mengelola database koleksi buku dengan...

15VISI PUSTAKA Volume 10 Nomor 2 Agustus 2008 15VISI PUSTAKA Volume 10 Nomor 2 Agustus 2008

Banyak orang yang mempunyai koleksi buku pribadidi rumah dalam jumlah yang cukup besar. Merekabiasanya ingin mengelola koleksi bukunya sebagaimanasebuah perpustakaan sederhana. Misalnya deretanbukunya tertata dengan rapih menurut sistematikatertentu. Kalau ingin mencari sebuah topik tertentu,maka mereka dapat dengan mudah menemukan bukuapa saja yang membahas topik yang dicari tersebutdiantara buku koleksinya. Kalau jumlah bukunya masihpuluhan atau beberapa ratus judul saja, mungkin masihmudah dilakukan pencarian secara manual. Tetapi kalaujumlahnya sudah mendekati seribu atau lebih seribu,mungkin agak sulit dilakukan dengan cepat secaramanual. Biasanya mereka mulai memikirkan untukmemanfaatkan komputer untuk pengelolaan datakoleksi buku mereka, agar mudah ditemukan kalaudiperlukan. Namun persoalan kemudian timbul.Aplikasi komputer apa yang dapat digunakan agartepat guna, mudah dan kalau bisa murah atau bahkangratis. Hal-hal seperti itu selalu menjadi pertanyaanmereka. Tepat guna berarti sesuai kebutuhan, yaitu jikamencari suatu topik tertentu dapat diketahui dengancepat dan tepat terdapat dalam buku atau dokumen apasaja. Mudah digunakan berarti tidak perlu ada pelatihankhusus yang intensif untuk menjalankan aplikasi itu.Terutama pada tahap proses pemasukan data. Cukupberbekal pengetahuan standar aplikasi komputer yangpada umumnya, orang awam pun sudah mengetahui.Misalnya penggunaan sistem operasi Windows,menjalankan browser (Internet Explorer atau MozillaFirefox), dan Microsoft Word, serta sedikitpemahaman cara menginstal aplikasi pada sistemoperasi Windows. Kemampuan terakhir ini jugaumumnya kini sudah dimiliki oleh pengguna awamkomputer. Tentu saja sebaiknya aplikasi itu murah atauterjangkau bahkan sedapat mungkin gratis. Sehinggaorang tidak perlu mengeluarkan dana besar untukmewujudkan sistem perpustakaan sederhana.

Setidaknya ada tiga tahap yang akan dilalui jika akanmenggunakan satu aplikasi sistem otomasi. Pertamaadalah tahap instalasi aplikasi, yaitu membuat aplikasidapat dijalankan pada sistem operasi di komputer yangakan digunakan. Tahap kedua adalah pemasukan datadan tahap ketiga adalah pemanfaatan aplikasi untukmencari data buku. Biasanya tantangan paling beratadalah pada tahap proses pemasukan data.

Kalau dalam tahap instalasi aplikasi menemui kesulitan,biasanya orang masih dapat meminta bantuan orang lainyang sudah biasa melakukan proses aplikasi pada sistemWindows. Tahap ini biasanya tidak memakan tenaga danwaktu, serta banyak orang di sekitar kita yang dapatmembantu. Bagi orang yang sudah biasa melakukanproses instalasi aplikasi di Windows, biasanya prosesini menghabiskan waktu paling lama setengah jam.Bahkan bagi yang ahli dapat dilakukan dalam waktusingkat misalnya lima sampai 10 menit tergantung besaraplikasinya. Sedangkan tahap pemanfaatan aplikasitentu saja akan semakin mudah seiring dengan makinseringnya aplikasi digunakan.

Memilih Aplikasi Murah dan MudahProses pemasukan data yang dapat memakan waktulama, tenaga banyak, dan mungkin dana besar perlumendapat perhatian pada saat memilih aplikasi.Usahakan memilih aplikasi yang pemasukan datanyadapat dilakukan dengan mudah. Ini agar siapa saja yangdapat menjalankan komputer dan mampu menggunakanaplikasi standar, seperti Microsoft Word, dapatmelakukan proses pemasukan data. Ibaratnya bahkansiswa SD atau SMP pun dapat melakukan prosespemasukan data. Sehingga banyak orang yang dapatmembantu melakukannya, pada gilirannya data bukuyang jumlahnya ratusan atau ribuan dapat segeradimanfaatkan dalam sistem pencarian informasi buku.

Saat ini banyak aplikasi tersedia, berbayar atau gratis,buatan dalam negeri atau luar negeri. Namun untukmewujudkan sistem pencarian buku dengan komputerdengan prinsip tepat guna, mudah dan murah itu, salahsatu pilihan yang dapat dilirik adalah denganmemanfaatkan aplikasi yang bernama GreenstoneDigital Library Software.

Greenstone Digital Library Software (GDLS) adalahsuatu software bersifat free open-source yang dapatdigunakan untuk pengembangan layanan perpustakaandigital. Karena sifatnya yang free open-source, makasoftware ini dapat diperoleh secara gratis bahkan dapatdimodifikasi untuk dikembangkan lagi. Aplikasi freewareini dibawah lisensi GNU-General Public License (GPL).GDSL, selanjutnya disebut saja Greenstone, mencakupkemampuan membangun dan mengatur koleksi digitalserta memberi layanan penelusuran atas koleksi digital.Software ini dikembangkan melalui ProyekPengembangan Perpustakaan Digital New Zealand (NewZealand Digital Library Project) dibawah koordinasi

*Pengajar pada Institut Pertanian Bogor (IPB)

MENGELOLA DATABASE KOLEKSI BUKUDENGAN GREENSTONE UNTUK ORANG AWAM

B. Mustafa*

16 VISI PUSTAKA Volume 10 Nomor 2 Agustus 200816 VISI PUSTAKA Volume 10 Nomor 2 Agustus 2008

Ian H. Witten dari University of Waikato New Zealandtahun 2004.

Greenstone sebenarnya dirancang untuk mengelolalayanan perpustakaan digital. Disini yang dimaksuddengan perpustakaan digital adalah suatu perpustakaanyang mengelola dan memberikan layanan dokumenlengkap dalam bentuk digital. Namun dengan tekniktertentu Greenstone dapat pula digunakan untukmengelola data koleksi buku pribadi sebagai suatusistem otomasi perpustakaan sederhana.

Greenstone dapat diunduh (download) dariwww.nzdl.org atau dari www.greenstone.org. Adaversi untuk Windows, versi Linux atau Mac. Besar byteGreenstone Windows versi 2.5.2 Oktober 2004 kuranglebih 32 MB dan versi 2.8 sebesar 47,5 MB yang dirilistahun 2007. Program ini dapat diinstal dan dijalankanpada komputer sistem stand-alone, sistem jaringanintranet atau internet.

Karakteristik dan fitur utama Greenstone:• Berbasis web dan dapat diakses menggunakan

browser standar misalnya Internet Explorer,Netscape, Opera, Mozilla dsb.

• Dapat menelusur file dokumen digital secara tekslengkap (text retrieval).

• Mampu membuat struktur akses secara otomatis.• Dapat mengelola koleksi dalam beragam format

(teks, gambar, video, audio) dan dalam beragambahasa serta menampilkannya sesuai tampilanaksara bahasa itu. Misalnya untuk aksara bahasaArab, Jepang atau Cina.

• Menggunakan sistem kompresi untuk menghematruang penyimpanan data.

• Disediakan fungsi-fungsi bagi administrator sistem.• Koleksi yang dikelola dapat terdistribusi di

beberapa komputer (server).• Tersedia Plugins untuk program tambahan.• Berfungsi dengan baik dalam lingkungan Windows

atau Linux, serta Mac.• Tampilan halaman web dapat diubah sesuai

kebutuhan.• Seperti disebutkan di depan, semua fitur software

ini dapat diperoleh gratis dari Internet.

Greenstone sangat mudah diinstal, dijalankan dantampilannya secara sederhana dan terbatas dapat diubahsesuai kebutuhan tanpa perlu ketrampilan pemrograman.

Mempersiapkan Data Buku untuk Dimasukkan keGreenstoneAgar banyak orang yang dapat mempersiapkan data bukuyang akan digunakan dalam aplikasi Greenstone, databuku cukup diketik menggunakan aplikasi MicroSoftWord. Kini bahkan murid SD pun mampu mengetikdengan aplikasi pengolah kata ini. Data buku diketiksederhana saja. Tidak usah menggunakan aturan khusus

cara pengutipan yang lazim diterapkan dalam ilmuperpustakaan. Supaya lebih teratur dan tampak rapihgunakan format tabel dalam pengetikan data.Berikut contoh pengetikan data buku yang dimaksud:

Judul buku Ayat-ayat cinta (sebuah novel pembangun jiwa) Pengarang Habiburrahman El Shirazy Penerbit Republika Tahun terbit 2004 Jumlah halaman 418 hlm Subjek Novel Islami, Novel Cinta Deskripsi ringkas isi Novel roman percintaan berlandaskan sendi-sendi keislaman yang luhur Keterangan Buku ini boleh dipinjam Nomor tempat buku F2008007

Judul ditulis apa adanya sebagaimana tertulis di halamanjudul. Pengarang ditulis apa adanya. Tidak usah dibalikcara penulisannya sebagaimana biasa dipraktekkan diperpustakaan pada umumnya. Nama penerbit ditulisselengkapnya. Tahun terbit ditulis tahunnya saja. Jumlahhalaman ditulis jumlah total halamannya dengan tambahansatuan ‘hlm’ di belakang angkanya. Subjek diisi istilahringkas menggambarkan isi buku. Kalau memungkinkanisilah deskripsi ringkas mengenai isi buku atau ketik sajadaftar isi bukunya. Baris keterangan dapat diisi informasiumum mengenai pemanfaatan buku. Misalnya buku dapatdipinjam atau informasi lain mengenai buku ini. Barisnomor tempat buku diperlukan sebagai kode untukmenemukan tempat penempatan buku di rak atau lemaribuku.

Selanjutnya setiap judul buku yang dimiliki diketik sepertidiatas harus dalam satu file. Jadi kalau ada 1000 judulbuku, maka akan ada 1000 file seperti diatas. Janganmengetik lebih dari satu judul buku dalam satu file. Namafile sebaiknya cukup panjang sesuai dengan judulpengarang dan tahun. Untuk contoh buku diatas namafilenya misalnya adalah ayat-ayat-cinta-habiburrrahman-republika-2004.doc.Perhatikan penulisan nama file bersambung terus tanpaspasi tetapi dihubungkan dengan tanda minus (-) yangmenunjukkan judul, pengarang, penerbit, dan tahun terbit,serta jenis file (misalnya DOC).Mengunduh GreenstoneGreenstone dapat diunduh (download) di www.nzdl.orgatau dari www.greenstone.org. Greenstone dapat puladicari melalui mesin pencari di internet seperti Google atauYahoo menggunakan kata kunci “greenstone”. Besar byteGreenstone Windows versi 2.5.2 Oktober 2004 yangdigunakan dalam pembahasan ini kurang lebih 32 MB.Instalasi GreenstoneFile instalasi Greenstone setelah diunduh dapat disimpandalam suatu folder tertentu di harddisk. Kemudianinstalasi Greenstone dapat dilakukan dengan mengklik-ganda file instalasinya. Lihat tampilan berikut:


Setelah file instalasi ini diklik-ganda, muncultampilan berikut:

Setelah mengklik OK, muncul tampilan persiapaninstalasi sebagai berikut:

Kemudian segera muncul tampilan Wizard instalasiberikut:

Klik NEXT dan muncul tampilan mengenai LICENSEAGREEMENT program ini sebagai GNU GeneralPublic License seperti berikut:

Klik YES, muncul tampilan pilihan penentuan lokasifolder Greenstone seperti berikut:

Klik BROWSE dan tentukan lokasi folder Greenstoneakan diinstal. Kalau mau membuat lokasi lain daridefault folder misalnya seperti berikut:


Klik OK, kalau lokasi dan nama folder sudahditentukan, muncul tampilan berikut:

Klik NEXT, muncul pemilihan tipe instalasi sepertitampilan berikut. Saat ini pilih saja LOCAL LIBRARY(RECOMMENDED), karena Greenstone akan diinstalpada komputer stand-alone:

Klik NEXT, muncul tampilan berikut:

Tentukan PASSWORD yang akan digunakan, misalnyaadmin, lalu klik NEXT, maka proses instalasiGreenstone segera dimulai seperti tampilan berikut:

Dan tampilan seperti berikut:

Setelah proses instalasi mencapai 100 persen, tampilanlayar instalasi segera menghilang. Ini berarti prosesinstalasi sudah selesai.

Menjalankan Greenstone Pertama KaliSetelah proses instalasi pada komputer stand-aloneberlangsung dengan sempurna, Greenstone dapatdijalankan melalui START>>ALL PROGRAMS>>GREENSTONEDIGITAL LIBRARY>>GREENSTONEDIGITAL LIBRARY (ikon gambar CD warna hijau)seperti berikut.


Muncul tampilan seperti berikut:

Klik tombol ENTER LIBRARY pada tampilan diatas,kemudian muncul defaul browser (misalnya Internet Explorer,Netscape, Mozilla firefox atau browser lainnya) dengantampilan awal berikut:

Kalau Greenstone belum muncul, ketik alamat http://localhost pada ADDRESS di browser dan jalankan.Selanjutnya lakukan eksplorasi terhadap fitur-fiturGreenstone melalui pencarian koleksi digital denganmengklik Greenstone demo.

Membuat data koleksi dan Mengupload dataSelanjutkan kumpulan file data yang sudah diketikmenggunakan MSWord dapat diupload ke sistemGreenstone sehingga dapat ditelusur seperti data demo.Untuk mengupload data koleksi buku, lakukan langkahberikut:

Pertama-tama kumpulkan semua file data dalam satufolder tertentu. Misalnya semua file data disimpan dalamfolder C:\KOLEKSI. Perhatikan susunan folder danfile berikut.

Folder KOLEKSI

Kumpulan file yang akan diupload

Selanjutnya jalankan Greenstone lalu klik THECOLLECTOR, muncul tampilan berikut

Klik bulatan dengan tulisan CREATE A NEWCOLLECTION (default) dan isi USERNAME danPASSWORD yang benar (misalnya admin kalau waktuinstalasi memilih nilai default untuk password), lalu klikSIGN IN. Muncul tampilan berikut. Isikan pada kotakTITLE FOR COLLECTION dan alamat e-mail petugasyang dapat dihubungi berkaitan dengan pemanfaatandata serta ketik informasi mengenai aturan pemanfaatandokumen digital seperti contoh berikut:


Klik COLLECTION INFORMATION muncultampilan berikut

Klik tombol SOURCE DATA pada layar bagian bawahGreenstone muncul tampilan berikut:

Isikan folder lokasi dokumen digital yang akan diuploadke Greenstone, misalnya seperi diatas pada C:\KOLEKSI,yaitu folder tempat menyimpan file dokumen digitalyang akan diupload, lalu klik tombol CONFIGURECOLLECTION, muncul tampilan berikut:

Pada saat ini tidak usah melakukan perubahan apapunpada konfigurasi diatas kalau belum menguasaiGreenstone. Klik tombol BUILD COLLECTIONuntuk lanjut dan muncul tampilan berikut yangmerupakan tampilan proses membentukan (building)koleksi dokumen digital dan indeks serta setting lainnyayang diperlukan agar dokumen digital dapat ditelusurdengan Greenstone. Perhatikan proses yangberlangsung yang ditunjukkan oleh perubahan teks dilayar bagian bawah. Tunggu sampai seluruh prosespembentukan dokumen digital serta kelengkapannyaselesai, kemudian klik VIEW THE BUILDSUMMARY untuk melihat konfigurasi dokumendigital yang terbentuk.


Selesai proses building koleksi klik VIEWDATABASE untuk melihat tampilan awal Greenstone.

Menggunakan GreenstoneLakukan uji coba pencarian data dengan mengetik kata“cinta” lalu klik BEGIN SEARCH.

Muncul tampilan berikut

Untuk keterangan lengkap buku yang ditemukan, klikikonnya lalu akan muncul tampilan berikut

Data koleksi buku mengenai cinta ditampilkan sepertidiatas. Perhatikan pada gambar diatas bahwa kata yangdigunakan untuk menelusur yaitu kata “cinta” olehGreenstone disorot warna kuning.

Menambah Judul Baru pada Data Koleksi yang SudahAda

Jika akan menambah judul baru pada database lamayang sudah ada, pada saat setelah mengklik THECOLLECTOR pilih opsi bulatan kedua yaitu Workwith existing one, adding data to it or deleting it.Setelah memasukkan username dan password yangbenar seperti berikut.

Klik LOGIN lalu muncul tampilan berikut.

Pilih database koleksi yang mau ditambah datanya.Misalnya Koleksi Buku Pribadi, lalu klik SOURCEDATA, muncul tampilan berikut.

Isikan path drive tempat menyimpan file data yang akandiupload, misalnya D:\KOLEKSI, klik BUILDCOLLECTION, untuk segera upload data baru, danseterusnya proses sama dengan saat pertama kali uploaddata.


Modifikasi Tampilan GreenstoneGreenstone dapat dimodifikasi sehingga tampilannyaakan berbeda dengan tampilan aslinnya dan dapatdisesuaikan dengan kebutuhan sendiri. Gambar, logo,tulisan, warna, tombol, maupun menunya dapat diubah.Untuk melakukan perubahan pada Greenstone walautidak sulit tetapi diperlukan sedikit keterampilan dalammanipulasi teks dan gambar pada sript program. Tidakdiperlukan kemampuan dan keterampilan pemogramankalau hanya ingin melakukan perubahan tampilanmaupun sedikit menu antarmuka. Berikut beberapacontoh tampilan Greenstone yang sudah dimodifikasisecara sederhana.

Selamat mencoba!

Daftar Bacaan:

Brainbrigde, David; Dana, McKey dan Witten, Ian H.Greenstone Digital Library: Developer’sguide. Department of Computer Science.University of Waikato, New Zealand, 2004.

Witten, Ian H. dan Bainbridge, David. Building a digitallibrary. Amsterdam: Morgan Kaufmann, 2003.

Witten, Ian H. dan Stefan Boddie. Greenstone DigitalLibrary: Installer’s guide. Department ofComputer Science. University of Waikato,New Zealand, 2004.

Witten, Ian H. dan Stefan Boddie. Greenstone DigitalLibrary: User’s guide. Department ofComputer Science. University of Waikato,New Zealand, 2004.

mengelola database koleksi buku dengan...

Documents