Mika Saloheimo, syyskuu 2012

Hankinnan perustana on asiantuntemusta vaativa sivuston rakenteen, toimintojen ja ulkoasun suunnittelu ja toteuttaminen Ostajan panostettava omaan osallistumiseensa tässä vaiheessa Tehtyjä valintoja ei voi muuttaa radikaalisti ilman aikataulun venymistä

ja kustannusten nousua

Hankinnan jälkeen prosessi jatkuu ylläpitoon liittyvinä toimintoina Sivuston hosting palvelimella Julkaisujärjestelmän versiopäivitykset

Ostajan oltava jollain tavalla perillä suunnittelun eri vaiheista

ennen hankintaa

Viikko 9

Viikot 6, 7 ja 8

Viikko 5

Viikko 4

Viikko 3

Viikot 1 ja 2 Hahmota web-sivusto

keskeisenä osana markkinointiasi

Arvioi kohderyhmääsi

Hahmota sivustosi rakenne sisällön

perusteella

Kirjoita yhteenveto tarpeistasi (”briiffi”)

Valitse palvelun tarjoaja ja kirjoita

sisältö

Viimeistellään sisältö (kuvat, videot) ja

asennetaan kävijäseuranta

Tutki oman toimialasi web-sivustoja

Valitse mitä medioita käytät sisällön

esittämiseen (teksti, kuvat, video, audio)

Pyydä tarjoukset kolmelta

palveluntarjoajalta

Palvelun tarjoaja rakentaa sivuston

valmiiksi

Optimoidaan sivusto hakukoneille ja

opetellaan julkaisujärjestemän

käyttö

Malli hyvin yksinkertaisesta verkkosivuston kehitys- projektista, joka toimii laajuudeltaan pienissä sivustoissa. Laajemmissa sivustoissa myös kehitysprojekti on monivaiheisempi. Tourism eKit 2011

Ym

pär

istö

Liiketoiminta

Internet-trendit

Toimialan trendit

Kilpailijat ja kumppanit

Prosessit

Yleisö: potentiaaliset käyttäjät

Lähteet: entiset sisällöt, järjestelmät, kumppanit

Ko

nse

pti

Tarkoitus

Visio: tahtotila

Konkreettiset tavoitteet

Markkinapositio

Segmentit yleisön pohjalta

Mittarit: tavoitteiden seuranta web-analytiikan avulla

Sis

ältö

Tarpeet: olennaiset ja toteutettavissa olevat

Sisältöelementit

Toiminnallisuus

Tietosisältö segmenteittäin

Resurssit

Mu

oto

Sisältörakenne (puuhierarkiat)

Käyttöliittymä (rautalankamallit)

Hakutoiminnot

Tilanteet: käyttötarinat

Hallinta: sisällön-tuotanto, ylläpitoliittymät, käyttö-oikeudet, metadata

Ko

kem

us Ulkoasu

Selaimessa toimiva

Palaute ylläpitäjältä ja käyttäjiltä

Kuvitus: graafinen ohjeisto, kuvapankki

Yleisö Segmentit Tarpeet Tilanteet Palaute

Lähteet Mittarit Resurssit Hallinta Kuvitus

Konseptointi Suunnittelu

Loppu-käyttäjät

Verkko-sivusto

Sisällön-tuotanto

Luotain-menetelmä, Toivola 2009

Jääskeläinen J (2010): Verkkopalvelun ostajan opas. Talentum.

Domain-nimi

• Yritys.fi

• Yritys.ru

• Yritys.com

Web-hosting

• Dataliikenteen määrä

• Palvelinjärjestelmä

• Varmuuskopioinnit

• Asiakaspalvelu

Julkaisujärjestelmä

• Sivupohjat

• Sivuston rakenne

• Sisällön päivittäminen käyttäjien toimesta

• Järjestelmän päivitykset

Sisällöntuotanto ja päivitys

• Tekstit, kuvat, videot

• Oma työ ja ostettu

• Sisällön hakukoneoptimointi

Analytiikka

• Seurataan verkkosivuston kävijöitä

• Skriptipohjainen seuranta, mm. Google Analytics, Snoobi

Ideointipalaverien järjestäminen sivuston ylläpitäjien kanssa

Mikä nykyisessä sivustossa on vikana?

Mitä uutta haluaisimme sivustolle?

Millaista palautetta asiakkailta on tullut?

Mitkä ovat tärkeitä sivuston toimintoja ja ominaisuuksia?

Sivuston tarkoitus ja tavoitteet Positiivisen mielikuvan ja kiinnostuksen herättäminen: ulkoasu ja houkutteleva sekä

asiantunteva sisältö Myyvyys: ohjaa nykyistä enemmän ostamaan Asiakaspalvelu: tarpeellisen tiedon parempi löydettävyys asiakasryhmäkohtaisesti Tiedon määrän vähentäminen ja rajaaminen Tekstipohjaisuudesta enemmän visuaaliseen suuntaan

Sisällöntuotanto Validia, W3C-standardin mukaista koodia Kattava toimivuus eri selaimilla (IE, Firefox, Chrome, Safari, Opera) Sisällön luokittelu eri kohderyhmiä varten (esim. tietyt sisällöt, valikot, yms. vain

matkailijaryhmälle x suunnatuissa sivuissa) Valikoidun sisällön julkaiseminen RSS-syötteenä (uutiset, ajankohtaiset) Sisällön tuominen RSS-syötteenä Sisällön jakaminen valikoituihin sosiaalisen median palveluihin Facebook-sivun integrointi: social plugins

Sivuston ylläpito Useiden kieliversioiden tuki Sivuston rakenteen muokkaus Sisällöntuotannon helppous, editorin ominaisuudet Kampanjasivujen/laskeutumissivujen luominen verkkomainonnan tukena Navigoinnin, valikkojen, sivupohjien muokkaaminen sivu- tai sivukategoriakohtaisesti Tiedostojen liittäminen (esim. pdf) Median upottaminen sisältöön (esim. Youtube-videot) Sivustonlaajuinen web-analytiikka Ohjeistus kattavasti julkaisujärjestelmän eri toimintoihin (ei pelkkään editoriin)

Hakukoneoptimointi Sivukohtaisten otsikko- ja metatietojen syöttö Sisällön muotoilu (otsikot, listat, yms.) Kuvien tekstikuvausten määrittäminen

Mobiilinäkyvyys Responsive design Erityisesti suunniteltu mobiilisaitti Ulkoasu ja valikoitu sisältö

Mobiiliselaimen tunnistus ja ohjaus mobiilisisältöön

Kalenteri Tapahtumien katselu (Tooltip) ja lisätietojen klikkaus

Online-varausjärjestelmä Varauslomake sivulla, itse järjestelmä toisella palvelimella Varausjärjestelmä-sivun brändäys (logo, värit, valokuvat)

Uutiskirje Tilauslomake sivustolla, järjestelmä toisella palvelimella

Rekisteriseloste Koskien uutiskirjettä ja online-varausjärjestelmää

Web-analytiikan kehittäminen Konversiota mittaavat seikat: uutiskirjeen tilaukset, online-varaukset,

yms. Tavoitteiden asettaminen järjestelmään Myyntisuppilon asettaminen järjestelmään

Muut toiminnot Sisäinen hakukone Kuvakaruselli etusivulla Asiakaspalautteen kerääminen (lomake tms.)

Tarkoitus ja tavoitteet perustana

Tämä tehdään verkkosivusto-uudistuksen alkuvaiheessa yleensä valitun toimittajan vetämänä

Pohjautuu kuitenkin asiakkaan näkemyksiin, ellei toimittajalla ole vahvaa matkailualan kokemusta

Näitä asioita on hyvä pohtia jo hankinnan alkuvaiheessa, ainakin keskeisiltä osin

Ennen matkaa Matkan aikana Matkan jälkeen

Uudet asiakkaat Inspiraatio Hakukoneoptimointi Kuvat, videot Mielikuvia luovat tekstit Suositukset, palaute Informaatio Sijainti Tuotekuvaukset Hinnat Tarjoukset Toiminta Sivujen lukeminen Uutiskirjeen tilaaminen Tykkääminen Yhteydenotot Mökkivaraukset Hissiliput Skibussi-liput

Inspiraatio ”Mitä tänään tapahtuu” ”Mitä tänään tehdään” Informaatio Mobiilikäyttö Facebook-tiedottaminen Aukioloajat Hinnat Toiminta Yhteydenotot puhelimella Walk-in

Inspiraatio Sosiaalisen median seuranta ja asiakkaiden tuottaman sisällön nostaminen esille Informaatio Toiminta Uutiskirjeen tilaaminen FB-tykkääminen Palautteenanto Suosittelu

Nykyiset asiakkaat

Inspiraatio Muistojen herättäminen Informaatio Uutuudet Tarjoukset Toiminta Mökkivaraukset Hissiliput Skibussi-liput

Inspiraatio ”Mitä tänään tapahtuu” ”Mitä tänään tehdään” Informaatio Mobiilikäyttö Facebook-tiedottaminen Aukioloajat Hinnat Toiminta Yhteydenotot puhelimella Walk-in

Inspiraatio Sosiaalisen median seuranta ja asiakkaiden tuottaman sisällön nostaminen esille Informaatio Toiminta Palautteenanto Suosittelu

Matkailijoiden suhdetta verkkosivus-toon voi hahmotella esimerkiksi tällä tavalla. Huom! On tunnistettava myös keskeiset asiakasryhmät ja niiden sisällä uudet ja nykyiset asiakkaat

Yritys.fi

Teema Kategoria

Teema Kategoria

Teema Kategoria

Tuotesivu

Tuotesivu

Tuotesivu

Tuotesivu

Oikopolut (yhteys-

tiedot yms. Tuotesivu

Tuotesivu Kampanja-kohtaiset

laskeutumis-sivut

Sivuston rakennetta voi hahmottaa jo ideointivaiheessa. Muista asiakkaan näkökulma! Ei liikaa tasoja!

Aloitussivu

Tietoa yrityksestä

Historia

Omistajat

Talous

Tuotetiedot

Mustikkatuotteet

Tekstikuvaus

Valokuva

Puolukkatuotteet

Toimitusehdot

Kotimaassa

Ulkomaille

Asiakaspalvelu

Tiedustelu

Reklamaatio

Yhteystiedot

Sähköposti

Puhelin

Pikaviestin

Myös sivujen suuripiirteistä mediasisältöä voi pohtia ideointivaiheessa. Huomioi myös se, että asiakkaat eivät saavu sivuille aina etusivun kautta, vaan esimerkiksi hakukoneen kautta jollekin teema/kategoria/tuotesivulle.

Asiakkaat

Potentiaaliset asiakkaat

Kävijät

Hakukoneet, linkit, suora

liikenne

Mieti verkkosivustoa myyntisuppilon kannalta. Mikä on uuden asiakkaan polku sivustolla? Mitä sisältöä hän lukee? Mitä toimenpiteitä tekee? Missä järjestyksessä? Tämä auttaa hahmottamaan myös verkkosivuston tehokkuuden mittareita kävijäseurannan kannalta.

CMS = content management system Open Source = järjestelmä itsessään ilmainen,

palvelut maksavat Suosittuja Open Source -järjestelmiä Joomla Wordpress Drupal Liferay Alfresco

Tutustu esim. Vierityspalkki-blogin artikkeleihin

Mitä voit oppia muilta saman alan yrityksiltä? Entä kilpailijoiltasi?

Sivuston rakenne

Sivuston sisältö – edesauttaako konversiota?

Käyttäjien polut sivustoilla

Eri toimintojen toteutustavat

Nykyisen sivuston rakenne (jos sellainen on) Sivujen sisältö ja sivujen määrä

Nykyinen julkaisujärjestelmä Nykyinen hosting-palvelu Käytössä olevat domain-osoitteet Nykyinen analytiikka-työkalu, esim. Google Analytics Käytössä olevat muut palvelut Uutiskirje Varausjärjestelmät: omat ja kolmannen osapuolen Upotettavat panoraamakuvat, tms. Sosiaalisen median palvelut

Tärkeät linkittyvät sivustot

Esimerkki nykyisen sivuston rakenteen kartoittamisesta. Vanhoissa sivustoissa on yleensä kertynyt paljon karsimisen varaa.

Etsi potentiaalisia tarjoajia pitkälle listalle Olemassa olevat kontaktit Muiden yritysten kokemukset Kuka on tehnyt paljon oman alasi sivustoja Tutustu tarjoajan palveluihin Tutustu tarjoajan referensseihin Mitä tietoa yrityksestä löytyy netistä muuten

Tee lyhyt lista tarjoajista, jotka otat neuvotteluun Esimerkiksi referenssien perusteella 3-5 tarjoajaa

Järjestä neuvottelutilaisuus kunkin potentiaalisen tarjoajan kanssa Anna etukäteen tietoa sivuston tavoitteista, kohderyhmistä, halutusta rakenteesta ja

toiminnallisuuksista Pyydä mielipiteitä ja näkemyksiä sivustosta tarjoajalta Keskustelkaa projektin läpivientiin liittyvistä vaiheista ja aikatauluista Keskustelkaa kustannustasosta Pyydä demo-tunnukset julkaisujärjestelmään

Osa tarjoajista lähestyy asiaa teknologia- tai järjestelmävetoisesti, osa painottaa viestintää Kumpaa olet ostamassa?

Neuvotteluihin osallistuva henkilö monesti on myös projektipäällikkönä, mikäli lähdetään toteuttamaan Miten kommunikointi sujuu?

Arvioi neuvottelujen jälkeen kutakin tarjoajaa: jääkö tässä vaiheessa joku pois? Liian kallis Ei ymmärrä asiakkaan tarvetta Huonosti valmistautunut Muut epäilyttävät seikat

Vaiheet Konseptointi ja suunnittelu

Tavoitteet ”Rautalankamalli”

Sivuston toteutus julkaisujärjestelmään Rakenne Sivupohjat

Sivuston testaus Sisällöntuotanto

Tekstit, kuvat, linkitykset Sivuston julkaisu Ylläpito

Palvelin+domain CMS-käyttömaksu

Tukipalvelut Takuu Perehdytys Helpdesk Päivitykset Ohjedokumentaatio

Yhteistyö tilaajan ja palveluntarjoajan kanssa? Hyväksymismenettelyt?

Kustannukset Kertaluonteiset kustannukset

Räätälöidyt ominaisuudet

Lisämaksulliset toiminnot

Kuukausimaksut

Kustannukset per 1-2 vuotta

Projektin etenemisvaiheet kannattaa käydä neuvotteluissa läpi, samoin kustannusten muodostuminen Projektissa on hyvin hankalaa ”peruuttaa”, jos suunnitteluvaiheessa on jokin asia hyväksytty

Liiketoiminnallinen tavoite Positiinen mielikuva, kiinnostuksen herättäminen Ohjata ostamaan yrityksen palveluja – aktiivista myyntiä Kerätä liidejä ja yhteydenottoja Liikevaihdon lisääminen

Nykyinen sivu ja sen keskeiset uudistamistarpeet Tällä hetkellä käytössä olevat teknologiat ja järjestelmät

Domain-osoite Julkaisujärjestelmä Analytiikka Linkittyvät järjestelmät, kuten verkkokauppa, uutiskirje tms.

Kieliversioiden määrä Sivuston keskeiset käyttäjäryhmät Sivuston ylläpitäjien määrä ja roolit Sivuston rakenteeseen ja toimintoihin liittyvät ajatukset

Rautalankatasolla

Sivuston teknologiaan liittyvät ajatukset

Verkkosivuston konseptin, rakenteen ja ulkoasun suunnittelu Suunnittelutyötä Tavoitteet ja asiakasryhmät Vedoskierrosten lukumäärä

Julkaisujärjestelmä ja sivuston tekninen toteutus Koodaustyötä Sivupohjien ja rakenteen toteutus Halutut toiminnot

Perehdytys sivuston ylläpitäjille Käyttökoulutus, yleensä 1 pv Tuki- ja ohjemateriaalit

Sisällöntuotanto sivustolle Kirjoitus- ja taittotyötä Voidaan tehdä itse tai ostaa palveluna

Sivuston julkaisuun liittyvät toimenpiteet Toimivuuden testaus Siirtymä vanhasta sivustosta uuteen Hakukonenäkyvyyden hallinta Kävijäseurannan käyttöönotto

Sivuston ja domainin ylläpito Riittävä levytila Riittävä dataliikennekapasiteetti Tarvittavat tietokanta- ja sovellusalustaratkaisut

Tukipalvelut ja takuu Varmuuskopioinnit ja tietoturva Järjestelmäoäivitykset Helpdesk ja sen tavoitettavuus Takuu 3-6 kk (julkaisun jälkeen havaittavien virheiden

korjaaminen) Lisätöiden tuntihinnoittelu Kehittämiskonsultointi, esim. 6-12 kk julkaisusta

Optiot ja lisätyöt Tekstien muokkaus Kuvien hankinnat kuvapankeista Sisällön hakukoneoptimointi Mobiilisivusto Verkkokauppa Uutiskirjejärjestelmä

Tarkenna ideointivaiheen listaa neuvottelujen perusteella Lisää tarvittaessa uusia ominaisuuksia

Tarkenna haluttujen toimintojen kuvauksia

Pohdi, mitkä toiminnoista ovat optioita Voidaan tarvittaessa jättää toteuttamatta

Poista ei-välttämättömät ominaisuudet Ei toteuteta tässä vaiheessa

Voidaan ehkä toteuttaa myöhemminkin, jonkun muun toimesta

Tavoitteet

Mitä ollaan ostamassa: hankinnan kohde

Vaadittavat ominaisuudet

Mahdolliset aikatauluvaatimukset

Tarjouksen sisältöä koskevat vaatimukset Tarjouksen runko ja tarvittavat tiedot kaikilla samat

Hintojen ilmoittamista koskevat vaatimukset Hinnat ilmoitetaan vertailukelpoisesti

Tarjoajan kuvaus uudistuksesta ja projektisuunnitelma Kuvaus julkaisujärjestelmän ominaisuuksista

Demo-tunnukset

Kuvaus hosting-palvelusta Kuvaus tukipalveluista Referenssit

Kokemus vastaavista toimeksiannoista Referenssien kuvaukset ja kontaktitiedot Pyydä tuoreita referenssejä (max 3 vuotta vanhoja)

Palveluntarjoajan osaamisen ja resurssien kuvaaminen Liikevaihto, henkilöstön määrä, toimipisteet, toiminnan historia

Verovelkatodistus, todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta

Nimetty projektivastaava ja muut henkilöt ja näiden CV:t Mahdolliset alihankkijat

Projektin hinnoittelu Valmis pohja kaikille tarjoajille

Lasketaan kustannukset esim. 1-3 vuoden ajalta yhteen ja vertaillaan näiden perusteella

Huomioidaan kertaluonteiset suunnittelutyöt, säännölliset ylläpitokustannukset ja ennakoidut lisätyöt

Jotkut työt ovat kappalehintaisia, joten täytyy vertailuvaiheessa pohtia tarvittavia kappalemääriä Esim. montako erilaista sivupohjaa tarvitaan?

Paljonko kustannus on kaiken kaikkiaan

Vertailuhinta näyttää myös sen kustannustason, johon ostajan täytyy varautua

Esimerkki hinnoittelumallista. Kaikki ilmoittavat hinnat saman pohjan avulla. Todennäköisesti vaaditaan vielä tulkintaa ja lisätarkennuksia, että saadaan hinnat vertailukelpoisiksi.

Laatu Perehdy projektisuunnitelmaan Mitä aiotaan tehdä ja miten tehdään Kuvauksen perusteellisuus ja järkevyys Tässä vaiheessa kukaan ei vielä suunnittele sivustoa kovin pitkälle…

Aiemmat toteutukset Tutki toteutusta ja niiden vastaavuutta omaan sivustoosi Haastattele referenssien kontaktihenkilöitä

Tutustu julkaisujärjestelmään ja koekäytä sitä Onko vaadittavia toimintoja Miltä käytön sujuvuus tuntuu ylläpitäjän kannalta

Perehdy tarjoajan henkilöstön osaamiseen ja riittävyyteen

Hinta Vertailuhinnat – paljonko vuositasolla muutaman seuraavan vuoden

aikana Matala kertakustannus ja korkeat ylläpitokustannukset Korkea kertakustannus ja matalat ylläpitokustannukset

Ehdot Tarkista, mitä ehdot tarkoittavat Ovatko kohtuullisia ostajan kannalta? Monesti viitataan YSE-ehtoihin

Lisäselvitykset Hintojen ilmoittamiseen liittyvät lisätiedot Julkaisujärjestelmän toimintoihin liittyvät kysymykset

Laadun ja kustannusten kannalta sopivin ratkaisu

Optiot voidaan vielä jättää avoimeksi

Ilmoitetaan päätöksestä

Sovitaan jatkotoimista

Jos tehdään sivustouudistuksia julkisena hankintana, niin hankintaprosessi on paljon tarkempi Hankinnan arvosta riippuen erilaista sääntelyä Tarjous lähetettävä riittävälle määrälle tarjoajia Tarjoajien tasapuolinen kohtelu varmistettava Kestää pidempään Tilaajavastuu, ei osteta verovelkaisilta Tarkat valintakriteerit Pisteytys ja perustelut Mahdollisuus oikaisuvaatimukseen

Matkailualalla monesti tehdään näitä julkisrahoitteisten projektien yhteydessä

Vaatii aikataulutusta ja resursointia myös ostajan puolelta Varaa henkilöille aikaa Varaudu myös lisähankintoihin

Projekti kestää tyypillisesti 3kk – 12kk Aikataulun venyttämistä ei kannata turhaan tehdä

Viestintä ja keskusteluyhteys toimittajan kanssa Nimetyt yhteyshenkilöt kummaltakin puolelta

Tarjouksen kattavuus – mitkä ovat maksullisia lisätöitä Tarkka harkinta projektin eri vaiheiden hyväksynnässä

Jälkikäteiset muutostyöt hintavia

Jos teet sisällöntuotantoa omana työnä, varaa tähän riittävästi resursseja Entinen sivusto vaatii edelleen päivitystyötä uuden rakentuessa Kehitystyö jatkuu myös sivun julkaisemisen jälkeen

Asiakaspalaute ja kävijäseuranta

http://kajakebusiness.wordpress.com

http://twitter.com/msalohei

etunimi.sukunimi@kajak.fi