manual project 2010
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manual para captuar asi como controlar proyectosTRANSCRIPT
MANUAL DE USOS DE MS PROYECT:
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Elaborado por:
Vicente Zaragoza Castañeda
Alfredo Flores Flores
Placido Israel Landero salvador
Everardo López Martínez
Jesús Alberto Almaraz Rivera
Objetivo del manual
Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar
recursos y costos a fin de obtener la información necesaria y suficiente para el
control y seguridad.
Se presenta las herramientas de proyect 2010:
BARRA DE MENÚ “TAREA”
Diagrama de Gantt
En este apartado se da a conocer las
diferentes hojas, de igual forma se da a
mostrar el calendario.
Pega el contenido del portapapeles
Corta la selección y la pega en el
portapapeles
Copia la selección y la coloca en el
portapapeles.
Si se le da clic en la pestaña:
Permite hacer clic para colocar una
imagen y colocarla en el portapapeles.
Copia el formato de una aplicación y lo
aplica en otra.
Permite cambiar el tamaño, tipo de letra y
color de la misma.
Marca las tareas completas a un 0%
Marca las tareas completas a un 25%
Marca las tareas completas a un 50%
Marca las tareas completas a un 75%
Marca las tareas completas a un 100%
Anula la sangría de las tareas
seleccionadas un nivel por vez.
Cuando anula la sangría de una tarea, se
convierte en una tarea de resumen de
toda la tarea directamente a continuación
de ella en un inferior en la lista de tareas.
Aplica la sangría a las tareas
seleccionadas, un nivel cada vez.
Cuando aplica sangría a una tarea, se
convierte en una subtarea de la tarea
presente más cercana en un nivel más
elevado de la lista de tarea.
Divide una tarea en dos partes distintas.
Coloque el puntero en la barra de tareas
donde desea realizar la división y luego
arrastre la barra para dividirla.
Vincula las tareas seleccionadas de
manera que una tarea no pueda
comenzar antes de que otra termine.
También puede vincular tareas de otra
manera, como por ejemplo mediante
vínculos de comienzo, en los cuales dos
tareas deben comenzar al mismo tiempo.
Quita el vínculo entre las tareas
seleccionadas.
Marca las tareas seleccionadas para que
estén según lo programado.
Establezca la fecha de estado en la ficha
proyecto para controlar que fecha se usa
en este cálculo.
Mueve las tareas seleccionadas para que
las fechas estén determinadas de
cualquier dependencia de tarea que
posean.
Inactiva las tareas seleccionadas para
que ya no afecten a la programación.
Las tareas continúan en el proyecto, pero
no afectan a la disponibilidad de los
recursos ni a la forma en que se
programan otras tareas.
Actualiza las tareas seleccionadas para
que se programen manualmente y los
valores que se escriban para el inicio,
finalización y duración se actualizarán.
Calcula automáticamente los valores de
inicio, finalización y duración para esta
tarea de acuerdo con las dependencias,
restricciones, calendario y otros factores.
Muestra el inspector de tareas para ver
los factores que afectan a la fecha de
inicio de la tarea y los mensajes de error
o sugerencias para la tarea.
También puede usar el inspector de
tareas para actualizar las tareas.
Mueve la tarea:
Mueve las tareas seleccionadas hacia
adelante o atrás en la programación del
proyecto.
También puede mover la tarea al
momento en que los recursos estén
disponibles para trabajar en la tarea.
Modo de programación:
Elige si las tareas se crearan sin fechas o
si se programaran automáticamente para
comenzar en la fecha de inicio proyecto o
en la fecha actual.
Esta configuración no afecta a las tareas
existentes del plan del proyecto.
Inserta una nueva tarea encima de la
tarea seleccionada.
Las nuevas tareas se programan según la
configuración del modo de programación.
Tarea periódica:
Sirve para repetir una tarea cada vez que
se dese sin necesidad de realizarlas una
a la vez.
Inserta una tarea de resumen para ayudar
a organizar la lista de tareas.
Si se seleccionan algunas tareas, se
agruparan bajo la nueva tarea de
resumen creada.
Inserta una tarea hito para marcar evento
en el proyecto.
Las tareas hito son aquellas que tienen
duración de cero días.
Muestra el cuadro de dialogo información
de tarea parea la tarea seleccionada.
Puede actualizar varios aspectos de la
tarea como por ejemplo las asignaciones
de recursos, las predecesoras y los
campos personalizados.
Muestro la ficha notas en el cuadro de
dialogo información de la tarea para
escribir una nota relevante para la tarea
seleccionada.
Muestra detalles de la tarea:
Divide la vista actual para mostrar el
formulario de tareas.
Puede editar los detalles sobre la tarea,
como por ejemplo la asignación de
recursos y predecesores.
Agrega la tarea seleccionada a la escala
de tiempo.
La escala de tiempo, si se encuentran
visible, está en la parte superior de la
pantalla.
Mueve al área en la vista que contiene la
barra de tareas para el elemento
seleccionado.
Elimina todo de la celda o quita de manera
selectiva el formato, el contenido o los
comentarios.
Extiende un valor a una o más celdas
adyacentes.
BARRA DE MENÚ “RECURSOS”
Cambia la vista organizador de
equipo.
Asigna recursos a las tareas del
proyecto.
Comparte recursos entre varios
proyectos mediante un grupo de
recursos.
Puede usar un grupo de recursos
para programar el trabajo de los
recursos en varios proyectos e
Identificar conflictos entre las
asignaciones de diferentes
proyectos.
No es necesario que cree un grupo
de recursos si usa proyect server.
Divide la vista actual para mostrar el
formulario de recursos.
Puede editar los detalles de los
recursos y ver que tareas están
asignadas al recurso.
Redistribuye las tareas para los
recursos seleccionados.
La redistribución resuelve conflictos
o recursos o sobreasignaciones al
retrasar o dividir las tareas según
las opciones de retribución.
Agregar recursos al proyecto.
Los recursos son las personas, el
equipamiento o los materiales que
se usan para completar las tareas
del proyecto.
Información de recursos.
Muestra el cuadro de dialogo
informativo de recursos para el
recurso seleccionados.
Puede actualizar los diversos
aspectos del recurso como por
ejemplo las tareas de costos y los
campos personales. Debe estar en
una vista de recursos para poder
usar este comando.
Notas de recurso:
Escribe una nota relevante para el
recurso.
Debe estar en una vista de recurso
para poder usar este comando.
Redistribuir todo
Redistribuye el proyecto completo.
La redistribución resuelve conflictos
de recursos o sobreasignación al
retrasar o dividir tareas según las
opciones del cuadro de dialogo
opciones de retribución.
Divide la vista actual para mostrar el
formulario de recursos.
Puede editar los detalles sobre el
recurso y ver que tareas están
asignadas al recurso.
Muestra el cuadro de dialogo
opciones de redistribución para
establecer la forma en que Proyect
redistribuye las tareas.
Borrar redistribución
Borra cualquier retraso por
redistribución que se agregó
anteriormente al proyecto.
Puede borrar las redistribuciones de
todo el proyecto o solo para las
tareas seleccionadas.
Lleva a la siguiente fila donde un
recurso tiene programación más
trabajo del que se puede realizar en
el tiempo de trabajo disponible.
Herramientas de “Proyecto”
Numero Herramienta Utilidad.
Insertar
1
Propiedades
2
3
4
5
6
Programación
7
8
9
Estado
10
11
12
informes
13
14
15
Revisión
16
Herramientas de “Vista”
Al seleccionar la herramienta
anterior, este es la ventanilla que
nos arroja con la cual podemos dar
un vistazo al costo del proyecto,
actividades actuales, cargas de
trabajo así como las asignaciones.
Numero Herramienta Utilidad
Vistas de tareas
1
2
3
4
5
Vistas de recursos
6
7
8
9
Datos
10
11
12
13
14
15
Zoom
16
17
18
19
Vista en dos paneles
20
21
Ventana
22
23
24
25
Macros
26
Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto
se debe acceder al Project, seleccionar el menú de la parte superior izquierda
denominado “Archivo” y en las y en las opciones de la parte izquierda seleccionar
“Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.
Al crear el proyecto aparecerá la siguiente pantalla.
Menú
Crear
Opciones
Sub - opciones
Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades,
seleccionando en el menú
“Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información del
Proyecto”:
Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que
no requieran una fecha específica se programaran lo más tarde posible, en
lugar de hacerlo lo más pronto posible. Cuando ya tenga toda la información
más clara:
Dar clic en menú de persiana proyecto / información del proyecto, y se
despliega la siguiente pantalla
Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la
prioridad
Fecha de comienzo: escriba la fecha de comienzo del proyecto. El
programa calculara automáticamente la fecha de fin.
Programa a partir de: escoja si va a utilizar la programación desde el
inicio o desde el final del proyecto.
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe
ponerse es en el cuadro fecha de fin y dejar constante la fecha inicio del
proyecto
Por defecto el programa utilizara la fecha del día que aparece en el cuadro
fecha de hoy para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde
otra fecha modifíquela fecha de nuevo.
2. en la siguiente ruta archivo/información/información del
proyecto/propiedades avanzadas. Despliega la siguiente pantalla.
Paso 1
Paso 2:
En la ventana que activa, se da clic en la pestaña resumen, se capturan
las siguientes características del proyecto:
1. Título: fiesta.
2. Asunto: diversión.
3. Autor: su nombre.
4. Administrador: usted es el gestor del proyecto capture su propio
nombre.
Información del
programa
5. Organización: modelo.
Ajuste la configuración inicial, en la ruta: menú archivo/ opciones. Se
activa la siguiente pantalla:
Organizador
Titulo
Asunto
Autor
Administrador
En la venta opciones de Project, en el índice programación se buscara que
se cambie opciones relacionadas con la programación, los calendarios y
los cálculos.
a) En la pestaña general se captura lo siguiente:
1. Vista predeterminada: Gantt con escala de tiempo
2. Formato de fecha: <como usted prefiera >
3. Nombre de usuario: <su nombre >
4. Iniciales: <sus iniciales >
b) En la pestaña mostrada se verifica y captura lo siguiente:
1. Tipo de calendario: calendario gregoriano.
2. Moneda: MXN
c) En la pestaña programación se verifica y captura lo siguiente:
1. La semana comienza en: <lunes>
2. El año fiscal comienza en: <enero >
3. Hora de comienza predeterminada: <08:00 a.m.>
4. Hora de fin predeterminada: <04:30>
5. Horas por día: <8 horas. >
6. Horas por semana: <40 horas.>
7. Días por mes: <20 días.>
8. Mostrar mensajes de programación: <se activa la casilla >
9. Mostrar las unidades de la asignación como: <valores
decimales>
10. Nuevas tareas creadas: <programada automáticamente>
11. Mostrar duración en día: <días.>
12. Tipo de tarea predeterminado: <duración fija>
d) Al terminar de capturar la información anterior se da clic en el botón
acepta.
Ahora, es necesario configurar el calendario laboral del proyecto,
promedio de la ruta: proyecto/ cambiar tiempo de trabajo. Se da clic en el
índice que dice proyecto, se busca en barras de menú cambiar tiempo de
trabajo.
Al dar clic al índice se mostrara la siguiente pestaña:
En la parte inferior de la ventana, hay que ingresar a la pestaña semanas
laborales, seleccionar la opción (predeterminado) y hacer clic en el botón
detalles.
En la ventana que se abre, fije las horas de trabajo de su proyecto:
Detalles
Predeterminado
De lunes a viernes
Ejemplo: De 08:00 a.m. a 13:00 p.m. y de 13:30 p.m. a 16:30 p.m.
Seleccione con el mouse estos cinco días de la semana, luego seleccione
la opción establecer días (s) en estos periodos laborales específicos
registre en las celdas de la parte central los horarios establecidos y haga
clic en el botón aceptar.
Ahora incorpore los días de descanso obligatorios para los meses de
octubre, noviembre y diciembre. En la pestaña de excepciones de la
ventana de cambiar calendario laboral.
Si en su organización se tiene como festivos otros dias incorpórelos, por
ejemplo 12 de octubre, 2 de noviembre, 12 de diciembre.
Se incorporara la estructura de la división del trabajo, siguiendo las
siguientes instrucciones:
1. Revise en la ruta: archivo/ opciones / programación.
Si el tipo de tarea predeterminado es duración fija.
Si la opción: las tareas nuevas están condicionadas por el
esfuerzo, esta desmarcada
2. Capture la EDT en el programa, aplique sangría a las tareas
detalladas después de sus tareas resumen, las cuales se
encuentran en letras mayúsculas.
3. Incorpore las duraciones, siguiendo las siguientes instrucciones:
Revise en la ruta: archivos /opciones/ programación, que la
unidad de tiempo para mostrar trabajo en : este día.
Inserte al lado derecho de la columna nombre de las tareas,
las columnas: tipo, duración y trabajo, en la vista del Gantt,
en un respectivo orden.
Excepciones
Comienzo Fin
4. Dependencia de actividades: incorpore las dependencias
siguientes utilizando la barra de persiana tarea / vincular.
Vincula
r
Para ingresar una tarea más comúnmente llamada en el ámbito de proyectos una
actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego
se puede completar la información, ya sea digitándola directamente en los diferentes
espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano o
presionando en la barra de herramientas la opción Auto programar, para el resto de
información puede también dar doble clic sobre la tarea o presionar el botón
Información, apareciendo una ventana adicional con varios tabuladores, en el
primero denominado “General” se tiene el nombre, duración (si es solo estimativa
marcar la casilla denominada “Estimada”, el porcentaje completado (0% sin avance,
100% es terminada), la Prioridad de la tarea, modo de programación (manual o
automático), fechas en las que inicia y termina, si se mostrará la escala de tiempo,
si se oculta la barra y si es Resumida.
En todos los tabuladores en la parte inferior de la ventana se tiene: un botón de
ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.
En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá información de que
tarea antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta empezar, si
empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia.
El siguiente tabulador contiene la asignación de recursos
Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede delimitar la
tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla (dead line), el tipo de
restricción y una fecha de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT
(Estructura de Desglose de Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito (0
días, son tareas referenciales).
A continuación está el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la
tarea
Por último, está el de Campos Personalizados, en el cuál se puede ingresar los
datos de campos que se deseen adicionar a las tareas:
Relaciones padre – hijo entre tareas
Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben
estar bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra
de herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar
sangría) para que se inserte hacia la derecha.
De manera que las tareas hijas se ven más a la derecha del padre, así:
Si uno presiona el botón auto programar de la barra de herramientas, las fechas se
llenan automáticamente
Aumentar
Sangría
Tareas
Seleccionadas
En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gantt, mismo que
refleja el plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre
tareas. Las que aparecen en negro son las tareas padres o de agrupación, las
azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas son los no programas.
Relaciones
Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin – Comienzo, de manera que la
una comience una vez finalizada la otra se las puede seleccionar y presionar el
botón que asemeja una cadena en el área programación:
.
Diagrama Gant
O se puede escribir en el atributo “Predecesores” el número de la tarea (parte
izquierda) que debe terminar antes, en este caso la Número 2:
Dando como resultado:
Vincular
Número de tarea Predecesores Relación
Como parte práctica se ha creado la Actividad 2.1 bajo la Actividad 2, para ellos solo
se debe escribir en el nombre de la tarea número 4 lo indicado y auto programamos:
Para que esta actividad sea parte de la Actividad 2, se debe aplicar sangría:
Quedando:
Ahora trabajemos con la duración, para ello podemos digitar directamente la
duración en el atributo correspondiente:
Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad
1.1 bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que está bajo
la cual queremos añadir, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionar la
opción “Insertar Tarea”. Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas
junto a la sección Tareas, donde puede insertar una tarea normal, un hito (tarea
referencial con 0 días de duración) o una de resumen.
Allí se ingresan los datos de la tarea. Como se puede observar la actividad creada
se insertó a la misma altura del padre.
Edición datos manual y aplicación de sangría en la actividad 1.1
Otra forma de edición es dando clic sobre la tarea o en la barra de herramientas
como se explicó anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores,
como ejemplo veamos los datos que se tiene en esta actividad:
Tabulador: General
Tabulador: Avanzado:
Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe
comenzar a la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza
apenas se pueda), Lo más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar
antes del que restringe el inicio a la fecha dada, No comenzar después del que
restringe a que ya no debe empezar después de la fecha, No finalizar antes del que
indica que la finalización debe ser posterior a la fecha y la de No finalizar después
del que indica que debe terminarse antes de la fecha.
Opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cómo se mide la tarea si es por
Duración fija (independiente del número de recursos), Unidades fijas (fija fechas y
recursos) o Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o
plazo), se puede marcar además si está condicionada al esfuerzo.
Opciones para Calendario, normalmente viene con el predeterminado, sin embargo
se puede cambiar a otros estándares o creados.
Opciones para Método de valor acumulado: % Completado o % Físico completado,
el segundo caso no depende de recursos ni tiempo y se debe incluir cuando el
avance físico pueda diferir del % completado.
Crear la tarea 3 bajo la 2.1, como se ve se crea como hija de la Actividad 2
Quedando así:
Otro tipo de relación es la de Comienzo – Comienzo, es decir que la una inicie
cuando la otra inicia, para ello puede crearse la relación FC y cambiar editando los
predecesores ya sea en la venta con información o escribiendo en el atributo. Por
ejemplo si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la Actividad 2, podemos
ingresar a los datos de la Actividad 3 e incluir la predecesora:
Quitar Sangría a la Actividad 3
Anular Sangría
Luego se debe cambiar el tipo a CC
El atributo Pos, permite indicar el número de unidades en que difieren los inicios
para cuando se quiere que una tarea inicie x días, horas o unidades de tiempo antes
o después de la otra tarea, quedando de la siguiente manera:
Como se puede ver en el atributo Predecesoras 4CC que quiere decir que inicie
cuando la tarea 4 inicie, es decir la denominada Actividad 2.
Si se quisiera que empiece 1 día más tarde se puede hacerlo en la venta de
información, en el tabulador Predecesoras, en atributo Pos como se explicó
anteriormente o digitar a continuación del 4CC el signo más o el menos dependiendo
de si es antes o después, la cantidad y el tipo de unidades (ejemplo d para días)
Quedando de la siguiente manera:
Se creó la Actividad 1.2 bajo la 1.1, considerando que debe comenzar un día antes
que dicha actividad termine:
Ahora insertemos una Tarea tipo hito bajo la 1.2, para ello puede usar el botón de la barra de
herramientas junto a la sección Tareas o crear una tarea y ponerle 0 días o en información marcar
la casilla Hito. El hito creado se le pone nombre y se le ha puesto como predecesora a la Actividad
1.2.
Para crear una relación Fin – Fin, en que la una deba terminar cuando la otra
termine (FF), para lo cual crearemos la Actividad 2.2 de 3 días y pondremos la
predecesora
7FF, así:
Una relación de Comienzo – Fin en la que la actividad debe terminar cuando la
otra comience, para eso vamos a crear la actividad 2.3 que debe terminar cuando
empiece la 2.2:
Camino Crítico
Entendiéndose así a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede
seleccionar el menú Vista y dentro de él, “Gant de Seguimiento”, pasando a color
rojo a dichas tareas:
En estas tareas hay que concentrarse en la planificación para obtener el tiempo que
demorará el proyecto y en el seguimiento a fin de que no haya retrasos.
En caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la
barra de herramientas sección Zoom la opción la lupa junto a Escala Temporal y allí
elegir Zoom, o a su vez dar clic en el botón derecho del mouse sobre las fechas en
el diagrama, apareciendo una ventana en la que se puede elegir el zoom:
Pudiendo elegir 1 semana, 2 semanas, 1 mes, 3 meses, a la tarea seleccionada, al
proyecto completo o personalizado donde puede elegir el número de días que se
verá. En este caso pongamos 2 semanas:
Como se puede apreciar no se ven todas las actividades en el diagrama por lo que
si queremos ver la actividad 2.3 tendríamos que movernos con la barra de
desplazamiento inferior o nos ubicamos en la tarea, presionar botón derecho del
mouse y seleccionamos “Desplazarse a Tarea”
Lo mismo puede hacerse con la opción Edición de la parte izquierda de la barra de
herramientas y opción “Desplazarse a Tarea”:
Movimiento del Gantt
Ahora supongamos que la Actividad 3 debe dividirse por alguna razón, entonces
nos ubicamos en la actividad, en la barra de herramientas del menú Tarea sección
programación seleccionamos el dibujo que dice dividir, nos movemos al Gant de esa
tarea y damos clic donde deba dividirse:
Otras opciones necesarias en el menú y la barra de herramientas son:
Se puede Desplazar la sección dividida de la tarea arrastrándola:
Dividir
Bloque a arrastrar
Clic Donde se divide
Para ocultar columnas o atributos se debe seleccionar la columna presionar el botón
derecho del mouse y elegir “Ocultar columna”
Y la de insertar una columna, lo que permite mostrar algún atributo de la tarea que
no esté visible, como por ejemplo si se quiere añadir la columna para el %
Completado junto a la fecha final se debe presionar botón derecho del mouse y
elegir insertar columna y nos aparece los atributos que se pueden agregar.
Recursos y Costos
A cada tarea se pueden asociar Recursos, estos recursos se pueden crear
manualmente con la opción de la barra de herramientas “Agregar recursos” y dentro
de ella “Recursos de trabajo”, otra opción para cuando se requiere compartir
recursos es la Libreta de Direcciones o Active Directory.
En este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso:
Recurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es
persona su correo, a cuál grupo pertenece, Cuenta Windows, Código, Tipo de
reserva (confirmado o propuesto), tipo (trabajo, material, costo), dispobinilidad, si es
Genérico, tiene presupuesto y si está inactivo:
Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se
creó un material “Ladrillos” y un costo denominado “Permisos”, sin embargo al
presionar aceptar no aparecen en la vista actual, pero al presionar en el triángulo
situado abajo a la derecha de Organizador de equipo, se puede seleccionar “Hoja
de recursos” y aparecerán los creados.
Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos allí
directamente o a su vez en Información o con doble clic.
Para asignarlos se puede ir al Diagrama Gant o al de Seguimiento y en el atributo
Recursos se los selecciona por cada actividad, así a la tarea 1 se le asignó
“Permisos”, a la 2.1 se asignaron 1000 unidades de Ladrillos y a Juan Pérez; y, a la
actividad 1.2 a Juan Pérez. Ya se ve un dibujo de una persona en la izquierda y si
nos acercamos podremos ver que está sobre-asignado (es decir supera la
capacidad indicada para el recurso)
Si regresamos a la lista de recursos y presionamos además el botón “Detalles” de
la barra de herramientas y considerando que se había asignado a 2 tareas, nos sale
también en color rojo indicando sobreasignación (es decir superior a las 8 horas de
trabajo).
Si se elige en la barra de herramientas el “Organizador del equipo”, la opción “grafico
de recursos ” se podrá ver:
Donde se aprecia que un día se está sobrepasando del límite de su capacidad, por
lo que se puede asignar a alguien ese trabajo o hacerlo automáticamente.
Si se crea otro recurso similar y se ubica sobre Juan Pérez, se puede presionar reasignar
lo que permitirá elegir quién requiere redistribución, pero lo que hace es mover en el tiempo
la tarea:
Reasignamos la tarea dejando un 50% a Juan Pérez y 50% a Pedro H en la
información de la tarea:
Vemos que sigue sobrecargado el recurso con 4 horas en un día, si se presiona reasignar
todo, lo que hace es mover la actividad para que no haya cruce.
Por lo mismo, si requiere que esa actividad se haga en esa misma fecha y no se mueva, se
debe reasignar directamente la actividad 1.2 y ponerla a Pedro H.
Regresando a los recursos, el primero era un material denominado Ladrillos y se da
un precio por unidad, debiendo en cada tarea que los requiera poner la cantidad de
unidades. Si hubiera un costo por uso como por ejemplo el traslado se debería
incluirlo en el atributo Costo/Uso.
Detalle para el recurso Ladrillos una vez que se incluyó 1000 en la Actividad 1.1.
Para el recurso tipo costo: “Permisos” debe ubicarse en la tarea que lo contendrá y
allí en el tabulador recursos incluir el costo, o a su vez junto al recurso entre
paréntesis incluir el costo.
Al asignar los recursos, pueden aparecer la sobrecarga, para ello si no hay más
recursos se puede extender el cronograma con la redistribución, o de ser posible
valorar si se requiere de un 100% de la capacidad en cada actividad, como se hizo
hasta antes de que se presentara la alerta en que se sobrecargo al recurso, si
bajamos al 50% el uso, la alerta permite seleccionar una opción de reducir el tiempo
o disminuir el trabajo, así:
Con lo que se nivelo la carga:
Lo ideal es usar los recursos en su máxima capacidad de manera que se
aprovechen los valores pagados.
Si se quisiera ver los costos se puede ir al menú proyectos y seleccionar informes
visuales, elegir el de costo, lo que nos lleva a Excel y se puede ver
Tareas Todos
Datos
Año Trimestre Semana
Costo Costo presupuestado previsto
Costo
Costo
real
2010 T4 Semana 45 Semana
0 0 629,9999859 0
46 0 0 991,4285528 0
Semana
47 0 0 948,5714163 0
Total T4 0 0 2569,999955 0
Total
2010 0 0 2569,999955 0
Total
general 0 0 2569,999955 0
Para validar esto veamos: en la primera semana (la 45) hay 2 días jueves y viernes, trabajo de Juan
Pérez de 8 horas diarias a $5 por hora dan $80, sumamos los $150 de Permisos y por último el
proporcional de los 1000 ladrillos para 2 de los 5 días de la tarea son 400 y si valen $1 c/u entonces
son $400, dando $630.
Segunda semana la 46, quedaban 600 ladrillos total $600 dólares, 3 días de trabajo de Juan Pérez
$120; la actividad 1.2 un recurso Pedro H por 1 día son $40; para la actividad 2.1 se tienen 600
ladrillos de a $1 para 7 días dejando 2 días en esta semana darían $171,428 y Pedro H al 50% por
dos días son 8 horas es decir $40; y, para la actividad 3 está Juan Pérez al 50% por 1 día lo que da
$20, dando $991,428.
Para la última semana tenemos: la actividad 2.1 con 5 días de Pedro H al 50% son 20 horas es decir
$100, el resto de ladrillos $428,57; la actividad 2.2 con 300 ladrillos entonces son $300 dólares más
Juan Pérez al 50% por 3 días dan 12 horas que son $60; la actividad 2.3 con 1 recurso pedro H al 50%
que son 4 horas total $20; y, por último la actividad 3 con 2 días de Juan Pérez al 50% es decir 8
horas que dan $40, para dar un gran total de la semana de: $948,57.
Si se elige otros gráficos a visualizar como por ejemplo el Informe del flujo de caja y en el se abre a
semanas se tiene:
Otro gráfico, sería el Informe del resumen de costos de los recursos en los que se ven en porcentaje
por tipo de recurso, en azul el humano (trabajo), en verde los permisos (Costo) y en rojo los ladrillos
(materiales).
Otro donde se puede ver el uso de los recursos de tipo trabajo “Informe del resumen de
trabajo de los recursos”, en este caso se puede apreciar que están subutilizados los recursos
en la segunda y tercera semanas.
FASES E HITOS 4.1 FASES
Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de organizarlas en Fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases están representadas por tareas de resumen . El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtarea. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automáticamente. A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales. 1. Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen) en el grupo Insertar de la Cinta de menú Tarea. La apariencia de la ventana será la siguiente:
Gráfico #9 “Insertar Tarea de Resumen”
3. En el campo Nombre de tarea de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse la tecla Enter. 4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunión de trabajo):
Diagnostico institucional
Entrega horario de reuniones
Entrega de procedimiento a seguir
5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtarea de la tarea de resumen Estudio preliminar
6. La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen y aparecerá una barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, así:
Gráfico #10 “Creación de la Fase Estudio Preliminar
Ejercicio Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes.
d) Poner etiquetas a los bienes La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes actividades: a) Consolidación de la información b) Revisión de la información c) Entrega de informe de inventario. Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:
Gráfico #11“Proyecto dividido en tres fases”
HITOS Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizará la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas con duración cero: A continuación se muestra la manera de crear un hito. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el botón Insertar Hito.
Gráfico #12 “Crear Hito” 3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter. El hito será añadido al proyecto. La apariencia de la pantalla es similar a la mostrada a continuación:
Gráfico #13 “Hito de la fase 1 estudio preliminar
Ejercicio Poner hito a la fase 2 con el nombre revisión de bienes terminado y a la fase 3 con el nombre fin inventario. Después del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:
Gráfico #14 “Hitos del proyecto
. Informes del proyecto
Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categorías de informes disponibles:
Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaña proyecto seguidamente damos clic en el icono de informes y nos presentara la lista de los 6 tipos de informes existentes
Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la ventana de
impresión y allí podemos visualizar el informe que se va a imprimir.