Manual: protocolo para reuniones

Manual: protocolo para reuniones

El ejemplo es una de las mejores enseñanzas que podemos dar a nuestros hijos y a las personas que tenemos alrededor.

Gracias por todo

Para Luz Mery Muñoz Guevara

PROTOCOLO Y ETIQUETA

INDICE

La reunión…………………………………………………………1

Tipos de reunión……………………………………………....4

Logística………………………………………………………..….7

Entorno…………………………………………………………..10

Presentación personal…………………………….………16

Tipos de Invitaciones………………………………………17

La reuniónPodemos definir una reunión como una agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunión es una de las expresiones más características de todo ser vivo que viva en grupo y esto es especialmente importante en el caso del ser humano.

La reunión de diferentes individuos en un lugar y momento específico puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede

darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos. En ambos casos se habla del encuentro de dos o más personas que por lo general se conocen previamente, aunque no siempre sucede esto.

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Las características que están presentes en una reunión planificada y pueden a su vez ser tomadas como consejos para su organización son:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

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9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.

12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

14. Programar otra reunión, si fuera necesario.

15. Terminar la reunión a la hora prevista.

16. Realizar seguimiento.

Es aconsejable tener en cuenta todos estos puntos al momento de organizar una reunión, ya que estos favorecerán el orden y el desarrollo fluido de la misma para que el tema principal no se pierda en un entorno lleno de distractores.

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TIPOS DE REUNION

-Reunión informativa: Sirve para aclarar decisiones tomadas, informar del estado de las cosas y/o evitar malentendidos.

•Ambiente formal y mucha comunicación unidireccional.

•El moderador ha de procurar tiempo para la retroalimentación y motivar las preguntas de los asistentes.

-Reunión consultiva: Sirve para obtener información (valoraciones, ideas,…) y hacer la empresa un poco más suya.

•El ambiente ha de ser creativo, positivo y participativo.

•El moderador ha de definir bien el tema y de estimular el pensamiento creativo.

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-Reunión para provocar acción: Se suele utilizar para que los participantes actúen de la manera deseada. Y fortalecer la autoridad del moderador.

•Puede tener el carácter de una presentación y se convoca para requerir la contribución activa de todos.

•El moderador ha de mostrar entusiasmo y convicción, ha de preparar bien los argumentos que apoyen las propuestas y anticipar a las preguntas y saber tratar con resistencia.

-Reunión de revisión: Sirve para analizar la ejecución de una decisión y sus efectos y para identificar eventuales barreras.

•Se caracteriza por qué gran parte de la reunión puede tener un carácter retrospectivo.

•El papel del moderador ha de procurar que se identifiquen todos los factores que han actuado a favor y en contra del alcance del objetivo.

-Reunión de persuasión: Sirve para vender una propuesta o conseguir apoyo para un plan o idea. Similar a la reunión de provocar acción presentada anteriormente.

•Puede tener el carácter de una presentación.

•El moderador debe mostrar entusiasmo y convicción y preparar bien los argumentos que apoyan la propuesta.

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-Reunión de resolución de problemas: Sirve de análisis, de examinar a fondo un problema, obtener opiniones y valoraciones y seleccionar una alternativa.

•Se deben concentrar en un problema y el ambiente está caracterizado por agudeza y perspicacia.

•El moderador debe fomentar la creatividad y analizar la situación desde todos los puntos de vista.

-Reunión de toma de decisiones: Para concertar ideas, tomar una decisión y facilitar su implementación.

•Generación y valoración de alternativas a través de criterios predeterminados.

•Hay que dar toda la información previa necesaria y conseguir que todos hagan propuestas.

-Reunión para convenir objetivos comunes: Sirve para establecer o reforzar la cohesión entre los participantes y llegar a un compromiso sobre objetivos, tareas y responsabilidades.

•Puede ser un primer momento de contacto para los implicados.

•El papel del moderador es clave porqué debe hacer que en las conclusiones todos sepan que se espera de ellos.

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Logística

Dirigir la reunión

Dirigir una reunión, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se

exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la

formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo

conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspectos

generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den

lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.

Dónde se debe organizar

Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque nos parezca una

perogrullada, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una gran reunión (como

suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala. Es un

tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general

de la reunión (sobre todo si es una negociación). Hacer sentarse a cinco o seis personas,

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en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Y

viceversa. Sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una

elección correcta, ni un buen principio para la reunión.

Organizando la reunión

Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles. Hay que

diferenciar la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es pequeña y de

empresa, puede ser el propio director o conductor de la misma quien coloque a los

asistentes (el mismo les indica donde colocarse). Si la reunión ya es más grande y

participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente

con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio . Si hay delegaciones, se

pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo

(que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel

individual.

Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los

asistentes a la reunión. Si es preceptivo se puede dar lugar a una presentación uno a uno

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de los asistentes, o solamente presentar a los "conductores" o representantes principales

de la reunión. Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunión de forma

precisa:

1. Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.

2. Aportación de puntos de vista de los asistentes.

3. Establecimiento de turnos.

4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

CONSEJO Hay que suscitar el interés de los participantes desde un principio. Hay que evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos. También hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión. Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo. Tenemos que procurar la participación de todos los asistentes. Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.

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Entorno Decoración

Aparte de lo expuesto se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea

productiva. Aparte de algún simple elemento de

decoración (un centro de flores, por ejemplo), en

todas las mesas debería haber: folios o una carpeta

con papeles en los que poder escribir o tomar notas,

bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o

intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele

haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún

pequeño dulce (como pastas) o algún plato con

bollería, termos con café, con leche o té, carpetas con

documentación, si la hubiese (aunque puede ser

entregada a la entrada a la reunión). Si las reuniones

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son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de

la reunión.

Detalles

Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede ser elegir las flores de un simple centro de mesa.

Mesas

Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la

reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las clases

de mesas pueden ser:

1. Herradura

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También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres

grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a

las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado

con anterioridad a la reunión.

2. Circular

Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación

de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.

3. Polígono

Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son

ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe

ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.

4. Rectangular

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Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en

una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.

5. Oval

Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las

cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).

Si su empresa tiene reuniones con empresas de otros países aquí tiene algunos consejos básicos de

etiqueta:

1. En los países árabes no se saluda con la mano izquierda. Tampoco se da o se recibe

una tarjeta de visita con la mano izquierda.

2. En China, Japón y otros países orientales no se da un regalo o una tarjeta de visita con

una sola mano. Se deben utilizar las dos manos. Y lo mismo debe hacer quien lo recibe.

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3. Las tarjetas de visita deberían estar impresas en su idioma y en el idioma del país que

visita, o en cualquier otro caso, en inglés.

4. En los países occidentales la tarjeta de visita no tiene un tratamiento especial, es un

mero elemento informativo. En muchos países orientales es algo más; es un elemento a

tratar con mucho respeto, que se debe leer atentamente, no se debe escribir sobre ella y

se debe mantener a mano o bien guardada en un tarjetero o carpeta pero no en el

bolsillo.

5. En los países árabes los hombres no tocan a las mujeres, ni para saludarlas. En los

países orientales, como China, no se toca a otras personas. Mientras que en los países

latinos, sobre todo de hispano-América no le debe extrañar que incluso le puedan dar

una palmadita en la espalda. En algunos países como Tailandia e Indonesia tocar la

cabeza es una falta grave de cortesía e incluso es considerado un insulto.

6. Los regalos no se abren en presencia de quien los regala en muchos países asiáticos,

como por ejemplo, Japón.

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7. El tono de voz suele ser más alto y seco en los países anglosajones, que en los países

latinos y asiáticos.

8. Los gestos son muy importantes en la comunicación verbal, pero hay que tener

cuidado con alguno de ellos en según qué países.

9. Los servicios de intérpretes, asesores, e incluso ayudantes del propio país que visita

pueden ser de gran ayuda en muchos momentos. Sobre todo si visita un país del que

desconoce su idioma, su cultura y sus costumbres. 14

Presentación personal

Ropa adecuada para reuniones:

Siempre debes vestir acorde a la ocasión. Por eso, aprende cuál

es la ropa indicada para reuniones.

Ya sea porque la reunión sea en dentro de la oficina o en un restaurante, debes usar la ropa

adecuada y demostrar que eres una profesional. Nuestros consejos para la elección de la

vestimenta son:

•La primera impresión sí cuenta. Lo primordial es captar tu esencia y personalidad en la ropa que

elijas.

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•Elige el conjunto según la formalidad de la reunión de negocios, el lugar en el que será llevada a

cabo y la importancia de tus acompañantes.

•Utiliza colores claros si la reunión es de día y colores oscuros si es en la noche.

• Tipos de invitaciones:

Formales

Son para fiestas de mayor importancia,

como las bodas, los XV años, bautismo o

fiesta infantiles elegantes, entre

otras

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Sé reservada y evita

Sin embargo hoy en día se

la actualidad de la moda y por lo general está cada vez da más libertad a la hora

Informales

Son para fiestas infantiles como piñatas, comidas sencillas convivios, etc. Pero también

pueden ser usadas actualmente en fiestas de XV años, bautismo

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c o por ejemplo el

uso de aretes en los hombres.

Invitaciones electrónicas

Las invitaciones electrónicas son la única forma completamente gratuita de enviar las indicaciones para la boda. Como diseñas y envías las invitaciones en línea, no tendrás que preocuparte por los

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costos de impresión o de envío que están asociados con lasinvitaciones impresas. Los sitios web como Evite y American Greetings proporcionan plantillas que puedes personalizar con tus propios colores y esquemas. Otra parte útil de enviar lasinvitaciones electrónicas es que instantáneamente puede saber cuántas personas asistirán a la boda, quiénes son y qué alimentos consumirán.

Plantillas

Muchos sitios web, como Hoover Designs y Southworth, ofrecen plantillas para invitación de boda gratuitas. Si prefieres imprimir invitaciones, nunca serán realmente gratuitas porque tienes que pagar por los envíos y el papel, pero con plantillas descargables, ahorras mucho dinero. Necesitarás cartulina y sobres, que puedes comprar en una papelería o en una tienda de materiales de oficina, para imprimir tus invitaciones. También tendrás libertad de diseñar las invitaciones de la forma en que quieres que luzcan.

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Solo queda decir, Gracias

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