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M.D.2.I.Management, Développement International & Informatique

SARA FED

• Logiciel de gestion de l’aide européenne• 2 versions selon les besoins de l’utilisateur:

– SARA FED ON pour l’Ordonnateur National et le gestionnaire de contrats (engagements spécifiques).

– SARA FED DP pour les projets travaillant sous Devis Programme (voir diaporama séparé).

• Dans les deux versions, SARA permet la tenue d’une comptabilité conforme au Guide Pratique et prépare les rapports demandés par la Commission Européenne.

SARA FED


HistoireDepuis le 1er Guide pratique (Fév. 2004), M.D.2.I. a développé SARA, un logiciel de comptabilité budgétaire en partie double qui y est adapté.

De nouvelles fonctions ont été progressivement ajoutées:• Pour les Devis Programmes:

– Préparation des mémoires de dépenses (Annexes 9 & 10), – Gestion multidevises,– Suivi des comptes fournisseurs, des inventaires et des IOV, – Suivi des dépenses par zone géographique et par agent,– Calcul automatique de la TVA,– Paiement par chèque (même à imputation multiple)– Paiement par justification d’avance.– Saisie décentralisée des dépenses,– Gestion des subvention (aux ONGs)

Histoire


Histoire (2)• Pour les ON et la gestion des contrats:– Gestion des engagements spécifiques

• Saisie des contrats• Prévision de facturation avec calcul automatique de

l’avance de démarrage, de son remboursement et des retenues de garantie

• Emission des factures et des Ops• Gestion des contrats de subvention

– Preparation du tableau de bord de l’Aide Européenne (par projet,par PIN).

Histoire


SARA FED ON & DP• Un projet peut utiliser SARA FED DP même si l’ON

n’utilise pas SARA FED ON• A l’inverse, l’ON peut utiliser SARA FED ON pour préparer

les tableaux de bord de l’Aide Européenne et gérer les engagements spécifiques et les DPs, même si les projets n’utilisent pas SARA FED DP

• Les décaissements peuvent être validés soit par le projet, soit au niveau de l’ON, ou ne pas être validés du tout dans le logiciel.

• Il y a une procédure spéciale pour les pièces rejetées ou non validées.

SARA FED ON et DP


SARA FED DP

• Pour les Devis Programmes financés par le FED

• Et la constitution des dossiers de mémoires de dépenses

• Conformément aux procédures de la dernière version du Guide Pratique.

SARA FED ON et DP


SARA FED ON

• Pour la gestion EN PLUS des engagements spécifiques (contrats de service, fournitures & travaux et contrats de subvention)– Conformément au Guide Pratique.

• Pour les cellules d’appui à l’ON– Tableaux de bord de l’aide Européenne– Préparation des OP, OP0 et OR– Clôture des engagements financiers & des conventions

SARA FED ON ET DP

1. SARA FED ON est pleinement compatible avec SARA FED DP et peut être utilisé également pour la gestion des Devis Programmes.

2. Les subventions peuvent être gérées avec SARA FED DP si elles sont accordées dans le cadre d’un Devis Programme ou séparément avec SARA ON dans le cas inverse.


SARA FED ON Gestion des Engagements spécifiques

(Contrats de service, fournitures et travaux; contrats de subvention)

ENGAGEMENTS SPECIFIQUES

• L’engagement financier individuel• Le contrat• L’avance de démarrage• Les factures du fournisseur

– Valeur brute– Remboursement de l’avance de démarrage– Retenues de garantie – Valeur nette

• Remboursement de la retenue de garantie• Coûts à remboursement• Emission des Ordres de Paiements


CONTRATS DE SERVICES, DE FOURNITURES ET DE TRAVAUX



Structure des données


Dans un Projet,

On crée un Engagement Financier Individuel

Puis le contrat unique qui y correspond.

Les lignes de devis du contrat apparaissent en dessous dans la dernière sous fenêtre.

La structure des données est affichée dans la fenêtre principale durant toute la sessis de travail.


CONTRATS DE SERVICES, DE FOURNITURE ET DE TRAVAUX LE CONTRAT (signalétique)

LE CONTRAT

1. 4 onglets (cette diapo et les suivantes)

2. Le montant du contrat peut être légèrement différent de celui de l’Engagement Financier Individuel.

3. Mais la monnaie est toujours la même.

4. Le fournisseur est choisi dans la liste déroulante.


LE CONTRAT

LE CONTRAT

• Le montant du contrat est divisé en “postes budgétaires” - rattachés à un article du plan financier.- défini en Quant./ Un./ Prix Un/Prix Total.

• L’utilisateur prévoit les factures qui seront émises conformément au contrat: date, libellé, montant. Il peut le faire pour toute la durée du contrat, pour une partie ou au fur et à mesure de leur émission.

• Les valeurs brutes et nettes des factures sont calculées par le logiciel.

• Les contrats de subvention sont gérés selon leur procédure propre.


LES ORDRES DE PAIEMENTS

AVANCE DE DEMARRAGE

1. Le montant proposé de l’avance de démarrage et la valeur nette des factures payées sont calculés par le logiciel

2. L’OP peut être imprimé en format EXCEL ou prévisualisé.3. Un transmis peut être imprimé automatiquement


FACTURATION


ETATS DE SORTIE

Maintenant la carte marché peut être imprimée


Les états de sortie

FACTURATION

Journal des OPSuivi de la facturationSuivi des avances /retenues de garantieSuivi en Quantité, et en valeur.


ETATS DE SORTIE

JOURNAL DES OP


ETATS DE SORTIE

SUIVI DE LA FACTURATION

Notez que les remboursables n’apparaissent pas ici, mais seulement la valeur brute des factures et les retenues diverses.


ETATS DE SORTIE

SUIVI DES AVANCES ET RETENUES DE GARANTIE


ETATS DE SORTIE

SUIVI BUDGETAIRE EN QUANTITE ET EN VALEUR


CLOTURE DES ENGAGEMENTS

• Quand la clôture est acceptée (si les conditions sont remplies), il n’est plus possible de changer quoi que ce soit dans les données relatives à cet EF.

• Mais la clôture est réversible.• Si tous les EF sont clôturés, il est possible de

clôturer également le projet tout entier.

CLOTURE DES ENGAGEMENTS


Tableaux de bord (états récapitulatifs tous projets)

• Plusieurs projets suivis sur l’ordinateur• Plusieur projets suivis sur l’ordinateur, avec le

détail par Engagement financier• Tous les OP émis sur l’ordinateurTous ces états récapitulatifs en EUR

TABLEAUX DE BORD


TABLEAU DE BORD


TABLEAUX DE BORD


Tableaux de bord (un seul projet)

• Suivi du plan financier de la Convention (tous engagements financiers individuels)

• Plan financier de la Convention par engagement financier individuel

• Dépenses par engagement financier individuel.Ces deux derniers états présentés en EUR et dans

la monnaie de l’Engagement financier individuel.

TABLEAUX DE BORD


SUIVI SYNTHETIQUE D’UN PROJETEngagements financiers individuels et contrats signés et dépenses

totales par article du plan financier

TABLEAUX DE BORD


Budget des Engagements financiers Individuels d’un projet, par poste du plan

financier.

TABLEAUX DE BORD


Dépenses des Engagements financiers Individuels d’un projet, par poste du plan

financier.

TABLEAUX DE BORD

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