material de clases tp n° 2 - gestión de proyectos
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Gestión de
Proyectos
Tecnologías de la Computación
Aplicadas a la Ingeniería Civil II
Lic. Nieves Llorente1
MS Project
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia definida de
eventos o tareas con un principio y final bien
determinados, que se centra en alcanzar un
objetivo específico.
Un proyecto es un esfuerzo que se realiza dentro de un período temporal con el objetivo de crear un producto u ofrecer un servicio.
La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.
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MS Project
¿Qué es un Plan?
Un plan es la organización en una
secuencia lógica de las tareas que
constituyen un proyecto. También
plantea las relaciones entre las tareas.
Cuando a un plan, se le asignan fechas y
recursos para la realización del proyecto,
se habla de programación de las tareas.
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• Tareas
• +
• SecuenciaProyecto
• Fechas
• +
• RecursosPlan Programa
MS Project
Factores que influyen en un
proyecto Tiempo: para completar el Proyecto,
que se refleja en la programación.
Dinero: el presupuesto del Proyecto. Se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.
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Tiempo
ÁmbitoDinero
Triángulo del Proyecto: Al ajustar uno de los
elementos se ven afectados los otros dos.
Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendrá más
influencia en el Proyecto.
MS Project
Microsoft Project
Microsoft Project es un software para la
gestión de Proyectos.
Permite organizar la información acerca
de la asignación de tiempos a las tareas,
los costos asociados y los recursos del
Proyecto, para que se puedan respetar
los plazos sin exceder el presupuesto y
conseguir así los objetivos planteados.
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MS Project
Plan de trabajo
Definir el objetivo del proyecto.
Determinar las tareas que hay que
realizar para alcanzar el objetivo.
Determinar el responsable de cada
tarea.
Decidir el comienzo y/o fin de cada
tarea.
Determinar la duración de cada tarea.
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MS Project
Plan de Trabajo:
Objetivo del Proyecto
Se debe incluir la mayor cantidad de información posible.
Debemos describir los parámetros o restricciones dentro de los cuales se deberá trabajar para llevar a cabo con éxito el proyecto.
Cuanto más específico sea el objetivo, más fácil será la planificación.
Ejemplo: «Realización de una mesa de madera,
solicitando a un carpintero que la diseñe y la
construya, en un plazo no mayor a una semana».
El objetivo incluye fases (diseño y construcción),
personas (carpintero), materiales (madera) y
plazo determinado para la ejecución del
proyecto. Para ser más específico podría incluir
un presupuesto.Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente
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MS Project
Elementos de un Proyecto:
Tareas
Son los «pasos» que se requieren para completar un proyecto.
Definen el ámbito del proyecto.
Se deben organizar jerárquicamente, listando las tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto.
El tiempo necesario para realizar una tarea es su «duración».
Una tarea crítica es aquella que si se retrasa, hará que se retrase la finalización del proyecto. El camino crítico está compuesto por todas las tareas críticas.
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MS Project
Elementos de un Proyecto:
Hitos
Representan un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto.
Ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias.
Se usan para seguir el progreso de un proyecto.
Los hitos suelen tener una duración cero, marcan un punto específico que designa la finalización de una fase.
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MS Project
Elementos de un Proyecto:
Recursos
Son necesarios para llevar a cabo una tarea.
Pueden incluir personas, equipos o
instalaciones.
Los recursos tienen disponibilidad limitada.
Hay que tener en cuenta las variables como
periodos de vacaciones, duración de la
jornada laboral, acceso a edificios o equipos,
etc.
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MS Project:
Descripción del entorno
Extensión por defecto de los archivos generados por el programa: *.mpp
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Pestañas de Menú
Cintas de opcionesBarra de Título
Barra de
Vistas
Escala
temporal
Espacio para
vista de
Diagrama de
GanttEspacio para
Lista de Tareas
Detalles de
tareas
Zoom
MS Project
Vistas de MS Project
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Los diferentes tipos de vistas
nos permiten gestionar el
proyecto desde diferentes
ángulos, poniendo énfasis en la
distribución temporal de las
tareas (Diagrama de Gantt),
en el avance del proyecto
(Gantt de Seguimiento), en los
recursos disponibles (Hoja de
Recursos), en los recursos
asignados (Uso de Recursos),
etc.
Click derecho
+ Barra de
Vistas
MS Project
Herramientas de Gestión de
Proyectos: Diagramas de Gantt
Enfatiza la visualización del progreso de un proyecto.
Cada tarea es representada como una barra horizontal, situadas a lo largo de una escala temporal.
La longitud de una barra representa la duración de la tarea.
Las líneas que conectan las barras reflejan las relaciones entre tareas.
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MS Project
Crear un nuevo proyecto
Podemos comenzar un nuevo proyecto programando una fecha fija de fin o de comienzo.
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Las estadísticas nos brindan
información inmediata del estado
acerca del estado del proyecto.
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2.
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Calendario Base del Proyecto Mediante el
calendario del proyecto (opción “Cambiar Tiempo de Trabajo”) podemos configurar las horas y jornadas laborables y los periodos feriados, de acuerdo al entorno de nuestro proyecto.
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1.
2.
3.
MS Project
Tareas y duraciones
Las tareas son los
pasos necesarios
para alcanzar el
objetivo del
proyecto.
Pueden organizarse
mediante esquemas
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MS Project
Vinculación entre tareas
Fin a fin (FF): La tarea 2 no puede finalizar hasta que
no finalice la tarea 1. Por ejemplo; “inspeccionar la
instalación eléctrica” (tarea 2) no puede finalizar
hasta que no finalice “colocar el cableado”(tarea 1).
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Tarea 1
Tarea 2
Comienzo a comienzo (CC): La tarea 2 no puede
comenzar hasta que no comience la tarea A. Por
ejemplo; “nivelar el hormigón” (tarea 2) no puede
comenzar hasta que no comience “echar los
cimientos” (tarea 1).
Tarea 1
Tarea 2
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Vinculación entre tareas
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Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 2
Fin a comienzo (FC): La tarea 2 no puede comenzar hasta que no finalice la tarea A. Por ejemplo; “pintar valla” (tarea 2) no puede comenzar hasta que finalice “construir valla” (tarea 1).
Comienzo a fin (CF): La tarea 2 no puede finalizar
hasta que no comience la tarea 1. Este tipo de
dependencia suele usarse para minimizar el
riesgo de que una tarea termine tarde si sus
tareas dependientes se retrasan.
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Tipos de recursos
Recursos de Trabajo: los constituyen las personas, equipos, edificios, maquinarias. Continúan existiendo al finalizar el proyecto, pueden utilizarse nuevamente luego de finalizarse el mismo. Suele poder determinarse un costo por hora. Ejemplo: Carpinteros, sierras, taladros.
Recursos Materiales: son todos los materiales de trabajo que se consumirán a lo largo del proyecto. Suele poder determinarse un costo por unidad. Ejemplo: maderas, clavos.
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Vista de la Hoja
de Recursos
MS Project
Recursos y periodos laborables
A cada recurso de trabajo puede asignársele un
calendario laboral diferente.
Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un
proyecto, se introduce por omisión una unidad al
100%, en el campo Capac. max. del recurso, esto
implica que sólo se dispone de esos recursos.
Ejemplo: 1 carpintero = 100% capac. max.
2 carpinteros = 200% capac. max.
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MS Project
Costo de los recursos
La Hoja de Recursos permite introducir los costos básicos de los recursos.
Los costos por uso son costos asociados a un recurso o una tarea que se cargan una sola vez.
La tasa estándar es el costo del recurso por defecto, el costo por hora en el caso de los recursos de trabajo y el costo por unidad en el caso de los recursos materiales.
La tasa de horas extra se utiliza para los recursos de trabajo.
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MS Project
Asignación de Recursos
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Cada tarea
necesita tener
asignados todos los
recursos necesarios
para llevarla a
cabo.
MS Project
Para la próxima clase…
Idear un proyecto sobre un tema a elección.
Determinar las tareas y subtareas necesarias
para su ejecución y la duración de las
mismas.
Establecer las dependencias entre las tareas.
Determinar los recursos de trabajo y
materiales necesarios para el proyecto.
Establecer los costos de cada recurso.
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MS Project
Ventajas de usar Microsoft
Project Mejorar la inteligencia: Ayuda a supervisar el rendimiento, ver las tendencias
y administrar los riesgos del proyecto.
Colaborar y coordinar con facilidad: Logra una comunicación clara para que los equipos compartan los objetivos y trabajen juntos de manera eficaz.
Administrar los recursos eficazmente: Evaluar con precisión las necesidades
para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la
empresa.
Administrar ciclo de vida del proyecto: Obtiene una visión global del trabajo
de la organización en todas las fases de su ciclo de vida para mejorar la
toma de decisiones.
Administrar lo simple y lo complejo: Realizar un seguimiento de los
presupuestos y recursos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.
Mejorar constantemente los procesos: Permite implementar los procesos
repetibles mediante plantillas, perfeccionarlos en función de las prácticas
recomendadas y recopilar estos procesos mejorados en una guía de
proyectos personalizada, también puede aplicar flujos de trabajo
automatizados para reducir costos, acortar los plazos e incrementar la
calidad. Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente
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MS Project
Seguimiento de un proyecto Para poder realizar el seguimiento del proyecto, es
necesario guardar una «Línea de Base», que nos sirve para conservar un panorama del proyecto inicial.
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Mediante el seguimiento del proyecto, podemos ir actualizando el progreso de las tareas y verificar si se cumplen según lo planificado.
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MS Project
Informes
Los informes nos
permiten obtener
un resumen de la
información del
proyecto de
acuerdo a
diferentes criterios.
Es posible
incorporar a los
informes
encabezados y
pies de página.
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MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo de
los recursos
Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,
pueden darse conflictos en los recursos.
Los conflictos se producen cuando un recurso
está programado para realizar más trabajo del
que puede llevar a cabo en el periodo
laborable disponible.
Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al
mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por
el mismo carpintero.
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MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo
de los recursos
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Resolución de conflictos de recursos
Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver la sobreasignación de recursos.
Manual:
Incrementar la capacidad máxima del recurso.
Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.
Añadir horas extra.
Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.
Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.
Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.
Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la resolución escogida.
MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo de
los recursos
Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,
pueden darse conflictos en los recursos.
Los conflictos se producen cuando un recurso
está programado para realizar más trabajo del
que puede llevar a cabo en el periodo
laborable disponible.
Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al
mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por
el mismo carpintero.
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Gestión de la Carga de Trabajo
de los recursos
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Resolución de conflictos de recursos
Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver la sobreasignación de recursos.
Manual:
Incrementar la capacidad máxima del recurso.
Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.
Añadir horas extra.
Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.
Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.
Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.
Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la resolución escogida.