manual logística administrativa

Logstica Administrativa

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Revisin: 15-09-2014

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Jefe de rea Capacitacin

INTRODUCCIN Qu es Logstica? Logstica o de Cadena de Abastecimiento, es nueva rea funcional que se ha desarrollado velozmente, debido al gran auge del intercambio de productos e informacin que se ha generado por la globalizacin y la competencia. Para muchos, el concepto de logstica es sencillamente administrar el rea de transportes, o el rea del almacn, o ambas, o bien el rea de importaciones o exportaciones de una compaa. La logstica va ms all de un solo proceso; es la interaccin de varios procesos. Para aclarar este concepto, se puede definir logstica como: el flujo de materiales, informacin y dinero entre los proveedores y consumidores. MDULO 1: GESTIN DE REQUERIMIENTOS Y PROCESAMIENTO INTERNO

1. Procesos logsticos asociados a centros de distribucin y centros de transferencia

Qu es un centro de distribucin? Un Centro de Distribucin es la instalacin o espacio fsico destinado para la ubicacin de materiales y productos con la funcin de coordinar los desequilibrios entre la oferta y demanda e incorporar valor al producto a travs de actividades logsticas (cambio de formato, fraccionado, etiquetado, etc.). El fin de un centro de distribucin es el de establecer un sistema de entrega de productos requeridos por el mercado, el cual permita a la distribucin de ventas proporcionar un servicio oportuno, continuo y eficiente hacia los clientes comerciales y por ende consumidores. Algunos tipos de centros de distribucin son:

Almacenaje de mercanca seca

Silos

Tanques

Qu es un centro de transferencia? Son espacios pensados para realizar las maniobras de carga y descarga de mercadera transportada, la devolucin de la misma, el Cross Docking1, el almacenamiento y los servicios vinculados con la logstica del transporte de cargas. En trminos conceptuales, una estacin de transferencia (puerto, aeropuerto, estacin de tren, paradero de buses, paradero de taxis) es el lugar de encuentro entre objetos de transporte (carga, pasajeros) y modos de transporte (diferentes tipos de vehculos) para que los objetos sean cargados y/o descargados de los vehculos.

El Layout y las unidades logsticas El concepto de Layout, alude a la disposicin fsica de las diferentes reas dentro del Centro de distribucin, as como a la de los elementos constitutivos insertos en los mismos. Constituye, sin duda alguna, la parte tcnica ms delicada en el diseo de un almacn, ya que el Layout condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo. En este sentido, se refiere fundamentalmente a la definicin de las diferentes reas que componen un almacn, as como su interrelacin, eludiendo en lo posible entrar en excesivos detalles tcnicos relacionados con su diseo ya que por su naturaleza queda fuera del contexto de esta publicacin.

1Es un sistema de distribucin en el cual la mercadera recibida por un depsito o centro de distribucin no es almacenada, sino preparada inmediatamente para su prximo envo. Es decir, que la mercadera no hace stock ni ningn otro tipo de almacenaje intermedio.



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En primer lugar, en todo almacn se distinguen necesariamente las siguientes reas de trabajo:

reas de Almacenaje

reas de manipulacin del producto

reas de carga y descarga de vehculos.

reas de servicios internos

reas de servicios externos Se debe tener en cuenta, que cada una de las referidas reas tiene un carcter especfico, estando a su vez condicionadas por una serie de limitaciones constructivas, tales como; vas de acceso, altura de cerchas de la nave, vigas, etc., as como por condicionantes ambientales tales como; refrigeracin, cmaras isotrmicas o bien por normas de seguridad e higiene de trabajo, regulacin contra incendios, todo ello dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, as como de las reglamentaciones municipales correspondientes. A continuacin indicamos las caractersticas ms relevantes de cada una de ellas. reas de Almacenaje Esta rea representa el espacio fsico ocupado por las mercancas almacenadas, as como por la infraestructura de estanteras o cualquier otro medio de almacenamiento empleado. En general, los metros cuadrados y cbicos ocupados por esta rea, depender fundamentalmente de los siguientes factores:

Tcnicas de almacenamiento empleadas, por ejemplo, Estanteras fijas.

Niveles de ubicacin utilizados (alturas).

Dimensiones de los pasillos y corredores requeridos en funcin de las tcnicas de almacenamiento empleada. Por su naturaleza, es la parte ms costosa del almacn, ya que contiene la mayor parte de los recursos de capital empleados en el mismo. rea de Manipulacin del producto Esta rea representa el espacio reservado para la clasificacin y preparacin de pedidos (una vez efectuada su recogida), empaquetado, etiquetado, plastificacin en su caso, as como la necesidad de cualquiera de otros equipos adicionales tales como control de pesaje, retractilado de pallets, etc. Su diseo obviamente est en funcin del proceso establecido. rea de Carga y Descarga Con frecuencia representan uno de los elementos limitativos de la capacidad operativa del almacn (input/output de productos) por lo cual conviene disearlos con la suficiente holgura y flexibilidad posible para evitar situaciones de estrangulamiento en el proceso (colas). Las reas de carga y descarga, debern ser lo suficientemente amplias para conseguir un trabajo fluido en los procesos de expedicin, evitando la congestin de productos que se traducira inexorablemente en retrasos en el reparto. reas de Servicio Hemos de distinguir entre servicios internos, tales como Oficinas del Almacn, archivo, zona para cargas de bateras, lavado, botiqun, etc., de los llamados servicios externos tales como equipos de fuel-oil, parking de vehculos, puestos de vigilancia, etc. Determinados servicios tales como Oficinas y archivos, a ser posible, deberan estar instalados en un segundo nivel, voladizos, para evitar consumo de espacio fsico de la planta que preferiblemente deber utilizarse para las otras reas mencionadas.

Mtodos de identificacin de carga Cdigos de Barra Consiste en un sistema de codificacin creado a travs de series de lneas y espacios paralelos de distinto grosor. Generalmente se utiliza como sistema de control ya que facilita la actividad comercial del fabricante y del distribuidor, por



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lo que no ofrece informacin al consumidor, si no datos de operaciones aplicados a identificar productos, llevar control de inventarios, carga y descarga de mercancas, disminuir tiempos de atencin en ventas. Una de las principales ventajas es que los datos almacenados en un cdigo de barras pueden ser ledos de manera precisa y rpida.

Cdigos QR Son un tipo de cdigos de barras bidimensionales. A diferencia de un cdigo de barras convencional, la informacin est codificada dentro de un cuadrado, permitiendo almacenar gran cantidad de informacin alfanumrica. Los cdigos QR son fcilmente identificables por su forma cuadrada y por los tres cuadros ubicados en las esquinas superiores e inferior izquierda.

Etiquetado La etiqueta es una parte fundamental del producto, porque sirve para identificarlo, describirlo, diferenciarlo, dar un servicio al cliente y por supuesto, tambin para cumplir con las leyes, normativas o regulaciones establecidas para cada industria o sector.

Los canales de distribucin interno y externo Los Canales de Distribucin son el conjunto de empresas o individuos que adquieren la propiedad, o participan en su transferencia, de un bien o servicio a medida que ste se desplaza del productor al consumidor o usuario industrial, es decir, los podemos definir como el medio por el cual se establece la conexin elemental entre cliente y productor. La mayor parte de los productores utilizan intermediarios para llevar sus productos al mercado y tratar de organizar un canal de distribucin. La razn del uso del Intermediarios se explica porque en gran medida por su mayor eficiencia para poner los bienes a disposicin de los mercados meta. Por medio de sus contactos, su experiencia, especializacin y escala de operaciones, por lo general ofrece a la empresa ms de lo que sta puede lograr por s misma. Existe una serie de factores determinantes que son elementales para elaborar el canal de distribucin, se dividen en dos ramas, los factores internos y los factores externos. Factores Determinantes

a) Externos Caractersticas del cliente Cultura Competencia

b) Internos Objetivos de la compaa Carcter Capital Costo Cobertura Control Continuidad Comunicacin



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La cadena de abastecimiento de un centro de distribucin La Cadena de Abastecimiento, incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformacin de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final, desde el proveedor de las materias primas hasta el estante del detallista. Pero, para que dicho flujo sea ptimo, tambin debe fluir informacin en toda la cadena y, lgicamente, para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final. El objetivo es abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente.

Los niveles de servicio (Stock, transporte y localizacin) Stock Es todo Material en posesin de la empresa, el cual puede ser en fsico, en trnsito, y en proceso de transformacin. Su funcin es la de regular la cadena logstica para mantener un flujo estable. El objetivo principal del control de stock es asegurar que el producto est disponible en el momento y en las cantidades deseadas. Lamentablemente, solo contando con un inventario prcticamente ilimitado se puede garantizar que un producto se encuentre disponible en absolutamente todas las oportunidades en que es solicitado a lo largo de su vida, aunque esto es, en la prctica, imposible. Es por esto que las organizaciones deben fijar un nivel de servicio mnimo sobre el cual calcular la base del inventario a mantener, de modo de asegurar una disponibilidad de producto que satisfaga a los clientes, acotando al mismo tiempo la cantidad de inventario a mantener. El nivel de servicio establecido actuar como un porcentaje por debajo del cual todos los pedidos podrn ser abastecidos con el inventario existente. Una vez determinado el nivel de servicio que se quiere brindar, y suponiendo que la demanda es incierta y puede variar respecto de los pronsticos, se podr calcular por medios estadsticos el inventario de seguridad que se deber mantener de cada artculo, de modo de satisfacer el nivel de servicio propuesto. El segundo objetivo del control de stock ser el de minimizar el costo total del inventario para cada nivel de servicio establecido. Existen tres clases generales de costos que formarn el costo total de inventario: costos de adquisicin, costos de mantener inventario y costos por falta de existencias. Los mtodos de control de stock corresponden a herramientas que permiten mantener equilibrado el nivel de inventario, y pueden diferenciarse en dos grupos: herramientas de accin, que actan a nivel de cada artculo, y herramientas de control, que actan a nivel de categoras o familias de productos, y que son las comnmente utilizadas al nivel de la gerencia de la compaa. Conociendo el nivel de disponibilidad de producto que la empresa desea mantener (nivel de servicio), y los costos que supone adquirir y mantener el inventario, la forma de mantener equilibrado el mismo es actuando sobre las rdenes de abastecimiento, decidiendo cunto y cundo comprar. Comprar en grandes cantidades favorecer a la disponibilidad de producto, y a los costos de adquisicin, pero impactar fuertemente en los costos de mantener inventario. Por otro lado, comprar en pequeos lotes que se vendan rpidamente favorecer los costos de mantener inventario, pero pondr en serio peligro el nivel de servicio que la compaa desea brindar. Existen en la prctica dos modelos comnmente utilizados para lograr esto: el control de stock por punto de reorden y el control de stock por revisin peridica. El primero supone identificar un nivel determinado de inventario llamado punto de reorden y colocar una orden cada vez que el nivel de inventario se reduce hasta este punto. La cantidad de stock a solicitar se calcula matemticamente y se conoce como cantidad econmica de pedido. El segundo supone revisar el stock disponible a intervalos regulares de tiempo, colocando en cada revisin una orden de abastecimiento que devuelva el nivel de stock hasta una cantidad mxima predeterminada. La cantidad de stock a solicitar ser la diferencia entre este punto mximo y el stock disponible al momento de la revisin. El control de stock por revisin peridica da por resultado un poco ms de inventario respecto del de punto de reorden, pero los costos aadidos de su manejo suelen estar compensados por costos administrativos reducidos, precios ms bajos y costos de adquisicin ms bajos, ya que el hecho de revisar el stock a intervalos regulares permite que se haga



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simultneamente para varios artculos, con lo que pueden solicitarse juntos, logrando economas de produccin, transporte y compras. En resumen, el control de stock es para cualquier compaa un proceso de vital importancia, independientemente de si la empresa tiene o no un sector dedicado exclusivamente a ello. Las tareas del control pueden dividirse en sectores tan diversos como finanzas, compras o logstica, pero nunca deben dejar de realizarse. Un pobre manejo del inventario puede llevar a una empresa a sobre estoquearse, lo que puede derivar en graves problemas financieros, o puede llevar a una compaa a quebrar producto reiteradamente, generando disconformidad y prdida de clientes. Un control eficiente permitir, en cambio, mantener sanos los estados financieros de la compaa, asegurando al mismo tiempo un nivel de disponibilidad de producto que satisfaga a los clientes, tornndose una ventaja competitiva para cualquier empresa que sepa cmo utilizarla. Transporte Se denomina transporte o transportacin (del latn trans, "al otro lado", y portare, "llevar") al traslado de un lugar a otro de algn elemento, en general personas o bienes. El transporte es una actividad fundamental dentro de la sociedad. Los modos de transporte son combinaciones de redes, vehculos y operaciones. Incluyen el caminar, la bicicleta, el coche, la red de carreteras, los ferrocarriles, el transporte fluvial y martimo (barcos, canales y puertos), el transporte areo (aeroplanos, aeropuertos y control del trfico areo), incluso la unin de varios o los tres tipos de transporte. Segn los modos de transporte utilizados, el transporte se clasifica o categoriza en:

Transporte por carretera: peatones, bicicletas, automviles y otros vehculos sin rieles.

Transporte por ferrocarril: material rodante sobre vas frreas.

Transporte por vas navegables: transporte martimo y transporte fluvial.

Transporte areo: aeronaves y aeropuertos.

Transporte combinado: se utilizan varios modos de transporte y la mercanca se transborda de vehculo a otro. Este modo de transporte se ha desarrollado dando lugar al transporte intermodal o transporte multimodal, en el que la mercanca se agrupa en unidades superiores de carga, como el contenedor, que permiten el transporte por diferentes vas sin ruptura de carga.

Transporte vertical: ascensores y montacargas.

Transporte por tuberas: oleoductos y gasoductos, en los que se impulsan fluidos a travs de tuberas mediante estaciones de bombeo o de compresin.

Asimismo, puede distinguirse entre transporte pblico y transporte privado dependiendo de la propiedad de los medios de transporte utilizados. Tambin puede ser interesante la distincin entre el transporte de mercancas y el transporte de pasajeros. Localizacin Localizacin se refiere al lugar fsico donde se realiza la actividad productiva, es decir donde se obtienen los productos que finalmente debern ser llevados al mercado. La decisin de localizacin es clave cuando se habla de rentabilidad y supervivencia en el tiempo; cuando se refiere a operaciones de servicio como un restaurante o un hotel, la localizacin debe estar relacionada con el fcil acceso para sus clientes. Las decisiones de localizacin se dan ms a menudo en las empresas dedicadas a la prestacin de servicio, pues son ms pequeas y este proceso es menos costoso. La localizacin de una empresa manufacturera es muy importante, las principales razones que se evalan es el coste y la inversin que supone construir una fbrica; si en la prestacin de servicio es importante el acceso de los clientes en las empresas manufactureras es importante un gran nmero de puntos tales como el clima laboral, los salarios, la cercana con los proveedores, los costes de transporte entre otras. Los criterios que se evalan a la hora de seleccionar la localizacin depende del tipo de fbrica que se quiera instalar por ejemplo la industria pesada que se caracteriza por ser de gran tamao y su construccin es muy costosa se evalan caractersticas que ayuden a la reduccin de costos (terreno, cercana a las materias primas etc.); la industria ligera es



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totalmente diferente, pues se trata de fbricas mucho ms pequeas y centradas pues los artculos que all se fabrican son de consumo permanente, las caractersticas que se evalan tambin tiene que ver con reduccin de costo (fcil transporte, cercana con os proveedores etc.). La localizacin de las bodegas y centros de distribucin es muy diferente, pues en estos no se producen artculos ni se venden, son un punto intermedio en el sistema de distribucin, no contaminan y el costo de instalacin es mucho menor que el de las fbricas.

Los indicadores de gestin logstica Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese logstico o de produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestin de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratgicas que reflejen un resultado ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita medir las diferentes etapas del proceso logstico. Actualmente, hay empresas que tienen grandes vacos en la medicin del desempeo de las actividades logsticas de abastecimiento y distribucin a nivel interno (procesos) y externo (satisfaccin del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificacin de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logstica, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la prdida paulatina de sus clientes. Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier operacin, no podemos olvidar: "lo que no se mide, no se puede administrar". El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas, sern una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional. Objetivos de los indicadores logsticos

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales.

Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo de entrega y la optimizacin del servicio prestado.

Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.

Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.

Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial (Benchmarking). Esquema de implantacin Slo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logstico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Identificar el proceso logstico a medir.

Conceptualizar cada paso del proceso.

Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir.

Recolectar informacin inherente al proceso.

Cuantificar y medir las variables.

Establecer el indicador a controlar.

Comparar con el indicador global y el de la competencia interna.

Seguir y retroalimentar las mediciones peridicamente.

Mejorar continuamente el indicador.



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Clases de indicadores de gestin

Principales indicadores de gestin Los indicadores logsticos ms utilizados son:



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El Control de los egresos de productos del Centro de distribucin Para el control de los egresos de productos, se pueden utilizar tcnicas de verificacin y control de mercancas, las que se dividen en cualitativas que corresponden al determinar las cualidades del producto y cuantitativas que verifican valores entre peso, volumen, densidad y gramaje, entre otras caractersticas del producto. Muestreo Se toma una parte de la totalidad de la mercanca del mismo lote para verificarla. Dentro de sus ventajas se puede considerar el menor costo y tiempo por revisin de producto, menor personal destinado a ello y menor manipulacin del producto. La inspeccin visual, se refiere a determinar las condiciones que posee el producto, como por ejemplo si su etiqueta est rota, si su empaque est deteriorado, si se observa sucio y oxidado, o si su cdigo de barras no se ve bien. Conteo Es fundamental dentro de las variables cuantitativas determinar datos para analizar completamente y tomar la decisin de aceptar o no el producto esta es una tcnica que exige tiempo recursos y personal esta una tcnica hoy en da se cuenta con alta tecnologa y sistemas de informacin como cdigo de barras.

Importancia del embalaje y la codificacin de productos El embalaje o empaque es un recipiente o envoltura que contiene productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulacin, transporte y almacenaje. Otras funciones del embalaje son proteger el contenido, facilitar la manipulacin, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composicin, ingredientes, etc. Dentro del establecimiento comercial, el embalaje puede ayudar a vender la mercanca mediante su diseo grfico y estructural. Algunos sistemas de codificacin de productos son: Lote El lote es una determinada unidad de medida de fabricacin de un conjunto que se planifica y se fabrica con referencia a un nmero.



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El nmero de lote se genera en la fabricacin y ana mltiples elementos heterogneos: materias primas, planta, lnea de produccin relacionando las mquinas implicadas, el software e incluso las personas involucradas en el proceso. As, podemos realizar un seguimiento de un grupo o lote de producto con caractersticas equivalentes de produccin. Cdigo GTIN-14 / DUN-14 Esta estructura numrica de 14 posiciones, anteriormente denominada DUN-14 (Despach Unit Number o Nmero de Unidad de Despacho), se utiliza para la identificacin de unidades de distribucin (cajas de cartn, embalajes, etc.), para facilitar la toma de informacin en los procesos de despacho, almacenamiento y transporte de la mercadera. El smbolo del cdigo de barras ITF-14 (entrelazado dos de cinco) est restringido a la codificacin en barras, de los nmeros de identificacin de los artculos comerciales que no pasan a travs del punto de venta. Esta simbologa se adapta mejor a la impresin directa sobre cartn corrugado. EAN (GTIN-13) El sistema de cdigos EAN es usado fuera de EE.UU. y Canad. Los cdigos EAN son similares a los cdigos UPC pero tienen 13 dgitos. El cdigo EAN (tambin conocido como GTIN-13) es solamente un cdigo de barras para productos en venta el por menor. Stock-keeping unit o SKU Es un identificador usado en el comercio con el objeto de permitir el seguimiento sistmico de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Cada SKU se asocia con un objeto, producto, marca, servicio, cargos, etc. Los SKU no siempre se asocian con tem fsico, sino que ms bien se refieren a entidades facturables. Extensiones en la garanta, cargos de envo o instalacin no son fsicos, pero tienen SKU porque son facturables. Quienes usan el mtodo SKU asignan los nmeros de acuerdo a su propio criterio, basados en las polticas de almacenamiento de datos de cada corporacin a nivel regional o nacional. El seguimiento de los SKU difiere de otros mtodos de seguimiento de productos en que no son controlados por una serie de regulaciones recomendadas por los fabricantes, ni tampoco por regulaciones de terceros. PLU (Price Look Up) El cdigo PLU (Price Look Up) es aplicado a la fruta, verdura, hierbas y frutos secos, pero en general, este autoadhesivo slo lo vemos en la fruta. Consta de 4 5 dgitos, los cuales:

a) si son 4 dgitos, quiere decir que la fruta ha sido criada convencionalmente, con pesticidas y fertilizantes qumicos b) si son 5 dgitos, empezados por un #8, quiere decir que es genticamente modificada, adems de ser criada

convencionalmente c) si son 5 dgitos, empezados por un #9, quiere decir que es criada de manera orgnica segn los estndares

internacionales. No son muy estrictos, pero de cualquier manera es preferible a lo convencional o GMO

Diferencias entre los procesos de recepcin, almacenaje y preparacin de pedidos Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

a) Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra.

b) Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin.

c) Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. d) Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo,

cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas



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defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.

e) Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" u otro documento interno.

f) Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

Proceso de despacho, distribucin y los niveles de servicio Recepcin de mercaderas La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin o de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa. Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor. Almacenamiento Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos. Entrega o despacho de mercaderas Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas. Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controladas por un departamento contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora. El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Distribucin El servicio de distribucin de carga permite que el comercio funcione, manteniendo el abastecimiento para que las empresas marchen y se mantengan operativas sin interrupciones. Para lograr este objetivo es importante medir la efectividad de este proceso, controlando el cumplimiento en los tiempos en las entrega, detectando y aminorando los daos y adems, respaldando cada entrega con un documento vlido. Entendiendo para qu es utilizado el servicio de distribucin, podemos entonces comprender qu aspectos deben ser medidos. Lo primero es determinar la oportunidad, es decir, la llegada a tiempo de los productos. Si esto no se cumple, tendremos quiebres de stock en los locales de venta, fbricas paradas o clientes insatisfechos por no recibir a tiempo sus compras. A este indicador suele llamrsele "On time delivery". En segundo lugar, es igualmente importante la integridad de la mercadera. De nada sirve llegar a tiempo, si los productos llegan en mal estado o los embarques vienen incompletos. Eventos de esta naturaleza pueden causar prdidas de venta y prdida de clientes, junto a las obvias mermas econmicas para el responsable. El indicador que mide la completitud de los despachos es el "Fill Rate". No slo es importante que una entrega se haga a tiempo e ntegra, tambin hay que demostrarlo. Para ello necesitamos entregar al remitente un comprobante de entrega, lo que puede ser un comprobante firmado por el destinatario o una copia cedible de la factura. El indicador que mide la cantidad de comprobantes entregados correctamente es el denominado "Proof of Delivery" o "POD". La discusin ahora es cmo deben ser medidos estos tres indicadores. A continuacin veremos una propuesta para ello.



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On Time: Indica cuntas entregas fueron hechas a tiempo, del total de entregas del perodo. Se debe tener cuidado con las entregas programadas, como por ejemplo a los supermercados, que no tienen el mismo plazo que el resto de los despachos. Tambin hay que tomar en cuenta los das feriados y fines de semana, ya que generalmente las promesas de entrega consideran das hbiles. Adems, muchos destinatarios no reciben los fines de semana. Finalmente, se tiene que considerar la oportunidad de recepcin de la orden de pedido en conjunto con la mercadera. Las empresas de distribucin tienen sus rutas interregionales con horarios establecidos. Si un despacho es entregado despus del horario de corte, debe considerarse como un despacho recibido al da siguiente. Fill Rate: Indica cuntos despachos presentaron problemas de daos o productos faltantes del total de despachos del perodo. Es importante llevarlo a nivel de despachos y no a nivel de bultos. El indicador es ms cido al considerar los despachos, adems el resto de los indicadores tambin estn en trminos de despachos. Al medir este ndice, se debe tomar en cuenta el embalaje de los productos. No puede considerarse que es responsabilidad de la empresa prestadora del servicio el dao de un producto que no vena en su embalaje adecuado. Por ejemplo, productos frgiles sin sujecin al interior de una caja. POD: Indica cuntos comprobantes de entrega conforme retornaron correctamente del total de despachos del perodo. Para el correcto clculo de este ndice se debe dar un plazo para el retorno de los documentos, alineado con el acuerdo comercial entre las partes.

1. Clasificacin de rdenes de recepcin y despacho

Informacin contenida en una orden de recepcin o despacho. Registros Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de:

1) rdenes de Compra (copia). 2) Vales de requisicin o entrega. 3) Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento. 4) Guas de Despacho de proveedor o salida. 5) Guas de Ingreso 6) Registros computacionales.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales Dentro de una Bodega. Cross Docking

Dada la bsqueda de una ventaja competitiva que represente un mejor posicionamiento dentro de los mercados globalizados, los flujos de los productos a travs de puntos de almacenamiento y alistamiento deben realizarse de la manera ms gil posible. Una de las mejores prcticas en la actualidad fiel a la velocidad de los procesos logsticos es el Cross Docking, el cual se define como un sistema de distribucin donde las unidades logsticas son recibidas en una plataforma de alistamiento y no son almacenadas sino preparadas para ser enviadas de la manera ms inmediata. El modelo bsico del Cross Docking es la consistencia en un proceso de consolidacin de productos y desconsolidacin de varios pedidos.



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En qu se fundamenta una estrategia de Cross docking? La estrategia de Cross Docking se fundamenta en un flujo continuo de productos, ahorro de costos, transporte rpido y a bajo costo y un soporte a las necesidades de los clientes. Caractersticas de una estrategia de Cross docking Las caractersticas que permiten identificar si se est implementando un sistema de Cross Docking son:

1) Un tiempo de almacenamiento inferior a 24 horas. 2) Una vez recibida la mercanca, se enva o se lleva Picking. 3) Se realiza un efectivo intercambio de informacin.

Tipos de Cross docking Existen a grandes rasgos dos tipos de Cross Docking

Cross Docking Predistribuido En el Cross Docking Predistribuido las unidades que han de comercializarse ya se encuentran organizadas por quien las provee de acuerdo con sus puntos de entrega, por ende estas son recibidas y movidas hacia los puntos de salida, lugar en el cual se encuentran con unidades similares de diferentes proveedores listas para ser despachadas. Este modelo es el ms bsico de aplicar, dado que las unidades no requieren de manipulacin alguna adicional. Cross Docking Consolidado En el Cross Docking Consolidado las unidades logsticas se reciben y de inmediato son enviadas a un rea de acondicionamiento dentro del CEDI (Centro de Distribucin) en el cual se organizarn constituyendo nuevas unidades logsticas de comercializacin para as ser enviadas a sus respectivos puntos de destino. Esta estrategia es frecuentemente utilizada para el armado de ofertas de productos que sern enviados a almacenes de cadena o grandes superficies. Elementos a considerar para aplicar Cross docking La fase preliminar y de implementacin de una estrategia de Cross Docking requiere de la consideracin de varios elementos fundamentales para el ptimo provecho de la metodologa, estos elementos son: Evaluacin econmica: Implementar Cross Docking se justifica tras vislumbrar una serie de beneficios, sin embargo requiere de una inversin para el cumplimiento de requerimientos tcnicos, por ende las organizaciones deben de implementar sistemas de costeo que les permite identificar la justificacin de la estrategia en cualquiera de sus fases de implementacin. Compromiso de la alta direccin: Cualquier estrategia logstica considerada dentro del conjunto de mejores prcticas basa su xito fundamentalmente en el compromiso que sobre la estrategia presente la alta direccin, en este caso la alta direccin debe acordar una estrategia comn y equilibrada para la distribucin de las unidades logsticas, as como permitir el flujo mixto de informacin entre las compaas que participen de la estrategia. Integracin horizontal de la organizacin: La organizacin que determine justo aplicar Cross Docking debe tener en cuenta que esta estrategia requiere de un compromiso horizontal, es decir, que todas las reas de la organizacin deben ser partcipes del proceso.



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Implementacin de herramientas que permitan el ECR: Siendo consecuentes con los elementos anteriores de inversin econmica y compromiso de la alta direccin en el flujo eficiente y efectivo de la informacin, es imperativo realizar inversiones tecnolgicas en herramientas que permiten la aplicacin de estrategias de Respuesta Eficiente al Consumidor. Picking Definicin de Picking se denomina as, en el campo de la logstica, al proceso de recogida de material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene ms unidades que las extradas. En general, cuando se recoge material abriendo una unidad de empaquetado. Puede ser un Picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja, o un Picking de cajas, cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor, tambin llamado Packing.

Qu es el Picking? El Picking es un proceso bsico en la preparacin de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logstica ya que en muchos casos es el cuello de botella de la misma. Normalmente es un proceso intensivo en mano de obra y su optimizacin y mecanizacin una de las formas de mejorar el rendimiento de la cadena de logstica interna de las empresas. Su mejora pasa, como es lgico, por eliminar las partes menos productivas del proceso. La parte ms improductiva suele estar relacionada con el desplazamiento entre las distintas ubicaciones donde se va a efectuar el proceso de Picking de los diferentes productos. Para eliminar dichos desplazamientos hay dos soluciones normalmente divergentes; una se basa en la modificacin de los procedimientos para disminuir los desplazamientos (bsicamente servicio agrupado de pedidos) y la otra en automatizar con maquinaria el transporte de los contenedores de producto sobre los que se va a realizar el proceso de Picking hasta un puesto central de Picking donde se sita el operario que va efectuar dicha labor. Este primer proceso es denominado asimismo Picking por oleadas, mientras que el segundo es una consolidacin de Picking. La primera de las opciones, servicio agrupado de pedidos o Picking por oleadas, basa su eficacia en el concepto estadstico de ruta ptima; esta ruta recorre de forma ptima (bajo el concepto definido en el problema del cartero chino, nunca pasar dos veces por el mismo sitio) las distintas posiciones de recogida de producto y que empieza a tener relevancia a partir de un cierto nmero de posiciones diferentes a recorrer. Siendo la distancia recorrida entre operaciones de recogida, inversamente proporcional al nmero de lneas de pedido a servir en el lote, su eficacia es directamente proporcional al nmero de pedidos agrupados para su servicio simultneo. Esta agrupacin tiene como lmite los condicionantes fsicos de llenado de los contenedores de recogida, por lo que aparecen varias soluciones para aumentar el nmero de pedidos agrupados, a aplicar en funcin de las caractersticas de rotacin de los productos. Bsicamente se pueden reducir a dos, Batch Picking y Pick to Box. El Batch Picking, el ms tradicional, se basa en una extraccin conjunta del material de todos los pedidos agrupados y una separacin posterior de las cantidades de cada referencia que van en cada pedido. El Pick to Box, procedimiento inicialmente introducido en el SGA Visual SACA, se basa en una extraccin del material agrupado y una introduccin directa del mismo en las cajas de envo o en gavetas de recogida en el mismo punto de extraccin del material, eliminando as el proceso de separacin posterior. Ambos procedimientos no son incompatibles, sino que debe ser posible combinarlos en el mismo almacn, ya que cada uno tiene un campo de aplicacin determinado en funcin de la rotacin y de la volumetra de los productos. El gran



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inconveniente de las agrupaciones de servicio en las tcnicas de Picking es siempre el espacio necesario para las agrupaciones. Actualmente, se han definido diversos mtodos de Picking para mejorar la eficacia del mismo sin estar supeditado a limitaciones de espacio. Uno de los sistemas es el Pick To Voice, otro el Pick By Light. Ambos sistemas mejoran la eficacia de los operarios y reducen los errores (el primero de ellos gua al operario hasta las ubicaciones y le marca la mercanca que debe tomar en la ubicacin - Pick By Light; El Pick To Voice, le gua mediante instrucciones simples de voz, que optimizan, entre otras cosas, la eficacia del operario en tanto que acta con las manos libres) Informaciones necesarias para la preparacin de pedidos o Picking Para preparar pedidos, un preparador necesita un documento: la lista de Licking o la lista de preparacin de pedidos. Esta lista puede tomar varias formas:

a) Simple papel A4 impreso, b) Serie o rodillo de etiquetas productos, cada una corresponde a un producto a preparar, c) Sobre pantalla de un terminal embarcado, el preparador recibe sus instrucciones en la pantalla y luego las valida

con la ayuda de la pistola (cdigo de barras) de su terminal embarcado. d) Vocal en el caso de un Picking vocal, el preparador recibe sus rdenes y confirma las operaciones por la voz.

En todos los casos, debe dar las informaciones siguientes: a) Las referencias, la descripcin, las cantidades y las ubicaciones en el almacn de las referencias que hay que

preparar. b) El emplazamiento de las zonas de reagrupacin de las referencias c) Las instrucciones especficas de preparacin: embalaje, disposicin de los productos en el paquete.

Etapas de la preparacin de pedidos o Picking Ejemplo con terminal embarcado (radio frecuencia).

a) Recepcin del pedido en almacn y Transformacin del pedido en orden de preparacin. b) Display de la lista de Picking sobre el terminal del preparador. c) Toma de los artculos a preparar. d) Actualizacin de las existencias por lectura cdigo de barras de los artculos tomados y de las zonas de Picking. e) Reagrupacin de los artculos en la zona de preparacin. f) Impresin y encolado de las etiquetas de las embalajes donde los artculos van a ser puestos. g) Preparacin y reagrupacin de los artculos. h) Actualizacin del sistema relacionando cada nuevo embalaje con los artculos que contiene por lectura cdigo de

barras. i) Validacin final de la lnea de pedido y actualizacin del sistema.

Los tipos de preparacin de pedidos o Picking. Preparacin de pedidos con movimiento, pedido por pedido Un preparador por pedido Para cada pedido, es el mismo preparador quien va a recolectar en los diferentes lugares los artculos seleccionados y que los devuelve en la zona de preparacin para embalarlos. Varios preparadores por pedido Para cada pedido, son preparadores diferentes repartidos por zona de Picking quienes van a recolectar en los diferentes lugares los artculos seleccionados y que les devuelven a la zona de preparacin donde uno o varios preparadores les embalarn. Preparacin de pedidos por olas o varios pedidos (olas de pedidos) Un preparador por ola (varios pedidos) Para una ola dada, es el mismo preparador quien va a recolectar en los diferentes los artculos seleccionados y que los devuelve en la zona de preparacin donde los clasifica por pedido antes de embalarlos.



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Varios preparadores por ola (varios pedidos) Para una ola dada, son preparadores diferentes repartidos por zona de Picking quienes van a recolectar en los diferentes lugares los artculos seleccionados y que les devuelven en la zona de preparacin donde uno o varios preparadores les clasificarn por pedido antes de embalarlos. Preparacin de pedidos a puesto fijo Preparador a puesto fijo con seleccin del equipo El preparador no tiene desplazamientos a efectuar, toma los artculos sacados de un transelevador o trados por vehculos filoguiados (industria automvil), los acondiciona en un nuevo embalaje (paquete, paleta, caja de plstico) y lo reenva con la ayuda del transelevador o de los vehculos filoguiados. Preparador a puesto fijo sin seleccin del equipo El preparador no tiene desplazamientos a efectuar, ni de toma de artculo. Una nave de escolta que pasa por su puesto de trabajo trae el producto a clasificar, reagrupar o reacondicionar y le hace en el movimiento a la imagen de una cadena de montaje automvil. El paquete se va de nuevo, preparado. Picking vocal El Picking Vocal est comenzando a ser implementado en los almacenes logsticos. Se trata de un tema nuevo de inters para el logstico Cmo funciona? Cules son los beneficios en la productividad y en la fiabilidad del servicio? Cul es el ROI (Retorno sobre la Inversin) de este tipo de proyectos? Estas son las cuestiones que vamos a analizar. El objetivo principal del Picking Vocal es el uso de la voz como medio de comunicacin entre el SGA (Sistema de Gestin de Almacn) y el operador. El Picking Vocal utiliza la tecnologa de reconocimiento de la voz. El operador est equipado con un terminal fijo (lo lleva en su cinturn o en el bolsillo), que recibe rdenes de voz a travs de un auricular y valida o transmite informacin a travs de un micrfono. Aadir controles en el proceso es totalmente posible (el operador deber vocalmente confirmar la cantidad preparada, la ubicacin de Picking...). Se olvida la necesidad de una terminal de acceso en las carretillas o de un equipo de radiofrecuencia para registrar las rdenes de captura de datos en la operativa. El dominio ms evidente para la aplicacin del reconocimiento de la voz es la preparacin de pedido, pero otros procesos de almacenamiento pueden tambin utilizar esta tecnologa (inventarios, reabastecimiento del Picking, Cross docking...) El Picking Vocal permite obtener beneficios importantes en la productividad y en el servicio al cliente:

el operador est ms centrado en sus misiones,

la gestin del operador se hace paso a paso,

ambas manos estn disponibles,

no es necesario que el operador quita sus guantes (seguridad, temperatura dirigida...),

no es necesario imprimir documentos (listado de preparaciones...). El Picking Vocal permite obtener datos de mayor calidad que las tecnologas AIDC (Automatic Informacin de recopilacin de datos). Como apoyo de un proceso bien concebido y aplicado, el Picking Vocal puede conducir a tasas de fiabilidad de la preparacin de pedidos de 99,9%. Tambin permite un crecimiento de la productividad del 15%. Para medir el ROI (Retorno sobre la Inversin) relacionado con la aplicacin del Picking Vocal, el logstico tiene que evaluar el ahorro previsto:

reduccin del costo de la logstica inversa o de tratamiento de los litigios clientes debido a la reduccin de errores en la preparacin (estudios muestran una reduccin de tasa de error en Picking entre el 80% y el 90%)

mejora de la productividad en el almacn

reduccin de los movimientos (la informacin se comunica en tiempo real)

reduccin de la edicin de documentos (el apoyo es slo de voz)



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reduccin del esfuerzo de formacin (tecnologa ms intuitiva)

reduccin de riesgo de accidentes (en ciertos entornos) El ROI (Retorno sobre la Inversin) ms alto se observ en entornos con poco margen y nmero alto de lneas de preparaciones. Por lo tanto, no es una sorpresa que el sector de la distribucin sea frecuentemente un usuario de esta tecnologa. Los terminales de Picking Vocal existen en el mercado, pero tambin existe terminales mixtos que permiten tanto un uso manual y de tecnologa de voz. Esta tecnologa permite evitar la compra de equipamientos especficos y, por lo tanto, un ms rpido retorno de la inversin (posible utilizacin para muchas actividades del almacn). El Batch Picking, el ms tradicional, se basa en una extraccin conjunta del material de todos los pedidos agrupados y una separacin posterior de las cantidades de cada referencia que van en cada pedido. El Pick to Box, procedimiento inicialmente introducido en el SGA Visual SACA, se basa en una extraccin del material agrupado y una introduccin directa del mismo en las cajas de envo o en gavetas de recogida en el mismo punto de extraccin del material, eliminando as el proceso de separacin posterior. Ambos procedimientos no son incompatibles, sino que debe ser posible combinarlos en el mismo almacn, ya que cada uno tiene un campo de aplicacin determinado en funcin de la rotacin y de la volumetra de los productos. El gran inconveniente de las agrupaciones de servicio en las tcnicas de Picking es siempre el espacio necesario para las agrupaciones.

3. Documentacin asociada a las tareas logsticas de recepcin y despacho

Documentacin de procesos Conocimientos de embarque Un conocimiento de embarque es un documento firmado por un transportista y remitido a un cargador que proporciona evidencia de la recepcin de las mercancas para su envo e incluye muchas de las mismas descripciones e instrucciones que una carta de porte tiene. Hay dos tipos bsicos de cartas de embarque. Una carta de porte recta consigna las mercancas enviadas a un individuo especfico. Una carta de pedido, por otra parte, consigna las mercancas a la orden de un individuo nombrado. Diferencias legales La diferencia ms importante entre una carta de porte y conocimiento de embarque es el hecho de que ste ltimo es un documento de ttulo. Adems de ser un recibo, un conocimiento de embarque es un contrato para el transporte de mercancas y un documento de ttulo para ellas. Esto es importante para determinar si la propiedad de los bienes es negociable. Por ejemplo, un conocimiento de embarque no es negociable, mientras que una carta de pedido tal vez es negociable si las condiciones lo permiten. Usos Debido a las complicaciones legales de los conocimientos de embarque, las cartas de porte tienen ciertas ventajas. Ya que los conocimientos de embarque son necesarios para la entrega, los envos pueden retrasarse si el documento original se ha perdido. Dado que las cartas de porte no son negociables, no necesitan ser entregadas en el destino para realizar la entrega. Las cartas de porte pueden ser usadas en lugar de los conocimientos de embarque, siempre que una carta de crdito u otro convenio bancario no estn involucrados. Debido a que simplifican el procedimiento, las cartas de porte son a veces preferibles a los conocimientos de embarque. Carta de Porte Definicin: Este documento prueba la existencia de un contrato de transporte terrestre, acredita que el transportador ha tomado la carga obligndose a entregarla en un destino convenido por las partes. Objetivos

1. Otorga ttulo de propiedad negociable al ser presentado por el comprador o por una persona destinada. 2. Es endosable, se emite en originales y copias



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Datos que debe contener una Carta de Porte:

Nombre y domicilio del remitente y del destinatario de las mercaderas

Indica monto y la moneda a ocupar

El peso bruto, el volumen y el valor FOB de las mercancas

Nmero original del documento

Indica si el flete es pre- pagado o por pagar

Debe indicar el lugar de salida y destino de la carga notificada

Fecha de embarque, cuando se emiti el documento o de recibi la carga

Debe indicar si la mercanca fue recibida en buen estado o con alguna anomala

Nombre y firma de la empresa transportista y del destinatario o su representante

Cantidad y clase de bultos, marcas, nmeros, tipo de mercancas, contenedores y accesorios. Caractersticas Carretero

Simplicidad, versatilidad y flexibilidad.

Permite transportar cualquier tipo de mercadera.

Se utiliza cuando se trata de entregas puerta a puerta.

Fuerte competencia, lo que permite negociar condiciones ventajosas.

Carta de Porte (Inland or Ground Bill of Lading)

Es el titulo legal del contrato entre el cargador y el porteador y es el elemento de prueba de la carga. Cumple una importante funcin como instrumento de crdito y puede ser emitido: al portador, nominativo, a la orden, unimodal, conjunta o indistinta.

Ferroviario

Es adecuado para grandes envos de vagn completo a mercados limtrofes.

Permite transportar gran variedad de tipos de mercaderas y grandes tonelajes en largos recorridos.

Sus servicios son regulares, con itinerarios determinados.

Facilidad de seguimiento de la carga.

Bajo ndice de siniestralidad.

Carta de Porte (Rail Road Bill of Lading)

(dem anterior) Multimodal

Es reciente. Describe el traslado de mercaderas desde su origen hasta un destino, combinando distintos medios de transporte (terrestre, martimo, areo).

Es la consecuencia de los avances tecnolgicos en el transporte internacional, principalmente con la utilizacin de pallets y contenedores o vehculos cerrados, capaces de ser transbordados de uno a otro medio de transporte sin necesidad de llevar a cabo manipulacin alguna de las mercaderas, los cuales al estar precintados, permiten el trnsito aduanero por varios pases, de manera simple y rpida.

No es necesario realizar distintos contratos para cada cambio en el medio de transporte.

Conocimiento de Transporte Multimodal (Conocimiento FIATA-Federation International des transitaires). Hoja de Ruta Una hoja de ruta es la sucesin de operaciones a la que se someten los materiales en los diferentes puestos de trabajo para su transformacin y obtencin. Se especifican tiempo y recursos necesarios. En un proceso de produccin, una "hoja de ruta" es un documento en el que se especifican las operaciones que se realizan sobre un mismo artculo hasta el momento de transformarlo en otro. En cada etapa productiva, en dicha hoja de ruta se debe incorporar informacin relevante como operadores involucrados, tipo de producto, su peso, fecha y hora de entrega de trabajo, la de inicio de proceso, de trmino de proceso, quin lo efectu, a quin se entreg, hora de entrega o paso a siguiente etapa de produccin, etc., con el fin de obtener el tiempo efectivo de proceso de un bien o servicio, aplicndose desde una fase inicial hasta el final de fabricacin.



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Hojas de seguridad Una Hoja de Seguridad (HDS) proporciona informacin bsica sobre un material o sustancia qumica determinada. Esta incluye, entre otros aspectos, las propiedades y riesgos del material, como usarlo de manera segura y que hacer en caso de una emergencia. El objetivo de este documento es el de proporcionar orientacin para la comprensin e interpretacin de la informacin presentada. Las HDSs son esenciales para el desarrollo de programas integrales de uso y manejo seguro de los materiales. Las HDSs son preparadas por los fabricantes o proveedores de los materiales y, dado que su elaboracin est orientada a diferentes usuarios, la informacin que se presenta es general y resumida. La informacin de las HDSs est organizada en secciones. Los nombres y contenidos especficos de estas pueden variar de un proveedor de HDSs a otro, presentando, por lo general, las 16 secciones de las Hojas de Datos de Seguridad de los Materiales (MSDS) del American National Standards Institute (ANSI). Si se est empleando una hoja de datos de 8 secciones, similar a la recomendada por la Occupational Safety and Health Administration (OSHA), la informacin presentada se puede localizar en este documento, aunque puede aparecer en orden diferente y bajo ttulos ligeramente distintos. Orden de Picking

En el campo de la logstica, Picking es el proceso de recogida de material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene ms unidades que las extradas. En general, el proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de empaquetado. Puede ser un Picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja o un Picking de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor tambin llamado Packing. El Picking es un proceso bsico en la preparacin de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logstica, ya que, en muchos casos, es el cuello de botella de la misma. La preparacin de rdenes de despacho se inicia desde el momento que se recibe la instruccin del Cliente en el centro de distribucin por va electrnica. El sistema asigna al Operador de Picking quin retira la mercadera solicitada desde las posiciones que le instruye el sistema a travs de una ruta lgica. Las posiciones a retirar son calculadas en base a estrictos criterios FIFO o de fecha de vencimiento. Todas las labores de Picking son efectuadas con terminales inalmbricos utilizando tecnologa 3G, de forma que el inventario de cada posicin est siempre en lnea. Una vez preparada la orden de despacho, se procede a chequear la orden, embalar y se emiten los correspondientes packing list. Estos ltimos, indican nmero del bulto y peso asociado a cada SKU solicitado. Previo al proceso de pack se efectan labores de valor agregado tales como: rotulacin, colocacin de sensores, pack de promocin, introduccin de instructivos, separadores, componentes, etc., segn sea la necesidad. De forma de tener operaciones eficientes medidos en tiempos de proceso, permanentemente se efectan labores de reposicin de las posiciones de Picking. Para esto, el sistema calcula los stocks crticos en base a la demanda histrica, compara con los stocks de las reas de Picking e instruye al Operador asignado que efecte las correspondientes reposiciones. Todo lo anterior, mediante un terminal inalmbrico. Kitting Expresin usada en el contexto de la administracin, organizacin de la Empresa, negocios y gestin. Ensamble ligero de componentes o partes en unidades definidas. Orden de compra Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega. Los fundamentos de la orden de compra son bsicamente sencillos. Una orden de compra es, por lo general, un documento numerado expedido por un comprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran especficamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compaa tiene la autoridad de hacer rdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en



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el caso de una controversia. Por eso es importante que toda la informacin pertinente se incluya en el PO (orden de compra en ingls: Purchaise Order). El registro y el control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas que tienen un gran volumen de compra y venta de mercancas. Sin buenos registros, una empresa puede caer muy rpidamente en un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en estados eficientes. Hacer el seguimiento de las rdenes de prdida o retraso puede ser difcil de conciliar sin la informacin adecuada. rdenes de compra son tiles en este campo y muchos otros.

Criterios para el ordenamiento de la documentacin por fechas, secuencia, clientes, procesos, codificacin tipos

de reporte u otro criterio de orden interno.

Archivo: Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los documentos. En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administracin pblica. Por lo general en los pases latinoamericanos no existe una poltica precisa y sistemtica que determine la organizacin de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna emanada del mismo y adoptan los procedimientos que consideren ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organizacin y a la naturaleza de los documentos. Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, stos pueden clasificarse en:

Sociales

Gremiales

Deportivos

Polticos

Eclesisticos

Notariales

Educacionales

Particulares.

Comerciales Funciones de los archivos

1) Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. 2) Asegurar la perfecta conservacin de los documentos. 3) Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las diversas dependencias

de la empresa. Comprobacin

1) Con qu propsito se archiva? 2) Elabore una definicin de archivo 3) Establezca diferencias entre archivo y archivar 4) Qu importancia tiene el archivo en una organizacin?



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Tipos de Archivos Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De all que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin. Materiales Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene: Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal" de toda correspondencia.



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Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los documentos. Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella. Clasificacin Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar tambin como la distribucin de documentos escritos de inters para la empresa, suministrando a cada uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas.

Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin

Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio. Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y control. Manual o Cdigo de Clasificacin Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algn servicio general. La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos. Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:

Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para carpetas y archivadores.

Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.

Archivo. Sistemas de clasificacin "La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que deba ser resuelto por los propios empleados. Por esta razn muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificacin inadecuados y con archivos llenos de documentos intiles" (Landa Y Farner, 1982). Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayora de las oficinas, an se contina manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines... El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadsticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lgico es pensar en la economa del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificacin, que se adapte a las exigencias de la empresa, que d seguridad a la informacin conservada y que est disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios. Principios Fundamentales de Clasificacin Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

Clasificar, ordenar y archivar.

Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado.

Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.



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Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es el mtodo. Es decir la clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo ejecuta. Archivo. Sistemas fundamentales de clasificacin Sistemas de clasificacin. Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos: Alfabtico y numrico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenacin. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son slo combinaciones realizadas con ellos. Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn por la cual es uno de los ms conocidos. Se puede archivar alfabticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geogrfico), por categora o tema (asunto). Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numrico consecutivo, numrico simple. Dgitos terminales, dgitos centrales. Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cul es el sistema mejor y ms aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentacin tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa. Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo

Clase de documentos que se archivarn

Frecuencia de consulta

Cantidad de usuarios del archivo

Cantidad de documentos recibidos y procesados en un perodo

Forma en que son solicitados los documentos (alfabtico, geogrfico, numrico, temtico o combinacin de ellos)

Mtodo de control y seguimiento de documentos que sea ms eficaz

Plan de transferencia que se utilizar. Procedimiento para archivar

Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estn listos para ser archivados)

Clasificar,(decidir bajo que nombre se archivar)

Codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificacin)

Distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre sealado en la clasificacin

Guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas) Archivo. Sistema alfabtico Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Ventajas La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico. Reglas para ordenar alfabticamente: Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aqu se estudiarn las ms usada en nuestro pas.



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Reglas de clasificacin Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas, quedar as:

Apellido, en este caso, Salas; Nombre de pila: Mara; Segundo nombre: Elena; Es decir quedara as: Salas, Mara Elena.

Siempre la inversin del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN. Orden alfabticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla: Mario Daz Prez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, Jos Perna Archivo. Sistema alfabtico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Arraeza Carlos Arraeza Carlos

Daz Prez Mario Daz Prez Mario

Perna Jos Perna Jos

Zarcos Juan E Zarcos Juan E

Archivo. Reglas de clasificacin Orden alfabtico Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabtico, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidir el orden alfabtico, si las primeras unidades son iguales, la prxima al ser distinta decidir el orden alfabtico; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idntica raz. Ejemplo: Al Salas, Al Soto, Al Sarria Jurez, Ely Garca, Ali Salamanca

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Salas Al Garca Ely

Soto Al Salamanca Al

Sarria Jurez Al Salas Al

Garca Ely Sarria Jurez Al

Salamanca Al Soto Al

Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Nombres. Casas comerciales Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marn, quedara as:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Marn, Luis Farmacia

Artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artculos, preposiciones, contracciones..., stos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al final entre parntesis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero entre parntesis.



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Ejemplo La tienda de las flores, quedara: Tienda (de las) Flores (La). Marn y Gonzlez, asociados, quedara: Marn (y) Gonzlez, Asociados Nombres. Firmas comerciales Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junn

Unidad1 Unidad 2

Farmacia Junn

Nmeros Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5 hermanos, 4 Estaciones. Nombres. Geogrficos y abreviaturas Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o institucin se incluye un nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto, quedara: San Juan (de) Areo, Abasto (4 unidades); La Guaira, ptica Company, quedara: La Guaira ptica Company (3 unidades).

Tipos de flujo de la documentacin en la empresa La importancia de un archivo en una empresa moderna Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted. Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar. Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

Requiere esto alguna accin por mi parte?

Puedo encontrarlo en otro sitio?

La informacin es suficientemente reciente para ser til?

Para qu puedo utilizar esta informacin?

Existen implicaciones legales o financieras?

Qu es lo peor que me podra pasar si no tengo esta informacin?

Necesita alguien esta informacin? Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.



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Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:

Lgica. o Como me piden los documentos. o Como necesitamos la informacin.

Rigor.

Sencillez. Los criterios para un archivo eficaz son:

Inequvocos.

Explcitos.

Objetivos. La organizacin bsica de un archivo es la siguiente:

Existencia de unas normas de archivo o manual.

Existencia de un ndice.

Instalaciones. El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente:

1. Introduccin general. 2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes. 3. Proceso de llegada del documento al archivo. 4. Normas y sistemas de clasificacin. 5. Tipos y niveles de archivos. 6. Tipos y criterios para documentos. 7. Conservacin de la documentacin en cada nivel. 8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico. 9. Normas de eliminacin y conservacin. 10. Normas de retencin o caducidad. 11. Normas de solicitud de documentacin. 12. Normas para prstamos. 13. Medios materiales necesarios. 14. Medios personales necesarios.

Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin. Tenemos diferentes clases de archivo:

Centralizado.

Descentralizado.

Mixto. Las ventajas del archivo centralizado son:

Orden y control.

Asequible a todos.

Economiza duplicados.

Economiza espacio y equipo.

El procedimiento es uniforme. Sus inconvenientes:

Es esttico.

Requiere personal especializado.

Retrasa la informacin.

Riguroso en el prstamo.



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Las ventajas del archivo descentralizado son:

Mayor autonoma.

Ajuste permanente.

Rapidez de acceso.

No requiere personal especializado aunque debera de tenerlo.

Normas estrictas en cuanto al nmero de copias.

Normas para el control y seguimiento de documentos. Sus inconvenientes son:

Puede faltar informacin.

Falta de conocimiento del personal.

Incremento de las tareas.

Bsqueda y control de los documentos difcil. Las ventajas del archivo mixto son:

Mayor elasticidad.

Pronta localizacin de documentos. Sus inconvenientes son:

Coordinacin efectiva entre las dependencias.

El archivo central debe establecer normas. El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:

Sistemas de clasificacin Reglas bsicas de los sistemas de archivo Los conceptos bsicos del archivo son:

Ttulo. o Alfabtico. o Numrico. o Alfanumrico.

Unidad.

Clasificar.

Alfabetizar. La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un nico sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.

Clasificacin

Coservacin

Transferencia

Eliminacin



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La alfabetizacin de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y despus el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados. Los sistemas de clasificacin de archivos son los siguientes:

Alfabticos. o Nominal. o Geogrfico. o Temtico.

Numricos. o Natural. o Cronolgico. o Codificado. o Terminal.

Alfanumricos. El sistema alfanumrico de clasificacin es uno de los ms antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

Nombre de la empresa.

Nombre de quien firma la carta.

Nombre a quien est dirigida la carta.

Nombre del tema de la carta.

Nombre de la localidad geogrfica. Las ventajas del archivo alfabtico son que es sencillo de ordenar y permite una fcil ampliacin y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la bsqueda y la creacin de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes. La organizacin fsica es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

1. Guas primarias. 2. Guas secundarias. 3. Carpetas individuales.

Las guas primarias dividen el archivo en secciones alfabticas y las guas secundarias se usan para subdividir una seccin y destacar los nombres importantes. El archivo alfabtico por temas puede ser diccionario o enciclopdico. El archivo geogrfico es una colocacin alfabtica de acuerdo con la divisin geogrfica y el nombre o tema. En el archivo numrico los documentos se ordenan segn un cdigo. Las ventajas del archivo numrico son que permite aadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos, rpida identificacin e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un ndice auxiliar alfabtico. El archivo numrico consta de:

1. ndice numrico. 2. ndice auxiliar. 3. ndice alfabtico.

El ndice numrico contiene guas primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales. Un archivo alfanumrico es un archivo con combinacin de nmeros y letras.



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Mecnica Del Archivo Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categoras. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios. Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha. 2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar. 3. Usar separadores. 4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas. 5. Sujetar los papeles con grapas. 6. Unir las copias de las respuestas. 7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan. 8. No recargar cajones. 9. Archivar la correspondencia por asuntos. 10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo. 11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares. 12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias. 13. Apuntar con lpiz la fecha en que se puede eliminar material. 14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamao. 15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene. 16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los mtodos manuales son aplicables a los procedimientos informticos. Control seguimiento. Traslado y destruccin. Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargar de establecer:

Normas para el funcionamiento del archivo.

Normas para el control de los documentos.

Normas para trans

manual logística administrativa

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