Manual för arbetstagare (medarbetare)

Personec Självservice

Löneavdelningen2015-03-18

2(17)

Innehåll

1 Vad är Personec P Självservice?..................................32 Hur loggar jag in?...........................................................33 Hur hittar jag i menyn?..................................................44 Dina personuppgifter.....................................................4

4.1 Adress och telefonnummer................................................................44.2 Närmaste anhörig...............................................................................44.3 Barn....................................................................................................5

5 Frånvaro..........................................................................55.1 Frånvaroorsaker...........................Fel! Bokmärket är inte definierat.5.2 Hur skapar jag en ny frånvaro?..........................................................65.3 Föräldraledighet.................................................................................7

6 Turbyte............................................................................87 Avvikande tjänstgöring................................................108 Tillägg/Avdrag...............................................................119 Semester Övertid, diverse ackar.................................1110 Lönelista – se din lön i förväg.....................................1211 Tid utvärdering.............................................................1312 Bemanningsöversikt....................................................1413 Reseräkning..................................................................1514 Logga ut........................................................................1615 Avslutningsvis..............................................................16

3(17)

1 Vad är Personec P Självservice?

Möjlighet att rapportera in egen frånvaro och extratid

Möjlighet att rapportera in turbyten Möjlighet att se innestående semester och komptid Möjlighet att se preliminärt- och gamla lönebesked Möjlighet att se tid utvärdering Möjlighet rapportera in resor och utlägg. Möjlighet att ändra adress och telefonnummer

Vänta inte med att rapportera din frånvaro och dina tillägg utan rapportera så snart som möjligt så att din chef i god tid före lönen ska betalas ut har möjlighet att gå in och bevilja dina poster.

2 Hur loggar jag in?

För att logga in i Personec Självservice måste du först logga in i själva datorn med ditt personliga AD-konto. Sedan går du till Intranätet under verktyg och klickar på Personec Självservice

Loggar du in hemifrån går du i på länken sjalvservice.vmkfb.se

Om du har glömt ditt lösenord ring Help-desk 67 00 20.

4(17)

3 Hur hittar jag i menyn?

De menyer som har undermenyer har ett plus-tecken (+) framför namnet. När du klickar på plusset öppnas undermenyerna. När du klickar på minus-tecken (-) stängs undermenyerna.

Innan du rapporterar är det bra att kolla att rätt anställning med TV är vald. Har du flera anställningar eller uppdrag har du fler val under anställning. Innan du börjar rapportera ska du kolla att du valt rätt period (månad). Klicka på Hämta för att få fram uppgifterna.

4 Dina personuppgifter

4.1 Adress och telefonnummer

För att ändra adress eller telefonnummer klickar du på plusset (+) framför Grund, då öppnas undermenyerna Person där du ser ditt namn och dina adressuppgifter. Här kan du själv ändra din adress om du flyttar och lägga in dina telefonnummer. Om du byter namn kontakta lönekontoret för ändring.

4.2 Närmaste anhörig

Det är bra att lägga in kontaktuppgifter till din närmaste anhörig som din chef kan kontakta ifall det händer dig något på jobbet. På raden Adresstyp står det i rutan utbetalningsadress, där finns en pilmarkör (rullist). Tryck på den och välj anhörigs adress.

5(17)

Det räcker med att fylla i namn och telefonnummer till sin närmsta anhörig, dock måste postnummer fyllas i för att posten ska kunna sparas.

4.3 Barn

För att kunna registrera föräldraledigheter måste du först registrera ditt barns födelsedatum och namn. Om du ska lägga in föräldraledigheten innan barnet är fött anges första dagen för föräldraledigheten som födelsedatum. Detta datum ändrar du senare. Klicka på knappen Ny post för att registrera.

5 Frånvaro

Alla frånvaroorsaker som kan användas i Personec Självservice finns listade i Bilaga 1 till denna Manual – lathund orsaker.

6(17)

5.1 Hur skapar jag en ny frånvaro?

För att börja rapportera frånvaro, välj aktuell månad och klicka på Hämta.

Din frånvarohistorik för vald period visas.

Klicka på knappen Ny.

Välj frånvaroorsak, tryck på pilen för att få fram listan över valbara frånvaroorsaker. Ange datum from och datum tom. Tid from och tid tom fylls bara i vid frånvaro del av dag. Tryck på knappen Spara.

När frånvaroposten har sparats kan du skriva ett meddelande i meddelanderutan som kopplas till den aktuella posten. Detta kan vara bra ifall det är något du vill meddela din chef.

7(17)

Du kan skriva meddelande på alla poster du registrerar, t ex frånvaroorsaker, turbyten och avvikande tjänstgöring.

Klicka på punkterna i slutet på den aktuella posten för att få upp meddelanderutan.

Skriv ditt meddelande och klicka på spara.

Meddelanderutan får en blå färg och din chef ser då att det finns ett meddelande att läsa.

5.2 Föräldraledighet

Det finns många olika orsaker för föräldraledigheter. Se bilagan med orsaker om du är osäker på vilken du ska välja.

De första 120 dagarna av föräldraledigheten är semesterlönegrundande.

8(17)

Delledighet med upp till en fjärdedel (av heltid) kan sökas för barn som inte fyllt 8 år.

Anmälan om föräldraledighet ska göras tre månader innan och får delas upp på högst tre perioder.

Ledighet med tillfällig föräldrapenning (vård av sjukt barn)

6 Turbyte

Här har du möjlighet att rapportera ett turbyte du har gjort eller kommer att göra. Du får alltid dagens datum som förslag, gäller det någon annan dag måste du ange detta. Du ser även hur du skulle ha arbetat den valda dagen, och du har möjlighet att skriva in din nya tid.

Du anger Bemanningstyp, dvs. av vilken orsak du har gjort bytet. Tidtypen är alltid ”ORD”, dvs. ordinarie arbetstid, ingen extra ersättning utgår mer än eventuell ob-ersättning.

9(17)

När du byter arbetspass med en kollega på samma dag och jobbar t.ex. kväll istället för dag klickar du på NY, väljer sedan aktuellt datum och klickar på Visa.

Under Placering ser du din ordinarie arbetstid. Under Nytt skriver du in den nya arbetstiden som gäller för bytet. Klockslag för raststart ska anges där rast ingår i arbetspasset. Rastens längd anges i minuter. Klicka på Spara.

Då du och en kollega byter arbetsdag ska turbyte på två datum göras. Arbetsdagen du byter bort ska göras till ledig och den lediga dagen du ska jobba på istället ska göras till arbetsdag. Välj Ny, sök fram rätt datum och klicka på Visa.

Den dagen du byter bort skriver du Ledig i första rutan bredvid Nytt. Klicka på Spara.

10(17)

Den dagen du ska jobba istället skriver du in de nya arbetstiderna under Nytt. Klicka på Spara.

Kom ihåg att skriva förklaring i meddelanderutan.

7 Avvikande tjänstgöring

Avvikande tjänstgöring, här rapporterar du avvikelser från ditt ordinarie schema. Klicka på Ny för att börja registrera. När du jobbar utöver ditt ordinarie schema väljer du Extra tid i ledighet eller pengar. Systemet räknar automatiskt utifrån din anställning och ordinarie schema ut om du ska ersättas med fyllnadslön, enkel- eller kvalificerad övertid. Kurs, konf, utb ledig använder du när du är på utbildning, kurs eller möten som inte ingår i ordinarie arbetstid.

Välj ersättningsorsak och fyll i datum, klockslag from och tom och eventuell rast. Klicka på Spara.

11(17)

8 Tillägg/Avdrag

Under tillägg och avdrag registreras diverse ersättningar och utlägg, omkostnadsersättning och förskjuten arbetstid.

9 Semester Övertid, diverse ackar

Här ser du information om din semester och innestående komptid. Du ser årets dagar, sparade dagar, kvarstående dagar mm.

12(17)

För dig som jobbar även helger och har en semesterfaktor på mer än 1,0 kan det ibland vara svårt att veta om det finns semesterdagar kvar att ta ut. Då kan du under denna flik, efter att du har lagt in en semesterledighet, gå in och simulera semester för att se om tillräckligt med semester finns så du inte hamnar på minus i semestern. Tryck på Simulera semester.

Kvarstående semdgr tot kommer då att räknas ner.

Denna simuleringsfunktion finns även under Frånvaro längst ner i Frånvaroöversikten.

10 Lönelista – se din lön i förväg

Här kan du se hur din kommande lön kommer att se ut. Du kan även se dina tidigare lönelistor. För att uppgifter ska komma med på lönelistan måste de vara inrapporterade och beviljade. Lönelistan uppdateras varje natt. Tryck på pilen vid utbetalningsdatumet för att välja en tidigare lönelista.

13(17)

11 Tid utvärdering

Här kan du se arbetstiderna och eventuell OB-ersättning för innevarande månad och nästkommande månad. Välj månad och klicka på Hämta.

14(17)

12 Bemanningsöversikt

Här kan du välja en tidsintervall där du kan se din egen arbetstid eller arbetstiderna för alla på din arbetsplats. Välj period, klicka i antigen Egen eller Samtliga och klicka på Visa blad.

15(17)

13 Reseräkning

Här rapporterar du om du har kört med egen bil i tjänsten och har rätt till kilometerersättning. Klicka på Ny, välj Körjournal, fyll i datum för avresedag och hemkomst dag. Ange ort och beskriv ändamålet med resan. Klicka på Nästa

Välj Bilersättning – km ers skattepliktig del. Om du använder din egen bil i tjänsten flera gånger under samma månad kan du rapportera månadens totala körsträcka i samma post. Du ska då välja Körjournal total månad. Rapportera månadsvis, inte två månader i samma post.

16(17)

14 Logga ut

När du är färdig med dina registreringar kom ihåg att logga ut. OBS! Använd inte krysset.

15 Avslutningsvis

Var inte rädd för att klicka runt och testa saker inne på din Personec- Självservice. Inga poster går till lön innan chefen har beviljat dem. Blir det felregistrerat så går det alltid att rätta till. Så länge poster som du registrerat inte är beviljade av din chef kan du själv ändra och ta bort poster. När du har registrerat en post finns det en ruta där du ser om den är beviljad eller ej.

Bilden nedan visar två poster, den översta saknar bock i rutan för Bev (Beviljad), denna post kan du ta bort eller ändra. Den nedersta posten är beviljad och kan bara ändras eller tas bort av chef eller någon på lönekontoret.

För att ändra i en skapad post klickar du på posten, som då blir orange när du för markören över texten. Den skapade posten öppnas upp och du kan göra dina ändringar och sedan klicka på Spara igen.

Vill du ta bort en skapad post så klickar du på posten som då öppnas upp igen. Klicka på Ta bort.

17(17)

Vid frågor och funderingar på hur man ska registrera mm, kontakta din chef eller oss på Löneavdelningen genom att ringa kundtjänst 67 00 70 eller maila till lonekontoret@vmkfb.se så hjälper vi dig.