material leximi -menaxhim i projekteve
TRANSCRIPT
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
1/34
Material leximi
Material leximi
21
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
2/34
M2-A2 - Teksti Definimi dhe tiparet e menaxhimit t projektit
Teksti M2-A2 - Definimi dhe tiparet e menaxhimit tprojektit
Definimi1. Menaxhimi i projektit sht krijimi i nj forme organizative pr realizimin e projekteve si dhe udhheqja e projektit (planifikimi, mbikqyrja dhe drejtimi)
2. Menaxhimi i projektit sht instrumenti pr prpunimin e detyrave, t cilat i delegohen personave t tjer n shkoll nga ana e udhheqsis s
shkolls, t cilat jan aq komplekse, sa q sht i nevojshm bashkpunimi i m
shum personave, t cilat jan t kufizuara n aspektin kohor, t cilat i referohen nj plani t njhershm (t paprsritshm), i cili nuk
rikthehet n formn e njjt dhe sht i karakterizuar me nj tip t ri.
Tiparet
Prcaktimi i synimit Secili projekt ka nj qllim. Duhet t arrihet nj rezultat i caktuar, p.sh. rirregullimi i oborritt shkolls, ngritja e nj sistemi elektronik t t dhnave pr materialet msimore, etj... Kufizimet kohore, personale dhe t tjera Projekti ka nj kohzgjatje t caktuar me pikn e definuar t nisjes dhe mbarimit. Numri ipersonave sht i kufizuar; ekziston nj kufi i caktuar i shpenzimeve etj..
Kufizimet ndaj aktiviteteve t tjeraNj projekt sht n njfar forme nj ngjarje e paprsritshme dhe nuk sht ndonjveprimtari rutinore, e cila prsritet gjithmon.
Organizimi specifik projektuesProjektet dallojn nga planet e veanta prmes organizimit t projektit (detyrdhnsi,udhheqsi i projektit, ekipi i projektit, rrjedhat e caktuara gjat bisedimeve pr projektinetj.).
22
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
3/34
M2-A2 - Teksti Definimi dhe tiparet e menaxhimit t projektit
Prparsit e menaxhimit t projektit
Problemet e mundshme, t cilat shfaqen gjat procesit, mund tperceptohen dhe t prpunohen m shpejt.
Mund t merren vendime m t shpejta.Vazhdon t mbetet forma e organizimit t deritanishm t shkolls; nuk ka
nevoj pr ndonj ristrukturimi.Puntort kan m tepr mundsi, ti parashtrojn dhe ti zbatojn idet e
tyre.
Mangsi: nevojitet shum koh pr menaxhimin e projektit
P jesa drmuese e puns s projektit n shkoll duhet t prmbushet krahasveprimtaris s prditshme, veanrisht msimit.
Drejtori mund t prballet me kt problem n mnyrn vijuese:Projektet t predestinohen vetm ather, kur ato jan mnyra m
efektive dhe efikase pr detyrn dhe planin dhe p.sh. kur nuk mund t merrenprsipr dhe prpunohen m mir nga ana e personave t veant. Kjo vetjerash do t thot, se menaxhimi i projektit sht kuptimplot vetm ather,kur detyra krkon koordinim dhe kooperim dhe kur nga projekti jan tprfshir m shum persona ose grupe personash dhe m shum lmi sip.sh. lndt msimore, nivelet e gjeneratave ose seksionet.
Shpenzimet e organizimit si dhe numri dhe madhsia e grupevepjesmarrse n projekt t jet sa m i vogl q sht i mundshm, sepseprndryshe do t nevojiten grupe plotsuese pr koordinimin dhe drejtimin epuns npr grupet projektuese.
Projekti t zbatohet n mnyr profesionale. Ktu qndron njra prejvshtirsive kryesore n praktik: menaxhimi i projektit sht nj sistemkompleks i mjeteve t puns, i cili krkon veprim profesional p.sh. gjatplanifikimit t projektit ose udhheqjes s diskutimeve n lidhje me projektin -prndryshe ecuria e projektit sht e paefektshme, shpenzohet koh epanevojshme si dhe motivimi bie.
23
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
4/34
M2-A2 - Teksti Definimi dhe tiparet e menaxhimit t projektit
Faktort, t cilt rrezikojn suksesin
Suksesi i projektit varet shum nga ajo se(1) a sht rregulluar mardhnia n mes menaxhmentit t projektit dhe
menaxhimit t prhershm, pra raporti duhet t jet i kjart n organizimin edrejt dhe pa konflikte, dhe(2) si sht prgatitur projekti nga ana e drejtoris s shkolls.
Pr (1): Menaxhimi i projektit dhe menaxhimi i prhershmProblemi:Drejtori qndron n nj fush tensioni n mes t prmbushjes s trprgjegjsis dhe t prgjegjsis vetanake pr punn e tij t udhheqsit tprojektit dhe t grupit t projektit, e cila rezulton nga parimi i delegacionit.Drejtori para s gjithash ka pr detyr prkrahjen e puns s projektit deri nparashtrimin e rezultatit final t projektit.Zgjidhja:N kt aspekt, rndsi t madhe ka nj
kufizim i qart dhenjkohsisht nj ngrthim (ndrlighje)
n mes t udhheqsis s shkolls si menaxhment i prhershm dhe simenaxhment i projektit.Drejtori kujdeset pr qartsi pr t gjitha kushtet konstitutive.Sa m t qarta t jen kto kushte dhe paracaktime, aq m pak do t jet rrezikupr domosdoshmrin e ndrhyrjeve n punn e projektit ose intervenimeve ngaana e drejtorit n kuadr t prgjegjsis s tij t prgjithshme pedagogjike.Qartsia e detyrs, prkufizimi i kohs dhe sigurimi i resurseve sigurojnhapsirn modeluese t grupit projektues.Prkitazi me kt gjat implementimit t projektit duhet t qartsohen t drejtatdhe obligimet reciproke n mes t udhheqsit t projektit dhe drejtorit:
e drejta pr marrje t vendimit duke marr parasysh procesin e puns,pastaj
detyrimi pr raportim nga ana e udhheqsis s projektit,e drejta pr vendosje dhe ngurrimi i dhnies s lejes nga ana e drejtoris
s shkolls duke marr parasysh prmbajtjet dhe rezultatet,kshillimi dhe prkrahjae drejta pr intervenim dheeventualisht edhe e drejta pr intervenim nga ana e drejtoris s shkolls
24
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
5/34
M2-A2 - Teksti Definimi dhe tiparet e menaxhimit t projektit
25
Udhheqsit t projektit duhet ti bartet prgjegjsia brenda shkolls nga ana edrejtoris s shkolls.Kjo do t thot, se drejtoria e shkolls dhe bartsi i funksionit heqin dor ngakompetencat n t mir t menaxhimit t projektit.Raporti i ekipit me kolektivin duhet t prshkruhet n mnyr t kuptimshme nlidhje me direktivat dhe komunikimin e pjesmarrsve, prndryshe strukturat ekomunikimit mund t bhen rrmuj dhe krijohet nj gjendje e prgjithshme epasiguris. Kjo mund t shpie deri aty, sa q menaxhimi i projektit konsiderohetsi faktor pengues dhe refuzohet apriori (paushall).Kto pengesa paraqiten aq m pak, nse detyra, organizimi dhe struktura jansqaruar n mnyr sa m t qart.Pr (2): Prgatitja e projektit Prgatitjes nga ana e drejtoris s shkolls para s gjithash i takon edhe sqarimi i pyetjes, nseproblemi ose nj detyr mund t zgjidhet m mir me ndihmn e nj grupi projektues se saprmes delegacionit gjegjsisht menaxhmentit t prhershm.
Sugjerime praktike
Menaxhimi i projektit shti dobishm vetm pr detyrat dheproblemet, t cilat kan domethnie pr pjesmarrsit dhe pr t cilat atamunden dhe dshirojn t kontribojn dika substancialisht .Detyrat e udhheqjes dhe problemet, t cilat nuk i interesojn pjestarve tshkolls, zgjidhen m s miri nga ana e drejtoris s shkolls.
Pr shkaqe t qartsis rekomandohet, q grupit projektues ti jipetdetyra n form t shkruar .
Organizimi i qart i projektit, plani i puns dhe ai kohor janvendimtare pr suksesin e projektit, sepse kto paraqesin instrumentin evrtet t udhheqjes pr punn projektuese.
Grupi projektues parimisht duhet t jet n gjendje t vetorganizohet .N planin e puns dhe at kohor nuk duhet t planifikohet vetm puna
mbrenda grupit projektues, por duhet t mendohet edhe pr at, se n cilinmoment duhet t orientohet i tr stafi msimdhns dhe se n rast nevoje aduhet t parashikohet nj kualifikim i mtejshm mbrenda shkolls, nmnyr q niveli i njohuris n mes t grupit projektues dhe stafitmsimdhns n prgjithsi t mos dallon tepr.
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
6/34
Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit Detyra e projektit
Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit - Detyra eprojektit
Fazat e menaxhimit t projektitRrjedha e nj projekti zakonisht ndahet n pes faza:(1) Detyra e projektit(2) Organizimi i projektit (prcaktimi i dhnsit detyrs, grupit koordinues ose
drejtues, ekipit projektues, grupit pr zgjidhjen e problemeve),(3) Planifikimi i projektit (plani i strukturs projektuese, planifikimi i rrjedhs,
planifikimi i termineve, planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve dheplanifikimi i sistemit t dokumentimit t projektit)
(4) Shtjellimi i projektit (takimi fillestar i projektit, takimet e projektit dhe bisedimetpr zgjidhjen e problemeve, bisedime pr kthesa epokale)
(5) Prfundimi i projektit
Detyra e projektit
Kur njeriu nuk din, se ku dshiron t arrij, arrin aty, ku fare nuk dshirontearrij. E njjta vlen edhe pr projekte: n qoft se detyra e projektit gjegjsishtsynimi i projektit nuk sqarohet n mnyr t qart, njeriu doemos ngatrrohet nrrug t trthorta dhe t gabuara. Gabimet gjat formulimit t detyrs nuk mundt korrigjohen n etapat e mvonshme t rrjedhs s projektit dhe mund t kenpasoja vendimtare.Synimet kan nj domethnie t madhe pr tr punn e projektit . Mungesae definimit t qart t synimit shpie deri tek pasojat e mdha negative : Problemet nuk identifikohen si t tilla (Ai i cili nuk ka synime, nuk ka as
probleme). Devijimet DUHET/SHT nuk mund t konstatohen. Alternativat pr veprim dhe zgjidhje nuk mund t devijohen e as t
vlersohen. Vendimet pr orientimin e synimeve nuk jan t mundshme. Aktivitetet dhe veprimet nuk mund t koordinohen t orientuara n synim. Vshtirsohet zgjidhja e konflikteve, pasi q mungon baza e prbashkt e
puns. Pson motivimi nga kushtet paraprake t synimit, pasi q nuk mund t bhen
shtytjet, t cilat varen nga synimi.
26
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
7/34
Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit Detyra e projektit
Detyra e par e projektit sht pra prcaktimi i qart i synimit t projektit:Synimi i projektit prshkruan nj situat, e cila duhet t arrihet pas prfundimit tprojektit. Pr kt qllim ekzistojn nj mori krkesash parimore pr formulimin esynimeve t projektit:(1) Synimet e projektit t formulohen n mnyr t zgjidhjes neutraleSynimi nuk duhet t prmban kurrfar t dhnash n lidhje me at, se si duhett veprohet n veanti gjat arritjes s qllimit. Sepse vetm n kt mnyrmund t peshohen rrugt e ndryshme t zgjidhjes dhe t arrihen zgjidhje t reja.Pyetja themelore pr prcaktimin e synimit duhet pra t jet: far duhet t jetrezultati? dhe jo Si duhet t veprojm ne?(2) Synimet t formulohen n mnyr operacionaleSynimet duhet t formulohen n at mnyr, q t mund t konstatohet qart, sea sht arritur qllimi apo jo. Nj synim si Bashkpunimi me prindrit duhet tprmirsohet nuk sht synim operacional. Dhe pasoja e ksaj do t ishte, qaskush nuk di saktsisht, se a sht arritur me t vrtet qllimi apo jo. Kjo do t
thot se duhet t prcaktohet saktsisht, se cilat duhet t jen saktsishtrezultatet e projektit.(3) T strukturohet sistemi i synimitSynimet ndahen n Synimet primare dhe sekondare, Synimi kryesor dhe synimet e pjesshme, ku synimet e pjesshme zbrthejn
rrjedhn e projektit n pika vendimtare, Synimet pozitive dhe negative: formulimi i synimit nuk duhet patjetr t
prcaktoj ndikimet pozitive, mirpo mund ti prshkruan edhe ndikimetnegative, t cilat duhet t evitohen.
(4) Synimet t formulohen me shkrimFormulimi me shkrim detyron, q t mendohet me seriozitet pr objektivn esakt. Kjo me kt i jep nj siguri detyrdhnsit, por veanrisht edhe prudhheqsin e projektit dhe pr bashkpuntort e projektit, q ata punojn ndrejtim t synimit t vrtet. Nuk jan projekte t pakta, n t cilat ka ndodhur, qpr shkak t mungess s detyrs projektuese me shkrim, udhheqsi i projektitn fund ka dgjuar, se prej tij sht pritur dika krejtsisht ndryshe.(5) T gjith pjesmarrsit t informohen pr synimet
Pjesmarrs n njrn an jan t gjith ata persona, t cilt bashkpunojn nprojekt dhe n ann tjetr t gjith ata t cilt jan t prekur nga rezultatet eprojektit dhe nga zbatimi i tyre n programin shkollor dhe n t prditshmen eshkolls(6) T sigurohet nj marrveshje pr synimin dhe t merret plqimi nga
t gjith pjesmarrsitKtu sht nj prparsi, nse detyra e projektit nnshkruhet nga ana e
27
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
8/34
Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit Detyra e projektit
detyrdhnsit dhe udhheqsis s projektit. N kt mnyr sigurohet edhenjher kuptimi i detyrs s projektit.Prve ksaj rekomandohet, q n detyrn e projektit t futen edhe t dhnatmbi kushtet e prgjithshme, resurset n dispozicion, piknisja dhe prfundimi sidhe ndryshimi epokal (pikat, me t cilat gjendja e projektit i prezentohetdetyrdhnsit).N praktik prfundimisht nuk prcaktohet detyra e projektit n nj hap, por sipasrregullit fjala sht pr nj proces m t gjat:
N t shumtn e rasteve projekti fillon me at, q emrtohet nj projekt nplanin e zhvillimit shkollor
Pastaj duhet t konkretizohet detyra e projektit. Kt mund ta bjdetyrdhnsi ose - n rast se tanim ekziston - udhheqsia e projektit nbashkpunim me detyrdhnsin. Me kt krijohet nj skic e prkohshme edetyrs s projektit, e cila n kt pik do t duhej t formulohej me shkrim.
Me rndsi sht, q kjo skic t diskutohet mbrenda grupit projektues -zakonisht n mbledhjen e par: mund t ndodh q formulimi i tanishm nuksht i qart n disa shtje. Ose, antart e projektit kan propozime prndryshim tek disa synime t pjesshme. Mirpo para s gjithash sht merndsi, q ata t lidhen n proces me koh.
Vetm pastaj prfundon detyra e projektit me nnshkrimin e detyrdhnsitdhe t udhheqses gjegjsisht udhheqsit t projektit.
Pr kt mund t prdoret formulari vijues:
28
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
9/34
Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit Detyra e projektit
29
Model pr detyrn e projektit
Projekti:
Detyrdhnsi: Shenja:
Udhheqsi i projektit: Shenja:
Shtruarja e detyrave:
Synimi dhe objektivat:
Rezultatet q duhet t prpunohen:
Buxheti:
Terminet, dinamika e puns:
Detyrdhnsi Udhheqsi i projektit
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
10/34
Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit Organizimi i projektit
Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit - Organizimi iprojektitOrganizimi i projektit ka t bj me prcaktimin e nj detyrdhnsi, trajnimin e
grupit projektues dhe t grupeve punuese t nnrenditura.
(1) DetyrdhnsiProjektet jan plane, t cilat mund t kryhen prbrenda shkolls. Prparsiaqndron aty, se ata nuk krkojn kurrfar ndryshimesh themelore t organizimitndrtimor, por paraqesin nj instrument, i cili mund t vihet shpejt n prdorim.Drejtori sht detyrdhnsi pr projektet shkollore.Detyrdhnsi ka detyrat vijuese:
Ndarja e detyrs pr nj projekt
Marrveshja pr periudhn kohore (fillimi dhe prfundimi i projektit, momentipr vendosje dhe etapat e projektit, n t cilat kontrollohet gjendja e projektit)
Ndarja e resurseve Leja pr tejkalimin e limitit t parapar kohor Rregullimi i konflikteve n mes t projektit dhe udhheqsis Prcaktimi i prioriteteve n mes t projekteve t veanta(2) Udhheqsi i projektitPrmes udhheqsit projekti qndron por edhe mund t rrnohet (dshton).Pr kt arsye rekomandohet, q n kt pik t mendohet dhe t zgjedhet
(vendoset) me kujdes t veant.Udhheqsi i projektit ka detyrat vijuese: Udhheqjen e grupit projektues dhe t mbledhjeve pr projektin. Specifikimin e detyrs s projektit s bashku me detyrdhnsin Planifikimin e projektit (planifikimi i strukturs, rrjedhs, terminit, kapaciteteve
dhe shpenzimeve n bashkpunim me grupin projektues dhe n marrveshje
me drejtorin) Prgjegjsin pr zbatimin e detyrs s projektit sipas synimit t prcaktuar Ndjekjen e projektit dhe drejtimin e tij Ngarkimin me detyr t antarve t veant t projektit ose t grupeve t
vogla punuese pr prpunimin e detyrave t pjesrishme (pakot punuese) Sigurimin e dokumentacionit projektues
30
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
11/34
Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit Organizimi i projektit
Rregullimin e problemeve etapore ndrmjet projektit dhe udhheqsis sshkolls, p.sh. n rast t konflikteve n mes t bashkpuntorve t projektitdhe kryesuesve t udhheqsis s shkolls.
Informimi i detyrdhnsit, veanrisht n rast t devijimeve (ndryshimeve) tsynimit gjegjsisht n rast t krkess pr marrje t vendimeve prndryshimet e synimit prmes detyrdhnsit
Nga udhheqsi i projektit krkohen kushtet vijuese: Njohuri profesionale n lidhje me projektin, pr ti identifikuar me koh
problemet dhe pr ti vlersuar mundsit e ndryshme pr zgjidhjen e tyre Kompetenca pr udhheqjeUdhheqja e projektit mund t jet nj hap i ndrmjetm n rrugn drejt fuqispr udhheqje: ai i cili e tregon veten si udhheqs i projektit n situata tvshtira t nj projekti, dshmon me kt njkohsisht aftsin e tij prprmbushjen e detyrave t udhheqjes. Nj projekt njkohsisht ofron edhemundsin pr ti fituar prvojat pr udhheqje.(3) Grupi projektuesParimet pr formimin e nj grupi projektues: N grupin projektues duhet t prfaqsohen pikpamjet e ndryshme, t cilat
jan t nevojshme pr zgjidhjen e nj problemi. Prapaskena pr kt shtteza, q secili gjithmon ka nj hapsir t verbr (t panjohur) gjatdiskutimit t problemeve dhe mundsive pr zgjidhjen e tyre. Pr kt arsyeqllimi i grupit punues sht q perspektivat e ndryshme ti sjell drejtprdrejtn nj tavolin, n mnyr q problemet t mund t prpunohen sipaskndvshtrimeve t ndryshme.
Kompetencat e antarve t grupit duhet t plotsohen, n mnyr q nnjrn an t jet n dispozicion kompetenca e nevojshme profesionale, poredhe kompetencat e prgjithshme, si kreativiteti dhe pasuria e t menduaritsipas nevojs, e cila rrjedh nga detyra gjegjsisht plani.
Zakonisht antart gjat tr kohs s zhvillimit t projektit i prkasin grupitprojektues. Ve ksaj do t ishte e dobishme, q n mbledhje t veanta ose nfaza t caktuara t ftohen ekspert t ndryshm n projekt. Kta mund t jenpersona nga administrata e shkolls ose inspektorati shkollor ose dikush, i cili nsfera t tjera, p.sh. n nj shkoll tjetr tanim ka prvoj n kt tem.
31
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
12/34
Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit Organizimi i projektit
32
Detyrat e grupit projektues: Grupi projektues nuk duhet ti zgjidh detyrat e veanta t puns, por duhet tidrejtoj dhe mbikqyr aktivitetet e veanta n kuadr t projektit. D.m.th. n grupinprojektues duhet t sqarohen: Si sht gjendja e projektit? Cilat detyra jan caktuar? Si gjegjsisht kush i kryen kto detyra? (4) Grupet punuesePrpunimi i detyrave t veanta nuk bhet brenda grupit projektues, por nga anae antarve t veuar t grupit ose brenda grupeve punuese:Dy deri katr persona ulen s bashku dhe kuvendojn p.sh. pr rrjedhn e njseminari pr kualifikim t mtejshm. Nuk sht e nevojshme q t gjith
antart e ktij grupi punues t jen nga grupi projektues. Por s paku nga njantar prej grupit projektues do t duhej t prfaqsohej n secilin grup punues,n mnyr q t mund t krijohet nj raport i brendshm pr pyetjet n lidhje meprojektin.
(5) Kshilltari i projektitN qoftse njohurit profesionale mbi menaxhimin e projekteve pr nj organizimnuk posedohen ose nuk jan t prvetsuara n mnyr t mjaftueshme ose nqoft se fjala sht pr projekte t vshtira, kishte me qen ndihmtare, qudhheqsi i projektit t merr nj kshilltar. Kshilltari duhet t jet ekspert n
lmin e menaxhimit t projektit dhe njkohsisht t ket kompetenca prkshillim. Ai nuk sht udhheqsia e fsheht e projektit, por prkrah projektin.Detajisht kjo do t thot: Kshillimi pr udhheqjen e projektit, p.sh. gjat formulimit t detyrs s
projektit, gjat prgatitjes s mbledhjeve pr projektin, gjat konfliktevendrmjet projektit dhe udhheqsis s shkolls
Prkrahja e grupit projektues, eventualisht udhheqja e mbledhjeve prprojektin ose prcjellja e mbledhjeve t projektit si ekspert profesional prmenaxhim t projektit
Kshillimi i detyrdhnsit dhe prkrahja gjat etapave t projektit Prkrahja n rast t vshtirsive ndrmjet projektit dhe udhheqsis Prkrahja gjat ndjekjes s projektit
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
13/34
Teksti M2-A4 - Detyr pr fazn e 2. t projektit Organizimi i projektit
Teksti M2-A4 - Detyr pr fazn e 2. t projektit Organizimi i projektit
Detyra ka t bj me situatn, kur pjesmarrsit dshirojn t vjn n funksionmenaxhimin e projektit pr nj detyr komplekse n shkolln e tyre dhe tani duhet tprgatisin organizimin e projektit dhe t vendosin pr t.
Puna n grupe :
Sqaroni,- si dshironi ta prvetsoni udhheqsin dhe antart e grupeve,- nga cilat sfera t puns ose grupe t specializuara dshironi ti prvetsoni ata,- sipas cilave kritere dshironi ti zgjedhni ata dhe- cilat resurse kohore dhe n far mase dshironi ti vni vetes n dispozicion. (p.sh.
ort e lira, buxheti kohor, gjrsit e frekuencave n numrin e orve t punsobligative dhe n numrin e msimdhnsve).
Prcaktoni kompetencat dhe obligimet e grupit projektues. Prcaktoni afatet dhe terminet pr punn e grupit projektues (pikn e nisjes dhe
prfundimit, si dhe etapat e projektit). Prcaktoni,
- se si duhet t caktohet udhheqsi i ekipit,- se a jan parapar nxitjet eventuale pr prmbushjen e detyrs s udhheqjes,- cilat kompetenca dhe obligime duhet ti caktohen udhheqsit t projektit.
33
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
14/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
Teksti M2-A5 - Planifikimi i projektitFaza planifikuese sht njra prej faktorve qendror pr suksesin e projektit:vetm me an t nj planifikimi t kujdesshm mund t koordinohen punt, t
cilat duhet t kryhen, dhe t pengohet humbja e kohs pr shkak t harmonizimitt pamjaftueshm.Gjat planifikimit t projektit dallojm detyra t ndryshme:(1) Planifikimi struktural:
Zbrthimi i projektit n projekte pjes, faza t projektit dhe pako t puns ve eve(2) Planifikimi i rrjedhs: Prcaktimi i rendit t pakove t puns ve e ve,(3) Planifikimi i termineve: Grshetimi i aktiviteteve t veanta me kohn e duhur,(4) Planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve: Prcaktimi i nevojs pr personel, resurseve t nevojshme materiale dheshpenzimeve q duhen paguar,(5) Planifikimi i sistemit informativ projektues.
(1) Planifikimi i strukturs projektuesePlani i strukturs s projektit sht nj pasqyr mbi t gjitha aktivitetet, t cilatduhet t realizohen n kuadr t nj projekti. Prej ksaj rrjedhin dy hapa:
a) Prcaktimi i pakove t veanta t puns
Pakot e puns jan ato aktivitete, t cilat duhet t realizohen n kuadr tprojektit. Gjat prcaktimit t pakove t puns sht e favorshme q tmendohet edhe pr shpenzimin e kohs, nevojn pr personel dhe shpenzimeteventuale.Pyetjet udhheqse:
far duhet t bhet n t vrtet?
Kush sht prgjegjs pr kt pako t puns? Cilat kapacitete nevojiten pr kt (n koh, personel, mjete)?b) Strukturimi i pakove t puns
N mnyr q t kemi nj vshtrim t plot mbi projektin, rekomandohet, q trenditen pakot e veanta t puns n nj plan t strukturs projektuese.
34
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
15/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
Ndrkoh paraqiten parimisht dy mundsi t strukturimit:Plani struktural i orientuar sipas objektit : Ndarja e pakove t veanta t puns sipas objekteve t ndryshme.Plani strultural i orientuar sipas funksionit:
Prmbledhja e pakove t veanta t puns sipas funksioneve.Jan t mundshme edhe planet e prziera strukturale, tek t cilat pjesrishtdallohen objektet dhe pjesrisht funksionet.
Shembull: Anketim mbi pikpamjet pr shkolln1) Plani i strukturs s projektit, i orientuar sipas objektit:
Anketim: Pikpamja mbi shkolln
Prindrit
Familjet
Prind q irrit fmijt
vetm
Nxnsit Msimdhnsit Rrethete tjera
Viti5-7
Viti8-9
Drejtori
Arsimtari imatematiks
Arsimtari igjuhve
Kuvendikomunal
Shkollat etjera
Fqinjsia
35
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
16/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
2) Plani i strukturs s projektit, i orientuar sipas funksionit:
Anketim: Pikpamja mbi shkolln
Prcaktimi idizajnit t
ekzaminimit
Qllimi iekzaminimit
Prcaktimi iprovs
prgjithsuese
Realizimi iekzaminimit
Prpunumidhe vlersimi
Ripasqyrimii t dhnave
Informacionii partnerit
intervistues
Realizimi iintervists
Formulimi isistemit tkategorive
Prpunimi dhevlersimive e ve
Vlersimi iprgjithshm
Prpilimi idokumenteve pr
prezentim
Prezentimi
Prpilimi idoracakut pr
intervistim
(2) Planifikimi i rrjedhs Me an t planifikimit t rrjedhs prcaktohet rendi kohor i pakove t puns.Pyetjet udhheqse: Si sht rendi logjik i pakove t puns? ka duhet t prfundohet sipas rendit? ka mund t zhvillohet paralelisht? Ku qndrojn cezurat (n etapat e projektit)? Sa sht kohzgjatja e pakove t puns ve e ve?Pakot e veanta t puns dhe pikat vendimtare mund t shnohen n kartela tveprimeve, t cilat shqyrtohen lidhur me at, se a jan t plota detyrat dheveprimet, t cilat duhet t kryhen gjat rrjedhs s projektit dhe se a jan tevidentuara dhe t prpunuara n nj lidhje t ndrsjellt kuptimplote dhe
kohore.Shpesh gjat zhvillimit t projektit del se, veprimtarit nuk jan prshkruar mjaftsakt n planifikimin e projektit. Si rrjedhim i ksaj nga nj aktivitet i planifikuarlindin nj mori veprimesh t tjera, t cilt nuk ishin t parashikuara n fillim dherrezikojn afrsin reale t rendit vijues t aktiviteteve. Me kt vshtirsi mundt prballet n mnyra t ndryshme qysh gjat planifikimit:
36
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
17/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
Duhet t parashikohen zbraztsirat kohore t mjaftueshme gjat rrjedhs sprojektit.
Mund t zhvillohet nj plan tjetr i rrjedhs pr aktivitetet e veanta, t cilat jan t shnuara n nj kartel.
Kartels s aktiviteteve mund ti shtohet edhe nj ant rezerv, n t cilnshnohen t gjitha mendimet, konkretizimet dhe detyrat e tjera, t cilat jan tlidhura me veprimtarin.
(3) Planifikimi i terminevePlanifikimi i termineve grsheton planifikimin e rrjedhs me datat e caktuara.Ktu duhet t prcaktohen:
Termini i nisjes dhe prfundimit pr pakot e veanta t puns gjegjsisht prfazat projektuese dhe projektin n trsi Etapat e projektit d.m.th. datat, n t cilat duhet t arrihen rezultate
thelbsore, t cilat pastaj i prezantohen detyrdhnsit dhe te t cilateventualisht duhet t merren vendime plotsuese.
Planifikimi i termineve mund t kontrollohet me an t nj analize t trendit tetapave t projektit: Ndarja e projektit n etapa, Regjistrimi i termineve t planifikuara pr etapat e projektit, Paraqitja e prmbajtjes, voness s termineve dhe caktimit t termineve para
afatit, Hulumtimi i shkaqeve, n raste kur nuk mund tiu prmbahet termineve t
planifikuara, Ndryshimi i masave.
37
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
18/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
(4) Planifikimi i resurseve dhe shpenzimevePr projekte nevojiten resurset, me prparsi jan
Resurset e personelit dheKohs , mirpo edheResurset objektive dhefinanciare si dhe eventualishtResurset kshilluese dhe atot kualifikimit t mtejm .
Vnia n dispozicion e ktyre resurseve dhe prmasa, n t ciln resurset jann dispozicion pr projektin, duhet t vlersohen qysh gjat ndarjes s detyravedhe t sigurohen aq sa t jet m s shumti e mundur; sigurimi i tyre mund t
jet gjithashtu nj synim n kuadr t projektit.Planifikimi i resurseve do t thot, q detyrave n kuadr t nj projekti tinnrenditet gjithmon buxheti i nevojshm pr kryerjen e detyrave n koh,personel, pajisje objektive (materiale) dhe financa me nj vlersim sa m real sidhe q t sqarohet, se si mund t sigurohet ky buxhet me korrektsi. Kjonjkohsisht prfshin edhe faktin, se mjetet ekzistuese pr nj projekt duhet tprdoren n mnyrn sa m efikase dhe kursimore q sht e mundshme.
(5) Organizimi i sistemit informativ
Planifikimi i organizimit t sistemit informativ i referohet rrugve informative, t cilat jan t nevojshme n lidhje t ndrsjellt me
projektin mbledhjes s informatave, t cilat jan t nevojshme pr dokumentacionin e
projektit.Mundsit e informimit n kuadr t projektit parimisht ndahen n ato gojore dheme shkrim: Mundsit e informimit me goj:- Mbledhjet pr projektin,- Prmbledhjet, tek t cilat verifikohet gjendja e projektit,- Bisedime me dhnsin e detyrs n lidhje me etapat e projektit. Mundsit e informimit me shkrim:- Protokollet e rezultateve nga grupet punuese,- Protokollet e rezultateve t mbledhjeve pr projektin,
38
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
19/34
Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit
39
- Raportet pr statusin e projektit (p.sh. raportet mujore, me an t t cilaveparaqitet gjendja e projektit n lidhje me planifikimin e termineve),
- Raportet e ndrmjetme dhe ato prfundimtare t projektit.Prparsia e informatave me shkrim qndron aty, se gjithmon mund tudrejtohet atyre.Disavantazhi qndron n humbjen e kohs s nevojshme pr ti hartuar ato.Ktu vlen t prmendet, q humbja e kohs t minimizohet sa m shum qsht e mundshme prmes kufizimit n rezultate dhe marrjes s shnimeve gjatmbledhjes.
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
20/34
Teksti M2-A5 - Detyr pr fazn e 3. t projektit Planifikimi i projektit
Teksti M2-A5 - Detyr pr fazn e 3. t projektit Planifikimi i projektit
Puna n grupe:
Hartoni planin e strukturs projektuese pr projektin Tuaj:Prcaktoni pakot e puns ve e ve dhe shnoni ato n karteln e veprimit. Kiniparasysh ndrkoh pyetjet udhheqse si n vijim:
far duhet t bhet n t vrtet? Kush sht prgjegjs pr kt pako t puns?Cilat kapacitete nevojiten pr kt (koha, personeli, mjetet)?
Renditni kartelat n nj plan struktural t orientuar sipas funksionit.
Hartoni nj plan t rrjedhs dhe termineve, n t cilin duhet- ti renditni kartelat sipas rendit t tyre logjik njra pas tjetrs ose paralelisht dhe- ti nnrenditni nj listele t termineve me pikn e nisjes dhe t prfundimit si dhe
etapat e projektit n baz t nj vlersimi t kohzgjatjes s nevojshme prprpunimin e pakove t puns.
Hartoni nj plan t resurseve dhe shpenzimeve pr projektin Tuaj, n t cilin pakovet puns i nnrenditni buxhetet e nevojshme t kohs, personelit, financave dhemjeteve dhe gjurmoni, se n far mase jan t nevojshme n prgjithsi ktoresurse n projekt.
Sqaroni me kt, se deri n pik dhe si mund t vihen n dispozicion resurset enevojshme t brendshme, dhe si duhet t sigurohen ato t jashtmet.
Shnoni planifikimin Tuaj t resurseve n tabeln Flip, teksa i sqaroni resurset enevojshme gjithsej n njrn an dhe mundsit e sigurimit t tyre n ann tjetr:
Resurset Sigurimi
Koha
Financat etj.
40
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
21/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Teksti M2-A6 Faza e 4. e projektit Udhheqja dhezhvillimi e projektitSugjerime praktike pr zhvillimin e projektit
(Knig / Volmer 1998 a)
Sipas prvojs, gjat realizimit konkret t projektit vazhdimisht shfaqen problemet shumta: dy antar t ekipit projektues diskutojn gjat 40 minutave pr njproblem Prpunimi elektronik i t dhnave (PEDh), n t cilin nuk marrin pjest tjert. Nj tem ritrajtohet vazhdimisht, sepse nuk mund t gjendet nj zgjidhjee prbashkt dhe pr arsye se mungojn informacionet. Bhen marrveshjet pornuk ndodh asgj. Grupi punues diskuton pa fund dhe nuk arrihet kurrfarrezultati etj.Pr ti evituar problemet e ktilla duhet t strukturohen me kujdes mbledhjet eprojektit dhe bisedimet e grupeve punuese si dhe t prpilohet dika si plan irrjedhs:
(1) Takimi startues i projektit a) Pjesmarrsit:Ktu duhet t prmenden: detyrdhnsi, antart e projektit, eventualisht ekspertt e mundshm, t cilt lidhen n projekt n fazat emvonshme, prfaqsuesit e antarve t veant t projektit, n qoftse sht parapar
prfaqsimi n rastet e mungimit, smundjes etj.Sa i prket ekspertve dhe prfaqsuesve sht me kuptim q ata t ftohen ntakimin startues, edhe nse pastaj nuk do t marrin pjes rregullisht n mbledhjete projektit: Kur t marrin pjes m von n projekt, ata ve do t disponojn mbiinformatat e nevojshme.b) Hapat dhe struktura e rrjedhs:
1) Prshndetja dhe shpjegimi i qllimit t takimit startues nga ana eudhheqsit t projektit ose dhnsit t detyrs2) Prezentimi dhe shpjegimi i detyrs s projektit nga ana e detyrdhnsit3) Arsyetimi pr zgjedhjen e pjesmarrsve (nga ana e udhheqsit t projektit
ose t detyrdhnsit):- Cilat ishin mendimet, me an t t cilave personat n fjal jan propozuar pr
projektin?
41
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
22/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
- Cilat lmi ose sektore duhet t marrin pjes?4) Prezentimi i pjesmarrseve dhe pjesmarrsve t veant (eventualisht
duke i prmendur pritjet nga projekti, shtjet e hapura etj.)5) Hyrje n menaxhimin e projektit:
- ka sht nj projekt?- Cilat mendime baz qndrojn pas tij?- Si sht rrjedha e projektit?6) Prcaktimet prfundimtare t grupit projektues:- A ka lmi dhe sektor prkats, t cilt ende nuk jan marr parasysh?- A ka perspektiva plotsuese t rndsishme n lidhje me temat e trajtuara?- A mund t reduktohet numri i antarve t projektit?7) Rregullimi i prfaqsimit
- Secili antar i projektit ka nj prfaqsues. Ky mund t jet nj antar tjetr iekipit projektues ose dikush, i cili vjen n projekt vetm n rast tprfaqsimit.
- N rast t mungess, antari i projektit informon pr prfaqsimin e tij.Mungesa nuk sht arsye pr ti shtyr temat.
8) Vshtrim mbi detyrat q duhet t kryhen n mbledhjet e ardhshme t projektitAto jan zakonisht:
- Diskutimi i detyrs s projektit- Prcaktimi i pakove t puns- Planifikimi i strukturs, rrjedhs, termineve dhe resurseve
Sipas mundsis mund t fillohet me diskutimin e pikave t para qysh n ktmbledhje.
9) Prfundim- Prcaktimi i termineve pr mbledhjet e ardhshme t projektit- Leximi i protokollitTakimi fillestar zakonisht zgjat rreth dy deri tre or. Nj alternativ e favorshmesht t fillohet projekti me nj seanc startuese t puns (rreth 1 deri 2 dit).Prparsia e ksaj sht, se projektit i ofrohet rasti pr t shkuar me hapat epar t nj zhvillimi ekipor: pjesmarrsit fitojn besim n njri-tjetrin, duhet tprcaktohen rregullat e grupit (p.sh. mbi rrjedhn e diskutimeve) dhe mund tprpunohen disa hapa t mtejshme (p.sh. prcaktimi i pakove t puns).
42
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
23/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
(2) Lista e pikave t hapura (LPH) Lista e pikave t hapura (LPH) sht nj instrument shum i thjesht dhenjkohsisht tepr efektiv pr ti fiksuar marrveshjet n projekt. Prapaskena eksaj sht se marrveshjet e bra vetm me shkrim kan shprehi t harrohen.Lista e shtjeve t hapura gjithmon fikson at, se cilat detyra jan pr tukryer dhe me kt mundson nj pasqyr t shpejt pr antart e projektit dheudhheqsin e projektit mbi at, se cila pun duhet t kryhet.Lista e shtjeve t hapura zakonisht prmban kolonat vijuese: far sht pr tu br? Kush sht kompetent pr kt? Deri kur duhet t kryhet detyra prkatse? ka sht kryer? Vrejtje: problemet e veanta gjat prpunimit, shtyerjes s termineve etj.LPH prpilohet zakonisht si formular dhe pastaj i bashkangjitet protokollit:
LISTA E PIKAVE T HAPURA (LPH)
Nr. rend. Data far sht pr tu br? Kush me k? Deri kur? Vrejtje
(3) Rrjedha e mbledhjeve t mtejme t grupevePyetje: ka i takon mbledhjes s grupit projektues dhe ka jo? Mbledhjes s grupit projektues nuk i takon prpunimi prmbajtsor i temave. Qllimi dhe prmbajtja e mbledhjeve t grupeve projektuese:- shkmbimi i informacioneve n mes t antarve t projektit, n mnyr q
t gjith t jen t informuar n nivel t njjt,- identifikimi i hershm i problemeve t mundshme,- planifikimi i masave q duhen marr s bashku dhe vendosja pr ta.
43
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
24/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Rrjedha: 1) Prshndetja e pjesmarrsve2) Raportet: raporti i udhheqjes s projektit, raporti i antarve t projektitPyetjet udhheqse pr raportet: ka ka ndodhur ndrkoh n projekt? ka sht punuar nga antar t veant ose n grupet e puns? ka sht kryer sipas pikpamjes s personave n fjal? Me rast jan shfaqur problemet?sht e dobishme t kufizohet kohzgjatja e fjalimit (rreth pes minuta prudhheqsin e projektit dhe maksimalisht dy minuta pr antart e projektit ve eve) n mnyr q t evitohen diskutimet e gjata.
3) Prpunimi i lists s pikave t hapuraShembull:N nj mbledhje t mparshme t projektit sht dakorduar, q nj grup punuest zhvillon nj koncept pr ditn e kualifikimit t mtejshm. Kjo pik sht futurn LPH dhe do t lajmrohet n mbledhjen e projektit n nj termin t parapar.N at rast shfaqet rrjedha vijuese: Raport i shkurtr nga ana e nj antari t grupit punues Grumbullimi i dyshimeve, stimulimeve etj. nga pikpamja e antarve t tjer
t projektit.
sht me rndsi q mos t diskutohet, por t shfrytzohet prparsia egrupit t ekipit projektues: Mund t ndodh q t parashtrohen edheargumente nga perspektivat e tjera ose q dikush t ket edhe nj propozimpr prmirsim. Pra shtja sht q n radh t par t ruhet nj pasqyrimmbi t gjitha argumentet.
Krahasimi Duhet-shtN prapaskenn e pasqyrs mbi argumentet e parashtruara mund t merret njvendim:N qoft se rezultati i grupit punues (duke marr parasysh ndryshimet eventuale,
t cilat jan pranuar n mbledhjen e projektit) gjen miratimin e prgjithshm,prfundon diskutimi. N qoft se jo, ather zakonisht diskutohet shkurt prtemn. Edhe ktu vlen rregulla e njjt, se sht me rndsi q pjesmarrsit tmos ngatrrohen n diskusion. Nse pas rreth pes deri dhjet minutave nukarrihet ndonj rezultat, sht m e dobishme, q kjo shtje ti kthehet grupitpunues me lutjen, q ti shkruajn argumentet e parashtruara dhe t ftojn edhepersona t tjer (p.sh. t atill me mendim t ndryshm) q t marrin pjes ndiskutim.
44
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
25/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Mundsisht duhet t arrihen dakordime plotsuese, n qoft se n shtje tcaktuara nuk mund t merren vendime t prbashkta (gj q n vrtet mund tndodh shum rrall n praktikn e menaxhimit t projektit):Mund t dakordohet pr akceptimin e marrveshjes n raste t caktuara (n njrast t till sht me rndsi miratimi i prgjithshm pr kt marrveshje) oseduhet t vendos detyrdhnsi apo grupi drejtues.Sipas rezultatit shtja mund t shlyhet nga LPH ose shpihet m tej me njtermin tjetr n LPH4) Tema t tjera t hapuraPyetjet udhheqse: A ka tema dhe pika t tjera, t cilat duhet t prpunohen? A nnkuptohen probleme t tjera, t cilat duhet t prpunohen?Pastaj pikat/shtjet prkatse pranohen n LPH.5) Prfundim Prcaktimi i terminit pr mbledhjen e ardhshme t Vendimi mbi ekspertt eventual, t cilt ve ksaj duhet t ftohen n
mbledhjen e ardhshme Leximi i procesverbalit dhe LPH
(4) Bisedimi i grupeve punuese
Bisedimi i grupeve punuese shrben pr prpunimin e temave konkrete, t cilat jan n rradh n kuadr t projektit. Antart e grupeve punuese prcaktohenzakonisht nga ana e grupit projektues: Duhet t marrin pjes ata, t cilt jan tprfshir n tem gjegjsisht mund t ofrojn argumente pr kt. Numri iprgjithshm zakonisht nuk duhet t tejkalon katr deri n pes pjesmarrsedhe pjesmarrs.Rrjedha:1) Prshndetja e antarve t grupeve dhe sqarimi i shtrimit t detyrave pr
grupin punues2) Analiza - sht
- Cila sht situata e nisjes?- Cilat pun prgatitore jan kryer deri m tani?- Ku jan shfaqur problemet?
45
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
26/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
3) Precizimi i synimit- Operacionalizimi i synimit: ka duhet t jet n t vrtet rezultati i puns?- eventualisht prcaktimi i synimeve t pjesrishme4) Grumbullimi i mundsive pr zgjidhje
shtja ktu sht, q t mbledhen sa m shum ide. Mjete ndihmse prkt mund t jen vizualizimi, pyetsor n form kartelash etj.
5) Vlersimi i mundsive t ndryshme pr zgjidhjeKriteret pr vlersim jan p.sh. arritja e qllimit, shpenzimi i kohs,realizueshmria, shpenzimet etj..
(6) Vendimi- Cili sht rezultati i grupit punues?- A konsistohet n vendimin pr mbledhjen e informatave t mtejme dhe pr
vazhdimin e mtejm t tems?- Ose a ekziston nj rezultat, i cili mund ti prezentohet grupit projektues?
46
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
27/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
sht e dobishme t shnohet nj procesverbali, i cili i prfshin rezultatet erndsishme:
PROCESVERBALI I MBLEDHJES
Objekti i bisedimit / Synimi:
Udhheqsi i mbledhjes: Pjesmarrsit: Shprndarsi
Procesverbai: (numri i procver.)
Data: Fillimi: Mbarimi:
Rendi i dits Tema Rezultati/ Vendimet
Vendi, data Udhheqsi i mbledhjes Procesmbajtsi
47
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
28/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
(5) PrmbledhjetPrmbledhjet jan kontrollime shtes t gjendjes s projektit , t cilat mund trealizohen sipas projektit. Qllimi sht marrja e informatave pr rezultatet earritura, identifikimi i hershm i problemeve t mundshme dhe prfitimi iudhzimeve pr ecurin e mtejme.Ekzistojn mundsi t ndryshme, pr ti br prmbledhjet:1) Prmbledhja e puns s grupit projektues
Ktu shtja sht t evidentohen prparsit dhe mangsit e punsprojektuese mbrenda grupit projektues. Prmbledhja n kt rast sht njmjet i mir ndihms, pr ti fituar stimulime pr prmirsimin e punsprojektuese (p.sh. mbledhja pr projektin). Detajisht, pr kt ekzistojnmundsi t shumta:
Pyetja e shtjes (p.sh. vlersimi i efektivitetit dhe klims brenda grupitprojektues)
Bisedime rreth tryezs s rrumbullakt: Vlersimi i prparsive dhemangsive t grupit projektues
Pyetsor n form kartelash2) Prmbledhja si anketim i personave t tjer
Ktu p.sh. mund t bhet nj anketim i personave t prfshir n projekt. Ktuparaqitet nj spektr i gjr i mundsive: prej pyetsorve t shkurt deri teintervistat, diskutimet brenda grupeve etj..
3) Prmbledhja n baz t vrojtimeve
Me kt duhet t mendohet, se cilat vrojtime mund t jen indikator prsuksesin e projektit. Pastaj rezultatet e prmbledhjes i prezentohen grupitprojektues dhe diskutohet duke pasur parasysh masat e mundshme.
(6) Bisedimet pr etapat e projektitEtapat e projektit jan cezura pas fazave t veanta t projektit, n t cilatgjendja e projektit i prezentohet detyrdhnsit. Duhet t kthjellohet qllimi, se sasht n rrug t drejt projekti duke pasur parasysh detyrn e projektit dheplanifikimin e projektit gjegjsisht ku jan t nevojshme ndryshimet e mundshmet detyrs s projektit, t planit t termineve dhe/ose eventualisht masaveplotsuese. Pjesmarrsit n bisedimet pr etapat e projektit jan udhheqsi iprojektit, detyrdhnsi dhe eventualisht antart e tjer t projektit (n bisedimzakonisht nuk merr pjes i tr grupi projektues).
48
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
29/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Hapat e bisedimi t pr etapat e projektit:
1) Prezentimi i gjendjes s projektit nga ana e udhheqsis s projektit:: Synimi i projektit:- Cili sht qllimi kryesor i projektit?- Cili sht qllimi i fazs projektuese t prfunduar me kt etap t projektit?- Sipas cilave rezultate t vrojtueshme matet arritja e qllimeve?
Masat e zbatuara deri tani:- far sht br?- Kush ka marr pjes? Krahasimi sht-Duhet- N far mase jan arritur qllimet?- Sa iu sht prmbajtur planifikimit t termineve dhe t resurseve?- Ku jan shfaqur ndryshimet? Analizimi i ndryshimeve sht-Duhet- Cilat jan shkaqet pr ndryshime/devijime?- Cilat prfundime mund t nxjerren pr veprimet e mtejshme? Masat e planifikuara- Cilat hapa t mtutjeshme jan parapar?- Cilat masa paralele jan parashikuar pr devijimet sht-Duhet?- A jan t nevojshme ndryshimet e detyrs s projektit ose t planifikimit t
projektit?- A jan t nevojshme masat shtes pr prkrahje? Rreziqet dhe shansat e projektit- Cilat rreziqe shfaqen pr veprimin e mtejshm?- A ekzistojn udhzime pr mundsit t t mira pr zgjidhje n lidhje me
arritjen e qllimit t projektit? 2) Diskutimi i krahasimit sht-Duhet: Ku mund t paraqiten problemet sipas pikpamjes s detyrdhnsit
gjegjsisht pjesmarrsve t tjer n bisedimin pr etapat e projektit? A ka zgjidhje t tjera (sipas mundsis m efektive dhe m t volitshme n
aspektin kohor dhe at t shpenzimeve)? Cilat masa paralele mund t merren pr sigurimin e projektit?Ktu prsri sht me rndsi, q kto pika t mos diskutohen n lidhje meprmbajtjen, por vetm t grumbullohen. Ato jan stimulime pr grupinprojektues, t cilat duhet t prpunohen mtej n mbledhjet e ardhshme tprojektit.3) Kontratat N kt faz duhet t bhen marrveshje t mundshme me detyrdhnsin nlidhje me ndryshimet e mundshme t detyrs s projektit,
49
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
30/34
Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
50
ndryshimet e mundshme t planifikimit t projektit (plani i strukturs sprojektit, planifikimi i rrjedhs, planifikimi i termineve dhe planifikimi iresurseve),
nevoja plotsuese pr prkrahje (p.sh. prkrahje n kapacitetin e personelit,prmes masave shtes pr kualifikim etj.),
termini pr etapn e ardhshme, n rast se ky termin nuk sht prcaktuar nplanin e rrjedhs..
Ktu sht me rndsi, q kto kontrata t mbesin n nivelin e marrveshjevecivile, s paku prderisa kan t bjn me punn n kuadr t projektit, dhe tmos prcaktojn masa konkrete. Udhzimet pr masat konkrete mund tshnohen si stimulime, mirpo vendimin pr kt e merr grupi projektues.
Struktura e rrjedhs s drejtimit t projektit dhe ndjekjes s tij
Mbledhja prprojektin
Mbledhja prprojektin
Mbledhja prprojektin
Lista eshtjeve thapura (LH)
Lista eshtjeve thapura (LH)
Lista eshtjeve thapura (LH)
Bisedimet egrupevepunuese
Bisedimet egrupevepunuese
Bisedimet egrupevepunuese
Bisedimet egrupevepunuese
Bisedimet egrupevepunuese
Bisedimet egrupevepunuese
Prmbledhja epuns s grupitprojektues
Prmbledhja sianketim i personavet tjer
Prmbledhja nbaz t vrojtimeve
Bisedime pr etapat e projektit
Takimi startues i projektit
Prfundimi i projektit
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
31/34
Teksti M2-A6 - Detyrat pr fazn e 4. t projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Teksti M2-A6 - Detyrat pr fazn e 4. t projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit
Udhheqja dhe zhvillimi i projektit: Sistemi informativ projektues
Puna n grupe:
Sqaroni, se cilat mundsi t informimit me goj dhe me shkrim parashikoni nprojektin tuaj.
51
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
32/34
Teksti M2-A7 - Faza e 5. e projektit Prfundimi i projektit
Teksti M2-A7 Faza e 5. e projektit Prfundimi iprojektit
Sugjerime praktike pr prfundimin e projektit(Knig / Volmer 1998 a)
Prfundimi i projektit ndjek synime t shumta: Ai duhet t dokumenton dhe prezenton rezultatet e projektit. Ai duhet t jep udhzime pr realizimin e projekteve n t ardhmen (ka
mund t msohet nga ky projekt?). N fund ai ka domethnien e shprndarjes s organizmit projektues dhe
kthimit t bashkpuntorve t projektit n udhheqsin e shkolls (linj).Baza pr prfundimin e projektit sht dokumentacioni projektues, n t cilinparaqiten rezultatet dhe rrjedha e projektit. Baz pr kt njhersh jan kriteretobjektive, por edhe vlersimet subjektive t personave t ndryshm t prfshirnga projekti.Pr dokumentacionin e projektit jepet mundsia e strukturimit vijues :1) Dokumentimi i synimit t projektit- ka ishte caktuar si synim?- Sipas cilave rezultate matet arritja e qllimit?2) Analizimi i rezultatit t projektit- n baz t synimeve dhe indikatorve t operacionalizuar: Sa sht arritur
synimi i projektit?- n baz t anketimit t personave t prfshir nga projekti (p.sh. me ndihmn
e pyetsorve, intervistave etj.)3) Analizimi i rrjedhs s projektit- Cilat hapa jan realizuar n projekt? (p.sh. n baz t dokumentacionit t
mbledhjeve pr projektin)- ka ishte veanrisht e suksesshme gjat rrjedhs s projektit?- Ku u paraqitn problemet dhe vshtirsit gjat rrjedhs s projektit?4) Pasojat pr t ardhmen- ka duhet t prpunohet ende edhe pas prfundimit t projektit, n mnyr
q t arrihet synimi i plot i projektit?- ka duhet t kihet parasysh n projektet n t ardhmen?- Cilat prvoja mund t shfrytzohen pr projektet e ardhshme?- ka do t duhej t ndryshohej n projektet e ardhshme?Si prfundim t projektit, detyrdhnsit si dhe eventualisht rretheve m t gjra(kolektivit, prindrve, konferencs shkollore etj.) zakonisht i prezentohenrezultatet dhe rrjedha e projektit.
52
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
33/34
Teksti M2-A7 - Faza e 5. e projektit Prfundimi i projektit
53
Lista kontrolluese: ka i bn projektet q t dshtojn dhe sirealizohen ata m mir
Gabim SaktNga secila detyr krijohet nga nj projekt,derisa edhe drejtoria e shkolls humbvshtrimin e prgjithshm
Projektet i prshtaten bazs s prioriteteve tdakorduara dhe t qarta duke pasur parasyshresurset n dispozicion, nse ato jan forma me dobishme e prpunimit t detyrave.
Projekti shpallet dhe niset menjher, pa isqaruar kushtet paraprake.
Secila pun projektuese do t duhej t fillonteme nj evidentim rrnjsor dhe nj formulim tqart t synimeve. Duhet t prcaktohet, secilat kompetenca i jepen nj grupi projektues, sazgjat nj projekt, sa mund t kushtoj dhe ncilat etapa duhet t kontrollohen prparimet.
Si udhheqs i projektit merret ai, i cilikmbngul pr kt. Nj kandidat i till shpeshsheh punn e grupit projektues para s gjithashsi platform pr profilimin e vet personal.
Nj udhheqs i mir i projektit duhet tposedon kompetenc specialistike, por para sgjithash aftsi pr udhheqje, komunikim dhepr zgjidhje t konflikteve.
Udhheqsia e shkolls kujdeset intenzivishtpr punn e grupit. Prmes ksaj provokohenkonfliktet kompetenciale me udhheqsin eprojektit. Pastaj asnjri nuk mban mprgjegjsi pr problemet dhe secila goditjeprapsuese shpie drejt grindjes dhe caktimit tfajeve.
Drejtoria e shkolls heq dor nga ndrhyrjetarbitrare n punn e projektit dhe kufizohet nkuadr t prgjegjsis s saj t prgjithshme n kompetencat e dakorduara (paraqitja eraportit, vendimet, lejet) prderisa grupiprojektues nuk krkon kshill nga ajo.Prgjegjsin mbi rezultatin e mbanudhheqsia e projektit.
Dokumentimi i projektit nuk bhet fare osebhet vetm shkel e shko.
Secils pun projektuese i nevojitetdokumentacioni. Sepse n njrn an seciliantar i grupit duhet t ket mundsin tinformohet mbi gjendjen e fundit t arritjes sqllimit, resurseve, planifikimit dhe organizimit.N ann tjetr dokumentimi i vazhdueshmndihmon pr identifikimin e hershm t pikavet dobta.
Grupi projektues punon me muaj t tr paraportim mbi punn e tyre; bisedimet medrejtorin e shkolls nuk mbahen rregullishtdhe sillen gjithnj e m tepr rreth atmosferss puns sesa rreth problemeve konkrete dheprparimeve t projektit (pr shkak tmangsis s dokumentacionit t projektit).
Q n fillim prcaktohen terminet, kur duhet tulen s bashku pjesmarrsit e projektit medrejtorin e shkolls pr t biseduar dhe kur tiparashtrojn rezultatet e tyre. Qllimi sht qt ruhet gjendja e motivimit brenda grupitprojektues, t diskutohet gjendja e projektit dheproblemet eventuale dhe t sigurohet kontaktime drejtorin e shkolls.
Drejtoria e shkolls bie n panik pak paraprfundimit t projektit dhe i shkmben p.sh.antart e grupit.
Pikrisht n fazn prfundimtare grupitprojektues i nevojitet qetsi dhe stabilitet.
(Sipas: Mller, Planung hilft (Planifikimi ndihmon), S. 232 f.)
-
8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve
34/34
Teksti M2-A7 - Detyr pr fazn e 5. t projektit
Teksti M2-A7 - Detyr pr fazn e 5. t projektit
Puna n grupe:
N baz t lists s kontrollit sqaroni, se cilat faktor n shkolln Tuaj mund t bjnt dshtoj, apo pengojn ose nxisin projektin.
Prezentoni n plenum diagnozn dhe propozimet Tuaja pr marrjen e masave.