manual kualiti mk.dq.jakim - darulquran.gov.my. manual... · 10.2 ketidakakuran dan tindakan...
TRANSCRIPT
JABATAN KEMAJUAN ISLAM MALAYSIA (JAKIM)
DARUL QURAN JAKIM
MANUAL KUALITI
MK.DQ.JAKIM.01
DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH
TANDATANGAN
NAMA NUR AFIFAH BINTI
MUHAMAD
ABDUL HALEM HAPIZ
BIN SALIHIN
MOHAMAD KORI BIN
JUSOH
JAWATAN PENGAWAL DOKUMEN WAKIL PENGURUSAN PENGARAH
TARIKH 26.02.2020 26.02.2020 26.02.2020
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 2 / 59
REKOD PINDAAN
Pindaan *M/S Keterangan Tarikh
Pindaan
1 1-55 PINDAAN KESELURUHAN DOKUMEN 6 JUN 2016
2
1-56 PINDAAN TERHADAP OBJEKTIF KHAS
(Perkara 2.5)
Kemaskini – penjelasan Isu Dalaman, Isu Luaran dan
Pihak Berkepentingan ( Appendix 3)
Ejaan dan struktur ayat
28 FEB 2017
3
1-56 APPENDIX – CARTA ORGANISASI DQ DAN CARTA
AJK SPK 03 MEI 2017
4
1-63 Pindaan terhadap rujukan Prosedur Kualiti yang
berkaitan.
Pindaan terhadap 7.1.5 – Pengecualian kepada
7.1.5.2
01 OGOS
2017
5 1-63 APPENDIX – CARTA ORGANISASI DAN CARTA AJK
SPK 01 OGOS
2018
6 1-63
PINDAAN TERHADAP PERKARA 6.2.1
(a) OBJEKTIF KUALITI DAN PERANCANGAN UNTUK
MENCAPAINYA (Cawangan Akademik)
APPENDIX 1 - CARTA ORGANISASI DARUL QURAN
APPENDIX 2 - CARTA AJK SPK
APPENDIX 3 – KONTEKS ORGANISASI DARUL QURAN
26 MEI 2019
22 OGOS
2019
7 1-63 APPENDIX 1 - CARTA ORGANISASI DARUL QURAN
APPENDIX 2 - CARTA AJK SPK
26 FEBRUARI
2020
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 3 / 59
PINDAAN KESELURUHAN DOKUMEN
SENARAI EDARAN TERKAWAL
NO. SALINAN TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(1) PENGARAH
DT.PDF.DQ.JAKIM. 03(2) WAKIL PENGURUSAN
DT.PDF.DQ.JAKIM. 03(3) PENDAFTAR
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(4) TIMB. PENGARAH AKADEMIK
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(5) KPP PENGAJIAN
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(6) KPP HEP
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(7) PPK (P&K)
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(8) KETUA SEKSYEN KOMUNIKASI KORPORAT
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(9) KETUA JURUAUDIT
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(10) KETUA J/KUASA SYARIAH
DT.PDF.DQ.JAKIM.03(11) PENGAWAL DOKUMEN 1
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 4 / 59
ISI KANDUNGAN
BIL. KANDUNGAN MUKA SURAT
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI
1.1 PENDAHULUAN 8
1.2 TUJUAN 8
1.3 KANDUNGAN MANUAL KUALITI 9
1.4 PENYEDIAAN, KUATKUASA & PENGEDARAN 9
1.5 PENYELARASAN PINDAAN 10
2.0 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 SEJARAH DAN LATARBELAKANG DARUL QURAN 10
2.2 STRUKTUR ORGANISASI 11
2.3 MISI 11
2.4 VISI 11
2.5 OBJEKTIF OPERASI DARUL QURAN 11
2.6 PELANGGAN 12
2.7 PIAGAM PELANGGAN 12
3.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP PELAKSANAAN 13
3.2 PENGECUALIAN APLIKASI (EXCLUSION)
PELAKSANAAN ISO 9001:2015 DAN
MS 1900:2014
13
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 5 / 59
4.0 DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 MEMAHAMI DQ DAN KONTEKS KEADAANNYA 14
4.2 MEMAHAMI KEPERLUAN DAN HARAPAN PIHAK-
PIHAK YANG BERKEPENTINGAN
14
4.3 MENETAPKAN SKOP SISTEM PENGURUSAN
KUALITI
20
4.4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSES-
PROSESNYA
21
5.0 KEPIMPINAN
5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN 22
5.2 DASAR KUALITI DQ 24
5.3 PERANAN ORGANISASI, TANGGUNGJAWAB,
KUASA
25
6.0 PERANCANGAN
6.1 TINDAKAN UNTUK MENANGANI RISIKO DAN
PELUANG
26
6.2 OBJEKTIF KUALITI DAN PERANCANGAN UNTUK
MENCAPAINYA
27
6.3 PERUBAHAN PERANCANGAN 29
7.0 SOKONGAN
7.1 SUMBER-SUMBER 30
7.2 KOMPETEN 33
7.3 KESEDARAN 34
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 6 / 59
7.4 KOMUNIKASI
35
7.5 MAKLUMAT BERDOKUMEN 35
8.0 OPERASI
8.1 PERANCANGAN DAN KAWALAN OPERASI 37
8.2 KEPERLUAN-KEPERLUAN PRODUK DAN
PERKHIDMATAN
38
8.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK
DAN PERKHIDMATAN
40
8.4 KAWALAN PROSES ,PRODUK DAN
PERKHIDMATAN DARI PEMBEKAL LUAR
45
8.5 PENYEDIAAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN 47
8.6 PELEPASAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN 51
8.7 KAWALAN KE ATAS OUTPUT YANG TIDAK
MEMENUHI KEPERLUAN
52
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN
PENILAIAN
53
9.2 AUDIT DALAM 54
9.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 55
10.0 PENAMBAHBAIKAN
10.1 UMUM 57
10.2 KETIDAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN 58
10.3 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN 60
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 7 / 59
Appendix :
1. Carta Organisasi Darul Quran, JAKIM Appendix 1
2. Carta Organisasi Jawatankuasa SPK Appendix 2
3. Konteks Organisasi Appendix 3
4. Pemetaan Urutan dan Saling Tindak Proses
Darul Quran
Appendix 4
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 8 / 59
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI
1.1 PENDAHULUAN
Manual Kualiti ini disediakan berdasarkan keperluan ISO 9001:2015 dan
MS 1900:2014. Dokumen ini disediakan bagi memastikan sistem
pengurusan kualiti ISO 9001: 2015 dan MS 1900:2014 Darul Quran (DQ)
memenuhi keperluan piawaian dan peraturan/perundangan yang
digunapakai oleh DQ.
Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif
Kualiti dan Prinsip-Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti DQ. Selain dari
Manual Kualiti, Sistem Pengurusan Kualiti DQ juga disokong dengan
dokumen-dokumen seperti prosedur kualiti, arahan kerja, dokumen
sokongan yang berkaitan serta rekod kualiti.
1.2 TUJUAN
Tujuan Manual Kualiti ini adalah untuk:
1.2.1 Menerangkan maklumat am mengenai organisasi DQ.
1.2.2 Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti ISO
9001:2015 dan MS 1900:2014, skop yang dilaksanakan di DQ dan
memastikan elemen syariah selaras dengan keperluan MS
1900:2014.
1.2.3 Menggariskan Dasar dan Prinsip-Prinsip Asas bagi setiap aktiviti
yang dilaksanakan untuk memberi perkhidmatan yang konsisten
kepada pelanggan DQ; dan
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 9 / 59
1.2.4 Menjelaskan mengenai pengecualian (exclusion) dalam aplikasi
piawaian untuk memenuhi keperluan ISO 9001:2015 dan MS
1900:2014.
1.3 KANDUNGAN MANUAL KUALITI
Manual Kualiti ini mengandungi sepuluh (10) keperluan yang meliputi
perkara-perkara berikut :
Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 4 : Sistem Pengurusan Kualiti dan Proses-Prosesnya
Bahagian 5 : Kepimpinan
Bahagian 6 : Perancangan
Bahagian 7 : Sokongan
Bahagian 8 : Operasi
Bahagian 9 : Penilaian Prestasi
Bahagian 10: Penambahbaikan
1.4 PENYEDIAAN, KUATKUASA DAN PENGEDARAN
Manual Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal. Hanya Manual Kualiti
yang diluluskan oleh Pengarah Darul Quran sahaja, terkini dan yang
berkuatkuasa digunapakai oleh semua warga kerja DQ.
Warga kerja DQ boleh merujuk dokumen secara read only dalam
bentuk softcopy yang diedarkan melalui ketua masing-masing atau
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 10 / 59
merujuk laman web DQ www.darulquran.gov.my. Pindaan hanya
boleh dibuat dengan kelulusan Pengarah DQ sahaja.
Manual Kualiti ini juga disediakan dalam bentuk hard copy dan ianya
disimpan oleh Pengawal Dokumen. Pengawal Dokumen
bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan mengemaskini
setiap kali terdapat permohonan pindaan dari semasa ke semasa.
Pengawal Dokumen bertanggungjawab memastikan bahawa
kandungan Manual Kualiti dalam bentuk hard copy serta soft copy
adalah sama.
1.5 PENYELARASAN PINDAAN
Wakil Pengurusan akan menyelaraskan pindaan ke atas Manual ini
(jika perlu) mengikut keperluan dan kesesuaian organisasi. Mana-
mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau
dipinda tanpa kebenaran pihak yang meluluskan dokumen ini.
2.0 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG DARUL QURAN
Pada tahun 1966, Masjid Negara Kuala Lumpur telah mewujudkan
kelas Tahfiz al-Quran sebagai salah satu aktiviti masjid. Kemudiannya
ia dinaikkan taraf sebagai Institut Pengajian Tahfiz al-Quran dan
dikendalikan oleh Bahagian Hal Ehwal Islam (BAHEIS) Jabatan
Perdana Menteri. Pada tahun 1997, ia dikenali sebagai Darul Quran
JAKIM. DQ menawarkan program bertaraf Diploma dan Pensijilan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 11 / 59
2.2 STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Organisasi DQ seperti di Carta Organisasi DQ.
(Rujuk: Appendix 1)
2.3 VISI
Melahirkan generasi al-Quran yang bertaqwa, berilmu dan
bermanfaat kepada pembangunan negara dan ummah.
2.4 MISI
Mendidik dan melatih para pelajar dalam bidang Tahfiz al-Quran,
Qiraat dan Ulum Islamiyyah.
2.5 OBJEKTIF OPERASI DARUL QURAN
2.5.1 Objektif DQ
i. Melahirkan huffaz (hafiz dan hafizah) yang mahir
dalam pembacaan dan pengajian ilmu al-Quran
dan pengajian Islam bagi memelihara kesucian dan
kesahihan al-Quran al-Karim serta menyelesaikan
isu-isu keagamaan dalam masyarakat.
ii. Melahirkan qurra’ (ahli Qiraat) yang mahir dalam seni
bacaan al-Quran dan Ilmu Qira’at.
iii. Melahirkan du’at (pendakwah), pendidik dan imam yang
terlatih serta profesional melalui pengajian ilmu-ilmu al-
Quran dan Pengajian Islam.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 12 / 59
2.6 PELANGGAN
2.6.1 Pelanggan Dalaman
Pelanggan Dalaman ialah warga kerja DQ yang terdiri
daripada pensyarah tetap dan jemputan, warga kerja
pentadbiran dan pekerja DQ berstatus kontra.
2.6.2 Pelanggan Luaran
Pelanggan Luaran ialah pelajar dan ibu bapa kepada pelajar
yang mengikuti pengajian Program Diploma, Ijazah dan
Persijilan di DQ.
2.6.3 Pelanggan Misi
Pelanggan Misi ialah pihak-pihak yang berkepentingan dengan
DQ iaitu stakeholder DQ (Rujuk: Appendix 3).
2.7 PIAGAM PELANGGAN
DQ berjanji untuk memberi perkhidmatan cemerlang kepada
pelanggannya dengan:
2.7.1 Mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya
dalam temuduga pengambilan pelajar baru, 21 hari bekerja
daripada tarikh temuduga.
2.7.2 Mengeluarkan keputusan kelayakan menduduki peperiksaan
tiga (3) hari waktu bekerja sebelum hari peperiksaan.
2.7.3 Mengumumkan keputusan peperiksaan semester, empat (4)
minggu selepas peperiksaan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 13 / 59
3.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP PELAKSANAAN
Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) DQ ialah Program:
i. Diploma Tahfizal-Quran
ii. Pensijilan Tahfiz al-Quran Jakim-IIUM
Sistem Pengurusan Kualiti ini berasaskan kepada piawaian ISO
9001:2015 dan MS 1900:2014, serta dilaksanakan di:
Alamat : Darul Quran JAKIM,
Jalan Hamzah, Ampang Pecah,
44000 Kuala Kubu Bharu, Selangor.
No. Tel : 03 – 6063 5333
Faks No. : 03 – 6064 5497
3.2 PENGECUALIAN (EXCLUSION) APLIKASI PELAKSANAAN ISO 9001:2015
DAN MS 1900:2014
DQ hendaklah melaksanakan keperluan-keperluan ISO 9001:2015 dan
MS 1900:2014 kecuali keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:
3.2.1 Seksyen 7.1.5.2 - Pemantauan dan Pengukuran Sumber
Pengecualian ini adalah kerana peralatan yang digunakan semasa
pengajian akademik adalah bertujuan untuk kefahaman dan
pendedahan aplikasi sahaja dan tidak memerlukan peralatan
tersebut dikalibrasi untuk kejituan bacaan ukuran
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 14 / 59
4.0 DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 MEMAHAMI DARUL QURAN DAN KONTEKS KEADAANNYA
DQ telah menentukan isu-isu luaran dan dalaman yang bersesuaian
dengan tujuan dan halatuju strategik DQ serta kesan keupayaan
mencapai keputusan yang diharapkan daripada pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti.
DQ memantau dan membuat semakan tentang maklumat berkaitan
isu-isu luaran dan dalaman dari semasa ke semasa.
Dokumen sokongan luaran/dalaman berkuatkuasa dari semasa ke
semasa yang digunapakai adalah seperti berikut:
1) Akta;
2) Peraturan;
3) Pekeliling;
4) Surat Pekeliling; dan
5) Garis panduan.
DQ telah mengenalpasti Isu Dalaman dan Isu Luaran dalam konteks
organisasi DQ seperti di Appendix 3.
4.2 MEMAHAMI KEPERLUAN DAN HARAPAN PIHAK-PIHAK YANG
BERKEPENTINGAN
Mengambil kira impak atau impak yang berpotensi memberi kesan
kepada keupayaan sesebuah organisasi, DQ secara konsisten akan
menyediakan produk dan perkhidmatan yang memenuhi keperluan
pelanggan dan keperluan perundangan serta peraturan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 15 / 59
DQ telah menentukan:
a) Pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan dengan Sistem
Pengurusan Kualiti.
b) Keperluan pihak-pihak tersebut yang berkaitan dengan Sistem
Pengurusan Kualiti.
DQ hendaklah memantau dan menyemak maklumat mengenai
pihak-pihak berkepentingan dan keperluannya yang berkaitan
dengan Sistem Pengurusan Kualiti.
Pihak Berkepentingan
Darul Quran telah menentukan pihak-pihak berkepentingan dan
keperluan-keperluan yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan
Kualiti Darul Quran.
Antara Pihak Berkepentingan yang telah diambil kira adalah seperti
berikut:
a) Jabatan Agama Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)
b) Ministry Of Finance (MOF)
c) Malaysian Qualification Register (MQA)
d) Maahad Tahfiz Quran Negeri (MTQN)
e) Pelanggan (Pelajar dan Ibu Bapa)
f) Kakitangan
g) Pembekal Luar
h) Pihak Bank/Institusi Kewangan
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 16 / 59
Keperluan dan jangkaan pihak-pihak tersebut telah dikenal pasti
seperti jadual berikut:
Bil. Pihak
Berkepentingan Keperluan dan Jangkaan
1.
1
Pelajar
1. Elaun yang mencukupi dan dibayar
pada waktu yang sepatutnya.
2. Kemudahan tempat pembelajaran –
bilik lebih kondusif.
3. Kemudahan asrama yang mencukupi.
4. Kebersihan asrama/tandas.
5. Keselamatan (keluar masuk asrama).
6. Kemudahan lain seperti peralatan
sukan/bilik sukan/perpustakaan.
7. Makanan seimbang/berkhasiat/
murah/pelbagai makanan.
8. Pusat rawatan/klinik perubatan.
9. Pensyarah yang Murshid/kompeten.
10. Bilik khas parcel/barang pos.
11. Bahan rujukan ilmiah yang mencukupi.
12. Pengangkutan penghantaran ke
hospital/rehlah/KTM.
13. Keperluan – Laptop (Ijazah shj)/ Printer.
14. Capaian Internet yang laju.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 17 / 59
15. Pensyarah yang mencukupi.
2.
Ibubapa
1. Ingin melahirkan seorang yang hafiz
dan hafizah.
2. Memerlukan suasana yang kondusif di
tempat belajar.
3. Mendapat ilmu pengetahuan dari
tenaga pengajar yang berkelayakan.
4. Berkehendakan sistem pengajian yang
sistematik dan terkini sesuai dengan
kehendak semasa.
5. Peluang belajar yang lebih tinggi.
6. Memerlukan tempat
penginapan/asrama yang selesa.
7. Kemudahan bilik-bilik kuliah yang
lengkap.
8. Dewan perpustakaan yang lengkap
dengan bahan-bahan rujukan.
9. Memperbanyakkan kemudahan
tempat-tempat riadah/rekreasi bagi
pelajar-pelajar.
10. Sistem keselamatan dan kesihatan
yang terjamin.
11. Kawasan kampus yang berpagar dan
kawalan 24 jam.
12. Bantuan biasiswa dan elaun kepada
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 18 / 59
pelajar.
3.
MTQN
1. Makluman tentang jadual
peperiksaan.
2. Notis perubahan Undang-Undang/
Akta/Peraturan.
3. Keputusan peperiksaan yang segera.
4. Memberi latihan kepada guru-guru/
pensyarah.
5. Bahan rujukan pengajian/Modul
Pembelajaran.
6. e-Learning – Perpustakaan DQ.
7. Bahan rujukan Thesis.
8. Kemudahan keperluan perkhidmatan
kaunseling berpusat.
9. Hubungan antara pengurusan melalui
system online – Video Conference.
4.
JAKIM
1. DQ berjaya mengekalkan pensijilan
ISO 9001:2015 & MS 1900:2014
2. DQ menjadi peneraju pendidikan
tahfiz.
3. DQ berjaya mendapat pengiktirafan
daripada MQA.
4. Mencapai pelan strategik yang telah
diwujudkan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 19 / 59
5.
MQA
1. Mematuhi piawaian yang ditetapkan
oleh MQA.
6.
Kakitangan
1. Agihan tugas yangbersesuaian.
2. Tempat kerja yang kondusif.
3. Latihan kepada kakitangan yang
berterusan.
4. Bilik pensyarah dan kakitangan yang
kondusif.
5. Kenaikan pangkat secara time base.
6. Parkir berbumbung.
7. Kebajikan kakitangan.
8. Kemudahan untuk orang kelainan
upaya.
7.
Pembekal Luar
1. Pembayaran tepat pada masanya.
2. Penilaian prestasi secara telus.
3. Ekspektasi kontrak disambung.
8.
MOF
1. Perbelanjaan berhemah mengikut
keperluan sebenar dan mematuhi
peraturan dan arahan yang
berkuatkuasa.
9.
MAIWP/
YAYASAN
1. Perbelanjaan menepati permohonan
dan laporan lengkap dikemukakan
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 20 / 59
TAQWA setelah selesai program beserta
dokumen sokongan.
10.
Institusi
Kewangan
Bank Muamalat
1. Membuka akaun Bank Muamalat bagi
tujuan pembayaran biasiswa.
4.3 MENETAPKAN SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI
DQ telah menentukan had sempadan perlaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti (SPK). Bagi menentukan skop ini DQ mengambil
kira:
a) Isu-isu dalaman dan luaran (Rujuk: Seksyen 4.1).
b) Keperluan pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan
(Rujuk: Seksyen 4.2).
c) Produk dan perkhidmatan organisasi.
Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti DQ ialah Program
Diploma Tahfiz al-Quran dan Pensijilan Tahfiz al-Quran JAKIM-IIUM.
DQ akan menggunapakai mana-mana keperluan Standard
Antarabangsa yang berkaitan sahaja. Skop pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti DQ telah dinyatakan dalam Manual Kualiti ini
(Rujuk: Seksyen 3.1).
DQ telah menentukan keperluan yang tidak berkaitan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti dan justifikasinya.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 21 / 59
4.4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSES-PROSESNYA
4.4.1 DQ telah membangunkan, melaksanakan, mengekalkan dan
menambahbaik secara berterusan kepada Sistem Pengurusan Kualiti
termasuk proses yang diperlukan dan interaksi mengikut keperluan
standard ini.
Sistem Pengurusan Kualiti DQ diwujud, didokumen, dilaksana serta
diselenggarakan dengan cara sistematik. Ia juga memberi tumpuan
kepada peningkatan secara berterusan terhadap keberkesanan DQ.
Ini adalah selaras dengan kehendak ISO 9001:2015 dan MS 1900:2014.
Untuk itu, DQ:
a. Menentukan semua input dan output yang diperlukan dari
proses-proses yang dihasilkan;
b. Menentukan hubungkait dan interaksi di antara proses-proses
ini (Rujuk: Appendix 4)
c. Menentu dan menggunapakai kriteria dan kaedah (termasuk
pemantauan, pengukuran dan indikator prestasi) yang
diperlukan bagi memastikan operasi dan kawalan proses
adalah efektif;
d. Menentukan sumber-sumber yang diperlukan tersedia;
e. Menentukan bidang kuasa dan pihak yang
bertanggungjawab bagi proses-proses tersebut;
f. Menentukan risiko dan peluang sebagaimana yang diperlukan
dalam keperluan Seksyen 6.1;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 22 / 59
g. menilai proses-proses dan melaksanakan mana-mana
perubahan yang diperlukan bagi memastikan proses-proses
tersebut mencapai keputusan yang dikehendaki;
h. Menambahbaik proses-proses dan sistem pengurusan kualiti.
4.4.2 DQ juga akan memastikan:
a) Informasi bermaklumat disediakan bagi menyokong operasi
proses-proses tersebut.
b) Informasi bermaklumat disimpan bagi menunjukan keyakinan
bahawa proses-proses tersebut telah dilaksanakan.
5.0 KEPIMPINAN
5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN
Pengurusan atasan (Pengarah) DQ telah menunjukkan kepimpinan dan
memberi komitmen dalam berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti melalui:
a) Mengambil tanggungjawab bagi keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti;
b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti diwujudkan untuk Sistem
Pengurusan Kualiiti serta bersesuaian dengan konteks dan
halatuju organisasi;
c) Memastikan integrasi proses dalam sistem pengurusan kualiti;
d) Mempromosi pengunaan pendekatan proses dan pemikiran
berteraskan risiko.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 23 / 59
e) Memastikan sumber-sumber yang diperlukan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti tersedia.
f) Menyampaikan kepada semua kakitangan mengenai
pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan
serta mematuhi keperluan peraturan dan perundangan;
g) Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mencapai sasaran yang
ditetapkan.
h) Memberi arahan dan sokongan kepada mana-mana individu
untuk memberi sumbangan bagi keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti.
i) Mempromosi penambahbaikan;
j) Memberi sokongan terhadap peranan pengurusan yang
berkaitan bagi menunjukkan ciri kepimpinanan berkenaan
bidang tugas sedia ada.
k) Memberi maklumat, memantau dan mengukur pelaksanaan
dan pencapaian mengikut nilai yang telah diwujudkan.
5.1.2 TUMPUAN KEPADA PELANGGAN
Pengurusan atasan DQ telah menunjukkan kepimpinan dan
komitmen berkaitan fokus pelanggan dengan memastikan perkara-
perkara berikut:
a) Keperluan pelanggan dan peraturan serta perundangan
ditentukan dan difahami dan sentiasa dipenuhi.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 24 / 59
b) Semua risiko dan peluang yang boleh memberi kesan kepada
kepatuhan produk dan perkhidmatan serta kemampuan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan ditentukan.
c) Fokus untuk meningkatkan kepuasan pelanggan sentiasa
dilakukan.
5.2 DASAR KUALITI DQ
“DQ KOMITED TERHADAP PENGENDALIAN PROGRAM DIPLOMA DAN SIJIL
TAHFIZ AL-QURAN DILAKSANAKAN DENGAN SISTEMATIK, MEMATUHI
KEPERLUAN SYARIAH, CEKAP DAN BERKESAN.
DQ AKAN MEMASTIKAN KEPERLUAN PELANGGAN DIPENUHI SERTA
PENAMBAHBAIKAN YANG BERTERUSAN DILAKSANAKAN BERASASKAN
PIAWAIAN ISO 9001:2015 DAN MS 1900:2014 .”
5.2.1 MEWUJUDKAN DASAR KUALITI.
Pengurusan atasan DQ telah mewujudkan, melaksanakan dan
memelihara Dasar Kualiti serta;
a) Bersesuaian dengan kepentingan dan Konteks Organisasi serta
menyokong pelan strategik;
b) Menyediakan rangka untuk penentuan kualiti objektif;
c) Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan yang
berkaitan;
d) Menunjukan komitmen untuk melaksanakan penambahbaikan
berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 25 / 59
5.2.2 PENGHEBAHAN DASAR KUALITI
Dasar kualiti yang telah diwujudkan akan dipastikan:
a) Tersedia dan diwujudkan sebagai maklumat yang
didokumenkan;
b) Dihebahkan, difahami dan diaplikasi dalam organisasi di
dalam laman sesawang DQ;
c) Disediakan untuk pihak berkepentingan yang bersesuaian.
5.3 PERANAN ORGANISASI, TANGGUNGJAWAB, DAN KUASA
Pengurusan atasan DQ telah memastikan tanggungjawab dan
bidangkuasa sesuatu tugasan diberikan, dihebahkan dan difahami dalam
organisasi.
Pengurusan atasan DQ telah menentukan tanggungjawab dan
bidangkuasa untuk;
a) Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi keperluan
Standard Antarabangsa ini;
b) Memastikan proses-proses yang disampaikan mencapai
keputusan output yang diperlukan;
c) Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan peluang-
peluang untuk penambahbaikan (Rujuk: Seksyen 10.1) kepada
pengurusan atasan;
d) Memastikan kempen untuk memberi fokus kepada pelanggan
dilakukan dalam organisasi;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 26 / 59
e) Memastikan integriti Sistem Pengurusan Kualiti sentiasa
terpelihara jika berlaku perubahan dalam Sistem Pengurusan
Kualiti.
6.0 PERANCANGAN
6.1 TINDAKAN UNTUK MENANGANI RISIKO DAN PELUANG
6.1.1 Apabila merancang untuk Sistem Pengurusan Kualiti, DQ perlu
mengambil kira isu-isu yang dirujuk dalam Seksyen 4.1 dan keperluan-
keperluan yang dirujuk dalam Seksyen 4.2 serta menentukan risiko-
risiko dan peluang-peluang bagi mencari:
a) Jaminan Sistem Pengurusan Kualiti dapat mencapai keputusan
yang diharapkan.
b) Meningkatkan keberkesanan yang diingini.
c) Mencegah dan mengurangkan kesan-kesan yang tidak
diingini.
d) Mencapai peningkatan.
6.1.2 DQ telah merancang:
a) Tindakan-tindakan untuk menangani risiko-risiko dan peluang-
peluang;
b) Bagaimana untuk:
I. Mengintegrasi dan melaksanakan tindakan-tindakan dalam
proses Sistem Pengurusan Kualiti.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 27 / 59
II. Menilai keberkesanan tindakan-tindakan tersebut.
Tindakan-tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang
mestilah bersesuaian dengan keadaan kepada impak yang
berpotensi ke atas keakuran produk dan perkhidmatan.
6.2 OBJEKTIF KUALITI DAN PERANCANGAN UNTUK MENCAPAINYA
6.2.1 Pengurusan atasan DQ telah mewujudkan Objektif Kualiti pada
fungsi yang berkenaan, peringkat dan proses-proses yang
diperlukan oleh Sistem Pengurusan Kualiti.
a) Cawangan Akademik
Memastikan pencapaian 50% pelajar yang
menamatkan pengajian Diploma Tahfiz al-Quran
mendapat keputusan Jayyid Jiddan dan ke atas.
Memastikan pencapaian 50% pelajar yang
menamatkan pengajian Pensijilan Tahfiz al-Quran
mendapat keputusan Jayyid Jiddan dan ke atas.
Memastikan 90% pelajar DQ mencapai sukatan tasmi’
hafazan al-Quran yang ditetapkan pada setiap semester.
Memastikan 90% pelajar semester akhir Diploma berjaya
menamatkan pengajian.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 28 / 59
b) Cawangan Pentadbiran & Kewangan
Memastikan setiap pegawai dan warga kerja DQ
menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya tujuh (7)
hari dalam setahun.
Memastikan setiap tuntutan bayaran dibayar selewat-
lewatnya 14 hari dari tarikh terima permohonan lengkap.
Memastikan bayaran biasiswa bulanan dibayar selewat-
lewatnya 7 haribulan bagi bulan berikutnya.
c) Cawangan Kualiti Pendidikan Tahfiz
Memastikan DQ mematuhi keperluan Syariah melalui
pemantauan audit dalaman, audit luaran serta pemantauan
Panel Syariah.
d) Seksyen Kemasukan, Biasiswa dan Graduasi
Memastikan surat tawaran kemasukan Program Diploma
Tahfiz al- Quran dan Pensijilan Tahfiz al-Quran dikeluarkan
dalam tempoh 21 hari bekerja selepas tarikh temuduga.
Objektif Kualiti mestilah:
a) Konsisten dengan Dasar Kualiti.
b) Boleh diukur.
c) Mengambil kira undang-undang yang berkaitan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 29 / 59
d) Sesuai dengan keakuran produk dan perkhidmatan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan.
e) Boleh dipantau.
f) Perlu dihebahkan.
g) Dikemaskini jika bersesuaian.
Pengurusan atas DQ telah memelihara maklumat yang didokumentasi
berkenaan Objektif Kualiti.
6.2.2 Apabila perancangan telah dibuat bagi mencapai Objektif Kualiti
yang telah diwujudkan, DQ akan menentukan:
a) Apa yang akan dibuat;
b) Apakah sumber yang diperlukan;
c) Siapakah yang akan bertanggungjawab;
d) Bilakah ia akan disempurnakan;
e) Bagaimana keputusan akan dibuat penilaian.
6.3 PERUBAHAN PERANCANGAN
Apabila DQ telah menentukan keperluan untuk membuat perubahan
dalam Sistem Pengurusan Kualiti, perubahan tersebut akan dijalankan
secara terancang.
DQ akan mempertimbangkan:
a) Tujuan perubahan dan potensi kesan perubahan tersebut;
b) Integriti Sistem Pengurusan Kualiti;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 30 / 59
c) Penyediaan sumber-sumber;
d) Peruntukan atau pengstukturan semula tanggungjawab dan pihak
yang berkuasa.
Sebarang perubahan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti DQ termasuklah
penggubalan Piagam Pelanggan, Objektif Kualiti dan perubahan
kandungan di dalam Dokumen Kualiti perlu mendapat kelulusan Pengarah
DQ, dan direkodkan.
7.0 SOKONGAN
7.1 SUMBER-SUMBER
7.1.1 Umum
DQ telah menentukan dan menyediakan sumber-sumber yang
diperlukan untuk mewujud, melaksanakan, memelihara dan
melaksanakan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan
Kualiti. DQ telah mengambilkira:
a) Kemampuan dan kekuatan kewujudan sumber-sumber
dalaman.
b) Apa yang diperlukan dari sumber luar (pembekal).
7.1.2 Manusia
DQ telah menentukan dan menyediakan sumber manusia yang
diperlukan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan SPK.
Cawangan Pentadbiran & Kewangan (P&K) dan Cawangan Kualiti
Pendidikan Tahfiz (KPT) bertanggungjawab untuk menyelaras
pelaksanaan SPK DQ. Cawangan KPT mengenalpasti pegawai yang
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 31 / 59
terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK dan memberikan
latihan/kursus yang bersesuaian.
7.1.3 Infrastruktur
DQ telah menentukan, menyedia, dan memelihara prasarana yang
diperlukan untuk operasi proses-proses dan untuk mencapai
kepatuhan produk dan perkhidmatan. Infrastruktur merangkumi:
a. Bangunan, persekitaran pejabat dan kemudahan yang
berkaitan seperti perabot, penghawa dingin;
b. Keperluan dan kebajikan kakitangan organisasi bersesuaian
dengan keperluan Syariah seperti masjid, surau dan buku-buku
rujukan agama.
c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan alat
komunikasi atau sistem teknologi maklumat. Kemudahan akses
kepada internet termasuk WiFi disediakan kepada kakitangan
DQ. Peralatan kelengkapan ICT termasuk software juga
disediakan. Kenderaan Jabatan (bas, van, kereta jabatan)
disediakan untuk kemudahan pelajar DQ dan kakitangan DQ
bagi kegunaan tujuan rasmi. Permohonan menggunakan
kenderaan jabatan dibuat melalui borang tempahan
kenderaan jabatan.
7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses
DQ telah menentukan, menyedia dan memelihara persekitaran kerja
yang kondusif yang akan menyokong kepada penghasilan output
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 32 / 59
atau perkhidmatan yang berkualiti di samping mencakupi keperluan
tuntutan Syariah seperti masjid dan surau. Persekitaran kerja ini
termasuk bilik kebal yang mempunyai ciri-ciri keselamatan.
DQ menyediakan ruang pejabat yang mencukupi dengan suhu yang
bersesuaian, terkawal daripada kebisingan serta persekitaran yang
bersih dan tenang.
DQ turut menyediakan khidmat bimbingan konsultasi dan kaunseling
yang diuruskan oleh Unit Kaunseling.
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber-Sumber
DQ tidak mengguna pakai sebarang peralatan yang digunakan
untuk pemantauan dan pengukuran.
7.1.5.1 Pemantauan bagi pengukuran sumber melibatkan
infrastruktur dan persekitaran kerja dilaksanakan melalui
medium seperti audit dalaman yang dilaksanakan oleh DQ
dan pengukuran terhadap aduan yang diterima daripada
pelanggan.
7.1.5.2 Pengesanan Pengukuran (Pengecualian)
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti DQ tidak memerlukan
peralatan yang digunapakai untuk dikalibrasi/ditentuukur
oleh mana-mana jabatan/agensi.
RUJUK : PROSEDUR KAUNSELING PELAJAR & KAKITANGAN
PK(O).HEP.DQ.JAKIM.03
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 33 / 59
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
DQ telah menentukan pengetahuan yang diperlukan bagi
pelaksanaan operasi kerja dan untuk mencapai pematuhan
terhadap produk dan perkhidmatan. Pengetahuan ini akan
dipelihara dan dipastikan ia tersedia mengikut keperluan. Jika berlaku
perubahan keperluan dan trend, DQ akan mengambil kira sebagai
pengetahuan terkini dan menentukan kaedah untuk mencapai atau
memperolehi sebarang pengetahuan tambahan.
7.2 KOMPETEN
DQ telah:
a) Menentukan kekompetenan yang diperlukan oleh kakitangan yang
melaksanakan kerja yang mempengaruhi keakuran terhadap
keperluan produk serta keberkesanan terhadap Sistem Pengurusan
Kualiti.
b) Memastikan kakitangan yang berkenaan adalah kompeten
berdasarkan pendidikan, latihan, atau pengalaman yang
bersesuaian.
c) Mengambil tindakan untuk mencapai kekompetenan yang
diperlukan, jika diperlukan dan menilai keberkesanan tindakan yang
telah diambil.
d) Mengekalkan maklumat berdokumen sebagai bukti berkaitan
kompetensi.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 34 / 59
7.3 KESEDARAN
DQ memastikan kakitangan dalam kawalan organisasi menyedari (a) (b) (c)
(d) seperti berikut melalui laman sesawang DQ, maklumat melalui email,
taklimat, mesyuarat dan hebahan di papan kenyataan:
a) Polisi kualiti
b) Objektif Kualiti yang berkaitan
c) Sumbangan kakitangan terhadap keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti dan termasuk faedah-faedah
penambahbaikan aktiviti kerja.
d) Kesan ketakakuran kepada keperluan Sistem Pengurusan
Kualiti.
7.4 KOMUNIKASI
DQ telah menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang berkaitan
Sistem Pengurusan Kualiti adalah amat mustahak untuk memastikan
perkhidmatan berkualiti diberikan. Ianya dilaksanakan melalui:
a) Maklumat perkhidmatan yang ditawarkan melalui media
sosial, poster, piagam pelanggan dan papan kenyataan.
b) Pertanyaan pelanggan melalui telefon, email dan kaunter
khidmat pelanggan.
RUJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN LATIHANP K(S).DQ.JAKIM.04
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 35 / 59
c) Maklumbalas kajian kepuasan pelanggan dan maklumat dari
aduan pelanggan.
7.5 MAKLUMAT BERDOKUMEN
7.5.1 Umum
Sistem Pengurusan Kualiti DQ akan merangkumi:
a) Maklumat yang didokumentasikan yang diperlukan oleh
standard antarabangsa ini.
b) Maklumat yang didokumentasikan yang ditentukan oleh
organisasi sebagai perlu bagi memastikan keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti.
7.5.2 Pewujudan dan Pengemaskinian
DQ akan memastikan kesesuaian:
a) Identifikasi dan deskripsi (contoh; tajuk, tarikh kuatkuasa, atau
nombor rujukan)
b) Format (contoh; bahasa, perisian, versi, atau grafik) dan media
(contoh; bercetak, elektronik).
c) Semakan dan kelulusan untuk kesesuaian dan kecukupan.
7.5.3 Kawalan Maklumat yang Didokumentasikan
RUJUK : PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN PK(Q).DQ.JAKIM.01
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 36 / 59
7.5.3.1 Maklumat yang didokumenkan yang diperlukan oleh
Sistem Pengurusan Kualiti dan standard antarabangsa
akan dikawal bagi memastikan:
a) ia tersedia dan sesuai untuk digunakan, dimana
dan bila ia diperlukan;
b) ia terpelihara.
7.5.3.2 Bagi mengawal maklumat yang didokumenkan, DQ akan
menentukan aktiviti-aktiviti berikut, jika bersesuaian:
a) Pengedaran, capaian, tempoh simpan dan
penggunaan.
b) Penyimpanan dan pemeliharaan.
c) Kawalan perubahan.
d) Pengekalan dan pelupusan.
Maklumat yang didokumentasikan yang berasal dari luar
yang ditentukan oleh organisasi bagi perancangan dan
operasi Sistem Pengurusan Kualiti dikenalpasti, jika
berkenaan serta dikawal.
RUJUK : PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN PK(Q).DQ.JAKIM.01
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 37 / 59
Maklumat yang didokumentasikan yang dikekalkan
sebagai bukti terhadap kepatuhan akan dipelihara
daripada sebarang pindaan atau perubahan.
8.0 OPERASI
8.1 PERANCANGAN DAN KAWALAN OPERASI
DQ akan merancang, melaksana dan mengawal proses-proses (seperti
seksyen 4.4.) yang diperlukan untuk memenuhi keperluan-keperluan
penyediaan produk dan perkhidmatan serta melaksanakan tindakan yang
telah ditentukan dalam seksyen 6; dengan melakukan:
a) Menentukan keperluan-keperluan bagi produk dan
perkhidmatan.
b) Mewujudkan kriteria untuk:
i. Proses-proses;
ii. Penerimaan produk & perkhidmatan.
c) Mengenal pasti sumber-sumber yang diperlukan bagi
mencapai kepatuhan kepada keperluan produk dan
perkhidmatan;
d) Melaksanakan kawalan terhadap proses-proses mengikut
kriteria;
e) Menentukan, mengekalkan dan menyimpan maklumat
berdokumen selama mana ia diperlukan seperti:
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 38 / 59
i. Mempunyai keyakinan bahawa proses-proses
dilaksanakan seperti yang dirancang;
ii. Menunjukan kepatuhan terhadap keperluan produk dan
perkhidmatan.
Output perancangan hendaklah bersesuaian dengan operasi organisasi.
DQ akan mengawal sekiranya berlaku sebarang perubahan yang tidak
dijangka dan mengambil tindakan menghilangkan sebarang kesan jika
diperlukan.
8.2 KEPERLUAN-KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
8.2.1 KOMUNIKASI PELANGGAN
a) Menyediakan maklumat berkaitan produk dan perkhidmatan;
b) Mengendali pertanyaan,kontrak atau pesanan termasuk
sebarang perubahan;
c) Mendapat maklumbalas daripada pelanggan berkaitan produk
dan perkhidmatan, termasuk aduan daripada pelanggan;
d) Mengurus dan mengawal harta milik pelanggan; seperti butiran
peribadi pelajar dan keputusan peperiksaan pelajar;
e) Mewujudan keperluan yang khusus apabila berlaku tindakan
luar jangkaan.
RUJUK : PROSEDUR PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN PK(S).DQ.JAKIM.06
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 39 / 59
8.2.2 PENENTUAN KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
Apabila keperluan produk dan perkhidmatan telah ditentukan untuk
diberi kepada pelanggan, DQ akan memastikan:
a) Keperluan-keperluan bagi sesuatu produk dan perkhidmatan
telah dikenalpasti, termasuk:
i. memastikan keperluan peraturan dan perundangan
dipatuhi;
ii. apa sahaja yang difikirkan perlu oleh organisasi.
b) Organisasi berupaya memenuhi tuntutan produk dan
perhidmatan yang ditawarkan.
8.2.3 SEMAKAN KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
8.2.3.1 DQ akan memastikan mempunyai keupayaan untuk
memenuhi segala keperluan produk dan perhidmatan
yang ditawarkan kepada pelanggan. DQ akan
membuat semakan sebelum bersetuju untuk memberi
produk dan perkhidmatan kepada pelanggan, termasuk:
a) segala keperluan yang telah ditentukan oleh
pelanggan, termasuk keperluan aktiviti
penghantaran dan penyampaian;
b) keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan
tetapi perlu;
c) keperluan yang ditentukan oleh organisasi;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 40 / 59
d) keperluan peraturan dan perundangan yang
berkaitan produk dan perhidmatan
e) kontrak atau pesanan yang berbeza daripada yang
telah dinyatakan sebelumnya.
DQ akan memastikan kontrak atau pesanan yang
berbeza telah diselesaikan.
DQ akan menjamin segala keperluan pelanggan akan
dipenuhi sebelum penerimaan oleh pelanggan sekiranya
tiada sebarang dokumen disediakan oleh pelanggan.
8.2.3.2 DQ akan menyimpan maklumat berdokumen yang
berkaitan:
a) keputusan sebarang semakan;
b) mana-mana keperluan baru pada produk dan
perkhidmatan.
c)
8.2.4. PERUBAHAN KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
DQ akan memastikan maklumat berdokumen yang berkaitan
yang telah mempunyai perubahan, dan orang yang terlibat
mengetahui dan menyedari terhadap perubahan tersebut.
8.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
8.3.1 Umum
DQ hendaklah membina, melaksanakan dan mengekalkan reka
bentuk dan proses pembangunan yang mengikut kesesuaian bagi
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 41 / 59
memastikan produk dan servis perlu mematuhi piawaian yang telah
ditetapkan oleh DQ.
8.3.2 Reka Bentuk dan Pelan Pembangunan
Dalam memastikan peringkat dan kawalan untuk reka bentuk dan
pembangunan, DQ hendaklah mengambilkira:
a) Sifat, jangka masa dan kompleksiti reka bentuk dan aktiviti
pembangunan.
b) Peringkat proses yang diperlukan, termasuklah semakan
semula reka bentuk dan pembangunan yang bersesuaian.
c) Reka bentuk dan pembangunan yang diperakui dan
pengesahan aktiviti yang diperlukan.
d) Tanggungjawab dan pihak berwajib yang terlibat dalam
proses reka bentuk dan pembangunan.
e) Sumber dalaman dan luaran yang diperlukan untuk reka
bentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan.
f) Keperluan untuk mengawal hubungan di antara orang yang
terlibat dalam proses reka bentuk dan pembangunan.
g) Keperluan untuk penglibatan pelanggan dan pengguna
dalam proses reka bentuk dan pembangunan.
h) Keperluan untuk peruntukan yang seterusnya bagi produk dan
perkhidmatan.
i) Tahap kawalan yang dijangka untuk proses reka bentuk dan
pembangunan bagi pelanggan dan pihak-pihak yang
berkenaan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 42 / 59
j) Dokumen bermaklumat yang diperlukan untuk menunjukkan
bahawa reka bentuk dan pembangunan yang diperlukan
telah dilakukan.
8.3.3 Input-input untuk rekabentuk dan pembangunan.
DQ hendaklah menentukan keperluan yang diperlukan untuk
menentukan jenis produk dan perkhidmatan yang terperinci untuk
direka bentuk dan dibangunkan. DQ hendaklah mengambil kira:
a) Fungsi dan keperluan prestasi.
b) Informasi yang sama daripada reka bentuk dan aktiviti
pembangunan sebelumnya.
c) Keperluan Berkanun Peraturan dan Perundangan
d) Standard atau kod amalan DQ yang mesti dilaksanakan.
e) Potensi akibat dari kegagalan berkaitan dengan sifat produk
dan servis.
Input hendaklah mencukupi untuk tujuan-tujuan reka bentuk dan
pembangunan, lengkap dan dinyatakan dengan sejelas-jelasnya.
Segala konflik yang melibatkan input-input reka bentuk dan
pembangunan hendaklah diselesaikan.
DQ hendaklah menyimpan dokumen bermaklumat tentang input-
input reka bentuk dan pembangunan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 43 / 59
8.3.4 Kawalan Rekabentuk dan Pembangunan
DQ hendaklah mengawal proses reka bentuk dan pembangunan
untuk memastikan:
a) Keputusan yang akan dicapai akan ditentukan.
b) Semakan dijalankan untuk menilai sejauhmana keputusan reka
bentuk dan pembangunan memenuhi keperluan.
c) Aktiviti penentu sahkan dijalankan untuk memastikan output
reka bentuk dan pembangunan memenuhi keperluan input.
d) Aktiviti pengesahan dijalankan untuk memastikan hasil produk
dan perkhidmatan memenuhi keperluan untuk aplikasi atau
kegunaan yang ditentukan.
e) Sebarang tindakan yang perlu diambil ke atas masalah yang
dikenalpasti semasa semakan atau aktiviti penentu sahkan
dan pengesahan.
f) Dokumen bermaklumat dari aktiviti-aktiviti ini disimpan.
8.3.5 OUTPUT-OUTPUT REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN
DQ hendaklah memastikan output-output reka bentuk dan
pembangunan:
a) Memenuhi keperluan input.
b) Adalah mencukupi untuk proses-proses seterusnya bagi
penyediaan produk dan perkhidmatan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 44 / 59
c) Termasuk atau merujuk keperluan pemantauan dan
pengukuran seperti yang bersesuaian dan kriteria yang boleh
diterima.
d) Untuk keselamatan dan penyediaan produk yang berkesan.
DQ hendaklah menyimpan maklumat yang didokumentasikan untuk
output-output reka bentuk dan pembangunan.
8.3.6 PERUBAHAN-PERUBAHAN REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN
DQ hendaklah mengenalpasti, menyemak semula dan mengawal
perubahan-perubahan yang akan dibuat berdasarkan jangka masa,
atau mengikut kepada reka bentuk dan pembangunan dari produk-
produk dan servis-servis, untuk meliputi keperluan bagi memastikan
tiada sebarang kesan negatif yang tidak diingini daripada berlaku
terhadap amalan / peraturan bagi memenuhi keperluan.
DQ hendaklah menyimpan dokumen bermaklumat tentang:
a) Perubahan-perubahan reka bentuk dan pembangunan.
b) Keputusan dari penyemakan semula.
c) Proses untuk memberi kepada seseorang itu keizinan untuk
melakukan sesuatu tindakan tentang sebarang perubahan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 45 / 59
d) Tindakan-tidakan yang akan diambil bagi mengelakkan
kesan-kesan negatif yang tidak diingini daripada berlaku.
8.4 KAWALAN PROSES ,PRODUK DAN PERKHIDMATAN DARI PEMBEKAL LUAR
8.4.1 Umum
DQ perlu memastikan secara luaran diperuntukkan proses, produk
dan perkhidmatan yang mematuhi keperluan. Jabatan juga perlu
memastikan penyediaan proses, produk dan servis digunakan ke
atas secara luaran;
a) Produk dan Perkhidmatan dari luaran bagi penggabungan ke
dalam organisasi itu sendiri produk dan perkhidmatan;
b) Produk dan perkhidmatan yang datang dari pelanggan atau
bagi pihak berurusan dengan organisasi.
c) Proses dan sebahagian proses yang disediakan oleh pihak luar
akan menjadi salah satu keputusan jabatan.
8.4.2 Jenis dan Takat Kawalan
DQ akan memastikan proses yang disediakan oleh pihak luar, produk
dan perkhidmatan tidak menjejaskan kemampuan organisasi untuk
menyampaikan produk dan perkhidmatan yang memenuhi
keperluan pelanggan.
DQ akan:
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 46 / 59
a) Memastikan proses yang disediakan oleh pihak luar berada
dalam kawalan Sistem Pengurusan Kualiti DQ;
b) Menjelaskan jenis kawalan yang akan diaplikasikan ke atas pihak
luar serta pihak-pihak yang berkaitan dengan output yang
diperolehi;
c) Mengambil kira:
1) Potensi impak proses, produk dan perkhidmatan yang
disediakan oleh pihak luar ke atas organisasi suapaya
sentiasa konsisten dan memenuhi keperluan pelanggan
dan keperluan peraturan yang ditetapkan;
2) Keberkesanan kawalan yang diaplikasi oleh pihak luar;
d) Menentukan verifikasi, atau aktiviti lain, yang perlu untuk
memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang dibekalkan
oleh pihak luar menepati keperluan dan syarat.
8.4.3 Maklumat untuk pembekal luaran
DQ akan memastikan kecukupan keperluan sebagai persediaan
sebelum sebarang komunikasi dengan pihak luar.
DQ akan memberi maklum kepada pihak luar:
a) Proses, produk dan perkhidmatan yang perlu disediakan;
b) Kelulusan ke atas:
i. Produk dan perkhidmatan;
ii. Metod, proses dan peralatan;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 47 / 59
iii. Pelepasan produk dan perkhidmatan;
c) Kompetensi, termasuk kelayakan individu yang berkaitan;
d) Interaksi pembekal luaran dengan organisasi;
e) Kawalan dan pengawasan kepada pembekal luaran yang akan
diaplikasikan oleh DQ;
f) Aktiviti verifikasi dan validasi yang akan dijalankan oleh DQ atau
pelanggan DQ di premis pembekal luar.
Penilaian Prestasi Pembekal dilaksanakan bagi setiap
perkhidmatan/bekalan yang diterima DQ.
8.5 PENYEDIAAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
8.5.1 KAWALAN PENGELUARAN & PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
DQ perlu mengawalselia pengeluaran dan penyampaian
perkhidmatan seperti
a) Maklumat dan dokumen yang sedia ada perlu disemak;
i. Ciri-Ciri produk yang akan dihasilkan ,perkhidmatan yang
ditawarkan atau aktiviti yang akan dilaksanakan.
ii. Keputusan yang boleh dicapai.
b) Kesediaan dan penggunaan pemantauan yang sesuai dan
sumber berukuran;
RUJUK : PROSEDUR PEROLEHAN PK(S).DQ.JAKIM.02
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 48 / 59
c) Implementasi aktiviti kawalan dan pengukuran di peringkat
berkaitan untuk mengesahkan kriteria kawalan untuk proses
atau output, dan penerimaan kriteria untuk produk dan
perkhidmatan yang telah dipenuhi;
d) Penggunaan infrastruktur yang sesuai dan persekitaran untuk
pelaksanaan proses-proses;
e) Pelantikan individu berkompetensi, termasuk kelayakan;
f) Pengesahan, dan tempoh pengesahan semula, mengenai
kemampuan untuk mencapai keputusan yang dirancang ke
atas proses penyediaan produk dan perkhidmatan, di mana
keputusan output tidak dapat diverifikasi oleh kawalan dan
pemantauan yang dijalankan;
g) Implementasi tindakan untuk mengelakkan kesalahan
manusia;
h) Implementasi pelepasan, penyampaian dan aktiviti pos-
penyampaian.
Sekiranya Piagam Pelanggan atau Objektif Kualiti tidak dapat
dicapai, unit yang bertanggungjawab perlu mencari punca serta
langkah penyelesaian yang perlu diambil bagi mengatasi perkara
tersebut dengan mengisi Borang Laporan Tindakan Pembetulan.
8.5.2 PENGENALPASTIAN DAN KEBOLEHKESANAN
DQ akan menggunakan kaedah yang bersesuaian untuk mengenal
pasti ouput-output apabila diperlukan bagi memastikan kepatuhan
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 49 / 59
produk dan perkhidmatan. DQ akan mengenalpasti status output dari
segi keperluan pemantauan dan pengukuran sepanjang penghasilan
produk dan perkhidmatan.
Jika kebolehkesanan merupakan suatu keperluan, DQ akan
mengawal pengenalpastian unik bagi output-output dan
mengekalkan maklumat berdokumen yang diperlukan.
8.5.3 HARTA KEPUNYAAN PELANGGAN ATAU KEPUNYAAN PEMBEKAL LUAR
DQ akan memelihara harta pelanggan atau kepunyaan pembekal
luar semasa harta itu di bawah kawalan organisasi atau digunakan
oleh organisasi.
DQ akan mengenal pasti, menentusahkan, menjaga serta melindungi
harta pelanggan pembekal luar yang disediakan untuk kegunaan
atau untuk dimasukkan ke dalam produk atau perkhidmatan. Jika
mana-mana harta pelanggan hilang, rosak atau selainnya didapati
tidak sesuai untuk digunakan, DQ akan melaporkan hal ini kepada
pelanggan atau pembekal luar dan menyelenggarakan maklumat
berdokumen mengenai apa yang berlaku.
8.5.4 PENGEKALAN
DQ akan mengekalkan output-output semasa pengeluaran dan
penyediaan perkhidmatan untuk memastikan pematuhan terhadap
keperluan.
8.5.5 PENYAMPAIAN AKTIVITI
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 50 / 59
DQ akan memastikan keperluan-keperluan bagi penyampaian
aktiviti yang melibatkan produk dan perkhidmatan. Bagi menentukan
sejauh mana penyampaian aktiviti diperlukan, DQ akan mengambil
kira:
a) Keperluan peraturan dan undang-undang;
b) Kesan-kesan tidak diingini berpotensi dikaitkan dengan produk
dan perkhidmatan;
c) Penggunaan sifat dan kegunaan berdasarkan hayat produk
dan perkhidmatan;
d) Keperluan pelanggan;
e) Maklumbalas pelanggan.
8.5.6 KAWALAN PERUBAHAN-PERUBAHAN
DQ akan menyemak dan mengawal perubahan-perubahan
penyediaan produk dan perkhidmatan mengikut keperluan bagi
memastikan kepatuhan kepada keperluan.
DQ akan mengekalkan maklumat berdokumen yang memperincikan
keputusan-keputusan hasil semakan perubahan yang dilakukan serta
maklumat individu yang diberi kuasa untuk membuat perubahan dan
sebarang tindakan yang diperlukan hasil semakan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 51 / 59
8.6 PELEPASAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN
DQ akan melaksanakan perancangan yang telah dibuat mengikut
peringkat-peringat yang bersesuaian untuk menentusahkan keperluan
produk dan perkhidmatan telah dipenuhi.
Pelepasan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan tidak akan
dilakukan sehinggalah perancangan yang telah dibuat disempurnakan
dengan baik atau sekurang-kurangnya ada pihak yang berautoriti
meluluskan dan jika perlu diterima oleh pelanggan.
DQ akan menyimpan maklumat berdokumen terhadap pelepasan produk
dan perkhidmatan. Dokumen itu termasuklah:
a) Bukti penerimaan dan memenuhi kriteria;
b) Maklumat berkaitan personel yang meluluskan pelepasan.
8.7 KAWALAN KE ATAS OUTPUT YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN
8.7.1 DQ akan memastikan mana-mana output yang tidak akur terhadap
syariah dan keperluan-keperluan dikenalpasti dan dikawal bagi
mencegah ianya daripada digunakan atau dilaksampaikan kepada
pelanggan.
DQ akan menguruskan mana-mana output yang tidak memenuhi
keperluan melalui satu atau lebih dari cara berikut:
a) Membuat pembetulan (menyingkirkan ketidakpatuhan);
b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, melepaskan atau
menerima di bawah pengawasan/syarat pihak berkuasa
tertentu dan di mana sesuai oleh pelanggan, dan;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 52 / 59
c) Memaklumkan kepada pelanggan;
d) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada
penggunaan atau aplikasi asalnya.
Kepatuhan kepada keperluan akan ditentukansahkan apabila
produk tidak akur dibetulkan.
8.7.2 DQ akan mengekalkan maklumat yang berdokumen berikut:
a) Maklumat ketidakakuran ;
b) Maklumat mengenai tindakan-tindakan yang diambil;
c) Maklumat mengenai mana-mana konsesi yang digunakan;
d) Pengenalpastian bidang kuasa yang berkaitan dengan
ketidakakuran.
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENILAIAN
9.1.1 UMUM
DQ telah menentukan:
a) Apa yang perlu dipantau dan diukur;
RUJUK : PROSEDUR KAWALAN PRODUK PK(Q).DQ.JAKIM.03
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 53 / 59
b) Kaedah untuk memantau, mengukur, menganalisis dan
menilai keperluan untuk memastikan keputusan yang sah;
c) Bila pemantauan dan pengukuran hendaklah dilakukan;
d) Bila keputusan daripada pemantauan dan pengukuran
hendaklah dianalisa dan dinilai.
DQ akan membuat penilaian prestasi dan keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti serta menyimpan maklumat yang didokumenkan
sebagai bukti keputusan telah dilakukan.
9.1.2 KEPUASAN PELANGGAN
DQ akan memantau persepsi pelanggan ke atas tahap keperluan
dan jangkaan telah dipenuhi. DQ telah menentukan kaedah untuk
mendapatkan, memantau dan menyemak maklumat tersebut.
9.1.3 ANALISIS DAN PENILAIAN
DQ menganalisa dan menilai data serta maklumat yang bersesuaian
hasil dari pemantauan dan pengukuran.
Keputusan analisa akan digunakan untuk mengukur:
a) Keakuran produk dan perkhidmatan;
b) Nilaian kepuasan pelanggan;
c) Prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti;
d) Jika perancangan telah dilaksanakan dengan berkesan;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 54 / 59
e) Keberkesanan tindakan yang telah diambil untuk menangani
risiko dan peluang;
f) Prestasi penyediaan pihak luar;
g) Keperluan untuk meningkatan Sistem Pengurusan Kualiti.
Kajian Keberkesanan SPK DQ akan dilaksanakan setahun sekali bagi
menilai keberkesanan pelaksanaannya di DQ melalui MKSP.
9.2 AUDIT DALAM
9.2.1 DQ menjalankan audit dalaman yang dirancang secara berkala
untuk memberikan maklumat berkenaan dengan Sistem Pengurusan
Kualiti:
a) Keakuran kepada:
i. Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti yang ditetapkan oleh
organisasi;
ii. Keperluan standard antarabangsa;
iii. Keberkesanan perlaksanaan dan mengekalkannya.
9.2.2 DQ akan:
a) Merancang, mewujudkan, melaksanakan dan mengekalkan
program audit termasuk kekerapan, kaedah-kaedah,
tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 55 / 59
dengan mengambil kira objektif kualiti, kepentingan proses
yang berkenaan, maklum balas pelanggan, perubahan yang
memberikan impak kepada organisasi, dan keputusan audit
yang telah lalu;
b) Tetapkan kriteria audit dan skop;
c) Memilih juruaudit-juruaudit dan melaksanakan audit dengan
memastikan objektif dan kesaksamaan proses audit;
d) Memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pengurusan
yang berkaitan;
e) Membuat pembetulan dan tindakan pembetulan yang
bersesuaian dengan kadar segera tanpa bertangguh;
f) Menyimpan maklumat berdokumen sebagai bukti
perlaksanaan program audit dan keputusan-keputusan audit.
9.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
9.3.1 UMUM
Pengurusan atasan akan membuat semakan terhadap Sistem
Pengurusan Kualiti organisasi secara berkala untuk memastikan
kesinambungan, kesesuaian, kecukupan, keberkesanan selaras
dengan hala tuju strategik organisasi, sekurang-kurangnya setahun
sekali melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).
RUJUK : PROSEDUR AUDIT DALAMAN PK(Q).DQ.JAKIM.04
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 56 / 59
9.3.2 INPUT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
Kajian semula pengurusan akan dirancang dan dijalankan dengan
mengambil kira:
a) Status tindakan dari semakan pengurusan yang lepas;
b) Perubahan isu-isu dalaman dan luaran yang relevan dengan
Sistem Pengurusan Kualiti;
c) Maklumat terhadap prestasi dan keberkesanan sistem
pengurusan maklumat termasuk:
i. Kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak-
pihak berkepentingan;
ii. Sejauh mana objektif kualiti telah dipenuhi;
iii. Prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan;
iv. Ketidakakuran dan tindakan pembetulan;
v. Keputusan pemantauan dan pengukuran;
vi. Keputusan audit;
vii. Prestasi pembekal luar.
d) Kecukupan sumber;
e) Keberkesanan tindakan yang telah diambil untuk menangani
risiko dan peluang;
f) Peluang untuk penambahbaikan.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 57 / 59
9.3.3 OUPUT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
Output dari kajian semula pengurusan akan dipastikan mengandungi
keputusan dan tindakan berkaitan dengan:
a) Peluang penambahbaikan;
b) Sebarang keperluan untuk mengubah Sistem Pengurusan
Kualiti DQ;
c) Keperluan-keperluan sumber.
DQ akan menyimpan maklumat berdokumen sebagai bukti
keputusan semakan kajian semula pengurusan.
10. PENAMBAHBAIKAN
10.1 Umum
DQ telah menentukan dan memilih peluang-peluang untuk
penambahbaikan dan melaksanakan mana-mana tindakan yang
diperlukan bagi memenuhi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Perkara ini adalah termasuk:
a) Penambahbaikan produk dan perkhidmatan bagi memenuhi
keperluan dan jangkaan masa hadapan.
b) Pembetulan, pencegahan atau pengurangan kesan-kesan
yang tidak diingini.
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 58 / 59
c) Menambah baik prestasi dan keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti.
10.2 KETIDAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN
10.2.1 Apabila sesuatu ketidakakuran berlaku,termasuk daripada mana-
mana aduan,DQ akan:
a) Bertindak terhadap ketidakakuran dengan cara:
i. Mengambil tindakan untuk mengawal dan
membetulkannya;
ii. Menghadapi kesan-kesan yang akan berlaku;
b) Menilai keperluan mengambil tindakan untuk menghapuskan
punca atau punca-punca ketidakakuran bagi memastikan
ketidakakuran tidak berlaku semula atau berlaku di tempat
lain, dengan cara:
i. Menyemak dan menganalisis ketidakakuran;
ii. Menentukan punca-punca ketidakakuran berlaku;
iii. Menentukan jika wujud ketidakakuran yang sama,
atau mungkin akan berlaku;
d) Melaksanakan apa-apa tindakan yang diperlukan;
e) Mengkaji keberkesanan apa-apa tindakan pembetulan yang
telah diambil;
DOKUMEN TERKAWAL
MANUAL KUALITI
NO. DOKUMEN PK(M).DQ.JAKIM.01
NO. KELUARAN 05
NO. PINDAAN 00
TARIKH KUATKUASA 26.02.2020
MUKA SURAT 59 / 59
f) Mengemaskini dan menentukan risiko-risiko dan peluang-
peluang semasa perancangan, jika perlu;
g) Membuat perubahan kepada Sistem Pengurusan Kualiti, jika
perlu.
DQ akan memastikan tindakan pembetulan yang diambil bersesuaian
dengan kesan-kesan ketidakakuran yang ditemui serta mematuhi
syariah.
10.2.2 DQ akan menyimpan maklumat berdokumen sebagai bukti untuk:
a) Jenis ketakakuran dan sebarang tindakan lain yang telah
diambil;
b) Keputusan-keputusan mana-mana tindakan pembetulan.
10.3 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
DQ akan secara berterusan akan meningkatkan kesesuaian, kecukupan
kelayakan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. DQ akan
mempertimbangkan keputusan-keputusan analisis dan penilaian serta
output semakan dari kajian semula pengurusan bagi menentukan jika
terdapat keperluan atau peluang yang akan dijadikan sebagai
sebahagian dari penambahbaikan yang berterusan.