manuale scheda cliente elettronica 2.0 -...

Retail Sales ExcellenceScheda Elettronica

Guida del Responsabile Vendite

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1. Digitare all’interno della barra di navigazione di Internet Explorer l’indirizzo https://petra.agi.cpn.vwg/home.aspx.

N.B. Requisiti minimi richiesti: Internet Explorer 7

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Scheda Cliente ElettronicaAccesso

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2. Inserire Nome utente e Password all’interno dei campi indicati dalle frecce

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4

3. Cliccare sulla scritta Volkswagen indicata dalla freccia.

4. Apparirà il menù evidenziato all’interno del riquadro rosso.

5. A questo punto cliccare su “Leader”, indicato dalla freccia verde.

Leader/Rse

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5

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6. Si aprirà una nuova finestra, nella quale cliccare su “Continua con la navigazione”, indicato dalla freccia.

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Alternativa A

Alternativa B


7. Nella schermata successiva apparirà un menu a tendina, cliccando sul quale sarà possibile scegliere se accedere all’applicazione “Leader” (alternativa A) oppure “ReSE” (alternativa B).

N.B. In entrambe i casi sarà comunque necessario cliccare sul pulsante “Entra”(freccia verde) per confermare la scelta.

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Nella prima schermata dell’applicazione “Leader” è possibile selezionare la campagna alla quale accedere (nella figura “Volkswagen Test Drive”), cliccando sul nome della campagna stessa (freccia rossa). Fra parentesi il numero di nominativi presenti (nell’esempio riportato, 43).

Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader”

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Cos’è:

Un’applicazione che consente di gestire un elenco di nominativi di potenziali Clienti (ad es. nominativi di persone che hanno richiesto di effettuare un test drive con uno dei modelli della gamma dal sito Volkswagen).

Funzioni

1. assegnazione nominativi ai Venditori

2. possibilità di filtrare e ordinare i nominativi in base a diversi parametri di ricerca


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Al momento dell’accesso all’applicazione “Leader” compare una finestra di pop-up (in rosso nella foto), che riassume al Responsabile Vendite lo stato di gestione dei contatti forniti.

RESPONSABILE VENDITE


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Nuovi Contatti: numero nuovi nominativi da assegnare ai Venditori a disposizione del Responsabile Vendite (da qui in avanti abbreviato in RV).

Utenti da ricontattare: numero nominativi già assegnati e che devono ancora essere ricontattati dal Venditore.

Test-drive fissati: numero di appuntamenti fissati per effettuare il giro di prova.

Test-drive effettuati: numero di giri di prova svolti.

Contatti futuri: Clienti la cui scheda è stata chiusa senza che si concludesse la vendita.

Cliccando su “Chiudi” (freccia rossa) la finestra di pop-up viene chiusa e si passa al menu per la gestione dei nominativi.


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- Nella schermata principale di Leader compare l’elenco completo dei potenziali Clienti che hanno richiesto un test drive. N.B. Ogni Concessionaria può visualizzare solo i nominativi ad essa associati.

Nella figura uno dei nominativi (bordato in rosso) è già stato assegnato ad un Venditore, tutti gli altri devono ancora essere assegnati, come indicato dalle frecce verdi sotto alla colonna “Venditore”).

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader” – 1. funzioni filtro e ordinamento

I nominativi possono essere:1)ordinati, cliccando sui nomi in testa alle colonne all’interno del riquadro rosso2) filtrati, inserendo i parametri di ricerca nelle finestre di dialogo (riquadro verde)

oppure selezionandoli dai menu a tendina (riquadro arancio).

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader” – esempi ordinamento

1. Esempio nominativi organizzati in ordine alfabetico per nome (ottenuto cliccando su “Nome”)

2. Esempio nominativi organizzati in ordine alfabetico per modello (ottenuto cliccando su “Modello”)

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader” – esempio filtri

1. Esempio nominativi filtrati per nome: inserendo “Andrea” nella finestra sotto a “Nome” vengono visualizzati solo i nominativi di potenziali Clienti che si chiamano Andrea.

2. Esempio nominativi filtrati per Modello: selezionando “VW Golf VI” nel menu a tendina sotto a “Modello” vengono visualizzati solo i nominativi di potenziali Clienti che hanno chiesto il test drive per Golf VI.N.B. Compare anche Golf VI GTI in quanto il filtro include TUTTE le versioni di Golf VI.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader”- 2. assegnazione nominativi 1/3

Per assegnare un nominativo ad un Venditore:1)Aprire il menu a tendina del nominativo che si vuole assegnare2)Selezionare il Venditore a cui assegnare il nominativoN.B. Per effettuare un’assegnazione più accurata dei nominativi è possibile usare

le funzioni “filtro” e “ordina”, spiegate in seguito.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader” – 2. assegnazione nominativi 2/3

3) Compare la scritta “Attendere” (bordata in rosso) che indica l’esecuzione dell’operazione ed il caricamento automatico dell’indirizzo mail del Venditore.

3

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “Leader” – 2. assegnazione nominativi 3/3

4) Il nominativo è stato correttamente assegnato al Venditore selezionato. Di fianco al suo nome, nella colonna “email Venditore” compare il suo indirizzo di posta elettronico.

5) Ripetere gli step da 1 a 4 finchè non saranno stati assegnati tutti i nominativi desiderati.6) Cliccare su “Inviare Email” per confermare l’assegnazione e trasmettere al Venditore i nominativi,

notificandogli via posta elettronica un avviso di nuovi contatti Leader da elaborare.

N.B. Fino allo step 5 l’assegnazione dei nominativi è solo “teorica”: diventa effettiva (ovvero il nominativo diventa visibile e quindi elaborabile dal Venditore) solo dopo avere cliccato su “Invia Email”.

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6

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La schermata di accesso iniziale presenta:

1. Il menu di navigazione (Elenco Venditori – Schede di Vendita – Report – Esci)

2. La finestra di ricerca

3. L’elenco nominativi dei Venditori con le relative azioni (4) => segue

Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 1. Schermata iniziale

1

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4

(10-2)

(15-4)

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 2. La finestra di ricerca

Inserendo all’interno della finestra di dialogo una chiave di ricerca (1) (ad es. il nome di un Venditore, come nell’esempio) e cliccando su “Trova” (2) il sistema visualizzerà solo il/i Venditore/i che corrispondono al nome inserito (3).

La ricerca può essere effettuata anche usando solo parte del nome o del cognome.

Cliccando su “Tutti i risultati” (4) riapparirà nuovamente l’elenco completo.

N.B. Nel caso in cui il team vendita sia particolarmente numeroso, l’elenco completo dei nominativi verrà visualizzato su più pagine, fra le quali è possibile spostarsi con i comandi evidenziati in rosso.

1 2

3

4

(10-2)

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 3. Funzione delle icone “Azioni” 1/4

Elimina il Venditore dall’elenco*.

Indica il numero di nominativi Leader assegnati dal ResponsabileVendite. Fra parentesi (nell’esempio: numero nominativi assegnati = 10 – numero nominativi elaborati=2).

Visualizza tutte le schede Clienti del Venditore.

Visualizza le schede Clienti che non hanno attività pianificate.

Visualizza tutte le attività del Venditore.

Visualizza solo le attività scadute del Venditore pianificate nell’agenda.

FunzioneIcona

* N.B. Anche se il Venditore viene eliminato, le sue schede Clienti vengono comunque

mantenute all’interno del data base. Dovranno però essere riassegnate ad altro/i Venditore/i

dal RV mediante la procedura spiegata di seguito (vedi sezione “Assegnazione scheda ad

un altro Venditore”).

(10-2)

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 3. Funzione delle icone “Azioni” 2/4

Icona di allerta, ha unicamente la funzione di segnalare al RV che l’attivitàpianificata è scaduta.

Modifica le note dell’attività: consente di accedere ad una nuova finestra nella quale il RV può inserire le proprie note.

Archivia attività: consente di eliminare le note dall’elenco in quanto c’èstato un seguito da parte del Venditore.

FunzioneIcona

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 3. Funzione delle icone 3/4

Posizionando il puntatore del mouse sopra ad un’icona apparirà un babble (indicato in figura dalla freccia rossa) indicante la relativa funzione.

Lo sfondo delle finestre appare di colore rosso solo se sono presenti note inserite dal RV nella colonna “Note Manager”.

Esempio della schermata che compare cliccando sull’icona “Visualizza le attività scadute del Venditore”(cerchiata in rosso nella Fig. 1). Notare che anche in questa schermata sono disponibili i filtri di ricerca (riquadro rosso).

Fig. 1

Visualizza le attività scadute

di …

01/10/2009 Alberto Bigardi

Richiamare il Cliente per proporre il giro di prova

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 3. Funzione delle icone 4/4

Elenco completo dei babble associati alle relative icone.

Visualizza tutte le attività di…

Visualizza le attività scadute

di…

Visualizza le schede di vendita prive di Follw Up

per…

Visualizza le schede di vendita

di…

Elimina “Venditore”da questo elenco

“X” contatti aperti; “X” Clienti da

richiamare

Archivia attività

Questa attivitàè scaduta!

“X” allegati al progetto

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 4. Azione “visualizza attività”

L’elenco delle attività di un Venditore appare cliccando sull’icona

1 2 3 4 5 6 7

1. Data nella quale è stata pianificata la prossima attività.

2. Nome e cognome del Cliente.

3. Attività da effettuare nella data indicata.

4. Note personali inserite dal Venditore a commento dell’attività pianificata.

5. Note del manager in merito all’attività pianificata.

6. Risposta del Venditore alle note del Manager.

7. Possibili azioni che il Manager può effettuare sull’attività.

01/10/2009Alberto Bigardi


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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 5. Esempio gestione attività 1/5

- In data 02/10/2009 il RV accede alla schermata “visualizza attività”.

- Appare subito evidente che è presente un’attività scaduta dal fatto che in corrispondenza della colonna “Azioni” è presente l’icona di allerta (freccia rossa)

- Il RV decide di scrivere una nota per il Venditore e clicca sull’icona “Modifica le note dell’attività” (cerchiata in rosso)

01/10/2009 Alberto Bigardi


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- Il RV accede alla Scheda Cliente, dove è possibile verificare i dati e lo stato della trattativa nel dettaglio.

Richiamare il Cliente per proporre giro di prova

Alberto Bigardi

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- Scorrendo fino a fondo pagina, il RV può aggiungere le proprie note all’interno del campo “Note Manager” (riquadro rosso), che verranno salvate solo cliccando su “Salva Modifiche” (freccia rossa).

Richiamare il Cliente per proporre giro di prova

Perché non l’hai richiamato?

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- Il Venditore, a sua volta, può rispondere alla nota del RV. Anche la sua risposta comparirà nell’elenco attività (riquadro verde)

N.B. Nella colonna azioni (riquadro rosso) scompaiono a questo punto le icone di allerta e di “modifica le note delle attività”, mentre compare l’icona “archivia attività”.


- A questo punto l’attività presenterà lo sfondo rosso e all’interno della colonna attività comparirà il testo inserito dal RV (freccia rossa)

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- Cliccando su archivia attività comparirà la finestra di conferma (riquadro rosso)

- Confermando mediante click su “OK”, l’attività verrà archiviata definitivamente, scomparendo dall’elenco.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 6. Azione “visualizza attività scadute”

L’elenco delle attività scadute di un Venditore appare cliccando sull’icona

La gestione delle attività è identica a quella presentata nella sezione “esempio gestione attività”, ciò che cambia è che in questo secondo caso vengono visualizzate solo le attività che non sono state portate a termine entro la data pianificata (come evidenziato dalle icone di allerta presenti nella colonna “Azioni”, incorniciate in rosso).

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 7. Azione “visualizza schede Clienti”

L’elenco delle schede di vendita di un Venditore appare cliccando sull’icona .

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 8. Area “Schede di vendita”

Cliccando sulla voce “Schede di Vendita” (freccia rossa) del menu di navigazione si accede all’area contenente un elenco di tutte le schede Cliente di tutti i Venditori. La schermata ècomposta dalle due sezioni “Filtro di ricerca” (1) ed “Elenco schede” (2).

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1

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 9. Funzione “Filtro di ricerca” 1/2

La funzione “Filtro di ricerca” consente di ricercare le schede Clienti impostando uno o più parametri fra quelli disponibili (ad es. cognome, nome, ecc…). Nell’esempio in figura, si è scelto di ricercare all’interno di tutte le schede (1) di un solo Venditore (2) quelle che non hanno attività di Follow Up pianificate (3) .

Cliccando su “Cerca” (freccia rossa), si ottiene questo risultato:

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3

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 9. Funzione “Filtro di ricerca” 2/2

Cliccando sul tasto “Chiudi Ricerca” (freccia rossa) si ritornerà alla situazione iniziale nella quale saranno visibili tutte le schede Cliente.

Il tasto “Excel” (freccia verde) consente di esportare in un foglio di calcolo tutti i dati contenuti nella scheda Cliente, ma solo quelli visibili dopo l’applicazione dell’eventuale filtro di ricerca. In questo modo sarà possibile, attraverso il filtro di excel (freccia blu e nera), eseguire delle analisi personalizzate.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 10. Elenco schede

L’elenco schede mostra:- Il processo di vendita Volkswagen (indicato dal n. 1 e bordato in rosso) - L’elenco delle schede Clienti compilate dai Venditori. Nello specifico:

- Stato (N=nuovo – U=Usato – A=Altro) (2)- Data di apertura della scheda (3)- Venditore (4)- Anagrafica del Cliente (colonne Cliente - Indirizzo - Cont. Telefonico ) (5)- Processo: quante e quali fasi del processo di vendita sono già state completate con quel Cliente (6)- Azioni: icone che il RV può utilizzare per controllare lo stato della trattativa (7)

1

2 3 4 6 75

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 11. Funzione delle icone “Azioni”

La scheda Cliente deriva da un contatto Leader.

Segnala la presenza di un file allegato alla scheda (ad es. un preventivo).

Permette al RV di visualizzare per esteso la scheda Cliente.

Assegna questa scheda ad un altro venditore

Finestra di pop-up

Visualizza l’attività di Follow Up pianificata dal Venditore.

Consente di assegnare la trattativa ad un altro Venditore.

Ha unicamente la funzione di segnalare al RV che per la trattativa in questione il Venditore non ha nessuna attivitàpianificata.

FunzioneIcona

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Cliccando sull’icona (freccia rossa) verranno visualizzate tutte le schede che non presentano attività pianificate.

GiorgioSemeraro

Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 12. Visualizzazione scheda prive di attività pianificate

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 13. Assegnazione scheda ad un altro

Venditore 1/2

Cliccando sull’icona cerchiata in rosso, il RV accede alla finestra che permette di assegnare la scheda Cliente ad un altro Venditore.

Nella nuova finestra compare il nome del Cliente (indicato dalla freccia rossa) che il RV vuole assegnare ad un altro Venditore.Cliccando sulla finestra a tendina (indicata dalla freccia verde) comparirà l’elenco dei Venditori. Sarà a questo punto sufficiente selezionare il nome del Venditore a cui assegnare la scheda e cliccare sul tasto “Salva Assegnazione”, evidenziato in rosso.

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Se l’assegnazione è avvenuta con successo, nella schermata successiva, nella quale si ritorna all’elenco schede di vendita, appare la scritta “Assegnazione correttamente effettuata” in bianco su sfondo verde.

Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 13. Assegnazione scheda ad un altro

Venditore 2/2

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 14. Apri scheda di Vendita

L’icona cerchiata in rosso consente al RV di consultare e di modificare la scheda di vendita, accedendo alla schermata visualizzata sotto.

N.B. Cliccando sulla voce “Follow-up”(indicata dalla freccia rossa) è possibile accedere alle attivitàpianificate per la scheda in esame (slide successiva)

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 15. Visualizza allegati

Cliccando sull’icona cerchiata in rosso, il RV accede alla schermata dalla quale gestire gli allegati della scheda Cliente.

Giorgio Semeraro

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 15. Gestione allegati

Consultazione informazioni sull’allegato => segue

Gestione allegati: èpossibile allegare solo 3 file contemporaneamente, tuttavia il numero di file allegabili è illimitato.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 16. Consultazione informazioni allegato

Immagine associata al

file

Nome del file allegato

Estensione del file (.doc)

? Dimensioni del file

Data di creazione del file.

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 17. Operazioni sugli allegati

Consente di scaricare l’allegato, salvandolo sul proprio PC o aprendolo con l’applicazione specifica

Consente di eliminare l’allegato

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Scheda Cliente ElettronicaApplicazione “RSE” – 18. Area “Report”

Cliccando sulla voce “Report” (freccia rossa) viene visualizzata la somma delle attività svolte dai venditori nella settimana

in analisi per ogni singolo step del processo di vendita. L’ultima colonna (Giorni lavorati) viene alimentata dai dati inseriti

manualmente da ogni Venditore, contrariamente alle altre che invece riepilogano le attività imputate in ogni singola

scheda cliente. E’ possibile visualizzare i report delle altre settimane selezionando dal menu a tendina (riquadro rosso)

quella di interesse.

Venditore 1

Venditore 2

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