manual_usuario - daceasy contabilidad

Manual de Usuario

DacEasy Contabilidad

DAC, S.A.

Cub Scout #11, Edif. DAC, Naco

Santo Domingo, R.D.

Telef: +(809) 563-3232

Fax : +(809) 547-3967

Web site: www.DacFlex.com

Email : [email protected]


Manual del Usuario.

El Software descrito en este Manual est desarrollado bajo contrato de licencia y podr ser usado, solamente, de acuerdo con los trminos del contrato.

Copyright

Copyright 2001 DacFlex., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 32-86

Marcas Registradas

Ninguna parte de esta publicacin podr copiarse sin la expresa autorizacin por escrito de DacFlex, Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.

DacEasy es una marca registrada de Best U.S., Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versin 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best U.S., Inc.

Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compaas y se reconoce por la presente.

Aclaracin

DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garanta, expresada o implcita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compaas son puras coincidencias.

Impreso en Amrica.

ISBN:84-8400-239-1

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CONTENIDO Capitulo 1 Bienvenido.........................................................1

Caractersticas .................................................................2 Otras Caractersticas Importantes. .....................................6 Convenciones del Programa...............................................7 Contenido del Paquete. .....................................................8

Capitulo 2 Asistencia al Usuario..........................................1

Documentacin................................................................1 Ayuda en Lnea ................................................................1 Gua del Usuario ..............................................................2 Recursos Adicionales ........................................................2 Preparndose para una Llamada de Soporte. .......................3

Capitulo 3 Iniciando ...........................................................1

Requerimientos del sistema...............................................1 Instalando DacEasy.............................................................3

Para instalar los archivos de programa...............................3 Iniciando DacEasy...............................................................5

Desde el escritorio............................................................5

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Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez.................................................................................5 Saliendo de DacEasy ........................................................6

Opciones del Men y Comandos de la Pantalla Principal ...........7 Archivo ...........................................................................7 Edicin............................................................................7 Transaccin.....................................................................8 Diarios............................................................................9 Asentar...........................................................................9 Reportes ....................................................................... 10 DacAccess..................................................................... 10 Perodos........................................................................ 10 Mdulos ........................................................................ 11

Teclas De Funciones .......................................................... 12 Configurando los Datos Ejemplos. ....................................... 15 Abriendo su compaa ....................................................... 17 Actualizando de una versin previa ..................................... 19

Lista para actualizar ....................................................... 19 Convirtiendo Datos Existentes. ........................................ 20 Lista de conversin......................................................... 21

Corriendo las utilidades de archivo en la versin DOS............ 22 Backup a Datos de DOS..................................................... 23

Convirtiendo sus datos desde la Versin 5.0 o posterior a esta................................................................................... 24 Convirtiendo mltiples compaas .................................... 26

Iniciando mdulos externos desde DacEasy.......................... 27 Trabajando con DacEasy.................................................... 28

Usando las utilidades de archivo ...................................... 28 Protegiendo sus datos..................................................... 31 Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos............... 32 Pantalla de Disposicin de Reporte ................................... 34 Usando la calculadora ..................................................... 34 Vista al reporte .............................................................. 34 Cambiando la fecha del sistema ....................................... 35

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Usando la Bsqueda ....................................................... 35 Barra de herramienta de Windows.................................... 38

Captulo 4 Comprendiendo el proceso de contabilidad........1

Fundamentos de contabilidad ............................................2 Tipos de cuentas ..............................................................3 Contabilidad por partida doble ...........................................4 Posteando/Asentado.........................................................5 Efectivo contra el incremento Contable ...............................6

Viaje rpido........................................................................8 Lista de Chequeo Iniciando................................................8 Lista de entrada de transaccin........................................ 14 Lista de rutina peridica.................................................. 16

Capitulo 5 Configuracin ....................................................1

Entrando la Informacin de la compaa. ............................1 Para introducir informacin de la compaa .........................2 Configurando las Preferencias del Sistema...........................4 Configurando cuenta interface. ..........................................6 Usando la Funcin Seguridad.............................................8 Para entrar la clave administrador......................................9 Para agregar o editar accesos de usuarios. ..........................9 Seleccionando planilla de formularios. .............................. 11

Tablas ............................................................................. 14 Agregando mensajes ...................................................... 15 Agregando tabla de trminos........................................... 17 Agregando Tabla de Impuestos........................................ 19 Agregando Tabla de Cambio de precios............................. 22 Agregando almacenes..................................................... 24 Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto. ....... 25

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Agregando cuentas......................................................... 26 Entrando cuenta de balance configurado ........................... 28 Agregando clientes......................................................... 31 Entrando balances configurados a los clientes.................... 33 Agregando Suplidores..................................................... 36 Entrando balances configurados de Suplidores ................... 38 Agregando un producto................................................... 41 Entrando balance configurado de producto ........................ 43 Agregando servicios ....................................................... 45 Agregando Artculos Maestros.......................................... 47

Capitulo 6 Activos Fijos ......................................................1

Impuestos & Principios de Contabilidad..................................3 Agregando Activos Fijos ....................................................4

Generando Depreciacin Recurrente......................................6 Capitulo 7 Trabajando Con El Mayor General ......................1

Entrando Transacciones En El Mayor General..........................3 Entradas Recurrentes Al Mayor General .................................5

Generando Entradas Recurrente del Mayor General ..............7 Verificando Transacciones Del Mayor General .........................9 Posteando El Mayor General ............................................... 11 Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG......... 14

Capitulo 8 Trabajando con Suplidores ................................1

Usando el mayor de cuentas por pagar ..................................5 Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar 9 Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar........................... 11

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Usando el mdulo de compras ............................................ 15 Agregando cdigos en compras........................................ 15 Entrando ordenes de compras ......................................... 17

Entrando recibo de mercancas. .......................................... 20 Entrando devoluciones en compras ..................................... 24

Impresin formulario de compras..................................... 27 Verificando transacciones de compras............................... 28 Posteo de compras ......................................................... 30

Imprimiendo reportes de cuentas por pagar ......................... 34 Imprimiendo el reporte de pagos ..................................... 34 Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar.... 36

Fusionando Informacin del Suplidor con Microsoft Word ....... 38 Capitulo 9 Trabajando Con Clientes ....................................1

Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar ................................4 Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar ....7 Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar............................9 Usando El Modulo De Ventas .............................................. 13

Entrando Vendedores ..................................................... 13 Entrando Cdigos De Ventas............................................ 15

Entrando Facturas............................................................. 17 Entrando Facturas Recurrentes ........................................... 21 Generando Facturas Recurrentes ........................................ 23 Entrando Devoluciones De Ventas ....................................... 26 Imprimir Formularios De Facturas ....................................... 29 Verificando Transacciones De Ventas................................... 31 Posteando Ventas ............................................................. 33 Siguiendo Artculos Pendientes ........................................... 37 Llenando Artculos Pendientes ............................................ 39 Reportes De Cuentas Por Cobrar ......................................... 41

Imprimir Los Estados De Clientes ..................................... 41

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Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por Cobrar. ......................................................................... 42

Fusionando Informacin del Cliente con Microsoft Word ......... 44 Capitulo 10 Trabajando con Inventario.................................1

Usando el mdulo de ensamble ............................................3 Agregando lista de componentes........................................3

Entrando transacciones de ensamble.....................................5 Verificando transacciones de ensamble ..................................9 Posteando Ensamble ......................................................... 11 Imprimiendo reportes de ensamble ..................................... 15 Usando el Mdulo de Inventario Fsico ................................. 16

Imprimiendo hoja de conteo. ........................................... 16 Entrando cuentas de Inventario Fsico ................................. 18 Verificando transacciones de inventario Fsico....................... 21 Posteando inventario Fsico ................................................ 22 Entrando Ajustes de Inventario........................................... 25 Imprimiendo reportes de inventario .................................... 28

Captulo 11 Banco.................................................................1

Entrando Recibos ................................................................4 Entrando Pagos ..................................................................8 Consolidando Facturas....................................................... 12 Entrando Pagos Recurrentes............................................... 15 Verificando Transacciones de Banco .................................... 19 Imprimiendo Cheques ....................................................... 21 Posteando Banco .............................................................. 23 Reconciliando Su Estado Bancario ....................................... 28 Imprimir fichas de depsitos .............................................. 32

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Capitulo 12 Reportes Financieros .........................................1

Balance de Comprobacin .................................................1 Balance General..................................................................3 Estado de Resultado............................................................4 Estado de Flujo de Efectivo ..................................................5 Actividades de Operacin .....................................................7 Actividades de Inversin .................................................... 10 Actividades de Financiamiento ............................................ 11 Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo .......................... 13 Creando Reporte Financiero ............................................... 14

Captulo 13 Reporte Personalizados .....................................1

Usando Consultas ...............................................................5 Completando el rea de encabezado...................................7 Seleccionando campos en el rea de Seleccin de Columnas .8 Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta ......9 Creando campos personalizados....................................... 12 Limitando registros en un Query. ..................................... 14 Estableciendo Criterio ..................................................... 15 Operador Lgico............................................................. 16 Menor Que (

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Captulo 14 Funciones Peridicas .........................................1

Cerrando Perodos............................................................2 Generando Cargos Financieros...........................................2 Cerrando el Perodo de Cuentas por Cobrar ........................5 Cerrando el perodo Cuentas por Pagar ...............................7 Entrando cifras a la cuenta Presupuesto..............................9 Cerrando el perodo de Mayor General .............................. 11 Pronstico ..................................................................... 13

Cerrando el Ao................................................................ 16 Lista de Chequeo de Fin de Ao ....................................... 16 Cerrando el ao de Cuentas por Cobrar............................. 17 Imprimir formularios 1099 .............................................. 19 Cerrando el ao de cuentas por pagar .............................. 21 Cerrando el Ao para Inventario ...................................... 22 Cerrando el Ao para el Mayor General ............................. 23

Depurando archivos de datos ............................................. 26 Entrando cambios globales................................................. 28

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Bienvenido Bienvenido a DacEasy Contabilidad Versin 11 --- el poder de DacEasy Contabilidad para un ambiente Windows fcil de usar. DacFlex, orgulloso de s mismo en proporcionar un poderoso, todava econmico, software comercial.

DacEasy Contabilidad Versin 11 hace automticamente su Contabilidad un simple proceso, ofrecindole el poder y sofisticacin de un Sistema de Contabilidad costando unos cientos de dlares.


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Caractersticas A continuacin presentamos algunas de las caractersticas de DacEasy Contabilidad. Las marcadas con (*) son nuevas funciones agregadas a DacEasy Contabilidad versin 11 para Windows.

1. Manual fcil de usar y Ayuda en lnea.

Este manual de usuario proporciona los procedimientos necesarios para instalar DacEasy.

La ayuda en linea proporciona informacion detallada de cada campo en DacEasy Contabilidad. Ademas, incluye topicos para explicar los pasos que envuelven cada proceso. Para mas informacion acerca de esta documentacion refierase al Capitulo 2 Asistencia al Usuario.

2. Entrenamiento disponible a traves de consultores certificados.

Nuestros consultores estn certificados por Sage Software y estan capacitados para ofrecer entrenamientos y asistir al usuario. Ademas, este entrenamiento incluye capacitacin en nuestros laboratorios.

3. Formularios.

Si necesita imprimir ordenes, facturas u otro documento usando un formato prediseado con DacEasy puedo hacerlo. DacEasy le ofrece diversos reportes, los cuales pueden ser impresos en papel timbrados y pueden ser personalizados de acuerdo a sus requerimientos.

Capitulo 1: Bienvenido


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4. Poderosos modulos que pueden ser usados solos o integrados con DacEasy Contabilidad.

Estos modulos son: Mayor General, Activo Fijo, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventario, Compras, Facturacion, Banco y Generador de Reportes.

5. Productos Que Expanden El Uso Del Programa.

Para hacer verdaderamente flexible su Sistema de Contabilidad, Usted podr adicional uno o ms de los siguientes productos DacEasy: Nomina, Punto de Ventas, Remoto, Entrada de Ordenes, Control Proyecto y Estimando.

Nmina. Use este modulo integrado a su Sistema de Contabilidad y automticamente actualiza el Mayor General cuando la nomina es procesada.

Punto de Ventas. Este producto le ayuda a manejar la informacin de su Caja Registradora. Cuando se integra DacEasy Punto de Ventas con DacEasy Contabilidad, DacEasy actualiza el Mayor General con las Ventas y la informacin de banco.

Toma de Pedidos- Este producto mantiene las ordenes de los clientes desde el momento que se entra hasta el momento que se despacha la mercanca, DacEasy actualiza el Mayor General con Cuentas por Cobrar, Ventas e informacin de Efectivo.

Control Proyecto- Este producto mantiene el costo actual y estimado asociado con varios proyectos. Cuando hace interfaces de Control Proyecto con su programa de Contabilidad, DacEasy actualiza los



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costos e informacin de ventas y le proporciona intensivas capacidad de reportes.

Estimado.- Este producto automatiza la licitacin de su compaa y proceso de cotizacin. Cuando hace interfaces de Estimando con su programa de Contabilidad va Control Proyecto, usted tiene el manejo de una herramienta extremadamente poderosa que le ayuda con precisin a estimar y ofertar sus trabajos.

6. Rastreo de multiples almacenes (*).

Con DacEasy puede controlar los costos y las unidades de inventario de varios almacenes. Todo lo que hay que hacer es configurar cada almacen en un registro maestro donde los items almacenados en diferentes localidades se le asigna un inventario y al registro maestro. Puede imprimir reportes que incluyen cantidad y costos del registro maestro y vistas de la averias por situacin.

7. Multiples cuentas por pagar y por cobrar (*).

Puede asignarle a sus clientes y vendedores diferentes cuentas por pagar o por cobrar.

8. Excluir el pago de un detalle de factura (*).

Con DacEasy Contabilidad puede excluir pago de un detalle o item de factura de una manera mas facil. Simplemente seleccione esta opcion al momento de imprimir y excluya el pago del item que desee sin tener que removerlo de la factura.

9. Calidad en la presentacion de sus informes (*).

Se impresionara con los reportes que puede generar con DacEasy Contabilidad. Tiene la habilidad de especificar atributos a caracteres por secciones



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permitiendole realizar informes mas presentables y mas profesionales. Ademas, podra ajustarlo al tamao del papel as como especificar margenes a las columnas. Estos formatos pueden ser almacenados en caso de querer usarlo en otra ocasin.

10. Integracion con Microsoft Office (*).

Podra crear documentos de Word los cuales podran ser enviados por email o impresos con unos cuantos clic del mouse. Ademas, podra representar sus datos de DacEasy en un formato de grafico en Excel y usar todas las facilidades que este programa de Microsoft Office brinda para el manejo de graficos de barras, columnas, circulares, etc.

11. Ajuste de inventario (*).

Puede usar los ajustes de inventario para transferir las unidades de un articulo o de un almacen a otro, o para actualizar los valores de inventario y especificar la cuenta del mayor general a compensar.



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Otras Caractersticas Importantes.

La siguiente informacin resalta algunos de las nicas funciones que usted encontrara en DacEasy Contabilidad.

Listar Transacciones con mltiples clasificacin y rango Incrementada la seguridad de la data a travs de Control

Acceso de Usuario. Fcil configuracin siguiendo una lista de chequeo paso a

paso. Exporta e importa informacin en varios formatos (Excel,

Lotus, delimitado por coma y ASCII) Control Activo Fijos por localizacin, departamento,

numero de serial o clases y por fecha de servicio, retiro o generacin.

Importa transacciones en archivo formato delimitado por coma directamente al mayor general.

Crea Informe anlisis de flujo de efectivo (FASB95) Informe Ao Calendario o Fiscal. Entra recibo y/o pagos y aplica a las facturas

directamente a cuenta del mayor general. Permite Salvar la Conciliacin Bancaria. Entra recibo o pagos y aplica a las facturas directamente

a cuanta del mayor general. Monitores de ventas de servicios, no - inventario e

inventario y uso de productos y servicios en facturas. Seguimiento de transacciones Histrica de clientes. Seguimiento de Informacin de Ventas por Vendedor. Reporte Anlisis de Vencimiento por fecha transaccin o

fecha vencimiento, con la opcin de incluir o excluir facturas pagaras.

Seguimiento de Rentabilidad del Equipo de Ventas.



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Departamentaliza sus beneficios por grupo de clientes o grupo de inventario.

Clasifica cdigo de producto/Servicio como tem comisionables.

Calcula Cargos Financieros. Genera mensaje general de ventas para Estado de

Cuentas o Facturas. Crea etiqueta de precio de producto. Seguimiento de transacciones Histrica de producto. Permite prefijar nivel mnimo de cantidad inventario. Reporte de Alerta de producto, mostrando la cantidad a

reordenar. Especifica precio de ventas y descuentos. Labor directa puede ser agregada en el proceso de

ensamble. Ensambla Producto y factura productos Terminado. Personalizacin de formularios y reporte aplicado a

cualquier negocio. Soporta cualquier NetBios Network y TCP/IP

Convenciones del Programa DacEasy Contabilidad estandariza el uso las funciones del programa Windows. Donde las funciones estndares del programa Windows son usadas en este producto, estas funciones operan exactamente igual como operaria un producto de Windows. Si necesita ayuda para entender como usar estas funciones, por favor referirse a la documentacin de Windows.



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Contenido del Paquete. Su paquete de DacEasy Contabilidad para Windows son los siguientes. Si le falta uno de estos, por favor contactar su detallista o a DacEasy Dpto. De Ventas al (809)563-3232.

Discos- (Disponible s compra la versin de Disco Flexible)

CD-ROM- (Disponible s compra la versin de CD-ROM) Manual Guas del Usuario Tarjeta Nmero Serial Panfletos de Soporte


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Asistencia al Usuario En DacEasy, queremos que le saque el mayor provecho a su nuevo programa. Nosotros entendemos que diferentes personas tienen diferentes necesidades y es por eso que nosotros ofrecemos un numero de recursos para asistirlo en el uso de nuestro producto. La gua de usuario en combinacin con el sistema de ayuda en el programa, le provee repuestas a sus preguntas y esta siempre disponible. Si prefiere asistencia uno-en-uno puede contactar a Soporte Tcnico a Cliente.

Documentacin El conjunto de documentacin incluye Ayuda En-Lnea y Gua del Usuario. Use estos dos recursos para descubrir el poder de DacEasy Contabilidad.

Ayuda en Lnea Esta ayuda incluida en DacEasy Contabilidad para Windows puede ser usara como ayuda con textos sensitivos o como ayuda procedural.


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Gua del Usuario La gua del usuario est diseada para entender como usar su nuevo programa, detallando proceso de contabilidad bsica y dirigindolo a la AYUDA para informacin mas detallada.

Recursos Adicionales En adicin a la documentacin suplida con el programa, hay un numero de recursos adicionales que puede mirar para su asistencia.

SSooppoorrttee eenn EEll -- LLuuggaarr yy eenn SSaalloonneess ddee CCllaasseess.. Consultores Certificados que son especialistas independientes en el uso de la tecnologa DacEasy, entrenados y certificados por DacEasy para ayudarle a determinar las necesidades de su negocio. Los Consultores Certificados pueden ajustar el programa DacEasy a sus necesidades exactas.

SSooppoorrttee EEnn--LLnneeaa.. Si tiene acceso a Internet, puede recibir soporte va email acezando a nuestro home page www.DacFlex.com. Incluya su nmero de tarjeta de crdito o su numero Club de Ventajas con su pregunta y recibir la respuesta va email dentro de las 24 horas, durante horario regular de trabajo.

SSooppoorrttee ppoorr tteellffoonnoo Nuestro soporte tcnico est disponible para recibir sus llamadas de 8:30 a.m. hasta las 5:30p.m de lunes a viernes y los sbados de 9:00a.m. a 12:30p.m.

Capitulo 2: Soporte a Usuario


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Preparndose para una Llamada de Soporte. Cuando llame al Servicio de Soporte Tcnico DacEasy, por favor aydanos a hacer nuestro soporte tan eficiente como sea posible siguiendo estas pautas:

Favor esta en su computadora cuando llama por soporte. Usualmente es necesario recrear el incidente o recorrer a travs de una serie de pasos para resolver los problemas tcnicos.

Si un error ocurri durante una rutina de Asentar/Posteo

o de cierre. Es necesario restaurar el Respaldo/Backup, y entonces corregir el error. Por favor tenga los datos restaurados antes de llamar a la lnea de soporte tcnico.

Si recibi un mensaje de error, es necesario que tenga

las palabras exactas del mensaje y el rea del programa donde ocurri.

Obtenga informacin de su sistema. Para los pasos para

obtener informacin de su sistema, refirase al tpico Ayuda Preparndose para una llamada de soporte.


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Iniciando Este captulo le permite iniciar a usar el programa. Esto incluye los requerimientos del sistema, cmo instalar e iniciar el programa, y cmo convertir los datos de su compaa si est actualizando de una versin anterior. Funciones globales, as como son impresora y calculadora, son tambin explicadas en este captulo.

Requerimientos del sistema Los siguientes son requerimientos mnimos del sistema recomendados para correr DacEasy Contabilidad para Windows.

IBM PC o una computadora 100% compatible con un microprocesador Pentium o superior.

16 MB de RAM, 32 Recomendado. Windows 95 con SP1 o ms reciente, Windows

2000/me/98/NT. Microsoft o PS/2-mouse compatible. Disco Duro con 20 MB de espacio disponible en el disco

duro para el programa y 4 MB adicionales de espacio en el disco duro para cada compaa

CD-ROM drive



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Monitor a color VGA (Se recomienda con resolucin de 800 x 600)

Impresora (Windows Compatible) de 80 columnas capaz de imprimir 132 en modo comprimido o una impresora lser Hewlett Packard Laserjet (o compatible).

Un mdem 9600 o ms rpido requerida para usar el discado telefnico.

Capitulo 3: Iniciando


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Instalando DacEasy Los pasos aadidos en esta seccin solo aplican a usuarios que estn instalando la versin para un solo usuario del programa. Si usted est instalando la versin para red, lea las instrucciones en apndice A, Su programa en Red.

Para instalar los archivos de programa 1. Pulse el botn de Inicio/Start y apunte a Ejecutar/Run.

La caja de dilogo Ejecutar/Run aparecer. 2. Inserte el CD o Instale el disco en el drive apropiado. Si usted est instalado la versin CD-ROM, la pantalla de introduccin aparece automticamente. Si la pantalla de introduccin no aparece automticamente, corra el archivo MSETUP.EXE. Corra Instalar Productos, y luego pulse Instalar Contabilidad. Pulse en la versin que usted compr (usuario individual o multi - usuario) y la instalacin del programa iniciar. Si est instalando la versin de disco flexible, corra el archivo SETUP.EXE en el disco de Instalacin y la instalacin del programa iniciar. 3. Siga las instrucciones en su pantalla para instalar DacEasy

Contabilidad para Windows. Lea el acuerdo de licencia cuidadosamente. Usted debe aceptar los trminos de este acuerdo para instalar el programa. Cuando la caja de dilogo de DacEasy Contabilidad para Windows Versin 11 aparezca, seleccione la caja LEME. Pulse Terminar para completar la rutina de Instalacin. El archivo Leme aparecer. Vea esta informacin para



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conocer la ms reciente informacin acerca de DacEasy Contabilidad. Seleccione Salida del men de archivo para regresar a la rutina de instalacin. Pulse men principal, luego Pulse Salida para salir del proceso de instalacin.

4. Despus que corra la rutina de instalacin, el icono de DacEasy Contabilidad para Windows 11 aparecer en su escritorio.



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Iniciando DacEasy Usted puede usar cualquiera de los siguientes mtodos para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows:

Desde el escritorio 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para

Windows 11 en su escritorio. 2. Desde el men de Inicio/Start - Pulse el botn de Inicio,

apunte a Programas, luego a Sage Software, y luego Pulse DacEasy Contabilidad para Windows 11.

Si ya usted ha configurado su compaa, el programa iniciar con una compaa abierta preseleccionada. Si usted necesita actualizar sus archivos de informacin de una versin previa, dirjase a la seccin titulada Actualizando de una versin previa. Si usted es un usuario nuevo del programa, necesitar aadir los archivos de datos. Los pasos siguientes detallan este proceso.

Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para

Windows 11 en su escritorio. La primera vez que cargue el programa se le pedir que se registre. Si elige S, la caja de dilogo Nmero de Serie aparecer. Entre su nmero de serie y llave de activacin, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse ms tarde.



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La caja de dilogo Identificacin Sistema aparecer. Use esta caja de dilogo para crear una nueva compaa o para aadir la ruta de los datos ejemplo.

2. Complete cada campo en la caja de dilogo Identificacin Sistema.

Idea: Pulse Help/Ayuda para ms informacin en el cuadro de dilogo Identificacin Sistema. 3. Pulse Aceptar para crear el archivo de datos de la nueva

compaa. La caja de dilogo Abrir Compaa aparecer.

4. Seleccione la compaa que desea de la caja de dilogo y

presione Enter.

Saliendo de DacEasy Para salir de DacEasy Contabilidad, elija Salir del men de Archivo. Tambin puede salir de DacEasy Contabilidad al Pulsar el botn de Cerrar localizado en la barra de ttulo de DacEasy Contabilidad para Windows. Un mensaje aparecer confirmando su deseo de salir del programa. Elija S para continuar.



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Opciones del Men y Comandos de la Pantalla Principal

Archivo Accese esta opcin desde el men cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos estn disponibles:

Edicin Accese los comandos de este men cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un mdulo. Los siguientes comandos estn disponibles:



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Transaccin Accese a este men cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes:



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Diarios Accese este men cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos estn disponibles:

Asentar Accese a este men cuando este listo para postear las transacciones. Los siguientes comandos estn disponibles:



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Reportes Accese a este men cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos estn disponibles:

DacAccess Accese a este men cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos estn disponibles:

Perodos Accese a este men cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesitadas peridicamente. Los siguientes comandos estn disponibles:



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Mdulos Accese este men cuando quiera accesar a otros mdulos de DacEasy que estn interfaceados con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos estn disponibles:



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Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rpidamente accesar a las actividades especficas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.

F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1Esta combinacin desplegar el ndice de Ayuda. Siga el ndice de contenido para seleccionar un tpico particular, entonces presione Enter para ver ms informacin sobre ste tpico.

F2--Utilice esta tecla de funcin para visualizar la lista de otras teclas de funcin activadas. Algunas pantallas ofrecen nicas funciones que no son visualizadas en la barra de funcin. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que est.

Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rpidamente la fecha por defecto que ayudara cuando est introduciendo una serie de transacciones.

F5--Presione para desplegar el campo de la bsqueda. La Bsqueda desplegar todas las entradas vlidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artculos de la Bsqueda directamente dentro del campo activo.

F6Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las reas donde est disponible borrar los registros y transacciones , F6 est activado.



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Shift+F6--Use esta combinacin de teclas para borrar lneas individuales en la transaccin.

F7Presione cuando est mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. Tambin puede usar esta funcin para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de posteo.

F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo cdigo de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la bsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro.

F9--Presione para cualquier pantalla posteada para dar un backup a los datos antes del posteo. Tambin la puede usar para editar datos desde la bsqueda. Por ejemplo, si desplega una bsqueda desde el campo Cdigo del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro.

Shift+F9--Use esta combinacin de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la bsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la bsqueda de Clientes desde el cdigo de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.

F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca informacin (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y est listo para salvar, presione F10.

Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versin del DacEasy. Esto es una forma rpida para



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determinar que compaa est abierta y que cantidad de memoria est disponible.

Esc- Presione para cancelar una accin desde cualquier pantalla.



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Configurando los Datos Ejemplos. Los Datos Ejemplo son datos proporcionados por DacEasy para ayudarle a familiarizarse con el programa. Si selecciona la opcin Datos Ejemplo durante la rutina de instalacin, la compaa de ejemplo ser instalado en un flder en el disco duro. Si no selecciona instalar los datos ejemplo pero desea usarlo ahora, reinstale el programa y seleccione Datos Ejemplo en la caja de dilogo Seleccionar Componentes durante la instalacin. Despus de haber instalado los datos ejemplo, siga estos pasos para configurar la compaa ejemplo en DacEasy Contabilidad.

PPaarraa ccoonnffiigguurraarr llooss ddaattooss eejjeemmpplloo..

1. Seleccione Abrir del men Archivo. La caja de dilogo Abrir compaa se aparecer.

2. Haga Clic en Agregar. La caja de dilogo de la Agregar Compaa aparecer.



3-16

3. Entre el Datos Ejemplo en el campo Nombre de Identificacin.

4. Entre C:\DEA4\SAMPDATA en el campo nombre de la

ruta del Directorio.

Nota: C:\DEA4\SAMPDATA es la ruta preseleccionada para el ejemplo de datos. Si no us la ruta preseleccionada cuando instal DacEasy Contabilidad, reemplace C:\DEA4 con la ruta que us cuando instal el programa. El ejemplo de datos se instala en un flder llamado SAMPDATA bajo el flder del programa.

5. Pulse Aceptar para aadir los datos ejemplo a DacEasy

Contabilidad. Un mensaje aparecer confirmando su deseo de aadir la compaa.

6. Pulse S para continuar. La caja de dilogo Abrir

Compaa aparecer. 7. Pulse dos veces en la compaa Datos Ejemplo.

DacEasy Contabilidad aparecer con la compaa de ejemplo abierto.



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Abriendo su compaa Despus de iniciar el programa por primera vez. DacEasy le pregunta por informacin acerca de su compaa y usa esta informacin para crear su archivo de datos de compaa. Esta compaa se convierte en la compaa preseleccionada y se abrir automticamente cuando usted inicie el programa. Usted puede aadir un nmero ilimitado de compaas; an as, solo puede abrir una compaa a la vez. Usted puede cambiar la compaa preseleccionada en cualquier momento.

AAggrreeggaarr uunnaa nnuueevvaa ccoommppaaaa 1. Seleccione Abrir del men Archivo. La caja de dilogo

Abrir compaa se aparecer. 2. Haga Clic en Agregar. La caja de dilogo de la Agregar

Compaa aparecer.

3. Complete cada campo y confirme el espacio requerido disponible en el disco.

Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificacin del Sistema y aparecer informacin detallada relacionada con cada campo.

4. Haga Clic en Aceptar para agregar la compaa.



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PPaarraa aabbrriirr uunnaa ccoommppaaaa ddiiffeerreennttee

1. Seleccione Abrir del men de Archivo. La caja de dilogo Abrir Compaa aparecer.

2. Pulse dos veces la compaa que desea abrir. La

informacin de la compaa aparecer en el centro de la pantalla.



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Actualizando de una versin previa Si est actualizando de DacEasy Contabilidad para DOS Versin 8 o anterior, debe convertir sus archivos de datos. Use la siguiente lista como gua cuando este actualizando DacEasy Contabilidad para Windows. Si esta actualizando de la versin para red, dirjase al Apndice A, Su programa en Red Nota: Si esta actualizando desde DacEasy Contabilidad para DOS versin 9, no es necesaria la conversin; los dos primeros artculos en la siguiente lista no aplican.

Lista para actualizar Convierta los archivos de datos a Contabilidad para Windows Versin 11. Repita el proceso para cada compaa. Ver Convirtiendo sus datos. Convierta todos los archivos de datos para cada mdulo externo que interactu con DacEasy Contabilidad. (Dirjase a mdulo externo en la Gua del Usuario para ms informacin). Si instal el programa dentro de un directorio diferente, puede usar Explorador para mover los archivos a un flder bajo el directorio de programa. Este paso es opcional. Si esta usando simultneamente Contabilidad DOS y Windows, quizs desee omitir este paso.

Nota: Repita el proceso para cada compaa y para cada mdulo externo que interactu con DacEasy Contabilidad para Windows.



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Si elige mover sus archivos de datos y estn interactuando con mdulos externos, entre la nueva ruta para sus archivos de Contabilidad en cada mdulo externo. (Dirjase a mdulo externo en la Gua del Usuario para ms informacin.)

Convirtiendo Datos Existentes. Cuando actualiza a DacEasy Contabilidad para Windows desde DacEasy Contabilidad para Dos (Versin 8 o anterior, algunos pasos deben ser ejecutados para asegurar que sus archivos de datos fueron convertidos apropiadamente para el nuevo formato. Use la lista de abajo como gua para asegurarse de completar esos pasos. Es necesario ejecutar los primeros cinco pasos en todos los datos (Compaas) antes de haber actualizado. Nota: Si est actualizando de la Versin 4.4 o anterior a esta, necesitar convertir sus datos a la Versin 5, y luego convertir a la Versin 9. Contacte la Divisin de Ventas de DacEasy al (800) DAC-EASY para un paquete de discos de conversin. Instrucciones completas estn incluidas con el paquete de discos de conversin para actualizar sus datos a la Versin 5. Usted puede entonces seguir estos pasos para convertir sus datos a DacEasy Contabilidad para Windows.



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Lista de conversin. Si esta relacionando DacEasy Nmina con Contabilidad,

postee Nmina. Elija Consulta desde el men DacAcces, y luego salga de la

pantalla. Esto le asegura que todos sus reportes regulares sern convertidos.

Corra el utilitario de archivo en sus datos de contabilidad, y todos los programas DacEasy que relacione con Contabilidad, para cada compaa. (Ver Corriendo utilitario de archivo en la Versin DOS)

Haga Backup de sus archivos de datos de contabilidad y todos los otros programas DacEasy que haga interfaces con Contabilidad para cada compaa. (Ver Copiando datos de DOS)

Corra todos los reportes que normalmente usa para examinar balances para verificar que la conversin tuvo xito. Recomendamos correr por lo menos sus Saldos por Antigedad y Balance de Comprobacin.

Instale la actualizacin. (Ver Instalando DacEasy, al inicio de este captulo.)

Convierta sus datos de Contabilidad y todos los mdulos externos de DacEasy que hacen interfaces con Contabilidad. (Ver Convirtiendo sus datos desde la Versin 5.0 o posterior a esta).

Nota: Si necesita convertir mltiples compaas, ver Convirtiendo mltiples compaas.

Compare los reportes de su versin previa con los reportes de la Versin 11 para verificar el xito de la conversin.



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Corriendo las utilidades de archivo en la versin DOS Corra la rutina de utilidades de archivo en sus datos antes de convertir para asegurar la integridad de sus archivos de datos y comprimir los archivos.

PPaarraa CCoorrrreerr uuttiilliittaarriioo ddee aarrcchhiivvooss eenn llaa vveerrssiinn DDOOSS 1. Seleccione Utilitario del men de Archivo. La pantalla

de Utilitario de Archivo aparecer. 2. Identifique de cual versin est actualizando y siga los

pasos apropiados. Actualizando desde la Versin 4.4 o posterior a esta - Si est actualizando de la Versin 4.4 o posterior a esta, escriba A en el campo Nmero de Archivo y presione Enter Actualizando desde la Versin 4.3 o anterior a esta -Si est actualizando de una versin anterior a 4.4, debe correr utilidades en cada archivo a la vez. Para hacer esto, presione F5 en el campo Seleccin de Archivo. Seleccione y corra Recobrar en cada Archivo de datos consecutivo.

3. Resalte Recobrar. 4. Presione F10 para comenzar la operacin Recobrar. 5. Despus de completado el proceso de Recobrar, corra

Verificar en el encabezado y el archivo de Facturas Pendientes.



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Backup a Datos de DOS. Es importante que haga una copia antes de convertir sus datos. Si encuentra un error durante el proceso de conversin, debe restaurar la copia y reparar cualquier error antes de tratar de nuevo el proceso de conversin.

PPaarraa hhaacceerr BBaacckkuupp aa llooss DDaattooss ddee DDaaccEEaassyy CCoonnttaabbiilliiddaadd ppaarraa DDOOSS.. 1. Elija Backup del men de Archivo. La pantalla de

Backup/Restaurar Archivo aparecer. 2. Resalte Backup y presione Enter 3. En el campo Origen de Archivos, seleccione Contabilidad.

Presione Enter para moverse al campo Ruta Origen.

4. Edite la ruta si es necesario. Puede encontrar fcilmente la ruta a sus datos al mirar en la pantalla Abrir Compaa. note las rutas de cada una de sus compaas; luego, haga Backup a cada una.

5. Elija uno de los siguientes pasos, dependiendo desde cual

versin esta convirtiendo: Convirtiendo Versin 8- Entre una ruta vlida; por ejemplo A: \.



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Convirtiendo Versiones 5, 6, o 7 -Seleccione A o B como el drive objetivo para su Backup. Convirtiendo Versin 4.4 o ms reciente - Si est convirtiendo desde la Versin 4.4 o una anterior a esta, entre A: \ o B: \, dependiendo de donde desea guardar el Backup. 6. Presione F10 para comenzar el Backup.

Nota: El proceso de conversin renombra los archivos de datos. Si necesita restaurar el Backup hecha en una versin previa, el proceso de conversin debe ser repetido

Convirtiendo sus datos desde la Versin 5.0 o posterior a esta

1. Pulse dos veces el icono DacEasy Contabilidad para Windows 11 en su escritorio/desktop. La primera vez que cargue el programa se le pedir que se registre. Si elige S, la caja de dilogo Nmero de Serie aparecer. Entre su nmero de serie y la llave de activacin, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse en otro momento. La pantalla de Conversin de Archivo aparecer.

Nota: Si instal el programa en un directorio diferente del directorio de programa de DOS, la caja de dilogo Identificacin del Sistema aparecer la primera vez que cargue el programa. Use esta caja de dilogo para identificar la ruta a sus archivos de datos.



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2. Responda S a la pregunta "Borrar despus de la conversin archivos de datos previos" si desea que DacEasy borre los archivos de datos previos despus de la conversin. Contestando S a esta pregunta le conserva espacio en su Disco Duro. Recuerde, despus de la conversin, no necesitar sus archivos de datos previos.

Conteste No si desea mantener los archivos viejos en su disco duro con el propsito de copiarlos.

3. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de conversin.

Al DacEasy convertir sus archivos, le aparecern el archivo y registro actual. El perodo de tiempo que se toma para convertir sus archivos depende del nmero de registro. El proceso normalmente tarda unos minutos, pero espere mayor tiempo para archivos de datos largos. Despus de convertir sus datos, DacEasy regresa al men principal.

4. Imprima sus reportes usuales, por lo menos sus Saldos

por Antigedad y Balance de Comprobacin, para verificar la transferencia exitosa de sus datos. Si sus datos aparecen como es de esperarse, esta listo para usar el nuevo programa para procesar sus entradas diarias. Si sus datos lucen incompletos, contacte al Dpto. de Servicio de Soporte al Cliente.



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Convirtiendo mltiples compaas Si usa DacEasy para ms de una compaa, debe correr la rutina de conversin para cada compaa. Despus de instalar y correr la Versin 11 por primera vez, DacEasy convierte la compaa preseleccionada como se describe al principio de la seccin, "Convirtiendo sus datos desde la versin 5.0 o posterior a esta". Para sus otras compaas, seleccione Abrir desde el men Archivo. Seleccione la prxima compaa y DacEasy le mostrar un mensaje de conversin. Despus de convertir los Datos de la compaa seleccionada, DacEasy abre la compaa que recin convirti y le muestra el men principal. Repita este proceso para todas las compaas que aparezcan en la ventana Abrir.



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Iniciando mdulos externos desde DacEasy Para iniciar un mdulo externo DacEasy dentro del programa DacEasy Contabilidad, necesita asegurarse que la ruta de mdulos externos est configurada apropiadamente en DacEasy Contabilidad. Para configurar la ruta externa, inicie el programa DacEasy Contabilidad. Seleccione Valores por omisin desde el men de Edicin, y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja de dialogo de Preferencias del Sistema aparecer.

Entre la ruta de los archivos de programa para cada programa que est relacionando con el rea de Mdulos Externos. Por ejemplo, para relacionar Nomina, entre C: \DEP4 si acept la ruta preseleccionada durante la instalacin. Pulse para guardar el cambio. Para iniciar un mdulo externo DacEasy desde DacEasy Contabilidad, elija el mdulo desde el men de Mdulos. El programa DacEasy aparecer como el programa Contabilidad DacEasy an abierto.



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Trabajando con DacEasy Use esta seccin de la Gua del Usuario para familiarizarse con las caractersticas generales del programa. Para asegurar la integridad de sus archivos de datos corra utilitario de archivo en sus datos en base regular y haga Backup frecuentemente. Estas caractersticas son explicadas en esta seccin. Esta seccin tambin incluye informacin de las siguientes caractersticas la caja de dilogo Disposicin del Reporte, usando la Calculadora, cambiando la fecha del sistema y usando Miradas.

Usando las utilidades de archivo DacEasy incluye una funcin de utilitario de archivo que usted puede usar para examinar peridicamente la integridad de sus archivos de datos y, si es necesario, reparar archivos daados. Puede correr esta rutina en cualquier archivo de datos en cualquier momento. Recomendamos que haga Backup de sus datos antes de usar el utilitario. Importante: Puede Pulsar el botn de Cerrar en la caja de dilogo de Estado de Operacin para interrumpir la rutina de ndices deteriorados, Recobrar y Verificar. Si elige interrumpir la rutina, una pantalla de confirmacin aparecer. Elija S para detener la rutina de utilidades. DacEasy completa el utilitario en el archivo actual y muestra un mensaje de cancelacin. Es muy importante que regrese despus y corra la rutina de utilitario otra vez.



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UUssaarr UUttiilliittaarriioo ddee AArrcchhiivvoo

1. Seleccione Utilidades desde el men de Archivo. La caja de dilogo de Utilidades de Archivo aparecer.

2. Entre la seleccin de archivo o Pulse para seleccionar

el archivo o grupo de archivos.

Nota: El grupo de Mayor examina todos los archivos asociados con el Mayor General, Mayor de Cuentas por Cobrar y Mayor de Cuentas por Pagar. El Grupo de Inventario examina todos los archivos asociados con Inventario Fsico y Ensamble.

3. Seleccione el archivo de operacin.

Quitar Indices - Seleccione esta opcin para remover cualquier ndice desde sus archivos de datos.

Recobrar - Seleccione esta opcin para reconstruir y optimizar el archivo.

Verificar - Seleccione esta opcin en un archivo con encabezado transaccin y DacEasy confirmar que cada transaccin esta localizada entre el encabezado y archivo de detalle y borrar cualquier transaccin incompleta. Seleccione esta opcin en un archivo de factura abierta y DacEasy Confirmar que cada



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transaccin no posteada en el archivo de facturas abiertas existe en el archivo de transaccin y viceversa. Ninguna factura abierta extraviada ser aadida. Si una transaccin est extraviada, la factura abierta ser borrada. Despus de correr Verificar se imprime un reporte que lista todos los cambios hechos a un archivo, si los hay.

Ver transaccin - Seleccione esta opcin para ver o editar archivos de transaccin.

Nota: Por el hecho de que mltiples archivos son actualizados cuando las transacciones son entradas, es muy importante borrar slo transacciones resultantes de datos alterados. Para borrar transacciones no posteadas, busque la transaccin en la pantalla de entrada de transaccin y Pulse Borrar desde el rea de detalle. Para borrar transacciones posteadas, haga una entrada de reversin. Dirjase a Ayuda para ms informacin.

4. Pulse para iniciar la operacin seleccionada.

Aparecer una caja de confirmacin cuando el proceso se complete, Pulse Continuar para regresar a la caja de dialogo Utilidades de Archivos.

Nota: Si fue seleccionado Ver Transaccin, aparecer una lista de cada transaccin. Pulse el botn de Cerrar para regresar a la caja de dilogo de Utilidades de Archivos.



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Protegiendo sus datos Una de las funciones ms importantes que usted ejecutar en DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de falla en el disco duro o excesiva corrupcin de sus datos, usted debe restaurar el Backup. Sin un Backup tendra que entrar todos sus datos otra vez. Es muy importante que tome los pasos requeridos para tener un Backup actualizada a todo momento. A continuacin le ofrecemos una gua de proteccin para hacer Backup de sus datos. Estos pasos requieren un juego de copias de 10 diskettes. Con este juego de 10 diskettes, tendr tres meses de datos en caso de que los necesite. Los disketes copiados estn divididos en tres grupos individuales: cuatro juegos individuales de copias diarias (Da 1, Da 2, Da 3 y Da 4), tres juegos individuales de copias semanales (Semana 1, Semana 2 y Semana 3), y tres juegos individuales para copias mensuales (Mes 1, Mes 2 y mes 3).

GGuuaa ddee pprrootteecccciinn ppaarraa BBaacckkuupp ddee DDaattooss

1. Ejecute un Backup total de DacEasy en el diskette de copia de la Semana 1. Sera mejor ejecutar esta operacin el Viernes por la noche.

2. Cada da de Lunes a Jueves, copie en el juego de

disketes Da 1-Da 4

3. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

4. Cada da, de Lunes a Jueves, copie en el juego de disketes Da 1-Da 4



3-32

5. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

6. Cada da, de Lunes a Jueves, copie en el juego de

disketes Da 1-Da 4 7. El Viernes, copie en el juego de disketes Mes 1 antes de

correr la rutina fin de mes.

8. Repita los pasos 1-7 dos veces, sustituyendo el juego de disketes del Mes 2 y el Mes 3 por el juego de disketes del Mes 1. Reemplace los disketes diariamente despus de copiar el tercer mes.

Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en un diskette, su disco duro o a un disco de Red. Recomendamos mantener un Backup de sus archivos de datos en un diskette as no perder datos en caso de que el disco falle. Es recomendable que haga Backup frecuentes de sus datos. Es especialmente importante hacer una copia antes de ejecutar ciertas funciones irreversibles como son postear o purgar. Para su conveniencia, usted puede copiar directamente desde un nmero de funciones irreversibles como es la funcin postear. En adicin, puede hacer una copia en cualquier momento al accesar la funcin Backup desde el men Archivo.



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RReessppaallddaarr oo RReessttaauurraarr DDaattooss

1. Seleccione Respaldar/Restaurar desde el men de Archivo. La caja de dilogo de Respaldar/Restaurar aparecer.

2. Seleccione la operacin apropiada: Respaldar o Restaurar.

3. Seleccione el tipo de archivo a copiar: Contabilidad o Nomina.

4. Si es necesario, edite el origen del archivo de datos y el objetivo.

Idea: Pulse Preseleccionar para aadir una ruta objetivo preseleccionado para copiar o preseleccionar la ruta de origen para los datos a restaurado.

5. Pulse . Un mensaje de confirmacin aparecer.

6. Elija S para hacer o restaurar el Backup. Se le sugiere que inserte el disco como es requerido.



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Pantalla de Disposicin de Reporte Cuando imprima cualquier reporte en DacEasy Contabilidad para Windows, usted puede ver el resultado en la pantalla, envelo a su impresora para la copia en papel o exportar la informacin a un archivo. La caja de dialogo Disposicin de Reporte aparecer cada vez que imprima un reporte. Esta caja de dialogo le permite seleccionar su resultado.

Usando la calculadora DacEasy tiene integrada una calculadora con la cual puede realizar sus clculos. Para accesar a la calculadora, haga clic en el botn Opciones y luego presione Calculadora .

Vista al reporte Si selecciona ver la informacin en la pantalla, la informacin aparecer en la Vista del Reporte. Esta Vista del Reporte le muestra la informacin en un formato fcil de ver en la pantalla. Puede copiar y pegar esta informacin a una aplicacin diferente si lo desea. Para copiar informacin, seleccione el texto con su Mouse, Pulse - derecha, y luego seleccione Copiar.



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Cambiando la fecha del sistema DacEasy le provee una manera rpida de cambiar la fecha del sistema. Pulse Opciones, y luego elija Fecha. La caja de dilogo Entre Fecha aparecer. Entre la fecha apropiada y Pulse Procesar para salvar la fecha.

Usando la Bsqueda Las bsquedas son un campo sensible y una de las herramientas ms poderosas disponible en DacEasy. Cuando usted Pulse con el cursor en un campo, una caja de dilogo aparece listando todos los registros existentes para ese campo. Cuando una bsqueda este disponible en un campo de entrada, el botn de buscar aparecer en la barra de herramientas. Si una bsqueda no esta disponible para el campo activo el botn no aparece o no esta disponible. Mueva hacia abajo la lista y Pulse doble en el registro deseado. DacEasy pega la informacin en el campo actual. Cuando usted exhibe una bsqueda, la barra de seleccin resalta el primer registro en el archivo. De todas formas, la barra de seleccin se mantiene posicionada en el registro previamente seleccionado cuando usted regresa a una bsqueda. DacEasy busca de nuevo el ltimo registro seleccionado por la seccin actual solamente. Esta caracterstica puede ser muy til si usted necesita accesar registro en un archivo secuencialmente. Cuando usted salga y



3-36

vuelva a entrar a DacEasy, la barra de seleccin regresa al inicio de cada bsqueda.

AAaaddiieennddoo yy eeddiittaannddoo rreeggiissttrrooss ddeessddee uunnaa bbssqquueeddaa DacEasy le brinda la habilidad de aadir y editar registros "al instante" desde ciertas bsquedas. Cuando esta caracterstica esta disponible, un botn de Aadir y uno de Editar aparecer en la barra de herramientas. Si descubre un registro inexistente, Pulse para aadir el registro a la lista. Para editar un registro en particular en una bsqueda, seleccione el registro y Pulse .

SSoorrtteeaannddoo rreeggiissttrrooss eenn uunnaa bbssqquueeddaa Cuando usted exhibe una bsqueda, los registros son sorteados por la primera columna en el lado izquierdo de la Mirada. Algunas bsquedas le permiten cambiar el orden de sorteo de registros al Pulsar Cambiar Orden . Esta caracterstica est incluida en Catalogo de Cuentas, Clientes, Productos, Servicios, cdigos de facturas, Mensajes, Tabla de Precio, Tablas de Impuestos, Tablas de Trminos, Vendedor y Transaccin. Pulse Cambiar Orden para cambiar el orden de sorteo desde un campo de preseleccionado a un campo alterno. Cuando usted Pulse Cambiar Orden, las primeras dos columnas intercambia posiciones. El orden actual de sorteo para una bsqueda es identificado como la primera columna en el lado izquierdo de la bsqueda. En cualquier momento que usted accese una bsqueda, DacEasy usa el campo de sorteo preseleccionado para arreglar



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los registros. Pulse solamente Cambiar Orden, le sortea los registros otra vez para la seccin actual. Cuando usted sale y vuelve a entrar la bsqueda, la informacin es sorteada por el campo de sorteo preseleccionado.

BBssqquueeddaass iinntteelliiggeenntteess DacEasy incorpora bsquedas inteligentes en todos los campos de entrada permitiendo una bsqueda. Para ejecutar una bsqueda inteligente, escriba cualquier texto en el campo de entrada. Despus de entrar el texto, Pulse Buscar para exhibir una lista de registros disponibles. DacEasy automticamente selecciona el registro que ms se relacione con el texto entrado. Este es un ejemplo de como usted puede usar bsqueda inteligente para su ventaja. Asuma que un cliente llamado Edwin Simmons compra una lata de limpiador de fabrica de su tienda de muebles. Cuando usted entra la orden, no puede encontrar el cdigo de cliente de Edwin. An cuando usted sabe que los cdigos de clientes siempre comienzan con la primera letra del apellido del cliente. Por lo tanto, usted entra S en el campo Cdigo de Cliente y Pulse buscar. La bsqueda de Cliente exhibe una seleccin de cdigo de cliente comenzando con la letra S. Ahora, use las teclas del cursor para encontrar Edwin Simmons, cuyo registro deber estar muy cerca de la posicin actual.

BBssqquueeddaa ddee ccaammppoo La Bsqueda de Campo es un arma poderosa en las bsquedas. El Campo de Bsqueda rpidamente mueve la barra de seleccin al registro ms cercano que se relacione



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con el que escribi en el campo. Por ejemplo, usted no esta seguro del cdigo de cliente que asigno a Jim Smith. Pulse Buscar mientras en el campo Cdigo de Cliente exhibe una lista de registros de clientes. Con la busqueda desplegada, entre J (la J aparece en el Campo de Bsqueda) y presione Enter. La barra de seleccin se mueve rpidamente al primer cdigo que comience con J. Desde este punto, simplemente use las teclas del cursor para localizar Jim Smith.

Barra de herramienta de Windows La barra de herramientas de Windows aparece en la parte superior de la pantalla. Cada opcin puede ser accesada con el Mouse o con el teclado. Las teclas de funcin son equivalentes a las teclas de funcin de Contabilidad DacEasy para DOS. Cuando usted apunta a un botn de la barra de herramientas con el Mouse, la tecla de funcin equivalente aparece como herramientas de consejo. Pulse el botn con el Mouse o presione la tecla de funcin especfica. El botn opciones lista las caractersticas adicionales no mostradas en la barra de herramientas. El men que aparece cuando pulse el botn opciones, tambin muestra la tecla de funcin equivalentes. Algunos botones en la barra de herramientas solo aplican para ciertos campos en la caja de dilogo. Por ejemplo, para usar el botn Buscar, coloque el cursor en un campo donde haya una Bsqueda disponible como Cdigo de Cliente o el campo de Tabla de Impuestos, y luego pulse el botn de Buscar.


CCaappttuulloo 44

Comprendiendo el proceso de contabilidad Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy Contabilidad para Windows, se preguntar como pudo mantener a flote su negocio con un lpiz y una caja registradora. Ahora, puede compilar informacin con el toque de una tecla que antes le tomaba das para reunir. DacEasy Contabilidad trabaja sin consideracin de su trasfondo. Mientras ms aprenda de contabilidad y computadoras, el programa crece con usted, expandindose para acomodarse a sus crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede imprimir reportes financieros estndares predefinidos. De igual manera, un usuario experimentado puede tomar ventaja de los poderosos Reportes Financieros para crear regulares estados financieros ajustados a su negocio. Aunque no es requerido el conocimiento de principios de contabilidad para usar DacEasy para Windows, le ayudar comprender que DacEasy esta haciendo como un Posteo actualizando mayores automticamente. Este captulo le brinda una ligera vista de los principios bsicos de contabilidad. Usted tambin encontrar un rpido viaje al final de este captulo. El viaje rpido consiste en tres listas de chequeos que detalla los pasos envueltos en la configuracin de DacEasy



Contabilidad para Windows y usar el programa a su mxima capacidad.

Fundamentos de contabilidad Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su compaa y tiles reportes generativos para analizar la condicin financiera de su compaa. Porque una variedad de personas puede estar interesadas en la condicin financiera de su compaa (como son banqueros, inversionistas y administracin), reportes estandarizados llamados estados financieros son usados por la mayora de los negocios o compaas. Los estados financieros son tipos de reportes especializados financieros que siguen un formato prescrito especiales que renen las Reglas de PCGA (Principios Generales Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados financieros ms comnmente usados son el Balance General y el Estado de Ingreso. El Balance de Comprobacin refleja la condicin financiera de una compaa en un momento dado, mostrando qu posee y qu debe la compaa. El Balance de Comprobacin esta basado en la ecuacin de contabilidad (Activo = Pasivo + Capital). El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compaa, gastos y beneficios o prdidas. A veces este reporte es aplicado a estados de ganancias o prdidas. Nota: Para una lista completa de estados financieros predefinido e informacin impresa de estados de cuenta refirase al captulo 12, "Reportes Financieros."

Captulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad


Tipos de cuentas Todas las cuentas incluidas en el catlogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes:

Activos-Estos son los artculos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios.

Pasivos-Estos son los artculos que debe la empresa a fuentes particulares. Ejemplos, estos incluyen notas por pagar, cuentas por pagar, e impuestos por pagar.

Capital-Este es la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compaa fuesen liquidados y usados para pagar todos lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compaa. Este valor neto es conocido como capital. Ejemplos de la cuenta de capital incluye ganancias retenidas y acciones comunes.

Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la compaa y resulta primordialmente de las ventas de bienes o servicios. Sin embargo, algunas compaas tienen varias fuentes de ingresos. Todo tipo de ingresos, tales como una ganancia en la venta de un edificio o inters ganado por inversiones, son considerados ingresos.

Gastos-Esto es el dinero que gasta en la bsqueda de ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las rentas y el costo de ventas.


Contabilidad por partida doble En la mayora de los sistemas de Contabilidad, usted usa contabilidad por partida doble, aun cuando usted no lo advierte. El mtodo por partida doble usa dbitos y crditos para reflejar cambios en los balances de cuentas. La frase, "Para cada dbito hay un crdito" es la que mejor describe la contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que haya un dbito debe acreditar en cuentas diferentes. Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted quizs haya estado usando contabilidad por partida doble por aos sin haberse percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe un cheque para pagar la factura de electricidad, usted afecta dos cuentas, su cuenta de gastos de utilidades y su cuenta de cheques y adiciona al monto anual pagado a utilidades.

Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son dbitos y crditos en contabilidad. En el ltimo ejemplo usted debita su cuenta de gastos (incrementando su balance) y acredita su cuenta de cheques (reduciendo su balance). Se preguntara porque la cuenta de gastos se incrementa cuando usted salda una factura. Considere que usted lo hace al final del ao. Usted aade todos sus gastos juntos y comunica al gobierno la cantidad de dinero que hizo menos esos gastos. Por lo tanto necesita mantener un manejo total del monto como incremento en todo el ao.

Las cuentas son asignadas para un grupo especfico que determina el tipo de entradas que hace (dbito o crdito) para afectar una cuenta o balance. En el ejemplo anterior usted debita los cheques y las cuentas de utilidades para incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de



posesiones y utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y gastos son cuentas de dbitos. Deuda, capital e ingreso son cuentas de crdito. Un concepto errneo comn es que dbito significa positivo y crdito significa negativo. Una entrada en dbito o crdito nunca cambia de positivo o negativo. El cambio es como afecta una cuenta. Una entrada en dbito siempre incrementa el valor de una cuenta de dbito (posesin y gastos), mientras que una entrada en crdito disminuye el valor. Una entrada en dbito a una cuenta de crdito (Deuda, capital e ingreso) siempre disminuye el valor, mientras que una entrada en crdito incrementa el balance en una cuenta de crdito. Para incrementar o disminuir un balance en una cuenta de tipo particular.

Posteando/Asentado En la mayora de los sistemas de contabilidad manuales, usted postea entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a su mayor general al final del mes. Postear es el proceso por el cual usted actualiza sus cuentas individuales con valores desde otros libros mayores. DacEasy usa la misma terminologa para describir el proceso de enviar un grupo de transacciones de entradas en el libro mayor subsidiario al Mayor General y Catalogo de Cuentas. Informacin entrada dentro de cada mdulo como son Efectivos, Facturacin, Compras no aparece tpicamente en informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor General.


Efectivo contra el incremento Contable DacEasy Contabilidad es un sistema integrado basado a la vez del mtodo efectivo de contabilidad. Cuando use el mtodo acumulacin de contabilidad, su registro de ingreso cuando este es ganado y gastado cuando incurri. Por ejemplo, si usted vende un producto a un cliente, usted entra la factura (ingreso) al momento de la transaccin, sin importar si se llevo a cabo un intercambio de efectivo. De la misma forma si usted compra materiales de oficina en cuenta para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra, sin importar cuando usted pague realmente por esos materiales. Incremento base de contabilidad con precisin retrata, el ingreso de una compaa y el costo de esos ingresos. En cambio, si usted estuvo usando el mtodo efectivo de contabilidad, usted no deber archivar a ninguna venta o compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague por la mercanca. El mtodo de contabilidad que desea usar esta a su eleccin. Para el reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la Renta acepta cualquier mtodo como modo de determinar la estabilidad financiera de su compaa. La consideracin primaria es que usted seleccione un mtodo y lo use consistentemente. La nica excepcin aplica a un negocio que produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del inventario. Las regulaciones de Estado Impuesto Sobre la Renta que el ingreso es una parte importante en contabilidad, el mtodo incremento deben ser usado para registrar ventas y compras de mercancas.



Recomendamos que contacte su contador para que le asesore en la eleccin del mtodo de contabilidad apropiado para su negocio. Su contador le puede explicar estos mtodos con mayores detalles, ya que ellos estn relacionados especialmente con su negocio y le informan de todas implicaciones de impuestos.


Viaje rpido Ahora que usted tiene un conocimiento bsico de los principios de contabilidad, est probablemente preparado para automatizar el proceso de contabilidad para su negocio. Use esta seccin como un mapa de camino para efectivamente automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de chequeo en esta seccin identifican cada paso en el proceso de contabilidad, dirjase al captulo que explica cada paso y le dir porque este paso es importante.

Lista de Chequeo Iniciando DacEasy le pide entrar cierta informacin previa a la entrada de transacciones. Use esta lista para establecer propiamente DacEasy Contabilidad para Windows.

Nota: La funcin Configuracin Fcil esta disponible para la mayora de los procesos de configuracin. Configuracin Fcil le gua para entrar la cantidad mnima de informacin que es requerida antes de que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada lista de chequeo nota cuando Configuracin fcil esta disponible como un mtodo alternativo para entrar los datos.

Aadir su compaa

DacEasy Contabilidad le permite aadir informacin de contabilidad para mltiples compaas. Usted esta advertido para aadir una compaa cuando instala el programa. Use la caja de dilogo Abrir Archivo para aadir compaas adicionales. Para ms informacin, refirase al Captulo 3, "Iniciando".



Entre la contrasea del contralor y asigne los derechos de acceso del usuario.

Si elige usar la funcin de seguridad, use una contrasea de contralor y asigne los derechos para usuarios especficos. El contralor tiene todo el acceso para todas las reas del programa. Despus que la contrasea de contralor haya sido entrada, cada usuario puede ser aadido con acceso limitado para el programa. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entrando informacin de compaa Entre el nombre de su compaa y direccin. Esta informacin se imprime en la parte superior de cada reporte. Usted tambin entrar informacin especfica para la estructura de su ao financiero. DacEasy usa esta informacin para postear transacciones dentro del perodo apropiado. Para ms informacin refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sistema de preferencias

Use la caja de dilogo Preferencias de Sistemas para actualizar el programa para cubrir sus necesidades. Para ms informacin, refirase al Captulo 5 "Estableciendo".

Entre sus cuentas interfaces

DacEasy usa la informacin entrada en la caja de dilogo Cuenta de Interfaz cuando postea transacciones desde otros mdulos del Mayor General. Esta informacin le dice a DacEasy como actualizar el Mayor General. Para ms informacin refirase al Captulo 5, "Estableciendo".


Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados Si se encuentra entrando la misma informacin en cada registro cuando aada sus clientes, suplidores o productos, usted deseara entrar la informacin como preseleccionada. La informacin preseleccionada se exhibir automticamente cuando usted entra un nuevo registro. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sus formularios de preferencias

Puede imprimir formularios en papel regular, un formulario estndar preimpreso de DacEasy o un formulario de habitual. Previo a imprimir su primer formulario, seleccione de cual plantilla de formulario esta usando o diseando su propia plantilla. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre su mensaje, tabla de precio, trminos y tablas

de impuestos DacEasy usa tablas para guardar cierta informacin. Asignar informacin a un cdigo, y luego use este cdigo en lugar de reentrar la informacin a travs del programa. Si la informacin cambia (e. g., cambio de tarifa de impuestos), solo necesita cambiar la tabla en lugar de cambiar cada registro afectado por el cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de impuesto y una tabla de trminos si tiene tipo de cuenta abierta o balance acumulado para clientes o Suplidores. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".



Entre su cuenta y establezca balances

La pgina de cuentas guarda cada balance de cuenta. Estos balances de cuentas son usados para imprimir reportes financieros como son Estado de Ingreso y Hoja de Balance. Cuando usted aada una compaa, puede seleccionar un modelo de catalogo de cuentas o crear su propio catalogo. Si selecciona un modelo de catalogo de cuentas, podra necesitar hacer modificaciones menores. Despus que su catalogo de cuentas esta completo, entre balances establecidos para cada detalle de cuenta. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sus clientes y establezca balances

Si usted quiere mantener informacin sobre cada cliente, entre cada cliente en la caja de dilogo Editar Cliente. Informacin de balance para el cliente es actualizada automticamente cada vez que postea una transaccin con un cdigo de cliente. Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales de clientes. Para ms informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sus Suplidores y establezca balance

manual_usuario - daceasy contabilidad

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