meeting vedenie porady, schôdze
DESCRIPTION
Meeting vedenie porady, schôdze. Účel porady – schôdze - meetingu. Riešenie problémov, rozhodovanie. Výmena informácií, skúseností a vzdelávanie skupiny. Rozvoj vedenia. Stanovenie cieľov, zostavenie plánov. Zlepšenie komunikácie. Odhalenie problémov, riešenie konfliktov. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Meetingvedenie porady, schôdze
Účel porady – schôdze - meetingu
Riešenie problémov, rozhodovanie.Výmena informácií, skúseností a vzdelávanie
skupiny.Rozvoj vedenia.Stanovenie cieľov, zostavenie plánov.Zlepšenie komunikácie.Odhalenie problémov, riešenie konfliktov.Zvýšenie pocitu spoluzodpovednosti za prijaté
rozhodnutia.Zvýšenie produktivity a efektívnosti skupiny.Získavanie spätnej väzby, hodnotenie.Rozvoj tímovej spolupráce, atmosféry.Zameranie úsilia, motivácia ľudí.
Príprava schôdze 1Dôkladne schôdzu naplánujte, pričom si
zodpovedajte nasledujúce otázky:
PREČO? ČO? KTO? KEDY? KDE? AKO?
Príprava schôdze 2PREČO bude porada? Aký účel splní?
ČO bude predmetom a obsahom porady?
KTO by mal byť prítomný?
KEDY sa títo ľudia môžu stretnúť?
KDE by sa porada mala konať?
AKO je budem viesť?
Príprava schôdze 3
Taktika pre prípravu programu:
- logické poradie bodov - prvý bod je ľahší, dá sa ľahko vyriešiť - nasleduje náročnejší bod, ktorý
vyžaduje viac sústredenia, kreativity - najrozsiahlejší bod, pri kt. budú mnohí
hovoriť, dať ku koncu
Príprava schôdze 4
Pripravte a rozošlite vopred program schôdze.
Príďte včas a pripravte miestnosť.
Na začiatku schôdze
Začnite načas.Zreteľne definujte účel a ciele schôdze.(Môžete vyzvať účastníkov, aby sa
predstavili a vyjadrili svoje očakávania.)Zrevidujte a zoraďte program schôdze.Kto schôdzu povedie?Kto bude písať zápisnicu?Jasne určite dĺžku trvania schôdze.(Podľa situácie - skontrolujte splnenie úloh
z predchádzajúcej schôdze.)
Vedenie schôdze 1
Držte sa programu.
Sústreďte skupinu na ten istý problém naraz. (Nedovoľte preskakovanie z problému na problém, alebo znovuotvorenie otázok, ktoré už boli uzavreté.)
Sústreďujte pozornosť účastníkov.
Vedenie schôdze 2
Moderujte diskusiu, zhrňujte a zaznamenávajte.
Prijímajte rozhodnutia.Zvládajte agresivitu a konflikty.Vtiahnite do aktívnej účasti všetkých.
„Nezvládnutá“ schôdza
Na konci schôdze
Končíte včas, celkovým zhrnutím a v pozitívnom duchu.
Stanovte uznesenia a rozdeľte úlohy s konkrétnou zodpovednosťou a termínmi plnenia.
Vyhodnoťte schôdzu.Skontrolujte zápisnicu zo schôdze.Podľa potreby dohodnite čas a miesto
nasledujúceho stretnutia.
Po schôdzi
Pripravte zápisnicu a rozpošlite ju.Sústreďte sa na plnenie uznesení a začnite
plánovať ďalšiu schôdzu.
Odporúčania pre vedúceho
Ak je v niektorom bode manažér osobne zainteresovaný, môže svoju úlohu delegovať druhému.
Pozorne načúvať všetkým účastníkom porady.Ochraňovať a povzbudzovať „slabých“,
kontrolovať „silných“.Venovať pozornosť nielen rečníkovi ale aj
reakciám ostatných.Byť flexibilný a vedieť improvizovať.Prejavovať sa ľudsky a ovládať sa, jednať čestne,
otvorene.Manažér môže pôsobiť aj neformálne ale schôdzu
musí riadiť dôsledne.
Časté problémy 1
nerozlišovanie medzi postupom a obsahomschôdze sú príliš často alebo zriedkavobyrokratické poradyprílišná formálnosťneprimeraný počet prítomnýchdeštruktívne pôsobenie zúčastnenýchnejasné role a zodpovednostimanipulácianedostatok disciplíny (odbiehanie,
telefonáty...)
Časté problémy 2
skryté body programunedostatok alebo nadbytok údajovopakovaniezmätok a nedorozumeniaprístupy „výhra – prehra“nesmerovanie k rozhodnutiam, záveromnevhodné usporiadanie v miestnosti – stoly,
sedadlápríliš teplo alebo zima, hluk, vyrušovania
Rešpektovanie pravidiel
všetci sme kolegovia a preto sa navzájom rešpektujeme
je v poriadku aj keď niekto nesúhlasípočúvame ako spojencikaždý sa účastní, nikto nedominujerešpektujeme časové limity
Moderačná rola vedúceho
získava súhlas o želaných výsledkoch a bodoch programu
navrhuje cesty, ako postupovať a overuje, či sa dosiahol o nich súhlas
zabezpečuje, aby každý mal možnosť aktívne sa zúčastniť
drží poriadok v diskusii a dbá, aby sa držala témy
zabezpečuje, aby sa strážil čas a zaznamenávali informácie
Funkčná rola vedúceho
identifikuje účel schôdze a jej želané výsledky
identifikuje zdroje a obmedzeniaprispieva nápadmipočúva idey a príspevky inýchv diskusii nedominuje
Facilitátor (nemusí byť vedúci)
je vodičom schôdzeobhajuje postup, dáva návrhy ako
postupovaťzískava súhlas o postupeneprispieva nápadmi a nehodnotí nápady
členov skupinypomáha prítomným koncentrovať sa na
úlohu a držať sa témyzabezpečuje, aby každý mal možnosť
zúčastniť sa na diskusiichráni druhých pred osobnými útokmi
Rola zapisovateľa
robí viditeľný záznam zo schôdzezapisuje myšlienky členov skupiny ich
vlastnými slovamiostáva neutrálny a nezúčastňuje sa diskusienesnaží sa parafrázovať alebo interpretovaťpoužíva kľúčové slová a obratyak je to potrebné, požiada skupinu aby
spomalila
Koniec
Veľa zdaru pri vedení porady!