manual sistema siso ventas

MANUAL SISTEMA SISO VENTAS

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REVISIÓN: 06 / enero 2021 1 de 18

A AUTORIZACI

ÍNDICE

Sección Título Página

1 INICIO ................................................................................................................ 2 2 CATÁLOGOS ..................................................................................................... 2

3 EXPEDIENTES .................................................................................................. 3 4 SÓLO FORMALIZACIÓN ................................................................................. 16




1 INICIO

1.1. Ingresa a la página: http://solidezhipotecaria.mx/solidezsistema/ 1.2. Indica usuario y contraseña.

MÓDULOS 2 CATÁLOGOS

Módulo el cual contiene todos los formatos, simuladores y documentos solicitados por los diferentes bancos en las diferentes etapas del crédito hipotecario.

2.1 Ingresa al módulo “Catálogos”

2.2 Ingresa a “Archivos”

2.3 Filtra la información por “Banco” o por “Etapa”

En algunos casos puedes encontrar el “Archivo” y el ejemplo de cómo llenarse o firmarse en la columna de “Llenado”. En cada documento podrás encontrar la última fecha de modificación.

http://solidezhipotecaria.mx/solidezsistema/




MÓDULO “EXPEDIENTES”

3 EXPEDIENTES En este módulo podrás encontrar todos los expedientes que se han cargado en el sistema. Para facilitar la búsqueda podrás filtrarlos por: banco, etapa y en el caso de Scotiabank por número de folio SEA:

3.1 Precalificación:

a) En la parte inferior de la pantalla selecciona “agregar”.

b) Completa la información solicitada, poniendo especial atención en lo siguiente:

(1) RFC: Se debe colocar el RFC correcto y con homoclave del solicitante.

(2) Teléfonos: Indica la mayoría de los teléfonos por medio de los cuales se puede tener contacto con el Solicitante

(3) E-mail: Completa el correo electrónico del Solicitante y confirma que la dirección sea correcta.

(4) Canal: Especifica el desarrollo, inmobiliaria o forma en que te contactó el solicitante.

(5) Programa: Indica si es: Apoyo Infonavit, Cofinavit, Aliados Plus o Respaldados. En caso de que no tenga selecciona ninguno.

c) Selecciona el Coordinador de Operaciones que corresponda.

d) Verifica que la información sea correcta y selecciona “Crear Expediente”.

Nota: La opción “Crear Expediente Formalizado” tiene otra función la cual veremos más adelante.

e) En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:




f) En la parte superior derecha puedes generar la carátula de asesor autorizado sin tener que entrar al portal de la Asociación. Selecciona “Generar Carátula ABH” y la podrás descargar él .PDF para integrarla al expediente:

g) En la sección “Archivos” deberás subir los documentos en .PDF de acuerdo con la política de cada Institución Financiera.

h) Selecciona “Elegir Archivos”, el nombre del archivo se tomará en automático. En caso de requerir cambiar el nombre en recuadro “Nombre del Archivo” lo puedes editar. Por último, selecciona “Subir Archivo”:

Puede subir la cantidad de archivos que sean necesario, la única restricción es no rebasar el límite de peso que es de máximo 20MB para Scotiabank y 10MB para el resto de las Instituciones Financieras. En caso de rebasar el límite permitido no podrá avanzar de etapa. Cuando los documentos se cargan de forma correcta los podrás ver de la siguiente manera:




Si requieres eliminar algún archivo que se cargó mal, selecciona “Borrar”, en caso de querer ver si el archivo se cargó correcto selecciona “Ver”. Para descargar todos los archivos selecciona “Descargar Archivos”. En caso de no contar con toda la documentación completa puedes seleccionar la opción “Guardar como borrador”, la cual te permite guardar los cambios realizados al expediente y dejarlo listo para envío al Coordinador de Operaciones en cuanto se completé la documentación.

i) Con el expediente integrado en su totalidad. completa el cuadro de “Observaciones” y selecciona “Enviar al Coordinador”. En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:

¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al Coordinador de Operaciones? En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Precalificación – Análisis” eso indica que el expediente ya lo tiene el Coordinador de Operaciones:

Nota: Si el estado del expediente indica: “Precalificación- Inicialización” quiere decir que el expediente está del lado del usuario de Ventas y se requiere verificar para enviar al “Coordinador de Operaciones”.

Reconsideración mismo banco y/o envío de expediente de nuevo con el Coordinador de Operaciones: a) Ingresa al expediente que deseas enviar a reconsideración, selecciona la opción “Editar” que se

encuentra en la parte derecha de la página:




b) Realiza el paso “h” para subir los documentos requeridos o adicionales que se requieran enviar para la

reconsideración.

c) Completa el cuadro de “Observaciones” y selecciona “Enviar al Coordinador”. En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:

d) En la parte inferior selecciona “Enviar Reconsideración”

Nota: El expediente se puede enviar a reconsideración las ocasiones que sea necesario. Si el expediente todavía no ha sido autorizado y no se cuenta con documentos para la etapa de “Avalúo” por ningún motivo selecciones la opción “Enviar Avalúo”. Si el expediente lo vas a ingresar a otro banco, se tiene que generar un nuevo expediente de este acreditado con los datos del otro u otros bancos donde se vaya a operar. Opción: Cancelar Expediente:

a) Ingresa al expediente que deseas cancelar, selecciona la opción “Editar”. b) En la parte inferior de la pantalla selecciona “Cancela Expediente”:

c) En el sistema se muestra una pantalla con diferentes razones de la cancelación. Selecciona la

razón por la cual se está cancelando el expediente y a continuación “Cancelar Expediente”:




Nota: El expediente lo puedes cancelar en cualquier etapa del proceso.

d) ¿Cómo saber si el expediente quedó cancelado correctamente? En el módulo “Expedientes”, el estado del expediente se muestra en letras rojas como: Etapa que corresponda – Respuesta – Cancelado. Ejemplo:

Bitácora: Al ingresar a cada expediente podrás ver una sección llamada “Bitácora”, en ella encontrarás todas las observaciones, comentarios o respuestas del expediente en cada etapa del proceso. En la bitácora se registra la fecha y hora de la observación, así como el nombre y el usuario que la hizo:




3.2 Avalúo:

a) Ingresa al expediente correspondiente y en la parte inferior de la pantalla selecciona “Enviar a Avalúo”:

No envíes ningún expediente a avalúo sin estar autorizado al 100%, en caso de seguir teniendo reconsideraciones o enviando documentos adicionales de la Precalificación, lo debes seguir manejando como reconsideración.

b) Ingresa de nuevo al expediente, en el módulo “Expedientes”.

El expediente debe estar en la etapa “Avalúo Inicialización”.

c) Completa la información solicitada, poniendo especial atención en lo siguiente:

(1) Domicilio del Inmueble.

(2) Detalle del Inmueble.

(3) Descripción del Inmueble.

(4) Valor del Inmueble.

(5) Nombre del Contacto.

(6) Teléfonos.

d) Selecciona “Elegir Archivos”, el nombre del archivo se tomará en automático. En caso de requerir cambiar el nombre en recuadro “Nombre del Archivo” lo puedes editar. Por último, selecciona “Subir Archivo”:





Si requieres eliminar algún archivo que se cargó mal, selecciona “Borrar”, en caso de querer ver si el archivo se cargó correcto selecciona “Ver”. Para descargar todos los archivos selecciona “Descargar Archivos”.

e) Con el expediente integrado en su totalidad. completa el cuadro de “Observaciones” y selecciona “Enviar al Coordinador”. En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:

¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al Coordinador de Operaciones? En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Avalúo – Análisis” eso indica que el expediente ya lo tiene el Coordinador de Operaciones.

Para enviar un expediente en la etapa de Avalúo a reconsideración, sigue los mismos pasos que se enlistan en la reconsideración de la Precalificación.

Nota: El expediente se puede enviar a reconsideración las ocasiones que sea necesario. Si el avalúo no está totalmente concluido y el valor de este aceptado por el acreditado por ningún motivo selecciones la opción “Enviar a Instrucción”.




3.3 Instrucción:

a) Ingresa al expediente correspondiente y en la parte inferior de la pantalla selecciona “Enviar a

Instrucción”:

No envíes ningún expediente a instrucción sin estar el avalúo al 100%, en caso de seguir teniendo reconsideraciones o enviando documentos adicionales del avalúo, lo debes seguir manejando como reconsideración.


El expediente debe estar en la etapa “Instrucción Inicialización”.


(1) Número de Notaria.

(2) Contacto de Notaría: El abogado que lleva el expediente en notaria.

(3) Teléfonos: Teléfonos de notaria y/o del abogado.

(4) Monto de Crédito: Monto final del crédito solicitado por parte del acreditado.

d) Selecciona “Elegir Archivos”, el nombre del archivo se tomará en automático. En caso de requerir

cambiar el nombre en recuadro “Nombre del Archivo” lo puedes editar. Por último, selecciona “Subir Archivo”:






e) Con el expediente integrado en su totalidad. completa el cuadro de “Observaciones” y selecciona “Enviar al Coordinador”. En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:

¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al Coordinador de Operaciones? En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Instrucción – Análisis” eso indica que el expediente ya lo tiene el Coordinador de Operaciones.

Para enviar un expediente en la etapa de Instrucción a reconsideración, sigue los mismos pasos que se enlistan en la reconsideración de la Precalificación.

Nota: El expediente se puede enviar a reconsideración las ocasiones que sea necesario. Si el monto del crédito no es el correcto, por ningún motivo selecciones la opción “Enviar a Firma”.




3.4 Firma:

a) Ingresa al expediente correspondiente y en la parte inferior de la pantalla selecciona “Enviar a Firma”:

No envíes ningún expediente a firma sin estar el avalúo al 100%, en caso de seguir teniendo reconsideraciones o enviando documentos adicionales de la instrucción lo debes seguir manejando como reconsideración.


El expediente debe estar en la etapa “Firma - Inicialización”.


(1) Lugar: Indica el lugar donde se llevará acabo la firma.

(2) Fecha.

(3) Horario: Teléfonos de notaria y/o del abogado.

d) Selecciona “Elegir Archivos”, el nombre del archivo se tomará en automático. En caso de requerir

cambiar el nombre en recuadro “Nombre del Archivo” lo puedes editar. Por último, selecciona “Subir Archivo”:






e) Con el expediente integrado en su totalidad. Completa el cuadro de “Observaciones” y selecciona “Enviar al Coordinador”. En el siguiente mensaje que te muestra el sistema selecciona “Aceptar”:

¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al Coordinador de Operaciones? En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Firma – Análisis” eso indica que el expediente ya lo tiene el Coordinador de Operaciones.

Para enviar un expediente en la etapa de Firma a reconsideración, sigue los mismos pasos que se enlistan en la reconsideración de la Precalificación.

Nota: El expediente se puede enviar a reconsideración las ocasiones que sea necesario. Si la firma del crédito no se ha llevado a cabo, por ningún motivo selecciones la opción “Finalizar Expediente”.

f) Cuando el expediente se encuentre debidamente formalizado y cuentes con la carpeta o kit de firma,

ingresa de nuevo al expediente y selecciona “Finalizar Expediente”.




Con esto el expediente ya se encuentra listo para poder enviar a cobro (etapa “Formalización”).

3.5 Formalización:

a) Ingresa de nuevo al expediente, en el módulo “Expedientes”.

El expediente debe estar en la etapa “Formalizado – Documentación Pendiente”.

b) Completa la información que se solicita de acuerdo con el banco con el que se formalizó la operación. La información solicitada es la siguiente:

- Monto del Crédito. - Fecha de Firma. - Número de crédito. - Folio de Riesgos. - Folio CH.

Los campos pueden variar dependiendo del check list de cada banco.

c) Carga los documentos solicitados de acuerdo con el check list que se muestra en el campo “Nombre del Archivo”. Selecciona “Subir Archivo”.

Nota: El peso máximo del archivo que puedes subir es de 1.5MB y los documentos deberán ir en el orden y características solicitadas por cada banco.

Si el archivo se subió de forma correcta la pantalla te mostrará lo siguiente:

En caso de subir algún archivo equivocado o que no cumpla con el peso máximo, selecciona “Borrar” y vuelve a cargar los documentos solicitados.




d) Cuando todos los campos estén correctos y los documentos para cobro cargados de forma correcta, selección “Enviar a Contabilidad”.

¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al departamento de finanzas?

En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Formalizado – en revisión” eso indica que el expediente ya lo tiene el departamento de finanzas. Cuando los documentos de firma sean revisados y autorizados por el departamento de finanzas recibirás un correo. El “estado” del expediente en la sección de “Expedientes” debe mostrarse como “Formalizado- Aprobado”.

Si los documentos de firma son rechazados el “estado” del expediente se muestra como “Formalizado – Documentación Pendiente”. Tendrás que realizar de nuevo los pasos completos de la etapa de “Formalización”.




4 SÓLO FORMALIZACIÓN Este módulo es para reportar o enviar cobro las operaciones que no se hayan generado por medio de los Coordinadores de Operaciones de Solidez Hipotecaria, es decir, si el crédito lo operaste directamente con algún centro hipotecario o ejecutivo de atención a brókers. Para poder enviar los documentos de cobro y el reporte de firma realiza los siguientes pasos:

a) Ingresa al módulo “Expedientes”.

b) En la parte inferior de la pantalla selecciona “agregar”.

c) Completa toda la información solicitada, poniendo especial atención en lo siguiente:

(1) RFC: Se debe colocar el RFC correcto y con homoclave del solicitante.

(2) Teléfonos: Indica la mayoría de los teléfonos por medio de los cuales se puede tener contacto con el Solicitante

(3) E-mail: Completa el correo electrónico del Solicitante y confirma que la dirección sea correcta.

(4) Canal: Especifica el desarrollo, inmobiliaria o forma en que te contactó el solicitante.

(5) Programa: Indica si es: Apoyo Infonavit, Cofinavit, Aliados Plus o Respaldados. En caso de que no tenga selecciona ninguno.

d) Selecciona el Coordinador de Operaciones que corresponda, a pesar de no utilizarlo.

e) Verifica que la información sea correcta y selecciona “Enviar Expediente a Cobro”.

f) En la sección “Archivos – Precalificación” debes cargar el expediente completo que enviaste en un inicio al banco para la autorización del crédito.

Selecciona “Elegir Archivos”, el nombre del archivo se tomará en automático. En caso de requerir cambiar el nombre en recuadro “Nombre del Archivo” lo puedes editar. Por último, selecciona “Subir Archivo”:

Puede subir la cantidad de archivos que sean necesario, la única restricción es no rebasar el límite de peso que es de máximo 20MB para Scotiabank y 10MB para el resto de las Instituciones Financieras. Cuando los documentos se cargan de forma correcta los podrás ver de la siguiente manera:





g) Completa la información que se solicita de acuerdo con el banco con el que se formalizó la operación.

La información solicitada es la siguiente: - Monto del Crédito. - Fecha de Firma. - Número de crédito. - Folio de Riesgos. - Folio CH.

Los campos pueden variar dependiendo del check list de cada banco.

h) Carga los documentos solicitados de acuerdo con el check list que se muestra en el campo “Nombre del Archivo”. Selecciona “Subir Archivo”.

Nota: El peso máximo del archivo que puedes subir es de 1.5MB y los documentos deberán ir en el orden y características solicitadas por cada banco.

Si el archivo se subió de forma correcta la pantalla te mostrará lo siguiente:

En caso de subir algún archivo equivocado o que no cumpla con el peso máximo, selecciona “Borrar” y vuelve a cargar los documentos solicitados.

i) Cuando todos los campos estén correctos y los documentos para cobro cargados de forma correcta, selección “Enviar a Contabilidad”.




¿Cómo verificar si el expediente se envió de forma correcta al departamento de finanzas?

En la pantalla principal en la sección “Expedientes” el “Estado” del expediente deberá mostrarse como “Formalizado – en revisión” eso indica que el expediente ya lo tiene el departamento de finanzas. Cuando los documentos de firma sean revisados y autorizados por el departamento de finanzas recibirás un correo. El “estado” del expediente en la sección de “Expedientes” debe mostrarse como “Formalizado- Aprobado”.

Si los documentos de firma son rechazados el “estado” del expediente se muestra como “Formalizado – Documentación Pendiente”. Tendrás que realizar de nuevo los pasos completos de la etapa de “Formalización”.

Créditos de Sustitución con dinero adicional de Santander: Debes hacer dos reportes de firma a nombre de este acreditado uno para el crédito de la sustitución y otro por el monto del crédito del dinero adicional. Subiendo los mismos documentos y sólo cambiar el monto del crédito y número de crédito según corresponda.

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