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Manual de Usuario

Fecha: 2015-08-04 Versión: 01 Página: 1 de 33

REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN

DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

Código: INS-GRT-01-02-01

MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y

APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

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Tabla de contenido 1. Control del Documento .............................................................................................................. 3

2. Datos generales .......................................................................................................................... 4

2.1. Identificación del instructivo...................................................................................................... 4

2.2. Objetivo ....................................................................................................................................... 4

2.3. Alcance ........................................................................................................................................ 4

2.4. Base legal .................................................................................................................................... 4

2.5. Glosario de términos .................................................................................................................. 4

3. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 5

3. Descripción ................................................................................................................................. 5

3.1 Introducción ................................................................................................................................ 5

3.2 Acceso de empresas a la aplicación. ........................................................................................ 6

3.3 Registro de Organismos Paritarios ......................................................................................... 14

3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad ............................................................ 23

4. Archivo y conservación. ........................................................................................................... 33

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1. Control del Documento

REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA

01 Creación 04/08/2015

ELABORADO POR:

Ligia Moreno

Asistente Dirección de Procesos

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2. Datos generales

2.1. Identificación del instructivo

PROCESO NIVEL 0: Gestión de Regulación del Trabajo

PROCESO NIVEL 1: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo

PROCESO NIVEL 2: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Sector Privado

RESPONSABLE: Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo

2.2. Objetivo

Dar una guía de apoyo a las empresas públicas y privadas que realizan el registro de los

Organismos Paritarios y solicitan la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad,

mediante la descripción paso a paso del uso del módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo

del Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo (SAITE).

2.3. Alcance

El instructivo inicia desde el registro de las direcciones de la matriz y sucursales de la

empresa pública o privada hasta la emisión del certificado del registro de organismo paritario

y aprobación de reglamento de Higiene y Seguridad.

2.4. Base legal

Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el

Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo.

2.5. Glosario de términos

Organismo Paritario. Es el órgano de participación interna de las actuaciones de la

empresa en materia de prevención de riesgos.

Reglamento de Higiene y Seguridad. Es un conjunto de reglas para el

cumplimiento de normativa legal vigente en el país en materia de seguridad y salud

en el trabajo.

Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de

representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se

desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.

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SAITE. Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo.

3. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Director de Seguridad y Salud en el Trabajo

Seguimiento de la información publicada para insumo

interno (estadística) y observación externa.

Socializar y capacitar a los usuarios externos e internos

respectivamente sobre el sistema de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

Director de Tecnologías de Información y Comunicación

Dar soporte técnico al sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo únicamente a pedido del Director de Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Usuario (Empresas Públicas y Privadas)

Acceso al Sistema en línea de Registro de Organismos

Paritarios y aprobación de Reglamento de Higiene y

Seguridad.

Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de

Contratos y Actas de Finiquito.

Previa validación de campos requeridos imprimir de manera

inmediata el certificado de registro de Organismos Paritarios

y la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad.

3. Descripción

3.1 Introducción

Estimado usuario para la perfecta utilización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

2. Diríjase a la Barra de Menú, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no

se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.

3. Recuerde que para el correo electrónico que solicita el sistema, debe contener

exclusivamente letras minúsculas.

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A continuación se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicación para realizar

el Registro de Organismos Paritarios y Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad

3.2 Acceso de empresas a la aplicación.

1. Ingresar a la página web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de

Administración Integral de Trabajo y Empleo).

2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la información.

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3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA

4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.

Paso 1. Datos del empleador

En el primer ítem de TIPO DE IDENTIFICACIÓN, se puede seleccionar CÉDULA,

RUC o PASAPORTE.

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Paso 2. Dirección del Empleador

Paso 3. Datos del representante legal

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5. Una vez ingresada la información el sistema le notificará su registro al correo

electrónico ingresado.

6. Para la activación de la cuenta realizar la confirmación, seleccionar INGRESAR AL

SISTEMA, en la parte inferior luego de la activación del usuario, para retornar a la

página principal.

Si usted no confirma no podrá acceder a los servicios ofrecidos por el

Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo.

7. En caso de olvido de contraseña el sistema le da la opción de RECUPERAR

CONTRASEÑA.

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8. El sistema emitirá el siguiente mensaje, para recuperar la contraseña, en el cual se

debe colocar el Usuario con el que se registró (Cédula, RUC o Pasaporte)

9. El sistema enviará la nueva contraseña al correo electrónico registrado.

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10. La información para una nueva clave le llegará a su correo electrónico.

11. Seleccionar INGRESAR y será direccionado al sistema para su ingreso

12. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEÑA proporcionada por el sistema

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13. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitirá el siguiente cuadro de diálogo, para el

cambio de la contraseña.

14. Una vez ingresada la información solicitada seleccionar GUARDAR

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15. Al guardar el sistema le regresará a la página principal donde debe ingresar su

usuario y contraseña.

16. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

17. El sistema desplegará la pantalla principal de este aplicativo.

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3.3 Registro de Organismos Paritarios

1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitirá el siguiente

mensaje.

2. En la parte superior derecha de la pantalla se debe seleccionar este ícono

para poder cambiar de sistema y registrar las sucursales solicitadas.

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3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO

4. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO

SUCURSAL.

5. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los

datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ.

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6. Seleccionar GUARDAR y se detallará la siguiente información.

7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIÓN, llenar los datos requeridos.

8. GUARDAR información, y se visualizará de la siguiente manera.

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9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la información

se visualizará de la siguiente manera.

10. Una vez registrada la información de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema

de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegará la siguiente pantalla.

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11. Este formulario presentará las obligaciones que debe cumplir el empleador para

poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una selección en

los recuadros derechos para proceder a guardar la información.

12. En la parte inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de Organizaciones

Paritarios.

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13. Seleccionar el botón el cual permitirá agregar los empleados y empleadores que

conformarán el Comité.

14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegará la siguiente pantalla.

15. Seleccionar el empleado que será Titular, el botón de lado derecho nos permite

elegirlo.

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16. Se desplegará el siguiente recuadro, donde aparecerá el nombre del empleado

seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.

Este proceso se debe realizar para la selección de empleados y empleadores,

titulares y suplentes.

17. Al seleccionar ACEPTAR la información se guardará.

18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarán el comité se

visualizará de esta manera.

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19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la información de la

organización paritaria no está completa, el sistema emitirá el siguiente mensaje.

20. Una vez GUARDADA está información el sistema habilitará automáticamente el

botón para generar el certificado de registro del organismo paritario.

21. Seleccionar el botón para la impresión del certificado, el documento se abrirá en

formato PDF, mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su

impresión.

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3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad

1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIÓN DEL

REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.

2. Se desplegará el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los

recuadros en cada uno de los siguientes ítems.

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Técnico de Seguridad, ingresar el número de cédula de la persona quien será

Técnico de Seguridad, y el sistema validará los nombres y apellidos, y los estudios

automáticamente.

Centro de Trabajo de la Empresa, en está pantalla se visualizará la información

ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.

De los Empleadores.

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De los trabajadores.

Planes de emergencia y contingencia.

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Sanciones.

Riesgos laborales, en este ítem se deben llenar los riesgos más importantes que

sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningún

límite de cantidad.

Metodología para identificación de riesgos, el sistema desplegará un catálogo

de metodologías a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de

igual forma de no existir le permite la opción de agregar “OTRAS

METODOLOGÍAS”

Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGÍAS, el sistema habilitará un

recuadro para ingresar el nombre.

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Factores de Riesgo, en este ítem se deben agregar los factores de riesgos

identificados por la empresa.

RIESGOS.

FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,

se tiene la disponibilidad de agregar otros.

PROCESOS, área física donde se encuentra el riesgo declarado.

Una vez ingresada la información de factores de riesgo seleccione AGREGAR

para que la información sea guardada.

Antes de guardar toda la información solicitada el sistema permite

ELIMINAR los riesgos.

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3. Una vez ingresada toda la información del formulario para la aprobación del

reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.

4. El sistema emitirá un mensaje emergente el cual debe ser leído detenidamente ya que

una vez ACEPTADO usted no podrá realizar ninguna modificación.

5. Seleccionar certificados generados.

6. El sistema desplegará la información que ha sido guardada para el certificado,

seleccionando el botón

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7. Seleccionar el botón CERTIFICADO.

8. Se generará el siguiente recuadro para abrir el certificado.

9. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede

ser guardado o directamente abierto para su impresión.

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IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un año y la aprobación del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos años, se le enviará un correo electrónico 15 días antes para que efectúe la renovación.

4. Archivo y conservación.

CÓDIGO NOMBRE

DOCUMENTO RESPONSABLE DEL ARCHIVO

TIEMPO RETENCIÓN

INS-GRT-01-02-01 Instructivo Asistente de la Dirección de Administración de Procesos

2 años