manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e … · 2018-10-26 ·...
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P r o v i n c i a d i P a d o v a
MANUALE DI GESTIONE
DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,
DEI FLUSSI DOCUMENTALI
E DEGLI ARCHIVI
(Aggiornato con Determinazione n. 1061 del 13/09/2018)
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 1
SOMMARIO
TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI ..................................................................................... 3
Art. 1 – Premessa ................................................................................................................... 3 Art. 2 – Ambito di applicazione ............................................................................................... 4 Art. 3 – Definizioni e norme di riferimento ............................................................................... 5 Art. 4 – Area Organizzativa Omogenea e modello organizzativo................................................. 6 Art. 5 – Eliminazione dei sistemi di protocollazione interna ...................................................... 7 Art. 6 – Servizio per la per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi ..................................................................................................... 7 Art. 7 – Firma digitale ............................................................................................................. 8 Art. 8 – Posta Elettronica ........................................................................................................ 8 Art. 9 – Posta Elettronica Certificata ....................................................................................... 8
TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO ............................................................................. 10
Art. 10 – Descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico ................. 10 Art. 11 – Unicità del protocollo informatico ........................................................................... 10 Art. 12 – Protocollazione ....................................................................................................... 10 Art. 13 – Registrazione di Protocollo ...................................................................................... 10 Art. 14 – Registro di protocollo .............................................................................................. 11 Art. 15 – Segnatura di protocollo dei documenti .................................................................... 12 Art. 16 – Segnatura dei documenti informatici ...................................................................... 12 Art. 17 – Segnatura dei documenti cartacei ........................................................................... 13 Art. 18 – Protocollazione diffusa: verifica formale e registrazione di protocollo dei documenti in partenza............................................................................................................................... 13 Art. 19 – Protocollo differito .................................................................................................. 13 Art. 20 – Documenti esclusi dalla protocollazione .................................................................. 14 Art. 21 – Documenti soggetti a registrazione particolare e loro repertori ................................. 15 Art. 22 – Casi particolari di registrazioni di protocollo ............................................................ 15 Art. 23 – Annullamento delle registrazioni di protocollo ......................................................... 18 Art. 24 – Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza ..................................... 19
TITOLO III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ......................................................................... 21
Art. 25 – Definizioni .............................................................................................................. 21 Art. 26 – Il documento informatico ........................................................................................ 21 Art. 27 – Il documento analogico (cartaceo) ........................................................................... 21 Art. 28 – Modalità di formazione e contenuti minimi dei documenti ....................................... 22 Art. 29 – Formato dei documenti informatici ......................................................................... 23 Art. 30 – Sottoscrizione di documenti informatici .................................................................. 23
TITOLO IV SCAMBIO DEI DOCUMENTI ............................................................................... 24
Art. 31 – Tipologie di documenti ............................................................................................ 24 Art. 32 – Documenti ricevuti ................................................................................................. 24 Art. 33 – Documenti spediti .................................................................................................. 25 Art. 34 – Documento interno................................................................................................. 25 Art. 35 – Trasmissione di documenti informatici .................................................................... 25 Art. 36 – Utilizzo della posta elettronica ................................................................................ 25 Art. 37 – Utilizzo della Posta elettronica certificata (PEC) ....................................................... 26 Art. 38 – Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta .................................................. 27 Art. 39 – Conteggi spedizione corrispondenza ........................................................................ 27 Art. 40 – Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari ........................ 28
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 2
TITOLO V GESTIONE DEI DOCUMENTI .............................................................................. 29
Art. 41 – Rappresentazione sintetica delle fasi di gestione documentale (flow chart) ............... 29 Art. 42 – Classificazione dei documenti ................................................................................. 30 Art. 43 – Piano di classificazione (Titolario) ............................................................................ 30 Art. 44 – Scansione dei documenti analogici (cartacei) ........................................................... 30 Art. 45 – Assegnazione dei documenti ricevuti ....................................................................... 30 Art. 46 – Smistamento dei documenti ricevuti in formato cartaceo ......................................... 31 Art. 47 – Modifica delle assegnazioni ..................................................................................... 31 Art. 48 – Il fascicolo informatico ............................................................................................ 31 Art. 49 – Formazione dei fascicoli. ......................................................................................... 31 Art. 50 – Tipologia dei fascicoli .............................................................................................. 32 Art. 51 – Fascicoli per Attività ............................................................................................... 33 Art. 52 – Fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi.......................................... 33 Art. 53 – Fascicoli relativi a Persone Fisiche/Giuridiche ........................................................ 33 Art. 54 – Repertorio Generale dei fascicoli ............................................................................. 33 Art. 55 – Regime transitorio dei fascicoli cartacei ................................................................... 34 Art. 56 – Serie archivistiche e serie documentarie .................................................................. 34
TITOLO VI GESTIONE DEGLI ARCHIVI ................................................................................ 35
Art. 57 – Definizione di archivio ............................................................................................ 35 Art. 58 – L’archivio della Provincia di Padova ......................................................................... 35 Art. 59 – Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito ........................................ 35 Art. 60 – Selezione e scarto, versamento dei documenti nell'archivio storico ........................... 36 Art. 61 – Piano di conservazione degli archivi (massimario di scarto) ...................................... 37 Art. 62 – Consultazione e movimentazione dei fascicoli dell’archivio di deposito ..................... 37 Art. 63 – Versamenti e trasferimenti, anche temporanei, dell’archivio o di parti di esso. ......... 38
TITOLO VII PIANO DI SICUREZZA E MANUALE DEI PROCESSI PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA ........................................................................................... 39
Art. 64 – Composizione Piano ............................................................................................... 39 Art. 65 – Piano della sicurezza fisica ..................................................................................... 39 Art. 66 – Piano della sicurezza informatica ............................................................................ 39 Art. 67 – Conservazione dei documenti informatici ................................................................ 39
TITOLO VIII NORME TRANSITORIE E FINALI ......................................................................... 40
Art. 68 – Modalità di comunicazione del Manuale .................................................................. 40 Art. 69 – Modalità di aggiornamento del Manuale .................................................................. 40 Art. 70 – Entrata in vigore .................................................................................................... 40 Art. 71 – Norma di chiusura ................................................................................................. 40
ALLEGATI ................................................................................................................................ 41
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 3
TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1 – Premessa
1. Per gestire correttamente i flussi documentali, l’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 – Regole
tecniche protocollo informatico, prescrive che all’interno di ciascuna Area Organizzativa
Omogenea (AOO) di ogni Amministrazione Pubblica di cui all’art. 2, comma 2 del CAD, sia
nominato un Responsabile della gestione documentale – ossia il Responsabile del Servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
di cui all’art. 61 del DPR 445/2000 – incaricato, tra l’altro, di predisporre il Manuale di
Gestione (MdG) del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi di cui all’art.
5 dello stesso DPCM.
2. Si tratta di uno strumento che tocca l’insieme dei processi di gestione documentale, dal
protocollo all’archivio storico, e deve comprendere e descriverne tutti gli aspetti
fondamentali. Le attività connesse alla sua elaborazione possono contribuire a introdurre
anche nel settore archivistico quegli strumenti di analisi, descrizione e miglioramento dei
processi di lavoro che costituiscono il primo passo per il riconoscimento della qualità dei
servizi erogati.
3. Al di là di molti importanti aspetti tecnici e operativi, deve essere sottolineata la profonda
trasformazione che emerge nella visione del ruolo del protocollo all’interno
dell’organizzazione. Si passa, infatti, da un compito importante ma spesso circoscritto, quale
quello dell’attestazione rispetto alla ricezione/spedizione di un documento, a una
dimensione strategica. Una gestione documentale che incida direttamente sulla trasparenza
e sul controllo dell’azione amministrativa, che permetta di accrescere l’efficienza e l’efficacia
della Pubblica Amministrazione, è proprio quanto previsto dal complesso di norme in
materia di gestione documentale inserite nel Testo Unico sulla documentazione
amministrativa, dove il protocollo informatico viene visto come l’occasione per trasformare il
sistema documentario in un sistema informativo specializzato, erogatore di servizi
qualificati.
4. Il protocollo informatico, si compone da un nucleo di base che assolve alle funzionalità
minime – ovvero le operazioni di registrazione, segnatura, classificazione – considerate
necessarie e sufficienti per la sua tenuta, che si integrano con funzionalità aggiuntive per le
gestione dei flussi documentali, per l'interoperabilità, per la conservazione, per la
fascicolazione etc.
5. Il Manuale di Gestione descrive sia il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di
protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le
funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono
con i documenti amministrativi. Esso, inoltre, fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 4
6. Il Manuale di Gestione disciplina:
• le attività di formazione, protocollazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione
dei documenti, la gestione dei flussi documentali, l'utilizzo della posta elettronica
certificata;
• il sistema di gestione e di conservazione dei documenti informatici in uso, fornendo le
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
• la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali ovvero, come fase transitoria, i flussi
cartacei in rapporto al protocollo informatico;
7. Il Manuale è articolato in una prima parte, in cui vengono definiti l’ambito di applicazione, le
definizioni usate e i principi generali del sistema, e in una seconda parte, contenente la
descrizione delle procedure di gestione dei documenti, dei flussi documentali e della
fascicolazione informatica.
8. Dall’anno 2011 la Provincia di Padova si è dotata di un nuovo sistema di protocollo
informatico–documentale (Determinazione Dirigenziale n. reg. 1801 dell’11.08.2011) che ha
consentito il pieno utilizzo degli strumenti innovativi previsti dal Codice
dell’amministrazione digitale (CAD) (firma digitale, interoperabilità dei sistemi, conservazione
digitale, posta elettronica certificata, ecc.).
Art. 2 – Ambito di applicazione
1. Il Manuale è destinato:
• alla più ampia diffusione interna ed esterna;
• a fornire le istruzioni complete da seguire per operare correttamente la formazione, la
registrazione, la classificazione, la fascicolazione e l’archiviazione dei documenti;
• ai dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche
quale strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti, degli affari e
dei procedimenti amministrativi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi
livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, dal protocollo all’archivio storico;
2. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di
accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo
informatico realizza le condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e
documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini dello snellimento e della maggior
trasparenza dell’azione amministrativa.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 5
Art. 3 – Definizioni e norme di riferimento
1. Ai fini del presente Manuale si intende:
• per Amministrazione: la Provincia di Padova;
• per Testo Unico: il DPR 445 del 20 dicembre 2000 – Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• per CAD: il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale, e
successive modifiche ed integrazioni;
• per Regole tecniche protocollo informatico: il DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche
per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40–bis, 41, 47, 57–bis e 71, del Codice
dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
• per Regole tecniche conservazione: il DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in
materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5–bis, 23–ter,
comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44–bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione
digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modifiche ed
integrazioni;
• per Regole tecniche documenti informatici: il D.P.C.M. 13 novembre 2014 “Regole
tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e
validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione
dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli art. 20, 22, 23–
bis, 23–ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di
cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modifiche ed integrazioni.
2. Di seguito si riportano gli acronimi utilizzati più frequentemente:
Acronimo Significato
AOO Area Organizzativa Omogenea, insieme delle Unità Organizzative Responsabili della
Provincia di Padova
MdG Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
RPA
Responsabile del Procedimento Amministrativo – il personale che ha la
responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un
affare, di cui alla L. 241/90
UOR
Unità Organizzative Responsabili – un insieme di uffici che, per tipologia di mandato
istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di
attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo
unitario e coordinato; nella attuale organizzazione della Provincia di Padova sono
identificati nei Settori
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 6
Acronimo Significato
UOP Unità Organizzative di registrazione di Protocollo – rappresentano gli uffici che
svolgono attività di registrazione di protocollo – (segreterie dei settori)
SPA
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentale e degli archivi, di cui all’art. 61 del DPR 445/2000, denominato anche
Servizio Protocollo e Archivio (SPA)
RSPA
Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentale e degli archivi, di cui all’art. 61 del DPR 445/2000, denomina
anche Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio (RSPA)
Art. 4 – Area Organizzativa Omogenea e modello organizzativo
1. Il Manuale di gestione individua anche il seguente modello organizzativo ai fini della tenuta
del protocollo informatico, della gestione documentale e degli archivi:
• individuazione di una unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), denominata
Provincia, che si individua nell'insieme dei settori di cui è composta l'amministrazione,
con dotazione di una postazione di lavoro informatizzata per ciascun utente (personal
computer collegato a rete internet);
• individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR), singoli settori competenti
[Allegato n. 1 – Struttura AOO];
• adozione del Piano di classificazione dei documenti (Titolario);
• adozione del Piano di Conservazione (Massimario di scarto);
• individuazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentale e degli archivi ;
• adozione di un unico e centralizzato sistema di protocollazione per la corrispondenza in
entrata e decentrato per la corrispondenza in uscita attraverso tutti gli UOP.
2. Gli adempimenti per il rispetto dei requisiti minimi di sicurezza di cui all'art. 7 del D.P.C.M.
3 dicembre 2013 – Regole protocollo informatico, sono di competenza del Settore ai Sistemi
Informatici, ossia:
• le operazioni di riversamento delle registrazioni di protocollo informatico su supporti di
memorizzazione tramite il software di Protocollo Informatico a norma acquisito dalla
Provincia di Padova;
• l'attribuzione del livello di autorizzazione di ciascun addetto all'accesso alle funzioni
delle procedure Sistema di Protocollo Informatico e gestione documentale secondo le
indicazioni ricevute dai Dirigenti dei Settori/Servizi provinciali, nonché il rilascio delle
abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali di cui all’art. 5,
comma 1 lett. p), del DPCM 3 dicembre 2013;
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 7
• garantire la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti dalla AOO
tramite il sistema di Conservazione a norma adottato dalla Provincia di Padova per i
documenti firmati digitalmente ed inviati in conservazione;
• curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano
ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve
tempo possibile tramite l’attivazione dei contratti con i fornitori dei Sistemi Informativi
della Provincia di Padova.
Art. 5 – Eliminazione dei sistemi di protocollazione interna
1. Ai sensi dell’art. 50, comma 2, del DPR 445 del 20 dicembre 2000, contestualmente all’avvio
dell’utilizzo del sistema di protocollo informatico, sono stati eliminati i diversi sistemi di
protocollo e registrazione documentale precedentemente in uso presso l’Amministrazione.
Sono cessati, dunque, di fatto e di diritto tutti i registri di protocollo e qualsiasi altro sistema
di registrazione dei documenti diverso dal protocollo informatico unico.
Art. 6 – Servizio per la per la tenuta del protocollo informatico, la gestione
dei flussi documentali e degli archivi
1. Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli
archivi – detto anche Servizio Protocollo e Archivio (SPA) – è funzionalmente individuato
nell’Ufficio Archivio e Protocollo, incardinato nella Segreteria Generale dell’Ente (giusta
D.G.P. n. reg. 151 del 30.09.2013).
2. Il Responsabile del Servizio , che ricopre il ruolo di “Responsabile del Servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” previsto
dall’art. 61 del DPR 445/2000 e quindi di “Responsabile della gestione documentale” di cui
all’art. 3, c. 1, lett. b), delle Regole tecniche del Protocollo informatico (DPCM 3 dicembre
2013), è individuato nel Funzionario Responsabile dell’Ufficio Archivio e Protocollo, in
possesso di idonea professionalità con particolare riferimento alle funzioni che richiedono
specifica professionalità tecnico archivistica.
3. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la responsabilità del Servizio è
affidata al vicario nominato dal Dirigente del Servizio o dal Responsabile di cui al punto
precedente.
4. E' compito del RSPA:
• predisporre lo schema del Manuale di Gestione del protocollo informatico con la
descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
• provvedere alla pubblicazione del Manuale anche su Internet;
• garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo,
costituito dall’elenco di informazioni inserite con l’operazione di registrazione di
protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 8
• garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e
di segnatura di protocollo;
• garantire la corretta produzione e conservazione del registro annuale di protocollo;
• monitorare il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso esterno o da altre Amministrazioni e le attività di gestione degli
archivi, quali, trasferimento dei documenti all'archivio di deposito, disposizioni per la
conservazione degli archivi e Archivi storici;
• autorizzare le operazioni di annullamento della registratura di protocollo;
• vigilare sull'osservanza delle disposizioni delle norme correnti da parte del personale
autorizzato e degli incaricati;
• aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza.
Art. 7 – Firma digitale
5. Per l’espletamento delle attività istituzionali e connesse all’attuazione delle norme di
gestione del protocollo informatico, di gestione documentale ed archivistica,
l’Amministrazione fornisce, in base alla necessità, ad Amministratori e dipendenti, la firma
digitale, non disconosciuta, o autenticata, è giuridicamente equivalente alla firma autografa,
ai sensi dell’art. 21 comma 2 e art. 24 del CAD.
Art. 8 – Posta Elettronica
1. In attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27/11/2003 del Ministro per l’Innovazione e
le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, la
Provincia di Padova munisce tutti i dipendenti dotati di personal computer di una casella di
posta elettronica personale ([email protected]).
2. Sono create ulteriori caselle di posta elettronica condivise tra più utenti per la gestione di
specifiche esigenze dei Settori/Servizi/Uffici.
Art. 9 – Posta Elettronica Certificata
1. La Provincia è dotata di una casella di posta elettronica certificata istituzionale indicata nell’
[Allegato n. 1 – Struttura AOO], pubblicata nell’Home Page del sito dell’Amministrazione.
2. L’Amministrazione, nell’ambito degli adempimenti correnti, è inserita nel pubblico elenco di
cui all’art. 6 ter del CAD denominato “Indice degli indirizzi della Pubblica Amministrazione e
dei Gestori di Pubblici Servizi”.
3. L’’Indice degli indirizzi della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi” è
accessibile tramite un sito Internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati.
4. Il Settore Risorse Umane dispone, inoltre, di un’apposita casella di posta elettronica
certificata riservata alle comunicazioni afferenti alle certificazioni sanitarie.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 9
5. Il Settore Risorse Finanziarie dispone, inoltre, di un'apposita casella di posta elettronica
certificata riservata alla Fatturazione elettronica.
6. In caso di necessità, l’Amministrazione comunica tempestivamente all’“Indice degli indirizzi
della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi”, ogni successiva modifica
delle proprie credenziali di riferimento e la data di entrata in vigore delle stesse.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 10
TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO
Art. 10 – Descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo
informatico
1. All’interno della intranet provinciale è pubblicato il “Manuale del sistema di gestione
documentale” che riporta la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo
informatico e di gestione documentale. I manuali operativi del sistema di Protocollo
Informatico sono presenti all’interno della procedura informatica.
2. A partire dall’anno 2011 la Provincia di Padova si è dotata di un nuovo sistema di protocollo
informatico documentale (giusta determinazione dirigenziale n. reg. 1801 dell’11.08.2011)
che ha consentito il pieno utilizzo degli strumenti innovativi previsti dal CAD (firma digitale,
interoperabilità dei sistemi, conservazione digitale, posta elettronica certificata, etc.).
Art. 11 – Unicità del protocollo informatico
1. Nell’ambito dell’AOO c’è un unico registro di protocollo. La numerazione delle registrazioni di
protocollo è unica, progressiva e corrisponde all’anno solare, inizia con il numero 1 all'inizio
di ogni anno e termina al 31 dicembre.
2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.
3. Non è consentita la protocollazione di documenti già protocollati né la cosiddetta
registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in
arrivo e per il documento in partenza, anche se strettamente correlati tra di loro.
Art. 12 – Protocollazione
1. La protocollazione consiste nell'operazione di registrazione e segnatura del documento, ai
sensi dell'art. 55 del DPR 445/2000, da effettuarsi contemporaneamente.
Art. 13 – Registrazione di Protocollo
1. Di seguito vengono illustrate le regole “comuni” di registrazione del protocollo valide per tutti
i tipi di documenti trattati dall’AOO (ricevuti, trasmessi ed interni, informatici e analogici).
2. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata una registrazione di
protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella
memorizzazione dei dati obbligatori.
3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene, i dati minimi obbligatori di seguito indicati:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 11
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata
in forma non modificabile;
c) mittente/destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile, contenente una sintetica
ma esaustiva descrizione del contenuto, evitando formule abbreviate ed acronimi;
e) acquisizione del file del documento informatico non modificabile dopo l'operazione di
segnatura;
f) il settore di competenza, dato modificabile, a cui assegnare il documento o che ha
generato il documento;
g) la tipologia del documento dato modificabile (lettera, mail, decreto, fattura, ordinanza,
ecc.)
h) il supporto su cui è stato inviato o ricevuto/generato il documento (cartaceo, mail, fax,
pec, file);
4. L'impronta del documento informatico, ai sensi dell'art. 53, comma 1, punto f), del DPR
445/2000, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari, in
grado di identificarne univocamente il contenuto e registrata in forma non modificabile, è
generata automaticamente dal sistema.
5. Il mancato inserimento di uno dei dati obbligatori è segnalato dal sistema, bloccando il
completamento dell’operazione di protocollazione.
6. Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, consentono l'inserimento
di ulteriori dati facoltativi, di seguito elencati:
a) numero di protocollo documento in arrivo;
b) data protocollo documento in arrivo;
c) collegamento a documenti precedenti e/o susseguenti;
d) nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza;
e) classificazione del documento (classe, categoria e fascicolo; eventuale sotto–fascicolo);
Art. 14 – Registro di protocollo
1. Il registro informatico del protocollo, è un atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento
e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed
è idoneo a produrre effetti giuridici (“Atto pubblico di fede privilegiata” – Consiglio Stato, Sez.
IV – 5 ottobre 2010, n. 7309).
2. Il Responsabile del Servizio Protocollo (RSP) e/o suo delegato assicura la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con
l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. Il registro giornaliero di protocollo è prodotto esclusivamente su supporto informatico e
firmato digitalmente da chi lo produce, l'RSP o il suo vicario.
4. Il registro giornaliero di protocollo viene prodotto entro le ore 12:00 del giorno lavorativo
successivo.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 12
Art. 15 – Segnatura di protocollo dei documenti
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in
forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di
protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile art. 55
del D.P.R. 445/2000.
2. L’operazione di segnatura di protocollo è generata automaticamente dal sistema ed è
effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
3. Essa, come tale, ha natura di “atto pubblico” (Cassazione penale, sez. II, 123.1997 n.
92099).
Art. 16 – Segnatura dei documenti informatici
1. Il sistema assegna automaticamente la segnatura al documento informatico riportando gli
stessi elementi previsti per la segnatura del documento analogico
2. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono attribuiti, un’unica
volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible
Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso
disponibile dagli Organi competenti.
3. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle di seguito elencate:
• codice identificativo dell’Amministrazione,
• codice identificativo dell’UOR di competenza,
• data di protocollo,
• numero di protocollo,
• oggetto del documento,
• mittente,
• destinatario o destinatari.
4. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare anche le seguenti
informazioni:
• persona o ufficio destinatario;
• identificazione degli allegati;
• informazioni sul procedimento e sul trattamento;
• indice di classificazione.
5. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico
sono conformi alle disposizioni tecniche correnti.
6. Quando il documento è indirizzato ad altre Amministrazioni la segnatura di protocollo può
includere tutte le informazioni di registrazione del documento.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 13
7. L'Amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
8. A seguito della segnatura informatica, il software di protocollazione, consente l'attivazione
della funzionalità di generazione della “copia di cortesia” del documento informatico firmato
digitalmente, contenente gli estremi di protocollazione ed il codice per consentire all'utente,
la verifica di validità del documento medesimo. Tale “copia cortesia” può essere inviata
contestualmente al documento digitale informatico.
Art. 17 – Segnatura dei documenti cartacei
1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di
esso di un “segno” grafico, di norma sulla facciata del primo foglio
2. Il “segno” grafico di norma è realizzato con un’etichetta adesiva antistrappo ad alta
resistenza, sul quale vengono riportate le informazioni come da [Allegato n. 2 – Segnatura];
3. L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che
l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di
scansione, come immagine, anche il “segno” sul documento.
Art. 18 – Protocollazione diffusa: verifica formale e registrazione di
protocollo dei documenti in partenza
1. Ogni UOP svolge attività di classificazione, protocollazione e segnatura sulla corrispondenza
in uscita (protocollazione diffusa).
2. Le UOP prima di svolgere le operazioni del punto 1., provvedono ad eseguire al loro interno
le verifiche di conformità della documentazione in relazione a:
• destinatario;
• sottoscrizione digitale;
• presenza di allegati, se dichiarati.
3. Se la verifica dà esito positivo il documento viene registrato nel protocollo generale e
“segnato” in base alla tipologia di documentazione da inviare.
4. Nel caso di protocollo riservato sarà cura dell’operatore che effettua la registrazione di
protocollo rendere visibile l’atto esclusivamente al personale incaricato.
5. Ogni UOP per ragioni di natura logistica o per motivi di urgenza o di efficienza, può svolgere
attività di classificazione, protocollazione e segnatura sulla corrispondenza in entrata.
Art. 19 – Protocollo differito
1. Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di
evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 14
mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di
ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un
consistente numero di domande di partecipazione ad una gara in scadenza), il responsabile
del Servizio archivistico è autorizzato ad emettere proprio motivato autonomo atto di
autorizzazione all’uso del protocollo differito.
2. L’atto di differimento individua espressamente i documenti da ammettere alla registrazione
differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere
comunque effettuata.
3. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione di protocollo e si
applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio
di protocollo deve descrivere nel provvedimento.
4. Dopo aver assunto l’atto di cui sopra, il responsabile del Servizio archivistico, provvede a
chiudere in un plico o in un armadio chiuso a chiave o in una stanza chiusa a chiave i
documenti da protocollare e redige un verbale in cui dichiara il numero di tali documenti.
Art. 20 – Documenti esclusi dalla protocollazione
1. Ai sensi dell’art. 53, co. 5, del DPR 445/2000 sono escluse dalla registrazione obbligatoria di
protocollo le seguenti tipologie di documenti:
• Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici;
• Atti preparatori interni;
• Avvisi di effettuato pagamento;
• Biglietti d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, etc.)
• Certificati di malattia e certificati medici in generale;
• Comunicazioni informali tra uffici;
• Convocazioni ad incontri o riunioni e corsi di formazione interni;
• Documentazione già soggetta, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare
(es. fatture, vaglia, assegni, etc.).
• Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico–amministrativa
presente o futura;
• Estratti conto bancari e postali;
• Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali e notiziari della Pubblica Amministrazione;
• Giornali, riviste, libri;
• Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
• Materiali pubblicitari (brochure corsi di aggiornamento e similari);
• Materiali statistici;
• Note di ricezione circolari e altre disposizioni;
• Offerte o preventivi di terzi non richiesti;
• Pubblicità conoscitiva di convegni;
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 15
• Pubblicità in generale e materiali pubblicitari;
• Ricevute di consegna e/o ricevute di avvenuta notifica di Pec;
• Ricevute di ritorno delle raccomandate A/R;
• Richieste di affissione all’albo pretorio e conferma dell’avvenuta pubblicazione;
• Richieste ferie;
• Richieste permessi;
• Tabulati spediti dai concessionari della riscossione dei tributi;
Art. 21 – Documenti soggetti a registrazione particolare e loro repertori
1. Sono soggetti a registrazione particolare con assegnazione, in maniera automatica, dal
sistema informatico di un numero progressivo di repertorio e a registrazione al protocollo ai
sensi dell’art. 53, co. 5, D.P.R. n. 445/2000:
• Decreti del Presidente;
• Deliberazioni del Consiglio Provinciale;
• Deliberazioni dell'Assemblea dei Sindaci;
• Verbali delle adunanze degli organi collegiali della Provincia;
• Determinazioni dei Dirigenti;
• Atti rogati o autenticati dal Segretario Provinciale;
• Atti giudiziari.
2. Per ogni decreto, delibera, determinazione, ordinanza e contratto, formati informaticamente
e sottoscritti digitalmente sono, di norma, prodotte due copie, che vengono inserite
rispettivamente:
• nella rispettiva serie ed ordinata secondo il numero di repertorio;
• nel rispettivo fascicolo, assieme ai documenti che afferiscono alla medesima attività o
affare/procedimento amministrativo o persona fisica/giuridica.
3. Nei repertori sono riportati gli elementi obbligatori del protocollo (numero di repertorio, data,
settore proponente, destinatario/i, oggetto, note) che identificano il documento all’interno
della serie (metadati obbligatori di cui all’art. 5, comma 2 lett. e), del DPCM 3 dicembre
2013).
4. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il primo gennaio e
termina il 31 dicembre di ogni anno.
Art. 22 – Casi particolari di registrazioni di protocollo
1. Documenti di competenza di altre Amministrazioni: qualora pervenga
all'Amministrazione un documento di competenza di un altro Ente, altra persona fisica o
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 16
giuridica, lo stesso non deve essere protocollato bensì trasmesso a chi di competenza, se
individuabile, o restituito al mittente. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra
indicata venga erroneamente registrato al protocollo, si provvederà ad annullare la
registrazione, ad apporre sul documento la dicitura “erroneamente pervenuto alla Provincia
e protocollato per errore” e a spedirlo all’effettivo destinatario (se individuabile), oppure a
restituirlo al mittente.
2. Offerte relative a gare d'appalto: sul plico chiuso contenente offerta di gara relativa ad una
procedura di affidamento di appalto pubblico pervenuto presso le sedi di portineria o
l’Ufficio di Protocollo viene previamente apposto il timbro di “Pervenuto” recante giorno, ora
e minuto di ricezione. Il predetto plico viene immediatamente avviato alla segnatura di
protocollo, con contestuale scansione della facciata recante la segnatura medesima. Qualora
pervenga un involucro di trasporto da cui non risulti alcuna dicitura di offerta, si procede
con l'apertura dell'involucro stesso al fine di accertarne la natura del contenuto, fermo
restando che se il contenuto è costituito da un plico chiuso di offerta si procede come sopra.
I plichi contenenti offerta di gara non vengono aperti dall’Ufficio di Protocollo e,
successivamente, alla scadenza del termine previsto dal bando di gara, vengono consegnati
chiusi all’ufficio competente con contestuale ricevuta di consegna, in calce al bando
medesimo. La registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sul
plico, secondo quando specificato nel relativo bando; dopo l’apertura dei plichi contenenti
offerta o simili, la UOR che gestisce la gara d’appalto, riporta gli estremi di protocollo
sull’istanza di partecipazione del concorrente alla gara, ferma restando la responsabilità
della stessa UOR in ordine alla conservazione unitaria di tutta la documentazione contenuta
nel plico. Per motivi organizzativi tutte le UOR sono tenute ad informare con congruo
anticipo il Servizio Protocollo dell’AOO in merito alle scadenze di concorsi, gare, bandi di
ogni genere.
3. Busta, plico o corrispondenza indirizzata nominativamente al personale dell’apparato
organizzativo e politico dell’Amministrazione: buste o plichi indirizzati nominativamente
a dipendenti o Amministratori dell'Ente non vengono aperti ma consegnati al destinatario
che ne valuterà il contenuto ed eventualmente ne richiede la protocollazione.
4. Corrispondenza con più destinatari o in copia per conoscenza: tutte le comunicazioni
che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. I destinatari
sono descritti in elenchi associati alla minuta del documento e alla registrazione di
protocollo.
5. Allegati: in virtù del principio e della responsabilità indicata all’art. 17 comma 1 del
presente manuale, la registrazione di protocollo di una lettera di trasmissione di
documentazione allegata, deve comprendere la contestuale scansione di tutti i documenti
allegati, ad eccezione di formati di elaborati grafici superiori al formato A3 ed altro materiale
tecnicamente non scansionabile. Si annota, inoltre, sia sulla lettera, sia nella registrazione
di protocollo, l'eventuale mancanza degli allegati citati nella lettera.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 17
6. Documenti con oggetto multiplo: nel caso di documenti in arrivo che trattano più
argomenti di competenza di UOR diverse tra loro, concretando il caso del cosiddetto “oggetto
multiplo”, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le
informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento
riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alla UOR
competente sullo stesso. Compatibilmente con la funzionalità del sistema di gestione
documentale, ciascuna UOR corresponsabile potrà (dovrà) creare la propria copia
informatica al fine di proseguire con la gestione e la fascicolatura. Nel caso di documento in
partenza è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un
solo argomento, chiaramente espresso nel campo
7. Lettere anonime: la lettera anonima, comunque pervenuta, non viene registrata al
protocollo. La stessa viene posta all’attenzione del Segretario o del Direttore Generale se
nominato.
8. Lettere con mittente prive di firma: Le lettere con mittente, prive di firma, vanno
protocollate e vengono identificate come tali. La funzione notarile del protocollo (cioè della
registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire
su di esso. E' poi compito della UOR di competenza e, in particolare, del RPA valutare, se il
documento privo di firma debba ritenersi valido e come tale trattato dall'ufficio assegnatario.
9. Protocollo riservato: E' consentita la registrazione di protocollo con modalità riservata
esclusivamente per i documenti relativi a vicende di persone o fatti privati o particolari (dati
sensibili, giudiziari ed ultrasensibili, come definiti dalla D. lgs. 196/2003), oppure abbiano
carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il
raggiungimento degli obiettivi prefissati o procurare pregiudizio a terzi o al buon andamento
dell’attività amministrativa (tipologie documentarie definite dalla Legge 241/1990, art. 24),
essi appartengono al cosiddetto protocollo riservato, il cui accesso è consentito solamente
alle persone autorizzate, in rapporto alla tipologie di procedimento amministrativo o alle
tipologie documentarie dalle stesse trattate.
Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo riservato sono codificate all’interno del
sistema di protocollo informatico a cura del responsabile del Servizio Protocollo e Archivio,
di concerto con i responsabili delle UOR che producono o ricevono i documenti.
Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad
accesso riservato, comprese la registrazione, la segnatura, la classificazione e la
fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.
L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento attribuisce allo stesso
il livello di riservatezza che ritiene necessario, se diverso da quello standard applicato
automaticamente dal sistema.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 18
In modo analogo, il RPA che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa
anche il livello di riservatezza.
Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i
documenti che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza minore
od uguale. I documenti che invece hanno un livello di riservatezza superiore lo mantengono.
Art. 23 – Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. L'annullamento di una registrazione di protocollo, in entrata e in uscita, presuppone
un'erronea registrazione di uno dei dati obbligatori non modificabili del protocollo, di cui
all’art. 54 del DPR 445/2000, ed elimina l'identità giuridica della registrazione medesima.
2. L'annullamento di una registrazione di protocollo, sempre che non vi sia stata diffusione del
documento può essere altresì richiesta per le seguenti motivazioni:
• doppia registrazione di uno stesso documento, si annulla la registrazione successiva;
• doppia registrazione di uno stesso documento, ricevuto con mezzi di trasmissione. Si
annulla il documento che ha meno valore probatorio (ad es. fax o cartaceo al posto di
PEC)
• errata associazione di files e/o immagini;
• errore materiale del documento;
3. La procedura di annullamento di una o più registrazioni di protocollo è di competenza
esclusiva del Servizio Protocollo e Archivio, con cadenza mensile, esegue una preventiva
verifica di tutte le richieste di annullamento pervenute attraverso l'applicativo del protocollo.
Se ritenute valide, viene prodotto un elenco degli annullamenti in formato PDF che viene
allegato al provvedimento di annullamento. Tale autonomo provvedimento del RSPA e/o suo
vicario, contiene l’autorizzazione all’annullamento delle registrazioni di protocollo di cui
sopra. Il provvedimento viene a sua volta protocollato come documento interno. A seguire,
l’ufficio procede alle operazioni di annullamento nel sistema di protocollo delle registrazioni,
apponendo in forma ben visibile la data e l'ora dell'annullamento e gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
4. Nel record di protocollo risultano in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati all'art.
16, anche data e ora dell'annullamento, nonché il codice identificativo dell'operatore che ha
effettuato l'annullamento.
5. Il sistema informatico consente, mediante query, la restituzione dell'elenco degli
annullamenti annui e dei soggetti che hanno chiesto il relativo annullamento con correlata
motivazione.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 19
Art. 24 – Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza
1. L’attivazione del registro di protocollo di emergenza, ai sensi dell'art. 63 del DPR 445/2000,
di esclusiva competenza del Servizio Protocollo e Archivio, presuppone il verificarsi delle
seguenti condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra:
a) guasto al software di protocollazione informatica;
b) guasto al sistema informatico di gestione;
c) mancanza di energia elettrica.
Quando si verifica la condizione a) si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto
informatico.
Quando si verificano le condizioni b) e c) si deve attivare un protocollo di emergenza su
supporto cartaceo, come da modello allegato [Allegato n. 3 – Registro Protocollo
Emergenza].
2. L’ utilizzo del registro di emergenza è attivato dal Responsabile del Servizio Protocollo e
Archivio con la compilazione di un modulo di autorizzazione. Prima di autorizzare l’avvio
della procedura, il Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio deve impostare e verificare
la correttezza di data e ora sul rispettivo registro di emergenza. Devono essere riportate la
causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, la data e l’ora di ripristino della piena
funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal Responsabile
del Servizio Protocollo e Archivio.
3. Ogni registro di emergenza si rinnova ad ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e
termina il 31 dicembre di ogni anno. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di
emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro del protocollo informatico.
4. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro
ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per un periodo che non superi l'intervallo di
tempo di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
5. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul predetto registro, il numero
totale di operazioni registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata sul registro di
emergenza, anche a seguito di successive modificazioni, deve comunque garantire
l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario
dell’AOO.
6. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il Responsabile del Servizio
Protocollo e Archivio provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero
di registrazione effettuate, la data e ora di chiusura.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 20
7. L’ufficio protocollo preposto alla registrazione di emergenza, alla ripresa della funzionalità
del sistema di protocollo informatico, provvede, utilizzando un’apposita funzione di recupero
dei dati, a riversare, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema, sul
programma stesso, tutte le registrazioni già eseguite manualmente sul registro di
emergenza.
8. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero
di protocollo informatico, continuando la numerazione raggiunta al momento
dell’interruzione del servizio. A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e
la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza.
9. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo informatico recano,
pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo informatico.
10. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si
fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo, assicurando,
in tal modo, la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato
procedimento amministrativo.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 21
TITOLO III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 25 – Definizioni
1. Il presente Titolo riporta indicazioni in merito alla formazione dei documenti, a tal fine
occorre definire e distinguere le varie tipologie di documento.
2. In termini archivistici, per “Documento” si intende la testimonianza scritta di un fatto
giuridico, redatta con l'osservanza di forme determinate atte a procurarle fede, darle forza di
prova ed efficacia nel contesto di un dato ordinamento giuridico;
3. L'art. 22 comma 1 della L. 241/90 definisce per “Documento amministrativo” ogni
rappresentazione grafica, foto cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie
del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da
una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse,
indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale;
4. L'art. 1 lett. P) del CAD, definisce:
• il “Documento informatico” come ogni rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti;
• il “Documento analogico” come ogni rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti”
Art. 26 – Il documento informatico
1. Secondo l'art. 21 comma 2 del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito legale
della forma scritta solo se è sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica
avanzata o qualificata.
2. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni, inviati/ricevuti all’interno o all’esterno, costituiscono informazione
primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e
copie per gli usi consentiti dalla legge.
3. Pertanto, tutti i documenti informatici provenienti dall’esterno sono considerati legalmente
validi se soddisfano i requisiti di cui al precedente capoverso. Nel caso in cui il documento
pervenuto sia privo della sottoscrizione sarà cura del Responsabile del procedimento
amministrativo di competenza valutarne la sua validità.
Art. 27 – Il documento analogico (cartaceo)
1. Per documento analogico, si intende solitamente, un documento amministrativo, su
supporto cartaceo che può essere prodotto con strumenti informatici, quale la lettera
prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor e poi stampata.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 22
2. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica
negli elementi sostanziali e formali, comprendente, di norma, gli elementi di identificazione
del mittente e/o destinatario.
3. Un documento analogico può essere trasformato in documento informatico tramite
opportune procedure di conversione in formato PDF (scansione), descritte nel seguito del
Manuale.
4. Nell’ambito del Protocollo informatico viene autorizzata la riproduzione informatica dei
documenti analogici, in arrivo e in partenza, a fini esclusivamente gestionali e con finalità
sostitutive dell’originale.
5. L’Ufficio Archivio e Protocollo e le UOP, dopo aver effettuato le operazioni di registrazione e
segnatura dei documenti, provvedono obbligatoriamente alla scansione dei documenti
cartacei.
Art. 28 – Modalità di formazione e contenuti minimi dei documenti
1. Ogni documento formato per essere inoltrato formalmente all’esterno o all’interno deve avere
le seguenti caratteristiche:
• riportare una descrizione univoca, sintetica ma esaustiva dell'argomento trattato nello
spazio riservato all’oggetto;
• essere identificato univocamente da un solo numero di protocollo;
• può fare riferimento a più fascicoli.
2. Le firme necessarie alla redazione e perfezione sotto il profilo giuridico del documento in
partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.
3. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite
dai Dirigenti secondo le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, fermo restando le informazioni
minime che devono essere contenute nella struttura formale dei documenti, ai sensi delle
Regole tecniche di conservazione (DPCM 13 novembre 2014)
4. Informazioni minime contenute nei documenti:
• Stemma e denominazione ufficiale nelle forme stabilite dall’Amministrazione;
• Indicazione dell’Unità Organizzativa, del Servizio e dell’Ufficio che ha prodotto il
documento;
• Indirizzo completo con numero di telefono, fax e casella postale;
• Indirizzo istituzionale di posta elettronica e posta elettronica certificata;
• Luogo, giorno, mese, anno di formazione;
• Destinatario/i;
• Oggetto del documento (ogni documento deve trattare un solo oggetto);
• Numero e descrizione degli allegati, se presenti;
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 23
• Sottoscrizione elettronico digitale del responsabile con formula di rito;
• Numero di protocollo e classificazione archivistica;
• Eventuale numero di collegamento o di riferimento a precedenti.
Art. 29 – Formato dei documenti informatici
1. I documenti, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del CAD sono formati con mezzi informatici;
2. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software
utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti
in uno dei formati standard (.XML, .PDF–A, .PDF, .PDF.P7M, .TIFF, .JPEG, .DWG, .DWF)
previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro
inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del
contenuto e della struttura
3. Solo durante la fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie
digitali da parte dell’Amministrazione il documento amministrativo, in via del tutto
eccezionale, è disponibile anche nella forma analogica (di solito carta).
Art. 30 – Sottoscrizione di documenti informatici
1. La sottoscrizione dei documenti informatici, è ottenuta con un processo di firma digitale
conforme alle disposizioni contenute nel CAD e alle regole tecniche dettate dalla normativa
vigente.
2. L’Amministrazione, si avvale di un prestatore di servizi fiduciari qualificati, iscritto
nell’elenco di fiducia pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
3. I dispositivi sicuri di cui sopra garantiscono l'integrità dei dati elettronici a cui la firma si
riferisce.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 24
TITOLO IV SCAMBIO DEI DOCUMENTI
Art. 31 – Tipologie di documenti
1. Il documento amministrativo, in termini funzionali di scambio, si distingue in:
• ricevuto (dall'esterno dell'AOO),
• spedito (all'esterno all'AOO),
• interno (inviato o ricevuto tra UOR dell'AOO).
Art. 32 – Documenti ricevuti
1. La corrispondenza in ingresso alla Amministrazione può avvenire con diversi mezzi e
modalità.
2. Un documento informatico può pervenire a mezzo:
• posta elettronica;
• posta elettronica certificata (PEC), il cui uso è disciplinato dal successivo “Articolo 37”;
• solo in formato digitale tramite fax server;
• moduli telematici on line su portali dell'Ente di cui all'art. 65 del CAD;
• cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni di cui all'art. 47 comma 1 del
CAD;
• supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, Pen drive, etc, consegnato
con i mezzi previsti per il documento analogico.
3. Un documento analogico può pervenire a mezzo:
• posta convenzionale o corriere,
• telegramma;
• consegnato a mano alle UOP e/o agli UOR aperti al pubblico.
4. I documenti informatici ricevuti in formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale,
non vengono accettati dal sistema di gestione documentale e restituiti al mittente.
5. I documenti ricevuti sottoscritti con firma digitale, devono essere sottoposti a verifica di
validità. Tale processo si realizza con riscontri a carico del Responsabile del procedimento
coadiuvato da adeguati software destinati a verificare la firma ed entrare in merito al
certificato associato che non deve essere scaduto, sospeso o revocato. In caso di certificato
scaduto, sospeso o revocato sarà richiesto l’invio di un nuovo documento munito di
certificato valido.
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Art. 33 – Documenti spediti
1. Per “documento spedito” s’intende il documento con rilevanza giuridico–probatoria o
costitutiva, prodotto dal personale dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e inviato a
soggetti esterni all’ente.
2. Tale documento è creato in formato digitale, secondo gli standard illustrati nei precedenti
titoli. I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono quelli sopra indicati.
3. I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi digitali, sono spediti, di
norma, per mezzo di posta elettronica e di posta elettronica certificata. Se la dimensione del
documento supera la dimensione massima dei messaggi stabilita dal sistema di posta
utilizzato dall’Amministrazione, si predispongono invii multipli.
4. In caso di persone fisiche sprovviste di posta elettronica e di PEC, la spedizione del
documento informatico è sostituita con la spedizione della “copia di cortesia” riportante gli
estremi di protocollazione e il codice per la verifica di validità del medesimo, (mediante posta
ordinaria, raccomandata, assicurata) e la spedizione avviene tramite l'ufficio protocollo. Nel
caso di corrispondenza urgente la spedizione è garantita in giornata purché la consegna
all’Ufficio protocollo e spedizioni avvenga entro le ore 12.
Art. 34 – Documento interno
1. La tecnologia utilizzata per la formazione e lo scambio dei documenti interni è digitale.
2. Il documento digitale predetto e scambiato tra le UOR è preventivamente sottoscritto con
firma digitale e poi protocollato.
3. La procedura di invio di documentazione tra UOR, si richiama a quanto descritto nel Titolo
III del presente documento
Art. 35 – Trasmissione di documenti informatici
1. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica e le misure di
sicurezza sono conformi alle norme correnti dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
2. Per la trasmissione dei documenti informatici l’Amministrazione si avvale di un
gestore accreditato di posta elettronica certificata iscritto nell’elenco pubblico dei gestori
PEC tenuto dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), in grado di assicurare l’autenticità del
mittente, la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data e ora di
spedizione e consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di
ritorno elettroniche.
Art. 36 – Utilizzo della posta elettronica
1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante
l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 26
procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento
può, altresì, essere reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso
telematico allo stesso, ai sensi dell'art. 47 del CAD, cui si rinvia.
2. Le pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i
propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel
rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli
interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
Art. 37 – Utilizzo della Posta elettronica certificata (PEC)
1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di
una ricevuta di consegna, ai sensi dell'art. 48 del CAD, avviene mediante la posta elettronica
certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o
mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le regole tecniche adottate ai sensi
dell’Art. 71 del CAD
2. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante
messaggi, codificati in formato XML, conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con
il protocollo Sinthesi definito nelle specifiche pubbliche RFC 821–822, RFC 2045– 20492 (la
busta “virtuale” è costruita secondo la standard PKCS#7 e contiene il documento, la firma
digitale ed il certificato rilasciato dal prestatore di servizi fiduciari qualificati unitamente alla
chiave pubblica del sottoscrittore del documento) e successive modificazioni o integrazioni.
3. Il rispetto degli standard di protocollazione, di controllo dei medesimi e di scambio dei
messaggi garantisce l’interoperabilità dei sistemi di protocollo. Tale interoperabilità realizza
il “trattamento” automatico delle informazioni contenute nei messaggi ricevuti allo scopo di
automatizzare le attività ed i processi amministrativi conseguenti.
4. L’utilizzo della casella di posta elettronica certificata istituzionale, integrata nel sistema di
protocollo, permette di:
• firmare elettronicamente il messaggio;
• conoscere in modo inequivocabile la data e l’ora di trasmissione;
• garantire l’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal
destinatario;
• interoperare e cooperare applicativamente con altre AOO appartenenti ad altre
Amministrazioni.
5. Gli automatismi di cui sopra consentono, in prima istanza, la generazione e l’invio in
automatico di “messaggi di ritorno” costituiti da un messaggio di posta elettronica generato
dal sistema di protocollazione della AOO ricevente in risposta al verificarsi di determinati
eventi. Ciascun messaggio di ritorno è riferito ad un solo messaggio protocollato.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 27
6. I messaggi di ritorno sono scambiati in base allo stesso standard previsto per i messaggi di
posta elettronica protocollati in uscita da una AOO e sono codificati secondo lo stesso
standard SMIME, e sono classificati in:
• ricevuta di accettazione;
• ricevuta di mancata accettazione;
• ricevuta di avvenuta consegna;
• ricevuta di mancata consegna;
7. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente
dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato
dall’Amministrazione.
8. Il servizio di posta certificata è strettamente correlato all’”Indice degli indirizzi della Pubblica
Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi”, poiché in esso sono pubblicati gli indirizzi
di posta certificata istituzionali associati alle AOO.
9. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico,
redatto in conformità alle disposizioni correnti, sono opponibili ai terzi.
10. La presa in carico ufficiale da parte dell’AOO (Provincia di Padova), è certificata dalla
effettiva data di protocollazione in entrata del messaggio di posta elettronica certificata
istituzionale (PEC).
11. L’utilizzo e le modalità d’uso della PEC sono pubblicate sul sito internet istituzionale della
Provincia.
Art. 38 – Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta
1. L’UOP provvede alla preparazione della busta e alla verifica delle distinte di raccomandate
compilate e trasmette all’Ufficio Archivio e Protocollo la corrispondenza in partenza per le
operazioni di spedizione.
Art. 39 – Conteggi spedizione corrispondenza
1. L’Ufficio Archivio e Protocollo provvede ad effettuare con tempestività, i conteggi relativi alle
spese per la posta in partenza con la seguente articolazione temporale:
• rendiconto giornaliero delle spese per l’affrancatura e calcolo saldo di deposito residuo;
• rendiconto mensile e compilazione modello delle spese complessive e saldo del deposito
residuo;
• riepilogo annuale spese complessive e saldo del deposito residuo sul fondo economale.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 28
Art. 40 – Documenti in partenza per posta convenzionale con più
destinatari
1. È consentito attribuire un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza,
nel caso di molteplici destinatari, allegando tramite scansione anche la lista dei destinatari
che dovrà quindi comparire tra gli allegati del documento.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 29
TITOLO V GESTIONE DEI DOCUMENTI
Art. 41 – Rappresentazione sintetica delle fasi di gestione documentale
(flow chart)
1. I documenti amministrativi, ai fini dell’organizzazione funzionale del sistema di gestione
documentale, si inseriscono in un flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, inviati o
interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari
modalità di trasmissione.
2. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono elencate nei seguenti punti e debbono
essere effettuate rigorosamente nell’ordine indicato:
• ricezione;
• classificazione;
• assegnazione del documento all’Unità Organizzativa Responsabile (UOR) competente per
il relativo procedimento;
• registrazione di protocollo e contestuale segnatura del file allegato;
• eventuale scansione ove si tratti di documenti su supporto cartaceo;
• smistamento dei documenti cartacei alle UOR;
• fascicolazione;
3. Le fasi della gestione dei documenti da spedire sono elencate nei seguenti punti e debbono
essere effettuate rigorosamente nell’ordine indicato:
• produzione documento;
• firma digitale documento;
• classificazione del documento, preliminare all'operazione di protocollazione;
• registrazione nel sistema di protocollo;
• acquisizione del file del documento informatico e contestuale segnatura di protocollo;
• indicazione di altri eventuali altri destinatari di copia per conoscenza del documento
protocollato;
• fascicolazione;
• invio con eventuale “copia cortesia”
4. Ciascuna UOR gestisce le operazioni di classificazione, fascicolazione e archiviazione
informatica della documentazione di propria pertinenza
5. Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti ed inviati si fa riferimento ai
diagrammi di flusso riportati nell'allegato [Allegato n. 4 – Flussi gestione documentale].
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 30
Art. 42 – Classificazione dei documenti
1. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un
ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’Amministrazione.
2. Essa è un’operazione obbligatoria, prevista dall’art. 64 del DPR 445/2000, ed è eseguita
sulla base del Piano di classificazione (Titolario).
Art. 43 – Piano di classificazione (Titolario)
1. Il Piano di classificazione (Titolario) della Provincia di Padova è stato approvato con nota
24106 del 30 dicembre 1969 [Allegato 5 – Piano di classificazione (Titolario)].
2. Esso è strutturato sulle funzioni e competenze dell’Amministrazione e si suddivide in:
Categorie, Classi e Sottoclassi.
3. Su indicazione del RSPA e sulla base di cambiamenti dell’assetto istituzionale e normativo,
possono essere apportate integrazioni e modifiche al suddetto Piano di classificazione
(Titolario).
Art. 44 – Scansione dei documenti analogici (cartacei)
1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura,
devono essere acquisiti digitalmente in formato immagine attraverso un processo di
scansione
2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da
più pagine, corrisponda un unico file, se tecnicamente fattibile;
b) verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite;
c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non
modificabile;
d) memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
3. I documenti cartacei, dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine, vengono
conservati presso la UOR.
4. I documenti con più destinatari, vengono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in
formato elettronico. In tale caso il documento cartaceo viene conservato dall’UOR indicato
come primo destinatario dell’atto.
Art. 45 – Assegnazione dei documenti ricevuti
1. A seguito dell’operazione di classificazione, il documento viene assegnato informaticamente
alla competente UOR.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 31
2. Il Sistema di Protocollo Informatico Sinthesi utilizza l’organigramma dell’Amministrazione
per facilitare il processo di assegnazione per competenza/conoscenza dei protocolli. Tale
sistema Protocollo tiene traccia di tutti i passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi,
l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la data e l'ora di esecuzione. La
tracciatura risultante definisce, ai fini regolamentari e normativi, i tempi del procedimento
amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità
3. I responsabili delle UOR, direttamente o delegando le rispettive segreterie, provvederanno a
loro volta ad assegnare i documenti ai Responsabili dei procedimenti amministrativi (RPA).
Art. 46 – Smistamento dei documenti ricevuti in formato cartaceo
1. A completamento delle registrazioni di protocollo, come definite nel precedente Art. 44,
l’Ufficio Protocollo, provvede allo smistamento dei documenti cartacei alle singole UOR di
competenza.
Art. 47 – Modifica delle assegnazioni
1. Nel caso in cui un RPA riceva in assegnazione un documento non risultante di propria
competenza, deve procedere alla restituzione del documento all’ufficio protocollo che ne ha
curato la registrazione (da inserire nel campo “Note”) entro e non oltre 24 ore dalla prima
notifica;
2. Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi
memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la
data e l’ora di esecuzione;
Art. 48 – Il fascicolo informatico
1. Il fascicolo informatico è l'unità archivistica di base dell'archivio, in cui sono conservati in
maniera ordinata e sedimentata i documenti relativi a un'attività, a un affare o
procedimento amministrativo, ad una persona fisica/giuridica
2. All'interno di ciascun fascicolo i documenti sono inseriti secondo l'ordine di sedimentazione
(registrazione a protocollo, a repertorio o, se assente, data di produzione/ricezione).
3. Ogni fascicolo contiene documenti classificati in maniera omogenea, secondo il grado
divisionale attribuito dal Piano di classificazione (Titolario) in base alla funzione esercitata.
Art. 49 – Formazione dei fascicoli.
1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal
supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli, a cura del RPA e/o
addetti alla funzione.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 32
2. La fascicolazione informatica è l'attività di riconduzione logica di un documento all'interno
dell'unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo
archivistico che lega ogni singolo documento alla relativa attività, affare/procedimento o
persona fisica/giuridica.
3. In presenza di un documento protocollato da inserire in un fascicolo, il RPA abilitato
all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di
protocollo informatizzato, se esso da luogo all'apertura di un nuovo fascicolo o
all'inserimento in un fascicolo già aperto.
4. L'inserimento di un documento protocollato può dar luogo all'apertura di un nuovo
fascicolo, effettuando le seguenti operazioni:
• apertura del fascicolo secondo le tipologie di cui al seguente Art. ;
• inserimento del documento protocollato nel nuovo fascicolo aperto;
• collegamento all'eventuale protocollo precedente e/o successivo;
• assegnazione del grado di visibilità.
• e registrando le seguenti informazioni:
• anno di apertura (anno inizio pratica);
• categoria e classe;
• numero di repertorio del fascicolo;
• oggetto/denominazione del fascicolo,
• UOR e RPA;
5. Un documento protocollato può essere inserito in un fascicolo già aperto, effettuando le
seguenti operazioni:
• selezionare il relativo fascicolo;
• inserimento del documento protocollato nel fascicolo selezionato;
• collegamento al protocollo precedente;
• assegnazione del grado di visibilità.
Art. 50 – Tipologia dei fascicoli
1. Si distinguono tre tipologie di fascicoli
1. fascicoli relativi ad attività;
2. fascicoli relativi ad affari/procedimenti amministrativi;
3. fascicoli a persone fisiche/giuridiche
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 33
Art. 51 – Fascicoli per Attività
1. Un fascicolo d'Attività conserva i documenti prodotti nello svolgimento di un'attività
amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva.
2. I fascicoli per Attività vengono archiviati per arco temporale o soggetto richiedente
rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua apertura.
Art. 52 – Fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi
1. Il fascicolo di Procedimento amministrativo, rappresenta azioni amministrative destinate a
concludersi con un provvedimento finale.
2. Di norma il fascicolo per Procedimento contiene documenti con la stessa classifica, ha una
data di apertura che coincide con il primo documento formato e utilizzato per l'istruzione
della pratica e si chiude con l'atto amministrativo che porta alla definizione e conclusione
della stessa, per cui può restare aperto anche per anni.
Art. 53 – Fascicoli relativi a Persone Fisiche/Giuridiche
1. Per ogni persona fisica o giuridica deve essere istruito un fascicolo nominativo.
2. Il fascicolo viene aperto al momento dell'inizio del rapporto con la Provincia di Padova e
viene chiuso al momento della cessazione del rapporto.
3. Il fascicolo di norma viene aperto all'ultimo livello della struttura gerarchica del titolario. Il
fascicolo delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per
ciascuna delle categorie di persone fisiche o giuridiche (serie fascicoli dei dipendenti, serie
dei fascicoli delle imprese/aziende, etc.)
4. All'interno di ciascuna serie i fascicoli vanno conservati nell'ordine prestabilito secondo
criteri che rispondano ad opportunità ed efficacia (es. ordine cronologico di instaurazione del
rapporto, ordine alfabetico)
Art. 54 – Repertorio Generale dei fascicoli
1. Il repertorio generale dei fascicoli, prodotto in modalità informatica dall’Ufficio Archivio e
Protocollo, costituisce lo strumento di gestione ed organizzazione dei fascicoli, i cui elementi
costitutivi sono:
• anno di riferimento;
• indice di classificazione completo, (categoria, classe e sottoclasse)
• numero di fascicolo (ed eventuale n. di sottofascicolo);
• data di apertura;
• data di chiusura;
• oggetto/denominazione del fascicolo;
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 34
• stato del fascicolo (aperto o chiuso);
• eventuali annotazioni.
Art. 55 – Regime transitorio dei fascicoli cartacei
1. Il passaggio alla completa digitalizzazione del sistema di gestione documentale degli atti
della Provincia, sconta l'esistenza di una voluminosa mole di fascicoli cartacei correnti e
depositati presso gli archivi.
2. Per i predetti fascicoli cartacei, non sussistendo le risorse per un piano di digitalizzazione
dei documenti medesimi, si assume che gli stessi continuino il loro ciclo di vita fino alla fase
di eliminazione/scarto o di conservazione permanente.
3. Le UOR in possesso dei fascicoli/archivi cartacei, una volta chiusi, li trasmettono
all'archivio di deposito.
Art. 56 – Serie archivistiche e serie documentarie
1. Per serie archivistica si intende un raggruppamento omogeneo di fascicoli in relazione alla
materia trattata (es. fascicoli delle opere pubbliche, fascicolo dei dipendenti ecc.) ;
2. Possono essere inoltre formate delle serie documentarie costituite da raggruppamenti di
documenti con caratteristiche omogenee, dettate da esigenze funzionali quali la natura e la
forma dei documenti (registri, disegni, manifesti, ecc) o la tipologia documentaria trattata
(deliberazioni, determinazioni, contratti, mandati, ecc.), questi ultimi vengono solitamente
registrati in repertori. (vedi art. 21 casi particolari di registrazione).
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 35
TITOLO VI GESTIONE DEGLI ARCHIVI
Art. 57 – Definizione di archivio
1. L’archivio è il complesso dei documenti prodotti e ricevuti da un soggetto nel caso specifico,
la Provincia di Padova, nello svolgimento delle sue attività e per il perseguimento dei propri
fini ed interessi.
2. Pur essendo un insieme unico, convenzionalmente – per motivi organizzativi, tecnici,
funzionali e di responsabilità – l’archivio si suddivide in:
• Archivio corrente – comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso
generale) in corso e comunque verso i quali sussiste un interesse attuale;
• Archivio di deposito – comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in
senso generale) concluse da meno di 40 anni;
• Archivio storico – comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso
generale), selezionati per la conservazione permanente, conclusi da oltre 40 anni.
Art. 58 – L’archivio della Provincia di Padova
1. L’archivio della Provincia di Padova è costituito dall'insieme dei documenti ricevuti e prodotti
dall'AOO nell'esercizio delle proprie funzioni.
2. L’archivio corrente della Provincia di Padova è, di norma, gestito direttamente dai
Responsabili dei Procedimenti Amministrativi.
3. L’archivio di deposito della Provincia di Padova è, di norma, gestito dal Servizio Protocollo e
Archivio dell’ente – ad esclusione dei fascicoli degli affari recentemente conclusi, solitamente
conservati presso gli uffici, oppure in locali delle UOR appositamente adibiti. L'archivio è
fisicamente allocato presso le sedi indicate nell'allegato. [Allegato n. 6 – Sedi d'Archivio]
4. L’archivio storico della Provincia di Padova è versato nell’Archivio di Stato di Padova.
5. L’archivio attualmente presenta una gestione ibrida (supporto cartaceo e informatico)
Art. 59 – Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito
1. Periodicamente – di norma una volta all’anno e comunque compatibilmente con gli spazi a
disposizione – il Responsabile del Procedimento Amministrativo è tenuto a versare al
Servizio Protocollo e Archivio i fascicoli cartacei conclusi, contenuti nei rispettivi faldoni, o
comunque non più necessari ad una trattazione corrente. La regolare periodicità
dell’operazione è fondamentale per garantire un’efficiente gestione degli archivi correnti e di
deposito.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 36
2. Il versamento di cui al punto precedente, deve comprendere tutti i fascicoli, nessuno
escluso, relativi all'attività (in senso generale) espletata. Il versamento può riguardare anche
una serie completa di fascicoli.
3. Prima di effettuare il versamento, il Responsabile del Procedimento Amministrativo procede
alla verifica:
• dell'effettiva conclusione dell'attività (in senso generale);
• del corretto aggiornamento della data di chiusura sulla camicia del fascicolo e nel
sistema informatico ove recepito, ed alla eliminazione di eventuali copie e fotocopie
ultronee rispetto all'originale, di documentazione priva di protocollo, e comunque non
necessarie alla ricostruzione della pratica, al fine di garantire la presenza di tutti e soli i
documenti pertinenti alla pratica medesima (sfoltimento);
• che il materiale pronto per essere versato sia correttamente ordinato e identificato
mediante etichette con numerazione corrispondente all'elenco di versamento. I fascicoli
devono giungere all’archivio di deposito in ordine e senza carte superflue, raggruppati in
buste (faldoni), con la chiara indicazione del loro contenuto scritto in sintesi sulla
costola ed analiticamente sulla copertina del fascicolo.
4. La descrizione dei titoli delle buste (faldoni) e dei fascicoli è inserita nell’elenco di
nell’archivio di deposito, redatto su apposito modulo versamento che ne attesta il
trasferimento [Allegato n. 7 – Modello Elenco di versamento].
5. Il Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio conserva una copia dell’elenco dei fascicoli
e delle serie trasferite nell’archivio di deposito, predisposto dal RPA competente;
6. I fascicoli per i quali i termini di conservazione, stabiliti nel Piano di conservazione
(Massimario di scarto) sono stati superati è responsabilità del RPA predisporre l’elenco di
scarto [Allegato n. 8 – Piano di Conservazione, Inserto n. 1].
7. I fascicoli/faldoni vengono archiviati nell’archivio di deposito nell'ordine dato dal repertorio
dei fascicoli o comunque per serie archivistica o documentaria.
8. I fascicoli/faldoni relativi al personale dipendente sono versati dall’archivio corrente
all’archivio di deposito alla data di definizione della pratica pensionistica.
9. Per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali o comunque
riservati si applicano, in ogni caso, le disposizioni di legge sulla tutela della privacy e il
regolamento interno in materia di protezione dei dati personali, sia che si tratti di supporti
informatici che analogici.
Art. 60 – Selezione e scarto, versamento dei documenti nell'archivio storico
1. La selezione è l’operazione con la quale vengono individuate le unità archivistiche che
possono essere eliminate, da avviare allo scarto, e quelle che invece sono da conservare
permanentemente, che andranno a far parte dell’archivio storico.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 37
2. Lo scarto di documenti è sempre subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza
archivistica e bibliografica territorialmente competente.
3. A norma dell’art. 16, c. 1– quater della legge 125 del 06/08/2015, la documentazione
storica della Provincia di Padova è versata all'Archivio di Stato di Padova;
4. I documenti destinati a far parte della sezione storica, vengono trasferiti contestualmente
agli strumenti che ne garantiscono l'accesso (elenchi, rubriche, repertori, inventari,
protocolli etc.), secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei
beni culturali.
Art. 61 – Piano di conservazione degli archivi (massimario di scarto)
1. Il Responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed
aggiorna il Piano di conservazione (Massimario di scarto) dell’archivio della Provincia di
Padova [Allegato n. 9 – Piano di conservazione], integrato con il sistema di classificazione,
per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in
materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Periodicamente, sulla base dei termini stabiliti dalla vigente normativa in materia, sono
effettuate le operazioni di selezione e scarto dei fascicoli dall'archivio di deposito.
3. Per la redazione degli elenchi di scarto, è utilizzato l'apposito modello contenuto nel Piano di
Conservazione (Massimario di scarto). [Allegato n. 8 – Piano di Conservazione, Inserto n.
1]
Art. 62 – Consultazione e movimentazione dei fascicoli dell’archivio di
deposito
1. La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli dell'archivio
di deposito, può pervenire dall’interno dell’Amministrazione, per esigenze d'ufficio, o
dall’esterno per fini giuridico–amministrativi o di ricerca storico–scientifica.
2. In caso di richiesta da parte di personale interno all’Amministrazione, deve essere compilata
la richiesta su apposito modello [Allegato n. 9 – Modello richiesta consultazione interna],
affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito deve avvenire
solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un
procedimento amministrativo. L’utente ricevente sottoscrive il modulo di richiesta a titolo di
avvenuta consegna;
3. La consultazione dell'archivio di deposito è consentita agli utenti esterni previa valutazione
delle motivazioni della richiesta scritta da presentarsi ai competenti uffici dell'Ente.
4. Tale movimentazione viene registrata a cura del Responsabile o suo delegato del Servizio
Archivio e Protocollo, in un apposito registro di carico e scarico [Allegato n. 10 – Modello
Registro fascicoli in consultazione interna] dove, oltre ai dati contenuti nella richiesta,
compaiono la data di consegna e quella di restituzione, nonché eventuali note sullo stato
_______________________________________________________________________________________________________________________
Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 38
della documentazione, in modo da riceverla nello stesso stato in cui è stata consegnata. Il
Responsabile o suo delegato del Servizio Archivio e Protocollo, verifica che la restituzione dei
fascicoli affidati temporaneamente, avvenga alla scadenza prevista.
5. L´accesso agli archivi di deposito e storico per la movimentazione e prelievo dei fascicoli è
consentito solo agli addetti del Servizio Protocollo e Archivio.
6. In caso di richiesta di consultazione dei documenti da parte di utenti esterni
all’Amministrazione è possibile esclusivamente in un locale appositamente predisposto sotto
la diretta sorveglianza del personale addetto.
7. La richiesta di consultazione ai fini di ricerca scientifica è caratterizzata dalla gratuità e
libertà della ricerca.
8. Il rilascio di copie dei documenti dell’archivio avviene previo pagamento delle sole spese di
riproduzione.
9. In caso di pratiche momentaneamente irreperibili, in cattivo stato di conservazione, in
restauro o rilegatura, oppure escluse dal diritto di accesso conformemente alla normativa
vigente, il Responsabile ne dà comunicazione all’interessato.
Art. 63 – Versamenti e trasferimenti, anche temporanei, dell’archivio o di
parti di esso.
1. Il versamento dell’Archivio Storico all’Archivio di Stato di Padova, viene effettuato previo
accordo con il direttore dell’Istituto e autorizzazione della Soprintendenza archivistica e
bibliografica competente.
2. Il trasferimento di serie archivistiche per materia, connesse al ritiro di deleghe funzionali da
parte dello Stato o della Regione, motivate dalla necessità di garantire la gestione
dell'ordinario mediante la possibilità di gestire in via autonoma anche il ciclo di vita iniziale
di fascicoli dell'archivio, è comunque subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza
archivistica e bibliografica competente.
3. L’autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica, è altresì necessaria, in
caso di prestiti per mostre e/o esposizioni che dovessero comportare il trasferimento
temporaneo di documentazione dello stesso, come anche per interventi di restauro
conservativo e di esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sui documenti, a norma
dell’art. 21 del d.lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 39
TITOLO VII PIANO DI SICUREZZA E MANUALE DEI PROCESSI
PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
Art. 64 – Composizione Piano
1. Il Piano della sicurezza, consta di due parti:
• Piano della sicurezza fisica;
• Piano della sicurezza informatica.
Art. 65 – Piano della sicurezza fisica
1. Gli edifici e i locali presso i quali sussistono le sedi degli archivi di deposito e storico,
[Allegato n. 6 – Sedi d'Archivio] sono a norma antincendio e antintrusione.
2. Per quanto riguarda gli edifici provinciali, la cura delle strutture è affidata al Settore
Patrimonio Edifici non scolastici.
Art. 66 – Piano della sicurezza informatica
1. Per quanto riguarda il Piano della sicurezza informatica, le operazioni relative alle procedure
di Disaster Recovery e di back up sono descritte nelle procedure applicative della
certificazione di qualità del Settore Sistemi Informativi, ai sensi del Decreto Legge
06/12/2011 n. 201, in G.U. 06/12/2011 n. 284 (“Disposizioni urgenti per la crescita,
l’equità e il consolidamento dei conti pubblici”), pubblicate nel sito internet della Provincia
nella sezione “Guida ai Servizi– Modulistica/Settore Sistemi Informativi/Certificazione di
qualità”. Delle registrazioni di protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza
analogica.
Art. 67 – Conservazione dei documenti informatici
1. La Provincia, nel proprio piano di progetto rivolto alla dematerializzazione dei flussi, a
partire dall’anno 2013 conserva a norma tutti i documenti firmati digitalmente.
2. Per maggiori informazioni si rinvia al Manuale dei processi per la conservazione digitale a
norma della Provincia di Padova , previsto dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, allegato al
presente manuale. [Allegato n. 12 – Manuale della conservazione della Provincia di
Padova V2.0]
3. La Provincia di Padova da ottobre 2009 ha attivato l’ordinativo informatico con la Tesoreria,
tutte le evidenze relative agli ordinativi (mandati e reversali) e relativi esiti sono reperibili
direttamente sul portale dedicato. [Allegato n. 11 – Ordinativo Informatico]
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 40
TITOLO VIII NORME TRANSITORIE E FINALI
Art. 68 – Modalità di comunicazione del Manuale
1. L'obbligo di comunicazione del Manuale di cui all'art. 5 comma 3 del DPCM 3 dicembre
2013 – Regole Protocollo informatico, viene adempiuto mediante la pubblicazione nel sito
internet istituzionale http://www.provincia.pd.it.
2. Il Manuale viene inoltre inviato con posta elettronica a tutte le UOR e le UOP, e pubblicato
nella rete intranet del sito istituzionale, a disposizione di qualsiasi utente interno.
Art. 69 – Modalità di aggiornamento del Manuale
1. Il presente Manuale è approvato con determinazione dirigenziale ed è aggiornato su proposta
del Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio, con le medesime modalità.
2. Gli aggiornamenti potranno rendersi necessari, a seguito di:
• normativa sopravvenuta;
• introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini
di efficacia, efficienza e trasparenza;
• variazioni sostanziali alle procedure informatiche;
• inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
3. Gli allegati al presente Manuale, che contengono indicazioni di dettaglio sulle procedure
operative e sulle modalità di funzionamento dei sistemi gestionali, che possono essere
soggette a frequenti modificazioni che non vanno ad influire sulla sostanza delle disposizioni
del Manuale, sono aggiornati a cura del Responsabile del Servizio Protocollo e Archivio,
previo nulla osta del Dirigente Responsabile e pubblicati sul sito dell'Amministrazione con
l'indicazione della data di modificazione.
Art. 70 – Entrata in vigore
1. Il presente Manuale entra in vigore a far data dal 1° gennaio 2017 con contestuale
cessazione dell'efficacia del precedente Manuale di Gestione, approvato con determina n.
2809 del 15 ottobre 2014.
Art. 71 – Norma di chiusura
1. Per quanto non espressamente previsto dal presente Manuale, si fa riferimento alla
normativa vigente in materia.
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Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 41
ALLEGATI
Di seguito si riporta l’elenco degli allegati al seguente Manuale di Gestione:
Allegato n. 1 – Struttura AOO
Allegato n. 2 – Segnatura
Allegato n. 3 – Registro Protocollo Emergenza
Allegato n. 4 – Flussi gestione documentale
Allegato n. 5 – Piano di classificazione (Titolario)
Allegato n. 6 – Sedi degli archivi
Allegato n. 7 – Modello Elenco di versamento
Allegato n. 8 – Piano di conservazione
Allegato n. 9 – Modulo richiesta consultazione interna
Allegato n. 10 – Modello Registro fascicoli in consultazione interna
Allegato n. 11 – Ordinativo Informatico
Allegato n. 12 – Manuale della conservazione della Provincia di Padova V2.0