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greenDisk

Erstelldatum 16.01.08 Version 1.5

Manuel greenDisk _______________________________________________________________________________________________ Gestion des abonnements .................................................................................................. 2

Créer des utilisateurs dans my.green.ch ...................................................................................2

Gérer les autorisations des utilisateurs et groupes ................................................................................................ 4 Inscription à votre greenDisk ................................................................................................................................. 4 Utilisateurs et autorisations ................................................................................................................................... 4 Attribution d’une adresse e-mail ........................................................................................................................... 5 Créer un nouveau groupe ...................................................................................................................................... 5 Attribution d’utilisateurs à un groupe .................................................................................................................. 6

Groupes prédéfinis ........................................................................................................................8

Dépôt de documents ........................................................................................................... 9

Création de documents Word .................................................................................................. 10 Editer un document Word existant ......................................................................................... 12 Renommer un document existant ........................................................................................... 13 Publier les fichiers locaux sur votre greenDisk ...................................................................... 15 Affichage Windows Explorer .................................................................................................... 16 Enregistrer les structures locales de dossier dans le dépôt de documents .............................. 17 Enregistrer directement les fichiers locaux dans le greenDisk ................................................. 18

Trucs et astuces ................................................................................................................ 20

Se logger automatiquement à votre greenDisk ...................................................................... 20 Gestion des versions ................................................................................................................ 22 Communication d’avis .............................................................................................................. 23

Conseils et astuces ............................................................................................................ 24

Connexion automatique sur votre greenDisk ......................................................................... 24 Rattacher greenDisk à une ressource de réseau ................................................................... 26 Attribution d’espace mémoire ................................................................................................... 27 Formats verrouillés .................................................................................................................. 28 Modèle d’invitation et envoi des données d’accès ................................................................. 29

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Gestion des abonnements

Créer des utilisateurs dans my.green.ch

Vous trouverez ci-dessous des explications sur la manière d’administrer votre greenHosting Windows. Sur http://www.green.ch, cliquez sur Service et sélectionnez my.green.ch, ou bien utilisez le login direct sur https://wadmin.green.ch.

Saisissez maintenant votre nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe correspondant. Cliquez ensuite sur Login.

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Vous vous trouvez à présent sur la console my.green.ch. Les éléments de votre abonnement sont affichés dans le volet gauche. Cliquez sur greenDisk pour afficher votre greenDisk.

Sélectionnez le bouton Utilisateur et puis cliquez sur Nouveau pour ouvrir de nouveaux utilisateurs.

Remarque: Si votre greenDisk est défini comme option sur un greenHosting Windows, les utilisateurs de greenDisk vous pourrez dans ce cas également les définir dans le menu utilisateur du greenHostings.

Ici vous pouvez définir le nom d’utilisateur de votre choix ainsi que le mot de passe qui s’y rapporte. Il importe pour ce faire que soit activée l’option greenDisk afin que l’utilisateur puisse être ajoutée à votre greenDisk. Pour terminer, cliquez sur Enregistrer pour créer l’utilisateur.

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Gérer les autorisations des utilisateurs et groupes Inscription à votre greenDisk

En vue de vous inscrire à votre greenDisk, entrez dans votre navigateur l’URL de votre greenDisk. Celle-ci se présente comme suit:

https://name.greendisk.ch

Dans la fenêtre d’inscription qui s’affiche, tapez vos données d’accès.

Bienvenue sur votre greenDisk!

Utilisateurs et autorisations

Sous Actions/réglages site web figure dans le volet “Utilisateurs et autorisations“ le menu “ Utilisateurs et groupes“ qui permet de gérer les utilisateurs et groupes actuels.

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Attribution d’une adresse e-mail

Sous la rubrique “Toutes les personnes“ vous pouvez examiner tous les utilisateurs existants. Il suffit d’un clic sur l’utilisateur de votre choix pour consulter les informations qui s’y rapportent. En cliquant sur “Editer élément“, vous pouvez ajouter ou éditer des informations sur l’utilisateur.

Dans le champ e-mail vous pouvez entrer l’adresse e-mail de l’utilisateur. C’est à cette adresse que sont envoyés les messages de bienvenue ou autres.

Créer un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, cliquez sous “Utilisateurs et groupes“ sur le menu Nouveau/nouveau groupe.

Ici vous pouvez attribuer un nom au groupe et définir les autorisations.

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Pour terminer, cliquez sur “Créer“ pour activer le groupe.

Attribution d’utilisateurs à un groupe

Pour attribuer d’autres utilisateurs à un groupe, vous l’affichez dans le menu “Utilisateurs et groupes“ et puis vous sélectionnez Nouveau/Ajouter utilisateur.

Dans le menu “Ajouter utilisateur“, sélectionnez les utilisateurs de votre choix. Dans le volet “Envoyer e-mail“ vous pouvez définir si un message de bienvenue doit être adressé aux utilisateurs en question. Ce message, vous pouvez choisir de le compléter par d’autres informations.

Dans la section “Conseils et astuces“ nous vous présentons un modèle de message personnel envoyé en rapport avec la transmission des données utilisateurs.

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Remarque: Si vous ne voulez pas créer d’autres utilisateurs mais que vous désirez envoyer un message aux membres de Greendisk, vous pouvez sélectionner le groupe “Membres de Greendisk“ et rajouter une nouvelle fois les utilisateurs de votre choix. Peu importe que ceux-ci appartiennent déjà au groupe, le système en tiendra compte et ne les ajoutera pas deux fois.

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Groupes prédéfinis

Les groupes qui figurent par défaut dans votre greenDisk sont les suivants. Il est recommandé de n’y apporter aucune modification.

Propriétaires de Greendisk Visiteurs de Greendisk Membres de Greendisk

Lorsque vous créez de nouveaux utilisateurs dans le gestionnaire d’abonnements et que vous avez activé la fonction “Numéroter en option“, les nouveaux utilisateurs sont créés automatiquement dans le groupe “Membres de Greendisk“.

Remarque: Lorsque ces groupes standard sont supprimés, les utilisateurs dans la rubrique de gestion “Utilisateurs et groupes“ doivent tout d’abord être attribués à un groupe disposant des autorisations nécessaires, afin qu’ils puissent se connecter (Login) sur votre greenDisk.

Vous pouvez toutefois répéter la procédure de création des groupes. L’important c’est de garder exactement les mêmes caractères.

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Dépôt de documents

Cliquez svp sur la page d’accueil de votre greenDisk sur Dépôt de documents pour afficher vos documents.

Cliquez svp sur Données, pour atteindre votre enregistreur de données en ligne.

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Création de documents Word

Pour créer un nouveau document, cliquez svp sur la petite flèche du menu Nouveau et choisir Nouveau Document.

Confirmer svp les indications de sécurité par OK.

Par la suite, le nom d’utilisateur et mot de passe doivent être de nouveau introduits.

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MS Word démarre maintenant avec un document vierge. Ici vous pouvez éditer le document Word et par la suite l’enregistrer avec le nom de fichier de votre choix.

Votre document est maintenant visible au niveau du dépôt des documents avec le nom de votre choix.

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Editer un document Word existant

Pour éditer le document, cliquez svp à droite du nom du fichier sur la flèche et choisir l’action souhaitée. Confirmer svp les indications de sécurité en cliquant sur OK.

Ici, vous pouvez éditer le document Word et avec enregistrer, déposer celui-ci dans une version plus actuelle dans votre greenDisk.

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À côté du document, la date de modification récente de celui-ci s’affiche.

Renommer un document existant

Cliquez svp sur le menu au choix du document sur “édition propriétés“ pour changer le nom et titre du document (courte description).

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Confirmer svp vos enregistrements par OK.

Au niveau de l’affichage des données, le nom du document va être affiché maintenant.

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Publier les fichiers locaux sur votre greenDisk

Cliquez svp sur le bouton Télécharger. Choisir par la suite avec ‘’rechercher’’, le fichier souhaité sur votre ordinateur. Cliquer sur OK pour publier le fichier.

Le nouveau fichier se trouve maintenant au niveau du dépôt de documents et peut être ouvert en ligne en cliquant sur le nom du fichier.

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Affichage Windows Explorer

Pour afficher vos fichiers dans Windows Explorer, 2 choix sont possibles. Pour ouvrir une fenêtre séparée avec le navigateur, cliquez svp au niveau de dépôt de documents sur Actions/ouvrir avec l`Explorateur Windows.

Par la suite, tous les fichiers existants vont être listés dans Windows Explorer.

Pour faire appel à l’affichage d’Explorer directement dans greenDisk, cliquez svp à droite sur affichage ‘’Mode Explorateur’’.

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Enregistrer les structures locales de dossier dans le dépôt de

documents

Pour pouvoir publier l’ensemble des structures de dossier dans votre greenDisk, il est possible de cliquer sur ouvrir à l’emplacement souhaité du dépôt de documents sur Actions/ouvrir avec Windows Explorer

(Procédure affichage Windows Explorer)

Par la suite, les fichiers existants seront visibles dans Windows Explorer.

Maintenant vous pouvez ouvrir une fenêtre Explorer supplémentaire et sélectionner les fichiers et dossier souhaités.

Effectuer svp un click droit sur les fichiers sélectionnés et choisir copier. Passez svp maintenant sur la fenêtre Explorer de votre greenDisk. Faites svp appel de nouveau avec le côté droit de la souris au menu contextuel et choisir ‘’coller’’.

Les fichiers ont été maintenant copiés dans votre greenDisk et sont listés dans l’Explorer.

Les fichiers et dossier sont maintenant aussi visibles dans le dépôt de documents au niveau du navigateur web.

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Enregistrer directement les fichiers locaux dans le greenDisk

Pour enregistrer directement les fichiers locaux dans le greenDisk, ouvrez svp le document souhaité par exp. le fichier MS Excel, sur votre ordinateur.

Cliquez svp sur Fichier/Enregistrer sous et choisir sous “Enregistrer ‘’Favoris réseau’’.

Choisissez svp ici “les données sur votreentreprise.greendisk.ch“ et enregistrez le document avec le nom souhaité.

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Dans le navigateur web, vous pouvez visualiser maintenant le fichier créé

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Trucs et astuces

Se logger automatiquement à votre greenDisk

Pour ne pas introduire à chaque fois votre login du greenDisk à partir de votre poste de travail, il va vous falloir suivre les étapes suivantes pour vous logger automatiquement sur votre greenDisk

Activez svp l’option sauvegarder le mot de passe lorsque vous vous loggez à votre greenDisk.

Ce qu’il faut faire en plus, c’est d’ajouter l’URL de votre greenDisk dans la zone intranet/locale. Cliquez svp pour cela au niveau d’Internet Explorer sur outils/options internet et choisissez le registre ‘’sécurité’’

Choisissez svp ici ’’intranet local’’ et cliquez par la suite sur Sites…

Choisissez svp ici le bouton ‘’Avancés…“

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Ajoutez svp l’URL de votre greenDisk et confirmez par la suite par OK.

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Gestion des versions

Lorsque les versions de listes ou de bibliothèques sont mises à jour, les modifications apportées aux éléments ou aux fichiers ainsi qu’aux propriétés qui s’y rapportent sont enregistrées. La gestion des contenus ainsi modifiés s’en trouve facilitée et vous pouvez même restaurer d’anciennes versions si une erreur grave s’est glissée dans la version actuelle. La gestion des versions est d’une grande utilité lorsque plusieurs utilisateurs travaillent ensemble sur les mêmes projets ou encore lorsque les informations parcourent plusieurs cycles de développement et de vérifications.

Etant donné que la gestion de plusieurs versions de documents est vorace en termes de capacité de mémoire, la fonction de gestion des versions est désactivée dans le répertoire de documents correspondant.

1. La liste ou la bibliothèque étant encore fermée, cliquez sur leur nom dans la barre de lancement rapide.

2. Dans le menu de réglage, cliquez sur Réglages pour le type de bibliothèque.

3. Sous Réglages généraux, cliquez sur les réglages de gestion des versions.

C’est ici que pour les éléments et les fichiers vous pouvez fixer le nombre de versions à enregistrer.

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Communication d’avis Cette option vous permet de créer un avis par e-mail qui vous informe de toute modification apportée à un élément ou document de la liste ou de la bibliothèque spécifiée.

Accédez aussi à la bibliothèque ou à la liste pour laquelle vous désirez être avisé de toute modification. Pour terminer, cliquez sur Actions/aviser.

Ici vous pouvez attribuer à l’avis concerné le nom de votre choix et ajouter les personnes avec leurs adresses e-mail devant recevoir l’avis. Les membres de Greendisk peuvent créer ces avis uniquement à leur propre intention, sans qu’il soit possible de les envoyer à d’autres adresses.

Vous pouvez préciser aussi le type de modification devant faire l’objet d’un avis ainsi que le moment où l’avis doit être envoyé par e-mail.

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Conseils et astuces

Connexion automatique sur votre greenDisk

Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois les données d’utilisateur de votre greenDisk sur votre poste de travail local, vous pouvez effectuer les opérations suivantes pour vous connecter automatiquement à votre greenDisk.

Cochez la case en regard de “Enregistrer mot de passe“ pour la connexion à votre greenDisk.

Ensuite il convient d’insérer l’URL de votre greenDisk dans votre intranet local. Pour ce faire, dans le navigateur internet cliquez sur Outils/options internet, puis sur l’onglet “Sécurité“.

Sélectionnez “Intranet local“ et puis cliquez sur Sites.

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Cliquez sur le bouton “Etendu…“.

Ajoutez l’URL de votre greenDisk et confirmez en cliquant sur OK.

Remarque: Pour les utilisateurs de Firefox, il suffit d’enregistrer le mot de passe dans le gestionnaire de mots de passe pour que la connexion à greenDisk se fasse automatiquement par la suite.

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Rattacher greenDisk à une ressource de réseau

Vous pouvez rattacher votre greenDisk directement à un lecteur de réseau, pour accéder ainsi directement à vos données usuelles ou pour copier directement les fichiers locaux sur votre greenDisk.

Pour rattacher greenDisk à une ressource de réseau, ouvrez l’explorateur Windows. Cliquez sur Outils/lecteur réseau pour rattacher greenDisk au réseau.

Sélectionnez le lien intitulé “Demander de l’espace en ligne…“. Vous verrez s’afficher ensuite l’assistent qui permet d’ajouter des ressources au réseau. Réalisez les deux premières opérations en cliquant à chaque fois sur Continuer.

Ici, entrez l’URL de votre greenDisk et cliquez sur Continuer.

Ensuite le système vous demande les données utilisateur de votre greenDisk. Dans la boîte de dialogue suivante vous entrez un nom pour la ressource de réseau, puis vous cliquez sur Continuer et Valider. Ensuite s’affiche à nouveau la boîte de dialogue Login.

Important: Sachez qu’une fois supprimé, un répertoire principal ne peut plus être récupéré.

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Attribution d’espace mémoire

Pour connaître la quantité de mémoire attribuée à votre greenDisk, sur la page d’accueil de votre greenDisk il suffit de cliquer sur le bouton Actions site web et sur le sous-menu Réglages site web.

Dans la colonne Gestion des sites web vous trouverez les rubriques “Résumé de l’application“ et “Attribution d’espace mémoire“. Cette deuxième rubrique vous renseigne sur la quantité de mémoire utilisée et la quantité encore libre. En outre, les données enregistrées, vous pouvez les classer en fonction de certains critères.

Remarque: Seul l’administrateur du greenDisk a accès au menu Attribution d’espace mémoire. Si d’autres utilisateurs sont supposés pouvoir y accéder, ils doivent être entrés dans la colonne "Répertoire des administrateurs du site web". Sachez toutefois que ces utilisateurs bénéficient alors d’un accès intégral à votre greenDisk.

Astuce: Lorsque l’espace mémoire occupé dépasse la barre des 80%, l’administrateur du greenDisk en est automatiquement avisé.

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Formats verrouillés

Certains formats de documents n’étant pas pris en charge par greenDisk, les documents correspondants ne peuvent pas être enregistrés dans votre répertoire. Ci-dessous la liste des formats n’étant pas pris en charge:

ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh

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Modèle d’invitation et envoi des données d’accès

Lorsque vous avez ajouté des utilisateurs à un groupe, vous pouvez leur faire parvenir un message de bienvenue et leur expliquer le contenu de la page et les autorisations dont ils disposeront. Vous avez en outre la possibilité d’ajouter un texte personnel.

Pour connaître la démarche à suivre, veuillez vous reporter à la section “Communications d’avis“.

Lorsqu’il s’agit de nouveaux utilisateurs, vous pouvez ajouter dans l’e-mail de bienvenue un texte avec toutes les indications utiles sur le statut des utilisateurs. Vous pouvez soit inclure les utilisateurs au fur et à mesure et envoyer à chacun d’eux un e-mail personnalisé, soit envoyer à tous les utilisateurs un modèle-type. Nous nous sommes permis de vous fournir ci-après un modèle-type.

Cher membre de projet

Veuillez trouver ci-dessous l’explication de vos données d’accès au portail greenDisk.

En vous servant du lien ci-dessous, ouvrez votre greenDisk dans votre navigateur web et connectez-vous en entrant vos données d’accès.

DONNEES D’ACCES:

https://name.greendisk.ch Nom utilisateur: pré[email protected] (exemple [email protected]) Mot de passe: 123456

Sachez que le mot de passe fourni pour votre accès a été attribué automatiquement. Vous êtes prié de le changer sous https://my.green.ch afin que personne ne puisse faire un usage abusif de votre login. Voici donc les données nécessaires pour votre login:

Nom utilisateur: pré[email protected] Mot de passe: 123456

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