MANUALES ADMINISTRATIVOSConcepto, objetivos y clasificacin bsica Importancia de los manuales administrativos en las empresas

Manual de Procedimientos

CONCEPTO,OBJETIVOS Y CLASIFICACIN BSICA

Se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa es la preparacin de un documento que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la estructura y funciones, las tcnicas, mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de la empresa.

Manuales Administrativos.-INTRODUCCION

CONCEPTO

Es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades traducidas a un procedimiento determinado.

Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenadas y sistemtica tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas

Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, polticas y objetivos de la empresa de un forma sencilla, directa y autorizada.

No son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u rdenes, que son muy especficos por su naturaleza misma y estn desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgacin.

Por el contrario son instrumentos que contienen informacin sistemtica sobre la historia, objetivos, polticas, funciones, estructura y especificacin de puestos y/o procedimientos de una institucin o unidad administrativa.

Manuales Administrativos.-UTILIDAD Y OBJETIVOS

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su naturaleza: 1) Microadministrativos 2) Macroadministrativos 3) Mesoadministrativos

Por su contenido: 1) De historia de la empresa o institucin 2) De organizacin 3) De polticas 4) De procedimientos 5) De contenido mltiple(manual de tcnicas) 6) de gestin de la calidad 7) de tcnicas, ventas, produccin, finanzas, personal operacin, sistemas

Manuales Administrativos.-CLASIFICACIN BSICA

Por su mbito : 1) Generales o de aplicacin universal 2) Departamentales o de aplicacin especfica 3) De puestos o de aplicacin individual

Manuales Administrativos.-CLASIFICACIN BSICA

IMPORTANCIA

DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Un manual bien concebido tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1) Logra y mantiene un slido plan de organizacin 2) Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes 3) Facilita el estudio de los problemas de organizacin 4) Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias para la organizacin 5) Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave 6) Determina la responsabilidad de cada y su relacin con los dems de la organizacin

Manuales Administrativos.-IMPORTANCIA

7) Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones 8) Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles 9) La informacin sobre las funciones y los puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos como medio de comprobacin del progreso de cada quien 10) Conserva un importante fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms Antiguos 11) Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos

Manuales Administrativos.-

1) Las empresas pequeas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes

2) Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da 3) Existe el temor de que se pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez

Manuales Administrativos.-MITOS

El manual de organizacin debe incluir los siguientes aspectos:

Manuales Administrativos.-CONTENIDO DEL MANUALIDENTIFICACINNDICE INTRODUCCIN o prlogoDIRECTORIOANTECEDENTESMARCO LEGALATRIBUCIONESMISIONDESCRIPCION DE PUESTOSESTRUCTURA OR.FUNCIONESINDCE DE PROC.GLOSARIO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Tambin llamados manuales de operacin, de prcticas, estndar, de instruccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trmites y mtodos de trabajo

Presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas

Por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de Oficina o de Fbrica

Tambin pueden referirse a:

Manuales Administrativos.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina de contabilidad.

A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento.

A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales de procedimiento comerciales, de produccin, financieras, etc.

Manuales Administrativos.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Generalmente contienen un texto que seala las polticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

En los manuales de procedimiento de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.

Manuales Administrativos.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

El manual de organizacin debe incluir los siguientes aspectos:

Manuales Administrativos.-CONTENIDO DEL MANUALIDENTIFICACINNDICE INTRODUCCIN o prlogoDIRECTORIOCONTENIDONORMAS De OP.AREAS DE APLICACIONOBJETIVORESPONSABLESDIAGRAMA FLUJO.PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMAGLOSARIOINSTRUCTIVOSFORMULARIOS