Die Technologien dafür stehen schon bereit – und sind bezahlbar

Wie der Mittelstand seine Stärken bei der Digitalisierung umsetzt

22

3

Wie oft lesen wir, der deutsche Mittelstand hinke im internati-onalen Vergleich bei der digitalen Transformation hinterher? Ich sehe das anders und erlebe schon heute den Willen für ein digitales Wirtschaftswunder am Standort Deutschland.

Gegen die vielbeschworene deutsche Gründlichkeit in der Umsetzung und eine erste Skepsis gegenüber der Cloud ist nichts einzuwenden – über das Tempo können die Unterneh-men selbstständig entscheiden, denn mit unserem Cloud OS und dem dazugehörigen starken Partnernetzwerk haben wir für jeden Mittelständler die passende Strategie. Klar ist aber: Es geht bei dem Weg in die Cloud längst nicht mehr um das Ob, sondern fortan um das Wie.

Konkrete Beispiele aus kleinen und mittelständischen Unter-nehmen (KMUs) helfen, Vorurteile abzubauen und über die Vorteile der Cloud aufzuklären. Die Projektberichte aus der Praxis in diesem Magazin zeigen beispielhaft, wie Unterneh-men schon heute auf digitale Technologien setzen, davon profitierenunddieTransformationvorantreiben.

Diese Referenzen zeigen uns: Digitale Technologien aus der Cloud bieten insbesondere für den Mittelstand große Chan-cen. Unternehmen können – unabhängig von Größe, Zeit und Ort–mobilundflexibelarbeiten,weilihredigitalenLösungenund mobilen Geräte über eine Private, Hybrid oder Public Cloud mit der Unternehmens- IT verbunden sind. Eine professionell aufgesetzte Cloud-Infrastruktur bietet – allen Diskussionen zum Trotz – außerdem den besten Schutz gegen Ausfälle oder Datendiebstahl.

Mein Appell an Sie lautet deshalb: Informieren Sie sich und setzen Sie sich umfassend mit den Chancen digitaler Techno-logien auseinander. Bewahren Sie sich Sorgfalt und haben Sie den Mut, ein digitales Wirtschaftswunder gemeinsam mit kompetenten Partnern möglich zu machen.

Floris van Heijst General Manager Mittelstands- und Partnergeschäft und Mitglied der Geschäftsleitung

4

Inhalt

Firma Waßmann

Die neuen Begleiter von Blaumann und Werkzeugkoffer

Innovationen treiben seine Branche voran. Daher richtet Torsten Waßmann seinen Installationsbetrieb neu aus. Wir haben ihn einen Tag lang begleitet. Seite 12 – 16

VFL Osnabrück

Neue Strategie für die Kom-munikation am Arbeitsplatz

Die IT-Infrastruktur des Vereins war veraltet, das Budget für die Modernisierung begrenzt. EineLösungausderCloudschaffteinenArbeitsplatz für die Zukunft. Seite 24 –26

VNR Verlag

Kosteneffi zienz dank Offi ce 365

UmdieZusammenarbeiteffizienterundflexiblerzugestalten,hatderVerlagnunOffice365alsPlattformetabliert. Seite 17

HÖHBAUER

Günstige Alternative: Business Intelligence aus der Cloud

HÖHBAUERsetztseitAnfang2015aufOffice365.Jetzt führt das Unternehmen auch den Microsoft-Dienst Power BI ein, um Geschäftsdaten aus-zuwerten. Seite 11

Enactus

Ideen in gemeinnützigen Projekten umsetzen

Oft nutzen Helfer in Vereinen private Austausch-Tools.Office365hatdieAbstimmung vereinheitlicht. Seite 23

LösungsszenarienzurdigitalenEntwicklungfindenSieaufdemKMU-PortalvonMicrosoft:http://aka.ms/smb-portal

BEKO TECHNOLOGIES

Public Cloud öffnet das Tor zur Welt

Der Maschinenbauer hat seine Mitarbeiter in die Microsoft Cloud geführt, um den weltweiten Austausch zu fördern und das mobile Arbeiten zu unterstützen. Seite 6 –7

5

So gewinnt der Mittelstand bei der Digitalisierung

Viele Unternehmer wollen die Zusam-menarbeit intensivieren und das Kunden-verhalten analysieren. Die Technologien dafür stehen schon bereit – und sind bezahlbar. Seite 8 –10

Kostencheck für den Arbeitsplatz aus der Cloud

Office365enthältzahlreicheServer-Dienste aus der Cloud. Ob es sich lohnt, im Gegenzug für ein monatliches Abon-nement eigene Server abzuschalten, lesen Sie hier. Seite 18 – 21

Die Microsoft Cloud mit deutscher Datentreuhand

Microsoft entwickelt die Cloud weiter: Sämtliche Kundendaten und die erfor-derlichenSystemebefindensichindeutschen Rechenzentren. Seite 22

Die passenden Antworten auf Ihre Herausforderungen

Microsoft-Partner helfen Ihnen bei der Digitalisierung, wobei sie sich auf Erfahrung mit ähnlichen Projekten Ihrer Branche stützen. Seite 27

6

22

12 24

11

18

6

BEKOTECHNOLOGIESbietetinnovativeProdukte und Systeme für einfache Druckluftanwendungen oder auch anspruchsvolle Prozesstechnik. Das Spektrum umfasst die Aufbereitung von Druckluft und Druckgasen durch Filtration und Trocknung sowie bewährte Kondensattechnik. Hinzu kommen Instrumente zur Qualitätskontrolle und -messung, abgerundet durch Beratung, Engineering und Service.

In Deutschland unterhält BEKO TECHNOLOGIESdreiProduktions-stätteninNeuss,LöffingenundNetphen.Darüber hinaus produziert der Maschi-nenbauer in Indien und China und in den USA. Den weltweiten Export über-nehmen15VertriebsgesellschafteninEuropa, Amerika und Asien. Insgesamt sind von den 440 Mitarbeitern rund 200 am Stammsitz in Neuss beschäftigt,

die anderen weltweit. „Daher stand ganz oben auf der Agenda, den Informations-austausch zu beschleunigen und die zentralen Dienste zu optimieren”, er-läutert Dave Meike, Teamleiter Global IT. „Ebensogaltes,dieIT-Landschaftzuhomogenisieren.“

So wurde im Sommer 2012 ein Projekt zur Inventarisierung der globalen Firmen-IT-Infrastruktur aufgesetzt. Die Daten sollten die Grundlage für die Planung der „modernen Arbeits-plätze und Kommunikationsstrukturen“ liefern. Die Auswertung bestätigte die Annahme, dass zunächst eine ausrei-chende Arbeitsplatzausstattung und dann eine einheitliche Softwareplatt-formbenötigtwird.DieWahlfielzunächstaufMicrosoftOffice2013fürdie Arbeitsplätze mit dem Betriebs-system Windows 7.

Kommunikation aus einem GussFür die Kommunikation zwischen den Niederlassungen suchte BEKO TECHNOLOGIESdarüberhinauseineLösung,dieweltweitVideokonferenzenund Sofortnachrichten ermöglicht. Zur Evaluierung wurde der Microsoft- Partner Stein-IT hinzugezogen. Schließ-lichentschieddasIT-Team,LyncServerals On-premise-Version einzuführen, um die IT-Infrastruktur einheitlich zu halten.

Für den Arbeitsplatz hingegen empfahl Stein-IT, diesen direkt von Microsoft zu beziehen:„Office365istalsCloud-Lösungvonüberallweltweitabrufbarund unterstützt damit besonders verteilteTeams“,erläutertJörgLaufer,Vertriebsleiter bei Stein-IT. „Es bietet E-Mail, Koordination von Teamräumen sowie Werkzeuge für sicheren Daten-austausch und zentrale Datensicherung. Zudem enthält es auf Wunsch auch dieDesktopversionvonOffice2013.“BEKOTECHNOLOGIESfolgtediesemVorschlagundbeschloss,Office365einzuführen.

Standardplattform statt GerätezooZeitgleich war die IT auf der Suche nach einem mobilen Gerät für den Außendienst. Die Monteure benötigen ein leistungsfähiges Tablet, um

Weltweite Kommunikationaus der Public CloudDer Maschinenbauer BEKO TECHNOLOGIES hat sich schon früh international ausgerichtet. Nun bekommen die Mitarbeiter einen modernen Arbeitsplatz mit Offi ce 365, der den Informations-austausch weltweit beschleunigt – und externe Kollegen erhalten das Microsoft Surface Pro 3 für den mobilen Zugriff.

Mitarbeiter: 440

Projektdauer: 4 Monate

IT-Partner: Stein-IT GmbH

Mitarbeiter: 440

Projektdauer: 4 Monate

IT-Partner: Stein-IT GmbH

Alles begann 1982 in einer Hinterhofgarage in Düsseldorf. Hier entwickelte Berthold Koch den ersten elektronisch niveauregulierten Kondensatableiter – und löste eines der größten Probleme der Druckluftaufbereitung. Das war der erste Schritt zu einem weltweiten Unternehmen für Druckluft- undDruckgastechnik.BisheutehatBEKOTECHNOLOGIESzahlreiche Innovationen hervorgebracht und sich eine Position als Technologieführer erarbeitet. Nicht zuletzt dank seines firmeneigenenEducation-Centers,mitdemdasUnternehmendas Know-how seiner Mitarbeiter und Partner fördert.

7

„Ein Windows-Tablet bietet den Vorteil der leichten Integrierbarkeit in unsere Microsoft-IT-Infrastruktur.“

Dave Meike, Teamleiter Global IT

Wartungen zu protokollieren und den Prozess des Unterschreibens sowie das Versenden des Protokolls zu optimieren. DieWahlfielaufdasMicrosoftSurfacePro 3, das so leistungsstark wie ein Notebook ist und sich gleichzeitig als Tablet nutzen lässt.

„Für unsere Mitarbeiter ist die Bedie-nung konsistent über Desktop und Notebook hinweg“, erläutert Meike. „ZudemlobensiedieflexiblenEinsatz-möglichkeiten in Kombination mit Office365.“DieNutzerdatenwerdensicher über OneDrive for Business

abgelegt, den Cloud-Speicher von Microsoft.ImOfficelässtsichdasSurface Pro 3 mit der Dockingstation rasch an einen externen Monitor anschließen, wodurch es aufgrund seinerLeistungzueinemvollwertigenArbeitsplatzgerät wird.

Verarbeitendes Gewerbe 33

Großhandel 28

Einzelhandel 40

Dienstleistung 36

Baugewerbe 20

Quelle:CommerzbankundPwC,5/2015

Schlüsseltechnologien befinden sich im Umbruch

33 % MITTELSTAND (gesamt)

8

Es gibt deutliche Anzeichen dafür, dass die Digitalisierung im Mittelstand angekommen ist. Zu diesem Ergebnis gelangt die Studie „Unternehmerperspektiven“ der Commerzbank, für die TNS Infratest im Frühjahr 2015rund4.000Führungs-kräfte aus mittelständischen Unter-nehmen befragt hat. Die Autoren der Studie attestieren sogar einen „tiefgreifendenWandel“:26Prozentsehen sich und ihre Geschäftsmodelle durch aktuelle digitale Entwicklungen bedroht. 33 Prozent der befragten Unternehmer berichten, dass sich Schlüsseltechnologien ihrer Branche imUmbruchbefinden.

„Neue Schlüsseltechnologien sind etwa die Online-Shops im Handel oder die intelligente Gebäudeauto-mation in der Baubranche“, erläutert Pilkku Aasma, Direktorin Mittelstand, Distribution & Fachhändler bei Microsoft Deutschland. „Und diese Technologien sind mittlerweile erschwinglich, Funk-chips beispielsweise kosten nur noch Centbeträge. Man muss als Unter-nehmer also damit rechnen, dass ein Mitbewerber unerwartet schnell hoch-wertige Services entwickelt oder einen

Wegfindet,seineProduktepreiswerterherzustellen.“ Diese Entwicklung durch-

zieht laut Commerzbank-Studie alle Branchen,wiedieGrafikuntenzeigt.Was können kleine und mittelständische

Unternehmen hinsichtlich dieser Herausforderungen tun? Sie sollten dieses Thema offensiv angehen, rät Aasma: „Der Vorteil des Mittelstands liegt in den kleinen Teams. Die Unter-nehmen binden die Belegschaft direkt in die Produktentwicklung ein und sie haben unmittelbaren Kontakt zu Kunden. Verknüpft man diese Stärken intelligent mit neuen Technologien, reift ein großes Potential heran.“

Wie der Mittelstand seine Stärken bei der Digitalisierung umsetztImmer mehr Geschäftsmodelle werden in Frage gestellt, der Mittelstand steht vor einem Umbruch. Das zeigt eine Studie mit mehr als 4.000 Führungskräften, die bereits intensiv ihre Optionen sondieren. Die Technologien dafür stehen schon bereit – und sind bezahlbar.

„Der Vorteil des Mittelstands liegt in den kleinen Teams.“

9

Eine Landkarte der digitalen MöglichkeitenDie Commerzbank-Studie nennt eine Reihe von Handlungsoptionen, die die befragten Führungskräfte für sehr relevant halten. Die Autoren der Studie haben diese Möglichkeiten in einer GrafikverortetunddieFührungskräftebefragt, ob sie diese Potentiale jetzt schon oder erst in Zukunft heben wollen.

DieseLandkartederdigitalenMög-lichkeiten zeigt: Viele der befragten Entscheider haben bereits die Trag-weite der Digitalisierung erkannt. Sie sehen es durchaus als wichtig an, völlig neue Produkte zu entwickeln oder über neue Vertriebswege nachzudenken,

die zu neuen Geschäftsmodellen führen können (graue Symbole). Die Unternehmer halten das aber für eine Option für die Zukunft.

„Heute verläuft die technische Entwicklung oft schneller als gedacht. Daher ist es wichtig, mögliche Strategien schon einmal zu skizzieren“, erörtert Aasma. So wie es der Kunde eines Microsoft-Partners tut, der Heizungssysteme herstellt und nun überlegt, Smarthome-Komponen-ten darin zu integrieren. Diese sollen melden, wenn die Heizung ausfällt oder eine Steuerung nicht mehr richtig funktioniert. „Der Installateur kann aber keine eigene Infrastruktur

aufbauen, um die Daten einzusammeln und auszuwerten“, berichtet Aasma. „Gemeinsam mit dem IT-Partner denkt er jetzt über ein Cloud-Portal nach, das wir dann auf Microsoft Azure bereitstellen.“

Vernetzung ist essentiell und ein aktuelles ThemaNeben diesen Potentialen zeigt die digitaleLandkarte,dassvieleUnter-

„Ganz oben auf der Agenda stand, den Informationsaustausch zu

beschleunigen und die IT-Landschaft zu homogenisieren.“

Quelle:CommerzbankundPwC,5/2015, (ohne Industrie 4.0, da nur für produzierende Betriebe relevant)

Wertschöpfungskette vernetzen

Arbeitflexibilisieren(Homeoffice)

Besseres Markt- und Kundenverständnis (Datenanalyse)

Gänzlich neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln

Administration verschlanken, Standorte vernetzen

Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistern oder Abnehmern

Neue Vertriebswege, Absatzformen oder Märkte erschließen

Service- und Wartungsleistungen verbessern (Onlinebetreuung)

Gezieltere Marketing- und Vertriebsaktivitäten

Administrative Optimierung

Neue Geschäftsmodelle

UMSETZUNG

RELE

VAN

Z

KünftigAktuell

Ger

ing

Hoc

h

10

PilkkuAasmaistseit18JahreninderIT-Branchetätig.IhreLaufbahnbeiMicrosoft begann 2000 in der baltischen Tochtergesellschaft, danach hat die gebürtige Estländerin die Bereiche Mittelstand und Partner in der Ukraine ausgebaut. 2009 wechselte Pilkku nach München, um mittelständische KundeninLizenzierungsfragenzubetreuen.Seit2015istsieDirektorinfürMittelstand, Distribution & Fachhändler bei Microsoft Deutschland.

nehmen bereits jetzt ihre administrativen Abläufe optimieren (orange), oder sie intensivieren die Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistern oder Ab-nehmern (blau). Diesem Punkt haben die befragten Unternehmer sogar die zweithöchste Relevanz zugewiesen.

Dass mittelständische Unternehmen hier schon aktiv sind, belegen auch zahlreiche Kundenreferenzen von Microsoft, beispielsweise die von

BEKOTECHNOLOGIES, die Sie auf den Seitenzuvorfinden.DerMaschinen-bauer beschäftigt 440 Mitarbeiter an Standorten in aller Welt. „Ganz oben auf der Agenda stand, den Informations-austausch zu beschleunigen und die IT-Landschaftzuhomogenisieren”,er-läutert Dave Meike, Teamleiter Global IT. BEKOTECHNOLOGIES hat nun seine weltweiten Standorte mit Microsoft Office365vernetzt.

Der große Vorteil dabei: Die Server-dienstevonOffice365sindglobalhoch verfügbar und sie fördern als

Cloud-LösungauchdasmobileArbeiten,da sie von jedem Gerät aus zugänglich sind. Mit OneDrive for Business, dem Cloud-Speicher von Microsoft, erhält der Außendienst von BEKOTECHNOLOGIES ein Werkzeug dafür, unterwegs seine Daten und Dokumente abrufen zu können.

Günstig aus der Cloud: BI für den Mittelstand Ganz oben in der Agenda der befragten

Geschäftsführer steht aber ein besseres Markt- und Kundenverständnis, etwa durch Datenanalyse (orange Vierecke). Wie solche Business-Intelligence- Funk tionen im MittelstandEingangfinden,

zeigt der Referenzbericht bei HÖHBAUER auf der gegenüberliegenden Seite. HÖHBAUER ist Hersteller von Fenster undTürenundsetztseitAnfang2015schrittweiseaufOffice365.Nunhatdas Unternehmen auch den Microsoft-Dienst Power BI eingeführt, um seine Geschäftsdaten besser auswerten zu können.

Heute kann Höhbauer Marketing- und Vertriebsaktivitäten gezielter durchführen und seine Produktion systematisch mit Blick auf Probleme analysieren. „Power BI ist eine kosten-günstige,skalierbareBI-Lösung,dieuns wertvolle Daten zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen liefert“, resümiert Christoph Höhbauer, Mitglied der Geschäftsleitung.

Solche Projekte beantworten auch die wichtige Frage, ob die Digitalisierung für den Mittelstand überhaupt bezahl-bar ist. Denn als kleines Unternehmen hatmanoftnichtdenfinanziellenPuffer,um große Veränderungen durchzu-führen.„Cloud-LösungenwieOffice365liefern Technologien ohne hohe Investi-tionen und in einer Qualität, die bislangnur ‚den Großen‘ vorbehalten war“, erklärt Aasma.

Zudem zeigen diese Beispiele, dass Digitalisierung keine radikale Umstruk-turierung erfordert – es gibt durchaus Lösungen,mitdenenmanaufderBasisbestehender Systeme klein anfangen kann. „Digitalisierung ist ein Prozess“, resümiert Aasma. „Ist man offen für diese Thematik, kann man früh mög-liche Strategien entwickeln und diese individuell für sein Unternehmen evaluieren.“

„Digitalisierung ist ein Prozess.“

diese Thematik, kann man früh mög-liche Strategien entwickeln und diese individuell für sein Unternehmen evaluieren.“

11

Mitarbeiter: 330, davon 120 am PC Projektdauer: 8 Monate IT-Partner: aConTech GmbH

Fenster und Türen sind das Kernge-schäft der HÖHBAUER GmbH. Das mittelständische Unternehmen gilt in seiner Branche als Innovator und hat nun ein Fenster vorgestellt, das im geschlossenen Zustand lüftet. DazuwurdeeinLüftungssystem mit Wärme rückgewinnung komplett in den Fenster rahmen integriert.

IT-seitig hatte HÖHBAUER eine historisch gewachsene und heterogeneIT-Landschaftundwollte diese vereinheitlichen. DieWahlfielaufOffice365als Plattform für den Informa-tions- und Wissenstransfer im Unternehmen. „Die Gesamtstrategie hatüberzeugt:IntegrierteLösungen,Sicherheit, Datenschutz und Investi-tionssicherheit – in allen Bereichen fühlen wir uns bei Microsoft gut auf-gehoben“, erläutert Christoph Höhbauer, Mitglied der Geschäftsleitung.

ZurzeitersetztOffice365aufrund20der etwa 120 PC-Arbeitsplätze veraltete Systeme durch Komponenten wie Exchange Online und Outlook. Schritt-weise soll der Einsatz ausgeweitet und so die Zahl der Systeme reduziert werden. Darüber hinaus werden noch Branchenlösungen von Drittanbietern angebunden.

Hier machte sich die Erfahrung des IT-Partners aConTech bezahlt: „Die Herausforderung bei standardisierten Cloud-Technologien ist nicht die

Implementierung, sondern die Modellierung der Infrastruktur nach den jeweiligen Anforderungen“, be-richtet Stefan Zenkel, Geschäftsführer der aConTech GmbH.

Power BI als intelligentes Analysetool Im nächsten Schritt strebt HÖHBAUER eine bessere Auswertung relevanter Geschäftsdaten an. „Wir haben zwei

ERP-Systeme im Einsatz und sind bei der Datenauswertung an Kapazitäts-grenzen gestoßen“, so Höhbauer. Abhilfe schafft Power BI. Der cloud- basierte Analysedienst ermöglicht in Kombination mit PowerPivot für Excel eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Geschäftsdaten und die Erstellung umfassender Berichte.

„Wir haben bei der Datenaufbereitung einen riesigen Schritt gemacht“, er-läutert Höhbauer. Auftragseingänge, UmsätzeundLeadslassensichnuneinfachgrafischdarstellenundmüssennicht mehr von den Controllern erstellt werden. Die Auslastung in den Abwick-lungsabteilungen ist auf einen Blick ersichtlich. „Diese Technologien sind nuralsCloud-Lösungenfürunsfinanziellattraktiv“, resümiert Höhbauer.

Business Intelligence aus der Microsoft-Cloud

„Power BI eignet sich her-vorragend, um Geschäfts-entscheidungen fundiert zu unterstützen – ohne große Umstrukturierung der IT-Infrastruktur.“

Christoph Höhbauer,Mitglied der Geschäftsleitung

„Diese Technologien sind nur als Cloud-Lösungen

für uns finanziell attraktiv.“

12

Von der Badewanne mit Bluetooth-LautsprecherbiszurSmartphone-App,die die Wassertemperatur in der Dusche steuert: Moderne Haustechnik hält Einzug in heimische Bäder. Andere Innovationen zielen mehr auf das Energiesparen, etwa die Mini-Block-heizkraftwerke, die Strom produzieren und gleichzeitig mit ihrer Abwärme das Haus heizen. All diese Produkte installiert die Waßmann GmbH nahe Bremen etwa im Rahmen von Renovie-rungen.Zudemsinddie25Mitarbeiterdes Haustechnikbetriebs auch im Wartungs-, Reparatur- und Notdienst tätig. Ihr Chef ist Torsten Waßmann. Er hat schon vor einiger Zeit erkannt, dass Innovationen eine wichtige Rolle in dieser Branche spielen – und richtet seinen Betrieb immer mehr darauf aus. Wir haben Waßmann einen Tag lang bei seiner Arbeit begleitet.

Die neuen Begleiter von Blaumann und WerkzeugkofferTorsten Waßmann leitet einen Installationsbetrieb für Haustechnik – ein Geschäft, das sich stark wandelt: Solaranlagen und Blockheizkraftwerke halten Einzug und moderne Heizungsanlagen senden ihre Daten per Funk. Wie sehr sich seine Arbeit verändert hat, zeigt sich, wenn man Waßmann einen Tag lang begleitet.

13

Wer im Handwerk beste-hen will, muss früh aufste-hen.Um6UhristTorsten

Waßmann schon munter. Er geht die Kundendienste und Baustellen durch, die heute anstehen.

In der Frühbesprechung werden die Aufträge verteilt. „Früher geschah das noch auf Papier, heute schicken wir die Termine aufs Tablet.“ Waßmann bespricht einzelne Arbeiten mit seinen Mitarbeitern. „Man schaut gemeinsam Fotos an, die ich bei der Begehung mit meinem Surface Pro 3 gemacht habe, undversuchtnochmalsherauszufin-den, welche Zwischentöne bei dem Gespräch mit dem Kunden zu hören waren.“ Der Chef selbst wird ins nahe gelegene Delmenhorst fahren, um eine Solaranlage zu warten.

Wirfahrenum7.45Uhrlos. Unterwegs erzählt Waßmann, dass sein

Unternehmen bereits seit neun Jahren Solaranlagen und mittlerweile auch Mini-Blockheizkraftwerke installiert. „Bei einem Erdwärme-Projekt in Weyhe bei Bremen haben wir 2010 in zwölf Häusern Wärmepumpen und Solaranlagen eingebaut.“ Mit dieser Kombination versorgt sich die Energie-sparsiedlung selbst. „Im Bereich der regenerativen Energien liegt ein großes Marktpotential. Insbesondere in der Solarenergie“, so der Fachmann.

Es ist nur wenig Verkehr, wir kommen zeitig an. Wir werden von der freund-

lichen Dame des Hauses begrüßt, die uns in den Heizraum führt. Die Solarthermieanlage wurde vor fünf Jahren eingebaut. Eine Inspektion ist fällig und ein Wärmemengenzähler soll nachgerüstet werden. Im Heizraum öffnet Waßmann die Wärmeisolierung

13

14

der Solarleitung mit einem Werkzeug, steigt auf einen Hocker und macht sich an die Arbeit. Über das Surface Pro 3 greift er auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Nach der Prüfung des Solarspeichers muss die Pumpe noch zweimal im Testmodus laufen. Der Fachmann ist zufrieden: „Das sieht gut aus.“ Über seine Handwerker-App gibt er die Arbeitszeit ein. Die Kundin unterschreibt auf dem Surface, das die Daten gleich ins Büro übermittelt.

Sein nächster Termin ist eine Beratung: Ein Badezimmer soll saniert

werden. Bei der Fahrt ins zehn Kilometer entfernte Oyten lernen wir Waßmann näher kennen. Der 43-Jährige ist Diplomingenieur für Versorgungs-technik und 2000 als Bauleiter in das Unternehmen eingestiegen, das sein Vater Heinrich Waßmann als Klempner- undInstallationsfirma1961gegründethatte. „Seitdem hat sich die Technik enorm entwickelt. Bei den regene-rativen Heizenergiesystemen gibt es immer etwas Neues. Kein Projekt ist wie das andere.“

Wir erreichen Oyten. Der Hausherr führt uns in die Küche. Bei einer Tasse Kaffee nutzt Waßmann die Gelegen-heit, seinen Kunden besser kennen zu lernen. Dann holt er sein Surface Pro 3aus der Tasche. „Viele Kunden sind überrascht und ich erkläre ihnen, dass das mein elektronisches Notizbuch ist. Dann wird es meist als selbstverständ-lich angesehen.“

Er notiert in OneNote alle Details, die der Kunde erwähnt. Anschließend inspiziert Waßmann das Badezimmer und den Heizraum im Keller. Er hat die Tastatur abgenommen, notiert sich mit dem Stift jede Kleinigkeit und foto-grafiertzwischendurchdenRaum.Der

Hausbesitzer staunt: „Ach, Sie machennicht nur Notizen, sondern auch Fotosdamit. Und dann bleibt alles zusammen, richtig?“ Waßmann nickt und grinst: „Solche Rückmeldungen bekomme ich öfter. Durch diese Akribie strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus. Und Spaß macht es natürlich auch.“

Bei der Rückfahrt in den Betrieb fragen wir Waßmann, was bislang die größte Umwälzung in seiner Branche war. Er überlegt kurz und antwortet: „Dass Heizanlagen Daten über ihren Zustand per Mobilfunk schicken können, ist eine Revolution in der Heizungstechnik. Solche Fernwartmodule installieren wir schon in Einfamilienhäusern.“ Mit solchen Modulen lässt sich im Rahmen der Wartung prüfen, in welchem Zu-stand die Anlage ist, und eine Störung vorausschauend erkennen. „Das ist noch kein Massenphänomen, aber schon etwa25unsererKundennutzendas.“

Zurück im Büro, schließt er sein Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen

externen Monitor an. Waßmann nutzt die Zeit bis zum Mittagessen, um den Installationsplan für ein Blockheiz-kraftwerk eines Zweifamilienhauses zu erstellen. „Bei der technischen Kom-

plexität müssen wir detailliert planen. Dafürfallenbeimirbiszu15Stundenpro Woche an.“

Zum Mittagessen geht Waßmann nach Hause,erwohntnur500MetervomBetrieb entfernt. „Dabei bleibt das Tablet in der Tasche. Die Zeit nutze ich, um ein bisschen runterzufahren.“

Gerade als die Mittagspause endet, ruft der Störungs-dienst an. Bei einem

Kunden in Bremen sei die Heizung ausgefallen. Waßmann stellt auf dem Surface fest, dass die Anlage sogar über eine Fernwartung verfügt. Diese signalisiert einen zu geringen Druck in der Heizungsanlage. Waßmann macht sich gleich auf den Weg: „Solche Not-fälle haben Priorität.“

Vor Ort stellt sich heraus, dass zwischen Kessel und Mischventil ein wenig Was-ser aus dem Behälter dringt. Wie nach dem Öffnen der Abdeckung deutlich wird, ist die Verschraubung zum Abgas-wärmetauscher beschädigt. Waßmann hat die Erklärung schnell parat: „Bei hohen Temperaturen über zwei Tage wurde offenbar das Dicht element in der Verschraubung porös. Dort tritt nun ein feiner Wasserstrahl aus, der wegen der Isolierung oft so lange unbemerkt

15

bleibt, bis der Wasserdruck unter die Betriebssicherheitsgrenze fällt.“ Er baut das neue Teil ein und vermisst die Anlage. Alles passt. Die Kundin freut sich, dass die Heizung wieder funktioniert.

Während der Rückfahrt spricht Waßmann über seine Arbeit. Wichtig ist ihm ein vertrauensvolles Verhältnis zu seinen Kunden. „Mit Menschen zu arbeiten, das mag ich sehr an diesem Beruf. Kann ich den Kunden zu seiner Zufriedenheit beraten und ihm da-durch weiterhelfen, ist das sehr schön.“

Im Büro nimmt sich Waßmann Zeit, um Ange-bote für Renovierungen

zu schreiben. Dank seiner detaillierten Notizen in OneNote kann er sämtliche Hauptkomponentenauflistenundauf den Fotos erkennt er, ob etwa ein Fliesenleger spezielle Arbeiten durch-führen muss. „Da kommen bei einem Angebot für eine Badsanierung schnell zehn, zwölf Seiten zusammen. Aber so sieht nun mal ein vertrauenswürdiges Angebotaus.In90bis95ProzentderFälle gelingt es uns, unseren Kostenvor-anschlag einzuhalten.“

Den Feierabend verbringt er mit der Familie und nimmt sich Zeit für seine Kinder. Sind die Kleinen im Bett, greift er nochmals kurz zum Tablet. „Das Surface erschließt mir einige Freiräume. Ich kann frei entscheiden, wann icharbeiten möchte. Künftig werde ich noch weniger ans Büro gebunden sein, da ich jederzeit auf wichtige Dokumente zugreifen und Entschei-dungen gleich abgeben kann.“

Handwerk 4.0: mit Daten neuen Nutzen schaffen

Es gibt viele neue Produkte in der Haustechnik, die Daten per Funk senden. Verstehen Ihre Kunden, was diese Technik kann?Torsten Waßmann: Das ist ein Schlüssel in unserem Geschäft. Wir haben immer schon Wert auf eine gute Beratung gelegt. Um das zu erreichen, muss man heute Technik erklären und vorführen können – die Beratung ist aufwändiger geworden. Daher haben wir unseren externen Mitarbeitern mit dem Surface Pro3samtOffice365einArbeitsgerätan die Hand gegeben, das sich – vor allem in Kombination mit OneNote – ideal für die Beratung eignet.

Wie verlief die Einführung? Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter mitgenommen?Waßmann: Ich hab mich zuvor selbst mit dem Gerät befasst. Meine eigene Begeisterung hat die Mitarbeiter moti-viert und ich konnte erste Fragen rasch beantworten. Sie haben dann schnell erfasst, dass sie mit einem Tablet Kunden kompetent beraten können.

IT-Wissen spielt also mittlerweile eine wichtige Rolle in Ihrem Geschäft?Waßmann: Absolut. Viele unserer Betriebsabläufe sind IT-gesteuert, das reicht von der Kalkulation über die Bestellung bis zur Buchhaltung. IT-Wissen ist wichtig, handwerkliches Können allein reicht heute nicht mehr.

„In einer 60-Stunden-Woche spare ich durch das Surface Pro

fünf bis acht Stunden ein.“

16

Beratung durch Fachpublikationen ist das Kerngeschäft des Verlags für die Deutsche Wirtschaft AG (VNR). Das in Bonn ansässige Verlagshaus liefert ei-nem breitgefächerten Publikum Praxis-wissen und Handlungsanleitungen in Form von Fachjournalen und Ratgeber-Zeitschriften und beschäftigt insgesamt 380 Mitarbeiter, darunter mehr als 100 Autoren und Redakteure.

Um die Zusammenarbeit im Unternehmeneffizienterundflexiblerzugestalten,suchteder Verlag eine zeitgemäße LösungfürSocialCollaborationund Intranet, die unabhängig von Ort und Endgerät zu erreichen ist. „Bei der Evaluierung der LösungenvonMicrosoftundGoogleüberzeugteOffice365durchdiebes-sere Integration in die gewohnten Produktivitätstools von Microsoft – unddurchdieKosteneffizienzderGesamtlösung“, erzählt Raphael Baier,LeiterCorporateIT.SokannderVNR Verlag dank Exchange Online die Kosten für Administration und Wartung von drei lokalen Exchange Servern einsparen. Künftig entfallen einige Investitionen in Hardware und Software-Update, Support- sowie Raum- und Energiekosten reduzieren sichsignifikant.

Gleichzeitig vereinfacht der Verzicht auf VPN-Verbindungen das mobile Arbeiten und ermöglicht den Zugriff von außen, beispielsweise aus dem Homeoffice.AuchdieMehrfachnut-

zungderOffice-SuiteimRahmenvonOffice365(fünfInstallationenproNutzer) unterstützt das Arbeiten von zuhause und spart Kosten. Das führte letztendlich zu einer überzeugenden KosteneffizienzdesGesamtpakets.SobeschlossderVNR,Office365E4als einheitliche Plattform für Kom-munikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu etablieren.

Mit Microsoft Azure weiter Kosten reduzieren „Unser Strategieplan sieht vor, künftig Hardware – wenn möglich – durch Cloud-Services zu ersetzen und so die IT-Kosten weiter zu senken.“ Zu diesem Zweck testet das Verlagshaus zurzeit die Cloud-Plattform Microsoft Azure in den Bereichen Backup und Disaster Recovery, Server in der Microsoft Cloud sowie Skype for Business als Alternative zur klassischen Telefonanlage. „Azure bietet sicherlich einige interessante Möglichkeiten für die Zukunft“, so Baier.

Kosteneffi zienz dank Offi ce 365

Mitarbeiter: 380

Projektdauer: 5Monate „Azure bietet sicherlich

einige interessante Möglichkeiten für die Zukunft.“

„Bei der Evaluierung der Lösungen von Microsoft und Google überzeugte Offi ce 365 durch die bessere Integration in die gewohnten Produktivi-tätstools.“

Raphael Baier, Leiter Corporate IT

17

18

Mit Kunden aus dem Mittelstand redet man nicht lange um den heißen Brei herum. Sagt Frank Geus, der seit mehr als zehn Jahren ein IT-Haus mit zwölf Mitarbeitern leitet – und damit selbst ein Mittelständler ist. „Viele meiner Kunden rechnen so: Ich kaufe mir das aktuelleOfficeundnutzeessechsJahrebis zur übernächsten Version, weil ich eh nur zehn Prozent davon nutze.“

„Diese Rechnung hat vielleicht noch in der Vergangenheit funktioniert“, sagt Geus. Doch mittlerweile sind der interne Austausch und die externe Zusammenarbeit essentiell geworden. Unternehmen intensivieren die Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistern oder Abnehmern – ein Wandel,demauchOffice365Rechnunggetragenhat:„Office365istnicht

mehrnureineklassischeOffice-Suite“,erläutert Geus. „Es umfasst auch Server-dienste aus der Cloud, mit denen Unternehmen jeglicher Größe ihre Kommunikation und Zusammenarbeit professionalisieren können. Das ist ein ganz anderer Ansatz.“

Die Herangehensweise der Kunden von Geus zeigt, wie sich diese Platt-form Schritt für Schritt erschließen lässt. Fast alle Cloud-Kunden starten mitExchangeOnline–derLösungfürE-MailinOffice365.DerServerdienstist weltweit hoch verfügbar und stellt fürjedenNutzereinPostfachmit50GBbereit. Zudem enthält Exchange Online ein Backup sowie zahlreiche nützliche Werkzeuge für die Speicherung von E-Mails – beispielsweise das Compliance-Archiv für die Aufbewah-

Ein Offi ce mit Nachschlag aus der CloudOffi ce 365 enthält neben den klassischen Offi ce-Programmen zahlreiche Serverdienste aus der Cloud. Das bietet Unternehmen aus dem Mittelstand die Möglichkeit, ihre Zusammenarbeit pro-fessionell aufzubauen. Wie man die Kosten für solch eine Cloud-Lösung kalkuliert, lesen Sie hier.

„Die Cloud verändert den Blick auf IT.“

Frank Geus hat sein IT-Haus bereits 2011 auf Cloud-Services rund um Microsoft AzureundOffice365ausgerichtet.HeutebietetbestserveinumfangreichesPortfolioan–vonOn-premise-undPrivate-Cloud-LösungenüberhybrideInstal-lationen bis hin zu Public-Cloud-Konzepten.

19

runggemäßdergesetzlichenPflicht.Die meisten Unternehmen nutzen schnell auch OneDrive for Business, das pro Nutzer 1 TB Cloud-Speicher-platz bietet. „Damit bauen sie eine un-ternehmensinterne Alternative auf, um die unkontrollierte Nutzung privater File-Sharing-Dienste einzudämmen, was die Datensicherheit spürbar er-höht“, berichtet Geus aus seiner Praxis.

Cloud-Kosten richtig einschätzenDiese beiden Cloud-Dienste zeigen, dassOffice365eheralseineProdukti-vitätsplattform zu verstehen ist. Diese Plattform wird nun in Bezug auf die klassischen Aspekte einer Kaufent-scheidung geprüft, denn mit einer Cloud-LösungentfälltderBetriebvoneigenen Servern. Das reduziert den Energieverbrauch und den Platzbedarf im eigenen Betrieb, zudem sparen Unternehmen Client- und Server- lizenzen. „Diese Kosten für Administra-tion, Strom, Kühlung und Wartung bis hin zu Abschreibungs- und Gemein-kosten stellt man nun den Kosten für

ein Cloud-Abonnement gegenüber“, erläutert Geus. „Das ist eine völlig normale Kalkulation, nicht anders als einen Fuhrpark zu berechnen.“

Welche Beträge hier angesetzt werden können, zeigt die Berechnung für 100 Nutzer im Kasten auf Seite 21. Bei der Wartung beispielsweise schätzt man ab, wie lange Techniker für Backup und RecoverybenötigensowiefürSpamfil-ter und Malware-Schutz – alles Dienste, dieOffice365bereitsmitbringt.DiesePositionen hat auch der VNR Verlag bei der Evaluierung von Office365durchkalkuliert.DasErgebnisfindenSieaufdernächsten Seite.

Gerüstet für den mobilen Zugriff AndereVorteileeinerCloud-Lösunghingegen sind aus monetärer Sicht schwerer zu beziffern. Beispielsweise sindalleServerdienstevonOffice365über Web verfügbar und ermöglichen so den mobilen Zugriff. Darüber hinaus

kannjederNutzerOffice365auf bis zu fünf Geräten in- stallieren. „So lassen sich die vertrauten Funktionen kon-sistent auf beliebigen Geräten nutzen und synchronisieren – auchoffline“,sagtGeus.

FürmobileGerätebietetOffice365sogar eine Verwaltung an, in der sich Sicherheitsrichtliniendefinierenlassen.Dann werden E-Mails und Dokumente des Unternehmens nur mit frei- gegebenen Endgeräten synchronisiert – und nur, wenn der Nutzer ein sicheres Passwort verwendet. „Solche Funktionen sind für kleinere Unternehmen ein Durchbruch. Bislang haben viele den Aufwand mit einem VPN-Tunnel ge-scheut oder aufgrund von Sicherheits- bedenkenmobileLösungengemieden“,

erläutert Geus. „Nun können sie prüfen, wiesichetwadasHomeofficeinihremUnternehmen nutzen lässt.“

Was kostet Datensicherheit wirklich?Der mobile Zugriff zeigt, dass die Cloud durchaus mehr Sicherheit liefernkannalsOn-premise-Lösungen.„Natürlich können Unternehmen ihre IT gut sichern, etwa in einem zweiten Rechenzentrum spiegeln. Die Frage aber ist: Zu welchem Preis?“ Sicherheit müsse ständig im Auge behalten und angepasst werden. Wer das durchrech-

InGesprächenmitFachabteilungenzeigtsich:EswirdimmerfürirgendetwaseineLösunggesucht.Irgendetwasfunktioniertnichtrichtigoderkannverbessertwerden.FrühermusstemanerstHardwareundLizenzenkaufenundeinMitarbeiter,derdasinstalliertundteste,musstezumKundenvorOrt.DannerstkonntemitdereigentlichenLösungbegonnenwerden.Heutekannmansagen:„IchhabedeinProblemerkannt.DafürgibteseineLösunginOffice365oderAzure.Ichzeigedirmal was.“ Die IT wird sich also künftig immer mehr um Prozesse und Organisation kümmern – und (hoffentlich) mehr mit Fachabteilungen sprechen.

„Das ist eine völlig normale Kalkulation, nicht anders als

einen Fuhrpark zu berechnen.“

„Wer hier früh einsteigt, sichert sich einen strategischen Vorteil.“

20

net, so Geus, kommt schnell zu dem Schluss, dass er bei Microsoft eine auf anderen Wegen selbst unerreichbare hohe IT-Sicherheit zu einem bezahlba-ren Preis erhält – auch weil er sich viel Administrationsaufwand erspart.

Die IT-Mitarbeiter von klassischen Infrastrukturaufgaben zu entlasten, ist ein wichtiger Vorteil einer Cloud- Lösung.DasIT-Teamkannsichmehrauf künftige Aufgaben konzentrieren undbeispielsweiseCloud-Lösungenentwickeln, mit denen Unternehmen ihren Kunden einen noch besseren Service bieten. Wer hier früh einsteigt, sichert sich einen strategischen Vorteil. „Das Freiwerden von IT-Ressourcen fällt gerade bei kleineren Mittel-ständlern ins Gewicht, die sich oft nur ein IT-Team mit einem Mann leisten können – mit allen Risiken, wenn dieser Techniker ausfällt“, erläutert Geus. Cloud-LösungengebendenTechnikernin kleinen IT-Teams die Möglichkeit, einebessereWork-Life-Balancezuerlangen, und entkoppeln Unterneh-men vom Fachkräftemangel. Das hilft besonders Unternehmen in struktur-schwachen Gegenden, denen es noch

schwerer fällt, geeignete Fachleute zu gewinnen.

Haben die IT-Teams durch die Einführung von Exch-ange Online und OneDrive for Business ihren täglichen Aufwand reduziert, entsteht Freiraum. „Den nutze ich immer wieder, um meinen Kunden die Möglichkeiten von SharePoint Online zu zeigen“, berichtet Geus. „Und oft wird ihnen dann erst klar,wasOffice365allesbereitstellt.“Danach gehen viele Unternehmen die ersten Schritte an und setzen Share-Point Online als Plattform für Teams und für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten auf.

„Mit Skype for Business, der Video-konferenz- und Instant-Messaging-In-frastrukturvonOffice365,setzensichkleinere Unternehmen noch selten auseinander“, erläutert Geus. „Doch das wird kommen. Und man muss auch nichtalleServicesvonOffice365aufein-mal nehmen. Es zahlt sich nach unseren Erfahrungen beispielsweise schnell aus, zunächst Exchange Online einzuführen.“Und er macht seine persönliche

Rechnung auf: Das Business-Paket von Office365kostetproArbeitstagundMitarbeiter 40 Cent. Macht bei 100 Mitarbeitern 40 Euro am Tag für die gesamte Infrastruktur. „Wie schnell sind in einem Unternehmen dieser Größen-ordnung 40 Euro ausgegeben“, fragt Geus dann manchmal in einer Preis-diskussion und legt nach: „Was kostet ein Cappuccino im Café? Umgerechnet können Sie dafür sechs, sieben Tage ein Office365Business-Paketnutzen!“

„Was kostet ein Cappuccino? Umgerechnet können Sie

dafür sechs, sieben Tage ein Office 365 Business-Paket nutzen!“

21

Kosten für 100 Nutzervergleichen

1. Investitionen

BeiderOn-premise-InstallationmüssenzunächstLizenzenerworbenwerden:fürdasOffice-PaketundfürExchangeServer sowie für Backup, Antivirus und Spamfilter. Hinzu kommt die Serverhardware. Dafür ist insgesamt ein hoher fünfstelliger Betrag anzusetzen, der über fünf Jahre hinweg eine Rücklage von 1.200 Euro monatlich erfordert.

Mit der Cloud sparen Unternehmen sich bei 100 Nutzern also eine hohe fünfstellige Investition – selbst wenn man noch einmalige Wechselkosten für den Gang in die Cloud einrechnet.

2. Monatliche Betriebskosten

Für den Betrieb der Server sind Strom, Wartung und Personal zu veranschlagen. Die Tabelle listet beispielhaft allePostenauf.DieCloud-VarianteOffice365E3kostetpro Monat und Nutzer 19,70 Euro – macht 1.970 Euro für 100 Nutzer.

Der Vergleich zeigt: Die Cloud ist günstiger als eine On-premise-Installation. Zusätzlich halten sich Unterneh-menmitOffice365dieOptionoffen,mehrCloud-Dienstenutzen zu können. Etwa die 1TB-Cloud-Speicher, die OneDrive for Business für jeden Nutzer bereitstellt. Oder die Server-Dienste SharePoint Online, Skype for Business und Yammer. Gerade Unternehmen aus dem Mittelstand können mit diesen Services ihre Kommunikation professionalisieren – zu einem interessanten Preis.

Betriebskosten/Monat On-premise Cloud

Cloud-WorkloadOffice365E3 1.970,00

Wartung/AdministrationServer 100,00

Wartung/AdministrationClients 200,00 100,00

Administration Webservices 200,00 100,00

Wartung/AdministrationAntivirus/Spam 150,00

RücklagenNeuanschaffung(auf5Jahre) 1.200,00

Personal 500,00 300,00

Strom/Energie 100,00

Klimatisierung/Kühlung 100,00

Gemeinkosten/Umlagen 100,00

2.650,00 2.470,00

22

Microsoft entwickelt die Cloud in Deutschland durch die Option der deutschen Datentreuhand noch einen Schritt weiter. Diese neue deutsche Microsoft Cloud stellt die Microsoft- DiensteAzure,Office365sowie Dynamics CRM Online ab dem zweiten Halbjahr2016auslokalen deutschen Rechen-zentren bereit.

Der Datenabgleich zwischen den beiden Rechenzentren in Frankfurt am Main und Magdeburg er-folgt über ein eigen-ständiges deutsches Netzwerk, um die Aufrechterhaltung des Betriebs sowie die Wiederher- stellung in Notfällen sicherzustellen. Ein Datenzugriff erfordert die Zu- stimmung eines Datentreuhänders.

Die Rolle des Datentreuhänders über-nimmt die Deutsche Telekom mit ihrer Tochter T-System. Microsoft selbst hat keinen Zugriff auf die Kundendaten. Durch diese neue, einzigartige Architektur wird sichergestellt, dass die Kundendaten ausschließlich in

Deutschland gespeichert werden und dass die Kontrolle über den Zugriff auf Kundendaten einschließlich der

Infrastruktur und der Systeme, in denen die Kundendaten gespeichert werden, dem Datentreuhänder, der unter deutschem Recht agiert, über-tragen wird.

Die Vorteile für die Kunden sind, dass sie wissen, was mit ihren Daten

geschieht, sie aber trotzdem von den gleichen globalen Microsoft-Technologien mit dem gleichen hohenService-Levellokalprofitieren.Dabeiwerden die Kundenda-ten unter Verwendung derselben Sicherheits-technologien und -prozesse geschützt, die in Microsofts Rechenzentren weltweit

zum Einsatz kommen. Die Daten werden jedoch ausschließlich in Deutschland gespeichert.

Die Microsoft Cloud mit deutscher Datentreuhand

Sämtliche Kundendaten und erforderlichenSystemebefinden sich in deutschen Rechenzentren

Die neue Microsoft Cloud stellt die Microsoft-DiensteAzure,Office365sowie Dynamics CRM Online bereit

Ein deutscher Datentreuhänder kontrolliert den physischen und technischen Zugriff auf Kundendaten

23

Mitarbeiter: 1.500

IT-Partner: utilitas GmbH

Der Ideenreichtum an Universitäten ist enorm. Diese Vielfalt will die Non- Profit-Organisation Enactus für gemeinnützige Projekte nutzen. Ein Enactus-Team an der RWTH Aachen arbeitet beispielsweise daran, wie sich Strom für Regionen in Sub-Sahara- Afrika dezentral und regenerativ erzeugen lässt. Das Projekt „Generation Pflege“inMannheimwiederumwillden gesellschaftlich wenig anerkannten Pflegeberufattraktivermachen.

„Enactus ist seit 2003 an deutschen Universitäten und Fachhochschulen aktiv“, erklärt PetraLewe,Geschäftsführerinund Gründungsmitglied von Enactus Deutschland. „Derzeit gibt es schon rund 40 Enactus-Teams, deren Mitglieder sich freiwillig enga-gieren.“

Jedes Team ist wie ein Unternehmen organisiert: mit Teamleitung, Projekt-leitung sowie Stabsfunktionen wie PR und Recruiting. Doch für die Kommu-nikation nutzten die Teammitglieder ihre privaten E-Mail-Accounts, Social- Media-Plattformen und kostenlose File-Hosting-Dienste, was den Aus-tausch immer wieder erschwerte.Es fehlte eine professionelle und durchgehendeLösung.

Daher beschloss Enactus, den Cloud- ServiceOffice365einzusetzen.

Microsoft bietet gemeinnützigen VereinendieLizenzfürOffice365Non-ProfitE1zurkostenlosenNut-zung an. Für die Umsetzung holte sich der Verein Unterstützung durch den IT-Dienstleister utilitas GmbH, Spezialist fürOffice365.„DieProjektarbeitbeiEnactusfindetinzahlreichenTeamsund an verschiedenen Standorten statt: SharePoint war daher ein zentrales Thema“, erläutert Peter Haupt, Ge-schäftsführer von utilitas. So wurden mit SharePoint Online Intranet-Web-

sites für die Teams aufgesetzt – ohne komplexen technologischen Aufwand.

Für Onlinebesprechungen kommt Skype for Business zum Zuge und mit den Social-Media-Funktionen von Office365könnendieMitgliedernunauf externe Social-Media-Plattformen verzichten.Allenrund1.500aktivenMitgliedernstehteineE-Mail-LösungaufUnternehmensniveaumit50GBgroßem Postfach und umfassenden Kalender- und Kontaktfunktionen zur Verfügung. Dank dieser Services hat sich die Abstimmung in den Teams deutlicherleichtert.„Office365decktunsere Anforderungen zu 100 Prozent ab“,resümiertLewe.

Ideen in gemeinnützigenProjekten umsetzen

„Office 365 deckt unsere Anforderungen zu 100 Prozent ab.“

„Office 365 entspricht völlig unseren Anforderungen – und ist ein Segen für die Abstimmung unserer Teams.“

Petra Lewe, Geschäftsführerin Enactus Deutschland

24

DerVfLOsnabrückwurde1899gegründet und zählt zu den Traditionsmannschaften im deutschen Fußball. 2013 hat der Verein, der den Wiederaufstieg in die zweite Bundesliga anstrebt, denGeschäftsbetriebfürProfi-und Nachwuchsfußballer in eine Kapitalgesellschaft ausgegliedert – so wie zuvor schon die Bundesligisten Borussia Dortmund und Hamburger SV. Das verschafft dem Verein heute die notwendigen Strukturen für professio-nellen Fußball.

FürdieGeschäftsstelledesVfLbedeutete dieser Schritt eine Profes-sionalisierung der Strukturen – doch die IT-Infrastruktur war den neuen Anforderungen nicht gewachsen. „Auf den Rechnern liefen unterschiedliche Betriebssysteme und Anwendungen und wir mussten beispielsweise Word- Dokumente in Version 2003 speichern, damit sie überall zu öffnen waren“, erinnert sich Sebastian Rüther, der seit 2008beimVfLOsnabrückangestelltist und seit 2014 den Bereich Marketing und Kommunikation leitet. Die Sicherungen waren lückenhaft, es fehlte jegliche

Dokumentation. Die ehrenamtlichen Helfer des Vereins setzten eigene E-Mail-LösungenundKalenderein,was die Abstimmung erschwerte. In dieserSituationwandtesichderVfLMitte 2013 an den Microsoft-Partner TSO-DATA, um die Modernisierung seiner IT einzuleiten.

Moderne Aufstellung dank richtiger IT-Taktik „Der wirtschaftliche Spielraum der VereineinderdrittenLigaistbegrenzt,wir haben nur ein kleines IT-Budget“, erläutertderGeschäftsführerdesVfLOsnabrück, Jürgen Wehlend. „Des-halb war klar, dass wir die Systeme nicht über Nacht erneuern konnten. Was noch zu gebrauchen war, musste weiter genutzt werden.“ Daher ent-wickelte TSO-DATA ein Modernisie-rungskonzept mit Bestandsschutz für

die vorhandenen Programme und mit Einstieg in die Cloud, wo es sinnvoll ist. Ein Weg, den der VfLvollunterstützte:„Wirwollenmit der Technologie gehen und Cloud-Lösungennutzen“,bestä-tigt Wehlend.

Zunächst sicherte der IT-Partner die Datenbestände und Systeme. Dazu wurden auf einem neuen Server unter Windows Server 2012 R2 fünf Maschi-nen mit Microsoft Hyper-V virtualisiert und die eingesetzten Programme darauf verschoben. Nun konnten zahlreiche Programme nach und nach aktualisiert und weiterhin genutzt werden“,erörtertUweLangner,LeiterIT-Infrastruktur bei TSO-DATA.

Um seinen Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz bieten zu können, entschied sich der Verein für Office365.DieKommunikations-Suitevon Microsoft umfasst Programme für E-Mail und Teamarbeit sowie Werk-zeuge für den Datentausch – genau das, was der Verein benötigt. „Als Cloud-LösungerfordertOffice365keine hohen Anfangsinvestitionen. Es

Moderne Viererkette für die Kommunikation am ArbeitsplatzDie IT-Infrastruktur des VfL Osnabrück war veraltet, das Budget für die Modernisierung knapp. Mit Office 365 erhält der VfL nun moderne Cloud-Werkzeuge wie Exchange Online und OneDrive for Business, die die Grundlage für die Kommunikation legen. Skype for Business und SharePoint Online bieten dem Verein Potential für die Zukunft.

„Deshalb war klar, dass wir die Systeme nicht über Nacht erneuern konnten. Was noch zu gebrauchen

war, musste weiter genutzt werden.“

25

BesuchimVfL-Stadion:UweLangner,LeiterIT-InfrastrukturTSO-DATA(links),JürgenWehlend,GeschäftsführerVfLOsnabrück GmbH & Co. KGaA (Mitte), und Dirk Frommeyer, Geschäftsführer TSO-DATA GmbH.

Mitarbeiter: 25

Projektdauer: 2 Wochen

IT-Partner: TSO-DATA GmbH

fallen lediglich monatliche Nutzungs-gebühren an, die sich am Bedarf orien-tieren“, erläutert Rüther. So benötigen dieehrenamtlichenMitgliederdesVfLmeist nur Zugriff auf Exchange Online, die Angestellten hingegen erhalten Office365,dasdieaktuelleOffice-Suite für den Desktop enthält.

Datensicherheit steht tief gestaffeltVordemEinsatzderCloud-Lösung

wurde noch die Datensicherheit mit demPartnergeklärt.DazuLangner:„Microsoft steckt viel mehr Kompetenz in die Absicherung von Rechenzentren und Netzwerken, als es ein kleines IT-TeamvorOrtmitOn-premise-Lösungenleisten könnte.“ So sind die beiden eu-ropäischen Rechenzentren von Micro-softzertifiziertnachISO27001unddem neuen Standard ISO 27018 für den Schutz von personenbezogenen Daten

in der Cloud. Auch bezüglich des Datenschutzes gab TSO-DATA grünes Licht.„MicrosofthatsichbeiOffice365an die Anforderungen der EU-Daten-schutzrichtlinie gebunden und bietet Unternehmen eine Auftragsdatenver-arbeitung sowie die Standardvertrags-grundlagen der EU (EU Model Clauses) an“,erläutertLangner.DamitwarfürdenVfLderWegindieCloudfrei.

26

Mit den richtigen Einwechslungen die IT-Infrastruktur modernisiert„Heute verfügen wir über eine struk-turierte, gut dokumentierte IT, die sich bei Bedarf schnell anpassen und erweitern lässt“, bestätigt Geschäfts-führerWehlend.Rund25festeundetwa 100 ehrenamtliche Nutzer arbeiten mit Exchange Online. Der Datenaustausch mit den Abteilungen erfolgt über OneDrive for Business, den Cloud-Speicher von Microsoft.

„Damit ist die Geschäftsstelle endlich auch mit dem Trainingsgelände verbunden“, berichtet Wehlend. Auf

dem Trainingsgelände, das vom DFB zertifiziertist,trainierendieProfisunddie Jugendmannschaften im Nach-wuchsleistungszentrum von der U12 biszurU21,dieimLeistungsbereich

aktiv sind. Das Tagesgeschäft erfordert viel Planung, etwa für Trainingsmittel, Platzbelegungen oder die Fahrpläne für die Auswärtsspiele. Dazu stimmen sich Trainer, Co-Trainer und Team- ManagernunüberOffice365ab. „DieKommunikationläuftflexiblerundschneller. Das hat unsere Arbeit we-sentlich vereinfacht“, berichtet Rüther.

Den Arbeitsplatz aus dem Abseits geholtDabeibeziehtdieCloud-LösungvonMicrosoft alle mobilen Geräte vom Windows Phone bis zum iPhone ein undjederMitarbeiterkannOffice365

auf bis zu fünf Geräten ver-wenden. „Früher konnte ich Pressemeldungen nur von meinem Rechner in meinem Büro abschicken“, erzählt Rüther. „Heute klemme ich meinenLaptopabundesistegal, von wo aus ich arbeite. Und da Dokumente in Echt-

zeit synchronisiert werden, sobald sie bearbeitet wurden, habe ich jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version.“ Vom mobilenZugriffprofitiertauchdieProfimannschaft,diejedeszweite

Wochenende zu Auswärtsspielen unterwegs ist.

Für den externen Austausch nutzt derVfLOneDriveforBusiness.„WirhabenetwademDFBeinenLinkzumDownloadderLizenzierungsunter-lagen geschickt und übergeben vor Auswärtsspielen unseren kommenden Gegnern Material für deren Stadion-zeitung, etwa Kaderlisten und Spieler-fotos“, erzählt Rüther.

NunwillderVfLdieKommunikationmitOffice365weiterausbauen. Geplant ist, Skype for Business für Videokonferenzen einzuführen, damit der Verein Konferenzen, beispielsweise mit dem DFB in Frankfurt am Main oder seinem externen Wirtschafts-prüfer bequem, durchführen kann. In einem weiteren Schritt soll dann SharePoint Online für die Teamarbeit hinzukommen.„MitOffice365könnenwirdenVfLmitLösungenversorgen,dieer On-premise wahrscheinlich niemals umgesetzthätte“,resümiertLangner.„Und wir können die Komponenten in dem Tempo einführen, das der Verein gehen will.“

„Heute verfügen wir über eine strukturierte, gut dokumentierte IT, die sich bei Bedarf schnell anpassen

und erweitern lässt.“

27

Christoph Heiming verantwortet bei Microsoft seit Juli 2014 die Position des Partner Business & DevelopmentLead.

Herr Heiming, der Report „The state of digitalexperiencedelivery,2015“vonForrester zeigt, dass sich viele Unter-nehmen den digitalen Wandel ohne Support von außen nicht zutrauen.

Christoph Heiming: Als verantwortli-cher Manager für die Partnerstrategie von Microsoft Deutschland weiß ich, wie wichtig unsere Partner für unsere Kunden sind. Niemand kennt die Bedürfnisse unserer Kunden besser. Insofern überrascht mich das Fazit der Forrester-Studie nicht. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter und sage:

Unternehmen müssen die digitale Transformation unbedingt mit IT-Dienstleistern angehen.

Dennoch gibt es immer wieder Reibungen, wie die Unternehmen in der Studie angeben.

Christoph Heiming: Die Zusammen-arbeit zwischen Dienstleistern und Kunden ist ein Prozess, der – wie im richtigenLebenauch–nichtimmerreibungslos funktioniert, schon gar nicht von selbst. Jedes Projekt lebt davon, dass sich Kunden und IT-Dienstleister einander annähern. Die passenden Antworten auf ihre Herausforderungen bekommen die Kunden nur dann, wenn sie die richtigen Fragen stellen. Dabei helfen ihnen die Microsoft-Partner, weil sie ähnliche Herausforderungen aus derselben Branche bereits aus vielen Projekten kennen – wie die Referenzberichte in diesem Magazin belegen.

„Die digitale Transformation ist ohne verlässliche Partner nicht zu schaffen.“

PinpointvonMicrosoftistdasgrößteVerzeichnisvonqualifizietenIT-Anbieternfür kleine und mittelständische Unternehmen. Hier erfahren Sie, welcher Microsoft-Partner sich auf welche Produkte und Services spezialisiert hat. Mehr als 4.000Partnersindgelistet,dieaufPinpointcirca3.500Lösungenanbieten.

WirkonntenIhrInteresseanOffice365weckenundSiesuchennuneinenMicrosoft-Partner?BesuchenSiePinpoint,hierfindenSieeinenIT-Partnerin Ihrer Nähe: http://aka.ms/pinpointpartner

Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716Unterschleißheim

©2016MicrosoftCorporation.AlleRechtevorbehalten.NamenundProdukteandererFirmenkönneneingetrageneWarenzeichenderjeweiligenRechteinhabersein.

Nutzen Sie folgende Ressourcen für die nächsten Schritte:

Office365für30Minutentesten–ohneRegistrierung:http://aka.ms/sofort-test

30TagekostenlosOffice365testen–Registrierungnotwendig:http://aka.ms/30TageTesten

Welche Trends bestimmen die Arbeitswelt von heute und wo geht die Entwicklung hin? Informieren Sie sich im Microsoft KMU-Newsletter: http://aka.ms/nachrichten