módulo 13 control interno y administración de riesgos
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5to semestre
Módulo 13
Control interno y administración de riesgos
Unidad 2
Componentes del Sistema de Control Interno
Contenido
Módulo 13. Control interno y administración de riesgos
Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno
Contenido
UnADM | BUAP | IPN | Licenciatura en Contaduría y Finanzas Públicas 1
Índice
Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno .................................................... 2
2.1. Ambiente de control .................................................................................................... 2
2.2. Evaluación de riesgos ................................................................................................. 4
2.3. Actividades de control ................................................................................................. 5
2.4. Información y comunicación ...................................................................................... 14
2.5. Supervisión ............................................................................................................... 15
Cierre de la unidad .......................................................................................................... 18
Referencias de la unidad ................................................................................................. 19
Módulo 13. Control interno y administración de riesgos
Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno
Contenido
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Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno
Unidad de competencia
Maneja los componentes del Sistema de Control Interno en los entes
públicos para desarrollar una propuesta de Control Interno.
Bienvenido a la segunda unidad del Módulo 13. Control interno y administración de
riesgos.
Una vez visto lo que es el Control Interno en esta segunda unidad revisarás sus cinco
elementos base que contienen 17 principios para un control interno apropiado (lo que
proporciona una seguridad razonable).
El fundamento será siempre el Marco Integrado de Control Interno realizado por la
Auditoría Superior de la Federación y la Secretaría de la Función Pública con base en las
normas emitidas por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión
Treadway; es decir, COSO por sus siglas en inglés.
Se hará referencia al control interno basándose en el autor Sun Tzu (general chino muy
exitoso que contribuyó a la unidad de su país), quien orienta hacia el ejército, la guerra y
la victoria, lo que en el contexto de los servidores públicos será respecto al logro de
objetivos y metas.
2.1. Ambiente de control
El primer elemento siempre va a ser el compromiso del Titular (Presidente, Gobernador,
Secretario, Rector…) y/o del Órgano de Gobierno (Ayuntamiento, Cámara, Consejo de
Administración, Consejo Universitario…).
Lo importante es que el primer nivel establezca, respete y vigile las reglas del juego con
consecuencias claras, sometiéndose a su propia autoridad, eso genera certidumbre.
Sun Tzu (2003) dice: “Cuando los soldados comunes son fuertes y sus oficiales débiles, el
resultado es insubordinación. Cuando los oficiales son fuertes y los soldados débiles el
resultado es el colapso”.
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Por lo tanto, es responsabilidad de la administración elegir correctamente a sus
superiores y sus subordinados, pero también capacitarlos, entrenarlos y evaluarlos en sus
actividades.
La definición formal es la siguiente:
“Es la base del control interno. Proporciona la disciplina y estructura que impactan a la
calidad de todo el control interno. Influye en la definición de los objetivos y la constitución
de las actividades de control. El Órgano de Gobierno, en su caso, el Titular y la
Administración deben establecer y mantener un ambiente de control en toda la institución
El Órgano de Gobierno, en su caso, el Titular y la Administración deben mostrar una
actitud de respaldo y compromiso con la integridad, los valores éticos, las normas de
conducta, así como la prevención de irregularidades administrativas y la corrupción” (ASF
& SFP, 2014: p.21).
Los principios son los siguientes:
Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.
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Orientaciones prácticas
1) Las normas de conducta y ética deben estar apegadas a estándares
internacionales, como ejemplos puedes observar:
A) “Código de Conducta para los Funcionarios Encargados de hacer Cumplir la
Ley.”
B) “Código de Principios Éticos y Conducta”
2) Los escándalos nacionales e internacionales son fuentes directas de normas de
conducta, por ejemplo el caso de corrupción de la FIFA (2018), donde “Eugenio
Figueredo expresidente de la CONMEBOL, reconoció que tanto él como otros
directivos de la organización, recibieron dinero de empresas televisivas para
favorecerlas comercialmente, también admitió que los presidentes de cada
federación, percibían sueldos mensuales que no figuraban, en los balances
oficiales”
Por lo que la FIFA (2018: p.18) en sus normas de conducta menciona “Un conflicto
de intereses surge cuando las personas sujetas al presente código tienen, o dan la
impresión de tener, intereses secundarios que puedan influir en el cumplimiento de
sus obligaciones de manera independiente, íntegra y objetiva. Se entiende por
intereses secundarios toda posible ventaja que redunde en beneficio de las
personas sujetas al presente código o sus partes vinculadas, según la definición
de este código”.
2.2. Evaluación de riesgos
Una vez que existe el ambiente de control primero se debe establecer la ruta de acción
con objetivos y metas claros. Una administración eficaz debe de encontrar las debilidades
en sus planes que pueden hacer que internamente o externamente no se logren los
planes.
En el gobierno los planes pueden ser no alcanzados por corrupción interna (utilizar los
recursos para fines personales), desperdicio (tiempo, recursos materiales, retrasos …),
incompetencia de los servidores públicos, externamente, las amenazas económicas
inflacionarias o devaluación, la finalización del subsidio que disponían, movimientos
sociales que evitarían realizar la obra, delincuencia organizada, etcétera.
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Sun Tzu (2003) dice: “Cada ruta debe ser estudiada para que sea la mejor. Hay rutas que
no debes usar, ejércitos que no han de ser atacados, ciudades que no deben ser
rodeadas, terrenos sobre los que no se debe combatir, y órdenes de gobernantes civiles
que no deben ser obedecidas”.
Después de haber establecido un ambiente de control efectivo, la Administración debe
evaluar los riesgos que enfrenta la institución para el logro de sus objetivos. Esta
evaluación proporciona las bases para el desarrollo de respuestas al riesgo apropiadas.
Asimismo, debe evaluar los riesgos que enfrenta la institución tanto de fuentes internas
como externas” (ASF & SFP,2014: p.31).
Los principios son los siguientes:
Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.
En la unidad siguiente se trabajará con una aplicación práctica al respecto.
2.3. Actividades de control
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Las actividades de control ayudan a que exista disciplina, orden y coherencia en la
administración. Permiten predecir lo que sucederá y genera consecuencias a las acciones
de los servidores públicos.
Para entenderlas mejor se trata de procedimientos establecidos para el logro de objetivos,
que por su propia naturaleza demuestran el error.
Ejemplo:
Un día pagando una multa de tránsito pagué $175.00 con un billete de $500.00 Recibí cambio por
la cantidad de $25.00, como si hubiera pagado con un billete de $200.00. Naturalmente reclamé, y
apretando un botón el cajero, llegó el jefe de cajeros con una ayudante quienes inmediatamente
practicaron un arqueo. (Esto era posible porque tenían un software que permitía saber el saldo en
todo momento de cada caja). Terminada la revisión me entregaron el cambio correspondiente.
Si no hubiese existido ese control, no existiría forma de demostrar el dicho y muy
probablemente podría ser víctima de un error (¿quién no ha visto en un negocio pequeño
una discusión por la denominación real con la que pagó un cliente?).
Es importante destacar que las actividades de control deben impedir que una misma
persona realice funciones incompatibles entre sí, como el registro contable y la realización
de operaciones financieras, por ejemplo.
También destaco actualmente la importancia de los Sistemas de Información (tecnología
por lo general en computadoras), que permiten varios objetivos:
1. Evitan errores humanos, porque no éstos no intervienen.
2. Realizan las operaciones de forma más rápida
3. Promueven operaciones que no requieren el uso de dinero en efectivo sino
electrónico. Evitando riesgos de asaltos o pérdidas.
Los sistemas de información son una inversión que debe ser cuidadosamente ponderada,
porque puede suceder que los costos superen los beneficios.
Sun Tzu (2003) dice: “Cuando el ejército está estrictamente disciplinado, hasta el punto en
que los soldados morirían antes que desobedecer las órdenes, y las recompensas y los
castigos merecen confianza y están bien establecidos, cuando los jefes y oficiales son
capaces de actuar de esta forma, pueden vencer a un Príncipe enemigo corrupto”.
La definición formal es la siguiente:
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“Son las acciones que establece la Administración mediante políticas y procedimientos
para alcanzar los objetivos y responder a los riesgos en el control interno, lo cual incluye
los sistemas de información institucional” (ASF & SFP,2014: p.37).
Los principios son los siguientes:
Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.
Orientación práctica
¿Cómo implementar una actividad de control?
a) Planteamiento
El planteamiento se refiere a contar con toda la información necesaria sobre la
actividad que controlar. Puede ser para cuidar bienes, pero también para cuidar al
activo más importante de toda entidad pública: El Interés Público.
Es importante valuar la operación de la forma lo más preciso posible para
determinar su importancia.
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Establecer los objetivos del control ¿Para qué queremos poner un control? O
también ¿Qué riesgos queremos evitar?
b) Establecimiento de Alternativas
Vale la pena establecer todas las alternativas posibles. Responde a ¿Cómo
podemos controlar esta actividad?
Es importante establecer el costo, ver beneficios y desventajas. Este proceso se
puede dar en una lluvia de ideas en la propia administración pública. También es
válido verifica como controlan otras entidades problemas semejantes para poder
encontrar otras alternativas.
c) Elección de la mejor alternativa
Es importante verificar la opción que mejor se ajuste a las necesidades de control
considerando:
Tiempo, costo y beneficios contra desventajas del mismo. Puede suceder (Y
sucede) en el ámbito público que el costo de control es mayor que el riesgo que
quiere evitar. Es tan lógico como pagar por un seguro de robo de un vehículo una
cantidad superior al costo del vehículo.
La mejor alternativa debe dar la mayor seguridad razonable (no absoluta) de que
la actividad se desarrolló correctamente.
d) Realizar diagrama de procedimiento de la actividad de control:
Es importante realizar un diagrama que permita verificar la actividad. El diagrama
de procedimientos es la descripción visual de un procedimiento de control interno.
Pueden encontrarse estas herramientas en:
https://www.draw.io/ y https://www.goconqr.com/es/diagramas-de-flujo/
e) Describir en una tabla las actividades y documentos a realizar
En una tabla describir el procedimiento, documento comprobatorio y responsable
del procedimiento. Puede haber más columnas si se considera necesario.
f) Describir los documentos o formas si estos son realizados por la entidad.
Si el procedimiento requiere formas o documentos elaborados por la entidad es
necesario también documentarlos.
Se ejemplifica con un caso práctico:
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Problema de control de combustible
a) Planteamiento
Una entidad pública para el ejercicio de sus funciones utiliza combustible para las
unidades. Necesita un procedimiento de control para que:
1) El combustible sea cargado únicamente a las unidades oficiales
2) El combustible sea utilizado únicamente para actividades oficiales
3) El combustible no sea vendido, robado o extraído de las unidades oficiales.
El monto para distribuir son 25 0000 Litros mensuales para las unidades y existe una
gasolinera confiable a 3 cuadras.
Personas que intervienen:
• Solicitante: Es un servidor público autorizado para recibir combustible en razón
de una comisión oficial.
• Encargado de combustible: Es un servidor público que distribuye el combustible
a los solicitantes.
b) Establecimiento de alternativas
El primer paso es conocer y explorar las alternativas incluyendo su costo para poder
realizar la actividad de control:
Opción 1. Almacenamiento en la entidad
La idea consiste en llevar el combustible a la entidad y de ahí repartirla.
Procedimiento
Costo
para la
entidad
pública
Descripción
del Costo Beneficio Desventajas
Cargar la gasolina en
contenedores de combustible
$ 20
000.00
Costo del
transporte,
almacenamiento
y el servidor
público que
reparte la
gasolina
Se cuenta con la
garantía que el
vehículo que
recibe la
gasolina sea el
oficial. Se tiene
un stock de
gasolina cuando
se requiera
El transporte de
gasolina es
peligroso (Puede
causar incendios
en el transporte o
en el
almacenamiento).
Sin embargo
cumpliendo la
normatividad
Transportar la gasolina en un
vehículo oficial y trasladarla a
la Entidad Pública
Entregar oficio de comisión
Cargar la gasolina en el
estacionamiento de la entidad
en congruencia con la
comisión establecida.
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Medir el Kilometraje inicial aplicable sería
posible. Medir el Kilometraje final para
determinar el rendimiento de
la gasolina (que sea acorde a
la unidad) y que sea
congruente con la actividad
realizada
Opción 2. Entregar vales
La idea consiste en entregar vales previo oficio de comisión para hacer más rápido y
menos costoso el control.
Procedimiento
Costo
para la
entidad
pública
Descripción
del Costo Beneficio Desventajas
Entregar oficio de comisión
(con kilometraje inicial
verificado)
$1'000.00
Costo
proporcional de
las actividades
que realiza la
persona que
entregue los
vales
Es económico y
rápido
No se tiene la
certeza que el
vale sea utilizado
efectivamente y
que se utilizó en
lo que se aprobó
Entregar vale de gasolina
previamente pagado de una
gasolinera autorizada
Opción 3. Entregar vales y supervisar
Es entregar vales, pero verificar los kilometrajes para verificar congruencia.
Procedimiento
Costo
para la
entidad
pública
Descripción
del Costo Beneficio Desventajas
Entregar oficio de comisión
(con kilometraje inicial
verificado)
$9,000.00
Sueldo de la
persona que
controle el
otorgamiento
de vales y
medición de
combustible.
Se cuenta con el
control de vales
de gasolina.
Externo, un mal
servicio de la
gasolinera en
cuanto a calidad
y cantidad de
combustible
efectivamente
despachado.
Entregar vale de gasolina
previamente pagado de una
gasolinera autorizada
Carga el servidor público en
la gasolinera
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Medir el Kilometraje final para
determinar el rendimiento de
la gasolina (que sea acorde a
la unidad) y que sea
congruente con la actividad
realizada
c) Elección de la mejor alternativa
Para elegir la opción adecuada debemos tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1) El costo no debe superar el beneficio para la administración pública.
2) Se deben tomar en cuenta las condiciones particulares del caso, como distancia,
evitar tiempos y costos adicionales.
Evidentemente y considerando las circunstancias propuestas se toma la opción 3
porque garantiza mejor cuidado del combustible y seguridad.
La opción 1 sería válida si no existieran gasolineras a una distancia razonable y la opción
2 sería válida si se tratara de operaciones de menos de 1 000 litros mensuales, dado el
costo de controlarlo.
d) Realizar diagrama de procedimiento de la actividad de control:
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e) Describir en una tabla las actividades y documentos a realizar.
Procedimiento de control y entrega de combustible
No. Procedimiento Documento
comprobatorio Responsable
1
El Servidor Público solicitante presenta
oficio de comisión firmado por el Superior
de este solicitando el combustible.
Entregar oficio de
comisión (con
kilometraje inicial
verificado)
Servidor público
solicitante
2 Entregar vale de gasolina previamente
pagado de una gasolinera autorizada Vale de gasolina
Encargado de
gasolina
3 Carga el servidor público en la gasolinera Ninguno Servidor público
solicitante
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Medir el Kilometraje final para determinar
el rendimiento de la gasolina (que sea
acorde a la unidad) y que sea congruente
con la actividad realizada
Oficio de comisión y
control de
combustible del
encargado de la
gasolina
Encargado de
gasolina
5 Reportar el consumo mensual por unidad
y de consumo de combustible
Reporte mensual de
consumo
Encargado de
gasolina
f) Describir los documentos o formas si estos son realizados por la entidad.
En este caso se muestra el oficio de comisión.
Oficio de comisión y control de combustible
Entidad
No. Emisión:
Fecha:
Nombre del Trabajador: Personal No.:
Cargo:
MOTIVO DE LA SOLICITUD: Cumplimiento de Programa de Trabajo
NOTIFICACIÓN ACTUACIÓN ADMVA OTROS
Lugar(es) de comisión:
Especifique:
Según ACUERDO O NOMBRAMIENTO: de:
de fecha:
PROPIEDAD DEL VEHICULO:
Vehículo de la ENTIDAD. Tipo: Placas No.: Marca: Motor:
Para uso del encargado de combustible: No de vehiculo ___________________.
COMBUSTIBLE: Gasolina Diesel
Distancia estimada a recorrer. : Kms. Kms./lts
B
Cantidad requerida ( A / B ) : = TOTAL :
Precio x Gl .
Combustible Q.
Compens. F.
Kilometraje inicial Trabajador Solicitante
Kilometraje final
Nombre: Vo. Bo. F.:
Jefe Inmediato (sello)
Firma y sello:
Fecha:
Vo. Bo. F.:
CONTROL DE TESORERIA: Jefe Inmediato (sello)Encargado de gasolina
PAGADO: Efectivo
Cheque No. de fechade Fecha:
CE
RT
IFIC
AC
ION
El Encargado
CERTIFICA
que si existe disponibilidad presupuestal:
C
AL
CU
LO
Rendimiento del
Vehículo por Gl.
A
Lts. X Q.
D
AT
OS
GE
NE
RA
LE
S
Reg.
x
X
X
1162
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2.4. Información y comunicación
La información de la entidad pública debe ser en primer lugar real, veraz y oportuna. Lo
anterior es importante en la toma de decisiones. Si el Rey Luis XVI de Francia hubiera
contado con la información real, veraz y oportuna de su propio país (imperio en esa
época) no hubiera muerto guillotinado el 21 de enero de 1793.
En segundo lugar, debe existir una adecuada información al interior y exterior de la
entidad pública.
El caso de Ernesto Zedillo
Crisis económica de México de 1994. “Zedillo tomó posesión el 1 de diciembre de 1994. Unos
cuantos días después, tuvo una reunión con varios empresarios mexicanos y extranjeros,
comentando sobre la devaluación que vendría, la cual sólo planeaba subir la banda de la tasa de
cambio fija un 15%, hasta los 4 pesos por dólar (de 3.4 pesos que se encontraba en promedio en
ese año), así como terminar con muchas de las prácticas económicas no ortodoxas (como la
compra de deuda ante la situación del país), y así detener la fuga de dólares de las reservas
internacionales. Los críticos del gobierno de Zedillo argumentan que, aunque la devaluación era
necesaria y económicamente coherente, se manejó incorrectamente en términos políticos: al
haber anunciado sus planes de devaluación, muchos extranjeros retiraron sus inversiones,
agravando los efectos de la devaluación”.
Sun Tzu (2003) dice: “La información previa no puede obtenerse de fantasmas ni
espíritus, ni se puede tener por analogía, ni descubrir mediante cálculos. Debe obtenerse
de personas; personas que conozcan la situación…”.
La definición formal es la que se muestra a continuación:
“La Administración utiliza información de calidad para respaldar el control interno. La
información y comunicación eficaces son vitales para la consecución de los objetivos
institucionales. La Administración requiere tener acceso a comunicaciones relevantes y
confiables en relación con los eventos internos y externos” (ASF & SFP, 2014: p. 44).
Los principios son los siguientes:
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Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.
Orientaciones prácticas
1. Debe procurarse tener la información que por Leyes o Normas deba entregarse
y/o publicarse, sancionando las fallas en la entrega o en la falta de veracidad en
las mismas a través del Órgano Interno de Control.
2. Debe existir un área única que se encargue de la comunicación externa dentro de
la entidad pública y debe estar correctamente coordinada.
3. La comunicación interna debe ser siempre formal y a través de una normatividad
previamente establecida
2.5. Supervisión
Los medios y métodos de individuos corruptos dentro y fuera de la organización varían de
época en época. Actualmente con la aparición de nuevas tecnologías hacen que el control
interno tenga variaciones significativas. Por ejemplo, el uso de dinero electrónico evita el
riesgo de asalto a mano armada, pero genera el nuevo riesgo de fraude digital a través de
mecanismos como suplantación de identidad.
Por lo tanto, el control interno es un proceso dinámico que requiere supervisión continua y
formal por parte de la Administración.
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Sun Tzu (2003) dice: “Determinar los cambios apropiados, significa no repetir las
estrategias previas para obtener la victoria. Para lograrla, puedo adaptarme desde el
principio a cualquier formación que los adversarios puedan adoptar”.
Las formaciones son como el agua: la naturaleza del agua es evitar lo alto e ir hacia
abajo; la naturaleza de los ejércitos es evitar lo lleno y atacar lo vacío; el flujo del agua
está determinado par la tierra; la victoria viene determinada por el adversario.
Así pues, un ejército no tiene formación constante, lo mismo que el agua no tiene forma
constante: se llama genio a la capacidad de obtener la victoria cambiando y adaptándose
según el enemigo.
La definición formal es la que se muestra a continuación:
“La supervisión del control interno es esencial para contribuir a asegurar que el control
interno se mantiene alineado con los objetivos institucionales, el entorno operativo, las
disposiciones jurídicas aplicables, los recursos asignados y los riesgos asociados al
cumplimiento de los objetivos, todos ellos en constante cambio” (ASF & SFP, 2014: p.47).
Los principios son los siguientes:
Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.
Orientaciones prácticas
1) Actualmente las organizaciones gubernamentales pueden tener más valor dentro
de la información de los equipos en sí, que el costo de los equipos informáticos,
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por lo que debe tenerse la garantía de que se cuenta con un sistema de respaldos
correctos.
2) Es importante que se invierta tiempo y dinero en realizar las evaluaciones a efecto
de conocer problemas que se encuentran en la organización. En caso de no contar
con la infraestructura interna es bueno establecer un convenio con una empresa
externa que la realice.
3) Frente a un cambio interno o externo debe existir un cambio en el sistema de
control. Por ejemplo, cuando nace la banca electrónica implicó un cambio de
paradigma para el control interno por lo que inmediatamente las empresas y
entidades públicas implementaron cambios al grado de que actualmente la
normatividad prefiere los pagos electrónicos a los cheques.
4) Las deficiencias descubiertas implican cubrir las fuentes de los errores.
Es recomendable que observes los videos de la Auditoría Superior de la
Federación, ya que pueden ampliar la información plasmada en esta segunda
unidad del Módulo 13.
ASF. (2016, marzo 9). Sistemas de Control Interno. [Videos]. Consultados en:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLyNImx9cOFK4JExnEnbk8udJsh3XPp4cz
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Cierre de la unidad
En esta segunda unidad has conocido los cinco elementos de control interno con sus
diecisiete principios que fundamentan el control interno. Asimismo, identificaste en forma
práctica su interrelación con problemas reales que permiten ofrecer soluciones y
propuestas a problemas de control interno en un ente u organización.
En el ámbito de desempeño profesional vas a encontrar que una solución, inclusive
probada, no es útil para un determinado ente público por lo que es importante tener
flexibilidad y continuar intentando propuestas que permitan encontrar el control interno
ideal.
Una característica ideal del control interno es que sea lo menos costoso en tiempo y
dinero, pero recuerda que el compromiso y congruencia de la Administración y Titular de
esta hace posible que los servidores públicos crean en él.
Actualmente, si bien existen escándalos internacionales y nacionales en materia de
corrupción, conflicto de intereses, fraudes y negligencias en el sector público, también es
verdad que la necesidad de una nueva generación de políticos y personas con valores
positivos como honestidad y servicio es la puerta de oportunidad para los nuevos
servidores públicos y la Administración Pública en general.
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Referencias de la unidad
• American Institute of Certified Public Accountants. (Mayo 2013). Internal Control -
Integrated Framework Executive Summary. Comitte of Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission, 1, 20. Noviembre 2018, ISBN:978-1-93735-239-4.
• Auditoría Superior de la Federación. (2016, marzo 9). Sistemas de Control Interno.
[Videos]. Consultados en:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLyNImx9cOFK4JExnEnbk8udJsh3XPp4cz
• Auditoría Superior de la Federación & Secretaría de la Función Pública. (2014).
Marco Integrado de Control Interno. México: ASF.
• Federación Internacional de Futbol. (2018). Código de Ética.
• Sun Tzu. (2003). El arte de la guerra. Chile: Del Cardo.
• Wikipedia, La enciclopedia libre. (2018, 1 de diciembre). Caso de corrupción en la
FIFA. Fecha de consulta: diciembre 3, 2018.