mapa de riesgos de corrupción? - ciac · para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación...
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SI NOX
Coluumna 1 Coluumna 2 Columna 3 Columna 4 Columna 5 Columna 6 Columna 7 Columna 8 Columna 9 Columna 10 Columna 11
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Con
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SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
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Como evidencia del control se observa en el computador del Coordinador Administrativo carpeta
virtual con los formatos diligenciados de cada Área para consolidar el formato final del plan de
compras. El consolidado es el formato F-5-01-010 version 1, el cual está completamente
diligenciado. Se evidencia correo enviado a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo de
fecha 22 de septiembre del 2019 con la consolidación para el anteproyecto de compras 2020.
Se evidencia que el Profesional de Planeación y Presupuestación conserva los correos
electronicos de las comunicaciones efectuadas con las areas que intervienen para la consolidación
de la información que se ingresa en el annteproyecto 2020. Se observa correo de fecha 19 de
septiembre del envio del Plan Anual de Adquisiones por parte del Coordinador Administrativo y se
observa que el mismo día se verifica y se solicita revision de rubro de comunicaciones y transporte.
Se evidencia correo de fecha 23 de septiembre del 2019 de solicitud de diligenciamiento del
formato del Ministerio de Hacienda al Grupo de Talento Humano.
Traslados, adiciones y/o modificaciones al
presupuesto incumpliendo los requisitos
legales (autorizaciones, procedimiento,
soportes)
Para el último cuatrimestre no hubo que realizar traslados presupuestales dentro de los rubros
mayores
Se evidencia:
Formato f-8-04-002 version 4, consecutivo número 195 de fecha de diligenciamiento 18-12-2019,
con vale de entrada 4900053642 y con vale de salida en SAP 4900053019 fimado.
Formato diligenciado de fecha 07 de noviembre del 2019 firmado, consecutivo 172, vale de
entrada 53588 y vale de salida de SAP 4900050885 del 07 de noviembre.
Formato diligenciado con fecha 17/10/2019 firmado, número de concecutivo 158, con documento
soporte de solicitud del cliente, vale de entrada 52427 del 7 de diciembre con transacción MIGO,
MB90 y vale de SAP salida 4900049873.
El responsable de la ejecución del control está en proceso de cambio, porque son los líderes de
cada módulo de SAP los encargados de realizar o dar autorizaciones para que quién solicita roles
y perfiles, pueda tener el acceso.
Para el último cuatrimestre el Coordinador del Grupo Presupuesto no tuvo necesidad de solicitar
perfiles para el acceso al aplicativo.
Se evidencia formato de ajustes F-5-03-001 del 17 de diciembre del 2019 diligenciado y firmado
por quien elabora, autoriza y da visto bueno de presupuesto. El número de ajuste en SAP es
110000539. Se deja anexo el documento contable del cruce de las cuentas contables utilizadas,
N° 110000539 de fecha de contabilizacion 17/12/2019 firmado por quien elaboré.
Se observa como evidencia:
* Formato de ajustes versión 2, firmado por propuesto, autoriza, visto bueno de presupuesto,
número de ajuste SAP 110000528, con los soportes documentales para realizar la causación y
documento contable número 110000528 de revisión de provisión.
Generación de informes y/o reportes
alterados o tergiversados
Para el control C5,20 en la frase "Plan General de Contabilidad Pública" se debe cambiar su
redacción ya que desde que la Corporación entró en marco normativo cesó la obligatoridad de
justificar en el "Plan General de Contabilidad Pública".
Para validar el control, se deja balance general de octubre comparativo de 2019 y 2018. Se
oberva acta N°20192220004728 de fecha 29 de octubre del 2019 donde se relacionan el cruce
entre vacaciones y liquidaciones definitivas, nómina, conciliación de nómina generada por el
software AURORA y el módulo Contabilidad de ERP-SAP. Se validan aportes, planilla de
seguridad social y archivo de revisión mensual para la Revisoría Fiscal firmada por las partes
Asistente Contable y Grupo de Talento Humano.
Se evidencia:
Acta N° 20192220030631 de Reunión de Control Facturación vs Libro Fiscal mes del octubre de
2019 revisado el 07 de nov-2019 con las respectivas firmas.
Acta N° 20192220004338 de fecha 04 de octubre de 2019 firmada por el Técnico de Apoyo y
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Inadecuada custodia de los activos de la
Entidad
Se evidencia carpeta donde se conservan las selectivas de inventarios de activos fijos realizadas a
las Áreas. Se toma como muestra acta 20192200004328 de fecha 24 de septiembre del 2019,
firmada por Zona Franca y la Coordinación de Activos Fijos. Se valida en Orfeo el cual se cumple
con dejar docuentado la trazabilidad. Se deja anexa a los soportes acta de responsables emitida
por el ERP-SAP version 3 F-5-01-003 firmada. Se evidencia acta 20192200004808 de fecha 31
de cotubre del 2019 firmada. Dejan adjunto el soporte de activos fijos del SAP firmado por el
responsable. Se observa papel de trabajo de la verificación del activo fijo.
Dentro de la redacción del control C5.3, se dice que "... En caso de identificar faltantes elabora
informe detallando el caso y se remite al Coordinador Administrativo quien notifica a la Oficina de
Control Interno y al Grupo Asesor Jurídico para que se adelante el proceso correspondiente"; "... el
proceso correspondiente", de que trata la redacción de este control es inciar la investigación
disicplinaria, asunto que de darse, debe efectuarlo quien ejerce las funciones de Control Interno
Disciplinario. En ese orden de ideas, debe cambiarse o completarse la redacción del control, para
que no se confunda con la Oficina de Control Interno de Gestión.
Suscripción de pólizas que no contengan la
totalidad de los amparos requeridos por la
Entidad
Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está
vigente la póliza 1003064 cuya fecha de vencimiento es 3 de junio del 2020.
Inoportunidad en el mantenimiento de los
activos e instalaciones de la Entidad
En ISOLUCION está publicado el Programa de Mantenimiento de Equipos, cod. PRG-5-08-002,
version 8 del 25 de junio del 2019. Para el último cuatrimestre se tenia programó y efectúo el
mantenimiento del aire a condicionado, formato F-5-08-012 version 6 diligenciado en diciembre del
2019. Todo està correctamente diligenciado.
En ISOLUCION está publicado el Programa de Mantenimiento Instalaciones, código PRG-5-08-06-
01, version 3 de fecha del 13 de junio del 2019, Se observa formato diligenciado de fecha
diciembre del 2019 F-5-08-011 version 4 con listado de instrucciones de diligenciamiento. Asi
mismo formato diligenciado del mes de noviembre 2019, con visto bueno de la Coordinadora
Administrativa quien firma. La inspección es del Asesor de Infraestructura.
Desde el mes de octubre se conservan Excel, los indicadores de cumplimiento al programa, el
cual se está llevando por placa de vehículo. Se lleva control en cuadro Excel de la fecha de
realización del mantemiento, del kilometraje y del estado mensual de los vehiculos. Con base en
esa informacion se arma el indicador. Se evidiencia en ISOLUCION Programa de Mantenimiento
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Salida no autorizada de equipos y
herramientas
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
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Adm
inis
trat
iva
y F
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cier
a
R5.9
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por realizar una
ejecución presupuestal
en detrimento de la
CIAC.
R5.6
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la manipulación de
la información
financiera y contable
de la Corporación
Realizar registros fraudulentos de hechos
económicos
Incluir partidas presupuestales no alineadas
con los objetivos de la Corporación
direccionando recursos para beneficio
particular o de terceros
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
MATRIZ SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
TERCER SEGUIMIENTO -CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA
¿Se adelantó seguimiento
al Mapa de Riesgos de
Corrupción?
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
ApoyoM
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Est
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De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
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SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
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a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
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De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
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Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual carpetas
digitales con los soportes de los CDP entregados a las Áreas. Se realiza selectiva de los CDP
emitidos. Se revisa el CDOP número 2019402101 de fecha de 18 de noviembre del 2019, emitido
para contratación de servicios de asesoria con cargo al programa de Financiacion
PC000042400000, solicitado mediante reserva 2019302265 del proceso de Gestión Logística,
firmado. Así mismo CDP N°2019401627 de fecha del 18 de septiembre del 2019, solicitud de
reserva 2019301706 para servicios de corrección estilo revista, solicitado por Gestor Logístico,
cargo fondo 2029, firmado.
Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual las carpetas
digitales con los soportes de los RPC entregados a las Áreas. Se realiza selectiva 4500006294
del 15 de noviembre del 2019, expedido para Gestión Documental, organizacion del cuarto de
datos, cargado al CDP 2019402091 y con cargo a un rubro de inversión y proyecto
GO100019001000000.
Modificación de información relacionada
con montos y/o beneficiarios de pago
Se evidencia libro de minuta en donde se lleva control de los documentos soportes que pasan para
pagos con la respectiva Fecha, Proveedor, Número de documento, valor, firma de quienes
recibieron los documentos y de quien recibe cuando se devuelve alguno que no cumpla con la
circular de pagos. Se cumple con el control establecido.
Se evidencia ZP 200004867 de fecha 04 de diciembre del 2019 del proveedor Supliaereos. Se
deja anexo el memorando de pagos firmado, orden de compra 4500006037, factura física original
número 61325, certificación de pago de parafiscales y documento contable número 510002518 de
fecha 25 de octubre del 2019.
Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está
vigente la póliza 1003064 cuya fecha de vencimiento es 3 de junio del 2020.
Se evidencia que se lleva un control diario de verificación de los bancos sobre las novedades que
arrojan, es decir, sobre rechazos de transacciones realizadas. Esta información es remitida por
Se debe revisar la redacción del control ya que durante el seguimiento no se pudo obtener la
evidencia referenciada en el mismo (actas), toda vez que la actividad de compra de divisas se
ejeuta de manera diferente. Adicionalmente, se debe modificar en la matriz de riesgos, en el
campo donde se relacionan los procedimientos que aplican, porque se evidenció que el instructivo
de compra de divisas es un documento que está obsoleto y no ésta alieando con el control
establecido
Para validar el control se revisa el pago de viáticos al exterior KZ150000718 del 26 de noviembre
del 2019 gurado a Giraldo Martínez 718, generado desde el Grupo Tesoreria. Se valida el
comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas Rodrigo
contabilizado con el número 190001019; formato de solicitud de pago del SP 591, de fecha 16 de
octubre del 2019, firmado; comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019 firmado, con
el respectiv visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado, kZ150000615 pagado a Pachón
Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado, solicitud de pago firmado SP592 del 16 de
octubre, CDP 2019501012.
R5.11
Cobro o solicitud de
beneficios a terceros
por parte de los
funcionarios de la
CIAC, para el pago de
cuentas de cobro o
facturas de contratistas
y proveedores
afectando la liquidez
de la Corporación
Demoras en los procesos de pago, alto
volumen de trámites
Se debe corregir la Matriz de Riesgo de la Dirección Administrativa y Financiera quien es el
responsable de ejecutar el control, ya que esta a cargo del Director Adminsitrativo y Financiero y
realmente lo ejerce el Coordinador del Grupo Presupuesto.
Falta de Liquidéz
Se evidencia por parte del Director Administrativo y Financiero que lleva un control en Excel del
movimiento de los bancos, según extracto. Del análisis que realiza el director en este Excel, se
puede determinar en los aldos delas cuentas si hubiese problmas de liquidez. Así mismo se
puede validar los egresos que se estan registrando en el ERP SAP. Se evidencia informe de flujo
de caja de todos los ingresos y egresos, el saldo de cada cuenta. Con base en esos análisis se
revisa si se mueven saldos entre cuentas. Se revisan la reciprocidad de los valores registrados en
cada cuenta. Se evidencia que se lleva un flujocrama de las cuentas activas de la CIAC S.A.
Se puede evidenciar Excel de relación de flujo de caja de diciembre, en donde se observa las
facturas pendientes por pagar con la respectiva fecha de vencimiento.
Se evidencia en el Grupo Tesoreria los estados de flujo debidamente firmados sobre el informe de
saldos bancarios con corte a noviembre del 2019.
Como evidencia del control se observa en el computador del Coordinador Administrativo carpeta
virtual con los formatos diligenciados de cada Área para consolidar el formato final del plan de
compras. El consolidado es el formato F-5-01-010 version 1, el cual está completamente
diligenciado. Se evidencia correo enviado a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo de
fecha 22 de septiembre del 2019 con la consolidación para el anteproyecto de compras 2020.
Se evidencia que el Profesional de Planeación y Presupuestación conserva los correos
electronicos de las comunicaciones efectuadas con las areas que intervienen para la consolidación
de la información que se ingresa en el annteproyecto 2020. Se observa correo de fecha 19 de
septiembre del envio del Plan Anual de Adquisiones por parte del Coordinador Administrativo y se
observa que el mismo día se verifica y se solicita revision de rubro de comunicaciones y transporte.
Se evidencia correo de fecha 23 de septiembre del 2019 de solicitud de diligenciamiento del
formato del Ministerio de Hacienda al Grupo de Talento Humano.
R5.10
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por invertir en
operaciones de
Tesorería, compra de
divisas o adquisición
de créditos que vayan
en detrimento de los
intereses de la CIAC
Invertir en entidades de dudosa solidez
financiera
Frente a actas del Comité de Inversion no hay actas, debido a que no se agendaron reuniones en
el último cuatrimestre.
Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está
vigente la póliza 1003064 cuya fecha de vencimiento es 3 de junio del 2020.
Solicitar créditos innecesarios
Frente a este control no hubo necesidad de ejecutarlo, pues no se necesitó de requirir créditos de
Tesorería.
Invertir en condiciones de mercado
desfavorables
Frente a actas del Comité de Inversion no hay actas, debido a que no se agendaron reuniones en
el último cuatrimestre.
Compra de divisas o transferencias en
dólares en condiciones de mercado
desfavorables
Ejecutar gastos no autorizados en el
presupuesto
Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual carpetas
digitales con los soportes de los CDP entregados a las Áreas. Se realiza selectiva de los CDP
emitidos. Se revisa el CDOP número 2019402101 de fecha de 18 de noviembre del 2019, emitido
para contratación de servicios de asesoria con cargo al programa de Financiacion
PC000042400000, solicitado mediante reserva 2019302265 del proceso de Gestión Logística,
firmado. Así mismo CDP N°2019401627 de fecha del 18 de septiembre del 2019, solicitud de
reserva 2019301706 para servicios de corrección estilo revista, solicitado por Gestor Logístico,
cargo fondo 2029, firmado.
Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual las carpetas
digitales con los soportes de los RPC entregados a las Áreas. Se realiza selectiva 4500006294
del 15 de noviembre del 2019, expedido para Gestión Documental, organizacion del cuarto de
datos, cargado al CDP 2019402091 y con cargo a un rubro de inversión y proyecto
GO100019001000000.
Afectar rubros que no corresponden con el
objeto del gasto
Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual carpetas
digitales con los soportes de los CDP entregados a las Áreas. Se realiza selectiva de los CDP
emitidos. Se revisa el CDOP número 2019402101 de fecha de 18 de noviembre del 2019, emitido
para contratación de servicios de asesoria con cargo al programa de Financiacion
PC000042400000, solicitado mediante reserva 2019302265 del proceso de Gestión Logística,
firmado. Así mismo CDP N°2019401627 de fecha del 18 de septiembre del 2019, solicitud de
reserva 2019301706 para servicios de corrección estilo revista, solicitado por Gestor Logístico,
cargo fondo 2029, firmado.
Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual las carpetas
digitales con los soportes de los RPC entregados a las Áreas. Se realiza selectiva 4500006294
del 15 de noviembre del 2019, expedido para Gestión Documental, organizacion del cuarto de
datos, cargado al CDP 2019402091 y con cargo a un rubro de inversión y proyecto
GO100019001000000.
Ges
tión
Adm
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trat
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inan
cier
a
R5.9
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por realizar una
ejecución presupuestal
en detrimento de la
CIAC.
R5.12
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por realizar pagos o
traslados (dobles, por
montos superiores,
injustificados o sin
soporte, cuentas
ficticias) incumpliendo
los requisitos
establecidos por la
normatividad vigente
en materia de
prevención del lavado
de activos y
financiación del
terrorismo
Incluir varias veces el mismo gasto bajo
figuras diferentes
Trámite de cuentas por pagar no
autorizadas
SI NO SI NO
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ació
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anci
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Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
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trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
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De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
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Dire
ccio
nam
ient
o E
stra
tégi
co
Inoportunidad u omisión en el reporte de
PQRD recibidas a Subgerencia
Se evidencia en Excel archivo de seguimiento de PQRS del control de las peticiones realizadas
por los peticionarios, por los diferentes medios de recepción. Se evidencia en el mes de
septiembre del 2019 solicitud para el Grupo de Talento Humano, solicitud remitdia por pagina WEB
de la CIAC. Se evidencia mediante oficio del 17 de octubre 20191400028061, prórroga del Grupo
Jurídico. Se dió respuesta definitiva el 7 de noviembre con el oficio 20191400030641 de GRAJU.
Se valida el control en la página web de enviar respuesta al peticionario de acuerdo con el ticket
92.
Del oficio 20191400030641 de GRAJU, se realiza verificación en ORFEO de la trazabilidad del
histórico del documento y no se observa cargue del ODT del documento final firmado por
generadores de la información. Puesto que el Sistema ORFEO es el software de la Corporación
Ausencia o dificultad para generar la
información requerida para dar trámite a la
PQRs
Se verifican:
* Para verificar el cumplimiento de respuesta de solicitudes a peticionarios, se revisa el
comunicado externo oficio de salida Numero 20191400025451, con firma del Representante Legal,
Jefe Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo, Grupo Asesor Jurídico y Subgerente.
* Se observa oficio de salida Numero 20191400022911 de respuesta a una PQRS de fecha 02 de
septiembre de 2019.
* Se evidencia solicitud documental del radicado 20191020019532 del 29 de octubre del 2019 de
solicitud aclaración y desarrollo de Alianza Estratégica, copia de contratos de la contadora y revisor
fiscal. El responsable de la respuesta es la Dirección Administrativa y Financiera, Blindajes y
Demoras en la preparación y aprobación
de las respuestas de PQRs
Se evidencia en Excel archivo de seguimiento de PQRS del control de las peticiones realizadas
por los peticionarios, por los diferentes medios de recepción. Se evidencia en el mes de
septiembre del 2019 solicitud para el Grupo de Talento Humano, solicitud remitdia por pagina WEB
de la CIAC. Se evidencia mediante oficio del 17 de octubre 20191400028061, prórroga del Grupo
Jurídico. Se dió respuesta definitiva el 7 de noviembre con el oficio 20191400030641 de GRAJU.
Se valida el control en la página web de enviar respuesta al peticionario de acuerdo con el ticket
92.
Del oficio 20191400030641 de GRAJU, se realiza verificación en ORFEO de la trazabilidad del
histórico del documento y no se observa cargue del ODT del documento final firmado por
generadores de la información. Puesto que el Sistema ORFEO es el software de la Corporación
R1.16
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por realizar actos
jurídicos en
condiciones
desfavorables para la
Entidad (deficiencias
en el sustento jurídico,
permitir el vencimiento
de términos)
R1.7
Manipulación,
inoportunidad
voluntaria o
inadecuado
tratamiento a las
peticiones, quejas y
reclamos recibidas en
la Entidad según los
términos establecidos
Deficiencias en los procesos de selección y
vinculación de personal
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de Elaboración de documentos legales que
favorezcan a terceros por encima de las
conveniencias y necesidades de la CIAC
Se evidencia comunicación 20191400041823 GRAJU del 18 de diciembre del 2019, en lacual se
valida el cumplimiento del control
Adelantar defensas judiciales deficientes
para favorecer a terceros (términos y
actuaciones)
Se evidencia comunicación 20191400041823 GRAJU del 18 de diciembre del 2019, en lacual se
valida el cumplimiento del control
R1.12
Recibir dadivas o
beneficios por la
entrega a terceros de
información
confidencial
relacionada con
nuevos proyectos de la
CIAC
Vinculación de personal no idóneo
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Manejo inadecuado de la información
confidencial de proyectos desarrollos de la
CIAC
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
ento
hum
ano
Fin
anci
ero
Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
R9.5
Establecer vínculos y
/o mantener relaciones
comerciales con
Clientes relacionados
con actividades ilícitas
(Lavado de Activos,
Financiación del
Terrorismo,
Contrabando)
Vinculación de clientes basados en la
información plasmada en documentación
falsa
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
En las siguientes carpetas revisadas se observa evidencia de la aplicación de visita domiciliaria.
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Demoras, errores u omisión en la
verificación de antecedentes de los clientes
en las listas de verificación establecidas por
la CIAC
Se evidencia formatos número 20191300005288 de inscripción clientes. La actualización se viene
ejecutando de acuerdo con el procedimiento de inscripción de clientes. El formato está firmado por
el Representante Legal y ha sido diligenciado por el Director Promoción y Venta. También tiene el
nombre de quien realiza el procedimiento y cita a la Dirección Administrativa y Financiera.
Ver matriz de criticidad clientes en ISOLUCION, MTZ-9-002 MATRIZ DE CRITICIDAD
CLIENTES. Documentos Especiales version 3 de fecha 17/oct./2019, actualizada.
Suscripción de operaciones comerciales
sin el respaldo de la documentación
requerida para el conocimiento del cliente.
Se evidencia formatos número 20191300005288 de inscripción clientes. La actualización se viene
ejecutando de acuerdo con el procedimiento de inscripción de clientes. El formato está firmado por
el Representante Legal y ha sido diligenciado por el Director Promoción y Venta. También tiene el
nombre de quien realiza el procedimiento y cita a la Dirección Administrativa y Financiera.
Desactualización de la información de
clientes
Se evidencia formatos número 20191300005288 de inscripción clientes. La actualización se viene
ejecutando de acuerdo con el procedimiento de inscripción de clientes. El formato está firmado por
el Representante Legal y ha sido diligenciado por el Director Promoción y Venta. También tiene el
nombre de quien realiza el procedimiento y cita a la Dirección Administrativa y Financiera.
Se evidencia AZ con relación de las garantías. Para el cuatrimestre se revisa la garantía número
051 de fecha 19 de diciembre del 2019, de un proceso simplificado de MRO Bogotá -Taller de
Ruedas, la cual es aceptada. Se observa concepto tecnico firmado por el especialista TESH. Se
evidencia informe de Ingeniería y Gestión Comercial lo envio enviado al cliente con oficio externo
20192300036171 de fecha 24-12-2019 el cual esta firmado por la Gerencia y los Directorres de
Promoción y Ventas y Prestación de Servicios. Así mismo se observa aviso en SAP número
10009507 y correo electrónico del cliente donde solicita la garantía.
Se verifica garantía número 13-09-2019, solicitud 041 contrato Policia Nacional, aceptada por el
gestor contractual. Se evidencia adjunto, el oficio de solicitud del cliente y firma del concepto
técnico del gestor contractual y aviso 1009439 en SAP.
Ges
tión
Com
erci
al
Subestimación de costos y gastos
asociados al producto o servicio ofrecido
Incumplimiento por parte de los
funcionarios de la CIAC de los lineamientos
para el manejo de los activos de
información de acuerdo con su clasificación
Se evidencia correo electrónico del 30 de diciembre con solicitud de disponibilidad presupuestal
contrato 373 solicitado al Grupo Contabilidad. Cadena presupuestal elemento PEP 40000248.
Se revisó acta de Comité de Gerencia donde sepresentan estados financieros. Frente a la
facturación de los proyectos, se valida acta de Comité de Octubre. Se evidencia relación sobre el
estado financiero de la facturación del proyecto número 20191300004668 de fecha 21 de octubre
del 2019, Se verifica acta número numero 20191300005288 del Comité de Gerencia número 45
de fecha 9 y 11 de diciembre donde se hace presentación de los estados financieros. Las actas se
encuentran firmadas. Se cumple con el control establecido.
Gestión Comercial
En este proceso no pudo validarse el control, porque en el último cuatrimestre no se presentaron
situaciones en que pudieran aplicarlo,
Gestión Logística
Vinculación de personal no idoneo a la
Corporación
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
R9.3
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la venta de
productos o servicios
de la CIAC en
condiciones
comerciales
desfavorables para la
Entidad (precio,
especificaciones del
producto o servicio,
servicio postventa,
garantía)
R9.4
Recibir dadivas o
beneficios por la
entrega de información
comercial confidencial
relacionada con los
precios y estructura de
costos a ser incluidas
en las cotizaciones de
la CIAC
* Se evidencia cotización 20003453 del 25 de octubre del 2019 con las firmas de elaboró, verificó y
aprobó, con formato de análisis de riesgo de la oferta con sus respectivas firmas y hoja de costos
3011. Se valida en el ERP SAP la hoja de costos encontrando conformidad entre los valores
efectuados y los porcentajes que están ejecutando.
* Se observa cotización 20003401 firmada, con fecha 27 de noviembre del 2019
* Se verifica cotización 20003613 firmada con fecha 05 de diciembre del 2019 y oficio
20192300041293 de fecha 12-12-2019 con firma del Director de Promoción y Venta y Profesional
Mercadeo, solicitud del cliente de proceso simplificado, formato análisis riesgo de la oferta firmado
por el Área Misional y Dirección de Promoción y Venta.
Se evidencia en AZ listas de asistencia de fechas: septiembre 10/2019, 27 de octubre-2019, 11 de
diciembre del 2019, 6 de diciembre del 2019, 29 de diciembre 2019, 13 de noviembre del 2019,
22 de nov.2019, 02 de cotubre del 2019. Se cumple con el control de las reuniones con el General
y Subgerente.
Inclusión de cláusulas comerciales
desfavorables para la CIAC o que obligan
a servicios postventa no rentables
Se revisa:
* carpeta compartida de contratos clientes vigencia 2019;
* concepto de contrato 373- cenac-2019 de fecha 27 de diciembre con firmas
* formato diligenciado version 5 de fecha 26 de agosto del 2019
* formato diligenciado del 15 de octubre
* formato de conceptos version 5
* contrato 176-00-a-cofac-diloa-2019, firmada y diligenciada,
* secop II visto bueno de la gerencia.
* contrato 150-00-a-cofac-diloa-2019 del 20 de septiembre 2019 version 5 con las firmas de todos
los que dan conceptos y con visto bueno de la Gerencia.
Prestación de servicios amparados en
garantías no vigentes o que no cubren la
reparación o servicio solicitado
Se evidencia AZ con relación de las garantías. Para el cuatrimestre se revisa la garantía número
051 de fecha 19 de diciembre del 2019, de un proceso simplificado de MRO Bogotá -Taller de
Ruedas, la cual es aceptada. Se observa concepto tecnico firmado por el especialista TESH. Se
evidencia informe de Ingeniería y Gestión Comercial lo envio enviado al cliente con oficio externo
20192300036171 de fecha 24-12-2019 el cual esta firmado por la Gerencia y los Directorres de
Promoción y Ventas y Prestación de Servicios. Así mismo se observa aviso en SAP número
10009507 y correo electrónico del cliente donde solicita la garantía.
Se verifica garantía número 13-09-2019, solicitud 041 contrato Policia Nacional, aceptada por el
gestor contractual. Se evidencia adjunto, el oficio de solicitud del cliente y firma del concepto
técnico del gestor contractual y aviso 1009439 en SAP.
Entrega de productos, fabricación o
prestación de servicios adicionales a los
pactados contractualmente
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
ento
hum
ano
Fin
anci
ero
Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X
Para validar el control se revisa :
* Pago generado desde el Grupo Tesorería de pagos de viaticos al exterior No. KZ150000718 del
26 de noviembre del 2019 que corresponde a viaje efectuado por Giraldo Martínez 718.
* Se valida el comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas
Rodrigo contabilizado con el numero 190001019, formato de solicitud de pago del SP 591, de
fecha 16 de octubre del 2019, firmado, comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019
firmado, con el respectivo visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado.
* Pago kZ150000615 efectuado a Pachón Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado,
solicitud de pago firmado sp592 del 16 de octubre, CDP 2019501012.
La Oficina de Control Interno revisa las liquidaciones de la nómina posterior al pago efectuado. En
el último cuatrimestre se evidiencian los siguientes oficios internos sobre la verificación de la
nómina y en ellos se observa si hubo lugar a oportunidades de mejora. Como evidencia se
revisan las comunicaciones 20191200033913/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C del 16-10-2019 con
la validación de la nómina de septiembre del 2019. Así mismo se revisa comunicación interna
Desvío de pagos de nómina a cuentas
diferentes a las de los empleados o de los
terceros a los que debe realizarse el pago
(según aplique p ej. Fondos voluntarios o
de crédito)
Para validar el control se revisa :
* Pago generado desde el Grupo Tesorería de pagos de viaticos al exterior No. KZ150000718 del
26 de noviembre del 2019 que corresponde a viaje efectuado por Giraldo Martínez 718.
* Se valida el comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas
Rodrigo contabilizado con el numero 190001019, formato de solicitud de pago del SP 591, de
fecha 16 de octubre del 2019, firmado, comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019
firmado, con el respectivo visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado.
* Pago kZ150000615 efectuado a Pachón Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado,
solicitud de pago firmado sp592 del 16 de octubre, CDP 2019501012.
Promoción de personal que no posea las
competencias y requisitos para el nuevo
cargo
Se revisan carpetas fisicas de:
* Castillo Ortiz Norma: Se observa informe de antecedentes disciplinarios firmado, oficio
20191200031483 de solicitud de Promoción de Personal aprobada por el Gerente General y el
Jefe o Coordinador de Talento Humano, formato de aprobación plan de vacantes II semestre
firmado por el General, entrevistas técnicas y psicológicas formato version 6, entrevísta alta
dirección, pruebas 180 y PTC, evaluación de conocimientos diligenciada, hoja de vida DAFP
diligenciada y firmada, certificados de estudios, tarjeta profesional, certificados laborales,
modificatorio aprobado el Gerente General, acta de mutuo acuerdo. Pasó de Técnico de Apoyo
grado 31 a Profesional Universitario grado 10.
* Plaza Aracelly: Se evidencia proceso de Informe de antecedentes disciplinarios, solicitud
aprobada por el Gerente General y el Jefe o Coordinador de Talento Humano y modificatorio
aprobado por el Gerente General. Acta mutuo acuerdo firmada. Pasa de Técnico de Apoyo grado
31 a Profesional grado 14.
Inclusión de empleados de planta o
contratistas ficticios que no presten servicios
reales a la Entidad o diferentes a los
servicios con los que figuran en nómina o
como contratistas
La Oficina de Control Interno revisa las liquidaciones de la nómina posterior al pago efectuado. En
el último cuatrimestre se evidiencian los siguientes oficios internos sobre la verificación de la
nómina y en ellos se observa si hubo lugar a oportunidades de mejora. Como evidencia se
revisan las comunicaciones 20191200033913/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C del 16-10-2019 con
la validación de la nómina de septiembre del 2019. Así mismo se revisa comunicación interna
20191200041213/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C de 12-12-2019 con la verificación de la nómina
de noviembre de 2019.
Inclusión de empleados de planta o
contratistas ficticios que no presten servicios
reales a la Entidad o diferentes a los
servicios con los que figuran en nómina o
como contratistas
El control de novedades se lleva en carpeta fisica de liquidación de nómina de planta. Se revisan
las novedades efectuadas en octubre de 2019. Comunicación interna con radicado
20192210034573. Se explica al auditado la necesidad de dejar la trazabilidad en el histórico de
ORFEO.
Dentro del Control C6.31 se habla de "... De lo contrario las registra en archivo de control de
novedades del mes". Al verificar el archivo de control de novedades del mes, el auditado informó
que no se lleva de forma independiente, toda vez que como se explicó en el párrafo anterior, las
novedades forman parte de la carpeta de la nómina, por lo que se debe modificar el control en su
redacción para que evidencie la situación real y no exija un archivo que en la práctica no se lleva.
Se observa escaneo del informe de actividades autorizado por Supervisor. Se valida el informe de
actividades del contrato prestacion de servicios y cobro F-6-00-025 version 3 encontrándolo
diligenciado, con las firmas de los supervisores del contratos.
Reembolso de gastos o pago de viáticos
no autorizados, por encima de los topes
establecidos y/o ficticios
Solicitud de gastos de viaje o viáticos aprobada, soportes contables de pagos: se evidencia F-6-00-
020 soliciyud de pago firmada, SP 479 oficio de solicitud, CDP 2019400260 firmado, RPC
N°2019500853 firmada, SP 481 Firmada, SP 501 oficio diligenciada y firmado 20191600028483,
SP 505 firmado oficio 20192600028753 firmado todas las evidencias de septiembre. SP 558 de
fecha 03 de octubre del 2019 firmado, comunicado interno 20191600027963 firmada, CDP
2019401732, RPC 2019500953 firmado, SP 590 firmado comunicado interno 20192400033873 de
fecha 16/10/2019 firmado, CDP 2019401866 firmado, RPC 2019501010 firmada, SP 624 solicitud
de pago firmado, oficio 20192400034613 oficio firmado,CDP 2019401940 firmado, RPC
R6.11
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la liquidación y
pagos de nómina
injustificados
R6.10
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la vinculación y/o
promoción de personal
en la entidad sin
cumplir con los
perfiles y requisitos
establecidos para el
cargo (competencia,
experiencia, nivel
educativo)- Tráfico de
Influencias
Ges
tión
Hum
ana
Manipulación del sistema de nómina
HEINSOHN para incluir novedades o
modificar la nómina
Se evidencia correo electrónico donde se pudo validar que los usuarios que están creados, tienen
diferentes perfiles y roles dentro del sistema.
Vincular personal para cargos no
necesarios, no establecidos y/o no
autorizados en la planta de personal
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Vincular personal sin cumplir con las
competencias y requisitos establecidos
para el cargo (no idoneas) con
remuneración superior al del perfil del
candidato
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Vincular personal adjuntando
documentación falsa y/o adulterada
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Mantener en la nómina empleados
retirados de la Entidad
La Oficina de Control Interno revisa las liquidaciones de la nómina posterior al pago efectuado. En
el último cuatrimestre se evidiencian los siguientes oficios internos sobre la verificación de la
nómina y en ellos se observa si hubo lugar a oportunidades de mejora. Como evidencia se
revisan las comunicaciones 20191200033913/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C del 16-10-2019 con
la validación de la nómina de septiembre del 2019. Así mismo se revisa comunicación interna
20191200041213/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C de 12-12-2019 con la verificación de la nómina
de noviembre de 2019.
El control de novedades se lleva en carpeta fisica de liquidación de nómina de planta. Se revisan
las novedades efectuadas en octubre de 2019. Comunicación interna con radicado
20192210034573. Se explica al auditado la necesidad de dejar la trazabilidad en el histórico de
ORFEO.
Dentro del Control C6.31 se habla de "... De lo contrario las registra en archivo de control de
Giros de nómina adicionales a los
establecidos dentro del acuerdo de salarios
(valores adicionales)
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
ento
hum
ano
Fin
anci
ero
Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
Desconocimiento de la normatividad
vigente aplicable
Para el úlltimo cuatrimestre se evidencia correo electrónico del 19 de noviembre del 2019 sobre
capacitación del requisito 6.1 de la DIAN, en su visita de operador económico autorizado numero
46. Esta información se envió a AVIANCA y Roldan Logística, al Director de DILOA, Control
calidad de DILOA, Coordinadora del SIGCA, Jefe de Almacén principal y todo el Grupo de
Comercio Exterior.
Se evidencia presentación realizada el 28 de octubre del 2019 en Comité Directivo sobre la
aplicación de la resolución 059 de 2019 que reglamenta el decreto 1370 de 01 de agosto del 2019.
Operacion Tributaria.
se evidencia correo electrónico de participación en reunión de Gerentes sobre temas actualidad del
comercio exterior y perpectivas económicas del 2020, prórrogas de Zona Franca, actulización
normativa marco normativo DEI (declaraciones especiales de importación consolidada).
Se evidencia cronograma de capacitaciones internas y externas año 2019 de fecha 02 de octubre
Realizar los trámites de zona franca sin la
totalidad de la documentación requerida
según el tipo de operación
El número de documento de transporte que puede ser marítimo o aéreo. Se verifica la guía de
corte HAX3035 de nov 14 del 2019 que llega a CIAC en noviembre 15 del 2019 y orden de trabajo
4500005428 de junio 12 del 2019. Se evidencia planilla de envío en calidad de recibo, emitida por
la DIAN relacionando el vehículo. El número de la guia de corte es 3045. Se observa formulario
de moviento de mercancías de ingreso a la CIAC número 9193331807 de noviembre 18 del
2019. Se puede ver en aplicativo PICIZ Programa de control inventario de la Zona Franca Bogotá.
Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de aeronaves procedentes del exterior.
Se evidencia documento de transporte número MIA2151407 de US.Express de fecha 20 de
diciembre del 2019, formulario movimiento de mercancía numero 9193362697 de diciembre 29
del 2019. No presenta acta de inconsistencias. Se observa incoming, vale de entrada
5000017596 y facturas comerciales números 29808 , 28805, 29800 y 29798. Se evidiencia
soporte de declaraciones de importación números 92031919927405 y 92031919927397 de
diciembre 29 del 2019 emitidas en el aplicativo de la DIAN.
Errores en el diligenciamiento de la
documentación requerida para adelantar
los trámites de las operaciones de Zona
Franca
No se dejan marcas en el documento de declaraciones de importación. Se hace revisión y se
verifica dejando registro en cuadro de excel de las operaciones de la Zona Franca CIAC. En este
se deja descrita la informacion conserniente. Se evidencia cuadro control en excel consolidado
"IMPO 2019" del mes de octubre. Hubo 87 expediciones de declaraciones de importación, de las
cuales 34 son de septiembre.
Se debe revisar y ajustat el control C8.33 toda vez que en la práctica, no se cumple con la
evidencia de "... dejar marcas.."
Salida de elementos del Almacén sin la
aprobación del Grupo de Comercio
Exterior
Se valida carpeta digital del vale de salida 8001905 para la factura 29808 con sus respectivas
firmas, Formulario de movimiento de mercancias PICIZ 9193362887 y declaración de importación
formulario de la DIAN 032019002090764-6 firmado.
Se valida carpeta digital del vale de salida 8001905 para la factura 29808 con sus respectivas
firmas, Formulario de movimiento de mercancias PICIZ 9193362887 y declaración de importación
formulario de la DIAN 032019002090764-6 firmado.
Se evidencia que en el Almacén Principal conservan carpeta digital de los respectivos vales de
entrada. Se verifica el 5000017556 de fecha 19-12-2019, donde se observa que el inspector
realiza verificación, dejando en el Incoming Inspetion la verificación con sello y firma de aval de
que el elemento está cumpliendo.
Para los casos que hay cuarentenas se evidencia la orden 4500006476 que en el incoming el
inspector en el campo observaciones cuando el elemento no cumple, deja la respectiva
observación.
Se evidencia Recibo 690 y formulario 032020030000408-5 de fecha de diciembre del 2019. Se
evidencia carpeta digital de todos los meses del año con la respectiva declaración.
Para el último cuatrimestre no se ejecutó el control, porque no se presentó la situación que lo
activa.
Traslado de mercancias diferentes al objeto
social de la CIAC y a las autorizadas por la
legislación aduanera Colombiana
No se evidencia cesión de derechos para el cuatrimestre en evaluación.
Declaración incorrecta de los materiales,
componentes, partes e insumos que se
están traslandando (canidad, valores,
referencias, descripciones)
No se dejan marcas en el documento de declaraciones de importación. Se hace revisión y se
verifica dejando registro en cuadro de excel de las operaciones de la Zona Franca CIAC. En este
se deja descrita la informacion conserniente. Se evidencia cuadro control en excel consolidado
"IMPO 2019" del mes de octubre. Hubo 87 expediciones de declaraciones de importación, de las
cuales 34 son de septiembre.
Se debe revisar y ajustat el control C8.33 toda vez que en la práctica, no se cumple con la
Transacciones por fuera de los tiempos
establecidos por la norma aduanera
El sistema de PICIZ avisa cuando se está terminando o se va avencer un procesamiento parcial.
Se evidencia un oficio 20192310036611 de fecha 27 de diciembre del 2019 radicado ante la DIAC
y Zona Franca Bogota con firmas de Gerencia, Subgerencia, Grupo Asesor Jurídicó, Directora
Logística y Coordinador Grupo Zona Franca.
Se evidiencia en carpeta digital archivo en excel de operaciones zona franca CIAC 2019. Se
realiza seguimiento para aquellos que presentan demoras y se actualiza el archivo según el
estatus. El control se cumple para lo evidenciado. Frente a algunas demoras se solicitó a la
Gerencia otro cargo para poder agilizar la gestión aduanera.
Errores en los procedimientos aduaneros o
en la identificación de bienes y servicios
Deconocimiento o incumplimiento de los
requisitos para la manipulación y embalaje
de carga
Se evidencia cronograma de capacitaciones internas y externas año 2019 de fecha 02 de octubre
del 2019, sobre Maquilas y cambios normativos frente a la elaboración de productos en Régimen
Franco, el cual no expide certificado. Realizado en octubre del 2019 para personal del Grupo de
Comercio Exterior.
Se evidencia vale de salida de material 80001885 de fecha 20-12-2019 con sus respectivas firmas.
Se revisan también los vales de salida de material 80001919, 80001926, 80001895, 80001886 y
80001904 de fecha 26-12-2019.;
Se verifica vale de salida de material:
* 4900049523 de fecha 10-10-2019 firmado,
* 4900049504, 4900049486 de fecha 09-10-2019,
* 49000533395 de fecha 26 de diciembre del 2019 con descripcion de sello de seguridad
000000000104 y 000000000105 con frima de zona franca, Almacen, con visto bueno del jefe de
seguridad y firma del transportador que recibe la carga de la carpeta 216 de la orden de servicio
R8.5
Incumplimiento de los
requisitos de la
normatividad
aduanera, tributaria y
cambiaria vigente y de
Regimen Franco en
las operaciones de
Zona Franca que
realiza la CIAC que
puedan conllevar a
lavado de activos,
narcotráfico,
contrabando en
beneficio propio o de
terceros
Ges
tión
Logí
stic
a
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
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hum
ano
Fin
anci
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Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
R8.7
Establecer relaciones
comerciales con
Provedores
relacionados con
actividades ilícitas
(financiación del
terrorismo / Lavado de
Activos, contrabando,
narcotráfico)
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
Adulteración o modificación de la
documentación soporte (cotizaciones,
ofertas)
Se verifica en SAP por la transaccion me2n la información contenida en las carpetas:
* 4500006282 donde se encontró cotizaciones 191678 y 20256 publicadas en la web, cuadro
comparativo de las mismas solicitudes firmadas, Formato de necesidades y de mercadeo para
adquisiciones y/o servicios planeadas y/o de funcionamiento de 12 de noviembre de 2019 firmada
y con visto bueno del Subgerente y la Coordinadora Administrativa, CDP 2019402059 firmado por
presupuesto, registro presupuestal del compromiso firmado, orden de compra 4500006282 del 14
de noviembre de 2019 firmada, publicación en SECOP I ID19410087649, cotizaciones de
proveedor, comuniado interno 20192240039473 del 28 de novembre de 2019 para la adquisición
de un guacal de madera firmado, vale de entrada 5000017389 diligenciado y firmado, certificación
de pago de parafiscales del proveedor y formato memorando de pago diligenciado, firmado y con
la factura del proveedor.
* 4500006226 donde se encontró cotizaciones 20120 y 20116 publicadas en la web, cuadro
comparativo de las mismas solcitudes firmadas, CDP 2019401972 firmado por presupuesto,
certificaciones de experiencia del proveeedor, Formato de necesidades y de mercadeo para
adquisiciones y/o servicios planeadas y/o de funcionamiento de 31 e octubre de 2019 firmada y
Error u omisión en la verificación de
información de proveedores (Fallas en la
revisión de la documentación o error en la
realización del estudio de seguridad:
verificación de antecedentes disciplinarios,
fiscales, penales, lista Clinton, falsedad de
documentación, relacionados con
actividades ilícitas (financiación del
terrorismo/Lavado de Activos).
Se evidencia registro de proveedores en el último cuatrimestre de 2019. Se verifica en Matriz de
Criticidad de Proveedores versión 27 del 10 de diciembre del 2019 publicada en ISOLUCION. Se
regista criticidad alta en tres proveedores :
* 18/09/2019 , NO AERONÁUTICO , 901235691 DATA FACTUM COLOMBIA Número en SAP
200001370
* 27/09/2019 , AERONÁUTICO, 444444991 AIRCRAFT PROFESSIONAL MAINTENANCE,
LLC EE.UU. Número en SAP 300000286, es un comercializador. No aplica por auditoria por
Grupo Aseguramiento de la Calidad
* 10/12/2019 , AERONÁUTICO , 444445003 AIR ONE INTERNATIONAL USA INC EE.UU.
Número en SAP 300000298 es un comercializador. No aplica por auditoria por Grupo
Aseguramiento de la Calidad. Tiene plan de contigencias
Se valida que se conserva en la carpeta de proveedores la documentación soporte del análisis
realizado, la lista de chequeo de proveedores diligenciada con la documentación que contiene la
carpeta en medio digital que contiente verificación de antecedentes, fotos de visita, formato único
R8.8
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la compra o
contratación de bienes
y/o servicios en
condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio,
cantidad, calidad,
garantía) y/o actos
ilícitos que puedan
comprometer la
imagen de la entidad,
o incumplimiento a la
regulacion
aeroanautica y/o
disposiciones legales.
Solicitud de cotizaciones o estudios de
mercado diseñados a la medida de una
firma o incluyendo restricciones y/o
condiciones innecesarias que favorecen
una firma o empresa particular
Se evidencia registro de proveedores en el último cuatrimestre de 2019. Se verifica en Matriz de
Criticidad de Proveedores versión 27 del 10 de diciembre del 2019 publicada en ISOLUCION. Se
regista criticidad alta en tres proveedores :
* 18/09/2019 , NO AERONÁUTICO , 901235691 DATA FACTUM COLOMBIA Número en SAP
200001370
* 27/09/2019 , AERONÁUTICO, 444444991 AIRCRAFT PROFESSIONAL MAINTENANCE,
LLC EE.UU. Número en SAP 300000286, es un comercializador. No aplica por auditoria por
Grupo Aseguramiento de la Calidad
* 10/12/2019 , AERONÁUTICO , 444445003 AIR ONE INTERNATIONAL USA INC EE.UU.
Número en SAP 300000298 es un comercializador. No aplica por auditoria por Grupo
Aseguramiento de la Calidad. Tiene plan de contigencias
Se valida que se conserva en la carpeta de proveedores la documentación soporte del análisis
realizado, la lista de chequeo de proveedores diligenciada con la documentación que contiene la
carpeta en medio digital que contiente verificación de antecedentes, fotos de visita, formato único
Uso del mecanismo de compra urgente
para compras no planeadas (que no
implican urgencia)
Se evidencia correo del excel con los indicadores generados para noviembre de 2019 y hoja de
vida de los mismos. Efectividad de entregas, con el 70,6%.
Adjudicación a compañías de papel,
creadas específicamente para la
adjudicación de un contrato específico, que
no cuentan con la experiencia o trayectoria
necesaria
Se evidencia registro de proveedores en el último cuatrimestre de 2019. Se verifica en Matriz de
Criticidad de Proveedores versión 27 del 10 de diciembre del 2019 publicada en ISOLUCION. Se
regista criticidad alta en tres proveedores :
* 18/09/2019 , NO AERONÁUTICO , 901235691 DATA FACTUM COLOMBIA Número en SAP
200001370
* 27/09/2019 , AERONÁUTICO, 444444991 AIRCRAFT PROFESSIONAL MAINTENANCE,
LLC EE.UU. Número en SAP 300000286, es un comercializador. No aplica por auditoria por
Grupo Aseguramiento de la Calidad
* 10/12/2019 , AERONÁUTICO , 444445003 AIR ONE INTERNATIONAL USA INC EE.UU.
Número en SAP 300000298 es un comercializador. No aplica por auditoria por Grupo
Aseguramiento de la Calidad. Tiene plan de contigencias
Se valida que se conserva en la carpeta de proveedores la documentación soporte del análisis
realizado, la lista de chequeo de proveedores diligenciada con la documentación que contiene la
carpeta en medio digital que contiente verificación de antecedentes, fotos de visita, formato único
Contaminación de la carga (narcóticos/
armas / contrabando)
Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de aeronaves procedentes del exterior.
Se verifica carpeta 6042 del 2019 de la Aeronave HK-5000 S/N1142 que contiene Formato
solicitud de ingreso y/O salida Aeronaves y/o equipo ETAA de fecha 11 de diciembre del 2019,
declaracion de importación número 032014000467065-4. Se evidencia oficio dirigido al
Aeropuerto el Dorado con firma del Coordinador del Grupo de Comercio Exterior, número
20192310041263 de fecha diciembre 12, él autoriza desde la Gerencia para expedir el
comunicado externo 20192310034381 de fecha 11 de diciembre 2019. se evidencia acta de
diligencia firmada por la DIAN para el ingreso de la aeronave, formato de inspección preliminar de
fecha 12.12.2019, de la Oficina de Control Calidad firmado, formato de solicitud de ingreso y salida
aeronaves de fecha 11 del 2014 diligenciada y firmada, control de recibo y entrega aeronaves,
componentes, motores para operaciones en zona franca diligenciado y firmado, acta de inspección
de mercancías, diligenciada y firmada, con fotos digitalizadas de la salida de la aeronave.
Se valida carpeta digital del vale de salida 8001905 para la factura 29808 con sus respectivas
R8.5
Incumplimiento de los
requisitos de la
normatividad
aduanera, tributaria y
cambiaria vigente y de
Regimen Franco en
las operaciones de
Zona Franca que
realiza la CIAC que
puedan conllevar a
lavado de activos,
narcotráfico,
contrabando en
beneficio propio o de
terceros
Ges
tión
Logí
stic
a
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
ento
hum
ano
Fin
anci
ero
Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
Se evidencia vale de entrada 5000017674 de fecha 27-12-2019 con sus respectivas firmas, factura
del proveedor, pre-inspección de mercancías versión diligenciada y firmada.
Dueños de proceso, interventores,
supervisores o gestores de contratos laxos
y que no verifican el cumplimiento a
cabalidad del objeto de la compra o
contratación.
Para la verificación del control, se revisan los siguientes documentos, los cuales se encuentran
diligenciados y firmados: orden de servicio 4500005807 de fecha 06/09/2019, CTO-02-5-16043-
19 servicio de reparación por COP 1$63.129.214, contratista Aerotécnica SAS cliente Policia
Nacional. Se observa que se lleva en control documental de los contratos, requerimiento del
cliente aprobado, cotización de oficio externo numero 20192300020181, cuadros comparativos
191294 y número 191299 con visto bueno del Gerente, CDP 2019401472, orden de trabajo
emitida por SAP, RPC, Formato de solicitud adición,reducción,modificación,anulación de contratos
y ordenes, CDP modificado, orden modificada y RPC modificado, póliza de seguros con Liberty
Seguros, formato de pólizas de seguros, aprobacion de pólizas por el Grupo Asesor Jurídico,
memorando interno 2316 de fecha 18 de septiembre, publicación en SECOP I número
1949917481, cotización de Dirección de Promicón y Venta número 20003329, Oficio de
autorizacion del cliente mantenimiento numero 53, modificación de póliza de seguros de fecha 7 de
octubre, factura proveedor AT 1636, aportes de pago parafiscales del proveedor, vale de entrada
4900049309, incoming con firma del inspector, acta de recibo a memorando de pago, modificacion
de póliza 738674 en formato diligenciado por el Grupo Asesor Jurídico, informe de supervisiónn del
Realizar Compras ficticias (sin recibir el
bien o servicio)
Gestión Comercial
En este proceso no pudo validarse el control, porque en el último cuatrimestre no se presentaron
situaciones en que pudieran aplicarlo,
Gestión Logística
Para la verificación del control, se revisan los siguientes documentos, los cuales se encuentran
diligenciados y firmados: orden de eervicio 4500005807 de fecha 06/09/2019, CTO-02-5-16043-
19 servicio de reparación por COP 1$63.129.214, contratista Aerotécnica SAS cliente Policia
Nacional. Se observa que se lleva en control documental de los contratos, requerimiento del
cliente aprobado, cotización de oficio externo numero 20192300020181, cuadros comparativos
191294 y número 191299 con visto bueno del Gerente, CDP 2019401472, orden de trabajo
emitida por SAP, RPC, Formato de solicitud adición,reducción,modificación,anulación de contratos
y ordenes, CDP modificado, orden modificada y RPC modificado, póliza de seguros con Liberty
Seguros, formato de pólizas de seguros, aprobacion de pólizas por el Grupo Asesor Jurídico,
memorando interno 2316 de fecha 18 de septiembre, publicación en SECOP I número
Salida del almacén de los materiales,
componentes, herramientas y/o equipos
aeronáuticos sin el debido registro o no
autorizados
Se verifica vale de salida de material:
* 4900049523 de fecha 10-10-2019 firmado,
* 4900049504, 4900049486 de fecha 09-10-2019,
* 49000533395 de fecha 26 de diciembre del 2019 con descripcion de sello de seguridad
000000000104 y 000000000105 con frima de zona franca, Almacen, con visto bueno del jefe de
seguridad y firma del transportador que recibe la carga de la carpeta 216 de la orden de servicio
4500005942.
La acción "Puerto del equipo bloqueado", no es una acción que apunte al control del riesgo, por lo
tanto se debe reemplazar por otra que sí aplique o retirar, si es el caso. En ambas situaciones de
debe modificar el Mapa de Riesgos.
R8.8
Recibir dádivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la compra o
contratación de bienes
y/o servicios en
condiciones
desfavorables para la
CIAC (precio,
cantidad, calidad,
garantía) y/o actos
ilícitos que puedan
comprometer la
imagen de la entidad,
o incumplimiento a la
regulacion
aeroanautica y/o
disposiciones legales.
Vinculación de personal no idoneo al área
de contratación
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
En las siguientes carpetas revisadas se observa evidencia de la aplicación de visita domiciliaria.
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Entrega de información confidencial a
proveedores (para favorecerlos en el
proceso de contratación
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión ComercialRecepción de materiales, componentes,
herramientas y/o equipos aeronáuticos
que no cumplan con los estándares y
normatividad aplicable
Ges
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Logí
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s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
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De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X X
R4.4
Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la entrega de
información
confidencial asociada a
la Prestación del
Servicio y servicios de
entrenamiento,
materiales, repuestos,
herramientas
suministros, de
propiedad de la CIAC
o del cliente.
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
Pre
stac
ión
del S
ervi
cio
Vinculación de personal no idóneo a la
Corporación
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Gestión Humana
En las siguientes carpetas revisadas se observa evidencia de la aplicación de visita domiciliaria.
• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de
Salida no autorizada de equipos y
herramientas, robo o hurto de los mismos.
Se evidencia:
Formato f-8-04-002 version 4, consecutivo número 195 de fecha de diligenciamiento 18-12-2019,
con vale de entrada 4900053642 y con vale de salida en SAP 4900053019 fimado.
Formato diligenciado de fecha 07 de noviembre del 2019 firmado, consecutivo 172, vale de
entrada 53588 y vale de salida de SAP 4900050885 del 07 de noviembre.
Formato diligenciado con fecha 17/10/2019 firmado, número de concecutivo 158, con documento
soporte de solicitud del cliente, vale de entrada 52427 del 7 de diciembre con transacción MIGO,
MB90 y vale de SAP salida 4900049873.
Desconocimiento de las normas y
controles establecidas frente a la
confidencialidad de la información de
aeronaves
Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal nuevo en el Simulador de Vuelo.
En el último cuatrimestre se evidenció la respectiva capacitación realizada al personal que trabaja
con el simulador de vuelo.
Se observaron las listas de control de asistencia del 11 de septiembre del 2019 donde se dictó
charla de ciberseguridad al personal nuevo que ingresó a la entidad el 2 de septiembre de 2019.
Dentro de la información presentada en la auditoria se evidenció el envío permanente de correos
electrónicos con instrucciones e información de Ciberseguridad. Como evidencia para la auditoría,
se observa uno enviado el 30 de octubre de 2019, acerca de "alerta correo malicioso", el cual es
enviado a todos los funcionarios. El Coordinador de TIC´s informa aunque estos correos son
frecuentes, no se consolidan como evidencia concreta de capacitación formal y charlas de
Incumplimiento de los procedimientos
establecidos para salvaguardar la
confidencialidad de la información
SI NO SI NO
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Con
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No
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SI NO
No
tiene
cont
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s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
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trat
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y F
inan
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a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
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De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
Vinculación de personal no idoneo a la
Corporación
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Incumplimiento por parte de los
funcionarios de la CIAC de los lineamientos
para el manejo de los activos de
información de acuerdo con su clasificación
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
Vinculación de personal no idoneo a la
Corporación
Direccionamiento Estratégico
En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de
encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función
Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús
Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El
Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado
Gestión Comercial
En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra
Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de
tener informe final de actividades.
Contaminación de aeronaves con
elementos ilicitos
Gestión Logística
Se verifica carpeta 6042 del 2019 de la Aeronave HK-5000 S/N1142 que contiene Formato
solicitud de ingreso y/O salida Aeronaves y/o equipo ETAA de fecha 11 de diciembre del 2019,
declaracion de importación número 032014000467065-4. Se evidencia oficio dirigido al
Aeropuerto el Dorado con firma del Coordinador del Grupo de Comercio Exterior, número
20192310041263 de fecha diciembre 12, él autoriza desde la Gerencia para expedir el
comunicado externo 20192310034381 de fecha 11 de diciembre 2019. se evidencia acta de
diligencia firmada por la DIAN para el ingreso de la aeronave, formato de inspección preliminar de
fecha 12.12.2019, de la Oficina de Control Calidad firmado, formato de solicitud de ingreso y salida
aeronaves de fecha 11 del 2014 diligenciada y firmada, control de recibo y entrega aeronaves,
Incumplimiento por parte de los
funcionarios de la CIAC de los lineamientos
para el manejo de los activos de
información de acuerdo con su clasificación
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
R3.7
Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propio o de terceros
por la entrega o
divulgación de
información
confidencial o inclusión
de artefactos ilícitos (
contrabando,
estupefacientes,
narcóticos) en las
Aeronaves y partes
Aeronáuticas
fabricadas por la CIAC
Pro
ducc
ión
R3.3
Recibir
dadivas,beneficios a
nombre propio o de
terceros por la entrega,
extorsion o secuestro
por divulgación y/o
entrega de información
confidencial de los
Diseños y Desarrollos
elaborados por la
CIAC
SI NO SI NO
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Con
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SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
Señale con un X en la columna 2 si el riesgo es claro y preciso y cumple con los
parámetros para determinar que es de corrupciónSeñale con una X, en las columnas 3 a 11 el proceso que contiene el riesgo de corrupción (R1, R2, R3…)
Señale con una X si la causa principal del
riesgo de corrupción se encuentra
claramanete identificada.
Hace referencia a: efectividad
de los controles, responsables,
periodicidad y evidencias de los
controles
Señale con una X si se enuencieron acciones de
mejoraSeñale con una X si mejoraron los controles
El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros
temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de
computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede
observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra
informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.
Direccionamiento Estratégico
* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores
de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.
* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:
831520003893,831520004213,831520003929.
* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número
831520004521.
Gestión Comercial
R2.8
Recibir dadivas o
beneficio en nombre
propio por permitir la
presencia de
narcóticos o elementos
prohibidos o ilícitos en
las aeronaves y/o
vehículos que
ingresan o salen de la
CIAC
Contaminación de aeronaves o vehículos
con elementos ilícitos
Gestión Logística
Se verifica carpeta 6042 del 2019 de la Aeronave HK-5000 S/N1142 que contiene Formato
solicitud de ingreso y/O salida Aeronaves y/o equipo ETAA de fecha 11 de diciembre del 2019,
declaracion de importación número 032014000467065-4. Se evidencia oficio dirigido al
Aeropuerto el Dorado con firma del Coordinador del Grupo de Comercio Exterior, número
20192310041263 de fecha diciembre 12, él autoriza desde la Gerencia para expedir el
comunicado externo 20192310034381 de fecha 11 de diciembre 2019. se evidencia acta de
diligencia firmada por la DIAN para el ingreso de la aeronave, formato de inspección preliminar de
fecha 12.12.2019, de la Oficina de Control Calidad firmado, formato de solicitud de ingreso y salida
aeronaves de fecha 11 del 2014 diligenciada y firmada, control de recibo y entrega aeronaves,
componentes, motores para operaciones en zona franca diligenciado y firmado, acta de inspección
de mercaníias, diligenciada y firmada, con fotos digitalizadas de la salida de la aeronave.
Producción
Para el último cuatrimestre del 2019 no hubo ingreso de aeronaves a la CIAC por parte de la
Ausencia en el control de acceso y
verificación de paquetes y correspondencia
que ingresan a la Corporación
Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el analista de seguridad. Se valida control
en porteria y frente a registro de ingreso de visitantes, el cual es un ainformacion que se envia por
correo al responsable de la seguridad de la ciac con el fin de que ellos validen el personal que
ingresa y sale de la entidad se valida el control mediante correo electronico se observa excel de la
relacion de los siguientes conceptos NoCEDULA, 1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE,
2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA AREA,VISITADA, HORADEINGRESO, FICHA
FUNCIONARIO,RESPONSABLE, Obervaciones, Fechasis, HORADESALIDA.
Daño de los equipos de CCTV de la CIAC
Se evidencia AZ con los formatos. Se conserva el seguimiento mensual de la inspección de
instalacción perimetral, formato F-2-04-032, version 5, de fecha 30-12-2019. Se evidencia
registros del 29 de nov, 30 de oct, 30 de septiembre cumplido al 100% y sin novedades. Formato
de inspeccion perimetral N° F-2-04-066 version1, fechas de diligenciamiento 27 de dic, 29 de nov,
30 de octu, 30 de sept, los formatos estan al 100%, se da cumplimiento al control.
Para el último cuatrimestre se realizó cambio total de todo el Sistema de Sguridad, por lo tanto se
Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el Analista de Seguridad. Se valida en
portería control de registro de ingreso de visitantes, el cual es un informacion que se envía por
correo electrónio al responsable de la Seguridad de la CIAC, con el fin de que los guardías validen
al personal que ingresa y sale de la entidad. Se valida la información de NoCEDULA,
1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE, 2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA
AREA VISITADA, HORA DE INGRESO, FICHA FUNCIONARIO RESPONSABLE,
Obervaciones, Fecha sistema y HORA DE SALIDA.
Se evidencia AZ con los formatos. Se conserva el seguimiento mensual de la inspección de
instalacción perimetral, formato F-2-04-032, version 5, de fecha 30-12-2019. Se evidencia
registros del 29 de nov, 30 de oct, 30 de septiembre cumplido al 100% y sin novedades. Formato
de inspeccion perimetral N° F-2-04-066 version1, fechas de diligenciamiento 27 de dic, 29 de nov,
30 de octu, 30 de sept, los formatos estan al 100%, se da cumplimiento al control.
Falta de acompañamiento al personal
visitante durante su estadía en las
instalaciones de la CIAC
Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el Analista de Seguridad. Se valida en
portería control de registro de ingreso de visitantes, el cual es un informacion que se envía por
correo electrónio al responsable de la Seguridad de la CIAC, con el fin de que los guardías validen
al personal que ingresa y sale de la entidad. Se valida la información de NoCEDULA,
1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE, 2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA
AREA VISITADA, HORA DE INGRESO, FICHA FUNCIONARIO RESPONSABLE,
Obervaciones, Fecha sistema y HORA DE SALIDA.
El C2.17 establece que en el caso de que el vistante traiga consigo equipo de cómputo se solicita el
diligenciamiento del formato de compromiso de uso de equipos informáticos, lo cual no se está
efectuando en la Entidad. Lo anterior obedece a cambios en el control C2.17 de la Matriz de
Seguimiento y Control MTRSYC-001 versión 10, que no han sido llevados a la matriz de riesgos
de corrupción publicada en las web.
Salida no autorizada de equipos y
herramientas
Se evidencia:
Formato f-8-04-002 version 4, consecutivo número 195 de fecha de diligenciamiento 18-12-2019,
con vale de entrada 4900053642 y con vale de salida en SAP 4900053019 fimado.
Formato diligenciado de fecha 07 de noviembre del 2019 firmado, consecutivo 172, vale de
entrada 53588 y vale de salida de SAP 4900050885 del 07 de noviembre.
Formato diligenciado con fecha 17/10/2019 firmado, número de concecutivo 158, con documento
soporte de solicitud del cliente, vale de entrada 52427 del 7 de diciembre con transacción MIGO,
MB90 y vale de SAP salida 4900049873.
Se valida AZ de los formatos de inspección vehicular, los cuales sons diligenciados por el guardia
de seguridad, quien lo controla y lo firma despúes de realizar la respectiva inspección.
En Grupo Comercio Exterior se evidencia:
Carpeta 231-23-2-4-184-19 de orden 4500006585, formato de inspección de mercancías de fecha
19/12/2019 firmado por usuario operador y usuario de Zona Franca, carpeta 088-19, orden
R2.7
Recibir dadivas o
beneficios a nombre
propios o de terceros
por la divulgación de
información
confidencial obtenida
durante las auditorías o
por reportar resultados
favorables para los
auditados
Uso indebido de la información recibida en
el desarrollo de la Auditoria
Prestación del seervicio
El Aliado para prevenir el riesgo de extracción de información, en los computadores del personal
contratado cumple con las políticas del TICs, es decir, no tienen acceso a correos electrónicos, ni a
lugares web que permitan enviar información institucional a correos particulares o guardar
información virulenta de sitios sospechosos, entre otras restricciones. De igual forma los
computadores tienen instalados programas de vigilancia y no permiten el uso de los puertos USB.
Seguimiento y Control
* La Oficina de Control Interno tiene asignados 4 computadores de mesa y portátil, de los cuales se
verifica el activo fijo número 831520004222 . Se valida que cumple con el control de mantener
bloqueado los puertos USB.
* El Grupo Aseguramiento de la Calidad tiene asignados tres computadores de mesa y un ipad.
Este último es controlado por la Coordinadora del Grupo. Se valida, el activo fijo 831520004224,
encontrando cumplimiento del control
* Se valida en el Grupo de Seguridad física el activo fijo 831520004218. Está cumpliendo con el
Falta de objetividad e independencia en la
realización de la auditoria y comunicación
de los resultados.
Seg
uim
ient
o y
Con
trol
Acceso no autorizado de personal y/o
vehículos a las instalaciones de la CIAC y/o
áreas restringidas
R2.4
Pérdida o hurto de
equipos, elementos,
materiales e
información de la
CIAC
Dentro de las reuniones administrativas efectuadas por la Oficina de Oficina de Control Interno, los
auditores líderes realizan seguimientos mensuales, y se solicita por correo electronico los
respectivos planes de acción para realizar verificación a la redacción de los planes de mejora. Se
evidencian correos electrónicos de las comunicaciones entre el auditor y el auditado. Como
evidencia se validan los seguimientos realizados en la Subgerencia y los Comités de Cooridnación
de Control Interno en donde también se llevan los seguimientos y el estado de cierre de hallazgos,
no conformidades y oportunidades de mejora.
Se verifica auditoría interna efectuada por un integrante del Grupo Aseguramiento de la Calidad
registrada en ISOLUCION. Se observa Auditoría 338 de SMS documentada el 4 de diciembre del
2019. Resultados, una sola no conformidad menor a temas de entrenamiento. La comunicación
hacia el auditado se envío por ISOLUCION, por donde se notifica. Actualmente la plataforma
permite que se envíe automáticamente un correo de que deben establecer plan de acción. Se
evidencia análisis de causa. Se verifica metodología de espina de pescado. Se evidencia que está
abierta con un nivel de avance del 50%. Se verifica que se cargan evidencias. También se
Fallas en los controles asociados a la
protección de la información
SI NO SI NO
X X
Con
trat
ació
n
Tal
ento
hum
ano
Fin
anci
ero
Arc
hivo
Jurí
dico
Otr
o (C
uál)
No
tiene
cont
role
s
SI NO
No
tiene
cont
role
s
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NONo tiene controles
SI NO No tiene controles SI NO
Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-
2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la
compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican
el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las
firmas de quienes verifican el activo fijo.
Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento
formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de
quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la
informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°
4500005919, con fotografia impresa.
Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con
soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato
de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las
Deficiencias en la identificación de los
Activos Fijos de la Entidad
Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción
¿Se enunciaron acciones de mejora?
¿Mejoraron los controles?
Malversación, pérdida,
hurto o deterioro de los
Activos de la Entidad
Ges
tión
Adm
inis
trat
iva
y F
inan
cier
a
R5.1
Riesgos de Corrupción
Riesgos de Corrupción
Proceso
Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)
¿Se analizaron los controles?
Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las
causas, son confiables para la mitigación del
riesgo?
¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?
¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?
Observaciones Seguimiento OCI
Apoyo
Mis
iona
l
Est
raté
gico
De
Eva
luac
ión ninguna
Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?
Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?
Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?
COMPONENTE SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO DEPENDENCIA FECHA INICIO FECHA FINAL % avance Ponderación ESTADO Observaciones a diciembre 2019.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN
1. Política de Administración del
Riesgo
1.1 Revisar y actualizar, cuando aplique, el Manual del Sistema de Gestión Integral de Riesgos de
la Corporación
Manual del Sistema de Gestión Integral de
Riesgos actualizado
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo - Coordinación SIGCA2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida El MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE RIESGOS M-1-03-003 Manual de Gestión del Riesgo está actualizadoa su versión 10 con fecha 31 de octubre de 2019.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN
2. Construcción del Mapa de
Riesgos de Corrupción
2.2 Liderar la actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción de acuerdo a lo establecido en el
Manual del Sistema de Gestión Integral de Riesgos de la CorporaciónMapa de Riesgos actualizado
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:
MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10
MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5
MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3
MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3
MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8
MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7
MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5
MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5
MTR-DD-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRODUCCIÓN Versión 2
Los riesgos de corrupción están contempaldos dentros del mapa de riesgos mencionado.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN3. Consulta y Divulgación 3.1 Publicar el Mapa de Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos publicado
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo2/01/2019 31/01/2019 100,00 1,85 cumplida
En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/, está publicado un libro excel que entre otros,
contiene el mapa de riesgos de corrupción 2019.
Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:
MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10
MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5
MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3
MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3
MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8
MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7
MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5
MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN3. Consulta y Divulgación 3.2 Publicar las actualizaciones al Mapa de Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos actualizado publicado
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo1/01/2019 31/01/2019 100,00 1,85 cumplida
En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/, está publicado un libro excel que entre otros,
contiene el mapa de riesgos de corrupción 2019. Se da el 100% por haber sido colgada en la página web, dentro del plazo establecido por la ley y estar disponible para
consulta y divulgación, pero falta actualizar los responsables, según recomendaciones de la Oficina de Control Interno.
Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:
MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10
MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5
MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3
MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3
MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8
MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7
MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5
MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN4.1 Administrar los Riesgos a cargo del Proceso Riesgos Monitoreados Dueños de Procesos 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:
MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10
MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5
MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3
MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3
MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8
MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7
MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5
MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5
MTR-DD-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRODUCCIÓN Versión 2
Las modificaciones efectuadas, obedecen entros, al monitoreo de los mismos por parte de los integrantes de los diferentes procesos
Los riesgos de corrupción están contempaldos dentros del mapa de riesgos mencionado.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN4.2 Actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso cuando haya lugar Mapa de Riesgos Actualizado Dueños de Procesos 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:
MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10
MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5
MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3
MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3
MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8
MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7
MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5
MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5
MTR-DD-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRODUCCIÓN Versión 2
Los riesgos de corrupción están contempaldos dentros del mapa de riesgos mencionado.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN5. Seguimiento
5.1 Realizar seguimiento cuatrimestral al Mapa de Riesgos de Corrupción y a las acciones
implementadas
Seguimiento cuatrimestral al Mapa de
Riesgos de CorrupciónOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En enero, mayo y septiembre de 2019 se aplicaron seguimiento y evaluación cuatrimestral por parte de la Oficina de Control Interno. Se efectúo el informe respectivo, se
presentó a Gerencia y se publicó en la página WEB de la Corporación.
GESTIÓN DEL RIESGO DE
CORRUPCIÓN5. Seguimiento 5.2 Publicar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción
Documento de seguimiento cuatrimestral
al Mapa de Riesgos de CorrupciónOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En enero, mayo y septiembre de 2019 se aplicaron seguimiento y evaluación cuatrimestral por parte de la Oficina de Control Interno. Se efectúo el informe respectivo, se
presentó a Gerencia y se publicó en la página WEB de la Corporación.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
1. Información de calidad y en
lenguaje comprensible
1.1 Publicación información en la página Web según los lineamientos de la Estrategia de
Gobierno Digital
Información publicada en la página WEB
según los lineamientos de la Estrategia de
Gobierno Digital
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo -Coordinación de
Comunicaciones
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso
que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo
acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
1. Información de calidad y en
lenguaje comprensible
1.2 Publicación permanente de información en redes sociales (Facebook, Twitter, YouTube,
Instagram y LinkedIn)
Información permanente en las redes
sociales institucionales
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo -Coordinación de
Comunicaciones
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn Comité de Gestión del Desempeño efectuada mensualmente, se informa acerca del comportamiento de la difusión de la información presentada por la CIAC en redes
sociales
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
1. Información de calidad y en
lenguaje comprensible1.3 Publicación de la Revista CIAC S.A. Revista CIAC S.A.
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo -Coordinación de
Comunicaciones
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida El 29 de noviembre de 2019 se publicó la Revista CIAC de esta vigencia, la cual puede consultarse en link https://abcaeronautico.com/publicaciones/revistas/
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
1. Información de calidad y en
lenguaje comprensible1.4 Publicación en Medios Especializados Publicaciones en Medios Especializados
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo -Coordinación de
Comunicaciones
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Se realizó nota en el medio Aviator Dialy con respecto al nuevo Gerente de la Corporación.
En julio se hizo publicación en Aviator Daily, infodefensa.com, noticiero económico antioqueño y tecnología militar
Para el mes de agosto no aplica entregable toda vez que está programado avance trimestral.
En septiembre se hizo publicación en infodensa.com sobre mantenimiento mayor en aeronave 737.
El 29 de noviembre de 2019 se publicó la Revista CIAC de esta vigencia, la cual puede consultarse en link https://abcaeronautico.com/publicaciones/revistas/
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones2.1 Realización Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo28/01/2019 27/03/2019 100,00 1,85 cumplida El 27 de marzo de 2019 se efectúo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones2.2 Gestión de las Redes Sociales Redes Sociales actualizadas
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo -Coordinación de
Comunicaciones
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn Comité de Gestión del Desempeño efectuada mensualmente, se informa acerca del comportamiento de la difusión de la información presentada por la CIAC en redes
sociales. Como soporte se tienen las actas del Comité de Gestión de Desempeño que se efectúa los terceros lunes de cada mes.
4. Monitoreo y Revisión
COMPONENTE SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO DEPENDENCIA FECHA INICIO FECHA FINAL % avance Ponderación ESTADO Observaciones a diciembre 2019.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones2.3 Generación de espacios de diálogo y responsabilidad con los grupos de valor
Espacios de diálogo y responsabilidad con
los grupos de valor
Dirección de Promoción y Ventas, Dirección
de Prestación del Servicio, Dirección de
Producción, Dirección Logística Aeronáutica
1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
¬ Se presentó al Comité Directivo los lineamientos estatales en materia de participación ciudadana y se estableció el Equipo que en esta materia estará pendiente de
asegurar espacios de diálogo y responsabiliad con los grupos de valor.
¬ Para el analisis, identificación y respectivo control de riesgos con las partes interesadas; se evaluan mediante el formato de estudios y documentos previos bienes y
servicios y obra pública socializado en la concertación de contratos con los clientes. (Anexo 2- Formato de FAC).
¬ Se evalúan y socializan los riesgos implícitos en el Plan Anticorrupción a nuestros grupos de valor, al momento de la adjudicación de un nuevo contrato y en las
reuniones pre servicio.
¬ La Dirección Logísitca Aeronática , efectuó en febrero la reunión de proveedores. En la carpeta compartidas /publica/DILOA se encuentran los soportes de la reunión
de proveedores.
¬ En el mes de abril se participó en el Encuentro de la Industria de Defensa y Seguridad y en la semana del saber científico
¬ Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en Ferias así:
* En abril en MRO Américas y en FAMEX.
* En julio en la Feria de Rionegro de la Fuerza Aérea.
* En agosto se efectúo: 1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto
en las instalaciones de INDUMIL; 2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las
Fuerzas el día 14 de agosto en las instalaciones del Hotel Tequendama; 3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística
Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con
muestra comercial.
* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE
NEGOCIOS “Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).
* En octubre se participó en: LA MESA DE TRABAJO DEL GSED EL 3 DE OCTUBRE CON LA DIRECCION DE CONTRATACION DEL MDN EN EL HOTEL TEQUENDAMA, EN EL
SEMINARIO LOGÍSTICO DE LA DIVISIÓN DE AVIACIÓN DEL EJÉRCITO EL 16 DE OCTUBRE EN EL CLUB MILITAR y EN EL TALLER DE MARKETING SAAB-GSED EL 17 DE OCTUBRE
EN EL HOTEL MOVICH BURO 26.
* En noviembre hizo presentación y proyección de las capacidades de la CIAC a los oficiales en curso de ascenso a General, evento que se llevó a cabo el 05 de noviembre
en la Agencia Logística y se realizó la misma presentación en la Escuela Superior de Guerra el 6 de noviembre a los Agregados Militares.
* En diciembre de 2 al 4 en CORFERIAS se participó como expositor en la Feria EXPODEFENSA.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones2.4 Participación en ferias del sector nacionales e internacionales
Participación en ferias del sector
nacionales e internacionalesDirección de Promoción y Ventas 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en:
* En abril en MRO Américas y en FAMEX.
* En julio en la Feria de Rionegro de la Fuerza Aérea.
* En agosto se efectúo:
1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto en las instalaciones de
INDUMIL
2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las Fuerzas el día 14 de agosto en las
instalaciones del Hotel Tequendama
3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de
abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con una muestra comercial.
* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE NEGOCIOS
“Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).
* En octubre se participó en: LA MESA DE TRABAJO DEL GSED EL 3 DE OCTUBRE CON LA DIRECCION DE CONTRATACION DEL MDN EN EL HOTEL TEQUENDAMA, EN EL
SEMINARIO LOGÍSTICO DE LA DIVISIÓN DE AVIACIÓN DEL EJÉRCITO EL 16 DE OCTUBRE EN EL CLUB MILITAR y EN EL TALLER DE MARKETING SAAB-GSED EL 17 DE OCTUBRE
EN EL HOTEL MOVICH BURO 26.
* En noviembre hizo presentación y proyección de las capacidades de la CIAC a los oficiales en curso de ascenso a General, evento que se llevó a cabo el 05 de noviembre
en la Agencia Logística y se realizó la misma presentación en la Escuela Superior de Guerra el 6 de noviembre a los Agregados Militares.
* En diciembre de 2 al 4 en CORFERIAS se participó como expositor en la Feria EXPODEFENSA.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones2.5 Participación en eventos del sector Participación en eventos del sector Dirección de Promoción y Ventas 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en:
* En abril en MRO Américas y en FAMEX.
* En julio en la Feria de Rionegro de la Fuerza Aérea.
* En agosto se efectúo:
1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto en las instalaciones de
INDUMIL
2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las Fuerzas el día 14 de agosto en las
instalaciones del Hotel Tequendama
3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de
abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con una muestra comercial.
* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE NEGOCIOS
“Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).
* En octubre se participó en: LA MESA DE TRABAJO DEL GSED EL 3 DE OCTUBRE CON LA DIRECCION DE CONTRATACION DEL MDN EN EL HOTEL TEQUENDAMA, EN EL
SEMINARIO LOGÍSTICO DE LA DIVISIÓN DE AVIACIÓN DEL EJÉRCITO EL 16 DE OCTUBRE EN EL CLUB MILITAR y EN EL TALLER DE MARKETING SAAB-GSED EL 17 DE OCTUBRE
EN EL HOTEL MOVICH BURO 26.
* En noviembre hizo presentación y proyección de las capacidades de la CIAC a los oficiales en curso de ascenso a General, evento que se llevó a cabo el 05 de noviembre
en la Agencia Logística y se realizó la misma presentación en la Escuela Superior de Guerra el 6 de noviembre a los Agregados Militares.
* En diciembre de 2 al 4 en CORFERIAS se participó como expositor en la Feria EXPODEFENSA.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
3. Responsabilidad para motivar
la cultura de la rendición y
petición de cuentas
3.1 Convocatoria participación y envío sugerencias para la Audiencia Pública de Rendición de
Cuentas
Convocatoria participación y envío
sugerencias para la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo28/01/2019 27/03/2019 100,00 1,85 cumplida
Se envío correo por parte de la Oficina de Planeación a los responsables de documentar información para la rendición de cuentas.
El 27 de marzo se efectúo la audiencia pública de rendición de cuentas
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
3. Responsabilidad para motivar
la cultura de la rendición y
petición de cuentas
3.2 Aplicación, tabulación y realización informe de Encuesta de Resultados de la Audiencia
Pública de Rendición de Cuentas
Informe de la Encuesta de Resultados de la
Audiencia Pública de Rendición de CuentasOficina de Control Interno 27/03/2019 26/04/2019 100,00 1,85 cumplida
Se generó y presentó el Informe de la Encuesta de Resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
El 27 de marzo se efectúo la audiencia pública de rendición de cuentas
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
3. Responsabilidad para motivar
la cultura de la rendición y
petición de cuentas
3.3 Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resultados e incidencia de
la participación de los grupos de valor en la gestión de la entidad.
Retroalimentación a los asistentes a la
Audiencia Pública sobre los resultados e
incidencia de la participación de los
grupos de valor en la gestión de la entidad.
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo27/03/2019 26/04/2019 100,00 1,85 cumplida
La Oficina de Planeación efectúo la retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resultados e incidencia de la participación de los grupos de valor en la
gestión de la entidad y su evidencia quedó en video.
El 27 de marzo se efectúo la audiencia pública de rendición de cuentas
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
4. Evaluación y
retroalimentación a la gestión
institucional
4.1 Elaboración de Informe con las conclusiones de la Audiencia Pública de Rendición de CuentasInforme de la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo27/03/2019 26/04/2019 100,00 1,85 cumplida
La Oficina de Planeación efectúo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
El 27 de marzo se efectúo la audiencia pública de rendición de cuentas
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
4. Evaluación y
retroalimentación a la gestión
institucional
4.2 Realización seguimiento y control de ejecución del Plan Anticorrupción y de Atención y
Participación Ciudadana
Seguimiento y control del Plan
Anticorrupción y de Atención y
Participación Ciudadana
Oficina de Control Interno 1/02/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/ está publicado el Plan Anicuorrupción y de
Atencióna l Ciudadano y sus seguimientos.
En enero, mayo y septiembre de 2019 se aplicaron seguimiento y evaluación cuatrimestral por parte de la Oficina de Control Interno. Se efectúo el informe respectivo, se
presentó a Gerencia y se publicó en la página WEB de la Corporación.
RENDICIÓN DE CUENTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
4. Evaluación y
retroalimentación a la gestión
institucional
4.3 Coordinar la aplicación de la Encuesta de Satisfacción del ClienteAplicación de la Encuesta de Satisfacción
del ClienteDirección de Promoción y Venta 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En Comité Directivo mensualmente y en RAE trimestralmente, se informa acerca de los resultados de encuestas de satisfacción al cliente.
De enero a mayo de 2019, serealizaron 58 encuestas a los diferentes clientes
A julio se ha recibieron 96 encuentas con promedio de calificación 4,97 sobre 5.
Durante el mes de agosto se realizaron 14 encuestas de satisfacción a los clientes, teniendo como resultado una calificación de 4,94.
En Septiembre se aplicaron 23 encuestas de satisfacción (1 Sarpa, 1 Sicher, 2 Helicol, 5 Central y 14 FAC). La calificación promedio fue de 4,97 y se obtuvo un 99,3% de
satisfacción.
Durante el mes de octubre se realizaron 24 encuestas con promedio de calificación de 4,99
Durante el mes de noviembre se realizaron 14 encuestas con promedio de calificación de 4,88
Durante el mes de octubre se realizaron 3 encuestas con promedio de calificación de 4,97
ATENCIÓN AL CIUDADANO1. Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
1.1 Inclusión seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Plan Estratégico
Institucional
Seguimiento del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión en el Plan Estratégico
Institucional
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Mensualmente se efectúa con los directivos de la Corporación el Comité de Gestión del Desempeño, donde se hace seguimiento al Modelo Integrado de Planeación y
Gestión. Adicionalmente dentro de la Directiva Anual de actividades se programaron estos Comités.
Ver enlace: https://www.ciac.gov.co/admin/modules/reports/uploads/1547225308_PlanEstratgicoCuatrienal2019-2022VersinWeb.pdf
(Dentro del Objetivo Estratégico 6. Ver imagen)
ATENCIÓN AL CIUDADANO1. Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico1.2 Radicar y distribuir oportunamente la correspondencia recibida en la Corporación
Correspondencia radicada y distribuida
oportunamenteGerencia General - Recepción 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
La correspondencia radicada en la Gerencia de la Corporación es controlada y distribuida a través del Sistema Orfeo y entregada virtualmente por el mismo sistema y
físicamente a través de la firma de un libro de control.
Al mes de febrero se habían gestionado 940 documentos, de los cuales 448 son radicaciones de correspondencia externa y 492 es correspondencia interna.
Al cierre del primer cuatrimestre, se han gestionado 854 documentos internos y 795 documentos externos.
Al mes de mayo el comportaiento es: documentos internos 81, documentos externos 185
Al mes de julio se tienen Documentos internos 99 y Documentos externos 162
En agosto se tienen Documentos internos 142 y Documentos Externos 161
En septiembre se tienen Documentos internos 176 y Documentos Externos 205
A 31 de octubre se tienen 217 Documentos internos y Documentos Externos 201
En noviembre se tienen Documentos internos 233 y Documentos Externos 213
A diciembre se tienen Documentos internos 263 y Documentos Externos 190
ATENCIÓN AL CIUDADANO1. Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
1.3 Remitir oportunamente las comunicaciones originadas en la Corporación y efectuar
seguimientoComunicaciones remitidas oportunamente Gerencia General – Mensajería y Recepción 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Se hace entrega oportuna de la correspondencia externa.
Al mes de febrero se habían entregado 332 documentos.
Al cierre del primer cuatrimestre de 2019 se han entregado en correspondencia 677 radicados.
Al mes de mayo el comportamieto es: 286 documentos radicados y enviados (Incluye entrega de tarjetas por Aniversario 63º CIAC)
Al mes de julio se tienen Documentos enviados y radicados 126
Al mes de agosto se tienen 155 Documentos radicados y enviados
Al mes de septiembre se tienen 158 Documentos radicados y enviados.
Al mes de noviembre se tienen 132 Documentos radicados y entregados a sus dependencias
Al mes de diciembre se tienen 144 Documentos radicados y entregados a sus dependencias
COMPONENTE SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO DEPENDENCIA FECHA INICIO FECHA FINAL % avance Ponderación ESTADO Observaciones a diciembre 2019.
ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales
de atención2.1 Atención de los diferentes canales de comunicación
Atención de los diferentes canales de
comunicación
Oficina de Atención al ciudadano –
Subgerencia y Oficina de Planeación,
Innovación y Desarrollo–Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Las diferentes solicitudes, consultas, quejas, reclamos y sugerencias recibidas a lo largo del año han sido gestionadas en los términos de ley.
Se realiza atención y respuesta a las preguntas y solicitudes que ingresan por medio de las redes sociales a través de la Oficina de Atención al Ciudadano y se les da el
trámite de PQRSD.
La Gerencia que ejerece la funciones de Atención al Ciudadano, realiza seguimiento permanente a la pagina web y buzón de correo electronico, con el fin de dar el
tramite respectivo y dar cumplimiento en terminos de ley al ciudadano.
ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales
de atención2.2 Seguimiento de los indicadores de gestión de PQRDS
Indicadores de gestión de PQRDS y
seguimiento
Oficina de Atención al ciudadano –
Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
La Subgerencia quien es la encargada del Sistema de PQRS, mantiene los indicadores solicitados por la Coordinadora de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio
de Defensa y trimestralmente los reporta a esa Entidad
Respuesta de la subgerencia: Actualización de Estadísticas del primer, segundo, tercer trimestre y cuarto trimestre, de acuerdo a las solicitudes registradas, para remisión
informe trimestral .
ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales
de atención2.3 Impulso al uso de las redes sociales y monitoreo de indicadores asociados
Información y atención permanente en las
redes sociales y monitoreo de indicadores
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo–Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn Comité de Gestión del Desempeño efectuada mensualmente, se informa acerca del comportamiento de la difusión de la información presentada por la CIAC en redes
sociales. Se realiza monitoreo de indicadores mensuales y se presentan en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Dimensión 5 Información y
Comunicación. Ver Actas de Comité de Gerencia del tercer lunes de cada mes.
ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales
de atención2.4 Realización de un evento Facebook Live en forma Trimestral Evento Facebook Live en forma Trimestral
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Se efectuaron videos de balance de la gestión 2018 y se publicaron facebook.
Se realizó un Facebook Live en el mes de marzo:
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/392683468181221/
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/2262123890773859/
Se efectuaron videos de balance de la gestión 2018 y se publicaron facebook.
Se realizó un Facebook Live en el mes de marzo:
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/392683468181221/
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/2262123890773859/
En el segundo trimestre se hizo por facebook live la despedida del General(RA) Flavio Enrique Ulloa Echeverry como Gerente de la CIAC
En el tercer trimeste se hizo: (2 en el marco de Fair 10 y 11 de julio)
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/923115278023287/
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/2634925796542002/
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/649569872214289/
En el cuarto trimestres se efectúo en Diciembre (3 de diciembre en el marco de expodefensa)
https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/2572516989634474/
ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales
de atención2.5 Mantenimiento infraestructura de acceso a personal discapacitado
Infraestructura de acceso a personal
discapacitado en óptimas condiciones
Dirección Administrativa y Financiera –
Grupo Gestión Administrativa2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Se envió comunicado interno N° 220192240012383 a Subgerencia con las cotizaciones realizadas de las adecuaciones requeridas en infraestructura para acceso personal
discapacitado. En Mayo fueron autorizadas por Subgerencia las adecuaciones necesarias para la infraestructura en relación con el acceso de personal discapacitado. Lo
autorizado por Subgerencia fue la señalización con pictogramas y texto. Adicionalmente, la adecuación en los parqueaderos y rampas. La señalización alto relieve, braille,
lengua de señas, otras lenguas no fue autorizada teniendo en cuenta que la corporación se encuentra en un mercado aeronáutico donde la atención al personal
discapacitado es mínima. (Rspta correo del 29 de julio de 2018, enviado por Julieth Cárdenas, Coordinadora Administrativa)
ATENCIÓN AL CIUDADANO 3. Talento Humano3.1 Mantenimiento de la competencia de los servidores públicos encargados de la atención a los
ciudadanos
Servidores públicos encargados de la
atención a los ciudadanos competentesGrupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
El día 28 de mayo de 2019, se llevó a cabo capacitación en la Función Pública sobre atención al ciudadano, donde se contó con la participación de los grupos de valor de la
CIAC S.A.
En el mes de agosto no se desarrollaron actividades enfocadas a Servicio al ciudadano
En el mes de septiembre 3 servidoras de la CIAC asistieron a dos de 3 sesiones de capacitación organizadas por el INCI para adquirir conocimientos en la manera de atender
a una persona con discapacidad visual.
La oficina de Control Interno en el mes de Octubre participó en capacitacion dada por la Funcion Publica sobre 7a dimension de control interno de MIPG y se sparticipó
en ley de transparencia y petición de cuentas en el marco normativo de la ley de transparencia 1712.
ATENCIÓN AL CIUDADANO 3. Talento Humano 3.2 Promoción de espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicioEspacios de sensibilización para fortalecer
la cultura de servicioGrupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
El día 28 de mayo de 2019, se llevó a cabo capacitación en la Función Pública sobre atención al ciudadano, donde se contó con la participación de los grupos de valor de la
CIAC S.A.
En el mes de agosto no se desarrollaron actividades enfocadas a Servicio al ciudadano
En el mes de septiembre 3 servidoras de la CIAC asistieron a dos de 3 sesiones de capacitación organizadas por el INCI para adquirir conocimientos en la manera de atender
a una persona con discapacidad visual.
La oficina de Control Interno en el mes de Octubre participó en capacitacion dada por la Funcion Publica sobre 7a dimension de control interno de MIPG y se sparticipó
en ley de transparencia y petición de cuentas en el marco normativo de la ley de transparencia 1712.
ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.1 Elaboración periódica de informes de PQRSD Informes de PQRSDOficina de Atención al ciudadano –
Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida La Subgerencia trimestralmente elabora informes sobre el comportamiento y estadísiticas de PQRS y los remite por oficio al Ministerio de Defensa
ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.2 Actualización del Procedimiento de atención a PQRS cuando haya lugarProcedimiento de atención a PQRS
actualizado cuando aplique
Oficina de Atención al ciudadano –
Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida Procedimiento PQRS, Código P-1-02-1, Versión 14, fue atualizado el 10 de octubre 2019
ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental4.3 Verificación de la publicación de la Política de Privacidad y la Carta de Trato Digno a la
ciudadanía
Publicación de la Política de privacidad y
de la Carta de Trato Digno a la ciudadanía
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida En el linnk https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/carta-trato-digno/ está publicada la carta de trato digno
ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.4 Actualización de la política de tratamiento de datos personales cuando apliquePolítica de tratamiento de datos
personales actualizada cuando apliqueGestión TICS 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida En el link https://www.ciac.gov.co/site/docs/habeas-data/politica-habeas-data.pdf, está publicada la Resolución 168 de 2016 sobre tratamiento de datos
ATENCIÓN AL CIUDADANO5. Relacionamiento con el
ciudadano5.1 Revisión de la caracterización de grupos de valor y su actualización cuando así se requiera Caracterización de usuarios
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
El 26/Sep/2019, pasó a versión 5 la MATRIZ DE PARTES INTERESADAS EXTERNAS, Código: MTZ-1-03-001. Los cambios que generaron esta nueva versión fueron la
definición específica para cada una de las necesidades de las partes interesadas, organización de la información y clasificación por grupos y procesos.
ATENCIÓN AL CIUDADANO5. Relacionamiento con el
ciudadano
5.2 Medición periódica de percepción respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta
institucional y el servicio recibido, e informe de resultados al nivel directivo con el fin de
identificar oportunidades y acciones de mejora
Encuestas de satisfacción del cliente e
informe al nivel directivoDirección de Promoción y Ventas 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En Comité Directivo mensualmente y en RAE trimestralmente, se informa acerca de los resultados de encuestas de satisfacción al cliente.
De enero a mayo de 2019, serealizaron 58 encuestas a los diferentes clientes
A julio se ha recibieron 96 encuentas con promedio de calificación 4,97 sobre 5.
Durante el mes de agosto se realizaron 14 encuestas de satisfacción a los clientes, teniendo como resultado una calificación de 4,94.
En Septiembre se aplicaron 23 encuestas de satisfacción (1 Sarpa, 1 Sicher, 2 Helicol, 5 Central y 14 FAC). La calificación promedio fue de 4,97 y se obtuvo un 99,3% de
satisfacción.
Durante el mes de octubre se realizaron 24 encuestas con promedio de calificación de 4,99
Durante el mes de noviembre se realizaron 14 encuestas con promedio de calificación de 4,88
Durante el mes de octubre se realizaron 3 encuestas con promedio de calificación de 4,97
ATENCIÓN AL CIUDADANO5. Relacionamiento con el
ciudadano5.3 Dar respuesta en forma oportuna a las PQRS presentadas PQRS atendidas en forma oportuna Grupo Asesor Jurídico 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
La Subgerencia quien es la encargada del Sistema de PQRS, mantiene los indicadores solicitados por la Coordinadora de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio
de Defensa y trimestralmente los reporta a esa Entidad
Respuesta de la subgerencia: Actualización de Estadísticas del primer, segundo, tercer trimestre y cuarto trimestre, de acuerdo a las solicitudes registradas, para remisión
informe trimestral .
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
1. Lineamientos de
Transparencia Activa
1.1 Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Gobierno
Digital en el enlace "Transparencia "
Información publicada de acuerdo con los
parámetros de la Estrategia de Gobierno
Digital en el enlace "Transparencia "
Según Plan Estratégico de Comunicaciones 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso
que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo
acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
2. Lineamientos de
Transparencia Pasiva2.1 Atención de los diferentes canales de comunicación
Atención de los diferentes canales de
comunicación
Subgerencia y Oficina de Planeación,
Innovación y Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Las diferentes solicitudes, consultas, quejas, reclamos y sugerencias recibidas a lo largo del año han sido gestionadas en los términos de ley.
Se realiza atención y respuesta a las preguntas y solicitudes que ingresan por medio de las redes sociales a través de la Oficina de Atención al Ciudadano y se les da el
trámite de PQRSD.
La Gerencia que ejerece la funciones de Atención al Ciudadano, realiza seguimiento permanente a la pagina web y buzón de correo electronico, con el fin de dar el
tramite respectivo y dar cumplimiento en terminos de ley al ciudadano.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
3. Elaboración de los
instrumentos de Gestión de la
Información
3.1 Revisión del Registro e inventario de activos de información y su actualización cuando sea
necesario
Registro o inventario de activos de
información actualizado cuando aplique
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn la página web en el enlace https://www.ciac.gov.co/# activos de información se encuentra la versión 2 del ÍNDICE DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN, código MTZ-7-00-001
de 10 de diciembre de 2019
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
3. Elaboración de los
instrumentos de Gestión de la
Información
3.2 Revisión del Esquema de publicación de información en la página Web y su actualización
cuando sea necesarioEsquema de publicación de información
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso
que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo
acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
3. Elaboración de los
instrumentos de Gestión de la
Información
3.3 Revisión del Índice de Información Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea
necesario
Índice de Información Clasificada y
Reservada
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En el enlace https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1576857298.9998_INDICEINFORMACIONCLASIFICADAYRESERVADA.xlsx, se encuentra publicado el
Índice de Información Clasificada y Reservada.
El 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso
que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo
acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
3. Elaboración de los
instrumentos de Gestión de la
Información
3.4 Actualización, cuando aplique, de las Tablas de Retención Documental Tablas de Retención DocumentalDirección Administrativa y Financiera -
Grupo Gestión Administrativa2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En reunión de Comité de Gerencia No.46 del 17 y 18 de diciembre de 2019, se aprobaron 30 tablas de retención documental. La evidencia se observa en el acta nùmero
201991300005458 que soporta lo sucedido en la reunión.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
3. Elaboración de los
instrumentos de Gestión de la
Información
3.5 Actualizar, cuando aplique, y publicar el Plan Institucional de Archivo Plan Institucional de Archivo publicadoDirección Administrativa y Financiera -
Grupo Gestión Administrativa2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
En el link https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1548183280.2386_PINARPLANINSTITUCIONALDEARCHIVO.pdf, se encuentra publicado el PLAN
INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, Código: PLN-11-03-003, Versión: 3 del 16 de Enero 2019
Se contrató a la empresa TISAI, contrato N° 4500005285, actualmente el proveedor se encuentra realizando el borrador de los instrumentos archivísticos para aprobación.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
4. Criterio Diferencial de
Accesibilidad
4.1 Publicación de información en la página Web en español e inglés y su actualización cuando
sea necesarioPágina Web en español e inglés
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida La página Web cuenta con traducción automática
COMPONENTE SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO DEPENDENCIA FECHA INICIO FECHA FINAL % avance Ponderación ESTADO Observaciones a diciembre 2019.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
4. Criterio Diferencial de
Accesibilidad4.2 Aseguramiento de que la página Web permita diferentes opciones de accesibilidad
Página Web que permita diferentes
opciones de accesibilidad
Oficina de Planeación, Innovación y
Desarrollo – Coordinación de
Comunicaciones
2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaLa página WEB de la CIAC hace contraste en el fondo de pantalla de la página y permite cambios de letra de agrandar y disminuir, según el tipo de usuario
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
5. Monitoreo del Acceso a la
Información Pública5.1 Gestión del registro de PQRSD Registro de PQRSD Subgerencia General 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
Las diferentes solicitudes, consultas, quejas, reclamos y sugerencias recibidas a lo largo del año han sido gestionadas en los términos de ley.
Se realiza atención y respuesta a las preguntas y solicitudes que ingresan por medio de las redes sociales a través de la Oficina de Atención al Ciudadano y se les da el
trámite de PQRSD.
La Gerencia que ejerece la funciones de Atención al Ciudadano, realiza seguimiento permanente a la pagina web y buzón de correo electronico, con el fin de dar el
tramite respectivo y dar cumplimiento en terminos de ley al ciudadano.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
5. Monitoreo del Acceso a la
Información Pública5.2 Realizar seguimiento a la publicación de información en la página Web
Seguimiento a la información publicada en
la página WebOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida
El 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso
que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo
acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.
INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.1 Actualización del Código de Integridad del Servidor Público, cuando aplique Código de Integridad actualizado Grupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/site/docs/codigo-de-etica/codigoetica.pdf, se encuentra publicado como Código de
Ética e Integridad
INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.2 Actualización del Código de Buen Gobierno, cuando aplique Código de Buen Gobierno actualizado Grupo Gestión Jurídica 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1546959040.7712_Codigo-de-Buen-
Gobiernonuevo2019.pdf, se encuentra publicado como Código de Ética e Integridad
INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.3 Actualización del Código de Ética, cuando aplique Código de Ética actualizado Grupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/site/docs/codigo-de-etica/codigoetica.pdf, se encuentra publicado como Código de
Ética e Integridad100,00