Disusun oleh

PE

NG

AN

TA

R A

DM

INIST

RA

SI

PE

RK

AN

TO

RA

N

Nama : Kiki Fatmala

NIM : 120412403010

Prodi : S1 Pend. Administrasi

Perkantoran

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Puji Syukur Alhamdulilah ke hadirat Allah SWT,

atas perkenan-Nya, penulis dapat menyajikan modul berjudul “Pengantar

Administrasi Perkantoran” tentang memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang

kantor. Modul ini dibuat dengan harapan dapat meningkatkan kualitas pemahaman

peserta didik terhadap materi azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

Selain itu modul “Pengantar Administrasi Perkantoran” ini disajikan

sebagai alternatif sumber referensi bagi para peserta didik yang menekuni

matapelajaran atau sedang menyelesaikan tugas akhir yang berkaitan dengan ilmu

Administrasi Perkantoran. Demikian pula, modul ini kiranya bermanfaat bagi

semua kalangan yang menaruh atensi di bidang administrasi perkantoran.

Modul ini diharapkan mampu memberikan wawasan pengetahuan dan

pemahaman bagi para pembaca dalang ruang lingkup mengolah sebuah organisasi,

perusahaan, atau instansi pemerintah, dengan merujuk pada kaidah-kaidah fungsi

administrasi perkantoran secara efektif dan dinamis. Berbagai sumber referensi

dasar dan esensial yang relevan dari buku pengantar administrasi perkantoran

lainnya sengaja dipilih dan digunakan untuk memperkuat landasan teori dan

membangun kerangka penyajian yang komperehensif, agar lebih mudah dipahami

dan dapat memenuhi harapan pembaca.

Pada akhirnya, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua

pihak yang telah membantu dalam penyelesaian dan penyempurnaan modul ini.

Malang, November 2014

Penulis

i

Daftar Isi

Cover

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

Deskripsi Singkat iv

A. Petunjuk Belajar

A.1 Petunjuk Belajar Untuk Pendidik .................................................. 1

A.2 Petunjuk Belajar Untuk Peserta Didik .......................................... 1

B. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Dan Indikator

B.1 Kompetensi Inti ............................................................................. 2

B.2 Kompetensi Dasar .......................................................................... 2

B.3 Indikator ......................................................................................... 2

C. Materi Pembelajaran

C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ...................................................... 3

C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang .......................... 3

C.3 Merancang Tata Ruang Kantor ..................................................... 4

C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................ 4

C.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................ 5

C.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ........................................................... 5

D. Informasi Pendukung

E. Paparan Isi Materi

E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ...................................................... 6

E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang .......................... 7

E.3 Merancang Tata Ruang Kantor ...................................................... 9

E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................ 10

E.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................ 12

E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ............................................................ 14

F. Rangkuman

F.1 Rangkuman Isi Modul ................................................................... 16

G. Latihan

G.1 Pilihan Ganda ................................................................................ 18

ii

H. Tugas

H.1 Kasus Tata Ruang Kantor ............................................................ 22

I. Penilaian

I.1 Kunci Jawaban .............................................................................. 23

Glosarium 24

Daftar Pustaka 26

iiii

MEMAHAMI AZAS, TUJUAN, DAN JENIS TATA RUANG

KANTOR

Deskripsi Singkat

Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan yang menjadi tempat

organisasi untuk beraktivitas dalam mencapai tujuanya. Suatu gedung atau

bangunan yang disebut kantor sangat identik dengan yang namanya ruang kerja atau

ruang perkantoran karena di area itulah segala kegiatan administrasi perkantoran

diadakan. Kantor dapat diartikan sebagai ruangan yang didalamnya digunakan

untuk aktivitas-aktivitas organisasi, tidak mengherankan bawasanya setiap kator

mempunyai tata ruangan yang berbeda antara satu dengan yang lain.

Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan

dipengaruhi oleh penataan ruang kerja, baik dalam arti positif maupun negatif. Oleh

karena itu, pemilihan ruang kerja harus menjadi salah satu agenda dari pihak

manajemen, karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi.

Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak

diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan

pegawai.

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut

menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja atau tata ruang dengan

sebaik-baiknya. Tata ruang sendiri merupakan penentuan mengenai kebutuhan

ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menciptakan susunan

yang praktis dari faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak. Karena dengan adanya tata ruang kantor

dapat menjadikan pekerjaan di kantor menjadi lebih efektif dan efeisen yang mana

dapat memberikan kenyamanan bagi para pegawai yang bekerja di ruang kantor

sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu pada modul ini akan

dibahas lebih lanjut lagi mengenai azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

iv

A. PETUNJUK BELAJAR

A.1 Petunjuk Belajar untuk Pendidik (Guru)

1) Menyediakan bahan-bahan bacaan pada berbagai tingkat kesukaran.

2) Menyediakan bermacam-macam topik untuk dipelajari oleh peserta

didik.

3) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mempelajari topik-

topik yang akan dibahas.

4) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk menyusun tujuan

pembelajaran.

5) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk belajar dengan

menggunakan atau sesuai dengan kebiasaan belajarnya.

6) Mendorong peserta didik untuk mencari dan menemukan sumber-

sumber informasi.

7) Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar.

8) Merencanakan dan melaksanakan pre-tes diagnostik untuk menentukan

apa yang telah diketahui oleh peserta didik.

9) Jika peserta didik ternyata telah menguasai suatu topik dalam

pembelajaran, maka selanjutnya berikan alternatif topik lain untuk

dipelajarinya.

10) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan .

11) Mendorong peserta didik yang mengalami kesulitan belajar untuk

berlatih dengan menggunakan metode-metode lainnya sehingga

mereka dapat menemukan cara kerja yang sesuai dengan

kemampuannya.

12) Memberikan tugas untuk dikerjakan secara berkelompok.

13) Memberikan tes akhir (post-test) untuk mengukur keberhasilan peserta

didik.

A.2 Petunjuk Belajar untuk Peserta didik (Siswa)

1) Mempelajari materi memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor

dengan seksama, sehingga isi materi ini dapat dipahami dengan baik.

1

2) Membuat rencana pembelajaran yang terdapat dalam modul dan

mengkonsultasikannya jika mendapatkan kesulitan.

3) Mengerjakan latihan-latihan yang ada dengan tepat. Agar tercapai hasil

yang maksimal.

4) Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada

kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru yang

mendampingi kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.

B. KOMPETENSI INTI, KOMPETENSI DASAR, DAN INDIKATOR

B.1 Kompetensi Inti Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan

prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora

dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah.

B.2 Kompetensi Dasar

Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

B.3 Indikator

1) Peserta didik dapat menjelaskan dan memahami tentang tata ruang

kantor dan keuntungan-keuntungan dari tata ruang kantor yang baik.

2) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan faktor-faktor yang

mempengaruhi tata ruang.

3) Peserta didik dapat menjelaskan tata cara penyusunan ruang kantor

(merancang tata ruang kantor).

4) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan bentuk-bentuk tata

ruang kantor.

5) Peserta didik dapat menjelaskan azas-azas pokok dan prinsip-prinsip

tata ruang kantor.

6) Peserta didik dapat menjelaskan tujuan tata ruang kantor.

2

C. MATERI PEMBELAJARAN

C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office

Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah

pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara, Suara)

1. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan

menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja

dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak

lekas menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha

disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau

gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang

menyilaukan.

2. Warna

Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting

untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna

akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna

yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan

ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna

yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena

cahaya yang berlebihan.

3. Udara

Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan

banyaknya uap air pada udara itu. Udara di Indonesia terlampau panas

dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari

tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang

mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat.

4. Suara

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja

para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha-

3

usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat

gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan

penyerap suara.

C.3 Merancang Tata Ruang Kantor

Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau

perencanaan penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja

suatu kantor dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja

pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan.

Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah

sebagai berikut.

1. Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan

itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.

2. Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala

tertentu.

3. Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang

menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.

4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-

guntingan kertas tersebut pada denah ruangan.

5. Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya dengan

berpedoman kepada rancangan atau pola yang sudah dibuat.

C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor terbuka, menurut susunan Ruangan kerja, tata ruang

kantor ini dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu

ruang besar terbuka.Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor

untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan Tata

ruang kantor gabungan merupakan kombinasi antara tata ruang terbuka dan

tertutup.

4

C.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor

1. Asas mengenai jarak terpendek. Suatu tata ruang yang baik adalah yang

memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang

sependek mungkin.

2. Asas mengenai rangkaian kerja. Menempatkan para pegawai dan alat

– alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan

peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Mempergunakan

sepenuhnya semua ruang yang ada.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Ruangan dapat

diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak

memakan biaya yang besar.

Prinsip Tata Ruang Kantor meliputi pekerjaan harus mengalir terus

menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan

kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja

harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa

menghadap pada sumber cahaya, kesatuan yang banyak berhubungan

dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, dan sebagainya.

C.6 Tujuan Tata Ruang kantor

Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan

penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan

memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di

samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja

para pegawai.

D. INFORMASI PENDUKUNG

Kesulitan penataan ruang kantor sering dialami oleh beberapa

organisasi. Hal ini biasanya disebabkan oleh langkanya pegawai yang

mempunyai keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata ruang kantor.

Menata ruuangan perkantoran tidaklah mudah dan murah, oleh karena itu

dibutuhkan pertimbangan yang seksama terhadap bagaimana pemanfaatannya

5

dalam hubungannya dengan penempatan perlengkapan dan menentukan serta

membagi ruangan kerja bagi para pegawai, sehingga tercipta tata ruang yang

berdaya guna dan berhasil guna.

E. PAPARAN ISI MATERI

E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office

Layout atau sering disebut juga Layout . Tata ruang kantor adalah

pengaturan office furniture, office machine, dan sebaginya didalam ruangan

yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor

diantaranya, sebagai berikut :

Menurut George Terry menyatakan “Tata ruang kantor adalah

penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara

terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari

faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran

dengan biaya yang layak” (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor

dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan

pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Sedangkan menurut Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang

dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang setepat-

tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor di mana ruang

dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan

keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya.

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan

bahwa tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci

terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik

selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah

keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan

untuk di tempati. Maka dari itu, adanya layout yang secara tepat adalah

penting untuk dilaksanakan. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang

baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

6

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena

berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu

luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang

sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang

akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara,

Suara)

1. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan

menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja

dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya

tidak cepat menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha

disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau

gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang

menyilaukan. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan

menjadi 4 :

Cahaya langsung

Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan

meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat

tajam. Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini

menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu

cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.

Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung

lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti

susu. Cahaya tersebar keseluruh ruangan sehingga tidak begitu

tajam tetapi cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja

sehingga memantul kearah mata pekerja. Hal ini kurang

memuaskan tetapi lebih baik dari pada cahaya langsung. 7

Cahaya setengah tak langsung

Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding

ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup

baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-

banyangnya sudah tidak begitu tajam.

Cahaya tak langsung

Penerangan lampu terbaik adalah cahaya tak langsung. Sifat

cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan

pada mata. Karena cahaya ini tersebar keseluruh ruangan dan

tidak menimbulkan bayangan .

2. Warna

Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting

untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna

akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna

yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan

ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna

yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena

cahaya yang berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :

Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan

kegiatan bekerja.

Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari,

merangsang mata dan saraf, perasaan riang gembira dengan

melenyapkan perasaan tertekan.

Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan

ketentraman.

3. Udara

Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan

banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus

mengeluarkan panas agar dapat hidup terus, untuk dapat memancarkan

panas perlulah udara disekelilingnya mempunyai suhu yang lebih

rendah dari pada suhu badan manusia. Udara di Indonesia terlampau

panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari

8

tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang

mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia

nilai kelembapan udaranya rata-rata lebih daripada 70%. Mengenai

besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tepat ketempat lain .

Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :

Memasang AC (AirConditioning)

Membuat ventilasi udara

Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.

4. Suara

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja

para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha-

usaha lain yang dapat dijalankan dalam ruangan yang memakai alat-

alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-

lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan

misalnya pada mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa

tipis. Untuk pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil

yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-

mesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman

atau hening.

E.3 Merancang Tata Ruang Kantor

Tentang efisiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja

sebenarnya tidak dapat dipisahkan penentuannya dari letak susunan

ruanngan-ruangan atau unit-unit kerja lainnya dari seluruh instansi. Untuk

merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau perencanaan

penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor

dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai

serta mempermudah koordinasi dan pengawasan.

Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor

adalah sebagai berikut.

1. Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan

dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.

9

Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan

pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai

pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu

dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan dan sekaligus

dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan.

2. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka

langkah selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata

sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus

dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga,

penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya.

3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan

peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat guntingan-

guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan

luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.

4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-

guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan

kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan

yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang

seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus

pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik dapat

diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada

denah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.

5. Terakhir menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal

menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada

rancangan atau pola yang sudah dibuat.

E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor

Menurut Harry L. Wylie dalam bukunya Office Manajement Handbook

(1958), membedakan tata ruang menjadi dua macam yaitu tata ruang yang

terpisah-pisah dan tata ruang yang terbuka. Sedangkan menurut para ahli yang

lain tata ruang dibedakan menjadi tiga yaitu tata ruang kantor terbuka, tata

ruang kantor tertutup, dan tatar uang kantor gabungan.

10

1. Tata Ruang Kantor Terbuka

Menurut susunan ruangan kerja, tata ruang kantor ini dipisah-pisahkan

tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

Konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan

pada konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai

dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu

memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas

yang harus dilakukan, alat, dan peralatan yang diperlukan dengan

lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002)

menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai

dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi

terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat.

Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong

proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan

hal-hal yang bersifat kreatif. Tata ruang terbuka mempunyai beberapa

keuntungan diantaranya :

Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan

kerja pegawai.

Lebih memudahkan hubugan antar pegawai karena tidak

adanya sekat – sekat yang membatasi.

Lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara.

Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti

penambahan dan pengurangan pegawai atau penambahan dan

pengurangan perabotan kantor.

Relatif lebih murah dari segi biaya dan lebih mudah didalam

pembuatannya.

Tata ruang terbuka juga mempunyai beberapa kelemahan diantaranya:

Sulitnya privasi atau menjaga hak pribadi karyawan.

Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan

oleh salah satu karyawan.

Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat

rahasia.

11

2. Tata Ruang Kantor Tertutup

Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang

dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Banyak keuntungan dari

tata ruang kantor tertutup diantaranya sebagai berikut :

Terjaganya rahasia kerja pegawai karena ia berada di ruangan

tersendiri.

Tidak terganggunya aktivitas pegawai dan aktivitas lebih

karyawan lain.

Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan

dianggap lebih menghargai pegawai.

Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor

Adapun kelemahan dari tata ruang tertutup adalah sebagai berikut :

Biaya tata ruang menjadi relatif mahal.

Ruangan yang tersedia hanya dapat dimanfaatkan untuk sedikit

pegawai saja.

Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat karena

masing - masing dibatasi oleh ruang – ruang sehingga

menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung.

Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan.

3. Tata Ruang Kantor Gabungan

Kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga

wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang

pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja

sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.

E.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor

1. Azas Pokok Tata Ruang Kantor

Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:

a. Asas mengenai jarak terpendek.

Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang

yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian

suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin.

12

Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang

terpendek dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat

– alat.

b. Asas mengenai rangkaian kerja.

Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai

dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan

urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas

ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang.

Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya

semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas

lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke

atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang

yang dibiarkan tidak terpakai.

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun

kembali dengan tidak terlampau sulit atau tidak memakan biaya

yang besar.

Demikian beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila

hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik

perusahaan maupun lembaga pendidikan.

2. Prinsip Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin

dalam garis lurus.

b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang

berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk

mengurangi pemborosan waktu.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi

hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak

yang pendek.

d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai

yang menggunakannya.

13

e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam

sebuah ruangan.

f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada

pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus

ditempatkan dibagian depan.

h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan

dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau

susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor

Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan

penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan

memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di

samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja

para pegawai.

Pengaturan tata ruang yang baik, akan mengakibatkan pelaksanaan

pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian,

komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan

pengawasan semakin mudah, serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:

1. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai menurut

keeratan hubungan pekerjaan mereka.

2. Menyempurnakan hubungan kerja (komunikasi) dan arus jalannya

pekerjaan;

3. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

4. Menyempurnakan faktor-faktor lingkungan, ketentraman. keamanan

dan keselamatan ;

5. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan

yang wajar sesuai dengan rencana penyusunan staf;

14

6. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena

prosedur kerja dapat dipersingkat;

7. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;

8. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan

menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;

9. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;

10. Mengusahakan adanya keleluasan bagi:

Gerakan pegawai yang sedang bekerja;

Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada

waktu tertentu;

Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di

kemudian hari.

15

F. RANGKUMAN

Tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci

terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain

akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah

keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan

untuk di tempati. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

antara lain : cahaya, warna, udara, dan suara.

Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor terdiri dari :

Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam

ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.

Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan

skala tertentu dan mencantumkan letak pintu, jendela, kursi, meja,

dll.

Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala

tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan

perlengkapan lainnya.

Menjejerkan guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah

ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa

hingga menggambarkan susunan yang paling baik .

Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal

menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada

rancangan atau pola yang sudah dibuat.

Secara umum bentuk tata ruang kantor dibagi menajadi tiga (3). Tata

ruang kantor terbuka merupakan tata ruang kantor yang dipisah-pisahkan

tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. Tata

ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah

atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan tata ruang kantor gabungan

adalah kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup.

Ada empat (4) asas pokok tata ruang kantor. Asas mengenai jarak

pendek merupakan asas yang memungkinkan proses penyelesaian suatu

pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Asas mengenai

rangkaian kerja merupakan asas yang menempatkan para pegawai dan alat –

16

alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian

pekerjaan yang bersangkutan. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

merupakan asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.

Sedangkan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja merupakan

asas yang menerapakan perubahan pada ruang kerja dengan tidak terlampau

sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

Beberapa prinsip tata ruang kantor diantaranya pekerjaan harus

mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, pergunakan meja

dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan, kesatuan yang

banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan,

hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga

yang mudah terjangkau oleh petugas, dan meletakkan perlengkapan kantor

harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

Penataan tata ruang kantor yang baik, semuanya tidak terlepas dari

tujuan pokok menata ruang kantor yaitu untuk menciptakan

penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan

memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di

samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja

para pegawai.

17

G. LATIHAN

G.1 Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada

huruf a, b, c, atau d pada lembar jawaban.

1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai

tujuan adalah .....

a. Admnistrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Perencanaan

2. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi

dari ....

a. Kantor

b. Gedung

c. Kelas

d. Ruang

3. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan

dalam penggunaan ruang secara terperinci bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak adalah pengertian tata ruang

kantor menurut...

a. William Spriegel

b. Ernest Davies

c. George R. Terry

d. Dra. Suparto

4. Yang tidak termasuk kedalam keuntungan-keuntungan pengaturan tata

ruang kantor yang baik adalah...

a. Meningkatkan penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

b. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien

c. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan

18

d. Memberikan kenyamanan pada pegawai saat bekerja

5. Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, adalah...

a. Cahaya, Udara, Air

b. Warna, Air, Cat tembok

c. Udara, Warna, Air

d. Suara, Udara, Cahaya

6. Warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan

bekerja disimbolkan oleh warna...

a. Kuning

b. Merah

c. Biru

d. Ungu

7. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan

kurang bersemangat. Untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan

dengan cara...

a. Memasang AC

b. Menghilangkan ventilasi udara

c. Memakai pakaian yang tebal

d. Menutup jendela dengan rapat

8. Salah satu cara untuk mengurangi suara gaduh di dalam kantor adalah...

a. Menyalakan musik

b. Berbicara dengan nada tinggi

c. Melapisi dinding dengan penyerap suara

d. Mengetik dengan tenaga maksimal

9. Langkah pertama yang harus dilakukan ketika merancang tata ruang

kantor adalah...

a. Membuat denah ruangan

b. Menentukan letak meja

c. Membuat pola susunan ruangan

d. Mempelajari jenis pekerjaan yang akan dilakukan

19

10. Pada saat membuat denah ruangan, perlu dicantumkan letak......pada

denah.

a. Telphone, Meja, Dokumen

b. Pintu, Jendela, Kursi

c. Tangga, ATK, Tiang

d. Penerangan, Lemari, Meja

11. Secara umum tata ruang kantor dibagi menjadi...

a. 3

b. 2

c. 1

d. 4

12. Tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah-pisah dalam kamar-

kamar merupakan susunan dari tata ruang...

a. Tata ruang kantor terbuka

b. Tata ruang kantor semi terbuka

c. Tata ruang kantor tertutup

d. Tata ruang kantor gabungan

13. Keuntungan dari tata ruang kantor terbuka adalah....

a. Terjaganya rahasia kerja pegawai

b. Tidak terganggunya aktivitas pegawai

c. Memudahkan pemeliharaan peralatan kantor

d. Memberikan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja

pegawai

14. Kelemahan dari tata ruang kantor tertutup adalah...

a. Sulitnya privacy atau menjaga hak pribadi karyawan

b. Biaya tata ruang relatif mahal

c. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerja

d. Sering timbulnya gangguan

15. Dalam suatu perusahaan untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka

seharusnya menggunakan tata ruang kantor...

a. Terbuka

b. Tertutup

20

c. Gabungan

d. Terpisah

16. Tata ruang kantor yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor

menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian

pekerjaan yang bersangkutan merupakan penerapan dari asas...

a. Asas mengenai rangkaian kerja

b. Asas mengenai jarak pendek

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

17. Asas pokok tata ruang kantor yang memungkinkan proses penyelesaian

pekerjaan secepat mungkin adalah...

a. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

b. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

c. Asas mengenai rangkaian kerja

d. Asas mengenai jarak pendek

18. Salah satu prinsip dari tata ruang kantor adalah...

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam

garis vertikal

b. Aliran pekerjaan harus kompleks

c. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang besar

d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai

yang menggunakannya

19. Berikut yang tidak termasuk dalam tujuan tata ruang kantor adalah...

a. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien

b. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai

menurut keeratan hubungan pertemanan mereka

c. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung

d. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan

yang wajar

20. Menciptakan daya menghasilkan, pengendalian tata laksana dan

pemeliharaan ruangan, serta untuk meningkatkan semangat kerja para

pegawai merupakan tujuan pokok dari...

21

a. Tata ruang kantor

b. Prinsip tata ruang kantor

c. Perencanaan tata ruang kantor

d. Asas tata ruang kantor

H. TUGAS

Kasus Tata Ruang Kantor

Di ruang kantor Kecamatan “A” secara umum ruang kerja pegawai

sempit serta penataan perabot-perabot kantor yang belum teratur. Hal ini

mengakibatkan gerak lambat para pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Selain itu, pada kantor ini luas gang atau jarak antar meja sangat dekat, dan

warna pada ruangan terlalu menyilaukan mata. Banyak ruangan, terutama

yang tidak mempunyai sistem pengaliran udara yang cukup, sehingga

suasana di dalam ruangan terasa panas, pengab dan sesak. Hal ini masih

ditambah dengan masalah banyaknya pegawai yang ada dibandingkan

dengan luasnya ruangan itu sendiri ditambah pula dengan banyaknya

berkas-berkas serta peralatan yang tidak tersusun secara teratur, dan

mungkin sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini berdampak pada ruang gerak

para pegawai dalam melakukan aktivitas pekerjaannya.

Di satu pihak, kegiatan atau tugas dari kantor “A” terus menerus

berkembang mengakibatkan bertambahanya jumlah pegawai, jumlah dan

jenis perabotan, dokumen-dokumen kantor serta kebutuhan akan luas

ruangan juga bertambah. Unutk perluasan bangunan rasanya sudah

mendekati maksimum, mengingat situasi luas tanah yang tersedia, serta

biaya pemeliharaan kompleks kantor “A” dirasakan berat, dan semakin

berat dari tahun ke tahun, terutama akibat konstruksinya yang berupa

konstruksi kayu serta keadaan tanah yang belum stabil.

Pertanyaan:

1. Bagaimana saran serta pendapat Anda tentang masalah hubungan kerja

di antara pejabat yang satu dan pejabat lain dalam lingkungan kantor

22

“A” tersebut, berhubung dengan letak meja antar pegawai yang terlalu

dekat ? Berikan pula solusi!

2. Jelaskan kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh pegawai-pegawai

dalam mengatur ruangan kerja dan bagaimana pemecahannya.

3. Masalah pokok apakah yang dihadapi kecamatan “A” ?

4. Diskusikan secara berkelompok : apakah tata ruang di Kecamatan “A”

sudah sesuai dengan prinsip tata ruang yang baik? Hasil diskusi

kelompok disajikan di hadapan kelompok lain untuk mendapat

masukan!

I. PENILAIAN

I.1 KUNCI JAWABAN

1. C

2. A

3. C

4. A

5. D

6. B

7. A

8. C

9. D

10. B

11. A

12. D

13. B

14. A

15. C

16. D

17. B

18. C

19. A

20. A

Catatan : Setiap soal memiliki skor 5

Jumlah soal yang benar

Jumlah soal keseluruhan

233

X 100 Nilai =

GLOSARIUM

Air Conditioner : Alat pendingin

Asas : Dasar ( sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir atau

berpendapat)

Cahaya : Sinar atau terang (dari sesuatu yang bersinar seperti

matahari, bulan, lampu) yang memungkinkan mata

menangkap bayangan benda-benda disekitarnya

Cahaya Langsung : Cahaya yang memancar langsung dari sumbernya

Efektif : Ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)

Efisiensi Kerja : Kemampuan menjalankan tugas dengan baik (tidak

membuang waktu, tenaga, dan biaya)

Gaduh : Rusuh, Kekacauan, Keributan

Kesilauan : Perihal Keadaan (cahaya terlampau terang)

Komunikasi : Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua

orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat

dipahami

Layout : Susunan, Tataruang, Rancangan

Office : Kantor

Office Furniture : Benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu

yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha

(meja, kursi, lemari, dan sebagainya)

Office Machine : Alat-alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,

dan mengelolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan

tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan

magnetik

Peralatan Kantor : Alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha (mesin-

mesin kantor, ATK)

Procedur : Tata cara yang tepat

Relatif : Tidak mutlak

Space Planning : Penyusunan perencanaan letak ruangan-ruangan

Suhu : Ukuran kuantitatif terhadap temperatur

24

Udara : Campuran berbagai gas yang tidak berwarna dan tidak

berbau yang memenuhi ruang

Ventilasi : Pertukaran udara, perputaran udara secara bebas di dalam

ruangan

25

Daftar Pustaka

As, Kausar. 2007. Modul 4 Teknik Tata Ruang Kantor. Jakarta: Lembaga

Administrasi Negara.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Yogyakarta

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga

Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantora. Jakarta: Badan

Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.

Artaning, Haelevi. 2013. Tata Ruang Kantor. (online:

http://artaning.blogspot.com/2013/06/25/asas-asas-tata-ruang-kantor/, diakses

27 Oktober 2014, pukul 18.37).

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/,

(online: diakses 22 Oktober 2014, pukul 18.06).

26