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Miguel Cubillos M. Planificación de Proyectos

UTFSM-SEDE VIÑA DEL MAR-JMC PROF.:.M. CUBILLOS M. 1

Proyectos de Ingeniería Descripción de la gestión de proyectos.

Qué es un proyecto. Desarrollo de las partes de un proyecto. Uso de las herramientas de gestión de proyectos.

Diagrama de Gantt. Diagrama Pert.

Microsoft Project es una aplicación de gestión de proyectos, que nos ayudará a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Antes de ver cómo utilizar esta aplicación vamos a aclarar algunas dudas unas tanto teóricas que nos ayudarán a una mejor comprensión de la misma. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

“Proyecto es la combinación de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado".

Tipos de proyectos Cuatro grandes grupos de realizaciones: - Grandes proyectos de inversión industrial.

Estos proyectos son enormemente ambiciosos y en la mayor parte de los casos su enfoque inicial se desarrolla en el terreno de los estudios económicos.

- Instalaciones y plantas industriales. Como concreción de los grandes proyectos de inversión industrial surge la necesidad de

realizar distintos tipos de plantas e instalaciones cuya ejecución constituye un proyecto completo en todas sus fases y aspectos

- Líneas y procesos de producción industrial. Las grandes plantas industriales están formadas, habitualmente, por un conjunto de edificios e

instalaciones que albergan y soportan numerosos procesos y líneas de producción, cuyo estudio y diseño constituyen de por sí proyectos independientes y que están, en muchos casos, interconectados, originando distintos sistemas de producción.

- Máquinas, equipos y sus elementos. El último capítulo en el desarrollo del concepto de proyecto industrial sería el correspondiente a las maquinas y equipos que configuran cualquier instalación industrial, e incluso el de los elementos que lo componen. Fases de un proyecto genérico

En todo proyecto industrial podemos identificar cinco grandes etapas. Inicialmente nos encontramos con la etapa de Estudios, hay que constatar el interés, rentabilidad, y la viabilidad de la idea-necesidad que da lugar al proyecto.

La segunda gran etapa abarca los trabajos que transforman la idea-necesidad en el

producto que vamos a fabricar-construir, esta etapa se conoce como de Ingeniería o Planeamiento. En la tercera etapa se acometen los trabajos de fabricación-construcción y se puede

extenderse hasta que el producto esta operativo para desempeñar la misión para la que fue concebido. Esta etapa se denomina de Ejecución.



Una vez que el producto esta operativo llega la fase de Explotación en la que se exige al producto que desarrolle correctamente las funciones que dieron lugar a su diseño.

Cuando se considera que el producto ya no es útil, por cualquier motivo, todavía queda la

fase final de eliminación del producto y de todas las estructuras asociadas a él, esta fase es conocida como de Retirada del producto.

Estas etapas se distribuyen en el tiempo de forma secuencial, siendo los pasos entre etapas

hitos especialmente críticos en el desarrollo del proyecto, debiendo ser objeto de especial seguimiento.

Los rr.hh. y materiales que trabajan específicamente en cada etapa irán variando a lo largo

del desarrollo del proyecto pero existirá una estructura fija dentro del proyecto que se encargara de la planificación, administración y control del proyecto que perdurará a lo largo del mismo garantizando que los objetivos iniciales persistan, viéndose reflejados en las distintas etapas y se culmine correctamente el proyecto.

Aunque para todos los proyectos podremos hablar de estas fases, su amplitud y

características variaran según el tipo de proyecto en consonancia con los objetivos de este. Así, en los grandes proyectos de inversión industrial, la etapa de estudios previos y en especial los estudios de mercado y económicos representa la parte más importante del proyecto, llegando incluso a anular las otras.

En los proyectos de instalaciones y plantas industriales el objetivo fundamental es

determinar la topología y características de la planta, y de las líneas y procesos que la integran, obteniendo una estimación de la inversión económica y de los plazos de ejecución. Aquí la fase de ingeniería básica resulta la más relevante.

Las líneas y procesos de producción que integran las plantas industriales requieren de un

alto nivel de detalle que es satisfecho fundamentalmente en la fase de ingeniería de detalle. Algo similar ocurre con las máquinas, equipos y sus elementos.

El conocimiento de las fases del proyecto y el respeto de esta metodología de trabajo cobra especial relevancia cuando nos enfrentamos a proyecto con una fuerte componente innovadora, tecnológicamente avanzados, multidisciplinarias, de gran envergadura, en resumen proyectos de alto valor agregado. También resulta de gran utilidad en las etapas iniciales en la capacitación profesional de los ingenieros.

Si el conocimiento de la metodología de proyecto resulta imprescindible para la formación

del ingeniero, también se hace necesarios conocimiento en las disciplinas de organización y gestión de proyectos. La metodología del proyecto

Conjunto de etapas /fases que son necesarias complementar para que existan unas mínimas garantías de que el proyecto llegue a buen fin.

La organización del proyecto Estructuración de los recursos humanos al objeto de obtener la configuración más favorable

para la realización del proyecto. La gestión del proyecto

Acciones de planificación, control y seguimiento del proyecto que se llevan a cabo con el fin de evitar que desviaciones excesivas en plazo, costo o calidad puedan truncar el proyecto.



Durante el proyecto:

Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea. Indicar qué problemas van surgiendo. Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de

los mismos a las personas implicadas en el proyecto. Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.

Al finalizar el proyecto:

Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las

sugerencias de las personas participantes. DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto sólo nos queda decidir cómo y cuándo se alcanzará el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto está formado por las partes siguientes:

Tareas: También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otros superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente.

También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras

circunstancias. 3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.

Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrá decir que el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos están incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.



GESTIÓN DE PROYECTOS

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos podemos:

Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto. Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cuándo

tienen que hacerlo. Entre otras cosas que veremos a continuación.

Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificación, una vez

que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber.

Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las

personas que participan en un proyecto, éstas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la información necesaria en cada caso.

Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información relacionada con las tareas,

los costos y esta información ayuda a realizar la evaluación final del proyecto. También permite hacer sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos

momentos del planteamiento y la ejecución de un proyecto, quizás los dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relación entre las mismas. Veamos cada uno de ellos más ampliamente.

Tareas

EscalaTemporal

Línea deVinculo

Barra deGantt

Recursos



Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las

relaciones de las tareas y no tanto su duración. En el diagrama Pert las tareas están representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen información de las mismas, y cuando varias tareas están relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente después de otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas.

Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de información de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los recursos:

Tareas

Duración

Costos

Recursos

Dependencias entre tareas

Al generar un plan de proyecto, Project calcula y elabora una programación de trabajo conforme a la información que se proporcione sobre las tareas que deben realizarse, las personas que trabajan en ellas, el equipo y los suministros necesarios para llevarlas a cabo, así como los costos implicados.

Existen diversas formas de desarrollar y optimizar una programación del proyecto en Project, por ejemplo vincular las tareas para crear dependencias de tareas, definir las delimitaciones sobre las tareas y crear o modificar los calendarios. Para estos métodos, usted deberá iniciar la acción que afecte a la programación.

En esta lección realizará un recorrido por algunos de los ajustes y características que funcionan en segundo plano cuando crea una nueva programación de proyecto. Vamos a explicar en detalle cómo influyen en la programación y cómo los cambios que realice a estas opciones le podrán ayudar a ajustar la programación para que se adapte a sus necesidades.



Funciones básica de programación de Project

Según lo mucho que haya profundizado en la programación de Project en el pasado, es posible que no esté familiarizado con todas las opciones de programación.

Las fórmulas y funciones básicas funcionan en segundo plano en Project siempre que se crea un plan de proyecto. En esta lección se explica cómo puede adaptar estas ayudas para programar con objeto de obtener los resultados exactos que el proyecto necesita.

Se tratarán los siguientes temas:

• La fórmula de programación

Project utiliza una fórmula de programación para calcular los distintos elementos de una programación de proyecto, Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

• Tipos de tareas

Los tipos de tareas son opciones que pueden aplicarse a tareas y que afectarán a la manera en que la fórmula calculará esas tareas. Por ejemplo, si "cambia" la duración de una tarea, el valor que defina para la duración de la tarea permanecerá invariable ya que la fórmula calcula el trabajo y las unidades de recurso.

• Programación condicionada por el esfuerzo

La programación condicionada por el esfuerzo surte efecto cuando se agregan recursos o se quitan de las tareas. Esta opción de programación mantiene la cantidad de trabajo constante cuando cambia las unidades de recurso asignado, lo que le ayudará a estimar la duración de la tarea.

A pesar de que son todas técnicas de programación independientes, también trabajan juntas. Esta lección le ayudará a entender cómo trabajan, tanto de manera individual como conjuntamente, de manera que pueda ajustar y controlar mejor la programación del proyecto



Introducción a la fórmula de programación

La fórmula de programación se calcula siempre en segundo plano ajustando la programación del proyecto según los valores que asigne a estos tres elementos: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

Las fechas y las fechas límites de un proyecto suponen un objetivo de máxima prioridad cuando se está planificando un proyecto. A medida que desarrolla un plan de proyecto, querrá tener una idea de cuándo finalizan y comienzan las tareas ya que puede que tenga una fecha concreta en la que el proyecto entero debe terminarse.

La duración de las tareas es un factor fundamental. La fecha de fin de proyecto viene determinada por las últimas fechas de fin de las tareas y dichas fechas de fin dependen de cuánto se tardará en completar las tareas.

La duración de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

Puede controlar cuáles de los valores de la fórmula de programación influye más sobre una programación de tarea. A medida que avance en esta lección, verá cómo el establecimiento de los tipos de tareas y la aplicación de la programación condicionada por el esfuerzo afectarán a la fórmula de programación.

Las tres partes de la fórmula de programación

Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el cálculo de la duración de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El período laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto.

Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o días) que un recurso

Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto, la tarea dispone de una duración pero no tiene ningún trabajo asociado. ¿Por qué? Porque el trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso o varios recursos invertirán en finalizar la tarea.

Para aprovechar al máximo la programación de Project, es preciso que comprenda y utilice de manera eficaz las tres partes que componen la fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos.

Cuando se asignan recursos a una tarea, basándose en la fórmula de programación, Project calcula de qué forma influye la tarea en la programación mediante los valores asignados al Trabajo, la Duración y las Unidades de recursos asociados a la tarea.

• Nota En esta lección, se hablará sólo de recursos humanos, también denominados recursos de trabajo y no, de recursos materiales como madera, pintura, cemento o cintas de vídeo.

Estos tres elementos de la fórmula de programación también se corresponden con tipos de tareas, un valor que se puede aplicar a tareas



necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea.

Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, según el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los demás materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programación de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignación o, en ocasiones, sólo como unidades.

individuales, de forma que le permite ajustar la influencia de ese tipo de tarea en la programación.

Trabajar con calendarios

Microsoft Office Project 2003 utiliza los siguientes tipos de calendarios para determinar la disponibilidad y la manera en que se programan las tareas:

Calendario base

Un calendario base se utiliza como plantilla en la que se basa el calendario de proyecto, los calendarios de recursos o los calendarios de tareas. Project proporciona tres calendarios base:

• Estándar (8:00 a.m. a 19:00 p.m., entre semana, con una hora de descanso para el almuerzo)

• 24 horas

• Turno de noche

Nota Sólo alguien con privilegios administrativos (por ejemplo, el administrador del proyecto) para Project Server 2003 puede desproteger y cambiar elementos en la plantilla de la información global de empresa.

Calendario del proyecto

Calendario utilizado para designar la programación de trabajo predeterminada para todas las tareas de un proyecto.

Calendario de recursos

Project crea calendarios de recursos individuales para cada recurso que introduzca en función de la configuración del calendario Estándar. Puede modificar esos calendarios en la ficha Horario de trabajo en el cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos a fin de indicar horarios de trabajo específicos; por ejemplo, el turno cambiado o el turno de noche. Puede modificar calendarios de recursos para indicar períodos no laborables, como vacaciones y permisos.

Nota Para efectuar cambios en la información de la programación de un recurso de empresa, primero es necesario desproteger el recurso.



Calendario de tareas

Las tareas se programan en función de los períodos laborables del calendario de proyecto; sin embargo, puede personalizar dichos períodos del calendario de proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que se van a completar en diferentes momentos, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente útil para equipos que ejecutan y completan tareas durante noches o fines de semana, designados como períodos no laborables en el calendario de proyecto.

Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar utilizando los calendarios en el orden siguiente: calendario de proyecto, calendario de recursos y calendario de tareas. Si una tarea no tiene calendario de recursos ni de tareas, se programa de acuerdo con el calendario de proyecto. Puede definir el calendario de tareas para omitir los calendarios de recursos si necesita programar una tarea durante un período no laborable para un recurso. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea con el calendario de tareas que desee para anular los

calendarios de recursos de cualquier recurso asignado. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado. Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos aplicables.

Nota El panel lateral Períodos laborables del proyecto le proporciona un modo sencillo de configurar los períodos laborables del proyecto. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Tareas y después en Definir períodos laborables generales. A continuación, siga las instrucciones que aparecen en el panel lateral.

Usar calendarios para programar el trabajo del proyecto Es importante que cada proyecto se complete a tiempo. Para conseguirlo, debe saber cuándo se puede trabajar o no en las tareas. Microsoft Office Project 2003 usa calendarios para determinar cuándo están disponibles los recursos para trabajar y cuando se pueden programar las tareas.

Estos calendarios se pueden modificar a fin de definir los días de trabajo y las horas de todo el proyecto, los grupos de recursos, cada recurso individualmente y las tareas.

¿Cómo se usan los calendarios en Project?

Project utiliza calendarios y otro tipo de información con objeto de generar una programación para los proyectos y sus tareas.

• Calendario base

• Calendario del proyecto

• Calendario de recursos

• Calendario de tareas

Los calendarios base se usan para el calendario del proyecto y los calendarios de tareas, y proporcionan la base para los calendarios de recursos. Tenga en cuenta que estos calendarios son diferentes de la vista Calendario, en la que se muestra la programación del proyecto en formato de calendario.



¿Qué es un calendario base?

Un calendario base define el período no laborable y laborable habitual del proyecto o de un grupo de recursos. Asimismo, especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana y las excepciones (como los días festivos). Es posible seleccionar cualquier calendario base como calendario del proyecto o como base para un calendario de recursos. También es posible aplicar un calendario base a tareas concretas.

• Estándar

• 24 horas

• Turno de noche

El calendario base Estándar es el calendario que se utiliza como opción predeterminada para el proyecto y como base para los calendarios de recursos. Este calendario refleja una programación tradicional del trabajo: de lunes a viernes, de 8:00 de la mañana a 5:00 de la tarde, con una hora de descanso.

El calendario base 24 horas refleja una programación sin ningún período no laborable. El calendario de 24 horas puede utilizarse cuando los recursos y las tareas estén programados para diferentes turnos durante el día, o cuando los recursos de equipamiento trabajen de manera continua en las tareas.

El calendario base Turno de noche refleja un calendario nocturno de lunes por la noche a sábado por la mañana de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con una hora de descanso.

Si lo desea, también puede crear sus propios calendarios base. Esto puede resultarle particularmente útil si dispone de programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, podría tener recursos a tiempo parcial, con turnos cambiados, con turnos de 12 horas o con turnos de fin de semana.

Nota Si utiliza Microsoft Office Project Professional 2003, los calendarios base se implementan para su organización en Microsoft Office Project Server 2003. Sólo alguien con privilegios administrativos (por ejemplo, el administrador del proyecto) para Project Server 2003 puede desproteger y cambiar los calendarios base de la plantilla de la información global de empresa.

¿Qué es el calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define el período laborable y no laborable que determinar cuando las tareas puedan programarse. Project utiliza este calendario para programar tareas que no tengan recursos asignados o con un tipo de tarea de duración fija. De manera predeterminada, el calendario base Estándar es el calendario del proyecto, pero es posible crear o seleccionar otros calendarios base para usarlos como calendario del proyecto a fin de reflejar programaciones alternativas.



Casi todos los proyectos deberían tener períodos laborables y no laborables predeterminados contabilizados en el plan del proyecto.

Después de aplicar un calendario del proyecto al plan del proyecto, el calendario especificará el momento preciso en que puede producirse trabajo del proyecto. En este caso, el calendario del proyecto Estándar indica que sólo se puede trabajar los días de la semana de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Las horas y los días laborables del calendario del proyecto reflejan las horas y los días de todo el proyecto. Si lo desea, puede especificar días libres especiales (como días de vacaciones). Asimismo, puede indicar otros períodos no laborables con objeto de reflejar períodos en que todo el equipo estará trabajando en actividades ajenas al proyecto (como reuniones de la organización o el departamento).

¿Qué es un calendario de recursos?

Los calendarios de recursos garantizan que los recursos se programen únicamente cuando estén disponibles para trabajar. Afectan a recursos determinados o categorías de recursos concretas.

Todos los recursos de trabajo tienen su propio calendario de recursos, que se puede personalizar para que muestre información de recursos individuales (como el período de vacaciones o de mantenimiento del equipamiento). Un calendario de recursos refleja el calendario base seleccionado para dicho recurso hasta que se cambie el calendario de recursos. De manera predeterminada, El calendario base Estándar es el seleccionado para los recursos. Por tanto, las horas laborables y los días libres que se definan en el calendario base Estándar son los períodos laborables predeterminados de cada recurso o grupo de recursos.

En la ficha Horario de trabajo del cuadro de diálogo Información del recurso, puede modificar los calendarios de recursos para especificar períodos no laborables, como vacaciones y permisos. También puede crear o asignar diferentes calendarios base para recursos individuales o grupos de recursos a fin de indicar horarios de trabajo específico; por ejemplo, el turno cambiado o el turno de noche.

Nota Si utiliza Project Professional 2003, los calendarios de recursos de los recursos de empresa están protegidos en Project Server. Si desea efectuar modificaciones en los períodos laborables y no laborables de un recurso de empresa, primero deberá desprotegerlo desde Project Server.

Cuando Project programa el proyecto, utiliza los calendarios de recursos para planificar las tareas que no tengan una duración fija pero sí recursos asignados. Por ejemplo, si un recurso dispone de una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project no programará la tarea para esa semana.

Inicialmente, la configuración del calendario de recursos de cada recurso coincide con la del calendario del proyecto base Estándar.



Después de personalizar un calendario de recursos del recurso, el calendario reflejará que este recurso no está disponible para trabajar en el proyecto los últimos tres días de la primera semana de este mes o los cuatro primeros días de la segunda semana.

Si tiene programaciones alternativas en las que trabaja un número de recursos, como una programación a tiempo parcial, una programación de turno cambiado o una programación de 24 horas, puede configurar y aplicar un calendario base diferente. El calendario base que cree establecerá el período laborable predeterminado para los recursos seleccionados. Después puede personalizar los calendarios individuales para las programaciones de recursos individuales.

Si modifica los períodos laborables en un calendario de recursos y el recurso está asignado a una tarea, la tarea se programa durante el período laborable del calendario de recursos.

Si trabaja con recursos de un fondo de recursos compartido o comparte los recursos de otro proyecto, probablemente habrá varios calendarios en vigor. Tome nota de los calendarios de proyecto que están en vigor al compartir recursos.

¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas posibilitan que las tareas dispongan de un calendario diferente del calendario del proyecto.

La programación de tareas se basa en los períodos laborables establecidos en el calendario del proyecto y el calendario de recursos asociado al recurso. Si dispone de tareas que completar en diferentes períodos, especialmente las que no estén asignadas a recursos de trabajo, puede configurar un calendario de tareas. Este tipo de calendario es particularmente útil en situaciones en las que se desea programar una tarea fuera del horario laborable habitual definido por el calendario del proyecto o los calendarios de recursos asignados.

Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral como un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas y ha asignado recursos a una tarea, de manera predeterminada, dicha tarea estará programada para los períodos laborables que tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los períodos laborables?

Las opciones de configuración de los calendarios que contiene la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones no determinan el momento en que el trabajo puede programarse. Estos parámetros no tienen efecto alguno sobre los períodos laborables y no laborables de los calendarios. Únicamente los calendarios pueden determinar estos períodos.

En la ficha Calendario se pueden especificar parámetros predeterminados, como el mes en que comienza el año fiscal, las horas de comienzo y fin predeterminadas y las de trabajo de cada día. Por ejemplo, la opción



Hora de comienzo predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de manera predeterminada cuando se introduce una fecha de comienzo sin determinar la hora. Asimismo, la opción Jornada laboral permite definir el número de horas que Project calcula para una tarea cuando se especifique una duración en días, como el parámetro predeterminado de 8 horas en 1 día. Especificar una duración de 2 días equivaldría a especificar una duración de 16 horas.

Si modifica los horarios laborables de un calendario, deberá recordar que Project aún tendrá en cuenta la ficha Calendario para determinar las horas de comienzo y fin y el número de horas que definen un día, una semana o un mes. Por ejemplo, si el horario laborable de un calendario difiere del parámetro Jornada laboral o Semana laboral de la ficha Calendario, es posible que el campo Duración no muestre el valor de duración que espera. No obstante, tiene la opción de hacer coincidir la configuración del calendario con el horario laborable de la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

¿Cómo están interrelacionados los calendarios del proyecto, de recursos y de tareas?

Cuando se abre un archivo de proyecto por primera vez, el calendario base Estándar se establece como calendario predeterminado del proyecto. El calendario base Estándar refleja la semana laboral tradicional: de lunes a viernes, desde las 8:00 de la mañana hasta las 5:00 de la tarde. Puede modificar el calendario base Estándar para cumplir los requisitos específicos del calendario del proyecto. También puede basar el calendario del proyecto en un calendario base diferente, como el calendario Turno de noche o el calendario 24 horas, así como en un calendario base que cree. Si lo desea, puede establecer el calendario del proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto, disponible en el menú Proyecto.

El calendario base Estándar también es la base del calendario de recursos predeterminado que se aplica a cada recurso del proyecto. Es posible aplicar un calendario base diferente a un grupo de recursos que trabajen con turnos diferentes. También es posible personalizar los períodos laborables de la programación del trabajo de un recurso individual, así como sus vacaciones. Si se aplica un calendario base diferente a los recursos o se personalizan los períodos laborables de un recurso particular, la nueva configuración sobrescribirá la del calendario del proyecto al programar los recursos para que trabajen en las tareas, a menos que éstas sean del tipo duración fija.

Cualquier calendario base puede ser un calendario de tareas. Al crear un calendario base específico para una tarea, su configuración sobrescribirá la del calendario del proyecto al programar la tarea. Si se han asignado recursos a la tarea, ésta se programará basándose en los períodos laborables que el calendario de tareas y el de recursos tenga en común. Si lo desea, puede hacer que la tarea omita la configuración del calendario de recursos activando la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos de la ficha Avanzado, en el cuadro de diálogo Información de la tarea.

Asignar un calendario base a un recurso

Tras establecer un calendario base para un proyecto especializado (distinto del calendario de proyecto Estándar), puede basar los períodos laborables de un recurso en este calendario.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Horario de trabajo.

4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.



Por ejemplo, si el recurso seleccionado trabaja durante el turno de noche, haga clic en Turno de noche para asignar esta opción como calendario base del recurso.

De manera predeterminada, el calendario Estándar es el calendario del proyecto. El calendario del proyecto se aplica a todos los recursos a medida que se agregan. Se puede asignar otro calendario base al recurso o modificar el calendario del recurso individual

Asignar un calendario a una tarea

De manera predeterminada, las tareas se programan según el calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o específicas para los períodos laborables y los períodos no laborables, se puede crear un calendario de tareas.

Asignar un calendario a una tarea o a una subtarea repetitiva

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzado.

4. En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para la tarea.

5. Si procede, active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos para que el calendario de tareas omita todos los calendarios de recursos.

Nota Si desea que Microsoft Office Project 2003 omita los calendarios de recursos, se programará una tarea incluso aunque los recursos asignados para la tarea tengan establecidos períodos no laborables en sus calendarios de recursos.

Asignar un calendario a una tarea de resumen repetitiva


2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen repetitiva a la que desee asignar un calendario.

3. Haga clic en Información de tarea repetitiva.

4. En el cuadro de diálogo Información de tarea repetitiva, haga clic en el calendario que desee asignar a la tarea repetitiva en el cuadro Calendario.

5. Si procede, active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos para que el calendario de tareas omita todos los calendarios de recursos.

Nota Si desea que Microsoft Office Project 2003 omita los calendarios de recursos, se programará una tarea incluso aunque los recursos asignados para la tarea tengan establecidos períodos no laborables en sus calendarios de recursos.

Cambiar los valores predeterminados de programación de tareas para días, semanas y meses Puede cambiar los valores predeterminados de programación para indicar cuántas horas constituyen un día, una semana y un mes al especificar y revisar las duraciones en una vista de tareas. También puede serle útil para



sincronizar la programación de tareas con lo establecido en los calendarios de períodos laborables para la disponibilidad de recursos.

1. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calendario.

2. Para cambiar las horas predeterminadas de comienzo o de fin de tareas programadas, cambie la hora en los cuadros Hora predeterminada de entrada y Hora predeterminada de salida.

3. Si desea cambiar el número de horas que Microsoft Office Project 2003 programa para un día, especifique el valor que desee en el cuadro Jornada laboral.

Por ejemplo, si desea que Project programe 6 horas al especificar la duración de un día, escriba o seleccione 6 en el cuadro Jornada laboral.

4. Si desea cambiar el número de horas que Project programa para una semana, especifique el valor que desee en el cuadro Semana laboral.

Por ejemplo, si desea que Project programe treinta horas al especificar la duración de una semana, escriba o seleccione 30 en el cuadro Semana laboral.

5. Si desea cambiar el número de días que Project programa para un mes, especifique el valor que desee en el cuadro Días por mes.

Por ejemplo, si desea que Project programe 24 días al especificar la duración de un mes, escriba o seleccione 24 en el cuadro Días por mes.

Nota La configuración que estableció en la ficha Calendario no cambia el calendario del proyecto ni los calendarios de recursos. Puede cambiar el calendario del proyecto o los calendarios de recursos mediante el panel lateral Períodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Recursos y, a continuación, en Definir períodos laborables de los recursos. También puede hacer clic en Cambiar calendario laboral en el menú Herramientas.

Cambiar el aspecto del período no laborable

En las vistas Diagrama de Gantt o Calendario, se puede establecer una distinción entre vacaciones) y días laborables mediante el uso de tramas y colores.

Nota No obstante, aunque es posible dar formato al periodo no laborable, no es posible eliminarlo de la escala de tiempo de una vista.

Dar formato al período no laborable en la vista Diagrama de Gantt


2. En el menú Formato, haga clic en Escala temporal.

3. Haga clic en la ficha Período no laborable y, a continuación, seleccione un color y una trama.

Nota Los períodos no laborables sólo aparecen en la vista Diagrama de Gantt cuando tienen lugar en los incrementos predeterminados del nivel inferior de la escala temporal o en incrementos mayores. Por ejemplo, si el nivel inferior de la escala temporal está en semanas y los sábados se especifican como período no laborable, los días no laborables no se mostrarán.

Dar formato al período no laborable en la vista Calendario



1. En el menú Ver, elija Calendario.

2. En el menú Formato, haga clic en Escala temporal.

3. Haga clic en la ficha Sombreado de fechas.

4. En Tipo de excepción, haga clic en Días no laborables del calendario base o en Días no laborables del calendario de recursos.

5. En los cuadros Trama y Color, seleccione las opciones que desee

Copiar calendarios en otro proyecto

Para que un calendario personalizado esté disponible en todos los proyectos nuevos y existentes o en un proyecto específico, puede utilizar el Organizador para copiarlo en el archivo global o en otro proyecto.

Para copiar un calendario de un proyecto, abra dicho proyecto.

Para copiar un calendario de un archivo global en otro proyecto, siga con el paso siguiente.

1. Abra el proyecto en el que desee copiar el calendario.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Organizador y, a continuación, en la ficha Calendarios.

3. En el cuadro Calendarios disponibles en situado en el lado izquierdo, haga clic en el proyecto que contiene el calendario que desea copiar.

4. En el cuadro Calendarios disponibles en situado en el lado derecho, haga clic en el proyecto en el que desea copiar el calendario.

5. En el cuadro situado debajo del nombre de proyecto del proyecto abierto situado en el lado izquierdo, seleccione el calendario personalizado que desea copiar.

Para seleccionar varios calendarios, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada calendario.

6. Haga clic en Copiar.

Nota No puede utilizar el comando Copiar para crear elementos en la plantilla de la información global de empresa. Si desea obtener información adicional, póngase en contacto con el administrador del proyecto

Crear un calendario para una tarea

De manera predeterminada, las tareas se programan basándose en el calendario del proyecto. Para definir excepciones individuales o específicas, como la maquinaria que funciona durante el período no laborable, puede crear un calendario de tareas para tareas individuales.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. Haga clic en Nuevo.

Nota Si está conectado a Microsoft Office Project Server 2003, debe tener permiso para crear calendarios base locales. Consulte al administrador de Project Server sobre la configuración de permisos.



3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario.

4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.

Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del y, a continuación, en el nombre del calendario que aparece en el cuadro calendario.

5. Haga clic en Aceptar.

6. Para seleccionar días adyacentes en el calendario, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el primer y en el último día que desee.

Para seleccionar días no adyacentes en el calendario, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los días que desee.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del día situada en la fila superior del calendario.

7. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet.

8. Para cambiar el Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Nota.- Después de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea.

Establecer el período laborable del calendario del proyecto

Para reflejar la totalidad de los días y horas laborables del proyecto, puede especificarlos en el calendario del proyecto, así como los períodos no laborables normales (como los fines de semana y las noches) y los días excepcionales (como festivos o feriados).


2. En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto.

El calendario del proyecto actual se muestra seguido de "(Calendario del proyecto)".

3. Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en la parte superior del calendario.

Para cambiar todos los días laborables (por ejemplo, para que la jornada laboral comience a las 9:00 a.m.), haga clic en la abreviatura del primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte superior.

4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet...

5. Si ha hecho clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desee que el trabajo finalice en los cuadros Hasta.



Notas

• El panel lateral Períodos laborables del proyecto proporciona un modo sencillo de configurar períodos laborables del proyecto. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Tareas. Haga clic en Definir períodos laborables generales y, acto seguido, siga las instrucciones que se mostrarán en el panel lateral.

• Cuando defina un turno que abarque las 12:00 de la noche, preste atención a las horas laborables por día y no sólo a las horas del turno. Por ejemplo, si define un turno que abarca desde las 10:00 p.m. hasta las 6:00 a.m. en los días de la semana, tendría que especificar los siguientes períodos no laborables:

• Lunes 10:00 p.m. a 12:00 a.m...

• Martes a viernes 12:00 a.m. a 6:00 a.m. y 10:00 p.m. a 12:00 a.m...

• Sábados 12:00 a.m. a 6:00 a.m...

Los períodos laborables que abarcan la media noche son difíciles de visualizar en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, pero están bien ilustrados en el panel lateral Períodos laborables del proyecto.

Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones

Mediante el uso de calendarios, puede configurar los períodos laborables del proyecto y de los recursos para reflejar exactamente la información sobre la disponibilidad de recursos que Microsoft Office Project 2003 utiliza al programar tareas, examinar si los recursos están sobreasignados y redistribuir recursos.

Establecer los períodos laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto


2. En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto. El calendario del proyecto actual se muestra seguido de "(Calendario del proyecto)". El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto).

3. Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto, haga clic en la abreviatura del día que se encuentra en la parte superior del calendario.

Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte superior.

4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet..

Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los períodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y período no laborable en los fines de semana.

Si hace clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde, y las horas en las que desee que el trabajo finalice en los cuadros Hasta.



Notas

• Para efectuar cambios en la información de la programación de un recurso de empresa, primero es necesario desproteger el recurso. También puede actualizar los cambios en los calendarios del recurso con Microsoft Office Project Server 2003.

• Los calendarios de períodos laborables no son aplicables a recursos materiales.

• El panel lateral Períodos laborables de los recursos proporciona un modo sencillo de configurar períodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Recursos. Haga clic en Definir períodos laborables generales de los recursos y, acto seguido, siga las instrucciones que se mostrarán en el panel lateral.

• Puede utilizar las horas laborables del calendario del proyecto para ajustar el trabajo en las tareas que no forman parte del proyecto. Si los integrantes del equipo sólo pueden estar trabajando realmente seis horas al día en las tareas del proyecto, y las otras dos horas las emplean en reuniones y tareas administrativas, puede reflejar esta circunstancia indicando una disponibilidad de recursos de seis horas por día en el calendario del proyecto.

Configurar períodos laborables alternativos para programaciones especializadas


2. Haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario base.

Si desea comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.

Si desea crear un nuevo calendario basado en un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del calendario y, a continuación, haga clic en el nombre del calendario que aparece en el cuadro calendario.

4. Haga clic en Aceptar.

5. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del día que se encuentra en la parte superior del calendario.


6. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet...

Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los períodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y período no laborable en los fines de semana.




Notas

• Para efectuar cambios en la información de la programación de un recurso de empresa, primero es necesario desproteger el recurso. También puede actualizar los cambios en los calendarios del recurso con Project Server.


• El nuevo calendario base que haya creado estará disponible en la lista de calendarios del cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y en la ficha Horario de trabajo del cuadro de diálogo Información del recurso. A continuación, podrá asignar el nuevo calendario base a los recursos.

• Si tiene que quitar rápidamente todos los cambios que hizo en un calendario, seleccione todos los días en el calendario y después haga clic en Predeterminadas.

Cambiar los períodos laborables y no laborables y las vacaciones de recursos individuales


2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.

3. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del día que se encuentra en la parte superior del calendario.


4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet..

Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los períodos laborables y no laborables del calendario base del recurso.


Notas

• Para efectuar cambios en la información de la programación de un recurso de empresa, primero es necesario desproteger el recurso. También puede actualizar los cambios en los calendarios del recurso con Project Server.


• El panel lateral Períodos laborables de los recursos proporciona un modo sencillo de configurar períodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Recursos. Haga clic en Definir períodos laborables generales de los recursos y, acto seguido, siga las instrucciones que se mostrarán en el panel lateral

Solucionar problemas con los calendarios

La programación de una tarea no se corresponde con el calendario aplicado.



Si se crea un calendario para una tarea más tarde se le asigna un recurso la tarea puede verse afectada por los períodos no laborables del calendario de recursos Microsoft Office Project 2003 programa las tareas en función de la intersección del calendario del proyecto y el calendario de recursos, si hay un recurso asignado a la tarea. Si se aplica un calendario de tareas Project pasa por alto el calendario del proyecto. Si se aplica un calendario de tareas y hay asignado un recurso, Project programa la tarea en la intersección del calendario de tareas y el calendario de recursos. Puede permitir que el calendario de tareas omita el calendario de recursos al programar la tarea, pero tenga en cuenta que el recurso asignado puede tener trabajo asignado durante su período no laborable.

• Para ver si una tarea tiene asignado un calendario de tareas, busque el indicador en el campo Indicadores de la tarea.

• Para programar la tarea únicamente en función del calendario de tareas, seleccione la tarea, haga clic

en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado. Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos.

El calendario de recursos no modifica la hora para la que está programado el recurso.

Microsoft Office Project 2003 crea automáticamente un calendario de recursos(basado en el calendario Estándar) para cada recurso Si crea un nuevo calendario base para un recurso y modifica el período laboral en el nuevo calendario base, pero no basa el calendario de recursos predeterminado en el calendario base, parecerá que se pasa por alto la configuración del calendario que ha especificado.

Nota Para realizar cambios en el calendario de recursos de un recurso de empresa, primero deberá desproteger el recurso. Obtener información sobre cómo modificar la información de un recurso de empresa.

• Para sustituir el calendario de recursos que ha creado con el calendario de recursos predeterminado (el calendario Estándar), en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. Seleccione el nombre del recurso y, en el campo Calendario base, haga clic en Estándar. El recurso se programa ahora mediante el calendario

Estándar en vez del calendario creado para él. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Horario de trabajo y vuelva a introducir los días y horas no laborables que haya especificado para el otro calendario.

• Para sincronizar varios calendarios con el calendario base de un recurso (que haya creado en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral) sin sustituir los calendarios, en el menú Ver, haga clic en Hoja de

recursos. Seleccione el nombre del recurso, haga clic en Información del recurso y después en la ficha Horario de trabajo. En el cuadro Calendario base, haga clic en el nombre del calendario de recursos que ha creado y modificado. La configuración de este calendario de recursos se define para el calendario de recursos predeterminado cuando se utiliza como el calendario base.

Si tiene que realizar más cambios en el período laborable o no laborable, puede hacerlo en cualquier calendario puesto que el calendario base actualiza el calendario de recursos. Si tiene que utilizar el calendario base para otro recurso, especifique ahí la información actualizada. Los restantes cambios que realice en el calendario de recursos predeterminado no aparecerán en el calendario base

Utilizar los tipos de tareas



Utilice esta tabla para ver cómo influye cada configuración de tipo de tarea en las otras dos variables de la fórmula de programación.

Project utiliza la configuración del tipo de tarea para calcular el trabajo, la duración y las unidades de recursos de una tarea. Al aplicar una configuración de tipo de tarea a las tareas, se puede controlar de qué forma calcula Project los otros dos valores de la fórmula cuando se modifica la programación.

Existen tres tipos de tarea disponibles:

• Duración fija

• Trabajo fijo

• Unidades fijas (unidades de asignación de recursos)

La configuración del tipo de tarea predeterminada cuando Project calcula la duración es Unidades fijas.

"Fijas" no quiere decir que usted no pueda modificar esos valores; sí que puede. Quiere decir que la fórmula de programación calculará los otros dos elementos de acuerdo con el elemento que esté definido como "fijo". Más adelante en esta lección, creará una herramienta que le permitirá experimentar con estas configuraciones.

Cuando comience a planear un proyecto, tenga en cuenta la fórmula de programación y los tipos de tarea y determine la mejor configuración para la mayoría de las tareas del proyecto. Si mezcla demasiados tipos de tareas a lo largo del proyecto, es posible que olvide la configuración que ha aplicado a cada tarea.

• Sugerencia Para que los tipos de tarea se mantengan siempre en la vista en el plan del proyecto, agregue el campo Tipo a la vista del proyecto.

Una vez que haya configurado el tipo de tarea más eficaz para el proyecto, podrá utilizar la función Etiquetas inteligentes para efectuar cambios en tareas de forma individual cuando sea preciso. Si cambia un valor de programación de una tarea, se

mostrará un indicador de Etiqueta inteligente , que le ofrecerá opciones según la manera en que el cambio afecte a los otros dos elementos de la fórmula de programación y pueda modificar la programación del proyecto.

Vamos a examinar los tres tipos de tarea y cómo pueden utilizarse para ajustar y ejercer control sobre la programación.

Tipo de tarea de unidades fijas



Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar el elemento Trabajo en una tarea de unidades fijas:

Asigna 1 pintor a jornada completa (100 %) para que pinte las paredes en 4 días (la duración). El trabajo (el tiempo que el pintor necesitará para finalizar la tarea al 100 % de su esfuerzo) es de 32 horas o 4 días.

Si aumenta la cantidad de trabajo a 40 horas, Project actualizará la duración en 5 días. El pintor tendrá, entonces, un día de trabajo extra para la tarea.

Si asigna otro pintor a jornada completa, ambos pintores, empleando el 100 % de su tiempo en la tarea, tendrán el trabajo listo en 2 días.

Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos

Project evalúa el trabajo en términos de unidades de asignación de recursos; es decir, el porcentaje de período laborable disponible, según el calendario de recurso, que un recurso empleará en una tarea asignada.

Las unidades de asignación de recursos de Project se expresan en porcentajes o en decimales. El 100 % de unidades implica que un recurso trabaja a jornada completa; el 50 % de unidades, que el recurso trabaja a media jornada, y así sucesivamente.

La configuración de programación predeterminada de Project es Unidades fijas, que implica que sean cuales sean las unidades de recursos que asigne, ese valor permanecerá fijo y que los otros dos elementos de la fórmula de programación se verán afectados por los cambios

Tipo de tarea de trabajo fijo

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se


Establezca la tarea en Trabajo fijo si desea que la cantidad de trabajo permanezca invariable, con independencia de cualquier cambio que se produzca en la duración o las unidades de recursos.

Recuerde que en Project, el trabajo se mide en unidades temporales, como horas, y que indica la cantidad de esfuerzo que un recurso necesita emplear para finalizar una tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea.



observa al modificar el elemento Duración en una tarea de trabajo fijo:

Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %) para pintar las paredes en 2 días (el trabajo equivale a 32 horas: 16 horas por pintor).

Si se incrementa la duración de la tarea de 2 a 4 días, Project establecerá las unidades de asignación de cada pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje sólo media jornada y que el trabajo permanezca fijo en 32 horas.

Tipo de tarea de duración fija

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar el elemento Unidades de recursos en una tarea de duración fija:

Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para que pinte una sala en 4 días. El trabajo es de 32 horas.

Más tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra sala pero, desgraciadamente, el pintor está comprometido en otra labor durante 4 días y no podrá trabajar en la tarea hasta entonces. El pintor sólo puede trabajar a media jornada (50 %) pintando la sala adicional.

Al indicar 50 %, Project mantiene la duración fija en 4 días y actualiza el trabajo en 16 horas.


Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Si elige realizar una tarea de duración fija, la duración de la tarea permanecerá sea cual sea el valor que indique y Project actualizará las unidades de recursos conforme cambie las asignaciones.

Nota Una tarea de resumen siempre dispone de un tipo de tarea de duración fija. Las tareas de resumen se basan en la fecha de comienzo más temprana y la fecha de fin más tardía de sus subtareas y el cálculo de la duración de una tarea de resumen se basa en sus subtareas. De manera que la duración de una tarea de resumen no se puede cambiar directamente.

Ejercicio práctico



¿Cómo puede saber cuál es el tipo de tarea adecuado para las tareas del proyecto? ¿Cómo puede predecir los distintos efectos en la programación y obtener los mejores resultados de un proyecto concreto?

La mejor forma de comprender cómo los cambios en elementos individuales de la fórmula de programación pueden influir en las tareas y en la programación global del proyecto es trabajar con los diferentes resultados codo con codo.

En este ejercicio práctico se muestra cómo crear una "herramienta" de programación que permita comparar los resultados. También podrá guardar esta herramienta para su uso en el futuro cuando desarrolle los proyectos.

Al hacer clic en Ejercicio 1: crear la herramienta de programación Project se abrirá, se descargará un archivo de ejercicios prácticos en el equipo y se mostrarán instrucciones para ayudarle a realizar el ejercicio práctico.

¿Por qué se valora el esfuerzo en la programación condicionada por el esfuerzo?

Una vez que comprende cómo funciona la programación condicionada por el esfuerzo, puede decidir cuándo habilitar o deshabilitar este ajuste para las tareas en el proyecto.

Una vez que entienda de qué modo influye la parte Trabajo de la fórmula de programación, la función condicionada por el esfuerzo facilitará la programación del proyecto. Si la programación condicionada por el esfuerzo se encuentra activada, la cantidad de trabajo para una tarea permanecerá constante aunque se agreguen y eliminen recursos de la tarea.

Quizás hubiera sido mejor denominar a esta función de programación "Mantener el trabajo constante", ya que eso es lo que hace.

El objetivo de esta lección es mostrarle cómo utilizar la programación condicionada por el esfuerzo de forma efectiva.



¿Qué hace la programación condicionada por el esfuerzo?

Para ver el ajuste de condicionado por el esfuerzo en una tarea, haga clic en el botón Información de la tarea en la barra de herramientas.

La ficha Avanzadas contiene la mayor parte de la información que necesita saber sobre cómo se programa una tarea incluida en el ajuste Condicionada por el esfuerzo.

Para deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo, desactive la opción Condicionada por el esfuerzo.

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando asigna o quita personas de una tarea, Project alarga o reduce la duración de ésta basándose en el número de unidades de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella.

En muchos casos, cuando comienza a planear un proyecto, ya sabe "qué" tiene que hacerse cuando se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo, ya sabe (o tiene una estimación bastante acertada) de los metros cuadrados que tienen las paredes que van a pintarse o cuánto código de software tiene que escribirse para un conjunto particular de funciones.

Así que cuando planea un proyecto, con frecuencia ya tiene una idea bastante aproximada del "trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la programación del proyecto, tendrá que ajustar las horas anticipadas para completar este trabajo (duración) y el número de recursos (unidades de recursos) que puede asignarle para completar el trabajo.

Con esta idea en mente, la función de programación condicionada por el esfuerzo se habilitará de manera predeterminada en Project. Si las tareas de proyecto tienen requisitos distintos, puede deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo.

Así que, ¿cómo decide si debe habilitarse o no?



¿Cuándo se aplica la programación condicionada por el esfuerzo?

Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que tiene una duración de 24 horas, Project programará cada recurso para que trabaje 24 horas para un total de 48 horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duración).

Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duración de 24 horas.

Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duración de 24 horas, y asigne sólo un recurso al 100%. El trabajo para la tarea tiene una duración 24 horas.

Más tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La programación condicionada por el esfuerzo hará que Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas en la tarea.

El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la duración de la tarea se reduce en 12 horas.

Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo está habilitado de manera predeterminada, no supone ningún cambio en la programación hasta que agregue recursos a una tarea o los quite de ella.

La programación condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo de cuándo asigna los recursos:

• Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar uno o varios recursos por primera vez a la tarea. Después de asignar un recurso, el valor Trabajo no cambia con la adición de nuevos recursos ni con la reducción de éstos en la misma tarea.

• Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a varios recursos que se asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar nuevos recursos ni al quitarlos.



¿Cómo trabaja la programación condicionada por el esfuerzo con los tipos de tareas?

Unidades fijas Con la programación condicionada por el esfuerzo habilitada, cuantos más recursos agregue a una tarea, más corta será la duración.

Duración fija Con la programación condicionada por el esfuerzo habilitada, cuando se agreguen más recursos, decrecerán las unidades de tiempo que cada recurso tendrá que trabajar en la tarea.

Ahora que ya tiene más información sobre cómo funciona la programación condicionada por el esfuerzo, le ayudará a comprender cómo aplicarla a tareas y cómo afectará a los cálculos que la fórmula de programación realiza.

A pesar de que la programación condicionada por el esfuerzo pueda parecer que afecta a la programación de la tarea de manera parecida a como lo hace el tipo de tarea de trabajo fijo, opera independientemente de los tipos de tareas. Sin embargo, afecta a cómo la fórmula de programación calcula (o no) el valor Trabajo.

¿Cuál es la diferencia?

• Tipos de tarea determina lo que le ocurre a las otras dos variables en la fórmula de programación.

• Programación condicionada por el esfuerzo determina lo que le ocurre a las unidades de duración o recurso para una tarea cuando agrega o quita recursos.

Vamos a echar un vistazo a cómo la programación condicionada por el esfuerzo afecta a la fórmula de programación cuando aplica los tipos de tarea:

Unidades fijas Si la programación condicionada por el esfuerzo está habilitada para la tarea, Project ajustará la duración de la tarea cuando agrega o quita recursos. Si cuenta con los medios, agregar más personas es una de las opciones para acortar la programación.

Duración fija Si la programación condicionada por el esfuerzo está habilitada para la tarea, el cambio de las asignaciones de recursos modifica el esfuerzo que los recursos pondrán en la tarea. Es posible que desee considerar esta opción cuando programe un proyecto si tiene la necesidad de aligerar la carga de algunas personas o si necesita asignar a algunos de ellos media jornada a otras tareas.

Trabajo fijo El tipo de tarea de trabajo fijo y de programación condicionada por el esfuerzo mantienen constante el valor Trabajo y no podrá deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo para una tarea definida como Trabajo fijo.



¿Por qué deshabilitaría la programación condicionada por el esfuerzo?

Ejemplo de comportamiento básico de la programación que podrá ver cuando se deshabilita la programación condicionada por el esfuerzo:

Dispone de 4 semanas para probar el software. Según la estimación de trabajo original, el jefe de proyecto ha asignado 1 persona para que realice las pruebas.

Pero después de que el jefe del personal de pruebas ve el plan, decide que necesitará dos personas para realizar las pruebas con objeto de completar la tarea a tiempo.

Al asignar un recurso adicional a la tarea de la realización de pruebas con una duración total de 4 semanas, Project volverá a calcular el trabajo necesario para completar la tarea.

Es posible que la programación condicionada por el esfuerzo no se aplique a todas las tareas en un proyecto por lo que puede deshabilitarla según cada tarea. ¿Cuándo no sería útil mantener habilitada la programación condicionada por el esfuerzo? Aquí tiene un par de ejemplos:

Tareas complejas Puede que tenga una tarea que sea muy compleja o requiera recursos altamente cualificados. Agregar más recursos puede ralentizar el grupo si las actividades de tareas necesitan más coordinación o si hay que instruir a las personas antes de que puedan llevarlo a cabo.

Cantidad de trabajo incierto o sin determinar Si no está seguro de cuánto trabajo habrá para una tarea, cuando deshabilite la programación condicionada por el esfuerzo, podrá permitir que la asignación de recursos y duración determine el trabajo de la manera adecuada.

Con la programación condicionada por el esfuerzo deshabilitada, la cantidad de trabajo puede cambiar.

A continuación, practicará utilizando la herramienta de programación (la que ha creado en la última práctica) con objeto de aplicar los ajustes Condicionados por los esfuerzos distintos para ver cómo les afectará la programación de la tarea.



Vínculos de dependencia

En Project se pueden utilizar cuatro tipos de dependencias de tareas para definir las relaciones existentes entre las distintas tareas del plan del proyecto.

Si vincula tareas, ajustará automáticamente la programación cuando cambie cualquier parte del plan.

Si, por el contrario, especifica fechas de comienzo y finalización concretas para las tareas, el ajuste automático queda anulado. Cuando efectúe cambios, tendrá que realizar las actualizaciones manualmente; y no olvidar actualizar el plan cada vez.

Así que queda clara la ventaja de comprender cómo se utilizan los tipos de dependencias de Project para vincular las tareas. Con cuatro tipos sencillos puede crear programaciones para una amplia variedad de situaciones y los planes estarán preparados para asumir los cambios.

Para continuar leyendo esta lección por su cuenta, haga clic en Siguiente.

Vincular tareas 101

Todas las tareas de un plan de proyecto empiezan en la fecha de comienzo del proyecto salvo que especifique lo contrario.

Si no se aplican dependencias de tareas ni restricciones, la fecha de finalización del proyecto es la misma que la fecha de finalización de la tarea más larga.

Las dependencias de tareas, como la dependencia Fin a comienzo entre la primera y la segunda tareas (mostrada aquí), pueden cambiar la fecha de finalización programada del proyecto.

Después de definir las tareas de su plan y estimar cuánto se tardará en realizarlas, estará en condiciones de programar las tareas creando vínculos de dependencia de las tareas.

De manera predeterminada, Project programa todas las tareas para que se inicien en la fecha de comienzo del proyecto y calcula la fecha de finalización del proyecto según cuándo termina la última tarea en finalizar.

Cuando se especifican dependencias de tareas, Project ajusta la programación para asignar fechas a cada tarea con mayor precisión.



Tareas predecesoras y sucesoras

Estos cuatro tipos de dependencia pueden ayudarle a programar la situación real.

La naturaleza de la relación entre una tarea predecesora y una tarea sucesora determina el tipo de la dependencia de tarea que utilizar.

• Predecesora Tarea cuya fecha de comienzo o finalización determina el comienzo o la finalización de su tarea sucesora.

• Sucesora Tarea cuya fecha de comienzo o finalización depende de su tarea predecesora.

Dependencias Fin a comienzo

La Tarea 1 debe finalizar para que pueda comenzar la Tarea 2: tienen una dependencia Fin a comienzo.

Si el trabajo de la Tarea 2 sólo puede comenzar cuando haya terminado todo el trabajo de la Tarea 1, las tareas tienen una dependencia de tipo fin a comienzo (FC).

La Tarea 1 es la predecesora de la Tarea 2 y la Tarea 2 es sucesora de la Tarea 1.

Por ejemplo, un manual sólo puede imprimirse después de estar redactado.

Cuando se vinculan dos tareas en Project, se crea de manera predeterminada la dependencia FC. El orden en que se seleccionan las tareas considera la primera como la predecesora y la segunda como la sucesora.

Si tiene alguna duda sobre la relación existente entre las dos tareas, lo más aconsejable es crear una dependencia FC. Si más adelante decide que las tareas deben tener una relación distinta, puede cambiar el tipo de dependencia.

Dependencias Comienzo a comienzo

La Tarea 1 y la Tarea 2 deben comenzar al mismo

Si el trabajo de la Tarea 2 no puede comenzar hasta que se empiece a trabajar en la Tarea 1, las tareas tienen una dependencia Comienzo a comienzo.

En la vida real, las dependencias Comienzo a comienzo suelen producirse cuando se desea que el trabajo de las dos tareas se solape. Por ejemplo, "Nivelar hormigón" (Tarea 2) no puede comenzar hasta que comience "Verter cimientos" (Tarea 1).



tiempo: tienen una dependencia Comienzo a comienzo. El solapamiento de trabajos también ayuda a reducir la duración global de un proyecto.

• Si la Tarea 1 va a tardar 10 días en realizarse, la Tarea 2 tardará 5 días, y establece una dependencia Fin a comienzo, la duración general de las dos tareas será de 15 días.

• Si establece una dependencia Comienzo a comienzo, la duración global de las dos tareas es de sólo 10 días (el tiempo necesario para realizar la Tarea 1).

Cuando dos tareas tienen una dependencia Fin a comienzo pero el trabajo puede solaparse o realizarse paralelamente, plantéese si cambiar su dependencia a Comienzo a comienzo para reducir la duración general del proyecto.

Dependencias Fin a fin

La Tarea 1 y la Tarea 2 deben finalizar al mismo tiempo: tienen una dependencia Fin a fin.

Cuando la fecha de finalización de la Tarea 1 determina la fecha de finalización de la Tarea 2, tienen una dependencia de tipo Fin a fin (FF).

Por ejemplo, "Inspeccionar instalación" (Tarea 2) no puede finalizar hasta que haya terminado la tarea "Agregar cableado" (Tarea 1).

Al igual que las dependencias de tipo CC, las dependencias de tipo FF reducen la cantidad total de tiempo que se tarda en terminar el trabajo de dos tareas, si los trabajos pueden solaparse o realizarse simultáneamente.

• Si la Tarea 1 va a tardar 10 días en realizarse, la Tarea 2 tardará 5 días, y establece una dependencia de tipo FC, la duración general de las dos tareas será de 15 días.

• Si establece una dependencia FF, la duración global de las dos tareas es de sólo 10 días (el tiempo necesario para realizar la Tarea 1).

Cuando dos tareas tienen una dependencia de tipo FC pero el trabajo puede solaparse o realizarse paralelamente, plantéese si cambiar su dependencia a FF para reducir la duración general del proyecto



Dependencias Comienzo a fin

La Tarea 2 no puede finalizar hasta que comience la Tarea 1: tienen una dependencia de tipo Comienzo a fin.

Cuando la fecha de comienzo de la Tarea 1 determina la fecha de finalización de la Tarea 2, las tareas tienen una dependencia de tipo Comienzo a fin (CF).

Así es como se crea la programación puntual en Project. Por ejemplo, si una tarea relacionada debe finalizar antes de un hito o una fecha de finalización del proyecto, pero no importa exactamente cuándo y no desea que cualquier retraso afecte a la tarea puntual, puede crear una dependencia CF entre la tarea que desea programar puntualmente (la predecesora) y su tarea relacionada (la sucesora).

En la vida real, el tipo de dependencia CF se produce con menos frecuencia que los demás tipos de dependencias.

Crear vínculos de dependencia de tareas

Cuando se vinculan dos tareas, Project crea una dependencia de tipo Fin a comienzo de manera predeterminada.

¿Se siente creativo? Es el momento de aprender cómo y cuándo crear vínculos entre las tareas de Project. Ya prefiera escribir o señalar y hacer clic, hay un método adecuado para usted.

Una vez que sepa cómo vincular las tareas, piense en cuándo vincularlas. Si mueve una tarea o inserta una nueva, Project establece automáticamente los vínculos de la misma manera que las tareas que tienen en torno. Ordenando primero todas las tareas se asegura de que el vínculo deseado sigue estando activo tal y como espera.


Crear una dependencia de tipo FC

Cuando se especifican dependencias de tareas, Project ajusta la programación para incluir fechas más precisas para las

Una vez identificadas dos tareas que serán dependientes entre sí, identifique una de ellas como la tarea predecesora. A continuación, seleccione la tarea predecesora haciendo clic en su número de identificador.

A continuación, presione la tecla CTRL y seleccione la tarea que será la sucesora de aquella que ya ha seleccionado.

Después, haga clic en el botón Vincular tareas

de la barra de herramientas Estándar.

Con estas acciones se crea una dependencia de tipo Fin a comienzo (FC) entre las tareas. La tarea predecesora está programada para terminar antes



tareas. de que comience la tarea sucesora.

Si necesita quitar un vínculo de dependencia:

1. Seleccione las tareas vinculadas. El orden de la selección no es relevante.

2. Haga clic en el botón Desvincular de la barra de herramientas Estándar.

Escribir dependencias en la columna Predecesoras

Puede crear vínculos de dependencia escribiendo en la columna Predecesoras.

¿Qué puede hacer si necesita establecer dependencias entre tareas que están demasiado separadas entre sí en el plan del proyecto? Project ofrece una solución sencilla: puede escribir la dependencia directamente en la columna Predecesoras.

En primer lugar, fíjese en el número de identificador de la tarea predecesora. Después, desplácese hasta la tarea que será su sucesora. En el campo Predecesoras de la tarea sucesora, escriba el número de identificador de la tarea predecesora y la abreviatura correspondiente de la dependencia: CC, FF, FC o CF.

Por ejemplo, si escribe 10CC; 125CC (el punto y coma es obligatorio) en el campo Predecesoras de la Tarea 235, Project establecerá una dependencia de comienzo a comienzo entre las tareas 10 y 235 y entre las tareas 125 y 235.

Si sólo escribe el número de identificador de la tarea en la columna Predecesoras, Project crea una dependencia de tipo Fin a comienzo.

Sugerencia No es necesario escribir los números de los identificadores de las tareas en ningún orden concreto, pero debe separar los números con puntos y coma.

Para quitar un vínculo de dependencia de la columna Predecesoras, seleccione el número de identificador de la tarea predecesora y presione la tecla SUPR.



Crear tiempo de adelanto y tiempo de posposición

Los tiempos de adelanto y de posposición le ayudan a crear relaciones más complejas entre las tareas vinculadas.

La vida puede ser complicada. ¿Y si su plan necesita incluir relaciones complejas entre las tareas? En Project puede crear un período de retraso entre la finalización de una tarea y el comienzo de otra. O bien, puede hacer que una tarea se solape con otra.

Para establecer los retrasos, utilice el tiempo de posposición, que corresponde a que debe ocurrir algo entre ambas tareas, como esperar a recibir una entrega de suministros.

Para crear un solapamiento, utilice el tiempo de adelanto. Si una tarea puede comenzar una semana antes de que termine la tarea anterior, un tiempo de adelanto de siete días pone en juego esa segunda bola.

Como es de esperar, el tiempo de adelanto y el tiempo de posposición se ajustan automáticamente en función de los demás cambios. La fecha de comienzo puede cambiar, la fecha de finalización puede cambiar, pero la tarea siguiente permanece vinculada y programada exactamente donde desea que esté.


Tiempo de posposición

Para crear tiempo de posposición entre tareas dependientes, especifique un valor en el campo Posposición o escriba un valor en la columna Predecesoras.

El tiempo de posposición es un período de retraso entre tareas dependientes.

Por ejemplo, suponga que planifica comenzar la revisión de un manual tres días después de comenzar la redacción. Para la tarea "Revisar manual", debe escribir el valor 3 en el campo Posposición de la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea y, a continuación, hacer clic en Aceptar. Puede abrir el cuadro de diálogo haciendo doble clic en la tarea sucesora.

Nota Los días son la unidad de tiempo predeterminada para el tiempo de posposición, aunque pueden especificarse concretamente con las letras D o d. Puede usar distintas unidades de tiempo escribiendo lo siguiente: M o m para los minutos, H o h para las horas, S o s para las semanas y Me o me para los meses.

También puede especificar el tiempo de posposición directamente en la columna Predecesoras de la tarea sucesora en la parte del



gráfico de la vista Diagrama de Gantt. Si "Redactar manual" es la Tarea 1 y "Revisar manual" es la Tarea 2, en la columna Predecesoras de la Tarea 2, podría escribir 1CC3.

Tiempo de adelanto

Para crear tiempo de adelanto entre tareas dependientes, escriba un valor negativo en el campo Posposición (como un porcentaje de la duración).

El tiempo de adelanto es un solapamiento entre tareas dependientes.

Por ejemplo, si la tarea "Preparar archivadores" puede comenzar dos días antes de que finalice su tarea predecesora, "Imprimir manual", puede crear un tiempo de adelanto de dos días y el trabajo de ambas se solapará, desarrollándose al mismo tiempo.

El tiempo de adelanto se especifica en forma de valor negativo en el campo Posposición de la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea. Puede abrir este cuadro de diálogo haciendo doble clic en la tarea sucesora, en la lista de tareas.

Para este ejemplo, haría doble clic en "Preparar archivadores" para abrir el cuadro de diálogo, seleccionaría la ficha Predecesores y escribiría -2 en el campo Posposición. Por último, haría clic en Aceptar.

Nota Los días son la unidad de tiempo predeterminada para el tiempo de adelanto, aunque pueden especificarse concretamente con las letras D o d. Puede usar distintas unidades de tiempo escribiendo lo siguiente: Mo m para los minutos, H o h para las horas, S o s para las semanas y Me o me para los meses.

También puede especificar el tiempo de adelanto directamente en la columna Predecesoras de la tarea sucesora en la parte del gráfico de la vista Diagrama de Gantt. Si "Imprimir manual" es la Tarea 4 y "Preparar archivadores" es la Tarea 5, en la columna Predecesoras de la Tarea 5, podía escribir 4FF-2.



Asignar Costos Trabajar con recursos y asignaciones Agregar recursos al proyecto

Cree una lista de recursos que conformen su equipo y lleven a cabo las tareas de los proyectos.

(Agregar recursos de empresa a un proyecto

1. En el menú Herramientas, haga clic en Generar equipo desde la empresa.

Si hay más de 1.000 recursos de empresa, utilice el cuadro de diálogo que aparecerá para realizar un filtro de la lista de recursos de empresa. En la columna Código de esquema de empresa, seleccione una cualificación, área o cualquier otro código para estrechar los resultados y haga clic en Aplicar.

2. En el cuadro de diálogo Generar equipo desde la empresa, en el cuadro Filtros existentes, haga clic en el filtro que desee aplicar a los recursos de empresa. La lista de los recursos de empresa filtrados se mostrará en la columna Recurso de empresa. Los recursos que ya se encuentren en el equipo del proyecto aparecerán en la columna Recurso de equipo.

3. Si desea buscar recursos disponibles para trabajar un determinado número de horas durante un intervalo de tiempo concreto, active la casilla de verificación Disponible para trabajar. Indique la cantidad de tiempo que necesita que esté disponible el recurso para trabajar y, a continuación, seleccione el intervalo de fechas en los cuadros Desde y Hasta.

4. En la columna Recursos de empresa seleccione los recursos que desee agregar al proyecto y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada recurso.

• Para reemplazar un recurso existente por un recurso de empresa, en la columna Recurso de equipo, seleccione el recurso que desee reemplazar, por ejemplo, un recurso genérico. En Recursos de empresa, seleccione el recurso que desee emplear y haga clic en Reemplazar.

• Para buscar recursos de empresa que coincidan con las cualificaciones y otros atributos de uno de los recursos existentes del equipo, seleccione el recurso que desee hacer coincidir en Recurso de equipo y, a continuación, haga clic en Hacer coincidir.

• La lista de recursos de empresa mostrará aquellos recursos que coincidan con los criterios del recurso seleccionado a la derecha. Para agregar el recurso de empresa al proyecto, selecciónelo y haga clic en Agregar.

• Para especificar que un recurso se va a agregar provisionalmente al equipo del proyecto, seleccione Propuesto en la columna de reservas.

• Para ver un gráfico de disponibilidad del recurso seleccionado, haga clic en Gráficos. )

Notas

• Si agrega un recurso de empresa al proyecto sólo le permite asignar el recurso a una tarea del proyecto. No se pueden realizar cambios en los atributos de los recursos, como tasas de pago o disponibilidad.

• Si está reemplazando un recurso, el recurso no se eliminará hasta que haya completado el trabajo real. Al recurso que le sustituya se le asignará el trabajo restante.

Agregar recursos al proyecto




2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.

Los nombres de recursos no pueden contener corchetes ([ ]), comas (,) ni puntos y comas (;).

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. Especifique el tipo de recurso.

• Para especificar que este recurso es un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.

• Para especificar que este recurso es un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material.

6. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas o cajas) del recurso.

7. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número de unidades totales disponibles del recurso. La capacidad máxima especifica la cantidad de disponibilidad del recurso para el proyecto, por ejemplo a tiempo parcial o múltiple.

Por ejemplo, si posee un recurso que está disponible para el proyecto dos días a la semana, puede especificar la capacidad máxima como 40%. Se puede utilizar la capacidad máxima para indicar la distinta disponibilidad de una designación de recurso. Por ejemplo, suponga que tiene un recurso denominado Ingenieros, que representa tres ingenieros individuales de su equipo. Puede indicar la capacidad máxima de los Ingenieros como el 300%. Podrá programar a los tres ingenieros a tiempo completo de una vez sin que el recurso Ingenieros resulte sobreasignado .

Puede especificar la capacidad máxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de decimal (0,5; 1; 3).

Notas

• Puede agregar un recurso de trabajo y la información asociada a él mediante la libreta de direcciones de correo electrónico MAPI. En la Hoja de recursos, haga clic en Insertar, seleccione Nuevo recurso de y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones. Seleccione el recurso en su libreta de direcciones de correo electrónico y haga clic en Aceptar.

• Puede agregar recursos desde un fondo de recursos si desea compartir recursos (o si lo desea otro jefe de proyecto).

Unidades de recursos

A veces basta un recurso para finalizar una tarea, pero en otras ocasiones se necesita más de uno. Otras veces un recurso sólo puede trabajar a tiempo parcial. Para tener en cuenta estas diferencias, Microsoft Office Project 2003 utiliza unidades para calcular la cantidad exacta de tiempo que deben trabajar los recursos en las tareas.



¿Qué son exactamente las unidades?

Las unidades indican la cantidad de un recurso asignada a una tarea. Hay dos tipos de unidades en Project: capacidad máxima y unidades de asignación Si desea especificar de cuánto tiempo dispone un recurso de trabajo para trabajar en un proyecto, especifique la capacidad máxima en una vista de recursos. Por otra parte, si desea especificar cuánto tiempo de un recurso de trabajo se dedica a una tarea concreta, especifique unidades de asignación. También se especifican unidades de asignación para recursos materiales, a fin de indicar la cantidad de material que se utiliza para la asignación.

¿Cómo se utiliza la capacidad máxima de los recursos de trabajo?

Utilice el campo Capacidad máxima en una vista de recursos para indicar si el recurso de trabajo está asignado a tiempo completo o a tiempo parcial al proyecto o si varias partes del recurso se consolidan como uno entero.

Por ejemplo:

Si desea indicar que una persona dedica todo su tiempo al proyecto en su totalidad, escriba 100 % en el campo Capacidad máxima de la Hoja de recursos. La persona estará sobreasignada si cualquier asignación o combinación de asignaciones sobrepasa el 100 % del día laborable disponible.

Si desea indicar que una persona se dedica sólo parcialmente al proyecto en su totalidad, escriba un número menor que 100 % en el campo Capacidad máxima de la Hoja de recursos. Por ejemplo, una persona que tenga el 75 % del tiempo asignado al proyecto estará sobreasignada si cualquier combinación de asignaciones es igual al 80 % del día laborable disponible.

Si desea indicar que un grupo de recursos, como tres carpinteros, trabajan en el proyecto a tiempo completo, escriba 300 % en el campo Capacidad máxima de la Hoja de recursos.

El porcentaje (el valor de unidades) se basa en la disponibilidad del calendario de recursos .De manera predeterminada, el calendario de recursos es el calendario del proyecto Estándar, con semana laboral de 40 horas; pero si ha asignado un calendario basediferente a un recurso o ha personalizado el calendario de recursos, el valor de capacidad máxima se basará en ese calendario.

¿Cómo se utilizan las unidades de asignación de los recursos de trabajo?

Para indicar el nivel de esfuerzo que tiene un recurso de trabajo en una asignación concreta, puede utilizar el campo Unidades que se encuentra en el cuadro de diálogo Asignar recursos (menú Herramientas, comando Asignar recursos) o en la ficha Recursos del cuadro de diálogo Información de la tarea (menú Proyecto).

Las unidades de asignación indican qué cantidad del tiempo disponible del recurso, según el calendario del recurso, se utiliza para trabajar en una tarea concreta. Por ejemplo:

• Especifique 100% si el recurso debe trabajar el tiempo completo estándar en la asignación. Éste es el valor predeterminado para todas las asignaciones.

• Especifique 50% si el recurso dedica la mitad de su tiempo disponible a esta asignación. Aunque se trate de un recurso a tiempo completo, puede haber asignaciones que sólo requieren un esfuerzo de tiempo parcial, de modo que el tiempo restante queda disponible para otra asignación.



• Especifique 300% si el equivalente a tres recursos a tiempo completo trabajan en esta asignación. Puede especificar 250% si en esta asignación hay dos recursos a tiempo completo y uno que sólo trabaja la mitad del tiempo.

Este porcentaje se basa en la disponibilidad del calendario de recursos. De manera predeterminada, éste es el calendario del proyecto Estándar, con semana laboral de 40 horas, pero si ha asignado un calendario base diferente a un recurso o ha personalizado el calendario de recursos, el valor de unidades de la asignación se basará en ese calendario.

¿Cómo se utiliza la capacidad máxima de los recursos materiales?

El campo Capacidad máxima no está disponible para recursos materiales porque éstos no están asociados a calendarios u otras indicaciones de disponibilidad. La cantidad de material utilizado depende de la asignación concreta a la que está asignado dicho material y se define con las unidades de asignación.

¿Cómo se utilizan las unidades de asignación de los recursos materiales?

Para recursos materiales, el campo Unidades (o Unidades de asignación) indica la tasa de consumo de material, es decir, el número de unidades o tasa de material que se utiliza en la asignación. Existen dos tipos de unidades de asignación de material: fija y variable.

• El consumo de material fijoindica que la cantidad de materiales utilizada es la misma, independientemente de la duración de la tarea.

• El consumo de material variable indica que si cambia la duración de la tarea, la cantidad de materiales utilizada también cambiará proporcionalmente. El consumo variable se indica mediante una etiqueta de tiempo que se agrega a la etiqueta de material en el campo Unidades de asignación. Mientras el consumo fijo de acero puede tener un valor de unidades de asignación en toneladas, el consumo variable puede tener un valor de unidades de asignación en toneladas/día o toneladas/d. Las etiquetas y las abreviaturas de tiempo se indican de la misma forma que otras duraciones: en minutos, horas, días, semanas y meses.

Por ejemplo, si el valor de las unidades de asignación del acero es de 80 toneladas en una tarea de dos días, el consumo total (o valor del material de trabajo) del acero será de 80 toneladas. Sin embargo, si el valor es de 80 toneladas/día en una tarea de dos días, el consumo total será de 160 toneladas.

Aunque las unidades de asignación para recursos de trabajo pueden expresarse en porcentajes o mediante números decimales, las tasas de consumo de recursos materiales se expresan siempre con números decimales.

¿Qué son las unidades de recursos asignadas?

Las unidades de recursos asignadas son el nivel más alto al que se programa un recurso para todas las tareas asignadas durante un período de tiempo determinado. Como ocurre con la capacidad máxima, las unidades de recursos asignadas se expresan como porcentajes o decimales para los recursos de trabajo. En el caso de recursos materiales, las unidades de recursos asignadas se expresan mediante un número decimal seguido de la etiqueta de material, por ejemplo, 40 toneladas/semana.

La revisión de las unidades de recursos asignadas puede ayudarle a determinar si un recurso de trabajo está infraasignado o sobreasignado durante un período de tiempo concreto.



En el caso de recursos materiales, puede comparar las unidades de recursos asignadas, es decir, la tasa de consumo máxima requerida durante un período de tiempo específico, con la tasa a la que el proveedor puede suministrar el material.

Agregue el campo Máximo a la parte de tabla de la vista Uso de recursos para ver el total de las unidades de recursos asignadas del recurso para todas las tareas asignadas. Agregue el campo Unidades de recursos asignadas a la sección de parte de horas de la vista Uso de recursos para ver dichas unidades para la escala temporal seleccionada. También puede ver unidades de recursos asignadas en la vista Gráfico de recursos.

¿Cómo afectan las unidades de asignación y los calendarios a la programación?

En el caso de los recursos materiales, las unidades de asignación variables pueden afectar a la programación. Un cambio en la duración de la tarea, cambiará proporcionalmente la cantidad de materiales. De la misma manera, si una tarea sólo tiene asignados recursos materiales variables, cuando se modifique la cantidad, la duración de la tarea puede cambiar consecuentemente. El consumo variable se indica mediante una etiqueta de tiempo que se agrega a la etiqueta de material en el campo Unidades de asignación. Mientras el consumo fijo de acero puede tener un valor de unidades de asignación en toneladas, el consumo variable puede tener un valor de unidades de asignación en toneladas/día o toneladas/d.

Las programaciones de tareas de los recursos de trabajo también se pueden expandir o contraer según los calendarios laborales de los recursos de trabajo asignados. Utilice el calendario del proyecto que hay disponible en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral (menú Herramientas) para establecer los períodos (horas y días) laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto. Utilice un calendario de recursos para definir excepciones a los períodos laborables (como días no laborables o vacaciones) de los recursos individuales.

El uso combinado de calendarios de recursos y unidades de asignación permite determinar la programación de las asignaciones. Por ejemplo, si el calendario de recursos de Isabel se define en 8 horas de período laborable los jueves y ella está programada al 100% en una tarea para el jueves, esto equivaldría a 8 horas. Sin embargo, si el calendario de recursos de Isabel se define en 4 horas los viernes y ella está programada al 100% en una tarea para el viernes, esto equivaldría a 4 horas.

Obtener información adicional sobre los recursos y su disponibilidad

Qué son y qué hacen los recursos? Microsoft Office Project 2003 los define como cualquier cosa o persona responsable de que se realice el trabajo de las tareas.

Pueden ser las personas que llevan a cabo el trabajo, el equipamiento necesario para hacerlo o los materiales utilizados.

¿Cuál es la función de los recursos?

Los recursos son necesarios para concluir las tareas del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos materiales.

Utilice recursos cuando desee indicar quién o qué es necesario para concluir las tareas de la programación. Puede configurar recursos en el proyecto y después asignarles tareas. Las tareas se programan entonces de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignación y los calendarios de recursos, proporcionando una programación más precisa.



¿Por qué debo utilizar recursos en mi proyecto?

Concretamente, utilice recursos en el proyecto cuando el objetivo sea:

• Realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por las personas y el equipamiento, o la cantidad de material utilizado en la realización de las tareas.

• Garantizar una gran responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.

• Ser más preciso en la programación de la duración de las tareas y de su fecha de finalización.

• Controlar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.

• Llevar la contabilidad del tiempo y costos de los recursos.

¿Qué son los recursos de trabajo?

Recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que completan las tareas al emplear tiempo (o trabajo) en ellas. Los recursos de trabajo son diferentes de los recursos materiales, que son material consumible utilizado para completar una tarea.

Al configurar un recurso de trabajo, se hace en el contexto del tiempo. Un nuevo recurso de trabajo se define al indicar la cantidad de tiempo o capacidad máxima que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto: tiempo completo (100 por ciento), tiempo parcial (50 por ciento, por ejemplo) o múltiple (por ejemplo, 300 por ciento para tres carpinteros en el proyecto).

Del mismo modo, cuando asigna un recurso de trabajo a la tarea, especifica la parte del tiempo del recurso disponible para dicha tarea. Esto se conoce como unidades de asignación. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100 por ciento), a tiempo parcial (por ejemplo, 20 por ciento, con el tiempo restante disponible para otras asignaciones) o múltiple (por ejemplo, 200 por ciento para dos fontaneros asignados a una tarea).

¿Qué son los recursos materiales?

Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para realizar las tareas del proyecto. Ejemplos de recursos materiales son el hormigón, acero, tuberías, madera y cristal. Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo (como, personal y equipamiento), que utilizan tiempo en vez de material para completar las tareas.

Al configurar un recurso material, se establece que es un material en vez de un recurso de trabajo. También se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas o cajas.



Al asignar un recurso material a una tarea, se especifica el consumo de material de la asignación; por ejemplo, 10 toneladas de acero (esto es un consumo de material fijo). También puede establecer si el uso de material se basa en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al día (esto es un consumo de material variable).

Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por lo siguiente:

• Los campos de tasa de horas extra y grupo de trabajo están desactivados.

• La disponibilidad de unidades no puede especificarse.

• Los recursos materiales no se redistribuyen.

• Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.

• La acumulación de los costos por uso es diferente.

¿Cómo se especifica la información de los recursos en un plan?

Los recursos pueden introducirse a medida que se van asignando a las tareas, o bien puede utilizarse una lista de recursos que haya creado o comparta con otro proyecto. Para decidir qué método debe utilizar, tenga en cuenta los requisitos del proyecto y el uso de recursos en el departamento y en la compañía.

Método Utilícelo si...

Crear una lista de recursos dentro del plan del proyecto.

Los recursos sólo van a utilizarse en su proyecto. Puede introducir toda la información de los recursos de una sola vez en la vista Hoja de recursos. La información de los recursos incluye su nombre, capacidad máxima, grupo de recursos, tipo y costos.

Compartir recursos con otros proyectos desde un fondo de recursos (archivo .mpp).

Varios proyectos van a utilizar de forma continuada los mismos recursos. Un fondo de recursos es un archivo de proyecto que contiene solamente la información de los recursos que van a compartir varios proyectos.

Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto.

Los recursos necesarios se enumeran en otro plan de proyecto. Cuando utilice los recursos de otro proyecto, la lista de recursos aparecerá en su propio plan de proyecto.

Utilizar los recursos de empresa de la organización. (Los recursos de empresa sólo están disponibles en Microsoft Office Project Professional 2003).

Desea utilizar recursos compartidos por otros jefes de proyecto de la organización. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de la empresa

Cuando inserte recursos en un proyecto, puede crear una lista de recursos o especificarlos al asignarlos a las tareas. A la hora de insertar recursos, dispone de las siguientes opciones:

• Crear una lista de recursos dentro del plan del proyecto.

• Compartir recursos con otros proyectos desde un fondo de recursos.

• Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto.

• Utilizar los recursos de empresa de la organización. (Los recursos de empresa sólo están disponibles en Project Professional 2003).



Cree una lista de recursos dentro del plan de proyecto si los recursos sólo van a utilizarse en su proyecto. Puede introducir toda la información de los recursos de una sola vez en la vista Hoja de recursos. La información de los recursos incluye su nombre, capacidad máxima, grupo de recursos, tipo y costos.

Si utiliza Project Professional, podrá introducir los recursos de empresa cuando desee utilizar los recursos que compartan otros jefes de proyecto de la organización. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de la empresa.

Comparta la lista de recursos creada en otro plan de proyecto si los recursos que necesita están en ella. Cuando utilice los recursos de otro proyecto, la lista de recursos aparecerá en su propio plan de proyecto.

Comparta los recursos con otros proyectos desde un archivo de fondo de recursos (archivo .mpp) si varios proyectos van a utilizar repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos es un archivo de proyecto que contiene solamente la información de los recursos que van a compartir varios proyectos. El método más recomendable depende de los requisitos de cada proyecto, así como del uso concreto de los recursos en el departamento y la empresa.

¿Cómo se organizan y agrupan los recursos?

A efectos organizativos, puede utilizar una de las tres opciones siguientes para agrupar los recursos:

• Crear un esquema de recursos mediante códigos de esquema personalizados.

• Utilizar el campo Grupo para especificar categorías de recursos.

• Crear nombres de recursos consolidados que representan una categoría de recursos para asignaciones.

Con los códigos de esquema personalizados se pueden definir códigos alfanuméricos que representen una estructura de recursos jerárquica o de grupo. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas para los recursos o las tareas que comparten características. Puede utilizar códigos de esquema personalizados, como 1026, Arquitecto5 o NIVEL-4 para agrupar los recursos del modo que prefiera. También puede crear códigos de esquema personalizados para representar la estructura de la empresa, códigos de trabajo o códigos de contabilidad para los costos asociados a los recursos. Una vez asignados los códigos a los recursos, podrá agruparlos, filtrarlos y ordenarlos para reflejar la estructura que desee ver al consultar la información de los recursos.

El campo Grupo le permite agrupar, filtrar u ordenar los recursos según los criterios especificados en él. Si utiliza nombres de recursos consolidados, puede asignar y controlar varios recursos como un único recurso.

Considere la forma en que desea asignar y realizar el seguimiento de varios recursos del mismo tipo. Por ejemplo, si hay cuatro ingenieros en el proyecto, puede especificar sus nombres o cargos individualmente. Utilice este método si es necesario diferenciar qué ingeniero está asignado a qué tarea, y si desea realizar el seguimiento del tiempo y de los costos individualmente. Podrá seguir utilizando el campo Grupo para revisar la información combinada sobre los cuatro ingenieros.

Si todavía faltan recursos en plantilla, pero sabe que va a necesitar cuatro ingenieros para los que deberá realizar un seguimiento individual, la solución más recomendable es especificarlos individualmente desde el principio. Puede utilizar marcador de posición como recursos, por ejemplo, Ingeniero1, Ingeniero2, etc. Posteriormente, cuando contrate o asigne los ingenieros reales, puede reemplazar los marcadores de posición por los nombres reales sin que resulten afectadas las asignaciones que haya podido crear anteriormente.



Por otro lado, también puede configurar un grupo de recursos denominado Ingenieros y, si los integrantes son cuatro recursos dedicados a tiempo completos, puede establecer su capacidad máxima como 400 por ciento. Utilice este método si las asignaciones de tareas se pueden intercambiar entre los ingenieros y si desea realizar un seguimiento de los tiempos y costos como un grupo.

¿Qué es la disponibilidad de los recursos?

La disponibilidad del recurso es el período laborable o la capacidad que se ha programado en un recurso para que trabaje en las tareas. La disponibilidad del recurso viene determinada por:

• Los períodos laborables especificados en el calendario de recursos.

• Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.

• La disponibilidad de unidades de los recursos (por ejemplo, 50 por ciento, 100 por ciento o 300 por ciento) durante un período de tiempo determinado.

La disponibilidad de los recursos se aplica sólo a los recursos de trabajo, no a los materiales.

Utilice el calendario del proyecto que hay disponible en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral para establecer los períodos (horas y días) laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto. Utilice un calendario de recursos para definir excepciones a los períodos laborables (por ejemplo, días no laborables o días festivos o feriados) de los recursos individuales. El calendario de recursos determina cómo están programados los recursos para las tareas.

Si la fecha de comienzo o fin de un recurso no coincide con las fechas correspondientes del proyecto, puede especificar las fechas de disponibilidad de comienzo y fin en el cuadro de diálogo Información del recurso.

Se puede indicar la disponibilidad de unidades del recurso para todo el proyecto: recurso a tiempo completo (100 por ciento), recurso a tiempo parcial (por ejemplo, 50 por ciento) o recurso múltiple (por ejemplo, 300 por ciento para tres carpinteros en el proyecto). En el cuadro de diálogo Información del recurso, también puede especificar que la disponibilidad de unidades del recurso va a variar en los diferentes períodos de tiempo durante el proyecto. Por ejemplo, utilice esta tabla para indicar que tres carpinteros (300 por ciento) van a estar disponibles desde enero hasta marzo, cinco carpinteros (500 por ciento) desde abril hasta agosto y dos carpinteros (200 por ciento) desde septiembre hasta octubre

¿Cómo afecta a la programación de tareas la disponibilidad de los recursos?

La disponibilidad de los recursos se basa en las fechas de comienzo y de fin del recurso en el proyecto, así como en la capacidad máxima del recurso. En tanto que la disponibilidad no afecta inicialmente a la programación de tareas, si se programa un recurso para tareas que quedan fuera de sus fechas disponibles o de su capacidad máxima, el recurso se marcará como sobreasignado. Si, a continuación, redistribuye el recurso o realiza otros ajustes para solucionar los problemas relacionados con sobreasignaciones, las tareas asignadas pueden dividirse o retrasarse, y la programación de la tarea cambiará.

Si el trabajo asignado a un recurso queda fuera de las fechas de comienzo y fin del recurso o del tiempo disponible, o si éste excede la capacidad máxima del recurso, Project asigna el recurso, pero indica que está sobreasignado. De este modo, se le advierte de que probablemente hay un problema para que decida cómo solucionarlo.



¿Qué son los recursos propuestos?

Disponibles únicamente en Project Professional, los recursos propuestos se utilizan normalmente para determinar la mejor manera para distribuir el personal en varios proyectos que estén planeándose o evaluar cuál es el proyecto que hay que llevar a cabo entre varios. Los jefes de proyecto y los administradores de recursos pueden experimentar con diferentes maneras de asignar el personal a los proyectos propuestos sin tener que comprometer ningún recurso (y sin que afecte a su disponibilidad) modificando el tipo de reserva de los recursos de Comprometido a Propuesto en dichos proyectos.

Mientras que utilizar recursos genéticos para planear un proyecto permite especificar tipos y números de recursos (qué y cuando), designar recursos propuestos permite planear el modo concreto en el que asignar el personal a un proyecto basándose en el personal real de la organización y las cualificaciones necesarias para el proyecto (quién y cómo).

Ver la disponibilidad de recursos

Puede ver un gráfico con la disponibilidad de un recurso seleccionado para encontrar los recursos sobreasignados o infraasignados de un proyecto o varios proyectos.


2. Si desea revisar la información de asignación de trabajo de una tarea en concreto, seleccione esa tarea.

3. Haga clic en Asignar recursos .

4. Seleccione los recursos cuya disponibilidad desee ver y luego haga clic en Gráficos. Si selecciona varios recursos, podrá comparar y contrastar su información de disponibilidad en los gráficos.

5. En el cuadro Seleccione un gráfico, elija una de las opciones siguientes:

• Haga clic en Disponibilidad restante para ver la cantidad de tiempo de trabajo que el recurso tiene disponible para asignarle trabajo adicional.

• Haga clic en Trabajo para ver la cantidad de trabajo que el recurso tiene asignado actualmente.

• Haga clic en Trabajo de asignación para ver la carga de trabajo total de los recursos asignados a la tarea seleccionada y la disponibilidad total de los recursos seleccionados.

Sugerencia

También puede ver el gráfico en Microsoft Office Project Web Access 2003. Esto es especialmente útil si no tiene instalado Microsoft Office Project 2003 en el equipo o si desea ver la información con más detalle, como la disponibilidad de recursos desglosada por proyecto Especificar o actualizar los nombres de los recursos del proyecto

Utilizando la vista Hoja de recursos, se puede crear una lista básica de recursos que lleven a cabo las tareas del proyecto.




2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. Para especificar un nuevo nombre de recurso, en el campo Nombre del recurso, escriba el nombre que desee.

Para actualizar un nombre de recurso existente, en el campo Nombre del recurso que contenga el nombre que desea actualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1"), escriba el nuevo nombre de recurso (por ejemplo, Julia Ceballos).

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

Especificar información de colaboración para los recursos

Para que los recursos puedan comunicarse utilizando Microsoft Office Project Server 2003, deberá introducir su información de colaboración. Esta información incluye el método de colaboración (Project Server o Ninguno) y la cuenta de usuario de Microsoft Windows (si es necesaria para la autenticación). Si desea enviar notificaciones o recordatorios a los recursos mediante mensajes de correo electrónico, también puede introducir sus direcciones.

Introducir información de colaboración sólo para algunos recursos


2. En el campo Nombre del recurso, haga clic en el recurso cuya información de colaboración desee

especificar y, a continuación, haga clic en Información del recurso .

3. Haga clic en la ficha General.

4. Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el método de colaboración para este recurso.

El método de colaboración de los recursos se establece automáticamente en el método predeterminado que se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de diálogo Opciones. Puede usar el cuadro Grupo de trabajo para cambiar el método de colaboración de recursos individuales.

5. En el cuadro Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del recurso.

Si el recurso se encuentra fuera de su organización, asegúrese de incluir la dirección completa. Por ejemplo, si el nombre de correo electrónico del recurso es "Cualquiera" y se puede llegar a él a través de Internet en una ubicación denominada Microsoft (registrada como microsoft.com), la dirección correcta sería: [email protected]

6. Si ha decidido utilizar las cuentas de usuario de Windows (en vez de la autenticación de Project Server) para su propia autenticación y la de los miembros del equipo al acceder a Project Server, introduzca la cuenta de usuario de Windows del recurso en el cuadro Cuenta de Windows.

Si no conoce la cuenta de usuario de Windows del recurso, haga clic en Cuenta de Windows para buscar esta información en la libreta de direcciones de correo electrónico.

Introducir las direcciones de correo electrónico de varios recursos


2. Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Dirección de correo electrónico.



Por ejemplo, para insertar el campo a la derecha de los nombres de recurso, haga clic en el campo situado a la derecha del campo Nombre del recurso.

3. En el menú Insertar, haga clic en Columna.

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Dirección de correo electrónico, y después en Aceptar.

5. En el campo Dirección de correo electrónico de cada recurso para el que esté especificando información de colaboración, escriba la dirección de correo correspondiente.

Si el recurso se encuentra fuera de su organización, asegúrese de incluir la dirección completa. Por ejemplo, si el nombre de correo electrónico del recurso es "Cualquiera" y se puede llegar a él a través de Internet en una ubicación denominada Microsoft (registrada como microsoft.com), la dirección correcta sería: : [email protected]

Cambiar el método de colaboración para varios recursos

Si necesita cambiar el método de colaboración para varios recursos (ya sea Microsoft Project Server o Ninguno), agregue el campo Grupo de trabajo a la vista Hoja de recursos.

1. Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Grupo de trabajo.



3. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Grupo de trabajo y después en Aceptar.

4. Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el método de colaboración para el recurso. Las opciones son Microsoft Project Server o Ninguno.

El método de colaboración de los recursos se establece automáticamente en el método predeterminado que se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de diálogo Opciones (Microsoft Project Server o Ninguno). Para cambiar el método de colaboración de recursos individuales, haga clic en el campo Grupo de trabajo situado junto al nombre del recurso, haga clic en la flecha y después elija el método de colaboración para ese recurso.

Especificar la disponibilidad de los recursos

Para que los recursos puedan comunicarse utilizando Microsoft Office Project Server 2003, deberá introducir su información de colaboración. Esta información incluye el método de colaboración (Project Server o Ninguno) y la cuenta de usuario de Microsoft Windows (si es necesaria para la autenticación). Si desea enviar notificaciones o recordatorios a los recursos mediante mensajes de correo electrónico, también puede introducir sus direcciones.

Introducir información de colaboración sólo para algunos recursos


2. En el campo Nombre del recurso, haga clic en el recurso cuya información de colaboración desee

especificar y, a continuación, haga clic en Información del recurso .

3. Haga clic en la ficha General.



4. Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el método de colaboración para este recurso.

El método de colaboración de los recursos se establece automáticamente en el método predeterminado que se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de diálogo Opciones. Puede usar el cuadro Grupo de trabajo para cambiar el método de colaboración de recursos individuales.

5. En el cuadro Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del recurso.

Si el recurso se encuentra fuera de su organización, asegúrese de incluir la dirección completa. Por ejemplo, si el nombre de correo electrónico del recurso es "Cualquiera" y se puede llegar a él a través de Internet en una ubicación denominada Microsoft (registrada como microsoft.com), la dirección correcta sería:: [email protected]

6. Si ha decidido utilizar las cuentas de usuario de Windows (en vez de la autenticación de Project Server) para su propia autenticación y la de los miembros del equipo al acceder a Project Server, introduzca la cuenta de usuario de Windows del recurso en el cuadro Cuenta de Windows.

Si no conoce la cuenta de usuario de Windows del recurso, haga clic en Cuenta de Windows para buscar esta información en la libreta de direcciones de correo electrónico.

Introducir las direcciones de correo electrónico de varios recursos


2. Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Dirección de correo electrónico.



4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Dirección de correo electrónico, y después en Aceptar.

5. En el campo Dirección de correo electrónico de cada recurso para el que esté especificando información de colaboración, escriba la dirección de correo correspondiente.

Si el recurso se encuentra fuera de su organización, asegúrese de incluir la dirección completa. Por ejemplo, si el nombre de correo electrónico del recurso es "Cualquiera" y se puede llegar a él a través de Internet en una ubicación denominada Microsoft (registrada como microsoft.com), la dirección correcta sería:: [email protected]

Seguimiento Ajustar la cantidad de trabajo restante Si necesita realizar un seguimiento minucioso del trabajo, quizás porque tenga una fecha límite especialmente ajustada, Microsoft Office Project 2003 permite realizar cambios en el trabajo restante de una tarea en curso con el nivel de precisión que desee. Puede ajustar todo el trabajo restante de una vez o ajustarlo día a día. Ajustar la cantidad total del trabajo restante Ajuste la cantidad total del trabajo restante si el total es lo que más le interesa y puede aceptar los efectos de otros factores de la programación. Por ejemplo, si el aumento del



trabajo total restante no ocasiona la sobreasignación de un recurso, tal vez desee utilizar este método. 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo Restante, escriba la nueva cantidad de trabajo restante. Ajustar el trabajo restante día a día Ajuste el trabajo restante día a día para definir el perfil del trabajo restante y adaptarlo a las necesidades de la programación. Por ejemplo, suponga que al aumentar el trabajo restante se agregan dos días a una tarea y se produce la sobreasignación de un recurso en el segundo día. Podría evitar la sobreasignación si agregara más trabajo al primer día. 1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el menú Formato, elija Escala temporal y seleccione la ficha Nivel superior, Nivel medio o

Nivel inferior. 3. En el cuadro Unidades del nivel de escala temporal mostrado, haga clic en Días y, a continuación,

haga clic en Aceptar. 4. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo.

Nota Si ya está seleccionado el campo Trabajo, no vuelva a hacer clic en él, de lo contrario ocultará el campo en vez de mostrarlo.

5. En la sección de parte de horas de la vista, escriba la nueva cantidad de trabajo restante para ese día en el campo Trabajo.

Nota Si ya ha escrito un valor de trabajo real para un día, no cambie el valor de trabajo restante para el mismo día a menos que desee reemplazar el valor de trabajo real.

Actualizar las fechas reales de comienzo y fin 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee actualizar. 3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas. 4. En Real, escriba o seleccione las fechas en los cuadros Comienzo y Fin. Nota Escribir una fecha de comienzo o una fecha de fin real para una tarea, cambia las fechas programadas correspondientes. Sin embargo, las fechas previstas no se ven afectadas por los cambios realizados en las fechas reales o programadas. Si especifica una fecha de fin real para una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje completado para que sea del 100%. Sugerencia

Si una serie de tareas comenzaron y finalizaron a tiempo, puede establecer la información de las fechas reales de comienzo y de fin de dichas tareas a la vez. En el campo Nombre de tarea, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que comenzaron y finalizaron a tiempo. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. Haga clic en Actualizar trabajo completado al, escriba o seleccione una fecha y, a continuación, en Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

Actualizar el trabajo real

Si sabe la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea, puede introducir el trabajo real de la tarea.



1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo Real de las tareas que desea actualizar, introduzca los valores de

trabajo reales. Los valores recalculados de porcentaje de trabajo completado y de trabajo restante aparecerán en los campos % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado) y Restante (trabajo restante), respectivamente. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si éste no está visible.

Nota Cuando se especifica el trabajo real completado para una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.

Actualizar una duración real 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Seguimiento. 4. En el Duración real, escriba las duraciones reales de las tareas que desee actualizar.

Los valores recalculados del porcentaje de finalización y la duración restante aparecen en los campos % completado (Porcentaje completado) y Duración restante respectivamente.

Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si éste no está visible.

Cuando se especifica la duración real de una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje completado y la duración restante de acuerdo con las fórmulas Porcentaje completado = Duración real / Duración y Duración restante = Duración - Duración real.

Nota Si introduce una duración real superior a la duración programada antes de que la tarea esté completada, Project actualizará la duración programada para que sea igual a la duración real, cambiará la duración restante a cero y marcará la tarea como completada al 100%.

Actualizar las tareas completadas rápidamente

Si tiene tareas en el proyecto que se han completado según lo programado, puede actualizarlas todas rápidamente como completadas al 100 por ciento para la fecha que desee. 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. 3. Haga clic en Actualizar trabajo completado al y, a continuación, escriba o seleccione la fecha hasta

la cual desee actualizar el progreso. Si no se indica una fecha, Microsoft Office Project 2003 utilizará la fecha actual o la fecha de estado.

4. Haga clic en Sólo al 0% o al 100%. 5. Haga clic en Proyecto completo. Nota Cuando se lleva a cabo el procedimiento descrito, los valores de porcentaje completado introducidos anteriormente para las tareas con fechas de fin anteriores a la fecha "completado al" se sustituyen por el valor 100%.



Actualizar el progreso de varias tareas rápidamente

Si tiene varias tareas en el proyecto que están al día o se completaron según la programación, puede actualizar rápidamente el progreso de todas las tareas, o incluso de todo el proyecto. 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, presione la tecla CTRL y seleccione las tareas que desee actualizar.

Nota Si desea actualizar todo el proyecto, no seleccione ninguna tarea. 3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. 4. Haga clic en Actualizar trabajo completado al y, a continuación, escriba o seleccione la fecha hasta

la cual desee actualizar el progreso. 5. Haga clic en Por porcentaje completado. 6. Para actualizar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.

Para actualizar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.

Actualizar el trabajo restante

Si sabe que una tarea va a requerir más o menos trabajo del calculado por Microsoft Office Project 2003, puede especificar el trabajo restante. 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo Restante, escriba el trabajo restante para las tareas que desee actualizar.

Los valores recalculados de trabajo y porcentaje de trabajo completado aparecerán en los campos Trabajo y % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado), respectivamente. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si éste no está visible.

Nota Cuando se ajusta el trabajo restante para una tarea, Project calcula el trabajo y el porcentaje de trabajo completado utilizando los valores de trabajo real de acuerdo con las fórmulas Trabajo = Trabajo restante + Trabajo real y Porcentaje trabajo completado = Trabajo real / Trabajo. Actualizar el porcentaje de trabajo completado Si ha asignado recursos a tareas y está haciendo un seguimiento del trabajo, puede indicar el porcentaje de trabajo que se ha completado en una tarea. Al especificar un porcentaje de trabajo completado entre 0 (cuando no se ha realizado trabajo en la tarea) y 100 (cuando todo el trabajo de la tarea se ha llevado a cabo), puede comparar el trabajo completado real con el programado. 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado), escriba el porcentaje de trabajo

completado para las tareas que desee actualizar. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si éste no está visible. Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los campos Real y Restante, respectivamente.

Notas

• Cuando se especifica el porcentaje de trabajo completado para una tarea, Microsoft Office • Project 2003 calcula el trabajo real y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Trabajo real =

Trabajo * Porcentaje trabajo completado y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.



• Project calcula el porcentaje de trabajo de una tarea de resumen completada basándose en el progreso de sus subtareas. También puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo completado en una tarea de resumen.

Si introduce manualmente el porcentaje de trabajo de una tarea de resumen, Project la aplicará a las subtareas, basándose en cuándo están programadas. A las tareas programadas más pronto se les aplica el progreso hasta que hayan finalizado y el progreso continúa aplicándose a las tareas hasta que todas hayan finalizado

Actualizar el porcentaje de finalización de una tarea

Indicar el porcentaje de finalización de una tarea ayuda a realizar un seguimiento del progreso real. Al especificar un porcentaje de finalización entre 0 (para una tarea que no ha comenzado) y 100 (para una tarea que ha finalizado), se puede comparar el progreso planeado con el real. 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Seguimiento. 4. En el campo % completado (Porcentaje completado), escriba el porcentaje de finalización de las

tareas que desee actualizar. Los valores recalculados de la duración real y la duración restante aparecen en los campos Duración real y Duración restante.

Notas

• Cuando se especifica el porcentaje de finalización de una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula la duración real y la duración restante de acuerdo con las fórmulas Duración real

• = Duración * Porcentaje completado y Duración restante = Duración - Duración real. • • Para actualizar rápidamente el porcentaje de finalización de las tareas seleccionadas en cualquier vista

de tareas, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Seguimiento. En el campo Nombre de tarea, haga clic en una tarea y, a continuación, haga clic en un porcentaje, por

ejemplo 25% completado , en la barra de herramientas Seguimiento. • Project calcula el porcentaje de finalización de una tarea de resumen basándose en el progreso de sus

subtareas. También puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo completado en una tarea de resumen.

• Puede establecer valores predeterminados para especificar cómo Project ajustará automáticamente la información si hay datos reales y trabajo restante según la fecha de estado del proyecto.

Actualizar el trabajo real de fase temporal para asignaciones de recursos Si necesita llevar un seguimiento de la cantidad de trabajo que ha llevado a cabo cada recurso en una tarea durante un período determinado de tiempo (por ejemplo, a diario), puede introducir la información de fase temporal del trabajo real ( de cada recurso asignado. 1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. 3. En el campo Trabajo real del derecho de la vista, escriba el trabajo real para las asignaciones de

recursos que desee actualizar.



De forma predeterminada, la escala temporal de la vista Uso de tareas está dividida en días. Para actualizar el trabajo real para una asignación de recursos en un intervalo de tiempo diferente (por ejemplo, semanal o mensual), puede cambiar la escala temporal.

Nota Microsoft Office Project 2003 agrega el trabajo real de cada período para mostrar las cantidades de trabajo real de cada recurso. También agrega los valores de trabajo total para cada recurso a fin de mostrar totales de trabajo para cada tarea.

Actualizar el trabajo real total para asignaciones de recursos

Para realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que cada recurso ha llevado a cabo en una tarea desde el comienzo de ésta, puede introducir el trabajo real total que haya llevado a cabo cada recurso asignado. 1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 3. En el campo Real, escriba o seleccione el trabajo real para las asignaciones de recursos que desee

actualizar.

Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si éste no está visible.

Nota Cuando se especifica el trabajo real completado para una asignación de recurso, Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante de la asignación, de acuerdo con las fórmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. Para cada tarea, Project calcula y muestra la suma del trabajo realizado por los recursos individuales.

Revisar progreso

Recopilar información manualmente

Aunque la forma más rápida y fácil de recopilar información sobre el estado del proyecto consiste en intercambiar mensajes del grupo de trabajo a través de una intranet o de Internet con Microsoft Office Project Server 2003, tal vez necesite o desee recopilar esa información manualmente. Por ejemplo, podría no tener un sistema de correo electrónico ni acceso a una intranet o a Internet o que su proyecto sea tan pequeño que pueda reunir todos los datos personalmente en muy poco tiempo.

Si decide recopilar manualmente los datos de estado del proyecto, recuerde que también deberá especificar manualmente los datos en el plan del proyecto. He aquí algunos puntos que se deben tener en cuenta:

• Decida qué información del proyecto desea seguir y actualizar Por ejemplo, puede que desee actualizar las fechas de comienzo y de fin de las tareas, los porcentajes de finalización y los costos.

• Identifique y recopile los datos de las fuentes de información Por ejemplo, para actualizar las fechas de comienzo y de fin, recopile las fechas reales de los recursos que estén asignados a las tareas. Para recopilar los datos de costos, es posible que necesite consultar los costos reales al personal de contabilidad.

• Decida el método de recopilación de datos Podría reunir datos personalmente llamando por teléfono a las fuentes o visitándolas puerta a puerta para entrevistarlas. O bien, podría pedir a las fuentes que rellenen un formulario y se lo entreguen.

• Decida una programación realista de recopilación y cíñase a ella ¿Con qué frecuencia necesita o desea recopilar o actualizar información del proyecto? ¿Semanalmente? ¿Mensualmente? La selección de una



frecuencia que sea conveniente y se ajuste a la programación aumenta la probabilidad de obtener información sobre el estado del proyecto e incorporarla en el plan.

• Decida el intervalo de tiempo con el que desee incorporar los datos reales al plan del proyecto Por ejemplo, puede incorporar los costos reales por meses, por semanas, por días o por horas. Utilizando las vistas de fase temporal de Microsoft Office Project 2003, la vista Uso de tareas y la vista Uso de recursos, podrá modificar la escala temporal y actualizar los datos reales con la frecuencia que necesite.

Cuanto más simples sean los métodos de recopilación manual de datos, más probabilidades tendrá de obtener información puntual. Simplifique el método de creación de informes de estado tanto como lo permitan las necesidades del proyecto.

Analizar datos de fase temporal Si desea mostrar información de fase temporal del proyecto en un gráfico, puede utilizar las funciones de representación gráfica de Microsoft Excel importando datos directamente desde Microsoft Office Project 2003 utilizando un asistente. 1. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis.

2. Haga clic en Analizar datos de escala temporal en Excel en la barra de herramientas Análisis. El Asistente para análisis de datos de escala temporal le guiará a través del proceso de exportación a Excel de los datos de fase temporal del proyecto y de su representación gráfica. El archivo Excel resultante muestra información (como el trabajo y el costo) de cada tarea o recurso, día a día. Comprobar las tareas que van por detrás de la programación Si ha establecido una línea de base para el proyecto, puede ver cómo las tares progresan en el tiempo y ver si sus fechas de comienzo y fin se están retrasando. Puede hacer un seguimiento del proceso comparando las fechas previstas y las programadas o las fechas reales de comienzo y de fin. 1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. 2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Variación.

Presione la tecla TAB para desplazarse a los campos de variación si éstos no están visibles.

La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. La barra inferior muestra fechas de comienzo y de fin previstas, y la barra superior muestra las fechas de comienzo y de fin programadas, de manera que puede ver la diferencia entre el plan y la programación actual. Determinar si la fecha de fin del proyecto ha cambiado Si ha configurado una línea de base para el proyecto, podrá ver la diferencia de tiempo entre la línea de base y la fecha de fin programada actualmente para el proyecto, a medida que éste progrese. 1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. 2. Haga clic en Estadísticas. La fila Variación del campo Finalizar muestra la diferencia entre la fecha de fin prevista y actual del proyecto.



Buscar márgenes de demora en la programación La cantidad de margen de demora de la programación informa de cuánto tiempo pueden retrasarse las tareas sin que se vean afectadas otras tareas o la fecha de fin del proyecto. 1. En el menú Vista, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y elija Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Programación.

En la parte de diagrama de la vista, el margen de demora aparece como barras finas situadas a la derecha de las tareas, con los valores del margen de demora contiguos a las barras de Gantt normales. Presione la tecla TAB para desplazarse a los campos Demora permisible y Margen de demora total si no están visibles en la parte de hoja de la vista.

Notas

• Si sabe dónde se produce un margen de demora en la programación, puede mover las tareas cuando ciertas fases de la programación presenten demoras y otras no.

• Los valores del margen de demora también indican incoherencias en la programación. Por ejemplo, un valor negativo en el margen de demora indica una tarea que presenta una dependencia de fin a comienzo con una tarea sucesora, aunque ésta tiene una delimitación Debe comenzar el, que es anterior al fin de la primera tarea. Un margen de demora negativo también puede producirse cuando una tarea está programada para terminar después de su fecha límite.

Responder a una interrupción en una tarea Si tiene recursos cuyo trabajo se interrumpe en una tarea y necesita reprogramar el resto del trabajo para una fecha posterior, puede dividir la tarea creando un intervalo entre su trabajo real y su trabajo restante . 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la parte de diagrama de la vista, elija la parte incompleta de la tarea.

El puntero adquirirá la forma de una flecha de cuatro puntas .

3. Arrastre la barra de tareas a la derecha para dividir la tarea y mover la parte incompleta a la fecha que desee.

Nota Si arrastra la parte terminada de la tarea, se moverá la tarea entera. Si arrastra el final de la tarea, extenderá su duración.

Nota Puede comprobar la fecha de reanudación para la parte incompleta de la tarea insertando el campo Reanudar en la parte de tabla del diagrama de Gantt. Para insertar el campo Reanudar, haga clic en el campo situado a la derecha del lugar donde desee insertarlo. En el menú Insertar, haga clic en Columna. En la lista Nombre de campo, haga clic en Reanudar Configurar una tarea como completada al 100 por ciento Si ha completado una tarea del proyecto, puede actualizarla rápidamente como completada al 100 por ciento. 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.



3. Seleccione la tarea que desee que aparezca como completada y haga clic en 100% completado .

Nota Si establece una tarea como completada al 100%, Microsoft Office Project 2003 establecerá su fecha de fin real. Especificar los tipos de datos que se van a recopilar Para obtener sólo los tipos de información del proyecto que desea actualizar, puede personalizar los mensajes de colaboración del equipo. Por ejemplo, puede incluir el campo Fecha límite y otros campos, quitar los campos que no necesita y realizar un seguimiento del trabajo de horas extra. 1. En el menú Herramientas, elija Personalizar y haga clic en Campos publicados. 2. Haga clic en un método de seguimiento en Personalización para. Se mostrará una

descripción del método de seguimiento junto a la selección. 3. Para agregar un campo, en el cuadro Campos disponibles, haga clic en el campo

que desee y, a continuación, haga clic en . Asegúrese de agregar los campos en el orden en el que desee que aparezcan.

4. Para cada uno de los campos seleccionados en el cuadro Campos de la vista de tareas, en Tipo de campo personalizado, haga clic en Tarea o Asignación para indicar si el campo es del tipo Asignación o Tarea.

5. Para permitir que los recursos especifiquen si pueden cambiar el campo, active la casilla de verificación Permitir que los recursos cambien el campo.

6. Para quitar un campo, en el cuadro Campos de la vista de tareas, haga clic en el campo que desee quitar y, a continuación, haga clic en .

Para quitar todos los campos de una vez excepto los predeterminados, haga clic en .

Notas

• El administrador del servidor determina si los jefes de proyecto pueden sobrescribir la configuración de mensaje. Si desea una configuración de informe distinta pero no puede cambiarla en este cuadro de diálogo, acuda al administrador del servidor.

• Para que los mensajes de colaboración del equipo recuperen sus valores predeterminados, haga clic en Restablecer. Al hacer clic en Restablecer, Microsoft Office Project 2003 quita los campos adicionales de los mensajes de colaboración del equipo

Ver el progreso de las tareas con líneas de progreso

Para crear una representación visual del progreso de un proyecto, se pueden mostrar líneas de progreso en la vista Diagrama de Gantt. 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, acto seguido, haga clic en Líneas de

progreso. 3. A continuación, haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4. Seleccione las opciones para mostrar las líneas de progreso:

• Para mostrar siempre la línea de progreso actual, active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual y, a continuación, seleccione En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual para indicar el lugar en el que desea que se dibuje la línea de progreso.



• Para mostrar una línea de progreso en intervalos de tiempo específicos, active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos y, a continuación, haga clic en Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar un intervalo de tiempo. Después seleccione las opciones que desee.

• Para que las líneas de progreso empiecen al iniciarse el proyecto, en Comenzar, haga clic en Al comenzar el proyecto; en caso contrario, haga clic en la opción de fecha, y escriba o seleccione la fecha en la que desea que comiencen las líneas de progreso.

• Para mostrar una línea de progreso en una fecha específica, active la casilla de verificación Mostrar las líneas de progreso seleccionadas y, a continuación, escriba o seleccione las fechas para las que desee mostrar las líneas de progreso. Para eliminar una fecha para la que ha establecido líneas de progreso, selecciónela y haga clic en Eliminar.

5. Para mostrar el progreso comparado con un plan previsto, en Mostrar líneas de progreso en relación con el, haga clic en Plan previsto.

6. Para cambiar el aspecto de las líneas de progreso, haga clic en la ficha Estilos de línea y seleccione las opciones de Estilos de línea que desee.

Notas

• Puede agregar rápidamente una línea de progreso al proyecto utilizando el Mouse (ratón). En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento. Haga clic en Agregar línea de progreso

y, a continuación, en la zona del Diagrama de Gantt en la que desee dibujar la línea de progreso. Para quitar una línea de progreso con el Mouse, haga doble clic en la línea de progreso, seleccione la ficha Fechas e intervalos, elija la fecha de progreso en la lista Fechas de la línea de progreso y, por último, haga clic en Eliminar.

• Puede establecer valores predeterminados para especificar cómo Microsoft Office Project 2003 ajustará automáticamente la información si hay datos reales y trabajo restante según la fecha de estado del proyecto.

• Las líneas de progreso se dibujan en la barra de Gantt según el porcentaje acumulado de conclusión de una tarea hasta la fecha especificada. Para garantizar que los picos se dibujan correctamente (o para mostrar el trabajo que está adelantado a la programación) los cambios del porcentaje completado total deben extenderse hasta la fecha de estado. En el menú Herramientas, elija Opciones, haga clic en la ficha Cálculo y, a continuación, en Opciones de cálculo para, active la casilla de verificación Las modificaciones de los porcentajes completados se extienden a la fecha de estado

Ver el trabajo a lo largo del tiempo Al ver el trabajo distribuido por períodos de tiempo, puede utilizar períodos que varían desde un minuto a un año. 1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas o en Uso de recursos. 2. En el menú Formato, haga clic en Escala temporal y, a continuación, haga clic en la ficha Nivel

superior, Nivel medio o Nivel inferior. 3. En la ficha del nivel de escala temporal mostrado, en el cuadro Unidades, haga clic en la unidad de

tiempo que desee utilizar. Por ejemplo, si desea ver el trabajo detallado por semanas y, a continuación, por días, haga clic en Semanas en el cuadro Unidades de la ficha Nivel superior y, luego, haga clic en Días en el cuadro Unidades de la ficha Nivel medio. Nota.- Para mostrar menos de tres escalas, seleccione en la lista Mostrar las escalas temporales que desee que aparezcan.

4. Para aplicar formato a la escala temporal, especifique los valores que desee utilizar en los cuadros Etiqueta, Alineación y Contador. Active o desactive las casillas de verificación Utilizar año fiscal y Separadores y, a continuación, haga clic en Aceptar.



En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo, Trabajo real, Trabajo acumulado o Trabajo previsto en la vista Uso de tareas. También puede hacer clic en Trabajo, Trabajo real, Trabajo acumulado o Sobreasignación en la vista Uso de recurso

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