mỤc lỤc - vjeec.vnvjeec.vn/portal/images/client-guidelines/huong dan web.pdf · 2. vjeec sẽ...

http://vjeec.vn/portal/ – 25 Lê Thánh Tông, Hà Nội – 04 6270 1191 – [email protected]

(Trước mỗi lần chứng thực, yêu cầu truy cập website vjeec.vn/portal để tải hướng dẫn mới nhất!!!)

MỤC LỤC:

Đề mục Trang

Tại sao phải chứng thực bằng cấp?.......................................................2

Các hình thức nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng VJEEC……………………..3

II. Nộp hồ sơ qua email……………………………………………...5

III. Nộp hồ sơ trực tuyến……………………………………………..7 Bộ hồ sơ mẫu (chứng thực bằng THPT)………………………………….9 Chính sách hoàn trả lệ phí………………………………………………..16

Nối và ép file pdf……………………………………………………………17

Liên hệ……………………………………………………………………….18

http://vjeec.vn/portal/

mailto:[email protected]

Lan

Typewritten Text

Trang 1


TẠI SAO PHẢI CHỨNG THỰC BẰNG CẤP?

Trung tâm Đào tạo và Giao lưu Việt Nhật (VJEEC) là cơ quan duy nhất được sự ủy quyền của Hiệp hội các trường Nhật ngữ Nhật Bản (JaLSA) thực hiện việc chứng thực bằng cấp cho học sinh/sinh viên Việt Nam có nguyện vọng theo học tại các trường thuộc Hiệp hội. Theo đó, bắt đầu từ 07/02/2014, học viên Việt Nam đăng ký theo học tại các trường của JaLSA sẽ nộp thông tin văn bằng được cấp tại Việt Nam cho VJEEC kiểm tra tính xác thực.

Việc kiểm tra tính xác thực của văn bằng là cần thiết vì:

- Hệ thống giáo dục và hành chính của Việt Nam và Nhật Bản khác nhau. Việc xác thực văn bằng, giấy tờ ở Việt Nam giúp cho phía Nhật Bản công nhận những điểm khác biệt và xúc tiến các thủ tục giấy tờ một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn.

- Chứng thực văn bằng đảm bảo quyền lợi của người được cấp bằng thật.

- Chuẩn hóa các quy trình và thủ tục giấy tờ giữa hai nước Việt Nam và Nhật Bản.

Bằng cấp sẽ được các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đóng dấu và gửi sang Nhật Bản, tạo điều kiện thuận lợi cho học sinh, sinh viên trong quá trình xin visa.

Chú ý: VJEEC chỉ thông báo kết quả xác minh sang Nhật, không thông báo đến người yêu cầu xác minh. Tuy nhiên, người yêu cầu có thể theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và thông báo kết quả sang Nhật trên hệ thống quản lý chứng thực bằng cấp của VJEEC.



Lan

Typewritten Text

Trang 2


Vui lòng đọc kĩ hướng dẫn nộp hồ sơ bằng các hình thức khác nhau (trực tiếp, email/fax, online), chọn một và làm đúng theo hướng dẫn.

NỘP HỒ SƠ TRỰC TIẾP TẠI VĂN PHÒNG VJEEC

1. Bộ hồ sơ chứng thực:

Mỗi bộ hồ sơ chứng thực bao gồm tối đa 2 loại giấy tờ cùng bậc học/học viên. (Nếu chứng thực 2 loại giấy tờ nhưng ở 2 bậc học khác nhau sẽ tính là 2 bộ hồ sơ, hoặc 3 loại giấy tờ cùng một bậc học cũng sẽ tính là 2 bộ hồ sơ khác nhau). Lựa chọn nộp hồ sơ bằng phương thức trực tiếp, người yêu cầu cần nộp cả bản mềm và bản cứng của hồ sơ. Vì vậy, trước khi đến nộp hồ sơ, cần tiến hành các bước sau cho mỗi bộ hồ sơ:

a. Scan màu bản gốc và bản công chứng CMTND của người đứng trên tên hồ sơ.

b. Scan màu bản gốc và bản công chứng các bằng cấp/giấy tờ cần chứng thực. (Học bạ phải scan trang bìa đầu tiên).

c. Scan màu đơn đăng ký chứng thực đã được điền đầy đủ, rõ ràng (lấy đơn tại Trung tâm hoặc tải Mẫu đơn theo đường link: http://vjeec.vn/portal/index.php/huongdan/maudon). Nếu tổ chức đại diện làm thủ tục chứng thực cho học sinh giao dịch với VJEEC lần đầu tiên, trên đơn phải có chữ ký, ghi rõ tên và đóng dấu công ty).

d. Nối tất cả các file ở mục a, b, và c vào một file pdf duy nhất có dung lượng không quá 20MB. Lưu file pdf này vào USB mang đến nộp cho VJEEC cùng với bản cứng của các giấy tờ hoặc gửi vào email [email protected]

***VJEEC không tiếp nhận các file scan rời rạc cho cùng 1 bộ hồ sơ!

***VJEEC chỉ tiếp nhận hồ sơ được chuẩn bị hoàn chỉnh theo hướng dẫn trên.

***Nhân viên của tổ chức đại diện đến chứng thực cho học sinh phải có giấy giới thiệu của tổ chức và mang theo CMTND để đối chiếu.



Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

Trang 3


2. Đóng lệ phí chứng thực:

Người đứng tên hồ sơ hoặc tổ chức đại diện nộp hồ sơ trực tiếp sẽ đóng lệ phí trực tiếp tại Trung tâm cùng ngày nộp hồ sơ. Khoản phí dưới đây đã bao gồm phí chứng thực, dịch thuật và chuyển phát nhanh sang Nhật

- Hồ sơ chuyển thường: 750.000 VND/1 bộ (có thể thay đổi theo tỷ giá VND/USD tại thời điểm nộp hồ sơ).

- Hồ sơ chuyển nhanh: 1.400.000 VND/1 bộ (có thể thay đổi theo tỷ giá VND/USD tại thời điểm nộp hồ sơ).

3. Thời gian nộp hồ sơ:

Ít nhất 15 ngày trước các đợt gửi kết quả chứng thực

- Đợt 1: Ngày 01 hàng tháng


(Hồ sơ nộp chậm sẽ chuyển vào đợt tiếp theo, hoặc trả phí Hồ sơ chuyển nhanh: 1.400.000 VND).

4. Mở tài khoản đăng nhập

Trung tâm sẽ mở tài khoản đăng nhập trên website www.vjeec.vn cho người đứng tên trong hồ sơ hoặc tổ chức đại diện và hướng dẫn sử dụng tài khoản nhằm mục đích theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.

5. Giờ tiếp nhận hồ sơ nộp trực tiếp

Thứ Hai – Thứ Sáu

Buổi sáng: 8:00 – 10:30

Buổi chiều: 1:30 – 4:00



Lan

Typewritten Text

Trang 4


NỘP HỒ SƠ QUA EMAIL

1. Bộ hồ sơ chứng thực: Mỗi bộ hồ sơ chứng thực tối đa 2 loại giấy tờ cùng bậc học/học viên. (Nếu chứng thực 2 loại giấy tờ nhưng ở 2 cấp học khác nhau sẽ tính là 2 bộ hồ sơ, hoặc 3 loại giấy tờ đều cùng bậc học cũng sẽ tính là 2 bộ hồ sơ khác nhau). Trước khi gửi hồ sơ, cần tiến hành các bước sau cho mỗi bộ hồ sơ:

a. Scan màu bản gốc và bản công chứng CMTND của người đứng tên hồ sơ.

b. Scan màu bản gốc và bản công chứng các bằng cấp/giấy tờ cần chứng thực (Học bạ phải scan trang bìa đầu tiên).

c. Scan màu đơn đăng ký chứng thực đã được điền đầy đủ, rõ ràng (lấy đơn tại Trung tâm, hoặc tải Mẫu đơn theo đường link: http://vjeec.vn/portal/index.php/huongdan/maudon). Nếu tổ chức đại diện làm thủ tục chứng thực cho học sinh giao dịch với VJEEC lần đầu tiên, trên đơn phải có chữ ký, ghi rõ tên và đóng dấu công ty)

d. Nối tất cả các file scan ở mục a, b, và c vào một file pdf duy nhất có dung lượng không quá 20MB. Gửi file pdf vào email: [email protected].


2. Đóng lệ phí chứng thực: Khoản phí dưới đây đã bao gồm phí chứng thực, dịch thuật và chuyển phát nhanh sang Nhật.



Có 2 hình thức đóng lệ phí:

1. Trực tiếp tại văn phòng Trung tâm

2. Hoặc chuyển vào tài khoản:



Lan

Typewritten Text

Trang 5


Chủ TK: Trung tâm Đào tạo và Giao lưu Việt Nhật

Số TK: 0301000320582

Ngân hàng: Vietcombank Hoàn Kiếm

*** Ở mục nội dung chuyển khoản cần ghi rõ các thông tin sau: Nộp lệ phí chứng thực bằng cấp cho… (ghi rõ họ tên, ngày sinh của người đứng tên trên hồ sơ).

Chú ý:

1. Nếu đóng lệ phí bằng hình thức chuyển khoản, sau khi thực hiện giao dịch cần: 1.1, gọi điện đến văn phòng VJEEC để thông báo và 2.2, đề phòng trường hợp chuyển khoản bị lỗi, đề nghị giữ hóa đơn chuyển khoản cho đến khi VJEEC khẳng định giao dịch thành công.

2. VJEEC sẽ chỉ tiến hành xử lý hồ sơ sau khi đã nhận được lệ phí chứng thực qua một trong hai hình thức nêu trên. Ngày tiếp nhận hồ sơ được tính từ ngày VJEEC nhận được lệ phí này và xác nhận bộ hồ sơ đã nộp là hoàn chỉnh.

3. Thời gian nộp hồ sơ: ít nhất 15 ngày trước các đợt gửi kết quả chứng thực



(Hồ sơ nộp chậm sẽ chuyển vào đợt tiếp theo, hoặc trả phí Hồ sơ chuyển nhanh: 1.400.000 VND)


Trung tâm sẽ mở tài khoản đăng nhập trên website vjeec.vn cho người nộp và hướng dẫn sử dụng tài khoản để theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ



Lan

Typewritten Text

Trang 6


NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN


Người đứng tên trên hồ sơ hoặc tổ chức đại diện chưa có tài khoản, vui lòng đăng ký mở tài khoản theo hướng dẫn tại http://vjeec.vn/portal/index.php/huongdan/loginhere. Tài khoản mở cho tổ chức phải được đặt tên chính thức của tổ chức ở phần Đăng ký. Sau khi mở tài khoản thành công, yêu cầu đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi vận hành hệ thống.

2. Bộ hồ sơ chứng thực:

Mỗi bộ hồ sơ chứng thực bao gồm tối đa 2 loại giấy tờ cùng bậc học/học viên. (Nếu 1 học viên chứng thực 2 loại giấy tờ nhưng ở 2 cấp học khác nhau sẽ tính là 2 bộ hồ sơ, hoặc 3 loại giấy tờ đều cùng bậc học cũng sẽ tính là 2 bộ hồ sơ khác nhau). Trước khi đưa hồ sơ lên mạng, cần tiến hành các bước sau cho mỗi bộ hồ sơ:

a. Scan màu bản gốc và bản photo công chứng CMTND của người đứng tên trên hồ sơ.

b. Scan màu bản gốc và bản photo công chứng và các bằng cấp/giấy tờ cần chứng thực (Học bạ phải scan trang bìa đầu tiên).

c. Nối tất cả các file ở mục a và b vào một file pdf duy nhất có dung lượng không quá 20Mb.


3. Đóng lệ phí chứng thực:

Khoản phí dưới đây đã bao gồm phí chứng thực, dịch thuật và chuyển phát nhanh sang Nhật.





Lan

Typewritten Text

Trang 7


Có 2 hình thức đóng lệ phí:

1. Học sinh (tổ chức đại diện) có thể đóng lệ phí trực tiếp tại văn phòng Trung tâm

2. Hoặc chuyển khoản qua tài khoản:

Chủ TK: Trung tâm Đào tạo và Giao lưu Việt Nhật

Số TK: 0301000320582

Ngân hàng: Vietcombank Hoàn Kiếm

*** Ở mục nội dung chuyển khoản cần ghi rõ các thông tin sau: Nộp lệ phí chứng thực bằng cấp cho… (ghi rõ họ tên, ngày sinh của học sinh).

Chú ý:

1. Nếu người đứng tên trên hồ sơ/tổ chức đại diện đóng lệ phí bằng hình thức chuyển khoản, sau khi thực hiện giao dịch học sinh (công ty đại diên) cần: 1.1, gọi điện đến văn phòng VJEEC để thông báo và 2.2, đề phòng trường hợp chuyển khoản bị lỗi, giữ hóa đơn chuyển khoản cho đến khi VJEEC khẳng định giao dịch thành công.

2. VJEEC chỉ tiến hành xử lý hồ sơ nộp online sau khi đã nhận được phí chứng thực bằng hình thức đóng trực tiếp hoặc qua chuyển khoản. Ngày tiếp nhận hồ sơ được tính từ ngày VJEEC nhận được lệ phí này và xác nhận bộ hồ sơ đã nộp là hoàn chỉnh.

4. Thời gian nộp hồ sơ:

It nhất 15 ngày trước các đợt gửi kết quả chứng thực



(Hồ sơ nộp chậm sẽ chuyển vào đợt tiếp theo, hoặc trả phí Hồ sơ chuyển nhanh: 1.400.000 VND).



Lan

Typewritten Text

Trang 8

Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

BỘ HỒ SƠ MẪU: Chứng thực bằng THPT. (Lưu ý: nếu làm hồ sơ để nộp online thì không phải điền đơn đăng ký)

Lan

Typewritten Text

Trang 9

Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

Trang 10

samples

samples

samplessamples

Lan

Typewritten Text

Trang 11

samples

samples

samples

samples

Lan

Typewritten Text

Trang 12

samples

samples

samples

samplessamplessamples

samples

Lan

Typewritten Text

Trang 13

samples

Lan

Typewritten Text

Lan

Typewritten Text

Trang 14

samples

samplessamples

samplessamples

samples

samplessamples

Lan

Typewritten Text

Trang 15


CHÍNH SÁCH HOÀN TRẢ LỆ PHÍ:

Trường hợp người sử dụng dịch vụ yêu cầu rút lại hồ sơ đã nộp cho VJEEC sau khi đã trả lệ phí chứng thực đầy đủ, tùy vào khối lượng công việc đã tiến hành trên hồ sơ ở thời điểm người nộp yêu cầu rút, VJEEC sẽ tính toán và hoàn trả lại một phần lệ phí đã thu.



Lan

Typewritten Text

Trang 16


NỐI VÀ ÉP FILE PDF

1. Nối file pdf

Có rất nhiều cách để nối các file pdf riêng rẽ thành một file chung. Sau đây là cách đơn giản nhất:

Sửdụng ứng dụng chạy trên web (không cần download phần mềm về máy). Truy cập địa chỉ sau:

http://www.pdfmerge.com/

Tải tất cả các file pdf riêng rẽ lên trang web này, sau đó nhấn nút "merge" và tải file pdf đã được nối về máy.

2. Ép file pdf

Tương tự như trên, nếu file pdf đã nối có dung lượng trên 20MB, truy cậphttp://compress.smallpdf.com/, tải file pdf đã nối lên, đợi ép rồi tải lại về máy.



Lan

Typewritten Text

Trang 17


LIÊN HỆ

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Trung tâm Đào tạo và Giao lưu Việt – Nhật

25 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: (04) 6270 1191

Fax: (04) 3933 1430

Email: [email protected]

Giờ tiếp nhận hồ sơ trực tiếp:

Thứ Hai – Thứ Sáu

Buổi sáng: 8:00 – 10:30

Buổi chiều: 1:30 – 4:00



Lan

Typewritten Text

Trang 18

mỤc lỤc - vjeec.vnvjeec.vn/portal/images/client-guidelines/huong dan web.pdf · 2. vjeec sẽ...

Documents