manual mutu - usd.ac.id · perencanaan dan penganggaran universitas sanata dharma mm.lpm-usd.11 ....
TRANSCRIPT
MANUAL MUTUPERENCANAAN DAN PENGANGGARAN
LPM
2008
Manual Mutu Perencanaan dan Penganggaran
Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI i
KATA PENGANTAR ii
BAB I Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 1
A. Kebijakan/Peraturan yang ada di Universitas Sanata Dharma 1
1. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pemasukan 1
2. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pengeluaran 1
B. Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 4
BAB II Cost Structure (Struktur Biaya) di Universitas Sanata Dharma 6
A. Gambaran Umum 6
B. Klasifikasi Biaya 7
C. Alokasi Biaya Tidak Langsung (Biaya Bersama) 10
BAB III Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 11
A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan 11
B. Deskripsi tentang Pendapatan 11
C. Ruang Lingkup 12
D. Definisi 12
E. Referensi 13
F. Tanggung Jawab dan Prosedur 13
G. Dokumentasi 16
BAB IV Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 17
BAB V Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana
Kegiatan dan Anggaran (RKA) 42
A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T 42
B. Deskripsi tentang RAB dan RKA/T 42
C. Ruang Lingkup 44
D. Daftar Istilah 46
E. Referensi 46
F. Tanggung Jawab dan Prosedur 46
G. Formulir-formulir 56
BAB VI Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan
Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) 57
BAB VII Prosedure Penggunaan/pemanfaatan Anggaran 86
A. Prosedur Pemanfaatan/Penggunaan Anggaran 86
B. Prosedur Persetujuan Pengajuan Dana/Anggaran 88
C. Prosedur Monitoring Pengelolaan Keuangan 90
BAB VIII Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 95
BAB IX Instruksi Kerja Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 98
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
ii
KATA PENGANTAR
Universitas Sanata Dharma sebagai suatu perguruan tinggi yang memiliki visi
“Terwujudnya masyarakat Indonesia yang semakin bermartabat” dengan misi
“menghadirkan pencerahan yang mencerdaskan bagi masyarakat melalui Tri Dharma
Perguruan Tinggi” mulai memahami peluang-peluang yang ada demi tercapainya visi
dan misi tersebut. Peluang yang ada antara lain adalah pemberian dorongan dari
pemerintah kepada PTS untuk menjadi world class university, dan kepedulian pemerintah
terhadap pengembangan kualitas pendidikan.
Tentu saja peluang yang ada tersebut akan dapat dimanfaat dengan maksimal
apabila Universitas Sanata Dharma memiliki organisasi Universitas yang semakin sehat,
sebagaimana tercantum dalam salah satu sasaran jangka pendek Renstra Universitas
Sanata Dharma tahun 2008-20121, yaitu: Semakin mantapnya kesehatan organisasi
Universitas: Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen Universitas yang
mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang: akademik, sumber daya (manusia,
keuangan, sarana, prasarana dan informasi), dan mutu pada setiap jenjang. Dengan
demikian Universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk mencapai sasaran di atas Universitas telah melakukan evaluasi diri yang
akhirnya salah satu simpulannya adalah bahwa perencanaan dan penganggaran sangat
menentukan efektivitas dan efisiensi manajemen keuangan yang mutlak diperlukan dalam
manajemen modern. Namun, seperti disebutkan dalam evaluasi diri, sistem perencanaan
dan penganggaran yang dilaksanakan di USD masih berbasis biaya dan investasi
sehingga belum mendukung manajemen keuangan yang efektif dan efisien. Selain itu,
semua proses tersebut masih dikerjakan secara manual, belum terintegrasi digital dan on
line. Keluhan yang sering muncul adalah dan disampaikan oleh unit/pihak terkait karena
kesulitan mereka untuk memantau RAB yang telah digunakan/dicairkan.
1 Renstra Universitas Sanata Dharma Th 2008-2012 hlm. 7
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
iii
Untuk mengatasi masalah tersebut, akan disusun suatu sistem Manajemen
Perencanaan dan Penganggaran melalui pengembangan sistem perencanaan dan
penganggaran secara manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses
semua pihak internal yang membutuhkan. Selain itu sistem perencanaan dan
penganggaran perlu diarahkan berbasis evaluasi diri dan berbasis kegiatan. Idealnya
Rencana Anggaran Belanja (RAB) disusun dengan mengacu pada evaluasi diri yang
tertuang dalam Renstra USD dan Renstra setiap unit. Suatu manual tentang Standard
Operating Procedure (SOP) tentang Perencanaan dan Penganggaran yang di dalamnya
memuat Penyusunan RAB (Rencana Anggaran Belanja) rutin dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) disusun untuk memenuhi tujuan ini.
Perencanaan dan penganggaran yang baik memerlukan penentuan biaya per
mahasiswa secara tepat. Pembiayaan yang selama ini terjadi di USD terutama
diklasifikasikan berdasarkan unit-unit yang mengeluarkan pembiayaan, sehingga selama
ini penentuan biaya per mahasiswa dilakukan secara sederhana dengan membagi seluruh
biaya dengan jumlah mahasiswa. Cara tersebut tentu kurang memadai, sehingga
diperlukan kejelasan struktur biaya secara tepat dan perencanaan data secara akurat.
Struktur biaya (Cost Structure) yang tepat disusun dan disesuaikan bagi USD sebagai
yayasan yang bergerak dibidang pendidikan.
Demikin juga evaluasi terhadap implementasi RKA perlu dilihat sejauh mana
proses ini dapat diterapkan di Universitas. Evaluasi ini akan tertuang dalam manual
Standard Operating Procedure (SOP) tentang evaluasi impelementasi Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) sebagai bagian tak terpisahkan dari suatu RAB.
PROFIL
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
1. UMUM
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
iv
Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma berada di Gedung Administrasi
kampus II, yang menempati sebagian Lt Ground dan Lt I dan berlokasi di Jl. H.
Affandi (Gejayan Yogyakarta). Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) menempati
juga sebagian ruangan di gedung administrasi pusat kampus III, yang berlokasi di
Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta, dengan maksud agar pelayanan kepada
mahasiswa semakin maksimal tanpa terpengaruh oleh jarak.
Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma belum semuanya dikelola secara
terpadu dalam suatu sistem informasi. Ada satu bagian dari Biro Keuangan USD,
yaitu Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) yang memanfaat Sistem Informasi
Akademik (SIA) dalam melayani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Pada saat ini
bagian yang lain (bagian pembukuan, bagian kasir dan restitusi kesehatan, serta
bagian gaji) sedang dalam proses menuju ke arah pemanfaatan sistem informasi
terpadu yang sedang dibangun dalam mengelola keuangan di USD. Sistem informasi
terpadu yang sedang dibangun ini memperoleh dana dari PHKI selama 3 tahun, yaitu
dari tahun 2008-2010.
2. SEJARAH
Pada tahun 1955 Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma
berdiri. Pada tahun 1958 PTPG Sanata Dharma berubah bentuk menjadi FKIP Sanata
Dharma yang kemudian disusul pada tahun 1965 berubah bentuk lagi menjadi IKIP
Sanata Dharma. Pada tahun 1993 FKIP Sanata Dharma menjadi Universitas Sanata
Dharma sampai sekarang ini. Pada tahun 1993, dimana USD telah terbentuk, Biro
Keuangan masih menjadi bagian dari Biro Administrasi Umum (BAU), dimana
bagian keuangan masih tersentral di Kampus II USD. Pada tanggal tanggal 1 Februari
2002 Biro Keuangan dibentuk.
Pertimbangan dibentuknya Biro Keuangan:
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
v
- Persoalan keuangan dirasa semakin kompleks dengan adanya perkembangan
Universitas Sanata Dharma
- Perlunya peningkatan pengawasan dan pengelolaan bidang keuangan di
Universitas Sanata Dharma
- Bahwa bidang keuangan perlu ditangani tersendiri
Tugas/Fungsi Biro Keuangan: sebagai pelaksana administrasi keuangan yang
meliputi:
- Mengelola keuangan
- Memproses transaksi keuangan
- Menyusun laporan keuangan
- Melakukan pemeriksaan bukti-bukti transaksi keuangan
- Merencanakan pengembangan sistem informasi akuntansi dan manajemen audit
3. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Organisasi Biro Keuangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas
Sanata Dharma No. 194/Rektor/VII/2006 Tahun 2006 adalah sbb.:
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
vi
VISI MISI BIRO KEUANGAN
VISI
Biro Keuangan sebagai unit pelaksana teknik bidang keuangan merupakan bagian tak
terpisahkan dari Universitas Sanata Dharma yang berpartisipasi dalam usaha melindungi
dan meningkatkan martabat manusia melalui perpaduan keunggulan akademik dan nilai
kemanusiaan. Tindakan nyata ini dalam ujud terus mencari, menemukan, dan
mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam pembinaan generasi
muda dengan berlandaskan pada nilai-nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, nilai-
nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian yang terwujud kearah pendidikan Serikat Yesus
seperti “manjadi manusia bagi sesama” (men and women for and with other), perhatian
pribadi (cura personalis) serta semangat keunggulan (magis) dan dialogis.
Kepala
Biro
Keuangan
Kepala
Bagian
Pembukuan
Kepala
Bagian
Uang
Kuliah
Kepala
Bagian
Kasir dan
Restitusi
Kepala Bagian
Administrasi Gaji
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
vii
Oleh karena itu Biro Keuangan Sanata Dharma sebagai suatu sistem pelaksana
pengelolaan administrasi keuangan dan penyedia data keuangan berperan aktif dalam
mendukung usaha seluruh civitas akademika Universitas Sanata Dharma untuk
memberikan pelayanan dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian kepada
sesame.
MISI
1. Melaksanakan tugas pengelolaan keuangan secara efektif dan efisien demi
tercapainya tata kelola dan manajemen yang efektif
2. Menyediakan data keuangan terkait dengan penyelenggaran kegiatan Universitas
secara keseluruhan dalam kaitan evaluasi kinerja Universitas
3. Menyediakan jasa pelayanan keuangan yang diperlukan demi mendukung
kegiatan seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma
4. Meningkatkan secara terus menerus kualitas pelayanan melalui pemantauan
kinerja unit dan jaringan kerjasama
Semboyan: Melayani dengan semangat dan dilandasi cinta kasih
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
viii
SASARAN MUTU
1. Kategori kualifikasi laporan keuangan oleh audit eksternal adalah pendapat wajar
tanpa pengecualian (unqualified opinion) sesuai Pernyataan Standard Akuntansi
yang berlaku umum (PSAK)
2. Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan
Januari tahun yang bersangkutan
3. Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja
setelah tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan
4. Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari
kerja setelah tanggal transaksi
5. Penyelesaian laporan keuangan selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah bulan
ybs berakhir.
6. Jumlah temuan auditor
1
BAB I
EVALUASI TENTANG KEBIJAKAN KEUANGAN
DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
A. KEBIJAKAN/PERATURAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA
DHARMA
I. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN POS PEMASUKAN :
1. Peraturan tentang tarip Dana Pengembangan Pendidikan (DPP), Uang Kuliah
Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), Uang Kemahasiswaan dll
untuk jalur regular tertuang dalam:
i. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip
biaya perkuliahan untuk mahasiswa baru yang tertuang dalam brosur PMB.
ii. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip
mahasiswa lama meliputi:
- Tarip SKS mahasiswa lama (tiap awal semester gasal)
- Tarip SKS semester antara, ujian khusus
- Tarip uang ujian reguler
- Tarip uang KKN dan tarip Week End Moral
2. Peraturan tentang tarip uang kursus dll (non regular) yang dikeluarkan oleh
Unit/Pusat atas persetujuan dari rektorat
3. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas tentang
pengelolaan uang masuk non DPP, tertuang dalam persetujuan Rencana
Anggaran Pendapatan (RAP).
II. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN PENGELUARAN :
1. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas terkait dengan
pengelolaan pembelanjaan non investasi (tertuang dalam persetujuan RAB).
2. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga edukatif dan
administratif tetap Universitas:
2
i. Peraturan Gaji untuk pegawai tetap Yayasan Sanata Dharma dikeluarkan
oleh Yayasan Sanata Dharma dengan mengacu PGPS (peraturan Gaji
Pegawai Negeri Sipil).
ii. Peraturan tentang Perbaikan Gaji Pokok Pegawai Organik yang dikeluarkan
oleh Yayasan Sanata Dharma.
iii. Peraturan tentang Perbaikan Tunjangan Jabatan Dosen Organik yang
dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
iv. Peraturan tentang Sistem Tunjangan Jabatan Struktural
v. Peraturan Tarif Honorarium Overload Mengajar Dosen Tetap dan Tarip
Honorarium Mengajar Dosen Tidak Tetap
3. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga administratif
tidak tetap Universitas
i. Peraturan tentang Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang
dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
ii. Peraturan tentang Perbaikan Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap
yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
4. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (non gaji) kepada tenaga edukatif
dan administratif Universitas
i. Peraturan tentang penggantian biaya pengobatan (restitusi kesehatan) yang
dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
ii. Peraturan tentang pemberian subsidi iuran pensiun yang dikeluarkan oleh
Yayasan Sanata Dharma.
iii. Kebijakan tentang pemberian honorarium tugas luar kota yang dikeluarkan
oleh Universitas Sanata Dharma dalam kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.
iv. Kebijakan tidak tertulis mengenai pemberian honorarium dalam aktivitas
khusus dengan melihat pada bobot/tanggungjawab masing-masing orang
pada suatu aktivitas.
5. Peraturan terkait dengan proses penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran
(RKA) Universitas dan unit/prodi
3
i. Kisi-kisi penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang berkembang
menjadi Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) yang disosialisasikan pada
saat koordinasi penyusunan RAB/RKA
ii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang memperoleh pemasukan uang dari mahasiswa dan non-
mahasiswa
iii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang mengeluarkan biaya dalam proses kegiatan belajar
mengajar secara langsung.
iv. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang mengeluarkan biaya/pengeluaran dalam mendukung
proses kegiatan belajar mengajar secara tidak langsung (biaya bersama)
v. Proses pembebanan biaya langsung dan biaya bersama dalam penentuan
beban biaya yang harus ditanggung masing-masing prodi
6. Peraturan terkait dengan proses persetujuan RAB/RKA Universitas dan
unit/prodi
i. Kebijakan Yayasan mengenai berapa besar porsi DPP diperbolehkan untuk
menyumbang defisit eksploitasi universitas
ii. Kebijakan universitas dalam menentukan plafon anggaran untuk tiap unit/
prodi
7. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk kegiatan operasional
prodi/unit/Universitas
i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut kegiatan/
pengembangan (RKA): menggunakan proposal kegiatan untuk setiap satuan
kegiatan yang ditujukan kepada Wakil Rektor II (WR II), berapapun total
dananya. Kebijakan ini belum eksplisit dituangkan dalam suatu surat
keputusan/pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.
ii. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut non kegiatan/
pengembangan (rutin): biaya perawatan, biaya administrasi, Bahan Habis
Pakai (BHP) Lab: menyangkut jumlah material >2 juta, harus mengajukan
4
secara tertulis ke WR II, kebijakan inipun belum secara eksplisit dituangkan
dalam suatu surat edaran/ pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA. (lih. Gambar 1.)
8. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk pembelanjaan investasi
prodi/unit/Universitas
i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut pembelanjaan
investasi: mengajukan secara tertulis kepada WR II dilampiri Fotocopy
rincian anggaran investasi yang telah disetujui oleh Yayasan. Pengadaan
investasi secara khusus ditangani oleh Biro Sarana Prasarana. Sosialisasi
tentang kebijakan ini disampaikan kepada unit terkait secara tertulis,
walaupun belum detail.
ii. Pendanaan untuk pembelanjaan investasi dilakukan oleh Yayasan dengan
menggunakan dana DPP.
9. Peraturan terkait dengan kebijakan pencairan dana non budgeter
i. Kebijakan terkait dengan pencairan dana non budgeter belum diatur secara
khusus dan eksplisit.
ii. Pendanaan untuk pembelanjaan/kegiatan non budgeter dilakukan oleh
Rektorat dengan menggunakan dana non DPP.
5
B. EVALUASI TENTANG PERATURAN/KEBIJAKAN YANG ADA DI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
1. Peraturan terkait dengan pos Pemasukan :
Peraturan tertulis yang terkait dengan tarip biaya pendidikan (misalnya
UKT, SKS, uang kemahasiswaan, dll) sudah ada, dan secara periodik
ditinjau ulang.
Peraturan tertulis tersebut belum didokumentasikan secara terpadu,
sehingga mempersulit proses penelusuran dokumen.
2. Peraturan terkait dengan pos pengeluaran :
Peraturan tertulis dalam hal pemberian balas jasa kepada dosen/pegawai,
yang tertuang dalam berbagai Surat Keputusan (SK) Yayasan Sanata
Dharma, telah terdokumentasikan dengan baik.
Kebijakan tentang pencairan dan penggunaan dana terkait dengan
pengeluaran rutin universitas, belum semuanya tertulis. Hal ini akan
menghambat kelancaran berbagai aktivitas jika terjadi pergantian pejabat
struktural di tingkat Fakultas/Prodi/Unit. Untuk itu perlu disusun suatu
dokumen yang memuat berbagai kebijaksanaan tentang keuangan.
6
Gambar 1.
PROSEDUR PENGAJUAN DANA DAN
PERTANGGUNGJAWABANNYA
UNTUK KEPENTINGAN AKTIVITAS/KEGIATAN UNIT
DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
dana untuk kegiatan
sesuai RKA dan RAB
Pengajuan
pencairan dana
dari Kaprodi/
Unit sesuai RAB
Wakil Dekan/
Pimpinan Unit
dana untuk non-RKA
< 2 jt sesuai RAB Ka Biro
Keuangan
Kasir /
Pencairan
Kegiatan
Prodi/Unit
Wakil Rektor
II Pelaporan
Keuangan/
LPJ
Maksimum 2
minggu setelah
kegiatan
7
BAB II
COST STRUCTURE (STRUKTUR BIAYA)
DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
A. GAMBARAN UMUM
Suatu organisasi, apapun bentuknya, tentu memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Tujuan suatu organisasi akan tercapai apabila proses yang dijalani tidak
melenceng dari program kerja/rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Demikian
juga halnya dengan suatu yayasan, di mana yayasan biasa disebut sebagai organisasi
non-profit, memiliki tujuan yang pasti yang telah ditentukan oleh para pendirinya. Agar
organisasi ataupun yayasan mampu survive dan mencapai yang telah ditetapkan,
beberapa hal harus diperhatikan, antara lain terkait dengan pembiayaan organisasi.
Pembiayaan organisasi, khususnya yayasan bukanlah sesederhana yang
dibayangkan. Walaupun dalam kegiatannya yayasan tidak mengutamakan perolehan
profit sebagaimana organisasi yang lain, namun dalam kenyataannya suatu yayasan,
dalam hal ini yayasan pendidikan memiliki tujuan yang tertuang dalam visi dan misi
yang sangat luhur. Pencapaian visi dan misi tersebut tentu memerlukan pembiayaan
yang cukup besar. Untuk itu suatu yayasan pendidikan harus memiliki
pemasukan/pendapatan yang dapat dipastikan baik itu menurut jumlah maupun
waktunya, dan harus dikelola secara profesional agar pembiayaan dapat tercukupi
dengan pemasukan yang ada.
Dalam menjalankan aktivitas demi pencapaian tujuan suatu organisasi tentu akan
menimbulkan biaya. Biaya (cost) didefiniskan sebagai suatu sumber daya yang
dikorbankan (sacrified) atau dilepaskan (forgone) untuk mencapai tujuan tertentu.1
Demikian juga, dalam perencanaan dan pengendalian, suatu yayasan tidak terlepas dari
aktivitas penganggaran (budgeting). Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas
yang berbeda, namun terkait sangat erat. Perencanaan berarti melihat ke depan, yang
mengandung pengertian yaitu menentukan tindakan-tindakan apa yang harus
dilakukan untuk merealisasikan tujuan tertentu. Sebaliknya pengendalian adalah
melihat ke belakang yang berarti menilai apa yang telah disusun.
1 Horngren, T, Akuntansi Biaya Penekanan Manajerial (Edisi Bahasa Indonesia), 2005, hal 34.
8
Sebagai suatu organisasi yang berbeda dengan organisasi yang profit oriented,
Universitas Sanata Dharma memiliki kebijakan/aturan yang telah disusun dalam
mengelola pembiayaan yang harus dikeluarkan. Walaupun selama ini kebijakan/aturan
tersebut baru dipahami oleh sekelompok pihak yang terkait dengan pengelolaan
keuangan di USD, namun hal tersebut telah mendukung proses pengelolaan keuangan
yang selama ini berjalan. Dengan disusunnya sistem tentang pengelolaan keuangan di
USD, diharapkan setiap warga USD dapat memahami proses pengelolaan keuangan
dan ikut berperan serta dalam pencapaian tujuan organisasi.
B. KLASIFIKASI BIAYA
Pembiayaan di suatu yayasan pendidikan, khususnya di Universitas Sanata
Dharma (USD) memiliki struktur biaya yang berbeda dibandingkan dengan
pembiayaan di suatu organisasi profit. Pembiayaan yang dikeluarkan di Universitas
Sanata Dharma terkait dengan aktivitasnya dalam memberikan jasa pelayanan dalam
bidang pendidikan (proses belajar mengajar).
Untuk menentukan klasifikasi biaya di suatu perguruan tinggi, khususnya di
USD, tidaklah mudah. Penelusuran/pelacakan biaya dilakukan dengan melihat pada
dapat tidaknya suatu obyek biaya dikaitkan secara langsung dengan aktivitas yang
terjadi, dan dihubungkan secara ekonomis. Secara garis besar, pembiayaan yang ada di
USD dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu biaya langsung dan biaya tidak langsung
(biaya bersama). Biaya langsung didefinisikan sebagai biaya yang terkait langsung
dengan proses pendidikan (proses belajar mengajar), lebih tepat jika dikelompokkan ke
dalam biaya prodi, sedangkan biaya tidak langsung (biaya bersama) adalah biaya yang
dikeluarkan demi mendukung terselenggaranya kegiatan utama; atau lebih tepat
dikelompokkan ke dalam biaya unit pendukung.
Terkait dengan pengelompokan biaya di USD, salah satu langkah yang
dilakukan dalam penentuan biaya langsung dan biaya tak langsung (biaya bersama)
adalah dengan penentuan prodi dan non prodi. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
prodi yang secara langsung terkait dengan proses belajar mengajar diklasifikasikan
sebagai biaya langsung, sedangkan biaya yang dikeluarkan oleh unit-unit (non prodi)
diklasifikasikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama). Akan tetapi, kita tidak bisa
begitu saja menentukan bahwa biaya-biaya yang dikeluarkan dalam suatu prodi
langsung dianggap sebagai biaya langsung, karena ada kemungkinan di dalamnya
9
mengandung unsur biaya non-prodi. Sebaliknya biaya yang dikeluarkan oleh unit/non
prodi dapat langsung dikategorikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama).
Di USD, komponen biaya langsung dan tidak langsung cenderung sama. Namun
demikian, walaupun komponen dari biaya langsung dan biaya tak langsung tersebut
seringkali sama, namun keterkaitan langsung dengan proses belajar mengajar bisa jadi
berlainan. Untuk dapat dengan jelas menentukan pengklasifikasian biaya langsung dan
tidak langsung, suatu pengeluaran/pembiayaan harus dipecah menurut komponen
pembiayaannya.
Sebagai illustrasi, dicontohkan penghasilan/gaji seorang dosen ‘AB’ di prodi X
belum tentu semuanya merupakan beban biaya langsung prodi X. Dalam contoh ini
dosen ‘AB’ memiliki jabatan sebagai Kepala Biro. Tentu saja penghasilan yang diterima
dosen ‘AB’ tiap bulan terdiri dari gaji sebagai dosen prodi X, dalam hal ini termasuk
dalam kategori biaya langsung, dan tunjangan struktural sebagai Kepala Biro, dan
termasuk dalam kategori biaya tak langsung (biaya bersama). Tunjangan struktural di
luar dikelompokkan sebagai biaya tak langsung karena kinerja sebagai kepala biro
memberikan kontribusi kepada universitas secara keseluruhan.
Secara detail, struktur biaya yang ada di USD adalah sbb.:
No Komponen Biaya Biaya Langsung Biaya tak
langsung/bersama
1 Gaji dosen/tenaga edukatif
- Gaji dosen prodi
- Tunjangan struktural prodi
- Tunjangan struktural non prodi
2 Gaji pegawai/tenaga non edukatif
- Gaji pegawai prodi
- Tunjangan struktural prodi
- Gaji pegawai non prodi
- Tunjangan struktural non prodi
10
3 Biaya Administrasi
- Bi. Administrasi prodi
- Bi. Administrasi non prodi
4 Rapat Kerja
- Raker prodi
- Raker non prodi
5 Biaya Kegiatan Akademik
- Keg Akademik prodi
- Raker non prodi
6 Biaya Kemahasiswaan
- Biaya Kemahasiswaan prodi
- Biaya kemahasiswaan non prodi
7 Bahan Habis Pakai (BHP) Laboratorium
- Lab prodi
- Lab non prodi (tingkat fakultas
maupun universitas)
8 Biaya Perawatan
- Perawatan alat kantor
- Perawatan bangunan
- Perawatan kendaraan
9 Biaya Lain-lain
- Langganan /sewa FC
- Langganan listrik
- Langganan Telpon
- Langganan workstation/internet
- Biaya Promosi
- Biaya Varia
11
C. ALOKASI BIAYA TIDAK LANGSUNG (BIAYA BERSAMA)
Alokasi biaya bersama ini terkait dengan penentuan besar biaya yang harus
ditanggung tiap mahasiswa. Sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya bahwa biaya
yang terjadi terkait dengan proses belajar mengajar di USD terdiri dari biaya langsung
dan biaya tak langsung (biaya bersama). Kedua macam biaya tersebut sebagian besar
menjadi beban mahasiswa dalam ujud tarip uang kuliah mahasiswa. Pembebanan biaya
langsung tidak menjadi masalah, karena biaya langsung merupakan unsur pengeluaran
prodi, akan tetapi pembebanan biaya bersama memerlukan solusi yang tepat karena
pemanfaatan yang diterima oleh masing-masing prodi belum tentu sama.
Dalam evaluasi diri, pembebanan biaya yang selama ini yang dilakukan adalah
dengan jalan membagi total biaya dengan total keseluruhan jumlah mahasiswa, dan
cara inipun dirasa kurang tepat. Pembebanan yang tepat dimaksudkan agar diperoleh
suatu formulasi yang tepat mengenai beban biaya tiap mahasiswa, dengan demikian
perkiraan tarip uang kuliah tidak meleset. Ketepatan dalam penentuan besar uang
kuliah ini terkait dengan penyusunan anggaran pemasukan uang kuliah yang dapat
diprediksikan dapat ditutup dengan pemasukan yang ada, yang terdiri dari uang kuliah
tetap (UKT) dan uang satuan kredit semester (SKS) yang sifatnya variabel.
Pengeluaran yang telah terjadi pada tahun yang bersangkutan dan
dikelompokkan ke dalam pengeluaran prodi dan non-prodi dijadikan dasar untuk
penentuan formulasi hitungan tarip uang kuliah tahun berikutnya. Biaya langsung
diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan dari uang satuan kredit semester (SKS)
mahasiswa, sedangkan biaya bersama diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan
dari uang kuliah tetap (UKT).
BAB III
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
12
A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan (RAP)
A.1. Tercapainya pemahaman yang jelas tentang macam-macam pendapatan dalam RAP
A.2. Tersusunnya standar yang baku untuk pola penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma
A.3. Tersusunnya prediksi pendapatan yang tidak memiliki penyimpangan yang berarti
A.4. Meningkatnya efisiensi dan efektivitas penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma
B. Deskripsi tentang Pendapatan (Pemasukan)
Dalam suatu perguruan tinggi, aktivitas yang diselenggarakan terbagi dalam beberapa kegiatan yaitu: aktivitas utama adalah penyelenggaraan pendidikan, aktivitas penelitian, dan aktivitas pengabdian kepada masyarakat. Terkait dengan aktivitas utama yang juga merupakan produk layanan perguruan tinggi, unsur mahasiswa berikut kontribusi mereka dalam hal pembayaran uang kuliah sangat mendukung pembiayaan penyelenggaraan pendidikan.
Menurut Undang-undang No 23 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya Bab XIII Bagian Kesatu, Pasal 46,ayat (1) bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Masyarakat. Dalam kenyataannya, sebagai Perguruan Tinggi Swasta (PTS), pendanaan terbesar bagi Universitas Sanata Dharma sebagian besar berasal dari dana masyarakat, dalam hal ini adalah mahasiswa, baru kemudian disusul dengan dana Pemerintah, yang terdiri dari dana kontrak penelitian, dana hibah dll.
Bagi Universitas Sanata Dharma, sumber utama pendapatan saat ini berasal dari mahasiswa yang mencapai jumlah 89,65% dari total pendapatan yang terdiri dari Dana Pengembagan Pendidikan (DPP), Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) yang terdiri dari Uang Kuliah Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), dan uang kemahasiswaan, tidak termasuk hasil fundrising Yayasan.3 Dana ini digunakan untuk pembiayaan eksploitasi (running cost) universitas.
Khusus untuk DPP mahasiswa, dikelola oleh Yayasan untuk membiayai investasi, antara lain pengadaan sarana prasarana, pembangunan gedung, studi lanjut, dll., sedangkan pendapatan non DPP dikelola oleh universitas untuk membiayai biaya eksplotasi. Secara rinci, macam-macam pendapatan Universitas Sanata Dharma terdiri dari :
B.1. Pemasukan uang kuliah mahasiswa: Uang Kuliah Tetap (UKT) dan uang Satuan Kredit
Semester (SKS)
B.2 Pemasukan uang kegiatan kemahasiswaan (kmhs) dan uang asuransi (Ass)
B.3. Pemasukan dana bantuan pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri yang dipekerjakan (dpk).
B.4. Pemasukan uang lain-lain: uang ujian/tugas akhir, uang kuliah kerja nyata (KKN), uang formulir
mahasiswa baru, uang wisuda, uang ijasah, pendapatan bunga, sewa lain-lain, fotocopy, uang
week end moral, varia.
3Renstra USD 2008-2012 hlm. 43
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
13
C. Ruang Lingkup
Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) Universitas Sanata Dharma disusun untuk memperoleh prediksi pemasukan tentang:
C.1. Uang SPP mahasiswa (UKT dan SKS)
C.2. Uang kegiatan kemahasiswaa (kmhs) dan uang Asuransi (Ass)
C.3. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri
C.4. Pemasukan lain-lain (varia)
D. Definisi
D.1. Uang Kuliah Tetap (UKT) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa pada tiap awal
semester. UKT dibayarkan oleh setiap mahasiswa yang aktif sebagai dasar untuk melakukan
daftar ulang.
D.2. Uang Satuan Kredit Semester (SKS) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa
pada pertengahan semester. Uang SKS dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil
oleh setiap mahasiswa dikalikan tarip uang SKS menurut prodi dan tahun angkatan masuk.
D.3. Uang Kegiatan Kemahasiswaan (uang Kmhs), adalah uang yang dibayarkan oleh mahasiswa
baru pada saat ia menjadi mahasiswa Universitas Sanata Dharma. Uang kemahasiswaan
dibayarkan dalam rangka membiayai pengeluaran yang terkait dengan kegiatan mahasiswa baru
yang terdiri dari: biaya Insadha (Inisiasi Mahasiswa Baru Sanata Dharma), biaya PPKM
(Pelatihan Pengembangan Kepribadian), biaya pembuatan jas almamater, dan biaya kegiatan
kemahasiswaan selama ybs menjadi mahasiswa.
D.4. Uang Asuransi (Ass), adalah dana solidaritas yang dibayarkan pada tiap awal semester
bersamaan dengan pembayaran UKT, sebagai iuran, dan akan didistribusikan untuk
meringankan biaya pengobatan karena mahasiswa opname, kecelakaan ataupun sebagai dana
solidaritas apabila yang bersangkutan ataupun orang tuanya meninggal dunia.
D.5. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem), adalah bantuan yang diberikan oleh pemerintah melalui
Kopertis, berupa pembayaran gaji untuk dosen negeri yang bekerja di instansi (perguruan tinggi)
swasta, dalam hal ini di Universitas Sanata Dharma.
D.6. Pemasukan lain-lain (Varia), adalah semua pemasukan yang tidak dapat dikelompokkan ke
dalam kategori D1 s.d. D6.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
14
E. Referensi
i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008
ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
iii. Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru USD, tahun 2005 s.d 2008.
F. Tanggung Jawab dan Prosedur
Penanggungjawab penyusunan RAP adalah Kepala Biro Keuangan dengan memperoleh masukan dari
Rektorat (Wakil Rektor II). Selain Kepala Biro Keuangan sebagai penganggungjawab penyusunan
RAP ini, beberapa pihak juga terlibat di dalamnya, terkait dengan penyedia data sebagai dasar
penyusunan/penghitungan, yaitu:
No Unit Fungsi
1 Rektorat (Wakil Rektor bidang keuangan)
Pemberi informasi/data untuk tarip:
- uang kuliah tetap (UKT) tiap angkatan
- SKS yang mengalami kenaikan tiap tahun
Penentu dispensasi keringanan/ potongan uang kuliah mahasiswa (anak karyawan, mhs lulus dll)
Penentu prediksi jumlah mahasiswa baru tiap prodi terkait dengan penyusunan RAP
2 Biro Administrasi Akademik (BAA) Penyedia data jumlah mahasiswa (student body) tiap tahun
Penyedia data jumlah lulusan tiap semester
3 Biro Keuangan – Bagian Pembukuan Penyedia data realisasi berbagai pendapatan sebagai dasar untuk memantau kecende-rungan perubahan termasuk pencapaian rea-lisasi RAP yang telah disusun tiap awal tahun
4 Biro Keuangan – Bagian Penggajian Penyedia data realisasi pendapatan khusus Banpem bulan-bulan atau tahun yang telah berlalu
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
15
Prosedur Penyusunan RAP dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
F.1. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kuliah mahasiswa yang terdiri dari UKT dan SKS
dengan mengikuti formulasi yang telah ditentukan sebelumnya
F.2. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kemahasiswaan berdasarkan perkiraan jumlah
mahasiswa baru dikalikan tarip-tarip yang berlaku
F.3. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang iuran asuransi mahasiswa berdasarkan student
body dikalikan tarip iuran asuransi per angkatan
F.4. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP dana bantuan pemerintah (Banpem) berdasarkan data
dari Bagian Penggajian
F.5. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP varia berdasarkan formulasi perhitungan yang telah
disusun sebelumnya
F.6. Kepala Biro Keuangan menyusun rekap RAP uang kuliah dll (F1 s.d F5) ke dalam format
standard yang telah ditentukan oleh universitas yaitu berbasis Pos maupun berbasis Unit sbb:
F.6.1. Rekap RAP Berbasis Pos
RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS POS
TAHUN XX
No Pos RAP Tahun XX Realisasi Tahun XX
% Tase
1. Uang UKT Rp. XX
2 Uang SKS Rp. XX
3 Uang Kemahasiswaan Rp. XX
4 Uang Assuransi Mahasiswa Rp. XX
5 Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) Rp. XX
6 Pemasukan lain-lain (varia)
a. Uang Ujian Tugas akhir Rp. XX
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
16
b. Uang Kuliah Kerja Nyata (KKN) Rp. XX
c. Uang Formulir Mahasiswa Baru Rp. XX
d. Uang Wisuda Rp. XX
e. Ijasah Rp. XX
f. Pendapatan Bunga Rp. XX
g. Sewa lain-lain Rp. XX
h. Fotocopy dan Risograph Rp. XX
i. Uang Week End Moral Rp. XX
j. Lain-lain Rp. XX
Jumlah Total RAP Rp. XX
F.6.2. Rekap RAP Berbasis Unit
RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS UNIT
TAHUN XX
No UNIT
UKT SKS KMHS &
ASURANSI BANPEM LAIN- LAIN
1 Rektorat
2 Pusat KKN
3 Lembaga Bahasa (CEEC)
4 Perpustakaan
5 Unit Pelaksana Teknis - MPK
6 Biro Administrasi Akademik
7 Biro Administrasi Umum
8 Prodi BK
9 Prodi PGSD
10 Prodi PGSD (S1)
11 Prodi PBSID
12 Prodi PBI
13 Prodi PAK
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
17
14 Prodi PEK
15 Prodi P. Sejarah
16 Prodi P. Matematika
17 Prodi P. Fisika
18 Prodi Akuntansi
19 Prodi Manajemen
20 Prodi TE
21 Prodi TI
22 Prodi TM
23 Prodi D3 Mekatronika
24 Prodi Matematika
25 Prodi Fisika
26 Prodi Ilmu Komputer
27 Prodi Sastra Inggris
28 Prodi Sastra Indonesia
29 Prodi Ilmu Sejarah
30 Prodi Farmasi
31 Program Profesi Apoteker
32 Prodi Psikologi
33 Program Magister IRB
34 Program Magister KBI
G. Dokumentasi
G.1. Daftar Student Body Mahasiswa Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 – 2008
G.2. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008
G.3. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008
G.4. Daftar Tarip Uang Kemahasiswaan Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 - 2008
BAB IV
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
18
1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAP
1.1. Instruksi Kerja Penyusunan RAP UKT dan SKS
No Perhitungan UKT Perhitungan SKS
i. Kepala Biro Keuangan menyusun kolom
perhitungan untuk penyusunan RAP UKT
seperti contoh Appendix 6). Penyusunan
RAP dibagi dalam 2 semester karena jml
mahasiswa selalu mengalami perubahan
pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb
Kepala Biro Keuangan menyusun kolom
perhitungan untuk penyusunan RAP SKS
seperti contoh Appendix 6). Penyusunan
RAP dibagi dalam 2 semester karena jml
mahasiswa selalu mengalami perubahan
pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb
ii. Kepala Biro Keuangan menginput jumlah
mhs per prodi menurut angkatan, serta jml
mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr-
Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai
dasar penghitungan
Kepala Biro Keuangan menginput jumlah
mhs per prodi menurut angkatan, serta jml
mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr-
Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai
dasar penghitungan
iii. Kepala Biro Keuangan menginput tarip UKT
per prodi untuk tiap angkatan; tarip UKT
mhs lama tidak mengalami perubahan.
Kepala Biro Keuangan menginput tarip SKS
per prodi untuk tiap angkatan; tarip SKS
mhs lama mengalami perubahan pada
semester ke 2.
iv. Kepala Biro Keuangan mengisi kolom
keterangan dengan prediksi mhs aktif.
Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah
100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dan th ke 5
semester 1, sisanya tinggal 50%
Kepala Biro Keuangan mengisi kolom
keterangan dengan prediksi mhs aktif.
Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah
100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dengan 18
SKS, th ke 5 semester 1 tinggal 50% x 18
SKS, dan seterusnya, lihat contoh.
v. Kepala Biro Keuangan menghitung
perkalian untuk: jml DU x tarip UKT x %
mhs
Kepala Biro Keuangan menghitung
perkalian untuk: jml DU x tarip SKS x jml
SKS x % mhs
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
19
vi. Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP
UKT tiap prodi untuk semester I
Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP
SKS tiap prodi untuk semester I
vii. Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1
s.d 6 untuk penghitungan RAP UKT periode
Juli- Desember berikutnya dengan catatan :
- tarip UKT mhs lama tidak berubah
- ada tambahan mahasiswa baru dengan
tarip UKT yang baru sesuai dalam
panduan penerimaan mahasiswa baru
tahun yang bersangkutan
Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1
s.d 6 untuk penghitungan RAP SKS periode
Juli-Desember berikutnya dengan catatan :
- tarip SKS mhs lama mengalami kenaikan 5-
10%
- ada tambahan mahasiswa baru dengan
tarip SKS yang baru sesuai dalam panduan
penerimaan mahasiswa baru tahun yang
bersangkutan
Sebagai contoh dapat diperlihatkan perhitungan RAP UKT dan SKS Tahun 2008 lihat Appendix.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
20
1.1.2 Diagram Alir Penyusunan RAP UKT dan SKS
Form RAP UKT & SKS Smt I = Form RAP UKT & SKS Semester Ganjil (Jan-Jul)
Form RAP UKT & SKS Smt II = Form RAP UKT & SKS Semester Genap (Jul-Des)
Data Jml mhs per Prodi = Data Jumlah mahasiswa per Prodi per angkatan
Mulai
Menyiapkan Form
perhitungan RAP UKT & SKS
Semester Genap & Ganjil
Mengirsi jml mhs dalam
Form Perhitungan RAP
UKT & SKS smt genap &
ganjil berdasarkan Data
Jumlah mhs per Prodi
menurut angkatan
Mengisi Kolom sudah DU
pada Form Perhitungan
RAP UKT & SKS smt
genap & ganjil
berdasarkan Data Jumlah
mhs Daftar Ulang
Form RAP UKT & SKS Smt II
Form RAP UKT & SKS Smt I
Data Jml mhs per
Prodi
Data jumlah mhs
Daftar Ulang
Daftar tarif UKT &
SKSPanduan PMB
Mengisi kolom Tarif pada
Form RAP UKT & SKS
semester genap dan ganjil
sesuai ketentuan
berdasarkan Daftar Tarif UKT
& SKS dan berdasarkan tarif
pada Panudan PMB untuk
Mahasiswa baru
Mengisi prediksi jumlah
mahasiswa aktif sesuai
ketentuan pada kolom
keterangan
Menghitung Total RAP
UKT & SKS
Data Jml mhs per Prodi
Data Jml Mhs Daftar Ulang
Daftar Tarif UKT & SKS
Panduan PMB
Form RAP UKT & SKS Smt I
Form RAP UKT & SKS II
1
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
21
1.2. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah perkiraan
mahasiswa baru (A), tarip uang kemahasiswaan menurut jenjang (B) dan RAP total
ii. mengisi Kolom keterangan dengan pembedaan antara uang kemahasiswaan S1 dan uang
kemahasiswaan D3
iii. mengisi kolom tarip uang kemahasiswaan sesuai peraturan PMB yang berlaku
iv. mengisi RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B); lihat contoh tabel di bawah
v Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang
Kemahasiswaan standard
Contoh perhitungan uang kemahasiswaan tahun 2008 adalah sbb.:
No Keterangan Perkiraan Mhs Baru (A)
Tarip (B)
RAP Total (A x B)
1. Uang kemahasiswaan S1 1401 575.000 805.575.000
2. Uang kemahasiswaan D3 50 525.000 26.250.000
Total 831.825.000
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
22
1.2.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Jaket
Mulai
Data Jml Perkiraan
Mhs BaruDaftar Tarif Uang Kmhs
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Kmhs
berdasarkan Daftar Tarif
Uang Kmhs
Menghitung Total RAP
Uang Kmhs
Data Jml Perkiraan Mhs Baru
Daftar Tarif Uang Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
2
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
23
1.2.2. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Insadha
Mulai
Data Jml Perkiraan
Mhs BaruDaftar Tarif Uang Kmhs
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Kmhs
berdasarkan Daftar Tarif
Uang Kmhs
Menghitung Total RAP
Uang Kmhs
Data Jml Perkiraan Mhs Baru
Daftar Tarif Uang Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
2
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
24
1.2.3. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang PPKM
Mulai
Data Jml Perkiraan
Mhs BaruDaftar Tarif Uang Kmhs
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Kmhs
berdasarkan Daftar Tarif
Uang Kmhs
Menghitung Total RAP
Uang Kmhs
Data Jml Perkiraan Mhs Baru
Daftar Tarif Uang Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
2
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
25
1.2.4. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Kegiatan
Mulai
Data Jml Perkiraan
Mhs BaruDaftar Tarif Uang Kmhs
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Kmhs
berdasarkan Daftar Tarif
Uang Kmhs
Menghitung Total RAP
Uang Kmhs
Data Jml Perkiraan Mhs Baru
Daftar Tarif Uang Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
2
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
26
1.3. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Asuransi
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah student body
(A), tarip uang asuransi per semester (B) dan RAP total
ii. mengisi kolom keterangan dengan pembedaan antara mahasiswa angkatan 2004 s.d 2007
(2 semester) dan 2008 (1 semester)
iii. mengisi kolom student body dengan jumlah mhs DU (untuk angkatan 2004 s.d 2007), dan
perkiraan jumlah mahasiswa baru untuk angkatan 2008
iv. mengisi kolom tarip per semester dengan tarip uang asuransi yang berlaku di USD
v. menghitung RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B) x (C); lihat contoh tabel di
bawah
vi Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang
Asuransi standard
Form perhitungan uang assuransi (untuk contoh tahun 2008) sbb.:
No Keterangan Student body (A)
Tarip per semester
(B)
Jml semester RAP Total (A x B x C)
1. Mahasiswa angkt 2008 (1 semester) 1401 25.000 1 36.275.000
2. Mahasiswa angkt 2007 (2 semester) 1582 25.000 2 79.100.000
3. Mahasiswa angkt 2006 (2 semester) 1640 25.000 2 82.000.000
4. Mahasiswa angkt 2005 (2 semester) 1688 15.000 2 50.640.000
5. Mahasiswa angkt 2004 (2 semester) 1775 15.000 2 53.250.000
Total 301.265.000
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
27
1.3.1 Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Assuransi
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Uang
Asuransi
Form RAP Uang Asuransi
Mengisi Keterangan
pada Form RAP Uang
Asuransi
Mengisi Student Body
pada Form RAP
Asuransi berdasarkan
Data Jumlah Perkiraan
Mhs Baru
Mulai
Data Jumlah Perkiraan
Mhs Baru
Daftar Tarif Uang
Asuransi
Data Jumlah Mhs
Daftar Ulang
Mengisi Tarif pada
Form RAP Uang
Asuransi berdasarkan
Daftar Tarif Uang
Asuransi
Menghitung Total RAP
Uang Asuransi
Daftar Jumlah Perkiraan Mhs Baru
Daftar Jumlah Mhs Daftar Ulang
Daftar Tarif Uang Asuransi
Form RAP Uang Asuransi
3
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
28
1.4. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah
No Detail kegiatan
i. Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAP Bantuan Pemerintah yang terdiri dari: No,
keterangan (A), Gaji Pokok (B), Tunjangan Keluarga (C), Tunjangan Perbaikan Penghasilan
- TPP 10% (D), Tunjangan Beras (E), Tunjangan Fungsional (F), Jumlah (G), Cadangan 6%
(H), Jumlah dalam 1 bulan (I), Jumlah 12 Bulan (J)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Fakultas dan Prodi yang memperoleh dana
bantuan pemerintah (lihat contoh form di bawah)
iii mengisi kolom (B), (C), (E), (F), dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November
2007 sebagai dasar perhitungan RAP Banpem tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-10% (D) dengan perkalian antara (B+C) x 10%; angka 10%
dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai
negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom Jumlah (G) dengan penjumlahan antara (B+C+D+ E+ F)
vi. mengisi kolom Cadangan 6% (H) dengan perkalian antara (G x 6%); angka 6%
dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat
regular dosen dpk (dipekerjakan)
vii mengisi kolom Jumlah 1 Bulan (I) dengan penjumlahan antara (G + H)
vi mengisi kolom Jumlah 12 bulan (J) dengan perkalian antara (I x 12); yang merupakan hasil
perkalian RAP Banpem untuk 1 tahun
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan Bantuan
Pemerintah standard
secara rinci perhitungan anggaran penerimaan Banpem 2008 tersebut dapat dilihat pada Form
Penyusunan RAP Penerimaan Bantuan Pemerintah (Banpem) (untuk contoh Tahun 2008 - dalam
ribuan rupiah)
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
29
1.4.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah
Mulai
Data Realisasi PenerimData Prodi Penerima
Banpem
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP
Bantuan Pemerintah
Form RAP Banpem
Mengisi kolom Keterangan
A pada Dorm RAP
Banpem berdasarkan Data
Prodi yang menerima
Banpem
Mengisi kolom Gaji Poko
(B) Tunj. Kel (C) Tunj.
Beras, Tunj. Fungsional
(F) pada Form RAP
Bantuan Pemerintah
berdasarkan Data
Realisasi Penerimaan dr
Banpen bln November thn
sebelumnya
Mengisi kolom IPP (D)
pada Form RAP Bantuan
Pemerintah sesuai
ketentuan
(hasil perkalian (B+C) x
10%
Mengisi kolom jumlah 1
bln (I) pada Form RAP
Banpem dengan hasil
penjumlahan antara G +
H
Mengisi kolom jumlah 12
bln (J) pada form RAP
Banpem dengan hasil
perkalian I x 12
Data Prodi Penermia Banpem
Data Realisasi Penerim
Form RAP Banoem
Mengisi kolom Jumlah
dengan hasil
penjumlahan antara
(B+C+D+E+F)
Mengisi kolom cadangan
pada form RAP Banpem
dengan hasil perkalian
antara
( G X 6 % )
4
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
30
1.5. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)
No
Unsur Pendapatan Detail kegiatan
1 Uang Ujian/tugas akhir
i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang menyelenggarakan ujian akhir (ujian skripsi) dengan yang tidak menyelenggarakan berdasarkan data dari Prodi
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti ujian berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA
iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang ujian dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan
2 Uang KKN i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mhsnya wajib mengikuti KKN dengan yang tidak mengikuti berdasarkan data dari Prodi
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti KKN berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA
iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang KKN dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan
3 Uang Formulir Mhs Baru
i. Kepala Biro Keuangan menyusun trend penjualan formulir mhs baru berdasarkan data dari BAA, untuk
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
31
jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur test regular
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang penjualan formulir berdasarkan trend penjualan formulir tahun sebelumnya dikalikan dengan masing-masing harga formulir
4 Uang Wisuda i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa berdasarkan data dari BAA
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang wisuda berdasarkan (prediksi kelulusan x 80% x tarip wisuda)
5 Uang ijasah i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa tahun sebelumnya berdasarkan data dari BAA
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang ijasah berdasarkan uang ijasah (prediksi kelulusan x 100% x tarip ijasah)
6 Uang week end moral i. Kepala Biro Keuangan menyusun perkiraan jumlah mhs tahun yang akan datang berdasarkan keputusan Rektorat
ii. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mahasiswanya wajib mengikuti week end moral dengan yang tidak wajib
iii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang week end moral berdasarkan (prediksi mahasiswa yang akan menikuti week end moral x tarip uang week end moral).
7 Pendapatan Bunga i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat bunga pada tahun yang bersangkutan
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
32
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan bunga berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
8 Sewa lain-lain BAU i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat sewa lain2 BAU pada tahun yang bersangkutan
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapat sewa lain2 BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
9 Uang Fotocopy Perpust
i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang FC perpustakaan pada tahun yang bersangkutan
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC Perpustakaan berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
10.
Uang Fotocopy Risograph BAU
i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang FC & Risograph BAU pada tahun yang bersangkutan
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC & Risograph BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
11
Pendapatan lain2 rektorat
i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat lain2 Rektorat pada tahun yang bersangkutan
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan lain2 berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
33
1.5.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)
1.5.1.1. Uang Ujian / Tugas Akhir
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
34
Data prediksi jml mhs ikut
Ujian Akhir
Selesai
Mulai
Memisahkan Prodi yang menyelenggarakan Ujian
akhir dengan yang tidak berdasarkan data dari
Prodi
Prodi Menyelenggarakan
Ujian Akhir ?
Menyiapkan Form Perhitungan Uang Ujian Akhir
Form RAP Ujian Akhir
Ya
Data MahasiswaDaftar Tarif Uang Ujian
AkhirData Student Body
Tidak
Menghitung prediksi Pemasukan Uang
Ujian Akhir dengan perkiraan jumlah
mhs yang ikut Ujian Akhir
Mengisi kolom tarif pada Form RAP
Uang Ujian Akhir berdasarkan Daftar
Tarif Uang Ujian Akhir
Membuat prediksi perhitungan jumlah
mahasiswa yang ikut Ujian Akhir
Daftar Tarif Uang Ujian Akhir
Data Student Body
Data Mahasiswa
Data Prediksi Mhs Ikut Ujian Akhir
5
Form RAP Uang Ujian Akhir
1.5.1.2. Uang KKN
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
35
Selesai
Mulai
Form RAP Uang KKN
Data Mahasiswa Daftar Tarif Uang KKNData Student Body
Membuat prediksi perhitungan jumlah
mahasiswa yang ikut KKN berdasar thn
masuk mhs
Memisahkan Prodi yang Mhsnya wajib
mengikuti KKN dengan yang tidak
berdasarkan data dari Prodi
Mahasiswa wajib
mengikuti KKN ?
Menyiapkan Form Perhitungan Uang KKN
Data prediksi
peserta KKN
Menghitung prediksi Pemasukan Uang
KKN dengan mengalikan tarif Uang KKN
dg perkiraan jml peserta
Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang
KKN berdasarkan Daftar Tarif Uang KKN
Daftar Tarif Uang KKN
Data Student Body
Data Mahasiswa
Data prediksi peserta KKN
Form RAP Uang KKN
Ya
6
Tidak
1.5.1.3. Uang Formulir Mahasiswa Baru
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
36
Mulai
Menyusun trend penjualan formulir
mhs baru berdasar data dari BAA
untuk jalur prestasi, jalur kerjasama,
jalur test reguler
Data trend penjualan formulir
Menyiapkan Form Perhitungan Uang
Formulir
Data Penjualan Formulir Daftar Harga Formulir
Form RAP Uang Formulir
Membuat prediksi pemasukan uang
formulir berdasar data trend penjualan
formulir th sebelumnya
Mengisi kolom tarif pada Form RAP
Uang Formulir berdasarkan harga
formulir
Daftar Harga Formulir
Data trend penjualan formulir
Data penjualan formulir
Form RAP Uang Formulir
7
1.5.1.4. Uang Wisuda
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
37
Mulai
Data Student Body Daftar Tarif Uang Wisuda
Menyusun prediksi
kelulusan mahasiswa
berdasar data dari BAA
Menyiapkan Form
Perhitungan Pendapatan
Uang Wisuda
Form RAP Uang Wisuda
Data prediksi kelulusanDaftar Tarif Uang Wisuda
Data Student Body
Data Prediksi kelulusan
Form RAP Uang Wisuda
8
Membuat prediksi
pemasukan Uang
Wisuda berdasar
prediksi kelulusan x 80
% x tarif wisuda
Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Wisuda
1.5.1.5. Uang Ijasah
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
38
Mulai
Menyusun prediksi kelulusan
mahasiswa berdasar data dari BAA
Menyiapkan Form Perhitungan Uang
Ijasah
Form RAP Uang Ijasah
Data prediksi kelulusan
Data Student Body Daftar Tarif Uang ijasah
Membuat prediksi pemasukan Uang
Ijasah berdasar prediksi kelulusan x
100 % x tarif ijasah
Mengisi kolom tarif pada Form RAP
Uang Ijasah
Daftar Tarif Uang Ijasah
Data Student Body
Data Prediksi kelulusan
Form RAP Uang Ijasah
9
1.5.1.7. Uang Pendapatan Bunga
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
39
Mulai
Data Realisasi pendapatan
bunga thn ybs
Menyiapkan Form
RAP Perhitungan
pendapatan
bunga
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
Pendapatan
Bunga sesuai
ketentuan pada
kolom tarif
Form RAP Perhitungan
Pendapatan Bunga
Data Realisasi Pendapat
an bunga thn ybs
Form RAP Pendapatan
Bunga
11
1.5.1.8. Uang Pendapatan Sewa Lain-lain BAU
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
40
Mulai
Data Realisasi Pendapatan
lain-lain BAU thn ybs.
Menyiapkan Form
Perhitungan Pendapatan
Sewa Lain-lain BAU
Form RAP Pendapatan Sewa
Lain-lain BAU
Mengisi prediksi
pemasukan Uang Sewa
lain-laib BAU sesuai
ketentuan pada kolom
tarif
Data Realisasi Pendapat-
an lain-lain BAU thn ybs.
Form RAP Pendapatan
Lain-ain BAU
12
1.5.1.9. Uang Pendapatan Fotocopy Perpustakaan
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
41
Mulai
Data Realisasi Pendapatan Uang FC
Perpust thn ybs
Menyiapkan Form RAP
Perhitungan Pendapatan
FC Perpust
Form RAP Pendapatan FC Perpust
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
pendapatan FC Perpust
sesuai ketentuan pada
kolom tarif
Data Realisasi Pendapatan Uang FC
Perpust thn ybs
Form RAP Pendapatan FC Perpust
13
1.5.1.10. Uang Pendapatan Fotocopy Risograph BAU
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
42
Mulai
Data Realisasi Pendapatan Uang FC
Risograph BAU thn ybs.
Menyiapkan Form
Perhitungan Pendapatan
Uang FC Risograph BAU
Form RAP Pendapatan Uang FC
Risograph BAU
Mengisi prediksi
pemasukan Uang FC
Risograph BAU sesuai
ketentuan pada kolom
tarif
Data Realisasi Pendapatan Uang FC
Risograph BAU thn ybs.
Form RAP Pendapatan Uang FC
Risograph BAU
14
1.5.1.11. Uang Pendapatan Lain-lain Rektorat
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
43
Mulai
Data Realisasi Pendapatan
Lain-lain Rektorat thn ybs.
Menyiapkan Form
Perhitungan
Pendapatan Lain-lain
Rektorat
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
Pendapatan lain-lain
Rektorat sesuai
ketentuan pada
kolom tarif
Form RAP Pendapatan
Lain-lain Rektorat
Data Realisasi
Pendapatan Lain-lain
Rektorat thn ybs.
Form RAP Pendapatan
Lain-lain Rektorat
15
BAB V
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN
RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
43
A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T
A.1. Terbentuknya sistem dan mekanisme serta evaluasi RAB dan RKA/T: Sistem dan mekanisme
serta evaluasi RAB dan RKA/T dituangkan dalam suatu panduan yang akan disosialisasikan
kepada tiap prodi/unit terkait. Kedisiplinan pengguna dalam mentaati aturan yang ada dalam
panduan tersebut sangat mendukung tercapainya efiisiensi dalam penyusunan dan evaluasi RAB
dan RKA/T
A.2. Tercapainya kontrol dan evaluasi atas pengelolaan keuangan: tersedianya sistem yang on-line
atas RAB dan RKA/T memungkinkan tiap prodi/unit mampu memantau dengan cepat pengeluaran
dana yang telah dilakukan. Over budgeting dalam pembiayaan dapat diminimalkan. Demikian juga
RKA/T dapat dievaluasi apakah dilaksakanan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.
B. Deskripsi tentang Rencana Anggaran Belanja (RAB) serta Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA)
B.1. Gambaran Umum tentang RAB: Rencana Anggaran Belanja (RAB) di dalamnya memuat
rencana anggaran untuk pembiayaan rutin ataupun pembiayaan langsung seperti: gaji dengan
berbagai unsur sesuai dengan kemampuan PTS, berbagai biaya perawatan dan biaya
langganan fasilitas di tingkat universitas; serta anggaran untuk pembiayaan non rutin yang
berupa kegiatan yang secara detail termuat dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA).
Pembiayaan rutin sebagaimana tertuang dalam RAB tersebut bersifat tetap, artinya sama sekali
tidak dapat dipotong/dikurangi, karena beban ini merupakan beban utama yang harus dipenuhi
demi berjalannya suatu kegiatan di perguruan tinggi. Dalam perencanaan/penganggarannya
biaya ini dianggarkan langsung oleh universitas maupun yayasan. Dengan kata lain, sebagian
dari anggaran pemasukan yang akan diterima oleh universitas, langsung dialokasikan untuk
penganggaran biaya rutin, setelah itu baru didistribusikan untuk anggaran pembiayaan non rutin.
B.2. Gambaran Umum tentang RKA/RKAT
Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) maupun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan
(RKAT) Unit Kerja pada hakikatnya adalah panduan bagi semua pihak dalam melaksanakan
Tridharma Perguruan Tinggi. Dengan RKA/T diharapkan setiap kegiatan dapat diikuti dan
dievaluasi kesesuaiannya dengan perencanaan. Dengan kata lain akuntabilitas (pertanggung-
jawaban) akan terjamin apabila setiap kegiatan didasarkan pada RKA/T. RKA/T merupakan
bagian dari rangkaian kegiatan dalam Siklus Perencanaan Universitas Sanata Dharma dalam
penyusunan program kerja seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Sanata Dharma beserta
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
44
penganggarannya secara terjadwal, terpadu, dan berkesinambungan. Penyusunan RKA/T unit
kerja didasarkan pada arah pengembangan Universitas Sanata Dharma di masa mendatang,
sumberdaya yang dimiliki, serta pelaksanaan program kerja pada periode sebelumnya.
B.3. Landasan Penyusunan RKA/T: RKA/T Universitas Sanata Dharma disusun dengan mengacu
pada Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 dan Renstra Unit. Berdasarkan visi
dan misi perguruan tinggi, disusunlah suatu rencana strategik berupa tindakan, langkah atau
cara untuk mencapainya. Setiap prodi/unit diharapkan menyusun usulan program dan kegiatan
serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan program-program strategis yang
telah dijabarkan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 maupun renstra
unit yang telah disusun. RKA/T merupakan anggaran kinerja yang penyusunan anggarannya
tidak hanya memperhatikan pengalokasian input, namun juga memperhatikan capaian output
dari kegiatan yang direncanakan dan ditetapkan pembiayaannya.
Kinerja didasarkan pada perbandingan antara output dengan input (efisiensi) dan perbandingan
antara output yang direncanakan dengan output realisasi (efektititas).
B.3. Program Kerja: Program adalah kumpulan dari kegiatan sejenis yang menunjukkan
pembidangan yang ada di perguruan tinggi, yaitu:
a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis
b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan
c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan
d. Program 4 Program peningkatan kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu
Setiap program kerja diturunkan dalam kegiatan dan sub-kegiatan. Kegiatan adalah kumpulan
dari sub-kegiatan sejenis yang belum bisa secara operasional anggaran dilaksanakan. Sub-
kegiatan adalah unit aktivitas terendah yang secara operasional anggaran dapat dilaksanakan.
Setiap prodi/unit wajib merencanakan kegiatannya berdasarkan hasil evaluasi diri yang telah
dilakukan. Selama ini kegiatan yang direncanakan lebih banyak pada aktivitas yang telah
dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan sering terjadi RKA/T yang disusun hanya
mengcopy RKA/T yang disusun tahun sebelumnya, sehingga manfaat yang diperoleh tidak
memaksimalkan pengembangan prodi/unit.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
45
C. Ruang Lingkup
Berdasarkan fokus dalam kegiatan rutin yang dilakukan, lingkup penyusunan RAB dan RKA terkait
dengan unit-unit kerja di USD, dan dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu:
Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik): merupakan unit penyelenggara
kegiatan yang diperlukan untuk mendukung atau melengkapi kegiatan akademik yang
diselenggarakan oleh Prodi. Unit ini meliputi Rektorat beserta Lembaga, Biro, Pusat, UPT.
Unit Prodi (Akademik): meliputi Program studi yang kegiatan utamanya adalah
menyelenggarakan kegiatan akademik.
Daftar Fakultas serta Rektorat dan Unit Kerja yang berada dalam koordinasinya adalah sebagai
berikut:
C.1. Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik):
No Fakultas Kode Biaya yang
Anggarkan
1. Rektorat 02, 03, 04, 05, 07
2. Sekretariat Pelaksana Mission and Identity 02, 03, 04, 05, 07
3. Campus Ministry 02, 03, 04, 05, 07
4. Pusat Study Ignatian 02, 03, 04, 05, 07
5. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) 02, 03, 04, 05, 07
6. Lembaga Bahasa 02, 03, 04, 05, 07
7. Lembaga Penjaminan Mutu 02, 03, 04, 05, 07
8. UPT Perpustakaan 02, 03, 04, 05, 07
9. Unit Pelaksana Teknis – UPT MPK 02, 03, 04, 05, 07
10. Biro Humas 02, 03, 04, 05, 07
11. Biro Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri (BKHLN) 02, 03, 04, 05, 07
12. Biro Personalia 02, 03, 04, 05, 07
13. Biro Keuangan 01, 02, 03, 04, 05, 07
14. Biro Administrasi Akademik 02, 03, 04, 05, 07
15. Biro Administrasi dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPSI) 02, 03, 04, 05, 07
16. Biro Sarana Prasarana (B S P) 02, 03, 04, 05, 07
17. Biro Administrasi Umum (B A U) 02, 03, 04, 05, 07
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
46
C.2. Unit Prodi (Akademik):
No
Kode
Fakultas Kode Biaya yang
Anggarkan
01. Prodi dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (F K I P) 02 - 08
02. Prodi dari Fakultas Ekonomi 02 - 08
03. Prodi dari Fakultas Sains dan Teknologi (FST) 02 - 08
04. Prodi dari Fakultas Sastra 02 - 08
05. Prodi dari Fakultas Farmasi 02 - 08
06. Prodi dari Fakultas Psikologi 02 - 08
07. Prodi dari Fakultas Pasca Sarjana 02 - 08
Masing-masing prodi maupun unit diwajibkan untuk menyusun RAB dan RKA/T nya secara rinci
yang terangkum dalam pengeluaran eksploitasi dan investasi yang nampak dalam struktur biaya
berikut ini :
No
kode
Keterangan Kategori
A. Eksploitasi
01 Gaji RAB
02 Biaya Administrasi RAB
03 Biaya Rapat Kerja RAB
04 Biaya Kegiatan Akademis/Pengembangan RKA
05 Biaya Perawatan RAB
06 Biaya Habis Pakai RAB
07 Biaya lain-lain RAB
08 Biaya Kegiatan Kemahasiswaan RKA
B. Investasi Investasi
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
47
D. Daftar Istilah
D.1. Rencana Anggaran dan Belanja (RAB); adalah penyusunan anggaran tahunan prodi maupun
unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian mengenai pembiayaan rutin (non RKA) dan RKA
(eksploitasi), serta pembelanjaan investasi
D.2. Rencana Kegiatan dan Anggaran/Tahunan (RKA/T), adalah penyusunan anggaran tahunan
prodi maupun unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian tentang kegiatan pengembangan
yang akan dilakukan berikut pembiayaannya. Penyusunan RKA/T harus didasarkan pada hasil
evaluasi diri yang telah dilakukan oleh prodi maupun unit sebagaimana telah dijelaskan di atas.
D.3. Pengeluaran/pembiayaan eksploitasi: Pos eksploitasi adalah pengeluaran-pengeluaran yang
dibiayai dengan dana mahasiswa non DPP. Karena pengelolaan non DPP diserahkan kepada
Universitas, maka pengelolaan pos eksploitasi juga ditangani oleh universitas.
D.4. Pengeluaran/pembiayaan investasi: dengan 1 elemen biaya. Pos investasi adalah pengeluaran
untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibiayai dengan dana DPP mahasiswa. Karena
pengelolaan DPP ditangani secara khusus oleh Yayasan, maka pengelolaan pos investasi juga
ditangani oleh Yayasan.
E. Referensi
i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008
ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
iii. Suryo Pratolo, Dr, Manual Pelatihan Penyusunan Anggaran Berbasis Kinerja, Yogyakarta, 2008
F. Tanggungjawab dan Prosedur
F.1. Penanggungjawab
Penanggungjawab penyusunan RAB adalah Kepala Biro Keuangan, Unit Pendukung dan Rektorat,
sedangkan penyusunan RKA/T adalah unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan, Fakultas/Prodi,
Lembaga-lembaga/Unit/Biro/Pusat, yang memiliki kewenangan menggunakan anggaran.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
48
F.2. Prosedur
Prosedur penyusunan RAB dan RKA/T dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
F.2.1. Proses Penyusunan Anggaran (RAB/RKA). Secara garis besar proses tersebut terdiri
dari beberapa tahapan, yaitu:
A. Dalam proses penyusunan anggaran ada dua mekanisme yang digunakan, yaitu mekanisme
Top Down dan Mekanisme Bottom Up. Dalam mekanisme Top Down (Mekanisme Arahan
Budhet Policy), pimpinan organisasi (universitas) memberikan arahan tentang kebijakan dalam
penganggaran. Sedangkan dalam Mekanisme Bottom Up, adalah adanya usulan-usulan dari
unit kerja berupa program-program, kegiatan dan anggaran dalam sub unit kerja.
B. Mekanisme Analisis Anggaran: Analisis atas pengajuan anggaran penting dilakukan untuk
menjamin kualitas anggaran dari sisi perencanaan strategic, beban kerja dan harga. Pihak yang
terlibat antara lain lain adalah Badan/Lembaga Penjaminan Mutu dan Komite Anggaran.
C. Mekanisme Penetapan Anggaran: Dilakukan oleh pimpinan perguruan tinggi setelah Lembaga
Penjaminan Mutu merekomendasikan Rancangan Anggaran.
Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Penyusunan Anggaran adalah:
- Fungsi Strategik Organisasi, pada perguruan tinggi posisi ini pada pimpinan perguruan tinggi
dan yayasan
- Penanggungjawab Anggaran, merupakan unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan,
Fakultas/Prodi, Lembaga-lembaga, Biro-biro yang bertanggungjawab atas penggunaan anggaran
- Panitia Anggaran, adalah pihak yang bertugas sebagai fasilitator penyusunan anggaran, dapat
dipegang oleh Wakil Rektor II, Biro Keuangan, dalam hal mensosialisasikan dan menditribusikan
piranti penyusunan anggaran dan mengumpulkan form-form anggaran.
Beberapa instrument yang digunakan dalam Proses Penyusunan Anggaran ini adalah:
- Renstra Universitas - Informasi masa lalu - Informasi Situsasi dan kondisi jangka pendek
- Arah Kerja Umum (AKU) dan Strategi Prioritas (SP)
- Pagu/Plafon Anggaran
- Standard Analisis Belanja (SAB) yang meliputi Standard Beban Kerja dan Standard Harga
- Form-form Penyusunan Rencana Anggaran Unit Kerja
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
49
Secara garis besar Proses Penyusunan Anggaran dapat dilihat dari skema di bawah ini:
BERKAS PENYUSUNAN
ANGGARANPimpinan
PT
Dewan
Penyantun/YayasanAKU
SP
Plafon Unit
SAB
Ranc anggrn
Unit Kerja/Prodi
Draft
Rancangan
Anggaran
Rancangan
Anggaran
Panitia Anggaran
Anggaran
PROSES PENGANGGARAN
Komite
AnalisisAnggaran
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
50
1. Pengajuan Draft RAB/RKA: dalam proses penyusunan draft RAB/RKA, setiap fakultas/unit wajib mentaati jadwal dan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA yang telah ditentukan oleh rektorat.
Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat
November - Menyusun dalam unit masing-masing
kegiatan pengembangan dalam
RAB/RKA yang berbasis evaluasi diri
- Menyusun RAB non pengembangan
dengan dasar volume kegiatan dan
perubahan layanan yang dimungkinkan
- Menginformasikan kepada prodi/unit
jadwal pengajuan RAB/RKA
- Menginstruksikan kepada Biro
Keuangan untuk menyusun Rencana
Anggaran Pendapatan (RAP) DPP
dan non DPP
November Mempresentasikan RAB/RKA pada unit
masing-masing
- Menginstruksikan kepada Biro
Keuangan untuk menyusun RAB gaji,
RAB non kemahasiswaan
- Menyusun perhitungan biaya
bersama dan biaya langsung
berdasarkan data dari Biro Keuangan
Desember Mengajukan draft RAB/RKA ke Rektorat - Menyelesaikan perhitungan biaya
bersama dan biaya langsung
- Menginstruksikan kepada Biro Ke-
uangan untuk menghitung saldo
RAB/RKA tahun 2007
Januari Mengajukan draft RAB/RKA ke Senat
Universitas untuk mendapatkan
persetujuan
Januari Mengajukan draft kepada Yayasan
tentang:
- Rencana anggaran pendapatan
(RAP)
- Perhitungan biaya bersama dan biaya
langsung
- Perhitungan saldo RAB tahun 2007
- Perkiraan defisit eksploitasi yang
diajukan
- Pengajuan RAB investasi unit
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
51
2. Persetujuan prinsip RAB/RKA: persetujuan prinsip RAB/RKA diartikan sebagai persetujuan dari
Yayasan Sanata Dharma atas defisit eksploitasi yang harus ditutup dengan dana dari DPP.
Adapun tahapan tersebut dapat diringkas dalam tabel berikut:
Periode Aktivitas Yayasan Aktivitas Rektorat
Januari - Menerima dan mempelajari draft
pengajuan RAB/RKA Universitas
- Menyusun perhitungan alokasi
penggunaan dana DPP
Februari - Mengadakan rapat Yayasan untuk
membahas pengajuan RAB/RKA dari
Universitas
- Memberikan rambu-rambu persetujuan
RAB/RKA berikut perubahan yang harus
diikuti
- Memberikan persetujuan RAB investasi
- Mempersiapkan draft persetujuan
plafon RAB/RKA yang disetujui
kepada unit berikut catatan-catatan
untuk perubahan
- Mengirim draft persetujuan plafon
RAB/RKA unit
- Mengirim draft persetujuan plafon
RAB investasi unit
3. Revisi Draft RAB/RKA
Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat
Februari - Menerima plafon persetujuan RAB/RKA
dan RAB investasi
- Berkoordinasi dengan unit untuk mere-
visi pengajukan RAB/RKA dan RAB
investasi’
- Menyusun rincian prioritas penggunaan
dana untuk kegiatan RKA dan pembe-
lanjaan investasi
- Menerima pengajuan revisi penggu-
naan RAB/RKA dan RAB investasi
dari unit
- Merekap pengajuan tersebut ke
dalam format standard untuk dimin-
takan persetujuan dari Yayasan
- Mengirim RAB/RKA standard ke
Yayasan untuk memperoleh
persetujuan pengurus Yayasan
Maret - Menerima pengesahan RAB/RKA dari
Yayasan sebagai persetujuan final
- Menginformasikan kepada unit yang
ada dibawahnya atas persetujuan
- Menerima pengesahan RAB/RKA dari
Yayasan sebagai persetujuan final
- Mendistribusikan persetujuan dari
Yayasan tersebut kepada unit terkait
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
52
tersebut
Data Final RAB/RKA yang telah disetujui oleh yayasan dan didistribusikan oleh unit, akan diinput oleh staf
bagian pembukuan di Biro Keuangan ke dalam sistem akuntansi yang ada, untuk selanjutnya akan
memprosesnya ke dalam program RAB/RKA Tahunan Universitas.
F.2.2. Prosedur Penyusunan RAB
Untuk setiap program kegiatan yang direncanakan harus dapat ditetapkan penganggarannya, baik anggaran pengeluaran (belanja) maupun anggaran pendapatannya (khusus untuk anggaran pendapatan telah diuraikan pada bab sebelumnya).
F.2.2.1. Biro Keuangan: menyusun anggaran rutin gaji: Kepala Bagian Gaji/staf Bagian Gaji
menyusun penganggaran untuk gaji secara keseluruhan (gaji pegawai edukatif dan pegawai
adminitratif) dengan menggunakan Form Penyusunan Anggaran Gaji berdasarkan realisasi
pengeluaran tahun yang bersangkutan ditambahkan dengan cadangan kenaikan gaji PGPS
dan cadangan kenaikan pangkat regular untuk dosen maupun karyawan
F.2.2.2. Unit/Biro Pendukung menyusun penganggaran untuk biaya langganan fasilitas tingkat
universitas yang merupakan beban rutin dengan menggunakan form Penyusunan Anggaran
Biaya Langganan Fasilitas
F.2.2.3. Unit/Biro Pendukung menganggarkan biaya perawatan/maintenance untuk keseluruhan
maintenance tingkat universitas serta penggunaan biaya fasilitas umum dengan
menggunakan form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas dan Perawatan
F.2.2.4. Prodi/Biro/Pusat menganggarkan biaya administrasi, biaya perawatan sarana, biaya rapat
kerja, biaya pembelian bahan habis pakai laboratorium, dan pengadaan investasi.
Penyusunan anggaran pembiayaan rutin didasarkan pada kebutuhan riil unit dengan
ditambahkan kemungkinan kenaikan harga (10%). Sedangkan pengadaan investasi tidak
terlepas dari aktivitas RKA yang direncanakan.
F.2.3. Prosedur Penyusunan RKA/T
F.2.3.1. Penyusunan Rencana Kegiatan: RKA/T prodi/unit merupakan jabaran operasional dari
rencana strategis unit kerja yang bersangkutan yang menginduk pada Renstra Universitas Sanata
Dharma tahun 2008-2012. Namun perlu diperhatikan juga bahwa program-program
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
53
pengembangan prodi/unit yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing
yang diinginkan pada lima tahun mendatang.
Renstra Fakultas/unit yang telah disusun, menjadi acuan penting dalam mengusulkan program
masing-masing Fakultas/unit. RKA USD disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan oleh
tiap Fakultas/unit dalam pelaksanaan renstranya. Program–program kegiatan yang diusulkan juga
harus dilengkapi dengan capaian sasaran yang ditargetkan melalui indikator-indikator capaian
(kuantitatif dan kualitatif serta output dan outcome) yang jelas dan sedapat mungkin dengan
memperhatikan standar penjaminan mutu.
Sebagai pedoman penyusunan RKA tahun 2009, program kerja Universitas diturunkan dari
sasaran-sasaran jangka pendek yang dirumuskan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma
tahun 2008-2012, yaitu:4
i. Peningkatan efisiensi dan tatakelola organisasi, pengembangan sistem penjaminan
mutu dan optimalisasi pemanfaatan serta pemberdayaan sumber daya. Strategi ini
tertuang dalam kegiatan:
Peningkatan efektivitas kepemimpinan
Peningkatan efektivitas sistem administrasi akademik
Optimalisasi sistem manajemen keuangan
Peningkatan efektivitas sistem perencanaan dan penganggaran
Optimalisasi sistem manajemen dan pemberdayaan SDM
Optimalisasi sistem manajemen, keamanan dan pengadaan asset serta pemanfaatannya
Pengembangan sistem informasi manajemen terpadu
Pengembangan sistem penjaminan mutu terpadu
Pemberdayaan sharing of good practices antar unit kerja
ii. Strategi ini tertuang dalam kegiatan
Peningkatan kualitas input mahasiswa baru
Peningkatan kualitas dosen
Peningkatan kualitas pembelajaran: Peningkatan efektivitas penjaminan mutu pembelajaran; Peningkatan kompetensi dosen dalam pengelolaan proses pembelajaran berbasis pedagogi ignatian, Pengembangan sistem pembelajaran berbasis digital: Content Management System (CMS) dan Learning Management System (LMS).
Peningkatan kualitas sarana pembelajaran
4 Renstra USD, 2008-2012 hlm. 15
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
54
Pengembangan roadmap penelitian
Pengembangan roadmap pengabdian kepada masyarakat
Peningkatan kuantitas dan kualitas publikasi karya ilmiah dan hasil penelitian
Peningkatan kuantitas dan kualitas pengabdian kepada masyarakat
Peningkatan relevansi penelitian
Peningkatan relevansi pengabdian kepada masyarakat
iii. Peningkatan efisiensi eksternal melalui ekstensifikasi dan intensifikasi jejaring
(networking) dengan pihak luar, peningkatan relevansi kurikulum, pengembangan
softskill mahasiswa dan pemberdayaan alumni. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
Perluasan jejaring kerja sama nasional dan internasional (ekstensifikasi)
Peningkatan cakupan bidang kerja sama nasional dan internasional (intensifikasi)
Peningkatan relevansi kurikulum program studi
Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah, bidang minat dan bakat di tingkat regional maupun nasional
Pemberdayaan jejaring alumni
Peningkatan kapasitas lulusan untuk berkarya
iv. Pemberdayaan Program Studi/Pusat/Unit untuk Mengembangkan Program Unggulan.
Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
Identifikasi dan pengembangan program unggulan di Prodi/Pusat/Unit yang berakar pada identitas USD
Peningkatan fasilitas dan dukungan bagi percepatan program unggulan
Peningkatan daya saing program unggulan
v. Pengembangan spiritualitas Ignatian, Misison and Identity USD, dan dinamisasi
Ignatian Corporate Culture untuk meningkatkan kontribusi USD sebagai Universitas
Yesuit di Indonesia. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
Kontektualisasi kembali dan sosialisasi spiritualitas ignasian sebagai jiwa cara bergerak USD
Internalisasi spiritualitas ignasian
Dinamisasi Ignatian Corporate Culture di Indonesia
Peningkatan brand equity USD (brand awareness, perceived equality, brand association, brand loyalty)
Peningkatan kualitas aktualisasi diri USD dalam bidang penelitian yang membantu masyarakat menemukan jati diri dan memberikan kontribusi otentik kepada masyarakat
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
55
yang lebih luas dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi diri dan sinergi eksternal
Peningkatan kualitas diri USD dalam bidang pengabdian kepada masyarakat dengan memprioritaskan perhatian pada masyarakat yang kurang berdaya dan tertinggal
Peningkatan kualitas diri USD melalui prestasi kemahasiswaan, baik prestasi akademik maupun prestasi non akademik
Secara garis besar hubungan antara Renstra dengan RKA/T dapat ditunjukkan sbb.:5
5 Panduan Dirjen Dikti
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
56
F.2.3.2. Penyusunan Rencana Pembiayaan RKA/T
F.2.3.2.1. Struktur Anggaran Belanja RKA/T
Dalam proses penyusunan rencanaan pembiayaan RKA/T, ada dua model yang berlaku di
universitas, yaitu model Top Down, yaitu mekanisme arahan budget policy, dan mekanisme
Bottom Up atau partisipasi unit kerja. Dalam model Top Down pimpinan organisasi (universitas)
memberikan arahan-arahan kepada pimpinan di bawahnya dalam perumusan arah kebijakan
umum universitas, maupun dalam penentuan berbagai standar biaya yang tertuang dalam
bentuk kisi-kisi penyusunan anggaran. Dalam model Bottom up, unit mengusulkan program-
program kegiatan berikut pendanaan/pembiayaan yang diperlukan.
Dalam penganggaran pembiayaan RKA/T sebagai rincian pembiayaan kegiatan non-rutin,
struktur anggaran belanjanya meliputi:
Tabel Struktur Anggaran Belanja non-rutin (RKA)
Kelompok Program/Kegiatan Matrik Biaya
1. Program Pengembangan Akademik
2. Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum
& Keuangan
3. Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa
4. Program Peningkatan Kualitas hubungan masya-
rakat dan penjaminan mutu
a. Biaya ATK
b. Biaya konsumsi
c. Biaya akomodasi
d. Biaya transportasi
e. Biaya lain-lain
f. Honor
g. Perdiem/uang harian
F.2.3.2.2. Format Pengajuan Anggaran Belanja
Dalam mengajukan anggaran biaya untuk kegiatan non-rutin terkait dengan rencana
penganggaran RKA/T, pimpinan unit/pengguna anggaran wajib menggunakan formulir yang
telah distandarkan. Standard struktur biaya yang telah ditentukan dimaksudkan untuk
mempermudah kontrol atas pelaksanaan kegiatan berikut penggunaan anggaran. Berikut ini
adalah formulir yang harus dilengkapi pada saat mengajukan anggaran untuk RKA/T
Fakultas/Unit/Prodi di universitas.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
57
G. Formulir-formulir yang digunakan
Formulir-formulir yang digunakan meliputi:
a. Formulir RK.1. : Formulir Renstra Unit Kerja/atau sub ubit kerja
b. Formulir RK 2.1. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis
c. Formulir RK 2.2. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan
Keuangan
d. Formulir RK 2.3. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan
e. Formulir RKA Rinci 3.1. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Akademis
f. Formulir RKA Rinci 3.2. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas
Administrasi Umum dan Keuangan
g. Formulir RKA Rinci 3.3. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas
Kemahasiswaan
h. Formulir RKA Rekap 4.1. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Akademis
i. Formulir RKA Rekap 4.2. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan
j. Formulir RKA Rekap 4.3. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Kemahasiswaan
Dalam formulir pengajuan RKA/T tersebut, terdapat beberapa kode yang harus diisikan yang
memuat penjelasan:
a. Kode Mata Anggaran (MA) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari program,
jenis kegiatan, kegiatan, sub-kegiatan
b. Kode Mata Rekening (MR) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari rekening
yang menunjukkan pengelompokan komponen belanja yang meliputi pos, jenis, obyek, dan
rincian obyek rekening
c. Unit Kerja dan Sub Unit Kerja adalah satuan kerja (unit) yang bertanggungjawab atas
penyusunan dan pelaksanaan anggaran
d. Kode Unit Kerja adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari unit kerja dan sub-unit
kerja.
BAB VI
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN
RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
58
I. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (NON PRODI - BIRO/UNIT PENUNJANG)
1.1. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN
No Detail kegiatan
i. Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Dosen yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji
Kotor (B), Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP) 20% (C), Tunjangan Beras (D), Tunjangan
Fungsional (E), Tunj Khusus Yayasan (F), Tunjangan Transport (G), Tunjangan Perbaikan Rumah (H),
Uang snack (I), Ganti Potongan Kopertis (J), Tunjangan Struktural (K), Honor DTT (L), Vakasi (M),
Honor Penilaian Angka Kredit (N), Gaji ke-13 (N), Dana sosial (P), Tunjangan Natal (Q), Jumlah (R),
Cadangan 6% (S), Jumlah Anggaran (T)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji
(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Dosen)
iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar
perhitungan RAB Gaji tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai
antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom (D) s.d (Q) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai
dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008
vi mengisi kolom Jumlah (R) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (Q)
vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (R x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai
cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan
administratif USD
viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (T) dengan penjumlahan antara kolom (R) + (S)
ix memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam format “RAB Gaji Dosen”
secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Form Penyusunan
Anggaran Gaji (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
59
1.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN
Mulai
Daftar Unit/Fakultas dan
Prodi yg mengeluarkan
pembayaran gaji
Data Realisasi Biaya Gaji
Dosen bulan Nov thn.
sebelumnya
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Gaji Dosen
Form Penyusunan RAB Gaji
Dosen
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama Unit/Fakultas dan
Prodi yang mengeluarkan pembayaran
gaji
Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada
form dengan angka realisasi biaya
pada bulan Nov thn. sebelumnya
Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form
dengan hasil perkalian antara Gaji
Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)
Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.
T.Natal (Q) pada form dengan angka
realisasi biaya pada bulan Nov thn.
sebelumnya
Mengisi kolom Jumlah (R) pada form
dengan hasil penjumlahan dari Gaji
kotor s.d. T.Natal (B s.d. Q)
Mengisi kolom Cadangan 6% (S) pada
form dengan hasil perkalian antara
Jumlah dengan Cadangan kenaikan
6% (J X 6%)
Mengisi kolom Jumlah Anggaran (T)
pada form dengan hasil penjumlahan
antara Jumlah dengan cadangan
kenaikan 6% (R+S)
Daftar Unit/Fakultas dan Prodi
yg mengeluarkan pembayaran
gajiData Realisasi Biaya Gaji
Dosen bulan Nov thn.
sebelumnya
Form Penyusunan RAB Gaji
Dosen
1
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
60
1.2. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF
No Detail kegiatan
i. Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif yang terdiri dari: No,
keterangan (A), Gaji Kotor (B), Tunjangan Tunjangan Perbaikan Penghasilan - TPP 20% (C),
Tunjangan Beras (D), Tunj Khusus Yayasan (E), Tunjangan Transport (F), Tunjangan Perbaikan
Rumah (G), Uang snack (H), Tunjangan Struktural (I), Tunjangan Pendidikan Anak (J) Honor PTT (K),
Honor Lembur (L), Gaji ke-13 (M), Dana sosial (N), Tunjangan Natal (O), Jumlah (P), Cadangan 6%
(Q), Jumlah Anggaran (R)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji
(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Pegawai Administratif)
iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar
perhitungan RAB Gaji tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai
antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom (D) s.d (O) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai
dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008
vi mengisi kolom Jumlah (P) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (O)
vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (P x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai
cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan
administratif USD
viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (R) dengan penjumlahan antara kolom (P) + (Q)
ix. memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam form RAB standard
secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan
Anggaran Gaji Pegawai Administratif (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
61
1.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF
Mulai
Daftar Unit/Fakultas dan
Prodi yg mengeluarkan
pembayaran gaji
Data Realisasi Biaya Gaji
Pegawai Administratif bulan
Nov thn. sebelumnya
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Gaji Pegawai Administratif
Form Penyusunan RAB Gaji
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama Unit/Fakultas dan
Prodi yang mengeluarkan pembayaran
gaji
Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada
form dengan angka realisasi biaya
pada bulan Nov thn. sebelumnya
Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form
dengan hasil perkalian antara Gaji
Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)
Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.
T.Natal (O) pada form dengan angka
realisasi biaya pada bulan Nov thn.
sebelumnya
Mengisi kolom Jumlah (P) pada form
dengan hasil penjumlahan dari Gaji
kotor s.d. T.Natal (B s.d. O)
Mengisi kolom Cadangan 6% (Q) pada
form dengan hasil perkalian antara
Jumlah dengan Cadangan Kenaikan
6% (P X 6%)
Mengisi kolom Jumlah Anggaran (R)
pada form dengan hasil penjumlahan
antara Jumlah dengan cadangan
kenaikan 6% (P+Q)
Daftar Unit/Fakultas dan Prodi
yg mengeluarkan pembayaran
gajiData Realisasi Biaya Gaji
Pegawai Administratif bulan
Nov thn. sebelumnya
Form Penyusunan RAB Gaji
Pegawai Administratif
2
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
62
1.3. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya langganan Fasilitas yang terdiri dari
kolom keterangan (A), Tarip langganan tiap bulan (B) cadangan kenaikan tarip 10% (C),
jumlah anggaran untuk 1 bulan (D), jumlah anggaran untuk 1 tahun(E),
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian jenis biaya langganan fasilitas (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas)
iii mengisi kolom (B) dengan realisasi pengeluaran bulan November tahun 2007 yang terdiri
dari pengeluaran untuk biaya langganan dan penggantian suku cadang
iv. mengisi kolom (C) dengan perhitungan antara (B x 10%)
v mengisi kolom (D) dengan perhitungan antara (B + C)
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (D) x 12
vii. memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
secara rinci perhitungan anggaran Biaya Langganan Fasilitas 2008 tersebut dapat dilihat pada
Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (untuk contoh Tahun 2008 – dalam
ribuan rupiah)
Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (dalam ribuan)
No Keterangan Realisasi Nov 2007 Cad. Kenaikan 10%
RAB 1 bulan RAB 1 tahun
A B C D E
1 Langganan Internet 95.000 9.500 104.500 1.254.000
2 Langganan listrik 30.000 3.000 33.000 396.000
3 Langganan telp 12.500 1.250 13.750 165.000
dll
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
63
1.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS
Mulai
Data jenis-jenis biaya
langganan fasilitas
Data Realisasi Biaya
Langganan Fasilitas bln. Nov
thn. sebelumnya
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Langganan Fasilitas
Form Penyusunan RAB
Langganan Fasiltias
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan jenis biaya langganan
fasilitas.
Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)
pada form dengan realisasi biaya
langganan Fasilitas bln Nov thn.
sebelumnya
Mengisi kolom Cadangan Kenaikan
10% (C) pada form dengan
perhitungan antara realisasi bln. Nov
thn. sebelumnya pada kolom B
dikalikan 10% (B X 10%)
Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada
form dengan hasil penjumlahan antara
realisasi Nov thn. sebelumnya +
Cadangan Kenaikan 10% (B+C)
Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada
form dengan perhitungan perkalian
antara RAB 1 bulan dikalikan 12
Data jenis-jenis biaya
langganan fasilitas
Data Realisasi Biaya
Langganan Fasilitas bln. Nov
thn. sebelumnya
Form Penyusunan RAB
Langganan Fasiltias
3
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
64
1.4. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Penggunaan Fasilitas Umum yang terdiri
dari kolom keterangan (A), Kuantitas (B), Satuan (C), Harga/unit (D), jumlah (E),
ii mengisi kolom Keterangan (A) dengan isian jenis biaya penggunaan fasilitas umum berikut
rinciannya (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan Fasilitas)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang/jasa yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang/jasa yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang/jasa perunit, yang merupakan riil harga
satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan dan Perawatan Fasilitas Umum (dalam ribuan)
No Keterangan Kuantitas Satuan
Harga/unit Jumlah
A B C D E
1 BP. Kendaraan (Mobil A… dll)
- Service rutin 3 kali 200.000 600.000
- Service non rutin 4 kali 200.000 800.000
- Penggantian suku cadang (terinci) 1 unit 1.500.000 1.500.000
- Pembelian perlengkapan mobil (terrinci)
1 unit 300.000 300.000
- Pembelian bahan bakar, oli 2000 liter 5.500 11.000.000
- Pembayaran pajak 1 kali 1.750.000 1.750.000
- Pengecatan ulang 1 kali 2.000.000 2.000.000
- dll
2 BP. Bangunan (Kampus I, II, III) dst
- Perawatan rutin
- Penggantian alat yang rusak
- Perawatan AC
- Penggantian suku cadang AC
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
65
- Perbaikan bangunan yang rusak
- Perbaikan taman yang rusak
- Perawatan bangunan
- Perawatan taman
- Pembaharuan cat
- dll
3. BP. Fotocopy dan Risograph (Kampus I, II, III)
dst
- Service rutin
- Service non rutin
- Pembelian tinta, kertas, master
- Penggantian suku cadang
- dll
4. BP Rumah Tangga dst
- Perawatan alat-alat RT
- Pengadaaan kebutuhan RT
- Pembelian alat-alat kebersihan
- dll
5. BP Poliklinik
- Pembelian obat-obatan tertentu
- Pengadaan ATK/kartu status
- Konsumsi dokter
- Pengadaan buku-buku medis
- dll
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
66
1.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA
1.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN MAINTENANCE
Mulai
Data jenis-jenis biaya
Langganan Perawatan/
Maintenance
Data Realisasi Biaya
Langganan Perawatan/
Maintenance
bln. thn. Nov sebelumnya
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Langganan Perawatan/Maintenance
Form Penyusunan RAB
Langganan Perawatan/
Maintenance
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan jenis biaya Langganan
Perawatan/Maintenance.
Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)
pada form dengan realisasi biaya
Langganan Perawatan/Maintenance
bln Nov thn. sebelumnya
Mengisi kolom Cadangan Kenaikan
10% (C) pada form dengan
perhitungan antara realisasi bln. Nov
thn sebelumnya pada kolom B
dikalikan 10% (B X 10%)
Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada
form dengan hasil penjumlahan antara
realisasi Nov thn. sebelumnya +
Cadangan kenaikan 10% (B+C)
Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada
form dengan perhitungan perkalian
antara RAB 1 bulan dikalikan 12
Data jenis-jenis biaya
Langganan Perawatan/Main-
tenanceData Realisasi Biaya
Langganan Perawatan/
Maintenance bln. thn. Nov
sebelumnya
Form Penyusunan RAB
Langganan Perawatan/
Maintenance
5
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
67
II. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (PRODI dan NON-PRODI/UNIT)
2.1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMINISTRASI
No Detail kegiatan
i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Administrasi yang terdiri dari kolom
No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang-barang ATK yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang perunit, yang merupakan riil harga
satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi: ATK dll (dalam rupiah)
No Keterangan Kuantitas Satuan
Harga/unit Jumlah
A B C D E
1 Amplop Kop - K 24 Doos 2.000 48.000
2 Amplop Kop – coklat B 12 Doos 30.000 360000
3 Ballpoint - Faster 24 Buah 2.000 48.000
4 Baterray 12 buah 30.000 360.000
5 Cartridge pita 4 buah 5.000 20.000
6 Cutter 3 Buah 10.000 30.000
7 Disket 6 Box 50.000 300.000
8 Kertas HVS 70 gr kuarto 10 Rim 33.000 330.000
9 Kertas HVS 70 gr folio 5 Rim 35.000 175.000
10 Kertas surat Kop 3 Rim 60.000 180.000
11 Kertas continuouse 14 x 11 1 play 4 box 150.000 600.000
dll
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
68
2.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMNISTRASI
Mulai
Daftar nama barang-barang
ATK beserta perkiraan
harga/unit
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama barang-barang
ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form
dengan perkiraan kuantitas barang-
barang ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Satuan (C) pada form
dengan satuan barang yang akan
dibeli (buah,unit,box,dsb)
Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada
form dengan perkiraan harga barang
per unit
Mengisi kolom Jumlah (E) pada form
dengan hasil perkalian antara kuantitas
dengan Harga/Unit (BXD)
Daftar nama barang-barang
ATK beserta perkiraan
harga/unit
Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
6
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
69
2.2. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: RAPAT KERJA
No Detail kegiatan
i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:
menyusun rencana kegiatan rapat rutin dan non rutin sesuai dengan kebutuhan unit/prodi,
dan menuangkannya dalam suatu daftar (table)
ii menyusun Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Prodi/Unit yang terditi dari kolom No
urut, Keterangan (A), Jumlah Peserta (B), Kebutuhan Konsumsi, makan (C), Snack (D),
Harga Satuan (E), Total Biaya Per Bulan (F) Total Biaya Biaya Per tahun (G)
iii memasukkan unsur-unsur perhitungan ke dalam kolom yang tersedia serta menghitung
keperluan biaya konsumsi rapat per bulan serta keperluan biaya konsumsi rapat per tahun
iv memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Kerja (dalam rupiah)
No Keterangan Jml Peserta (Orang
Kebutuhan konsumsi (unit) Harga satuan (Rp)
Total Biaya (Rp)
Per bulan
Total Biaya (Rp)
Per tahun Makan Snack
A B C D E F G
1 Rapat rutin bulanan:
- Koordinasi dengan staf
pengajar
- Koordinasi dengan staf
sekretariat
- Lain-lain
15
10
5.000
5.000
5.000
5.000
75.000
50.000
900.000
600.000
2. Rapat non rutin
- Evaluasi Prodi/unit (4x)
- Refleksi Karya Prodi/unit
(tiap semester)
- dll
15
25
10.000
15.000
-
5.000
10.000
20.000
150.000
500.000
600.000
1.000.000
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
70
2.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA RAPAT KERJA
Mengisi kebutuhan biaya konsumsi
berdasarkan kisi-kisi tarif konsumsi
pada kolom Makan (C), Snack (D)
Mengisi Kolom Total Biaya Per
Tahun (G) dengan mengalikan
kolom Total Biaya Per Bulan (F)
dengan 12
Rumus : G = F x 12
Mulai
Kisi-Kisi tarif
Konsumsi,
Honor,dll
Menyusun rencana kegiatan rapat per
jenis rapat sesuai kebutuhan Unit/Prodi
Jenis rapat : Rapat Rutin dan Rapat
Non Rutin
Menyusun Form Penyusunan Anggaran
Rapat Unit/Prodi
Ket : Form terlampir
Mengisi kolom Keterangan (A) dengan
rencana rapat per jenis rapat yang
sudah disusun oleh Unit/Prodi
Mengisi kolom Jumlah Peserta (B)
dengan jumlah peserta yang akan
mengikuti rapat
Mengisi kolom Harga satuan (E)
dengan menjumlahkan kolom Makan (C)
dan kolom Snack (D)
Rumus : E = C + D
Mengisi kolom Total Biaya Per Bulan
(F) dengan mengalikan kolom Jumlah
Peserta (B) dengan Harga satuan (E)
Rumus : F = B x E
Rapat Rutin ?
Mengisi Kolom Total Biaya Per
Tahun (G) dengan mengalikan
kolom Total Biaya Per Bulan (F)
dengan rencana jumlah rapat
dalam satu tahun
Ya Tidak
Kisi-Kisi tarif
Konsumsi,
Honor,dll
Form
Penyusunan
Anggaran Rapat
11
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
71
2.3. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB
No Detail kegiatan
i. Ka Laboratorium melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Pembelian bahan Habis Pakai
Laboratorium (BHP Lab) yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B),
Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama BHP Lab yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Bahan Habis Pakai Laboratorium)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas BHP Lab yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan BHP Lab yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga BHP Lab, yang merupakan riil harga satuan
barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Habis Pakai Laboratorium (dalam rupiah)
No Keterangan Kuantitas Satuan Harga/unit Jumlah
A B C D E
LAB FARMASI
1 Alkohol 2 Can 600.000 1.200.000
2 Kertas Puyer 20 Pack 15.000 300.000
3 Teobromine - Sigma 100 gram 3.700.000 3.700.000
4 Hexane 4 liter 400.000 1.600.000
LAB LAIN (selain LAB FARMASI)
5 As pejal aluminium 3 Buah 300.000 900.000
6 Amplas #120 25 lembar 5.000 125.000
7 Batu gerinda potong 10 Buah 75.000 750.000
8 Batterai pengukur suhu 10 Buah 10.000 100.000
9 Busi 10 Buah 15.000 150.000
10 Lakban 2 Buah 10.000 20.000
11 Minyak oli 10 liter 3.000 30.000
13 Selotip 2 Buah 10.000 20.000
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
72
dll
2.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB
Mulai
Daftar nama barang-barang
ATK beserta perkiraan
harga/unit
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama barang-barang
ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form
dengan perkiraan kuantitas barang-
barang ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Satuan (C) pada form
dengan satuan barang yang akan
dibeli (buah,unit,box,dsb)
Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada
form dengan perkiraan harga barang
per unit
Mengisi kolom Jumlah (E) pada form
dengan hasil perkalian antara kuantitas
dengan Harga/Unit (BXD)
Daftar nama barang-barang
ATK beserta perkiraan
harga/unit
Form Penyusunan RAB
Administrasi=ATK,dll
6
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
73
2.4. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN
No Detail kegiatan
i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Perawatan yang terdiri dari kolom No
urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Tarip Biaya (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan (lihat
contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan)
iii mengisi kolom (B) dengan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan
perawatan (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya perawatan sesuai rambu-rambu dari
Rektorat.
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan (dalam rupiah)
No Keterangan A
Kuantitas B
Satuan C
Harga/unit D
Jumlah E
1 Komputer 12 unit 250.000 3.000.000
2 Printer 10 unit 100.000 1.000.000
3 Viewer 1 unit 500.000 500.000
4 Mesin Tik 4 unit 25.000 100.000
5 Mesin FC (kontrak service) 1 unit 600.000 600.000
6 Mesin Risogrpah (kontrak service) 1 unit 1.200.000 1.200.000
7 Televisi 1 unit 100.000 100.000
8 Tape recorder 1 unit 100.000 100.000
9 Kamera Digital 1 unit 100.000 100.000
10 Handycam 1 unit 250.000 250.000
11 Video 1 unit 100.000 100.000
dll
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
74
2.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN
Daftar Tarif Biaya Perawatan
Sesuai Rambu-rambu dari
Rektorat
Mulai
Daftar Inventaris/barang
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Perawatan
Form Penyusunan RAB
Perawatan
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama Inventaris yang
akan dilakukan perawatan
Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form
dengan Kuantitas Inventaris/barang
yang akan dilakukan perawatan
Mengisi kolom Satuan (C) pada form
dengan satuan Inventaris/barang yang
akan dilakukan Perawatan
(buah,unit,box,dsb)
Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada
form dengan Tarif biaya Perawatan
sesuai rambu-rambu dari Rektorat
Mengisi kolom Jumlah (E) pada form
dengan hasil perkalian antara
Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)
Daftar Tarif Biaya Perawatan
Sesuai Rambu-rambu dari
Rektorat
Daftar Inventaris/barang
Form Penyusunan RAB
Perawatan
9
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
75
2.5. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN
No Detail kegiatan
i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Lain-lain yang terdiri dari kolom No
urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama barang/jasa yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas Biaya Lain-lain yang akan dibeli /dibayarkan
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan Biaya Lain-lain yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya lain-lain, yang merupakan riil harga
satuan barang/jasa per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain (dalam rupiah)
No Keterangan A
Kuantitas B
Satuan C
Harga/unit D
Jumlah E
1 Biaya pengiriman surat/fax 12 bulan 25.000 300.000
2 Biaya pemakaian telpon 12 bulan 50.000 600.000
3 Biaya pemakaian fax 12 bulan 25..000 300.000
4 Biaya Fotocopy 12 bulan 75.000 900.000
5 Biaya Risograph 12 bulan 100.000 1.200.000
6 Biaya langganan Jurnal/majalah 12 bulan 100.000 1.200.000
7 Biaya Konsumsi ujian 2 Periode 250.000 500.000
8 Menjamu tamu/programmer 4 Kali 50.000 200.000
9 Subsidi voucher pejabat structural 12 Bulan 50.000 600.000
10 Sumbangan sosial 12 Bulan 100.000 1.200.000
11 Transportasi luar kota (mobil USD) 4 Kali 250.000 1.000.000
dll
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
76
2.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN
Mulai
Daftar barang/jasa (yang
masuk kategori yang akan
dibeli Biaya Lain-lain)
beserta perkiraan harga
Menyiapkan Form Penyusunan RAB
Biaya Lain-lain
Form Penyusunan RAB Biaya
Lain-lain
Mengisi kolom Keterangan (A) pada
form dengan nama barang/jasa yang
akan dibeli
Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form
dengan perkiraan kuantitas
barang.jasa yang akan dibeli
Mengisi kolom Satuan (C) pada form
dengan satuan barang/jasa yang akan
dibeli (buah,unit,box,dsb)
Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada
form dengan perkiraan harga/tarif
barang/jasa yang akan dibeli
Mengisi kolom Jumlah (E) pada form
dengan hasil perkalian antara
Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)
Daftar barang/jasa (yang
masuk kategori yang akan
dibeli Biaya Lain-lain)
beserta perkiraan harga
Form Penyusunan RAB
Biaya Lain-lain
10
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
77
III. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RKA/T
III.1. Mekanisme Pengisian Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (RK1)
No Detail kegiatan unit
1) Isikan dengan tahun anggaran yang bersangkutan, tahun anggaran di USD adalah menurut tahun takwim
2) Isikan dengan unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar unit kerja)
3) Isikan dengan sub-unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar sub-unit kerja)
4) Isikan dengan kode unit kerja terkait dengan point 2), (ada dalam daftar kode unit kerja)
5) Isikan dengan kode sub unit kerja terkait dengan point 3), (ada dalam daftar kode sub-unit
kerja)
6) Isikan Visi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Visi adalah cita-cita yang ingin diwujudkan sesuai dengan visi organisasi pada jangka panjang. Visi berjangka waktu minimal 5 tahunan.
7) Isikan Misi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Misi adalah hal yang ingin diwujudkan dalam rangka tercapainya visi organisasi.
8) Isikan tujuan umum unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan umum adalah cita-cita yang ingin diwujudkan pada jangka menengah. Tujuan umum berjangka waktu minimal 1 tahun maksimal 5 tahun.
9) Isikan tujuan khusus unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan khusus adalah cita-cita yang ingin diwujudkan dalam dalam jangka pendek. Tujuan khusus berjangka waktu maksimal 1 tahun
10) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan unit yang bersangkutan
11) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan sub-unit yang bersangkutan
12) Isikan informasi-informasi tambahan yang diperlukan terkait dengan isian-isian yang ada pada form
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
78
Form RK 1. Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (contoh)
Logo
Formulir Rencana Strategik Unit Kerja
RK 1
Tahun Anggaran … 1)
Unit Kerja ………………………… 2) Kode Unit Kerja ………………4)
Sub Unit Kerja ………………………… 3) Kode Sub Unit Kerja ………………5)
Visi
6)
Misi
7)
Tujuan Umum
8)
Tujuan Khusus
9)
Catatan Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub Unit Kerja
10) 11)
Tanda tangan
12)
Tanda tangan
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
79
Nama terang
Nama terang
Apabila RK1 di atas telah diisi, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan kegiatan dan sub-kegiatan
untuk masing-masing program yang telah diklasifikasikan ke dalam 4 macam kegiatan/program kerja, yaitu :
a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis: program/kegiatan ini dituangkan dalam
formulir RK2.1 dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.1, dan Rekap Biaya RKA
dalam RKA Rekap 4.1 seperti contoh dibawah.
b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan: program/kegiatan ini
dituangkan dalam formulir RK2.2. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.2, dan
Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.2 seperti contoh dibawah.
c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan: program/kegiatan ini dituangkan dalam
formulir RK2.3. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 2.3, dan Rekap Biaya RKA
dalam RKA Rekap 4.3 seperti contoh dibawah.
d. Program 4 Program Peningkatan Kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu:
program/ kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.4. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam
RKA Rinci 2.4, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.4 seperti contoh dibawah.
Formulir RK2.1. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Akademis Unit Kerja (contoh)
Logo
Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja
Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC
No. Program Nama Program
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
80
1 Program Peningkatan Kualitas Akademik (terkait relevansi, atmosfir akademik; efisiensi dan produktivitas)
Latar Belakang Program
Sesuai evaluasi kualitas akademis mahasiswa pada tahun sebelumnya menunjukkan bahwa kemampuan akademik mahasiswa ditunjukkan dengan IP rata-rata 2 dan TOEFL rata-rata 300 dan penguasaan teknologi
masih rendah.
Kegiatan sesuai Program
No Nama Kegiatan Nama sub Kegiatan Target Realisasi
Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas akademik dosen Diskusi akademik dosen Diskusi akademik
2 bulan sekali
Satu tahun
anggaran
2 Peningkatan kualitas akademik dosen Kursus Toefl bagi dosen Kursus TOEFL
bagi 14 dosen
Bln Nov –
Des 2008
INDIKATOR KINERJA Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub unit Kerja
Indikator Baseline
(%)
Final (%)
Tanda tangan
Nama Terang
Tanda tangan
Nama Terang
1. Prosentase mhs dengan IP>3 50 80
2. Prosentase lulusan dengan IP
>3
40 60
3. Prosentase lulusan dengan
masa studi < 5 th
35 70
4. dst
Formulir RKA Rinci 3.1. Perincian Biaya Kegiatan Program 1 (contoh)
Logo
Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC
No. Program Nama Program
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
81
1 Program Peningkatan kualitas akademik
Nama Kegiatan Peningkatan Kualitas Akademik Dosen
Nama Sub Kegiatan Diskusi Akademik Dosen
No Sub Kegiatan --
RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN
No Uraian Satuan Nilai satuan Kuantitas Jumlah
1 Biaya ATK : - Kertas - Foto copy - Alat tulis
Rim Lembar Buah
35.000
100 1500
2
200 50
70.000 20.000 75.000
2 Biaya konsumsi - Minum dan makan
Per orang kali
15.000
50
750.000
3 Biaya Akomodasi - -
4 Biaya transportasi
- transport pembicara
Per orang kali 250.000 2 500.000
5 Biaya lain-lain - -
6 Honor Pembicara Per orang sesi 1.000.000 1 1.000.000
7 Perdiem Per orang /hari 50.000 4 200.000
Total anggaran per sub kegiatan 2.615.000
Catatan: Pimpinan unit kerja Pimpinan sub unit
kerja
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
82
Formulir RK2.2. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan
Keuangan (contoh)
Logo
Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja
Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja
No. Program Nama Program
2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan (terkait leadership & internal management)
Latar Belakang Program
Pada tahun sebelumnya, menurut pendapat stakeholder, pelayanan administrasi prodi dirasa belum optimal
Kegiatan sesuai Program
No Nama Kegiatan Nama sub Kegiatan Target Realisasi
Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas administrasi prodi Pembaharuan ijin akreditasi Terlaksana de-
ngan target nilai A
Janr-Mart
2009
2 Konsolidasi organisasi Penyusunan SOP pelayanan mahasiswa Tersusun 4 SOP Semester
gasal
INDIKATOR KINERJA Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub unit Kerja
Indikator Baseline Final
Tanda tangan
Nama Terang
Tanda tangan
Nama Terang
1. Tingkat kepuasan mahasiswa
terhadap sub unit kerja
60 dari 100 70 dari 100
2. Tingkat kepuasan dosen ter-
hadap sub unit kerja
40 dari 100 75 dari 100
3. Tingkat kepuasan karyawan
terhadap sub unit kerja
60 dari 100 100 dari 100
4. dst
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
83
Formulir RKA Rinci 3.2. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 2 (contoh)
Logo
Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja
No. Program Nama Program
2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum & Keuangan
Nama Kegiatan Konsolidasi Organisasi
Nama Sub Kegiatan Pembaharuan ijin Akreditasi
No Sub Kegiatan --
RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN
No Uraian Satuan Nilai satuan Kuantitas Jumlah
1 Biaya ATK : - Kertas - Foto copy jilid borang - Alat tulis
Rim Lembar Buah
35.000
50 1500
2
10.000 50
70.000
500.000 75.000
2 Biaya konsumsi - Minum dan makan
Per orang kali
15.000
50
750.000
3 Biaya Akomodasi di Jkt - transport lokal
Per orang/hari 100.000
3
300.000
4 Biaya transportasi
- transport ke Jkt PP
Per orang kali 500.000 2 1.000.000
5 Biaya lain-lain : pulsa Per orang/bln 50.000 3 150.000
6 Perdiem Per orang hari 100.000 3 300.000
Total anggaran per sub kegiatan ?
Catatan: Pimpinan unit kerja Pimpinan sub unit
kerja
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
84
Formulir RK2.3. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (contoh)
Logo
Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja
Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja
No. Program Nama Program
3 Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (terkait Sustainability, Efficiency & Productivity)
Latar Belakang Program
Dari data tahun sebelumnya, ditunjukkan indikasi penurunan mahasiswa baru dan menurunnya jumlah mahasiswa lama yang mendaftar ulang
Kegiatan sesuai Program
No Nama Kegiatan Nama sub Kegiatan Target Realisasi
Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas pelayanan
mahasiswa
Peningkatan daya tarik mahasiswa Olimpiade akun-
tansi bagi SMU
Libur sem
gasal
Sarasehan dengar pendapat mahasiswa Tercipta rumusan
pelayanan sesuai
aspirasi mhs
Awal
Semester
gasal
INDIKATOR KINERJA Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub unit Kerja
Indikator Baseline
(%)
Final (%)
Tanda tangan
Nama Terang
Tanda tangan
Nama Terang
1. Jumlah pendaftar 200 300
2. Jumlah diterima NEM 40 NEM 60
3. Jumlah mhs yang mendaftar
ulang
70% 80%
4. dst
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
85
Formulir RKA Rinci 3.3. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 3
Logo
Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan
Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja
Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja
No. Program Nama Program
3 Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa
Nama Kegiatan Peningkatan Daya Tarik Mahasiswa
Nama Sub Kegiatan Sarasehan Dengar Pendapat Mahasiswa
No Sub Kegiatan --
RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN
No Uraian Satuan Nilai satuan Kuantitas Jumlah
1 Biaya konsumsi Minum dan makan Snack Aqua gelas
-
Per orang kali Box
5.000 20.000
100 3
500.000 60.000
Total anggaran per sub kegiatan 560.000
Catatan: Pimpinan unit kerja Pimpinan sub unit
kerja
BAB VII
PROSEDUR
PEMANFAATAN ANGGARAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
86
A. Prosedur Pemanfaatan/penggunaan Anggaran
Penggunaan anggaran terkait dengan pelaksanaan kegiatan akan dilaksanakan. Beberapa pihak terkait
dalam proses ini, antara pihak lain pengguna anggaran, pejabat yang berwenang untuk menyetujui
pencairan dan pejabat penyedia dana. Secara garis besar penggunaan anggaran terbagi ke dalam
kelompok besar, yaitu penggunaan dana eksploitasi (running cost, terdiri dari anggaran untuk RKA dan
non RKA), dan dana investasi.
Secara garis besar, pihak yang terkait dengan proses pencairan dana adalah:
Unit Pengguna Anggaran Pejabat yang berwenang menyetujui
Penyedia dana
Fakultas/Prodi - Dekan
- Kaprodi
- Kepala Laboratorium
- Kepala Tata Usaha
- Wakil Rektor Bidang
Keuangan
- Wakil Dekan Bidang
Keuangan
- Ka Biro Keuangan
Lembaga/
Biro/Unit/UPT
- Ketua Lembaga
- Kepala Biro
- Kepala UPT
- Kepala Unit
Wakil Rektor Bidang
Keuangan
- Ka Biro Keuangan
1. Prosedur Pengajuan dana/anggaran
1. 1. Pengajuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas
No Pengguna dana Pejabat yang berwenang
1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan pencairan
dana kepada Wakil Dekan II untuk kegiatan
RAB/RKA yang akan diselenggarakan dengan
melampirkan proposal berikut FC RAB/RKA
yang telah disetujui Yayasan
Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:
- pengecekan atas pengajuan kaprodi
dengan data yang ada di RAB/RKA
masing-masing prodi/unit
- pengecekan kesesuaian tarip yang
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah
disetujui
2 Wakil Dekan memproses pengajuan lebih
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
87
lanjut dengan mengirimkan pengajuan
mengisi dan melampirkan Blanko Peme-
sanan/pengambilan uang ke:
- Wakil Rektor II, apabila dana yang
diajukan menyangkut kegiatan
pengembangan (RKA)
- Ka Biro Keuangan apabila dana yang
diajukan adalah non RKA dengan jml
maksimal Rp. 2jt
1.2. Pengajuan dana eksploitasi unit Pendukung di luar Fakultas
No Pengguna dana Pejabat yang berwenang
1 - Ka Pusat/ Ka unit/ Ka Bagian mengajukan
pencairan dana kepada pimpinan langsung
untuk kegiatan RAB/RKA yang akan diseleng-
garakan dengan melampirkan proposal berikut
FC RAB/RKA yang telah disetujui Yayasan
Ka Lembaga/ Ka Biro/Ka UPT melakukan:
- pengecekan atas pengajuan kaprodi
dengan persetujuan RAB/RKA masing-
masing unit
- pengecekan kesesuaian tarip yang
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah
disetujui
1.3. Pengajuan dana investasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas
No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang
1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga-
daan investasi/barang kepada Wakil Dekan II
dengan melampirkan proposal berikut FC RAB
investasi yang telah disetujui Yayasan
Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:
- pengecekan atas pengajuan kaprodi
dengan data yang ada di RAB investasi
masing-masing prodi yang telah
disetujuai Yayasan
- Memperoses pengajuan pengadaan
investasi ke Wakil Rektor II dengan
melampirkan FC RAB investasi yang
telah disetujui Yayasan
1.4. Pengajuan dana investasi unit Pendukung di luar Fakultas
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
88
No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang
1 - Ka Pusat/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga-
daan investasi/barang kepada atasan langsung
dengan melampirkan proposal berikut FC RAB
investasi yang telah disetujui Yayasan
Ka Lembaga/Ka Biro/Ka UPT melakukan:
- pengecekan atas pengajuan kaprodi
dengan data yang ada di RAB investasi
masing-masing prodi yang telah
disetujuai Yayasan
- Memperoses pengajuan pengadaan
investasi ke Wakil Rektor II dengan
melampirkan FC RAB investasi yang
telah disetujui Yayasan
B. Prosedur Persetujuan Pengajuan dana/anggaran
Dalam menindaklanjuti pengajuan dana/anggaran dari unit/prodi, pihak yang berwenang akan
menempuh beberapa tahapan sbb.:
1. Persetujuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung
No Wakil Rektor II Kepala Biro Keuangan
1. - Menerima pengajuan pencairan dana dari unit dan
melakukan pengecekan kesesuaian tarip yang
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA
serta RAB/RKA yang telah disetujui, serta melihat
kewajaran aktivitas yang akan dilaksanakan
menyangkut kuantitas dan kualitas
- Memberikan disposisi pencairan dana ke Ka Biro
Keuangan beserta catatan-catatan khusus apabila
diperlukan
- Mengirim copy catatan khusus kepada Wakil
Dekan atau Ka Lembaga/Ka Unit terkait dengan
pengajuan dana
- Menerima disposisi atas pengajuan
dana dari Wakil Rektor II dan
melakukan pengecekan ulang atas
rincian pengajuan
- Berkoordinasi dengan unit untuk
menentukan tanggal pencairan dana,
terkait dengan pencairan dana yang
jumlahnya material
- Menyiapkan dana yang akan
didistribusikan kepada pengguna
dengan menyusun perencanaan cash
flow dan mengajukan cek
2. Persetujuan pengadaan investasi bagi unit Akademik dan unit Pendukung
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
89
No Wakil Rektor II Kepala Biro Sarana Prasarana
1. - Menerima pengajuan pengadaan barang investasi
dari unit/prodi dan melakukan pengecekan RAB
investasi yang telah disetujui Yayasan.
- Memberikan disposisi pemrosesan pengadaan
barang investasi kepada Ka Biro Sarana
Prasarana beserta catatan-catatan khusus apabila
diperlukan
- Menerima disposisi atas pengajuan
investasi dari Wakil Rektor II dan
melakukan pengecekan ulang atas
rincian pengajuan
- Berkoordinasi dengan unit untuk
menentukan detail lebih lanjut tentang
spesifikasi barang yang diinginkan
- Memproses pengajuan pengadaan
barang ke Yayasan untuk memperoleh
persetujuan
- Melakukan koordinasi dan survey dalam
rangka memproses pengadaan barang
investasi
C. Prosedur Monitoring Pengeloaan Keuangan
Di institusi atau lembaga manapun, monitoring atas pengelolaan keuangan sangat ketat dilakukan
dengan maksud efisiensi penggunaan asset dapat tercapai sehingga kelangsungan hidup suatu lembaga
terjamin. Demikian juga di Universitas Sanata Dharma, monitoring atas pengelolaan keuangan juga
dilakukan dengan ketat oleh beberapa pihak, terutama pihak Universitas sebagai pihak yang menerima
mandat dari Yayasan untuk melaksanakan aktivitas keseharian, pihak Yayasan sebagai pemilik mandat,
serta pengguna dana.
Monitoring atas pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat pada laporan keuangan periodic yang
disusun oleh Biro Keuangan setiap bulan. Dalam laporan bulanan tersebut secara rinci diperlihatkan
realisasi pencapaian pendapatan dibandingkan dengan anggaran pendapatan (RAP), juga realisasi
pengeluaran dibandingkan dengan RAB/RKA yang telah disetujui. Khusus di tingkat universitas, realisasi
pengeluaran yang disajikan hanya menyangkut pengeluaran eksploitasi (running cost), yaitu pengeluaran
yang dibiayai dengan dana non DPP.
1. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Rektorat.
Secara rinci aktivitas yang dilakukan menyangkut monitoring pengelolaan keuangan oleh Universitas
adalah sbb.:
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
90
Periode Aktivitas Biro Keuangan Aktivitas Rektorat
Bulanan - Menyusun laporan keuangan mengenai
realisasi pendapatan dan pengeluaran
ekspolitasi secara keseluruhan (rangkuman) ke
dalam 2 basis, yaitu berbasis unit dan
berbasis pos
- Menyusun laporan unit mengenai pengeluaran
eksploitasi, serta pengambilan-pengambilan
yang belum di LPJkan
Bulanan - Mengirimkan laporan realisasi pendapatan dan
pengeluaran, baik itu secara keseluruhan mau-
pun per unit ke Rektorat untuk memperoleh
persetujuan dan tindak lanjut
- Mengirimkan kepada tiap fakultas/lembaga/unit
laporan masing-masing pengeluaran eksplo-
itasi serta pengambilan-pengambilan yang
sudah dilakukan, berikut pengambilan yang
belum di LPJkan, sebagai bahan pemantauan
dan evaluasi unit
- Memberikan layanan kepada fakultas/lembaga/
unit atas tanggapan yang mereka sampaikan
terkait dengan laporan realisasi keuangan
yang telah didistribusikan
- Menerima laporan realisasi keuangan
dari Biro Keuangan dan melakukan
kajian lebih lanjut atas laporan yang
telah disusun
- Memberikan laporan realisasi keuangan
ke Yayasan sebagai bahan evaluasi
sekaligus pertanggungjawaban
keuangan yang diterima oleh
universitas.
- Memberikan persetujuan atas laporan
realisasi yang akan dikirim ke masing-
masing Fakultas/Lembaga/Unit/Biro
- Memberikan peringatan kepada
Fakultas/Lembaga/Biro yang melakukan
penyimpangan atas kebijakan keuangan
yang telah ditetapkan oleh rektorat
Tahunan/ periodik
- Mengirim data laporan keuangan (soft ware)
kepada Yayasan atas aktivitas Neraca dan
Rugi Laba Universitas (gabungan) sebagai
dasar untuk laporan lebih lanjut
- Menyiapkan data laporan keuangan tahunan
sebagai bahan evaluasi/pemeriksaan oleh
auditor eksternal
- Memberikan tanggapan atas evaluasi yang
diberikan oleh auditor eksternal atas laporan
keuangan universitas
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
91
2. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Fakultas/Lembaga/Unit/Biro/UPT
Sebagai pihak pengguna dana/anggaran, tentu saja ingin mengetahui dengan cepat dan akurat
seberapa besar atau seberapa efisien mereka telah mengambil dan mempergunakan dana yang telah
disetujui. Sebagaimana dalam evaluasi diri, terdapat kelemahan yang ada di Universitas Sanata
Dharma, yaitu belum dimilikinya pengembangan sistem perencanaan dan penganggaran secara
manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses oleh pihak internal yang membutuhkan.
Dalam penyusunan sistem perencanaan dan penganggaran yang diajukan ini, sistem on line inilah yang
akan dikembangkan dan dapat dimanfaatkan, baik oleh pihak Rektorat maupun pihak pengguna dana.
Selama ini, tidak semua pihak pengguna dana mencatat pengambilan dana beserta LPJ yang telah
dilakukan, sehingga terjadi kesulitaan apabila mereka ingin mengetahui berapa dana yang telah mereka
ambil. Bahkan pembebanan biaya yang dillakukan secara langsung (mis, pengambilan ATK di gudang,
penggunaan fotocopy, pemesanan konsumsi untuk Raker ke BAU), tidak mereka ketahui dengan pasti
berapa jumlahnya.
Dalam sistem yang akan dibangun ini, laporan realisasi keuangan yang telah disusun akan
didistribusikankan kepada pihak terkait secara on line. Terkait dengan pengunaan dana RAB/RKA,
pihak pengguna dana diharuskan untuk menginput dana yang telah disetujui untuk suatu kegiatan,
demikian pula sebaliknya, pihak pengguna anggaran tidak akan dapat memasukkan input data apabila
plafon yang telah disetujui telah terambil. Di sinilah ada filter yang dapat menjembatani kepentingan
rektorat dan pengguna dana, karena tidak akan terjadi pengambilan dana ataupun pencairan di luar
anggaran tanpa memperoleh dispensasi dari rektorat. Harapan bahwa pengelolaan keuangan yang
sehat dimungkinkan untuk direalisasikan.
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
92
Kaprodi/Unit/Ka Lab Pejabat yang Berwenang
(WD II, Ka Biro, Ka. Lembaga, Ka UPT)
Start
Mengajukan Pencairan dana
kepada pejabat yang berwenang
u/kegiatan yang akan
diselenggarakan dilampiri
proposal berikut : FC RAB/RKA
yang telah disetujui
1
FC RAB/RKA
Proposal
FC RAB/RKA
Proposal
1
Melakukan pengecekanatas pengajuan dana
dengan data yang ada diRAB/RKA masing-masing
prodi/unit
Melakukan pengecekankesesuaian tarif yang
diajukan dengan kisi-kisipenyusunan RAB/RKA
serta RAB/RKA yang telahdisetujui
Mengisi Blanko
Pemesanan/Pengambilan uang
Dana u/ non RKA <
2Jt?
Dana u/ keg RKA atau
u/ non RKA > 2Jt?
FC RAB/RKA
Proposal
Ya
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
3
tidak
Ya
Tidak
FC RAB/RKA
Proposal
2
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan
Uang
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
93
FC RAB/RKA
Proposal
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
Melakukan pengecekan kesesuaian
tarif yang diajukan dengan kisi-kisi
penyusunan RAB/RKA serta RAB/
RKA yang telah disetujjui
3
Melihat kewajaran aktifitas
yang akan dilaksanakan
menyangkut kwantitas dan
kwalitas
Memberikan disposisi
pencairan dana ke Ka. Biro
Keuangan serta catatan-catata
khusus apabila diperlukan
Mengirim foto copy catatan
khusus kepada Wakil
Dekan / Ka. Unit terkait
dengan pengajuan dana
Disposisi Pencairandana
FC RAB/RKA
Proposal
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
4
2
FC RAB/RKA
Proposal
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
Disposisi Pencairandana
FC RAB/RKA
Proposal
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
Melakukan pengecekan ulang atas
rincian pengajuan
Berkoordinasi dengan unit untuk
menentukan tanggal pencairan
(terkait dengan pencairan dana yangjumlahnya material)
Menyiapkan dana yang akan
didistribusikan kepada pengguna
dengan menyusun perencanaan
cash flow dan pengajuan cek
4
ke Kasir / Pencairan
(masuk Prosedur MK)
Disposisi Pencairandana
FC RAB/RKA
Proposal
Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
BAB VIII
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
KINERJA BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA
95
1. TUJUAN
Prosedur pemantauan dan pengukuran kinerja dimaksudkan untuk menetapkan proses pemantauan
dan pengukuran yang dimaksudkan untuk menjamin tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan
demi kepuasan pelayanan kepada pengguna dan tercapainya tujuan yang lebih besar.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur diberlakukan untuk melaksanakan pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan, Bagian
Restitusi kesehatan dan kasir serta di Bagian Pembukuan Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma.
3. DEFINISI
Kepuasan pengguna adalah kesesuaian antara kebutuhan dan harapan pengguna dengan layanan
yang diberikan oleh Biro Keuangan
Pemantauan dan Pengukuran adalah suatu proses pengumpulan data secara berkala untuk
mengetahui kesesuaian proses dan waktu dengan standard yang ditentukan demi kepuasan pengguna
layanan Biro Keuangan
Tim Pemantauan dan Pengukuran adalah pihak yang ditunjuk oleh manajemen USD untuk
melaksanakan pemantauan dan pengukuran kinerja Biro Keuangan USD dalam rangka mencapai sasaran
mutu
Audit Eksternal adalah suatu proses pemeriksaan yang terencana dan obyektif untuk mengetahui
efektifitas seluruh proses/alur keuangan di Universitas Sanata Dharma yang dilaksanakan oleh tim audit
eksternal independent yang ditunjuk oleh Yayasan Sanata Dharma
Kualifikasi Laporan Audit adalah tanggapan yang diberikan oleh Audit Eksternal atas penyajian laporan
keuangan USD berdasarkan PSAK (Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan) meliputi hal yang material,
posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
Proses input pencairan dana adalah kesiapan biro keuangan untuk memproses pencaiaran atas
pengajuan dana dari unit yang telah di acc WRII berikut ketersediaan dana
Posting adalah suatu proses membukukan transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi sesuai pos
yang tepat setelah melalui verifikasi dengan bukti manual
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA
96
4. REFERENSI
Boynton, Johnson, Kell, (2003), Modern Auditing Edisi Ketujuh, Penerbit Erlangga, Jakarta
Willy Susilo, (2008), KPI Based: Quality Manajement, Penerbit VORQISTA, Jakarta
5. TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR
Penanggungjawab pelaksana prosedur pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan adalah tim
Manajemen yang dibentuk /ditunjuk oleh Rektorat
Prosedur Pemantauan dan Pengukuran
Rektorat membentuk/menunjuk Tim Pemantauan dan Pengukuran
Tim Pemantauan dan Pengukuran mengevaluasi Manajemen Letter atas Laporan Keuangan
USD
Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Ka Biro
Keuangan terkait dengan input pencairan dana dengan data/nilai yang sudah terprogram
dalam SIPP (Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran)
Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Staf
Pembukuan terkait dengan posting pembukuan dengan data/nilai yang sudah terprogram
dalam SIMK (Sistem Informasi Manajemen Keuangan)
Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas pengajuan Rekap RAB/RKA
tahunan berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat
Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas Laporan Keuangan Bulanan
berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat
BAB IX
INSTRUKSI KERJA
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
KINERJA BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2008
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
98
1. INSTRUKSI KERJA
Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tahun sekali memantau Manajemen Letter atas Laporan
Keuangan USD yang telah diaudit oleh audit eksternal USD.
Kategori kualifikasi laporan keuangan (4 kualifikasi)
1. Pendapat wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion)
2. Pendapat wajar dengan pengecualian (qualified opinion) yang menyatakan bahwa kecuali
dampak dari hal-hal yang berkaitan dengan pengecualian tersebut, laporan keuangan
menyajikan secara wajar hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
3. Pendapat Tidak Wajar (Adverse Opinion) yang menyatakan bahwa laporan keuangan tidak
menyajikan hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
4. Menolak Memberikan Pendapat (disclaimer of opinion), yang menyatakan bahwa auditor tidak
memberikan pendapat atas laporan keuangan
1.2. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian
atas Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan Januari
tahun yang bersangkutan (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)
Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci
NIKK.1 diukur dengan mengobservasi berita acara penerimaan usulan RAB/RKA Universitas dan
dibandingkan dengan criteria.
1.3. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian
atas Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah
tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan, (tepat waktu: Skor 10
jika melampaui 3 hari skor 0)
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
INSTRUKSI KERJA
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
99
Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci
NIKK.2 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal input pencairan dgn tanggal
penerimaan surat permohonan pencairan dana dan dibandingkan dengan criteria)
1.4. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian
atas Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari kerja
setelah tanggal transaksi (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 3 hari skor 0)
NIKK.3 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal posting dgn tanggal
transaksi dan dibandingkan dengan criteria)
1.5. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian
atas penyelesaian laporan keuangan bulanan universitas selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah
bulan ybs berakhir. (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)
NIKK.4 diukur dengan mengobservasi tanda terima penyerahan laporan keuangan bulanan dan
dibandingkan dengan criteria.
1.6. Jumlah temuan auditor (kurang dari atau sama dengan 5: skor 10 jika melampaui 5: skor 0)
NIKK.5 diukur dengan mengobservasi laporan auditor dan dibandingkan dengan criteria.