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIOS
BASES DE LICITACION
O
REALIZA JUNTA DE
ACLARACIONES Y ELABORA
REGISTRO DE PARTICIPANTES
ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES
O-1
T
T
T
1
1
C
317
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Licitación Pública.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
ACTA DE APERTURA
DICTAMEN
O
O
O
REGISTRO DE PARTICIPANTES
1
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
NO
SI
ELABORA
ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS
O
DESCALIFICA
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
OBTIENE FIRMA
ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS
PROPUESTA ECONOMICA
OBTIENE Y ENTREGA
FOTOCOPIA
ACTA DE APERTURA
ANALIZA PROPUESTAS
PROPUESTA TECNICA O
PROPUESTA TECNICA
PARTICIPANTES
O
O
F
RECIBE
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
FIANZA
REALIZA APERTURA Y VERIFICA
PROPUESTA TECNICA
PROPUESTA ECONOMICA
REALIZA ACTO DE APERTURA Y
ELABORA
REGISTRO DE ASISTENTES O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
INTEGRA
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE
LICITACION SIMPLIFICADA
EXPEDIENTE DE LICITACION
C
EXPEDIENTE DE LICITACION
RECABA FIRMA Y ENTREGA
ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES
PARTICIPANTES
REGISTRO DE PARTICIPANTES
O
C
O
ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES
PARTICIPANTES
PROPUESTA ECONOMICA
O
ELABORA
DICTAMEN O
ANTECEDENTES
CONVOCATORIA
BASES
O
O
O
ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES
O
O
O
C
318
Procedimiento
Nombre:
Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.
Objetivo: Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificada la adjudicación de los bienes o servicios concursados para formalizar la relación de compra-venta que realiza la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Periódica.
Normas
La emisión de los fallos de licitación deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y Reglamento interior del comité para las Adquisiciones y Obras Públicas. La emisión de los fallos de licitación deberá realizarse conforme a los acuerdos establecidos por el Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones, de acuerdo a la responsabilidad de los servidores públicos a quienes compete su emisión. La notificación del fallo de licitación se dará a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación. La comunicación del fallo deberá emitirse al proveedor y/o prestador de servicios adjudicados en un plazo no mayor de tres días, para Licitación Pública y dentro de los 8 días hábiles siguientes al acto de apertura de propuestas para Licitación Simplificada.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
319
Normas La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección Jurídica. En el caso que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) corresponda a 140 salarios mínimos vigentes en la Ciudad de Xalapa, Veracruz, deberá elaborar un Contrato con las especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de licitación. En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) corresponden a más de 670 salarios mínimos vigentes en la Ciudad de Xalapa, Veracruz derivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato, deberá solicitarse Fianza, de cumplimiento del contrato. Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratos deberán registrarse y trasmitirse a través del Sistema Electrónico Compranet.Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, denominado Comprante-Ver, para Licitaciones Públicas y vía fax o personal si es Licitación Simplificada, además de informarlo a través de la Página Web. La Factura que se reciba del proveedor deberá registrar el sello y firma del responsable del Almacén de conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidas en el Contrato o Pedido.
320
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
1 2 3 4 5 6 7 8
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el acta de subcomité de adquisiciones, servicios y enajenaciones en fotocopia y analiza los acuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de Licitación Pública o Licitación Simplificada. Adecua Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en original y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos. Recaba firma en el Dictamen, en original del Jefe de la Unidad Administrativa, Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedores y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el evento de licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito con acuse de recibo, en acto, vía fax, o bien colocar un anuncio en la tabla de avisos de la Dependencia, siempre que así hubiere señalado en las Bases de licitación. Elabora Contrato en original y con base en el salario mínimo variable determina si por el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servicios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes. Obtiene visto bueno de la Dirección Jurídica en el Contrato original. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original. Accesa al Sistema de Adquisiciones del Siafev y emite el Cuadro comparativo, en un tanto con las propuestas económicas y el Pedido en un tanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados, las especificaciones de los bienes y/o
321
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
9
10
11
12
13
13A
14
Servicios y los importes a que asciende la adjudicación y firma los documentos. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén en el Cuadro comparativo en un tanto y en el Pedido en un tanto. Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/o prestador de servicio el Pedido vía fax. Entrega al almacén una fotocopia del Pedido, para que procedan las recepciones de los bienes adquiridos. Pasa el tiempo. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÒN DE MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO Y ARTÌCULOS DE LIMPIEZA. Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los datos de los bienes recibidos a conformidad en el Almacén, o en su caso con los datos de los servicios contratados. Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registros del Pedido en un tanto. ¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de que no coincidan los datos de la Factura: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adquisición o contratación. Continúa con la actividad número 12. En caso de que coincidan los datos de la Factura: Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de
322
Área Actividad Descripción Oficina de
Adquisiciones y Almacén
15
16
17
Recursos Materiales y Servicios Generales, en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda. Obtiene una fotocopia de la Factura en original. Turna a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de notificación de fallo, en copia y la Factura en original para solicitar la emisión del cheque que permita realizar el pago o los proveedores y/o prestadores de servicios. Integra el Expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes:
• Oficio de notificación de fallo, en original, • Pedido, en fotocopia, • Contrato, en original, • Cuadro comparativo, en original y • Factura, en fotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
323
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
FIN
OFICIO NOTIFICACION DE FALLO
O
PEDIDO
CONTRATO
CUADRO COMPARATIVO
FACTURA
F
F
O
O
EXPEDIENTE DE LICITACION
C
INICIO
F
RECIBE Y ANALIZA
ACTA DE SUBCOMITE
O
ADECUA Y FIRMA
O
RECABA FIRMA
DICTAMEN
O
NOTIFICA
OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO
- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIOS - CAMARA
TURNA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
O-1
T
O
PEDIDO
FACTURA
OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA
ENTREGA
PEDIDO
DEVUELVE Y SOLICITA AJUSTES
1
¿ COINCIDEN DATOS DE LA FACTURA?
NO
FACTURA
ELABORA Y RECABA FIRMA
SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS
SI
O-2
O
RECIBE
FACTURA
- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIOS
RECEPCION DE MATERIAL
DE OFICINA, PAPELERIA,
CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL
FOTOGRAFICO Y ARTICULOS DE LIMPIEZA
VERIFICA DATOS
FACTURA
PEDIDO
O
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIOS
O
F
ALMACEN
1
OBTIENE FOTOCOPIA
FACTURA O
F
INTEGRA
DICTAMEN
OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO
O-1
ELABORA
CONTRATO O
OBTIENE VISTO BUENO
CONTRATO O
RECABA FIRMA
CONTRATO O
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO
1
- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA
DE ADQUISICIONES Y ALMACÉN
T
PEDIDO
RECABA FIRMA
PEDIDO
CUADRO COMPARATIVO
ACCESA, EMITE Y FIRMA
CUADRO COMPARATIVO
SISTEMA ADQUISICIONES
T
T
T
OBTIENE FOTOCOPIA Y ENVIA
T PEDIDO
2F
- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIO
VIA FAX
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS MATERIALES
JEFE DEL DEPARTAME
NTO DE
RECURSOS
MATERIALES
325
Procedimiento
Nombre: Diseño, actualización y Mantenimiento del Sitio Web.
Objetivo: Contar con un sitio electrónico en Internet, orientado a la atracción de la inversión de turistas hacia el Estado de Veracruz, y a la difusión de los programas institucionales.
Frecuencia: Eventual.
Normas
El Oficio de solicitud para la actualización de la página Web, deberá ser autorizado por los titulares de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura. La página Web de la Secretaría será actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusión de la información de la Dependencia. La información que las áreas de la Secretaría entreguen al Departamento de Informática para que sea incluida en la página Web, deberá ser proporcionada en medios magnéticos, debidamente capturada y formateada. Mantener al día la información a través de los módulos de actualización, será por parte de las áreas responsables de la Secretaría.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de Turismo
y Cultura
326
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 1 2
2A
2A.1
2A.2
2.A.3 3 4
5
Recibe de las áreas de la Secretaría, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnéticos de información para actualizar la página Web. Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar que información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe? En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías. Digitaliza los gráficos o las Fotografías y las graba en el formato correspondiente a photoshop o coreldraw. Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la web con extensiones TIFF,GIF,JPG,PNG. Accesa al programa dreamweaver e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continúa con la actividad número 3. En caso de recibir texto: Revisa la información recibida en los Documentos y en medio magnético y determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma. Procesa la información y selecciona el programa dreamweaver, fireworks,flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red. Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en el software correspondiente.
327
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 6 7 8
8A 9
10
Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML,JSP, PHP ò SWF de acuerdo al volumen de información procesada. Accesa al Servidor de la Secretaría y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web. Valida a través de la red de la Secretaría, la información de la página web, antes de que sea publicada en Internet. ¿Es correcta la información que se publicará en la red? En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red: Realiza los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones del área de la Secretaría. En caso de estar correcta la información que se publicará en la red: Edita la página en el Software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet. Recaba firma de conformidad de las áreas solicitantes en el Oficio de solicitud original y archiva la información recibida en Documentos y en medio magnético. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
328
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Diseño, actualización y Mantenimiento del Sitio Web.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
REVISA Y DETERMINA PROGRAMA
RECIBE
PROCESA Y SELECCIONA PROGRAMA
REALIZA DISEÑO
REALIZA HIPERVINCULOS
Y ASIGNA EXTENSIONES
ACCESA Y ALOJA ACTUALIZACIONES Y
MODIFICACIONES
DIGITALIZA Y GRABA
ASIGNA FORMATO
1
2
VALIDA INFORMACION
2
EDITA PAGINA Y REALIZA
HIPERVINCULOS
RECABA FIRMA
C
FIN
AREAS DE LA SECRETARÍA
OFICIO DE SOLICITUD
DOCUMENTOS
INFORMACION
¿QUE TIPO DE INFORMACION
RECIBE?
DOCUMENTOS
INFORMACION
TEXTO
SERVIDOR DE LA
SECRETARÍA
GRAFICOS O FOTOGRAFIAS REVISA Y
SELECCIONA SOFTWARE
DOCUMENTOS
INFORMACION
ACCESA A PROGRAMA E INSERTA
1
¿ ES CORRECTA LA INFORMACION
QUE SE PUBLICARA EN LA
RED ?
AREAS DE LA SECRETARÍA
OFICIO DE SOLICITUD
DOCUMENTOS
INFORMACION
NO
SI
O
ANALIZA INFORMACION
DOCUMENTOS
INFORMACION
REALIZA AJUSTES
A LA INFORMACION
O
329
Procedimiento
Nombre:
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipo de Computo.
Objetivo: Mantener en óptimas condiciones el funcionamiento de los equipos de cómputo con que cuenta la Secretaría, asegurando así la eficiente operación de los mismos y la prevención de problemas posteriores de manera que las distintas áreas que integran la dependencia puedan obtener resultados oportunos y confiables.
Frecuencia: Periódica.
Normas
La Solicitud de servicio será el medio a través del cual se llevará un registro y control de las acciones a seguir dependiendo de la falla presentada. El mantenimiento preventivo y correctivo se llevará a cabo a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de informática para su mantenimiento preventivo, será devuelto al área correspondiente en el transcurso de un día. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de informática para su mantenimiento correctivo, será devuelto al área correspondiente en tiempo y forma dependiendo de la falla existente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de Turismo
y Cultura
330
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 1 2 3 4
4A
4A.1
4A.2
4B
4B.1
4B.2
Recibe por escrito o vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría, la Solicitud de servicio debido a dudas en la forma de operación de los equipos. Registra en el formato de Solicitud de servicio de cómputo la fecha., hora, número de servicio, tipo de equipo, usuario, área y datos generales del equipo. Escribe en el formato de Solicitud de servicio, la descripción de la falla proporcionada por parte del usuario. Acude al área solicitante del servicio, analiza la causa de la falla y escribe un diagnostico de las acciones a seguir en el formato de Solicitud de servicio para determinar el tipo de mantenimiento en el equipo.
¿Qué tipo de mantenimiento requiere? En caso de que se requiera de un mantenimiento preventivo: Realiza el mantenimiento preventivo y depura el Software de equipo de cómputo. Continúa con la actividad número 10. En caso de que se requiera de un mantenimiento correctivo: Se informa verbalmente al área solicitante que procederá el mantenimiento correctivo. Traslada el equipo de cómputo al departamento de informática con previa autorización del titular del área. Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de compra de refacciones. ¿Requiere refacciones?
331
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 5
5A
5B
5B.1 6 7 8
8A
En caso de no requerir refacciones:
Corrige las fallas al equipo de cómputo para que sea entregado en el área correspondiente. Continúa con la actividad número 8A.2 En caso de requerir refacciones: Informa al área correspondiente que solicite por escrito al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la compra de refacciones y recabar el visto bueno del Jefe del Departamento de Informática y solicita una copia para informática. Entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, una copia de la Solicitud de servicio y archiva como acuse de recibo otra copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de un mantenimiento correctivo y efectúa la reparación que permita su funcionamiento adecuado. ¿Requiere de reparación de un proveedor externo? En caso de no requerir un proveedor externo: Continúa con la actividad 5A En caso de requerir reparación por un proveedor externo: Elaborar pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipo de cómputo y recabar firma de quien recibe y de quien entrega por parte del Departamento de informática.
332
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 8A.1
8A.2 9
Traslada y entrega pase de salida en el orden siguiente:
• El original a la recepción del edificio • Primera copia al Departamento de
Recursos Materiales y Servicios Generales
• Segunda copia la archiva de manera consecutiva.
Entrega el equipo de cómputo al área correspondiente, lo instala e informa al usuario del mantenimiento realizado. Recaba nombre y firma de quien solicitó el servicio y nombre y firma de quien realizó en servicio. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
333
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
REGISTRA DATOS
O-1 SOLICITUD DE SERVICIO
ESCRIBE DESCRIPCION
FALLA
O-1 SOLICITUD DE SERVICIO
INICIO
RECIBE SOLICITUD
DE SERVICIO POR ESCRITO
O VIA
TELEFONICA
EQUIPO DE COMPUTO
ACUDE Y ESCRIBE
DIAGNOSTICO
O-1 SOLICITUD DE SERVICIO
¿QUÉ TIPO DE MANTENIMIENTO
REQUIERE?
REALIZA MANTENIMIENT
O PREVENTIVO
EQUIPO DE COMPUTO
1
INFORMA AREA
SOLICITANTE DE LA
SECRETARÍA VERBALMENTE
AL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DE
LA SECRETARIA TRASLADA
EQUIPO DE COMPUTO
COMPRA DE REFACCIONES DETERMINA
EQUIPO DE COMPUTO
¿REQUIERE
DE REFACCIONES?
SI
INFORMA Y DA VISTO
BUENO
SOLICITUD DE COMPRA DE REFACCIONES
O
AREA SOLICITANTE DE LA SEDECO
CORRIGE FALLAS
EQUIPO DE COMPUTO
2
NO
1 DEPARTAMENTO DE
INFORMATICA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
ENTREGA
1
SOLICITUD DE SERVICIO
O
C
1
PASE DE SALIDA O
TRASLADA Y
ENTREGA
2
RECEPCION DEL EDIFICIO
EQUIPO DE COMPUTO
ENTREGA, INSTALA
E INFORMA
EQUIPO DE COMPUTO
AREA DE LA SECRETARÍA
ELABORA Y RECABA FIRMA
PASE DE SALIDA
O-2
USUARIO
- QUIEN RECIBE - QUIEN ENTREGA
RECIBE Y EFECTUA
REPARACION
REFACCIONES
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
FIN
C
¿REQUIERE
REPARACION DE UN PROVEDOR
EXTERNO?
SI
2 NO
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
RECABA NOMBRE Y
FIRMA
- QUIEN RECIBE - QUIEN ENTREGA
1
2
USUARIO
AREA SOLICITANTE
AREAS DE LA SECRETARIA
334
Procedimiento
Nombre:
Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo.
Objetivo: Solucionar los problemas en cuanto a soporte Técnico del equipo de cómputo se refiere, de las distintas áreas de la Secretaría.
Frecuencia: Eventual.
Normas
Las áreas de la Secretaría (incluyendo representaciones foráneas) deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo vía telefónica, personalmente o por escrito al personal del Departamento de Informática. El servicio de asesoría de soporte técnico de equipo de cómputo se registrará en el formato Solicitud de servicio en el Departamento de Informática. El Departamento de Informática tendrá la obligación de brindar asesoría técnica (vía telefónica o físicamente si lo amerita) al personal de las distintas áreas de la Secretaría sobre el equipo de cómputo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de Turismo
y Cultura
335
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 1 2
2ª
2ª.1 3
3ª
3ª.1
Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría, la Solicitud de Asesoría Técnica para la operación del equipo de cómputo. Atiende vía telefónica la Solicitud de Asesoría Técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. ¿Es necesario revisar físicamente el equipo? En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del equipo de cómputo. Fin. En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área solicitante de la Secretaría y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. ¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo? En caso de no requerir el traslado físico del equipo de computo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.
336
Área Actividad Descripción Departamento de
informática 4 En caso de requerir el traslado físico del equipo
de cómputo: Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Informática para realizar el mantenimiento correctivo y registra el servicio en el formato de Solicitud de servicio y la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÒMPUTO.
337
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Asesoría para Usuarios de Equipo de Computo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
INICIO
ATIENDE SOLICITUD Y
EVALUA
AREAS DE LA SECRETARIA
RECIBE SOLICITUD DE
ASESORIA TECNICA
EXPLICA CORRECCION
ACUDE AL AREA Y VERIFICA
VIA TELEFONICA PERSONALEMENTE
O POR ESCRITO
TRASLADA Y REGISTRA
¿ES NECESARIO REVISAR
FISICAMENTE EL EQUIPO?
NO
SI
FIN
FIN
USUARIO
VIA TELEFONICA
VIA TELEFONICA
COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO
Y OPERACION USUARIO
VIA TELEFONICA
EQUIPO DE CÓMPUTO
¿REQUIERE TRASLADO FISICO
DEL EQUIPO DE COMPUTO?
NO
SI
FIN
USUARIO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMPUTO.
EXPLICA CORRECCION
EQUIPO DE COMPUTO
COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO
Y OPERACION
EQUIPO DE CÓMPUTO
USUARIO
SOLICITUD DE SERVICIO O
EQUIPO DE CÓMPUTO
C
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
339
Procedimiento Nombre: Asesoría Jurídica
Objetivo: Coadyuvar a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o organismos Sectorizados en la elaboración y revisión de sus Ordenamientos e Instrumentos Jurídicos, con el fin de que estos se apeguen al Marco Jurídico aplicable
Frecuencia: Eventual.
Normas La emisión de Observaciones y comentarios a los proyectos de ordenamientos o instrumentos jurídicos deberá hacerse en el ámbito de competencia de la Secretaría de Turismo y Cultura.
• Las Observaciones y Comentarios a los Proyectos de Ordenamientos o Instrumentos Jurídicos se realizarán con base en la información jurídica vigente aplicable al proyecto en consulta.
• Se consideran ordenamientos o Instrumentos Jurídicos los Reglamentos
Internos, Lineamientos, Decretos, Acuerdos, Contratos de Arrendamiento y de Adquisición de Bienes y Servicios.
• Los Documentos Jurídicos vigentes contemplan Leyes, Reglamentos,
Jurisprudencia; así como libros y Diccionarios Jurídicos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
340
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica.
1 2 3 4 5 6 7
Recibe de las diversas áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados en original el Oficio de Solicitud de opinión y anexo (s) del (los) Proyecto (s) o Instrumento (s) Jurídico (s). Obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídico los Documentos Jurídicos que se aplican al (los) Proyecto(s) de Ordenamiento (s) o instrumento(s) Jurídico(s). Analiza la información Jurídica y elabora en original las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de Ordenamiento(s) o Instrumento(s) Jurídico(s) y archiva de manera alfabética temporal los Documentos Jurídicos y los turna para firma del Director Jurídico. Elabora en original el Oficio de contestación y anexa las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s)de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) y los turna para firma del Director Jurídico. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico el original del oficio de contestación anexo a las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento (s) o instru8mento(s) jurídico(s) y verifica que los documentos no tengan correcciones. ¿Existen correcciones? En caso de existir correcciones: Realiza las correcciones al Oficio de Contestación y/o a las Observaciones y comentarios en original y lo turna al Director Jurídico para firmar. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 5. En caso de no existir correcciones: Fotocopia el Oficio de Contestación y de las Observaciones y comentarios. Envía los originales del Oficio de Contestación, las observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumentos(s) jurídico(s) Secretaría de Turismo y
341
Área Actividad Descripción Cultura y/o Organismos Sectorizados y recaba sello de acuse de recibo en la fotocopia del Oficio de contestación y en las observaciones y comentarios y archiva estos documentos junto con el original del Oficio de solicitud de opinión de manera cronológica definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
342
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Asesoría Jurídica.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
O OFICIO DE SOLICI- TUD DE OPINIÓN
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
OFICIO DE CONTES- TACIÓN
F
F
C
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
DOCUMENTOS JURIDICOS
DOCUMENTOS JURIDICOS
INICIO ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE
TURISMO Y CULTURA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUD DE OPINIÓN
ANALIZA Y ELABORA
OBTIENE
¿EXISTEN CORRECCIO- NES?
SI
NO
A
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
OFICIO DE CONTESTA- CIÓN
FOTOCOPIA, ENVIA Y RECABA ACUSE
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
OFICIO DE CONTESTA- CIÓN
RECIBE Y
VERIFICA
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
OFICIO DE CONTESTA- CIÓN
REALIZA ORRECCIONES Y TURNA
PARA FIRMA
FIN
DIRECTOR JURÍDICO
O
O
O
O
O
O
O
OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS
DIRECTOR JURÍDICO
OFICIO DE CONTES- TACIÓN
ELABORA, ANEXA Y TURNA PARA FIRMA
O
O
1
1
PROYECTO(S) DE ORDENAMIENTO(S) O INSTRUMENTO(S) JURÍDICO(S)
O A
O
PROYEC- TO(S) DE ORDENA- MIENTO(S) O INSTRUMEN- TO(S) JURÍ- DICO(S)
O
PROYECTO(S) DE ORDENAMIENTO(S) O INSTRUMENTO(S) JURÍDICO(S)
O
PROYECTO(S) DE ORDENAMIENTO(S) O INSTRUMENTO(S) JURÍDICO(S)
PROYECTO(S) DE ORDENAMIENTO(S) O INSTRUMENTO(S) JURÍDICO(S)
O
O
ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O
ORGANISMOS SECTORIZADOS
343
Procedimiento Nombre: Elaboración de Contratos y Convenios.
Objetivo: Establecer los derechos y obligaciones de las Partes contratantes bajo las cuales se van a suscribir dichos instrumentos jurídicos, salvaguardando los intereses de la Dependencia.
Frecuencia: Eventual.
Normas • La dirección Jurídica apoyará a las áreas de la Secretaría de Turismo y
Cultura y/o Organismos Sectorizados en la elaboración de sus contratos o convenios.
• La Dirección Jurídica solicitará la Documentación para la elaboración de los
contratos o Convenios, la cual puede ser: Acta Constitutiva, Poder Notarial del Representante Legal, Identificación de la Persona autorizada para su firma, Comprobante de domicilio, Registro Federal de Contribuyentes, por mencionar algunos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
344
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica.
Dirección Jurídica
1 2 3
2A
2A.1
2A.2 3 4 5
Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados, Solicitud en original indicando la elaboración del contrato o convenio anexo Documentación en copias que soporte la elaboración del instrumento legal. Analiza que la documentación sea la necesaria para elaborar un contrato o convenio. ¿Es completa la información? En caso de que no sea completa: Elabora Oficio de Solicitud en original y copia, indicando la documentación faltante recaba firma del Director Jurídico. Entrega a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan Oficio de Solicitud en original y recaba acuse de recibo en la copia de dicho oficio el cual archiva de manera numérica temporal. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan, la Documentación solicitada. Continúa con la actividad No.2ª En caso de que sea completa: Elabora Contrato o Convenio en original y copia y lo entrega de manera económica a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de las Áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan Contrato o Convenio en original y copia. Verifica que el Contrato o Convenio no tenga modificaciones.
345
Área Actividad Descripción 5A
6 7 8 9
¿Existen modificaciones? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones al Contrato o Convenio en original y copia. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 3. En caso de no existir modificaciones: Recaba visto bueno del Director Jurídico en el Contrato o Convenio. Elabora Oficio en original y copia anexa Contrato o Convenio en original y copia recaba firma del Director Jurídico. Turna a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan el Oficio en original anexo el Contrato o Convenio en original y recaba acuse de recibido tanto en la copia del Oficio como en la copia del Contrato o Convenio. Archiva de manera numérica permanente las copias del Oficio y del Contrato o Convenio. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
346
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Contratos y Convenios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
OFICIO DE SOLICITUD
DOCUMENTACIÓN
INICIO
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA
ANALIZA
¿ES COMPLETA LA INFORMACIÓN?
NO
N
OFICIO DE SOLICITUD
CONTRATO O CONVENIO
RECIBE
ÁREAS DE LA SECRETARÍA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS
O-1
O
ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS CONTRATO O
CONVENIO
ELABORA Y ENTREGA
O
1
1
DOCUMENTACIÓN
C
ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O
ORGANISMOS SECTORIZADOS
O
C
O-1
SI
DE MANERA ECONÓMICA OFICIO DE SOLICITUD
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
DE MANERA ECONÓMICA
CONTRATO O CONVENIO
VERIFICA
O-1
¿EXISTEN MODIFICACIONES?
CONTRATO O CONVENIO
REALIZA MODOFICACIONES
O-1
2 2
CONTRATO O CONVENIO
RECABA VISTO BUENO
O-1
CONTRATO O CONVENIO
ELABORA, ANEXA Y RECABA FIRMA
O-1
OFICIO O-1
1
347
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Elaboración de Contratos y Convenios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CONTRATO O CONVENIO
ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O
ORGANISMOS SECTORIZADOS
TURNA Y RECABA
CONTRATO O CONVENIO
OFICIO
FIN
O
OFICIO
O
O
1
1
N
1
348
Procedimiento Nombre: Juicio de Amparo.
Objetivo: Resolver una controversia de carácter constitucional entre el quejoso y la Secretaría de Turismo y Cultura.
Frecuencia: Eventual.
Normas • Ante un juicio de amparo en contra de la Secretaría de Turismo y cultura el
Director Jurídico deberá acudir como representante legal de dicha dependencia, cuando así lo requiera la autoridad competente.
• El Juicio de Amparo deberá efectuarse ante el Juez de Distrito del Lugar.
• Cuando la sentencia sea desfavorable para la Secretaría de Turismo y
Cultura se cumplirá la obligación solicitada por el quejoso conforme al marco jurídico aplicable en la materia.
• El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas
de comparecencia para la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito del lugar.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
349
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica
1 2 3 4 5 6 7
7A
Recibe del Juez de Distrito Aviso de audiencia constitucional en original para rendir informe de acuerdo a derecho. Instruye al Ejecutivo de Proyectos de Litigios y Documentación, que prepare la contestación de la demanda y entrega Aviso de audiencia constitucional en original. Recibe del Director Jurídico Aviso de audiencia constitucional en original y obtiene del archivo alfabético temporal el Expediente de demanda e integra el aviso en dicho expediente. Extrae del Expediente de demanda la copia de los Documentos Comprobatorios y obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos Jurídicos aplicables. Analiza los Documentos Jurídicos aplicables y la copia de los Documentos Comprobatorios, y elabora contestación al juicio de amparo en original. Turna al Director Jurídico Contestación al Juicio de Amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y verifica si existen modificaciones. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico Contestación al Juicio de Amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y verifica si existen modificaciones. ¿Existen modificaciones? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones a la Contestación al juicio de amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y turna ambos documentos al Director Jurídico. Pasa el tiempo.
350
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica
8 9
10
10A
10A.1
10A.2
Continúa con la actividad No. 7. En caso de no existir modificaciones: Obtiene fotocopia de la Contestación al Juicio de Amparo así como de los Documentos Comprobatorios, las cuales integra al Expediente de demanda y turna al Director Jurídico la Contestación al Juicio de Amparo en original y copia de los Documentos comprobatorios. Recibe del Ejecutivo de Proyectos, de Litigios y Documentación la Contestación al juicio de amparo en original anexo copia de los Documentos comprobatorios, acude con dichos documentos a la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito y entrega dichos documentos. Pasa el tiempo. Recibe del Juez de Distrito copia del Dictamen de sentencia definitiva y verifica el tipo de sentencia. ¿Qué tipo de sentencia es? En caso de ser desfavorable: Obtiene fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva, elabora Oficio dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando de la Sentencia dictada para su seguimiento correspondiente. Firma Oficio en original y copia, anexa la fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva, turna el original del Oficio y la fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva al Jefe de la Unidad Administrativa y recaba acuse de recibo en copia del Oficio. Integra la copia del Dictamen de Sentencia Definitiva y del Oficio al Expediente de demanda que archiva de manera alfabética definitiva. Fin.
351
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica
11 En caso de ser favorable: Integra la copia del Dictamen de Sentencia definitiva al Expediente de demanda, el cual archiva de manera alfabética definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
352
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Juicio de Amparo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
CONTESTA- CIÓN O
DOCUMENTOS JURIDICOS
A
A
EXPEDIENTE DE
DEMANDA
DOCUMENTOS COMPROBA- TORIOS
1
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS 1
AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL O
INICIO
JUEZ DE DISTRITO
RECIBE
AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL
¿EXISTEN MODIFICA-CIONES?
O
RECIBE, OBTIENE
E INTEGRA
EXPEDIENTE DE DEMANDA
EXTRAE Y OBTIENE
REALIZA MODIFICACIONES Y
TURNA
O
1
SI
AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL O
INSTRUYE Y ENTREGA
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS 1
CONTESTACIÓN
RECIBE Y VERIFICA
CONTESTACIÓN
1
DOCUMENTOS JURIDICOS
A
DIRECTOR JURÍDICO
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS
DOCUMENTOS JURIDICOS
ANALIZA Y ELABORA
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS
CONTESTACIÓN
TURNA
O
1
O
1
DIRECTOR JURÍDICO
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS 1
O
DOCUMENTOS COMPROBA-TORIOS
1
OBTIENE, INTEGRA Y TURNA
F
CONTESTACIÓN
CONTESTACIÓN
EXPEDIENTE
DE DEMANDA
DIRECTOR JURÍDICO
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS 1
CONTESTACIÓN
RECIBE, ACUDE Y ENTREGA AUDIENCIA
CONSTITUCIONAL
JUEZ DE DISTRITO
O
1
353
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Juicio de Amparo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
1 DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
RECIBE Y VERIFICA
¿QUE TIPO DE SENTENCIA ES?
DESFAVORABLE
FIN
FAVORABLE
JUEZ DE DISTRITO
1 DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
INTEGRA
EXPEDIENTE DE DEMANDA
A
F
OBTIENE Y ELABORA
OFICIO
O
DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
1
DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
OFICIO
1
1
EXPEDIENTE DE DEMANDA
1 DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
INTEGRA
OFICIO
A
F
FIRMA, ANEXA, TURNA Y RECABA ACUSE
PARA SEGUIMIENTO
OFICIO
O
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
1
DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA
OFICIO
1
FIN
354
Procedimiento Nombre: Juicio Civil.
Objetivo: Representar legalmente a la Secretaría de Turismo y Cultura y solucionar lo que conforme a derecho convenga o corresponda.
Frecuencia: Eventual.
Normas • La Demanda deberá ser atendida por el Director Jurídico en representación
de la Secretaría de Turismo y Cultura.
• El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de audiencia ofrecidas por los Tribunales.
• La Dirección Jurídica tendrá la obligación de intervenir jurídicamente en lo
que conforme a derecho corresponda.
• Como Documentos Comprobatorios deberá considerarse a las pruebas que admita la normatividad en la materia (testimonial, documental, confesional, presuncional legal y humana superveniente).
• El Expediente de Demanda deberá contar con copia de los Documentos
Comprobatorios para ser utilizados siempre y cuando se recurra al Juicio de Amparo Directo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Unidad Administrativa
Dirección General
de Promoción Turística
Secretario de
Turismo y Cultura
355
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica
1 2 3 4 5 6 7
7A
Recibe instrucción. Instruye al ejecutivo de Litigios y Documentación, para que prepare la demanda y turna. Recibe del Director Jurídico instrucción, e integra Expediente de Demanda de dicho documento y solicita los documentos comprobatorios. Pasa el tiempo. Recibe del área que corresponda los Documentos Comprobatorios en original. Obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos Jurídicos aplicables y analiza dichos documentos. Elabora Escrito de Demanda y anexa Documentos Comprobatorios ambos en original, los turna al Director Jurídico y archiva de manera alfabética temporal los Documentos Jurídicos consultados. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico el Escrito de Demanda con los anexos y Documentos Comprobatorios ambos en original y verifica si existen modificaciones. ¿Existen modificaciones del Director Jurídico? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones a la Demanda y anexa Documentos Comprobatorios, ambos en original y turna al Director Jurídico. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 7
356
Área Actividad Descripción Dirección Jurídica
8 En caso de no existir modificaciones: Obtiene una fotocopia de la Contestación de demanda así como de los Documentos Comprobatorios, las cuales integra al Expediente de Demanda y turna ambos documentos en original al Director Jurídico. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: JUICIO DE AMPARO DIRECTO.
357
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Juicio Civil
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización
PRUEBAS
O PRUEBAS
INICIO
RECIBE INSTRUCCIÓN
RECIBE Y VERIFICA
RECABA
PRUEBAS
O
ELABORA Y TURNA
O ESCRITO INICIAL DE DEMANDA
DEMANDA
PRESENTA
REALIZA Y TURNA
O
DEL SECRETARIO DE
TURISMO Y
DIRECTOR JURÍDICO
ESCRITO INICIAL DE DEMANDA
¿EXISTEN MODIFICACION
ES?
SI
ESCRITO INICIAL DE DEMANDA
1
O
RECIBE Y VERIFICA
O OFICIO DE NOTIFICACION
JUEZ COMPETENTE
DESAHOGA VISITA
SOLICTA FECHA DE AUDIENCIA
AL JUEZ COMPETENTE
REVISA RESOLUCION
DEL JUEZ
NO
¿ES CONTRARIA O A FAVOR?
INTERPONE RECURSO DE REVOCACION
CONTRARIA
A FAVOR
EJERCE ACCION
ANTE EL JUEZ
COMPETENT
FIN
CONFORME A
FIN
359
DIRECTORIO
Secretario de Turismo y Cultura Dr. Jerónimo Francisco Folgueras Gordillo.
Director General de Promoción Turística Lic. Pedro Gabriel Vázquez Espinosa
Director General de Servicios Turísticos Lic. Gustavo Armando Gallardo Vázquez
Lic. Luis Alfonso Reyes Castro Chávez Coordinador de Asesores
C.P. Adrián Eladio Quintero
Jefe de la Unidad Administrativa
C.P. Mario Arroniz Fernández Jefe del Departamento de Recursos Financieros
Mtro. Rolando Cano Carlín Jefe del Departamento de Recursos Humanos
C.P. Martín Hernández Juárez Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
L.I. Sergio Landa Pensado Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información
Lic. Gerardo Cruz Tejeda Director Jurídico
361
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Autorizó
___________________________ DR. JERONIMO FRANCISCO FOLGUERAS GORDILLO
SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA
Revisó
___________________________ LIC. PEDRO GABRIEL VAZQUEZ ESPINOSA
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA
Revisó
___________________________ LIC. GUSTAVO ARMANDO GALLARDO VAZQUEZ
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA
Revisó
___________________________ LIC. LUIS ALFONSO REYES CASTRO CHÁVEZ
COORDINADOR DE ASESORES