Framsögulist og kynningartækni„presentation skills“

Thomas Möller (thomas@rymi.is)

„master skills“

Samninga-tækni

Tíma-stjórnun

Kynningar-tækni

Verslunar-stjórnun

3

„If it´s to be....it´s up to me“

4

Mark Twain, who certainly had a

way with words, said:

"There are only two types of

speakers in the world:

the nervous and liars."

http://www.virgin.com/richard-branson/speak-from-the-heart

5

„you are responsible for your life“

6

„the smarter you work...the luckier you get“

Góð ræða ?

Góð kynning ?

Góð framsögn ?

Góður ræðumaður ?

7

Skiptir máli að kunna þetta ?

8

Rótarýklúbburinn Görðum

Einkenni þeirra sem ná árangriskv. Brian Tracy og Stephen Covey

1. Tímastjórnun

2. Forgangsröðun

3. Skýr markmið

4. Sýna frumkvæði

5. Búa til „win-win“

6. FRAMSÖGUTÆKNI7. Góðir í hópvinnu

8. Forsjálni

9. Alltaf að læra eitthvað nýtt

10. Góðar daglegar vinnuvenjur !

Tjáskiptin eru mikilvægust

Framgangur í starfi – helstu áhrifaþættir:

1. Hæfileiki til tjáskipta2. Metnaður

3. Menntun

4. Frumkvæði

5. Sjálfstraust

6. Samstarfshæfileikar

7. Mikil ástundun

“Effective Business Communications” (1997)

Mikilvægast hjá stjórnendum ?Fortune magazine 4/2004

• Forsjálni´....að sjá afleiðingar aðgerða eða aðgerðaleysis fyrir

• Að setja markmið...og forgangsraða skv þeim

• Góð krísu-stjórnun...þá kemur karakterinn í ljós

• Að taka ábyrgð....á verkefnum og árangri

• Sveigjanleiki......svörin eru sífellt að breytast!

• Samskiptahæfni...þmt virk hlustun !

11

12

Samt eru aðeins 5%

kynninga

áhrifaríkar !

13% ágætar

40% sæmilegar

42% beinlínis leiðinlegar !

Heimild: Dale Carnegie

Algengustu mistök

• Tækin óklár

• Vanþekking á tækjum

• Tími vanáætlaður

• Of mikill texti á glærum

• Of margar glærur

• Enginn augnkontakt

• Talað of hratt

• .....13

Yfir 80% af tíma stjórnendafundir - kynningar– símtöl -samningar

(skv. “Communication Briefings”)

“Færðu borgað

fyrir þetta pabbi” ?

SAMSKIPTI = „að flytja mósaík-mynd (hug-mynd)

flís fyrir flís.......frá heila til heila”Earl Nightingale

Öll skilningarvitin eru virk í salnum !

17

18

Hvernig starfar hugurinn...?

• Aðeins 25% fer í langtímaminni

• Við munum lykt og hljóð lengst

• Svona móttökum við upplýsingar:

– 83% = sjón– 12% = heyrn

– 5% = húð, nef og tunga

Samskipti =

• Senda skilaboð og taka á móti skilaboðum• Við höfum 2 senda (+pp) og 6 móttakara!

• Sannfæra aðra, fá til samstarfs eða kaupákvarðana

• Þú ert alltaf að “Selja” hugmynd

19

20

Áhrif samskipta

Innihaldiðtextinn10%

raddblær35%

55%Líkamsbeiting

“body language”

2 sendar------6 móttakarar !

21

Tjáskipti

• Munnleg tjáning: ORÐIN SEM VIÐ SEGJUM

• Önnur tjáning - LÍKAMSTJÁNING– Svipbrigði

– Líkamsstaða

– Beiting vöðva

– Andardráttur

– Beiting raddar

– Látbragð

– Augnsamband

23

Trúverðugleiki Hvað þú segir3%

97%Hvernig þú segir það

“…..útlitið er svart – fylgið mér ! “

24

Mikilvægi líkamsbeitingar

Bein í baki, afslappaðar axlir, ....upp með hökuna !

Hreyfið ykkur um salinn

Sýna ástríðu með andlitinu – og höndum

Ekki snúa baki í áheyrendur

Góð öndun skiptir máli

Notaðu hljóðfærið þitt !

25

Samskipta-”tækni” er fjölþætt

• Að tala skýrt – með hléum – til að skilja

• Að hlusta – ekki grípa frammí !

• Að gagnrýna - að taka gagnrýni

• Að hrósa - og þiggja hrós

“So long as you live and work, you will be misunderstood;….. Be silent!

27

Hvernig þekkjum við góðan ræðumann ?

• Hann setur sig í fótspor áheyrenda

• Undirbýr sig!

• Þekkir umræðuefnið

• Hugsar um heildarupplifunina !

• Hefur trú á skilaboðunum

• Verður að vera ÁHUGAVERÐUR !

Bestu ræðumenn allra tíma ?• Socrates

• Patrick Henry

• Frederick Douglass

• Abraham Lincoln

• Susan B. Anthony

• Winston Churchill

• John F. Kennedy

• Martin Luther King, Jr.

• Lyndon B. Johnson

• Ronald Reagan

• Barak Obama

•

28

Sjá einnig: http://deanhunt.com/motivational-speakers/

http://millionaireat24.com/top-30-motivational-speakers/

Góðar ræður á youtube

• Steve Jobs' Best Video Moments on Stage (1/3)– http://www.youtube.com/watch?v=uvsuAZFem88&feature=related

• Charlie Chaplin final speech in The Great Dictator– http://www.youtube.com/watch?v=QcvjoWOwnn4

• scent of a woman - frank slade's final speech– http://www.youtube.com/watch?v=--IcPqrLDBA

• steve jobs stanford commencement speech 2005

• randy pausch last lecture

• Robert F. Kennedy speech on the Assassination of Dr. Martin Luther King

29

30

Frábærar ræður og kynningar á www.ted.com

Skoðið „most viewed“

Skoðið Hans Rosling, Steve Jobs, Ken Robinson, Jill Bolte Taylor, Julia Sweeney ofl ofl ofl

Góð kynning !

31

Léleg kynning

32

5 mínútna ræða fyrir framanrétta áheyrendur….

………getur haft meiri áhrif en 5 mánaðavinna bakvið skrifborðið!

Granville N. Toogood.

34

Hvað óttast fólk mest ?

3. Skriðdýr

2. Dauðann

1. AÐ HALDA RÆÐU!

Skv. könnun US World Report

35

ALLIR eru hræddir við að standa fyrir framan áheyrendur

• ástæðan er ótti við mistök

• óttinn við að hleypa fólki inn í “húsið sitt”

• aldrei afsaka sig!

Eina leiðin til að sigrast á óttanum er að halda áframað gera það sem maður óttast! Dale Carnegie.

36

Þæginda-

hringurinn

Heilræði sem gera kynninguna áhrifaríkari

37

Stjórnaðu sviðsskrekknum þínum

• “Ég hlakka til að tala við þennan hóp”

• “Þetta er gott tækifæri fyrir mig”

• „Áheyrendur eru á mínu bandi“

• Láttu áhuga þinn og sannfæringu sjást

38

Góð ræða eða kynning er...

• Áhugavert upphaf

• Ná (augn-) sambandi

• Sögur og spurningar

• Sannfæring

• Samtal

• Ekki flýta sér – tala skýrt

• Líkamstjáning

39

Góð ræða eða kynning er...

• Heiðarleg

• Skýr íslensk orð

• Stutt og laggóð

• Glærur sem eru „tónlist“

• Öryggið uppmálað !

• Orka raddbandanna !

• Gera hversdagsleg málefni áhugaverð

40

Góð ræða eða kynning er...

• Skemmtileg !!

• Leikrit

• Uppistand

• Einföld

• Vel undirbúin

• Án tæknibilana

• „Ekta“ – þú !

41

Góð kynning krefst góðs.....

UNDIRBÚNINGS!

• Áheyrendur...hvað vita þeir... hvað ekki?

• Hvað hef ég mikinn tíma?....mældu það!

• Glærur eða ekki glærur?

• Skrifuð kynning......eða blaðlaust?

43

Hvernig undirbýr maður góða ræðu ?

• Hvert er markmiðið þitt?

• Hvaða spurningum ætlar þú að svara ?

• Hvernig tengist málið áheyrendum ?

• Hvaða dæmisögur ætlar þú að nota?

Hver er tilgangur ræðunnar ?

• Sannfæra....fá fólk til að gera eitthvað.

• Upplýsa.....nýjar upplýsingar!

• Skemmta....sögur, grín,

• Hvetja...veita innblástur

• Hrósa...veita viðurkenningu

Hvernig er málið flutt?

• Undirbúið og æft

• Með punkta við hendina

• Lesið af blaði

• Lært utanbókar

• Leikið af fingrum fram

Þú verður að geta sett þig í fótspor áheyrandans

47

Þú ert að segja sögu.......

Og allar sögur hafa..............

UPPHAF............................MIÐJU.................................ENDI

Allar ræður og sölukynningar hafa...OSLO.

Opnun Skilaboð...meginkafla... LOkun

...líka kvikmynd, ópera, leikrit, bók......lífið!

Allar ræður og kynningarinnifela þetta....

• Opnun – grípa athygli

• Hver er ég? – öðlast tiltrú strax

• Hvað ætla ég að segja ? - áhrifarík byrjun

• Skilaboð – meginkafli

• Rauði þráðurinn - lausn

• Rök, spurningar, sögur , dæmi, tillaga

• LOkun - og framhald• Samantekt sem skilur eftir skýr skilaboð

• Hvatning og næstu skref- mín eða þín!

ÞÚ VERÐUR AÐ HAFA TRÚ Á SKILABOÐUNUM og TRÚ Á SJÁLFUM ÞÉR!

myndugur ræðumaður notar..

Þagnir

Hendur

“söng”

Myndir

Augn-”contact” – “pick a friendly face”

Orku raddbandanna

Öflug byrjun á 8 sekúndum!

komdu þér strax að efninu!

53

það sem ég ætla að segja ykkur núnaer mjög áhugavert

....að gera hið almenna....EINSTAKT!

bættu einhverju nýju við þekkingu áheyrenda!

Vertu þú sjálfur !

“genúín”

Ekki flækja hlutina !

56

Spurðu spurninga

Segðu sögur

58

MUNDU ÞETTA !• Brandarar geta verið hættulegir

• Mundu það sem mamma þín kenndi þér: • hreint hár• góð lykt• snyrtileg föt• skórnir í lagi!.

• .........og ekkert tyggjó hér!

59

MUNDU ÞETTA !

• Horfðu út í salinn

• Ekki lesa af tjaldinu• eða blaðinu

• Hafðu gaman af þessu

60

Góðar reglur ...

• Góð opnun....góð lokun...og stutt á milli !

• Be prepared....be brief...be seated

• Stand up...speak up...shut up!!

flýtidraugurinn.....• versti óvinur ræðumannsins

• ef þú flýtir þér....

.....fer hlustandinn að flýta sér

.....og fer annað í huganum!

62

“öruggasta aðferðin til að vera leiðinlegur....

.....er að reyna að segja of mikið”

Voltaire

63

hugsaðu jákvætt....

• ég stjórna athygli áheyrenda…

– og VÆNTINGUM

• ég ber ábyrgð á þessari stund

• ég ber ábyrgð á því

að skapa rétt andrúmsloft núna!

• Ég á salinn!!

.. Í PÚLTINU !

• Gakktu rólega upp að púltinu – horfðu yfir salinn

• Sýndu jafnvægi og öryggi

• lesa-horfa-lesa-horfa-lesa

• Slökun, öryggi, sannfæring

• Reisn, augnkontakt… • (“pick a friendly face”), …..brostu á móti !

• nota hendur

• andlit + rödd + öndun

Mættu snemma !

1. Virka öll tæki

2. Eru gögn til staðar

3. Uppröðun í lagi?

4. Tímaþörf

5. Heilsa fólki

6. Kynnast áheyrendum

7. Takmarka allt sem truflar

VARÚÐ GLÆRUR !!• 7 línur á glæru – hámark 7 orð á hverri línu

• Sýna eina línu í einu

• Nota laserbendil til að útskýra

• Nota W og B takkana

• látlaust......og hljóðlaust!

• ekki nota sem ræðu!

67

VARÚÐ !

TJALDIÐ

RÆÐUMAÐUR

ÁHEYRENDUR

Bermúda þríhyrningurinn

68

Glærurnar – hafðu þetta í huga

• Hafðu útlit glæranna einfalt og skýrt – helst svart á hvítu

• Einfalda stafagerð – lítið sem truflar

• Veldu stafastærð – yfirskrift og aðaltexti vinni saman

• Hafðu pláss fyrir myndir

• Ekki skreyta of mikið

• Ekkert hreyfanlegt

• Ekki nota flókinn bakgrunn

• Sýndu bara eina línu í einu

69

70

71

7x7 reglan í Powerpoint7 línur + 7 orð

1. Glærurnar eiga að styða kynninguna – vera samantekt

2. Ein glæra – ein skilaboð

3. Áheyrendur eru fljótir að lesa skilaboðin

4. Auðveldara að muna

5. Auðveldar glósun

6. Kemur í veg fyrir glærulestur

7. Fókusinn er á þér – ekki glærunum

72

Hvers vegna 7 línur á glæru ?og 7 orð á línu

73

Heilar okkar eru99,9% eins !

....eða hvað ?

Gömul eða ung ?

Er punkturinn fremst eða innst ?

Hvað eru margir þríhyrningar á myndinni ?

Hvað munum við marga hluti ?.....

+ - 2

...í lok kynningar

• Hvetja til aðgerða !!.

• Samantekt og niðurstaða

• Hlustendur muna lokaorðin

• Öllum ljóst að hér lýkur kynningunni

• Hvaða áhrif viltu hafa….Hvatning til aðgerða

• ALDREI SEMJA LOKAORÐ Á STAÐNUM!

Haltu hnitmiðaðar kynningar.Minnispunktar – prentaðu þessa glæru

1.Undirbúðu þig vel og lagaðu efnið að þörfum áheyrendahópsins2.Haltu þér innan tímamarka, segðu meira..með því að segja minna3.Komdu þér strax að efninu með eftirminnilegum hætti4.Hafðu einn rauðan þráð í kynningunni5.Náðu augnsambandi við nokkra áheyrendur

6.Notaðu spurningar óspart !7.Talaðu skýrt, ekki of hratt og gerðu hlé á flutningi af og til 8.Nýttu orkuna í röddinni, opnaðu munninn og láttu heyrast í þér!9.Ekki lesa af glærum. Hafðu minna af texta, meira af myndum 10.Hafðu vel undirbúna lokun, skrifaða á blað

Lestu bókina: Brilliant presentations eftir Richard Hall – PEARSON BOOKS.

Ræðulistin er eins og fótbolti !

Æfingin skapar meistarann !

Enginn er óbarinn biskup !

83

Æfing:

hver ertu – segðu frá þérhvert er starf þitt ?hvernig getur þú nýtt þér þetta námskeið ?

GÓÐUR RÆÐUMAÐUR ?

• Setur sig í fótspor áheyrenda

• Undirbýr sig!

• Þekkir umræðuefnið

• Hugsar um heildarupplifunina !

• Hefur trú á skilaboðunum

• Verður að vera ÁHUGAVERÐUR ! 84

LYKILATRIÐIN ERU...

SKÝRLEIKI ÁHEYRILEIKI ÁHUGAVERÐ SKILABOÐ

Kynningartækni er...

1. Að kynna hugmyndir með áhrifaríkum hætti.

2. Rétt notkun á ”powerpoint”

3. Áhrifarík samskipta í stjórnun og sölustarfi.

4. Mikilvægi þess að ná athygli strax - trúverðugleiki !

5. Áheyrileiki - hvernig tölum við með áhrifaríkum hætti?

6. Raddbeiting og líkamstjáning - æfingar og þjálfun.

86

Fimm ráð til að halda áhrifamikla hópkynningu! Frá Dale Carnegie

1. Kraftmikil byrjun - Byrja með hvelli. Þú vilt fanga athygli viðstaddra undir eins og gefa tóninn fyrir kynninguna.

2. Inngangur - Eftir byrjunina skaltu ávallt fara stuttlega yfir efnisatriði kynningarinnar og kynna alla meðlimi teymisins.

3. Afhending gagna - Hluti af undirbúningi fyrir kynninguna er að huga vandlega að afhendingu gagna. Lélegt kynningarefni getur hægt á flæði kynningarinnar og ruglað áheyrendur í ríminu.

4. Fyrirspurnir og umræður - Skilvirkur spurningatími hefur jákvæð áhrif á viðhorf áheyrenda til kynningarinnar. Mikilvægt er að þessi hluti kynningarinnar sé undirbúinn.

5. Að enda með stæl - Mikilvægt er að endir kynningarinnar sé áhrifaríkur. Í lokin eru þau heildarskilaboð kynningarinnar undirstrikuð sem þú vilt að áheyrendur fari með heim í huga sér.

87