Margunn Aanestad

IKT, arbeid og organisering:

Eller: Hva er «sosioteknisk kompleksitet»?

5. september 2014

Plan

• Bittelitt historisk bakgrunn

• To eksempler (sosioteknisk kompleksitet)

• Noen teoretiske begreper for å studere:

– arbeid

– organiseringen av arbeid

• Forandring av arbeid/organisasjon vha. IKT:

– ”Redesign” eller ”kultivering”?

• Artikler: – Hammer: ”Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate”

– Gasser: ”The Integration of Computing and Routine Work”

– Hanseth og Lundberg; ”Designing Work Oriented Infrastructures”

3

Litt historie (1)

• Den ”skandinaviske tradisjonen” innen

systemutvikling

– Norge:

• Kristen Nygård og Olav Bergo + NJMF

– Mål: Styrke fagforeningene med teknologi-kunnskap

• Florence (Gro Bjerknes og Tone Bratteteig)

– Mål: Utvikle systemer sammen med sykepleiere

– Også prosjekter i Danmark og Sverige

Vil du lese mer om dette? Gå til scholar.google.com og søk opp: Bjerknes. & Bratteteig (1995): “User Participation and Democracy. A Discussion

of Scandinavian Research on System Development”,

Scandinavian Journal of Information Systems vol. 7 nr. 1

Litt historie (2)

• Andre forskningsfelter:

– Participatory Design, Human-Computer Interaction,

Computer-Supported Collaborative Work,Science and

Technology Studies m.fl.

– Faktisk, konkret brukermedvirkning, • eller:

– Etnografiske studier av arbeid med/uten IKT

– vha. metoder fra etnografi og antropologi

• Arv: Skandinavisk informatikk-forskning har et sterkt

bruks- og brukerfokus heller enn ensidig leder- og

ledelsesfokus

Studier av arbeid

• Formaliserte beskrivelser

– Arbeidsflyt, prosedyrer

– Ideelle beskrivelser (hvordan det skal/bør gjøres)

• ”Naturalistiske”/realistiske beskrivelser

– Hva folk faktisk gjør

• Sosioteknisk kompleksitet

– Hvordan sosiale/organisatoriske og tekniske

aspekter henger sammen/former hverandre

6

Artikkel til seminaret:

• Les artikkelen før seminaret!

• Signe Vikkelsø: – Subtle Redistribution of Work, Attention and Risks:

Electronic Patient Records and Organizational Consequences

• Om hvordan arbeidspraksisen endret seg da EPJ (elektonisk pasientjournal) ble innført på et dansk sykehus

• Eksempel på analyse basert på etnografi

• Digitalisering av informasjonsinfrastrukturen:

– Gå fra papir-basert til digital informasjon

• Case: scanning av papirdokumenter til EPJ

– (Les notat fra observasjoner….)

8

1996-7

Første EPJ-

piloter

2001: EPJ

på sykehuset

(’tynn’ funksjonalitet)

2003: start

skanning

Vår 2005: Slutt på

’dobbel journal’

Videre digitalisering

Eksempel 1: EPJ på Rikshospitalet

PAS

EPJ

1

2

3

4

Henvisning

Registerere pasient

Importere

pasient-info

Skanne

Legge inn på riktig

sted i EPJ

Lang prosess

• Praktisk:

– Skanner, innstillinger

– Kategorisering av dokumentene

• Prosess-endring:

– Evaluering av henvisninger

• Sentral poståpning (men ikke for GID, IVF m.fl.)

• Skanning ved mottak (men ikke for Føde..)

• Avhengigheter:

– Akkreditering av system

– Prosess-støtte, meldingsfunksjonalitet 10

Men henvisninger til fødeseksjonen kunne ikke håndteres slik:

Registrering

i PAS

Skanning

av brev

Importer

til EPJ

Standardprosedyre for skanning av innkommende brev:

Informasjon

til pasient

Registrering

i PAS

Evaluere

Evaluere Skanne

brev

Importer

til EPJ

Lagre brev Informasjon

til pasient

Informasjon

til pasient

Ja

Nei

12

The Health Information Systems Programme (HISP)

Eksempel 2: Pasientoppfølging i Tanzania

www.hisp.uio.no og www.dhis2.org

Papirbasert informasjonssystem

13

Informasjonsverktøy

• Myndighetene vil ha:

– Kunnskap om sykdoms-situasjonen og om hva

helsetjenesten oppnår

– Anonyme data, aggregert, (for å gjøre statistiske analyser)

• De distribuerer ulike verktøy:

– Tally sheets/tick sheets (papirskjema)

– Register (en eller flere pr. avdeling)

– Pasientkort m.m.

• .. og krever regelmessig rapportering

– For eksempel pr måned, standardisert format

14

Dental unit 1

PAWC

City Health

Clinic 1

54 private medical pract.

Geriatric

Services

MOU

(Midwife&

obstetric unit)

PAWC

23 private dental pract.

12 private pharmacies

Private hospital:

31 medical specialists

Day Hospital

DNHPD

UWC Oral

Health Centre

City Health

Clinic 2

City Health

Clinic 3

City Health

Clinic 4

City Health

Clinic 5

Dental unit 2

PAWC

Dental unit 3

PAWC

12-15 NGOs

School

Health

DNHDP

Pretoria

Groote Schuur

Hospital

PAWC

DNHDP

Western Cape City Health

MITCHELL’S PLAIN DISTRICT

Environmental

office

Mandalay

Mobile clinic

RSC

Youth

Health

Services

Psyciatric

hospital

PAWC

RSC

Outside

hospitals

Births

Deaths

Notifiable

diseases

New /emerging

flow of information

South Africa after Apartheid:

- fragmented and top down health structure

- inequity in health services delivery

Sør-Afrika 1994

Problem: Ineffective reporting of basic health data

(Fragmentation and redundancy)

Commissioner of Family Welfare

Primary Health Centre (PHC)

Sub-Centre

State level:

District level:

Health programme officers:

Dept. of Health

District Medical & Health Officer (DMHO)

Leprosy Tuberculosis

Malaria

Other programs

Health Programs

Hospital Structure)

DCHS - District Hospital Services

All Hospitals

incl uding the smaller CHCs

Maternal Obstetric Delivery Units (PPU) Part of Hospitals

Health facility & institution level:

Family planning

(example from AP, India. S Sahay)

AIM: Support local (district-level) decision making

and utilization of information

• Case: HIV-positive mødre

som skal følges opp av

helsevesenet

– ”Prevention of Mother-To-

Child Transmission”

• Nima Shidende (PhD-

student fra Tanzania)

• Dokumentasjon

– Offisiell og ”uoffisielll”

19

20

21

Informasjonsverktøy – for hvem?

• Myndighetene

– Vil ha rapporter om sykdoms-situasjonen og om hva

helsetjenesten oppnår.

– Anonyme data, aggregert, statistiske analyser

• Helsearbeiderne

– Trenger informasjon om situasjonen til den enkelte pasient

– Trenger ekstra informasjon når pasienten ikke følger

’prosedyren’ og de trenger å følge opp aktivt

• Eksempel på at det finnes ulike ”logikker” og

interesser

– Mer om det neste gang (Miria Grisots forelesing)

22

Noen (få) begreper om arbeid:

• Utover 1980-tallet: Bruksmønster utviklet seg og IT ble mer integrert med ’det vanlige’ arbeidet

• Les Gasser (1986) studerte:

– ”.. how computing fit into the work ecology within the organizations”

– Hva gjør brukerne egentlig med IT-systemene?

• Noen begreper:

– Tasks, task chains, production lattices

– Primary work, articulation work

– Fitting, augmenting, workaround

23

Les Gasser (1986)

• «Avvikende» bruk (del 4.2-4.4) – Fitting

• Endre arbeid eller databruk for at det skal ’passe sammen’

– Augmenting

• Utføre ekstraarbeid

– Working around

• Bruke systemer på måter som ikke var meningen, eller unngå å bruke systemet helt

– Oppgave (Task)

• Har et mål/formål, utføres av bestemte personer/grupper, som

har tilgang til bestemte ressurser, skjer på et bestemt sted til

en bestemt tid (work situation, tabell 1)

– Oppgavekjede (Task chain)

• En sekvensiell organisering av oppgavene

– Produksjons-’gitter’ (production lattice)

• et komplekst, koordinert system av overlappende/kryssende

oppgavelinjer

• Eksempel: MRP system (Material requirements planning)

• Primærarbeid

• Sammenføyningsarbeid (articulation work)

25

Noen (få) begreper om organisasjon:

• Fra:

– Jay Galbraith: hva er organisasjon?

– Henry Mintzberg: hva bestemmer organisasjoners

struktur?

– James D. Thompson: ulike typer avhengigheter

26

Hva er ’organisasjon’?

• J. Galbraith:Organization Design” (1977):

– ”organization is that ’something’ which

distinguishes any collection of 50 individuals in

Kennedy International Airport from the 50

individuals comprising a football team in the

National Football league”

• Når oppgaven blir for stor for en person

– ’Arrangement’ for å oppnå felles mål ved hjelp av

felles innsats

27

Henry Mintzberg: The Structuring of

Organizations (1979):

• ”Every organized human activity… gives rise

to two fundamental and opposing

requirements: the division of labor into

various tasks to be performed and the

coordination of these tasks to accomplish the

activity.

• The structure of the organization can be

defined simply as the sum total of the ways in

which it divides its labor into distinct tasks

and then achieve coordination among them.” 28

Thompson: ”Organizations in Action” (1967)

• ”In a situation of interdependence, concerted

action comes about through coordination,

and if there are different types of

interdependencies, we should expect to find

different devices for achieving coordination”

– Pooled interdependencies

– Sequential interdependencies

– Reciprocal interdependencies

29

Hammers artikkel

• ”Its time to stop paving the cow paths”

• Radikal redesign, ikke inkrementell endring

• Business Process Reengineering – Senere: Business Process Management

• Fra funksjonell oppdeling til helhetlig optimering – Kundeorientering, prosess-orientering

– Senke kostnader, øke teneste/produktkvalitet, hastighet (konkurransekraft)

Hanseth og Lundberg (2001)

– Innføring av PACS/RIS i en røntgenavdeling

– PACS = Picture Archiving and Communication System

• Digital bildehåndtering (radiologi)

• Lagring, gransking og distribusjon

– RIS = Radiological Information System

• Tekst-innhold: pasient-data, henvisningen (bestillingen av

undersøkelsen) og radiologens tolkning (tekstrapport)

• Prosess-informasjon: timelister, arbeidsflyt, økonomi

31

Hanseth og Lundberg (2001)

– ”Work-oriented infrastructures” (II som støtter arbeid)

• En felles ressurs for mange brukere (Shared)

• Koblet via standardiserte grensesnitt (Standardized interfaces)

• Åpne, uten klart definerte grenser (Open)

• Sammensatt av ulike komponenter (Heterogeneous)

– Består av sammenhengende ’nettverk’ på tvers av hele

sykehuset

• Hvordan endre disse nettverkene?

• Man klarer jo ikke å ta alt på en gang…

32

33

Tradisjonell arbeidsgang

Rekirerende lege Klinikk ekspedisjon

ekspederer rekvisisjone

Røntgen ekspedisjonen

fordeler på røngenavdelinger

og modaliteter. Evt. finner

frem bilder til sammenlikning

fra arkiv.

Utfylt

rekvisisjon

Postgang

med rekv. rekv. rekv.

Radiograf

utfører US

Pasient ankom

mer

rekv.

Assistent

henger opp bildene

til gransking

Pas

ient

sen

des

tilba

ke

rekv.+bilder

rekv.+bilder

Radiolog

gransker bildene og

dikterer undersøkelsen, evt

skriver preliminært svar

rekv.+bilder

+diktat

Sekretær

skriver ned

beskrivelsen

rekv.+bilder

+beskrivelse

Radiolog demonstrerer

bildene på

morgenmøte for klinikere

Besk

rive

lse

+evt

bild

er

Rekirerende lege

Arkivar

arkiverer beskrivelser,

bilder og rekv.

Bilder

Bilder+beskr+rekv

Radiograf

"bestiller"

pasient gjennom

potør-systemet

34

Tradisjonell arbeidsgang?

Rekirerende lege Klinikk ekspedisjon

ekspederer rekvisisjone

Røntgen ekspedisjonen

fordeler på røngenavdelinger

og modaliteter. Evt. finner

frem bilder til sammenlikning

fra arkiv.

Utfylt

rekvisisjon

Postgang

med rekv. rekv. rekv.

Radiograf

utfører US

Pasient ankom

mer

rekv.

Assistent

henger opp bildene

til gransking

Pas

ient

sen

des

tilba

ke

rekv.+bilder

rekv.+bilder

Radiolog

gransker bildene og

dikterer undersøkelsen, evt

skriver preliminært svar

rekv.+bilder

+diktat

Sekretær

skriver ned

beskrivelsen

rekv.+bilder

+beskrivelse

Radiolog demonstrerer

bildene på

morgenmøte for klinikere

Besk

rive

lse

+evt

bild

er

Rekirerende lege

Arkivar

arkiverer beskrivelser,

bilder og rekv.

Bilder

Bilder+beskr+rekv

Radiograf

"bestiller"

pasient gjennom

potør-systemet

NY

35

Tradisjonell røntgen infrastruktur:

• Basert på fysiske artefakter: – Henvisninger (papir)

– Røntgensvar (papir)

– Røntgenbilder (Film)

• Mange kanaler for informasjonsflyt: – Rørpost, internpost, vanlig post

– Telefon

– Formelle og uformelle møter

36

37

Tradisjonell røntgen infrastruktur:

• Basert på fysiske artefakter: – Henvisninger, svar-rapporter, bilder

• Disse artefaktene spiller mange roller: – Inneholder og ’bærer’ informasjon rundt:

• Resepsjonist: bestiller undersøkelse

• Radiograf: gjennomfører undersøkelse

• Radiolog: tolker bildene og dikterer rapport

• Sekretær: skriver ut rapport og sender tilbake

– I tillegg koordinerer de arbeidet

– Avhengig av hverandre • hyller + papir, bilder + tavler

Oppgavekjeder og -nettverk

– Ett pasientforløp går på tvers av flere avdelinger

(klinisk + røntgen)

– En klinisk avdeling forholder seg til mange

serviceavdelinger (tjenesteytere)

– En service avdeling forholder seg til mange

kliniske avdelinger (brukere)

– Hver avdeling har mange pasienter med hvert sitt

forløp

• Resultat: Et stort sosio-teknisk nettverk hvor

mange artefakter inngår i koordineringen

38

• Informasjonsinfrastrukturen, organisasjonen

og arbeidspraksisene utvikler seg sammen

over tid (co-evolve)

– Irreversibelt? (lar det seg forandre?)

– Kan være risikabelt å ’tukle med’

• Hvordan?

– Mange små endringer kan summeres opp til å bli

store

– Men er det mulig å foreta mer radikale endringer,

for eksempel:

– Hvordan gå fra en analog til en digital

informasjonsinfrastruktur? 39

Fremgangsmåte (1):

– Ikke ”radikal redesign”, men kultivering

– Systemutviklingen: iterativ (flere versjoner av sw)

– Implementasjon: gradvis/inkrementell:

• Kan ikke ta alt på en gang, men alt henger sammen…

• Velge ut og endre bare deler av informasjons-infrastrukturen:

’sub-nettverk’ som er små nok og har enkle grensesnitt utad

• Bruk av ’gateways’ mellom papir og digital infrastruktur

• Utvide digital informasjonsinfrastruktur

• ”Innbalansere” nettverket før neste skritt tas (alignment)

40

Fremgangsmåte (2):

– Velge ut og endre bare deler av informasjons-

infrastrukturen: ’sub-nettverk’ som er små nok og har

enkle grensesnitt utad

• PACS og RIS bare internt på røntgen-avdelingen

• Digitale bilder

• Papirhenvisning

– Bruk av ’gateways’ mellom papir og digital

infrastruktur muliggjør ’parallell’ bruk

• Strekkodelapper og –lesere

• scannere/printere

– Utvide digital informasjonsinfrastruktur

• Klinikere kan se bilder via nettleser (PACS plug-in)

41

Oppsummering

• Kultivering av informasjonsinfrastruktur

• Radikal redesign eller kultivering?

• Star og Ruhleder: fremhever koblingen

mellom informasjonsinfrastruktur og arbeid

42