manual kualiti mk jksnpp - jksnpp.gov.my kualiti.pdfmanual kualiti mk– jksnpp keluaran: 2 pindaan:...
TRANSCRIPT
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 1/69
BAHAGIAN 1 - PENGENALAN
1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Jabatan
Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang. Manual Kualiti ini
disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif pewujudan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang selaras
dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001: 2000. Ianya
mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas
mengenai Sistem Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas
yang memandu pelaksanaan Pengurusan Kes Mal, Jenayah
dan Faraid. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur
Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan
dengannya seperti borang, pekeliling, akta, enakmen dan lain-
lain.
1.2 Tujuan
Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:
a) Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang;
b) Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti dalam
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid selaras dengan
kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2000; dan
c) Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti
dalam pemberian Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan
Faraid.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 2/69
1.3 Kandungan Manual Kualiti
Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:
Bahagian 1 - Pengenalan
Bahagian 2 - Maklumat Organisasi
Bahagian 3 - Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
Pulau Pinang
Bahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan
Kualiti
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 3/69
BAHAGIAN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 Latarbelakang
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang (JKSNPP)
ditubuhkan berdasarkan Seksyen 42(1), (2) dan (3) Enakmen
Pentadbiran Hal Ehwal Agama Islam Negeri Pulau Pinang 1993.
Penubuhannya mula berkuatkuasa pada 1 Jun 1994 mengikut
Warta Kerajaan Negeri Pulau Pinang Jld.40 Nombor 8 yang
bertarikh 11 April 1996. Sejak ditubuhkan hingga 1 Januari
1997 Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang ditadbir
bersama dengan Jabatan Agama Islam Negeri Pulau Pinang
(JAIPP).
Mulai 1 Januari 1997 Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
Pulau Pinang telah diasingkan daripada pengurusan JAIPP dan
mempunyai pentadbirannya sendiri, di mana Jabatan
Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang diketuai oleh Ketua
Hakim Syarie Negeri Pulau Pinang. Perjawatan yang telah
diluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia untuk Jabatan ini
pada mulanya ialah sebanyak 54 jawatan mengikut Waran
Perjawatan Bilangan 68 Tahun 1996 yang berkuatkuasa mulai
2 Mei 1996. Kemudian ditambah lagi sebanyak 7 jawatan
mengikut Waran Perjawatan Bilangan 22 Tahun 1999 yang
berkuatkuasa mulai 1 September 1999.
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
bertanggungjawab mengurus, mendengar dan memutus kes-
kes di semua peringkat Mahkamah Rendah, Mahkamah Tinggi
dan Mahkamah Rayuan, di dalam pengurusan kes mal,
jenayah dan faraid.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 4/69
2.2 Visi
Menjadikan Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
yang terunggul ke arah mewujudkan perkhidmatan keadilan
syariah yang cekap dan cemerlang.
2.3 Misi
Melaksanakan pengurusan mahkamah dan pengadilan kes-kes
syariah berasaskan Hukum Syarak dan Undang-undang secara
cekap dan berkesan serta memberi perkhidmatan terbaik kepada
pelanggan dengan mengamalkan sistem urus tadbir dan budaya
kerja yang cemerlang.
2.4 Objektif
i. Menyedia dan melaksanakan pengurusan dan pengadilan
kes-kes syariah berdasarkan Hukum Syarak dan
Undang-undang secara cekap dan berkesan.
ii. Menyediakan pengurusan pentadbiran yang cekap dan
berkualiti bagi memuaskan hati pelanggan.
iii. Menyediakan latihan untuk mempertingkatkan
kemahiran pegawai dan kakitangan.
iv. Menyediakan kemudahan penggunaan tekonologi
komunikasi dan maklumat (ICT) dalam pentadbiran.
v. Menyediakan kemudahan dan infrastruktur yang terbaik
dan mencukupi.
2.5 Fungsi-Fungsi Utama
Di dalam merealisasikan objektif jabatan ini, beberapa fungsi
utama telah ditetapkan iaitu :-
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 5/69
i) Menguruskan permohonan pendaftaran kes-kes
syariah iaitu kes mal, jenayah dan faraid.
ii) Menguruskan perbicaraan kes-kes syariah iaitu
kes mal, jenayah dan faraid.
iii) Menguruskan perintah-perintah mahkamah.
iv) Menguruskan kes-kes rayuan syariah secara
teratur dan berkesan.
v) Menguruskan permohonan pembahagian harta
pusaka dan pengeluaran Sijil Faraid.
vi) Menjalankan urusan pentadbiran am mahkamah
termasuk perkhidmatan kakitangan.
vii) Membangunkan sumber manusia yang terlatih dan
mencukupi.
viii) Membuat perancangan dan pelaksanaan terhadap
pembangunan serta keperluan mahkamah.
2.6 Punca-Punca Kuasa
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang menjalankan
fungsi-fungsi utamanya berbekalkan kuasa yang diberi oleh
beberapa buah Enakmen yang telah diluluskan oleh Dewan
Undangan Negeri Pulau Pinang. Tanpa Enakmen-Enakmen ini
Jabatan Kehakiman Syariah tidak boleh berfungsi. Enakmen-
Enakmen tersebut ialah :-
i) Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Pulau
Pinang) 2004.
ii) Enakmen Undang-Undang Keluarga Islam (Negeri
Pulau Pinang) 2004.
iii) Enakmen Kesalahan Jenayah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 1996.
iv) Enakmen Tatacara Jenayah Syariah (Negeri Pulau
Pinang) 2004.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 6/69
v) Enakmen Keterangan Mahkamah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 2004.
vi) Enakmen Tatacara Mal Mahkamah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 2004.
2.7 Struktur Organisasi
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang diketuai oleh
Ketua Hakim Syarie dan mempunyai empat aktiviti/Bahagian
iaitu :-
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Mahkamah Rayuan Syariah
Mahkamah Tinggi Syariah
Mahkamah Rendah Syariah
Carta organisasi JKSNPP seperti di lampiran 1 : (carta baru)
2.7.1.Mahkamah Rayuan Syariah
Fungsi:-
i) Mempunyai bidangkuasa untuk mendengar
dan memutuskan apa-apa rayuan terhadap
apa-apa keputusan yang dibuat oleh
Mahkamah Tinggi Syariah dalam menjalankan
bidangkuasa asalnya.
ii) Mempunyai bidangkuasa pengawasan dan
penyemakan ke atas Mahkamah Tinggi
Syariah dan boleh, jika didapati perlu olehnya
demi kepentingan keadilan, samada atas
kehendaknya sendiri atau atas kehendak
mana-mana pihak atau orang yang
berkepentingan, pada mana-mana peringkat
dalam apa-apa perkara atau prosiding, sama
ada mal atau jenayah, dalam Mahkamah
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 7/69
Tinggi Syariah, memanggil dan memeriksa
mana-mana rekod tentang perkara atau
prosiding itu dan boleh memberikan apa-apa
arahan yang dikehendaki demi keadilan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 8/69
Lampiran 1 (ubah) CARTA ORGANISASI JKSNPP 2003
JKSNPP
Ketua Hakim Syarie JUSA C
1 Jaw
PT(K) N17
1 Jaw
Hakim MTS LS48
1 Jaw
Hakim MTS LS48
1 Jaw
Penal Rayuan
Ketua Pendaftar/Pendaftar LS48
1 Jaw Hakim MRS LS44
7 Jaw
BHG. PENTADBIRAN &
KEWANGAN
PPT N27
1 Jaw PT(P/O) N17
1 Jaw
PAR N11
1 Jaw
PT(K) N17
1 Jaw
BHG. PENTADBIRAN
MAHKAMAH RAYUAN/TINGGI
PP S22
1 Jaw
MAHKAMAH RENDAH
SYARIAH
PP S27
5 Jaw
PPP S17
10 Jaw PT(P/O) N17
5 Jaw PTR N11
3 Jawatan
Penghantar Notis N3
2 Jaw 1 kosong
Petunjuk
MTS - Mahkamah Tinggi Syariah PP - Penolong Pendaftar PT(P/O) - Pem. Tadbir (P/O) Jumlah Semua Jawatan = 61
MRS - Mahkamah Rendah Syariah PPP - Pem. Pen. Pendaftar PTR - Pem. Tadbir Rendah
PPT - Penolong Pegawai Tadbir PT(K) - Pem. Tadbir (K) PAR - Pem. Am Rendah
Telefonis N11
1 Jaw
Pemandu R3
2 Jaw
Bailif N11
1 Jawatan
PT(P/O) N17
1 Jaw
Penghantar Notis N3
5 Jaw 1 kosong
PPP S17
2 Jaw
PTR N11
5 Jaw
PT(K) W17
2 Jaw
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 9/69
iii) Urus setia kepada Jawatankuasa Peguam
Syarie Negeri Pulau Pinang.
2.7.2.Mahkamah Tinggi Syariah Fungsi:-
a) Mempunyai bidangkuasa di seluruh Negeri
Pulau Pinang, dalam bidangkuasa
jenayahnya membicarakan apa-apa
kesalahan yang dilakukan oleh seseorang
Islam dan boleh dihukum di bawah Enakmen
ini, atau di bawah mana-mana undang-
undang bertulis lain yang menetapkan
kesalahan-kesalahan terhadap rukun-rukun
agama Islam yang sedang berkuatkuasa, dan
boleh mengenakan apa-apa hukuman yang
diperuntukkan baginya.
b) Mempunyai bidangkuasa di seluruh Negeri
Pulau Pinang dalam bidangkuasa malnya,
“Mahkamah Tinggi Syariah” hendaklah
mendengar dan memutuskan semua tindakan
dan prosiding dalam mana semua pihak
adalah orang Islam dan yang berhubungan
dengan :-
i) Pertunangan, perkahwinan, rujuk,
perceraian, pembubaran
perkahwinan (fasakh), nusuyz atau
pemisahan kehakiman (faraq) atau
apa-apa perkara yang berkaitan
dengan perhubungan di antara
suami isteri;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 10/69
ii) Apa-apa pelupusan atau tuntutan
harta yang berbangkit daripada
mana-mana perkara yang
dinyatakan dalam subperenggan (i);
iii) Nafkah orang-orang tanggungan,
kesahtarafan, atau penjagaan atau
jagaan (hadhanah) budak-budak;
iv) Pembahagian atau tuntutan harta
sepencarian;
v) Wasiat atau alang semasa marad-al-
maut seseorang si mati Islam;
vi) Alang semasa hidup, atau
penyelesaian yang dibuat tanpa
balasan yang memadai dengan wang
atau nilaian wang, oleh seseorang
Islam;
vii) Wakaf atau nazr;
viii) Pembahagian dan pewarisan harta
berwasiat atau tak berwasiat;
ix) Penentuan orang-orang yang berhak
kepada bahagian harta pusaka
seseorang, si mati Islam atau
bahagian-bahagian yang kepadanya
orang-orang itu masing-masing
berhak;
x) Perisytiharan bahawa seseorang itu
bukan lagi orang Islam;
xi) Perisytiharan bahawa seseorang
yang telah mati itu ialah seorang
Islam atau sebaliknya pada masa
kematiannya; dan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 11/69
xii) Perkara-perkara lain yang berkenaan
dengannya bidangkuasa diberikan
oleh mana-mana undang-undang
bertulis.
c) Mempunyai bidangkuasa mendengar rayuan
terhadap kes-kes dari Mahkamah Rendah
Syariah yang boleh dibuat oleh:-
i) Dalam bidangkuasa jenayahnya, oleh
pihak Pendakwa atau oleh orang yang telah
disabitkan, dan rayuan itu boleh sama ada
terhadap pembebasan, sabitan atau
hukuman atau mana-mana daripadanya;
ii) Dalam bidangkuasa malnya :-
aa) Oleh mana-mana orang yang
terkilan dengan keputusan itu, jika
amaun yang dituntut itu tidak
kurang daripada satu ribu ringgit;
bb) Dalam semua kes yang melibatkan
apa-apa keputusan mengenai taraf
diri, oleh mana-mana orang yang
terkilan dengan keputusan itu.
cc) Dalam semua kes yang
berhubungan dengan nafkah
orang-orang tanggungan, oleh
mana-mana orang yang terkilan
dengan keputusan itu, dengan
syarat tiada rayuan boleh dibuat
terhadap keputusan yang telah
dibuat dengan persetujuan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 12/69
iii) Dalam apa-apa kes lain, jika
Mahkamah Tinggi Syariah memberikan
kebenaran untuk merayu.
d] Mempunyai bidangkuasa rayuan terhadap
kes-kes dari Mahkamah Rendah Syariah
dalam mana-mana rayuan, Mahkamah
Tinggi Syariah boleh:-
i) Dalam perkara jenayahnya, menolak
rayuan, mensabitkan dan menghukum pihak
yang merayu, memerintahkan mahkamah
perbicaraan memanggil pembelaan atau
membuat siasatan lanjut, menambah atau
meminda bentuk hukuman, memerintahkan
perbicaraan semula, atau meminda, ayau
mengakaskan apa-apa perintah mahkamah
pebicaraan;
ii) Mempunyai bidangkuasa rayuan
terhadap kes-kes dari Mahkamah Rendah
Syariah dalam perkara mal, “Dalam mana-
mana rayuan, Mahkamah Tinggi Syariah
boleh :-
Dalam perkara mal, mengesahkan,
mengakaskan atau mengubah
keputusan Mahkamah perbicaraan,
menjalankan mana-mana kuasa yang
boleh dijalankan oleh Mahkamah
perbicaraan, membuat apa-apa
perintah yang sepatutnya dibuat oleh
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 13/69
Mahkamah perbicaraan atau
memerintahkan perbicaraan semula.
e) Mahkamah Tinggi Syariah hendaklah
mempunyai bidangkuasa pengawasan dan
penyemakan ke atas semua Mahkamah
Rendah Syariah dan boleh, jika nampaknya
dikehendaki demi kepentingan keadilan,
samada atas kehendaknya sendiri atau atas
kehendak mana-mana pihak atau orang yang
berkepentingan, pada mana-mana peringkat
dalam apa-apa perkara atau prosiding,
samada mal atau jenayah, dalam mana-
mana Mahkamah Rendah Syariah,
memanggil dan memeriksa mana-mana
rekod mengenainya dan boleh memberikan
apa-apa arahan yang dikehendaki demi
keadilan.
2.7.3.Mahkamah Rendah Syariah.
Terdapat lima Mahkamah Rendah Syariah iaitu :-
Mahkamah Rendah Syariah Timur Laut
Mahkamah Rendah Syariah Barat Daya
Mahkamah Rendah Syariah Seberang Perai
Utara
Mahkamah Rendah Syariah Seberang Perai
Tengah
Mahkamah Rendah Syariah Seberang Perai
Selatan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 14/69
Fungsi:-
i) Mahkamah Rendah Syariah mempunyai
bidangkuasa di seluruh Negeri Pulau Pinang
di daerah-daerah yang ditetapkan dan
hendaklah dalam bidangkuasa jenayahnya:-
(a) Membicarakan apa-apa kesalahan
yang dilakukan oleh seseorang Islam di
bawah Enakmen ini atau mana-mana
undang-undang bertulis lain yang
menetapkan kesalahan-kesalahan
terhadap rukun-rukun agama Islam
yang baginya hukuman maksimum
yang diperuntukkan oleh Enakmen ini
atau mana-mana undang-undang
bertulis ini tidak melebihi tiga ribu
ringgit, atau pemenjaraan selama
tempoh tidak lebih dua tahun atau
kedua-duanya, dan boleh mengenakan
mana-mana hukuman yang
diperuntukkan baginya.
ii) Mahkamah Rendah Syariah mempunyai
bidangkuasa di daerah-daerah yang
ditetapkan dan hendaklah dalam
bidangkuasa malnya, mendengar dan
memutuskan semua tindakan dan prosiding
yang mana Mahkamah Tinggi Syariah
diberikuasa untuk mendengar dan
memutuskannya, yang amaun atau nilai hal
perkara yang dipertikaikan itu tidak melebihi
seratus ribu ringgit atau tidak dapat
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 15/69
dianggarkan dengan wang (tidak termasuk
hadhanah atau harta sepencarian).
2.7.4.Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Bahagian ini diletakkan di Ibu Pejabat Jabatan
Kehakiman syariah Negeri Pulau Pinang. Ia adalah
merupakan sebagai pusat pentadbiran jabatan ini
Objektif bahagian ini :-
i) Memberi khidmat sokongan yang berkesan
kepada bahagian-bahagian lain untuk
melaksanakan tanggungjawab masing-
masing.
ii) Melahirkan satu sistem pengurusan
pentadbiran dan kewangan yang bersih,
cekap dan amanah.
iii) Melahirkan kepimpinan pengurusan yang
bersesuaian dengan kehendak Islam.
Fungsi bahagian ini :-
i) Pengurusan dan penyelarasan perjalanan
pentadbiran hal-hal am pejabat seperti
penggunaan ruang pejabat, pengurusan fail,
surat menyuarat, pengangkutan, setor dan
kenderaan.
ii) Pengurusan kewangan dan akaun seperti
penyediaan anggaran belanjawan tahunan,
gaji, elaun-elaun, projek pembangunan,
pembelian barang-barang dan perkhidmatan,
dan pembayaran tuntutan kewangan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 16/69
iii) Pengurusan sumber tenaga manusia
termasuk mengenai perjawatan,
perkhidmatan personel, latihan dan kursus,
disiplin dan tatatertib.
2.8. Pelanggan
Pelanggan Jabatan Kehakiman syariah ialah semua umat
Islam yang bermastautin di Negeri Pulau Pinang khasnya
dan umat Islam keseluruhan amnya. Secara khusus ia
diperjelaskan seperti peruntukan-peruntukan Enakmen
berikut :-
(i) Seksyen 2 Enakmen Kesalahan Jenayah Syariah
(Negeri Pulau Pinang) 1996 :-
“Tertakluk kepada seksyen 5, Enakmen ini
hendaklah terpakai hanya bagi orang Islam
sahaja”.
(ii) Seksyen 4, Enakmen Undang-Undang Keluarga
Islam (Negeri Pulau Pinang) 2004 :-
“Kecuali sebagaimana diperuntukkan dengan nyata
selainnya, Enakmen ini terpakai bagi semua orang
Islam yang tinggal dalam Negeri Pulau Pinang dan
bagi semua orang Islam yang bermastautin dalam
Negeri Pulau Pinang tetapi tinggal di luar Negeri
Pulau Pinang” .
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 17/69
2.9. Piagam Pelanggan
Asas perkhidmatan jabatan ini ialah memberi keadilan
kepada pelanggan yang berteraskan kepada Hukum
Syarak dan Undang-Undang. Janji-Janji jabatan ialah :-
i) Menetapkan tarikh sebutan/bicara kepada
pelanggan pada hari pendaftaran kes.
ii) Menyebut/membicarakan sesuatu kes Mal,
Jenayah dan Faraid dalam masa 21 hari selepas
didaftarkan.
iii) Mengeluarkan Sijil Faraid dalam masa 5 hari
bekerja selepas dibuat pembahagian hak waris.
iv) Menyebut/membicarakan dalam setahun
sekurang-kurangnya 90% daripada kes Mal,
Jenayah dan Faraid yang telah didaftarkan.
v) Menyiasat dan mengambil tindakan yang
sewajarnya ke atas setiap aduan pelanggan yang
diterima, dalam tempoh 14 hari dari tarikh aduan
itu diterima.
vi) Mendengar rayuan kali pertama dalam masa 30
hari selepas rekod rayuan diterima daripada
mahkamah yang keputusannya dirayu.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 18/69
BAHAGIAN 3 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PULAU PINANG
3.1 Skop Pelaksanaan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
melaksanakan sistem kualiti bagi pengurusan kes mal,
jenayah dan faraid berdasarkan keperluan standard MS
ISO 9001 : 2000. Ia akan dilaksanakan di Mahkamah
Tinggi Syariah Pulau Pinang dan Mahkamah-Mahkamah
Rendah Syariah Daerah iaitu, Mahkamah Rendah
Syariah Bandaraya, Mahkamah Rendah Syariah Balik
Pulau, Mahkamah Rendah Syariah Butterworth (SPU),
Mahkamah Rendah Syariah Bukit Mertajam (SPT),
Mahkamah Rendah Syariah Seberang Perai Selatan (SPS)
Dalam melaksanakan sistem kualiti ini, seksyen-seksyen
berikut adalah tidak berkaitan dengan proses utama:
a) Seksyen 7.3 – Rekabentuk dan Pembangunan
b) Seksyen 7.5.2 _ Validasi Ke Atas Proses
Penyediaan dan Penyampaian
Perkhidmatan.
c) Seksyen 7.6. _ Kawalan Ke Atas Peralatan
Pengukuran dan Pemantauan.
3.2. Dasar Dan Objektif Kualiti
Dasar Kualiti
Menyedia dan melaksanakan pengurusan dan pengadilan
kes-kes syariah berdasarkan Hukum Syarak dan
Undang-Undang secara Adil, Cekap dan Berkesan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 19/69
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang juga
komited untuk memuaskan hati umat Islam dan
pelanggan dengan melaksanakan sistem pengurusan
kualiti mengikut kehendak MS ISO 9001.
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
berusaha menambahbaikan keberkesanan kualiti
perkhidmatan.
Objektif Kualiti
Objektif-Okjektif Kualiti Jabatan Kehakiman Syariah
Negeri Pulau Pinang seperti berikut:-
(a) Dapat menetapkan tarikh sebutan/bicara kepada
pelanggan pada hari pendaftaran kes 100%.
(b) Dapat menyebut/membicarakan sesuatu kes mal,
jenayah dan faraid dalam masa 21 hari selepas
didaftarkan 100%.
(c) Dapat mengeluarkan Sijil Faraid dalam masa 5 hari
bekerja selepas dibuat pembahagian hak waris
100%.
(d) Dapat menyebut/membicarakan dalam setahun
sekurang-kurangnya 90% daripada kes mal,
jenayah dan faraid yang telah didaftarkan.
(e) Akan menyiasat dan mengambil tindakan yang
sewajarnya ke atas setiap aduan pelanggan yang
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 20/69
diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh aduan
itu diterima 100%.
(f) Pendengaran pertama sesuatu kes rayuan akan
dapat didengar sekurang-kurangnya 90% dalam
masa 30 hari selepas naskah rekod rayuan
diterima daripada mahkamah yang keputusannya
dirayu.
(g) Pihak pengurusan tertinggi komited untuk
menyemak semula Objektif Kualiti dari masa
kesemasa yang bertujuan untuk menambahbaikan
keberkesanan kualiti perkhidmatan.
3.3. Penerangan Ringkas Proses Utama Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid
Takrifan Kes Mal, Jenayah dan Faraid
i. Kes mal ialah tuntutan yang dibuat oleh pelanggan
di Mahkamah Syariah yang berkaitan dengan hal-
hal kekeluargaan dan harta benda terhadap
sesuatu pihak yang lain berdasarkan bidangkuasa
Mahkamah.
ii. Kes jenayah ialah kesalahan metrimonial dan
kesalahan syariah dalam Enakmen Kesalahan
Jenayah Syariah (Negeri P.Pinang) 1996, Enakmen
Tatacara Jenayah Syariah (Negeri Pulau Pinang)
2004 dan Enakmen Undang-Undang Keluarga
Islam (Negeri Pinang Pinang) 2004.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 21/69
iii. Kes faraid ialah permohonan menentukan orang-
orang yang berhak kepada bahagian dalam harta
pesaka Islam. Penentuan tersebut dikeluarkan
dalam bentuk Sijil Faraid.
Penerangan Ringkas Proses utama :
i. Proses utama pengurusan kes mal atau jenayah
atau faraid akan bermula apabila pelanggan datang
ke Mahkamah Tinggi atau Mahkamah Rendah
Syariah untuk mendaftarkan kes berdasarkan
bidangkuasa mahkamah.
ii. Serentak dengan penerimaan pendaftaran,
penjadualan kes akan dilakukan. Selepas itu kes
tersebut akan disediakan dari segi fail kes, saman
dan sebagainya. Kemudian kes akan disebut pada
hari yang telah ditetapkan.
iii. Selepas itu, perbicaraan penuh akan dijalankan
iaitu setelah segala prosiding dilengkapkan pada
hari-hari sebutan yang terdahulu.
iv. Setelah perbicaraan kes selesai dijalankan,
mahkamah akan menguruskan pula perintah-
perintah mahkamah. Perintah akan diserahkan
kepada pihak-pihak untuk tindakan perlaksanakan
dan penguatkuasaan.
v. Akhirnya, mahkamah juga akan menerima apa-apa
rayuan yang dikemukakan oleh pihak-pihak yang
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 22/69
tidak berpuashati dengan keputusan yang telah
diputuskan. Proses rayuan akan diuruskan
sehingga kes rayuan didengar dan diputuskan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 23/69
3.4. Carta Aliran Kerja Proses Utama Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan
Faraid
Pendaftaran Kes
Penjadualan Kes
Penyediaan Kes
Sebutan Kes
Perbicaraan
Pengurusan Perintah & Keputusan Kes
Penyerahan Dokumen Kes
Pengurusan Proses Rayuan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 24/69
3.5. Pelanggan Sistem Pengurusan Kualiti
Pelanggan Sistem Pengurusn Kualiti adalah sama
seperti yang dinyatakan dalam seksyen 2.8.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 25/69
BAHAGIAN 4 – DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Se Seksyen 4 – Sistem Pengurusan Kualiti
4.1 Keperluan Am
Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
Pulau Pinang diwujud, didokumen, dilaksana serta
diselenggarakan dengan cara sistematik. Ia juga memberi
tumpuan kepada peningkatan secara berterusan terhadap
keberkesanan Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau
Pinang. Ini adalah selaras dengan kehendak ISO 9001:2000.
Untuk itu Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang :
a. Mewujudkan proses-proses yang terlibat dalam
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid;
b. Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-
proses ini menerusi Carta A;
c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai
keberkesanan operasi serta kawalan ke atas proses-
proses tersebut bagi memastikan keberkesananya;
d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan
untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses
tersebut;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 26/69
e. Memantau dan menilai proses-proses melalui Audit
Kualiti Dalaman, Kajian Semula Pengurusan, aduan dan
maklumbalas daripada pelanggan serta pemantauan oleh
pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan; dan
f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi
memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan
membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas
proses-proses tersebut.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 27/69
Carta A – Turutan dan Hubungkait Antara Proses Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid
Pelanggan
Input
Pendaftaran kes
Output : Fail kes
Penyediaan Kes
Output: Saman
/Permohonan
Sebutan Kes
Out Put :Perintah
/sebutan semula
Perbicaraan
Out Put : Perintah
Pengurusan Perintah Dan Keputusan Kes
Out Put : Perintah
bertulis
Penyerahan Perintah
Out Put :Laporan Affidavit Penyerahan
Pengurusan Proses
Rayuan Out Put : Perintah
Pelanggan
Perancangan
Perancangan Strategik
Penetapan Sumber Dasar
Penilaian Perkhidmatan
- Kajian Semula Pengurusan
- Pengendalian Aduan dan Maklum-
Balas Pelanggan - Tindakan Pembetulan
Pencegahan dan Penambahbaikan
- Audit dalaman
Sokongan - Kawalan Dokumen
- Kawalan Rekod - Perolehan
- Latihan - Penyenggaraan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 28/69
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada 4
peringkat dokumen iaitu:
a. Manual Kualiti;
b. Prosedur Kualiti;
c. Arahan Kerja; dan
d. Dokumen Sokongan
Manual Kualiti
Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi,
penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti termasuk
bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:2000
dipatuhi.
Prosedur Kualiti
Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam
proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci
dari aspek bagaimana dan mengapa ia dilaksanakan, bila di mana
dan siapa yang melaksanakannya.
Arahan Kerja
Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan
dalam Prosedur Kualiti.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 29/69
Dokumen Sokongan
Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi
dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan
dalam dokumen kualiti.
Struktur dokumen ini digambarkan di Rajah 1 berikut:
RAJAH 1
HIRARKI DOKUMENTASI
Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti
Mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO
9001:2000 dan dasar mengenainya.
Menerangkan
Proses-proses yang dijalankan
bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
Menerangkan
Bagaimana sesuatu
tugas dijalankan secara
terperinci
Menerangkan
Dokumen yang menyokong
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti seperti surat pekeliling,
Arahan Perbendaharaan dan Arahan Amalan Mahkamah
MANUAL
KUALITI
PROSEDUR
KUALITI
ARAHAN
KERJA
DOKUMEN SOKONGAN
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 30/69
4.2.2 Manual Kualiti
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang menyediakan
Manual Kualiti yang mengadungi perkara-perkara berikut:
a. Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di seksyen 3.1
dalam Bahagian 3;
c. Penyataan mengenai justifikasi bagi keperluan standard
yang tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan
Kualiti, jika berkaitan;
d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan
dalam Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kehakiman
Syariah Negeri Pulau Pinang seperti yang dinyatakan
dalam sekeyen 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian 4;
dan
e. Penyataan dan kaitan antara proses-proses seperti yang
dinyatakan dalam carta 2 dalam seksyen 4.1.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti - MK-JKSNPP
Prosedur Kualiti Proses Utama - PK-JKSNPP - 01 hingga
09
Prosedur Kualiti Pengurusan - PK-JKSNPP - PP1 hingga PP13
dan Sokongan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 31/69
4.2.3 Kawalan Dokumen
Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan
Kualiti ialah:
a. Manual Kualiti;
b. Prosedur Kualiti;
c. Arahan Kerja; dan
d. Dokumen Sokongan
Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:
Dokumen Baru
a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual
Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan dokumen
sokongan;
b. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan
dokumen-dokumen kualiti yang dirujuk dalam Sistem
Pengurusan Kualiti adalah yang terkini dan ditempatkan
dilokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat;
c. Manual Kualiti hendaklah diluluskan oleh Ketua Hakim
Syarie. manakala Prosedur Kualiti diluluskan oleh Wakil
Pengurusan dan Arahan Kerja oleh pegawai yang
dipertanggungjawabkan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 32/69
d. Setiap keluaran Manual Kualiti diberikan identifikasi dan
dicatatkan nombor keluaran, nombor pindaan dan
tarikh.
Manakala bagi Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja pula,
diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran
dan tarikh;
e. Pemegang dokumen dan nombor salinan terkawal
dikenalpasti melalui Senarai Edaran;
f. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada
pemegang-pemegang dokumen yang disenaraikan dalam
Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicop dengan
warna merah DOKUMEN TERKAWAL; dan
g. Satu Senarai Induk dokumen kualiti dalaman dan luaran
yang mengandungi semua dokumen-dokumen kualiti
yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan
status terkini disediakan. Senarai ini dikemaskini dari
semasa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas
status dokumen-dokumen tersebut.
Pindaan Dokumen
a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada
dokumen kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan
kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang
Cadangan Pindaan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 33/69
b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat
kelulusan Ketua Hakim Syarie. Manakala pindaan ke atas
Prosedur Kualiti hendaklah mendapat kelulusan
Wakil Pengurusan. Pindaan ke atas Arahan Kerja hendaklah
mendapat kelulusan pegawai yang dipertanggungjawabkan;
c. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam Rekod
Pindaan;
d. Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan
muka surat yang terlibat dengan pindaan dan nombor pindaan
ditambah dan tarikh kuatkuasa yang baru diberikan. Bagi
pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen diganti dan
nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa yang baru
diberikan;
e. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja dibuat
dengan menggantikan keseluruhan dokumen dan nombor
keluaran ditambah serta tarikh kuatkuasa baru diberikan;
f. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada
pemegang-pemegang dokumen;
g. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua
pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta
memusnahkannya; dan
h. Satu salinan dokumen asal disimpan dan ditandakan
“BATAL”.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 34/69
Pengurus Dokumen
Seorang Pengurus Dokumen dilantik yang bertanggungjawab
terhadap pengurusan dokumen kualiti iaitu Pembantu Pendaftar
Kanan.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP –PP2 - Kawalan Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
a. Rekod-rekod kualiti dan tempoh penyimpanannya dikenalpasti
dalam setiap prosedur kualiti;
b. Rekod-rekod kualiti diuruskan mengikut Kawalan Rekod-PK-
JKSNPP –PP5
c. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat
Pekeliling Am Bil. 1/1997.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP –PP5 - Kawalan Rekod
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 35/69
SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan
5.1 Komitmen Pengurusan
Ketua Hakim Syarie memberi komitmen dalam membangun,
melaksana dan menambah baik secara berterusan
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti melalui:
a. Menyampaikan kepada semua kakitangan mengenai
pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak
pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan dan
perundangan;
b. Mewujudkan dasar kualiti;
c. Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan;
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan
e. Memastikan sumber yang perlu disediakan.
5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan
Ketua Hakim Syarie bertanggungjawab memastikan kehendak
pelanggan Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
dikenalpasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan
kepuasan hati pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi
menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.
Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kehakiman
Syariah Negeri Pulau Pinang diukur melalui penilaian ke atas
kepuasan hati pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan
dan aduan pelanggan bagi menilai tahap kepuasan hati
pelanggan disediakan melalui borang maklumbalas pelanggan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 36/69
dan e-mail. Di samping itu usaha-usaha secara proaktif juga
dijalankan bagi menilai tahap kepuasan hati pelanggan.
Dokumen berkaitan
PK-JKSNPP - PP4 - Pengendalian Aduan dan Maklumbalas
Pelanggan
5.3 Dasar Kualiti
Ketua Hakim Syarie menentukan dasar kualiti seperti di para
3.2 di Bahagian 3. Dasar kualiti ini menjadi asas untuk
mewujud dan menyemak semula objektif kualiti seperti di para
3.3 di Bahagian 3. Ia juga disebarkan kepada semua anggota
organisasi. Dasar kualiti ini dikaji setiap 2 kali setahun untuk
memastikan ianya sentiasa sesuai.
5.4 Perancangan
5.4.1. Objektif Kualiti
Ketua Hakim Syarie menetapkan objektif kualiti seperti
di para 3.2 di Bahagian 3. Objektif Kualiti ini
merangkumi peringkat-peringkat organisasi, bahagian
dan peringkat proses.
5.4.2. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Ketua Hakim Syarie memastikan:
a. Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan seperti
mana yang didokumenkan dan objektif kualiti yang
ditetapkan dapat dicapai. Dalam membuat
perancangan Sistem Pengurusan Kualiti, Ketua
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 37/69
Hakim Syarie mengambilkira perkara-perkara
berikut:
i. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan;
ii. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan
perancangan dan penambahbaikan proses;
iii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan
infrastruktur;
iv. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha
penambahbaikan serta keperluan dan kaedah
bagi mengusahakan penambahbaikan; dan
v. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan
Sistem Pengurusan Kualiti serta rekod-rekod
hasil daripadanya.
b. Keutuhan Sistem Pengurusan Kualiti tidak akan
berubah walaupun berlaku perubahan dalam
pengurusan jabatan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 38/69
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa
a. Ketua Hakim Syarie bertanggungjawab
menentukan tugas, tanggungjawab dan kuasa
semua staf yang terlibat dalam mengurus dan
melaksana aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan
ke atas Sistem Pengurusan Kualiti; dan
b. Tugas, tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan
kepada semua staf yang terlibat dalam Sistem
Pengurusan Kualiti melalui Dokumentasi MS ISO
9001:2000 dan Fail Meja.
5.5.2 Wakil Pengurusan
Ketua Hakim Syarie melantik seorang kakitangan pengurusan
sebagai Wakil Pengurusan (rujuk surat perlantikan). Wakil
Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti
berikut:
a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti;
b. Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan sebarang
keperluan penambahbaikan;
c. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara
berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti; dan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 39/69
d. Memastikan aktiviti berkaitan dengan kesedaran
terhadap kehendak pelanggan sentiasa dilaksanakan di
kalangan anggota organisasi yang terlibat dalam
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.
Ketua Hakim Syarie juga melantik Penolong-Penolong Pendaftar
di Mahkamah-Mahkamah Rendah Syariah sebagai Timbalan
Wakil Pengurusan bagi membantu Wakil Pengurusan
melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab seperti yang
dinyatakan di atas.
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi
Ketua Hakim Syarie memastikan proses komunikasi melalui
mesyuarat Hakim, mesyuarat pengurusan dan mesyuarat
bulanan kakitangan sekurang-kurangnya enam kali setahun.
Selain daripada itu, perbincangan, muzakarah dan e-mail
diwujudkan dalam Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau
Pinang bagi memaklumkan kepada kakitangan tentang
perlaksanaan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan
untuk mendapat maklumbalas daripada kakitangan.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 40/69
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am
Ketua Hakim Syarie bertanggungjawab:
a. Mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
sekali setahun bagi menilai keberkesanan dan
kesesuaian Sistem Pengurusan Kualiti;
b. Keanggotaan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ini
adalah seperti berikut:
Pengerusi : Ketua Hakim Syarie
Setiausaha : Wakil Pengurusan
Ahli-ahli : Pemegang Dokumen terkawal
c. Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat diminitkan dan
Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk mengambil
tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat.
Dokumen berkaitan
PK-JKSNPP-PP1 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula Pengurusan
Agenda mesyuarat kajian semula pengurusan merangkumi :-
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit Dalaman;
c. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 41/69
d. Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan yang ditetapkan;
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan yang lepas:
g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem
Pengurusan Kualiti;
h. Cadangan penambahbaikan;
i. Keperluan dan keberkesanan latihan dan
j. Penilaian prestasi dan pembekal.
k. Penutup
Dokumen berkaitan
PK-JKSNPP -PP1 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas
keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:
a. Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan
proses-prosesnya;
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan; dan
c. Sumber-sumber yang disediakan.
Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota
organisasi.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 42/69
Rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan
diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP-PP1 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 43/69
SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER
6.1 Bekalan Sumber
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang merancang,
mengenalpasti dan mendapatkan sumber-sumber yang
mencukupi untuk melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti
termasuk:
a. Bilangan staf yang mencukupi;
b. Staf yang terlatih yang dipertanggunjawabkan
mengikut fail meja;
c. Peruntukan kewangan yang mencukupi;
d. Peralatan dan infrastruktur pejabat yang sesuai;
dan
e. Persekitaran kerja yang kondusif.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP-PP10 - Penyediaan Anggaran Belanjawan
6.2 Pengurusan Sumber Manusia
6.2.1 Am
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
menyediakan staf yang kompeten melalui proses
pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman dalam
memastikan Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid
berada di tahap yang berkualiti.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 44/69
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – PP7 - Pengurusan Latihan
6.2.2 Kepakaran, Kesedaran dan Latihan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang:-
a. Mengenalpasti tahap kompetensi bagi setiap staf;
b. Merancang dan mengadakan latihan, kursus serta
mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mencapai
tahap kompetensi yang dikenalpasti;
c. Menilai keberkesanan latihan, kursus serta tindakan
yang telah diambil;
d. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi
melalui sokongan dan penglibatan stafnya melalui:
i. Penglibatan staf dalam proses menentukan objektif
kualiti Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau
Pinang dan dalam proses membuat keputusan;
ii. Memastikan setiap staf sedar akan kepentingan
tugas-tugasnya dan bagaimana mereka boleh
menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif
kualiti;
iii. Memberi pengiktirafan kepada staf;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 45/69
iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan staf secara
berterusan;
v. Mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan
staf menghasilkan inovasi;
vi. Menggalakkan budaya kerja secara berpasukan;
dan
vii. Mewujudkan saluran untuk menerima cadangan
dan pendapat daripada staf.
e. Menyenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan
pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman staf.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – PP7 – Pengurusan Latihan
6.3 Infrastruktur
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang menyedia dan
menyenggara infrastruktur yang diperlukan bagi menepati
keperluan Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid.
Infrastruktur merangkumi:
a. Bangunan, persekitaran pejabat dan kemudahan yang
berkaitan seperti perabot, hawa dingin;
b. Peralatan yang berkaitan dengan Pengurusan Kes Mal
Jenayah dan Faraid; dan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 46/69
c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan alat
komunikasi.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – PP13 – Penyelenggaraan
6.4 Persekitaran kerja
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang mewujud,
mengurus dan memastikan persekitaran kerja dari aspek
kepuasan hati staf, motivasi dan pengiktirafan serta suasana
kerja yang kondusif yang akan menyokong kepada penghasilan
output atau perkhidmatan yang berkualiti.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 47/69
SEKSYEN 7 – Penghasilan Perkhidmatan
7.1 Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang merancang
dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi
pengurusan dan pelaksanaan Pengurusan Kes Mal, Jenayah
dan Faraid.
Perancangan ini merangkumi:
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan
perkhidmatan;
b. Pembangunan proses-proses dokumen-dokumen dan
peruntukan sumber yang mencukupi;
c. Penyediaan perancangan bagi menjalankan verifikasi,
semakan semula dan validasi, pemantauan serta
penilaian bagi keseluruhan Pengurusan Kes Mal dan
Jenayah dan kriteria bagi memastikan keperluan
perkhidmatan dipenuhi; dan
d. Penyenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai
bukti pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dan
kepatuhan kepada standard MS ISO 9001: 2000.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 48/69
Dokumen Berkaitan
Prosedur Kualiti Proses Utama - PK – JKSNPP – 01 hingga 09
Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan - PK-JKSNPP – PP1
hingga PP13
7.2 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan
7.2.1. Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
mengenalpasti:
a. Kehendak pelanggan terhadap perkhidmatan Pengurusan
Kes Mal, Jenayah dan Faraid melalui pendaftaran kes-
kes.
b. Kehendak pelanggan yang tidak dinyatakan oleh
pelanggan tetapi perlu disediakan seperti perkhidmatan
kaunter, ruang menunggu dan lain-lain kemudahan
perlu disediakan.
c. Keperluan undang-undang dan peraturan
i) Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Pulau
Pinang) 2004
ii) Enakmen Undang-Undang Keluarga Islam (Negeri
Pulau Pinang) 2004
iii) Enakmen Kesalahan Jenayah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 1996
iv) Enakmen Tatacara Jenayah Syariah (Negeri Pulau
Pinang) 2004
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 49/69
v) Enakmen Keterangan Mahkamah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 2004
vi) Enakmen Tatacara Mal Mahkamah Syariah (Negeri
Pulau Pinang) 2004
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – 01 - Pendaftaran Kes Mal, penjadualan dan
penyediaan kes
PK-JKSNPP – 02 - Pendaftaran Kes Jenayah, penjadualan
dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 07 - Pengurusan permohonan rayuan kes
mal.
PK-JKSNPP – 08 - Pengurusan permohonan rayuan kes
jenayah.
PK-JKSNPP – 09 - Pengurusan permohonan Sijil Faraid
7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
menyemak semula keperluan-keperluan perkhidmatan
yang hendak disampaikan. Penyemakan ini dibuat
sebelum membuat komitmen unuk menyampaikan
perkhidmatan tersebut kepada pelanggan. Semakan
semula ini bagi memastikan:
a. Semua keperluan perkhidmatan dikenalpasti;
b. Jika terdapat perbezaan antara kehendak pelanggan
dengan perkhidmatan yang hendak disampaikan ianya
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 50/69
diatasi terlebih dahulu sebelum perkhidmatan diberikan;
dan.
c. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
berkeupayaan untuk memenuhi keperluan perkhidmatan
yang dikehendaki.
Semua rekod hasil daripada semakan semula dan tindakan-
tindakan yang berkaitan dengannya hendaklah diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – 01 - Pendaftaran Kes Mal, penjadualan dan
penyediaan kes
PK-JKSNPP – 02 - Pendaftaran Kes Jenayah, penjadualan
dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 07 - Pengurusan permohonan rayuan kes
mal.
PK-JKSNPP – 08 - Pengurusan permohonan rayuan kes
jenayah.
PK-JKSNPP – 09 - Pengurusan permohonan Sijil Faraid
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan:
a. Menyalurkan maklumat berkaitan dengan Pengurusan
Kes Mal, Jenayah dan Faraid kepada pelanggan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 51/69
b. Mengendalikan pertanyaan berkaitan dengan
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid kepada
pelanggan; dan
c. Menerima dan merekodkan aduan dan maklumbalas
yang diterima daripada pelanggan.
Kaedah komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui
laman web, penyebaran pemplet, seminar, penulisan dan lain-
lain.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – PP4 - Pengendalian Aduan dan Maklumbalas
Pelanggan
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid tidak melibatkan
aktiviti rekabentuk dan pembangunan kerana perkhidmatan
berdasarkan undang-undang yang telah digubal.
7.4. PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
a) Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
memastikan setiap perolehan bekalan yang meliputi
barangan/perkhidmatan yang memenuhi dan menepati
spesifikasi perolehan yang ditetapkan oleh Jabatan dan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 52/69
mematuhi kehendak dan peraturan yang telah
ditetapkan dalam :-
i. Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan;
ii. Arahan Perbendaharaan;
iii. Tatacara Kewangan;
iv. Tatacara Pengurusan Stor;
v. Panduan Perolehan Kerajaan;
vi. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.
b) Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
menyelenggara satu senarai pembekal yang diluluskan;
dan
c) Memantau dan membuat penilaian ke atas prestasi
pembekal dari masa ke semasa dan rekodnya akan
disimpan.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP – PP11 - Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
7.4.2 Maklumat Perolehan
a. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
menyediakan maklumat spesifikasi secara terperinci
bagi bekalan dalam dokumen perolehan termasuk
pesanan perolehan dan sebutharga untuk dibekalkan
kepada pembekal;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 53/69
b. Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran
luar Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
akan mengenalpasti kelayakan personel yang dibekalkan;
dan
c Rekod perolehan akan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP – PP11 - Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
7.4.3 Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi
Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal
diperiksa bagi memastikan ia memenuhi spesifikasi dan
keperluan yang dinyatakan dalam dokumen perolehan.
Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Penolong
Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir (Kew.) di Ibu Pejabat dan
Penolong Pendaftar di Mahkamah Rendah Syariah.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP – PP11 - Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
7.5 Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Ke atas Penyediaan dan Penyampaian
Perkhidmatan
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid dipastikan
sentiasa terkawal melalui:
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 54/69
a. Pematuhan kepada undang-undang, peraturan,
dasar, syarat dan kritiria yang ditetapkan;
b. Pematuhan kepada dokumen-dokumen kualiti
yang telah diluluskan serta dokumen sokongan
yang berkaitan;
c. Penggunaan peralatan yang sesuai bagi
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dan
memastikan ianya mencukupi dan diselenggara
mengikut jadual yang ditetapkan;
d. Pewujudan sistem bagi memantau dan menilai
prestasi perkhidmatan;
e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian;
dan
f. Pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan
yang diluluskan dan aktiviti selepas perkhidmatan
disampaikan.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP - 01 hingga 09
PK- JKSNPP - PP01 hingga PP13
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 55/69
7.5.2 Validasi Ke Atas Proses Penyediaan dan Penyampaian
Perkhidmatan
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid tidak melibatkan
Validasi Ke Atas Proses Penyediaan dan Penyampaian
Perkhidmatan memandangkan tidak ada perkhidmatan yang
diperiksa sebelum output dikeluarkan.
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
Jabatan Kehakiman Syariah menyenggarakan satu prosedur
untuk memastikan proses pengurusan kes mal, jenayah dan
faraid boleh dikesan apabila diperlukan pada setiap peringkat.
Kaedah-kaedah pengenalan dan kemudahkesanan kes-kes mal,
jenayah dan faraid dibuat melalui penggunaan kod jenis kes,
kod mahkamah, kod daerah, nombor kes dan tahun
pendaftaran.
Pendaftaran kes mal, jenayah dan faraid didaftarkan mengikut
urutan nombor pada satu-satu tahun. Pendaftaran pertama
didaftar dengan nombor pertama dan diikuti dengan nombor
berikutnya sehingga tamat tahun tersebut dan nombor baru
akan diberi pada tahun baru bermula dengan nombor pertama
dan seterusnya.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 56/69
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP-01 - Pendaftaran kes mal, penjadualan dan penyediaan kes.
PK-JKSNPP-02 - Pendaftaran kes jenayah, penjadualan dan penyediaan kes.
PK-JKSNPP-07 -
Pengurusan permohonan Rayuan Kes Mal.
PK-JKSNPP-08 -
Pengurusan permohonan Rayuan Kes Jenayah
PK-JKSNPP-09 - Pengurusan permohonan Rayuan
Kes Mal.
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
a. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
menerima harta hakmilik pelanggan iaitu wang jamin
yang akan digunakan dan diproses sebagai jaminan
dalam pengurusan kes jenayah.
b. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
memastikan wang jamin diproses, diselenggara dan
diserahkan semula kepada penjamin selepas kes selesai.
Semua maklumat mengenai kes-kes disimpan dan
direkodkan.
c. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
memaklumkan kepada setiap pelanggan supaya
menuntut wang jaminan sebelum diwartakan sebagai
wang hasil.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 57/69
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP -02 - Pendaftaran kes jenayah. penjadualan dan penyediaan kes.
PK- JKSNPP -04
-
Sebutan kes jenayah
PK-JKSNPP-PP8
- Pengurusan penerimaan wang
hasil dan wang jamin.
PK-JKSNPP -PP9 - Pengurusan dan pengembalian
wang jamin.
7.5.5 Pemuliharaan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
memastikan proses penyediaan dan pemberian
perkhidmatan kepada pelanggan mematuhi keperluan
identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan
dan kawalan yang ditetapkan. Saman dan barang kes
akan dikendalikan dengan spesifik menurut peruntukan
undang-undang yang ditetapkan.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP - 03
PK- JKSNPP - 04
- -
Sebutan kes mal Sebutan kes jenayah
PK- JKSNPP - 06 - Penyerahan Dokumen-
dokumen kes.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 58/69
7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
Pengurusan Kes Mal, Jenayah dan Faraid tidak melibatkan
Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
kerana tiada peralatan pengukuran yang digunakan di jabatan.
Perkhidmatan yang diberi tidak memerlukan pengukuran yang
menggunakan alat.
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 59/69
SEKSYEN 8 – PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang merancang
dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,
penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi:
a. Membuktikan pelaksanaan Pengurusan Kes Mal,
Jenayah dan Faraid menepati keperluan yang ditetapkan.
b. Memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan
Kualiti; dan
c. Membuat penambahbaikan yang menyeluruh secara
berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.
Kaedah-kaedah yang bersesuaian seperti penggunaan
teknik-teknik statistik ditentukan dan digunapakai bagi
tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke
atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP -PP1 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PK- JKSNPP –PP3 - Tindakan Pembetulan, Pencegahan
dan Penambahbaikan
PK- JKSNPP –PP4 - Pengendalian Aduan dan
Maklumbalas Pelanggan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 60/69
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang memantau
maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan sama ada
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang telah memenuhi
keperluan-keperluan pelanggan dalam pelaksanaan Pengurusan Kes
Mal dan Jenayah. Maklumat diperolehi melalui:
a. Soal selidik;
b. Aduan pelanggan;
c. Laporan media; dan
d. Laman Web.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – PP4 - Penggendalian Aduan dan
Maklumbalas Pelanggan
8.2.2 Audit Dalaman
a. Perancangan audit dalaman akan mengambil kira
status dan kepentingan sesuatu perkhidmatan .
Contohnya status penemuan ketakakuran oleh audit
terdahulu atau peningkatan aduan pelanggan atau
hasil maklumbalas pelanggan.
b. Audit Dalaman dijalankan sekurang-kurangnya dua
kali setahun bagi mengesahkan kerja-kerja
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 61/69
dilaksanakan mengikut prosedur dan bagi
memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti;
c. Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan audit;
d. Audit Dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih
dan bebas daripada aktiviti yang diaudit;
e. Pihak yang diaudit bertanggungjawab mengambil
tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas
ketakakuran yang ditemui oleh pasukan audit;
f. Audit Susulan dijalankan bagi memastikan tindakan
pembetulan dan pencegahan ke atas ketakakuran
yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan;
dan
g. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan
dan dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan.
h. Tindakan pembetulan keatas ketakakuran yang
dikeluarkan oleh pasukan audit dalaman hendaklah
diambil tindakan dengan kadar segera
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP -PP6 - Audit Dalaman
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 62/69
8.2.3 Pemantauan dan Proses-proses Pengukuran
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang akan
menentukan peringkat-peringkat yang sesuai iaitu di peringkat
penerimaan, pemerosesan dan peringkat akhir untuk
mengukur keupayaan proses pemberian perkhidmatan.
Pengukuran adalah bertujuan untuk menunjukkan keupayaan
proses-proses tersebut mencapai hasil yang dirancang. Kaedah
yang sesuai untuk menjalankan pemeriksaan atau
penyemakan kualiti perkhidmatan dilakukan dalam tiga
peringkat iaitu peringkat penerimaan, peringkat pemerosesan
dan peringkat akhir. Sekiranya hasil yang dirancang tidak
dicapai, tindakan pembetulan yang bersesuaian hendaklah
diambil.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – 01 - Pendaftaran Kes Mal , penjadualan
dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 02 - Pendaftaran Kes Jenayah ,
penjadualan dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 05 - Pengurusan Penyediaan Perintah
Bertulis Mahkamah bagi kes mal
PK-JKSNPP – 07 - Pengurusan permohonan rayuan kes
mal.
PK-JKSNPP – 08 - Pengurusan permohonan rayuan kes
jenayah.
PK-JKSNPP – 09 - Pengurusan Permohonan Sijil Faraid
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 63/69
Jabatan Kehakiman Syariah Pulau Pinang memantau dan
mengukur ciri-ciri perkhidmatan bagi memastikan
perkhidmatan yang diberi memenuhi keperluan yang
ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat di
beberapa peringkat yang sesuai dalam proses pemberian
perkhidmatan tersebut selaras dengan perancangan yang telah
dibuat.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP – 01 - Pendaftaran Kes Mal , penjadualan
dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 02 - Pendaftaran Kes Jenayah ,
penjadualan dan penyediaan kes
PK-JKSNPP – 05 - Pengurusan Penyediaan Perintah
Bertulis Mahkamah bagi kes mal
PK-JKSNPP – 07 - Pengurusan permohonan rayuan kes
jenayah.
PK-JKSNPP – 08 - Pengurusan permohonan rayuan kes
mal.
PK-JKSNPP – 09 - Pengurusan Permohonan Sijil Faraid
8.3 Kawalan Ke atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi
Keperluan Yang Ditetapkan
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
mengenalpasti perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan
yang ditetapkan melalui aktiviti pemeriksaan berikut:-
8.3.1. Pemeriksaan dan pengujian diperingkat penerimaan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 64/69
Semua permohonan yang diterima di dalam proses
pengurusan kes mal, jenayah dan faraid diperiksa bagi
memastikan ianya lengkap seperti yang diperlukan
sebelum permohonan tersebut diproses dan difailkan.
Permohonan yang tidak lengkap akan dipulangkan
kepada pelanggan.
8.3.2. Pemeriksaan dan pengujian diperingkat pemerosesan
Pemeriksaan dan pengujian diperingkat ini dilakukan
secara berterusan dan mengikut prosedur yang
ditetapkan supaya selaras dengan peruntukan undang-
undang. Tujuan semakan dilakukan supaya kes-kes
yang dikemukakan semasa perbicaraan mematuhi
kehendak undang-undang dan termasuk di dalam
bidangkuasa mahkamah tersebut. Bagi prosedur yang
tidak memenuhi peruntukan undang-undang akan
ditolak.
8.3.3. Pemeriksaan dan pengujian diperingkat akhir
Pemeriksaan dan pengujian diperingkat ini dibuat untuk
menentukan sama ada sesuatu proses itu diterima atau
sebagainya. Pemeriksaannya adalah seperti berikut:-
Perintah atau Keputusan Bertulis Mahkamah yang
dikeluarkan kepada pelanggan disemak supaya
menepati format yang ditetapkan oleh Enakmen atau
Kaedah-kaedah selaras dengan keputusan yang telah
dibuat dan dibandingkan dengan keputusan tulisan
tangan Hakim supaya tepat dan betul. Bagi perintah
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 65/69
atau keputusan bertulis Mahkamah yang tidak
memenuhi format yang ditetapkan akan diperbetulkan.
Perintah atau Keputusan Bertulis Mahkamah yang tidak
memenuhi keperluan yang ditetapkan akan ditandakan
statusnya dan diasingkan. Jabatan Kehakiman
Syariah Negeri Pulau Pinang akan membuat
pembetulan selaras dengan keputusan asal.
Kawalan dan tanggungjawab ke atas perkhidmatan yang
tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan
didokumenkan dalam Prosedur Kualiti Pengurusan Kes
Mal dan Jenayah. Rekod-rekod mengenai ketidakpatuhan
serta tindakan-tindakan yang diambil disimpan dan
diselenggarakan.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP -01 - Pendaftaran kes mal, penjadualan dan penyediaan kes.
PK JKSNPP -02 - Pendaftaran kes jenayah,
penjadualan dan penyediaan kes.
PK-JKSNPP -05 - Pengurusan penyediaan Perintah Bertulis Mahkamah bagi kes mal.
PK-JKSNPP -07 - Pengurusan permohonan rayuan
kes mal.
PK-JKSNPP -08 - Pengurusan permohonan rayuan
kes jenayah
PK-JKSNPP -09 - Pengurusan Permohonan Sijil Faraid
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 66/69
8.4 Analisis Data
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang mengumpul
dan menganalisis data untuk menilai kesesuaian serta
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan untuk
menentukan di mana penambahbaikan yang menyeluruh
terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh dibuat.
Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan
dengan:
a. Kepuasan hati pelanggan;
b. Ketidakpatuhan kepada ciri-ciri perkhidmatan yang
ditetapkan;
c. Arah aliran sebagai asas untuk tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
Dokumen Berkaitan
PK- JKSNPP –PP3 - Tindakan Pembetulan, Pencegahan
dan Penambahbaikan
PK- JKSNPP –PP4 - Pengendalian Aduan dan
Maklumbalas Pelanggan
PK- JKSNPP –PP6 - Audit Dalaman
PK- JKSNPP - PP11 - Perolehan Bekalan dan
Perkhidmatan
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 67/69
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang membuat
penambahbaikan yang menyeluruh ke atas Sistem Pengurusan
Kualiti melalui penganalisisan data. Data berkenaan dan
membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan
dasar dan objektif kualiti, laporan audit dalaman, tindakan
pembetulan pencegahan dan penambahbaikan, Kajian Semula
Pengurusan dan cadangan daripada pelanggan.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP- PP3 - Tindakan Pembetulan Pencegahan dan
Penambahbaikan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
a. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
mewujudkan prosedur yang meliputi pengenalpastian
ketidakpatuhan dan puncanya, penubuhan pasukan
kerja, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan
dan membuat cadangan tindakan pembetulan;
b. Tindakan pembetulan diambil berdasarkan maklumat
yang dikenalpasti melalui Rekod Ketidakpatuhan, Aduan
Pelanggan, Audit Dalaman dan Kajian Semula
Pengurusan;
c. Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera
diputuskan oleh Wakil Pengurusan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 68/69
d. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber
kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan
kepada prosedur atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia
ada, diputuskan oleh pihak pengurusan;
e. Keberkesanan tindakan pembetulan yang dilaksanakan
dinilai oleh Wakil Pengurusan dan dilaporkan dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
f. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP - PP3 - Tindakan Pembetulan ,Pencegahan dan
penambahbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
a. Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang
mewujudkan prosedur yang meliputi pengenalpastian
ketidakpatuhan yang berterusan dan puncanya,
penubuhan pasukan kerja, pengumpulan maklumat
mengenai ketidakpatuhan dan membuat cadangan
tindakan pencegahan;
b. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat
yang dikenalpasti melalui Rekod Ketidakpatuhan, Aduan
Pelanggan, Audit Dalaman dan Kajian Semula
Pengurusan;
MANUAL KUALITI MK– JKSNPP
KELUARAN: 2 PINDAAN: 3 TARIKH: 01 OKT. 2006 HELAIAN: 69/69
c. Tindakan pencegahan yang perlu diambil tindakan segera
diputuskan oleh Wakil Pengurusan.
d. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber
kewangan, keperluaan tenaga manusia, perubahan
kepada prosedur atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia
ada, diputuskan oleh pihak pengurusan;
e. Keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan
dinilai oleh Wakil Pengurusan dan dilaporkan dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
f. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK-JKSNPP - PP3 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan