A kihívásA Shelbourne Motors számítástechnikai alvállalkozója, a Supplies Team Solutions részletesen kielemezte a nyomtatási költségeket, és arra jutott, hogy jelentős költségmegtakarításokat lehetne elérni. Az autók értékesítésével foglalkozó vállalat vezetői nem is sejtették, hogy milyen sokat költenek nyomtatásra, faxolásra, szkennelésre és fénymásolásra. Caroline Willis ügyvezető igazgató elmondása szerint gyakran előfordult, hogy mivel nem tudták, hogy melyik a megfelelő, több száz különböző kazettát rendeltek, amelyek közül sok használatlanul hevert az irodában.

A vállalatrólA Shelbourne Motors egy családi vállalkozás, amelyet 1973-ban alapítottak Észak-Írország Armagh megyéjének Portadown városában. A vállalat mintegy 30 ezer négyzetméteres telephelyen, öt különböző épületben működik. Többek között új Renault, Toyota, Nissan és Dacia autókat árusít. A vállalat egyik kezdeményezése a Fleet4U, amely bérbe vehető és lízingelhető autókat kínál, ezenfelül a telephelyre érkező vásárlók több mint 180 használt autó közül válogathatnak a fent említett márkák kínálatából, valamint az Autoselect névre keresztelt használtautó-áruházban.

OKI esettanulmány

A Shelbourne Motors az OKI Managed Print Services segítségével robog tovább

AZ ÉVESNYOMTATÁSI KÖLTSÉGEK

CSÖKKENÉSE KÖZEL 24%

Iparág: Autókereskedelem Megoldás: Managed Print Services Helyszín: Észak-Írország

„Fogalmunk sem volt, hogy mennyibe kerül ez nekünk, még csak eszünkbe sem jutott” – magyarázza Willis. „A papírra több figyelmet fordítottunk, mint a kazettákra és a tintára. Túl sok gépünk volt, ami jelentősen megnehezítette a rendelést.”

Willis azt is elmondta, hogy a vállalat kiugró költségeinek másik oka az volt, hogy összesen huszonkilenc, nyolc különböző gyártótól származó gép működött a telephelyen, a legtöbb egyfunkciós fénymásoló, nyomtató vagy fax. Ha az egyik gép rendetlenkedni a kezdett, a vállalat egyszerűen vásárolt helyette egy újat.

A megoldásAz OKI-t a Supplies Team Solutions mutatta be a Shelbourne Motors csapatának, mivel a számítástechnikai cég szeretett volna segíteni a vállalatnak jobb nyomtatási megoldást találni. Az OKI első lépésként auditálást végzett az autóárusító vállalatnál. Ennek eredményeként a Shelbourne huszonkilencről tizenhatra csökkentette a használt gépek számát – ebből kilenc multifunkciós készülék (MFP) lett.

„Az OKI pontosan eltalálta nyomtatási gondjaink eredetét” – véli Willis. „Visszafogták a használt gépek számát, így már a tinta és kazetták beszerzése sem jelent gondot.

Caroline Willis, ügyvezető igazgató, Shelbourne Motors, Paul Cinammond, Supplies Team Solutions, Karen Hamilton, Supplies Team Solutions

„ Igen, hiszen nagyszerű tapasztalataink voltak velük, és jelentős költségmegtakarításokat értünk el. Az emberek nem is gondolnák, amíg eléjük nem tárják, hogy mennyi pénzt el tud vinni a nyomtatás. Gyakori jelenség, hogy a vállalatok más területekkel sokat foglalkoznak, de a nyomtatásról megfeledkeznek. Pedig itt is jelentős fejlődésre van lehetőség.”

Caroline Willis, ügyvezető igazgató, Shelbourne Motors

Az OKI elvégezte a számításokat, aztán közösen végigvettük az irodahelyiségeket, és megbeszéltük, hogy hol milyen gépekre – faxokra, lapolvasókra, színes nyomtatókra, vagy éppen névjegykártya készítésére alkalmas nyomtatókra – van szükség. Kértük, hogy minden irodában legyen legalább egy nyomtató. Még az utolsó pillanatokban is változtattunk pár dolgon, mivel néhány fontos dolog csak ekkor jutott eszünkbe. Az OKI ezt is rendkívül rugalmasan kezelte.”

Az előnyökA vállalat komoly költségmegtakarításokat ért el. Ami a költségek mértékét illeti, „szembenéztünk a szomorú valósággal” – fogalmazott Willis. A Shelbourne korábban 15 ezer fontot költött nyomtatásra; az OKI segítségével a számítások szerint az új éves számla csupán 11 500 fontra fog rúgni.

„Az évek során ez a különbség jelentős költségmegtakarításnak számít” – magyarázza Willis. „A Shelbourne Motors nem csupán a megtakarításokkal járt jól, hanem számos más előnyhöz is jutottunk: mostantól például távolról felügyelik a kazetták állapotát, karbantartási szolgáltatásokat vehetünk igénybe, újrahasznosíttathatják kellékanyagainkat, igénybe vehetjük az ügyfélszolgálatot, és nyugodtak lehetünk, hogy a felmerülő problémákat igyekezni fognak minél hamarabb megoldani.

„Az OKI felügyeli a kazetták állapotát, és ha az egyikből kezd fogyni a tinta, új kazettát küld postán. Ez nagyon praktikus, mivel így nem kell a kazetták raktározásával bajlódni. Ha új kazettára van szükség, az OKI már küldi is. Ezenfelül számos témakört felölő képzési alkalmakat is tartottak alkalmazottainknak, amelyek keretében bemutatták, hogy hogy működnek az új multifunkciós készülékek.”

Az OKI előtt álló egyik legnagyobb kihívás az volt, hogy a Shelbourne Motors egyik autós franchise-partnere licenc által védett szerződésben állt egy másik nyomtatógyártóval, így az sem volt biztos, hogy az OKI termékei használhatók-e egyáltalán a kérdéses franchise esetében. A probléma úgy oldódott meg, hogy a franchise kipróbálta az OKI egyik gépét, és annyira elégedett volt vele, hogy megengedte, hogy a Shelbourne a telephely hozzá tartozó részén is használja az OKI termékeit.

„Az OKI közölte velünk, hogy nem gond, ha különböző márkájú nyomtatókat kell beszerelni, inkább legyen ez a megoldás, mint hogy semmissé váljon az üzlet” – magyarázza Willis. „De szerencsére nem így történt, mivel a kérdéses franchise is beleegyezett az OKI gépeinek használatába.”

Előnyök egy pillantásra: • Költségmegtakarítás

a nyomtatókészülékek egységesítése révén

• Időmegtakarítás a kellékanyagok távoli felügyelete révén

• Kiváló minőségű termékek megfelelő elhelyezése

• Ügyfélszolgálat a támogatásra irányuló kérések intézésére

A jövőMost, hogy befejeződött az új rendszer kiépítése, arról kérdeztük Willist, hogy javasolná-e másoknak is az OKI-t.

„Igen, hiszen nagyszerű tapasztalataink voltak velük, és jelentős költségmegtakarításokat értünk el. Az emberek nem is gondolnál, amíg eléjük nem tárják, hogy mennyi pénzt el tud vinni a nyomtatás. Gyakori jelenség, hogy a vállalatok más területekkel sokat foglalkoznak, de a nyomtatásról megfeledkeznek. Pedig itt is jelentős fejlődésre van lehetőség.”

Willis azért is örül az új nyomtatóknak és a hálózat kiépítésének, mivel így a telephely elülső részén álló épületekben található összes nyomtatót össze lehet kötni. „Eddig sosem volt rá lehetőség, hogy egy gépről egy másik épületben lévő nyomtatóra is lehessen nyomtatni. Most már ezt is megtehetjük, méghozzá úgy, hogy a rendszer egészen addig felfüggeszti a nyomtatást, amíg az ember meg nem ad egy kódot az adott gépen.

Ráadásul lehetőségünk nyílt a színes nyomtatás felügyeletére is: kikapcsoltuk a színes nyomtatás lehetőségét, és csak akkor tesszük elérhetővé, ha valamelyik alkalmazottnak tényleg szüksége van rá. Ezzel is sokat tudtunk megtakarítani. Ezenfelül az is előnyt jelent, hogy a szerződésünk szerint nem az elhasznált tinta mennyisége vagy kazetták száma, hanem a kinyomtatott oldalak szerint fizetünk. Nem kell többé horribilis összegeket kiadni a karbantartásra sem, hiszen ez is benne van az OKI szolgáltatási szerződésében.”

Karen Hamilton, Supplies Team Solutions, Caroline Willis, ügyvezető igazgató, Shelbourne Motors, Paul Cinammond, Supplies Team Solutions

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

Az OKI intelligens nyomtatáskezelési programja számos kipróbált és tesztelt módszert és eszközt foglal magába a vállalatok aktuális, nyomtatással kapcsolatos költségeinek és folyamatainak meghatározásához, mielőtt az OKI professzionális, testre szabott, az adott ügyfél

speciális követelményeinek megfelelő ajánlatot adna. Értékesítőink és mérnökeink szorosan együttműködnek fő partnereinkkel annak érdekében, hogy a nyomtatáskezelési megoldások maximális értéket biztosítsanak az ügyfelek számára.

www.oki.com/eu

„ Az OKI pontosan eltalálta nyomtatási gondjaink eredetét. Visszafogták a használt gépek számát, így már a tinta és kazetták beszerzése sem jelent gondot.”

Caroline Willis, ügyvezető igazgató, Shelbourne Motors