mapa de riesgos - seguimiento evaluación y control - nn

PROCESO: SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

CAUSA

DE CONTROL

DE CUMPLIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCESO:

EVENTO DE RIESGO

TIPOLOGÍA DEL RIESGO

INTERNA Debido a…

EXTERNADebido a…

No se genere el mejoramiento continuo

Falta de seguimiento a las acciones de implementadas en el plan de mejoramiento por parte de las dependencias responsables.

Conflictos entre los actores del control y las dependencias responsables.

Incumplimiento en el término para la presentación de informes de ley.

Demora o falta de envío de la información solicitada.

Desconocimiento de la existencia de requerimientos.

DE CORRUPCIÓN

OPERATIVO

Influencia en las Autorías

Ofrecimiento de dádivas.

Pagos a los funcionarios con el fin de evitar la detección y sanción de indebidos manejos.

Amenazas encaminadas a impedir cualquier tipo de visita de inspección.

Desconocimiento de la cultura del autocontrol

No realizar acciones tendientes a fomentar la cultura del autocontrol

MAPA DE RIESGOS

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

ANÁLISIS DEL RIESGO

VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE CONTROLES

CONSECUENCIA

CALIFICACIÓN

Tipo Impacto

Probabilidad Impacto

3 POSIBLE 4 MAYOR LEGAL

Sanciones o multas

3 POSIBLE 3 MODERADO LEGAL

Auditar y Evaluar en tiempo real la Gestión de la entidad para determinar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción, y los resultados alcanzados con relación a lo requerido y programado, para establecer las posibles desviaciones con el fin de promover acciones correctivas necesarias para el mejor desempeño de las dependencias y el cumplimiento de logros y objetivos Institucionales.

Permanecen las deficiencias en la gestión.

Imposición de sanciones y multas.

2 IMPROBABLE 5 CATASTROFICO LEGAL

2 IMPROBABLE 2 MENOR OPERATIVO

Informes de Auditoria de baja Calidad.

Observaciones y hallazgos por parte de los entes de control.

Pérdida de recursos y de confiabilidad.

Sanciones

Debilitamiento el Sistema de Control Interno

MAPA DE RIESGOS


VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE CONTROLES

CONTROLES

VALORACIÓN

ALTA PREVENTIVO PROBABILIDAD


Auditar y Evaluar en tiempo real la Gestión de la entidad para determinar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción, y los resultados alcanzados con relación a lo requerido y programado, para establecer las posibles desviaciones con el fin de promover acciones correctivas necesarias para el mejor

Zona de Riesgo

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL

AFECTA PROBABILIDAD O

IMPACTO

aplicación adecuada del procedimiento de seguimiento a planes de mejoramiento, para mejorar el cumplimiento de las acciones en el tiempo establecido.

aplicación de los procedimiento establecidos.


MODERADA PREVENTIVO PROBABILIDAD

Cumplimiento de los procedimientos y formatos establecidos

Capacitaciones y sensibilizaciones orientadas al fomento de la cultura de autocontrol.

MAPA DE RIESGOS


VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE CONTROLES VALORACIÓN DEL RIESGO DESPUÉS DE CONTROLES

VALORACIÓN NUEVA CALIFICACIÓN

Puntaje Final Probabilidad

30 40 70 70 2 IMPROBABLE

30 15 45 45 3 POSIBLE

PUNTAJE Herramientas para ejercer el control

PUNTAJE Seguimiento al

Control

PROMEDIO CALIFICACIÓN

45 15 60 60 1 RARO

15 15 30 30 2 IMPROBABLE

MAPA DE RIESGOS


VALORACIÓN DEL RIESGO DESPUÉS DE CONTROLES ACCIONES

NUEVA CALIFICACIÓN

ACCIONES

Impacto

3 MODERADO MODERADA 6/28/2013

3 MODERADO ALTA 6/28/2013

Nueva zona de Riesgo

Medidas de Respuesta

FECHA DE ELABORACI

ÓN

Evitar el Riesgo

Revisar las acciones propuestas por las dependencias y hacer las sugerencias de ajuste.

Reducir el riesgo

Realizar el correspondiente Seguimiento, a los informes requeridos,

4 MAYOR MODERADA 6/28/2013

2 MENOR MODERADA 6/28/2013

Reducir el riesgo

Modificar el procedimiento para auditorias internas definiendo criterios específicos para la realización de auditorías y seguimientos.

Reducir el riesgo

Realizar capacitaciones y sensibilizaciones dirigidas al fomento de la cultura de autocontrol.Dar cumplimiento a las capacitaciones y sensibilizaciones que se programen y evaluar la eficacia de las mismas.

SEC-FT-009

VERSIÓN: 2.1

Acto Administrativo - Resolución 489 de 2009

Página 1 de 1


ACCIONES

INDICADOR

7/1/2013 6/30/2014

7/1/2013 6/30/2014

FECHA DE INICIO

FECHA TERMINACIÓ

N

RESPONSABLE

ÁREA DE APOYO

Gustavo Rayo Morales -Asesor de Control Interno

Sugerencias de ajuste/ acciones propuestas por las dependencias

Oficina de Control Interno


Seguimientos realizados/seguimientos requeridos por la ley


7/1/2013 6/30/2014 Procedimiento Ajustado.

7/1/2013 6/30/2014



Gustavo Rayo Morales -Asesor de Control Interno Capacitaciones

realizadas/ capacitaciones programadas


BAJA Asumir el riesgo

MODERADA Reducir el riesgoALTA Evitar el Riesgo

EXTREMA Compartir o Transferir el riesgo


SEGUIMIENTO

PROBABILIDAD

IMPACTO

compartir el riego

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

CREDIBILIDAD O IMAGEN

ESTRATÉGICO

OPERATIVO

FINANCIERO

DE CUMPLIMI

ENTO

% AVANCE DE LAS

ACCIONES

EFECTOS LOGRAD

OS

OBSERVACIONES PERIODO

DE EVALUACIÓN

LEGAL OPERATIVO

SOCIALES FISICOS

PREVENTIVO

CORECTIVO

compartir el riego

TECNOLÓGICO

DE CORRUPC

IÓN

DE CONTROL

DE IMAGEN

BIOLÓGICOS

NATURALES

TIPOS DE RIESGOS

Riesgo Estratégico

Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos de Imagen

Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.

Riesgos Operativos

Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

Riesgos Financieros

Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

Riesgos de Cumplimiento

Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

Riesgos de Tecnología

Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

Riesgos de Corrupción

Es la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

TABLA DE IMPACTO

NIVEL DESCRIPCIÓN FRECUENCIANIVEL

1 Raro 1

2 Improbable 2

3 Posible 3

4 Probable 4

5 Casi seguro 5

Bajo el criterio de Probabilidad el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

Bajo el criterio de Impacto el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

TABLA DE PROBABILIDAD

DESCRIPTOR

El evento puede ocurrir solo en circunstancias

excepcionales.

No se ha presentado en los últimos 5

años.

El evento puede ocurrir en algún momento

Al menos de una vez en los últimos 5 años.

El evento podría ocurrir en algún momento

Al menos de una vez en los últimos 2 años.

El evento probablemente ocurrirá

en la mayoría de las circunstancias

Al menos de una vez en el último año.

Se espera que el evento ocurra en la

mayoría de las circunstancias

Más de una vez al año.

TABLA DE IMPACTO

DESCRIPTOR DESCRIPCIÓNNIVEL CONCEPTO

Insignificante 1 Personal

Menor 2

Moderado 3

Mayor 4 Institucional

Catastrófico 5 Estratégica

Bajo el criterio de Impacto el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos y se asocian con la clasificación del riesgo previamente realizada, y se relaciona con las

consecuencias potenciales del riesgo identificado.

IMPACTO DE CONFIDENCIALIDAD DE

LA INFORMACIÓN

Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad.

Grupo de trabajo

Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o efectos sobre la entidad.

Relativa al Proceso

Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad

Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad.

IMPACTO LEGAL IMPACTO OPERATIVO

NIVEL CONCEPTO NIVEL CONCEPTO NIVEL CONCEPTO

1 1 Multas 1

2 2 Demandas 2

3 Usuarios Ciudad 3 3

4 Usuarios Región 4 4

5 Usuarios País 5 5

Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos y se asocian con la clasificación del riesgo previamente realizada, y se relaciona con las

consecuencias potenciales del riesgo identificado.

IMPACTO DE CREDIBILIDAD O IMAGEN

Grupo de Funcionarios

Ajustes a una actividad concreta

Todos los Funcionarios

Cambios en los procedimientos

Investigación Disciplinaria

Cambios en la interacción de los

procesos

Investigación Fiscal

Intermitencia en el servicio

Intervención-Sanción

Paro total del proceso

MATRIZ DE VALORACION Y EVALUACIÓN DEL RIESGO

PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

PROBABILIDAD VALOR

Raro 1 B B M A A

Improbable 2 B B M A E

Posible 3 B M A E E

Probable 4 M A A E E

Casi Seguro 5 A A E E E

VALOR 1 2 3 4 5

IMPACTO Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófica Baja Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo

Media Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo

Alta Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferirExtrema Zona de riesgo Extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

PARAMETROS CRITERIOS

TIPO DE CONTROL

PUNTAJESProbabilidad Impacto

15

15

30

Seguimiento al control

15

25

TOTAL 100

Entre 0-50 0 0

Entre 51-75 1 1

A continuación se muestran dos cuadros orientadores para ponderar de manera objetiva los controles y poder determinar el desplazamiento dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los

Riesgos.

Herramientas para ejercer el control

Posee una herramienta para ejercer el control.

Existen manuales instructivos o

procedimientos para el manejo de la herramienta

En el tiempo que lleva la herramienta ha

demostrado ser efectiva.

Están definidos los responsables de la

ejecución del control y del seguimiento.

La frecuencia de la ejecución del control y

seguimiento es adecuada.

En la nueva valoración despues de controles dependiendo si el control afecta probabilidad o impacto desplaza en la matriz de calificación, evaluación y

respuesta a los riesgos

RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LOS CONTROLES

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO DESPLAZA

EN LA MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS

RIESGOS

CUADRANTES A DISMINUIR EN LA PROBABILIDAD

CUADRANTES A DISMINUIR

EN EL IMPACTO

Entre 76-100 2 2

Se realiza la nueva calificación al riesgo


PROCESO:OBJETIVO DEL PROCESO:

PROBABILIDAD VALOR

Raro 1 B B M

Improbable 2 B B M

Posible 3 B M A

Probable 4 M A A

Casi Seguro 5 A A E

VALOR 1 2 3

IMPACTO Insignificante Menor ModeradoBaja Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo

Media Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo

Alta Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferirExtrema Zona de riesgo Extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Existencia de información y versiones disponibles para los procesos y procedimientos a través de la intranet de la entidad.

Desarrollar sensibilización en procesos y procedimientos a los funcionarios y contratistas de la entidad

Ejecución auditoria interna para el seguimiento periódicos al cumplimiento del sistema Integrado de Gestión.

Se realiza la nueva calificación al riesgo


PROCESO:OBJETIVO DEL PROCESO:

A A

A E

E E

E E

E E

4 5

Mayor Catastrófica

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