MANUAL MUTU Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2017

MANUAL MUTU JURUSAN PSIKOLOGI

Unit Jaminan Mutu

Jurusan Psikologi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Brawijaya

2017

Manual Mutu

Jurusan Psikologi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : UN10/F11/1Y/HK.01.02.b

Revisi : 8

Tanggal :

Diajukan oleh : Management Representative

Ika Herani, S.Psi., M.Si

Dikendalikan oleh

: Unit Jaminan Mutu

Unita Werdi Rahajeng, S.Psi., M.Psi

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi, Ph.D

DAFTAR ISI

1. RUANG LINGKUP DAN KEBIJAKAN 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Sekilas Tentang Jurusan Psikologi 4.2. Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Psikologi 4.3. Organisasi Jurusan Psikologi 4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu 4.5. Sistem Dokumen Mutu

5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Sasaran Mutu 5.5 Tanggungjawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.6 Tinjauan Manajemen

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya Manusia 6.2 Sarana dan Prasarana

7. REALISASI LAYANAN 7.1 Perencanaan Realisasi Layanan 7.2 Desain dan Pengembangan 7.3 Tinjauan Sistematis 7.4 Pembelian 7.5 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran 7.6 Pengendalian Peralatan, Pemantauan dan Pengukuran

8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN 8.1 Umum 8.2 Pemantauan Kepuasan Pelanggan 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 8.4 Analisis Data 8.5 Perbaikan

1.RuangLingkupdanTujuan

a. Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen

mutu yang berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan

Psikologi FISIP Universitas Brawijaya. Manual mutu ini juga menjadi acuan bagi

pelaksanaan penyelenggaraan program pendidikan sarjana (S1 Psikologi) serta

menjadi arahan dalam melaksanakan Tri Dharma Pendidikan Perguruan Tinggi

yaitu penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

b. Tujuan Manual Mutu

Manual mutu ini bertujuan untuk:

1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan

pendidikan sumber daya manusia di bidang Psikologi.

2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di

atas.

3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan

persyaratan ISO 9001:2008.

4. Mencerminkan komitmen Jurusan Psikologi dalam peningkatan mutu secara

berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua

pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang

Psikologi.

2.LandasanKebijakanManajemenMutu

§ Undang-undang No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

§ Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

§ Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

§ Permenristekdikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

§ Permenristekdikti No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan

Perguruan Tinggi

§ Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi (SPMI Dikti)

§ Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 2 Tahun 2017

tentang Sistem Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi

§ Persyaratan SMM ISO 9001:2008.

§ Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.

§ Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.

§ Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

3.IstilahdanDefinisi

§ Mutu adalah keseluruhan karakteristik jasa yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer

(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat

§ Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen

mutu.

§ Penjaminan mutu mencakup aspek pelayanan administrasi, sarana prasarana,

organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapan civitas academica dan

masyarakat

§ Jurusan Psikologi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan

mengelola jenis pendidikan akademik. Jurusan ini mengelola kesatuan rencana

belajar sebagai pedoman penyelenggaraan, pendidikan akademik yang

diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat

menguasai ilmu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran

kurikulum psikologi.

§ Ketua Jurusan adalah pimpinan puncak jurusan Psikologi FISIP UB

§ Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya dengan tugas

utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu

pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat.

§ Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan

bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan

kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.

§ Pendidikan bertaraf internasional adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah

memenuhi standar nasional pendidikan dan diperkaya dengan standar pendidikan

negara maju.

§ Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada jurusan Psikologi

§ Civitas academica adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada jruusan Psikologi

§ Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk oleh ketua

Prodi dan diberi tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal

(SPMI) di tingkat jurusan psikologi

§ Management Representative (MR) adalah seorang anggota manajemen organisasi

yang memiliki tanggungjawab dan wewenang untuk memastikan proses penetapan,

penerapan, dan pemeliharaan manajemen mutu, serta memastikan promosi

kepedulian tentang persyaratan pelanggan diseluruh organiasi. Dalam SMM ini MR

adalah Sekretaris Jurusan Psikologi.

§ Jasa yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam

prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) bagi pelanggan.

§ Lulusan Jurusan Psikologi adalah lulusan yang unggul dalam bidang psikologi dan

menjunjung tinggi nilai kepribadian bangsa dengan berorientasi pada teknologi dan

implikasinya pada individu dan masyarakat

§ Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli

layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat. Pelanggan utama adalah

mahasiswa

§ Dekan adalah pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya

§ Fakultas adalah sebuah divisi dalam universitas yang terdiri dari suatu area subjek

atau sejumlah bidang studi terkait, dalam hal ini mengacu kepada fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik sebagai induk fakultas Jurusan Psikologi.

§ Rektor adalah pimpinan perguruan tinggi Universitas Brawijaya

§ Universitas Brawijaya adalah instansi yang menyelenggarakan pendidikan akademik

dan atau pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau

seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi.

4.SistemManajemenMutu

4.1 Sekilas tentang Jurusan Psikologi

Program Studi Psikologi FISIP UB didirikan pada tahun 2007 dengan Surat

Keputusan yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Tinggi dengan Nomor: SK

DIKTI No. 1504/D/T/2007 tertanggal 22 Juni 2007. Dengan diterbitkannya Peraturan

Rektor No 20 Tahun 2016 maka Program Studi Psikologi berubah menjadi Jurusan

Psikologi dengan 1 program studi di bawahnya yaitu program studi Psikologi. Program

Studi Psikologi telah mendapatkan akreditasi B dengan diterbitkannya SK 1020/SK/BAN-

PT/Akred/S/III/2017 yang berlaku sampai dengan 11 April 2022.

4.2 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Psikologi

4.2.1 Visi Jurusan Psikologi

Menjadi salah satu jurusan Psikologi yang diakui di Asia pada tahun 2030 melalui

tridarma perguruan tinggi yang berfokus pada kajian psikologis dalam konteks sosial

masyarakat dengan tetap menjunjung tinggi nilai integritas moral dan

profesionalisme

4.2.2 Misi Jurusan Psikologi

1. Menghasilkan lulusan Psikologi yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa,

mampu melakukan kajian psikologis terhadap fenomena sosial-masyarakat, serta

berkemampuan entrepreneur.

2. Mengembangkan sistem pembelajaran yang berorientasi pada sosial-

masyarakat.

3. Mengembangkan penelitian tentang perilaku dan proses mental manusia dalam

konteks sosial-masyarakat.

4. Memberdayakan civitas academica untuk mengaplikasikan kompetensi Psikologi

pada masyarakat.

5. Meningkatkan peran serta civitas academica pada berbagai tataran keilmuan

maupun aplikasi praktis Psikologi di tingkat Asia.

4.2.3 Tujuan Jurusan Psikologi

1. Menghasilkan sarjana Psikologi dengan kualifikasi sebagai berikut.

a. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

b. Memiliki etika profesional dan kompetensi melakukan kajian kritis terhadap

fenomena sosial-masyarakat

c. Mampu memberikan solusi praktis terhadap berbagai permasalahan psikologis

di masyarakat

d. Berjiwa pemimpin, berintegritas moral, dan berkemampuan entrepreneur.

2. Menerapkan sistem pembelajaran dengan kualifikasi sebagai berikut.

a. Penerapan kurikulum Psikologi yang menekankan pada kajian sosial-

masyarakat

b. Meningkatkan kompetensi dan keahlian dosen Psikologi dalam kajian sosial-

masyarakat

c. Meningkatkan kompetensi dan ketrampilan tenaga kependidikan dalam hal

ketrampilan teknis dan administratif

d. Menyediakan fasilitas penunjang tentang kajian psikologi terhadap fenomena

sosial-masyarakat

3. Menciptakan iklim penelitian tentang perilaku dan proses mental manusia baik dalam

tataran individu, kelompok, maupun masyarakat.

4. Meningkatkan keterlibatan civitas academica dalam kegiatan pelayanan psikologis

kepada masyarakat (asesmen psikologis, psikoedukasi, konseling, dan psikoterapi).

5. Memperluas jaringan kerja sama secara ilmiah maupun terapan di Asia.

4.3 Organisasi Jurusan Psikologi

Sesuai dengan Peraturan Rektor No 20 Tahun 2016 maka program studi

Psikologi berubah menjadi Jurusan Psikologi dengan 1 program studi S1

Psikologi di bawahnya. Secara umum peraturan rektor ini tidak merubah struktur

organisasi program studi Psikologi yang ada sebelumnya. Sesuai dengan OTK

Universitas maka di dalam jurusan Psikologi terdapat 4 unsur utama yaitu Ketua

Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kelompok Jabatan Fungsional Dosen, dan Unit

Jaminan Mutu. Untuk mendukung kinerja Jurusan maka dibentuklah beberapa

tim pendukung yaitu Tim Tugas Akhir dan Tim Kurikulum

Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Psikologi di FISIP Universitas Brawijaya

.

Gambar 2. Struktur Organisasi dan Penanggung Jawab Jurusan Psikologi

4. 4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu

4.4.1. Proses Bisnis

Proses bisnis utama di Jurusan Psikologi terdiri dari tiga proses utama, yaitu proses belajar

mengajar atau pendidikan, proses penelitian, proses pengabdian kepada masyarakat, dan

proses manajerial/pelaksana pendukung. Di dalam setiap proses terdapat output dan

pelanggan yang dijabarkan dalam Tabel 1

Tabel 1. Kriteria Output dan Pelanggan Jurusan Psikologi

Proses Output Pelanggan Belajar Mengajar/Pendidikan • Lulusan S1 Psikologi

• Laporan karya ilmiah mahasiswa tidak dipublikasikan (laporan PKN dan skripsi)

• Mahasiswa • Orang tua mahasiswa • Masyarakat umum

(pengguna lulusan dan mitra PKN)

Penelitian • Karya ilmiah yang tidak dipublikasi (laporan hasil penelitian)

• Karya ilmiah yang dipublikasikan (jurnal, prosiding, buku, paten)

• Mahasiswa • Atasan/pimpinan unit

kerja

Pengabdian Kepada Masyarakat

• Kegiatan dan program pengabdian kepada masyarakat

• Layanan/jasa yang terkait dengan kompetensi bidang psikologi

• Kemitraan

• Masyarakat umum (mitra pengabdian masyarakat dan pengguna jasa psikologi)

• Atasan/pimpinan

Proses Manajerial/pelaksana pendukung

• Pelaksanaan proker • Layanan sesuai dengan

tupoksi

• Mahasiswa • Teman sejawat • Atasan/pimpinan

Berdasarkan penjabaran pada tabel 1 maka didapatkan 6 kriteria pelanggan Jurusan

Psikologi, yaitu:

a. Pelanggan Mahasiswa

Pelanggan mahasiswa adalah pelanggan utama proses bisnis di Jurusan Psiikologi.

Mahasiswa tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi

administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung, mengikuti peraturan

FISIP.

b. Pelanggan orang tua mahasiswa adalah orang tua mahasiswa yang telah disebutkan

dalam butir sebelumnya.

c. Masyarakat umum, yang terdiri dari

• Pengguna lulusan yaitu institusi yang mempekerjakan lulusan Jurusan Psikologi

• Mitra Praktek Kerja Lapangan yaitu institusi/lembaga/organisasi yang menjadi

mitra dalam kegiatan PKN mahasiswa

• Mitra Pengabdian Masyarakat yaitu institusi/lembaga/organisasi yang menjadi

mitra dalam kegiatan Pengabdian Masyarakat Dosen

• Pengguna Jasa Psikologi yaitu yaitu institusi/lembaga/organisasi yang

mengajukan diri untuk meminta jasa layanan psikologi dan ditandai dengan surat

tertulis terkait dengan MoU atau kontrak kerja

d. Teman sejawat yang terdiri dari tenaga pendidik dan tenaga pendidikan yang

menggunakan layanan dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung.

d. Atasan/pimpinan unit kerja adalah pejabat struktural yang memiliki kewenangan untuk

melakukan pemantauan kinerja personil/unit tertentu yaitu pimpinan FISIP (dekan) dan

pimpinan universitas (Rektor).

Jurusan Psikologi menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan

meningkatakan layanan mengikuti siklus PPEPP yang menjadi standar di setiap unit kerja di

Universitas Brawijaya.

Gambar 3 siklus PPEPP dalam Sistem Manajemen Mutu Jurusan Psikologi

4.5. Sistem Dokumen Mutu

Dengan adanya sistem dokumentasi memungkinkan adanya jaminan keselarasan antara

perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengedalian, serta peningkatan berkelanjutan bagi

jurusan Psikologi dalam menjalankan proses bisnisnya. Penyusunan dokumen disesuaikan

dengan Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas, baik jenis

dokumen maupun sistem kodenya. Jurusan Psikologi melalui Unit Jaminan Mutu (UJM)

menyusun dan memelihara seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan

persyaratan SMM. Dokumen SMM tersedia dalam bentuk cetak (hardcopy) dan dokumen

elektronik (softcopy) dan diunggah di website www.psikologi.ub.ac.id. Data dapat

dimusnahkan jika sudah tidak relevan dan berumur lebih dari 5 tahun dari masa kadaluarsa.

Tabel 2 Daftar Dokumen dan Kode

No Nama Dokumen Kode Dokumen Dokumen Induk

1 Visi, Misi, dan Tujuan UN10/F11/14/HK.00a

2 Rencana Strategis (Renstra) UN10/F11/14/PR.01.02.d

3 Program Kerja (Proker) UN10/F11/14/PR.02.00.a

Dokumen Operasional

1 Manual Mutu UN10/F11/14/HK.01.02.b 2 Standar Operating Procedure (SOP) Pengembangan Kurikulum UN10/F11/14/HK.01.02.a/01 Plotting Dosen Pengajar Mata Kuliah UN10/F11/14/HK.01.02.a/02 Perkuliahan Praktikum UN10/F11/14/HK.01.02.a/03 Perkuliahan Lapangan UN10/F11/14/HK.01.02.a/04 PKN UN10/F11/14/HK.01.02.a/05 Evaluasi Dosen dalam Membimbing PKN UN10/F11/14/HK.01.02.a/06 Skripsi UN10/F11/14/HK.01.02.a/07 Evaluasi Dosen dalam Membimbing Skripsi UN10/F11/14/HK.01.02.a/08 Evaluasi Dosen dalam Mengajar UN10/F11/14/HK.01.02.a/09 Pelaksanaan Bimbingan Akademik UN10/F11/14/HK.01.02.a/10 Evaluasi Dosen Pembimbing Akademik UN10/F11/14/HK.01.02.a/11 Kelompok Jabatan Fungsional Dosen UN10/F11/14/HK.01.02.a/12 Tracer Study UN10/F11/14/HK.01.02.a/13 Pengendalian Dokumen dan Rekaman UN10/F11/14/HK.01.02.a/14 Pengendalian Produk/Jasa Tidak Sesuai UN10/F11/14/HK.01.02.a/15 Tindakan Korektif dan Pencegahan UN10/F11/14/HK.01.02.a/16 Mekanisme Penanganan Keluhan UN10/F11/14/HK.01.02.a/17 Evaluasi Kepuasan Pelanggan UN10/F11/14/HK.01.02.a/18 Audit Internal UN10/F11/14/HK.01.02.a/19 Evaluasi Kinerja Unit UN10/F11/14/HK.01.02.a/20 Peminjaman Ruang Rapat UN10/F11/14/HK.01.02.a/21 Peminjaman Inventaris Jurusan UN10/F11/14/HK.01.02.a/22 Pengelolaan Website UN10/F11/14/HK.01.02.a/23 Penggunaan Ruang Rapat UN10/F11/14/HK.01.02.a/24

5.TanggungJawabManajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Ketua Jurusan Psikologi sebagai pemimpin puncak jurusan memberikan bukti komitmennya

pada penyusunan dan penerapan sistem manajemen mutu. Berkoordinasi secara rutin

dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. Bentuk komitmen

tersebut tertuang tindakan untuk:

1. Menyiapkan sumber daya dalam mendukung implementasi SMM Jurusan Psikologi

2. Mematuhi dan mengikuti Sistem Audit Internal Mutu yang diatur oleh Universitas

(AIM/Audit Internal Mutu) dan Sistem Audit Ektsternal yang diselenggarakan oleh BAN-PT

(Badan Akreditasi Nasional Perguruang Tinggi).

3. Meninjau ulang SMM Jurusan Psikologi secara berkala, mengambil keputusan untuk

bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.

5.2 Fokus pada Pelanggan

Kepuasan dari pelanggan adalah fokus umpan balik bagi SMM di jurusan Psikologi. Untuk

itu Jurusan Psikologi:

1. Memastikan bahwa standar persyaratan pengguna layanan dilaksanakan di seluruh

jajaran Jurusan Psikologi dengan sosialisasi SMM Jurusan

2. Mendorong seluruh tenaga pendidik serta tenanga pendidikan memberikan layanan yang

sesuai dengan SMM Jurusan.

3. Memastikan keberadaan fasilitas keluhan yang mudah diakses oleh pengguna layanan

serta senantiasa menanggapi dan menindaklanjuti.

4. Memastikan terjadi evaluasi terhadap kepuasan pelanggan diatur dalam SOP Evaluasi

Kepuasan Pelanggan (UN10/F11/14/HK.01.02.a/18).

5.3 Kebijakan Mutu

Jurusan Psikologi mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut:

Jurusan Psikologi akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Psikologi yang bisa diterima oleh pengguna dengan

menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan.

Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu

Jurusan Psikologi.

5.4 Sasaran Mutu

Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi dan misi

tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra), Program Kerja (Proker),

Manual Mutu, dan dokumen-dokumen SOP lainnya. Sasaran Mutu Jurusan Psikologi

adalah:

1) Memastikan bahwa patuh terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) dengan indikasi

temuan-temuan setiap siklus ditindaklanjuti dan ditangani sesuai dengan SMM

2) Mengusahakan akreditasi Jurusan Psikologi mendapat nilai minimal B.

5.5 Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi

Sesuai struktur organisasi, maka tugas pokok dan fungsi Jurusan Psikologi ditetapkan

secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat

Jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang

mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan

kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM).

Pimpinan puncak yaitu Ketua Jurusan harus memastikan bahwa tanggung jawab dan

wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam PS Psikologi FISIP UB. Ketua Jurusan

menunjuk Sekretaris Jurusan Psikologi yang di luar tanggung jawabnya yang lain, memiliki

tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:

1) Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan,

dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan.

2) Melaporkan kepada Ketua Jurusan tentang kinerja sistem manajemen mutu dan

kebutuhan apapun untuk dikoreksi

3) Memastikan promosi kepedulian tentang persyaratan pelanggan di seluruh Jurusan

Psikologi

Komunikasi dalam rangka SMM dilakukan dengan cara rapat rutin dan rapat tidak rutin.

Rapat tersebut merupakan forum untuk mensosialisasikan Sistem Manajemen Mutu dan

dapat difungsikan sebagai evaluasi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Adapun jenis-

jenis rapat meliputi:

1. Rapat rutin

Komunikasi rutin adalah komunikasi internal yang diselenggarakan secara terjadwal yaitu:

a. Rapat dengan tenaga pendidik dan tenaga pendidikan minimal satu bulan sekali

b. Rapat Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (Management Representative), Ketua UJM,

Ketua Tim Tugas Akhir, dan Ketua Tim Kurikulum minimal satu bulan sekali

c. Rapat Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (Management Representative), dan Tenaga

Kependidikan minimal satu bulan sekali.

c. Rapat penyusunan Tinjauam Manajemen minimal setahun 1 kali atau disebut sebagai

Rapat Monitoring Evaluasi (Monev)

2. Rapat tidak rutin

Rapat ini diadakan jika Ketua Jurusan membutuhkan sosialisasi dan koordinasi terkait

implementasi Sistem Manajemen Mutu.

5.6 Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu tahun sekali untuk memastikan Sistem

Manajemen Mutu berjalan dengan baik. Tinjauan Manajemen memiliki fungsi untuk

memperbaiki dan meningkatkan kualitas sistem manajemen mutu Jurusan Psikologi. Hasil

tinjauan manajemen akan disampaikan kepada seluruh civitas academia dan dapat diakses

di website www.psikologi.ub.ac.id. Rekaman Tinjauan Manajemen harus disimpan dan terus

dipelihara.

Dalam pembuatan Tinjauan Manajemen masukan dapat diperoleh dari hasil audit, umpan

balik pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk, status tindakan pencegahan dan

tindakan korektif, indak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, Perubahan yang dapat

mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan Saran untuk koreksi. Keluaran dari Tinjauan

Manajemen harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan koreksi

pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya, koreksi pada produk berkaitan

dengan persyaratan pelanggan, dan sumber daya yang diperlukan

6.PENGELOLAANSUMBERDAYA

6.1 Penyediaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya di Jurusan Psikologi adalah bagian dari sumber daya di Universitas Brawijaya

yang terikat oleh aturan-aturan yang ditetapkan oleh Universitas, baik dalam proses

rekrutmen maupuan beban tanggung jawabnya. Jurusan Psikologi dapat mengajukan

permintaan sumber daya manusia berdasarkan analisis kebutuhan kepada FISIP yang akan

ditindaklanjuti sebagai pengajuan di tingkat Universitas. Terdapat 2 kelompok sumber daya

manusia di Jurusan Psikologi yaitu Tenaga Pendidik dan Tenanga Kependidikan. Tenaga

Pendidik atau dosen terikat dengan kewajiban profesional dan pelaksana Tri Dharma

Perguruan Tinggi. Tenaga Kependidikan membantu layanan administratif baik terkait urusan

internal maupun eksternal.

Jurusan Psikologi mengelola dan mendukung sumber daya manusia yang tersedia, untuk

mampu menjalankan proses bisnis sesuai dengan sistem manajemen mutu. Ketua Jurusan

melakukan analisa kinerja sumber daya manusia di Jurusan Psikologi untuk merencanakan

tugas dan tanggung jawab masing-masing personil sesuai dengan kompetensi dan

kapasitasnya. Selain itu Ketua Jurusan berwenang melalukan evaluasi kinerja sumber daya

manusia di Jurusan.

Ketua Jurusan membuat perencanaan pelatihan bagi sumber daya manusia di Jurusan

Psikologi untuk mencapai kompetensi yang diperlukan. Perencanaan pelatihan ini

mempertimbangkan aspek kompetensi, reputasi Jurusan Psikologi, dan memiliki tujuan

untuk mendukung sistem manajemen mutu. Pelatihan ini dapat berupa pelatihan akademik,

ketrampilan manajemen organisasi, atau ketrampilan lainnya, sesuai dengan kompetensi

dan tugas yang diembannya. Jurusan Psikologi memelihara rekaman yang sesuai tentang

pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman sumber daya manusia di dalamnya.

Rekaman tentang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman di pelihara oleh

tenaga kependidikan Jurusan Psikologi.

6.2 Sarana dan Prasarana

Jurusan Psikologi menetapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai

kesesuaian pada prasyarat jasa. Kebutuhan tersebut diajukan kepada FISIP untuk diadakan

maupun dipelihara. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dibuat dengan melakukan

analisis kebutuhan yang memperhatikan jumlah sumber daya manusia di Jurusan Psikologi

dan kesesuaian dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan

pemeliharaan, pembiayaan operasional, serta keamanan. Beberapa sarana yang dipelihara

dan dikelola oleh FISIP antara lain Laboratorium Psikologi serta ruang kelas.

Terdapat kantor Jurusan Psikologi yang berada di lantai 4 FISIP sebagai pusat kegiatan

administratif Jurusan. Di kantor terdapat ruang penerima tamu, ruang rapat, dan ruang kerja

dosen. Kantor Jurusan Psikologi dilengkapi dengan prasarana minimal seperti komputer,

jaringan LAN/Wi-fi, telepon, kursi, meja, dan lemari. Bagi setiap dosen disiapkan ruang kerja

individual agar mampu memberikan layanan yang prima. Ruang kerja dosen terletak di

lantai yang berbeda dengan ruang kelas sehingga tidak bising, tersedia AC untuk menjaga

suhu, dan kelembaban agar ruangan tetap nyaman serta pencahayaan yang cukup dari

jendela-jendela yang besar.

7.REALISASILAYANAN

7.1 Perencanaan Realisasi Layanan Layanan utama Jurusan Psikologi adalah layanan yang tercermin dari realisasi

seluruh proses bisnis yang ada (lihat bagian 4.4.1). Perencanaan tersebut secara

detail diuraikan dalam Renstra Jurusan dan Proker Jurusan. Perencanaan Renstra

dan Proker harus memperhatikan kesesuaiannya dengan dokumen Renstra dan

Proker FISIP.

7.2 Proses Terkait Pelanggan

Jurusan Psikologi melaksanakan proses bisnis di dalam atau luar gedung FISIP Universitas

Brawijaya diharapkan memperhatikan beberapa hal, minimal sebagai berikut:

a. Menjamin fasilitas aman, sehat, bersih, dan terdapat penanggung jawab pelaksana yang

dapat berasal dari tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan

b. Terdapat prosedur komunikasi dua arah antara pelaksana dari Jurusan Psikologi serta

pelanggan

c. Personil Jurusan Psikologi memperlakukan semua orang dengan penuh hormat

d. Pelaksana setiap kegiatan layanan dilakukan oleh personel yang memiliki kompetensi dan

kualifikasi yang sesuai

7.2.1 Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan jasa

Syarat dari pelanggan utama yang diberikan layanan adalah mahasiswa. Persyaratan

mahasiswa menginduk pada proses yang dilaksanakan sepenuhnya oleh FISIP.

7.2.2 Komunikasi Pelanggan

Jurusan Psikologi menetapkan dan menerapkan komunikasi yang efektif dengan pelanggan

melalui layanan prima yaitu dengan jalan memberikan ruang komunikasi dua arah sehingga

memungkinkan interaksi seimbang antara pelanggan dan Jurusan. Pemberian informasi

bersifat terbuka untuk civitas academia dengan mengoptimalkan website

www.psikologi.ub.ac.id sebagai media informasi dan sosialisasi aktivitas Jurusan Psikologi.

Kesempatan pelanggan untuk melakukan komunikasi 2 arah diwujudkan dengan memasang

informasi terkait dengan nomor kontak dan jam operasional sebagai acuan bagi pelanggan

yang ingin melakukan komunikasi. Jurusan Psikologi juga memberi kesempatan mahasiswa

untuk melakukan open talk difasilitasi oleh Himpunan Mahasiswa Psikologi (HIMAPSI) bagi

mahasiswa untuk melakukan konfirmasi, klarifikasi, dan akses informasi terkait dengan

layanan di Jurusan Psikologi. Komunikasi dengan orang tua melalui IOM yang menginduk

pada FISIP UB.

7.2 Desain dan Pengembangan Jurusan Psikologi bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkan

proses bisnis agar sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.

Dalam perancangan dan pengembangan proses bisnis di bidang pendidikan,

Jurusan Psikologi selalu menyelaraskan pada perkembangan ilmu pengetahuan

terkait kajian Psikologi, peraturan Ristekdikti, Asosiasi Profesi, serta tuntutan pasar

tenaga kerja yang menyerap lulusan Jurusan Psikologi. Untuk itu dilakukan kegiatan

pemutakhiran kurikulum secara berkala untuk mengevaluasi kurikulum atau yang

disebut sebagai Semiloka Kurikulum setiap 4 tahun sekali. Dosen malalui Kelompok

Jabatan Fungsional Dosen dengan dikoordinasi oleh Tim Kurikulum mengelola

Rancangan Pembelajaran Semester (RPS) sesuai dengan hasil semiloka. Pelaksana

RPS merupakan dosen yang memiliki kompetensi dan minat sesuai dengan mata

kuliah tersebut. Pelaksanaan RPS dievaluasi secara periodik melalui hasil evaluasi

proses belajar mengajar tiap akhir semester.

Dalam proses penelitian dan pengabdian pada masyarakat, Jurusan Psikologi

memperhatikan visi misi jurusan. Perancangan penelitian dan pengabdian

memperhatikan Road Map Penelitian dan Pengabdian Universitas dan FISIP yang

disesuaikan dengan karakteristik dan kepakaran dosen Jurusan Psikologi dalam

bentuk RIP (Rancangan Induk Penelitian/Pengabdian) Jurusan Psikologi. Dosen

Jurusan Psikologi didorong untuk melaksanakan penelitian dan pengabdian sesuai

dengan RIP Jurusan Psikologi. Dukungan pelaksanaan penelitian dan pengabdian

rutin diberikan oleh FISIP sehingga untuk pelaksanaan dan pengendalian dilakukan

oleh FISIP melalui BPPM (Badan Penelitian dan Pengabidan Masyarakat). Jurusan

Psikologi melalui Tenaga Kependidikan melakukan perekaman kegiatan penelitian

dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen, baik berupa rekaman

laporan kegiatan maupun publikasi. Hasil rekaman tersebut dapat dimasukkan dalam

website www.psikologi.ub.ac.id sebagai bagian dari profil SDM Tenaga Pendidik

Jurusan Psikologi.

Dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung, dirancang pembentukan tim

dan pembagian tupoksi masing-masing. Personil dalam kegiatan

manajerial/pelaksana pendukung merupakan pendukung manajemen Jurusan

Psikologi yang terdiri dari tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.

7.2.1 Masukan Desain dan Pengembangan

Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis pendidikan, Jurusan

Psikologi mengundang lulusan dan pengguna lulusan dalam kegiatan Semiloka

Kurikulum untuk memberikan masukan terkait dengan output lulusan. Tracer Study

juga merupakan sarana bagi Jurusan Psikologi untuk mengembangkan kurikulum

yang ada. Selain itu melalui Tim Kurikulum, Jurusan Psikologi melakukan

pemutakhiran kurikulum dengan melakukan evaluasi berkelanjutan atas RPS yang

telah ada serta memperhatikan aturan-aturan dari peraturan Ristekdikti, Asosiasi

Profesi.

Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis penelitian dan

pengabdian masyarakat, Jurusan Psikologi melakukan pemetaan minat dan

kompetensi dosen. Jurusan Psikologi juga mengkaji RIP yang telah ditetapkan oleh

Universitas maupun FISIP.

Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis

manajerial/pelaksana pendukung, Jurusan Psikologi mememanfaatkan hasil evaluasi

kinerja dan evaluasi kepuasan pelanggan sebagai input untuk mengembangkan

layanannya.

7.2.2 Keluaran Desain dan Pengembangan

Keluaran desain dan pengembangan proses bisnis pendidikan berupa keahlian dan

pengetahuan lulusan sesuai dengan kebutuhan pengguna lulusan yang difasilitasi

oleh kurikulum. Untuk keluaran desain dan pengembangan proses bisnis penelitian

dan pengabdian masyarakat berupa hasil penelitian dan pengabdian masyarakat,

publikasi ilmiah dalam bentuk artikel jurnal ilmiah maupuan prosiding, modul, HAKI,

serta buku. Keluaran desain dan pengembangan dalam proses bisnis

manajerial/pelaksana pendukung adalah layanan prima bagi seluruh civitas

academia Jurusan Psikologi.

7.3 Tinjauan Sistematis 7.3.1 Tinjauan Sistematis pada Desain

Setiap hasil luaran harus dikenai ditinjau melalui evaluasi yang rutin dan sistematis.

Tinjauan kurikulum minimal dilakukan 4 tahun sekali. Sedangkan untuk proses bisnis

penelitian dan pengabdian masyrakat ditinjau setahun sekali. Proses bisnis

manajerial/pelaksana pendukung ditinjau setiap tahun minimal 2 kali.

7.3.2 Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi desain dan pengembangan dilakukan melalui lokakarya fakultas untuk

memastikan bahwa kurikulum masing-masing jurusan tidak mengalami tumpang

tindih dan dapat disatukan dalam kurikulum FISIP UB.

7.3.3 Validasi desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan dilakukan terhadap buku pedoman pendidikan

dengan cara dicetak dan web site (www.fisip.ub.ac.id) dengan cara di unggah.

validasi harus selesai dilakukan setidaknya sebulan sebelum penerimaan mahasiswa

baru.

7.3.4 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan desain dan pengembangan ditunjukkan kepada pelanggan melalui web

site (www.psikologi.ac.id) dan rekamannya dipelihara.

7.4 Pembelian

Pengadaan barang dan infrastruktur pada jurusan Psikologi menginduk pada

pengadaan yang dilaksanakan oleh FISIP.

7.4.1 Proses pembelian

Sebelum melakukan pembelian, perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dan dihitung

secara tepat dan akurat. Proses pembelian juga mencakup investasi peningkatan

SDM. Jurusan Psikologi mengajukan kebutuhan kepada FISIP untuk ditindaklanjuti

sesuai dengan proses pengadaan dan pembelian barang yang ditetapkan oleh

FISIP.

7.4.2 Informasi pembelian Informasi pembelian adalah informasi tentang kebutuhan pembelian barang dan

layanan peningkatan SDM dengan mendasarkan pada keperluan yang disesuaikan

dalam rangka menunjang efektivitas kinerja organisasi. Informasi pembelian akan

menjadi data yang sangat bermanfaat bagi pemasok dalam menyediakan kebutuhan

yang dibutuhkan oleh Jurusan Psikologi. Oleh karena itu Jurusan Psikologi membuat

daftar karakteristik dan spesifikasi barang dan layanan peningkatan SDM dengan

detail.

7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli

Produk yang telah dibeli harus diverifikasi oleh Jurusan Psikologi sesuai dengan

daftar karakteristik dan spesifikasi barang dan layanan peningkatan SDM yang telah

dibuat.

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur Jruusan Psikologi mengendalikan dan merekam seluruh proses pelayanan yang

diberikan. Hasil rekaman tersebut merupakan bahan untuk mengevaluasi

kesesuaian dan ketidaksesuaian layana. Oleh karena itu Jurusan Psikologi

menyusun strategi tertentu untuk menjamin semua rekaman tersedida dan

terpelihara dengan baik. Salah satu caranya adalah dengan memberikan koding

(penomoran) terkait dengan dokumen/rekaman yang ada sehingga memudahkan

penelusuran.

7.4.4. Milik pelanggan Pada penyelenggaraan pendidikan, properti milik mahasiswa adalah properti yang

diberikan pada saat pendaftaran masuk/pendaftaran ulang dan selama pemberian

pelayanan pendidikan. Properti tersebut berupa data baik berupa informasi pribadi,

rekaman kegiatan akademis, berbagai formulir lainnya. Untuk itu Jurusan Psikologi

harus melakukan penyimpanan data dengan baik berupa rekaman data dalam

bentuk softcopy.

7.4.5. Preservasi mahasiswa Jurusan psikologi melakukan preservasi data utamanya dalam bentuk softfile. Data

tersebut dapat diunggah di website www.psikologi.ub.ac.id atau sistem informasi

yang telah dibuat oleh Universitas misalnya SIAM, SIADO, SIAKAD, dan lain-

lainnya. Data-data berupa kurikulum, bahan ajar, rekam jejak penelitian serta

pengabdian masyarakat juga disimpan dalam bentuk soft file.

7.3 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran yang digunakan dalam Jurusan

Psikologi dipaparkan lebih konkrit melalui SOP terkait.

8.PENGUKURAN,ANALISIS,DANPERBAIKAN

8.1 Umum

Jurusan Psikologi merencanakan dan menerapkan pengukuran, analisis dan

peningkatan mutu dengan mengacu pada Manual Mutu FISIP UB terutama yang

mengukur, menganalisa dan melakukan upaya peningkatan kinerja Jurusan/Jurusan

di FISIP UB. Penjabarannya tertuang dalam Manual Mutu dan dijelaskan lebih teknis

dalam SOP. Hasil keluaran dari pemantau dan pengukuran diharapkan sesuai

dengan kriteria kepuasan pelanggan dan hasil audit.

8.2 Pemantauan Kepuasan Pelanggan

Pemantauan Kepuasan Pelanggan diukur dengan pelaksanaan evaluasi kepuasan

pelanggan. Jurusan Psikologi mengelola proses evaluasi kepuasan pelanggan.

Proses evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan dengan cara penyebaran kuisioner

kepada pelanggan sebagai sumber umpan balik bagi peningkatan kepuasan

pelanggan.

8.2.1 Audit Internal

Audit internal terhadap Jurusan Psikologi dilaksanakan melalui audit internal yang

diatur oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB yaitu mengikuti kegiatan rutin tahunan

AIM (Audit Internal Mutu). AIM dilaksanakan setiap tahun sekali. Sebagai pelaksana

dan penanggung jawab untuk kegiatan AIM ini adalah Management Representative

dan UJM.

8.2.2 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Prodi Psikologi mengukur dan memantau kinerja serta keefektifan proses yang

digunakan melalui Audit Internal Mutu (AIM) oleh PJM.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Hasil pemantauan dan pengukuran produk/jasa hendaknya digunakan sebagai

bahan untuk memverifikasi pemenuhan penjaminan mutu, dan kesesuaian dengan

peraturan/perundang-undangan terkait. Hasil evaluasi ini menjadi petunjuk atas

tingkat keberhasilan Jurusan Psikologi dalam mewujudkan sasaran yang telah

direncanakan. Cara untuk melakukan analisis data harus diatur dalam SOP

pelaksanan evaluasi kepuasan pelanggan. Hasil analisis data dapat diakses oleh

berbagai pihak yang berkepentingan untuk digunakan sebagai acuan dalam

perbaikan dan peningkatan kualitas layanan.

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Prosedur pengendalian produk yang tidak sesuai telah diatur dalam SOP

Pengendalian produk yang tidak sesuai

8.4 Analisis Data

Sistem analisis data dalam pengukuran kepuasan pelanggan dan pengukuran

kesesuaian produk harus dilakukan dengan teknik yang valid dan reliable.

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan

Untuk menjamin efektivitas sistem manajemen mutu, Jurusan Psikologi melakukan

perbaikan yang berkesinambungan. Hasil evaluasi kepuasan pelanggan serta

temuan/umpan balik dalam audit internal menjadi sumber-sumber perbaikan.

Tindakan perbaikan berkesinambungan dapat berupa tindakan korektif dan tindakan

pencegahan yang diatur oleh SOP terkait.Tindakan korektif dan pencegahan harus

disosialisasikan kepada personil, pelanggan, maupun civitas academia yang terkait.

8.5.2 Tindakan Korektif

Tindakan korektif dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian layanan selama kinerja

sistem manajemen mutu. Perumusan tindakan korektif harus didasari oleh analisis

penyebab ketidaksesuaian dan adanya peluang peningkatan dengan diambilnya

tindakan tersebut.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Tindakan pencegahan adalah tindakan yang diambil oleh Jurusan Psikologi dengan

mempertimbangkan faktor resiko dan peluang ketidaksesuaian layanan kepada

pelanggan. Oleh karena itu tindakan pencegahan dapat diambil walaupun belum

terdapat bukti terjadi ketidaksesuaian layanan namun Jurusan Psikologi melakukan

antisipasi terjadinya ketidaksesuaian di masa mendatang.

NAMA UNIT PEMBUAT DOKUMEN | tahun

UNIT JAMINAN MUTU |2017