manual sistema de medição de serviços - fornecedores
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FORNECEDOR
Oracle EBS – Medição de Serviços
Gerência de Faturamento e Contas a Pagar
Dez/2014
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Fornecedor
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ................................................ ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 1.1. Fluxograma ............................................................................................................................... 4
2. ACESSO AO SISTEMA .............................. .............................................................. 6
2.1. Informações Gerais ........................... ....................................................................................... 6
2.2. Cadastros Básicos ............................ ........................................................................................ 7
2.3. Medições com Carta Autorizativa .............. ............................................................................. 8
2.4. Medições sem Carta Autorizativa .............. ........................................................................... 12
2.5. Consulta Medição- Medições Consulta .......... ..................................................................... 14
2.6. Pendência Fornecedor.......................... ................................................................................. 16
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1. Introdução
O “Sistema de Medição - Plataforma Oracle” foi desenvolvido com o objetivo de substituir o atual “sistema de medição” que apresenta uma baixa performance e impossibilita a inclusão de novos contratos.
A ferramenta em questão permitirá a automatização do processo de medição, controle do saldo do contrato, enquadramento fiscal de cada item de serviço, automatização da liberação do CTR e criação do Pré - RI. Os benefícios oriundos desse sistema estão listados abaixo:
� Mitigar a retenção incorreta dos impostos; � Facilitar a comunicação entre gestores e fornecedores; � Garantir que as NFs emitidas possuem saldo no contrato; � Reduzir retrabalho na apuração e ajustes dos impostos retidos.
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1.1 Fluxograma
Rejeita
FIM
RECEBEDOR FISCALRecebe a NF
FORNECEDORSubmete a
medição para Gestor Fiscal
GESTOR FISCALRecebe a Medição
Devolve
Aprova
FORNECEDORrecebe email de rejeição – não
há como refazer medição
FORNECEDORRefaz medição e
reencaminha para Gestor
Fiscal
Não OK
OK
Faz Pré- RI no sistema,
conclui e encaminha ao
Contas a Pagar
Devolve NF ao
fornecedor para
substituir
Fluxo Medição sem Carta Autorizativa
FORNECEDOR Emite NF e anexa a medição aprovada.
Encaminha para Recebimento
Fiscal
INÍCIO
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GESTOR FISCALEncaminha
solicitação da Carta Autorizativa
ao Gestor Financeiro
Fluxo Medição Com Carta Autorizativa
GESTOR FINANCEIRO
Rejeita
Carta Autorizativa é cancelada
Aprova
Envia email para o fornecedor e Gestor
Fiscal, que o serviço pode ser
iniciadoRejeita
FIM
RECEBEDOR FISCAL
Recebe a NF
FORNECEDORSubmete a
medição para Gestor Fiscal
GESTOR FISCALRecebe a Mediçã o
Devolve
Aprova
FORNECEDORrecebe email de rejeição – não
há como refazer medição
FORNECEDORRefaz medição e reencaminha
para Gestor Fiscal
Não OK
OK
Faz Pré- RI no sistema,
conclui e encaminha ao
Contas a Pagar
Devolve NF ao fornecedor
para substituir
FORNECEDOR Emite NF e anexa
a medição aprovada.
Encaminha para Recebimento
Fiscal
INÍCIO
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2. Acesso ao Sistema
2.1. Informações Gerais
O fornecedor acessará o sistema de medições através do site www.mrs.com.br Selecionar a opção: “Fornecedores” (1) Selecionar a opção: “Treinamento para Fornecedores” (2)
(1)
(2)
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Selecionar a opção 3. Sistema de Medição de Serviços – Menu: “Acesse o sistema de Medição de Serviços”
Observação:
1) Caso o fornecedor não possua acesso ao portal, o mesmo deverá se cadastrar conforme as instruções contidas no manual
2.2. Cadastros Básicos
O fornecedor efetuará o logon com as informações de usuário e senha.
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Acessar o menu “Supr.Contr. – Medição de Serviços - Fornecedor” Selecionar a opção “Informações do Fornecedor”
O fornecedor informará a Razão Social e o email do responsável a receber a informações da
medição de serviços. Após informações, clicar no botão Salvar.
2.3. Medições com Carta Autorizativa
O fornecedor receberá um email do Gestor Financeiro do contrato informando que a carta
autorizativa foi aprovada e que o serviço pode ser iniciado, conforme figura abaixo:
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Após a conclusão do serviço, que poderá ser integral ou parcial, o fornecedor efetuará a medição, conforme a seguir:
Selecionar a opção “Medições”
Aparecerão todas as medições realizadas pelo fornecedor com o status de cada uma. Selecionar o botão “Adicionar Medição”.
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O fornecedor preencherá as seguintes informações:
� Número da Carta Autorizativa � Gestor Fiscal � Cidade da Prestação do Serviço � Local de Faturamento
Posteriormente preencherá as linhas da Medição. Clicar no botão “Adicionar Linhas”. Somente aparecerão as linhas da Carta autorizativa que o Gestor aprovou. Clicar no botão “Submeter Medição”.
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Neste momento será enviado um email para o Gestor Fiscal do contrato para que aprove a
Medição. Após a aprovação dessa medição pelo Gestor Fiscal, será enviado um email de retorno ao
fornecedor informado que a medição foi aprovada e o mesmo poderá emitir a nota fiscal de serviços.
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Obs:
1) O fornecedor deverá imprimir essa folha e enviar juntamente com a Nota Fiscal para a MRS, conforme procedimento atual.
2.4. Medições sem Carta Autorizativa Após a conclusão do serviço, que poderá ser integral ou parcial, o fornecedor efetuará a
medição, conforme a seguir: Selecionar a opção “Medições”
Aparecerão todas as medições realizadas pelo fornecedor com o status de cada uma. Selecionar o botão “Adicionar Medição”.
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O fornecedor preencherá as seguintes informações:
� Número do contrato � Gestor Fiscal � Cidade da Prestação do Serviço � Local de Faturamento
Posteriormente deverá preencher as linhas da Medição. Clicar no botão “Adicionar Linhas”. Selecionar a linha do contrato da prestação de serviços o qual foi contratado.
Obs:
1) Os campos em * são obrigatórios;
2) A lupa ao lado da de cada campo servirá para localizar todas as informações do campo.
Clicar no botão “Submeter Medição”.
Neste Momento será enviado um email para o Gestor Fiscal do contrato para que aprove a Medição.
Após a aprovação dessa medição pelo Gestor Fiscal, será enviado um email de retorno ao
fornecedor informado que a medição foi aprovada e o mesmo poderá emitir a nota fiscal de serviços.
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Obs:
2) O fornecedor deverá imprimir essa folha e enviar juntamente com a Nota Fiscal para a MRS, conforme procedimento atual.
2.5. Consulta Fornecedor: Medições - Consulta
Permite a visualização das medições dos contratos. Clicar no botão “Medições - Consulta” para visualizar as informações sobre a Medição desejada.
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Aparecerá uma tela para que faça uma Pesquisa Simples ou clicar diretamente na Medição desejada para visualizar as informações
Aparecerão os dados da medição que deseja consultar
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2.6. Pendências Fornecedor
Essa tela permite que o fornecedor visualize de uma maneira rápida todas as pendências de Medições.
• Medições Não Enviadas Trata-se das Medições feitas pelo fornecedor e ainda não enviadas para aprovação.
• Botão Adicionar Medição
O fornecedor poderá solicitar uma nova Medição através desse botão na tela de pendências, além do Menu “Medições”.
• Medições a Serem Aprovadas
Trata-se das Medições enviadas ao Gestor Fiscal para Aprovação, mas que ainda não foram Aprovadas
• Medições aprovadas aguardando registro de NF no sis tema
Trata-se das Medições já Aprovadas, mas que a NF ainda não foi registrada no sistema da MRS.