INTRODUCCION:

MONITOREO DE EVENTOS DE TECNOLOGIA 2002, se ha elaborado para la captación de información del Instituto Nicaragüense de Tecnología Agropecuaria, consiste en los controles de eventos dentro del marco de la planificación operativa 2002 del INTA (POA 2002) y estarán asociadas a los desembolsos por medio de cheques que cubrieron los gastos de estos eventos, todos estos cheques elaborados por el INTA ya estarán registrados por fecha de emisión, nº de de cheque y monto.

Este modulo se podría considerar sencillamente la herramienta operacional para informatizar por medio de la grabación de cada uno de los eventos en su correspondiente programación y/o planificación por: componente, sub. componente, actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea y sub. sub. sub. tarea, desagregados por departamento y oficina de extensión en donde fueron ejecutados los eventos. Con respecto al municipio donde se realizo el evento, este será seleccionado y/o digitado al grabar el cada evento ya que la programación fue realizada hasta oficina de extensión. Toda esta información recopilada permitirá reportar, cantidad de eventos realizados por zonas, oficinas de extensión, departamentos y municipios además del costo y tipo de costo correspondiente al pago de alimentación, hospedaje, alquiler, combustible, pago a instructores y servicios de cafetería. Permitirá así validar todas las rendiciones de cuentas de cada cheque desembolsado por el INTA y cada zona del país.

Para iniciar el proceso de enseñanza en el manejo de este modulo, primeramente describiremos cada uno de los datos solicitados en la pantalla de captura informatizada.

Código de Acción: Este código separado por puntos corresponde al siguiente orden cronológico:

a) Componenteb) Sub. Componentec) Actividadd) Tareae) Sub. Tareaf) Sub. Sub. Tareag) Sub. Sub. Sub. Tarea

Zona: Son todas las zonas en las cuales tiene se planificado realizar actividades tecnológicas

Nombre del Evento: Descripción completa del nombre del evento.

Fuente Financiamiento:

Seleccionar fuente de financiamiento tales como: a) A.I.F.b) Gobierno

Coordinador: Digite o seleccione el nombre y apellido del coordinador del evento.

Técnico Ejecutor: Digite o seleccione el nombre y apellido del técnico ejecutor del evento

Municipio: El objetivo de este campo es recopilar el nombre del municipio exacto donde se realizo el evento.

Justificación: Este campo permite digitar la justificación resumida o completa del evento.

Objetivos: Este campo por ser tipo MEMO, le permitirá digitar todos los objetivos posibles contenidos en el informe final del evento.

Tema principal: Por lo general del Tema Principal tiene mucho que ver con el Nombre del evento.

Fecha inicio: Corresponde a la fecha en que inicio el evento.Fecha final: Corresponde a la fecha de conclusión del evento, si el evento

duro solamente un día, esta fecha tendría que ser igual a la fecha inicio.

Participantes: En esta pregunta encontrara cuatro campos, uno correspondiente al número total de participantes de mujeres y otro al número total de hombres participantes, el campo total corresponderá a la suma de mujeres más hombres.

Datos del cheque elaborado en el INTA:

a) Fecha del Cheque: Fecha del Cheque elaborado en el INTA, (esta fecha es muy importante debido a que los gastos ejecutados en dólares serán convertidos según la tasa de cambio a esta fecha.

b) Número del Cheque: Información referente al número de Cheque.

c) Monto: Este será el monto con que fue emitido según la contabilidad del INTA este cheque.

Datos del Cheque elaborado en la Zona:

a) Fecha: Fecha en que fue emitido este cheque en la zona.

b) Número de Cheque: Número de cheque emitido en la Zona.

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c) Monto: Monto del cheque emitido en la zona, este será digitado según documentación original referente al cheque.

Elemento del Gasto: Nombre del gasto realizado.Cantidad: Cantidad de servicios de comida, días de viáticos y/o

cualquier otro gasto realizadoMonto: Monto del gasto.

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OPCIONES DEL MODULO:

a) Ingresar al Modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnologia.b) Filtrar pantalla de captura de eventos por componente, sub. componente,

actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea, sub. sub. sub. tarea, Zona, Departamento, Oficina de Extensión o Municipio programado físicamente y Financieramente por Planificación y Seguimiento.

c) Buscar Actividades, tareas y/o eventos específicos.d) Grabar un evento o actividad realizada.e) Agregar una nueva acciónf) Borrar una tarea y/o acción específica g) Filtrar y/o seleccionar información específica correspondiente a: Zona,

Departamento, Oficina de Extensión, programaciones nuevas (registros nuevos).

h) Presentar programación y ejecución física financiera de la acción seleccionada.i) Ver total de gastos realizados en el eventoj) Grabación de los Resultados e Indicadoresk) Grabación de los nombres de archivos vinculados al eventol) Salir de este modulo.

A continuación se detallara la forma de utilizar paso a paso cada una de estas opciones:

a) Ingresar al Modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnología: Para ingresar al modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnología, tendrá que estar registrado con un nombre de usuario y su clave secreta de acceso:

1. Estando en el escritorio de su Pc. haga doble clic en el icono

, de esta forma ejecutara el modulo de Monitoreo e Eventos de Tecnología.

2. Digite su clave de usuario y presione <ENTER>.

3. Digite su clave secreta de acceso y presione <ENTER>, si su clave de usuario y clave secreta son correctas obtendrá el acceso para grabar, buscar y/o modificar registros. Aquí usted no podrá modificar registros ya grabados por otros usuarios

b) Filtrar pantalla de captura de eventos por componente, sub. componente, actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea, sub. sub. sub. tarea, Zona, Departamento, Oficina de Extensión o Municipio programado físicamente y Financieramente por Planificación y Seguimiento: La programación física financiera es la información importada de Microsoft Project que considera la programación mes por mes de cada año (2000, 2001 y 2003) tanto físicamente como financieramente de la actividad o tarea a realizar por Zona, Departamento, Oficina de

Extensión y Zona. Para ejecutar esta opción haga clic en el botón , seguidamente en la siguiente pantalla podrá seleccionar

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c) Buscar Actividades, tareas y/o eventos específicos: Esta opción le permitirá buscar eventos ya grabados, aquí usted podrá localizar rápidamente los datos de un evento específico a través de su nº de evento, nombre, fecha de realización y/o cualquier otro dato relacionado al evento. Para ejecutar esta opción

haga clic en el botón , seguidamente en la siguiente pantalla podrá seleccionar y/o digitar las características del evento a buscar. Aquí encontrara los botones u opciones siguientes:

Esta opción le permite buscar el primer registro grabado que cumpla con las condiciones dadas, en caso de no haber seleccionado ninguna condición de búsqueda el programa presentara el primer evento o registro grabado en las bases de datos de este modulo.

Si este botón esta activo usted podrá seleccionarlo para proseguir con la búsqueda según los criterios o datos digitados para la búsqueda. El funcionamiento de esta opción dependerá del primer botón seleccionado ( o ). Si usted presiono

primeramente el botón y después selecciona entonces la búsqueda continuara con el segundo registro grabado que cumpla con las condiciones dadas o sea del

inicio hasta el final. Pero si usted presiono y luego selecciona entonces la búsqueda continuara con el segundo último registro grabado que cumpla con las condiciones dadas o sea del final hasta el inicio.

Este botón lo ubicara en el primer registro grabado independientemente del criterio u opciones de búsqueda que haya dado.

Presenta en pantalla el registro siguiente al que este en pantalla, independientemente de los criterios de búsqueda que existan.

Presenta en pantalla el registro anterior al que este en pantalla, independientemente de los criterios de búsqueda que existan.

Este botón se ubicara en el último registro grabado independientemente del criterio u opciones de búsqueda que haya dado.

Salir de esta pantalla de búsqueda.

d) Grabar un evento realizado: Haga clic en el botón y seguidamente digite:

1. Nombre del evento y presione <Enter>

2. Luego seleccione o digite el financiador del evento, que puede ser AIF o Gobierno y presione <Enter>

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3. Seleccione o digite el nombre y apellido del coordinador del evento y presione <Enter>

4. Seleccione o digite el nombre y apellido del técnico ejecutor y presione <Enter>

5. Digite la Actividad o tipo de evento y presione <Enter>

6. Seleccione o digite el municipio correspondiente al lugar donde se realizo el evento y presione <Enter> (este municipio será grabado debido a que no existe programación hasta nivel de municipios).

7. Digite el lugar de ejecución del evento (comarca del municipio) y presione <Enter>, (si usted despliega el menú encontrara todas las comarcas que hasta el momento hayan sido grabadas con el municipio anteriormente seleccionado).

8. Digite la justificación del evento, en este campo usted podrá aumentar o bajar una línea dentro de el presionando <Enter>, si desea pasar al siguiente campo o dato de la pantalla presione la tecla <TAB>.

9. Digite los objetivos del evento, en este campo para aumentar o bajar una línea presione la tecla <Enter>, si desea pasar al siguiente campo o dato de la pantalla presione la tecla <TAB>.

10. Digite o seleccione el tema principal del evento y presione <Enter>.

11. Digite la fecha de inicio del evento y presione <Enter>.

12. Digite la fecha de finalización del evento y presione <Enter>, en caso de ser la misma de la fecha de inicio solo presione <Enter>.

13. Digite el número de participantes mujeres que no firmaron su participación al evento y presione <Enter>.

14. Digite el número de participantes mujeres que si firmaron su participación al evento y presione <Enter>.

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15. Digite el número de participantes hombres que no firmaron su participación al evento y presione <Enter>.

16. Digite el número de participantes hombres que si firmaron su participación al evento y presione <Enter>.

17. Digite la fecha del cheque elaborado en el INTA y con el cual se realizo el cheque en la zona para pagar los gastos del evento.

18. Digite el número de cheque y presione <Enter>, si los datos del cheque INTA no existen favor digite el monto de este cheque y presione <Enter>. Si los datos de este cheque ya existen favor haga clic en “Haga clic aquí para salir….”.

19. Digite la fecha del cheque de la Zona y presione <Enter>.

20. Digite el número de cheque elaborado en la zona y presione <Enter>.

21. Presione <Enter> para ingresar a la pantalla donde digitara el monto del cheque de la zona, si el monto de este cheque aun no a sido ingresado favor digite el monto y vuelva a presionar <Enter>, si el monto ya existe haga clic en “Haga clic aquí

para salir….” para retornar a la pantalla anterior después de digitar el monto del cheque de la zona

Todos los cheques emitidos en la zona restaran al saldo disponible del cheque elaborado en el INTA.

22. Teniendo ya los datos del cheque INTA y del cheque de la zona que pago este evento, solo restara comenzar a desagregar todos los pagos realizados para este evento, los grupos de gastos disponibles para ser seleccionados son:

a. Alimentaciónb. Hospedajec. Alquiler Auditoria d. Servicio de

Cafeteríae. Materiales y Útiles

de Oficinaf. Combustibleg. Pago de Instructoresh. Otros

Para esto solo seleccione o digite el elemento del gasto y presione <Enter>, luego digite la cantidad y presione <Enter>, seguidamente digite el monto del gasto y vuelva a presionar <Enter>. Este monto se sumara como ejecución financiera de la acción programada seleccionada y restara a la disponibilidad del cheque emitido en la zona.

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Para salvar el registro grabado haga clic en .

e) Agregar una nueva acción: Con este procedimiento podrá grabar una nueva tarea o acción no programada por planificación y seguimiento:

1. Haga clic en y seguidamente se le presentara la pantalla siguiente.

2. Aquí se seleccionara la Zona, Departamento, Oficina de Extensión, Municipio, Componente, Sub. Componente, Actividad, Tarea, Sub Tarea, Sub. Sub. Tarea o Sub. Sub. Sub. Tarea en que se haya realizado el evento.

Si por alguna razón esta acción ya existiera en la base de datos este será rechazado inmediatamente impidiéndose volver a grabarla. Si la situación requiere un nuevo código de tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea o sub. sub. sub. tarea usted tendrá que digitar o seleccionar los respectivos códigos de tareas

hasta donde desea anexar el nuevo código y dar clic en el botón para que este agregue el nuevo código en el nivel respectivo (tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea o sub. sub. sub. tarea de la zona, departamento, oficina de extensión y municipio) , para proseguir con la grabación de la nueva tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea o sub. sub. sub. tarea digite el nombre de esta y si todo esta correcto

haga clic en para grabar esta nueva acción. Seguidamente la pantalla de captura será preparada para iniciar la grabación de los eventos en la nueva acción.

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f) Borrar una acción realizada: Esta opción solamente podrá ser utilizada en las acciones y tareas nuevas grabadas con la opción “NUEVAS ACCIONES”. Recuerde que al borrar una tarea o acción también serán borrados todos los eventos asociados a este.

g) Filtrar por información específica (zona, departamento, oficina de extensión y

municipios): Haga clic en el botón , seguidamente se le presentara la pantalla siguiente:

Aquí seleccione la zona, departamento, oficina de extensión, municipio, código de tarea (componente, sub. componente, actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea y sub. sub. sub. tarea), descripción de la tarea, rubro y nuevos registros.

Este botón preparara la pantalla de captura de eventos según los criterios o selecciones dados.

Desactivara cualquier filtro dado anteriormente.

Salir de esta pantalla.

h) Presentar programación y ejecución física financiera de la acción

seleccionada: Esta opción se activa con el botón para ver el avance físico financiero de la acción seleccionada en pantalla.

Solamente ubíquese en la acción que desea y haga clic en seguidamente aparecerá la pantalla:

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i) Ver total de gastos realizados en el evento: Los eventos en muy seguidas ocasiones será ejecutado con varios cheque de la zona, cada cheque de la zona se desagrega por gastos realizados, si deseamos ver el total de gastos realizados en el evento en pantalla se tendrá que dar clic en la sub. carpeta .

j)Grabación de los Resultados e Indicadores: Haga clic en la sub. carpeta , digite el resultado y presione <Enter>, luego desagregue todos los indicadores que tienen que ver con el resultado digitado.

k)Grabación de los nombres de archivos vinculados al evento: Aquí digitara el nombre del documentos o archivo el cual puede ser un documento en Word, Excell y/o PowerPoint, también podría ser un archivo de video y/o sonido.

Se requiere digitar el nombre del archivo más el punto y extensión del archivo el cual puede ser DOC, XLS, PPS, WAW, MPEG etc, etc.

Estos archivos tendrán que ser copiados con anterioridad en el directorio C:\FisicoFinanciero2002\ para tener acceso a ellos haga doble clic sobre el nombre.

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