medición de los procesos logísticos · pdf filede medición que permite a...

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

Medición de los procesos logísticos

Hola, mi nombre es Mijail Herclienteiev. Soy propietario y gerente de una de las plantas procesadoras de fruta más nombrada en las estepas rusas.

Mis amigos del SENA me han invitado para que, bajo el marco de la actividad Estructurar el sistema de medición, control y mejora de los procesos logísticos, exploremos juntos este proceso de aprendizaje sobre los sistemas de medición aplicables a la logís-tica, los cuales determinan las actividades que generan valor y las que no lo agregan y que, entonces, representan costos para la compañía.


El seguimiento de los acuerdos entre las partes determi-na los tipos de control, las normas legales, comerciales y políticas que definen las especificaciones e indicadores de gestión, así como su cumplimiento.

De este modo, las características generales de la medi-ción para los procesos logísticos proveen los elementos a tener en cuenta para su análisis. Para ello, se ejem-plifica, mediante un estudio caso, los indicadores más representativos de los subsistemas.

Aprendiz, al finalizar el siguiente material debe contar con las herramientas que le permitan realizar el se-guimiento al desarrollo de los acuerdos según los tipos de control, normas legales, comerciales y políticas establecidas que se encuentran definidas entre las partes, teniendo en cuenta especificaciones e indicado-res de gestión, así como su cumplimiento.

Adicional, exploraremos aquella evaluación cuyo fundamento es verificar el acatamiento de los acuerdos entre las partes, respecto a la planeación de cada proceso y a las especificaciones e indicadores de gestión definidos por la organización, según la programación aprobada y los términos establecidos para el desa-rrollo del proceso comercial.

Para finalizar, y para que lo tengan muy en cuenta, este material le permitirá conocer los instrumentos de medición que brinda el impacto económico y financiero de la logística en la empresa en su globalidad. Estos instrumentos de medición son:

Los indicadores de gestión

Balanced scorecard


Para empezar planteémonos los siguientes interrogantes:

¿Cuántas devoluciones hubo en su empresa el mes anterior?

¿Cuántos pedidos se entregaron erróneamente en su empresa el mes anterior?

¿Cuántas facturas son generadas con problemas que afectan la entrega de productos?

La respuesta fundamental a estas preguntas es que para resolverlas requieren de un sistema de medición para nues-tras empresas.

Las empresas requieren de un sistema adecuado de medición para determinar actividades que no agregan valor y que representan costo e insatisfacción para el cliente. Por lo tanto, la logística, presente a lo largo de los procesos de aprovisionamiento, transformación y distribución del producto, debe asumir un sistema de medición idóneo.

Así que profundicemos un poco:

¿Qué es un sistema de medición?

Es una acción de corrección que utiliza herramientas de control que permite calcular, evaluar y regular las actividades de la empresa.


Para la implementación y desarrollo de un sistema de medición en la gestión logística, se retomará el concepto de logística y su importancia para la empresa.

La logística y especialmente el sistema logístico incluyen macro-procesos de:

Abastecimiento

Producción

Distribución

Los anteriores son procesos integrados que definen la cadena de suministro de una empresa. (Monterroso, 2000)

Entretanto, la cadena de suministro se refiere a:

Y

Y

de

de materiales que realiza una empresa

el diseño

Hasta

el desarrollo del producto

la entrega al consumidor final

los proveedores y los clientes

en función

La integración de procesos de intercambio o flujo de información


El siguiente gráfico muestra el sistema logístico:

Proveedores Fabricación Distribución Clientes

Figura 1. Acuerdos Comerciales

Los siguientes son algunos procesos logísticos desarrollados en las empresas que requieren de evaluación y control:

Pronóstico de la demanda

Procesamiento de pedidos

Compra de insumos o productos terminados (difiere según la actividad de la empresa)

Almacenamiento de materias primas

Planeación de la producción

Almacenamiento de productos terminados

Transporte de productos

Comercialización de productos

Servicio al cliente


a logística juega un papel importante en los diversos sectores económicos. Dentro de ella, la cadena de sumi-nistro y las operaciones logísticas generan competitividad en el entorno nacional y global.

En logística, el seguimiento y la evaluación son insumos básicos para la toma de decisiones y la mejora de resultados, haciendo posible la consecución de los objetivos de la organización.

Además, la evaluación requiere de métodos y sistemas que permitan arrojar información tanto cuantitativa como cualitativa. Adicionalmente, una herramienta para evaluar la gestión logística, se relaciona con los indica-dores de gestión, los cuales determinan con certeza la magnitud de un problema. ¿Y esto que permite?

Ello permite a la gerencia

Tomar de decisiones Establecer correctivos

Ajustar políticas Diseñar estrategias de distribución,

almacenamiento y entrega de productos

¿Cómo debe iniciarse un proceso de medición?

Para dar inicio a un proceso de medición es preciso tener en cuenta:

• Conocer la misión y visión de la empresa, así como los factores críticos de éxito del negocio• Acceder a las diferentes fuentes de información que suministraran los datos de evaluación• Determinar la metodología de evaluación. Por ejemplo, los indicadores de gestión o el Balanced Scorecard• Determinar un cronograma y asignar responsables de la medición• Medir la información de manera manual o automática utilizando aplicaciones tecnológicas• Elaborar el informe con los resultados de la medición• Determinar procesos críticos que requieren de atención inmediata


Medición con los indicadores de gestión

El proceso de evaluación de la gestión logística se realiza con los indicadores de desempeño logístico KPI (Key Performance Indicators). Estos indicadores permiten evaluar cada proceso de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y flujos de información entre las partes de la cadena logística (Ingenieros Industriales, s.f.).

Sistemas de recibo y almacenamiento Distribución física de espacios y lay out Sistema de alistamiento y despacho de pedidos

Gestión de inventarios Equipos para el manejo de materiales y medios de almacenamiento

Sistema de seguridad industrial y salud ocupacional

Gestión de transporte Sistema de servicio servicio al cliente

Aseguramiento de la calidadGestión del talento humano

Variables logísticas a evaluar

Sistemas de recibo y almacenamiento:

Por medio de esta variable se pretende identificar cómo se realiza y cuál es la infraestructura soporte de los procesos de recibo y almacenamiento de mercancías y materiales (High Logistics, s.f.).

Distribución física de espacios y lay out:

Conoce e identifica la asignación de espacios para cada uno de los procesos: recibo, almacenamiento, piking, zonas de servicio, pasillos de tránsito y flujo de materiales.

Sistemas de alistamiento y despacho de pedidos:

Identifica y evalúa la gestión de los pedidos.


Equipos para el manejo de materiales y medios de almacenamiento:

Evalúa el estado y la funcionalidad de los equipos y medios de almacenamiento empleados: montacargas, es-tanterías, entre otros. Incluye equipos y sistemas de identificación.

Sistema de seguridad industrial y salud ocupacional:

Determina los riesgos a los que se ven expuestos los empleados al desarrollar las actividades propias de los procesos logísticos y, al mismo tiempo, los riesgos de los productos almacenados.

Gestión de transporte:

Determina las rutas de transporte y el estado actual de los vehículos de entrega.

Sistema servicio al cliente:

Determina el servicio posventa ofrecido a los clientes.

Sistemas de aseguramiento de calidad:

Identifica actividades que no agregan valor.

Gestión del talento humano:

Evalúa el personal en términos del grado de capacitación para el desempeño de su trabajo.

Apreciado aprendiz:

Lo invitamos a retomar los conceptos de los indi-cadores de gestión vistos en actividades anteriores.


A continuación, se presenta un ejemplo del impacto de las actividades logísticas en la gestión económica y financiera de una empresa asociada, haciendo uso de los indicadores de gestión.

Las variables son determinadas por las actividades de la organización y sus valores corresponden a la califi-cación a cada una de ellas, dadas por la empresa. Luego, estos valores son relacionados en los indicadores mediante sus fórmulas. Observe la tabla 1 que especifica las variables y sus valores.

Valor de la m/cia. despachada

No. de unidades despachadas

No. de órdenes despachadas

No. de órdenes entregadas a tiempo

Costo de la bodega

Área de la bodega

No. de personas en bodega

Costo operativo de transporte

No de unidades proyectadas a despachar

Ocupación promedio de la bodega

Costos logísticos

Proyección de costos logísticos

Variables

Tabla 1: Características cuantitativas de las variables


Cumplimiento en entrega

Costos logísticos

Utilización de la bodega

Costo del transporte

Ejecución presupuestal y

costos logísticos

Indicador Fórmula % Meta

(No. Entregas a tiempo / No. Entregas) * 100

Costos logísticos/ Ventas

(Espacio utilizado bodega /Total espacio bodega) *100

(Costo transporte/ Ventas) *100

(Costos de logística / Costos proyectados)*100

465/ 500*100

7.500.000 / 50.000.000 *100

450/600 *100

3.800.000 / 50.000.000 *100

7.500.000 / 7.150.000 *100

93%

15%

75%

7.5%

104%

100%

100%

85%

6%

100%

Tabla 2: Cálculo de los indicadores de gestión de acuerdo con fórmulas

De acuerdo a los resultados anteriores, el impacto de la gestión logística sería:

Mayores costos logísticos ante el incumplimiento de la ejecución de costos.Costos mayores a los proyectados

El incumplimiento en las entregas genera insatisfacción de los clientes, lo cual incrementa los costos

La sub-utilización de la bodega genera incremento de costos de almacenamiento


Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard (BSC), denominado también el Cuadro de Mando Integral (CMI), es una herramienta de medición que permite a la empresa el cumplimiento de los objetivos, mediante el uso de herramientas de control acordes con la visión y estrategias corporativas. Mediante el BSC, la visión y estrategias de la empresa se ordenan alrededor de las siguientes perspectivas:

Aprendizaje ycrecimiento

FinanzasC

lien

tesProcesos

internos

Procesos internos

Identifica procesos internos que podrían afectar la consecución de los objetivos financieros y comerciales de la empresa. Dentro de estos procesos se encuentran los relacionados con la logística de aprovisionamiento y distribución. Algunas variables a considerar son:

• Entrega de productos• Devolución de productos• Calidad y productividad• Innovación• Pronósticos

Finanzas

Brinda información especialmente a los accionistas de la empresa. Evalúa rendimientos económicos y financie-ros sobre la inversión, activos y otros. Algunas variables a controlar son:

• Incremento de ingresos• Reducción de costos• Rendimiento de la inversión


Aprendizaje y crecimiento

Considera infraestructura, sistemas y personal, en función de los objetivos de la empresa. Algunas variables a considerar son:

• Capacitación de personal• Capacidad de generar información

Clientes

Documenta a la organización acerca del segmento del mercado e identificación de clientes. Algunas variables a controlar son:

• Número de clientes• Participación en el mercado• Rentabilidad de clientes• Satisfacción de clientes

Financiera

¿Cómo podemos satisfacer a nuestros accionistas?

ESTRATEGIAProcesos internos

Para satisfacer a mi cliente ¿cuál es el nivel de

excelencia de mis procesos?


¿Cómo debe aprender y mejorar

mi organización?

Clientes

Para alcanzar mi visión ¿cómo deben verme

mis clientes?

El siguiente cuadro ilustra lo anterior:

Figura 3: Diagrama de Balanced Scorecard

Para la implementación y ejecución del BSC, se requiere que la empresa cuente con información actualizada de cada una de las áreas de gestión a evaluar. Además, se debe contar con unos sistemas de información que permitan finalmente obtener resultados, los cuales serán medidos y comparados con los proyectados.


Logro de indicadores de gestión

Integración de todos los actores de la cadena de suministro

Integración de las diferentes áreas de gestión en función de objetivos

Rediseño de estrategias de acuerdo a un entorno competitivo

Ayuda a balancear el progreso actual de la empresa

Financiera

Costo de la logística por unidad

Costo de producto por kilómetro

Procesos internos

Cumplimiento en pronósticos

Índice de productividad

Clientes

Satisfacción del cliente

Número de quejas


Número de motoristas capacitados al mes

En esta figura se relacionan los elementos dentro una organización al momento de analizar los procesos, a través del balanced Scorecard. En ella, se recopila la información de los procesos internos, los clientes, el aprendizaje, el crecimiento y el escenario financiero.

Figura 4: Balanced Sorecard en la logística

Una correcta utilización del BSC trae los siguientes beneficios:


Análisis de la situación actual

Misión - Visión

Factores críticos

Objetivos

BSC

Indicadores

Toma de decisionesLa figura 5 muestra una metodología propuesta para el diseño y ejecución de la herramienta de medición BSC

Análisis de la situación actual: Esta etapa se refiere a conocer la situación de la empresa a nivel interno y su desempeño frente a un entorno competitivo. Podría utilizase para este análisis el DOFA (Debilidades, Oportuni-dades, Fortalezas y Amenazas).

Misión - Visión: Con el análisis de la situación se establece y determina la misión y visión. La misión define el propósito de la empresa, la razón de ser. La visión determina el objetivo a largo plazo, es decir, a dónde quiere llegar la empresa.

Factores críticos: El análisis de la situación determina factores críticos de éxito de la organización. Factores que influyen internamente en el cumplimiento de la misión.

Objetivos: Teniendo en cuenta la misión y visión, se establecen objetivos corporativos a largo, mediano y corto plazo. También se definen las metas, teniendo en cuenta las perspectivas, finanzas, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.


Indicadores: Conociendo los factores críticos y definidos los objetivos, se determinaran los indicadores o mé-tricas que darán a conocer en qué medida se están alcanzando los objetivos.

BSC: Con la información recopilada se formula el Balanced Scorecard

Toma de decisiones: La información suministrada permite a la empresa tomar decisiones referentes al redi-seño de estrategias ante un cambio en el entorno y frente a la persistencia de factores críticos negativos, con el fin de cumplir los objetivos.

Caso aplicado a una empresa

A continuación encuentra un ejemplo que nos permite ilustrar lo que se acabó de explicar utilizando la expe-riencia de la empresa Lácteos Primavera.

Empresa: Lácteos Primavera.Ubicación: Cali, ValleProductos: Quesos, kumis, yogurt, leche y mantequilla.Lácteos Primavera es una empresa familiar dedicada al procesamiento y comercialización de productos de-rivados de la leche. Los últimos años, a pesar de ganar clientes y aumentar el mercado, se ha visto en la nece-sidad de rediseñar estrategias de gestión para mante-ner su crecimiento en ventas.

1. La empresa tiene gran presencia en el Valle del Cauca. En los últimos años, el mercado ha crecido un 8% en promedio.

2. Los productos de la empresa se reconocen de alta calidad.

3. El mercado de lácteos en Colombia está concentrado en cinco grandes compañías, destacándose, de to-das ellas, una empresa asociativa. De estas cinco empresas, el 60% tiene el mercado. Pequeñas, medianas y microempresas familiares representan el 40% del mercado.

4. Los acuerdos comerciales de Colombia con otros países permiten el ingreso de productos lácteos a mejo-res precios.


5. La empresa tiene gran presencia en el Valle del Cauca. En los últimos años, el mercado ha crecido un 8% en promedio.La empresa líder del mercado tiene ventajas competitivas que le permiten estrategias comer-ciales agresivas.

6. El sector logístico de la cadena del frío no está desarrollado en Colombia. Solo el 30% de los operadores logísticos ofrecen servicios para esta cadena.

7. Otro aspecto en el cual el líder conserva una ventaja competitiva frente a Quesos Andino, responde a una agresividad en la implementación de estrategias promocionales, buscando siempre guardar la fidelidad de los clientes, a través de programas y concursos, destinando mayores recursos para este tipo de actividades.

8. La empresa tiene gran presencia en el canal tradicional (tiendas). Su presencia en supermercados no es notorio.

9. Los países nórdicos de Europa presentan menores costos de producción en el mundo, gracias a la oferta de materia prima y a los subsidios recibidos por parte del estado.

10. De acuerdo a estudios de mercado, el consumidor requiere productos frescos con empaques atractivos y en diferentes presentaciones de peso, cantidad y volumen. Igualmente, demanda productos saludables bajo en grasas.

11. La empresa no dispone de un sistema tecnológico y de comunicaciones que permita tomar pedidos y entregas automatizadas.

12. La estructura de ventas está representada por vendedores que requieren capacitación y planes de incentivos.

13. La empresa requiere de capital financiero para posibles ampliaciones en instalaciones logísticas y me-joramiento del almacenamiento de los productos.

Misión

Lácteos Primavera es una empresa dedicada al procesamiento y comercialización de productos lácteos con el compromiso de ofrecer productos de excelente calidad para satisfacer las necesidades del consumidor y de sus accionistas con responsabilidad social.


Visión

Ser en el año 2017, líder en el mercado del occidente colombiano y tener presencia en mercados internacionales, promoviendo productos de alta calidad y altamente diferenciados.

Factores críticos

Aquí es necesario hacer un alto. Como parece casi evidente, de la misión se pueden observar aspectos fundamentales, tales como:

• Poca participación en el mercado nacional• Crecimiento del mercado de lácteos en Colombia• Poca capacidad instalada• Tiempo de respuesta limitado para el desarrollo de productos• Capacidad financiera limitada• Sistema tecnológico no actualizado

• Productos de excelente calidad• El empaque no contribuye con el medio ambiente• Mercado altamente competido• Consumidor exigente• Pocos servicios logísticos por parte de operadores logísticos para la cadena del frío

Financieros

Con el cliente

De aprendizaje

y crecimiento

En los procesos internos

• Incrementar las ventas en el primer año• Obtener un rendimiento de la inversión del 15% anual• Disminuir los costos logísticos

• Tener clientes altamente satisfechos• Ofrecer productos de alta calidad

• Mejorar los sistemas tecnológicos• Aumentar la productividad de los productos• Incrementar la eficiencia en procesos logísticos• Disminuir las devoluciones

• Mantener el personal de la empresa altamente motivado• Conservar el medio ambiente

Objetivos


Teniendo en cuenta la información de la empresa Lácteos Pri-mavera, aplicamos la metodología para construir el Balanced Scorecard.

Balanced scorecard

De acuerdo con la información y los procesos realizados, so-bre el resultado de los indicadores, analice qué decisiones son óptimas para que la empresa Lácteos Primavera, aumen-te su competitividad. Tenga en cuenta los resultados de los indicadores y los objetivos organizacionales.

Perspectiva

Financiera

Cliente

Procesos internos

Aprendizaje y

crecimiento

Indicador de gestión Objetivos BSC

Ventas ejecutadas/Ventas proyectadas x100Utilidad neta/Tamaño de inversión x100

Incremento en 10% de las ventas

Rendimiento inversión del 20% anual

Rendimiento

Satisfacción de clientes

Productividad

Productividad

99% del total de los clientes satisfechos

3% de las devoluciones

100% del personal motivado

Clientes satisfechos/Total clientes x 100

Devoluciones/Total entregas x 100

Horas de capacitación / Número de trabajadores


Conclusión

El éxito de la gestión logística es alcanzado mediante el uso de herramientas de planificación y control. Dentro de estas herramientas encontramos el indicador de gestión y el cuadro de mando integral. Cada una de ellas muestra la relación entre las perspectivas y metas de la organización, mediante indicadores y elementos de control. La correcta selección de los indicadores tiene gran importancia, ya que estos han de explicar las razo-nes del éxito o fracaso de la empresa.

Fuentes

Club Tablero de Comando (2011). Balanced Scorecard. Ejemplo de un caso real. Recuperado el 19 de abril del 2013 de www.tablerodecomando.com/balanced-scorecard-ejemplo-en-un-caso-real/

High logistics group, (s.f). Consultoría y formación en logística integral Diagnóstico y análisis de riesgos con base en las mejores prácticas de almacenamiento de clase mundial. Recuperado el 24 de septiembre de ftp://190.5.199.75/nvallejo/Centros%20de%20distribucion/3.%20PROPUESTA-CALIFICACION-LOGISTICA-CENTROS-DE-DISTRIBUCION-Y-ALMACENES-Modo-de-compatibilidad-1.pdf

Infoviews. A tiedCOMM Company (s.f.) Concepto de Balanced Scordcard. Recuperado el 20 de abril del 2.013 de www.infoviews.com.mx/Bitam/ScoreCard/

Ingenieros industriales (s.f.) Indicadores de desempeño logístico. Recuperado el 11 de 2013 de inge-nierosindustriales.jimdo.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/log%C3%ADstica/indicadores-log%C3%ADsticos-kpi/

Martínez, R. (2012). Conferencia Balanced Scorecard Logístico. Recuperado el 20 de abril de 2013 de www.youtube.com/watch?v=DNj8jC2Ndkc

Monterroso, E (2000). El proceso logístico y la gestión de la cadena de abastecimiento. Recuperado el 24 de septiembre de 2013 de www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/logistica.pdf

Universidad A. P. (2004). Control de Gestión. Recuperado el 19 de abril del 2013 de www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-65.htm


Créditos

Líder línea de producción Alba Lucía Ramírez

Expertos técnico-pedagógicosMarco Antonio Gallo Jaramillo

Asesoría pedagógicaSandra Viviana Cruz PulidoAndrés Huertas

GuionizaciónSandra Viviana Cruz Pulido

Diseño gráficoCarolina Gómez MariñoAlejandro Valencia L.

ProgramaciónYeison Ospina MarínJulián Poveda Carvajal

medición de los procesos logísticos · pdf filede medición que permite a...

Documents